1. Fundamentos Y Principios Contables

CAPÍTULO I

Fundamentos y principios contables Inducción

La cuenta contable

Objetivos generales

El plan general de cuentas

Objetivos específicos

El ciclo financiero de las operaciones

Preparando el escenario La contabilidad: un medio que asegura el crecimiento de las empresas y organizaciones La empresa La información contable: instrumento para la toma de decisiones La profesión contable Definiciones y especializaciones de la contabilidad El activo empresarial, patrimonio de los propietarios y obligaciones

El flujo del proceso contable Ajustes y reclasificaciones contables Estructuración de los estados financieros Estado de resultados Balance general o Estado de situación financiera Cierre o clausura del ciclo contable Cuestionario de evaluación

Normas técnicas contables de valoración, preparación e información financiera

01_Chapter_1_Zapata.indd 1

10/03/2011 21:59:27

2

Contabilidad general

Inducción Dirigida a los nuevos estudiantes. Por el momento, le enseñaremos a escribir la historia económica de los negocios; más tarde, es factible que usted se inicie emprendiendo negocios a nombre personal o en sociedad, es decir, haciendo empresa. ¡Qué mejor que hacerlo con los conocimientos contables que irá adquiriendo! Para esto, necesita dedicar el tiempo suficiente, poner atención a los conceptos y explicaciones, y obviamente resolver los ejercicios que iremos presentando; pero, sobre todo, necesita disposición y ánimo para aprender, ya sea con la guía del profesor o por autoaprendizaje. En realidad, la contabilización de las operaciones es algo sencillo, puesto que: • Diariamente usted realiza transacciones, de tal manera que vive una realidad económica y empresarial. • El registro de las transacciones es ordenado y sistemático, y responde a un proceso que más adelante le explicaremos. Además, aprenderá a procesar la información de manera organizada, desde el reconocimiento de los hechos económicos, con operaciones por medio de la documentación fuente, hasta la elaboración de los estados financieros. Comprenderá entonces la utilidad práctica de la contabilidad y tendrá ideas claras acerca de la situación empresarial, gracias al oportuno y preciso registro contable.

A LOS CONTADORES EN EJERCICIO PROFESIONAL El ejercicio de la profesión contable entraña conocimientos actualizados, minuciosidad y criterio para generar registros apropiados de las operaciones, un grupo de informes útiles para la toma de decisiones y un adecuado control sobre los recursos del ente y su financiamiento. La aplicación de la normativa técnico-legal y de las prácticas contables, que han evolucionado significativamente en los últimos años, ha jerarquizado la contabilidad a tal punto que los entes estatales de gestión y control han definido ciertas políticas empresariales a partir de la información proporcionada por la contabilidad y, en otros casos la facultad determinadora de tributos se sustenta en los datos contables. Pero quizá lo más importante sucede en las empresas y demás organizaciones económicas no lucrativas que cuentan con un sistema contable, puesto que a los propietarios, acreedores y demás entes vinculados les genera la confianza que asegura y fortalece sus relaciones y ayuda enormemente a la toma de decisiones operativas y estratégicas. Pese a esta contribución, queda aún la sensación de que a la información y al control contable les falta perfeccionarse. Ante ciertos vacíos, imprecisiones y desactualizaciones, el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASAB por sus siglas en inglés) viene procesando desde el 2001 los cambios fundamentales y significativos desde la forma de registro, pasando por la valoración y llegando a la presentación de la información financiera. En esta edición se da apertura a la aplicación plena de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y de las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), mediante conceptualizaciones y aplicaciones de esta normativa en la versión moderna. Esto significa que esta normativa se completa y perfecciona su aplicación con el ánimo de contribuir a la vigencia de las NIIF en Ecuador, lo cual va a ocurrir progresivamente en el 2010.

A LOS EMPRESARIOS Y DIRECTIVOS Es incuestionable la responsabilidad de los administradores y la legítima preocupación de los dueños sobre el manejo de los recursos activos y pasivos de las organizaciones, por lo que han sido ellos los principales usuarios de la información contable, aunque su uso se ha limitado a aspectos tributarios, con excepción de algún sector económico (como la banca), quienes le han dado el uso pleno a la

01_Chapter_1_Zapata.indd 2

10/03/2011 21:59:27

Fundamentos y principios contables

3

información. Precisamente, los empresarios y administradores han venido expresando ciertos reparos sobre la forma de valorar los recursos tangibles y la nula presencia de los intangibles en los registros contables de los entes, pero también se han opuesto a ciertas exigencias documentales o han expresado molestia por los cambios solicitados desde contabilidad en los procedimientos. Asimismo, han cuestionado las interferencias con actividades operativas, y han llegado a comprender que si se quiere una contabilidad realmente útil como generadora de información y de un control exigente que le evite contingencias tributarias, financieras y administrativas a futuro, es necesario incurrir en este costo. Si bien la dinámica empresarial se debe enfocar sustantivamente en las actividades operativas, no es menos cierto que determinados procesos auxiliares como la contabilidad ayudan a sustentar y mejorar las primeras, por lo que es indispensable brindar todo el apoyo político a la contabilidad y aprender a escuchar las sugerencias y recomendaciones que el profesional contable puede brindarle para que sus decisiones estén mejor sustentadas y sean exitosas. Por tanto, los empresarios y sus representantes deberían conocer de forma general la teoría moderna y el marco de acción de la contabilidad que evidencian las grandes ventajas que obtendrán de ella. A partir de esto, con seguridad apoyarán las iniciativas de mejora institucional y darán curso a las sugerencias que el profesional contable les brinde.

Objetivos generales 1. Identificar el ámbito en el que preferentemente se desenvuelve la contabilidad, así como el marco teórico fundamental de la ciencia contable. 2. Comprender el efecto de las transacciones en la situación económico-financiera y reconocer con facilidad las cuentas contables y su potencial uso en el registro de las operaciones. 3. Desarrollar el ciclo que siguen las operaciones desde el reconocimiento hasta la generación de estados financieros (Balances), por medio de explicaciones y aplicaciones secuenciales; comprender las causas y efectos de las operaciones en la situación económica y financiera de la empresa.

Objetivos específicos Al terminar el estudio de este capítulo usted podrá: 1. Identificar el ámbito natural de acción de la contabilidad, conocer los fundamentos teóricos más importantes y un resumen de la normativa técnica vigente, conocida como Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de Contabilidad (NIC). 2. Identificar las cuentas que participan en una operación y su condición deudora o acreedora, así como aplicar el principio de Partida doble. 3. Utilizar el plan de cuentas en el registro de las operaciones, basándose en el Plan modelo. 4. Comprender la naturaleza de las operaciones que ejecuta frecuentemente la empresa y que afectan su situación económico-financiera. 5. Aplicar el proceso contable, a partir del registro inicial de transacciones de variada índole en que se puedan evidenciar los cambios en la posición financiera y económica del ente. 6. Mayorizar con seguridad, tanto en cuentas auxiliares como en principales, hasta obtener los saldos e interpretarlos genéricamente. 7. Elaborar el Balance de comprobación y ejercitar algunas técnicas de verificación de saldos. 8. Ajustar las cuentas que presentan datos erróneos o desactualizados y el procedimiento respectivo en este aspecto, hasta obtener saldos depurados. 9. Preparar dos estados financieros básicos: Estado de resultados y Balance general, en una empresa de servicios.

01_Chapter_1_Zapata.indd 3

10/03/2011 21:59:27

4

Contabilidad general

PREPARANDO EL ESCENARIO La globalización de la economía, el liderazgo político de las empresas que ha llevado al mundo a una crisis sin precedentes y la velocidad de las comunicaciones son hechos relevantes que caracterizan el mundo de hoy. En ese contexto las empresas deben competir abiertamente procurando mantenerse, posicionarse y crecer, cosa por demás difícil si no cuentan con: • Personal idóneo dispuesto al cambio y que esté comprometido con la misión y visión de la empresa. • Información útil y oportuna que guíe la toma de decisiones acertadas. • Un sistema de control interno que asegure el manejo eficiente de los recursos empresariales. • Procesos simples que optimicen el flujo de las operaciones y que generen productos y servicios que satisfagan las expectativas de los clientes. • Conciencia social de los dueños y administradores de mantener un equilibrio entre la utilidad económica y la utilidad social. Precisamente la contabilidad es la herramienta fundamental que proporciona a la gerencia la información de carácter financiera confiable, oportuna y suficiente para que éste pueda tomar las decisiones. Así mismo, sus libros, reportes y acciones de control interno ayudarán a generan confianza y credibilidad entre los actores económicos y políticos de una sociedad moderna. El contador, por tanto, debe ser un individuo preocupado por su preparación personal, conocedor pleno de la realidad económica de la empresa y de su entorno, y un profesional objetivo que interprete debidamente los hechos que afectan la situación patrimonial de la empresa. En este primer capítulo se habla de la importancia y utilidad práctica de la contabilidad en las empresas, así como de las herramientas que usa el contador como el Plan de cuentas, los libros en donde deja evidencia escrita de los hechos económicos, del proceso contable, que hoy día está casi totalmente sistematizado de los documentos fuente y la relación con la normativa técnica y legal vigente. Objetivo 1 Identificar el ámbito natural de acción de la contabilidad, conocer los fundamentos teóricos más importantes y un resumen de la normativa técnica vigente, conocida como Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).

La contabilidad: un medio que asegura el crecimiento de las empresas y organizaciones En una época extremadamente competitiva, los riesgos de quedarse y desaparecer son cada vez mayores; esto lo han entendido perfectamente los empresarios y los emprendedores en potencia. Para reducir el riesgo, la mayoría de empresas llevan a cabo reformas internas sustantivas que conlleven principalmente al mejoramiento del servicio y atención al cliente. Los resultados de dichos cambios, como reducción de costos y mejoras en los procesos, benefician finalmente a los compradores. En las empresas, uno de los procesos que ha merecido especial atención y experimentado mejoras notables es la contabilidad, comprendida como el medio de generación de datos, reportes y balances, es decir, información que usa el gerente en la toma de decisiones. Proceso contable que se encuentra computarizado, en línea y descentralizado, de tal manera que los datos, acumulados y específicos se obtienen casi al instante. Un gerente con información oportuna, estará en capacidad de afrontar los retos de la competencia con buenas probabilidades de éxito. Bien se asegura que “aquel que tiene infor-

01_Chapter_1_Zapata.indd 4

10/03/2011 21:59:28

5

Fundamentos y principios contables

mación clave, tiene poder”; por el contrario, una empresa sin datos oportunos, confiables, completos, está en desventaja y, con seguridad, destinada al fracaso. A diferencia de lo que ocurría en el pasado, cuando la contabilidad sólo era una formalidad para cumplir con el cálculo y pago de impuestos, hoy día la empresa y la contabilidad coexisten desde los inicios del negocio y su interacción les permitirá su desarrollo mutuo. La empresa requiere la contabilidad si desea progresar, y la contabilidad no tendría objeto si no existiera la empresa.

LA EMPRESA La contabilidad se ha insertado en el sistema de información, por tanto, constituye parte esencial del mismo, y su ámbito natural es la empresa; además, su aplicación es muy apreciada en toda organización que maneje fondos y recursos con propósitos de asistencia social. EMPRESA es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer a los clientes bienes y/o servicios que, al ser vendidos, producirán una renta que beneficia al empresario, al Estado y a la sociedad en general.

cLASIFIcAcIón dE LAS EMPRESAS La clasificación de las empresas se realiza bajo los siguientes criterios: Según su naturaleza

Según el sector o la procedencia del capital

Según la integración del capital o número de socios

• Industriales: transforman materias pri- • Públicas: el capital pertenece al sector • Unipersonales: el capital es el aporte de una sola persona. público. Ej.: empresa de Correos del mas en nuevos productos. Ej.: Textiles • Sociedades: aporte de capital por Estado. San Pedro, Pronaca S.A. personas jurídicas o naturales. • Comerciales: compra y venta de pro- • Privadas: el capital pertenece al sector Sociedad de personas. privado. Ej.: Pintulac Cía. Ltda. ductos, intermediarias entre producSociedad de capital. tores y compradores. Ej.: Importadora • Mixtas: el capital es público y privado. Ej.: ExploCEM. Tomebamba S.A. • Servicios: generación y ventas de productos intangibles. Ej.: Banco del Pichincha, Multicines. • Agropecuarias: explotan productos agrícolas y pecuarios. • Mineras: explotan los recursos del subsuelo.

LA InFORMAcIón cOnTAbLE: InSTRuMEnTO PARA LA TOMA dE dEcISIOnES La información contable es útil para quienes deban emitir juicios y tomar decisiones que generen consecuencias económicas; la contabilidad ayuda a la toma de decisiones, mostrando dónde y cómo se ha gastado el dinero o se han contraído compromisos, evaluando el desempeño e indicando las implicaciones financieras de escoger un plan en lugar de otro. Además, ayuda a predecir los efectos futuros de las decisiones y a dirigir la atención tanto hacia los problemas, las imperfecciones y las ineficiencias actuales, como hacia las oportunidades futuras.

01_Chapter_1_Zapata.indd 5

10/03/2011 21:59:28

6

Contabilidad general

Problemática del sistema de información financiera La ausencia de contabilidad en las empresas o, peor aún, la presencia de una contabilidad imprecisa e inoportuna llevan a que la gerencia carezca de información contable y, por ende, aumente la probabilidad de fracaso en la toma de decisiones. Por tanto, los directivos de las empresas deben buscar por todos los medios: • introducir mejoras en su gestión, dando paso a la implantación del sistema contable, si no lo tuviera aún, o • mejorar significativamente su sistema contable, con el fin de que cumpla sus funciones de información y control, bajo condiciones de oportunidad, confiabilidad y sencillez.

La profesión contable El contador público es la persona que puede cumplir papeles trascendentales en la gestión empresarial y en la sociedad civil. Su profesión está regida por el Código de ética Profesional, la Ley de Contadores y su reglamento. Extraemos de estos instrumentos jurídicos los siguientes aspectos importantes: Requisitos formativos. Son contadores públicos: • Los nacionales y extranjeros que obtuviesen su título de contador en universidades del país. • Los nacionales y extranjeros que, habiendo estudiado en universidades o institutos superiores de países extranjeros, obtuviesen el título de contador público y lo revalidasen en el país, de conformidad con las regulaciones establecidas por las leyes o por convenios internacionales para el ejercicio profesional. Papeles que puede desempeñar el contador público: • • • • • •

Dictar cátedras de contabilidad en planteles de nivel superior, legalmente establecidos. Organizar, sistematizar y dirigir contabilidades. Intervenir directamente en la organización contable de las empresas. Comprobar y verificar estados de actividades económico-financieras. Certificar balances, previa verificación integral de la contabilidad. Ejercer las funciones de comisario en las compañías anónimas, en comandita por acciones, de responsabilidad limitada y de economía mixta. • Evaluar e interpretar movimientos financieros e inventarios. • Practicar auditorías o intervenciones y emitir dictámenes técnico-contables, económicos y financieros. • Realizar peritajes, revisiones fiscales, análisis y pruebas contables1. Eventos futuros predecibles: • La exigencia del comercio internacional, demandará a las unidades educativas: – Homologar los pénsums de estudios a nivel internacional. – Conferir el título de Contador Público a nivel de posgrado. – Exigir al Contador la actualización continua de sus conocimientos a efectos de renovar la licencia profesional.

1. Congreso Nacional, Ley de contadores y su reglamento de 1963.

01_Chapter_1_Zapata.indd 6

10/03/2011 21:59:29

Fundamentos y principios contables

7

Definiciones y especializaciones de la contabilidad La contabilidad: herramienta para controlar e informar Por ser responsabilidad del gerente y para proteger su patrimonio, el propietario (empresario) estará preocupado por conservar plenamente los bienes, los recursos y los derechos de propiedad, pero también deberá controlar sus obligaciones; a este propósito ayuda la contabilidad, con base en métodos y técnicas de registro, como se verá más adelante. La contabilidad moderna se constituye en una herramienta indispensable para la toma de decisiones. Es por ello que la información que genera debe propender a: • Coordinar las actividades económicas y administrativas. • Captar, medir, planear y controlar las operaciones diarias. • Estudiar las fases del negocio y los proyectos específicos. La información financiera que genera la contabilidad debe tener las siguientes características: • Entendible. Los registros y reportes informativos deben redactarse en un lenguaje sencillo que facilite la comprensión del mensaje que se pretende entregar a los usuarios de la contabilidad. • Relevante. Se preocupará de mostrar los aspectos más significativos, es decir, prima el concepto de materialidad antes que el de precisión; se debe revelar aspectos importantes presentes y futuros que pudieran modificar las condiciones actuales. • Confiable. Los datos y cifras monetarias serán verificables y comprobables y expresarán la esencia de los hechos económicos. • Comparable. Para que esta característica se cumpla será necesario preparar la información bajo normativa estándar y universal a través de prácticas, métodos y procedimientos uniformes. Las perspectivas de la contabilidad son inmediatas y a corto plazo. De inmediato, las empresas existentes comerciales, industriales y de servicios tendrán que mejorar, sustantiva y permanentemente sus sistemas, llegando incluso a descentralizar la información contable para llevarla en red a un servidor central con un software cuyo acceso final esté permitido al contador general. Las empresas que emprendan, si desean triunfar y mantenerse en el exigente mercado, deben implantar simultáneamente a la apertura del negocio, un sistema contable que proporcione la información suficiente para la toma de decisiones. A corto plazo, no habrá empresa, por pequeña que sea, que no disponga de un sistema de registro contable automático y sistematizado de sus operaciones, con el fin de obtener de él información oportuna y suficiente para la toma de decisiones. La forma, metodologías y demás condiciones estarán regidas por las normas internacionales de contabilidad.

DEFINICIÓN Y APLICACIONES DE LA CONTABILIDAD Aunque lo ideal sería que al finalizar el proceso de aprendizaje el estudiante emita su propia definición, es oportuno citar algunas conceptualizaciones de expertos contables con el ánimo de proyectar la cobertura y el procedimiento que sigue la contabilidad desde que nacen los hechos económicos hasta que éstos se insertan en el producto contable conocido como Estados financieros. “Contabilidad es un sistema de información que mide las actividades de las empresas, procesa esta información en estados y comunica los resultados a los tomadores de decisiones”2. 2. Charles Horngren, Contabilidad, Editorial Pearson Educación, Quinta edición, 2003.

01_Chapter_1_Zapata.indd 7

10/03/2011 21:59:29

8

Contabilidad general

“Contabilidad es un elemento del sistema de información de un ente, que proporciona datos sobre su patrimonio y su evolución, destinados a facilitar las decisiones de sus administradores y de los terceros que interactúan con él en cuanto se refiere a su relación actual o potencial con el mismo3. Para el autor, la contabilidad es la técnica fundamental de toda actividad económica que opera por medio de un sistema dinámico de control e información que se sustenta tanto en un marco teórico, como en normas internacionales. La contabilidad se encarga del reconocimiento de los hechos que afectan el patrimonio; de la valoración justa y actual de los activos y obligaciones de la empresa, y de la presentación relevante de la situación económico-financiera. Esto se hace por medio de reportes específicos y generales preparados periódicamente para que la dirección pueda tomar las decisiones adecuadas que apuntalen el crecimiento económico de manera armónica, responsable y ética en las entidades que lo usen. De la definición anterior se destacan los siguientes elementos que marcan la importancia real de la contabilidad: • Sistema dinámico, pues al procesar de manera sistemática los hechos económicos, la contabilidad permite establecer controles efectivos de los recursos y generar un conjunto de reportes específicos, estados financieros y sus notas explicativas. • Reconocimiento de los hechos que afectan la situación patrimonial, es decir los ingresos, costos y gastos. • Valoración justa y actual, se refiere a las inversiones realizadas por la entidad y las obligaciones contraídas. • Presentación relevante de la situación económico-financiera, que permita brindar confianza a acreedores, inversionistas y autoridades de control fiscal. • Tomar decisiones adecuadas, a partir de la información confiable que periódicamente ofrece la contabilidad, con altas probabilidades de éxito. Algunas decisiones deben tomarse bajo la óptica o los intereses de terceros íntimamente relacionados con la empresa, como inversionistas, financistas y propietarios; en este caso se habla de contabilidad financiera. Las decisiones más frecuentes tienen que ver con la gestión, es decir, con el día a día de la empresa en su largo y difícil camino hacia el éxito. Cuando se dirige a este grupo, se habla de contabilidad administrativa, usada por los tomadores internos de decisiones como administradores, gerentes y directores, de tal manera que facilite las labores de planificación, control y dirección. A pesar de que la contabilidad financiera y la administrativa emanan de un mismo sistema de información destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, tienen las diferencias y semejanzas que se presentan en los siguientes cuadros. Diferencias Contabilidad financiera

Contabilidad administrativa

• Da orientación financiera. • Se fundamenta en los principios generalmente aceptados ahora NIIF y NIC. • Como resultado final entrega estados financieros de uso general. • Es empleada por quienes toman decisiones externas, como los accionistas, los proveedores, los clientes, el gobierno, etc. • Genera información sobre el pasado o hechos históricos de la organización. • Es obligatoria por diversas leyes.

• Da orientación administrativa. • No se basa en normatividad alguna, utiliza las disciplinas que sean necesarias. • Entrega informes como los solicite la administración. • Es empleada por las personas que toman decisiones internas, como los altos ejecutivos, los jefes de departamento y del personal administrativo. • Se enfoca en el futuro de la organización. • Es opcional.

3. Enrique Fowler Newton, Contabilidad financiera enfoque moderno, Editora Limusa, 1997.

01_Chapter_1_Zapata.indd 8

10/03/2011 21:59:29

Fundamentos y principios contables

9

Semejanzas • Se apoyan en el mismo sistema contable de información, las dos parten del mismo banco de datos. • Exigen responsabilidad sobre la administración de los recursos puestos en manos de los administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor de manera global, y la contabilidad administrativa lo hace por áreas o segmentos. • La responsabilidad por la consistencia de los resultados está tanto en la administración como en el contador, quienes suscriben los estados financieros que son soportes.

Campos de especialización de la contabilidad La contabilidad es única en sus principios y múltiple en sus aplicaciones. En la actualidad se determinan campos especializados en esta área, de acuerdo con el objetivo que cumplen en cada caso; de tal manera que podemos hablar de contabilidad general, bancaria, gubernamental, de costos, etc., las cuales están destinadas a proporcionar información tanto a terceras personas relacionadas con la empresa, como a su administración para la toma de decisiones. • Contabilidad comercial o general. Es aquella que se utiliza en los negocios de compra y venta de mercaderías y servicios no financieros. Ejemplos: almacenes de calzado, de electrodomésticos; empresas de transporte, de seguridad y vigilancia, etc. • Contabilidad de costos. Se aplica especialmente en empresas manufactureras, mineras, agrícolas y pecuarias. Ejemplos: fábricas y talleres; pero se puede usar también en empresas de servicios especializados o específicos. Ejemplos: hospitales, eléctricas y telefónicas. • Contabilidad gubernamental. Se aplica en las empresas y organismos del Estado. Ejemplos: ministerios, universidades estatales, empresas públicas, etc. • Contabilidad bancaria. “Es aquella utilizada en las entidades financieras para registrar depósitos en cuentas corrientes y de ahorro, liquidación de intereses, comisiones, cartas de crédito, remesas, giros y otros servicios bancarios”4 . Ejemplos: bancos, administradoras de fondos, casas de cambio, cooperativas de ahorro y crédito, mutualistas, etc.

el activo empresarial, patrimonio de los propietarios y obligaciones Es activo empresarial cualquier producto físico o intangible, y los derechos que se tengan sobre éstos, siempre que reúnan las siguientes condiciones básicas: • Estar bajo el control pleno del ente, es decir, no debe haber restricciones en su utilización, usufructo o disposición. • Que aparezcan con ocasión de hechos pasados; por tanto, su reconocimiento debe proceder por acontecimientos ocurridos anteriormente. • Que reporten beneficios futuros, o sea que se tenga razonable seguridad de que del uso de éstos se podrán obtener beneficios económicos, evidenciados en dinero que se reciba o que eviten su salida. • Que las valoraciones sean suficientemente confiables, por tanto, el precio asignado sea medible razonablemente en términos monetarios.

4. Néstor Álvarez, Curso básico de contabilidad, 2ª ed., McGraw-Hill Interamericana S.A.

01_Chapter_1_Zapata.indd 9

10/03/2011 21:59:29

10

Contabilidad general

La existencia real de la empresa o de una organización se evidencia en los activos, y a su vez éstos son financiados o provistos desde dos fuentes: • En primer lugar, provienen del aporte en dinero o especie de los propietarios en calidad de capital; por tanto, el patrimonio constituye la primera y más importante fuente de financiamiento de las empresas, y da a los aportantes la propiedad, control y dirección del ente. El patrimonio se reconoce cuando: – Se integra el capital, es decir, al momento de la entrega del dinero o especie en calidad de capital. – Se reconoce el resultado económico, es decir, la diferencia entre rentas, costos y gastos del periodo. – Por cualquier acción interna o externa que legalmente incremente la propiedad de los dueños en los activos empresariales. • En segundo lugar, se pueden incrementar a partir de endeudamientos meditados. Un pasivo será reconocido siempre que – sea legalmente adquirido, por tanto, las obligaciones que se reconozcan tendrán como antecedente hechos legales y enmarcados en la ley y buenas costumbres; – produzca erogaciones futuras de dinero o entrega de otra partida del activo, por tanto, será reconocido como deuda si existe la certeza de que esto vaya a ocurrir, y – se pueda medir de manera confiable, por tanto, el precio asignado a la deuda será medible razonablemente en términos monetarios.

La ecuación contable fundamental y los cambios en el activo, el pasivo y el patrimonio La ecuación contable es la fórmula fundamental en la cual se basa la contabilidad para desarrollar técnicamente su sistema. A través de ésta se da a conocer el valor del activo, pasivo y patrimonio. Representación gráfica de la ecuación contable. Supongamos que el señor Juan Díaz posee los siguientes recursos el 31 de diciembre de 200X, y desea emprender un negocio de mantenimiento y reparación de equipos de cómputo: Oficina de su propiedad Computadora Dinero en efectivo Deuda a Inmobiliaria S. A.

$ 30.000,00 $ 750,00 $ 3.000,00 $ 1.000,00

La presentación de la ecuación contable será:

01_Chapter_1_Zapata.indd 10

ACTIVO

PASIVO

Caja Edificios Equipos computación

$ 3.000,00 $ 30.000,00 $ 750,00

Deuda inmobiliaria PATRIMONIO (Capital) Capital J. D.

$32.750,00

Total

$ 33.750,00

Total

$33.750,00

$ 1.000,00

10/03/2011 21:59:30

Fundamentos y principios contables

11

Conclusión La ecuación contable del señor Díaz sería: P pasivo

A activo

Pr Patrimonio

33.750,00

= 1.000,00

+ 32.750,00

ACTIVO

=

PASIVO

+ PATRIMONIO

PASIVO

=

ACTIVO

–

PATRIMONIO

PATRIMONIO =

ACTIVO

–

PASIVO

El Capital Contable Aumenta cuando

Disminuye cuando

existen inversiones del dueño

hay retiros por parte del propietario

caso 1: cambios en el capital El señor Juan Díaz decide ceder 20% de sus derechos a Pablo Espinosa. La presentación de la ecuación contable será: ACTIVO Caja Edificios Equipos computación

$ 3.000,00 $ 30.000,00 $ 750,00

PASIVO Deuda inmobiliaria PATRIMONIO (Capital)5 Capital J. D. Capital P. E.

$ 26.200,00 $ 6.550,00

Total

$ 33.750,00

Total

$ 33.750,00

$ 1.000,00

Conclusión Se modifica la composición del capital, mas no el valor total; además, la propiedad de la empresa es de dos personas, lo que origina la sociedad mercantil.

caso 2: cambios en el Activo La empresa Díaz & Espinosa adquiere a crédito dos escritorios de oficina a la empresa Amoblar, a un precio unitario de $180,00.

5. Capital representa el aporte inicial; más adelante aparecerán otros conceptos, como Reservas, Utilidades no distribuidas, etc., lo cual obliga a reconocer un cambio en la denominación, que se conoce como Patrimonio. Con este nombre le denominaremos en todas las oportunidades que hablemos del capital.

01_Chapter_1_Zapata.indd 11

10/03/2011 21:59:30

12

Contabilidad general

La presentación de la ecuación contable será: ACTIVO Caja $ 3.000,00 Muebles de oficina $ 360,00 Edificios $ 30.000,00 Equipos computación $ 750,00

PASIVO Deuda inmobiliaria Cuentas por pagar PATRIMONIO Capital J. D. Capital P. E.

Total

Total

$ 34.110,00

$ 1.000,00 $ 360,00 $ 26.200,00 $ 6.550,00 $ 34.110,00

Conclusión Con esta transacción, sus activos aumentan en igual proporción que sus obligaciones con los acreedores.

Caso 3: Cambios en el Pasivo La empresa cancela en efectivo a Inmobiliaria S.A. una letra de cambio (L/C) por $200,00. La presentación de la ecuación contable será: ACTIVO Caja $ 2.800,00 Muebles de oficina $ 360,00 Edificios $ 30.000,00 Equipos computación $ 750,00

PASIVO Deuda inmobiliaria Cuentas por pagar PATRIMONIO (Capital) Capital J. D. Capital P. E.

Total

Total

$ 33.910,00

$ $

800,00 360,00

$ 26.200,00 $ 6.550,00 $ 33.910,00

Conclusión Con esta transacción, existe disminución tanto de sus obligaciones como de su efectivo.

Caso 4: Cambios en el Activo y en el Capital La empresa recibe una donación que incrementa su capital, consistente en un equipo de fax valorado en $265,00. La presentación de la ecuación contable será: ACTIVO Caja $ 2.800,00 Muebles de oficina $ 360,00 Edificios $ 30.000,00 Equipos de oficina $ 265,00 Equipos computación $ 750,00

PASIVO Deuda inmobiliaria Cuentas por pagar PATRIMONIO (Capital) Capital J. D. Capital P. E. Donación capital

$ 26.200,00 $ 6.550,00 $ 265,00

Total

Total

$ 34.175,00

$ 34.175,00

$ $

800,00 360,00

Conclusión La situación financiera varía, ya que con esta donación se incrementan el capital y el activo.

01_Chapter_1_Zapata.indd 12

10/03/2011 21:59:31

Fundamentos y principios contables

13

Caso 5: Cambios en el Activo y en el Capital La empresa fue víctima de un robo, en el cual le sustrajeron $120,00 en efectivo. ACTIVO Caja $ 2.680,00 Muebles de oficina $ 360,00 Edificios $ 30.000,00 Equipos de oficina $ 265,00 Equipos computación $ 750,00

PASIVO Deuda inmobiliaria Cuentas por pagar PATRIMONIO Capital J. D. Capital P. E. Donación capital Pérdida - robo

$ 26.200,00 $ 6.550,00 $ 265,00 $ (120,00)

Total

Total

$ 34.055,00

$ 34.055,00

$ $

800,00 360,00

Conclusión Si por cualquier motivo durante el ejercicio económico se obtuviese una pérdida, ésta afectará negativamente la situación financiera, disminuyendo el activo y el capital.

Caso 6: Cambios en el Pasivo y en el Capital Este cambio se da por conveniencia para los intereses de los dueños del negocio o de los acreedores. El Pasivo y el Capital se pueden modificar en su composición, aumentando el Pasivo y disminuyendo el Capital, o viceversa.

Ejemplo

La empresa no puede pagar la deuda a Inmobiliaria S.A., por lo cual ésta le propone que la acepte como socio, aportando a Capital el valor restante de la deuda. ACTIVO Caja $ 2.680,00 Muebles de oficina $ 360,00 Edificios $ 30.000,00 Equipos de oficina $ 265,00 Equipos computación $ 750,00

PASIVO Cuentas por pagar PATRIMONIO Capital J. D. Capital P. E. Capital inmobiliaria Donación capital Pérdida-robo

Total

Total

$ 34.055,00

$

360,00

$ 26.200,00 $ 6.550,00 $ 800,00 $ 265,00 $ (120,00) $ 34.055,00

Conclusión Cuando se produce una situación de esta naturaleza, existe un cambio en la composición del pasivo y del capital, pero no en el valor total de la ecuación.

La ecuación contable ampliada: cambios en la situación financiera por efecto de la presencia de rentas y gastos Para comprender mejor este tema, se ponen a consideración las definiciones de rentas (o ingresos) y gastos. La renta son los beneficios económicos que se obtienen por la venta de productos fabricados o adquiridos, por la prestación de servicios, por el alquiler de activos y cualquiera otra forma lícita de obtener ingresos. Su reconocimiento procede cuando:

01_Chapter_1_Zapata.indd 13

10/03/2011 21:59:31

14 • • •

Contabilidad general

Sea probable que los beneficios económicos fluyan a la entidad. Generen dinero u otros activos o se reduzcan las deudas. Puedan ser medidos confiablemente.

Se define como gasto al uso, consumo, utilización de bienes y servicios básicos y complementarios que se requieran para la gestión y funcionamiento del ente. Todo gasto trae aparejado un beneficio, de lo contrario será una pérdida. Se reconoce un gasto cuando: • Se evidencia el uso, consumo o utilización. • Se utilice dinero u otros activos, o en su lugar se incrementen los pasivos. • éste pueda ser medido confiablemente. El costo de ventas, si bien es tratado de manera diferente al gasto, está asociado íntimamente a éste, puesto que, por un lado, el costo de ventas representa el valor de las mercaderías que se venden y, por tanto, la recuperación de éste será directa; por otro lado, los gastos también podrían verse como una inversión recuperable indirectamente a través de la “utilidad bruta”, que no es más que la diferencia entre el valor de las ventas y el costo de ventas. La presencia de estos elementos cuyas cuentas tienen por objeto acumular valores monetarios sostenidamente, modificará necesariamente la situación financiera y producirá cambios en el patrimonio. El cambio será positivo si las rentas son superiores a los gastos, y será negativa si sucede lo contrario; la nueva situación se evidenciará al término de un periodo mensual, semestral o anual según se requiera. A continuación veremos estas afectaciones. Por tanto, la ecuación ampliada es la siguiente: P pasivo

A activo

Pr patrimonio

G gasto

R renta

caso 7: cambios en la renta y en el gasto Siguiendo con nuestro ejemplo, la empresa realiza el mantenimiento de computadoras a varios clientes; por tal motivo, durante este periodo contable obtuvo un ingreso por servicios en efectivo por $450,00 y gastó $150,00 en efectivo, en el sueldo pagado a su ayudante; también reconoce un robo de dinero por $120,00. ACTIVO Caja Muebles de oficina Edificios Equipos de oficina Equipos computación Gastos Pérdida en robo Gasto sueldo

$ 2.980,00 $ 360,00 $ 30.000,00 $ 265,00 $ 750,00 $ $

PASIVO Cuentas por pagar PATRIMONIO Capital J. D. Capital P. E. Capital Cía. inmobil. Donación capital

$ 34.355,00

120,00 150,00

$

Total

ReNTAS Renta servicio

270,00

Total Pasivo + Patrimonio

$34.625,00 A

+

G

=

P

+

Pr

+

$

360,00

$

360,00

$ 26.200,00 $ 6.550,00 $ 800,00 $ 265,00

$33.815,00

$

$

450,00

450,00

$34.625,00

R

34.355,00 + 270,00 = 360,00 + 33.815,00 + 450,00

01_Chapter_1_Zapata.indd 14

10/03/2011 21:59:31

Fundamentos y principios contables

15

Conclusión La situación financiera varía como consecuencia de las rentas obtenidas y los gastos incurridos, existiendo a la vez cambios en el Activo, el Patrimonio o el Pasivo.

CONCLUSIONES GENERALES • La ecuación contable es la forma matemática de representar la situación financiera de la empresa, a una fecha determinada. • A la izquierda suele ubicarse el activo, y a la derecha, el pasivo y el patrimonio; los dos grupos siempre deben sumar exactamente una misma cantidad. • Los activos se presentan en varias denominaciones, conocidas como cuentas; entre ellas puede haber variaciones, mientras unas incrementan otras se reducen; en este caso, la ecuación general no se modifica, igual puede pasar entre cuentas del pasivo y del patrimonio. • Pero la ecuación contable puede modificarse en la suma total, sin dejar de mantener el balance si, por ejemplo, se incrementa un activo con ocasión de haber obtenido un préstamo o por aportes adicionales de capital. También podría ocurrir lo contrario con ocasión de pagar una deuda o devolver parte del patrimonio. En todo caso, el balance se debe mantener, sea cualquiera la sumatoria total.

NORMAS TÉCNICAS CONTABLES DE VALORACIÓN, PREPARACIÓN E INFORMACIÓN FINANCIERA El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) ha definido la base teórica que regulará la práctica contable mundial. La citada base reconoce la vigencia jerárquica de: • Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). • Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC). • Los conceptos, las prácticas y las definiciones generalmente aceptados. • Las políticas contables específicas de cada entidad. El mundo, sus Estados, sus empresas, y sus organizaciones no lucrativas, están en proceso de globalizar o ya han globalizado sus economías, con el ánimo de que las personas y los recursos materiales sean más productivos. Sin embargo, en ese proceso se están olvidando de la conservación del medio ambiente, de la equidad y de la justicia social. La contabilidad, como técnica de registro de hechos económicos, debe adaptarse a las nuevas necesidades y circunstancias. Para ello, ha creado mecanismos que estandaricen la normativa contable de observancia obligatoria en el mundo. Organismos multilaterales como la OMC, y el CEE, entre otros, han propiciado el fortalecimiento de Comités y Federaciones mundiales de contadores, quienes vienen generando y actualizando normas, reglamentos e interpretaciones técnicas sobre registros, valoración, presentación y emisión de informes que conlleven a: • Potenciar el uso de los recursos, haciendo más eficiente la gestión empresarial. • Transparentar las operaciones que realizan los entes contables. • Comprender de la mejor manera los hechos económicos por medio de la aplicación de la nueva normativa. El IASB, y los Comités de Interpretación como el CINIFF y el SIC, han emitido, actualizado y avalado hasta la fecha las siguientes normas e interpretaciones: – Nueve Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). – Veintinueve Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).

01_Chapter_1_Zapata.indd 15

10/03/2011 21:59:32

16

Contabilidad general

– Diecisiete Interpretaciones de la NIIF. – Once Interpretaciones de la NIC. Con estos antecedentes, el Gobierno Nacional, mediante decreto ejecutivo expedido en el 2009, puso en vigencia la normativa internacional, que será de obligatoria observancia desde los estados financieros que se emitan en el año 2010 y siguientes según un calendario progresivo. Los siguientes cuadros presentan el resumen de las NIIF y las NIC, más adelante detallaremos el marco conceptual de la contabilidad moderna y las políticas contables específicas.

norMAs internACionAles de inforMACiÓn finAnCierA (niif) NIIF 1 Adopción por primera vez de NIIF. Vigencia 01-01-2004

Presenta una visión general para una empresa que adopte las NIIF por primera vez como base de presentación de sus estados financieros anuales con carácter general, correspondientes al ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2005. Exige: 1. Seleccionar sus políticas contables en función de las NIIF, vigentes al 31 de diciembre de 2005. 2. Preparar, al menos, los estados financieros de 2005 y 2004 y rehacer a efectos comparativos con carácter retroactivo el balance de apertura (primer periodo para que se presenten estados financieros comparativos completos), aplicando las NIIF vigentes al 31 de diciembre del 2005. • Dado que la NIC 1 exige como mínimo la presentación de información comparativa del ejercicio anterior al periodo que se presenta, el balance de apertura será el del 1 de enero de 2004. • Si una empresa que adopte estas normas el 31 de diciembre de 2005 presenta una selección de datos financieros (sin presentar unos estados financieros completos) conforme a NIIF para periodos anteriores a 2004, además de los estados financieros completos de 2004 y 2005, esto no cambia el hecho de que su balance de apertura conforme a NIIF tenga fecha del 1 de enero del 2004. Para el caso de Ecuador, los ejercicios correspondientes son los que concluyan en 2009 y 2008. NIIF 2 Pagos basados en acciones. Vigencia 01-01-2005

Establece el tratamiento contable de una operación en la que una sociedad reciba o adquiera bienes o servicios, ya sea en contraprestación por sus instrumentos de capital, o mediante la asunción de pasivos de importe equivalente al precio de las acciones de la sociedad o a otros instrumentos de capital de la sociedad. NIIF 3 Combinación de negocios. Vigencia 31-03-2004 (reemplaza la NIC 22)

Dispone la información financiera que debe presentar una sociedad cuando lleva a cabo una combinación de negocios. El método de compra se utiliza para todas las combinaciones de negocios. (El método de unión de intereses, que se utilizaba en virtud de la NIC 22 en determinados casos, queda prohibido). NIIF 4 Contratos de seguros. Vigencia 01-01-2005

Instituye los requisitos de información financiera aplicables a contratos de seguros, hasta que el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) termine la segunda fase de su proyecto sobre normas aplicables a los contratos de seguros.

01_Chapter_1_Zapata.indd 16

10/03/2011 21:59:33

Fundamentos y principios contables

17

NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y explotaciones en interrupción definitiva. Vigencia 01-01-2005

Implanta el tratamiento contable de los activos mantenidos para la venta y los requisitos de presentación e información de explotaciones en interrupción definitiva. Introduce la clasificación “mantenido para la venta” y el concepto de conjunto de enajenación (grupo de activos que se enajena en una misma operación, incluidos los correspondientes pasivos que también se transfieren). NIIF 6 Exploración y evaluación de recursos minerales. Vigencia 01-01-2006

Define los requisitos de presentación de información financiera aplicables a la exploración y evaluación de recursos minerales. Una sociedad puede desarrollar su política contable para activos de exploración y evaluación de conformidad con las NIIF, sin considerar específicamente los requisitos recogidos en los párrafos 11 y 12 de la NIC 8, que establecen la jerarquía de las fuentes de PCGA según NIIF, a falta de una norma específica. Por ello, una sociedad que adopte la NIIF 6 podrá seguir utilizando sus políticas contables existentes. NIIF 7 Instrumentos financieros: información a revelar. Vigencia 01-01-2007

Requiere a las entidades que, en sus estados financieros, revelen información que permita a los usuarios evaluar: a) la relevancia de los instrumentos financieros en la situación financiera y en el rendimiento de la entidad; y b) la naturaleza y el alcance de los riesgos procedentes de los instrumentos financieros a los que la entidad se haya expuesto durante el ejercicio y en la fecha de presentación, así como la forma de gestionar dichos riesgos. NIIF 8 Segmentos operativos. Vigencia 01-01-2009

Exige que las entidades adopten “el enfoque de la dirección” al revelar información sobre el resultado de sus segmentos operativos. En general, ésta es la información que la dirección utiliza internamente para evaluar el rendimiento de los segmentos y decidir cómo asignar los recursos a los mismos. NIIF 9 Para PIMES

Es un compendio simplificado de las NIIF que pueden utilizar las pequeñas y medianas empresas (PIMES). Para el caso de Ecuador, un gran número de empresas podrían caer en esta definición y, por tanto, tendrían que utilizar la normativa de esta NIIF.

nORMAS InTERnAcIOnALES dE cOnTAbILIdAd (nIc) NIC 1 Presentación de estados financieros. Vigencia 01-01-2005

Constituye el marco general para la presentación de estados financieros con fines generales, incluyendo directrices para su estructura y el contenido mínimo. Presenta los principios fundamentales que subyacen la preparación de estados financieros, incluyendo la hipótesis de empresa en funcionamiento, la uniformidad de la presentación y clasificación, la hipótesis contable del devengo y la materialidad. NIC 2 Inventarios (existencias). Vigencia 01-01-2005

Prescribe el tratamiento contable de las existencias, incluyendo la determinación del costo y su consiguiente reconocimiento como gasto. Las existencias deben ser valoradas al costo o al valor

01_Chapter_1_Zapata.indd 17

10/03/2011 21:59:34

18

Contabilidad general

neto realizable, según cuál sea menor. Los costos comprenderán el precio de adquisición, el costo de transformación (materiales, mano de obra y gastos generales) y otros costos, en los que se hayan incurrido para dar a las existencias su condición actual, pero no las diferencias de cambio. NIC 7 Estado de flujos de efectivo. Vigencia 01-01-1994

Exige a las empresas que suministren información acerca de los movimientos históricos en el efectivo y los equivalentes al efectivo, mediante la presentación de un estado de flujos de efectivo, clasificados en el periodo según procedan de actividades de operación, de inversión y de financiamiento. Los estados de flujos de efectivos deben analizar los cambios en el efectivo y los equivalentes al efectivo durante un periodo. NIC 8 Políticas contables, cambios en estimaciones contables y errores. Vigencia 01-01-1994. Revisión 01-01-2005

Prescribe criterios para seleccionar y cambiar políticas contables, junto con el tratamiento contable y la información que se ha de proporcionar en cuanto a cambios en políticas contables, cambios en estimaciones y errores. NIC 10 Hechos posteriores a la fecha del balance. Vigencia 01-01-2005

Dispone cuándo debe una empresa proceder a ajustar sus estados financieros por hechos posteriores a la fecha del balance. NIC 11 Contratos de construcción. Vigencia 01-01-1995

Prescribe el tratamiento contable de los ingresos y los costos relacionados con los contratos de construcción en los estados financieros del contratista. NIC 12 Impuesto sobre las ganancias. Vigencia 01-01-1998. Revisión 01-01-2001

Dispone el tratamiento contable del impuesto sobre las ganancias. Establece los principios para facilitar directrices para la contabilización de las consecuencias actuales y futuras, a efectos del impuesto sobre las ganancias. NIC 16 Propiedad, planta y equipo (material inmovilizado). Vigencia 01-01-2005

Instaura los principios para el reconocimiento inicial y la contabilización posterior de la propiedad, la planta y el equipo. NIC 17 Arrendamientos. Vigencia 01-01-2005

Instituye, para arrendatarios y arrendadores, las políticas contables apropiadas y la información que debe revelarse en relación con los arrendamientos operativos y financieros. NIC 18 Ingresos. Vigencia 01-01-1995

Dispone el tratamiento contable de los ingresos que surgen de ciertos tipos de transacciones y eventos. Los ingresos ordinarios deben valorarse utilizando el valor razonable de la contrapartida recibida o por recibir.

01_Chapter_1_Zapata.indd 18

10/03/2011 21:59:35

Fundamentos y principios contables

19

NIC 19 Retribuciones a los empleados. Vigencia 01-01-1999. Revisiones 01-01-2001 y 31-05-2002

Prescribe el tratamiento contable y la información que se ha de proporcionar con respecto a las retribuciones a los empleados, incluyendo las de corto plazo (salarios, vacaciones anuales, permisos remunerados por enfermedad, participación en ganancias anuales, incentivos y retribuciones no monetarias); pensiones, seguros de vida y asistencia médica posempleo; y otras prestaciones a largo plazo (permisos remunerados después de largos períodos de servicio, incapacidad, compensación diferida y participación en ganancias e incentivos a largo plazo). NIC 20 Contabilización de las subvenciones del Gobierno e información a revelar sobre las ayudas gubernamentales. Vigencia 01-01-1984

Decreta la contabilización y la información a revelar acerca de las subvenciones oficiales y otras formas de ayuda pública. Reconocer las subvenciones oficiales sólo cuando exista la garantía razonable de que la entidad cumplirá las condiciones asociadas a las subvenciones, y que éstas serán recibidas. Las subvenciones no monetarias se reconocen normalmente al valor razonable, aunque está permitido el reconocimiento al valor nominal. NIC 21 Efecto de las variaciones en los tipos de cambio de la moneda extranjera. Vigencia 01-01-2005

Establece el tratamiento contable para las transacciones en moneda extranjera y las actividades en el extranjero de una entidad. NIC 23 Costos por intereses. Vigencia 01-01-1995

Prescribe el tratamiento contable de los costos por intereses. éstos incluyen intereses, amortización de descuentos o primas correspondientes a préstamos, y amortización de gastos de formalización de contratos de préstamo. Se permiten dos tratamientos contables. NIC 24 Información a revelar sobre partes vinculadas. Vigencia 01-01-2005

Requiere que en los estados financieros se tenga en cuenta la posibilidad de que la situación financiera y los resultados de las operaciones puedan verse afectados por la existencia de partes vinculadas. NIC 26 Contabilización de información financiera sobre planes de prestaciones por retiro. Vigencia 01-01-1998

Especifica los principios de valoración y desglose de información financiera en relación con los planes de prestaciones por retiro. Establece los requisitos de la información que se ha de suministrar, tanto en relación con los planes de aportaciones definidas como con las prestaciones definidas, incluyendo un estado de activos netos disponibles para el pago de prestaciones y un desglose del valor actuarial actual de las prestaciones comprometidas (detallando las devengadas y las no devengadas). NIC 27 Estados financieros consolidados y contabilización de inversiones en subsidiarias. Vigencia 01-01-2005

Prescribe los requisitos para la preparación y presentación de los estados financieros consolidados de un grupo de empresas, bajo el control de una dominante. Establece los requisitos para el trata-

01_Chapter_1_Zapata.indd 19

10/03/2011 21:59:36

20

Contabilidad general

miento contable de las inversiones en entidades dependientes, entidades bajo control conjunto y empresas asociadas en los estados financieros individuales de la dominante. NIC 28 Contabilización de inversiones en empresas asociadas. Vigencia 01-01-2005

Determina el tratamiento contable que debe adoptar el inversor para las inversiones en empresas asociadas en las que tenga una influencia significativa. Se aplica a todas las inversiones en las que el inversor tenga influencia significativa, a menos que el inversor sea una empresa de capital riesgo, un fondo de inversión o inversión mobiliaria, en cuyo caso debe aplicarse la NIC 39. NIC 29 Información financiera en economías hiperinflacionarias. Vigencia 01-01-1990

Instaura unos principios específicos para la elaboración y presentación de la información financiera de una empresa, en la moneda correspondiente a una economía hiperinflacionaria, con el fin de evitar proporcionar información confusa. Los estados financieros de una entidad que presente información financiera en la moneda de una economía hiperinflacionaria, deben presentarse en la unidad de valoración corriente en la fecha del balance. NIC 31 Información financiera de los intereses en negocios conjuntos. Vigencia 01-01-2005

Regula el tratamiento contable de las inversiones en negocios conjuntos (joint ventures), con independencia de la estructura o forma legal bajo la cual tienen lugar las actividades de la entidad. Se aplica a todas las inversiones en las que el inversor tenga el control conjunto, a menos que el inversor sea una empresa de capital riesgo, un fondo de inversión o un fondo de inversión mobiliaria, en cuyo caso debe observarse la norma NIC 39. NIC 32 Instrumentos financieros: información a revelar. Vigencia 01-01-2005

Facilita a los usuarios de los estados financieros la comprensión de los instrumentos financieros reconocidos dentro y fuera del balance, así como su efecto sobre la posición financiera, los resultados y flujos de efectivo de la entidad. NIC 33 Beneficios por acción. Vigencia 01-01-2005

Establece los principios para la determinación y presentación de los beneficios por acción (BPA), con el fin de mejorar la comparación de la rentabilidad entre diferentes sociedades en un mismo ejercicio y entre diferentes ejercicios para la misma sociedad. La NIC 33 se centra en el denominador del cálculo del BPA. NIC 34 Información financiera de fecha intermedia. Vigencia 01-01-1999

Regula el contenido mínimo de la información financiera intermedia y los criterios de reconocimiento y valoración que se van a aplicar en esta información. Se aplica sólo cuando la entidad tiene la obligación o toma la decisión de emitir información financiera intermedia de conformidad con las NIIF. NIC 36 Deterioro del valor de los activos. Vigencia 01-04-2004

Asegura que los activos no están registrados a un importe superior a su importe recuperable y define cómo se calcula éste.

01_Chapter_1_Zapata.indd 20

10/03/2011 21:59:38

Fundamentos y principios contables

21

La NIC 36 es aplicable a todos los activos, excepto existencias (véase NIC Existencias); activos surgidos de los contratos de construcción (véase NIC 11 Contratos de construcción); activos por impuestos diferidos (véase NIC 12 Impuesto sobre las ganancias); activos relacionados con retribuciones a empleados (véase NIC 19 Retribuciones a los empleados); activos financieros (véase NIC 39 Instrumentos financieros: reconocimiento y valoración); propiedades inmobiliarias de inversión valoradas a valor razonable (véase NIC 40 Inmuebles de inversión), y activos biológicos relacionados con la actividad agrícola, valorados a valor razonable, minorado por los costes en el punto de venta (véase NIC 41 Agricultura). NIC 37 Provisiones, activos y pasivos contingentes. Vigencia 01-01-1999

Asegura que se utilizan bases apropiadas para el reconocimiento y la valoración de provisiones, activos y pasivos contingentes, así como la revelación de información suficiente en las notas a los estados financieros, para permitir a los usuarios comprender su naturaleza, importe y calendario de vencimiento. El objetivo de esta norma es asegurarse de que sólo las obligaciones reales son las que se registran en los estados financieros. No se incluirán los gastos futuros previstos, aun cuando estén autorizados por el Consejo de Administración u órgano de gobierno equivalente, ni las provisiones para cubrir pérdidas propias aseguradas, incertidumbres generales y otros hechos todavía no acontecidos. NIC 38 Activos intangibles (material inmovilizado). Vigencia 01-04-2004

Exige el reconocimiento de un activo inmaterial, ya sea adquirido o desarrollado internamente, y precisa criterios de clasificación. NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y valoración. Vigencia 01-01-2005

Establece los criterios para el reconocimiento, la cancelación y valoración de activos y pasivos financieros. Todos los activos y pasivos financieros, incluyendo los derivados financieros y ciertos instrumentos financieros implícitos, deben ser reconocidos en el balance de situación. NIC 40 Propiedades de inversión. Vigencia 01-01-2005

Regula el tratamiento contable de las propiedades de inversión (inmuebles de inversión) y los desgloses correspondientes. Las propiedades de inversión (inmuebles de inversión) como terrenos y edificios (en propiedad o bajo arrendamiento financiero) destinados al alquiler o a la obtención de plusvalías o a ambos. NIC 41 Agricultura. Vigencia 01-01-2003

Establece los criterios para la contabilización de la actividad agrícola, que comprende la gestión de la transformación de los activos biológicos (plantas y animales) en productos agrícolas.

01_Chapter_1_Zapata.indd 21

10/03/2011 21:59:39

22

Contabilidad general

MARCO CONCEPTUAL de la contabilidad moderna Para la ejecución del proceso contable del que se hablará más adelante, y para la preparación de estados financieros como producto principal de dicho proceso, es imperioso que observemos ciertas reglas, principios y criterios desarrollados en el tiempo por los organismos de contadores. A este conjunto de reglas que constituye el marco conceptual de la contabilidad moderna se le denomina Conceptos Contables de General Aceptación (CCGA). A continuación definiremos los conceptos fundamentales: • Empresa en marcha. Todo ente se entenderá que está y continuará en funcionamiento dentro del futuro previsible, sin planes de liquidar o reducir significativamente sus actividades, a no ser que se diga expresamente lo contrario. • Devengado. Las transacciones y hechos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente de efectivo) y se registran en libros en los ejercicios económicos con los cuales se relacionan. • Esencia sobre la forma. Para la valoración de un hecho y la correspondiente afectación se debe prestar especial atención al fondo y a la realidad económica que se incorporan en los mismos y no en su forma legal solamente. • Revelación suficiente. La información contable debe ser clara y comprensible de tal forma que los lectores tengan elementos suficientes para juzgar los resultados de las operaciones y de la situación financiera de la entidad. Esta información que consta en los estados financieros debe buscar la divulgación de todos los hechos importantes, de manera que puede ser necesario ampliar la información mediante la exposición de notas aclaratorias. • Ente contable. Cualquier entidad que desarrolle actividades económicas, que tenga o no personería jurídica pero que pueda ser perfectamente identificada. Un ente contable actúa de manera independiente a la de sus socios o gerentes. • Uniformidad. Los métodos, las técnicas y los procedimientos deben ser aplicados uniformemente de un periodo a otro. Cuando, por circunstancias especiales, se presenten cambios, se deberá dejar constancia expresa de tal situación, e informar sobre los efectos que provoquen en la información contable futura. • Unidad de medida. En Ecuador, el dólar cumple las funciones de unidad de cambio, unidad monetaria, y de medida de acumulación de valores. La unidad de medida para la contabilidad financiera, en Ecuador, es el dólar de Estados Unidos de Norteamérica. • Conservatismo. La operación del sistema de información contable no es automática ni sus principios proporcionan guías que resuelvan sin duda cualquier dilema que pueda plantear su aplicación. Por esta relativa incertidumbre, es necesario utilizar un juicio profesional para operar el sistema y obtener información que, en lo posible, se apegue a los requisitos mencionados. Por ello es necesario: – No sobrestimar activos ni subestimar pasivos. – No anticipar ingresos ni eliminar gastos. – Registrar y presentar hechos objetivos. – Entre dos alternativas, se debe escoger la más conservadora. • La partida doble. Constituye el concepto de contabilidad generalmente aceptado (CCGA) más práctico, útil y conveniente para procesar las transacciones y producir los estados financieros. Consiste en que cada hecho u operación que se realice afectará, por lo menos, a dos partidas o cuentas contables; por tanto, el uso de la partida doble propicia esta regla: no habrá deudor sin acreedor, y viceversa. Esta regla se desarrolló a través de dos enunciados: – Toda cuenta, sin excepción, debe ser personificada: a una cuenta se le considerará una persona, pero en forma abstracta. – En toda transacción mercantil no hay deudor sin acreedor. Toda transacción que se realice en la empresa será registrada en cuentas débito, cuando éste aumente o disminuya; o crédito según corresponda.

01_Chapter_1_Zapata.indd 22

10/03/2011 21:59:39

Fundamentos y principios contables

23

Es importante seguir la regla que a continuación se detalla, con el fin de poder identificar y ubicar con facilidad las cuentas que afectan las diferentes transacciones. Preguntas directrices: • ¿Qué hecho económico sucede realmente? • ¿Cuáles son las cuentas que intervienen? • ¿Qué cuenta aumenta y qué cuenta disminuye? • ¿Por qué valor aumenta?, ¿por qué valor disminuye? En toda operación, la suma débito debe coincidir exactamente con la suma acreedora. Cada operación debe ser considerada independientemente de otra, incluso cuando intervengan las mismas cuentas.

Ejemplo

Se adquiere un escritorio en $170,00; se pagan $70,00 en efectivo y el saldo a crédito es representado por una letra de cambio. ¿Cuáles cuentas intervienen?

¿Cuál cuenta recibe y cuál entrega?

Muebles de oficina

Recibe/aumenta

Caja

Entrega/disminuye

Proveedores

Recibe/aumenta

Conclusión Cuenta deudora (o débito): Muebles de oficina

$170,00

$170,00

$100,00 $ 70,00

$170,00

Cuentas acreedoras (o crédito): Caja Proveedores



Ejemplo

La actividad principal de la empresa es vender electrodomésticos. Se venden 2 licuadoras valoradas en $75,00 c/u; el cliente paga $45,00 de contado y el saldo a crédito personal. ¿Cuáles cuentas intervienen? • La cuenta Ventas (representa la venta de la licuadora). • La cuenta Caja (representa el valor recibido en efectivo). • La cuenta Cuentas por cobrar (representa el crédito otorgado al cliente). ¿Cuál cuenta recibe o aumenta un valor y cuál cuenta disminuye o entrega? • Caja recibe/aumenta; por tanto, es Deudora o Débito. • Cuentas por cobrar recibe/aumenta; por tanto, es Deudora o Débito. • Ventas entrega/aumenta; por consiguiente, es Acreedora o Crédito.

01_Chapter_1_Zapata.indd 23

10/03/2011 21:59:39

24

Contabilidad general

Conclusión Cuentas deudoras: Caja Cuentas por cobrar

Debe

Haber

$ 45,00 $105,00

Cuentas acreedoras: Ventas Total $150,00

$150,00 $150,00

Como se puede apreciar en los ejemplos, la fórmula de la partida doble se cumple. Así mismo, usted nota que la contabilidad usa cuentas contables, tema que veremos a continuación. Objetivo 2 Identificar las cuentas que participan en una operación y su condición deudora o acreedora, así como aplicar el principio de Partida doble.

Políticas contables específicas Para todo aquello que se deba regular o sujetar a normas dentro de un ente contable específico, y que no consten en las NIIF, NIC o CCGA, será indispensable que el contador, con suficiente criterio, y en acuerdo con la gerencia, delimite mediante políticas estos aspectos. Ejemplo: la NIC 16 se refiere ampliamente a la depreciación, pero no dice desde cuándo procede; por tanto, una política al respecto podría decir: “En la empresa X, la depreciación de un bien calificado como activo fijo: ¿se calculará a partir del mes siguiente al de su compra, o desde el momento del uso del activo fijo?”

la cuenta contable Cuenta es el nombre o denominación objetiva usado en contabilidad para registrar, clasificar y resumir en forma ordenada los incrementos y disminuciones de naturaleza similar (originados en las transacciones comerciales) que corresponden a los diferentes rubros integrantes del Activo, el Pasivo, el Patrimonio, las Rentas, los Costos y los Gastos.

Presentación La cuenta se presenta en forma de “T”, en la cual se identifican cuatro partes: 1. El título o nombre de la cuenta. Ejemplo: Caja. 2. El sector izquierdo en el que se registran los débitos o cargos, que se denomina Debe; aquí se anotan los valores que incrementan el activo, los valores que representan pérdidas o gastos y la disminución del pasivo. 3. El sector derecho en el que se registran los créditos o abonos, que se denomina Haber; aquí constan los valores de aportes de capital (Patrimonio), de deudas contraídas (Pasivos), las rentas o ganancias y la disminución de los activos. 4. Saldo. Se obtiene de la diferencia entre el Debe y el Haber; si la suma del Debe es mayor que la suma del Haber, se tiene un saldo deudor; si la sumatoria del Haber es mayor que la del Debe, se obtiene saldo acreedor; si las sumas son iguales, el saldo será nulo o cero y si es contrario a su naturaleza, será en rojo.

01_Chapter_1_Zapata.indd 24

10/03/2011 21:59:39

Fundamentos y principios contables

25

Título o nombre de la Cuenta CÓDIGO DEBE

HABER

Movimientos débito

Movimientos crédito

Suma débitos

Suma créditos

SALDO = Suma de débitos - Suma de créditos

Condiciones para denominar una cuenta El nombre o denominación de una cuenta que asigne el contador a un grupo de bienes, valores, obligaciones, derechos, servicios y demás acontecimientos, requerirá de las siguientes exigencias: • El nombre de la cuenta debe ser explícito, es decir, su sola denominación debe permitir entender y apreciar la naturaleza y alcance de la cuenta. Ejemplos: Bancos, Arriendos, etc. • El nombre debe ser completo, con el fin de evitar dudas o malas interpretaciones. Ejemplos: Bancos moneda nacional, Arriendos ganados, etc.

Tipos de cuentas • Cuentas reales o de balance. Estas cuentas pertenecen al balance general y por su naturaleza no se cierran al finalizar un ejercicio económico, sino que su saldo al final del periodo se constituye en saldo inicial para el siguiente. Aquí se encuentran cuentas como: Caja, Bancos, Vehículos, Cuentas por pagar, etc. • Cuentas temporales, nominales o de resultado. En este grupo se encuentran cuentas que representan rentas, gastos y costos, cuentas que, por su naturaleza, al final de un ejercicio se cierran con el fin de incrementar o disminuir el patrimonio empresarial con el resultado económico; aquí se encuentran cuentas como: Ventas, Ingresos por servicios prestados, Gastos generales, etc. • Cuentas mixtas. Son cuentas formadas por una parte real y una temporal, como es el caso de los pagos y cobros anticipados, cuyo valor inicial (REAL) será modificado por efectos de los ajustes que muestre el gasto o renta devengado al final de un ejercicio económico.

Clasificación de las cuentas Existen diversas formas de clasificar las cuentas. Las más utilizadas son las que se aprecian en la siguiente tabla. Clasificación de las cuentas Según su naturaleza

Según el grupo al cual pertenecen

Personales. Ej.: Cuentas por cobrar

Activo. Ej.: Bancos

Impersonales. Ej.: Caja

Pasivo. Ej.: Cuentas por pagar Patrimonio. Ej.: Aportes de capital

Por el estado financiero

Por el saldo

Balance general. Ej.: Muebles de oficina

Débito - Deudoras. Ej.: Sueldos

Resultados. Ej.: Beneficios sociales

Crédito - Acreedoras. Ej.: Intereses ganados Cero o nulo

Gastos. Ej.: Sueldos Ingresos. Ej.: Intereses ganados

01_Chapter_1_Zapata.indd 25

10/03/2011 21:59:40

26

Contabilidad general

De acuerdo con la clasificación anterior, enseguida se describen brevemente las cuentas clasificadas según el grupo al que pertenecen. • Cuentas del Activo. Todas las denominaciones contables que representen los bienes, valores y derechos que una empresa posee en una fecha determinada; estas cuentas pueden ser tangibles, como: Caja, Documentos por cobrar, Vehículos, etc., e intangibles, como: Franquicias, Marcas, Patentes, etc. • Cuentas de valuación del Activo. éstas tienen el propósito de presentar el valor de realización de ciertas cuentas del activo al final de un ejercicio económico, mediante un ajuste que registre la disminución del costo histórico del activo. En este grupo se encuentran cuentas como: Provisión para cuentas incobrables, Depreciaciones, Amortizaciones, etc.; estas cuentas se presentan en el balance general con signo negativo; por tanto, su saldo por naturaleza, es acreedor. • Cuentas del pasivo. Son las denominaciones contables que representan obligaciones y responsabilidades contraídas por la empresa con terceras personas, las mismas que en un plazo determinado deben ser honradas, pagadas o devengadas. Ejemplo, Documentos por pagar, Ingresos cobrados por anticipado, etc. • Cuentas del patrimonio. Representan las denominaciones dadas como aportes de los socios, los resultados obtenidos por la actividad de la empresa, y las reservas de la empresa. Ejemplo, Capital social, Reserva legal, Utilidades del ejercicio (del presente año o del año anterior). • Cuentas de Gastos. Denominación aplicada a los conceptos que denotan uso, consumo, extinción o devengo de bienes y servicios necesarios para mantener las operaciones de la empresa; estos valores se relacionan con el nivel de ingresos operativos de una empresa. Un ejemplo son los pagos de remuneraciones del sector administrativo (gasto operativo), ya que, independientemente de que las ventas aumenten o disminuyan, se deberá cumplir con estos pagos en forma periódica. Los gastos que no se relacionan con la actividad propia de la empresa se denominan no operativos; un ejemplo son los gastos navideños. • Costo de Ventas. Es una denominación especial asignada a la inversión realizada en bienes de comercio; esta inversión se recupera con la venta del mismo; un ejemplo son los costos de la mercadería, materia prima, insumos para la fabricación de bienes. • Cuentas de ingresos o Rentas. Denominaciones que representan los beneficios o ganancias de una empresa; cuando éstas se generan por el giro normal del negocio, se denominan rentas operativas; por ejemplo, la venta de mercaderías para una empresa comercial. Cuando los ingresos provienen de actividades ocasionales, se denominan rentas no operativas; por ejemplo, intereses ganados en una inversión temporal. • Cuentas de orden. Son cuentas que por su naturaleza no afectan la situación económica ni financiera de la empresa, pero es necesario mantenerlas para controlar ciertas operaciones que podrían eventualmente significar derechos u obligaciones empresariales. Estas cuentas se registran al pie del balance general; en este grupo se encuentran cuentas como: Mercaderías en consignación, Valores entregados en garantía, etc. Objetivo 3 Utilizar el plan de cuentas en el registro de las operaciones, basándose en el Plan modelo.

EL PLAn gEnERAL dE cuEnTAS “Es la lista de cuentas ordenada metódicamente, creada e ideada de manera específica para una empresa o ente, que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines”6 . 6.

Paulino Aguayo Caballero, Contabilidad 1, Asunción, Paraguay, 1996.

01_Chapter_1_Zapata.indd 26

10/03/2011 21:59:40

Fundamentos y principios contables

27

El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieros y estadísticos de importancia trascendente para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se diseña en función de las necesidades de información y el control que desea la gerencia de la empresa y se elabora atendiendo los conceptos de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad.

Estructura Se debe diseñar de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus metas, particularidades, políticas, etc. Por lo anterior, un plan de cuentas debe ser específico y particularizado. Además, debe reunir las siguientes características: • Sistemático en el ordenamiento y presentación. • Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas. • Homogéneo en los agrupamientos practicados. • Claro en la denominación de las cuentas seleccionadas. La estructura del plan de cuentas debe partir de agrupamientos convencionales, los cuales, al ser jerarquizados, presentan los siguientes niveles: Primer nivel. El grupo está dado por los términos de la situación financiera, económica y potencial, así: • Situación financiera – Activo – Pasivo – Patrimonio • Situación económica – Cuentas de resultados deudoras, Gastos – Cuentas de resultados acreedoras, Rentas • Situación potencial – Cuentas de orden Segundo nivel. El subgrupo está dado por la división racional de los grupos, efectuada bajo algún criterio de uso generalizado, así: • El Activo se desagrega bajo el criterio de disponibilidad o liquidez: – Activo corriente – Activo fijo o propiedad, planta y equipo – Diferidos y Otros activos • El Pasivo se desagrega bajo el criterio de exigibilidad: – Pasivo corriente (corto plazo) – Pasivo fijo (largo plazo) – Diferidos y Otros pasivos • El Patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad: – Capital – Reservas – Superávit de capital – Resultados • Las Cuentas de resultados deudoras, Gastos, se desagregan así: – Gastos operacionales – Gastos no operacionales – Gastos extraordinarios

01_Chapter_1_Zapata.indd 27

10/03/2011 21:59:40

28

Contabilidad general

• Las Cuentas de resultados acreedoras, Rentas, se desagregan así: – Rentas operacionales – Rentas no operacionales – Rentas extraordinarias • Las Cuentas de orden se desagregan en: – Deudoras – Acreedoras

El código de cuentas Es la expresión resumida de una idea a través de la utilización de números, letras y símbolos; en consecuencia, el código viene a ser el equivalente a la denominación de una cuenta. Con la codificación de cuentas se obtienen las siguientes ventajas: • Facilita el archivo y la rápida ubicación de las fichas o registros que representan las cuentas. • Permite la incorporación de nuevas cuentas dentro del plan, como consecuencia de nuevas operaciones. • Posibilita, mediante la asignación de código, que se puedan distinguir las clases de cuentas. (Ejemplo: se asigna el dígito 1 al Activo; una cuenta que lleve el número 1101 indicará que forma parte del Activo). • Permite el acceso, con relativa facilidad, al procesamiento automático de datos. El código de cuentas se debe acoger a las siguientes características: • Ser flexible: capacidad de aceptar la intercalación de nuevos ítems. • Ser amplio: capacidad de aceptar la intercalación de nuevas categorías o jerarquías. • Ser funcional: capacidad para funcionar a través de cualquier medio. Sistemas de codificación • Alfabético: cuando se asigna a cada cuenta del plan un código formado por una o varias letras. • Numérico: se basa en la asignación de números como códigos para identificar las cuentas. • Nemotécnico: se basa en la asignación de códigos que consisten básicamente en las abreviaturas de los nombres de las cuentas. • Mixto: cuando se utiliza simultáneamente el número, la letra o la abreviatura. Métodos de codificación • Método serial simple: se deben ordenar los datos bajo algún criterio; luego se les asigna un número, comenzando por el uno (1), respetando la serie numérica. Este método no permite una clasificación jerarquizada y sería un grupo. • Método serial simple saltado: ordenando los datos bajo algún criterio, se salta o interrumpe la serie, con el objeto de intercalar en el futuro nuevos datos. Tampoco permite jerarquizar los datos y sería cuenta. • Método serial en bloques: establece un tipo de agrupamiento y de jerarquía al determinar límites, respetando la serie numérica, para el grupo o la categoría. Generalmente, el límite está dado por el (0) y sería subcuenta.

Ejemplo 1-10 1-20 1-30

01_Chapter_1_Zapata.indd 28

Activo Pasivo Patrimonio

10/03/2011 21:59:41

Fundamentos y principios contables

29

Método de dígitos finales: frente a cualquier composición que tenga el dígito, sólo aquellos ubicados a la derecha del mismo son los que realmente constituyen el código. Este método sirve para discriminar la información.



Ejemplo

Se utiliza para precios de venta, así: 25101 / 32102 / 43103

Método decimal puntuado Establece la jerarquización de los datos. Este método es práctico, fácil de entender y descifrar, y es el más utilizado en la práctica contable, por ser fácil, integrador y generalizador.



Ejemplo



Grupo 1

Subgrupo 1.1

Cuenta Mayor General 1.1.01

Cuenta Mayor Auxiliar 1.1.01.002

En el momento en que se entra en una jerarquía inferior, se respeta el código de la jerarquía mayor. A continuación se presenta el plan general de cuentas de la Compañía Comercial La Rebaja, aplicando el sistema de codificación numérico decimal. CÓDIGO

NOMBRE DE LA CUENTA

1

ACTIVO

1.1

CORRIENTE

1.1.01

Caja

1.1.02

Caja chica

1.1.03

Bancos

1.1.04

Fondo rotativo

1.1.05

Inversiones financieras inmediatas (equivalentes de efectivo)

1.1.06

Documentos y Cuentas por cobrar a clientes

1.1.07

Anticipos y préstamos por cobrar a empleados

1.1.08

Inversiones financieras disponibles a la venta

1.1.09

Inversiones financieras mantenidas al vencimiento

1.1.10

Cuentas por cobrar a propietarios

1.1.11

Provisión cuentas incobrables (-)

1.1.12

Inventario de mercaderías

1.1.13

Mercaderías en proceso de importación

1.1.14

Inventario suministros de oficina

1.1.15

Provisión inventario obsoleto (-)

1.1.16

IVA compras

1.1.17

Anticipo IVA retenido Continúa

01_Chapter_1_Zapata.indd 29

10/03/2011 21:59:41

30

Contabilidad general

Continuación CÓDIGO

NOMBRE DE LA CUENTA

1.1.18

Anticipo Impuesto Renta retenido

1.1.19

Anticipo Impuesto Renta mínimo

1.1.20

Anticipo de sueldos

1.1.21

Arriendos prepagados (o pagados por anticipado)

1.1.22

Seguros prepagados

1.1.23

Publicidad prepagada

1.1.24

Bienes permanentes disponibles para vender

1.2

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO (P P y E)

1.2.01

Terrenos

1.2.02

Edificios

1.2.03

Depreciación acumulada de edificios (-)

1.2.04

Maquinaria y equipo

1.2.05

Depreciación acumulada de maquinaria y equipo (-)

1.2.06

Equipo de computación

1.2.07

Depreciación acumulada de equipo de computación (-)

1.2.08

Muebles y enseres

1.2.09

Depreciación acumulada de muebles y enseres (-)

1.2.10

Muebles de oficina

1.2.11

Depreciación acumulada de muebles de oficina (-)

1.2.12

Equipo de oficina

1.2.13

Depreciación acumulada de equipo de oficina (-)

1.2.14

Vehículo

1.2.15

Depreciación acumulada de vehículo (-)

1.2.16

Bienes arrendados en leasing

1.2.17

Depreciación acumulada/Bienes leasing

1.2.18

Deterioros acumulados P P &E

1.2.19

Bienes para publicidad

1.2.20

Depreciación acumulada bienes para publicidad (-)

1.3

INTANGIBLES

1.3.01

Derechos de llave

1.3.02

Amortización acumulada de derechos de llave (-)

1.3.03

Patentes y franquicias

1.3.04

Amortización acumulada de patentes y franquicias (-)

1.3.05

Certificación ISO

1.3.06

Amortización acumulada de certificaciones (-)

1.3.07

Gastos de reorganización

1.3.08

Amortización acumulada gastos de reorganización (-)

1.3.09

Desarrollo de mercados

1.3.10

Amortización acumulada de desarrollo de mercado (-) Continúa

01_Chapter_1_Zapata.indd 30

10/03/2011 21:59:41

Fundamentos y principios contables

31

Continuación CÓDIGO

NOMBRE DE LA CUENTA

1.4

OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES

1.4.01

Documentos por cobrar a largo plazo

1.4.02

Cuentas por cobrar a largo plazo

1.4.03

Inversiones en acciones de Compañías Relacionadas L.P

1.4.04

Inversiones mantenidas al vencimiento L.P

1.4.05

Inversión en propiedades

1.4.06

Bienes permanentes en proceso de construcción/instalación

1.4.07

Garantías entregadas largo plazo

2

PASIVO

2.1

CORRIENTE o CORTO PLAZO

2.1.01

Sueldos acumulados por pagar

2.1.02

Beneficios sociales por pagar

2.1.03

Participación trabajadores por pagar

2.1.04

Honorarios acumulados por pagar

2.1.05

Comisiones acumuladas por pagar

2.1.06

Impuesto a la renta causado por pagar

2.1.07

Impuestos renta retenido por pagar

2.1.08

IVA retenido por pagar

2.1.09

IVA ventas

2.1.10

Servicios básicos por pagar a Empresas Públicas

2.1.11

Préstamos bancarios corto plazo

2.1.12

Sobregiros bancarios

2.1.13

Documentos y cuentas por pagar proveedores

2.1.14

Publicidad acumulada por pagar

2.1.15

Arriendos acumulado por pagar

2.1.16

Porción corriente del pasivo a largo plazo

2.1.17

Otras cuentas por pagar

2.2

NO CORRIENTES A LARGO PLAZO

2.2.01

Préstamos bancarios a largo plazo

2.2.02

Hipotecas por pagar a largo plazo

2.2.03

Provisión Jubilación Patronal

2.2.04

Provisión desahució

3

PATRIMONIO

3.1

CAPITAL

3.1.01

Capital accionario

3.1.02

Aportes futuras capitalizaciones

3.2

RESERVAS

3.2.01

Reservas legales

3.2.02

Reservas estatutarias Continúa

01_Chapter_1_Zapata.indd 31

10/03/2011 21:59:41

32

Contabilidad general

Continuación CÓDIGO

NOMBRE DE LA CUENTA

3.2.03

Reservas especiales

3.3

SUPERÁVIT DE CAPITAL

3.3.01

Reserva de capita-revaluaciones

3.3.02

Donaciones de capitales

3.4

RESULTADOS

3.4.01

Utilidades del presente ejercicio

3.4.02

Utilidades retenidas acumuladas años anteriores

3.4.03

Pérdidas del presente ejercicio (-)

3.4.04

Pérdidas acumuladas años anteriores (-)

3.4.05

Ingresos por realizar

4

RENTAS-INGRESOS

4.1

OPERATIVAS

4.1.01

Ventas

4.1.02

Servicios prestados

4.1.03

Comisiones ganadas

4.1.04

Arriendos ganados

4.1.05

Intereses ganados-rendimientos financieros

4.1.06

Ingresos por multas

4.1.07

Descuentos ganados en inversiones

4.1.08

Descuentos en compras por pronto pago

4.1.09

Premios en rifas y sorteos

4.1.10

Indemnizaciones de seguros

4.1.11

Donaciones recibidas

4.1.12

Utilidad ocasional en ventas de inmuebles

4.1.13

Dividendos ganados

5

GASTOS-EGRESOS

5.1

OPERACIONALES

5.1.01

Sueldos y salarios

5.1.02

Beneficios y prestaciones sociales

5.1.03

Comisiones a vendedores

5.1.04

Horas extras

5.1.05

Subsidio familiar

5.1.06

Gastos de representación

5.1.07

Viáticos y gastos de viajes

5.1.08

Aporte patronal al IESS

5.1.09

Arriendo de locales y oficinas

5.1.10

Mantenimiento y reparación de activos fijos

5.1.11

Lubricantes y combustibles

5.1.12

Prima de seguro Continúa

01_Chapter_1_Zapata.indd 32

10/03/2011 21:59:42

Fundamentos y principios contables

33

Continuación CÓDIGO

01_Chapter_1_Zapata.indd 33

NOMBRE DE LA CUENTA

5.1.13

Depreciación de activos fijos

5.1.14

Amortización de cargos diferidos e intangibles

5.1.15

Gasto cuentas incobrables

5.1.16

Pérdida por deterioro de activos fijos

5.1.17

Publicidad

5.1.18

Servicios básicos

5.1.19

Alimentación y refrigerio empleados

5.1.20

Suministros y materiales de oficina

5.1.21

Aseo y limpieza

5.1.22

Seguridad y vigilancia

5.1.23

Transporte y movilización

5.1.24

Gastos pre-operativos

5.1.25

Gastos decoración

5.2

NO OPERACIONALES

5.2.01

Bonificaciones especiales a empleados

5.2.02

Agasajos a socios y empleados

5.2.03

Intereses pagados a bancos y financieras

5.2.04

Comisiones bancarias

5.2.05

Pérdidas ocasionales

5.2.06

Intereses en compras

5.2.07

Pérdidas ventas activos fijos

5.2.08

Multas e intereses fiscales

5.2.09

Gastos no sustentados con comprobantes

5.2.10

Descuentos por pronto pago en ventas

5.3

COSTO DE VENTA

5.3.01

Costo de ventas

6

DE ORDEN

6.1

DEUDORAS

6.1.01

Mercaderías entregadas en consignación

6.1.02

Garantías entregadas

6.1.03

Inmuebles entregados en garantía

6.1.04

Cuentas por cobrar dadas de baja

6.1.05

Fondos entregados a fideicomiso

6.1.06

Inmuebles entregados a fideicomiso

6.2

ACREEDORAS

6.2.01

Mercaderías en consignación

6.2.02

Activos en garantía

6.2.03

Inmuebles en garantía

6.2.04

Cuentas por cobrar en baja

6.2.05

Fondos en fideicomiso

6.2.06

Inmuebles en fideicomiso

10/03/2011 21:59:42

34

Contabilidad general

Las cuentas compras, devoluciones, transportes en compras, propias del sistema denominado cuenta múltiple, no se presentan por cuanto este sistema está obsoleto. Importante: Un plan de cuentas más completo y descrito se encuentra en el CD que acompaña este libro. Objetivo 4 Comprender la naturaleza de las operaciones que ejecuta frecuentemente la empresa y que afectan su situación económico-financiera.

EL cIcLO FInAncIERO dE LAS OPERAcIOnES Todo ente recurrentemente efectúa operaciones o actos de comercio como comprar bienes y servicios, vender las mercaderías o los servicios que genera, cobrar las cuentas pendientes, pagar las deudas, depositar y retirar dinero de los bancos, encargar y custodiar bienes, devolver o aceptar devoluciones de bienes, importar materiales, mercaderías o activos fijos, exportar su producción, en fin, un número muy amplio de transacciones que modifican dinámicamente la economía y las finanzas de la empresa; precisamente estos actos son el objeto de la contabilidad, es decir la materia prima del denominado Proceso contable, el cual se presenta en el gráfico y cuyo contenido se desarrolla en las siguientes páginas. A su vez, las operaciones son el resultado de las decisiones que toman los ejecutivos con base en la información contenida en los productos del proceso contable, que son los estados financieros (EEFF). Es decir, el proceso contable es dinámico y está plenamente vinculado conforme se evidencia en el siguiente gráfico. eNTRADAS

Actos de comercio Compra, vende, deposita, etc.

PROCeSO

Proceso contable

PRODuCTOS estados Financieros (eeFF) y otros reportes

Gerente fundamentado en la información de EEFF, toma decisiones

De todo proceso se esperan productos de calidad, para el caso de la contabilidad, serán los estados financieros totalmente oportunos y plenamente confiables. Para ello será indispensable: • Disponer de insumos de calidad, es decir que las transacciones ejecutadas estén debidamente sustentadas y soportadas mediante los documentos pertinentes, suficientes y legales. • Contar con un proceso contable ágil y seguro, ayudado por un paquete informático versátil, que cuente con un ambiente laboral agradable, provisto de materiales e insumos a tiempo y principalmente operado por profesionales contables competentes, que estén dispuestos a constituirse en asesores financieros de la gerencia.

01_Chapter_1_Zapata.indd 34

10/03/2011 21:59:43

Fundamentos y principios contables

35

el FLUJO DEL PROCESO CONTABLE En el flujograma que viene a continuación se presenta la secuencia de los pasos que siguen las transacciones que ejecutan las empresas; éstos en la actualidad están informatizados, con lo cual se ahorra tiempo para que el contador invierta en otras actividades que antes estaban algo restringidas o muy descuidadas, como intervenir en tomas físicas (conteo) de mercaderías y de activos fijos, realizar arqueos más frecuentes, efectuar conciliaciones bancarias y de cuentas, etc., es decir, validar la información. Esto ha permitido que el contador se convierta en el analista financiero, en el guía indicado para mejorar el sistema contable, brindando información cada vez más completa y amplia a la gerencia, a los directorios de las empresas, al Servicio de Rentas Interna (SRI), en fin, a otros organismos relacionados. De tal suerte que hoy más que nunca, la contabilidad y la presencia del contador en una empresa, es trascendente. El proceso contable es el siguiente: Reconocimiento de la operación Documento fuente 1er. paso

• Prueba evidente con soportes • Requiere análisis • Se archiva cronológicamente Jornalización o registro inicial Libro diario

2do. paso

• Registro inicial • Requiere criterio y orden • Se presenta como asiento Mayorización Libro mayor

3er. paso

• Clasifica valores y obtiene saldos de cuentas • Requiere criterio y orden • Brinda idea del estado de cada cuenta Comprobación Ajustes

4to. paso

• Actualiza y depura saldos • Permite presentar saldos razonables Balance • Resumen significativo • Valida el cumplimiento de normas y concepto de general aceptación Estructuración de informes

5to. paso Resultados o productos

Estados financieros • Financieros • Económicos

En los siguientes apartados detallaremos los cinco pasos sucesivos que deben darse a fin de completar el proceso.

01_Chapter_1_Zapata.indd 35

10/03/2011 21:59:43

36

Contabilidad general

Paso 1. Reconocimiento de la operación Implica entrar en contacto con la documentación de sustento (facturas, recibos, notas de crédito, etc.) y efectuar el análisis que conlleve a identificar la naturaleza, el alcance de la operación y las cuentas contables afectadas. Los documentos fuente constituyen la evidencia escrita que da origen a los registros contables y respaldan todas las transacciones que realiza la empresa7. La clasificación de los documentos fuente se realiza bajo los siguientes criterios: • Por su origen – Documentos internos: aquellos que deben ser emitidos por la empresa y, por tanto, entregados como soporte de la transacción; por ejemplo, nota de venta. – Documentos externos: aquellos que llegan a la empresa como soporte de la ejecución de una transacción con otras empresas; por ejemplo, factura de compra. • Por su importancia – Documentos principales: aquellos considerados indispensables y, en consecuencia, se generan como soporte fundamental de la transacción; por ejemplo, las facturas, las notas de venta, las notas de crédito, etc. – Documentos secundarios: aquellos que completan el expediente de una transacción; por ejemplo, las notas de pedido, las facturas proforma, las actas de entrega y recepción, las notas de ingreso o afines, memorandos, etc. • Por su formato – No regulados: aquellos que se expiden bajo un formato preestablecido por la propia empresa. – Regulados: aquellos que se expiden bajo un formato preestablecido por regulaciones de organismos de control gubernamental. Con respecto a los documentos no regulados se pueden citar comprobantes de pago, recibos de recaudación, notas de ingreso a bodegas, actas de sesiones, etc., incluso un oficio o un memorando puede ser calificado como documento contable; el diseño y la legalización responderán a las necesidades de cada empresa y podrían estar diseñados en el manual de procedimientos que se elaboran en las empresas. En la página 37 se presenta el modelo de uno de los comprobantes no regulados. En cuanto a los documentos regulados, las entidades estatales de control como el SRI y la Superintendencia de Compañías, entre otras, efectúan una síntesis del nuevo Reglamento de comprobantes de venta y retención, vigente desde agosto del 2010. De acuerdo con dicho reglamento, están obligadas a emitir comprobantes de venta todas las sociedades y las personas naturales, incluso, las sucesiones indivisas que efectúen transferencias de bienes de manera recurrente o que presten servicios de forma regular.

7. En el libro del mismo autor, titulado Introducción a la contabilidad y documentos contables, se amplía el tema sobre documentación contable.

01_Chapter_1_Zapata.indd 36

10/03/2011 21:59:43

Fundamentos y principios contables

37

EMPRESA NUEVA AURORA Fecha:

Solicitud de Compra N° 001

Sírvanse tramitar la compra de lo siguiente:

DESCRIPCIÓN

Código

Mercaderías  ®

Activos fijos   ®

Repuestos

Artíc. de uso ®

 ®

Cantidad requerida

Justificación

Firma: Claves:

§ 1) Reposición stock § 2) Nuevos Productos § 3) Otros

Bodeguero

Tipos de comprobantes de venta Se entiende por comprobante de venta todo documento que acredite la transferencia de bienes o la prestación de servicios, sea a título oneroso, gratuito y autoconsumo. Se reconocen los siguientes: Facturas Evidencian la compra y venta de bienes y servicios, generalmente entre productores y comerciantes, o entre éstos y en general entre contribuyentes que pueden hacer uso del crédito tributario con el IVA pagado en compras8. Notas de venta o boletas Evidencian la compra y venta de bienes y servicios entre contribuyentes del sistema simplificado (RISE) y los consumidores. Tiquetes o vales emitidos por cajas registradoras Evidencian la compra y venta de bienes entre comerciantes y consumidores. Liquidaciones de compra de bienes o prestación de servicios Documentos que acreditan la venta de bienes y servicios por parte de personas naturales que realizan actividades económicas eventuales y miembros de cuerpos colegiados o que tienen negocios rústicos, o que siendo extranjeros no han adquirido la residencia. 8. El tema tributario se trata ampliamente a partir del Capítulo II.

01_Chapter_1_Zapata.indd 37

10/03/2011 21:59:43

38

Contabilidad general

Notas de débito o crédito comercial Evidencian la devolución de los bienes y servicios comprados o vendidos y los ajustes de precio. Otros comprobantes de venta Guías y costo de porte aéreo, documentos bancarios, recibos y facturas emitidas por empresas que brindan servicios públicos, conocimiento de embarque, guías de carga, boletos de transporte terrestre, tiquetes emitidos por entes sociales, fundaciones, clubes, licencias de manejo, guachitos de lotería, boletos de espectáculos masivos, etc.

Obligación de emitir comprobantes de venta y cuantía Están obligados a emitir comprobantes de venta todos los sujetos pasivos del IVA, impuesto a la renta, impuesto a los consumos especiales, sean sociedades o personas naturales, incluidas las sucesiones indivisas obligadas o no a llevar contabilidad, cualquiera que sea el monto de la operación. Requisitos para la impresión de comprobantes En el texto de estos documentos deben constar al menos los siguientes datos: • Nombres y apellidos del vendedor o su denominación social o comercial. • Denominación del documento, por ejemplo factura, boletas de venta u otros, según sea el caso. • Número de la autorización del SRI, para emitir los comprobantes. • Número del Registro Único de Contribuyentes (RUC) de la casa matriz, incluso en los emitidos por sucursales o agencias. • Número del documento que tiene 15 dígitos: 6 para la serie y 9 para el número secuencial. • Dirección de la casa matriz, sucursal o agencia. • Nombres y apellidos o razón social del comprador (a partir de $200,00). • Número del RUC o cédula de identidad del cliente. • Lugar y fecha de la emisión del comprobante. • Descripción de los bienes o servicios objeto de la transacción. • Precios unitarios y totales. • Descuentos y bonificaciones. • Impuesto al valor agregado, separando los que correspondan a la tarifa 0% y 12%. De manera complementaria, el establecimiento gráfico debe hacer constar al pie de los comprobantes de venta los siguientes datos: • Número de autorización otorgado por el Servicio de Rentas Internas (SRI) al establecimiento gráfico. • Número del Registro Único de Contribuyentes del establecimiento gráfico. • Nombres, apellidos o denominación social. • Fecha de impresión y vigencia del documento que se imprime. Los contribuyentes y los establecimientos gráficos que incumplan las normas serán sancionados con multas, cierre temporal del negocio y clausura definitiva, según la falta. El SRI sigue impulsando el proyecto que permitirá en el corto plazo a todas las empresas ingresar en el mundo informático. Se trata de universalizar “la factura electrónica” que permita la emisión de todos los documentos regulados a través del computador. En la página 39 se observa el contenido de una factura, con el fin de evidenciar que cumple con las condiciones del reglamento que se ha resumido.

01_Chapter_1_Zapata.indd 38

10/03/2011 21:59:44

Fundamentos y principios contables

Empresa Comercial Ofertas S.A.

39

FACTURA No. 000010010000000

RUC 0290044685001 Dirección: 24 de Mayo s/n y Simón Bolívar Guaranda - Ecuador

Autorización SRI 1102930243

Cliente:

RUC

Dirección:

Teléfono:

Fecha de emisión:

Guía de remisión:

CANTIDAD

DESCRIPCIÓN

UNITARIO usd$

TOTAL $

SUB TOTAL Firma autorizada:

DESCUENTO IVA 0%

Firma del cliente:

IVA12% SUMA USD$

Imprenta Paola, autorización No. 0465, RUC 1794746575001, emisión válida hasta agosto de 2011. Desde 0000001 al 000000500

Objetivo 5 Aplicar el proceso contable, a partir del registro inicial de transacciones de variada índole en que se puedan evidenciar los cambios en la posición financiera y económica del ente.

paso 2. Jornalización o registro inicial El Código de Comercio, la Ley de Compañías, el Código Tributario, la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, entre otros, referencian la obligación de llevar contabilidad, citan los libros básicos e incluso recomiendan el tipo de información que debe contener. A continuación se destacan algunos aspectos importantes referenciados por la base legal citada: • Todo comerciante o industrial, cuyo capital propio sea mayor de $60.000,00 o, en su defecto, si sus ingresos brutos por ventas anuales superan los $100.000,00, o su costo de ventas es mayor a $80.000,00, está obligado a llevar contabilidad conforme a los principios contables. Las sociedades deben llevar contabilidad sin necesidad de cumplir con estas bases. • La contabilidad del comerciante al por mayor debe llevarse en cuatro libros encuadernados, forrados y foliados, que son: Diario, Mayor, Inventarios y Caja. Estos libros se llevarán en idioma castellano. • Todo comerciante, al empezar su giro, y a fin de cada año, hará en el Libro de inventarios una descripción estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus créditos, activos y pasivos. Estos inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes a su formación.

01_Chapter_1_Zapata.indd 39

10/03/2011 21:59:44

40

Contabilidad general

• Los comerciantes al por menor pueden llevar las operaciones de su giro en un solo libro, encuadernado, forrado y foliado, en el que asentarán diariamente, y en resumen, las compras y ventas que hicieren al contado, y detalladamente, las que hicieren a crédito, y los pagos y cobros que hicieren sobre éstas. Se prohíbe a los comerciantes: • Alterar los asientos contables el orden y la fecha de las operaciones descritas. • Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. • Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras. • Borrar los asientos o parte de ellos. • Arrancar hojas, alterar la encuadernación y foliación, y mutilar alguna parte de los libros. La referencia anterior permite clasificar los libros contables en su orden de importancia, así: • Libros principales: Diario, Mayor, Inventarios y Caja. • Libros especiales: Facturas. • Libros auxiliares: deja a discreción de las necesidades de información y control que desee el ente contable. Por otra parte, la referencia legal también define las formalidades que deben reunir los citados libros; así, señala que: • Debe expresarse en dólares de Norteamérica (usd$), incluso si la operación se realizara en monedas diferentes. • Deben llevarse debidamente encuadernados, forrados y foliados. • Debe escribirse en idioma castellano. • A fin de año, se deben legalizar y ordenar. En definitiva, no ponen limitación al número de libros de contabilidad ni al formato técnico; tan sólo referencia algunas de las formalidades generales mínimas. Cuando el proceso de registro contable se realice por medios electrónicos, no se deberá perder de vista el aspecto legal citado, y aunque la forma de edición fuera diferente, al final se deben obtener evidentemente libros que se deben ajustar a las formalidades y usos prescritos en las leyes, reglamentos y normas técnicas de contabilidad. Es obligación del contador almacenar debidamente la documentación, guardarla durante 7 años y presentarla a auditores y otros organismos de control legalmente facultados para ello. No debe exhibirla libremente ni divulgar su contenido. La jornalización o registro inicial es el acto de registrar las transacciones por primera vez en libros adecuados, mediante la forma de asiento contable y conforme vayan ocurriendo.

Asiento contable El asiento contable es la fórmula técnica de anotación de las transacciones bajo partida doble, como se observa en el siguiente ejemplo: FECHA

CUENTA

200X/01/03

-1-

DEBE

Muebles de oficina

HABER

2.000,00

Bancos

2.000,00

Ref. por compra de escritorio, Ch. No. 005 y Factura No. 038 Total

01_Chapter_1_Zapata.indd 40

2.000,00

2.000,00

10/03/2011 21:59:44

Fundamentos y principios contables

41

Los asientos contables se clasifican en simples, compuestos y mixtos. Los asientos simples constan de dos cuentas: una deudora y una acreedora, como se observa en el siguiente ejemplo: FECHA

CUENTA

200X/01/08

DEBE

HABER

-1CAJA

700,00

CUENTAS POR COBRAR

700,00

Ref. Registro del valor cancelado del cliente A Total

700,00

700,00

Los asientos compuestos constan de más de dos cuentas: dos o más cuentas deudoras, y dos o más cuentas acreedoras, como se ve en el siguiente ejemplo: FECHA

CUENTA

DEBE

HABER

-2-

200X/01/09 MUEBLES DE OFICINA

1.120,00

EQUIPOS DE OFICINA

2.000,00

DOCUMENTOS POR PAGAR

1.560,00

BANCOS

1.560,00

Ref. Compra muebles y equipos para oficina. Fact. 00450, la cancelación se realiza 50% contado y el saldo a 30 días de plazo Total

3.120,00

3.120,00

Los asientos mixtos constan de una cuenta deudora y dos o más acreedoras, o viceversa, como por ejemplo: FECHA

CUENTA

200X/01/10

-3-

DEBE

CUENTAS POR COBRAR

2.400,00

CAJA

9.600,00

VENTAS

HABER

12.000,00

Ref. Venta mercadería con el 20% a crédito y el 80% de contado Total

12.000,00

12.000,00

Libro diario Es el registro contable principal, en el que se anotan todas las operaciones en forma de asiento. A continuación se presenta el diseño del Libro diario y ejemplos de los tipos de asiento contables.

01_Chapter_1_Zapata.indd 41

10/03/2011 21:59:44

42

Contabilidad general

EMPRESA ABC LIBRO DIARIO O DIARIO GENERAL FOLIO No. 1 FECHA

DETALLE

200X Ene. 8

CÓDIGO

PARCIAL

DEBE

HABER

-1CAJA

700,00

CUENTAS POR COBRAR

700,00

Cliente C

700,00

Ref. Para registrar cobro cuenta pendiente -2Ene. 9

MUEBLES DE OFICINA

1.120,00

EQUIPO DE OFICINA

2.000,00

BANCOS

1.560,00

DOCUMENTOS POR PAGAR

1.560,00

Ref. Para registrar compra -3Ene. 10

CUENTAS POR COBRAR

2.400,00

CAJA

9.600,00

VENTAS

12.000,00

Ref. Para registrar la venta Fact. 003 Total

15.820,00

15.820,00

Nótese que: • Este libro principal tiene un diseño especial, incluso si se procesara por medio de la computadora. • Cada operación está fechada y numerada, a fin de conocer de inmediato la cantidad de transacciones ejecutadas. • Cada operación se presenta en forma de asiento, el cual contiene cuentas deudoras (o débito) y cuentas acreedores (o crédito) y sus respectivos valores. • En caso de requerir información detallada, por ejemplo, Cliente A, Cliente B, etc., se puede utilizar la columna Parcial. Conclusión La jornalización se presenta en forma de asiento contable en uno de los libros de entrada original (existen otros, además del Libro diario), aplicando el concepto de partida doble.

paso 3. Mayorización Acción de trasladar sistemáticamente y de manera clasificada los valores que se encuentran jornalizados, respetando la ubicación de las cifras, de tal manera que si un valor está en el Debe, pasará al Debe de la cuenta correspondiente.

Libro mayor Es el segundo registro principal que se mantiene por cada cuenta, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.

01_Chapter_1_Zapata.indd 42

10/03/2011 21:59:45

Fundamentos y principios contables



43

Para fines didácticos se utiliza la denominada “T” contable, cuyo diseño informal es el siguiente: Título o nombre de la Cuenta DEBE

HABER

SALDO

Existen dos tipos de Libro mayor: • Libro mayor principal para las cuentas de control general; ejemplo: Caja general. • Libro mayor auxiliar para las subcuentas y auxiliares; ejemplo: Caja No. 1, Caja No. 2, etc.

Los diseños formales de uso general son los que se observan en seguida: EMPRESA X LIBRO mayor principal Cuenta: Caja general Código: 1.1.01 FECHA

No. Asiento

DESCRIPCIÓN

MOVIMIENTO DEBE

Enero 8 Registro de cobro de cuenta pendiente Enero 10 Registro comprobante

1 3

HABER

700,00 9.600,00

SALDO DEUDOR

ACREEDOR

700,00 10.300,00

EMPRESA X LIBRO mayor AUXILIAR Subcuenta: Caja No. 1 Código: 1.1.01.01 FECHA

Cuenta: Caja general Código: 1.1.01 DESCRIPCIÓN

No. Asiento

MOVIMIENTO DEBE

Enero 8 Registro cobro de cuenta pendiente Enero 10 Para registrar la cuenta de la factura 003

1 3

700,00 9.600,00

HABER

SALDO DEUDOR

ACREEDOR

700,00 10.300,00

Objetivo 6 Mayorizar con seguridad, tanto en cuentas auxiliares como en principales, hasta obtener los saldos e interpretarlos genéricamente.

Procedimiento para mayorizar El procedimiento para mayorizar incluye los siguientes pasos: 1. Tome cuenta por cuenta, las que constan en el Libro diario. 2. A cada cuenta, asígnele una tarjeta (o archivo magnético) y escriba el nombre completo de la cuenta (o auxiliar). Ponga el número del código que le corresponda (según el Plan general o Catálogo de cuentas vigente). 3. Pase los valores de la cuenta que consta en el diario; si están en el Debe, al DEBE; si están en el Haber, al HABER de la respectiva cuenta.

01_Chapter_1_Zapata.indd 43

10/03/2011 21:59:45

44

Contabilidad general

4. Obtenga los saldos así: asigne a los valores del Debe el signo (+), y si están en el Haber el signo (–), y obtenga la diferencia matemática; si el resultado es positivo, se trata de un saldo deudor; por el contrario, si el valor es negativo, se trata de un saldo acreedor. Existen tres tipos de saldos: • Saldo deudor (o débito). Se obtiene cuando los valores debitados en una cuenta son mayores que los valores acreditados. Generalmente, este tipo de saldo es propio de las cuentas de Activo, Costos y Gastos. • Saldo acreedor (o crédito). Se obtiene cuando los valores acreditados en una cuenta son mayores que los valores debitados. Generalmente, este tipo de saldo es propio de las cuentas de Pasivo, Patrimonio y Rentas. • Saldo nulo (o en cero). Se obtiene cuando los valores debitados y acreditados en una cuenta son exactamente iguales. Este tipo de saldo es excepcional; se puede dar en cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, pero momentáneamente; y en las cuentas de Costos, Gastos y Rentas, al final del ejercicio, mediante los asientos de cierre.

Ejemplos CAJA DEBE

PROVEEDORES HABER

500,00

DEBE 100,00

HABER 810,00

700,00

200,00

100,00

50,00

10,00

750,00 650,00

100,00 SALDO DEUDOR (Db)

810,00

810,00

0

Saldo nulo o cero

CUENTAS POR PAGAR DEBE

HABER 50,00

1.000,00

400,00

800,00

450,00

1.800,00

SALDO ACREEDOR (Cr)

1.350,00

Con el fin de facilitar futuras revisiones, al momento de mayorizar se deben dejar pistas contables referenciando la acción, así: • En el libro diario se escribirá el código en la columna respectiva (alternativamente se puede situar una tarja o visto). • En el libro mayor se indicará el número de asiento del que se toma el valor.

paso 4. Comprobación Objetivo 7 Elaborar el Balance de comprobación y ejercitar algunas técnicas de verificación de saldos.

01_Chapter_1_Zapata.indd 44

10/03/2011 21:59:45

Fundamentos y principios contables

45

Mensualmente se debe verificar el cumplimiento del concepto de partida doble y otros relacionados con la valuación, consistencia, etc.; para esto será necesario elaborar un Balance de comprobación, el mismo que se prepara con los saldos de las diferentes cuentas que constan en el Libro mayor principal.

Relatividad del Balance de comprobación Conseguir en este balance que los saldos deudores se equiparen a los acreedores constituye un avance significativo; sin embargo, es en este preciso instante cuando el criterio y conocimiento del contador se debe evidenciar, ya que es el momento de analizar y comprobar la precisión y actualidad de los saldos, puesto que muchos de ellos, por diversas causas, están desactualizados o incompletos o simplemente mal determinados. Existen diversos tipos de dificultades, como los que se muestran a continuación: • Aplicación incorrecta de cuenta. Ejemplo: el 4 de mayo de 200X se compra un equipo de fax en $500,00 al contado. El asiento incorrecto que afecta al Balance de comprobación sería: FECHA

CUENTA

200X Mayo 4

DEBE

HABER

-1MUEBLES DE OFICINA

500,00

BANCOS

500,00

Ref. Registro de la compra de equipo de fax al contado



Cuando lo correcto debería ser: FECHA

CUENTA

200X Mayo 4

DEBE

HABER

-1Equipos de oficina

500,00

BANCOS

500,00

Ref. Para reclasificar cuentas



En consecuencia, el Balance de comprobación podrá cuadrar, pero los saldos de las cuentas Muebles y Equipos de oficina serán incorrectos.

• Error en la cantidad. Tomando el ejemplo anterior, el contador registró el siguiente asiento: FECHA

CUENTA

200X Mayo 4

DEBE

HABER

-1Equipos de oficina BANCOS

50,00 50,00

Ref. Registro de la compra de equipo de fax, al contado



Como se ve, el nombre de la cuenta es correcto, pero la cantidad no correspon­de a la operación. Este error no se detecta en el Balance. • Desactualización automática de saldos. Muchas cuentas se desactualizan, debido al paso del tiempo, al uso o cambio en las condiciones económicas de la empresa, etc.; por tal motivo, ameritan ser depuradas. En este sentido, cuentas como Arriendos y Seguros prepagados deben ser depuradas o amortizadas y actualizadas periódicamente, pues su valor se va consumiendo conforme transcurre el tiempo. Lo mismo sucede con los precobrados, y en general con el valor de activos y pasivos, especialmente si son permanentes o de largo plazo.

01_Chapter_1_Zapata.indd 45

10/03/2011 21:59:46

46

Contabilidad general

• Omisión de operaciones. Debido a diversas circunstancias (especialmente relacionadas con el flujo de la documentación), se suelen perder o confundir los documentos omitiéndose el registro de las correspondientes transacciones. Conclusión Cualquiera sea la razón, causa u origen de saldos incorrectos, éstos deben ser corregidos mediante ajustes contables, que los trataremos ampliamente en las siguientes páginas.

Diseño del balance de comprobación El diseño más usual se presenta a continuación: EMPRESA X No. IDENTIFICACIÓN BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS EN $ AL _________ CÓDIGO

NOMBRE DE LA CUENTA

SUMAS DEBE

HABER

SALDOS DEUDOR

ACREEDOR

TOTAL

Paso 5. Estructuración de informes Este paso se analizará en detalle más adelante, cuando hablemos de la estructuración de los estados financieros.

Ejercicio del flujo del proceso contable: LAVAMATIC (PRIMERA PARTE)

A partir de los siguientes datos, obtenidos de los documentos fuente que se referencian en el Memo de operaciones ejecutadas por la empresa de servicios Lavamatic, se explican las actividades técnicas que realiza el contador a fin de reconocer, jornalizar, mayorizar y comprobar. Con esta misma información se completará el ciclo contable en la página 67, en el que se podrá observar el destino final de los resultados de las operaciones, cuyas cifras se presentarán en los estados financieros. Memo de las operaciones: año 200X Enero 10 Se constituye como Sociedad civil la empresa de servicios de lavado en seco, bajo la denominación de Lavamatic; los señores Jorge López y Pedro Soria aportan $25.000,00 c/u en efectivo, según consta en un Contrato social registrado en la Notaría 6ª del Cantón Quito y tramitado en el Juzgado 4° de lo Civil. Enero 11 Por seguridad, se abre una cuenta de ahorros en la que se depositan los $50.000,00 recibidos de los socios, según Nota No. 101. Enero 12 El señor Soria, gerente, decide comprar 2 máquinas de lavar a $1.200,00 c/u, paga con dinero retirado de la cuenta bancaria la cantidad de $1.500,00, y por la diferencia firma una

01_Chapter_1_Zapata.indd 46

10/03/2011 21:59:46

47

Fundamentos y principios contables

Enero 15 Enero 18 Enero 19 Enero 20 Enero 25 Enero 28 Enero 31

letra de cambio a 30 días de plazo. Los documentos habilitadores son la Factura No. 42 de Artefacta, la Nota de retiro No. 001 y la letra de cambio. Paga con dinero retirado de la cuenta bancaria la cantidad de $1.000,00 al diario El Universo por publicidad y propaganda del negocio. Documentos: Factura No. 345 y Nota de retiro del banco No. 002. Adquiere muebles de oficina valorados en $3.000,00 a crédito 60 días plazo (no firma documento exigible), Factura No. 0042. Paga arriendos correspondientes a enero de 200X, por $800,00, con dinero que retira del banco. Documentos: Recibo No. 045 y Nota de retiro No. 003. Compra un lote significativo de materiales: químicos, detergentes, etc., para facilitar su labor, por $500,00; según Factura No. 045, paga así: 50% con dinero que retira del banco, con Nota No. 004 y la diferencia, a crédito a 30 días. Ejecuta su primer trabajo de lavado de la ropa de trabajo de la fábrica Pintulac. El valor del servicio asciende a $6.900,00, que cobra con cheque a la fecha con Nota de venta No. 001. Se deposita en el banco (cuenta de ahorro) la cantidad de $6.900,00, según Nota No. 102. Se pagan sueldos a los empleados de la empresa por $390,00; de este valor, se retiene 9,35% para aportar al IESS; el valor neto se paga en efectivo retirado del banco según Rol y Nota de retiro No. 005.

Paso 1. Reconocimiento De cada operación realizada se debe obtener al menos un documento principal; si aparecen más estarán mejor respaldadas. Sobre éstos será necesario efectuar el análisis a fin de reconocer: a) La naturaleza de la operación (compra, venta, etc.). b) Las cuentas que se afectan (caja, cuentas por cobrar, ventas, etc.). c) La condición deudora (se recibe) o acreedora (se entrega) de cada cuenta. d) Los valores que le corresponden a las cuentas. Nota: no olvide que cada operación dará origen a un asiento, que tiene que cumplir la Partida doble: “No habrá deudor sin acreedor por el mismo valor o su equivalente”. Paso 2. Jornalización Se oficializa el registro contable, cuando el contador ingresa al Libro diario las operaciones propuestas y los presentados en asientos así: lAVAMATIC lIbRO DIARIO O DIARIO GeNeRAl FOlIO No. 1 FeCHA

DeTAlle

200X Ene. 10

CÓDIGO

PARCIAl

Debe

HAbeR

-1CAJA

50.000,00

CAPITAL SOCIAL

50.000,00

Socio Sr. López

25.000,00

Socio Sr. Soria

25.000,00 Continúa

01_Chapter_1_Zapata.indd 47

10/03/2011 21:59:46

48

Contabilidad general

Continuación LAVAMATIC LIBRO DIARIO O DIARIO GENERAL FOLIO No. 1 FECHA

DETALLE

CÓDIGO

PARCIAL

DEBE

HABER

Ref. Para registrar contrato social No. 001 de constitución de la empresa -2Ene. 11

Bancos - CUENTA AHORRO

50.000,00

Caja

50.000,00

Ref. Apertura de cta. de ahorros. Nota 101 -3Ene. 12

Maquinaria y equipo

2.400,00

Bancos

1.500,00

Documentos por pagar

900,00

Ref. Compra, según Factura 42 y n/r 001 -4Enero 15

Publicidad y propaganda

1.000,00

Bancos

1.000,00

Ref. Pago diario El Universo. S/F 345 y n/r 002 -5Ene. 18

EQUIPO DE OFICINA

3.000,00

CUENTAS POR PAGAR

3.000,00

Ref. Compra, según Factura 0042 -6Ene. 19

GASTOS Arriendo LOCALES Y OFICINAS

800,00

Bancos

800,00

Ref. Arriendo mes de enero, según Recibo 045 y n/r 003 -7Ene. 20

Inventario materiales - SUMINISTROS Y MATERIALES

500,00

BANCOS

250,00

CUENTAS POR PAGAR

250,00

Ref. Compras S/F 45 y n/r 004 -8Ene. 25

caja

6.900,00

servicios prestados

6.900,00

Ref. Cobro de trabajo de limpieza, según Nota de venta No. 001 -9Ene. 28

bancos caja

6.900,00 6.900,00

Ref. Depósito, según Nota No. 102 Continúa

01_Chapter_1_Zapata.indd 48

10/03/2011 21:59:47

49

Fundamentos y principios contables Continuación LAVAMATIC LIBRO DIARIO O DIARIO GENERAL

FOLIO No. 1 FECHA

DETALLE

CÓDIGO

PARCIAL

DEBE

HABER

- 10 Ene. 31

sueldos y salarios

390,00

BANCOS

353,53

iess por pagar

36,47

Ref. Pago sueldos, según n/r 005 suman

121.890,00

121.890,00

Nota: el asiento No. 5 se registra erróneamente para ejemplificar posteriormente el ajuste de corrección.

Paso 3. Mayorización El contador debe trasladar los valores ($) a sus respectivas cuentas, para las que se han destinado unas tarjetas (archivo), así: LAVAMATIC LIBRO mayor principal Cuenta: CAJA Código MOVIMIENTO FECHA

DESCRIPCIÓN

No. AS.

DEBE

HABER

SALDO

200X Enero 10

Por constitución de la empresa

1

Enero 11

Apertura cuenta de ahorros

2

Enero 25

Por trabajo de limpieza

8

Enero 28

Depósito realizado No. 102

9

50.000,00

50.000,00 50.000,00

6.900,00

0 6.900,00

6.900,00

0

LAVAMATIC LIBRO mayor principal Cuenta: BANCOS Código MOVIMIENTO FECHA

DESCRIPCIÓN

No. AS.

DEBE

HABER

SALDO

200X Enero 11

Apertura cuenta de ahorros

2

Enero 12

Compra Factura No. 42

3

1.500,00

48.500,00

Enero 15

Publicidad y propaganda

4

1.000,00

47.500,00

Enero 19

Pago arriendo mes enero

6

800,00

46.700,00

Enero 20

Compra Factura No. 45

7

250,00

46.450,00

Enero 28

Depósito Nota No. 102

9

Enero 31

Pago sueldos

01_Chapter_1_Zapata.indd 49

10

50.000,00

50.000,00

6.900,00

53.350,00 353,53

52.996,47

10/03/2011 21:59:47

50

Contabilidad general

Con el fin de simplificar y ahorrar espacio, en las siguientes cuentas se utiliza el diseño informal del Mayor en T. CAPITAL SOCIAL DEBE

MAQUINARIA Y EQUIPO HABER

DEBE

50.000,00 SALDO:

50.000,00

2.400,00 SALDO:

DOCUMENTOS POR PAGAR DEBE

2.400,00

PUBLICIDAD Y PROPAGANDA

HABER

DEBE

HABER

900,00 SALDO:

900,00

1.000,00 SALDO:

EQUIPO DE OFICINA DEBE

1.000,00

INVENTARIO MATERIALES

HABER

DEBE

3.000,00 SALDO:

HABER

HABER 500,00

3.000,00

SALDO:

GASTO DE ARRIENDO DEBE

500,00

SERVICIOS PRESTADOS

HABER

DEBE

HABER

800,00 SALDO:

6.900,00

800,00

SALDO:

IESS POR PAGAR DEBE

6.900,00

SUELDOS Y SALARIOS HABER

DEBE 36,47

SALDO:

36,47

HABER 390,00

SALDO:

390,00

CUENTAS POR PAGAR DEBE

HABER 3.000,00 250,00 SALDO:

01_Chapter_1_Zapata.indd 50

3.250,00

10/03/2011 21:59:47

51

Fundamentos y principios contables

Paso 4. Comprobación Lista los saldos de cada cuenta que aparece en el mayor. LAVAMATIC No. IDENTIFICACIÓN BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS (expresado en US$) AL 31 DE ENERO DEL AÑO 200X CÓDIGO

NOMBRE DE LA CUENTA

DEUDOR

ACREEDOR

Capital social Caja Bancos

50.000,00 0 52.996,47

Maquinaria y equipo

2.400,00

Publicidad y propaganda

1.000,00

Documentos por pagar

900,00

Cuentas por pagar

3.250,00

Gasto arriendo

800,00

Inventario materiales

500,00

Servicios prestados Sueldos y salarios

6.900,00 390,00

IESS por pagar Equipo de oficina SUMAN

36,47 3.000,00 61.086,47

61.086,47

Ajustes y reclasificaciones contables Objetivo 8 Ajustar las cuentas que presentan datos erróneos o desactualizados y el procedimiento respectivo en este aspecto, hasta obtener saldos depurados.

Como se dijo anteriormente, en el proceso contable (manual electrónico) se filtran errores, omisiones y desactualizaciones que afectan la razonabilidad de las cuentas. Ante estos hechos, las normas contables han desarrollado la metodología denominada ajustes y reclasificaciones que se resume y ejemplifica a continuación. Los ajustes permiten presentar saldos razonables mediante la depuración oportuna y apropiada de todas las cuentas que, por diversas causas, no presentan valores que puedan ser comprobados y, por ende, no denotan la real situación económica y financiera de la empresa.

Causas y efectos de los saldos incorrectos • Omisión: por la falta de registro de operaciones efectuadas, que el sistema contable no las ha conocido. Esto provoca que las cuentas presenten saldos incompletos. • Errores: por selección equivocada de cuentas y aplicación de valores incorrectos. Estas acciones inapropiadas provocarán que ciertas cuentas presenten valores que no les corresponden, por lo que algunas cuentas subvalorarán sus saldos, pero también podrán presentar sobrevaloraciones por valores aplicados incorrectamente.

01_Chapter_1_Zapata.indd 51

10/03/2011 21:59:48

52

Contabilidad general

• Desactualizaciones: por uso sistemático de bienes o servicios, por realización de rentas que fueron precobradas o que no pudieron ser liquidadas en el periodo; por gastos que se pagaron por anticipado o que aún no se han pagado. Además, por previsión objetiva de situaciones futuras, como es el caso de posibles incobrables o variaciones significativas del valor original de activos y pasivos. En cualquier caso, los saldos estarán desactualizados en el momento de preparar el Balance de comprobación. • Uso indebido: por abusos o exceso de confianza de parte de los custodios de dinero, bienes, etc., se suelen presentar desfases (faltantes) entre los saldos contables y la presencia física de recursos.

Momento y lugar apropiados para registrar los ajustes Los ajustes se deberán registrar tan pronto se evidencie el error, omisión o desactualización; sin embargo, algunos prefieren ajustar las cuentas en bloque, es decir, a fin de mes o a fin de año, como prerrequisito indispensable para elaborar los estados financieros. Los ajustes se registran en forma de asiento, el cual cumplirá todos los requisitos técnicos requeridos en esta fórmula, exigiendo documentación fuente o, al menos, hojas de cálculo o referencias técnicas y documentales relativas al asiento. El libro apropiado para la anotación es el Diario general. De éste se traslada a las cuentas respectivas (mayorización) para luego pasar en resumen a un nuevo Balance de comprobación denominado “Balance ajustado”. El sustento legal y técnico para justificar los asientos de ajuste está dado en leyes tributarias, societarias y sus reglamentos, así como en normas internacionales de contabilidad y políticas contables que regulan el cálculo, presentación y exposición de saldos.

Estudio de los principales ajustes A fin de sistematizar el estudio, se propone un agrupamiento natural de los tipos de ajustes, indicando que a partir del siguiente capítulo se presentarán otros casos específicos y especiales cuando se analicen particularmente las cuentas más trascendentes. Dicho agrupamiento es: • Ajustes por omisión • Ajustes por errores • Ajustes por usos indebidos • Ajustes por pérdidas fortuitas • Ajustes por prepagados y precobrados • Ajustes por gastos y rentas pendientes de pago y cobro, respectivamente • Ajustes por desgaste de propiedad, planta y equipo • Ajustes por provisiones para posibles incobrables Los saldos de ciertas cuentas también se ajustan por revaluaciones, deterioros y amortizaciones, cuyos procedimientos más complejos se explican en detalle en el Capítulo III.

Ajustes por omisión Este caso se resuelve fácilmente, en el momento en que se reconozca la operación. Por supuesto que esta situación se deberá corregir a futuro mediante mejoras en el flujo de la documentación.

Ejemplo

La empresa realizó una venta de servicios por $150,00, con Factura A-004, el 4 de enero de 200X, a crédito. Por razones desconocidas esta transacción no fue asentada oportunamente, y el 8 de mayo de 200X el contador se entera de este hecho y lo registra.

01_Chapter_1_Zapata.indd 52

10/03/2011 21:59:48

Fundamentos y principios contables

FECHA

CUENTA

200X Mayo 8

DEBE

53

HABER

-1 Cuentas por cobrar

150,00

Servicios prestados

150,00

Ref. Para registrar la venta de servicios realizados el 4-01-200X. Fact. A-004

Ajustes por errores Caso 1 El 2 de febrero de 200X, con Factura 001, se compró un escritorio para la oficina por $200,00; se pagó con cheque a la vista. El error: en la fecha de la transacción, el contador registró erróneamente así: FECHA

CUENTA

200X Febrero 2

DEBE

HABER

-1 Equipos de oficina

200,00

Bancos

200,00

Ref. Para registrar la compra de un escritorio, Fact. 001

El contador deberá realizar la corrección en la fecha en que tiene conocimiento del error, en este caso suponemos que fue al día siguiente, para lo que debe utilizar las siguientes soluciones: Solución A FECHA

CUENTA

200X Febrero 3

DEBE

HABER

-2Bancos

200,00

Equipos de oficina

200,00

Ref. Para anular el asiento erróneo - 2A Muebles de oficina

200,00

Bancos

200,00

Ref. Para registrar asiento correcto

Solución B FECHA

CUENTA

200X Febrero 3

DEBE

HABER

-3Muebles de oficina Equipos de oficina

200,00 200,00

Ref. Para reclasificar cuentas y corregir el error

01_Chapter_1_Zapata.indd 53

10/03/2011 21:59:48

54

Contabilidad general

Caso 2 El 2 de febrero de 200X, con Factura 001, se compró un archivador metálico para la oficina por $500,00; se pagó con cheque a la vista. El error: el contador equivocadamente lo registró así: FECHA

CUENTA

200X Febrero 2

DEBE

HABER

-3Muebles de oficina

5.000,00

Bancos

5.000,00

Ref. Para registrar la compra de un archivador, según Fact. 001

Suponemos que al día siguiente, el contador se da cuenta de su error y procede a corregirlo, para lo que podrá utilizar cualquiera de las dos opciones: Solución A FECHA

CUENTA

200X Febrero 3

DEBE

HABER

-2Bancos

5.000,00

Muebles de oficina

5.000,00

Ref. Para anular asiento erróneo - 2A Muebles de oficina

500,00

Bancos

500,00

Ref. Para registrar asiento correcto

Solución B FECHA

CUENTA

200X Febrero 3

DEBE

HABER

-3Bancos

4.500,00

Muebles de oficina

4.500,00

Ref. Para compensar valores y dejar en valor real las cuentas

Ajustes por usos indebidos El personal responsable del manejo directo de dinero, mercaderías y otros bienes puede caer en abusos de confianza al disponer de los recursos de la empresa para fines personales. Este tipo de usos indebidos se puede detectar a partir de estudios específicos, como constataciones físicas, arqueos, confirmaciones, etc. En caso de faltantes, se deben elaborar asientos de ajuste para evidenciar estos hechos, así, por ejemplo: El 8 de octubre de 200X, se realizó un arqueo de caja9 , del cual se establece un faltante de $30,00, el dinero fue utilizado por el cajero sin autorización. El gerente decide cargar a la cuenta del empleado responsable y descontarle del próximo sueldo. 9. Este tema será ampliado en el estudio del “Activo Corriente” (Capítulo II), en la unidad correspondiente.

01_Chapter_1_Zapata.indd 54

10/03/2011 21:59:49

55

Fundamentos y principios contables

FECHA

CUENTA

200X Octubre 8

DEBE

HABER

-1Anticipo de sueldos

30,00

Caja

30,00

Ref. Para registrar el faltante de caja

Ajuste por pérdidas fortuitas Cuando la empresa se ve despojada de recursos monetarios o bienes de su propiedad, que no estaban protegidos por seguros, surge la necesidad de reportar estas pérdidas no deseadas por medio de ajustes, así: Caso 1 La empresa pierde mercaderías por $2.000,00 en el incendio de sus bodegas. FECHA

CUENTA

200X Octubre 8

DEBE

HABER

-1Pérdidas fortuitas

2.000,00

Mercaderías

2.000,00

Ref. Para registrar la pérdida de mercancía

Caso 2 Al tesorero de la empresa le sustrajeron $520,00 que debía depositar en la cuenta corriente de la empresa. FECHA

CUENTA

200X Octubre 8

DEBE

HABER

-2Pérdidas OCASIONALES Caja

520,00 520,00

Ref. Para registrar la pérdida o sustracción del dinero que tenía a cargo el tesorero

Ajustes por prepagados y precobrados En ocasiones, la venta de servicios requiere de pagos anticipados por varios meses e incluso años; éste es el caso de arriendos, seguros, etc. que, con el tiempo, se deben ir devengando. En otros casos es conveniente para las empresas proveerse de suministros para uso posterior, en cantidades significativas. En cualquiera de las opciones, se reconoce la existencia de los prepagados. En efecto, supóngase que la Empresa A desea tomar en arriendo un local comercial de la Empresa B, que condiciona la operación mediante la exigencia del pago anticipado del valor del servicio equivalente en un año, a razón de $300,00 mensuales; si el arrendatario accede a la petición, entonces se tendrá la siguiente situación:

01_Chapter_1_Zapata.indd 55

10/03/2011 21:59:49

56

Contabilidad general

EMPRESA A

EMPRESA B

Inquilino o arrendatario

Propietario o arrendador

• Deberá recibir $3.600,00 • Tendrá que pagar $3.600,00 • Ocupará el inmueble por un año, sin pagos • Deberá permitir el uso del inmueble por un año, sin restricciones o exigencias eco­nómicas adiadicionales cionales • Debe contabilizar como un prepagado- • Debe contabilizar como un precobrado-pasivo, así: activo, así: -1-

-1Arriendo prepagado 3.600,00 Bancos 3.600,00 • Contabilizará el uso mensual, mediante el • siguiente ajuste:

-2-

-2

Gasto arriendo 300,00 Arriendo prepagado

Caja 3.600,00 Arriendo precobrado 3.600,00 Contabilizará la realización del servicio prestado mensualmente, así:

300,00



Arriendo precobrado 300,00 Arriendos ganados

300,00

Conclusiones • Los prepagados se convertirán a futuro en gasto. • Los precobrados reconocen a futuro una renta. • En los dos casos, las referidas cuentas se deben ajustar periódicamente, con el fin de actualizar los respectivos saldos. • Igual procedimiento se aplicará con inventarios de suministros adquiridos en el presente para uso futuro. El valor del consumo se establecerá por diferencia entre el valor comprado y las existencias en una fecha determinada.

Ajustes por gastos y rentas pendientes Regularmente a los clientes habituales se les venden los bienes y servicios a crédito; sucede lo mismo cuando en calidad de clientes regulares adquirimos bienes y servicios que serán satisfechos (pagados) a futuro. Como ejemplos tenemos los siguientes servicios o bienes que ya se han recibido y consumido, pero que se encuentran pendientes de pago: • Servicios básicos (agua, luz, teléfono) • Servicio de movilización y transporte • Remuneraciones a empleados • Servicio de la deuda (intereses) • Servicio de publicidad y propaganda En estos casos resulta indispensable registrar los asientos incluso si desconocemos el valor exacto del servicio utilizado. En este evento, se debe calcular mediante estimaciones de consumo y cuando se reciba la factura definitiva, proceder al ajuste correspondiente. De idéntica forma se procederá cuando se reconozcan servicios brindados cuyos valores se conocen con exactitud, o se tengan que calcular estimativamente. A continuación se presentan algunos ejemplos vistos desde las dos partes contratantes. a) La empresa comercial Y necesita registrar el consumo de energía correspondiente a diciembre de 200X (suministrado por la Empresa Eléctrica Latinoamericana), pero no conoce el valor exacto del consumo. En este caso, se hace referencia al consumo del mes de noviembre, en donde el valor del servicio fue de $300,00; como el consumo en diciembre se intensificó debido a extensión de horarios de

01_Chapter_1_Zapata.indd 56

10/03/2011 21:59:49

Fundamentos y principios contables

57

atención etc., se estima que habrá un incremento de 20%, el cálculo estimativo será de $360,00 (300,00 + 60,00). FECHA

DETALLE

200X Dic. 31

DEBE

HABER

-1Servicios básicos

360,00

Cuentas por pagar

360,00

Ref. Para registrar el consumo de energía eléctrica, estimativo a diciembre de 200X Total

360,00

360,00

b) La Empresa Eléctrica Latinoamericana, prestadora del servicio, deberá reportar en sus libros, la cantidad exacta de consumo (porque esta empresa sí conoce los kilovatios consumidos por la empresa Y); la registrará así: FECHA

DETALLE

200X Dic. 31

DEBE

HABER

-1Cuentas por cobrar

380,00

Servicios prestados

380,00

Ref. Registro de cuenta pendiente por consumo de la empresa Y, correspondiente al mes de diciembre de 200X Total

380,00

380,00

c) Cualquier diferencia entre lo estimado (en este caso $20) por la empresa Y y el costo real del servicio será conocido y ajustado en el momento del pago. Ajustes por desgaste de propiedad, planta y equipo (activos fijos) La depreciación es el desgaste que sufren los activos fijos, por uso, obsolescencia o destrucción, como robo, incendio, u otros. Este desgaste se debe reportar periódicamente, a fin de: • Depurar resultados • Actualizar el valor del activo fijo El asiento tipo para registrar el gasto por este concepto es el siguiente: FECHA

DETALLE

200X Dic. 31

DEBE

HABER

-1Gasto depreciación DepRECIACIÓN acumULADA activo fijo

150,00 150,00

Ref. Registro de la depreciación anual

El cálculo de la depreciación aproximada de un bien durante un periodo se efectúa por medio de métodos técnicos, entre los cuales se destacan: • Método lineal • Método de unidades producidas • Método acelerado o sumatorias de dígitos

01_Chapter_1_Zapata.indd 57

10/03/2011 21:59:49

58

Contabilidad general

Por el momento trataremos y ejemplificaremos el método lineal, mejor conocido como línea recta; para ello, se deben conocer, mediante facturas, consultas, etc., los siguientes aspectos: • Costo de adquisición (histórico) y a partir de los años siguientes el valor actual. Es el valor efectivamente pagado o a pagar por un bien, en el que se incluyen todos los conceptos legalmente atribuibles al activo hasta su funcionamiento o puesta en marcha (impuestos, fletes, instalación, etc.). El valor actual es aquél que tendría el activo luego de un proceso de revalorización o de deterioro. • Vida útil. Es el tiempo que se espera que el activo contribuya a la generación de ingresos o que sea económicamente productivo para la empresa, es estimado de vida, expresado en años, o meses e incluso en horas. Este dato se obtiene de catálogos o de opiniones técnicas basadas en experiencias o conocimiento pleno del producto. En este caso, el propio fabricante puede aportar decididamente a resolver este asunto. • Valor residual. Valor estimado, de última recuperación, es decir precio en el que se podría vender el bien cuando éste se encuentre obsoleto o fuera de uso. Puede incluso ser cero. La fórmula de cálculo para la depreciación es: Depreciación año =



Valor de adquisición – Valor residual Vida útil en (años, meses, etc.)

Ejemplo

La empresa AB compró una computadora el 2 de enero de 200X en $2.000,00 (incluye gastos de instalación y puesta en marcha). El 31 de diciembre, calcula y registra el desgaste, suponiendo que la vida útil es de 4 años y que se podría vender en $200,00 cuando el bien esté totalmente usado. 2.000,00 – 200,00 Depreciación año = 4 FECHA

DETALLE

200X Dic. 31

= $450,00

DEBE

HABER

-1Gasto depreciación

450,00

DepR. acumULADA equipo DE cÓMPUTO

450,00

Ref. Registro de la depreciación anual de la computadora Total

450,00

450,00

Ajuste por provisión para posibles incobrables10 Se debe registrar la posibilidad de que parte de las cuentas pendientes de cobro no podrán hacerse efectivas, por cualquiera de los siguientes acontecimientos: • Quiebra, liquidación e insolvencia declarada del deudor. • Muerte del deudor, sin dejar activos suficientes para que se pueda cubrir la deuda. • Prescripción del documento que garantiza la deuda. • Paso del tiempo desde su vencimiento (al menos 5 años).

10. Este tema se estudia ampliamente en el Capítulo II, “Análisis de las cuentas del activo corriente”.

01_Chapter_1_Zapata.indd 58

10/03/2011 21:59:50

Fundamentos y principios contables

59

Para prevenir estos hechos, la empresa debe, a través de estudios, técnicos y objetivos, calcular estimativamente los posibles valores que no se podrían cobrar. Estos cálculos se realizan mediante métodos técnicos, entre los cuales se destacan: • Método estadístico • Método de antigüedad de saldos • Método de calificación de riesgo Por el momento se desarrollará el método estadístico, por ser uno de los más simples. Este método toma como referencia los datos de incobrables reales de años anteriores y proyecta para el año vigente, tomando las fórmulas de tendencias, como: • Promedio • Desviación típica • Mínimos cuadrados

Ejemplo

Durante los 3 años anteriores, los incobrables reales fueron: Año

Valor Incobrable

1

500,00

2

550,00

3

700,00

Total

1.750,00

Si se desea aplicar el promedio simple, para calcular los incobrables del año 4, se suman los valores de los tres años y se divide entre 3, así: Provisión año 4 =

1.750,00 3

= $583,33

Entonces, el asiento será: FECHA

CUENTA

200X Dic. 31

DEBE

HABER

-1Gasto Cuentas incobrables

583,33

Provisión cuentas incobrables

583,33

Ref. Registro de la provisión para posibles cuentas incobrables Total

583,33

583,33

Advertencia Este método estadístico promedio se utilizó únicamente para ejemplificar el ajuste, pero no es el más idóneo. Se analiza más adelante el método de antigüedad de saldos, que es más apropiado, pero también se abordará el tema tributario sobre el tope reconocido para provisiones de este tipo.

01_Chapter_1_Zapata.indd 59

10/03/2011 21:59:50

60

Contabilidad general

ESTRucTuRAcIón dE LOS ESTAdOS FInAncIEROS Objetivo 9 Preparar los dos estados financieros básicos: Estado de resultados y Balance general, en una empresa de servicios.

InTROduccIón El ciclo contable se realiza actualmente de manera expedita con la ayuda del computador que, por medio de programas genéricos o específicos, procesa la información automáticamente; es decir, el contador sólo tiene que definir las partidas afectadas y digitar los valores que correspondan a las cuentas, y el programa automatizado de contabilidad se encargará de mayorizar, emitir el balance de comprobación e incluso emitir los estados financieros. Esta fabulosa ayuda, que simplifica tareas y reduce significativamente el tiempo de proceso, debe ser aprovechada por el contador quien, en compensación, pondrá toda su atención en los ajustes contables, es decir, en depurar y analizar los saldos de las cuentas, a tal punto que éstas puedan: • Reflejar razonablemente la situación económica y financiera. • Ser verificables y comprobables bajo cualquier prueba. Cuando se tenga absoluta seguridad sobre la idoneidad de los saldos contables, se puede empezar a preparar los informes contables, mejor conocidos como estados financieros. Los estados financieros son reportes que se elaboran al finalizar un periodo contable, con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa, la cual permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la entidad. Tanto la administración de la empresa como el público en general están interesados en conocer las fortalezas y debilidades financieras de la entidad en conjunto, o sobre una sección del negocio en particular; para esto, se deberán analizar y estudiar los estados financieros mediante los métodos de análisis que miden, comparan y ponderan hechos. Los principales estados financieros tienen como objetivo informar sobre la situación financiera de la empresa en una fecha determinada, sobre los resultados de sus operaciones, el cambio en el patrimonio y el flujo del efectivo. Los estados financieros deben servir para: • Tomar decisiones de inversión y crédito. • Formular juicios sobre los resultados financieros de la administración, en cuanto a la rentabilidad, solvencia, generación de fondos y capacidad de desarrollo empresarial. • Evaluar la gestión gerencial, la solvencia y la liquidez de la empresa, así como su capacidad para generar fondos. • Conocer el origen y las características de sus recursos, para estimar la capacidad financiera de crecimiento.

LIMITAcIón dE LOS bALAncES Los estados financieros no son exactos ni las cifras que se muestran son definitivas. Esto sucede porque las operaciones se registran bajo juicios personales y normas de contabilidad que permiten

01_Chapter_1_Zapata.indd 60

10/03/2011 21:59:50

Fundamentos y principios contables

61

optar por diferentes alternativas para el tratamiento y cuantificación monetaria de las operaciones. La moneda, por otra parte, no conserva su poder de compra y, con el paso del tiempo, puede perder su significado en las transacciones de carácter permanente. De aquí se desprende que los estados financieros no representan valores absolutos; por tanto, la información que ofrecen no es una medida exacta de su situación ni de su productividad, pero sí proporcionan ideas claras sobre la situación, si las cifras son razonables. La utilidad o pérdida definitiva no se conoce sino hasta el momento de la venta o liquidación de la empresa.

Características cualitativas de los estados financieros Con el fin de que los estados financieros cumplan a cabalidad con el propósito principal para el que se han creado, deben reunir las siguientes características de calidad: • Comprensibilidad. Cualidad esencial que facilitará comprender los aspectos más importantes sin mayor dificultad, aun a usuarios que no tengan cultura contable. • Relevancia. La información que proporcionan debe permitir a los usuarios identificar los datos más importantes, a partir de los cuales se tomarán decisiones. • Confiabilidad. Las cifras que correspondan a los conceptos expuestos deben ser suficientemente razonables, es decir, pueden ser comprobables. • Comparabilidad. Las cifras estarán expresadas en moneda de un mismo poder adquisitivo, a fin de hacerlas comparables al momento de establecer diferencias de un periodo a otro.

Usuarios de los estados financieros Las personas interesadas en los estados financieros, así como la información fundamental que ellos presentan, son: • Accionistas y propietarios. Los dueños de una empresa están interesados en los resultados que ésta obtenga; básicamente, suelen estar interesados en la utilidad neta, en función de la rentabilidad de su inversión. • Administradores. Son quienes tienen bajo su responsabilidad la custodia de los recursos empresariales y los resultados que se obtienen de la inversión. • Acreedores. Con el objeto de evaluar el poder de generación de utilidades, como garantía o seguridad para sus créditos, sobre todo si éstos son a largo plazo. Acreedores potenciales, con el objeto de evaluar el riesgo del crédito que se propone. • Inversionistas potenciales. Su interés en los estados financieros está relacionado con la probable rentabilidad futura de su inversión, evaluada de acuerdo con resultados obtenidos antes de su inversión.

Reglas de presentación11 En la presentación de cualquier estado financiero se deben proporcionar algunos datos y seguir ciertas reglas generales como las siguientes: • Nombre de la empresa o razón social, sea persona natural o jurídica • Número de identificación tributaria, como por ejemplo el RUC

11. Los estados financieros deben ser elaborados según lo dispone la NIC-1 y adoptados según prescribe la NIIF-1.

01_Chapter_1_Zapata.indd 61

10/03/2011 21:59:50

62 • • • • • •

Contabilidad general

Título del estado financiero Moneda en que se expresa el estado Fecha o periodo al cual pertenece la información Márgenes individuales que debe conservar cada grupo y clasificación Cortes de subtotales y totales claramente indicados Deberá cuidarse que la terminología empleada sea comprensible, tomando en cuenta quiénes serán los lectores de los estados financieros.

Clases de estados financieros Existen dos grupos de estados financieros: los que miden la situación económica (Estado de resultados y estado de evolución del patrimonio), y los que miden la situación financiera (Balance general o Estado de situación financiera, y Estado de flujo del efectivo). En los siguientes apartados se estudiarán y ejemplificarán los considerados estados básicos, que son el Estado de resultados y el Balance general.

Estado de resultados El Estado de resultados muestra los efectos de las operaciones de una empresa y su resultado final, ya sea ganancia o pérdida; resumen de los hechos significativos que originaron un aumento o disminución en el patrimonio de la empresa durante un periodo determinado. El estado de resultados es dinámico, ya que expresa en forma acumulativa las cifras de rentas (ingresos), costos y gastos resultantes en un periodo determinado.

Partes y formas de presentación del estado de resultados • Encabezamiento. Contendrá la razón social, el número de identificación tributaria (RUC), el nombre del estado y periodo al que corresponde (ejemplo: del 1 de enero al 31 de diciembre de 200X) y denominación de la moneda en que se presenta, como por ejemplo $USD. • Texto. Parte sustancial que presenta todas las cuentas de rentas, costos y gastos debidamente clasificadas y ordenadas, a fin de ir estableciendo los tipos de utilidad o pérdida (ejemplo: Utilidad operacional). • Firmas de legalización. En la parte inferior se insertan la firma y rúbrica del gerente o representante legal y del contador. Generalmente se presenta en forma vertical, y a pedido de la gerencia se puede detallar o resumir, de tal manera que se puede hablar de presentación analítica y resumida o condensada. En la siguiente página se observa un ejemplo de la presentación de un Estado de resultados detallado.

01_Chapter_1_Zapata.indd 62

10/03/2011 21:59:51

Fundamentos y principios contables

63

EMPRESA LUBRICADORA EL ACEITE ESTADO DE RESULTADOS -$ DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X INGRESOS OPERACIONALES Servicios prestados

XXX

(–) GASTOS OPERACIONALES

(XXX)

De administración Sueldos

XXX

Beneficios sociales

XXX

Servicios básicos

XXX

De ventas

XXX

Publicidad

XXX

=Utilidad operacional (o pérdida)

XXX

± OTROS INGRESOS Y GASTOS

XXX

Arriendos ganados

XXX

Pérdidas ocasionales

(XXX)

= Utilidad del ejercicio



(Firma) Gerente

XXX

(Firma) Contador

Balance general o estado de situación financiera Es un informe contable que presenta ordenada y sistemáticamente las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, y determina la posición financiera de la empresa en un momento determinado.

Partes y formas de presentación del Estado de situación financiera • Encabezamiento. Contendrá nombre o razón social, número de identificación, periodo al que corresponde la información, nombre del estado, cierre del Balance (Ej.: 31 de diciembre de 200X) y denominación de la moneda en que se presenta. • Texto. Es la parte esencial que presenta las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, distribuidas de tal manera que permitan efectuar un análisis financiero objetivo. • Firmas de legalización. En la parte inferior del Estado se deberán insertar la firma y rúbrica del contador y del gerente. Las formas de presentación más usuales del Estado de situación financiera son en forma de cuenta o a manera de informe. La presentación más usual es en forma de cuenta (también llamado horizontal). Se muestra el Activo al lado izquierdo; el Pasivo y el Patrimonio al lado derecho, como se observa en el ejemplo de la página siguiente.

01_Chapter_1_Zapata.indd 63

10/03/2011 21:59:51

64

Contabilidad general

EMPRESA LUBRICADORA EL ACEITE ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA -$ Al 31 de diciembre de 200X ACTIVO

PASIVO

Corriente

Corriente

Caja general

xxx Cuentas por pagar

xxx

Bancos

xxx IESS por pagar

xxx

Inventarios

xxx Largo plazo

No corriente

Hipotecas por pagar

xxx

Fijo o propiedad, planta y equipo xxx Patrimonio

Muebles de oficina Depreciación acumulada

(xxx) Capital social

Otros Inversiones L/P.

xxx

xxx

TOTAL ACTIVO



xxx

Utilidad del ejercicio XXX TOTAL PASIVO + PATRIMONIO

(Firma) Gerente

XXX

(Firma) Contador

A manera de informe, el estado se presenta en forma vertical: primero el Activo, luego el Pasivo y por último el Patrimonio, como se observa en el siguiente ejemplo: EMPRESA LUBRICADORA EL ACEITE ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA -$ Al 31 de diciembre de 200X ACTIVO Corriente Caja general

xxx

Bancos

xxx

Inventarios

xxx

No corriente Fijo o propiedad, planta y equipo Muebles de oficina

xxx

Depreciación acumulada

(xxx)

Otros Activos

xxx

Inversiones financieras L/P

xxx

TOTAL ACTIVO

xxx

PASIVO Corriente Continúa

01_Chapter_1_Zapata.indd 64

10/03/2011 21:59:51

Fundamentos y principios contables

65

Continuación EMPRESA LUBRICADORA EL ACEITE ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA -$ Al 31 de diciembre de 200X Cuentas por pagar

xxx

IESS por pagar

xxx

Largo plazo Hipotecas por pagar

xxx

PAtrimonio Capital social

xxx

Utilidad del ejercicio

xxx

total PASIVO + patrimonio

xxx



(Firma) Gerente

(Firma) Contador

Cierre o clausura del ciclo contable El propósito de clausurar el ejercicio económico y cerrar las cuentas de resultados es medir el grado de gestión, la posición financiera y evaluar los logros alcanzados. Es necesario efectuar dos actividades secuenciales importantes: 1. Presentación y entrega de los estados financieros. Es decir, poner en conocimiento de los directivos, ejecutivos y otros usuarios los resultados que constan en los estados contables. 2. Cierre de cuentas cuya naturaleza transitoria obliga al contador a dejar en saldo cero (0), específicamente se cierran las Cuentas de Rentas, Costos y Gastos; para ello procede así: a) Las cuentas de rentas (de saldo acreedor) se deben debitar o cerrar contra Resumen de Pérdidas y Ganancias (Resumen P y G), así: FECHA

DETALLE

200X Dic. 31

DEBE

HABER

-1INGRESO servicios

xxxxx

Arriendos ganados

xxxxx

OtrOs INGRESOs

xxxxx

Resumen P y G

xxxxx

Ref. Cierre de cuentas de ingreso

b) Las cuentas de gastos y costos (de saldo deudor) se deben acreditar o cerrar contra Resumen de Pérdidas y Ganancias.

01_Chapter_1_Zapata.indd 65

10/03/2011 21:59:51

66

Contabilidad general

FECHA

DETALLE

200X Dic. 31

DEBE

HABER

-1Resumen G Y P

xxxxx

Costo de ventas

xxxxx

Gasto interés

xxxxx

Otros gastos

xxxxx

Ref. Cierre de cuentas de gastos y costos

c) La cuenta Resumen de Pérdidas y Ganancias puede reflejar un saldo acreedor (o crédito), que significa que existe utilidad, o un saldo deudor (o débito), que representa la presencia indeseable de pérdida. En caso de saldo acreedor (o crédito), el asiento será: FECHA

DETALLE

200X Dic. 31

DEBE

HABER

-1Resumen P Y G

xxxxx

Utilidad del ejercicio

xxxxx

Ref. Cierre de cuentas Resumen de P y G y registro de la cuenta Utilidad del ejercicio



En caso de saldo deudor, el asiento será: FECHA

DETALLE

200X Dic. 31

DEBE

HABER

-1Pérdida del ejercicio

xxxxx

Resumen P y G

xxxxx

Ref. Cierre de cuentas Resumen de P y G y registro de la cuenta Pérdida del ejercicio

d) La utilidad, resultado esperado y deseado, dará origen a obligaciones empresariales con trabajadores, socios, fisco y reservas, para lo que será necesario provisionar estos conceptos tomándolos de la Utilidad (estas provisiones serán tratadas detenidamente en los próximos capítulos). FECHA

DETALLE

200X Dic. 31

DEBE

HABER

-1Utilidad del ejercicio

xxxxx

ParticIPACIÓN trabajadores POR PAGAR

xxxxx

Impuesto renta-CAUSADO POR PAGAR

xxxxx

Reservas

xxxxx

Ref. Cierre de la cuenta Utilidad del ejercicio y registro de las obligaciones respectivas

01_Chapter_1_Zapata.indd 66

10/03/2011 21:59:52

Fundamentos y principios contables



67

Ejercicio de cierre del ciclo contable: Lavamatic (segunda parte)

Datos para ajustes 1. El contador observó que cometió un error al registrar la compra de muebles efectuada el 18 de enero, pues la registró en la cuenta Equipo de oficina, cuando en realidad tenía que registrar la compra en la cuenta Muebles de oficina por $3.000,00. 2. Por olvido involuntario no registró el ingreso en efectivo de $100,00, correspondiente al lavado de ropa realizado al señor Juan Andrade. 3. El contador realiza cierre de ingresos con un valor total de $7.000,00. LAVAMATIC DIARIO GENERAL FOLIO No. 2 FECHA 200X

DETALLE

CÓDIGO

PARCIAL

DEBE

HABER

AJUSTES - 11 -

Ene. 31

Muebles de oficina

3.000,00

EQUIPO DE OFICINA

3.000,00

Ref. Para reclasificar las cuentas y corregir el asiento No. 5 - 12 Ene. 31

Caja

100,00

Servicios prestados

100,00

Ref. Cobro de lavado de ropa efectuado el 29 de enero s/nota venta No. 002 CIERRE - 13 Ene. 31

Servicios prestados

7.000,00

RESUMEN DE Pérdidas y ganancias

7.000,00

Ref. Para cerrar la cuenta de ingreso - 14 Ene. 31

RESUMEN DE Pérdidas y ganancias

2.190,00

Publicidad y propaganda

1.000,00

Gasto arriendo

800,00

Sueldos y salarios

390,00

Ref. Para cerrar las cuentas de gasto - 15 Ene. 31

RESUMEN DE Pérdidas y ganancias Utilidad del ejercicio

4.810,00 4.810,00

Ref. Para cerrar la cuenta P y G y registrar la utilidad del ejercicio SUMAN

01_Chapter_1_Zapata.indd 67

17.100,00 17.100,00

10/03/2011 21:59:52

68

Contabilidad general

Paso 3. Mayorización Sólo de las cuentas que han sido afectadas en los ajustes, las demás mantienen los mismos saldos. LAVAMATIC LIBRO mayor principal Cuenta: CAJA FECHA

DESCRIPCIÓN

No. AS.

DEBE

HABER

SALDO

200X Enero 31

Lavado de ropa

12

100,00

MUEBLES DE OFICINA

EQUIPO DE OFICINA DEBE

SALDO:

DEBE

HABER 3.000,00

3.000,00

3.000,00

3.000,00

3.000,00 SALDO:

0

SERVICIOS PRESTADOS DEBE

HABER 800,00

800,00

800,00

800,00

0

SUELDOS Y SALARIOS

SALDO:

6.900,00 100,00

7.000,00

7.000,00

HABER

DEBE

HABER

390,00

390,00

1.000,00

1.000,00

390,00

390,00

1.000,00

1.000,00

0

DEBE

01_Chapter_1_Zapata.indd 68

0

PUBLICIDAD Y PROPAGANDA

SALDO:

PÉRDIDAS Y GANANCIAS

SALDO:

HABER 7.000,00

SALDO:

DEBE

0

3.000,00

GASTO DE ARRIENDO

SALDO:

HABER

3.000,00

DEBE

100,00

0

UTILIDAD DEL EJERCICIO

HABER

DEBE

2.190,00 4.810,00

7.000,00

7.000,00

7.000,00

HABER 4.810,00 4.810,00 SALDO:

4.810,00

0

10/03/2011 21:59:53

69

Fundamentos y principios contables

Paso 4. Balance de comprobación ajustado LAVAMATIC BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS -$ Al 31 DE ENERO DEL AÑO 200X CÓDIGO

NOMBRE DE LA CUENTA

SALDO DEUDOR

Capital social

SALDO ACREEDOR 50.000,00

Caja

100,00

Bancos

52.996,47

Maquinaria y equipo

2.400,00

Publicidad y propaganda

1.000,00

Documentos por pagar

900,00

Cuentas por pagar

3.250,00

Gasto arriendo

800,00

Inventario materiales

500,00

Servicios prestados Sueldos y salarios

7.000,00 390,00

IESS por pagar

36,47

Muebles de oficina SUMAN

3.000,00 61.186,47

61.186,47

Paso 5. Elaboración de Estados financieros (balances) LAVAMATIC ESTADO DE RESULTADOS - USD$ DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X RENTAS OPERACIONALES Servicios prestados

7.000,00 7.000,00

(–) GASTOS OPERACIONALES

2.190,00

Administración Publicidad y propaganda

1.000,00

Gasto arriendo

800,00

Sueldos y salarios

390,00

= UTILIDAD OPERACIONAL

4.810,00

(±) OTRAS RENTAS Y GASTOS

0,00

= Utilidad del ejercicio



01_Chapter_1_Zapata.indd 69

(Firma) Gerente

4.810,00

(Firma) Contador

10/03/2011 21:59:53

70

Contabilidad general

LAVAMATIC BALANCE GENERAL - USD$ Al 31 de diciembre de 200X ACTIVO

PASIVO

Corriente

53.596,47 Corriente

Caja

100,00

Bancos

52.996,47

Inventarios

500,00

4.186,47

Cuentas por pagar Documentos por pagar IESS por pagar

Propiedad, Planta & Equipo (neto)

36,47 54.810,00

5.400,00 Capital social

50.000,00

Utilidad del ejercicio Maquinaria y equipo

2.400,00

Muebles de oficina

3.000,00

TOTAL ACTIVO



01_Chapter_1_Zapata.indd 70

900,00

PATRIMONIO

No corriente



3.250,00

58.996,47 TOTAL PASIVO + CAPITAL

(Firma) Gerente

4.810,00

58.996,47

(Firma) Contador

10/03/2011 21:59:53

Fundamentos y principios contables

71

Cuestionario de evaluación Señale con un  la respuesta correcta. 1.

Empresa es: Todo ente económico que ofrece bienes o servicios que luego de venderlos producirán una renta. Todo ente que se dedica a la prestación de servicios públicos, sin ánimo de lucro. Un ente económico que se dedica a la prestación de servicios, con el objeto de obtener utilidad, si se puede.

2.

Las empresas, según el origen de su capital, se clasifican en: Comerciales e industriales. Industriales, de servicio, de economía mixta. Comerciales, industriales y de servicio. Ninguna de las anteriores.

3.

La información contable debe ser: Adecuada y accesible. Oportuna y cuantificable. Oportuna, adecuada y confiable.

4.

La contabilidad empleada por personas que toman decisiones y que es obligatoria, se denomina: Contabilidad gubernamental. Contabilidad administrativa. Contabilidad financiera.

5.

La ecuación fundamental de la contabilidad es: ACTIVO = PASIVO – PATRIMONIO ACTIVO = PASIVO ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO + RENTAS – GASTOS

Marque verdadero o falso () y justifique su respuesta. 6.

Activo es el conjunto de derechos y obligaciones de la empresa. Verdadero Falso Explique:

7.

Patrimonio es la responsabilidad de la empresa en relación con los aportes de sus accionistas. Verdadero Falso Justifique:

8.

Pasivo es el grupo de obligaciones con terceras personas. Verdadero Falso Explique:

01_Chapter_1_Zapata.indd 71

10/03/2011 21:59:54

72

Contabilidad general

9.

Gasto es un desembolso recuperable directamente en la venta. Verdadero Falso Explique:

10. Renta es todo beneficio que se obtiene al vender un bien o servicio o dejar que otros usen nuestros activos. Verdadero Falso Explique: Conteste las siguientes preguntas: 11. ¿Cuál es el objetivo fundamental de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)? 12. ¿Qué pretende el marco conceptual? 13. ¿Cuáles son los enunciados de la Partida doble? 14. ¿Qué es la Cuenta contable? 15. ¿Qué es el Plan de cuentas y cuál es su importancia? 16. ¿En cuántos grupos se divide el nivel superior del Plan de cuentas? 17. ¿Qué es el Código de cuentas? 18. ¿Cuáles son las características del Código de cuentas? 19. ¿Cuáles son los sistemas de codificación? 20. ¿Desde cuándo deben aplicarse las NIIF en el país? Marque con “X” la respuesta correcta. En caso de pedido específico, explique o fundamente la respuesta. 21. La emisión de comprobantes de venta es: Obligatoria Opcional 22. Cualquier imprenta puede imprimir comprobantes de venta. Verdadero Falso 23. ¿Qué significan las siglas NIC? Mencione cuatro normas. 24. El Libro diario es un registro de entrada original. ¿Por qué? 25. Los saldos de las cuentas de gastos y costos, por naturaleza, son: Deudoras (Débitos) Acreedoras (Créditos) 26. El cuadre de saldos en el Balance de comprobación, antes de los ajustes, brinda absoluta seguridad sobre la razonabilidad de saldos. Explique. Verdadero Falso 27. ¿Qué grupos de cuentas se presentan en el Balance general? Explique.

01_Chapter_1_Zapata.indd 72

10/03/2011 21:59:55

Fundamentos y principios contables

73

28. ¿El Estado de Resultados mide la utilidad o pérdida del ejercicio? Verdadero Falso 29. Explique la necesidad de utilizar cuentas de Orden en una empresa. 30. Cite las sanciones que pueden recibir aquellos negocios que no facturan con sujeción al Reglamento de Comprobantes de Ventas y de Retención. 31. Mencione cuatro condiciones o requisitos que debe contener un comprobante de venta. 32. Cite tres tipos de comprobantes previstos por el Reglamento de Comprobantes de Ventas y de Retención. 33. Mencione los tipos de ajuste que pueden surgir por error en el registro. 34. ¿Cuál es la NIC que se debe observar para la presentación y elaboración de los estados financieros? Explique. 35. Cite las clases de asientos contables, con ejemplos. 36. Cite los ajustes contables estudiados. 37. Liste los estados financieros básicos que debe preparar la empresa. 38. Cite tres usuarios de los estados financieros. 39. Cite tres requisitos que se deben observar al elaborar los estados financieros. Complete las siguientes frases: 40. La contabilidad se debe llevar en idioma 41. La contabilidad se regirá a los preceptos, enunciados y procedimientos establecidos en el (NIIF) y en las (NIC). marco conceptual, en las el cumplimiento de los 42. El Balance de comprobación tiene como propósito conceptos de general aceptación, especialmente Partida doble. los saldos de las cuentas. 43. Los ajustes contables sirven para y 44. El Estado de Resultados presenta en forma ordenada las cuentas de o del ejercicio. hasta obtener la Enuncie, defina, describa o grafique, según el caso. 45. Proponga un ejemplo de aplicación de los siguientes preceptos (marco conceptual) en la empresa. • Unidad monetaria • Uniformidad • Ente contable • Partida doble • Conservatismo 46. 47. 48. 49.

01_Chapter_1_Zapata.indd 73

Grafique el ciclo contable. ¿En qué consiste la jornalización? Explique con un ejemplo. ¿Cuál es el procedimiento para mayorizar? Explique con un ejemplo. ¿Cuáles son los propósitos de los ajustes contables? Explique con un ejemplo.

10/03/2011 21:59:55