Sistemas De Soporte A Las Decisiones En Grupo

GROUP DECISION SUPPORT SYSTEMS (GDSS) By Diego Cueva

Deciciones…decisiones… 

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Las decisiones más complejas tomadas dentro de las organizaciones son hechas por un grupo de personas. Conforme la complejidad de la toma de decisiones aumenta, la necesidad de juntas y de trabajo en equipo se incrementa. La preparación de cada junta y la dirección de las mismas puede ser un proceso complejo.

Inconvenientes de los grupos 

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Normas de la tarea: Explicativas incorrectas sobre la tarea. Normas de procedimiento: Como evita el desacuerdo, minimizar la interacción y no tomar la iniciativa. Tamaño del grupo Patrones de comunicación: Acuerdos y reglas que inhiben el flujo de información Estatus percibido Personalidad de los componentes Conformidad

Dolor de cabeza de las organizaciones

¿Qué es un GDSS?  

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Es un Group Decision Support System. Traducción: Sistema de soporte a las desiciones en grupo. “Juego de softwares, hardwares, componentes lingüísticos y procedimientos que ayudan un grupo de gente comprometidos en tomar una decisión.” “Sistema interactivo basado en computadora que facilita la solución de problemas no estructurados por un grupo de tomadores de decisión.”

GDSS 

El objetivo del sistema es facilitar la toma de decisiones en grupo.

Atención: 

Investigaciones experimentales han demostrado la efectividad de los SSDG para resaltar el desempeño de las decisiones en grupo. Los SSDG son más productivos cuando se tiene algún método de estructuración de grupos soportada apropiadamente por la tecnología de la computadora.

Es práctico pensar en un SSDG en términos de actividades grupales comunes que potencialmente pueden ser ayudadas por sistemas computacionales. Existe la información recuperada que incluye una selección de datos de una base ya existente como recuperación de datos de otros miembros del grupo. La información compartida, que es desplegada a todo el grupo.

Características de un GDSS 

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Diseño especial: El método de GDSS reconoce que en los ambientes de toma de decisiones en grupo se necesitan procedimientos dispositivos y métodos especiales. Facilidad de uso: El GDSS tiene que ser fácil de aprender y usar. Flexibilidad: Dos o más personas encargadas de tomar decisiones y que trabajan en el mismo problema, quizá tengan diferentes estilos y preferencias para tomar las decisiones. Un GDSS eficaz no sólo tiene que dar apoyo a los métodos diferentes que usan para tomar decisiones, sino que también deben encontrar una forma de integrar sus diferentes perspectivas en un punto de vista común de la tarea por realizar.

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Apoyo a la toma de deciciones Aportaciones anónimas Resoluciones del comportamiento negativo del grupo. Mantenimiento de registros automatizados: Capacidad de mantener registro minucioso de la reunión. Factores de costro, control y complejidad: El GDSS puede ser costoso y requerir un gran número de computadores personales, software, redes, personal y soporte.

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En un ambiente de GDSS virtual, es usual encontrar un gran salón electrónico en Internet con aproximadamente 20 lugares que significan una reunión con 20 personas al mismo tiempo. No solamente hay 20 lugares sino 20 computadoras interconectadas que permiten construir el consenso electrónico en grupo necesario para tomar una mejor decisión.

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Con la utilización de un proceso de GDSS y una herramienta de toma de decisiones el Facilitador Virtual de la reunión puede organizar la agenda, iniciar la lluvia de ideas para resolver un objetivo, agruparlas en cubetas de relación, calificarlas según variables de importancia y obtener resultados claros, estratégicos y estadísticos para posteriormente definir las decisiones, los responsables, los tiempos de entrega y su revisión periódica.

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El consenso que se realiza y el compromiso del grupo que se adquiere de forma electrónica constituyen una importante base para la toma de decisiones racional y objetiva.

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GDSS activa la comunicación entre los participantes de una reunión de forma simultánea utilizando computadoras en red local o foránea para evaluar cada idea que se genera en el instante salvando tiempo y permitiendo que los participantes gasten mayor parte de su tiempo expresando sus ideas.

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A través de los sistemas de GDSS nadie domina la reunión ya que se permite la generación espontánea de ideas anónimas de forma electrónica, la información se tiene a la mano (desplegada en múltiples pantallas) y la captura del conocimiento de valor que se adquiere forma la base de una o varias decisiones de valor.

Niveles de las tecnologías de GDSS

GDSS: Lugar - Tiempo Mismo tiempo Mismo lugar (Most widely used GDSScomputers with projectors, voting tools)

Diferente tiempo Mismo espacio (audio/video conferencing, document sharing)

Mismo tiempo Diferente espacio (team room, tools, audio conferencing, screen sharing, chat)

Diferente tiempo Diferente espacio (voice mail, email, bulletin boards)

Componentes de un GDSS 

Los componentes de que consta son: hardware, software, recursos humanos y procedimientos.

Hardware 

Requerimientos mínimos de hardware para este tipo de sistemas: Un dispositivo de entrada/salida, mediante el cual sea posible darle datos de entrada y producir una salida.  Un procesador, para realizar los procesos necesarios y generar resultados útiles a los tomadores de decisiones.  Una línea de comunicación entre el dispositivo de entrada/salida y el procesador, para permitir la comunicación interactiva entre los miembros del grupo.  Una pantalla o monitores individuales, para ver las aportaciones que hace cada miembro del grupo o para analizar resultados. 

Software 

Software adecuado para realizar el proceso de toma de decisiones en grupo:  Base

de datos que cuente con información relacionada con la decisión que debe tomarse y que permita la consulta y búsqueda de temas específicos.  Una base de modelos, de la cual se puedan elegir diferentes alternativas para tomar una decisión.  Programas de aplicaciones específicos para que el grupo los use como procesadores de palabras, graficadores, hojas de cálculo o paquetes estadísticos.  Una interfase flexible y fácil de usar, que permita al ejecutivo interactuar de la manera adecuada con el sistema sin requerir de mucha asesoría o capacitación.

Recursos Humanos 

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Este componente incluye a las personas que participan en el proceso de toma de decisiones, a un operador del GDSS y a un facilitador, quien se encarga del control de desarrollo de la junta. El operador del GDSS es la persona que conoce el paquete, sabe cómo funciona y cómo operarlo.

Procedimientos 

Pueden referirse al uso del hardware y software y pueden incluir reglas para el manejo de la discusión verbal entre los miembros del grupo o para el flujo de los eventos durante una junta.

GDSS y EIS 

Los EIS presentan información útil para que el ejecutivo tome decisiones y esa información puede visualizarse en una junta en donde se utilice un GDSS.

Ventajas de un GDSS  

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Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos. Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo. Cuando en una junta es necesario que estén presentes muchas personas se optimiza el uso de información que aporta cada miembro del grupo. Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y descartar conductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de decisiones. Apoya al desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra. Mejora la calidad de la toma de decisiones. Incrementa la creatividad en la toma de decisiones.

Desventajas de un GDSS 

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Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones respecto a la forma tradicional de realizarlo. Resistencia al cambio por parte de los administradores. La responsabilidad al tomar una decisión puede diluirse.

Ejemplo   

Link: http://www.facilitate.com/ http://www.facilitate.com/technology/explore-livesoftware.html