Les Outils Du Comptable

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GT018 Rev novembre 2002 - version provisoire

Avec le Concours de l’Ordre des Experts-Comptables (Congrès de 1995)

Comment réaliser le diagnostic qualité d'un service comptable

Contribuer à la performance de l’entreprise

153 rue de Courcelles – 75817 Paris cedex 17 – www.qualite-comptable.com Tél. 01 44 15 60 66 – Fax 01 44 15 90 05 – Email [email protected] SIRET 432 538 601 00019 - APE 913E

SOMMAIRE Comment réaliser le diagnostic qualité d’un service comptable Présentation réalisée au 50e Congrès de l’Ordre des Experts-Comptables en 1995 Guide méthodologique Évaluation de la Qualité de la fonction comptable dans la PME 1. Référentiel d’évaluation de la qualité comptable 2. Approche méthodologique 3. Boîte à outils

Comment réaliser le diagnostic qualité d’un service comptable

2.

Préface : L’Observatoire de la Qualité Comptable Créé fin 1998 à l’initiative du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables, sous l’égide des principales organisations patronales et associations professionnelles du monde de la gestion et de la finance, l’Observatoire de la Qualité Comptable a pour objectif de promouvoir une fonction comptable véritablement adaptée aux besoins des décideurs internes et externes à l’entreprise. Pour atteindre cet objectif, l’Observatoire s’est entouré d’une équipe pluridisciplinaire de professionnels de haut niveau. Ils conduisent des actions de recherche, de benchmarking, de formation et de publication dans le but d’évaluer et de faire connaître l’impact des nouvelles technologies et des nouveaux contextes économiques, tels que la globalisation et l’émergence des entreprises en réseau, sur les métiers comptables. Par ses actions, l’ambition de l’Observatoire est d’améliorer et faire évoluer les compétences individuelles et collectives des professionnels du chiffre par la réflexion en équipe, la formation, la production d’articles, d’ouvrages et d’outils interactifs, et leur apporter un socle, un système de valeurs et des références en phase avec les attentes de leurs clients et les objectifs de l’entreprise, qui donnent un sens à leur action. Cet observatoire s’adresse à tous les professionnels des fonctions financières, comptables et de gestion qui peuvent en devenir « Membre Associé ».

Comment réaliser le diagnostic qualité d’un service comptable

3.

Composition du Groupe Qualité Ont participé à l’élaboration de ce document

Pour la partie « transparents » présentés au Congrès M. Jean-Michel CHARPENTIER

Consultant

M. Jean-Paul CHARTON

Expert-comptable

M. Jacques CHEVALIER

IBM (devenu depuis 1998 secrétaire général de l’OQC)

M. José LECOMTE

Labinal

Ainsi que les autres membres du groupe « Qualité Comptable » M. Jean-Marc BESNIER

Expert-comptable, Arthur Andersen

M. Christian CARDOT

Peugeot

M. Max DUSSART

Expert-comptable, DFM

M. Louis LAURE

Saint Gobain

M. Materne MARTIN

Rhône Poulenc

M. Bernard NOLIUS

Rank Xéros

M. Alain PREVOT

CDC

M. Philippe SCHWALL

Air France Cargo

Comment réaliser le diagnostic qualité d’un service comptable

4.

OBSERVATOIRE de la QU@LITE COMPTABLE

Présentation au Congrès du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables

Comment réaliser le diagnostic qualité d’un service comptable

5.

Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME

Guide Méthodologique

Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables

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Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME

La Commission des études techniques du

Le présent guide méthodologique est

Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts

diffusé à l’état de projet afin de pouvoir

comptables présidée par Pierre Marcenac a

recueillir les commentaires et avis d’un

créé en janvier 1995 le groupe « Qualité

large éventail de confrères au cours du 50e

comptable ».

travail

congrès de l’Ordre. Le guide sera examiné

comprend à la fois des professionnels du

par les membres du groupe de travail

monde de l’entreprise et des experts-

Qualité comptable au cours du 4ème

comptables.

trimestre 1995 pour prendre en compte les

Ce

groupe

de

différents points de vue qui auront été Président du groupe :

exprimés. Une version définitive sera

•

Jean-Louis Mullenbach, expert-

diffusée par les Editions Comptables

comptable, Salustro Reydel

Malesherbes courant 96 avec un support informatique

approprié.

Ce

document

Membres du groupe :

ayant le statut d’exposé-sondage n’a pas

•

Jean-Marc Besnier, expert-comptable,

été approuvé, à ce jour, par le Conseil

Arthur Andersen

supérieur.

•

Christian Cardot, Peugeot

•

Jean-Michel Charpentier, consultant,

Vous prouvez également nous faire

Salustro Reydel

part de vos remarques en dehors du

•

Jean-Paul Charton, expert-comptable,

congrès :

CHD

par écrit

•

Jacques Chevalier, IBM France

•

Max Dusart, expert-comptable, DFM

•

Louis Laure, Saint-Gobain

•

José Lecomte, Labinal

•

Materne Martin, Rhône-Poulenc

•

Bernard Nolius, Rank Xerox

•

Alain Prévot, CDC

•

Philippe SCHWALL, Air France Cargo

Observatoire de la Qualité Comptable

Conseil Supérieur de l’Ordre des experts-comptables Département des Etudes 153 rue de Courcelles 75817 Paris cedex

par téléphone (1) 44 15 60 46

par fax (1) 44 15 90 05

Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME

SOMMAIRE 1.

REFERENTIEL D’EVALUATION DE LA QUALITE COMPTABLE 1.1. Les objectifs de la qualité comptable 1.2. Les utilisateurs de l’information comptable 1.3. Les référentiels comptables 1.4. Les attributs génériques de la qualité comptable

2.

APPROCHE METHODOLOGIQUE 2.1. Pertinence 2.2. Fiabilité 2.3. Délai / Disponibilité 2.4. Clarté 2.5. Flexibilité 2.6. Vérifiabilité / Preuve 2.7. Conformité aux référentiels 2.8. Neutralité 2.9. Comparabilité

3.

BOITE A OUTILS 3.1.Mode d’emploi des questionnaires 3.2. Questionnaires A Description des services rendus par la Fonction comptable B Maîtrise du fonctionnement du service comptable C Maîtrise des méthodes comptables D Maîtrise des processus comptables E Maîtrise de l’outil informatique F Contribution de la fonction comptable à la performance financière de l’entreprise 3.3. Tableaux de synthèse

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BOITE A OUTILS QUESTIONNAIRES D’EVALUATION

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REFERENTIEL D’EVALUATION DE LA QUALITE COMPTABLE

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I REFERENTIEL D’EVALUATION DE LA QUALITE COMPTABLE Le vocabulaire relatif à la qualité est défini par la norme internationale ISO 8402 Qualité et management – Vocabulaire. Le terme qualité y est défini comme étant l’ensemble des caractéristiques d’une entité (un service, un produit,…) qui lui confèrent l’aptitude à satisfaire des besoins exprimés et implicites. Appliquer une démarche qualité à la comptabilité, et plus spécialement à la fonction comptable de l’entreprise à laquelle il revient de garantir l’aptitude des restitutions financières et comptables produite par l’entreprise, à satisfaire les attentes des utilisateurs, impose, en préalable, de définir un cadre conceptuel de la qualité comptable. Le cadre conceptuel de la qualité comptable propose de définir : -

les objectifs de la qualité comptable,

-

les utilisateurs de l’information comptable,

-

les référentiels qui déterminent les spécifications de l’information comptable,

-

les attributs génériques de la qualité comptable.

Les définitions et commentaires exposés dans le cadre conceptuel doivent être distingués des avis et recommandations professionnels qui pourraient être émis sur les dispositifs organisationnels mis en place au sein de l’entreprise dans le cadre d’une démarche de qualité comptable. 1.1. Les objectifs de la qualité comptable Le premier niveau du cadre conceptuel décrit les objectifs fondamentaux de la qualité comptable qui doivent permettre d’adapter aux besoins des utilisateurs l’information comptable et de gestion produite par les entreprises. Les objectifs de la qualité comptable comprennent au moins les quatre axes suivants : i) ii) iii) iv)

la satisfaction des besoins et des attentes des utilisateurs de l’information comptable dans le respect des normes comptables et de l’éthique professionnelles ; l’amélioration permanente des informations comptables mises à disposition et des modalités de leur communication ; l’efficacité de la production et de la communication de l’information comptable (prestation du service selon norme 9004.2) ; la prise en compte des exigences de la société et de l’environnement.

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Fondamentalement, la doctrine s’accorde à reconnaître que les objectifs de l’information financière et comptable, à usage interne ou externe à l’entreprise, consistent à fournir une information fidèle qui facilite la compréhension de la situation ou la connaissance des faits économiques, qui est adaptée à la formation du jugement, et qui est utile à la prise de décision des utilisateurs auxquels elle s’adresse. • • • •

Patrimoine Activité/résultat de période Situation financière Faits économiques

Décisions comportements

Image fidèle Utilité

Utilisateurs

Information comptable

Conventions générales (Principes, règles comptables)

Spécifications particulières

Compréhensibilité

La forme et le contenu des informations financières et comptables varient selon les besoins des différentes catégories d’utilisateurs (investisseurs, créanciers, décideurs internes, personnel de l’entreprise,…). Les règles qui définissent la présentation et le contenu des restitutions comptables (comptes annuels, prospectus d’émission, …, comptes de résultat par activité, …) proviennent soit de normes extérieures à l’entreprise, soit de spécifications internes. Ces normes externes, qui sont les conventions comptables communément admises, et auxquelles peuvent se rajouter, autant que de besoin, des spécifications internes à l’entreprise, constituent le langage et les protocoles de communication qui, d’une part, fondent la compréhension entre l’émetteur et le récepteur de l’information comptable, et d’autre part, unifient les interprétations et les comportements face à une même réalité économique. Elles constituent le référentiel, c’est-à-dire les spécifications générales et particulières que doivent respecter les services et restitutions produits par la fonction comptable de l’entreprise.

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Il appartient à la démarche Qualité comptable de mettre en place et faire fonctionner un système qualité qui garantit en particulier que les exigences liées au référentiel précité sont satisfaites dans les services et les restitutions "livrés" à l’utilisateur. Plus largement, le système qualité comptable mis en place au sein de l’entreprise doit concourir à la réalisation des quatre axes-objectifs cités précédemment. Il comprend l’ensemble de la structure organisationnelle, des responsabilités, des procédures et des ressources affectées pour mettre en œuvre la gestion de la qualité comptable au sein de l’entreprise. Dans cette approche, le contrôle interne participe au système qualité comptable de l’entreprise. Ce dernier ajoute néanmoins aux sécurités prévues par le contrôle interne, des dispositifs organisationnels spécifiques pour assurer le fonctionnement de la boucle qualité qui permet l’amélioration des processus de conception et de production de l’information. La boucle qualité repose en effet, non seulement sur des mécanismes de détection des phénomènes de non-qualité (erreurs, insuffisances, dysfonctionnements, …), mais elle prévoit également la mise en place de procédures d’analyse des causes à l’origine des anomalies identifiées, et la conception de mesures correctrices destinées à éliminer l’occurrence desdites anomalies. Ainsi la qualité comptable ne se confond pas avec le contrôle (ex post) de la qualité des restitutions comptables qui ne constitue qu’un des modes d’évaluation de la performance de l’entreprise en la matière. Toutefois, la définition du cadre conceptuel de la qualité comptable impose de pouvoir définir des attributs génériques de l’information comptable qui reflètent les attentes et les exigences des différentes catégories d’utilisateurs. Ces attributs génériques de la qualité comptable devront pouvoir être déclinés en termes de caractéristiques observables et mesurables d’une part, et s’appuyer sur des dispositifs organisationnels qui favoriseront la satisfaction des utilisateurs de l’information comptable d’autre part.

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1.2. Les utilisateurs de l’information comptable Le concept d’utilisateur de l’information comptable désigne toute personne physique ou morale qui peut se prévaloir de détenir un lien d’intérêt direct ou indirect avec l’information comptable produite, mise à disposition ou publiée par l’entreprise (ou l’organisme). L’utilisateur peut être extérieur (indépendant) à l’entreprise émettrice de l’information comptable, mais il peut également entretenir avec l’entreprise des liens d’appartenance (personnel, collaborateurs) ou des relations contractuelles particulières (banquier, cocontractant, …). Schématiquement résumés, les objectifs de l’information comptable et financière publiée consistent à fournir: (i)

une information utile à la prise de décisions en matière d’investissement, de crédit, …,

(ii)

une information utile pour estimer le montant ainsi que la probabilité des rentrées de fonds futures et pour en dresser le calendrier,

(iii)

et une information sur les ressources économiques (patrimoine, situation financière et capacité bénéficiaire) de l’entreprise, sur les droits qui se rattachent aux ressources, ainsi que sur l’évolution de ces ressources et de ces droits.

Bien que ces objectifs puissent impliquer une certaine diversité de catégories homogènes d’utilisateurs, la pratique apparaît avoir traditionnellement privilégié les attentes des investisseurs et des créanciers. Or, dans une démarche de qualité comptable, outre l’ensemble des utilisateurs internes à l’entreprise (décideurs, gestionnaires) qui peuvent avoir des besoins particuliers d’information comptable et de gestion dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, les investisseurs et les créanciers ne peuvent prétendre refléter de façon définitive et exclusive les attentes de l’ensemble des autres catégories existantes ou potentielles d’utilisateurs des informations comptables produite par les entreprises. Une démarche de qualité comptable a vocation universelle à concevoir des approches, des méthodes ou des outils qui permettent de garantir que l’information comptable mise à disposition des utilisateurs, sous toutes les formes de restitutions qu’elle puisse revêtir (actuellement et dans le futur), satisfasse leurs attentes quelle que soit la catégorie à laquelle ils appartiennent. Elle ne procède donc ni d’un recensement préalable des différentes natures d’informations comptables existantes, ni d’une synthèse des caractéristiques attendues (spécifications) des restitutions qui les supportent, telles qu’elles sont mises à disposition des différentes catégories d’utilisateurs. Dans le cadre conceptuel de la qualité comptable, l’utilisateur demeure une personne générique telle que définie précédemment par le lien d’intérêt direct ou indirect qu’elle entretient vis à vis de l’information comptable mise à sa disposition. Cette personne est également réputée disposer d’une maîtrise suffisante du langage et des protocoles de communication que constituent les conventions et règles comptables au sens large, pour assurer une correcte compréhension des informations comptables qu’elle exploite. Enfin, elle est considérée avoir la volonté d’étudier l’information comptable d’une façon raisonnablement diligente au regard des objectifs qu’elle poursuit.

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1.3. Les référentiels comptables Les référentiels comptables désignent l’ensemble des conventions et spécifications qui doivent être appliquées pour traduire, constater, mesurer et présenter la réalité économique dans les états ou restitutions comptables. Le respect des référentiels applicables garantit la compréhensibilité des états et restitutions comptables par des utilisateurs qui sont supposés détenir une connaissance suffisante des conventions et des spécifications qui les caractérisent. Les référentiels visés par la qualité comptable comprennent non seulement les normes externes qui s’appliquent à tous les organismes ou entreprises émetteurs d’information comptable, mais ils incluent également les spécifications internes qui peuvent être ajoutées par ces émetteurs pour la satisfaction de leurs besoins spécifiques dans leurs restitutions comptables ou de gestion. Les normes externes sont constituées de l’ensemble des conventions et règles comptables au sens large qui procèdent de la doctrine, de la réglementation ou de la pratique professionnelle. Ces conventions comptables recouvrent pour l’essentiel : (i)

les postulats fondamentaux, les principes comptables de base (chapitre 4 infra) et la nomenclature comptable (rubriques comptables et financières) qui constituent normalement le cadre théorique de la comptabilité ;

(ii)

les directives comptables de constatation, de mesure et de présentation (normes IAS, directives C.E.E., droits comptables nationaux, …) dont la définition appartient au "réglementeur" national ou international qui en détermine également le champ et les conditions d’application ;

(iii)

et enfin, les réglementations particulières à une activité ou à une catégorie d’opérations juridiques, administratives, techniques, économiques ou financières qui emportent des conséquences comptables directes ou indirectes.

Il appartient à la démarche de qualité comptable de garantir une correcte application de ces conventions et règles dans les états et restitutions comptables mises à disposition des utilisateurs. La juste interprétation et le respect du référentiel comptable doit s’appuyer, au sein de l’entreprise ou de l’organisme émetteur des informations comptables, sur des dispositifs organisationnels qui préviennent l’occurrence, ou à défaut, facilitent la détection et la correction d’insuffisances, d’erreurs ou d’inadéquations qui seraient susceptibles soit d’altérer la fidélité de l’image de la réalité économique, soit d’affaiblir la compréhension de cette réalité économique par l’utilisateur des informations comptables. Les conventions et règles comptables d’origine externe sont complétées par des spécifications internes qui en précisent les modalités d’application au sein de l’entreprise et organisent la satisfaction des besoins particuliers des utilisateurs de l’information comptable et de gestion.

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Ces spécifications internes recouvrent plus particulièrement les domaines suivants : (i)

le choix des options ouvertes par les directives comptables de constatation, de mesure et de présentation et la définition des modalités d’application des directives comptables au sein de l’entreprise ;

(ii)

les nomenclatures comptables détaillées ;

(iii)

les schémas détaillés de comptabilisation des opérations ;

(iv)

le format et le contenu des restitutions financières, comptables et de gestion non réglementées, majoritairement à usage interne ;

(v)

les règles détaillées définissant l’affectation des recettes et des coûts aux activités et aux produits de l’entreprise ;

(vi)

les modes opératoires internes organisant la documentation des enregistrements, la conservation des preuves et la reproductibilité des restitutions ;

(vii)

…

Les spécifications internes revêtent une importance déterminante dans la compréhension de la réalité économique et l’utilité que les utilisateurs de l’information comptable (et de gestion) retirent des états et restitutions mis à leur disposition. Elles doivent s’appuyer sur une documentation ainsi que des procédures adaptées de qualification et de contrôle de leur application. La démarche de qualité comptable, en influant sur les spécifications internes ou les conditions de leur application, doit concourir à améliorer en permanence les informations comptables mises à disposition des utilisateurs. Elle doit également contribuer à accroître l’efficacité du système de production et de communication desdites informations, et elle doit favoriser la satisfaction des exigences liées à l’évolution de l’environnement.

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1.4. Les attributs génériques de la qualité comptable ATTRIBUTS COMMUNS : INFORMATION DE GESTION + INFORMATION COMPTABLE – Pertinence

- valeur de prévision - valeur de confirmation

– Fiabilité – Délai / disponibilité – Clarté – Flexibilité

– Vérifiabilité – preuve – Conformité aux référentiels d’imputation, de présentation et de mesure – Neutralité – Comparabilité / permanence des méthodes de mesure et de présentation

CONTRAINTES D’OPPORTUNITE Équilibre coût - avantage

Importance relative

POSTULATS FONDAMENTAUX ET PRINCIPES FONDAMENTAUX – Personnalité de l’entreprise – Continuité d’exploitation – Unité monétaire – Indépendance des exercices (des périodes)

- Coût d’origine – Réalisation (constatation des produits) – Rapprochement des produits et des charges – Bonne information – Prudence

La production et l’utilisation de l’information comptable deviennent difficilement dissociables de l’information de gestion au sein des entreprises. L’unicité ou l’intégration des systèmes d’information, la cohérence des données quantitatives administrées, l’enrichissement des restitutions rendues disponibles par certains outils tels que les systèmes informatisés d’aide à la décision (S.I.A.D.) ou les Executive Information Systems (E.I.S.) sont autant d’évolutions observées qui imposent de réfléchir les attributs génériques de la qualité comptable dans une perspective qui réconcilie le cadre réglementaire de l’information financière publiée et les besoins internes de gestion des entreprises. Il apparaît donc opportun de concevoir une définition des attributs génériques de la qualité comptable qui satisfasse également les critères d’acceptabilité de l’information de gestion pour les utilisateurs. La tableau présenté ci-dessus énumère la liste de ces attributs génériques de la qualité comptable qui expriment les attentes communes à l’ensemble des utilisateurs quelle que soit la nature, le contenu ou la forme de l’état ou de la restitution comptable envisagé. Ce tableau rappelle également, pour la clarté de l’exposé du cadre conceptuel, les autres concepts fondamentaux qui fondent la comptabilité, et qui sont regroupés sous deux niveaux distincts, les contraintes d’opportunité d’une part, et les postulats et principes fondamentaux d’autre part.

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Il existe une certaine convergence des réflexions conduites sur le thème de la qualité comptable et du cadre conceptuel de la comptabilité pour considérer que neuf attributs génériques de l’information comptable peuvent être retenus qui caractérisent les attentes des utilisateurs : -

Pertinence Fiabilité Délai / disponibilité Clarté Flexibilité Vérifiabilité / preuve Conformité aux référentiels Neutralité Comparabilité

L’amélioration continue de la qualité de l’information comptable au travers de la satisfaction de ces critères représentatifs des attentes des utilisateurs est néanmoins conduite sous deux contraintes d’opportunité qui sont respectivement l’équilibre coût-avantage et l’importance relative. L’équilibre coût-avantage désigne le mode d’appréciation de l’opportunité d’une décision ou d’un choix d’amélioration à partir d’une quantification des avantages retirés de ladite amélioration au regard des coûts supportés pour sa mise en œuvre. Cette contrainte d’opportunité qui traduit une préoccupation de saine gestion, ne commence à s’exercer qu’au delà du seuil à partir duquel il peut être considéré que les obligations d’ordre réglementaire ou les pratiques professionnelles réputées normales (éventuellement labellisées) sont respectées. L’importance relative est utilisée pour décrire le caractère significatif, pour l’utilisateur ou le décideur, des informations contenues dans les états comptables. Un élément d’information, sa modification ou son amélioration sont réputés significatifs s’il est raisonnablement vraisemblable que son omission, son inexactitude ou sa qualité insuffisante auront pour conséquence d’influencer ou de modifier la décision ou le comportement de l’utilisateur des états comptables. Dans une démarche de qualité comptable l’importance relative doit permettre d’appréhender la sensibilité des utilisateurs à l’amélioration des informations comptables mises à leur disposition.

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Le troisième niveau du tableau présenté rappelle que la comptabilité comme toute discipline intellectuelle repose, d’une part, sur des postulats fondamentaux, dont il apparaît qu’ils sont, le plus souvent, également partagés par l’information de gestion de l’entreprise, et d’autre part, sur des principes fondamentaux qui sont suffisamment commentés par la doctrine pour qu’il ne soit pas nécessaire d’en rappeler les définitions. Les postulats fondamentaux dont la définition appartient au cadre conceptuel de la comptabilité fondent la logique des choix reflétés dans les principes et les règles comptables. Ainsi, par exemple, le principe comptable du coût d’origine (coût historique) repose sur le postulat de la continuité d’exploitation. Lorsque les circonstances conduisent à retenir l’hypothèse de cessation de l’activité, le postulat précité cesse de l’appliquer de même que les principes fondamentaux ainsi que les règles de constatation et de mesure des actifs et des passifs normalement applicables dans les comptes antérieurement. Les principes comptables de base appartiennent également au cadre conceptuel de la comptabilité et constituent la référence qui permet de discriminer les solutions acceptables dans la conception des normes comptables (règles de constatation et de mesure des éléments dans les comptes), ou lors de l’application de ces normes à des situations faisant appel à un jugement du producteur des comptes. La démarche qualité comptable présuppose que le référentiel des conventions comptables générales, constitué par les postulats, les principes de base et les normes ci avant évoqués, est intrinsèquement valide et doit être appliqué. Elle privilégie, en revanche, l’examen du processus de conception et de production des états comptables, et en particulier, elle recherche l’existence de dispositifs organisationnels qui garantissent le maintien et l’amélioration de la qualité comptable au regard des critères précédemment cités (attributs génériques) qui caractérisent les attentes des utilisateurs de l’information comptable.

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APPROCHE METHODOLOGIQUE

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2 APPROCHE METHODOLOGIQUE Le principe de conception d’un outil de diagnostic de la qualité comptable adapté à des PME consiste à identifier l’existence de dispositifs organisationnels qui permettent de garantir ou d’améliorer la qualité des états comptables au regard de neuf critères pour caractériser les attentes des utilisateurs. Les neufs critères qui servent à évaluer l’environnement qualité du processus de production comptable de l’entreprise sont les suivants : -

Pertinence Fiabilité Délai / disponibilité Clarté Flexibilité Vérifiabilité / preuve Conformité aux référentiels Neutralité Comparabilité

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2.1. Pertinence Définition du critère La pertinence désigne le caractère approprié de l’information comptable mise à disposition au regard des décisions ou plus largement de l’utilisation que leurs destinataires entendent en faire. La pertinence doit pouvoir être mesurée à partir de caractéristiques objectives qui pourraient procéder d’une formalisation dans un cahier des charges (spécifications particulières). Pour les informations publiées, certains avis ou recommandations émanant des autorités professionnelles ou de tutelle peuvent contenir des indications sur les éléments pertinents qui doivent être considérés. De façon plus générale, pour qu’une information soit pertinente, elle doit posséder deux qualités particulière qui sont une valeur de prévision d’une part, et une valeur de confirmation d’autre part. Ainsi une information comptable pertinente doit aider les utilisateurs à mieux prévoir ce qui résultera d’événements passés, présents ou futurs (valeur de prévision ou prédictive) ou à confirmer ou corriger leurs prévisions, leurs jugements ou leurs comportements antérieurs (valeur de confirmation ou valeur rétrospective).

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Évaluation des dispositifs organisationnels Considérer les dispositifs organisationnels existants dans l’entreprise, qui assurent la maîtrise du fonctionnement : -

des outils de pilotage de gestion du métier de l’entreprise (GPAO, système budgétaire, comptabilité analytique) ;

-

du système de prévision de l’entreprise (prévisions de résultats, tableau de financement, planification,…)

Considérer les procédures et les règles qui garantissent la cohérence des données et la signification des chiffres comptables utilisés par les décideurs au sein de l’entreprise : -

système d’abonnement comptable des charges à occurrence périodique de facturation ;

-

fonction administrative des données comptables et de gestion ;

-

réconciliation mensuelle des comptes (comptes d’attente et comptes d’ordre,…) ;

-

analyse comparative des résultats mensuels ou de période ;

-

saisie unique des événements comptables et de gestion ;

-

…

Considérer la formalisation des besoins de gestion de la Direction et les caractéristiques des outils et restitutions comptables d’analyse et de pilotage utilisés : -

tableau de bord d’indicateurs clés du métier ou de la profession ;

-

…

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2.2. Fiabilité Définition du critère L’information comptable est fiable lorsque les utilisateurs peuvent Considérer que l’enregistrement des opérations décrit fidèlement les événements, la situation ou les faits économiques tels qu’ils se présentent ou tels qu’ils se sont produits. La fiabilité vise principalement le niveau d’altération introduit par l’occurrence d’erreurs, d’omissions ou de manipulations non autorisées. La fiabilité des informations comptables et de gestion recouvre deux critères d’évaluation distincts et communément retenus : i)

L’exhaustivité de la capture des événements économiques et de gestion désigne l’aptitude du système d’information et de l’organisation de l’entreprise à traduire sous la forme d’enregistrements comptables, sans admettre aucune exception, tous les faits économiques, juridiques, … liés à l’activité ou aux transactions de l’entreprise, ou encore à l’évolution de l’environnement ou de la réglementation. La définition des événements qui doivent être traduits dans le système d’information comptable peut varier en fonction du référentiel des règles comptables appliquées par l’entreprise (ou l’organisme).

ii)

L’intégralité des données résulte de la performance des dispositifs organisationnels mis en place au sein du système d’information et de l’organisation pour prévenir les risques, ou au minimum détecter et corriger les erreurs ou les manipulations non autorisées. Le concept d’intégrité des données peut être rapproché des objectifs d’exactitude et d’appartenance des transactions figurant dans les états financiers tels qu’ils sont appliqués dans les démarches d’audit des comptes.

Il est usuellement admis que le contrôle interne et les sécurités mises en place au sein de l’entreprise contribuent à l’amélioration de la fiabilité des informations comptables et de gestion. De même, l’existence de services (ou de collaborateurs) chargés d’assurer des missions de contrôle (audit, révision comptable, inspection, …) au sein de l’entreprise permet d’améliorer la confiance dans les restitutions comptables et dans le respect des procédures.

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Evaluation des dispositifs organisationnels Considérer la formalisation des procédures comptables et de gestion et de la documentation des modes opératoires relatifs à l’enregistrement des opérations comptables dans les systèmes de gestion : -

ventes, achats, paie, coût de revient de la production, financement et trésorerie, stocks et inventaires, immobilisations.

Considérer l’existence d’organigramme des services comptables, d’une description formalisée et détaillée des postes et de procédures de remplacement en cas d’absence, de congés, … Considérer l’application d’une correcte séparation des fonctions ou, à défaut de contrôles compensatoires (contrôle réciproque, supervision, plafonds d’engagements, …) destinés à pallier les cumuls de fonctions. Considérer l’existence et l’application de règles de sécurité limitant l’accès aux biens, aux valeurs et aux fichiers de l’entreprise. Considérer l’application systématique de procédures d’inventaire périodiques aux biens et aux valeurs détenus par l’entreprise : -

immobilisations, stocks, espèces et valeurs mobilières.

Considérer l’existence et l’application d’une politique de justification et de contrôles mensuels et périodiques des comptes et restitutions comptables de l’entreprise : -

justification des soldes des comptes de bilan, supervision des rapprochements bancaires, revue des enregistrements relatifs à des opérations complexes ou inhabituelles, analyse détaillée de certaines écritures ou comptes sensibles (corrections d’enregistrements antérieurs, diminution d’actifs, inscription ou pertes, …).

Considérer l’existence d’un tableau de bord et d’indicateurs permettant de suivre le traitement comptable des opérations, d’identifier les anomalies, erreurs, et retards dans les enregistrements, et d’analyser les procédures correctives. Considérer le suivi des recommandations des auditeurs externes et internes. Considérer l’implication du service comptable dans la définition des procédures de contrôle automatisées qui sont intégrées dans les systèmes informatisés de gestion (achats, paie, …)

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2.3. Délai / Disponibilité Définition du critère Le délai de production ou de mise à disposition d’une information ou d’un état comptable fait référence à la date de disponibilité ‘‘cible’’ fixée de façon implicite ou explicite pour qu’ils puissent soit être utilisés par leurs destinataires pour prendre des décisions, soit agir sur leur comportement. La date ou période ‘‘cible’’ de disponibilité d’une information comptable doit résulter d’une analyse objective des besoins des destinataires au regard de l’usage déterminé ou probable de ladite information. Le délai le plus bref ne correspond pas nécessairement à l’optimum d’utilité sous contrainte. La fixation de la date (ou période) de disponibilité utile doit être conduite sous la contrainte d’équilibre avantage-coût évoquée dans le cadre conceptuel de la qualité comptable. Ainsi, l’avantage "monétarisé" (réel ou potentiel) procuré par la disponibilité de l’information comptable ne doit pas être sensiblement inférieur au supplément de coût engendré par la réduction du délai de production ou de mise à disposition. En outre, la réduction du délai de production d’une information ne doit pas se traduire par une détérioration d’un ou plusieurs autres attributs génériques de la qualité comptable qui soit sensible pour au moins une catégorie d’utilisateurs. La sensibilité d’un utilisateur à une variation des spécifications de l’information désigne le niveau à partir duquel la modification perçue ne traduit pas une diminution de l’utilité de ladite information. Il est traditionnellement usuel d’opposer délai de production et précision de l’information, bien que ce caractère alternatif ne se révèle pas aussi systématique qu’il ne paraît. Néanmoins, à titre d’illustration, il est possible d’envisager une situation dans laquelle la production rapide du chiffre d’affaires de la période écoulée impose de valoriser la production non facturée sur la base de prix standard en remplacement du prix effectif fixé dans chaque commande client. L’acceptabilité de cette méthode, dans l’exemple précité, devra être appréciée en considérant la sensibilité des utilisateurs internes de l’entreprise dans le cadre de leurs analyses mensuelles de gestion.

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Evaluation des dispositifs organisationnels Considérer l’existence d’une politique explicite fixant les délais utiles de disponibilité des états comptables par catégorie d’utilisateurs externes et internes à l’entreprise. Considérer l’existence d’une procédure d’arrêté des comptes mensuels complets prévoyant la constitution de toutes les écritures permettant une anticipation fiable des comptes annuels (et semestriels) de l’entreprise. Considérer l’existence d’un planning PERT formalisé d’arrêté des comptes analysant le processus de production des informations comptables selon le triptyque " tâche/délai/acteur ", et identifiant le chemin critique et les marges. Considérer, au surplus, l’existence d’un (ou plusieurs) plan(s) de secours permettant de respecter les délais en cas d’incidents. Considérer l’existence de tableaux de bords analysant les délais effectifs/objectifs de production des informations comptables et les dysfonctionnements de l’origine des retards constatés. Considérer le niveau d’informatisation des traitements de production des informations comptables et de gestion par domaine (ventes, achats, stocks, …) et le niveau d’intégration (ou de cohérence) entre les données gérées dans les applicatifs techniques ou de gestion et les informations administrées dans la base (les fichiers) analytique et comptable de l’entreprise. Considérer l’existence de procédures d’inventaire permanent fiabilisées, à chaque fois que justifié, pour recenser et valoriser les éléments du patrimoine (stocks, biens ou matériels donnés en location ou en dépôt, …).

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2.4. Clarté Définition du critère La clarté désigne une qualité essentielle de la présentation et du contenu de l’information comptable (et/ou de gestion) qui permet à son utilisateur d’obtenir une compréhension directe, rapide et sans risque de mauvaise interprétation des faits ou de la réalité économique décrite. La clarté doit pouvoir être appréciée sur la base de critères objectivement constatables, même si à la différence de certains autres attributs génériques de la qualité comptable, elle est difficilement quantifiable. La clarté doit être distinguée de la compréhensibilité de l’information comptable telle que décrite dans le cadre conceptuel de la qualité comptable. La compréhensibilité fait en effet référence au respect des conventions comptables communément admises et éventuellement des spécifications internes de l’entreprise qui unifient, face à une même réalité économique décrite, les interprétations et les comportements d’une même catégorie d’utilisateurs poursuivant les mêmes objectifs. La compréhensibilité suppose que les utilisateurs sont réputés, d’une part, posséder une bonne compréhension des activités économiques et commerciales et de la comptabilité, et d’autre part avoir la volonté d’étudier l’information d’une façon raisonnablement diligente. Dans un cadre de compréhensibilité réputée normale des états comptables, la clarté désigne les choix de présentation ou de contenu de l’information qui limitent les analyses ou réflexions de l’utilisateur pour obtenir un jugement correct ou une juste interprétation de la réalité ou des faits économiques décrits. Le niveau de compétence comptable de l’utilisateur ne peut être pris en considération pour apprécier la clarté des états ou des informations comptables.

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Evaluation des dispositifs organisationnels Considérer l’existence de compte rendus décrivant les difficultés d’utilisation de l’information comptable rencontrées par les utilisateurs internes à l’entreprise et les actions correctrices mises en œuvre. Considérer l’exploitation par la Direction (et/ou le service comptable) de l’entreprise des observations/recommandations émises par les auditeurs internes et externes sur la clarté des informations (états) comptables produites. Considérer la mise en œuvre d’analyses comparatives relatives aux informations financières publiées par des entreprises comparables (ou appartenant au même secteur d’activité). Considérer l’existence de procédures de relecture interne contradictoire des projets d’informations ou d’états comptables avant leur mise à disposition des utilisateurs sous une forme définitive.

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2.5. Flexibilité Définition du critère La flexibilité de l’information comptable désigne l’aptitude des supports ou des outils qui permettent la production des restitutions ou assurent leur disponibilité (base de données, infocentre, …), à satisfaire l’évolution des besoins des utilisateurs. Elle exprime la réactivité de l’information comptable à apporter des réponses adaptées aux évolutions de l’environnement traduisant de nouveaux besoins explicites ou potentiels. La flexibilité est le résultat d’un ensemble de facteurs qui sont présumés favoriser cette capacité de réponse aux utilisateurs internes ou externes à l’entreprise dont, en particulier, la veille documentaire, la formation et le niveau de compétence du personnel comptable, la modularité du système d’information, … La flexibilité est indirectement mesurable par les délais d’adaptation constatés ou les limites rencontrées pour satisfaire une demande nouvelle, une modification, … des restitutions comptables.

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Evaluation des dispositifs organisationnels Considérer l’existence d’une veille interne au service comptable pour identifier les besoins d’information à satisfaire, à partir de la lecture de la documentation technique ainsi que des textes légaux. Considérer l’existence de procédures de communication interne sur les activités et les métiers de l’entreprise ainsi que les besoins d’information comptable et de gestion en relation. Considérer l’existence de plans de formation interne du personnel comptable, de pratiques de mobilités à l’intérieur de la fonction financière, ainsi que de normes de qualification minimum lors du recrutement. Considérer la souplesse d’adaptation et la modularité du système d’information comptable et de gestion (axes d’analyse de la comptabilité analytique, utilisation d’un interfaceur généralisé avec les systèmes de gestion amont, SIAD, EIS, …)

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2.6. Vérifiabilité / Preuve Définition du critère La vérifiabilité des éléments d’un état financier, ou d’une restitution comptable, est démontrée lorsque des observateurs compétents et indépendants conviennent que ces éléments concordent avec les opérations ou les faits réels sous-jacents, avec un degré raisonnable de précision. La satisfaction des exigences comptables ajoute en effet des contraintes en matière de preuve qui affectent les restitutions, les traitements et la documentation des enregistrements. La qualité des restitutions comptables, ou des restitutions de gestion qui en procèdent, doit respecter certaines exigences légales ou réglementaires qui traitent plus particulièrement des critères d’acceptation suivants : -

opposabilité de la preuve (support de stockage conforme aux textes, archivage et délais de conservation adéquats, …) ; reproductibilité des restitutions (notamment dans le cadre de contrôle fiscal) ; journalisation des opérations ; …

Le chemin de révision (ou ‘‘traçabilité’’) désigne les caractéristiques des traitements et de leurs supports de formalisation qui permettent au système d’information comptable de justifier les agrégats de synthèse par le détail des éléments qui en sont à l’origine, jusqu’aux pièces justificatives de l’événement économique de base. Enfin, les opérations de capture des événements économiques générateurs d’enregistrements comptables doivent être appuyés par des pièces ou une documentation probantes (dans une acception large prenant en compte la dématérialisation de l’information), opposables et qui justifient les données essentielles de l’information figurant sur les restitutions comptables (date, nature, montant, tiers, …).

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Evaluation des dispositifs organisationnels Considérer l’existence de notes internes de procédure fixant les règles de documentation des enregistrements comptables, de conservation des pièces justificatives et des restitutions, et les normes acceptables relatives aux originaux. Considérer l’existence de procédure interne de qualification comptable (définition du cahier des charges des besoins et ‘‘recettage’’ par la fonction comptable), lors de la conception et avant la mise en exploitation, des systèmes d’information produisant des données utilisées par la comptabilité de l’entreprise. Considérer les observations des auditeurs sur la traçabilité des enregistrements comptables et le caractère probant des pièces justificatives.

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2.7. Conformité aux référentiels Définition du critère La conformité aux référentiels désigne le respect des conventions et règles applicables qui déterminent la constatation, la mesure et/ou la présentation d’un élément dans un état comptable, ou dans une restitution de gestion qui en procède. Les référentiels s’entendent dans l’acceptation large du terme tel que décrit dans le cadre conceptuel de la qualité comptable. Ils englobent, en premier lieu, l’ensemble des conventions, principes, règles et pratiques en matière comptable qui procèdent de la doctrine, de textes réglementaires codifiés, ou de recommandations émanant de la profession ou d’autorités de tutelle. Les référentiels d’origine externe sont complétés par des normes complémentaires édictées au sein de l’entreprise qui, sous la forme de bible, modes opératoires, …, précisent notamment la définition des données gérées dans les systèmes d’information (administration des données), ainsi que le contenu et le format des restitutions comptables et de gestion.

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Evaluation des dispositifs organisationnels Considérer l’existence d’un manuel comptable qui décrit l’application des règles comptables (et de gestion) aux transactions de l’entreprise. Considérer l’existence de notes internes définissant suffisamment les données gérées dans les systèmes d’information de gestion, ainsi que le contenu et le format (la présentation) des restitutions comptables et de gestion. Considérer la description dans les notes annexes aux états comptables des règles ou principes dérogatoires et leur incidence chiffrée, lorsque la situation, l’activité ou les caractéristiques de l’entreprise justifient de telles dérogations. Considérer subsidiairement les commentaires des auditeurs dans leur rapport d’opinion. Considérer la formation, et les procédures de veille et d’information du responsable chargé au sein de l’entreprise de garantir le respect des référentiels externes.

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2.8. Neutralité Définition du critère La neutralité désigne la caractéristique d’une information comptable qui n’introduit pas de biais de jugement dans la traduction de la situation financière, des faits économiques ou de l’activité de l’entreprise. La neutralité (ou sincérité) suppose que le choix entre plusieurs options comptables n’est pas influencé par un résultat recherché d’avance. La mesure qui découle de l’application d’une règle comptable n’est pas neutre lorsque son choix tend sciemment à sous-évaluer ou surévaluer les éléments mesurés alors que l’analyse des faits ou de la situation permettrait de justifier au moins une autre solution comptable produisant une mesure différente. La neutralité trouve principalement à s’appliquer lorsque le producteur de comptes est confronté à des choix de règles comptables ou à des écritures de jugement. L’opportunité d’un choix comptable doit être appréciée en fonction du référentiel de règles comptables selon lequel sont établis les comptes (droit comptable français, ou normes comptables IASC, ou principes comptables US, …) et qui constitue la convention qui assure leur compréhensibilité par l’utilisateur. Lorsque les caractéristiques de la situation ou des faits économiques à traduire sont telles que l’application des règles comptables prévues dans le référentiel ne donnerait pas une image fidèle, le recours à des principes comptables dérogatoires demeure neutre s’il peut être justifié qu’il constitue une amélioration, et si une information suffisante est fournie à l’utilisateur.

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Evaluation des dispositifs organisationnels Considérer l’existence de dossiers d’analyse documentés (analyse caractéristique des faits, présentation des solutions possibles, justification objective de l’option retenue) à l’appui des choix de règles comptables ou des écritures de jugement significatives. Considérer l’intervention avant la clôture de l’exercice (du semestre), lors de l’examen des options fondamentales de l’arrêté des comptes de l’exercice, du comité d’audit (ou d’une instance ad hoc en faisant fonction), ou du service d’audit interne ou des auditeurs externes si ces différents organes existent. Considérer l’existence d’une procédure de recensement et de documentation technique des engagements souscrits par, ou bénéficiant à l’entreprise, dont les conditions de mise en œuvre garantissent la transparence de l’information comptable et financière.

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2.9. Comparabilité Définition du critère L’information comptable est comparable lorsqu’elle a été mesurée et présentée de la même façon dans les états financiers ou les restitutions comptables d’une même entreprise au cours de deux exercices distincts, ou dans les états financiers d’entreprises différentes au cours du même exercice. La comparabilité est donc une caractéristique du rapport qui existe entre deux éléments d’information et non une caractéristique qui se rattache à un élément d’information en soi. Cet attribut générique de l’information comptable et de gestion contribue à la mesure de la performance de l’entreprise dans le temps, ou vis à vis d’autres entreprises présentant des caractéristiques économiques semblables. Il permet aux utilisateurs de reconnaître les ressemblances et les dissemblances véritables entre les réalités économiques, parce que cellesci ne sont pas déformées par l’utilisation de méthodes comptables non comparables. La permanence des méthodes comptables qui fait partie des principes comptables fondamentaux contribue à la comparabilité de l’information comptable et de gestion.

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Evaluation des dispositifs organisationnels Considérer le caractère suffisant et explicite des commentaires décrivant, dans les état financiers ou les restitutions de gestion, les spécificités d’application des règles comptables en égard à la situation de l’entreprise, à son secteur d’activité d’appartenance, ou aux caractéristiques des transactions concernées. Considérer l’usage des règles comptables (ou modalités d’application) communément retenues dans le secteur d’activité d’appartenance de l’entreprise. Considérer le caractère suffisant et explicite des commentaires et comparatifs fournis en cas de changement de méthodes comptables, de modification des modalités d’application des règles comptables, ou de révision des estimations. Considérer également les informations complémentaires éventuellement apportées dans le rapport d’opinion des auditeurs. Considérer l’existence d’analyses comparatives de la formation du résultat de l’entreprise sur plusieurs exercices, distinguant les contributions liées aux facteurs économiques de chaque période, les corrections provenant d’exercices antérieurs, les éléments exceptionnels ou inhabituels de chaque période, et l’incidence de modifications éventuelles des règles comptables ou de leurs modalités d’application.

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BOITE A OUTILS

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3 BOITE A OUTILS 3.1. Mode d’emploi Le questionnaire d’évaluation ci-après peut être soit utilisé directement par les services de l’entreprise qui souhaitent effectuer leur propre auto-évaluation ou soit être administré par l’expert-comptable dans le cadre d’une mission spécifique de diagnostic. Dans les deux cas, il vise à améliorer la qualité de fonction comptable. Conçu comme un instrument d’amélioration continue de la qualité, on peut envisager de mettre à jour les résultats du diagnostic tous les ans afin de mesurer les progrès réalisés d’une période sur l’autre. Dans ce cas, l’utilisateur rapprochera les scores obtenus avec ceux de l’exercice précédent. L’utilisation du questionnaire est indissociable de l’approche méthodologique développée dans le chapitre 2 de ce guide.

ETAPE DE LA DEMARCHE

OUTIL

1

Examen des dispositifs organisationnels et • Questionnaires recensement des non-conformités d’évaluation A, B, C, D, E, F

2

Évaluation de l’impact des non-conformités sur la qualité comptable et détermination de leur fréquence Notation partielle des 6 composantes de la qualité de la fonction comptable Profil graphique de la qualité de la fonction comptable Notation globale de la qualité de la fonction comptable Plan d’actions correctives

3 4 5 6

TECHNIQUE • Visite de l’entreprise • Entretiens • Collecte des documents

• Tableau de synthèse A • Tableau de synthèse A Matrice de cotation • Tableau de synthèse B • Tableau de synthèse B

On notera que la démarche méthodologique ne comporte aucune grille de pondération, l’utilisateur devant exercer son jugement professionnel face à la diversité des situations en compte. C’est généralement l’expérience de multiples modes d’organisation dans différents types d’entreprises qui permettre d’étalonner avec objectivité ce jugement. Plus précisément, on recherchera la convergence d’indices. Dans cette démarche de recherche de l’excellence, les points forts, c’est-à-dire l’absence de déviation par rapport au référentiel proposé sont sans influence sur la notation, car l’objectif est d’obtenir une absence totale de déviation. Ainsi, l’importance accordée à tel ou tel point du référentiel ne sera prise en compte que lorsqu’il conviendra d’évaluer la gravité d’une nonconformité. Toutefois, il est impensable d’aborder la question de la qualité indépendamment de son coût. La grille d’analyse intègre la contrainte avantages/coût afin de déterminer les conditions dans lesquelles la fonction comptable fournit ses « produits comptables » et ses « services à valeur ajoutée ». Mais le rapport avantage/coût n’est pas à considérer comme un objectif en soi.

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Étape 1 / Identification des non-conformités Il importe de remplir systématiquement chaque ligne du questionnaire. Un questionnaire existe pour chacune des composantes de la qualité de la fonction comptable : A B C D E F

Description des services rendus par la Fonction comptable Maîtrise du fonctionnement du service comptable Maîtrise des méthodes comptables Maîtrise des processus comptables Maîtrise de l’outil informatique Contribution de la fonction comptable à la performance financière de l’entreprise.

Pour chaque point clé on s’assure que l’entreprise est en conformité. Les réponses sont du type OUI/NON ou NA, chaque NON correspondant à un point faible, c’est-à-dire une nonconformité. En cas de réponse OUI, justifiez la réponse en indiquant la référence du document (procédure, schéma, …). Il n’est pas demandé à l’évaluateur d’engager de test de conformité. Si vous cochez dans la case NA, assurez-vous que l’exigence en question n’est pas du tout applicable à l’entreprise et argumentez la non-application (ex. l’existence d’une procédure ne se justifie pas compte tenu de l’activité de l’entreprise). Ainsi il ne peut s’agir que d’une situation où vous estimez – de votre point de vue – que l’exigence n’est pas importante. Étape 2 / Évaluation de l’impact des non-conformités Relevez pour chacun des questionnaires remplis le nombre de non-conformités et reportez le chiffre sur le tableau de synthèse A. Vous devez ensuite cocher pour chaque ligne les critères de la qualité comptable qui sont affectés, c’est-à-dire : • • • • • • • • •

Pertinence Fiabilité Délai / disponibilité Clarté Flexibilité Vérifiabilité / preuve Conformité aux référentiels Neutralité Comparabilité

Pour vous aider, les 6 questionnaires proposent systématiquement pour chaque point clé l’impact potentiel d’une non-conformité. Vous pouvez vous y référer pour remplir le tableau de synthèse.

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Étape 3 / Notation partielle Au vu de la fréquence des anomalies (% de non conformité) et de votre évaluation de leur gravité, il convient de procéder à une notation partielle pour : • • • • • •

Description des services rendus par la Fonction comptable Maîtrise du fonctionnement du service comptable Maîtrise des méthodes comptables Maîtrise des processus comptables Maîtrise de l’outil informatique Contribution de la fonction comptable à la performance financière de l’entreprise.

La notation comporte quatre niveaux : • • • •

Excellence (ou « 3 étoiles ») Satisfaisant (ou « 2 étoiles ») Moyen (ou « 1 étoile ») Insuffisant (ou « 0 étoile)

Sans que cela puisse être considéré comme une règle de jugement absolu, on pourra se référer à la matrice suivante qui fait le lien entre les observations de l’évaluateur et la notation possible : Matrice de cotation

FREQUENCE

GRAVITE

ELEVEE

MOYENNE

MINEURE

MINEURE

Moyen

Satisfaisant

Excellence

MOYENNE

Moyen

Satisfaisant

Satisfaisant

MAJEURE

Insuffisant

Moyen

Moyen

Il appartient à chaque évaluateur de fixer des seuils en matière de fréquence d’anomalies. En ce qui concerne la gravité qui se détermine par rapport aux 9 critères génériques de la qualité comptable, il n’est pas possible de fixer une fois pour toute l’intensité de l’anomalie.

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Étape 4 / Profil graphique de la qualité de la fonction comptable On représentera sous forme d’indicateurs graphiques le profil de la qualité de la fonction comptable (tableau B) afin d’avoir une vue d’ensemble des résultats. On gardera à l’esprit la signification des 6 composantes de la qualité : La description des services rendus par la Fonction comptable se focalise sur la satisfaction des clients de la fonction comptable. Les facteurs suivants sont en amont de tous les processus et constituent des compétences génériques : • • •

Maîtrise du fonctionnement du service comptable Maîtrise des méthodes comptables Maîtrise de l’outil informatique La maîtrise des processus comptables c’est le cœur du système : garantie d’un traitement homogène de toutes les opérations traitées par la fonction comptable grâce à des procédures codifiées. La contribution de la fonction comptable à la performance financière de l’entreprise cherche à déterminer si la fonction comptable produit de la valeur ajoutée (utilité économique), soit au travers de ses « produits », soit au travers des « services » qu’elle peut rendre, au-delà de la mission élémentaire d’enregistrement comptable et de reddition des comptes réglementaires.

Étape 5 / Notation globale A l’issue de la démarche, il conviendra de délivrer une notation globale qui équivaut à un label décerné à la fonction comptable. C’est une reconnaissance – sur la base de critères objectifs – d’une démarche permanente visant à : • Une amélioration constante de la qualité, • Une satisfaction des utilisateurs, • La recherche d’une adéquation raisonnable entre la qualité obtenue (et perçue) et les moyens mis en œuvre. La notation comporte quatre niveaux : • • • •

Excellence (ou « 3 étoiles ») Satisfaisant (ou « 2 étoiles ») Moyen (ou « 1 étoile ») Insuffisant (ou « 0 étoile)

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qui pourraient schématiquement correspondre aux situations suivantes : 3 étoiles (excellent) Il s’agit d’une situation d’excellence car on ne relève plus aucune non-conformité. Cela n’est obtenu qu’à l’issue d’une démarche qualité permanente : tous les processus sont sous contrôle et un formalisme adéquat est respecté à tous les niveaux de l’organisation. Par ailleurs la fonction comptable peut être considérée comme efficiente et contribuant à la performance de l’entreprise. Mais attention, la note obtenue n’est valable que pour une durée limitée, car la qualité se construit au quotidien… 2 étoiles (satisfaisant) Il s’agit d’une situation acceptable car il y a une bonne maîtrise du processus. Les anomalies relevées ne remettent pas en cause la qualité de la fonction comptable qui reste globalement fiable. Les utilisateurs des produits de la fonction comptable et de ses services ne courent qu’un risque mineur. Il suffirait de quelques efforts supplémentaires (meilleur formalisme, modification des méthodes de travail…) pour atteindre l’excellence. 1 étoile (moyen) On constate des anomalies qui révèlent une dégradation du système. Même si des dispositifs organisationnels existent ils ne sont pas suffisants pour procurer un niveau de fiabilité suffisant pour satisfaire un utilisateur diligent. S’agissant d’une situation dégradée, il est nécessaire que la direction s’implique fortement dans la mise en place d’un système de qualité comptable. 0 étoile (insuffisant) Tous les clignotants sont en alerte. Les non-conformités sont fréquentes et ont un impact grave sur la qualité comptable. Les processus sont hors maîtrise et il n’existe pas dans l’organisation de dispositif d’autocontrôle permettant de sécuriser les utilisateurs des produits et services de la fonction comptable. Il y a donc un risque permanent et majeur sur la qualité comptable (erreurs d’imputation, écritures manquantes, états comptables erronés, facturation erronée, …) pouvant induire en erreur les utilisateurs dans leur prise de décision, que ces utilisateurs soient internes ou externes. Une telle situation nécessite un fort niveau de contrôle a posteriori pour compenser les risques potentiels mais également la mise en place d’une organisation structurée. Étape 6 / Plan d’actions correctives A l’issue du diagnostic, selon la note obtenue on mettra en place les dispositifs organisationnels appropriés afin que la boucle de la qualité soit actionnée.

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A

I N D E X

Description des services rendus par la Fonction comptable

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

A2

9 9 9 9 9

A3

9

A4

9 9 9 9

A1

A5 A6 A7

9

A9

9

A11

A16

C O N F O R M I TE

N E U T R A L I T E

C O M P A R A B I L I T E

Sujet

Contrôle

Restitutions Existence de situations comptables intermédiaires ?

9 9

A13

A15

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

9 9

A12

A14

F L E X I B I L I T E

9

A8

A10

C L A R T E

9 9 9 9 9 9

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Un ou plusieurs tableaux de bord des services opérationnels sont-ils établis par le service comptable ? Le ou les tableaux de bord comprennent-ils des indicateurs physiques corrélés avec les données financières ? Établissement par la comptabilité du délai paiement clients ? Établissement par la comptabilité du délai paiement fournisseurs ? Établissement par la comptabilité de la rotation des stocks ? Établissement de budgets par l’entreprise ? Existence d’une procédure budgétaire écrite décrivant son fonctionnement, son calendrier, ses méthodes de révision ? Est-ce que la procédure est mise à jour ? La fonction comptabilité analytique existe-t-elle ? La comptabilité analytique est-elle supportée par une GPAO ? Communication Fourniture aux utilisateurs d’un mode d’emploi des documents établis (glossaire, aide à la lecture, …) Les états fournis par le service comptable sont-ils accompagnés de commentaires de synthèse ? Les données comptables sont-elle périodiquement comparées aux prévisions (compte de résultat prévisionnel, budget) ? Est-ce que les écarts font l’objet d’analyse écrite ? Les résultats comptables des périodes N et N-1 sont-ils systématiquement comparés ?

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

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A

I N D E X

Description des services rendus par la Fonction comptable

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

C O N F O R M I TE

N E U T R A L I T E

9

A17

A18

9

A20

9 9 9 9

A21 A22 A23

A25 A26 A27

A28

Sujet

Mode de production de l’information

9

Dialogue utilisateurs

9 9 9

9 9

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Contrôle

Communication Est-ce que l’on retraite les états comptables lorsqu’il y a eu un

9

A19

A24

C O M P A R A B I L I T E

changement de méthode afin de pouvoir évaluer les performances de l’entreprise ? Est-ce que l’on procède à une analyse comparative des informations financières de l’entreprise avec celles publiées par des entreprises comparables (de par leur localisation géographique et/ou leur taille) ? Les comptes annuels sont-ils arrêtés dans un délai inférieur à 30 jours ? Les tableaux de bord sont arrêtés avant le 10 du mois suivant ? Les prévisions de trésorerie sont-elles mises à jour périodiquement ? Les comptes de tiers mis à jour en temps réel ? Possibilité de consultation de la base de données comptables en temps réel ? Un dialogue est-il organisé avec les utilisateurs internes pour définir les spécifications des états fournis par la comptabilité ? Les besoins des contrôleurs de gestion sont-ils définis avec le service comptable ? Définition du plan comptable en liaison avec les utilisateurs ? Est-ce qu’une consultation formelle est organisée auprès des utilisateurs pour connaître leur degré de satisfaction sur les produits de la fonction comptable ? Est-ce que la périodicité des documents et leur date de remise sont définies avec les utilisateurs internes ?

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

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B

I N D E X

Maîtrise du fonctionnement du service comptable

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

C O N F O R M I TE

N E U T R A L I T E

9

B1

B3 B4 B5 B6 B7

9

B8

9

B9 B10 B11 B12 B13 B14 B15

Sujet

Contrôle

Organisation Existence d’une note décrivant l’organisation des services générale comptables ?

9 9 9 9 9 9

B2

C O M P A R A B I L I T E

9 9 9 9 9 9

Observatoire de la Qualité Comptable

Existence d’un organigramme du service comptable ? Est-ce que l’organigramme reflète l’organisation actuelle ? Est-ce que l’organisation du service est correctement structurée ? Existence de fiches de descriptions de postes pour l’encadrement ? Existence de fiches de descriptions de postes pour les employés ? Adéquations entre la qualification appropriée et la formation et/ou l’expérience des titulaires de poste ? Contrôle Respect de la séparation des fonctions au sein du service comptable ? interne Méthode Existence d’une gestion par objectif ? management Des objectifs sont-ils fixés pour l’encadrement ? Des objectifs sont fixés pour les employés ? Les objectifs sont-ils rapprochés des réalisations périodiquement ? Existence d’une procédure annuelle d’entretien ? Les entretiens concernent les employés du service ? Les entretiens concernent l’encadrement ?

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

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B

I N D E X

Maîtrise du fonctionnement du service comptable

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

C O N F O R M I TE

N E U T R A L I T E

9

B16

B17

9 9

9

B18

9

9 9

B19

C O M P A R A B I L I T E

Sujet

Contrôle

Méthodes de Le personnel des services comptables est-il impliqué pour améliorer management l’efficacité du système comptable et apporter des améliorations (groupes de travail sur la qualité / cercles de qualité) ? L’information des comptables est-elle faite sur les réalisations des services comptables (réunions spécifiques, circularisation du tableau de bord des services comptables, réalisation objectifs, …) ? Le personnel comptable est-il polyvalent ? Le personnel du service est-il mobile ?

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

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On définira la mobilité par rapport à l’ancienneté du personnel (entre 1 et 5 ans, entre 6 et 10 an et plus de 10 ans)

B21

9

9 9 9

B22

9

9 9

B20

9

Est-ce que l’on optimise la répartition des tâches ? Outils suivi Un tableau de bord des services comptables est-il réalisé mensuellement ? Existence d’indicateurs de gestion ? (nombre d’écritures traitées, nombre de factures émises, délai de traitement d’une facture…)

9 9

B23

B24 B25 B26 B27 B28

Existence d’indicateurs de non qualité ? (ex. nombre d’écritures en comptes d’ordre avec plus de 60 jours, nombre de factures erronées, écritures non lettrées, nbre cptes non réconciliés, …)

9 9 9 9

9

9

9

Observatoire de la Qualité Comptable

Existence d’indicateurs de délais ? Existence d’indicateurs de coûts de la fonction comptable ? Existence de plans d’actions et d’un suivi des actions correctives ? Formation / Un plan de formation existe-t-il pour les services comptables ? Information Est-ce que le plan de formation est conçu pour renforcer les compétences de chaque titulaire de poste ?

B

I N D E X

Maîtrise du fonctionnement du service comptable

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

C O N F O R M I TE

N E U T R A L I T E

C O M P A R A B I L I T E

Sujet

Contrôle

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

B29

9

9

Formation / Des abonnements à des revues techniques comptables et fiscales sontInformation ils mis à la disposition du personnel comptable ?

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B30

9 9

9 9

Les revues circulent-elles auprès des collaborateurs ? Le service comptable possède-t-il une documentation technique minimum (PCG, ouvrages, CGI, …) ? Est-ce que l’environnement de travail des comptables est approprié (implantation des bureaux, mobilier, matériel) ? Existence d’un nombre approprié de postes de travail informatique par collaborateur ? Existe-t-il une procédure de relecture interne contradictoire des projets d’états comptables avant leur mise à disposition aux utilisateurs sous une forme définitive ?

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B31 B32

9

B33

9

B34

Environnement de travail 9

9

Observatoire de la Qualité Comptable

Revue indépendante

B

I N D E X

Maîtrise du fonctionnement du service comptable

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

C O N F O R M I T E

C1

9

9

C2

9

C3

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C4

9

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C5

9

C6

9

C7

9 9

C8

N E U T R A L I T E

C O M P A R A B I L I T E

Sujet

Contrôle

Manuel Existence d’un manuel comptable décrivant les principes comptables, comptable le plan comptable de la société, ses spécificités et ses règles de

Procédures (amont)

C9

9

9

Saisie

C10

9

9

Abonnement

C11

9 9

fonctionnement ? Mise à jour périodique du manuel comptable ? Existence d’une procédure qui définit les conditions de mise à jour du plan de comptes ? Définition des schémas d’écritures particuliers et procédure de mise à jour ? Les documents à caractère comptable sont-ils approuvés par un responsable habilité selon un seuil d’approbation (ex. bon à payer sur factures, accord DG pour investissements, etc.) ? Existence d’une liste de personnes habilitées à engager l’entreprise (contrats, commandes, BAP, chèques, …) avec une spécimen de signature ? La liste est-elle régulièrement mise à jour ? La liste est-elle diffusée auprès des intéressés ? Existence d’une saisie unique pour la comptabilité générale et la comptabilité de gestion ? Utilisation des techniques d’abonnement de charges ?

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

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Les charges dont le montant est connu d’avance (ex. primes d’assurances, …) devraient être réparties par fractions égales entre les périodes comptables (système d’abonnement)

Observatoire de la Qualité Comptable

Les abonnements sont-ils suivis régulièrement afin de vérifier que les montants pris en charge sont correctement évalués et suffisants ?

C

I N D E X

C12

Maîtrise des méthodes comptables

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

9

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

C O N F O R M I T E

9

C14

9

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

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(ex. écart en valeur brute < 5%, écart net < 1%)

C17

9

9

9

9

C19

9

9

C20

9

C22

Contrôle

Est-ce que l’on mesure la fiabilité de l’inventaire permanent par rapport aux inventaires physiques ? La mesure de fiabilité fait-elle l’objet d’un objectif de qualité ?

C16

C21

Sujet

Inventaire Existence d’un inventaire permanent des stocks ?

9 9 9

C18

C O M P A R A B I L I T E

9

C13

C15

N E U T R A L I T E

Existence d’inventaire tournants en cours d’année ? Existence d’inventaires physiques des immobilisations ? Inventaire tous les ans pour les valeurs significatives, inventaire tous les 3 ans pour l’ensemble des biens ou inventaires tournants sur 3 ans

9 9

9 9 9

Évaluation des Existence de règles écrites pour évaluer les provisions pour provisions dépréciation des stocks ? Existence de règles écrites pour évaluer les provisions pour créances douteuses ? Existence de règles écrites pour évaluer les provisions pour risque et charges ? Une revue des niveaux de provision est-elle effectuée en présence des personnes responsables impliquées ? Imputation en Les montants comptabilisés en résultat exceptionnel font-ils l’objet résultat d’un reporting spécifique soumis à l’approbation d’un responsable exceptionnel habilité ? Séparation des Existence d’une procédure formalisée et respectée ? périodes Des instructions devraient définir les principes de séparation des périodes pour les charges à payer, les charges constatées d’avance, les produits à recevoir, les produits comptabilisés d’avance

C23

9

Observatoire de la Qualité Comptable

Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ?

C

I N D E X

Maîtrise des méthodes comptables

A V A N T A G E /C O U T

P ER T I NE NC E

F I AB I L I TE

D E L A I / D I S P ON I B I L I T E

C24

9

C25 C27

9 9 9 9

C28

9

C L AR T E

F L E XI BI LI T E

V ER I F I AB I L I TE / PR EU VE

CO N F OR M I T E

N E U T RA L I T E

9

C O M P A R A B I L I T E

Sujet

Contrôle

9 Engagement hors Existence d’une procédure formalisée et respectée ?

bilan Les engagements hors bilan devraient faire l’objet d’une procédure écrite décrivant les

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

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méthodes de collecte des informations et les règles retenues. C26

Planning des arrêtés

9

C29 C30

9

C31

9

C32

9 9

Archivage

Technique de contrôle

Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ? Existence d’un arrêté des comptes de résultats mensuel ? Est-ce qu’un planning d’arrêté des comptes est établi par les services comptables ? Est-ce que le planning d’arrêté des comptes est établi conjointement avec les opérationnels ? Ce planning intègre-t-il l’enchaînement des opérations informatiques ? Les pièces justificatives sont-elles conservées et archivées conformément à la réglementation et aux instructions spécifiques à l’entreprise ? Existe-t-il une procédure de conservation et d’archivage des justificatifs de comptes ? Est-ce que l’on procède tous les mois à une analyse/justification des soldes du bilan ? Les comptes de bilan (clients, avances personnel, immobilisations en cours, fournisseurs, salaires à payer, caisses, banques) devraient être réconciliés mensuellement

C33 C34 C35

9 9

9

9

Observatoire de la Qualité Comptable

Est-ce que les contrôles opérés sont matérialisés ? Est-ce que ces travaux sont supervisés par une personne indépendante ? Les rapprochements bancaires sont-ils approuvés par un responsable habilité chargé en particulier de veiller à leur régularité et à l’apurement des écritures anciennes ?

C

I N D E X

C36

Maîtrise des méthodes comptables

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

C O N F O R M I T E

N E U T R A L I T E

9 9

C37

9

C38

9 9

C39

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C40

9

C41

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C42

9

Observatoire de la Qualité Comptable

C O M P A R A B I L I T E

Sujet

Contrôle

Technique de Les comptes d’ordre et comptes d’attente font-ils l’objet d’une contrôle attention particulière telle qu’un indicateur sur nombre d’écritures

anciennes (plus de 60 jours) ou compte de virements de fonds non soldés ? Lorsque des opérations ont été imputées par un personnel extérieur au service comptable, existe-t-il une procédure de validation des écritures récupérées ou une autre forme de contrôle d’acceptation (a priori ou a posteriori) ? Les résultats de la comptabilité analytique et de la comptabilité générale sont-ils rapprochés mensuellement ? Les moyens nécessaires sont-ils mis en œuvre pour résorber ces écarts d’une période sur l’autre (indicateurs de suivi, …) ? Les déclarations sont-elles réconciliées avec les comptes (ex. déclaration chiffre d’affaires et TVA mensuellement, DAS réconciliée avec frais de personnel pour chaque exercice, etc) ? La situation de trésorerie est-elle rapprochée au moins une fois par mois des comptes bancaires comptables ? Audit Les recommandations des auditeurs internes et externes font-elles l’objet d’un suivi formalisé et d’un plan d’action approuvé par la Direction ?

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

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D

I N D E X

Maîtrise des processus comptables

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D1

9

D2

9 9

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

C O N F O R M I T E

N E U T R A L I T E

C O M P A R A B I L I T E

Sujet

Contrôle

Processus Existence d’une procédure formalisée et respectée ? immobilisations La procédure devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en matière

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

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d’acquisitions, d’amortissements et de sorties D3

9 9

D4 D5

Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ? Processus Existence d’une procédure formalisée et respectée ? Achats/ Fournisseurs Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ? Processus Existence d’une procédure formalisée et respectée ? stocks La procédure devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en matière d’enregistrement des mouvements, des évaluations et des modalités d’inventaire physique

D6

9

Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ?

D7

9

Processus Existence d’une procédure formalisée et respectée ? production La procédure devrait définir les méthodes de suivi de la production et la manière dont

D8 D9

9 9

D10

9

sont constatées les consommations de ressources

Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ? Processus Existence d’une procédure formalisée et respectée ? ventes/clients La procédure devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en matière d’enregistrement, de reconnaissance du revenu, d’émission d’avoirs

Observatoire de la Qualité Comptable

Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ?

D

I N D E X

Maîtrise des processus comptables

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

C O N F O R M I T E

N E U T R A L I T E

C O M P A R A B I L I T E

Sujet

Contrôle

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

D11

9

Processus Existence d’une procédure formalisée et respectée ? Financement et La procédure devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en matière Trésorerie d’encaissements, de décaissements, de suivi en dates de valeur

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D12

9 9

Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ? Processus frais Existence d’une procédure formalisée et respectée ? de personnel Une procédure écrite devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en

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D13

matière de salaires, de charges sociales et de notes de frais

D15

9 9 9

9

D16

9

9

D14

Observatoire de la Qualité Comptable

Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ? Délégation Est-ce que toutes les possibilités de comptabilisation à la source (par des opérationnels) ont été envisagées ? Lorsqu’il y a délégation de l’acte comptable a-t-on mis en place un contrôle interne spécifique et a-t-on sensibilisé suffisamment les opérationnels aux conséquences comptables de leurs actes ?

E

I N D E X

Maîtrise de l’outil informatique

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

9

E1

C O N F O R M I T E

N E U T R A L I T E

9 9 9

E2

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E3 E4

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9

9

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E9 E10

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

9

9

Observatoire de la Qualité Comptable

C O M P A R A B I L I T E

Sujet

Contrôle

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

Définition des Les comptables sont-ils associés aux développements informatiques besoins concernant le système d’information de gestion ?

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Intégration Les fonctions clés de l’entreprise sont-elles informatisées (en particulier facturation clients, gestion des stocks, systèmes d’information comptable) ? Est-ce que le maintien d’applications manuelles se justifie ? A-t-on mis en place systématiquement une interface automatique entre l’application comptable et les autres applications informatiques (gestion commerciale, paie, …) lorsque le traitement de l’information se justifie ? Dans le cadre de ces interfaces, la fonction comptable est-elle responsable du traducteur comptable (tables de Adéquation Est-ce que la configuration informatique est performante (taux de outil réponse, ergonomie, souplesse, développements possibles…) informatique Est-ce que l’application informatique a été choisie après la définition d’un cahier des charges par la fonction comptable ? Est-ce qu’il s’agit d’une application standard (progiciel, …) ? Communication Possibilité de récupération des données comptables sur un outil destinés aux utilisateurs (tableur, EIS, infocentre…) ? Utilisation par le service comptable d’un tableur pour présenter les états ?

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E

I N D E X

Maîtrise de l’outil informatique

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

E13

9 9

N E U T R A L I T E

9 9

9 9

E17

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C O N F O R M I T E

9

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V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

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F L E X I B I L I T E

9

E11 E12

C L A R T E

9

9 9

Observatoire de la Qualité Comptable

C O M P A R A B I L I T E

Sujet

Contrôle

Procédures Existence d’un manuel utilisateur décrivant l’application comptable ? /Documentation

Le manuel utilisateur est-il mis à jour régulièrement ? Les accès aux comptes et fichiers sensibles sont-ils protégés ? Les fichiers informatiques comptables font-ils l’objet d’une procédure de sauvegarde ? Y a-t-il un plan back-up ? Existe-t-il des programmes source ? Est-ce que les applications informatiques utilisées peuvent satisfaire aux contrôles externes, en tout lieu et en toute circonstance, à travers la documentation ou l’assistance de tiers ? Est-ce que l’entreprise maintient la documentation appropriée afin de garantir la pérennité de son système d’information ? Est-ce que toute donnée agrégée peut-être explicitée (décomposition entre donnée entrée, traitée et résultat produit) ou reconstituée, pour n’importe quel exercice social non prescrit et quel que soit l’environnement informatique d’origine ?

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

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F

I N D E X

Contribution de la fonction comptable à la performance financière de l’entreprise

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

C O N F O R M I T E

N E U T R A L I T E

C O M P A R A B I L I T E

Sujet

Contrôle

F1

9

F2

9

9

F3

9

9

F4

9

9

•

F5

9

9

•

F6

9

F9 F10 F11

F12 F13

La distribution des résultats ?

D’autres choix fiscaux ? Implication Contribution du service comptable dans la gestion opérationnelle de l’entreprise opérationnelle Est-ce que le service comptable fournit l’information nécessaire à : • La détermination des conditions de crédit accordée à la clientèle ? • La réalisation des relances clients ? Le service comptable est-il associé à : • L’analyse des résultats fournis par les sociétés de recouvrement commercial ? • La gestion du contentieux ? Une balance âgée mensuelle est-elle établie (en automatique) ?

F7 F8

Optimisation Peut-on mettre en évidence des choix d’options fiscales au cours des trois base fiscale derniers exercices ? Est-ce que la fonction comptable a fourni des éléments permettant d’étayer : • Des choix en matière d’amortissement ? • Des choix en matière de provision ?

9 9 9 9

Est-ce que le service comptable fournit des informations adaptées à la gestion quotidienne de la trésorerie ? 9

9

9

9

9

9

F14

Observatoire de la Qualité Comptable

Aide à la Aide à la décision fournie aux gestionnaires tout au long de l’année grâce aux décision restitutions établies à partir de la comptabilité Les principaux responsables opérationnels ont-ils un correspondant désigné au service comptable ? Le responsable du service comptable participe-t-il à des réunions de gestion interfonctionnelles ? Peut-on considérer la fonction comptable comme pro-active dans le système d’information de gestion (SIG) ?

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

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F

I N D E X

Contribution de la fonction comptable à la performance financière de l’entreprise

A V A N T A G E / C O U T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

C O N F O R M I T E

N E U T R A L I T E

C O M P A R A B I L I T E

Sujet

Contrôle

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Existence de dossiers structurés de demandes de financement ? Transmission annuelle des comptes annuels à la banque ? Communication régulière d’information prévisionnelle ? Contribution à la négociation des conditions bancaires par le service comptable ? Contrôle des conditions bancaires par le service comptable ? Sécurité Existence de redressements fiscaux révélateurs de dysfonctionnements réglementaire comptables ? Existence de redressements sociaux révélateurs de dysfonctionnements comptables ? Existence de litiges liés à l’application d’une réglementation (droit des sociétés, droit commercial, douanes, …) et révélateurs de dysfonctionnements comptables ? Existence de procédures de suivi des contentieux liés au respect de la réglementation ?

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Efficience Efficience de la fonction comptable (en tant que service fonctionnel), c’est-à-dire

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Interface Banque Amélioration de la relation Banque/Entreprise grâce aux informations fournies par le service comptable

F18

9 9 9 9 9

F19

9 9

F15 F16 F17

F20

9

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F21

9

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F22

9

9 9

9

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F23

recherche du meilleur rapport Moyens mis en œuvre/Résultat

F24

F25 F26

9

Effectifs fonction comptable/effectifs totaux inférieur à 2,5% On intègrera dans l’effectif le personnel habituellement affecté à des activités comptables (à plein temps ou à temps partagé)

9 9

Observatoire de la Qualité Comptable

NA Oui Non Réf. Commentaires F/T

Dépenses fonction comptable/CA inférieur à 1% ? Nombre d’événements économiques à comptabiliser / heures travaillées inférieur à …………….. ?

Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME

BOITE A OUTILS Tableaux de Synthèse

Observatoire de la Qualité Comptable

Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME

Tableau de synthèse A Impact des anomalies sur les critères de la qualité comptable

A

Nbre de non conformités

Nbre de points clés

% non conformité

(a)

(b)

(c) = (a) / (b)

A V A N T A G E / C O Û T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

C O N F O R M I T E

N E U T R A L I T E

C O M P A R A B I L I T E

Description des services rendus par la Fonction comptable

Notation I N S U F F I S A N T

M O Y E N

S A T I S F A I S A N T

E X C E L L E N C E

*

* *

* * *

…

… …

…

RESTITUTIONS

11

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

COMMUNICATION

7

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

5

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

5

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

…

… …

…

MODE DE PRODUCTION L’INFORMATION

DE

DIALOGUE UTILISATEURS B

Maîtrise du fonctionnement du service comptable

ORGANISATION GENERALE

7

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

CONTRÔLE INTERNE

1

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

METHODE MANAGEMENT

12

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

OUTILS SUIVI PERFORMANCE

6

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

FORMATION/INFORMATION

5

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

REVUE INDEPENDANTE

1

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

…

… …

…

C

Maîtrise des méthodes comptables

MANUEL COMPTABLE

4

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

PROCEDURES AMONT

4

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

SAISIE

1

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

ABONNEMENT

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

INVENTAIRE

5

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

EVALUATION DES PROVISIONS

4

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

IMPUTATION EN RESULTAT

1

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

SEPARATION DES PERIODES

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

ENGAGEMENT HORS BILAN

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

PLANNING DES ARRETES

4

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

ARCHIVAGE

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

TECHNIQUES DE CONTRÔLE

10

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

1

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

AUDIT

Observatoire de la Qualité Comptable

Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME

Tableau de synthèse A Impact des anomalies sur les critères de la qualité comptable

D

Nbre de non conformités

Nbre de points clés

% non conformité

(a)

(b)

(c) = (a) / (b)

Maîtrise des processus comptables

A V A N T A G E / C O Û T

P E R T I N E N C E

F I A B I L I T E

D E L A I / D I S P O N I B I L I T E

C L A R T E

F L E X I B I L I T E

V E R I F I A B I L I T E / P R E U V E

C O N F O R M I T E

N E U T R A L I T E

C O M P A R A B I L I T E

2

Notation I N S U F F I S A N T

M O Y E N

S A T I S F A I S A N T

E X C E L L E N C E

*

* *

* * *

…

… …

…

PROCESSUS IMMOBILISATIONS

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

PROCESSUS ACHATS/FOURNISSEURS

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

PROCESSUS STOCKS

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

PROCESSUS PRODUCTION

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

PROCESSUS VENTES/CLIENTS

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

PROCESSUS FINANCEMENT

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

PROCESSUS FRAIS DE PERSONNEL

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

DELEGATIONS

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

…

… …

…

E

Maîtrise de l’outil informatique

DEFINITION DES BESOINS

1

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

INTEGRATION

4

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

ADEQUATION OUTIL INFORMATIQUE

3

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

COMMUNICATION

2

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

PROCEDURES/DOCUMENTATION

9

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

…

… …

…

F

Contribution à la performance financière de l’entreprise

OPTIMISATION BASE FISCALE

5

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

IMPLICATION OPERATIONNELLE

6

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

AIDE A LA DECISION

3

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

INTERFACE BANQUE

5

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

SECURITE REGLEMENTAIRE

4

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

EFFICIENCE

3

…

…

…

…

… … … … … …

…

… …

…

Observatoire de la Qualité Comptable

Tableau de synthèse B Profil graphique de la qualité de la fonction comptable 0 Insuffisant A

Description des services rendus par la Fonction comptable

B

Maîtrise du fonctionnement du service comptable

C

Maîtrise des méthodes comptables

D

Maîtrise des processus comptables

E

Maîtrise de l’outil informatique

F

Contribution à la performance financière de l’entreprise

✰ Moyen

✰✰ Satisfaisant

✰✰✰ Excellence

Notation globale de la qualité de la fonction comptable : .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. ..................................................................................................................................................

Observatoire de la Qualité Comptable

Publications de l’OQC ■

Comment réaliser le diagnostic qualité d’un service comptable

■

Résultats de l’enquête benchmarking de La Fonction comptable des grandes entreprises (1997)

■

La fonction comptable dans les grandes entreprises Industrie & Service

■

Questionnaire d’enquête benchmarking de la Fonction comptable du secteur Industrie et Service

■

La fonction comptable dans les établissements de crédit (1999)

■

Questionnaire d’enquête benchmarking de la Fonction comptable des Etablissements de crédit (1999)

■

Processus Consolidation- étude benchmarking (1998)

■

Processus Achats fournisseurs - étude benchmarking (1998)

■

Rapport de synthèse du groupe benchmarking sur les bonnes pratiques concernant le processus Achats fournisseurs.

■

La fonction comptable dans les sociétés d’assurance

■

Démarche qualité et Fonction administrative, comptable et financière de la PME

■

Relations DAF / Expert-comptable

■

Enquête qualité auprès des dirigeants de PME

■

Guide de lecture des normes ISO 9000 à l’usage de la Fonction comptable :

■

Fonction comptable : l’évaluation de la qualité

■

Assises 2000 « Vers une économie globale en réseau » (dossier complet)

■

Assises 2000 – Atelier 1 : la création de valeur une mode éphémère ou une culture d’entreprise

■

Assises 2000 – Atelier 2 : démarche de progrès et management par la qualité

■

Assises 2000 – Atelier 3 : Responsables comptables, qui êtes vous ? où allez vous ?

■

Assises 2000 – Atelier 4 : Le benchmarking de la fonction comptable

■

Assises 2000 – Atelier 5 : externalisation et services partagés

■

Assises 2000 – Atelier 6 : Impact des nouvelles technologies

Détail des publications de l’OQC sur le site : www.qualite-comptable.com

Observatoire de la Qualité Comptable

Secrétariat général 153 rue de Courcelles – 75817 Paris Cedex 17 Tel. : 01 44 15 60 66 – Fax : 01 44 15 90 05 E-mail : [email protected] Site Internet : www.qualite-comptable.com

153 rue de Courcelles – 75817 Paris cedex 17 – Tél. 01.44.15.60.66 – Fax 01.44.15.90.05 web : www.qualite-comptable.com – Email : [email protected]

<<< Sommaire

Comment réaliser le diagnostic Qualité d ’un service comptable

L ’entreprise & la qualité totale

L ’entreprise et la qualité totale
Problématique

de l ’entreprise
Ses choix, sa stratégie
La qualité totale, déploiement de sa stratégie
Les outils et les méthodes de la qualité
L ’approche d ’évaluation de la qualité totale par l ’E.F.Q.M (1)




(1)

European Foundation for Quality Management

3 05/05/99

Problématique de l ’entreprise  Les

précédentes décennies ont façonné notre économie : croissance = forte demande = résultats  Progressivement, la demande s ’est stabilisée, l ’offre continuant de croître (parfois avec ruptures, crises …)  L ’INVERSION DE L ’OFFRE ET DE LA DEMANDE a changé radicalement les données de l ’économie des entreprises :




le client peut choisir et mettre en concurrence le repositionnement des acteurs économiques a modifié les rapports de force durablement la qualité monte et les prix baissent

 Se

construire un avantage concurrentiel est devenu vital  L ’entreprise doit donc s ’adapter aux changements pour survivre

4 05/05/99

Ses choix, sa stratégie  Dans

ce contexte, l ’entreprise doit faire des choix et définir sa stratégie :



ce qu ’elle veut devenir : c ’est son PROJET se construire UN AVANTAGE CONCURRENTIEL [excellence de ses produits, rapport qualité/prix, relation clients, innovation…]

 SA

STRATEGIE DONNE LA DIRECTION pour s ’adapter aux évolutions de l ’environnement  Son dispositif de pilotage permet l ’orientation et la focalisation sur les éléments essentiels de la stratégie  Son existence, sa survie dépendent avant tout de sa capacité à mobiliser et à canaliser les intelligences vers la réalisation de son projet : LE MANAGEMENT DU CHANGEMENT ET DE L ’INNOVATION ETANT CAPITAL 5 05/05/99

La qualité totale, déploiement de sa stratégie Recouvre

tout ce qui dans l ’entreprise va la mettre sur sa trajectoire depuis son projet, ses ambitions, jusqu’à la réalisation des objectifs de sa stratégie S ’appuie sur une politique d ’entreprise fondée sur LE PROGRES PERMANENT et son EFFICACITE GLOBALE :



orienter le management et le pilotage vers LE PROGRES créer toujours plus de COMPETENCES et avoir plus de PERFORMANCE

Le

management repose sur de nouvelles valeurs : efficacité humaine, anticipation, déploiement de la stratégie, accroissement de la valeur, qualité, simplicité des processus, innovation, recherche du progrès 6 05/05/99

Les outils et méthodes de la qualité  La

nécessité d’un progrès continu = exigence de base de la qualité  doit être conduit dans son application selon la séquence : P





Plan (planification, préparation)

A

Do (exécution, réalisation) Check (contrôle) Action (action corrective, amélioration)

D C

La roue de Deming

En recommençant dans des conditions d’environnement différentes mettant à profit les informations acquises du cycle précédent Progresser de façon continue implique en même temps :





de maintenir le niveau de performance et savoirs-faire acquis dans l ’ensemble des secteurs et processus : assurance qualité (normes ISO 9000) de mettre en œuvre un mode d’animation et de management s’appuyant sur l ’engagement des personnes 7 05/05/99

Qualité totale Assurance qualité

Management participatif

Maintien des acquis

Progrès continu

P A

D C

8 05/05/99

L ’approche d ’évaluation de la qualité par l ’E.F.Q.M.  Objectifs

de l ’E.F.Q.M.  La promotion de l ’AUTO-EVALUATION  Le processus d ’auto-évaluation permet :  

 La

d ’identifier les points forts de l ’entreprise et ses domaines à améliorer de se situer par rapport à un barème d ’excellence

qualité est abordée au sens large du terme :

Outre les aspects systèmes de gestion de la qualité (tels que ISO 9000, …)  Le questionnaire concerne notamment : la stratégie, l ’efficacité, le personnel, le management, les résultats … (9 aspects de l ’entreprise structurant 50 questions) 


E.F.Q.M. : European Foundation for Quality Management) 9 05/05/99

En conclusion  Des

méthodes et outils ne suffisent pas pour avoir un fonctionnement en qualité totale et générer le changement  Le progrès permanent et le management de l ’entreprise sont en fait la combinaison :
d ’un projet et de sa stratégie
d ’outils techniques, méthodes
d ’un mode d ’animation et de management favorisant la responsabilité et l ’engagement de chacun

10 05/05/99

Évaluation de la Qualité Comptable Concepts et approches

Comment définir la qualité ? Norme ISO 8402 : « ensemble des caractéristiques d ’une entité qui lui confèrent l ’aptitude de satisfaire des besoins exprimés et implicites » Entité = produit, activité ou processus voire organisme Processus = ensemble ordonné d ’activités qui délivre un produit ou un service à un même client (externe ou interne), lui apporte de la valeur et répond à une finalité

Trois préoccupations de la démarche qualité appliquée au domaine de la comptabilité

1. Les caractéristiques observables et mesurables du « produit comptable » 2. L’interface émetteur/utilisateur dans la relation de production/mise à disposition d ’informations comptables 3. L’aptitude à satisfaire les besoins par la maîtrise des processus fondamentaux. 12 05/05/99

La démarche qualité comptable Attentes Satisfaction ?

Besoins Restitutions S.I. comptables comptable comptables

Utilisateurs

Utilisateurs

Attentes => Besoins => Exigences =>spécifications =>restitutions = conformités aux exigences =>satisfaction

13 05/05/99

Le « produit comptable »
L

’ensemble des informations comptables mises à disposition de différentes catégories d ’utilisateurs pour répondre à leurs besoins
Une acceptation large de l ’information comptable Utilisateurs externes

Conventions et règles comptables générales

Spécifications internes

Utilisateurs internes Information = comptable

information + acte économique comptable 14 05/05/99

L ’interface entreprise / utilisateur La multiplicité des utilisateurs Utilisateurs externes 

Utilisateurs d’informations référentielles de synthèse











les porteurs : les actionnaires et/ou les intervenants sur les marchés financiers les partenaires : fournisseurs, clients, banques, cotraitants, organismes de recouvrement de créances … Les réglementaires : administration fiscale, organismes sociaux, comité d ’entreprise, tutelles, CREDOC, audit externe, … Les médias (relais de l ’image financière de l ’entreprise): analystes financiers, journaux financiers, agences de notation, ...

Utilisateurs internes 

Quatre niveaux d ’exploitation des données comptables et de gestion au sein de l ’entreprise







des catégories diverses d ’acteurs internes





Utilisateurs d ’information relationnelle Les tiers en relations avec l ’entreprise qui exploite des informations (renseignements) communiquées au « jour le jour » en réponse à leurs demandes (banques, fournisseurs, prestataires de services administratifs)

niveau direction niveau gestion niveau opérationnel niveau du contrôle indépendant (auditeur interne, inspection, …)








le groupe la direction générale et les directeurs fonctionnels la direction financière le service comptable la communication financière le contrôle de gestion le personnel

15 05/05/99

L ’interface entreprise / utilisateur 9 attributs génériques pour évaluer la qualité comptable

Satisfaction des besoinsNiveau 1Caractéristiques particulières variab

attentes

Comptes annuels Tableaux de bord Analyses de gestion

16 05/05/99

Définition des 9 attributs de la qualité comptable

Pertinence

Fiabilité

Délai / disponibilités

Clarté

Flexibilité

Caractère approprié au regard des décisions ou de l ’utilisation (valeur de prévision et valeur de confirmation) Niveau d ’altération introduit par l ’occurrence d ’erreurs, d ’omissions ou de manipulations non autorisées (exhaustivité de la capture + intégrité des données) Date de disponibilité « cible » implicite ou explicite pour être utile à la prise de décision ou à la modification du comportement Présentation ou contenu qui permet d ’obtenir une compréhension directe, rapide et sans risque de mauvaise interprétation des faits de la réalité économique décrite Aptitude à s ’adapter pour répondre à de nouveaux besoins explicites ou potentiels

17 05/05/99

Définition des 9 attributs de la qualité comptable

Vérifiabilité / preuve

Conformité aux référentiels

Neutralité

Comparabilité

Concordance observable entre les éléments d ’un état financier ou d ’une restitution comptable et les opérations ou les faits réels sous-jacents (exigences légales ou réglementaires en matière de preuve , chemin de révision, documentation et pièces justificatives) Respect des conventions et règles comptables générales et spécifications complémentaires internes à l ’entreprise Absence de biais de jugement introduit par l ’influence d ’un résultat recherché d ’avance dans la traduction de la situation financière, des faits économiques ou de l ’activité de l ’entreprise Mesure et présentation identique au cours de deux exercices consécutifs, ou vis-à-vis d ’entreprises présentant des caractéristiques économiques semblables 18 05/05/99

Maîtrise des processus comptables La boucle de qualité comptable Entreprise Conception des restitutions

Utilisateurs

Besoins d ’informations comptables

Analyse actions Evaluation correctives

Informations comptables

Utilisateurs

Production communication Procédures d ’évaluation/ analyse et actions correctives du système qualité => Maîtrise des processus comptables

19 05/05/99

Maîtrise des processus comptables Appréhender les activités comptables

Évaluer les dispositifs organisationnels du système qualité comptable

Les processus / systèmes de traitement information comptable et de gestion Planification Gestion Ge s Investissements A tion c Fo ur hats nis se ur s Synthèse Commercial Administration centralisation ventes Re ss Fin h um ou anc e me ai rce trés n ne s t ore rie s

Entrée Évènements informations

Processus Activités comptables

Sortie Prestations, informations, et restitutions comptables

Dispositifs organisationnels - Système qualité comptable
Règles
Documentation d ’organismes
Procédures de des référentiels traitement comptables
Procédures de
Veille traitement et de comptable et contrôle réglementaire
Analyse des
Spécification dysfonctionnements des restitutions et mesures comptables correctives 05/05/99


Procédures de contrôle des restitutions
Analyse des anomalies et mesures correctives
Évaluation des restitutions par les utilisateurs 20

Comment conduire le changement ? En conclusion : quelques approches et outils
Organiser

le système qualité comptable














Évaluer

l ’organisation








Piloter

l ’amélioration











Fonction comptable responsable du projet qualité comptable Objectifs d ’amélioration concertés avec les utilisateurs (contrats « clients internes ») « Contractualisation » interne sur les indicateurs de mesure de la qualité comptable Systèmes d ’identification d ’analyse / correction des dysfonctionnements Questionnaires de diagnostic de la qualité comptable (dispositif organisationnel) Audit, … Tableaux de bord Procédures d ’évaluation à l ’interface émetteur/utilisateur Implication/motivation des personnels comptables. Objectifs personnalisés Plan de formation qualité comptable

21 05/05/99

Évaluation de la Qualité de la fonction Comptable Proposition de méthodologie en milieu PME

Fonction comptable : l ’arbre de la qualité


Les produits & services du services comptable

Produits comptables Processus

Savoir compétences

Services à valeur ajoutée comptable

faire et génériques

Moyens humains Méthodes comptables

Outil informatique 23 05/05/99

Éléments de la qualité comptable Conformité aux besoins

Non-conformité aux besoins des utilisateurs

Prévention Évaluation (« à priori ») (« à posteriori »)

Système organisationnel apte à détecter et corriger au fur et à mesure les dysfonctionnements (roue de DEMING)

Défaillances

Audit délais non tenus
Facturation erronée
Non détection de situations anormales …ETC


= Coût de la qualité = Coût de la non-qualité 24 05/05/99

Coût de la qualité

Coût de la non-conformité Coût de la conformité Actuel Futur

Prévention

Evaluation

Défaillances

25 05/05/99

Proposition méthodologique Contrôle de la conformité à un référentiel standard

Six questionnaires :
Description des services rendus par la fonction comptable
Maîtrise du fonctionnement du service comptable
Maîtrise des méthodes comptables
Maîtrise des processus comptables
Maîtrise de l ’outil informatique
Contribution à la performance financière de l ’entreprise 150 points clés à contrôler 26 05/05/99

Les services rendus
Restitutions

de la fonction comptable
Communication
Mode de production de l ’information
Dialogue avec les « clients » de la Fonction Comptable (utilisateurs) = Garantie d ’une production « orientée clients » au quotidien

27 05/05/99

Les moyens humains
Mode

d ’organisation
Contrôle interne
Méthodes de management
Outils de suivi de la performance
Formation & information
Environnement de travail

Appliqué au service comptable

MAÎTRISE DES HOMMES = Garantie de la Qualité au quotidien 28 05/05/99

Les méthodes comptables Manuel comptable
Saisie
Abonnement
Inventaire
Evaluation des provisions
Imputation en résultat exceptionnel
Séparation des périodes
Engagement hors bilan
Planning des arrêtés
Archivage
Techniques de contrôle
Audit


MAÎTRISE DU SAVOIR-FAIRE = Garantie de la Qualité au quotidien 29 05/05/99

Les processus comptables

Pour chaque processus il faut établir, consigner par écrit et entretenir les procédures qui définissent la façon dont sont effectuées, maîtrisées et enregistrées les activités qui contribuent à la capture ou à la transformation d ’une information utilisée directement ou indirectement dans une restitution ayant un statut comptable (dans le respect des règles de contrôle interne) DES PROCESSUS SOUS CONTRÔLE = La clé de la boucle de la Qualité Comptable

30 05/05/99

Les moyens informatiques
Associations

des comptables à la définition des besoins
Maîtrise de l ’intégration des applications informatiques
Adéquation de l ’outil informatique
Utilisation d ’outils bureautiques ou d ’aide à la décision pour communiquer
Conformité des procédures & de la documentation informatique aux standards techniques MAÎTRISE DE L ’OUTIL INFORMATIQUE = Garantie de la Qualité au quotidien

31 05/05/99

La contribution à la performance financière de l ’entreprise
Optimisation

de la base fiscale
Implication dans la gestion opérationnelle
Fourniture aux gestionnaires d ’une aide à la décision
Interface Banque / Entreprise
Contribution à la sécurité réglementaire
Fonction efficiente = Production d ’une Valeur Ajoutée par la Fonction Comptable

32 05/05/99

Quelles utilisations possibles ? Utilisation directe par l ’entreprise
Evaluation par la Direction Générale de la performance de son service comptable dans le cadre d ’une démarche globale de Qualité
Auto-diagnostic par la Direction Comptable (instrument d ’amélioration continue de la qualité)
Applications spécifiques dans le cas d ’entreprises avec filiales (audit interne) Utilisation par un professionnel comptable libéral
Outil de prise de connaissance
Outil de diagnostic
Outil d ’audit 33 05/05/99

Démarche Qualité au sein de la fonction comptable d ’une grande entreprise

Plan
Spécificité

de la démarche qualité de la fonction comptable en grande entreprise
Une évolution progressive vers le zéro défaut et de l ’auto-diagnostic permanent
La démarche qualité en grande entreprise : un système de management complet
Qualité et fonction comptable : périmètre, produits, etc …
L ’outil de pilotage : le « Control Book »

35 05/05/99

La démarche qualité de la fonction comptable en grande entreprise a peu de spécificité


Démarche

détaillée et fonction comptable un projet d ’entreprise
Démarche qualité en grande entreprise même concepts que PME

36 05/05/99

La démarche qualité en grande entreprise : une évolution progressive vers le zéro défaut et l ’auto-diagnostic permanent
Contrôle

a posteriori


Méfiance


Contrôle


Analyse


Contrôle

a priori


Confiance

par extérieur des tâches


Auto-contrôle


Analyse

des processus

37 05/05/99

La démarche qualité en grande entreprise ne peut pas se réduire à un jeu d ’indicateurs


Objectif

Qualité de la fonction comptable  des « clients » satisfaits à meilleur coût
Méthode : Assurance Qualité  qualité des processus (« business process »)  qualité des contrôles internes (« business control »)
Moyen : outil de pilotage  « Control Book » Un système de management complet

38 05/05/99

La qualité en matière de fonction comptable se décline dans un domaine donné, pour des « clients » et des « produits » définis


Périmètre

de la fonction comptable une part de la convention
« Produits » de la fonction comptable résultats périodiques de gestion, comptes sociaux, requêtes sur la base de données comptables ...
« Clients » de la fonction comptable internes, externes

39 05/05/99

Limites de la fonction comptable ? (une certaine part de convention) Processus entreprise Système de gestion Processus Finance Processus comptable Processus centralisation Processus consolidation

40 05/05/99

Le « Control Book » recueil formalisé de l ’ensemble des éléments nécessaires pour être sûr en permanence, de disposer d ’une Assurance Qualité 6.Audits internes 7.Programmes/ listes d ’audit

5. ASCA(1) 4. Acceptation de risques

8.Diagrammes de circulation

3. Instructions / règles 2. Modes opératoires

9. Contrôles & validations

Auto-évaluation 11 notes + 1 note globale

1. Objectifs / mesures

10. Séparation de tâches 11. Risques / insuffisances

Mise à jour Contrôle permanent : permanente revue mensuelle par propriétaire BONNE SITUATION DE CONTRÔLE ASSURANCE QUALITE (1)

Auditabilité des systèmes de contrôle des applications 41 05/05/99

Le « Control Book »

Chapitre 1 Objectifs et mesures du processus • Objectif du processus • Limites du processus • Indicateurs de mesure (tableau de bord) • Acteurs : propriétaire, manager de processus • Relations Clients / Fournisseurs • Délégations

42 05/05/99

Le « Control Book » Chapitre 2 Modes Opératoires Chapitre 3 Chapitre 4 Répertoire des : Instructions et règles Acceptation des
Manuels de postes risques
Modes opératoires du processus

Répertoire des :
instructions
règles du groupe
déviations approuvées

Risques identifiés:
sécurité
Conformité aux standards de système de contrôle
plan d ’action 43

05/05/99

Le « Control Book »

Chapitre 5 Auditabilité des Systèmes de Contrôle des Applications (programme ASCA) • Standards de dispositif de contrôle pour toutes les applications informatiques traitant de l ’information pouvant impacter les résultats financiers • Documentation du dispositif • Ré-examen du dispositif à chaque modification de l ’application • Utilisation de check-listes

44 05/05/99

Le « Control Book »

Chapitre 6 Audits précédents
Liste des rapports d ’audits internes / externes
Listes des recommandations en cours de mise en place

Chapitre 7 Programme d ’audit
Dispositif d ’auto-évaluation
Utilisation des check-listes des auditeurs
Revue annuelle ou bi-annuelle

45 05/05/99

Le « Control Book »

Chapitre 8 Diagramme de circulation

Chapitre 9 Contrôles et validation


Schématisation du processus
Identification des points à risques du processus


Définition / explication des risques identifiés
Définir les actions prises pour minimiser les risques
Contrôles mis en place

Chapitre 10 Matrice de séparation des tâches
Recensement des tâches incompatibles

46 05/05/99

Le « Control Book »

Chapitre 11 Risques et insuffisances

• Recensement des faiblesses , risques, insuffisances, défauts etc …

• Plan d ’actions correctives • action • date • responsables

47 05/05/99

Les ingrédients de la démarche « Assurance Qualité » sont en place


Approche

par les processus

 identification des risques / des points de contrôles
Formalisation

de la prestation attendue

 relations clients / Fournisseurs, modes opératoires
Maîtrise

de la boucle qualité

 mesures, pilotage, actions correctives ...
Evaluation

en mode «auto-évaluation»

48 05/05/99

Auto-évaluation : check-liste de notation Processus Objectifs / mesures Modes opératoires Instructions / règles Acceptation de risques ASCA Audits récents Programmes / listes d ’audits Diagrammes de circulation Contrôles et validations Séparation des tâches Risques / insuffisances Note Globale

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