Ms Project 2010 - Savjeti I Trikovi

OČEKIVANJA • DA

NE Nećemo proći sve Ja NE ZNAM SVE

– MS PROJECT 2010 Professional – Najznačajnije dijelove – Najčešće greške – Prilika za daljnje učenje

1

1

Kreiranje novog projekta

2

2

3

3

KOJU VERZIJU MS PROJECTA IMAM

4

5

5

6

6

7

7

8

8

9

9

10

10

11

11

12

12

13

13

14

14

15

15

Ako je radno vrijeme od 08:00 do 12:00 dobivamo sljedeće:

Task 1: 21.03 – 4 sata, 22.03 – 4 sata = 8 sati Task 2: 21.03-24.03 po 4 sata = 4 X 4 = 16 sati Z A Š T O su TAKVI DATUMI? 16

16

17

17

Ako je radno vrijeme od 08:00 do 15:00 dobivamo sljedeće:

Task 1: 21.03 – 7 sati, 22.03 – 1 sat = 8 sati Task 2: 21.03-22.03 po 7 sati = 14 + 2 sata 23.02 = 16 sati

18

18

Ako je radno vrijeme od 08:00 do 17:00 dobivamo sljedeće:

Task 1: 21.03 – 8 sati Task 2: 21.03 – 9 sati, a 22.03 - 7 sata = 9 + 7 = 16 sati

19

19

20

20

Ako je radno vrijeme od 08:00 do 12:00 dobivamo sljedeće:

Task 1: 21.03 i 22.03 – 4 sata, 23.03 – 1 sat = 9 sati Task 2: 21.03-24.03 po 4 sata = 4 X 4 = 16 sati i 25.03 – 2 sata = 18 sati

21

21

Ako je radno vrijeme od 08:00 do 15:00 dobivamo sljedeće:

Task 1: 21.03 – 7 sati i 22.03 – 2 = 9 sati Task 2: 21.03 i 22.03 po 7 sati = 2 X 7 = 14 sati i 23.03 – 4 sata = 18 sati

22

22

Ako je radno vrijeme od 08:00 do 17:00 dobivamo sljedeće:

Task 1: 21.03 – 9 sati Task 2: 21.03 i 22.03 po 9 sati = 2 X 9 = 18 sati

23

23

Manually vs. Auto Scheduling

24

24

25

25

26

26

27

27

28

28

29

29

30

30

31

31

Unos zadaka i grupiranje

32

Format TAB -> Show/Hide group:

33

33

34

34

Right click na „summary task”:

35

35

36

36

37

37

38

38

39

39

40

40

41

41

42

42

43

43

44

44

45

45

Spremite vježbu 46

46

Spremite projekt 47

47

Deaktiviranje zadataka

48

49

49

50

51

52

53

Podjela zadatka - Split

54

55

55

56

57

58

Elapsed time

59

59

60

60

The Schedule

61

61

62

62

63

63

• Finish to start

64

65

66

Ako sad Task 4 i Task 5 povežem na Start to finish dobivam poruku:

67

68

69

70

U koliko sati će nam početi zadatak?

71

72

72

Constraints

Flexible constraints. This is a default type of constraint in MS PROJECT. It means that a task can start As Soon As Possible Semi-flexible constraints. A task must begin or end no later than the defined date Inflexible constraint. A task must begin or end on a certain date.

73

Flexible

->

As Soon As Possible

Project will schedule a task to occur as soon as it can occur. This is the default constraint type applied to all new tasks when scheduling from the project start date. There is no constraint date for an ASAP constraint.

As Late As Possible Project will schedule a task to occur as late as it can occur. This is the default constraint type applied to all new tasks when scheduling from the project finish date. There is no constraint date for an ALAP constraint.

74

Semi-flexible

Start No Earlier Than

Project will schedule a task to start on or after the constraint date that you specify. Use this constraint type to ensure that a task will not start before a specific date.

75

Start No Later Than Project will schedule a task to start on or before the constraint date that you specify. Use this constraint type to ensure that a task will not start after a specific date.

76

Finish No Earlier Than Project will schedule a task to finish on or after the constraint date that you specify. Use this constraint type to ensure that a task will not finish before a specific date.

77

Finish No Later Than Project will schedule a task to finish on or before the constraint date that you specify. Use this constraint type to ensure that a task will not finish after a specific date.

78

Inflexible

Must Start On

Project will schedule a task to start on the constraint date that you specify. Use this constraint type to ensure that a task will start on an exact date.

79

Must Finish On Project will schedule a task to finish on the constraint date that you specify. Use this constraint type to ensure that a task will finish on an exact date.

80

81

82

83

84

Deadline je bolje rješenje!!!!

85

86

87

Kritični put

88

89

89

90

90

91

91

92

93

94

95

95

Statistika projekta!!!!

96

96

Resursi There are three types of Resources in MS PROJECT 2010: Work Resources, Material Resources i Cost Resources. Work Resources are people and machines, and they need time (hours, days, weeks, etc.) to perform the Tasks Material Resources are consumables like bricks, oil, concrete etc., and they are time independent. Cost Resources are time independent resources, like Airplane tickets. If you are traveling from Zagreb, Croatia to Amsterdam it will cost you, approx. 300€, no matter how long will you travel (1 hour or 1,5 hours). If you are traveling from LA to Boston the price will be different. Those type of Resources is needed in your Project to analyze your costs (from my example, how much money did we spend for the travelling with airplanes). 97

97

Dodavanje resursa

98

Dupli resursi:

99

Sortiranje

100

Sad vidimo duple:

101

DELETE tipka:

102

Ne ZABORAVITE:

103

104

Material: If resource type is Material Resources in this field you are putting measure unit (like tons, meters, pieces, etc.). This field is disabled for other resource types. Initials: You can put initials for the Resource (like NT for Nenad Trajkovski), but you can use this field for other purposes. Group: If you are going to have a group of resources (like Purchase, Vendors, Painters etc.) here is the place to put the name of the group Max: This field is only enabled for the Work Resources. You can put 10%, 50%, 100%, 300%, or any number you want (except 0%). This field is of big, I will tell GREAT importance, and it is used (with other parameters) to calculate the WORK FIELD. Remember that if you are put, for example 100%, for the Max, it means that that Resource is 100% available for your Project. Standard Rate: This is Standard fee (MONEY) for the resource. You can put that fee like, for example 100/hour, /day etc. This is true only for Work type. If, for example, resource has $50/hour, and it will work 5 days and 8hours per day, cost for this resource will be 40 hours X $50 = $2.000. This field is disabled for the Cost type, because for this type of resources you will put the exact cost when you will assign that cost to the Task. Overtime Rate: Same as Standard Rate but here you are going to tell how will your resource be paid by the overtime work. This field is enabled only for Work type of resources (there is no overtime work for bricks, or air ticket, is it? ) 105

Cost/Use: That is also known as a Setup fee. For example, if you have Resource named: Nenad – the plumber, and it has $100/hour as a standard fee, and he is charging his travel to your home $50, no matter how long he is going to drive, than you will put $50 in that field. This field is disabled for the Cost type of resource, because it is seamless. Accrue at: You have three choices: Prorated, Start i End. In this field you will decide how will costs be charged, e.g. when will you charge those costs!. Prorated means that if, for example, cost for the task is $1.000, and only 20% of the task is finished, it will be $200 charged! Start means that this $1.000 will be charged as soon as the task begins, and End means that this $1.000 will be charged not before the tasks ends. Base Calendar: You are assigning any specific calendar for the resource if you have one. I wrote about that in one of my previous posts. Obviously, this field is enabled only for Work type. Code: If you have any specific code for you resource put it here.

106

„Obećani” vs. „Upitni” resursi:

107

Generički resursi

108

Budžet resursi

109

Kako ih odrediti???

110

Nema polja MAX unit, jer Vam za taj tip resursa ne treba!

111

Kako dodijeliti tu vrstu resursa projektu?

112

113

Izaberimo Task Usage View:

114

115

I dodamo vrijednosti iz budžeta (u satima ili novčanoj vrijednost)

116

Dodatne informacije o resursima

117

118

119

120

121

122

123

Kako tumačimo polje „MAX”?

124

125

126

127

128

129

130

131

132

Drugi način dodavanje novih resursa

133

134

135

136

137

137

Rad s „materijalom”

138

139

140

141

• Nema promjene iznosa s promjenom trajanja zadatka

142

143

Ili ipak IMA???

144

„Cost” Resursi

145

146

147

Raspoloživost resursa u vremenu

148

149

150

151

152

153

PREKOVREMENI RAD!

154

155

156

157

158

159

Imam puno resursa! Kako izabrati pravi za zadatak?

160

161

162

163

164

165

166

167

168

Kako je lijepo vidjeti te opet! TEAM PLANNER, dragi moji

169

170

171

172

173

174

175

176

177

178

Team planner i preopterećeni resursi!!

179

180

181

182

183

184

Sad počinju komplikacije!!!!! NAKNADNO DODAVANJE I ODUZIMANJE RESURSA !!!!!

185

Prvo dodam dva resursa na projekt

186

Onda tri zadatka:

187

Pa dodijelim prvo jedan resurs:

188

189

Pomoći ću si s detaljima u TASK FORM!

190

191

Sad dodajemo naknadno drugi resurs na isti zadatak:

192

Sad treba znati zašto nam treba Mary na tom zadatku:

193

Povećali smo broj sati, ali je trajanje ostalo isto

194

Ako želimo smanjiti trajanje zadatka:

195

196

Želimo li da ljudi rade manje?:

197

198

Ma ne treba nam Mary!!!

199

Treba nam manje rada?

200

201

Ili će zadatak dulje trajati:

202

203

Ili John treba više raditi!

204

205

Ako ste mislili da je ovo bilo komplicirano, prevarili ste se! SAD POČINJE „ONO PRAVO”!

206

OVO UPAMTITE!!! DURATION * UNITS = WORK

207

Effort driven= Više ruku, manje posla!

208

A sad idemo redom! FIXED UNITS (default) – NON EFFORT DRIVEN Promijenim unit, mijenja se duration Promijenim work, mijenja se duration Promijenim duration, mijena se work

209

Startam od:

210

211

212

213

FIXED WORK – NON EFFORT DRIVEN Promijenim unit, mijenja se duration Promijenim work, mijenja se duration Promijenim duration, ne mijena se work

214

215

216

217

218

DA LI STE NEŠTO PRIMIJETILI!? Kada imamo FIXED WORK, on je uvijek EFFORT DRIVEN!

219

FIXED DURATION – NON EFFORT DRIVEN Promijenim unit, mijenja se work Promijenim work, ne mijenja se duration i units Promijenim duration, mijena se work

220

221

222

223

224

225

GDJE SE VIDI RAZLIKA IZMEĐU EFFORT I NON EFFORT DRIVEN TASKA? Kod naknadnog dodavanja RESURSA

226

227

Oba zadatka će biti prvo FIXED UNITS!

228

229

Dodam novi resurs

230

231

232

233

Sada ide FIXED WORK! On je EFFFORT DRIVEN UVIJEK!!!

234

235

236

Sada ide FIXED DURATION!

237

238

239

240

241

„LEVELING”

242

Zadaci

Resursi

243

Oba resursa su rade na svim zadacima:

244

Zadaci s prioritetom 1000 su „FIXNI”

245

By default:

246

I dobijem

247

Ako želim samo neki resurs:

248

I dobijem:

249

Ili još bolje vidljivo:

250

251

Što je to? Calculate automatically or manually Ostavite manually, jer će inače čim dođe do preokupiranosti resursa MS PROJECT automatski napraviti „leveling”

Leveling time period Npr. Day by Day podrazumijeva, da ako je resurs prezauzet na dnevnoj bazi, radi se leveling. Ako radi u ponedjeljak 20 sati, a ostala četiri dana po 5 sati (što je ukupno 40 sati), a odabrano je week by week, smatra se da nije resurs preopterećen i neće se napraviti leveling

252

Što je to? Clear leveling Prije „levelinga” se briše, prethodni

Leveling entire project Leveling se radi za cijeli projekt ili, ako je zadano, samo za određeni period!

Leveling order Leveling se radi za cijeli projekt ili, ako je zadano, samo za određeni period!

253

Što je to? Leveling order Standard: Task Relationship, Slack, Start date, Priority, Constraint, Task ID

ID Only Task ID

Prioritiy, standars Priority, Task Relationship, Slack, Start date, Constraint, Task ID

254

Što je to? Level with available slack Ako to odaberete, sigurni ste da se datum kraja projekta neće „pomaknuti”

Adjust individual assigments on a task To znači da će se leveling raditi prema svakom resursu, nezavisno od drugih resursa koji rade na istom zadatku

Create splits in remaining work Dozvoljava se „split” i zadacima na kojima je već započet rad

255

Što je to? Level proposed resources Level manually scheduled tasks

256

Fiksni troškovi

257

258

Kada smo unijeli sve zadatke, resurse i troškove, te kada smo zadatke povezali i ako smo zadovoljni s dobivenim to znači da smo gotovi s čime?????

PLANIRANJEM 259

Spremanje plana

Naš projekt (zadaci):

260

Mrežni dijagram:

261

Naši resursi

262

Naši troškovi:

263

Statistika projekta:

264

ŠTO I KUDA DALJE? 265

266

267

Što smo dobili?

268

269

270

271

Kako to vidjeti i grafički?

272

Donji „bar” (sivi) je baseline

273

Unos i praćenje napretka

Napredak projekta možemo pratiti na način da unosimo: Percentage complete Actual durations and remaining durations Actual start and actual finish Percentage work complete Actual work complete and remaining work Actual work complete by time period

274

Percentage complete

275

276

Ako trebate unijeti postotak drugačiji od 25,50,75 ili 100:

277

I ovdje je ekran s kojim možete puno toga kontrolirati:

278

Actual durations and remaining durations

Dakle, do sada smo radili 2 dana i treba nam još 5, a planirali smo sveukupno 3 dana! Idemo vidjeti kako se to vidi na planu! 279

280

281

Na zadatku rade Jura (100 kn/satu) i Stjepan (200 kn/satu) Planirano (Baseline) je bilo 3 dana, što je 24 sata: Jura 24*100=2.400, a Stjepan 24*200= 4.800, što ukupno iznosi 7.200 kn!

282

Rekli smo da je Actual Duration (odrađeno) 2 dana, a Remaining Duration (preostalo) još 5 dana, što je ukupno 7 dana ili 56 sati 56 sati: Jura 56*100=5.600, a Stjepan 56*200= 11.200, što ukupno iznosi 16.800 kn (Total cost)! Variance = Total Cost – Baseline = 16.800 – 7.200 = 9.600 kn

283

Rekli smo da je Remaining Duration (preostalo) još 5 dana ili 40 sati. 40 sati: Jura 40*100=4.000, a Stjepan 40*200= 8.000, što ukupno iznosi 12.000 kn (Remaining)!

284

285

Na zadatku rade Jura i Stjepan (8 h/dan, a to je ukupno 16h/dan) Planirano (Baseline) je bilo 3 dana, što je 3*16= 48 sati Rekli smo da je Actual Duration (odrađeno) 2 dana, a Remaining Duration (preostalo) još 5 dana, što je ukupno 7 dana ili 7*16=112 sati (Work)

286

Variance = Work – Baseline = 112–48 = 64 sata Rekli smo da je Actual Duration (odrađeno) 2 dana, a to je 2*16=32 sata (Actual) Rekli smo da je Remaining Duration (preostalo) još 5 dana, a to je 5*16=80 sati (Remaining)

287

2 dana (Act. Dur.) / 7 dana (Duration) = 0,2857 ili 29%

288

Actual start and actual finish

289

NEŠTO JE ČUDNO??? Zašto je START VARIANCE +2 DANA umjesto -2 DANA

290

291

Na zadatku rade Josip (300 kn/satu) i Ivan (400 kn/satu) Planirano (Baseline) je bilo 2 dana, što je 16 sata: Josip 16*300=4.800, a Ivan 16*400= 6.400, što ukupno iznosi 11.200 kn!

292

Rekli smo da je Actual Start = 16.11.2011, a Actual Finish = 22.11.2011, a to je 5 radnih dana, a kako smo popunili oba datuma, zadatak je završen i Remaining = 0 5 dana = 40 sati: Josip 40*300=12.000, a Ivan 40*400= 16.000, što ukupno iznosi 28.000 kn (Total cost)! Variance = Total Cost – Baseline = 28.000 – 11.200 = 16.800 kn, a Remaining = 0 kn, jer je zadatak završen

293

294

Na zadatku rade Josip i Ivan (8 h/dan, a to je ukupno 16h/dan) Planirano (Baseline) je bilo 2 dana, što je 2*16= 32 sata Rekli smo da je Actual Start = 16.11.2011, a Actual Finish = 22.11.2011, a to je 5 radnih dana ili 5*16=80 sati (Work) Kako smo popunili oba datuma, zadatak je završen i Remaining = 0h

295

Variance = Work – Baseline = 80–32 = 48 sati Actual Duration = Work = 80 sati

296

297

Percentage work complete,i Actual work complete i remaining work

298

299

Na zadatku rade Tin (300 kn/satu) i Tomislav (400 kn/satu) Planirano (Baseline) je bilo 2 dana, što je 16 sata: Tin 16*300=4.800, a Tomislav 16*400= 6.400, što ukupno iznosi 11.200 kn!

300

Rekli smo da je Tin ima Work = 40 sati, Actual Work = 24 sata, pa je Remaining Work = 40-24 = 16 sati Tin je odradio 24 sata * 300 kn = 7.200 (Actual) Tin mora odraditi 40 sati, a to je 40*300=12.000 kn, a Tomislav 16 sati, a to je 16*400=6.400 kn, a to zajedno čini 18.400 kn (Total Cost) Tin je odradio 24 sata (Actual Work), a to je 24*300=7.200 kn, a Tomislav nije odradio ništa Variance = Total Cost – Baseline = 18.400 – 11.200 = 7.200 kn

301

Tin još mora odraditi 16 sati, a to je 16*300=4.800 kn, a Tomislav 16 sati, a to je 16*400=6.400kn, pa to ukupno iznosi 11.200kn (Remaining)!

302

303

Na zadatku rade Tin (40 sati, jer smo tako rekli u polju Work) i Tomislav ( 2 dana * 8 sati = 16 sati), a to je ukupno 56 sati (Work) Planirano (Baseline) je bilo 2 dana, što je 2*16= 32 sata Variance = Work – Baseline = 56–32 = 24 sata Actual = 24 sata (jer je toliko Tin odradio) Remaining = Tin (40-24=16) i Tomislav (nije odradio ništa, pa je to 16 sati), a to je sveukupno 32 sata %Work complete= 24 (Odrađeno) / 56 (Koliko treba odraditi) = 24% 304

Actual work complete by time period

305

Ovo je najdetaljniji i najrigorozniji, te najkompliciraniji način praćenja rada! Prati se čovjek, dan po dan! Matematika je ista kao o prethodnom primjeru

306

A što ako sve ide po planu i super je? (Znate ono, vuk je pojeo baku i Crvenkapicu i došao lovac i izvukao ih žive?)

307

308

309

Svi zadaci koji sam selektirao (označio), a koji su trebali biti završeni na datum kada smo kliknuo na Mark on Track, ili koji su trebali biti završeni na statusni datum su označeni kao 100% završeni. U prethodnom primjeru se nije ništa dogodilo jer sam ja to pokušao napraviti 05.11.2011 (kad sam pisao ovaj slajd), a niti jedan zadatak nije trebao biti završena na taj datum!

310

311

312

313

314

Ako imam resurs tipa Material, stvarnu potrošnju evidentiram:

315

316

Ažuriranje fiksnih troškova:

317

A što ako želim ručno upisivati troškove pojedinih ljudskih resursa?

318

319

Sada možete unositi što želite, ali budite vrlo pažljivi s ovom funkcionalnošću!!!

320

Rescheduling the Project

321

322

323

324

325

326

Ako želim „pomaknuti” cijeli projekt, bez obzira da li su pojedini zadaci završeni ili ne:

327

328

329

Kako prilagoditi polja i tablice

Po mom sudu, MS PROJECT 2010 nije baš dobar za budžete, jer se isti pridjeljuju samo projektu globalno, a ne zadacima! Želim imati praćenje Budžeta i razlike od planiranih i stvarnih vrijednosti i to u novcu (COSTS). To se MOŽE napraviti uz vrlo malo truda

330

Dodajem tri nova polja: Task Budget Razlika od Planiranog Razlika od Stvarnog

331

332

333

334

335

336

337

338

339

Sad imamo polja! Sljedeći korak je unijeti ih u Tablicu Cost!

340

341

342

343

344

345

A sad ću unijeti podatke o „kretanju” zadataka Postavljanje temelja Postavljanje zidova Postavljanje prozora Postavljanje vrata Postavljanje krova Bojenje zidova

25% 50% 75% 100% 100% 5 dana umjesto 3 100% 1 dan umjesto 2

346

Sada vidite da je bolje bilo da smo u polje: Razlika od planiranog, stavili BASELINE.

347

348

Sad je već bolje!

349

Stavit ću sve ostale zadatke na 100%:

350

CTRL+C i otvorim excel pa CTRL+V i:

351

352

Kako prilagodbe prebaciti u drugi projekt? Napravili smo prilagodbe polja i tablica i želimo ih prebaciti u drugi projekt ili za sve buduće projekte.

353

Ovo je postojeći projekt

354

Moram Otvoriti novi projekt u kojeg želim prebaciti modifikacije:

NEMA TIH POLJA

355

Prebacim se na projekt u kojem su ta polja i tablice:

356

I dobijem:

357

358

Evo ga!

359

Ako želite to napraviti za SVE buduće projekte:

360

Hihlight, Filter i Grouping

Hoću „osvijetliti” sve one koji su premašili budžet od planirane vrijednosti za 1.000 i više kuna:

361

362

363

364

A sad ću to i filtrirati, ali ne is istog „menua” 

365

Nisam dobio ništa jer mi je „highliht” još uključen:

366

Ali kad je on isključen, pa onda stavim filter, dobijem:

367

MS PROJECT mi se „raspao”! NEMAM PODATAKA!!!! ISKLJUČI FILTER!

368

UFFFF! TU SU HVALA BOGU!

369

A sad malo grupiranja:

370

I dobijem:

371

Kako povući „TASKOVE” iz OUTLOOK-a? Ovo su taskovi iz Outlook-a:

372

Za ovaj zadatak sam rekao da će trajati 2 dana!

373

374

375

I evo ga:

376

A obrnuto???

377

Prvo moramo dodati gumb, jer ga nema

378

379

380

I evo ih u Outlooku!

381

I, za kraj, malo općih podataka!!! Podaci se svrstavaju u tri kategorije: Task information Resource information Assigment information Pogledi (Views): Bar rollup Calendar Descriptive Network Diagram Detail Gantt Gantt Chart Gant With Timeline 382

382

Leveling Gantt Milestone Date Rollup Milestone Rollup Multiple Baseline Gantt Network Diagram Relationship Diagram Resource Allocation Resource Form Resource Graph Resource Name Form Resource Sheet Resource Usage 383

383

Task Detail Form Task Entry Task Form Task Name Form Task Sheet Task Usage Team Planner Timeline Tracking Gantt

384

384

Tablice (Tables): Baseline Constraint Dates Cost Delay Earned Value Earned Value Cost Indicators Earned Value Schedule Indicators Entry Export Hyperlink Rollup Table 385

385

Schedule Summary Tracking Usage Variance Work

386

386

GOTOVO!

HVALA VAM!!! 387

387