Sistem Manajemen Lingkungan (sml).ppt

SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN (SML)

Litografi dengan pabrik gula (berdasarkan lukisan oleh Abraham Salm, 1865-1872)

Unsur SML dan siklus Deming

ACT/IMPROVE Tinjauan manajemen

Kebijakan lingkungan PLAN Aspek lingkungan, Persyaratan hukum dan lainnya, Obyektif (tujuan) dan target, Program manajemen lingk.

CHECK Pemantauan dan pengukuran Evaluasi Kepatuhan Ketidaksesuaian, tindak koreksi, dan tindak pencegahan Pencatatan (perekaman) Audit SML

DO SD, peran, tgjawab, dan kewenangan Latihan, Pedulian, dan keahlian Komunikasi Dokumentasi SML Pengendalian dokumen Pengendalian operasional Tanggap & kesiapan emergensi

Pengembangan Program Aksi Lingkungan oleh Kegiatan Industri 1. 2.

The Chemical industry’s Responsible care programme The International Chamber of Commerce’s Business Charter for Sustainable Development These programmes emphasise that: •. If a company is to survive, it must be able to control its environmental impact and meet its responsibilities; •. Not only must a company follow environmental legislation, it must also limit its use of natural resources as far as possible and prevent emissions and waste

Tabel : Peringkat Warna dan Sistem Penilaian (PROPER) Tingkat Penaatan

Peringkat Warna

Area dan Metoda Penilaian Lingkup penilaian

Lebih dari Taat

A:*

****

Sistem Manajemen Lingkungan

B:*

***

Pemanfaatan Limbah (Reduce, Reuse, Recovery) dan Konservasi Sumber Daya

Metoda Penilaian Orientasi terhadap upaya yang dilakukan (effort oriented) Pengukuran kinerja dengan sistem pembobotan

Pengembangan Masyarakat (Community Development) Taat

C:*

**

Pencemaran Air Pencemaran Laut

Belum Taat

D:*

*

Pencemaran Udara Pengelolaan Limbah B3

E:*

Penerapan AMDAL

Orientasi terhadap pencapaian hasil (result oriented) Pengukuran kinerja Penaatan secara komprehensif

Implementasi SML (ISO 14001) Tujuan Sistem Manajemen Lingkungan • Mengidentifikasi dan mengendalikan aspek, dampak, dan resiko • Menetapkan dan meraih suatu kebijakan lingkungan, objektif, target, termasuk kesesuaian dengan peraturan • Mengidentifikasi kesempatan lingkungan sedemikian sehingga mereka dapat diubah menjadi keuntungan kompetitif • Pemantauan dan peningkatan kinerja lingkungan secara terus-menerus.

4.1 Organisasi Proyek Pengelolaan Lingkungan KAJIAN AWAL

PERATURAN DAN PERSYARATAN LAIN

ASPEK LINGKUNGAN

KEBIJAKAN LINGKUNGAN

TUJUAN DAN SASARAN

PROGRAM MANAJEMEN LINGKUNGAN

DAMPAK LINGKUNGAN

4.2 Kebijakan Lingkungan Suatu pernyataan oleh organisasi pada perhatian dan dasar yang berhubungan dengan kinerja lingkungan secara menyeluruh” Kebijakan Lingkungan : • Menetapkan/menyediakan/memberikan suatu kerangka untuk tindakan • Melengkapi untuk penetapan obyektif dan target lingkungan • Menjadi dasar SML • Memberi suatu kesan arah secara menyeluruh; dan • Sebagai suatu acuan/dasar untuk pembandingan strategi, perencanaan dan tindakan.

Manajemen puncak sebaiknya menentukan kebijakan lingkungan organisasi dan meyakinkan bahwa : • sesuai dengan keadaan, skala, dampak kegiatan, produk, jasa; • memasukkan suatu komitmen untuk perbaikan/ peningkatan secara terus-menerus dan pencegahan pencemaran; • memasukkan suatu komitmen untuk memenuhi peraturan lingkungan, peraturan dan persyaratan lain yang berkaitan dengan organisasi; • menjadi kerangka untuk penetapan dan pengkajian tujuan dan target lingkungan; • didokumentasikan, dilaksanakan, dijaga, dikomunikasikan kepada semua pekerja; dan tersedia dengan mudah bagi umum.

Mengapa Kebijakan Lingkungan sangat penting ? • Dia merupakan suatu pernyataan komitmen umum • Menjadi bukti nyata dukungan dari manajemen puncak • Dapat mempunyai implikasi usaha dengan jangkauan jauh • Biasanya suatu dokumen yang berumur panjang (relatif)

Apakah masukkan yang dapat digunakan dalam pembuatan kebijakan? Hasil kajian awal; Nilai-nilai dan keyakinan organisasi; Strategi usaha/bisnis dan perencanaan strategi; Setiap pernyataan aspek lingkungan yang sudah ada ; • Kebijakan lain seperti kualitas, kesehatan dan keselamatan kerja dll.; • Pandangan stakeholders; • Hukum dan peraturan-peraturan dll. • • • •

4.3 Perencanaan “where are we now and where do we want to go?”

• tahap yang paling kritis dalam pembentukan suatu SML • menentukan kesuksesan atau kegagalan SML. • untuk memenuhi kebijakan lingkungannya.

4.3.1 Aspek Lingkungan

An environmental aspect is an “element of an organization’s activities, products or services that can interact with the environment (Note : A significant environmental aspect is an environmental aspect that has or can have a significant environmental impact)”

Butir-butir yang perlu dicermati sebagai aspek lingkungan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Lokasi Penurunan kualitas tanah dan air tanah Air Energi Bahan baku (tebu) Bahan kimia Bioteknologi Emisi ke atmosfir

Butir-butir yang perlu dicermati sebagai aspek lingkungan (lanjutan)

9. Kebisingan 10. Buangan ke perairan (limbah cair) 11. Limbah padat 12. Api, ceceran dan situasi tak terkendali lainnya 13. Pengemasan 14. Produk 15. Transportasi 16. Lingkungan kerja 17. Supplier dan subkontraktor

4.3.2 Peraturan (Hukum) dan Persyaratan lainnya • Tanggungjawab untuk mengikuti peraturan-peraturan mungkin sudah mapan dalam organisasi yang besar. • Persyaratan peraturan yang dapat dipakai pada semua tingkatan perlu diidentifikasi dan diikuti. • Bagian dari persyaratan peraturan dan setiap standar sukarela (seperti Responsible Care) yang sudah atau akan berkaitan dengan perusahaan perlu dikompilasi. • Standar ISO 14001 memerlukan bahwa organisasi mempunyai prosedur untuk mengikuti peraturan dan persyaratan lain.

4.3.3 Obyektif, Target, dan Program • Environmental Objective is defined as “overall environmental goal, arising from the environmental policy, that an organization sets itself to achieve and which is quantified where practicable.” • Target is defined as a ”detailed performance requirement, quantified where practicable, applicable to the organization or parts thereof, that arises from the environmental objectives and that needs to be set and met in order to achieve those objectives.”

Tujuan merupakan jabaran dari kebijakan organisasi yang telah dibuat, yang sebaiknya • Terpusat pada penurunan resiko dan pertanggungjawaban; • Menunjukkan komitmen untuk perningkatan kinerja lingk secara terus-menerus; • Dikuantifikasikan dimanapun mungkin dan dapat dilakukan; dan • Diberikan batas waktu tertentu.

Target • Target yang mendukung tujuan merupakan sesuatu yang lebih khusus, terukur dan terinci. • Penentuan tujuan dan target merupakan suatu proses yang harus didukung dan dicek ulang bukan hanya antar manajemen tapi juga pekerja tingkat bawah yang bekerja secara nyata dng aktifitas langsung. Tingkat lebih rendah dalam hierarki memp. suatu peran penting, shg mereka dpt meyakinkan bahwa tujuan layak secara teknis, ekonomis, dan organisatoris.

Program Manajemen Lingkungan (PML) PML mengindentfikasi tindakan tertentu untuk prioritas organisasi, yang dapat berkaitan dengan proses, proyek, produk, pelayanan, lokasi atau fasilitas dalam lokasi.

DAMPAK PENTING PANDANGAN BEBERAPA PIHAK

KEBIJAKAN

PERATURAN PERSYARATAN

TUJUAN SASARAN

PROGRAM

Proses Perencanaan SML

PERTIMBANGAN BISNIS

Apakah hal penting untuk PML yang efektif? Untuk menyakinkan keefektifitasannya, PML sebaiknya : • Menandakan tanggungjawab untuk mencapai tujuan; dan • Menjelaskan maksud dan waktu untuk mencapai tujuantujuan tersebut. PML sebaiknya sesuatu yang dinamis. Ini sebaiknya dipertimbangkan untuk modifikasi, ketika : • Tujuan dan target direvisi atau ditambah; • Kemajuan dalam pencapaian tujuan dan target yang dibuat atau tidak dibuat; atau • Perubahan produk, proses, atau fasilitas atau faktor lain yang muncul.

PML Program dan perencanaan sebaiknya didasarkan pada masukan dari orang-orang yang akan melakukannya dalam bekerja secara nyata. Semakin PML mengambil pandangan-pandangan dan kertarikan semua tingkatan usaha sebagai pertimbangan, maka semakin realistik program yang terjadi.

4.4 Implementasi dan Operasi : “who will do?” 4.4.1 Sumber daya, peran, tanggungjawab, dan kewenangan

 Suatu SML efektif harus menentukan dg jelas, siapa melakukan apa dan bagaimana mengendalikan pendelegasian.  Siapa melakukan apa ditetapkan dlm struktur, tanggungjawab dan peran dan posisi fungsi manajemen lingkungan.  Struktur organisasi harus mempunyai 4 unsur utama berikut:  Diagram organisasi yang perlu untuk menentukan struktur. Ini juga harus menunjukkan struktur hierarki organisi untuk pengendalian lingkungan.  Uraian tugas  Garis pelaporan dan prosedur yang jelas.  Target kinerja

Struktur dan Tanggungjawab  Langkah pertama dalam penentuan tanggungjawab adalah mengidentifikasi fungsi kerja yang dapat mempunyai dampak pada manajemen lingkungan.  Tanggungjawab dan otoritas harus kemudian didokumentasikan dalam bentuk uraian tugas tertulis yang boleh jadi sederhana secara garisbesar dll. Penunjukan Perwakilan Manajeman (Management representative : MR)  Standar ISO 14001 memerlukan seorang perwakilan managemen untuk SML

4.4.2 Keahlian, Pelatihan, dan Kepedulian

• Pelatihan dalam ISO 14001 bisa berupa pelatihan di kelas, di tempat kerja, dan pengalaman kerja. • Langkah paling penting adalah mengidentifikasi kebutuhan pelatihan (training needs) setiap pekerja. • Metode pelatihan dapat berupa : seminar, rapat kerja, kuliah, video, dll.

4.4.3 Komunikasi • Komunikasi yang diperlukan meliputi komunikasi internal dan eksternal organisasi. • Komunikasi internal mengacu pada cara untuk menjaga pekerja dalam organisasi tetap mengikuti isu lingkungan terkini. • Bentuk komunikasi dapat berupa rapat, surat kabar, buletin, e-mail dll. • Komunikasi internal yang efektif memerlukan mekanisme informasi untuk mengalir dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. • Komunikasi eksternal bisa dalam bentuk tanggapan terhadap setiap pertanyaan dari pihak yang tertarik.

4.4.4 Dokumentasi SML • Dokumentasi merupakan satu tantangan terbesar untuk setiap usaha pelaksanaan suatu sistem manajemen. • Dokumentasi SML menjelaskan apakah sistem dalam suatu organisasi terdiri dari apa-apa yang dilakukan. • Dokumentasi SML dapat dipandang sebagai suatu rentetan penjelasan atau pernyataan bagaimana standar SML diaplikasikan terhadap organisasi. • Ketika proses didokumentasikan dan diimplementasikan, maka terbuka kemungkinan untuk menentukan dengan kepercayaan bagaimana sesuatu sedang dilakukan dan untuk mengukur kinerjanya. • Informasi SML sebaiknya didokumentasikan dalam suatu bentuk yang: menjelaskan unsur inti SML dan menunjukkan arah dokumentasi yang berkaitan, dll.

Yang didokumentasikan meliputi • Kebijakan lingkungan, tujuan, dan sasaran • Penjelasan ruang lingkungan SML • Penjelasan elemen-elemen utama SML dan interaksi serta acuannya terhadap dokumen terkait • Dokumen-dokumen termasuk rekaman, catatan, yang diperlukan oleh ISO 14001 • Dokumen-dokumen meliputi catatan, yang ditetapkan oleh organisasi untuk memastikan keefektifan rencana, operasi dan pengendalian proses yang berkaitan terhadap kepentingan aspek-aspek lingkungan

4.4.5 Pengendalian Dokumen • Pengendalian dokumen adalah penting untuk meyakinkan bahwa dokumen kritis dijaga selalu baru dan tersedia jika diperlukan. • Adalah merupakan langkah penting untuk meyakinkan bahwa personil bekerja sesuai pekerjaannya secara konsisten. • Untuk meyakinkan bahwa setiap orang bekerja dengan dokumen SML dengan benar, organisasi sebaiknya mempunyai suatu prosedur yang menjelaskan bagaimana dokumen dikendalikan.

Pengendalian Dokumen

• Prosedur pengendalian dokumen sebaiknya menandai tanggungjawab dan kewenangan untuk penyiapan dokumen, pembuatan perubahan dan penjagaan tetap terbaru. • Dengan kata lain, adalah penting untuk menyatakan dengan jelas siapa sesungguhnya yang dapat merubah dokumen dan apa proses perubahan

4.4.6 Pengendalian Operasional • meyakinkan : kebijakan lingk diikuti dan tujuan dicapai, maka perlu pengendalian. • Hal-hal penting, pengendaliannya sebaiknya mengambil prosedur terdokumentasi. • Prosedur terdokumentasi sebaiknya mencakup keadaan-keadaan yang ketidakadaan prosedur dpt berakibat pada penyimpangan dari kebijakan lingk atau tujuan & target. • Cara yang paling optimal untuk mengidentifikasi parameter untuk pengendalian operasional adalah menguji dampak lingk penting yg teridentifikasi dan memutuskan parameter mana dalam operasi organisasi dapat mengendalikan dampak tsb.

Pengendalian Operasional

• Dalam memutuskan akitifitas yg perlu untuk dikendalikan, aktifitas rutin selain produksi juga perlu dilihat. • Kebijakan lingk, tujuan, dan target dan program dijalin dg pengendalian operasional. • Tujuan pengendalian operasional adalah untuk memilih dampak yg paling penting berdasarkan pada kebijakan dan tujuan dan untuk meimplementasikan pengendalian operasioanl yang akan mebantu meningkatkan lingkungan dan bisnis organisasi.

4.4.7 Tanggapan dan Kesiapan Darurat (emergensi) Program tanggap dan kesiapan keadaan darurat yg efektif sebaiknya mencakup ketentuan untuk : • Penilaian potensial untuk kecelakaan dan keadaan darurat; • Pencegahan kecelakaan dan dampak lingkungan yang terkait; • Perencanaan/prosedur untuk menanggapi kecelakaan; • Pengujian berkala prosedur/perencanaan emerjensi; • Komunikasi pekerja dan eksternal; • Penanganan dampak berkaitan dengan kecelakaan; dan • Proses untuk penjagaan perencanaan terbaru.

4.5 Pengecekan dan Tindakan Koreksi : are we doing?”

“how

4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran Pengukuran adalah sesuatu aktifitas diskret, pemantauan merupakan suatu proses kontinyu. Untuk memantau suatu aktifitas, sejumlah pengukuran harus dilakukan.  Ada persyaratan kunci dalam tahap ini menurut standard:  Pengukuran kinerja lingkungan.  Pengkalibrasian peralatan yg digunakan untuk pemantauan lingkungan dan pengukuran.

Pemantauan dan Pengukuran

 Aspek sistem pemantauan dan pengukuran yg kritis: menetapkan tanggung-jawab.  Prosedur untuk pemantauan kinerja seharusnya ditetapkan dengan jelas:  Apakah indikator yang diukur?  Frekuensi pemantauan/pengukuran untuk tiap indikator.  Siapa yang bertanggungjawab?  Bagaimana data dianalisis dan disusun?  Bagaimana informasi dilaporkan?

KEBIJAKAN TUJUAN& SASARAN

DAL OPERASI ASPEK PENTING BATASAN PERATURAN

PILIH INDIKATOR

TENTUKAN PENANGGUNGJAWAB TENTUKAN PROSEDUR & DOKUMENTASIKAN TENTUKAN KEBUTUHAN KALIBRASI

KEMBANGKAN PROGRAM KALIBRASI YG ADA

UKUR&PANTAU KINERJA LINGK

UBAH: ATURAN, TUJUAN&SASARAN

KAJI&PERBAIKI INDIKATOR

UNTUK : KAJIAN MANAJ ANALISIS FINANSIAL TINDAKAN CEGAH& KOREKSI PENINGKA TAN

UBAH : KEBIJAKAN, PRODUK & PROSES

Pembentukan Sistem Pemantauan dan Pengukuran

4.5.2 Mengevaluasi kesesuaian dengan peraturan lingkungan • Konsisten dengan komitmen untuk mematuhi, organisasi harus membangun, menerapkan dan menjaga prosedur untuk secara periodik mengevaluasi kepatuhan terhadap persyaratan yang diperlukan. • Organisasi harus menjaga rekaman-rekaman hasil evaluasi periodik • Organisasi harus mengevaluasi kepatuhan dengan persyaratan lain yang terkait. Organisasi bisa berharap untuk menggabungkan evaluasi ini dengan evaluasi dari kepatuhan peraturan atau mengembangkan suatu prosedur-prosedur terpisah. • Organisasi harus menjaga rekaman-rekaman hasil evaluasi periodik.

4.5.3 Ketidaksesuaian, Tindakan Koreksi dan Pencegahan • Hasil ketidaksesuaian ketika terjadi suatu masalah dalam suatu bagian SML. • Identifikasi ketidaksesuaian diikuti dg identifikasi dan implementasi tinda-kan koreksi dan kemudian mencegahnya dari terulang lagi • Sebagai unsur SML, suatu prosedur tindakan koreksi diperlukan secara terinci termasuk bagaimana mengidentifikasi, merunut, dan merekam serta bagaimana ketidaksesuaian didapatkan. • Keterlibatan pekerja dalam proses peningkatan sistem adalah merupakan keharusan.

KEJADIAN TAKTERENCANA

IDENTIFIKASI KETIDAKSESUAIAN

CARI AKAR MASALAH

KEMBANGKAN CARA MENCEGAH TERULANG

TETAPKAN TGJAWAB & TENTUKAN WAKTU

REKAM TINDAKAN

EVALUASI EFEKTIFITAS

Proses Tindakan Koreksi

KEJADIAN TERENCANA

4.5.4 Pengendalian Rekaman • Manajemen perekaman adalah penting untuk suatu organisasi untuk membuktikan bahwa SML yang dirancang sungguh-sungguh diimplementasikan. • Rekaman mempunyai nilai secara internal, tetapi lebih jauh ini mungkin berguna dalam penyediaan bukti implementasi SML bagi pihak luar. • Perhatian sebaiknya pada perekaman yang menambah nilai. • Rekaman pelatihan, audit dan tinjauan sebaiknya dipelihara.

Pengendalian Rekaman

• Rekaman proses manaj untuk ctt lingk dan kesehatan dan keselamatan dpt digabung. • Dalam merancang sistem manajemen rekaman, hal berikut sebaiknya diperhatikan : Siapa perlu mengakses?, Untuk apa rekaman?, Dalam keadaan? • Jika organisasi menggunakan komputer secara ekstensif, Suatu sistem manajemen rekaman SML dapat dipertimbangkan. • ISO 14001 memerlukan bahwa organisasi mempunyai prosedur untuk crekaman pelatihan dan hasil audit dan tinjauan.

4.5.5 Audit Internal  Tujuan Audit SML : untuk membandingkan sistem yang telah diimplementasikan dengan standar ISO 14001 dan dokumen organisasi yang menjelaskan sistem.  Audit SML berkala akan memutuskan apakah semua persy. SML telah dipenuhi.  Untuk suatu program audit SML menjadi efektif, perlu dilakukan hal-hal berikut:  Kembangkan prosedur audit dan protokol;  Susun suatu frekuensi audit yang sesuai;  Latih auditor; dan  Pelihara rekaman audit.

Audit Internal

 Jika dimungkinkan, paling tidak dua orang sebaiknya dilatih sebagai auditor internal.  Hasil audit SML sebaiknya digabung dengan sistem tindakan koreksi.  Audit SML menentukan keefektifan SML, karena pekerjaan ini bisa memerlukan banyak waktu.

4.6 Tinjauan Manajemen  Tinjauan manajemen merupakan kunci peningkatan terus-menerus dan meyakinkan bahwa SML akan terus memenuhi kebutuhan organisasi sepanjang waktu.  Mereka juga menawarkan suatu kesempatan baik untuk menjaga SML efisien dan tak mahal.  Pertanyaan kunci bahawa suatu tinjauan manajemen mencoba menjawab adalah : Apakah sistem bekerja? (Is the system working?)  Ada dua jenis orang yang sebaiknya dilibatkan dalam proses tinjauan manajemen :  Orang yang mempunyai informasi/pengetahuan yang benar; dan  Orang yang dapat membuat keputusan.

Tinjauan Manajemen

 Frequensi tinjauan tergantung pada organisasi. Beberapa organisasi menggabungkan tinjauan-tinjauan dengan pertemuan lain (seperti pertemuan direktur) sementara organisasi yang lain melakukan tinjauan sendiri.  Tinjauan manajemen sebaiknya didokumentasikan.  Tinjauan manajemen sebaiknya menilai bagaimana perubahan keadaan mungkin mempengaruhi keserasian, keefektifan atau kecukupan SML.  Dokumen laporan tinjauan sebaiknya menghasilkan butirbutir tindakan, yang harus ditindaklanjuti. Kemajuan pada butir-butir sebaiknya diikuti.  Pengambilan keputusan lingkungan sebaiknya diintegrasikan ke dalam manajemen dan strategi secara menyeluruh.