3-documentacion Auditoria Gubernamental

UNIVERSIDAD ANDINA “NESTOR CACERES VELASQUES”

DOCUMENTACION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL 2017

... Qué son los Documentos de Auditoria? Definiciones (NIA 230 a). Documentación de auditoria: Registro de los procedimientos de auditoria aplicados, de

la evidencia pertinente de auditoria obtenida y de las conclusiones alcanzadas por el auditor. b). Archivo de auditoria:

Una o mas carpetas, u otros medios de almacenamiento de datos, físicos o electrónicos, que contienen los registros que conforman la documentación de auditoria

correspondiente a un encargo especifico

Documentación de la Auditoria Gubernamental

Evidencia

Documentación de la Auditoria Gubernamental

constituye

El principal registro y evidencia que la labor efectuada por la comisión auditora se realizo de acuerdo con la normatividad vigente y que sus conclusiones están debidamente sustentadas.

Documentación de la Auditoria Gubernamental

• Ayuda a auditoria

mejorar

la

calidad

de

la

• Facilita una efectiva supervisión Documentación de Auditoria Gubernamental

Propósito

• Facilita una efectiva evaluación del trabajo realizado y evidencia obtenida

• Facilita una efectiva evaluación de las conclusiones alcanzadas antes de la elaboración del informe

Documentación de la Auditoria Gubernamental

 Dimensión de la entidad

Documentación de Auditoria Gubernamental

Estructura

Contenido extensión

 Complejidad de la entidad Depende de factores como

 Naturaleza de los procedimientos de auditoria a aplicar  Otros según las circunstancias

Documentación de la Auditoria Gubernamental

 Plan de auditoria y su sustento

Documentación de Auditoria Gubernamental

composición

 Evidencia obtenida como resultado de la aplicación de procedimientos de auditoria  Documentación generada Comisión Auditora

por

 Informes de auditoria emitidos

la

Documentación de la Auditoria Gubernamental Debe estar apropiadamente

Documentación de Auditoria Gubernamental

Debe mostrar los detalles de la evidencia y relevar la forma en la que se obtuvo.

Organizada Clasificada Referencia da

En los

ARCHIVOS DE AUDITORIA

Constituye una o mas carpetas u otros medios de almacenamiento de datos físicos o digitales, según lo establecido por la Contraloría.

Debe facilitar su acceso, uso y custodia, en pro de la celeridad y seguridad de las actividades que forman parte de la auditoria.

Documentación de Auditoria Gubernamental

EL PRINCIPIO DE RESERVA

EJECUCIÓN DEL CONTROL

Documentación de la Auditoria Gubernamental

Esta prohibido revelar durante la ejecución del control la documentación de auditoria. Si la documentación se cita en la desviación de cumplimiento y no obra en los archivos de la entidad, debe ser entregada a los auditados para que presenten sus comentarios. Los documentos o información pre existentes que sean de acceso publico, no adquieren condición de reservado por su incorporación al proceso de control.

Documentación de la Auditoria Gubernamental La documentación y archivos de auditoria son de propiedad de los órganos del Sistema, siendo custodiados de acuerdo con la normativa especifica sobre el tema.

Documentación de Auditoria Gubernamental

PROPIEDAD Y CUSTODIA

La integridad y reserva de la cautela:  Asegurándose que el ambiente proporcionado a la comisión auditora cuente con la seguridad necesaria.  Evitando dejar la D/A en lugares accesibles al publico. Otras medidas:  Guardarla en las noches en armarios o credenzas bajo llave.  Guardar bajo llave la información clasificada como (confidencial) cuando no se utilice.  En viajes, cuando sea necesaria llevar los D/A a un hotel, guardar en maletín bajo llave.

Documentación de la Auditoria Gubernamental

PROPIEDAD Y CUSTODIA

Documentación de Auditoria Gubernamental

Debe retenerse hasta el fin del año fiscal, después del periodo de 10 años desde la emisión del informe o informes sobre el examen, a no ser el tema siga siendo contencioso o de interés corriente después de ese tiempo.

Documentación de la Auditoria Gubernamental Funciones Respecto a la Documentación de Auditoria El integrante

Elaborar y registrar la D/A en forma oportuna e integrar en el marco de las disposiciones emitidas por la Contraloría.

El Auditor Encargado

Revisar que la D/A sea elaborada y registrada por el profesional de la comisión auditora y experto, en forma oportuna e integra en el marco de las disposiciones de la Contraloría.

El Supervisor de la Comisión

Verificar que la D/A sea elaborada y registrada en forma oportuna e integra en el marco de las disposiciones emitidas por la Contraloría.

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipos de Documentación de Auditoria Cédulas Sumarias

Cédula Matriz Cédulas Analíticas Cedula principal Presenta en forma global montos objeto del examen o áreas (Procesos) a examinarse

Se originan de las cedulas matrices. Presentan las diferentes cuentas de un rubro o secuencia de una transacción o área operativa o proceso.

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipos de Documentación de Auditoria

Cédula de desarrollo de Procedimientos de Auditoría.

PROYECTO ESPECIAL LOS ANDES AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PROCESOS DE CONTRALORÍA DEL 1.ENE.2013 AL 31.DIC.2014

Procedimiento de auditoria N° X Trabajo realizado Comentarios Conclusiones

Hecho por

Revisado por

Recomendaciones

Siglas

Siglas

Firma

Firma

Dd/mm/aaa

Dd/mm/aaa

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipos de Documentación de Auditoria

Cédula de desarrollo de Procedimiento s de Auditoría

PROYECTO ESPECIAL LOS ANDES AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO PROCESOS DE CONTRALORÍA DEL 1.ENE.2013 AL 31.DIC.2014

Hecho por

Revisado por

Siglas

Siglas

Firma

Firma

Dd/mm/aaa

Dd/mm/aaa

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipos de Documentación de Auditoria

Procedimiento de Auditoría

son

Operaciones especificas que se aplican en el desarrollo de una auditoria, las cuales incluyen técnicas y practicas consideradas necesarias.

consiste

En la aplicación de una o varias técnicas de auditoria para obtener y procesar evidencia

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipos de Documentación de Auditoria

TÉCNICAS DE AUDITORIA

Son

Utiliza

Métodos prácticos de Investigación, Verificación y Prueba.

El auditor para obtener evidencia que fundamente su opinión, conclusion o comentarios, en el informe de Auditoría.

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipos de Documentación de Auditoria

Técnicas de Auditoria

O

E

B

V

T

I

E

D

N C

D E

Física

Inspección observación

Documental

Relevamiento Comprobación Rastreo Rev. Selectiva

Testimonial

Indagación Entrevista Encuesta Cuestionario Declaración Confirmación

Analítica

Análisis Conciliación Tabulación Calculo Comparación

E N

I

C

O

I

N

A

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipos de Documentación de Auditoria PRACTICAS DE AUDITORIA Son las operaciones o labores de auditoria (no consideradas como técnicas) efectuadas como parte del examen.

• Arqueo de Caja Ejemplos

• Evaluación de Controles Internos • Revisión de operaciones (muestreo) seleccionadas al juicio auditoria

Documentación de la Auditoria Gubernamental Evidencia de Auditoría Es la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones con las cuales sustente sus opiniones, conclusiones o apreciaciones respecto al objetivo de auditoria.

Características

Suficiente Apropiada

Clasificación

Física Documental Testimonial Analítica

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipos de Documentación de Auditoria Consideraciones: • La eficiencia de un auditor se mide en su D/A. • Evitar HABITOS DE TRABAJO DESORDENADOS

DESCUIDO

PENSAMIENTOS DESORDENADOS

DESINTERES

DEFICIENTE VERIFICACION

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipos de Documentación de Auditoria

 Signos elaborados para identificar y explicar procedimientos de auditoria realizados MARCAS DE AUDITORIA

 Indicar la naturaleza y extensión de la verificación aplicada en cualquier etapa.  También se les conoce símbolos claves, tildes.

como

Documentación de la Auditoria Gubernamental

Clases de Marcas de Auditoría

Tipos de Documentación de Auditoria

Con significado uniforme

• Estandarizadas • Tiene el mismo significado para todas las auditorias

Con leyenda a • Significado no convencional • Significado adecuado a cada caso e criterio del indicado en c/u de las hojas de trabajo auditor

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipos de Documentación de Auditoria Reglas para la aplicación de las marcas de auditoria

• Uso de lápiz o lapicero rojo. • El supervisor empleara lápiz o lapicero de color distinto • Su significado debe incluirse en la ultima hoja de cada rubro o área examinada, utilizando hojas de 14 columnas • No se deben registrar sin haberse efectuado el procedimiento.

Documentación de la Auditoria Gubernamental Marcas de Auditoría con Significado Uniforme Tipos de documentación de auditoria

COTEJADO, COMPROBADO, CORRECTO

VERIFICADO Y REVISADO CON DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA SUSTENTATORIA: VERIFICADO CON LIBROS OFICIALES Y AUXILIARES DE CONTABILIDAD Y REGISTROS PRESUPUESTALES

SUMA CORRECTA VERIFICAR

SUMA CORRECTA HORIZONTAL

Documentación de la Auditoria Gubernamental

Tipos de documentación de auditoria

Marcas de Auditoría con Significado Uniforme

c c I

CIRCULARIZADO CIRCULARIZACIÓN CONFIRMADA VERIFICACIÓN FÍSICA OPERACIÓN AUTORIZADA

PP CC

PAGO POSTERIOR COBRO POSTERIOR

Documentación de la Auditoria Gubernamental DENOMINACIÓN

DESCRIPCIÓN 1.- ARCHIVO PERMANENTE

TIPO DE DOCUMENTACIÓN DE AUDITORÍA

1.- ARCHIVO PERMANENTE

Contenido

Norma de creación y otras que regulen el funcionamiento de la entidad (p1). Organigrama o estructura de la entidad vigente(p2) modificatorias del periodo auditado (p3) Manual de Organización y Funciones MOF y modificatorias del periodo auditado (p4) Manual de procedimientos/flujograma de actividades (p6) Plan operativo institucional del periodo auditado (p7) Presupuesto institucional y modificaciones del periodo auditado (p8) Estados financieros (p9) Informes de auditoria (p10) Cedula que resuman la clasificación de aspectos importantes de las denuncias (p11) Plan anual de control (p12) Informe de evaluación del plan anual de control (p13) Resumen de las decisiones mas importantes adoptadas por la alta dirección (p14) Resoluciones y directivas emitidas por la autoridad (p15) Convenios y contratos trascendentes (p16) Relación de funcionarios y ex funcionarios de la entidad, aprobado por funcionario responsable, indicando mínimamente tipo y numero de documento de identidad, nombre completo, cargo, área de trabajo, periodo de gestión, condición laboral, domicilio, teléfono (p17) Donaciones (p18) Otros documentos relacionados a la información de interés, de utilización continua o necesaria para futuras auditorias (p19)

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipo de Documentación de Auditoría DENOMINACIÓN

DESCRIPCIÓN 1.- Archivo Planificación

Carpeta de servicio que incluye el plan de auditoria inicial y la documentación e información relacionada con los antecedentes de la entidad (L1)

2.- ARCHIVO DE PLANIFICACION

Contenido

Plan de auditoria definitivo aprobado (L2) Otros documentos sustentantes del proceso de planificación de la auditoria y el plan de auditoria definitivo (L…) La documentación se codificara con la letra (L)

Documentación de la Auditoria Gubernamental DENOMINACIÓN

DESCRIPCIÓN

1.- Archivo de auditoria de cumplimiento TIPO DE DOCUMENTACIÓN DE AUDITORÍA

3.- ARCHIVO DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO

Contenido

La documentación se codifica de acuerdo al Sistema Administrativo en donde pertenece la materia a examinar 1. Gestión de Recursos Humanos (CRH) 2. Abastecimiento (CAB) 3. Presupuesto publico (CPP) 4. Tesorería (CTE 5. Endeudamiento Publico (CED) 6. Contabilidad (CCO) 7. Inversión Publica (CIP) 8. Planteamiento Estratégico (CPE) 9. Defensa Judicial de Estado (CDJ) 10.Control (CCN) 11.Modernización de Gestión Publica Programa de auditoria definitivo, que incluye las iniciales del auditor que realizo el trabajo, la fecha en que concluye el procedimiento y la referencia de la documentación de auditoria (C.1) Definir la Muestra de auditoria (c.2) Conclusiones como resultado del desarrollo del procedimiento de auditoria, se utiliza cedulas de trabajo para consignar la conclusión a la que llego el auditor (juicio de auditor), exponiendo de ser el caso las deficiencias de control interno la materia a examinar, así como las posibles desviaciones de cumplimiento (c.3) Deficiencias de control interno de las materias a examinar (c.4) Desviación de cumplimiento (c.5) Relación de las desviaciones de cumplimiento que serán comunicados (c.6) Comprendidas en los hechos(c.7)

Documentación de la Auditoria Gubernamental DENOMINACIÓN

DESCRIPCIÓN

4.- Archivo de comunicación de desviaciones de cumplimiento Matriz de desviaciones de cumplimiento llenada y visada por los miembros de la comisión auditora y nivel gerencial competente (CD1)

TIPO DE DOCUMENTACIÓ N DE AUDITORÍA 4.- ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE DESVIACIONES DE CUMPLIMIENTO

Documento de inicio de la comunicación de desviaciones de cumplimiento enviado al Titular debidamente recepcionado (CD2)

Contenido

Control de comunicación de desviaciones de cumplimiento de ser el caso de las ampliaciones de las comunicaciones de desviaciones de cumplimiento con: nombre, DNI, fecha y firma (CD3) Cedulas de trabajo de las evaluaciones de comentarios, con opiniones del auditor integrante (abogado, técnico o experto), que incluye las revisiones del supervisor y jefe de la comisión (CD4) La documentación de comunicación de desviaciones de cumplimiento será codificada (CD5) y desgraciada por cada persona comprendida en los hechos. La documentación se codifica con la letra (CD)

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipo de Documentación de Auditoría DENOMINACIÓN

DESCRIPCIÓN

5.- Archivo de correspondencia

5.- ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA

Correspondencia emitida (C1) Contenido

Correspondencia recibida, incluye un control de documentación pendiente de atención (C2) La documentación (C1/C2).

se

encuentra

codificada

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipo de Documentación de Auditoría DENOMINACIÓN

DESCRIPCIÓN 6.- Archivo Resumen

Informe de auditoria (R1) Resumen de los acontecimientos significativos durante la ejecución de la auditoria (R2)

6.- ARCHIVO RESUMEN

Comentarios de las modificaciones sobre los objetivos de la auditoria y procedimientos de auditorias posteriores a la planificación (R3)

Contenido Carta de abogado (R4) Puntos de atención (R5) Hechos sobre hechos subsecuentes (R6) Lista de verificación de conclusión de auditoria (R7) Formato de control de tiempo del proceso de auditoria (R8) Relación total de archivos utilizados (R9) El archivo resumen de auditoria, se codificara conla letra R

Documentación de la Auditoria Gubernamental Tipos de Documentación de Auditoría DENOMINACIÓN

DESCRIPCIÓN 7.- Archivo Opcional

7.- ARCHIVO OPCIONAL

Contenido

Información o documentación de la entidad la cual por su naturaleza, cantidad y variedad se relaciona con los objetivos de la auditoria. Se codificara con la letra (O).

DENOMINACIÓN

DESCRIPCIÓN

8.- Archivos Varios 8.ARCHIVOS VARIOS

Contenido

Información o documentación relacionada con temas complementarios y ampliaciones efectuadas en la auditoria. Se codificara con la letra (V)

IDENTIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Documentación de la Auditoria Gubernamental ENTIDAD AUDITADA :PROYECTO ESPECIAL LOS ANDES SIGLAS: PELA UBICACIÓN : LIMA UNIDAD: DEPART. SECTOR PRODUCTIVO TIPO DE AUDITORÍA : AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO ASUNTO A EXAMINAR : PROCESO DE CONTRATACION PERIODO EVALUADO : DEL 1.ENE.2013 AL 31.DIC.2014 FECHA INICIO : 15.FEB.2015 FECHA TERMINO: 15.AGO.2015 CATEGORÍA

NOMBRE

Gerente

Jose Cardoso Soto

Sub Gerente

Luis Mejia Portales

Supervisor

Norma Lozano Locumba

Encargado

Rey Quintanilla Davila

Auditor

Mariel Arica Bravo

Auditor

Documentación de la Auditoria Gubernamental Índice y Referencia Cruzada de la Documentación de Auditoria

Referencia cruzada Criterios uniformes de referenciación

Índice de la documentación de la auditoria gubernamental Índice y referencia documentación de gubernamental

cruzada de la la auditoria

Documentación de la Auditoria Gubernamental PROGRAMA DE AUDITORIA NOMBRE DE LA ENTIDAD: PROYECTO ESPECIAL LOS ANDES PERIODO : 1 DE ENERO 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014

Procedimiento de auditoría CASO 01: proyecte las cédulas del desarrollo de los procedimientos de auditoría

OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar si los procesos de contratación de bienes, se han realizado conforme a las normas de contrataciones y han servido para atender las necesidades de la Entidad, en la oportunidad, calidad y costos establecidos, para el logro de los objetivos y metas institucionales. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS Compruebe si la contratación estuvo prevista en el plan anual de contrataciones, responde a los objetivos y metas institucionales y si el monto estimado para su ejecución estuvo comprendido en el presupuesto institucional..

Compruebe en el portal de la SUNAT si los RUC de los postores participantes en el proceso de selección, son validos, corresponden a la razón social y giro del negocio, el domicilio que registran corresponde al que reportan en sus cotizaciones, fecha de inicio de sus actividades económicas y representante legal…

H/ H

HECHO POR

FECHA

REF P/T

Documentación de la Auditoria Gubernamental PROGRAMA DE AUDITORIA

NOMBRE DE LA ENTIDAD: PROYECTO ESPECIAL LOS ANDES PERIODO : 1 DE ENERO 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014 HECH FEC REF O H/H Procedimiento de auditoría P/T HA POR

CASO 02: proyecte las cédulas del desarrollo de los procedimientos de auditoría

OBJETIVOS ESPECIFICOS 02 Determinar si las obras publicas, en sus fases de programación, ejecución, supervisión y liquidación, se realizaron en concordancia con las normas y practicas de ingeniería aplicables, así como, en el marco del presupuesto aprobado y de acuerdo a los criterios eficientes, economía y eficacia. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS Compruebe las valorizaciones se formularon sobre la base de los trabajos o prestaciones realmente ejecutados y si los precios unitarios no excedieron a los del valor referencial o del contrato según el sistema de contratación que corresponda Compruebe si el contratista en su solicitud de ampliación de plazo contractual invocó como causal de las siguientes: a. Atrasos y/o paralizaciones ajenos a su voluntad. b. Atrasos por causas atribuibles a la entidad; y, c. Caso fortuito o fuerza mayor