Manual De Adquisiciones Y Contrataciones Para Opp.pdf

CONVENIO DE CRÉDITO 4068 BO AIF - BANCO MUNDIAL

UNIDAD DE COORDINACIÓN NACIONAL Calle Casimiro Irusta Nº 2164 entre Crespo y Chaco Teléfono / Fax: (2) 211 43 32 e-mail: [email protected] La Paz - Bolivia

Manual de

UNIDAD OPERATIVA REGIONAL UYUNI Av. Colón y Avaroa S/N Teléfono / Fax: (2) 693 26 84 e-mail: [email protected] Uyuni - Bolivia

DQUISICIONES Y

UNIDAD OPERATIVA REGIONAL VALLES Calle Litoral esq. Benjamín Blanco, Bloque “D” Teléfono / Fax: (4) 455 86 36 e-mail: [email protected] Cochabamba - Bolivia UNIDAD OPERATIVA REGIONAL TRÓPICO Av. Irala Nº 421, Edif. Marincovich - Primer Piso Teléfono / Fax: (3) 339 88 52 e-mail: [email protected] Santa Cruz - Bolivia

CONTRATACIONES PARA ORGANIZACIONES DE PEQUEÑOS PRODUCTORES

Manual de

DQUISICIONES Y CONTRATACIONES PARA ORGANIZACIONES DE PEQUEÑOS PRODUCTORES

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

Índice

I.

Introducción ............................................................................................................

5

II.

Componentes .........................................................................................................

5

1.

Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios ....................................................

5

1.1 Comparación de Precios con Obtención de Cotizaciones para la Adquisición de Bienes y Servicios ...................

6

1.2 Comparación de Precios en Contratos de Obras ..............................

16

1.3 Contratación Directa/Compra de Bienes en existencia .....................

27

1.4 Por Cuenta de la Comunidad ............................................................

29

Contratación de Consultores ...........................................................................

29

2.

2.1

Contratación de Consultores Individuales ...................................

29

2.1.1

Términos de Referencia ..............................................................

29

3.

Firma de Contratos ..........................................................................................

45

4.

Control por parte de los interesados (Control Social) ......................................

45

5.

Grado de implicación de la Organización de pequeños productores ..............

45

6.

Control Interno .................................................................................................

45

7.

Revisión Posterior ............................................................................................

45

8.

Recepción de los Bienes .................................................................................

46

3

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

I Introducción El presente manual tiene el propósito de constituirse en una guía práctica para la aplicación de los procedimientos necesarios para la realización de Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios y la Contratación de Consultorías en las Alianzas Rurales a ser financiadas por el Proyecto de Alianzas Rurales (PAR). Este manual esta está diseñado para: a)

garantizar la economía y eficiencia en la adquisición de bienes y contratación de trabajos y servicios;

b)

asegurar la transparencia en el proceso de adquisición;

c)

garantizar que los licitadores que cumplen los requisitos necesarios tengan las mismas oportunidades para concursar en los procesos de adquisición de bienes y contratación de trabajos y servicios financiados por el PAR.

Para el cumplimiento de los puntos señalados, en las partes siguientes de este documento se proporcionarán, paso a paso, los procesos, las técnicas y los instrumentos de uso obligatorio para las Alianzas que manejen recursos del PAR.

II Componentes 1. Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios Adquisiciones son todas las compras que realizará la Organización de Pequeños productores con los recursos del PAR. La diferencia entre bienes, obras y servicios se establece a continuación: a) Bienes La adquisición de un bien es la compra de un elemento físico, es decir, que se puede ver, tocar y/o sentir. Una característica importante de los bienes, es que, por lo general son muebles, es decir, se pueden mover de un lugar a otro. Por ejemplo: palas, picos, semillas, tractores, cosechadoras, cajas, etcétera.

5

PROYECTO ALIANZAS RURALES

b) Obras La adquisición de una obra es la contratación de una construcción. Al igual que los bienes, una vez concluida la obra, se constituye en un elemento físico. Una característica importante de las obras es que por lo general son inmuebles, es decir, no se pueden mover de un lugar a otro. Por ejemplo: canales de riego, silos de almacenaje, etcétera. c) Servicio La adquisición de un servicio es la contratación de un trabajo específico cuya principal característica es que predomina el esfuerzo físico y no así el intelectual, no se constituye en un elemento físico, es decir, no se puede tocar o sentir. Por ejemplo: servicio mecánico (arreglo de maquinarias), etcétera.

Una vez aclaradas las diferencias entre bienes, obras y servicios, a continuación se explican los procesos aplicables a este tipo de adquisiciones.

1.1 Comparación de Precios con Obtención de Cotizaciones para la Adquisición de Bienes y Servicios La comparación de precios es un método de adquisición que se basa en la obtención de precios de diversos proveedores (en el caso de bienes y servicios), con un mínimo de tres cotizaciones que se puedan comparar. Este método se usa para obtener los mejores precios del mercado (el más bajo), se usa para adquirir bienes fáciles de obtener o productos a granel con especificaciones técnicas previamente definidas y de pequeño valor y servicios poco complejos. Estos procesos se formalizan mediante una orden de compra (documento administrativo de Adjudicación) o en contrato simplificado. Los términos o condiciones de la oferta presentada por el vendedor y aceptada por la Alianza deben incorporarse en la orden de compra o en el contrato simplificado.

6

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

26

Procedimiento (Tiempo estimado:

)

DIAS

Paso 1. Especificaciones Técnicas.- La Organización de pequeños productores deberá describir en detalle los requerimientos de los bienes que deben ser adquiridos. Por ejemplo: Esp ecificac

iones

Mochilas fumigadoras (Cantidad: 4 unidades) - Capacidad de 20 litros - Atomizador regulable Este punto es importante porque define la calidad de los bienes que serán adquiridos, además de establecer las características y particularidades de lo que se desea adquirir.

Paso 2. Presupuesto.- La Organización de pequeños productores preparará una estimación de los costos en base al mercado relacionado con la adquisición. Tiempo estimado:

3

DIAS

Paso 3. Invitación a presentar Cotizaciones.La Organización de pequeños productores deberá obtener cotizaciones de al menos COT IZAC tres proponentes. COT COT ION IZA IZAC ION 1

CION 2

3

La Carta de Invitación a Presentar Cotizaciones deberá contener la siguiente información: a) b) c) d) e)

El destinatario, plazo y lugar para enviar las propuestas. Las condiciones de pago. Descripción y especificaciones técnicas de los bienes y sus garantías. Cantidades de los bienes. Plazo y lugar de entrega de los bienes. Tiempo estimado:

3

DIAS

A continuación se incluye el Modelo de Carta de Invitación a Presentar Cotización.

7

PROYECTO ALIANZAS RURALES

ANEXO VI.2.12 (MOP - PAR)

Organización de pequeños productores Invitación a Presentar Cotización u Oferta para la Adquisición de Bienes Estimado ______________________________ [indicar el nombre del proveedor1]: 1. La Organización de pequeños productores, ________________________________ [insertar nombre de la Organización], tiene aprobado recibir recursos del Proyecto Alianzas Rurales (PAR) y se propone utilizar parte de estos recursos para efectuar pagos elegibles en virtud de la presente adquisición, que están mencionados en el Convenio suscrito el ______________________ [insertar fecha] con la Unidad Operativa Regional de __________________________ [insertar nombre de la UOR]. 2. _______________________________________________ [indicar el nombre del Contratante, es decir, de la Organización de pequeños productores] le invita a presentar cotizaciones para proveer el (o los) bien(es) indicados en el anexo adjunto. 3. PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS: Las cotizaciones deberán ser recibidas por el Comprador en la siguiente dirección, no más tarde del _________________ (insertar la fecha): En: ___________________________ (lugar y dirección de la Organización) 4. PERIODO DE VALIDEZ DE LAS COTIZACIONES: Las cotizaciones serán válidas por un periodo de ____ [insertar número de días] a partir de la fecha de suministro de la cotización. Toda oferta con un periodo de validez menor al requerido será rechazada por el Comprador por no ajustarse a las condiciones de esta invitación. 5. PAGOS: El precio ofrecido será fijo. La empresa presentará al Comprador la solicitud de pago por escrito, adjuntando facturas que describan, cuando proceda, los bienes entregados y los servicios realizados. El Comprador efectuará los pagos con prontitud, sin exceder en ningún caso un plazo de ______ [insertar número de días]. Les agradeceremos que nos comuniquen: a)

que han recibido la carta de invitación, y

b)

si presentarán o no una propuesta en forma individual o en asociación con otros.

Atentamente, (Insertar la firma, nombre y cargo del representante del Comprador, es decir, de la Organización de pequeños productores)

1 (En lo posible) invitar al menos a tres contratistas

8

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

ANEXO

i.

Especificaciones Técnicas

Cantidad

Características, ítems, accesorios, partes, piezas y otros detalles

ii.

Plan de entrega:

Lugar de entrega y cantidades

iii. Servicios adicionales requeridos Instalación y/o capacitación

4

Paso . Recepción de las Ofertas.- Las ofertas deberán recibirse en la fecha y hora límites y en el lugar especificado para su entrega en la Carta de Invitación a presentar cotizaciones. Tiempo estimado: D

10 IAS

5

Paso . Análisis y Evaluación de las Ofertas.- La Organización de pequeños productores debe conformar el Comité de Evaluación con al menos tres de sus miembros.

A continuación se incluye el Modelo de Carta de nombramiento de Comité de Evaluación.

9

PROYECTO ALIANZAS RURALES

Insertar nombre de la Alianza La Paz, … de ………. de 200... Señor: Juan García Miembro de la Alianza ……………………............................... ……………………………...................................................................... Miembro de la Alianza ……………………............................... ……………………………....................................................... Miembro de la Alianza ……………………............................... Presente.Ref.: Nombramiento Comité de Evaluación De mi consideración: A fin de proceder con la adquisición de.................................. …………………………………………………… [insertar el nombre de los bienes a adquirirse], mediante la presente se les nombra Comité de Evaluación, debiendo cumplir estas funciones con prontitud y dedicación exclusiva hasta la evacuación del Informe de Evaluación. Sin otro particular, saludo a ustedes muy atentamente.

cc. arch

Las ofertas recibidas deben abrirse al mismo tiempo y, en la medida de lo posible, en presencia de miembros de la Organización de pequeños productores. El Comité de Evaluación de la Organización de pequeños productores debe asegurarse que las ofertas cumplan con los requisitos de la Carta de Invitación a presentar Cotización. Con las ofertas que cumplan el punto anterior, se elaborará un informe y un cuadro comparativo y se seleccionará la oferta de menor precio. A continuación se incluye el Modelo de Cuadro y Acta de Evaluación de Propuestas.

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Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

ANEXO VI.2.18 (MOP - PAR)

Formulario Adquisición de Bienes Cuadro y Acta de Evaluación de Propuestas 1. Identificación - Organización de Pequeños Productores - Alianza 2. Localización

3. Adquisición de Bienes

Especificaciones Proponente Técnicas

Cumplimiento de Especificaciones Técnicas Cumple

No cumple

[Insertar el [Insertar las [Si la [Si la nombre de las Especifica- propuesta propuesta empresas ciones presentada presentada invitadas] Técnicas por la por la presentadas empresa empresa se por las cumple con lo aleja mucho empresas solicitado, de lo invitadas] marcar en solicitado, esta marcar en columna] esta columna]

[Insertar el nombre de la Organización] [Insertar el nombre de Alianza] Provincia : Cantón : Municipio : Sección : [Insertar el Detalle de los bienes a ser adquiridos]

Cantidad (1)

[La cantidad presentada debe ser igual a la solicitada en las Especificaci ones Técnicas de la Carta de Invitación]

Precio unitario (Bs) (2)

Unidad

[Las unidades estarán en función al tipo de bien a adquirirse]

PRECIO TOTAL (en bolivianos) (1) X (2)

[Insertar el [Insertar el precio por precio total cada unidad que resulta de presentada la en la anterior multiplicación columna] de la cifra de la Columna (Cantidad) con la cifra de la Columna (Precio Unitario)]

En la comunidad de.............................................................. [insertar el lugar donde se realiza la apertura], en fecha ............ de ....................... de 200... La Comisión Calificadora, después de haber revisado las Cotizaciones presentadas, recomienda adjudicar la compra al proponente: ................................................................................... [insertar el nombre del proponente] cuya Cotización cumple con las Especificaciones Técnicas requeridas y presenta el menor precio. Firman por la Comisión Calificadora: Nombre (insertar nombre)

Nombre (insertar nombre)

Nombre (insertar nombre)

Cargo (insertar cargo)

Cargo (insertar cargo)

Cargo (insertar cargo)

Organización de pequeños productores de: (insertar nombre)

Tiempo estimado:

5

DIAS

11

PROYECTO ALIANZAS RURALES

6

Paso . Adjudicación.- Sobre la base del Informe del Comité de Evaluación (ejemplo anterior), la Organización de pequeños productores informará al Comité de Administración de la Alianza sobre la recomendación de adjudicación decidida, adjuntando el proyecto de contrato u Orden de Compra para la decisión correspondiente. A continuación se incluye el Modelo de Contrato.

CONTRATO CB - Nº 00_/06 PROVISIÓN DE _________________ Este CONTRATO en adelante el “Contrato” se celebra en fecha __ de _________ de 200_, por una parte, la Organización de pequeños productores _________________, representado por Sr. ________________________ con CI. Nº __________ __, en adelante denominado el “Contratante”, con domicilio en ___________________________ y, por la otra, la Empresa ________________ representada por el Sr. __________________ con CI: _________ __, en adelante denominado el “Proveedor”, cuya oficina principal está ubicada en ________________. CONSIDERANDO QUE el Contratante tiene interés en que el Proveedor suministre el ________________ [insertar la descripción de los bienes que se están adquiriendo] que se señalan en la propuesta presentada. CONSIDERANDO QUE el Proveedor está dispuesto a suministrar dichos bienes, POR LO TANTO, LAS PARTES convienen en lo siguiente:

1. Bienes

(i)

El Proveedor suministrará los Bienes que se especifican en el Anexo A, “Especificaciones Técnicas”, que forma parte integral de este Contrato.

(ii) El Proveedor suministrará los Bienes de acuerdo a Especificaciones Técnicas mencionadas en el Anexo B, “Propuesta del Proveedor”. 2. Plazo

El Proveedor suministrará los Bienes solicitados en un período que se iniciará a la firma del presente Contrato hasta el __ de ________ de 200_, o durante cualquier otro período en que las Partes pudieran convenir posteriormente por escrito.

3. Pagos

A.

Monto máximo El Contratante pagará al Proveedor una suma no superior a Bs. ____________ (__[colocar la cifra en palabras] _)_ 00/100 bolivianos) por los Bienes entregados a la Organización de pequeños productores ____________ conforme a lo indicado

12

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

en el Anexo A. Dicha suma ha sido establecida en el entendido de que incluye todos los costos y utilidades para el Proveedor, así como cualquier obligación tributaria a que éste pudiera estar sujeto. B.

Calendario de pagos El calendario de pagos será el siguiente: Bs. __________ a la entrega por parte del proveedor del 20% o más de los Bienes contratados, Bs. __________ contra recibo por el Contratante de la totalidad de los Bienes ofertados a entera satisfacción de la Organización de Pequeños Productores. Bs. ___________ Total [insertar el monto que resulta de la suma de los pagos parciales]

C.

Condiciones de pago Los pagos se efectuarán, dentro de los 30 días contados a partir de la presentación por el Proveedor de las facturas al Coordinador designado en el párrafo 4.

4. Administración

A.

del proyecto

Coordinador El Contratante designa al Sr. _____________________ como Coordinador, quien será responsable de la recepción de los Bienes contemplados en este Contrato, la aceptación y aprobación por parte del Contratante de los Bienes que deban proporcionarse, y la recepción y aprobación de las facturas para cursar los pagos.

B.

Productos Los Bienes enumerados en el Anexo A, “Especificaciones Técnicas”, deberán ser entregados al Coordinador asignado, y constituirán la base para los pagos que deberán efectuarse conforme a lo indicado en el párrafo 3.

5. Calidad de los Servicios

El Proveedor se compromete a suministrar los Bienes de acuerdo con las características de calidad ofertadas en su propuesta mencionadas en el Anexo B.

6. Garantía

En el presente Contrato se determina que el Proveedor otorga al Contratante una garantía de los Bienes de un año calendario a partir de la fecha de la recepción definitiva de los mismos.

13

PROYECTO ALIANZAS RURALES

7. Cesión

El Proveedor no podrá ceder este Contrato o subcontratar ninguna parte del mismo, sin el consentimiento previo por escrito del Contratante.

8. Solución de controversias

Toda controversia que surja de este Contrato y que las Partes no puedan solucionar en forma amigable deberá someterse a proceso judicial/arbitraje conforme a la ley del país del Contratante.

POR EL CONTRATANTE

POR EL PROVEEDOR

Firmado por

Firmado por

Nombre:

Nombre:

Cargo:

Cargo:

Lista de Anexos Anexo A: Anexo B:

Especificaciones Técnicas Propuesta del Proveedor

A continuación se incluye el Modelo de Orden de Compra.

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Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

Modelo de Orden de Compra.

ORDEN DE COMPRA

Nº__________ (insertar el número correlativo que corresponde a la orden de compra)

1. Identificación - Organización de pequeños productores - Alianza 2. Localización

(Insertar el nombre de la Organización) (Insertar el nombre de Alianza) Provincia : Cantón : Municipio : (Insertar la Sección : fecha de PROVEEDOR: (Insertar el nombre o razón social del proveedor o vendedor) elaboración de DIRECCIÓN: (Insertar la dirección del proveedor o la orden de vendedor en base al cotización) Teléfono: Fecha: compra) Agradeceremos a Ud(s) se sirva(n) enviar los siguientes números de registro: NOTA: No se aceptan modificaciones en los términos, condiciones y precios estipulados en la factura proforma

Nº

DESCRIPCIÓN

(Insertar el (Detalle de los número de bienes que se registro) están adquiriendo)

UNIDAD

CANTIDAD

(Las unidades estarán en función al tipo de bien a adquirirse)

(La cantidad presentada debe ser igual a la solicitada en las Especificaciones Técnicas de la Carta de Invitación)

Bolivianos PRECIOS Unitario Total

(Insertar el precio por cada unidad presentada en la anterior columna)

(Insertar el precio total que resulta de la multiplicación de la cifra de la Columna (Cantidad) con de la cifra de la Columna (Precio Unitario)

0,00 Pedido por: (Insertar los datos del contador)

Autorizado por: (Insertar el nombre(s) del (los) representante(s) de la Alianza)

Nombre: (Insertar nombre) Cargo: (Insertar cargo) Conformidad de recepción: Fecha de recepción: (Insertar la fecha de Recepción de los bienes) Nombre del receptor: (Insertar los nombres y firmas del Comité de Recepción) FIRMA

FIRMA

FIRMA

Tiempo estimado:

5

DIAS

15

PROYECTO ALIANZAS RURALES

7

Paso . Firma del Contrato.- El Contrato o la Orden de Compra a suscribirse entre la Organización de pequeños productores y el Proveedor se efectuará en tres ejemplares originales. Una vez suscrito el contrato, de la manera mencionada en el párrafo anterior, un ejemplar deberá entregarse al interesado (vendedor), otro conservarse en el archivo general de contratos y, el tercer ejemplar, archivarse como parte de todo el proceso de adquisición. 1.2 Comparación de Precios en Contratos de Obras Al igual que en la comparación de precios con obtención de cotizaciones, hay que contar con al menos tres contratistas a quienes se les invita a presentar presupuestos mediante formularios simplificados. Dichos formularios contendrán una descripción de las obras, especificaciones detalladas y, de ser posible, dibujos. Los presupuestos recibidos deben abrirse al mismo tiempo y, en la medida de lo posible, en presencia de miembros de la Organización de Pequeños Productores. Por norma general, el contratista que ofrezca el precio más bajo será quien obtendrá la adjudicación del contrato. Los contratos para obras adjudicadas bajo esta modalidad serán a precio fijo y monto global.

Procedimiento (Tiempo estimado:

26 DIAS

)

1

Paso . Especificaciones Técnicas/Descripción de Obras.- La Organización de pequeños productores deberá describir en detalle los requerimientos de la obra. Este punto es importante por que definirá la calidad de la obra a ser contratada, además de establecer las características y particularidades de lo que se desea contratar.

2

Paso . Presupuesto.- La Organización de pequeños productores preparará una estimación de los costos en base al mercado relacionado con la contratación Tiempo estimado:

3

3

DIAS

Paso . Invitación a Presentar Cotizaciones.- La Organización de pequeños productores deberá obtener cotizaciones de al menos tres proponentes.

16

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

La Carta de Invitación a Presentar Cotizaciones deberá contener la siguiente información: a)

El destinatario, plazo y lugar para enviar las propuestas.

b)

Descripción de la Obra y especificaciones técnicas.

c)

Las condiciones de pago.

d)

Modelo de los Presupuestos.

e)

Plazo y cronograma de entrega de la obra. Tiempo estimado:

3

DIAS

A continuación se incluye el Modelo de Carta de Invitación a Presentar Cotización

17

PROYECTO ALIANZAS RURALES

ANEXO VI.2.13 (MOP - PAR)

Proyecto de Alianzas Rurales Organización de Pequeños Productores Carta de Invitación a Presentar Cotización u Oferta para la Contratación de Obras

Estimado ______________________________ [indicar el nombre del contratista1]: 1.

La Organización de pequeños productores _______________________________ [insertar nombre de la Organización] tiene aprobado recibir recursos del Proyecto Alianzas Rurales (PAR) y se propone utilizar parte de estos recursos para efectuar pagos elegibles en virtud de la presente contratación para la ejecución de Obras menores que están mencionadas en el Convenio suscrito el____________ [insertar fecha] con la Unidad Operativa Regional de ________________________ [insertar nombre de la UOR].

2.

La Organización de pequeños productores ________________________________ [Indicar el nombre del Contratante, es decir, de la Organización de pequeños productores] le invita a presentar ofertas para la construcción y terminación de las obras que se describen en las especificaciones técnicas y que se definen brevemente en el párrafo siguiente (3) y de acuerdo al formulario del presupuesto del anexo adjunto.

3.

Definición de las obras [Hacer una descripción de las obras, detallar las especificaciones técnicas y, de ser posible, adjuntar dibujos]. i. Ubicación de la obra: [Insertar el lugar donde la obra será ejecutada]. ii. Descripción de la obra: [Insertar el tipo de obra que se está contratando, por ejemplo: Canal de Riego o Silo de Almacenamiento]. iii. Especificaciones técnicas: [Insertar los elementos particulares que definirán la obra, por ejemplo: Tamaño de la obra (50 metros de largo x 0,50 metros de alto)]. iv. Servicios adicionales requeridos Capacitación y Asistencia Técnica para el buen uso de la Obra. [Costo incluido en el precio de la Obra].

1 (En lo posible) invitar al menos a tres contratistas

18

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

4.

La Organización de pequeños productores _____________________________ [indicar el nombre del Contratante] requiere: ___________________ [detalle de la obra concluida], en un plazo para la terminación de las obras a satisfacción de la Organización, hasta ________________ [indicar la fecha de entrega].

5.

PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS. Las ofertas deberán ser recibidas por el Contratante en la siguiente dirección, no más tarde del _________________ (insertar la fecha): En: ______________________________ (lugar y dirección de la Organización) Las ofertas presentadas en sobre cerrado incluyen una propuesta técnica según especificaciones técnicas y una económica que asegure la calidad de la Obra. La apertura de sobres se realizará el día ________ a horas ___________ en la dirección indicada en el párrafo anterior.

6.

CONSULTAS. Cualquier consulta a las especificaciones técnicas deberá ser realizada por escrito antes de 72 horas de la fecha tope de entrega de propuestas, consulta que merecerá una respuesta por escrito en 24 horas. La dirección para consultas es ___________________________________ [insertar dirección].

7.

PERIODO DE VALIDEZ DE LAS OFERTAS: Las ofertas serán validas por un periodo de ______ [insertar número de días] días a partir de la fecha de suministro de las ofertas. Toda oferta con un periodo de validez menor al requerido será rechazada por el Contratante por no ajustarse a las condiciones de esta invitación.

8.

PAGOS: El contrato es por suma global y precio fijo. El contratista presentara al Contratante la solicitud de pago por escrito, adjuntando facturas que describan, cuando proceda, las obras entregadas y los servicios realizados. El Contratista efectuara los pagos con prontitud, sin exceder en ningún caso un plazo de ______ [insertar número de días] días.

Les agradeceremos que nos comuniquen: a) que han recibido la carta de invitación, y b) si presentaran o no una propuesta en forma individual o en asociación con otros.

Atentamente. (Insertar la firma, nombre y cargo del representante del Comprador, es decir, de la Organización de pequeños productores)

19

PROYECTO ALIANZAS RURALES

ANEXO

MODELO DE PRESUPUESTO N° Designación de los tipos de costos

Unidad

Mano de obra

[Las unidades estarán en función al tipo de costo identificados en la obra]

Albañil Carpintero Obrero no calificado

h (Horas hombre) h h

1 2 3

Cantidad Precios unitarios Precio total Bs Bs [La cantidad presentada debe ser igual a la solicitada en las Especifica ciones Técnicas de la Carta de Invitación]

[Insertar el precio [Insertar el por cada unidad precio total presentada en la que resulta de anterior columna] la multiplicación de la cifra de la Columna (Cantidad) con la cifra de la Columna (Precios Unitarios)]

Porcentaje: TOTAL PARCIAL Materiales 1 2

Cemento Hormigón (especificación)

u (Unidad - Bolsas) m3

Porcentaje TOTAL PARCIAL Equipo 1 2

Tractor Excavadora

h (Horas máquina) h

Porcentaje TOTAL PARCIAL TOTAL GENERAL INFORMES, CALENDARIO DE ACTIVIDADES Y CRONOGRAMA DE ENTREGAS De acuerdo a Especificaciones Técnicas: Cronograma

Detalle del Hito (Grado de avance)

Fecha

i. Primera entrega [Insertar una etapa verificable de la [Insertar la fecha obra que justificará un pago o revisión] definida para el Hito de la anterior columna] ii. Segunda entrega iii. Tercera entrega iv. Cuarta entrega

20

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

4

Paso . Recepción de las Ofertas.- La Organización de pequeños productores deberá recibir las ofertas en la fecha y hora límites y en el lugar especificado para su entrega en la Carta de Invitación a Presentar Cotizaciones. Tiempo estimado:

10

DIAS

5

Paso . Análisis y Evaluación de las Ofertas.- La Organización de pequeños productores debe conformar el Comité de Evaluación con al menos tres de sus miembros. A continuación se incluye el Modelo de Carta de nombramiento del Comité de Evaluación.

Insertar nombre de la Alianza La Paz, … de ………. de 200.. Señor: Juan García Miembro de la Alianza Miembro de la Alianza Miembro de la Alianza Presente.-

Ref.: Nombramiento Comité de Evaluación De mi consideración: A fin de proceder con la contratación de

[insertar el nombre de la obra a contratarse], mediante la presente se les nombra Comité de Evaluación, debiendo cumplir estas funciones con prontitud y dedicación exclusiva hasta la evacuación del Informe de Evaluación. Sin otro particular, saludo a ustedes muy atentamente.

cc. arch

21

PROYECTO ALIANZAS RURALES

Las ofertas recibidas deben abrirse al mismo tiempo y, en la medida de lo posible, en presencia de miembros de la Organización de pequeños productores. El Comité de Evaluación de la Organización de pequeños productores debe asegurarse que las ofertas cumplan con los requisitos de la Carta de Invitación a presentar Cotización. Con las ofertas que cumplan el punto anterior, se elaborará un informe y un cuadro comparativo y se seleccionará la oferta de menor precio.

A continuación se incluye el Modelo de Cuadro y Acta de Evaluación de Propuestas.

22

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

ANEXO VI.2.17 (MOP - PAR)

Construcción de Obras Menores Cuadro y Acta de Evaluación de Propuestas 1. Identificación - Organización de Pequeños Productores - Alianza 2. Localización

3. Construcción de Obras Menores

Presentación de diseño Proponente Sí

No

El diseño presentado cumple con las Especificaciones Técnicas

[Insertar el nombre de la Organización] [Insertar el nombre de Alianza] Provincia : Cantón : Municipio : Sección : [Insertar el Detalle de las obras a ser contratadas] La calidad de materiales cumple con las Especificaciones Técnicas

El cronograma está de acuerdo con el calendario de actividades solicitado

PRECIO (en bolivianos)

Sí No Sí No Sí se No se Cumple cumple Cumple cumple adecua adecua

[Insertar el nombre de las empresas invitadas]

[Insertar el precio presentado por la empresa]

En la comunidad de.............................................................. [insertar el lugar donde se realiza la apertura], en fecha ............ de ....................... de 200... La Comisión Calificadora, después de haber revisado las propuestas presentadas, recomienda adjudicar la misma al proponente: ................................................................................... [insertar el nombre del proponente con la mejor oferta] cuya Propuesta Técnica cumple con las Especificaciones Técnicas requeridas y presenta el menor precio. Firman por la Comisión Calificadora: Nombre [insertar nombre]

Nombre [insertar nombre]

Nombre [insertar nombre]

Cargo [insertar cargo]

Cargo [insertar cargo]

Cargo [insertar cargo]

Organización de pequeños productores de: [insertar nombre]

Tiempo estimado:

3

DIAS

23

PROYECTO ALIANZAS RURALES

6

Paso . Adjudicación.- Sobre la base del Informe del Comité de Evaluación (ejemplo anterior), la Organización de pequeños productores informará al Comité de Administración de la Alianza sobre la recomendación de adjudicación decidida, adjuntando el proyecto de contrato para la decisión correspondiente. Tiempo estimado:

3

DIAS

A continuación se incluye el Modelo de Contrato.

CONTRATO CO - Nº 00_/06 CONSTRUCCIÓN DE _________________ Este CONTRATO en adelante el “Contrato” se celebra en fecha __ de _________ de 200_, por una parte, la Organización de Pequeños Productores _________________, representado por Sr. ________________________ con CI. Nº __________ __, en adelante denominado el “Contratante”, con domicilio en ___________________________ y, por la otra, la Empresa Contratista ________________ representada por el Sr. __________________ con CI: __________ __, en adelante denominado el “Proveedor”, cuya oficina principal está ubicada en __________________________. CONSIDERANDO QUE el Contratante tiene interés en que el Proveedor suministre la construcción de ________________ [insertar la descripción de la obra a ser contratada] que se señalan en la propuesta presentada. CONSIDERANDO QUE el Proveedor está dispuesto a suministrar este servicio, POR LO TANTO, LAS PARTES convienen en lo siguiente: 1. Bienes

(i)

El Proveedor entregará la Obra que se especifica en el Anexo A, “Especificaciones Técnicas y Descripción de la Obra”, que forma parte integral de este Contrato.

(ii) El Proveedor entregará la Obra de acuerdo a Especificaciones Técnicas mencionadas en el Anexo B, “Propuesta del Proveedor”. 2. Plazo

3. Pagos

El Proveedor suministrará la Obra solicitada en el periodo aprobado en el cronograma que se iniciará a la firma del presente Contrato hasta el __ de ________ de 200_, o durante cualquier otro período en que las Partes pudieran convenir posteriormente por escrito. A.

Monto máximo El Contratante pagará al Proveedor una suma no superior a Bs. ___________ (__[colocar la cifra en palabras] 00/100 bolivianos)

24

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

por la Obra entregada a la Organización de pequeños productores ____________ conforme a lo indicado en el Anexo A. Dicha suma ha sido establecida en el entendido de que incluye todos los costos y utilidades para el Proveedor, así como cualquier obligación tributaria a que éste pudiera estar sujeto. B.

Calendario de pagos El calendario de pagos será el siguiente: [los pagos a ser señalados a continuación deben coincidir con el cronograma presentado] Bs. __________ a la entrega por parte del proveedor del 20% o más de la Obra contratada, Bs. ___________ contra recibo por el Contratante de la Obra concluida a entera satisfacción de la Organización de Pequeños Productores. Bs. ___________ Total [insertar el monto que resulta de la suma de los pagos parciales]

C.

Condiciones de pago Los pagos se efectuarán, dentro de los 30 días contados a partir de la presentación por el Proveedor de las facturas al Coordinador designado en el párrafo 4.

4. Administración del proyecto

A.

Coordinador El Contratante designa al Sr. _____________________ como Coordinador, quien será responsable de la recepción de la Obra contemplada en este Contrato, la aceptación y aprobación por parte del Contratante de la Obra que deban proporcionarse, y la recepción y aprobación de las facturas para cursar los pagos.

B.

Productos Las Obras enumerados en el Anexo A, “Especificaciones Técnicas”, deberán ser revisadas por el Coordinador asignado, y constituirán la base para los pagos que deberán efectuarse conforme a lo indicado en el párrafo 3.

5. Calidad de los Servicios

El Proveedor se compromete a entregar la Obra de acuerdo con las características de calidad ofertadas en su propuesta mencionadas en el Anexo B.

6. Garantía

En el presente Contrato se determina que el Proveedor otorga al Contratante una garantía de la Obras de un año calendario a partir de la fecha de la recepción definitiva de la misma.

25

PROYECTO ALIANZAS RURALES

7. Cesión

El Proveedor no podrá ceder este Contrato o subcontratar ninguna parte del mismo, sin el consentimiento previo por escrito del Contratante.

8. Solución de controversias

Toda controversia que surja de este Contrato y que las Partes no puedan solucionar en forma amigable deberá someterse a proceso judicial/arbitraje conforme a la ley del país del Contratante.

POR EL CONTRATANTE

Firmado por

Firmado por

Nombre:

Nombre:

Cargo:

Cargo:

Lista de Anexos Anexo A: Anexo B:

26

POR EL PROVEEDOR

Especificaciones Técnicas Propuesta del Proveedor

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

7

Paso . Firma del Contrato.- El contrato o la Orden de Compra a suscribirse entre la Organización de pequeños productores y el Proveedor se efectuará en tres ejemplares originales. Una vez suscrito el contrato, de la manera mencionada en el párrafo anterior, un ejemplar deberá entregarse al interesado (vendedor), otro conservarse en el archivo general de contratos y, el tercer ejemplar, archivarse como parte de todo el proceso de adquisición.

1.3 Contratación Directa / Compras de bienes en existencia Por este método, un proveedor o contratista puede ser elegido sin tener que emplear los métodos de concurso descritos anteriormente. Este método se utiliza cuando solamente existe una posible fuente. Otras razones que justificarán la contratación directa podrían ser una urgencia, la necesidad de adoptar una determinada tecnología, o un segundo pedido idéntico. En la medida de lo posible, el precio contractual acordado debe estar dentro de las tarifas de mercado locales o de los cálculos establecidos. El procedimiento de contratación directa debe se aprobado por el Comité de la Organización de pequeños productores para evitar el riesgo inherente de compromiso.

A continuación se incluye el Modelo de Formulario Contratación Directa.

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PROYECTO ALIANZAS RURALES

ANEXO VI.2.09 (MOP - PAR)

Formulario Adquisición de Bienes Contratación Directa 1. Identificación - Organización de Pequeños Productores - Alianza 2. Localización

3. Adquisición de Bienes

Especificaciones Técnicas

Cantidad

[Insertar las especificaciones técnicas requeridas por la organización de productores]

[Insertar el nombre de la Organización] [Insertar el nombre de Alianza] Provincia : Cantón : Municipio : Sección : [Insertar el Detalle de los bienes a ser adquiridos]

Unidad

[Las [Insertar la unidades cantidad requerida estarán en función al por la organización tipo de bien a adquirirse] de productores]

Precio Precio total unitario (en bolivianos) (en bolivianos) [Insertar el [Insertar el precio por cada precio total que unidad cotizada resulta de la en la anterior multiplicación de columna] la cifra de la Columna (Cantidad) con la cifra de la Columna (Precio Unitario)]

En la comunidad de.............................................................. [insertar el lugar donde se realiza la adquisición directa], en fecha............de....................... de 200..... La Comisión de Adjudicación después de haber verificado la existencia de un solo proveedor en la zona y encontrándose el precio dentro de las tarifas de los mercados locales, recomienda adjudicar la compra al proponente: ................................................................................................................. [insertar el nombre del proveedor o vendedor identificado como el único proveedor de la zona] cuya Cotización cumple con las Especificaciones Técnicas requeridas. Firman por la Comisión Adjudicadora: Nombre [insertar nombre]

Nombre [insertar nombre]

Nombre [insertar nombre]

Cargo [insertar cargo]

Cargo [insertar cargo]

Cargo [insertar cargo]

Organización de pequeños productores de: [insertar nombre]

28

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

1.4 Por Cuenta de la Comunidad En el sistema llamado “Por cuenta de la Comunidad” la Organización de pequeños productores ejecuta la Obra utilizando sus propios recursos (mano de obra calificada y no calificada, materiales, equipamiento, etcétera) y puede subcontratar parte de la Obra, por ejemplo Diseño, Supervisión, Dirección de Obra, etcétera. Este planteamiento ofrece varias ventajas, las cuales impulsan a la Organización de pequeños productores. Además, es rentable (la Organización puede proporcionar los insumos a costos inferiores a los de mercado) y aporta una inyección de fondos a la Organización (por ejemplo, por medio del pago de jornales y materiales).

2.

Contratación de Consultores

Las consultorías son procesos mediante los cuales se contratan servicios de carácter intelectual tales como diseño de proyectos, asesoramiento, asistencia técnica, capacitadotes, estudios e investigaciones, etcétera. Las Organizaciones de pequeños productores posiblemente necesiten apoyo técnico al momento de la ejecución de sus Planes de Alianza. Dicho apoyo o Asistencia Técnica estará a cargo de consultores (personas físicas), los mismos que podrán contratarse bajo los siguientes métodos:

2.1 Contratación de Consultores Individuales La contratación de consultores individuales es la contratación de personas naturales o físicas, es decir, de un individuo que prestará sus servicios profesionales en el cumplimiento del objetivo para el que fue contratado. El objetivo de la consultoría así como el plazo de ejecución, las condiciones de trabajo, los productos requeridos y otros elementos que son importantes para la correcta selección del consultor deben estar definidos con claridad en los Términos de Referencia. 2.1.1

Términos de Referencia (TDRs)

Los Términos de Referencia o TDRs son en el instrumento más importante que se debe elaborar previo al inicio de cualquier contratación de consultores. Se constituyen en el documento en el cual se podrá escribir con el detalle que sea necesario, todos los requisitos que se necesiten para el cumplimiento del trabajo encomendado.

29

PROYECTO ALIANZAS RURALES

Los puntos importantes que deben incluirse en un TDR son los siguientes: -

Antecedentes (Información General).

-

Objetivo de la Consultoría.

-

Productos de la Consultoría.

-

Condiciones de Trabajo.

-

Forma de Pago.

-

Cronograma de Ejecución.

-

Perfil Mínimo requerido del Consultor.

Podrán incluirse otros puntos que se consideren necesarios, ya que pueden ser ampliados para mejorar su claridad.

A continuación se incluye el Modelo de Términos de Referencia.

30

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

Modelo de Términos de Referencia.

PROYECTO DE ALIANZAS RURALES CONSULTORIA: CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ASISTENCIA TÉCNICA “MEJORAMIENTO DEL PROCESO PRODUCTIVO EN EL CULTIVO DE HABA” TÉRMINOS DE REFERENCIA

1. ANTECEDENTES E INFORMACIÓN GENERAL El Proyecto Alianzas Rurales tiene como objetivo general el de mejorar el acceso al mercado de pequeños productores rurales, a través del financiamiento de Planes de Alianza, entre Organizaciones de pequeños productores y un agente de mercado. La Organización de pequeños productores: Asociación de Productores de Haba - Bolívar, ha constituido una Alianza Rural con la empresa Ascex Traiding S.R.L. para la compra-venta de Habilla, variedad Gigante Copacabana, en las cantidades y precios establecidos en el contrato. La Asociación de Productores de Haba - Bolívar, ha suscrito un convenio de transferencia de recursos con el Proyecto Alianzas Rurales, con destino a efectuar inversiones en máquinas, equipos, insumos y asistencia técnica enmarcados en el Plan de Alianza Bolívar - Ascex. Para llevar adelante la ejecución de las actividades del Plan de Alianza, la Asociación de Productores de Haba Bolívar, requiere la contratación de servicios de asistencia técnica, con el fin de alcanzar los objetivos y resultados programados. 2. OBJETIVO El servicio de asistencia técnica permitirá mejorar el manejo agronómico del proceso productivo del cultivo de haba, con el fin de consolidar los rendimientos y calidad del producto. 3. ELEMENTOS Y COMPONENTES DE LA CONSULTORÍA ACTIVIDADES 3.1 Programación de las actividades de asistencia técnica y resultados previstos cuantitativos y cualitativos. Y la planificación participativa de la organización de productores para la producción, cosecha y comercialización 3.2 La consultoría deberá establecer su aplicación práctica en un 80% y teórica 20%, contemplando las siguientes fases : a) b) c) d) e) f) g) h)

Preparación y manejo de suelos Caracterización e introducción de semilla variedad Gigante Copacabana. Mejoramiento de las labores culturales. Cosecha y postcosecha. Manejo y mantenimiento de maquinaria y equipos Implementación del control de calidad en el proceso productivo. Implementación de las medidas de mitigación y monitoreo ambiental. Costos de producción y comercialización.

3.3 Elaborar una base de datos para registro de producción, rendimientos por productor. 3.4 Presentar informes de avance de la asistencia técnica.

31

PROYECTO ALIANZAS RURALES

4. PRODUCTOS ESPECÍFICOS 4.1 Un documento avalado por los representantes de la organización de productores que presente la programación de la asistencia técnica y planificación de la organización de los productores para el proceso productivo, a los 10 días de firma de contrato. 4.2 Un documento aprobado por los representantes de la organización de productores, conteniendo los resultados cuantitativos y cualitativos alcanzados en el desarrollo de la asistencia técnica (incluir fotografías), al final de la ejecución del primer año de la alianza. 4.3 Un documento de informe final conteniendo los resultados alcanzados cuantitativos y cualitativos, anexando los datos relevantes de la asistencia técnica como los registros de producción, rendimientos, planillas de asistencia, fotografías y otros concernientes al desarrollo de la asistencia técnica. 5. CONDICIONES DE TRABAJO La consultoría desempeñará sus funciones bajo la dirección del comité de administración de la organización de productores. Desempeñara sus funciones en la región donde se desarrolle el Plan de Alianza y de acuerdo al cronograma establecido. Los costos de pasajes, viáticos y estadía se incluyen en el precio de la consultoria. 6. FORMA DE PAGO 30% a la presentación y aprobación certificada por la organización de productores del primer producto, 40% a la presentación y aprobación certificada por la organización de productores del segundo producto y 30% a la presentación y aprobación certificada por la organización de productores del tercer producto. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DE LOS SERVICIOS El contrato tendrá una duración establecido en el Plan de Alianza aprobado, iniciándose a partir de la firma de contrato, debiendo los proponentes ajustarse las actividades al ciclo de producción del producto. 7. PERFIL PARA LA CONSULTORÍA • • • • • •

Formación académica en Ingeniería Agronómica o Técnico Superior en Agronomía. Al menos 5 años de experiencia profesional. Al menos 2 años de experiencia en el rubro relacionado al Plan de Alianza. Experiencia en producción orgánica de cultivos. Experiencia relacionada a trabajos de consultoria por resultados Capacidad de transmitir conocimientos en idiomas nativos.

Nota: ESTOS TÉRMINOS DE REFERENCIA, SON ENUNCIATIVOS Y DE ORIENTACIÓN, NO SON LIMITATIVOS, POR LO QUE EL PROPONENTE SI ASÍ LO DESEA Y A OBJETO DE DEMOSTRAR SU HABILIDAD EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO PUEDE MEJORARLO, OPTIMIZANDO EL USO DE LOS RECURSOS.

32

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

Procedimiento (Tiempo estimado:

23

)

DIAS

1

Paso . Términos de Referencia (TDRs).- La Organización de pequeños productores elaborará los TDRs de la consultoría, verificará su consistencia con la matriz de programación y los remitirá a la Unidad Operativa Regional del - PAR (UOR - PAR) para su revisión y la no objeción correspondiente, si corresponde.

Tiempo estimado:

5

DIAS

2

Paso . Revisión UOR-PAR/No Objeción Interna.- La UOR-PAR considerará la documentación recibida y emitirá no objeción de los TDRs y dará su conformidad para que la Organización de pequeños productores continúe con el proceso de contratación de los servicios de consultoría. Tiempo estimado:

5

DIAS

3

Paso . Identificación de Consultores.- La Organización de pequeños productores podrá identificar consultores mediante la publicación de un anuncio en prensa (Llamado a Expresiones de Interés) y mediante invitaciones a más de tres consultores, con la finalidad de obtener candidatos para trabajos bajo la modalidad de Consultoría Individual, sin embargo, será necesario identificar al menos tres candidatos. Esta invitación podrá ser realizada a través de una publicación, de referencias o contactos directos por parte de la Organización de pequeños productores.

A continuación se incluye el Modelo de Llamado a Expresiones de Interés.

33

PROYECTO ALIANZAS RURALES

PROYECTO ALIANZAS RURALES

Ministerio de Desarrollo Rural, Agropecuario y Medio Ambiente

ORGANIZACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES: .............................................. (insertar nombre de la Organización) LLAMADO A EXPRESIONES DE INTERÉS PARA LA CONFORMACIÓN DE LISTA CORTA EMPRESA CONSULTORA PARA LA EJECUCIÓN DE TALLERES Y EVENTOS EN LA UNIDAD CENTRAL (LA PAZ) Y LAS REGIONALES (SANTA CRUZ, COCHABAMBA Y UYUNI) El Proyecto de Alianzas Rurales (PAR) institución desconcentrada del Ministerio de Desarrollo Rural, Agropecuario y Medio Ambiente, en el marco de la norma del financiador (Banco Mundial), se dispone a realizar la contratación de una empresa consultora para la Ejecución de Talleres y Eventos en la Unidad de Coordinación Nacional (La Paz) y las Unidades Operativas Regionales (Santa Cruz, Cochabamba y Uyuni). Para este efecto, se solicita a todas las empresas consultoras afines al objeto de la contratación, sírvanse remitir a las oficinas del Proyecto de Alianzas Rurales, ubicadas en la Calle Casimiro Irusta Nº 2164, Telf. 2114332 Fax 2114332, la siguiente documentación: - Carta de Presentación con la referencia; Respuesta a la Convocatoria de expresiones de Interés, dirigida al Proyecto de Alianzas Rurales y firmada por el representante legal. - Adjunto a la Carta de Presentación, el Currículum Institucional en no más de 4 páginas, donde se indique específica y puntualmente su experiencia en años y cantidad de trabajos realizados que estén relacionados a la organización y realización de eventos participativos en el ámbito rural y en ciudades capital. La presentación de la documentación solicitada podrá ser realizada hasta las 11:00 a.m. del viernes 26 de abril de 2007. La Lista Corta a conformarse no será menor a 3 y mayor a 6 empresas consultoras. Las consultas serán atendidas en las oficinas del Proyecto de Alianzas Rurales, ubicadas en la Calle Casimiro Irusta Nº 2164, o en el Teléfono/Fax 2114332.

La Paz, 20 de mayo de 200...

34

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

A continuación se incluye el Modelo de Carta de Invitación a Consultor Individual.

ANEXO VI.2.14 (MOP - PAR)

Carta de Invitación Consultor Individual (Lugar), (día) de (mes) de (año) Cite Nº 000/200_

Señor Nombre del Consultor Dirección Presente.La Organización de pequeños productores, ___________________________ [insertar nombre de la Organización], tiene aprobado recibir recursos del Proyecto Alianzas Rurales (PAR) y se propone utilizar parte de estos recursos para efectuar pagos elegibles en virtud del presente proceso de contratación que está mencionado en el Convenio suscrito el____________ [insertar fecha] con la Unidad Operativa Regional de __________________________ [insertar nombre de la UOR]. Con esta finalidad la Organización de pequeños productores, __________________ [insertar nombre de la Organización] esta invitando a tres profesionales, adjuntado a esta invitación los Términos de Referencia. En virtud de la presente invitación, agradeceremos que nos comunique que ha recibido esta carta de invitación y nos envíe la solicitud de trabajo, hasta el día de mes de año, adjuntando su Curriculum Vitae y aspiración salarial, en sobre cerrado, bajo el rotulo de “[insertar nombre de la consultoría]”, a las oficinas de la Organización de pequeños productores, ____________________ [insertar nombre de la Organización] ubicadas en [insertar dirección]. Con este motivo saludo a usted atentamente,

Firma: Nombre [insertar nombre]

Nombre [insertar nombre]

Cargo [insertar cargo]

Cargo [insertar cargo]

Organización de Pequeños Productores de: [insertar nombre]

35

PROYECTO ALIANZAS RURALES

En función a lo señalado en el punto anterior, será responsabilidad de la Organización de pequeños productores identificar a candidatos para la realización del trabajo requerido. Es importante contar con al menos tres Curriculum Vitae para realizar una comparación de calificaciones más justa y transparente de los candidatos. Sin embargo, es posible que para trabajos complejos sólo se pueda identificar un candidato con las calificaciones requeridas. En estos casos, se deberá demostrar mediante un Informe Simplificado la imposibilidad de obtener más candidatos.

Tiempo estimado:

5

DIAS

4

Paso . Selección de Consultor.- Una vez identificado al candidato ganador, la Organización de pequeños productores deberá elaborar un breve informe mediante el cual se explique el proceso de evaluación y selección.

A continuación se incluye el Modelo de Informe de Evaluación Consultor Individual.

36

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

ANEXO VI.2.15 (MOP - PAR)

UNIDAD DE COORDINACIÓN NACIONAL PROYECTO DE ALIANZAS RURALES “UCN-PAR”

INFORME DE EVALUACIÓN CONSULTOR INDIVIDUAL

UCN-PAR/BM N° 000/200..

FECHA:

(Lugar), (día), (mes), 200.. ______________________(insertar nombre)

A:

Operador Operativa Regional de____________ (insertar nombre) Proyecto de Alianzas Rurales

DE:

Nombre y Apellidos Nombre y Apellidos Cargo: Cargo: Responsables de la Organización de pequeños productores:_________

REF.:

Informe de Evaluación Consultoría: Para [Insertar nombre de la consultoría]

ANTECEDENTES: La Organización de pequeños productores, _______________________________(insertar nombre de la Organización), tiene aprobado recibir recursos del Proyecto Alianzas Rurales (PAR) y se propone utilizar parte de estos recursos para efectuar pagos elegibles en virtud de la presente contratación para la ejecución de Consultoría que están mencionadas en el Convenio suscrito el____________ (insertar fecha) con la Unidad Operativa Regional de __________________________ (insertar nombre de la UOR) (Insertar un resumen de los objetivos de la consultoría) por ejemplo: 1. Un estudio completo que justifique o explique el grado de cumplimiento. 2. Revisión en forma semestral de parámetros de avance aceptables y realistas. Con esta finalidad, la Organización de pequeños productores, ha elaborado los Términos de Referencia para la elaboración del mencionado estudio, bajo el método de Consultoría individual.

1. INVITACIÓN A CONSULTORES En fecha (día) de (mes) de 200_, la Organización de pequeños productores ha invitado a número consultores a presentar propuestas, dando un plazo de presentación hasta el (día) de (mes) de 200_.

2. PRESENTACIÓN DE OFERTAS En fecha (día) de (mes) de 200_, presentaron sus ofertas los siguientes consultores: [insertar los nombres de los consultores que contestaron la invitación]. La apertura de sobres se efectuó el (día) de (mes) de 200_ verificándose que contenían el curriculum vitae, la propuesta técnica, la propuesta económica de cada consultor.

3. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN A continuación se definen los criterios de calificación que se utilizaron en la evaluación curricular y la calificación de las propuestas presentadas por los consultores.

37

PROYECTO ALIANZAS RURALES

FORMACIÓN PR0FESIONAL: Licenciatura o Maestría en áreas socio-económicas. El consultor obtiene 5 puntos si cumple el criterio. ESPECIALIDAD EN ……………….: Postgrado y/o Maestría. El consultor obtiene 5 puntos si cumple el criterio. EXPERIENCIA GENERAL…………..: Mínima de …… años en el ejercicio profesional. El consultor obtiene 5 puntos si cumple el criterio. EXPERIENCIA ESPECÍFICA EN……………: (el tema de la consultoría por número de trabajos realizados) El consultor obtiene 10 puntos por trabajo realizado hasta 20 puntos. _________________: El consultor obtiene 10 puntos por trabajo realizado hasta 20 puntos. _________________: El consultor obtiene 1 punto por trabajo hasta un máximo de 5 puntos. Si corresponde incluir lo siguiente: PROPUESTA TÉCNICA: El consultor obtiene 15 puntos si mejora los Términos de Referencia; 10 puntos si se adecua a los mismos. PROPUESTA FINANCIERA: El consultor obtiene 20 puntos si su propuesta tiene el costo más bajo. Para los demás consultores la propuesta financiera se calcula en forma proporcional. (Este cuadro debe construirse sobre la base de los productos a entregar en función a los TDRs)

4. CUADRO DE EVALUACIÓN

No. 1 2 3 4 5 6

CRITERIOS DE EVALUACIÓN Formación profesional

PUNTAJE ASIGNADO 5

Consultor Consultor Consultor [insertar [insertar [insertar nombre nombre del nombre del del consultor consultor consultor invitado] invitado] invitado] [insertar los puntajes obtenidos por los consultores]

Especialidad en: 5 Experiencia general: 10 Experiencia específica en: 20 Experiencia específica 20 Conocimientos específicos en gestión administrativa y financiera de entidades 5 públicas ante organismos internacionales 7 Propuesta técnica 15 8 Propuesta Financiera 20 TOTAL 100 Primero………………………………………………………………… Orden de calificación Segundo ………………………………………………………………… Tercero………………………………………………………………… [Insertar los nombres de los consultores según el orden de los puntajes obtenidos]

38

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

RECOMENDACIÓN: Se recomienda la Contratación del Sr. ____________________ [insertar el nombre del consultor mejor calificado] por haber obtenido el mayor puntaje de evaluación ponderada. Firma:

Nombre [insertar nombre]

Nombre [insertar nombre]

Cargo [insertar cargo]

Cargo [insertar cargo]

Organización de Pequeños Productores de: [insertar nombre] (Lugar) (día) de (mes) de 200....

Con la aprobación de la Organización de pequeños productores, este informe deberá ser enviado a la Unidad Operativa Regional del PAR (UOR-PAR) para su revisión y aprobación, incluyendo la siguiente documentación: a) Términos de Referencia aprobados; b) Curriculum Vitae de los candidatos; c) Cuadro Comparativo de calificaciones; d) Contrato Borrador; y e) Nota solicitando la contratación. Tiempo estimado:

3

DIAS

5

Paso . Revisión UOR-PAR/No Objeción Interna.- La UOR-PAR considerará la documentación recibida, verificará su adecuación a las normas del financiador y, de ser procedente, dará su conformidad y autorizará la firma del contrato. De existir observaciones, la UOR-PAR devolverá la documentación a la Organización de pequeños productores para su corrección. Tiempo estimado:

5

DIAS

A continuación se incluye el modelo de Contrato.

39

PROYECTO ALIANZAS RURALES

Contrato de Servicios de Consultoría Individual Nº CI-0__/06 ESTE CONTRATO (el “Contrato”) se celebra en este __ de ________ de 200_, entre la Organización de Pequeños Productores, representado por el Sr. _________________________ CI. Nº _________ ___, en adelante denominado (el “Contratante”), con domicilio en ____________________ y el Sr. ____________________, con CI N° _________ __, cuya dirección está ubicada en ________________________en adelante (el “Consultor”). CONSIDERANDO QUE el Contratante tiene interés en que el Consultor preste los servicios que se señalan a continuación, y CONSIDERANDO QUE el Consultor está dispuesto a prestar dichos servicios, POR LO TANTO, LAS PARTES convienen en lo siguiente: 1. Servicios

(i)

El Consultor prestará los servicios de “____________ _____________” [Insertar el nombre de la Consultoria], que se especifican en el Anexo A, “Términos de referencia y alcance de los Servicios”, que forma parte integral de este Contrato.

(ii) El Consultor prestará los servicios acorde con la evaluación de su Currículo Vitae que se enumera en el Anexo B. (iii) El Consultor presentará los productos al Contratante en la forma y dentro de los plazos indicados en inciso __ [Indicar el número o inciso de los TDRs que establece Plazos]. del Anexo A, “Términos de referencia y alcance de los Servicios”. 2. Plazo

3. Pagos

El Consultor prestará los Servicios durante el período de ______ (_) meses que se iniciará el __ de _________ de 200_, o durante cualquier otro período en que las Partes pudieran convenir posteriormente por escrito. A.

Monto máximo El Contratante pagará al Consultor una suma no superior a Bs. __________ (__[colocar la cifra en palabras]________ 00/100 Bolivianos) por los Servicios prestados conforme a lo indicado en el Anexo A. Dicha suma ha sido establecida en el entendido de que incluye todos los costos y utilidades para el Consultor, así como cualquier obligación tributaria a que éste pudiera estar sujeto.

B.

Calendario de pagos El calendario de pagos será el siguiente: [los pagos a ser señalados a continuación deben coincidir con el plan de pagos de los TDRs]

40

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

Bs. ______________ Contra presentación y aprobación de la propuesta metodológica y plan de trabajo [Insertar los productos inscritos en los TDRs]. Bs. ___________ Contra presentación y aprobación de los alcances y contenidos [Insertar los productos inscritos en los TDRs]. Bs. ___________ Contra presentación y aprobación del Informe Final [Insertar los productos inscritos en los TDRs]. Total: Bs. ___________ [Insertar el monto que resulta de la suma de los pagos parciales] C.

Condiciones de pago Los pagos se efectuarán dentro de los 30 días contados a partir de la presentación por el Consultor de las facturas al Coordinador designado en el párrafo 4.

4. Administración del proyecto

A.

Coordinador El Contratante designa al Sr. _______________, como Coordinador del Contratante, quien será responsable de la coordinación de las actividades contempladas en este Contrato, la aceptación y aprobación de los informes u otros elementos que deban proporcionarse, asimismo, la recepción y aprobación de las facturas para cursar los pagos.

B.

Informes Los productos enumerados en el Anexo A, “Términos de referencia y alcance de los Servicios”, deberán ser presentados durante el desarrollo de las actividades asignadas, y constituirán la base para los pagos que deberán efectuarse conforme a lo indicado en el párrafo 3.

5. Calidad de los Servicios

6. Confidencialidad

El Consultor se compromete a prestar los Servicios de acuerdo con las normas más elevadas de competencia e integridad ética y profesional. El Consultor deberá reemplazar sin demora a cualquier empleado que haya sido asignado a un trabajo en virtud de este Contrato cuyo desempeño sea considerado insatisfactorio por el Contratante. Durante la vigencia de este Contrato y dentro de los dos años siguientes a su término, el Consultor no podrá revelar ninguna información confidencial o de propiedad del Contratante relacionada con los Servicios, este Contrato o las actividades u operaciones del Contratante sin el consentimiento previo por escrito de este último.

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PROYECTO ALIANZAS RURALES

7. Propiedad de los materiales

Todos los estudios, informes, gráficos, programas de computación u otros materiales preparados por el Consultor para el Contratante en virtud de este Contrato serán de propiedad del Contratante. El Consultor podrá conservar una copia de dichos documentos.

8. Prohibición al Consultor de participar en ciertas actividades

El Consultor conviene en que, tanto durante la vigencia de este Contrato como después de su terminación, ni el Consultor ni ninguna entidad afiliada a éste podrá suministrar bienes, construir obras o prestar servicios (distintos de los Servicios y de cualquier continuación de los mismos) para cualquier proyecto que se derive de los Servicios o esté estrechamente relacionado con ellos.

9. Seguros

El Consultor será responsable de contratar los seguros pertinentes.

10. Cesión

El Consultor no podrá ceder este Contrato o subcontratar ninguna parte del mismo, sin el consentimiento previo por escrito del Contratante.

11. Ley e idioma por los que se regirá el Contrato 12. Solución de controversias

El Contrato se regirá por las leyes de Bolivia, y el idioma del Contrato será en castellano. Toda controversia que surja de este Contrato y que las Partes no puedan solucionar en forma amigable deberá someterse a proceso judicial/arbitraje conforme a la ley del país del Contratante.

POR EL CONTRATANTE

POR EL PROVEEDOR

Firmado por

Firmado por

Nombre:

Nombre:

Cargo:

Cargo:

Lista de Anexos Anexo A: Anexo B:

42

Términos de referencia y alcance de los Servicios Currículum Vitae del consultor

Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

6

Paso . Firma del Contrato.- El contrato a suscribirse entre la Organización de pequeños productores y el Consultor será el mismo que fue presentado con el informe de evaluación, será firmado en tres ejemplares originales. Una vez suscrito el contrato, de la manera mencionada en el párrafo anterior, un ejemplar deberá entregarse al interesado (consultor), otro conservarse en el archivo general de contratos y, el tercer ejemplar, archivarse como parte de todo el proceso de contratación.

7

Paso . Informes para pago de honorarios de consultores.- Tal cual fueron inscritos en los TDRs, el consultor contratado presentará los productos solicitados, los cuales deben ser evaluados por la Organización de pequeños productores. A continuación se incluye el Modelo de Formulario de Aprobación de Informe y Solicitud de Pago de Servicios de Consultoría.

43

PROYECTO ALIANZAS RURALES

ANEXO VI.2.16 (MOP - PAR)

FORMULARIO DE APROBACIÓN DE INFORME Y SOLICITUD DE PAGO DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA [Insertar el nombre del consultor]

2. Nº de Contrato:

(Consultor)

[Insertar el número de contrato]

1. Nombre: 3. Consultoría:

[Insertar el nombre de la consultoría e identificar los objetivos de esta]

4. Unidad Operativa Regional:

[Insertar el nombre de la Unidad Operativa Regional (UOR) responsable de la coordinación con la Alianza que ejecuta la consultoría]

5. - Organización de Pequeños Productores - Alianza

[Se insertara el nombre legal de la Organización o de la Alianza según corresponda]

6. Localización

Provincia Cantón Municipio Sección

7. Productos a entregar:

[Indicar según contrato y de acuerdo a la forma de pago el (los) producto(s) aprobado(s), identificar el producto. (Ej. 1er pago: Entrega del producto Nº __ XXY)]

8. Autoridad(es) de la Organización de Pequeños Productores o Alianza que Aprueba(n) el (los) Producto(s)

Nombre: [Insertar el(los) nombre(s) y cargo(s) de las persona(s) autorizada(s) de aprobar el (los) Producto y coordinar las actividades del Contrato] Cargo: [Insertar cargo] Nombre: [Insertar nombre] Cargo: [Insertar cargo]

: : : :

[Insertar datos según corresponda] [Insertar datos según corresponda] [Insertar datos según corresponda] [Insertar datos según corresponda]

Aprobada la calidad de (los) productos (informes) y estando los mismos conforme a los términos de referencia de la consultoría, se solicita efectuar los pagos correspondientes de acuerdo a contrato. Firma:

Firma:

Nombre:

Nombre:

CI:

CI:

9. Validación de procedimientos y documentos efectuada por:

Nombre: [Especialista de la UOR responsable de la validación de procedimientos, documentos y de la solicitud de pago] Cargo: [Insertar cargo] Firma: Fecha: ________________________

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Manual de Adquisiciones y Contrataciones para Organizaciones de Pequeños Productores

3. Firma de Contratos Todos los contratos emergentes de la aplicación de los procesos explicados en los modelos de contratos deben ser firmados por los representantes de las Organizaciones de pequeños productores, que previamente hayan sido oficialmente designados para cumplir esa responsabilidad.

4. Control por parte de los interesados (Control social) La Organización de pequeños productores participa directamente en la gestión de los fondos asignados a la Organización de pequeños productores. El Comité de Administración encargado deberá presentar rendiciones de cuenta a sus asociados en cumplimiento a su reglamento.

5. Grado de implicación de la Organización de pequeños productores Los controles internos y la gestión financiera de una Alianza deben ser de satisfacción de todos los miembros de la Organización de pequeños productores. Para que esto ocurra es necesario que los beneficiarios y demás partes implicadas estén bien informados, en todo momento y a todos los niveles, acerca de sus prerrogativas, derechos y obligaciones, así como de los costos y beneficios del proyecto. Esta información debe ser transmitida de manera comprensible para todas las partes implicadas. Cuando alguno de los beneficiarios sea analfabeto, se puede incluso recurrir a ilustraciones u otro medio que sea adecuado. Los resúmenes de gastos de la Alianza y la información sobre adquisiciones serán anunciados en un lugar público (por ejemplo, en el exterior del salón de actos del pueblo o de un lugar de reuniones), para que, de esta forma, la información sea de dominio público.

6. Control interno La realización de actividades de Control Interno se efectuará por parte del Comité de Monitoreo de la Organización de pequeños productores que hubieran recibido capacitación al respecto, como parte integral del sistema de control.

7. Revisión posterior El Proyecto de Alianzas Rurales, a través de sus Unidades Regionales Operativas, está facultado para realizar, directamente o a través de terceros, auditorías y revisiones posteriores de los procesos de compra realizados por la Organización de pequeños productores.

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PROYECTO ALIANZAS RURALES

8. Recepción de los bienes La recepción provisional y la recepción definitiva de los bienes adquiridos estarán a cargo de una Comisión de Recepción, que para estos fines designe la Organización de pequeños productores. Los miembros de la Comisión presentarán un informe señalando haber recibido todos los bienes comprados a través del proceso de adquisición. A tiempo de efectuarse la recepción de los bienes, la Organización de pequeños productores tendrá la responsabilidad de levantar un inventario pormenorizado de cada ítem recibido, el mismo que deberá estar conforme con el contrato de adquisición y que servirá de base para la contabilización de los bienes de la Alianza. Se deberá autorizar el pago respectivo al proveedor o vendedor, solamente cuando se haya recibido de manera definitiva la totalidad de los bienes adquiridos según contrato. En cualquier momento antes y durante la recepción provisional y hasta la recepción definitiva de los bienes adquiridos, la Organización de pequeños productores permitirá a delegados del PAR que efectúen observaciones, debiendo cumplir con las recomendaciones que se hagan.

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