62240277-excel-2007-uputstvo-1

#142 mart 2008 #137 / oktobar 2007

Microsoft Office Excel 2007 Unakrsne tabele na novoj radnoj površini

Dra gan Grbić

PC SPECIJALNI DODATAK

P

rogrami za tabelarne proračune (spreadsheet programi) predstavljaju pravo nasleđe PC tehnologije, jedno od najpopularnijih u poslovnim primenama. Oni su orijentisani pre svega na korisnike koji nisu programeri, nisu poznavaoci strogih načela koja važe prilikom gradnje baza podataka i, možda najvažnije od svega, koji nemaju previše vremena između javljanja neke potrebe i konkretnog rešenja. Evolucija spreadsheet programa tokom više od dvadeset pet godina postojanja je dovela do toga da raspolažemo svojevrsnim spojem slobode u organizaciji podataka i strukturnih pravila koja se lako primenjuju. Kao krajnji rezultat, angažovanje unakrsnih tabela je postalo najcelishodnije rešenje za mnoge primene, pa čak i one koje ne bismo mogli nazvati ambulantnim – danas su to moćni programi u kojima možete organizovati čitave sisteme upravljanih rešenja u svom poslovanju.

Microsoft Office Excel 2007 je aktuelna verzija najpopularnijeg spreadsheet programa današnjice. Istorija tog programa seže dvadesetak godina unazad, do vremena kada su ovim područjem vladali neki drugi programi, a Windows je tek nastajao kao alternativna platforma sa još uvek nejasnom budućnošću. Rastuća popularnost Windows platforme i sistema Microsoft Office (u kome je Excel jedan od dominantnih programa) bila je uzajamna, barem kada je reč o poslovnim sistemima. Tokom poslednje decenije prošlog veka, kada je postalo jasno da Windows nadvladava anahrone platforme i alternativne operativne sisteme, Microsoft Office je već postao novi etalon za efikasan rad, a Excel (uz tekst procesor Word) vodeći program paketa. Iako je najuspešnija softverska kompanija i sa izrazito dominantnim udelom na tržištu operativnih sistema i programa za poslovnu upotrebu, Microsoft ne spava na lovorikama. Aktuelni sistem Microsoft Office 2007 predstavlja jedan od najvećih kvantnih skokova u istoriji primenjene računarske tehnologije: unapređenja programa su takva da se može govoriti čak i o nekim novim konceptima. Excel 2007 je jedan od nosilaca te promene: brojna pojačanja i unapre-

2

PC

mart 2008

đenja ga čine daleko snažnijim nego pre, pri čemu nema dileme da je i prethodna verzija bila vodeća u klasi; zato bi se čak moglo reći i da su aktuelne promene dramatične. Na primer, ukinuta su brojna tehnička ograničenja zbog kojih smo ranije morali da se snalazimo, dok ona danas prevazilaze praktično sve svakodnevne potrebe. Tek primera radi, staro ograničenje od maksimalno tri kolone za sortiranje u jednom prolazu sada iznosi 64 kolone; to je svakako više nego što ćete vam ikada realno zatrebati. Uz malo pažnje i stečenog iskustva, spoznaćete da prvobitni koncept jednostavnosti nije narušen; vi i dalje možete koristiti Excel u trivijalnoj ravni, ne menjajući navike. Da biste postigli više, dobro je da prihvatite neke preporuke koje će vam kasnije olakšati dostizanje kvalitetnih rezultata. Upravo se na toj tezi zasniva priručnik koji je pred vama, kao i onaj koji će uslediti iza njega u sledećem broju: sada govorimo o principima, strukturi i organizaciji podataka na radnim listovima u Excel-u, o tipovima podataka, povezivanju i celishodnom oblikovanju; sve to će vam omogućiti da brzo dođete na viši nivo, zaista postižući rezultate koje ranije možda niste umeli. Nalik paru priručnika o programu Microsoft Office Word 2007, i ovi priručnici imaju dvostruku namenu: osim što služe kao pregled principa i tehnika rada u Excel-u 2007, obraćaju se iskusnim korisnicima koji možda oklevaju da pređu na aktuelnu verziju. Ako ste u prilici da pređete na Excel 2007 sa starije verzije a do sada je niste iskoristili, to je čista šteta, jer brojne funkcionalne novotarije čine ovaj program verovatno najuspešnijim spreadsheet programom u istoriji PC platforme. Ako baš hoćete, upućujemo vam malu provokaciju: pokušaćemo da vas uverimo da se ne biste pokajali ako biste prešli na novi Excel! Pre nego što se latimo posla, sledi nekoliko napomena. Tekst u ovom priručniku se u potpunosti oslanja na sadržaj priručnika „Microsoft Office 2007, (r)evolucija korisničkog softvera“, objavljenog u PC #134, juna 2007 – tekst će-

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

te pronaći i na DVD-ju koji prati ovaj broj časopisa. Čak i ako ste dugogodišnji korisnik računara, ali nemate iskustva u programima sistema Microsoft Office 2007, preporučujemo vam da najpre pročitate to štivo: zbog veoma ograničenog prostora, ovde ne možemo da ponavljamo mnoge tamo objašnjene detalje. Potrebno je da usvojite nove osnovne termine, da savladate osnovne principe upotrebe Office menija i glavne trake, a svakako preporučujemo da prihvatite deset ključnih novosti na interfejsu o kojima je tamo reč. Ne zaboravite da se informišete o važnom pitanju novih formata datoteka, što može dovesti do izvesnih problema u kompatibilnosti i saradnji sa kolegama koji i dalje koriste starije verzije programa. Ovaj priručnik, kao i oni koji slede iza njega, pratiće interfejs programa Excel 2007 na engleskom jeziku. Nemamo nameru da ulazimo u rasprave da li je bolje koristiti interfejs na engleskom ili na srpskom jeziku; lokalizovani Office 2007 svakako takođe spada u domen našeg delovanja, pa ćemo se tom obliku radne površine svakako primereno posvetiti drugom prilikom.

Dok budete listali odeljke ovog priručnika, znajte da nećete mnogo postići prostim čitanjem; potrebno je da isprobate korake koje opisujemo. Od vas očekujemo pravu inicijativu šireg gledanja: dok budete probali sve o čemu čitate, nemojte se ustručavati da odvojite minut više u pokušaju da isprobate dejstvo neke komande, pa i onih opcija o kojima ovde nema reči, oslanjajući se na sistem pomoći ili na intuiciju. Takav način je nezamenljiv u procesu sticanja iskustva. I konačno, blagovremena reč izvinjenja: Excel 2007 je jedan od najkompleksnijih korisničkih programa u istoriji PC platforme. Razuđenost skoro svake alatke kojom taj program raspolaže čini sklapanje ovog priručnika izuzetno teškim, zato što je nemoguće sve smestiti u ovako mali prostor. Iz tog razloga, ovom prilikom smo saželi sadržaj na nužni izbor najvažnijih tema koje čine osnovnu upotrebu programa; u sledećem izdanju ćemo govoriti o najvažnijim naprednim tehnikama analize sadržaja na radnim listovima. A ako budete poželeli knjigu od 800 stranica koja govori samo o Excel-u do krajnjih detalja, recite nam to – možemo je pripremiti za vas.

Radna površina i prvi koraci

K

ada pokrenete Excel, pred vama će se naći prazan prostor u obliku mreže polja. Ako ste potpuni početnik, to bi moglo da vas zbuni, ali sve je jednostavnije nego što biste možda pomislili u prvi mah. Naime, pogledom u taj prazni prostor upravo ste se sreli sa prvim i možda najvažnijim načelom spreadsheet programa: potpuno ste slobodni da organizujete informacije i obrađujete ih na način koji odgovara svakoj vašoj zamisli.

Radna površina programa Prostor za rad u Excel-u je organizovan u vidu radne sveske (workbook) koja je organizovana kao skup radnih listova (worksheets). Radni listovi su jednoznačno imenovani. Kada se otvori nova radna sveska, ona podrazumevano ima tri radna lista, što možete promeniti: dozvo-

ljeno je da dodajete i brišete radne listove, menjate im imena i položaj u odnosu na druge listove, time prilagođavajući radnu svesku potrebama posla. Maksimalni broj radnih listova je ograničen jedino memorijom računara. Radni list u Excel-u je površina izdeljena na 1.048.576 redova (levo zaglavlje sa brojevima) i 16.384 kolone (gornje zaglavlje označeno slovima). Ove dimenzije su drastično uvećane u odnosu na prethodne verzije Excel-a (65536×256); iako u svakodnevnom radu drastično prevazilaze redovnu upotrebu, postoje neke celishodne namene (retke, ali realne u praksi) koje toliki prostor ponekad čine potrebnim. Osnovni element radnog lista se zove ćelija. Svaka ćelija ima svoju adresu, tj. koordinate prema koloni, redu i pripadnosti radnom listu, mart 2008

PC

3

PC SPECIJALNI DODATAK

što je čini jednoznačnom u celoj radnoj svesci. Najčešće, jedna ćelija je obeležena podebljanim okvirom i pastelno obojenim zaglavljima: to je oznaka aktivne ćelije, one u koju bi bio započet upis ako biste u tom trenutku počeli da kucate na tastaturi. Ćelija je osnovna jedinica unosa, a u nju se može uneti različit sadržaj. To može biti običan tekst ili broj koji se ispisuje sa decimalama ili bez njih, novčani iznos sa oznakom valute, datum u određenom obliku ispisa, itd. Posebni oblik sadržaja je formula – to je izraz ili funkcija kojom se izračunava neki rezultat; ti oblici nisu ograničeni na prostu aritmetiku ili rad samo sa brojevima, nego postoji izuzetno širok spektar mogućnosti. Ćeliji ili njenom sadržaju možete menjati razna svojstva alatkama za oblikovanje, ali možete upravljati i njenim ponašanjem (vidljivost, pravilo valjanosti, pravo promene, itd). Mnogobrojnim kombinacijama svih ovih elemenata, bilo da ih sprovodite sami ili to za vaš račun izvodi neka alatka u programu, vi prosleđujete svoje zamisli u neki oblik obrade podataka.

4

PC

mart 2008

Excel 2007 je jedan od programa sa novom radnom površinom koja je zasnovana na glavnoj traci (ribbon), a sadrži sedam ili osam osnovnih kartica. To nije jedina novost na radnoj površini: ima ih više, a mnoge se ponašaju suptilno, pa možda ne možete u prvi mah da ih uočite. Najpre, obratite pažnju na tanku dvodelnu traku koja se nalazi između glavne trake komandi i područja radnog lista. To područje nije novo: na levoj strani, vidite manje polje koje se naziva polje za imena; ono služi za prikaz adrese aktivne ćelije ili imenovanih opsega (više o tome kasnije). Veće polje na desnoj strani se naziva polje za unos; možete ga koristiti za upis sadržaja u aktivnu ćeliju, mada je danas mnogo češći slučaj da se sadržaj upisuje direktno u ćeliju. Osim toga, polje za unos uvek prikazuje upisani sadržaj aktivne ćelije (broj, tekst, formulu, itd); razlika je u tome što u ćeliji podrazumevano vidite oblikovani rezultat. Novost je u tome što možete povlačiti razdelnik ta dva polja ulevo ili udesno, podešavajući tako raspoloživi prostor u cilju bolje vidljivosti ispisanih sadržaja. Tako-

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

đe, da bi se lakše rukovalo većim upisima u ćeliju, možete povećati visinu zone polja za unos. To ćete učiniti ako kliknete na dvostruku strelicu sasvim na desnoj strani polja ili prečicom Ctrl+Shift+U; istim radnjama ćete vratiti polje u prvobitnu visinu od jednog reda. Takođe, možete da proizvoljno povučete donju, dvostruku ivicu zone nadole za željeni broj redova, pa čak i preko skoro cele površine radnog lista. Osim klasičnih klizača u oknu radnog lista, Excel ima i posebno područje za navigaciju: to su jezičci radnih listova koji se nalaze neposredno ispod površine radnog lista. Klikom na bilo koji od jezičaka, aktiviraćete radni list označen njime. Novost u Excel-u 2007 je i posebni jezičak koji je, zapravo, komanda za ubacivanje novog radnog lista; postoje i drugi načini za umetanje radnog lista, a ovaj je najlakši do sada. Ako imate mnogo radnih listova, pa želite da povećate vidljivo područje jezičaka nauštrb vodoravnog klizača, povucite mišem udesno debelu liniju koja se nalazi između jezičaka i klizača. Dugmad za pomoćnu navigaciju među jezičcima, koja se nalaze na levoj strani, takođe su od koristi ako imate mnogo radnih listova, pa se svi jezičci ne vide odjednom. Može pomoći i desni klik na tu dugmad: pojaviće se kontekstni meni koji sadrži imena radnih listova. Ako radna sveska raspolaže sa više od šesnaest listova, kliknite na stavku More Sheets, pa ćete dobiti celokupan spisak u dijalogu Activate; tada izaberite željeni list i kliknite na dugme OK. Iako to možda nije u prvi mah očigledno, uloga statusne linije u Excel-u 2007 je bitno unapređena. Podrazumevano su aktivne samo neke zone: na levoj strani vidite obeležje statusa unosa (indikator Ready se ponekad menja, uočićete to) i dugme za pokretanje makroa; na desnoj strani se nalaze opcije za prikaz radnog lista i kontrole za zumiranje. Ali, da biste videli kojim sve opcijama raspolažete, otvorite kontekstni meni desnim klikom nad statusnom linijom. Na tom mestu sada možete uključiti vidljivost raznih indikatora, privremenih vrednosti i režima rada programa. U praksi će najzanimljiviji

biti prikazi nekih trenutnih agregatnih vrednosti obeleženog opsega, o čemu ćemo više govoriti u odeljku o operacijama i funkcijama. Istovremeni rad sa više dokumenata u Excel-u je uobičajeno raspoloživ, baš kao i u većini drugih Windows programa. Sve radne sveske će biti otvorene u posebnim prozorima dokumenta unutar glavnog prozora programa. Između više otvorenih prozora se možete kretati prečicama Ctrl+Tab i Ctrl+F6 ili izborom jednog od naslovljenih dokumenata u listi View > Window > Switch Windows u glavnoj traci. Za uporedno slaganje više otvorenih radnih svezaka u radnom prostoru možete upotrebiti komandu View > Window > Arrange All, gde ćete u dijalogu izabrati jednu od varijanti slaganja. Posebno značenje u Excel-u ima komanda View > Window > Hide koja skriva trenutnu radnu svesku, pri čemu ona i dalje ostaje otvorena; komandom View > Window > Unhide dobićete dijalog sa spiskom sakrivenih radnih svezaka; tu ćete izabrati željenu i potvrditi njenu ponovnu vidljivost. Ova tehnika sakrivanja radnih svezaka je korisna kada otvorite više datoteka, a neke od njih imaju posebnu namenu koja zahteva nešto veći stepen zaštite, recimo od nehotičnih izmena. Ukoliko želite da istovremeno vidite područja istog radnog lista koja su međusobno možda vrlo udaljena, jedan način je da otvorite novi prozor iste radne sveske (View > Window > New Window), pa da ih rasporedite; uočite da u tom slučaju dve instance imaju posebna obeležja pored imena u naslovnoj liniji svakog prozora programa. Ovaj način uređenja dva pogleda je uglavnom najefikasniji ako želite da raspolažete sa dva različita prikaza sadržaja (o tome kasnije). Međutim, često je efikasnije da primenite komandu View > Window > Split, koja će postaviti dve granične linije na sredinu radnog lista, tako da se vide četiri segmenta. Hvatajući presek ovih linija ili neku od njih mišem, možete premestiti podelu na željeno mesto. Drugi način da podelite prozor je da uhvatite označivač za podelu – kratku debelu liniju iznad vermart 2008

PC

5

PC SPECIJALNI DODATAK

tikalnog klizača ili onu desno od horizontalnog klizača prozora – i da ga povučete nadole (ulevo), deleći radni list na dva ili četiri segmenta. Kliknite zatim na, recimo, levi gornji segment i pomerajte se po njemu strelicama na tastaturi: pri vertikalnom kretanju mirovaće redovi u donjim segmentima, a pri horizontalnom miruju kolone u desnim segmentima. Kuda god da pomerate sadržaj radnog lista, vidljivi delovi će uz sebe uvek imati svoja zaglavlja redova i kolona. Segmente ćete ukloniti isključenjem komande View > Window > Split ili povlačenjem linija podele na bilo koju ivicu okna radnog lista. Ako radite sa velikom tabelom čiji sadržaj ne možete da vidite u celosti na ekranu, možda

biste hteli da imate stalni pogled na zaglavlja dok se krećete po njoj. Umesto da razdelite radni list na segmente, tada će biti efikasnije da „zamrznete“ deo radnog lista, tako da pri kretanju to područje ostane nepokretno i uvek vidljivo. Da biste to postigli, postavite se u ćeliju koja će biti prva pokretna: redovi iznad nje i kolone levo od nje će se zamrznuti; sada otvorite paletu View > Window > Freeze Panes i kliknite na prvu opciju Freeze Panes. Ovo je opšti slučaj: možete birati i zamrzavanje samo prvog reda (Freeze Top Row) ili samo prve kolone (Freeze First Column), što možete učiniti bez obzira na to koja ćelija je trenutno aktivna. U zavisnosti

6

PC

mart 2008

od odabrane opcije, primetićete pojavljivanje jedne ili dve pojačane linije koje obeležavaju zamrznutu zonu. Iako je zamrznuti deo radnog lista izolovan od uobičajenih komandi za navigaciju (o tome malo kasnije), vi uvek možete preći i u zamrznuti deo lista, pa tamo upisivati ili ispravljati sadržaje: kliknite mišem na željenu ćeliju ili strelicama prosto pređite granicu. Zamrznuti deo ćete osloboditi komandom Unfreeze Panes u istoj paleti komandi.

Adresa ćelije i ime radnog lista Jedno od osnovnih pravila u Excel-u nalaže da sadržaj u ćelijama prozivate (referencirate) tako što koristite adresu ćelije. Ovo načelo morate savladati, jer je deo „spreadsheet azbuke“: šta god da radite, barataćete adresama ćelija i opsega. Za-

pravo, sasvim je očigledno: u koordinatnoj mreži radnog lista adresa svake ćelije je definisana presekom kolone i reda, a zapisuje se kao A1, C3, Z1000, itd. S obzirom na to da su dimenzije radnog lista ogromne, nomenklatura koordinata kolona je izvedena kombinacijama jednog, sva ili tri slova: A-Z, AA-AZ, BA-BZ, ... ZA-ZZ, AAA-AZZ, BAA-..., XFD. Prilikom upisa adrese ćelije u formulu ili neki dijalog, svejedno je da li kucate velika ili mala slova kolone: Excel će ih uvek prevesti u velika. Poslednja ćelija radnog lista ima adresu XFD1048576, pri čemu je verovatnoća da baratate tim područjem sasvim mala. Iako imate svu slobodu da svoje sadržaje

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

smestite na radni list gde god želite, opšta preporuka glasi da bi bilo najpametnije da krenete iz gornjeg levog ugla, počev od ćelije A1, šireći sadržaj udesno i nadole prema zamisli i potrebi. U normalnom radu, svaka akcija korisnika se odnosi na aktivnu ćeliju: unos sadržaja, promena oblika, kopiranje sadržaja, itd. Adresu aktivne ćelije u toku rada uvek možete videti u polju za ime, a odgovarajuća zaglavlja reda i kolone su naglašena pastelnom bojom. Prilikom prvog otvaranja novog radnog lista, uvek je aktivna ćelija A1. Poslednja aktivna ćelija ostaje upamćena prilikom promene radnog lista, pa i prilikom čuvanja i zatvaranja radne sveske. Svaki radni list u radnoj svesci ima jednoznačno ime koje se vidi na jezičku u dnu prozora. Na početku, radni listovi se zovu Sheet1, Sheet2 i Sheet3. Izborom komande Rename u kontekstnom meniju jezička ili duplim klikom miša na jezičak, aktiviraćete režim za promenu imena radnog lista; to je u većini slučajeva i dobro da učinite i mi vam savetujemo da se držite takve prakse. Ime može se sastoji od alfanumeričkih i nekih specijalnih znakova, a dozvoljeni su i razmaci; maksimalna dužina imena radnog lista je 31 znak. Svaki radni list ima istu šemu adresa ćelija i zato postoji način da se adresa ćelije učini jednoznačnom u celoj radnoj svesci; to je potrebno da biste mogli da koristite ćelije iz više radnih listova u jednoj operaciji; ali, o tome malo kasnije.

može potvrditi na više načina: pritiskom na Enter, kada se aktivira ćelija ispod one koja je primila unos; pritiskom na Tab, kada se aktivira ćelija udesno; klikom miša na bilo koju drugu ćeliju, koja se odmah aktivira; i konačno, klikom miša na kontrolno dugme za potvrdu, kada ista ćelija ostaje aktivna. Od unosa možete trenutno odustati pritiskom na taster Esc ili klikom na kontrolno dugme za otkazivanje. Ranije upisani sadržaj možete menjati na tri načina: pritiskom na F2 ulazite u režim uređivanja i tada možete da postavite pokazivač za unos na tačno mesto izmene, pomerajući ga strelicama ili prostim klikom miša. Drugi način izmene je da klikom miša uđete na liniju za unos, a zatim na isti način menjajte sadržaj. Konačno, možete samo prekucati sadržaj novim, ali u radu treba da pripazite da tako ne prebrišete neke korisne sadržaje. Uvek možete menjati oblik, veličinu i boju fonta, boju i teksturu podloge ćelije, postavljati razne linije, poravnavati sadržaj na razne načine, menjati ugao ispisa itd. Obratite pažnju: ovde pominjemo vizuelno oblikovanje izgleda, a ne funkcionalno oblikovanje sadržaja ćelije, jer ono zavisi od tipa podatka i ima funkcionalnu važnost; to ćemo objasniti kasnije, kada budemo opisali

Uređenje ćelija Sadržaj na radnom listu ćete najčešće unositi direktno, prethodno birajući ćeliju u koju želite da unesete nešto. Drugi način je uz pomoć linije za unos: kada aktivirate željenu ćeliju, kliknite mišem na liniju za uređivanje i počnite sa unosom. Uneti sadržaj se mart 2008

PC

7

PC SPECIJALNI DODATAK

tipove podataka. Dijalog Format Cells, u kome se nalaze sve opcije oblikovanja ispisa i sadržaja, možete pozvati na više načina: najbolje je da upamtite prečicu Ctrl+1, ili ga pozovite iz kontekstnog menija nad ćelijom. Mesto za poziv dijaloga na glavnoj traci je malo zavučeno, ali ga pominjemo da bismo skrenuli pažnju na ostale komande na istom mestu: to je paleta komandi Home >Cells > Format > Format Cells. Pre ozbiljnijeg opisa značenja i funkcionalnosti opsega ćelija, samo kratka napomena: reč je o više ćelija koje možete obeležiti vukući mišem ili držeći Shift dok pomerate strelice na tastaturi; nesusedne ćelije ćete označiti uzastopnim klikovima mišem dok budete držali pritisnut taster Ctrl. Ako kliknete na zaglavlje kolone ili reda, i to će postati obeleženi opseg. Ako kliknete na dugme koji se nalazi u levom gornjem uglu radnog lista, na preseku zaglavlja redova i kolona obeležićete ceo radni list kao jedan aktivni opseg. Da biste ukinuli obeležje opsega, kliknite mišem bilo gde ili pritisnite neku strelicu na tastaturi. Zasad je dovoljno da znate da svako svojstvo oblikovanja možete primeniti odjednom nad opsegom jednako kao nad pojedinačnom ćelijom.

8

PC

mart 2008

Kontrole ispisa u nekom fontu u određenoj veličini, obliku i boji vam neće zadati problem, pošto su skoro iste kao i u drugim Office programima, počev od grupe komandi Home > Font u glavnoj traci. Skrećemo vam pažnju na upotrebu stilova za ispis u ćeliji: ispitajte sadržaj i dejstvo palete Home > Styles > Cell Styles. Osim što se tu nalaze neki vrlo prikladni predlošci za lako uređenje izgleda ćelija, stilovi takođe podležu grupisanju u tzv. šeme stilova, pa u jednom potezu možete potpuno preurediti opšti ugođaj izgleda radnog lista, čuvajući pritom koherentan oblik i prikladna naglašavanja. Ovim pitanjem se nećemo posebno baviti: to možete sami ispitati ako isprobate opcije u grupi komandi Page Layout > Themes. Upućujemo vas samo na poseban detalj: možete sami definisati podrazumevani font u radnim sveskama. Otvorite dijalog Office > Excel Options > Popular, pa u grupi When creating new workbooks izaberite željeni font i veličinu; kad ste već tu, možete izabrati i novi podrazumevani broj radnih listova u novim radnim sveskama. Da bi ove promene bile aktivirane, moraćete ponovo da pokrenete Excel. Pozadina ćelije se može urediti promenom boje i šare. Na kartici Fill dijaloga Format Cells

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

možete odabrati boju sa ili bez preliva, a opciono i oblik i boju teksture; u paleti Fill Color u grupi Home > Font, mogli biste birati samo boju popune. Pomoćne linije na radnom listu (gridlines) služe samo za lakšu orijentaciju na radnom listu. Podrazumevano se ne štampaju, a možete ih i isključiti ako želite; to ćete učiniti ako isključite polje za potvrdu View > Show/Hide > Gridlines. Nezavisno od pomoćnih linija, ako poželite da oblikujete lepo uređenu tabelu sa ivičnim i pomoćnim linijama, to možete učiniti na više načina. Najlakše je da to izvedete primenom palete Home > Font > Borders nakon što ste obeležili opseg koji želite da uredite. Postoje razni trikovi za kombinovanje linija: najjednostavnije je da najpre uredite jednako celu tabelu, a zatim posebna područja. Malo veću kontrolu ćete postići ako izaberete dijalog Format Cells > Borders ili ako primenite neke od komandi u paleti Home > Font > Draw Borders; na raspolaganju su čak i „gumica za brisanje“, dijagonalne linije koje presecaju ćeliju, opcije za izmenu debljine, oblika i boje ivične linije, pa možete izvesti šta god vam padne na pamet. U odeljku o tipovima podataka ćete videti da svaki tip ima podrazumevano poravnanje unutar ćelije, što čak može dobro da posluži kao kontrola ispravnosti unosa. Ako poželite, možete i sami menjati poravnanje; to ćete uobičajeno raditi komandama u grupi Home > Alignment, Najpreciznije kontrole ćete izvesti ako u donjem uglu grupe upotrebite pokretač dijaloga Format Cells > Alignment. Uočite da se posebno utiče na horizontalno i vertikalno poravnanje; kasnije ćete videti kakve su posledice promene uobičajenog vertikalnog poravnanja na dnu ćelije. Takođe, ispis možete izvesti pod nekim uglom ili ga uvlačiti do neke mere, čime ćete izvoditi razne efekte (npr. u zaglavljima tabela).

Ako je uneti tekst preširok za ćeliju, preći će desnu ivicu ćelije. Ako u desnoj susednoj ćeliji postoji neki sadržaj, tekst u aktivnoj će biti podvučen pod nju. Da biste to izbegli, možete uključiti opciju Wrap text, nakon koje će tekst poštovati desnu ivicu ćelije, a pružati se u više redova. Sličan efekat će proizvesti opcija Shrink to fit: da tekst ne bi prelazio desnu ivicu, font će

biti umanjen tako da može da stane u jedan red unutar granica ćelije; pripazite da font ne bude previše smanjen. Razdeljeno dugme Home > Alignment > Merge & Center sadrži nekoliko opcija za sastavljanje više ćelija u jednu veću; reč je o opciji koja je prikladna za centriranje naslova ili drugih posebnih sadržaja. Kada upišete neki sadržaj, odaberite sve ćelije preko kojih on treba da se pruži. Izborom osnovne komande Merge and Center, sve ćelije će biti spojene u jednu posebnu ćeliju, a tekst će biti centriran u njoj. Ispod strelice se nalazi i komanda Merge Across (sastavljanje bez centriranja), Merge Cells (proizvoljno sastavljanje više ćelija u dve dimenzije), kao i komanda za rastavljanje spojene ćelije na prvobitni nivo. Pripazite na par detalja kada sastavljate ćelije: najpre, povezana ćelija se uvek adresira prema adresi gornje leve ćelije; ako više ćelija koje sastavljate imaju neki sadržaj, biće sačuvan samo onaj iz gornje leve ćelije polaznog opsega, dok će ostali sadržaji biti izgubljeni; najzad, ako rastavljate spojenu ćeliju, zatečeni sadržaj će biti smešten u gornju levu ćeliju. Na kartici Alignment dijaloga za oblikovanje ćelije nalaze se i neke posebne komande za poravnanje. Skrećemo vam pažnju samo na jednu vrlo namensku opciju horizontalnog pomart 2008

PC

9

PC SPECIJALNI DODATAK

ravnanja koja služi za posebnu interpretaciju sadržaja: ako u ćeliju unesete samo jedan znak, pa u listi Horizontal odaberete opciju Fill, ćelija će se cela popuniti tim znakom, bez obzira na veličinu fonta ili druge dimenzije. Ovim se možete poslužiti da biste izveli neke specijalne efekte u uređenju izgleda sadržaja. U grupi Home > Clipboard možete uočiti dugme na kome je nacrtana četkica: to je Format Painter, „četkica za oblikovanje“. Svrha ove alatke je da prenese sve osobine izgleda iz neke ćelije u jednu ili više drugih. Označite polaznu ćeliju, kliknite na četkicu, a odmah zatim prevucite po ciljnim ćelijama. U trenutku kada otpustite taster miša, svi atributi izgleda polazne ćelije će biti primenjeni nad ciljnim opsegom. Dupli klik na četkicu će zadržati operaciju uključenom do pritiska na taster Esc: ovo je zgodno za prenošenje oblika u susedne ćelije prostim kretanjem strelicama na tastaturi ili u nesusedne klikovima miša. Iz raznih tehničkih razloga, komande za kopiranje i lepljenje se ponašaju nešto drugačije na radnom listu u Excel-u nego u ostalim Windows programima; savetujemo vam da svakako ispitate te posebnosti tako što ćete ih praktično isprobati. Kada zadate komandu za kopiranje (Ctrl+C), ćelija će biti okružena titrajućim okvirom. Ako budete zadali komandu Paste (Ctrl+V) na drugom mestu, polazna ćelija će i dalje titrati, pa možete nastaviti sa prenošenjem iskopiranog sadržaja. Tek ako pritisnete taster Esc ili ako iskopirani sadržaj prenesete prostim pritiskom na Enter u ciljnoj ćeliji, titranje okvi-

10

PC

mart 2008

ra polaznog opsega će prestati; posle toga, klasična komanda Ctrl+V više neće reagovati. Ova specifičnost postoji zato što se prenose i sadržaj i osobine ćelija: ako želite da se poslužite klasi-

čnin ili Office clipboard-om u tradicionalnom maniru Windows kopiranja, tada pre nego što zadate komandu za kopiranje pritisnite taster F2 da biste ušli u režim uređenja polja, potom obeležite sadržaj, pa tek onda zadajte komandu za kopiranje. Zumiranje ne predstavlja operaciju oblikovanja, ali utiče na vidljivost sadržaja radnog lista, baš kao i opcije oblikovanja. Ovu operaciju možete izvesti komandama u grupi View > Zoom ili u klizačem u statusnoj liniji; klikom na dugme Zoom u glavnoj traci ili na broj levo od klizača za zumiranje u statusnoj liniji, otvorićete dijalog za izbor ili upis željene veličine; mogući opseg zumiranja je od 10% do 400%. Kada jednom promenite procenat zumiranja, ostaće upamćen kao osobina radnog lista do sledeće promene. Posebno skrećemo pažnju na zanimljivu opciju zumiranja na zadati opseg: obeležite neke ćelije po širini ili po visini, pa izaberite

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

opciju Zoom to Selection i veličina radnog lista će se prilagoditi izabranom opsegu. U grupi komandi View > Workbook Views se nalaze razne zanimljive opcije prikaza radnog lista. O nekima od njih ćemo govoriti u odeljku o štampanju; sada vam skrećemo pažnju na prostu, ali ponekad vrlo korisnu opciju Full Screen, koja će maksimalno povećati korisnu površinu radnog lista na račun glavne trake, linije za unos i statusne linije. Poput zumiranja, ovu opciju ćete koristiti kada želite da na ekranu odjednom vidite što veći segment podataka. Prikaz na punom ekranu ćete opozvati pritiskom na taster Esc.

Uređenje radnih listova i radne sveske Upravljanje „geometrijom“ radnog lista je veoma korisna disciplina, jer ćete tako veoma brzo dovesti izgled sadržaja u preglednije stanje. Takođe, ne možete uvek tačno predvideti sve sadržaje koji će vam biti potrebni da biste kompletirali neki posao na radnom listu, pa možete biti sigurni da ćete često pribegavati operacijama koje opisujemo u ovom odeljku. Širinu kolone ćete često menjati da bi formirana tabela izgledala lepše ili iz praktičnih razloga, ako se neki sadržaji preklapaju ili ne vide korektno. Postavite pokazivač miša na desnu granicu kolone u zaglavlju, lagano ga mičući po toj zoni dok ne promeni oblik nalik znaku plus sa dve strelice. Kada u tom času pritisnete levi taster miša, pojaviće se ekranska napomena u kojoj se vidi širina kolone u tipografskim tačkama i u pikselima; podrazumevana širina je 8,43 mernih tača-

ka ili 64 piksela, a opseg moguće širine je od 0 do 254 tačaka. Vukući graničnu liniju mišem levo ili desno, direktno ćete menjati širinu kolone. Isti posao možete obaviti i polazeći od dijaloga Home > Cells > Format > Column Width ili istoimenom komandom iz kontekstnog menija u zaglavlju kolone. Ako dvaput kliknete na graničnu liniju, kolona će zauzeti širinu koja tačno odgovara najširem upisanom sadržaju u njoj; to je opcija automatskog uklapanja, koju takođe možete pozvati komandom Home > Cells > Format > AutoFit Column Width. Uočite u istoj paleti i komandu Default Width, čijim dijalogom ćete odjednom promeniti širinu svih onih kolona na radnom listu kojima niste sami menjali širinu. Kolonu ili više njih možete i sakriti: to ćete učiniti da biste privremeno ili trajno sprečili vidljivost nekog sadržaja (na primer, međurezultati koje ne želite da odštampate). Označite željenu kolonu, pa primenite komandu Home > Cells > Format > Hide & Unhide > Hide Columns; biće pak jednostavnije da primenite komandu Hide u kontekstnom meniju kolone. Teoretski, sakrivanje kolone je isto što i postavlja-

nje njene širine na vrednost 0, pa možete upotrebiti i dijalog za promenu širine. Sa tastature, to možete izvesti prečicom Ctrl+0, a mišem tako što ćete desnu graničnu liniju kolone povući mart 2008

PC

11

PC SPECIJALNI DODATAK

sasvim ulevo. Budete li vukli i dalje ulevo, suzićete ili sakriti i više kolona. Da biste sakrivenu kolonu opet učinili vidljivom, najpre obeležite dve njene susedne kolone ili barem dve ćelije u susednim kolonama, a zatim izvedite neku od operacija suprotnih sakrivanju: recimo, primenite komandu Unhide u kontekstnom meniju zaglavlja kolone ili prečicu Ctrl+Shift+0. Sve što je rečeno za promenu širine kolone važi i za visinu reda. Podrazumevano, visina reda se automatski podešava prema ćeliji sa najvećom veličinom fonta. Opseg vrednosti visine reda je od 0 do 409 tačaka. Promenu visine možete izvesti mišem i pomoću dijaloga Row Height (Home > Cells > Format > Row Height ili istoimena komanda u kontekstnom meniju zaglavlja reda). Analogne su i operacije za sakrivanje i otkrivanje reda. Tasterska prečica za sakrivanje reda je Ctrl+9, a za otkrivanje Ctrl+Shift+9. U radni list možete proizvoljno ubaciti ili iz njega izbrisati celu kolonu ili red ili više njih. Važno je da znate da ovim nećete promeniti ukupnu dimenziju radnog lista: sve se uvek dešava u istom prostoru kolona i redova, čiji broj se nikada ne menja. Nova kolona će biti ubačena levo u odnosu na aktivnu ćeliju. Kolonu ubacujete nekim od ovih postupaka: komandom Home > Cells > Insert > Insert Sheet Columns; komandom Insert u kontekstnom meniju zaglavlja kolone; sa tastature, prečicom Ctrl+Shift+Plus. Ako ste neposredno pre poziva komande obeležili nekoliko kolona, onda ćete komandom ubaciti tačno isti broj kolona na njihovo mesto, a ostale se pomeraju udesno. Ukoliko vam je tabela veoma široka i prilikom ubacivanja kolona dođe do situacije da bi se probio limit od raspoloživog broja kolona (može da bude bitno u režimu kompatibilnosti; više o tome u odeljku o radu sa datotekama),

12

PC

mart 2008

program će odbiti da vam dopusti ubacivanje: nije moguće da ostanete bez podataka zato što ste ubacili previše kolona ili redova. Kolonu i red brišete na jedan od sledećih načina: u dijalogu koji ćete otvoriti komandom Home > Cells > Delete > Delete Sheet Columns (Rows) ili prečicom Ctrl+Minus birajte stavku Entire Row ili Entire Column; direktno brisanje pozivate u kontekstnom meniju reda ili kolone, stavka Delete. Više kolona ili redova ćete odjednom izbrisati tako što ćete ih obeležiti pre poziva komande. Budete li izbrisali jednu kolonu, brišući i njen sadržaj, sve kolone desno od nje će se pomeriti za jedno mesto ulevo, a na krajnjoj desnoj strani radnog lista će se pojaviti nova, prazna kolona; odgovarajuće važi i pri brisanju redova. Postoji nekoliko načina obeležavanja više listova, a svaki se obavlja u prostoru jezičaka radnih listova. Recimo, otvorite kontekstni meni nad nekim jezičkom radnog lista i odaberite stavku Select All Sheets; tako birate celu radnu svesku. Drugi način: pomoću klizača dođite do jezička nekog udaljenog radnog lista; držeći Shift, kliknite mišem na taj jezičak i označićete sve radne listove u rasponu između aktivnog i odabranog. Konačno, držeći Ctrl, kliknite na pojedinačne jezičke nesusednih radnih listova koje želite da odaberete. Ovako odabrane listove možete da kopirate, premeštate i brišete, ali i da odjednom izvodite određene operacije nad celim opsegom. Ako unesete neki podatak na aktivni radni list, on će biti unet u istu ćeliju na svim ostalim obeleženim listovima; pazite da ovako ne prepišete neki važan sadržaj koji trenutno ne vidite! Ako promenite širinu kolone u jednom listu, ista izmena će se desiti i u svim ostalim listovima; operacije pretraživanja i zamene se prostiru na

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

sve odabrane listove, itd. Koristite ovu opciju programa kad god treba da izvedete neke obuhvatnije promene u sadržaju radne sveske. U toku rada možete proizvoljno dodavati i brisati radne listove i menjati im redosled u radnoj svesci. To možete činiti sa pojedinačnim listovima, ali i sa više njih istovremeno, prethodno ih obeležavajući na maločas opisani način. Već smo pomenuli da novi radni list možete ubaciti klikom na krajnji desni jezičak; to možete izvesti i komandom Home > Cells > Insert > Insert Sheet; sa tastature, to ćete izvesti prečicom Shift+F11. Novi list se pojavljuje levo od aktivnog radnog lista, a inicijalno ime mu je SheetX, gde je X sledeći slobodan broj na raspolaganju. Ako pre ubacivanja označite više radnih listova, u radnu svesku ćete ubaciti isti broj novih radnih listova. Radni list ili više obeleženih možete izbrisati komandom Home > Cells > Delete > Delete Sheet ili komandom Delete u kontekstnom meniju na jezičku radnog lista. Važno je da budete veoma pažljivi, jer ova operacija je destruktivna! Opoziv brisanja (Undo) nije moguć. Kao poslednja kontrola u slučaju da na radnom listu ima nekog sadržaja, najpre morate odgovoriti na kontrolno pitanje, potvrđujući konačnu nameru brisanja. Obratite pažnju i na to da ne možete izbrisati sve listove: radna sveska mora da sadrži barem jedan radni list. Specifičan način da uklonite radni list iz radne sveske, a da ga pritom zapravo ne izgubite, jeste da ga celog premestite u drugu otvorenu ili novu radnu svesku. Ovo ćete uraditi u dijalogu koji ćete pokrenuti komandom Home > Cells > Format > Move or Copy Sheet ili komandom Move or Copy iz kontekstnog menija jezička radnog lista. Pošto ovaj dijalog služi i za premeštanje radnog lista u okviru iste radne sveske, u dijalogu morate izabrati stavku To book:

(new book) ili naziv druge otvorene radne sveske. Ako uključite polje Create a copy, radni list neće biti premešten, nego iskopiran. Ukoliko želite da premestite list u okviru iste radne sveske, to možete učiniti u istom dijalogu. Ali, lakše je i intuitivnije da to učinite mišem: uhvatite jezičak radnog lista i samo ga prevucite na željeno mesto; tokom vučenja, videćete pomoćnu strelicu koja ukazuje na moguće novo mesto ako u datom času otpustite taster miša. Ako za vreme operacije budete držali taster Ctrl na tastaturi, nećete premestiti list, nego ga iskopirati, a novo ime iskopiranog lista će biti, primera radi, Sheet1 (2). Ako želite da olakšate snalaženje u radnoj svesci sa mnogo listova, možete menjati boje jezičaka i tako formirati vizuelno jasne grupe listova. Otvorite kontekstni meni na jezičku, odaberite komandu Tab Color i izaberite boju; jezičak aktivnog radnog lista će uvek biti dominantno beo, sa prelivom ka odabranoj boji, a ostali će biti potpuno obojeni. Boja teksta na jezičku će se automatski prilagoditi promeni, pa će ime lista uvek biti uredno vidljivo.

Navigacija u radnoj svesci Prilikom kretanja po radnoj svesci i radnom listu važi većina standardnih kombinacija i logičnih prečica koje važe i u drugim programima. Međutim, postoje i neke karakteristične kretnje koje bi bilo dobro da savladate, jer one čine preduslov za efikasnost u svakodnevnom radu. Najmanji korak jeste prelazak na susednu ćeliju strelicama na tastaturi u bilo kom smeru, kao i tasterima Tab i Enter posle unosa nadesno i nadole, ili Shift+Tab i Shift+Enter nalevo ili nagore. Uzgred, ako koristite te tastere bez prethodnog kucanja, sadržaj u ćelijama preko kojih prelazite neće biti ugrožen. mart 2008

PC

13

PC SPECIJALNI DODATAK

Strelice na tastaturi u kombinaciji sa tasterom Ctrl pomeraju aktivnu ćeliju najpre na početak oblasti popunjene nekim sadržajem u pravcu strelice, zatim na suprotni kraj te oblasti i tako redom. Kada više nema oblasti podataka, aktivna postaje ćelija na samom kraju radnog lista. Primera radi: ako je aktivni radni list prazan, a želite da isprobate dimenzije radnog lista, pritisnite proizvoljnim redom kombinacije Ctrl+Dole i Ctrl+Desno i naći ćete se u ćeliji XFD1048576 (ili IV65536, ako radite u starom formatu datoteke). Slične kombinacije važe i za Ctrl+Gore i Ctrl+Desno; da biste zaista ispitali sve efekte takvog kretanja po radnom listu, isprobajte ove prečice nad nekim sadržajem, uzastopnim biranjem iste prečice dok ne dođete do neke od ivica radnog lista. Isti efekat ovakvog kretanja se možete postići pritiskom i puštanjem tastera End, a zatim pritiskom na neku od strelica na tastaturi; kada pritisnete End, pojaviće se indikator u statusnoj traci programa. Pritiskom na taster Home aktiviraćete ćeliju na početku reda, sasvim levo. Prečicom Ctrl+Home idete direktno u gornji levi ugao aktivnog dela radnog lista, podrazumevano u A1; ako je deo radnog lista zamrznut, aktivira se gornja leva ćelija slobodnog dela lista. Pritiskom na prečicu Ctrl+End se aktivira donji desni ugao upotrebljenog dela radnog lista; razlikujte ovo od krajnjeg donjeg desnog ugla radnog lista. Tasteri PageUp i PageDown pomeraju sadržaj radnog lista ekran nagore, odnosno ekran nadole. Prečice Alt+PageUp i Alt+PageDown pomeraju sadržaj radnog lista ekran udesno i ekran ulevo. Ako je na tastaturi uključen prekidač Scroll Lock, dolazi do izvesne promene ponašanja komandi za kretanje po radnom listu. Svakim pritiskom na neku kursorsku strelicu pomera se ceo radni list, a aktivna ćelija se ne menja; tada pritisak na Home aktivira gornju

14

PC

mart 2008

levu vidljivu ćeliju, a End to čini sa donjom desnom vidljivom ćelijom. Najzad, na sledeći susedni radni list ćete preći prečicom Ctrl+PageDown, a na prethodni sa Ctrl+PageUp. Upotreba miša na klizačima prozora je standardna: klikom na strelicu pomerate vidljivi deo sadržaja za jedan red ili kolonu, a klikom na područje klizača pomerate čitav sadržaj ekrana; ovakvim kretanjem ne menjate aktivnu ćeliju. Hvatanjem i vučenjem klizača prelazite veće područje odjednom. Uobičajeno klizanje će biti raspoloživo samo u okviru iskorišćenog dela radnog lista, što ima smisla s obzirom na to da ćete verovatno koristiti samo delić raspoloživih dimenzija; da biste klizačem prešli u vrlo udaljeni deo radnog lista, prilikom vučenja mišem držite pritisnut taster Shift. Ako želite da se postavite na neku konkretnu ćeliju, to ćete lako učiniti klikom miša na nju, ako je vidljiva. Ako nije vidljiva, upotrebom klizača je možete učiniti vidljivom, pa onda kliknuti na nju. Međutim, ako već znate adresu te ćelije, pritisnite taster F5 ili prečicu Ctrl+G (takođe: komanda Home > Editing > Find & Select > Go To) i unesite adresu ćelije koju hoćete da aktivirate. Slično možete učiniti i klikom na polje za ime, gde ćete jednostavno preko adrese aktivne ćelije uneti adresu željene ćelije: odmah ćete preći na nju. Upamtite i dodatni dijalog Go To Special; kako vremenom budete upoznavali elemente radnog lista, tako ćete bolje razumevati efekte ovakve navigacije.

Datoteke Excel-a Radnu svesku možete učitati u program na više načina, kako je uobičajeno i u drugim Windows programima: iz samog Excel-a, to ćete učiniti komandom Office > Open, prečicom Ctrl+O ili biranjem neke nedavno korišćene datoteke u listi Office > Recent Documents. Van programa, takođe je uobičajeno: dovoljan je dupli klik na ikonu u Windows Explorer-u. Opšte

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

odrednice dijaloga za otvaranje smo opisali u uvodnom delu; recimo sada nešto o formatima koje Excel koristi, o posebnim osobinama opcijama čuvanja i otvaranja radnih svezaka, kao i o nekim drugim pojedinostima koje bi svakako trebalo da poznajete.

Novi i stari formati Govoreći o datotekama u Excel-u 2007, suočavamo se sa karakterističnim problemom za koji je gotovo sigurno da ćete ga iskusiti: posle više od 10 godina, tokom kojih je Excel-ov poznati format XLS zbog svoje učestalosti postao de facto standard za datoteke radnih svezaka, Microsoft je promenio podrazumevani format datoteke. Da bi se sprečile dvosmislenosti, promenjen je i naziv tipa datoteke (XLSX i slični, svi sa četiri slova). Međutim, nije dovoljno da imate prosto saznanje o tipovima, a da pritom ne saznate i o raznim ograničenjima. Još jednom vas upozoravamo na odeljak „Rad sa datotekama“ u uvodnom priručniku o sistemu Microsoft Office 2007, gde su najvažnija načela tih razlika već objašnjena. Najveći problem u razlici dva formata je funkcionalne prirode: postoje komande u Excel-u 2007 koje bi prilikom čuvanja u formatu Excel-a 2003 bile pretočene u nefunkcionalne ili čak izgubljene sadržaje. Moguća posledica može da bude proste, „likovne“ prirode, ali ponekad je reč o ozbiljnim funkcionalnim poremećajima koji bi mogli da izazovu gubitak nekih analiza, pa čak i sadržaja podataka. Formati radnih listova su veoma različiti, mnogi analitički alati rade različito, postoji razlika u interpretaciji aktivnih grafičkih elemenata, pa čak postoje i nekompatibilne funkcije i sistemi internog referenciranja. Rečju, morate veoma da pazite!

Da bi takve pojave bile sprečene, postoji alatka Compatibility Checker, koja će pri svakom čuvanju sadržaja u starijem formatu reagovati sa potankim informacijama o rizicima. Nipošto nemojte lakonski prelaziti preko tih upozorenja, prihvatajući čuvanje po svaku cenu, nego ispitajte šta vam program naglašava. Možda najbolja preporuka koju možemo da vam damo u slučaju da znate da će drugi korisnici otvarati vaše radne sveske u Excel-u 2003 ili starijem: čim počnete da radite, sačuvajte radnu svesku u starom formatu (Office > Save As > Excel 97-2003 Workbook). Odmah kad to učinite, obavezno zatvorite, a zatim opet otvorite tu XLS datoteku. U tom trenutku, Excel će preći u režim kompatibilnosti, sprečavajući vas da upotrebite komande koje bi bile rizične po kompatibilnost; u daljem radu, mogle bi da nastupe samo neke kozmetičke nedoslednosti, a to je već daleko manje važno pitanje. Kao krajnju meru, preporučujemo vam da unapred isprobate razmenu datoteka sa kolegama, ispitujući potencijalne nedoslednosti i razlike koje bi mogle biti specifične u vašoj praksi. Ukoliko u vašoj firmi i dalje ima različitih Office platformi, predlažemo vam da se opredelite za krajnju meru, bar do vremena dok svi ne pređu na novi Office: u dijalogu Office > Excel Options > Save, pri vrhu ćete zateći padajuću listu Save files in this format; odaberite opciju Excel 97-2003 Workbook (*.xls), čime ćete učiniti da komanda Save uvek podrazumevano čuva radne sveske u starom formatu Excel datoteke. Nakon ovog oštrog upozorenja, vratimo se slučaju idealne upotrebe novih formata. Osnovni i najčešći format datoteke kojim Excel 2007 barata je radna sveska sa rezervisanim tipom XLSX. Ovaj format se odnosi na radne sveske u zipovanom mart 2008

PC

15

PC SPECIJALNI DODATAK

XML formatu (što je prilično efikasno sa stanovišta veličine datoteke). Ukoliko radna sveska sadrži makroe i razne VBA objekte (o čemu ne govorimo ovom prigodom), ona će imati format XLSM; osim „prezimena“, između ova dva tipa postoje i funkcionalne razlike, takve da lažiranje nije moguće; reč je o bezbednosnim merama kojima Microsoft sprečava zlonamerne primene. Osim ovih, postoji i tzv. binarni format XLSB, čija celishodna upotreba je predmet neke druge priče. U ovom formatu možete čuvati radne sveske sa ili bez VBA elemenata, ali vam savetujemo da se zasad držite podrazumevanih oblika XLSX i XLSM. U radnoj okolini Excel-a postoji još nekoliko rezervisanih formata, takođe sa namenskim tipovima: predlošci (.XLTX, .XLTM) programski dodaci (.XLAM) i neki drugi. Uobičajeno, nećete direktno baratati tim formatima; oni su izloženi kao sadržaji ugrađeni u program ili vaš profil, a njih ćete koristiti kroz razne namenske operacije na radnoj površini.

Oblici zaštite radne sveske Uz realnu pretpostavku da ćete većinu vremena provedenog u Excel-u baratati nekim od uobičajenih formata datoteka, nećete imati nikakvih problema da razumete ponašanje programa. Ostaje još jedna preporuka, zasnovana na (nažalost) ne baš lako uočljivim opcijama: ukoliko radite sa radnom sveskom koja sadrži podatke od posebne važnosti za vaš posao, ne bi bilo loše da angažujete raspoložive opcije zaštite, barem kao meru preventive od sopstvenih nehotičnih grešaka. To ćete najlakše uraditi ako prilikom čuvanja u dijalogu Save As odaberete stavku Tools > General Options. Ukoliko ste još ranije sačuvali radnu svesku i želite da promenite te opcije, ponovo pristupite dijalogu Save As (ne birajte prostu komandu Save) i izmenite opcije ne menjajući naziv datoteke radne sveske. Jedna od prostih zaštitnih mera od nehotičnih izmena jeste mogućnost ču-

16

PC

mart 2008

vanja pretposlednje verzije datoteke, kao što je to slučaj u nekim drugim programima. Budete li uključili polje za potvrdu Always create backup, pri svakom sledećem čuvanju aktuelnog stanja radne sveske biće sačuvano i njeno prethodno stanje. Ime i tip datoteke Moj Posao.XLSX će biti izmenjen u Backup of Moj Posao.XLK; ako se ukaže potreba da pristupite tom sadržaju, tu datoteku možete otvoriti duplim klikom na ikonu; Excel će vas upozoriti da „nešto možda nije u redu sa tipom datoteke“, ali potvrdite otvaranje i odmah sačuvajte tu verziju pod nekim drugim imenom u podrazumevanom tipu radne sveske. Excel vam dozvoljava da radnoj svesci pridružite dve lozinke: jednu za mogućnost otvaranja (Password to open) i jednu za mogućnost izmena sadržaja (Password to modify); te dve lozinke su međusobno nezavisne. Prilikom unosa lozinke moraćete da potvrdite upis. Budete li želeli da ukinete neku lozinku, otvorite je sa pravom izmene, pa unesite „praznu lozinku“ kao novu. Ako postoji lozinka za pravo izmene, ali je ne znate, radnoj svesci možete pristupiti u režimu samo za čitanje (Read-only), što ćete videti kao napomenu uz naziv radne sveske u naslovnoj liniji. Pošto to baš i nije neki posebno efikasan vid zaštite, možda je bolje da primenite samo polje za potvrdu Read-only recommended;

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

reč je o prostoj preporuci prilikom otvaranja da datoteka ostane u režimu samo za čitanje, što je sasvim primereno da angažujete nad važnim tabelama koje ste svakako otvorili samo da biste ih konsultovali tokom rada. Tako ćete sigurno sprečiti nehotične izmene sadržaja.

Predlošci radne sveske Predložak u Excel-u (template) je vrlo lako razumeti: umesto da počinjete sa praznom radnom sveskom, otvaranjem predloška započinjete rad u unapred pripremljenoj formi radne sveske koju možete otvoriti kao polazni obrazac za svoj rad. Elementi koji čine predložak mogu biti mnogobrojni: unapred određeni broj radnih listova i posebno određena imena, ranije uneti sadržaji koji čine nekakav obrazac, ranije definisani izgled ćelija, neki elementi automatizacije, itd. Priprema predložaka čini dobro ulaganje u efikasnost i tačnost: svakim sledećim pokretanjem posla pomoću predloška uštedećete neko vreme, a oblik zatečenog sadržaja će sugerisa-

ti optimalne korake u radnom postupku. Excel već dolazi sa nekim zanimljivim predlošcima: otvorite okno Office > New i naći ćete se u paleti za izbor već raspoloživih predložaka (prečica Ctrl+N, koja je najbrža, uobičajeno vam isporučuje praznu novu radnu svesku). Uočite grupe u levom oknu palete: gornja grupa sadrži predloške na vašem sistemu, a druga, mnogo veća, upućuje na lokaciju Office Online, gde možete potražiti neki predložak u velikoj i stalno rastućoj kolekciji predložaka koji su vam stalno na raspolaganju. Upotreba palete je prosta: ako krećete iz lokala, odabrani predložak ćete otvoriti klikom na dugme Create; online predložak ćete preuzeti klikom na dugme Download, usput dozvoljavajući Microsoft-u da potvrdi legalnost vaše platforme. Otvoreni predložak bi trebalo da odmah sačuvate kao datoteku u nekom od podrazumevanih formata radne sveske; tada nastavite sa uobičajenim radom. Da biste sami pripremili predložak, napravite gotovu radnu svesku sa svim polaznim sadržajima, pa je sačuvajte kao predložak; u opmart 2008

PC

17

PC SPECIJALNI DODATAK

štem slučaju, to je korisno da uradite i sa predlošcima sa lokacije Office Online, kako ne biste morali da ih preuzimate ponovo. Kolekciju predložaka ćete proširiti ako u meniju Office > Save As najpre izaberete stavku Other Formats, a zatim u dijalogu, u padajućoj listi Save as type izaberete opciju Excel Template (*.xltx) ili Excel Macro-Enabled Template (*.xltm). Druga opcija važi ako postoje makroi u predlošku, što je ređi slučaj; program će vas upozoriti ako niste odabrali valjanu opciju. Office programi se u ovom času ponašaju karakteristično: podrazumevana lokacija za čuvanje će biti preusmerena na onu koja je sistemski predviđena za predloške. Važno je da prihvatite to, jer je to jedini način za kasnije uobičajeno biranje. Naime, ispravno spremljen predložak ćete kasnije pronaći u paleti za izbor, u grupi My Templates. Ako postoji više korisničkih profila koji se prijavljuju na isti računar, tada svaki korisnik ima sopstvenu kolekciju predložaka za Office programe. Načini razmene i deljene upotrebe predložaka u radnom okruženju prevazilaze okvir ovog priručnika; predlažemo vam da se o tome konsultujete sa svojim administratorom informacionog sistema.

Drugi formati podataka Jedna od važnih osobina Excel-a je u tome što omogućuje eksploataciju podataka iz raznih izvora. Sasvim je verovatno da ćete u svojoj praksi biti u potrebi da analizirate podatke načinjene u nekom drugom programu ili da pripremite neke obrađene sadržaje za dalji rad u drugom programu. Excel raspolaže razmerno kvalitetnim opcijama za tu namenu i savetujemo da ih ovom prilikom upoznate. Ako u dijalogu Save As bude potrebno da čuvate radnu svesku u nekom drugom formatu, u meniju Save as type ćete najpre pronaći uobičajene opcije. Recimo, već smo naglasili kako valja da mislite na povremenu potrebu čuvanja u starijem formatu Excel-a 97-2003, što je jedna od očiglednih opcija u meniju. Ako vam treba više od toga, birajte stavku menija Other For-

18

PC

mart 2008

mats, pa se koncentrišite na padajuću listu Save as type, koju smo maločas već pomenuli opisujući čuvanje predložaka. U ovom času, prikladno je da vas upozorimo da je Microsoft nedavno, u prvom servisnom paketu ispravki za Office 2007, skratio izbor mogućih formata za čuvanje, izbacujući sa spiska neke zastarele formate koji ne obezbeđuju primerene opcije zaštite sadržaja. U jednom od prethodnih izdanja „Office bajtova“ ili na stranicama „Office Praktikuma“, pronaći ćete preporuku kako da vratite te formate u opticaj, bude li neophodno. Excel je odavno postao „svestan Interneta“, pa postoji mogućnost čuvanja u nekom od Web formata (HTML, MHT), što uz opciju čuvanja u obliku univerzalne PDF datoteke čini moguću opciju izvoza sadržaja i kasnijeg pasivnog pregleda za one koji nemaju Excel na svom računaru. Ukoliko podatke pripremate za prenos u neki drugi strukturirani sistem, konsultujte se sa kolegama koji bi format bio optimalan; za prenos u baze podataka to bi mogli biti formati XML, TXT, DIF, SLK, mada je vrlo verovatno da ćete primeniti uvek efikasni univerzalni oblik CSV. U svakom slučaju, povedite računa da pri izboru tipa postoje razne opcije (najbitniji je kodni raspored, tj. očuvanje čitljivosti naših slova), pa ne bi bilo loše da pre uspostavljanja nekog standarda razmene napravite ozbiljne probe kako biste se uverili da će sve proći valjano. Excel je u stanju da prihvati više formata zapisa podataka. Formati koji se smatraju prirodnim su svi oblici starih i novih Excel datoteka (.XL*), kao i familija formata XML i HTML. Za mnoge formate baza podataka postoje filteri pomoću kojih se, direktno ili kroz prikladne dijaloge, sadržaj uvodi u radnu svesku. Čest slučaj učitavanja stranog formata ćete imati ako je ulazni sadržaj zapisan kao oblikovani tekst, poravnat tako da se lako prepoznaju kolone buduće tabele, ili označen nekim znakom za razgraničavanje (zarez, tačka-zarez, tabulator i sl.). U većini slučajeva, Excel će odmah i tačno prepoznati ove postavke, a na vama je da potvrdite

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

izbor ili, u ređim situacijama, da izmenite parametre uvoza. Na slici možete videti kako izgleda dijalog za uvoz tekstualne datoteke. Ovde je na delu čarobnjak za uvoz teksta, koji će verovatno uspešno prepoznati strukturu. Ipak, uvek proverite da li su kolone dobro postavljene, pogotovo ako u tabeli ima brojeva: mišem možete pomicati li-

za svakodnevni rad, pripremite željeni oblik radne sveske. Potom je sačuvajte kao predložak pod imenom BOOK.XLTX i postavite je u fasciklu XLStart koja se nalazi negde u strukturi vaše instalacije Office programa (početak navigacije u Windows-u XP je \Documents and Settings\ \Application Data\; u Visti, to je \ Users\\AppData\Roaming\; u nastav-

niju razgraničenja po lenjiru. Klikom miša postavićete novu liniju; duplim klikom na vrh linije ona će biti uklonjena. Obratite pažnju na treći korak čarobnjaka, gde treba da pripazite na formate podataka (o njima govorimo u sledećem odeljku), a posebno na decimalne oznake brojeva i datume. Ako postoje razlike (tačka umesto zareza, netipičan zapis datuma), kliknite na Advanced i promenite podatak. Ako želite da se Excel uvek otvori sa radnom sveskom koja je namenski pripremljena

ku putanje, to je \Microsoft\Excel\XLSTART). Sada će se pri otvaranju Excel-a uvek otvoriti nova radna sveska čiji polazni sadržaj je uzet iz ovog predloška. Slično možete postupiti i pri uvođenju novog radnog lista u radnu svesku: pripremite novi radni list koji je jedini u radnoj svesci, a zatim ga sačuvajte kao predložak po imenu SHEET.XLTX u fascikli XLStart. Od tog časa svakom komandom za dodavanje radnog lista dobićete novi list sa sadržajem preuzetim iz ovog predloška.

mart 2008

PC

19

PC SPECIJALNI DODATAK

Vrste, tipovi i formati podataka

R

azumevanje atributa podataka je jedan od ključeva valjanog rada u Excel-u. Program će vam pomoći u tome: za početak, dovoljno je da znate za nekoliko prostih pravila unosa i da prepoznate da li ste neki sadržaj uneli ispravno. Na samom početku te priče, hajde najpre da savladamo precizne pojmove kojima ćemo se služiti u opisivanju podataka.

Kada upisujete nešto u bilo koju ćeliju na radnom listu, postoje dve najopštije vrste sadržaja: to su konstante i formule. Konstanta je bilo kakav prosto upisani podatak; najvažnija osobina konstante u ćeliji jeste da njen sadržaj ostaje nepromenljiv dok ga ne promenite sami. Konstantne vrednosti se razlikuju po tipovima koji je Excel u stanju da prepozna (tekst, broj, datum...), o čemu ćemo govoriti malo kasnije. Formula je sadržaj izražen kao izraz ili funkcija i podleže strogim pravilima pisanja; takav sadržaj se uvek interpretira kao rezultat izračunavanja. Formula se prepoznaje tako što uvek počinje znakom jednakosti (=). Argument formule može biti konstanta, referenca (adresa) ili druga formula. Glavna osobina formule je da dobijeni rezultat u ćeliji automatski menja vrednost ako se promeni vrednost neke polazne ćelije. Sada govorimo o izrazima; o funkcijama, kao posebno važnoj temi u Excel-u, govorimo u posebnom odeljku. Kada unosite sadržaj u ćeliju, Excel uvek pokušava da prepozna šta pišete; na osnovu tog prepoznavanja zasnovana je interaktivnost radnog lista. Ako prvo unesete znak jednakosti, Excel očekuje formulu; u trenutku potvrde unosa program proverava ispravnost i ako se potvrdi da su pravila zadovoljena, prikazuje gotov rezultat (ili poruku o grešci, ako se ona desi). Ako sadržaj ne počinje znakom jednakosti, onda je to uvek konstanta: tada program pokušava da prepozna tip podatka na osnovu oblika unetog sadržaja (npr. neki datum ili broj). Ako tip podatka ne bude posebno prepoznat, Excel će ga tumačiti kao tekst.

20

PC

mart 2008

Tipovi podataka Svaka konstanta ili rezultat formule u nekoj ćeliji sadrži atribut tipa podatka. To je vrednosna kategorija koju je važno da prepoznajete, jer od njih zavise mogućnost i ishod nekih operacija (recimo, besmisleno je sabirati tekst i broj). Kada budemo govorili o funkcijama, videćete da je poštovanje tipova kritično važno da bi se Excel uopšte pravilno koristio. Pažljivo proučite kako se tipovi definišu i prepoznaju. Tekst je bilo kakav skup znakova (slova, cifre i specijalni znakovi) i predstavlja najopštiji tip podatka. Excel će pokušati da prepozna kontekst i tip sadržaja ćelije u toku unosa: ukoliko ne bude prepoznat nijedan posebni tip pri unosu ili izračunavanju, sadržaj će se smatrati običnim tekstom. Ukoliko insistirate da se sadržaj vidi kao tekst, što ima smisla u određenim prilikama, kao prvi znak unesite apostrof (’); recimo, iako se jedinstveni matični broj građana (JMBG) sastoji isključivo od cifara, korisno je da taj podatak zapišete kao tekst; u protivnom, moglo bi se desiti da vodeća nula ne bude ispisana ili da program „odluči“ da promeni oblik zapisa broja u kontekstualnu besmislicu. Vodeći apostrof se neće videti u ćeliji, osim u toku uređivanja; kada tako unesete broj, pojaviće se pametna oznaka koja će uočiti nekonzistentnost, ali to možete ignorisati. Drugi način da se sadržaj smatra isključivo tekstom je zatvaranje u znake navodnika (na primer, „123“ nije broj, nego tekst). Tekst se podrazumevano poravnava ulevo i to je dobro da upamtite: ako ste želeli da upišete neki broj ili datum, a sadržaj je ostao poravnat ulevo (pri čemu vi niste forsirali poravnanje ulevo), znaćete da ste nešto pogrešili prilikom unosa. Broj je poseban tip podatka u ćeliji: sastoji se od cifara 0-9 i specijalnih znakova koji određuju poseban oblik broja (predznak broja, interpunkcija broja, oznaka za procenat, oznaka valute itd.). Osim prostog unosa, broj možete upi-

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

sati i sa separatorom klasa (npr. 123.456,78), kao razlomak (npr. 7 3/8), u eksponencijalnom obliku (recimo, 1,23E-03) itd. Maksimalni opseg brojeva u kome Excel može da operiše je od -1E+308 do +1E+308, a u okolini nule od -2,22E-308 do +2,22E-308. Broj se uvek pamti i ulazi u računske operacije sa najviše petnaest značajnih cifara, dok se cifre niže vrednosti pretvaraju u nule. Sve varijante brojeva se podrazumevano poravnavaju udesno u ćeliji.

Datum i vreme su karakteristični oblici brojeva: razlog za to je način za interno čuvanje i obradu, a ne prezentacija na radnom listu. Naime, Excel svaki datum interno vidi kao redni broj počev od 1. januara 1900. godine; zahvaljujući tome, podatke o datumima je moguće koristiti u računskim operacijama. Vreme u toku dana se u Excel-u interno interpretira kao razlomak X/86400, gde je X broj sekundi proteklih od ponoći. Vreme se predstavlja u decimalnom obliku broja, i to tako da se logično nastavlja na oblik zapisa datuma (recimo, interni zapis 1. marta 2008. u 18:00 glasi 39508,75). Excel barata datumima u opsegu od 1.1.1900. do 31.12.9999. Kada upisujete datum u podrazumevanom obliku, pripazite da ne unesete tačku iza godine, jer će u protivnom datum biti prepoznat samo kao tekst. To je uvedeno kao standardno pravilo; kasnije ćemo vam objasniti kako to da izmenite ako insistirate ispisu datuma po našem pravopisu. Trenutni datum ćete najbrže uneti prečicom Ctrl+; (tačka-zarez), a trenutno vreme prečicom Ctrl+: (dvotačka). Logička vrednost se javlja kao rezultat postavljenog logičkog izraza ili funkcije. Moguće je uneti logičku vrednost i kao konstantu, kao jednu od rezervisanih reči TRUE ili FALSE. Poruka o grešci je tip podatka koji vi kao korisnik ne-

ćete unositi, nego je moguće da ga dobijete kao rezultat neke neregularnosti u izračunavanju formule; o porukama o grešci posebno ćemo pričati u delu o funkcijama. Logičke vrednosti i poruke o grešci se uobičajeno ispisuju centrirano u odnosu na širinu ćelije.

Oblik prikaza sadržaja Svakom sadržaju ćelije, a pogotovo ako je to netekstualni zapis, možete dodeliti poseban oblik (format) prikaza. Kad to kažemo, podrazumevamo prikaz podatka na radnom listu bez obzira na njegovu vrednost: recimo, broj vidljivih decimala broja, oznaka valute, oblik zapisa datuma, itd. Krenimo od nekoliko primera ponašanja Excel-a u prepoznavanju formata. U nekoliko ćelija unesite tačno sledeće sadržaje: 12.345,678 123456,123456 15 Din. 15,00 Din.

Excel je odmah prihvatio prva dva broja u decimalnom formatu, prvi put sa separatorom klasa, drugi put bez njih. Druga dva broja su prihvaćena u formatu valute, jednom bez decimala, drugi put sa njima. Primetićete da u podrazumevanom uređenju radnog lista, na kraju ne vidite sve decimale prva dva broja, ali ništa zato: Excel ponekad zaokrugli broj na manje decimala, uredno pamteći sve upisane decimale; sve one će ravnopravno učestvovati u računskim operacijama, videle se one ili ne. Proverite sve vrednosti u liniji za unos: videćete samo osnovni zapis broja, oblik koji je dovoljan u izračunavanjima. Ipak, Excel je odmah prihvatio unete formate u ćeliju, pamteći sve decimale čak i ako ih ne prikazuje u ćeliji. To je još jedno pravilo u Excel-u: program podrazumevano čuva u pozadini preciznost do raspoloživih 15 znamart 2008

PC

21

PC SPECIJALNI DODATAK

čajnih cifara i to ne treba mešati sa vidljivim ispisom (postoji i druga opcija preciznosti; o njoj sada ne govorimo). Sada promenite upisane vrednosti: prepišite sadržaj sve četiri ćelije brojem 1. Na početku, Excel je prepoznao i prihvatio unete formate pri prvom unosu brojeva. Posle toga, broj 1 je „prosto“ unet, ali je ipak primenjen oblik koji je već postojao u ćeliji. To važi kao pravilo u Excel-u: prvi oblik prikaza različit od običnog zapisa ostaće zabeležen kao svojstvo ćelije i sledeći uneti podatak će se jednako oblikovati. U takvim slučajevima jedini način da promenite oblik prikaza u ćeliji je forsirana promena oblika, jer osobina ostaje zadržana čak i kad sasvim izbrišete zapis u ćeliji. Ovo pravilo pamćenja možete dobro da iskoristite da biste pri prvom formiranju nekog urednog sadržaja odmah postavljali optimalne oblike brojeva. Da bi se formatima zapisa u ćeliji lakše baratalo, u Excel-u postoje standardni predlošci ispisa. To su tzv. maske. Osim što se možete snalaziti sa brojnim maskama koje već postoje, moguće je i da formirate sopstvene oblike. Promena maske broja u ćeliji izvodi se na kartici Number u već poznatom dijalogu Format Cells; realne potrebe u praksi su takve da ćete ovom dijalogu često pristupati, pa savetujemo da upamtite prostu prečicu Ctrl+1 kao najbrži način da uredite aktivnu ćeliju ili obeleženi opseg. Prvi izbor u listi kategorija je General: to je oblik bez posebnih svojstava, onaj koji je una-

22

PC

mart 2008

pred definisan na praznom radnom listu. Druga varijanta je Number i ona već omogućuje više opcija: definisanje broja vidljivih decimala, pri čemu će poslednja cifra biti zaokrugljena; upotreba separatora klasa (znak za razdvajanje hiljada), radi lakšeg čitanja velikih brojeva; način prikaza negativnih brojeva (na primer neke knjigovođe vole da vide negativne brojeve kao crvene). Dok postavljate opcije, menjaće se izgled uzorka broja u ćeliji, tako da odmah vidite budući rezultat. Kategorija Currency je namenjena prikazu novčanih iznosa. Osim lokalnih zapisa simbola (kod nas je to Din.) i specijalnih oznaka za dolar, evro i slične valute, priložen je i dugi spisak oznaka valuta po ISO standardu (tri velika slova), koje se koriste u međudržavnom platnom prometu. Nažalost, naš dinar je ovde i dalje označen pretprošlom skraćenicom YUN; u međuvremenu je zastarela i oznaka CSD, a aktuelno obeležje RSD još nije na vidiku. Računovodstveni formati (Accounting) su slični valutama, osim što je poravnanje malo drugačije, a predznak negativnog broja za našu valutu se prikazuje uz levu ivicu ćelije; po američkom standardu pak negativni boj se u knjigovodstvu prikazuje kao običan broj u zagradama. Formati Date i Time sadrže oblike koji važe u nomenklaturama raznih jezika. Upoznajte predložene formate za naše podneblje: jedino ako unapred budete poštovali neku od datih

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

formi prilikom zapisivanja, datum će odmah biti valjano prepoznat. Na primer, ako unesete 31.3.8, 31.03.08, 31.mart.2008, 31/3/08 ili 31. mart 2008, Excel će znati da mu saopštavate isti datum. Ne kucajte tačku na kraju godine, jer je to po pravilima Excel-a pogrešno. Veoma je važno da program razume da unosite baš datum i zato uvežbajte primenu standardnih maski. Formati Percentage i Scientific se koriste za posebne namene; njihova upotreba vam je verovatno ili jasna ili nevažna. Obratite pažnju kako Excel tretira prepisivanje broja ispisanog u procentualnom obliku: znak za procenat će ostati zadržan pri kucanju, tako da odmah razumete koju vrednost realno zapisujete. Budete li kliknuli na dugme Home > Number > Percent Style nad ćelijom u kojoj je zapisan neki običan broj ili to učinite izborom u dijalogu Format Cells, on će biti vrednosno očuvan; dakle, broj 15 bi bio preinačen u 1500%. Ako želite da broj predstavite kao razlomak, unesite ga u obliku a b/c (uočite razmak između celobrojnog dela i fragmenta). Grupa oblika Fraction sadrži i varijante koje daju opcije prikaza u zaokrugljenim razlomcima (n/2, n/4... n/100) ili kao aproksimaciju u kojoj imenilac ima jednu, dve ili tri cifre. U nekim slučajevima, broj sa mnogo decimala možda neće biti tačno prikazan, ali njegova polazna vrednost će interno uvek ostati očuvana. Format Text je još jedan način da sprečite program da prepozna poseban sadržaj ili format unosa. Ako je ćeliji dodeljen ovaj format, svaki uneti broj ili formula će se smatrati običnim tekstom, ovog puta bez potrebe da ga započinjete apostrofom. Kategorija Special je prazna na srpskom, ali funkcioniše na nekim drugim jezicima; Recimo, probajte English (United States) da biste videli primere: to su razni standardni brojevi u obrascima, poput poštanskog ili telefonskog broja. Format Custom je namenjen izboru ili unosu specijalnih maski koje možete iskoristiti u posebnim prilikama. Neke od maski koje ovde vidite su, zapravo, one iz drugih grupa, a ovde su navedene jer može biti zgodno da vam po-

služe kao polazište za neku posebnu masku. Naime, uvek možete formirati sopstvenu masku ispisa. Recimo da želite da klase broja budu razdvojene razmakom, a ne tačkom, i da se vide strogo tri decimale; takva maska ne postoji među predloženim. Rešenje navedenog primera je da u polje Type unesete masku # ### ##0,000. Znak # znači da se vodeće nule broja menjaju praznim mestom, a nule u maski prikazuju uvek vidljive cifre. Ako, na primer, baratate brojevima koje želite da vidite sa tačno četiri cifre (0001, 0002...), označite ciljni opseg i definišite mu masku 0000. A ako insistirate na tački na kraju godine u datumu, ipak morate uneti datum u standardnom formatu, a kasnije sami definišite masku datuma koja podrazumeva i tačku na kraju (probajte, recimo, maske d.m.yyyy. ili dddd, d. mmmm yyyy.). Svaku masku koju sami definišete Excel će upamtiti u datoteci radne sveske i ona će ubuduće biti na raspolaganju u njoj. Alatka Format Painter („četkica“), koju smo ranije opisali, može da posluži i za prenos postavljenog oblika prikaza sadržaja. Drugi način kopiranja oblika brojeva je specijalni prenos: polaznu ćeliju označite za kopiranje (Ctrl+C), a zatim označite sve ćelije u ciljnom opsegu i u meniju ispod dugmeta Home > Clipboard > Paste izaberite stavku Paste Special; u dijalogu koji će se otvoriti, u grupi Paste odaberite opciju Formats, pa potvrdite izbor. Uzgred, kad već pominjemo ovaj dijalog: upamtite ga, jer će vam biti od značajne koristi u mnogim posebnim situacijama.

Izrazi u Excel-u Nalik klasičnom pojmu iz algebre, izraz je oblik formule koja se sastoji od konstanti, referenci i operatora. Excel prepoznaje tri vrste izraza, a oni se razvrstavaju prema tipu rezultata: to su aritmetički, tekstualni i logički izraz. Operatori aritmetičkih izraza su uobičajeni znaci za četiri osnovne operacije (+, -, *, /), znak za procenat i znak ^ (naziva se karet) kojim se označava stepenovanje. U izrazima se koriste uobičamart 2008

PC

23

PC SPECIJALNI DODATAK

jena prava prvenstva među operacijama, a korišćenjem zagrada ovaj redosled prvenstva se menja; razlike u odnosu na aritmetička pravila ne postoje ili su veoma male, pa nećete imati nikakvih problema. Ako je reč o tekstu, rezervisan je samo jedan posebni operator: & (naziva se ampersend) označava sastavljanje teksta (tzv. konkatenaciju). Prosti logički izrazi se uobičajeno bave odnosom veličina, pa je za njih rezervisano šest očiglednih operatora: =, >, <, >=, <= i <>. Mogući rezultati nekog logičkog izraza su konstante TRUE i FALSE. Sadržaj izraza može biti ili konstanta ili adresa ćelije koja sadrži neku vrednost, bilo da su u njoj konstanta ili rezultat druge formu-

24

PC

mart 2008

le. Pogledajte primere na slici: rezultati nekih formula su dobijeni od konstanti u koloni A, a neke formule su napisane kao kombinacija konstanti i referenci. U toku unosa izraza Excel će vam pomoći logičkom kontrolom pisanja. Recimo, kada upisujete nizove otvorenih zagrada, menjaće se njihove boje; kako unesete neku desnu zagradu, podebljaće se njen par na levoj strani, a biće uparena i boja, kako biste imali vizuelnu kontrolu parova odgovarajućih zagrada. Ako pokušate da završite unos izraza koji nije ispravan, Excel će prijaviti grešku, pokušavajući da je ispravi i predlažući ispravku. U nekim trivijalnim slučajevima, recimo kad samo nije zatvorena očigledna poslednja zagrada, Excel će to učiniti za vaš račun bez posebne naznake.

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

Reference i opsezi

E

xcel raspolaže sadržajima u radnoj svesci isključivo tako što proziva adrese ćelija i opsega, dok računska mašina u pozadini pristupa konkretnim vrednostima i ispisuje rezultate u ciljnim ćelijama. Da biste mogli efikasno da obavljate sve poslove na radnom listu, izuzetno je važno da naučite da kontrolišete oblike referenci i ponašanje programa pri manipulaciji formulama, jer je sigurno da ćete često kopirati mnogo formula u nekim listama, umesto da ih sami unosite u stotine

redova iznad, a najbliža jedan red iznad“. Kada je formula iskopirana, ona je prenela upravo takav opis reference i zato je dobijena nova formula, sa drugim opsegom u zapisu. Ovakav oblik prenošenja formule je najčešći i sigurno ćete ga često koristiti; međutim, tu postoje i neke male zamke i važno je da ih prepoznate. Sada nije teško formirati sve zbirove: iskopiraćemo jednu formulu u sve ćelije reda „UKUPNO“. Sad iskopirajte zbir u F6, pa u ćeliju G5

sličnih ćelija. Prvi zadatak je da naučite da baratate različitim tipovima referenci.

(dakle, pomerite aktivnu ćeliju i desno i gore): u prvoj ćeliji ćete dobiti uredno prenetu relativnu referencu (sa vrednošću 0, jer nema vrednosti u referenci), a u drugoj grešku #REF!, jer ne postoji ćelija koja je pet redova iznad G5. Ovo je tipična i relativno česta greška u radu sa relativnim referencama; ako naiđete na nju, to je verovatno posledica izbora ciljne ćelije koja je postavljena negde ukoso u odnosu na polaznu. Neka ovo bude primer za pouku: nemojte kopirati formule ukoso, da ne biste izgubili kontrolu nad ponašanjem relativnih referenci; greške bi bile skoro potpuno izvesne. Vratimo se na početak eksperimenta: izbrišite sve formule u primeru. Ako uz jednu ili obe koordinate svake ćelije unesete znak $, ta koordinata će se smatrati fiksiranom. U ćeliju B7 sami upišite formulu =SUM($B$2:$B$6). Sada program ne čita zapis relativno kao malopre, to je apsolutna referenca koja se čita doslovno:

Pogledajte tabelu na slici: postoje neki podaci nad kojima ćemo uspostaviti zbirove. Ispod kolone za kasu 1 formiramo zbir. Sadržaj ćelije zbira je zapisan formulom =SUM(B2:B6). Zasad samo kratka uzgredna napomena: ovo je funkcija za sabiranje, a dobili smo je trivijalnim klikom na dugme Home > Editing > AutoSum dok je bila aktivna prazna ćelija B7 u koju smo hteli da unesemo zbir. Sad označite ćeliju B7 za kopiranje (Ctrl+C), pređite u C7 i pritisnite Enter. Pogledajte rezultujuću formulu: ona sada glasi =SUM(C2:C6). Excel je, dakle, preneo relativni odnos položaja ćelije u odnosu na opseg u kome se nalaze sabirci; dobili smo logičan rezultat na valjanom mestu. To znači da je polazni opseg bio relativna referenca formule: program je pročitao polazni opseg kao „sadržaj koji se nalazi u ovoj istoj koloni, najdalja ćelija je pet

mart 2008

PC

25

PC SPECIJALNI DODATAK

„opseg ćelija od B2 do B6“. Ako iskopirate formulu bilo gde, dobićete njenu identičnu kopiju, pa tako nećete dobiti drugi zbir. Ako prvi zbir unesete kao =SUM($B$2: B6), jedna ćelija će biti fiksirana, a druga relativna. Ako se formula iskopira u C7, formula postaje =SUM($B$2:C6), jer je druga ćelija u adresi opsega interpretirana relativno; ponekad i ovakav račun ima smisla, jer dobijate rastuće zbirove. Ovaj hibridni oblik se naziva mešovita referenca. Osim ovog konkretnog oblika, postoje i neke složenije (mada se koriste vrlo retko), jer ne morate fiksirati obe koordinate jedne ćelije: možete fiksirati samo kolonu, a dopustiti da se redovi menjaju (ili obrnuto) i tako možete praviti razne kombinacije, poput =SUM($C2:C$6). Isprobajte takvu kombinaciju i ispitajte šta se dešava pri kopiranju formule. U toku uređivanja formule možete lako promeniti tip reference tako što ćete u režimu uređenja (setite se: F2) postaviti pokazivač unosa na adresu ćelije i pritiskati taster F4 uzastopno, sve dok ne dobijete oblik koji želite. Kombinovanje referenci može doneti mnoge prednosti, ali skriva i mnoge zamke. Na primer, vodite računa da se zbog fiksiranja neke adrese ne pojavi preklapanje podataka, recimo da neki podzbir dva puta učestvuje u ukupnom zbiru.

Tipovi opsega Već smo opisali prve primere korišćenja opsega ćelija, način zapisivanja i njihovo značenje. Važno je još da savladate neke posebne načine kontrole opsega; biće vam korisno u redovnom radu. Kontinualni ili neprekidni opseg predstavlja obeleženi pravougaoni skup ćelija. Može se pružati po jednoj ili dve dimenzije radnog lista (zapravo, čak i do tri dimenzije u radnoj svesci). Posebni slučajevi kontinualnog opsega su jedna ili više celih susednih kolona ili redova, a moguće je i ceo radni list definisati kao kontinualni opseg. Obeleženi opseg je vidljiv na radnom listu kao područje u zatamnjenoj boji pozadine i sa istaknutim zaglavljima zahvaćenih

26

PC

mart 2008

redova i kolona. Jedna aktivna ćelija se može smatrati specijalnim slučajem opsega koji ne treba posebno obeležavati. Neprekidni opseg možete obeležiti na više načina. Sa tastature: postavite se na jednu od ćelija koja će biti ugao opsega, pa držeći taster Shift strelicama na tastaturi raširite opseg do ćelije u suprotnom uglu. Mišem je ponekad lakše: kliknite na jednu od ugaonih ćelija, a zatim jednostavno prevucite izbor do naspramnog ugla držeći levi taster miša pritisnut. Drugi način mišem: označite jednu od ugaonih ćelija, a zatim držeći Shift kliknite na naspramnu ćeliju i opseg će biti obeležen. Opseg prestaje da bude označen pritiskom na neki od kursorskih tastera ili klikom miša na bilo koju ćeliju radnog lista. Ako raspolažete nekom homogenom tabelom podataka bez praznih ćelija, bilo bi dobro da upamtite uobičajeni način njenog obeležavanja, bez obzira na njenu veličinu: postavite gornju levu ćeliju kao aktivnu, pa držite pritisnute tastere Ctrl i Shift dok redom po jednom pritisnete tastere sa strelicama nadole i udesno (svejedno kojim redom). Još jednostavnije: kliknite bilo gde unutar te tabele, pa pritisnite prečicu Ctrl+Shift+razmaknica. Pritiskom na prečicu Ctrl+razmaknica obeležićete celu kolonu u kojoj se nalazi aktivna ćelija, a prečicom Shift+razmaknica obeležavate ceo red. Moguće su i kombinacije: ako su, npr. već označene dve susedne ćelije u istom redu, pa pritisnete Ctrl+razmaknica, biće obeležene obe kolone koje sadrže te ćelije. Ako kliknete mišem na zaglavlje kolone ili reda, celu kolonu ili red ćete obeležiti kao opseg. Više uzastopnih kolona ćete obeležiti povlačeći mišem od prvog do poslednjeg zaglavlja kolone koje hoćete da uključite. Na preseku zaglavlja kolona i redova radnog lista nalazi se dugme Select All (ima oznaku trouglaste strelice). Klikom miša na to dugme, ceo radni list ćete označiti kao opseg; sa tastature, to ćete postići prečicom Shift+Ctrl+razmaknica nad nekom praznom ćelijom, udaljenom od nekog opsega koji sadrži podatke.

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

Nekontinualni ili isprekidani opseg je bilo kakav skup ćelija koje se pojedinačno obeležavaju. Način da definišete nekontinualni opseg je jednostavan: držite taster Ctrl na tastaturi, kliknite na svaku pojedinačnu ćeliju koja vas interesuje ili, ako u nekom delu ima više susednih ćelija, prevucite od prve do poslednje. Kada završite obeležavanje, otpustite taster Ctrl. Sa ovakvim opsegom su moguća ograničena dejstva, dok neka nisu izvodljiva (npr. nije izvodljivo kopiranje i premeštanje); najčešći razlog za ovakvo obeležavanje je istovremeno oblikovanje ili brisanje sadržaja u ćelijama. Osnovni vid adresiranja opsega ste već upoznali: to je kontinualni opseg koji se referencira navođenjem dvaju naspramnih ćelija, sa dvotačkom između, npr. A1:G5. Nije neophodno da navodite striktno gornju levu ćeliju, pa donju desnu: navedite bilo koji par naspramnih ćelija, npr. A5:G1. Ako hoćete da referencirate celu prvu kolonu, to možete učiniti klasičnim A1:A1048576, ali je svakako lakše ukucati samo A:A. Nekoliko celih susednih kolona ćete označiti sa npr. B:F. Isto važi i za redove: referencirajte drugi red kao 2:2 ili prvih pet kao 1:5. Po ovoj logici, ceo radni list se obeležava kao A:XFD ili kao 1:1048576, mada su u praksi retke potrebe za baš ovolikom „referencom“. Nekontinualni opseg se referencira nabrajanjem delova razdvojenih znakom tačka-zarez, pri čemu neki kontinualni deo označavate klasično. Primeri zapisa nekontinualnog opsega su A1;B2;C3 i A3:A5;C3:C5. Adresa ćelije je jednoznačna samo na nivou jednog radnog lista, jer se na svakom radnom listu nalaze ćelije sa istim adresama. Uvek možete da koristite i reference sa drugih radnih listova, upotrebljavajući opšti oblik ’ime_lista’!adresa. Uzvičnik u ovom zapisu je separator; apostrofi kojima se uokviruje ime lista se mogu izostaviti ako se ime sastoji od jedne reči: dakle, možete napisati Sheet1!A1 ili Sheet2!B2, ali biste morali da napišete ’Izveštaj o prodaji’!F1, ’Promet 2007’!B10 i slično. Na ovaj oblik udaljenih referenci morate posebno da pa-

zite: ako izbrišete radni list koji sadrži referencu u formuli na posebnom radnom listu, izgubljeni opseg će dobiti oznaku npr. #REF!A1:C3 i rezultat neće moći da bude interpretiran. Ako tokom formiranja formule treba da označite jedan ili više opsega na drugim radnim listovima, to ne morate raditi napamet: slobodno usred unosa formule promenite radni list, na drugom listu obeležite mišem željenu ćeliju ili opseg, pa se vratite na polazni list i završite unos. Ako ste izborom opsega na drugom listu završili unos, samo pritisnite Enter i opet ćete se naći na polaznom radnom listu, uz uredno završen unos formule.

Operacije nad opsezima Postoje razne operacije koje možete uraditi nad opsegom podataka; pomenimo nekoliko primera. Označite neki manji opseg, recimo tri reda puta tri kolone. Obratite pažnju da je aktivna ćelija u opsegu posebno obeležena. Sada pritiskajte taster Enter više puta. Primetićete da se aktivna ćelija menja samo u okviru opsega, idući odozgo-nadole, pa na vrh sledeće kolone i tako redom ukrug. Tokom popune možete koristiti i taster Tab (udesno) i kombinacije sa tasterom Shift (u suprotnom smeru). Označite bilo kakav opseg podataka, u aktivnu ćeliju unesite neki sadržaj, a unos potvrdite sa Ctrl+Enter: sve ćelije opsega će odmah primiti taj isti sadržaj. Pritisnite Ctrl+B: svi ispisi će biti podebljani, itd. Vratimo se opet na tabelu koju smo formirali radi prikaza načina prenošenja referenci. Izbrišite sve zbirove koje ste uneli na dnu kolona. U ćeliju B7 postavite zbir te kolone; neka B7 ostane aktivna ćelija. Sadržaj ćelije je =SUM(B2: B6). Sad obratite pažnju na crni kvadratić u donjem desnom uglu okvira koji označava aktivnu ćeliju. Primaknite pokazivač miša tako da se pretvori u mali crni krstić; sad pritisnite levi taster miša i prevucite pokazivač preko ćelija C7 i D7. Otpustite taster miša; u naznačenim ćelijama ćete dobiti zbirove kolona C i D. Pojaviće se i pametna oznaka: ako je otvorite, osim operacimart 2008

PC

27

PC SPECIJALNI DODATAK

je kopiranja ćelija koja je podrazumevano izvedena, rezultat možete promeniti izborom opcija za prenos samo oblika bez sadržaja ili samo sadržaja bez oblikovanja. Crni kvadratić se zove ručica popune (fill handle), a njome možete izvesti još neke zanimljive stvari koje ćemo pomenuti kasnije. Operacije kopiranja, premeštanja i nalepljivanja možete izvoditi klasičnim prečicama Ctrl+C, Ctrl+X i Ctrl+V, komandama u glavnoj traci i slično. Nakon umetanja sadržaja po-

zni sadržaj, prepisujući bilo koji prethodni sadržaj; sledeće dve opcije kopiraju samo vrednosti, odnosno formule; opcija Link Here formira izraze poput =A1, koja uvek prikazuje tekuću vrednost u izvornoj ćeliji; sledeća komanda formira internu hipervezu ka polaznom opsegu. Sledi niz od četiri komande koje se ponašaju na specifičan način: korišćenjem neke od ovih komandi, sadržaj na odredištu se ne prepisuje, nego se pomera nadole ili nadesno pred novim opsegom. Ostaje da izaberete da li se opseg kopi-

javiće se nova pametna oznaka u kojoj možete odmah dodati neke atribute tek izvedenoj operaciji; obratite posebnu pažnju na varijante oblikovanja ciljnog sadržaja i mogućnost prenošenja širine polazne kolone. Već smo jednom iskoristili paletu ispod dugmeta Home > Clipboard > Paste; uočite da možete odabrati razne posebne vidove prenosa sadržaja; isprobajte sami posledice raznih načina! Možete mišem da „uhvatite“ opseg za jednu od ivica, a zatim ga prevučete na odredište; da biste to učinili, primaknite pokazivač miša okviru opsega dok se ne pojavi četvorostruka strelica. Prilikom vučenja, videćete siluetu opsega i ekransku napomenu sa adresom ciljnog opsega, što će vam pomoći da precizno locirate odredište. Ako pritom budete držali desni taster miša, a ne levi kao što je uobičajeno, kada dovučete opseg na odredište i otpustite taster miša, odmah će se otvoriti brzi meni koji nudi izbor od deset operacija na ciljnom opsegu. Prvu grupu čine standardne komande: Move Here i Copy Here premeštaju, odnosno kopiraju pola-

ra ili premešta. Kada kopirate neki opseg, pazite na tipove referenci u ciljnim ćelijama; prenos relativne reference može da izazove pogrešne rezultate u formulama. Morate razlikovati dve vrste brisanja unutar opsega: jedno je fizičko uklanjanje ćelija, pri čemu se menja struktura celog radnog lista, a drugo se svodi na „čišćenje“ ili samo brisanje sadržaja ćelija, pri čemu sam opseg ostaje na svom mestu. Označeni opseg ćete fizički izbrisati pomoću dijaloga koji dobijate komandom Home > Cells >Delete > Delete Cells ili komandom Delete u kontekstnom meniju opsega. Nude se četiri opcije: u prve dve odlučujete da li će ispražnjeno mesto „povući“ preostale ćelije zdesna ili odozdo. Druge dve opcije omogućuju da fizički izbrišete cele redove ili kolone u kojima se nalazi obeleženi opseg. Samo sadržaj opsega ćete najbrže ukloniti pritiskom na taster Delete na tastaturi. Komanda na glavnoj traci Home > Editing > Clear otvara četiri opcije brisanja: opcija Clear All briše sadržaj i sve atribute oblikovanja ćelije, dovodeći je u početno stanje; opci-

28

PC

mart 2008

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

ja Clear Formats uklanja samo oblikovanja i maske koji su različiti od podrazumevanih; sledeća opcija uklanja samo sadržaj, poput tastera Delete; konačno, poslednja opcija Clear Comments uklanja komentar koji je dodeljen ćeliji (o ovom elementu govorimo u sledećem priručniku). Osim kompletnog kopiranja sadržaja opsega, postoji mogućnost prenosa dela sadržaja ćelija ili obavljanja nekih operacija u toku prenosa, što su vam pametne oznake već otkrile. Obeležite neki opseg podataka, izaberite Copy, a zatim aktivirajte samo jednu ćeliju koja je gornji levi ugao ciljnog opsega. Prostom komandom Paste iskopirali biste sadržaj opsega, prenoseći sve osobine oblikovanja i zauzimajući tačno isti obim ciljnih ćelija. Međutim, ako otvorite dijalog komandom menija Home > Clipboard > Paste > Paste Special ili istom komandom u kontekstnom meniju, dobićete mogućnost da izaberete posebni vid kopiranja. Opišimo opcije koje se nude. Grupa Paste nudi čak jedanaest načina prenosa: puno kopiranje (All) prenosi vrednosti, formule i oblikovanje ćelija. Opcija Formulas čini slično, ali sa izuzetkom okolnih osobina redova i kolona (npr. prenos cele kolone menja širinu ciljne kolone); ako upotrebite opciju Values, sve formule će biti prevedene u konstante. Opcija Formats prenosi samo osobine ćelija, bez prenosa sadržaja (ponaša se kao Format Painter), a sledeća prenosi samo komentare. Kada postavite pravilo valjanosti unosa u jednu ćeliju, to možete proširiti na ciljni opseg opcijom Validation. Opcija All using Source theme je posebna varijanta prenošenja koja kombinuje teme za uređenje ćelija; All except borders pri

prenosu ignoriše ivične linije koje ste možda nacrtali; sledećom opcijom ćete preneti samo širinu kolone, a dve poslednje opcije su varijacije već pomenutih, uz dodatak prenošenja maske brojeva. Grupa Operation omogućuje da se ćelije polaznog opsega aritmetički pridruže ciljnom opsegu sadržaja, u kombinaciji sa osnovnom funkcijom. Na primer, ako ćeliju sa brojem 5 kopirate preko ćelije sa brojem 15, birajući operaciju deljenja, ciljna ćelija će dobiti vrednost 3; ovo možete iskoristiti da odjednom promenite vrednosti konstantama u nekom opsegu: samo u neku ćeliju unesite vrednost koja će biti sabirak, umanjilac, množilac ili delilac, na njoj zadajte komadu kopiranja, a onda obeležite ceo ciljni opseg, pa specijalno nalepite tu vrednost birajući operaciju; bržeg načina za takvu akciju nema! Najzad, dva polja za potvrdu pri dnu izazivaju posebna dejstva. Prva opcija Skip blanks nalaže da praznine u polaznom opsegu ne prebrišu sadržaj u ciljnom opsegu, nego da ga zadrže. Opcija Transpose će preokrenuti ciljni opseg tako da redovi polaznog postanu kolone, a kolone redovi.

Ručica za popunu Već smo ilustrovali primenu ručice za popunu, malog crnog kvadratića u donjem desnom uglu okvira aktivne ćelije ili opsega; ispitajmo kako se još ta ručica koristi. U neku ćeliju upišite tekst, npr. „Zdravo!“ Uhvatite ručicu mart 2008

PC

29

PC SPECIJALNI DODATAK

za popunu mišem i povucite ga nadole preko nekoliko ćelija. Otpustite taster na mišu: tekst je iskopiran u sve ove ćelije. Neka ceo opseg ostane obeležen, pa povucite ručicu za popunu nekoliko redova nagore: iskopiraće se i ovako. Ne puštajući taster miša, imate mogućnost da širite opseg samo u jednom, ali bilo kom smeru. Drugi primer: u jednu ćeliju upišite „Zdravo!“ a u onu ispod nje napišite „Kako ste?“ Obeležite opseg od ove dve ćelije, pa povucite ručicu za popunu nadole nekoliko redova. Primetićete da se ceo opseg kopira onoliko puta koliko ima mesta u označenom ciljnom prostoru; u tome će vam pomoći ekranska napomena uz pokazivač miša dok vučete. Probajte i ovo: u neku ćeliju unesite tekst „broj 7“. Uhvatite ručicu za popunu i povucite je nekoliko ćelija nadole. Obeležite opet početnu ćeliju, pa povucite ručicu udesno, pa ulevo, pa nagore. Primetićete da se tekst menja u

„broj 8“, „broj 9“... ako vučete ručicu nadole ili udesno, a u „broj 6“, „broj 5“... ako je vučete ulevo ili nagore. Ova mogućnost programa se zove automatska popuna: brojevi na kraju u alfanumeričkom zapisu se menjaju za jedan, datumi za jedan dan, vreme za jedan sat, itd. Ručica za popunu ima još jednu svrhu: obeležite neki veći opseg podataka, pa povucite ručicom nalevo ili nagore: u svim sivo označenim kolonama ili redovima sadržaj ćelija će biti izbrisan. Recimo da pripremate neku dugačku listu i da želite da joj dodate redne brojeve. Umesto da kucate redne brojeve počev od 1 pa do ko zna koliko, upotrebite ručicu za popunu. Formi-

30

PC

mart 2008

rajte kolonu za redne brojeve i unesite prva dva redna broja (npr. 1 i 2). Obeležite ta dva broja kao opseg, pa povucite ručicu do željenog broja. Postoji i mnogo lakši način, ali pod uslovom da je sadržaj liste već unet ranije: dovoljan je dupli klik na ručicu na prvoj ćeliji u koju ste uneli broj 1. Excel će prepoznati kontekst liste i uneti broj 1 tačno do kraja liste. Odmah se poslužite pametnom oznakom: izvedenu operaciju Copy Cells promenite u Fill Series; umesto jedinica, dobićete uredan skup rednih brojeva. Unos nizova brojeva je podržan posebnim opcijama; redni brojevi su tek najprostiji slučaj. Recimo, ako je polazna vrednost datum, pametna oznaka će vam ponuditi da korak uvećanja bude jedan dan, jedan radni dan (Fill Weekdays; uzimaju se samo dani od ponedeljka do petka), jedan mesec ili cela godina. Pri promeni meseca, mehanizam je dovoljno inteligentan da izbegne nelogične datume: recimo, unesite 31.1.2008, povucite nadole, pa zahtevajte uvećanje za jedan mesec i obratite pažnju na rezultat. Da biste još brže dobili opcije popune, vucite desnim tasterom miša, pa će se na kraju izbor u meniju pojaviti odmah. Uočite posebne opcije koraka uvećanja brojeva koji nisu susedni. Recimo, u jednu ćeliju unesite broj 2, a u sledeću broj 5. Označite ove dve ćelije kao opseg, pa levim tasterom miša povucite ručicu za popunu nadalje. Dobićete brojeve 8, 11, 14... jer će se uspostaviti linearna korelacija. Ako vučete desnim tasterom miša, možete uspostaviti linearnu ili geometrijsku progresiju (opcije Linear Trend i Growth Trend). Ukupne opcije za popunu opsega serijom podataka ćete dobiti ako unesete prvu vrednost u neku ćeliju, odatle obeležite ciljni opseg, pa pozovete dijalog Home > Editing > Fill > Series. Isprobajte sami razne opcije nad običnim brojevima i datumima, lako ćete ih razumeti.

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

Ručica za popunu je u stanju da koristi podatke koji su definisani u posebnim listama za popunu. Pogledajte dijalog koji se otvara izborom dugmeta Edit Custom Lists u polaznom dijalogu Office > Excel Options > Popular: tu se već nalazi nekoliko spiskova dana u nedelji i meseci u godini; ako je podrazumevani jezik vaše platforme prilikom instalacije sistema Microsoft Office 2007 bio srpski (bez obzira na jezik radne površine), ti spiskovi će biti na srpskom jeziku. Ako u neku ćeliju unesete bilo koji dan u nedelji, recimo „petak“, kada povučete ručicu za popunu nadole, pojaviće se „subota“, „nedelja“, „ponedeljak“ i dalje u krug. Po potrebi, možete i sami formirati prilagođene liste, direktnim unosom u dijalogu ili uvoženjem spiska iz nekog opsega na radnom listu (opcija Import u dijalogu Custom Lists).

Imenovane reference Možda ćete jednom najzad upamtiti da je neka carinska stopa upisana u ćeliju Konstante!F22, ali zar to ne bi moglo i lakše da se upamti? Ovo je tipična situacija koja se najbolje rešava imenovanjem ćelija i opsega: svakoj referenci možete dati ime u obliku šifre ili opisa. Tada po-

datak u imenovanoj ćeliji ili opsegu koristite pišući ime umesto adrese, primera radi =C25*(1+CarinaOprema) ili =F10*EvroKupovni. Ime reference može biti dugo do 255 znakova i sastoji se od slova, cifara, donje crte i tačke; prvi znak mora biti slovo ili donja crta. Ne možete dati ime koje se poklapa sa adresom ćelije (npr. AB1). Biće upamćeno da li ste upisali velika ili mala slova, ali to je pri upotrebi nevažno. Referenci možete dati ime na nekoliko načina. Najlakše je da se postavite na ćeliju ili opseg koji želite da imenujete, pa da kliknete u polje za ime (levo od linije formula) i upišete odabrano ime za referencu. Međutim, opštu i detaljniju kontrolu imenovanih referen-

ci ćete ostvariti kontrolama u grupi Formulas > Defined Names u glavnoj traci programa; način upravljanja ovim resursima je bitno olakšan u Excel-u 2007 u odnosu na prethodne verzije programa i zato vam savetujemo da uvek koristite Name Manager, koji ćete pozvati klikom na istoimeno dugme ili prečicom Ctrl+F3. Klikom na dugme New u dijalogu Name Manager (takođe, komandom Formulas > Defined Names > Define Name) otvorićete detaljni dijalog za definisanje novog imena. Najpre mart 2008

PC

31

PC SPECIJALNI DODATAK

u polje Names upišite željeno ime, trudeći se da ono bude opisno. U polje Refers to upišite referencu; ranije obeleženi opseg će biti već upisan. Isti dijalog ćete koristiti i ako referenci želite da promenite adresu: odabraćete referencu na spisku u dijalogu Name Manager, pa prekucajte ili označite mišem novi opseg adresa; ako treba da izbrišete imenovanu referencu, kliknite na dugme Delete nad obeleženom stavkom. Prilikom definisanja nove imenovane reference, padajuća lista Scope je važna, jer definiše domen važnosti imena. Naime, ime reference može da bude jednoznačno samo na radnom listu, pa možda morate paziti na udvajanja koja će nastati, recimo, ako napravite kopiju radnog lista koji sadrži imenovane ćelije. Ako se imena poklapaju, pri upotrebi se podrazumeva ime na aktivnom radnom listu. Drugu referencu istog imena pozivate opštim oblikom adresiranja, poput Izveštaj!ukupno (ćelija „ukupno“ na listu „Izveštaj“). Ove situacije su podložne greškama, pa vam savetujemo da zbog boljeg snalaženja pazite da imena budu jednoznačna u celoj radnoj svesci. Štaviše, preuredite ih: u dijalogu Name Manager najpre kliknite na zaglavlje Name da biste sortirali spisak po imenima. Obeležite dvostruko ime, ako postoji u listi, pa kliknite na dugme Edit i u dijalogu Edit Name promenite ime reference. Nemojte se brinuti za integritet promenjene reference: Excel će promeniti sve upotrebljene

32

PC

mart 2008

instance imena. Uopšte, Excel je u stanju da prepozna ime reference ako je pri formiranju formule budete označili mišem. Ako ste u nekim formulama ranije pisali prave adrese kao reference, a zatim imenovali te ćelije, adresu možete zameniti imenom: otvorite dijalog Formulas > Defined Names > Define Name > Apply Names, a zatim u listi izaberite sva imena kojima će adrese ćelija ili opsega biti zamenjene. Imenovanu referencu lako možete koristiti bilo gde: uočite spisak ispod komande Formulas > Defined Names > Use in formula: osim spiska definisanih imena, koja možete izabrati odmah, tu je i opcija Paste Names koja otvara dijalog; šta god da izaberete, u aktivnoj ćeliji ćete dobiti početni zapis formule poput =ime; će-

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

je ime reference jednoznačno, možete upotrebiti polje za ime da biste je aktivirali: samo upišite ime ili ga izaberite iz padajuće liste. Ako je imenovan ceo skup podataka, lako ćete ga sabrati: =SUM(prodaja); najzad, ako u formuli piše, npr. =E24*(1+pdv_stopa1+marža), biće odmah jasno da ova formula daje bruto cenu nekog artikla.

Formiranje pravila za unos lija ostaje u režimu uređenja, pa možete nastaviti da gradite formulu. Ako u dijalogu Paste Names kliknete na dugme Paste List, napravićete abecedni spisak svih imenovanih referenci u radnoj svesci. Ako želite da se podaci u nekoj složenoj tabeli imenuju na osnovu sadržaja u zaglavljima, obeležite je celu, pa birajte komandu For-

U opštem slučaju, u bilo koju ćeliju možete uneti bilo kakav sadržaj. Ali, mnogo je verovatnije da ćete podatke nekako urediti i strukturirati prema značenju, tipu i vrednosti. Da biste sprečili buduće probleme zbog nehotične greške pri unosu, postoji alatka koja služi kao preventiva: to je sistem za proveru valjanosti, kojim se nekoj ćeliji ili opsegu dodeljuje pravilo

mulas > Defined Names > Create from Selection; svaki red i kolona sa sadržajem će biti imenovani prema zaglavlju. Sada sledi ključni trik: Presek reda i kolone dobija ime koje se sastoji od oba imena opsega i razmaka između: na primer, ime podatka o prodaji druge prodavnice u utorak možete referencirati kao =prod2 utorak ili =utorak prod2, svejedno. Koristi od imenovanja su mnogobrojne. Prvo, ne morate pamtiti adresu važnog podatka – lakše je da upamtite opisnu referencu. Drugo, imenovana referenca ima apsolutnu adresu i ne morate se brinuti ako kopirate formule. Ako

unosa. Recimo, možete naložiti da ćelija prima samo broj u opsegu između dva zadata broja, datum veći od nekog početnog, tekst tačno zadate dužine, itd. Možete zadati i složeni kriterijum koji uspostavlja relaciju između unetog podatka i nekog sadržaja zatečenog na radnom listu. Odaberite jednu ili više ćelija i otvorite dijalog komandom Data > Data Tools > Data Validation (glavni deo razdeljenog dugmeta). Na kartici Settings formiraćete kriterijum ispravnosti ćelije. Recimo da ćelija treba da primi ocenu učenika: u listi Allow birajte opciju Whole number, a u listi Data kao kriterijum postavite mart 2008

PC

33

PC SPECIJALNI DODATAK

between. Pojavljuju se polja za unos Minimum i Maximum: u njih unesite brojeve 1 i 5. Odlučite da li ćelija sme da ostane prazna (opcija Ignore blank). Ako ćelija može da primi samo jednu od nekoliko određenih vrednosti, zgodno

je da na nekom mestu formirate listu svih mogućih vrednosti, a zatim ciljnim ćelijama dodelite pravilo unosa iz te liste: u dijalogu Data Validation > Settings odaberite opciju Allow – List, pa u liniju Source unesite adresu pripremljene liste (koja mora biti na istom radnom listu). Listu možete uneti i direktno u polje Source kao tekst razdvojen separatorom (tačka-zarez), npr. Pera;Mika;Laza. Tako pripremljena ćelija će se pri unosu ponašati kao padajuća lista u kojoj birate moguće vrednosti. Time možete da završite definisanje pravila, ali predlažemo da pride odredite kako da se ćelija ponaša u toku interakcije. Na drugoj kartici možete definisati poruku koja će se pojavi-

34

PC

mart 2008

ti kao ekranska napomena kada se ćelija aktivira. Na trećoj kartici Error Alert odaberite jedan od tri stila: opcija Stop će sprečiti unos neispravne vrednosti, Warning će zahtevati od korisnika da odluči između prihvatanja i ispravke unosa, dok opcija Information samo izveštava o grešci i prihvata unetu vrednost. Ako isključite polje za potvrdu na ovoj kartici dijaloga, program neće reagovati na pogrešan unos. U tom slučaju ispravnost možete proveriti naknadno, komandom Data > Data Tools > Data Validation > Circle invalid data. Neispravni podaci će biti privremeno zaokruženi crvenom elipsom, pa možete reagovati na grešku. Elipsa se uklanja nakon komande za čuvanje radne sveske ili komandom Clear validation circles koja se nalazi u istoj paleti komandi.

Uslovno oblikovanje Excel omogućuje da sadržaj ćelije menja svoj izgled u zavisnosti od trenutne vrednosti. Ta funkcionalnost je izuzetno unapređena u aktuelnoj verziji programa i predstavlja jednu od najatraktivnijih novosti; predstavlja posledicu opšteg trenda u poslovnoj informatici gde se vizuelizacija podataka smatra korisnim načinom za postizanje efikasnosti. Naravno, reč je o tome da ćete primenom novih opcija veoma ubrzati pregled odnosa i uočavanje ekstremnih vrednosti u nekom većem opsegu podataka; kom-

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

binacijama koje su vam na raspolaganju, možete napraviti i prave vizuelne bravure. Osnovna upotreba uslovnog oblikovanja je veoma jednostavna, zahvaljujući paletama koje ćete pronaći grupisane ispod dugmeta Home > Styles > Conditional Formatting. Najočiglednije za primenu su grupe opcija Data Bars, Color Scales i Icon Sets; osnovna upotreba je veoma jednostavna i nećemo vas zamarati objašnjavanjem. Jedino naglašavamo da možete slobodno kombinovati čak i više opcija odjednom, npr. skale boja i ikone zajedno; s druge strane, napomi-

njemo i to da preterivanje ne vodi dobrom rezultatu, pa budite umereni u primeni ovih opcija. Uočite da ćete primenom palete Highlight Cell Rules lako definisati neko sopstveno pravilo za vizuelno obeležavanje sadržaja: među predlošcima pravila su svakako veoma zanimljiva ona koja ističu duplikate u opsegu. Grupa pravila Top/Bottom Rules daju zanimljivu mogućnost da obeležite one vrednosti koje su specifične u odnosu na ostatak opsega (npr. vršne vrednosti, one koje su izvan očekivanog opsega i slično). Svako definisano pravilo uslovnog oblikovanja na radnom listu je moguće naknadno preurediti: otvorite dijalog komandom Home > Styles > Conditional Formatting > Manage Rules, pa u padajućoj listi Show formatting rules for birajte opciju This Worksheet. Dobićete spisak definisanih pravila; obeležite ono koje želite da promenite i kliknite na dugme Edit Rule. Konkretni sadržaj dijaloga koji sledi će zavisiti od vrste pravila koje ste prvobitno definisa-

li: Ipak, jedan imenitelj je zajednički: uobičajeno je da se minimalne i maksimalne vrednosti utvrđuju relativno u odnosu na sadržaj celog opsega; umesto toga, vi možete utvrditi neke apsolutne veličine koje će biti smatrane novim okvirima za oblikovanje. Ako ste skloni kombinovanju, možete i sami definisati neko pravilo za uslovno oblikovanje mimo paleta: počnite nad obeleženim opsegom, pozivajući dijalog komandom Home > Styles > Conditional Formatting > Manage Rules. Dijalog je prilično intuitivan i vodi vas kroz sve potrebne korake u definisanju pra v i l a , pa vam prepuštamo da sami istražite opcije. Pomoći ćemo vam samo kod poslednje opcije za izbor tipa pravila, ono koje birate opcijom Use a formula to determine which cells to format. Važan detalj pri definisanju ovog pravila u opsegu je da primetite koja ćelija je aktivna u opsegu (recimo, obratite pažnju na adresu u polju za imena), jer tu ćeliju ćete referencirati kao uzorak u formuli. Sama formula mora da ima takav oblik da vrati logičku vrednost (npr. =C15>100 ili =B10<>"nedelja"). Zatim klikom na dugme Format otvorite dijalog za oblikovanje ćelije i postavite nove osobine njenog izgleda. Kada definišete prvo uslovno oblikovanje nad opsegom, dugmetom New Rule možete postaviti novi uslov, i tako do velikog broja nivoa. Ako postavljate više pravila, povedite sami računa da ona moraju da budu međusobno logički usaglašena; izvesnu pomoć vam može pružiti arbitrarno pravilo Stop if True koje će sprečiti proveru pravila nižeg ranga u nekoj ćeliji u opsegu ako je neko više pravilo već zadovoljeno. mart 2008

PC

35

PC SPECIJALNI DODATAK

Funkcije

R

ad sa formulama i, posebno, sa funkcijama na radnom listu u Excel-u ne bi bio ni po čemu poseban da nije osnovnog načela koje ste već uočili, pa čak i ako ste potpuni početnik: to je princip automatskog preračunavanja. Kad god promenite neki sadržaj na radnom listu,podrazumevano se okida operacija ponovnog izračunavanja svih formula, što znači da će sve formule na koje izmenjeni sadržaj utiče dati nove rezultate; ovo je jedna od suštinskih osobina koja spreadsheet programa. Posebno korisno je takozvano kaskadno preračunavanje: rezultat neke formule može biti argument druge, a ova treće itd. Radni list može imati proizvoljan broj ćelija čiji sadržaj je direktno ili posredno povezan sa nekim zajedničkim sadržajem. Kada dođe do promene početnog sadržaja, izmeniće se i sve zavisne vrednosti. Zahvaljujući tome, vi možete organizovati radni list (i celu radnu svesku) kao složenu mrežu nekog aplikativnog rešenja u kome relativno mali broj unetih vrednosti formira kompletnu sliku nekog poslovnog procesa.

Prva funkcija: SUM Vratimo se na tabelu u kojoj smo demonstrirali automatsko preračunavanje. Postavite se u ćeliju A6 i unesite izraz =A1+A2+A3+A4+A5. Nije problem napisati izraz sa pet sabiraka, ali šta bi bilo ako treba sabrati dvesta brojeva? Za to se koristi funkcija SUM, koju ste već više puta videli u prethodnom tekstu; sasvim sigurno, tu funkciju ćete koristiti više nego sve druge izraze i funkcije zajedno. Zato u glavnoj traci Home postoji brza komanda da postavite funkciju sabiranja: postavite se na ćeliju u kojoj tre-

36

PC

mart 2008

ba da se nađe zbir i kliknite na dugme Editing > AutoSum. Istu komandu ćete naći i u paleti Formulas > Function Library. Sa velikom verovatno-

ćom, program će vam predložiti tačni opseg ćelija koji baš želite da saberete. Ukoliko ovaj opseg nije dobro predložen, ostaje vam da prekucate ili da mišem prevučete od prve do poslednje ćelije koju želite, a zatim potvrdite unos. Dakle, zamenite polazni izraz funkcijom =SUM(A1:A5). Dobili ste, naravno, isti rezultat. Obratite pažnju na još jedan detalj: pored dugmeta AutoSum nalazi se padajuća lista najčešće korišćenih funkcija (prosek, prebrojavanje, maksimum i minimum), što je zgodna prečica do tih, takođe često korišćenih funkcija. Uočićete i stavku More Functions, koju ćemo uskoro opisati. U Excel-u postoje i jedan „brzi“ računski alat: ako želite da samo na čas saznate zbir nekih ćelija, obeležite ih i pogledajte na statusnu traku, gde će se pojaviti tekst poput Sum=1286; kako budete povećavali opseg mišem, tako će se i priručni zbir menjati. Desnim klikom na ovo polje u statusnoj liniji, dobićete listu drugih funkcija, sličnu onoj pod dugmetom za sabiranje u traci sa alatkama. Novost u Excel-u 2007 je u tome što možete prikazati i više agregatnih vrednosti odjednom; neće smetati da ih uključite sve, mada je potrebno da vas upozorimo da ćete ponekad videti i neke možda nelogične rezultate (npr. zbir više datuma).

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

Struktura funkcije Sve formule u Excel-u moraju da budu pisane po strogim pravilima. Kada smo govorili o izrazima, videli ste da su pravila pisanja gotovo jednaka pisanju izraza po pravilima aritmetike. S druge strane, za funkcije važe pravila koja se menjaju od jedne do druge prilike, ali postoje neka opšta pravila koja se lako prepoznaju. Najopštiji oblik pisanja funkcije je =FUNKCIJA(arg1;arg2;...;argN)

Iza znaka jednakosti sledi rezervisana reč koja predstavlja ime funkcije, a zatim se u zagradama navodi jedan ili više argumenata funkcije, razdvojenih tačka-zarezom kao znakom za razdvajanje. Nebitno je da li rezervisanu reč pišete velikim ili malim slovima; Excel će je na kraju prevesti u velika slova. Argumenti funkcije mogu biti konstante, reference (adrese ćelije ili opsega), celi izrazi i druge funkcije, a najviše ih može biti trideset. U zavisnosti od pravila funkcije, argumenti mogu biti obavezni ili opcioni. U nekim slučajevima broj argumenata može biti promenljiv, a redosled nevažan. U opštem slučaju, broj i redosled argumenata je strogo definisan. Primer funkcije sa proizvoljnim brojem i nebitnim redosledom argumenata je funkcija SUM: =SUM(1;A1;C3:D6;F5+100)

U ovom primeru postoji četiri argumenta: jedna konstanta, jedna ćelija, jedan opseg i jedan izraz. Pošto je sabiranje komutativno, redosled navođenja argumenata nije bitan. Primer funkcije sa strogim redosledom bi bio: =IF(A2<>0;A1/A2;"Deljenje nulom!")

Ovo je funkcija grananja, koja najčešće ima tri navedena argumenta; ako nedostaje drugi argument, podrazumevaće se TRUE, a zamena za treći je FALSE. Po dogovoru, opcione ar-

gumente ćemo pisati kurzivom. Sintaksa funkcije stoga glasi =IF(uslov;rezultat_ako_je_tačno; rezultat_ako_je_netačno)

Ponekad funkcija ima određeni broj argumenata, ali se u nekim slučajevima neki od argumenata može izostaviti i tada se prihvata njegova podrazumevana vrednost. Ako napišemo =WEEKDAY("1.mar.2008"), funkcija će vratiti redni broj dana u sedmici za navedeni datum, ali po američkom standardu, gde se nedelja smatra prvim danom u sedmici, pa će rezultat za ovu subotu biti broj 7. Zato treba upotrebiti opcioni drugi argument koji menja način brojanja: =WEEKDAY("1.mar.2008";2); sada će ova funkcija vratiti broj 6, kako smo već navikli da numerišemo subotu u radnoj sedmici. Postoje i funkcije bez argumenata: bez obzira na to, iza rezervisane reči i tada svakako treba ispisati par zagrada. Recimo, funkcija =TODAY() daje trenutni datum, a =NOW() daje trenutni datum i vreme; nikakvi argumenti ovde nemaju smisla. Argument funkcije može da bude druga funkcija. Funkcije je moguće ugnezditi do 64 nivoa dubine, što je i te kako izdašno (u ranijim verzijama, limit je bio sedam nivoa). Dakako, ne treba preterivati: često je pametnije razložiti neki složeni proračun na više koraka, tj. na funkcije u više ćelija. Tako se lakše kontroliše rad funkcija u uslovima promenljivih vrednosti argumenata, naročito u slučajevima kada se ponekad pojavljuju greške u rezultatima. Kada se kao argument funkcije unosi formula, onda za nju važe sva njena pravila unosa, osim što se sad ne unosi znak jednakosti: taj znak je rezervisan isključivo za označavanje početka unosa cele formule. Na primer: =IF(A1=0;0;B1/A1)

Ova funkcija će razrešiti problem deljenja nulom. Umesto greške #DIV/0!, takav rezultat mart 2008

PC

37

PC SPECIJALNI DODATAK

ćemo proglasiti nulom. Pogledajte sledeće primere i protumačite ih sami: =WEEKDAY(TODAY();2) =SUM(IF(A1>B1;A1;B1);C1)

Funkcija može da bude i deo izraza, pa je prihvatljivo da napišete izraze poput ovih: =1+IF(A1>A2;A1;A2) =TODAY()+14 =MIN(SUM(A1:C3);SUM(D1:D10);50)/(1+ABS(G1))

U času uređenja formule čiji sadržaj su reference, svaka od njih će se pojaviti u različitoj boji, a sama referenca će biti privremeno uokvirena linijama odgovarajuće boje; tako ćete moći da proverite svaki od polaznih opsega. Ako neki argument formule ima pogrešnu adresu, prepravite je prekucavanjem ili mišem: uz pomoć četiri kvadratića u uglovima opsega, možete mišem promeniti adresu reference.

Unos funkcije Konkretne akcije pri unosu formula obavljaćete uglavnom u paleti Formulas > Function Library uz pristojni prateći sistem pomoći koji je ugrađen u program. Biblioteka funkcija je grupisana u logične celine o kojima ćemo malo kasnije više govoriti; obratite pažnju da ako malo zadržite pokazivač miša nad imenom funkcije u

38

PC

mart 2008

paleti, dobijate kratki opis i sintaksu funkcije, što može biti dovoljno ako samo želite da se prisetite jedne funkcije među više sličnih. Primetili ste verovatno i sledeće: ako krenete u samostalno pisanje imena funkcije, počev od znaka jednakosti i prvog slova, pojaviće se priručna lista funkcija koje odgovaraju do sada ispisanim slovima, sužavajući se kako unosite koji znak (probajte =SUM). U određenom trenutku možete da se preorijentišete na strelice na tastaturi da biste birali u priručnoj paleti, a tad ćete dobiti i ekransku napomenu sa opisom funkcije; obeleženu funkciju ćete izabrati pritiskom na taster Tab, što će vas dovesti do tačke iza otvorene zagrade, u očekivanju unosa argumenta. Dok se sasvim ne naviknete na prepoznavanje argumenata funkcija koje koristite, preporučujemo vam da za unos funkcija koristite dijalog Insert Function, koji je od prethodnih verzija rezervisan za ovu namenu; možete ga otvoriti na više načina: klikom na dugme sa oznakom fx pored linije za unos formula; izborom stavke More Functions u uz dugme AutoSum u glavnoj traci; ili unesite znak jednakosti u ćeliju, pa u kratkoj listi poslednje korišćenih funkcija koja je zamenila sadržaj polja za ime odaberite poslednju stavku. Na slici vidite prvi od dva prozora čarobnjaka za unos funkcija. Dijalog pomaže u nalaženju funkcije čak i ako ne znate njeno ime. Naime, u polje Search for a function možete uneti pitanje u obliku nekih ključnih pojmova; ako, na primer, napišete reči angle, average value, interest, itd, dobićete izbor funkcija koje zaista

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

služe poslovima koji odgovaraju opisu; obeležite li bilo koju od njih, pri dnu dijaloga ćete dobiti sintaksu i kratki opis funkcije. Funkciju možete potražiti i na osnovu liste kategorija. Grupa Most Recently Used čuva listu od deset funkcija koje ste poslednje upotrebili, a All je abecedna lista svih aktivnih funkcija; taj broj može biti promenljiv; podrazumevano ih ima 341, a može ih biti i više ako su aktivni neki programski dodaci. Nakon izbora, kliknite na OK. Tačni sadržaj drugog dijaloga zavisi od odabrane funkcije, zapravo od broja i tipova argumenata. Levo od svakog polja za unos se nalazi opisno ime argumenta; ukoliko je to ime ispisano podebljanim tekstom, argument je obavezan; ako nije, argument je opcioni. Desno od polja, belim slovima je ispisan tip podatka ili izvor (broj, tekst, referenca), dok se polje ne popuni. Pored polja čiji tip nije važan, stajaće oznaka any; kada argument ispravno unesete, pojaviće se njegova izračunata vrednost na desnoj strani. Kako aktivirate koje polje, tako se pojavljuje kratka pomoć u donjem delu dijaloga. Čim bude dovoljno podataka da se formira rezultat, ugledaćete ga pri dnu. Ako funkcija ima promenljivi broj argumenata (probajte funkciju SUM), kada se popuni pretposlednji argument i aktivira poslednji, pojavljuje se još jedan na raspolaganju za unos, sve do tridesetog argumenta. Posao završavate potvrdom na OK. Ovo je prikladno mesto da pomenemo i jednu opciju udobnosti u dijalozima u Excel-u. Naime, desiće vam se da u toku popune nekog dijaloga treba da upišete tačnu referencu koju trenutno ne znate napamet. Da ne biste morali da pamtite i pišete napamet, možete privremeno skupiti ceo dijalog tako da se vidi samo aktivno polje za unos; tome služi dugme koje se nalazi na desnoj strani svakog takvog polja u dija-

lozima. Kada sažmete dijalog, lakše ćete obeležiti mišem potrebnu referencu; kada završite to obeležavanje, ponovnim klikom na dugme na desnoj strani razvićete dijalog do pune vidljivosti. Može i drugačije: ako krenete da povlačite mišem da biste obeležili opseg, dijalog će se sam skupiti samo do polja za unos sve dok ne završite povlačenje, kad će se opet videti ceo. Ako vam prilikom samostalnog upisa funkcije u ćeliju krene malo teže, pritisnite Ctrl+A: direktno ćete se naći u drugom koraku čarobnjaka za formiranje funkcije, gde ćete lakše završiti posao. Ako pokrenete čarobnjak u času kada je aktivna ćelija koja sadrži funkciju, opet će se aktivirati drugi prozor dijaloga, sada sa argumentima prenetim iz funkcije u ćeliji, i tu ih možete menjati.

Grupe funkcija Nemojte se opterećivati preciznim učenjem tačnog načina pisanja funkcija napamet, jer to je zaista izlišno u svetlu postojanja svih interaktivnih elemenata pomoći na radnoj površini. Umesto toga, bolje je da posvetite neko vreme opštem upoznavanju paleta funkcija po grupama, kako biste imali barem načelnu sliku o direktnim mogućnostima kojima raspolažete u svakom času. To će, verujte, biti sasvim dovoljno: iskustvom ćete kasnije sticati više saznanja o detaljima, pa možda i do mere da potpuno samostalno napišete neku složeniju funkciju. Opisi pred vama su kratki i u suženom izboru od po nekoliko tipičnih predstavnika u svakoj grupi, tek da vam naznačimo neke interesantne funkcije koje možda niste upoznali ranije. Nećemo sada pominjati ni sve grupe funkcija. Neke od njih će biti predmet sledećeg priručnika, dok neke prevazilaze okvir ovog nivoa; u potonje svakako pripada i sasvim nova grupa mart 2008

PC

39

PC SPECIJALNI DODATAK

Cube, koja je razvijena za potrebe direktne eksploatacije upita direktno iz OLAP kocki na serveru baza podataka.

đu a i b ćete dobiti drugom funkcijom =RANDBETWEEN(a;b).

Finansijske funkcije Matematičke i trigonometrijske funkcije Grupa Math & Trig sadrži operacije sa brojevima koje se nalaze i na kvalitetnim kalkulatorima: počev od funkcije SUM, koja je prva koju svako savlada, preko eksponencijalnih, logaritamskih, trigonometrijskih, sve do raznih funkcija za zaokrugljivanje broja. U ovu grupu se ubrajaju i neke posebne funkcije od kojih ćemo predstaviti nekoliko. =POWER(broj;stepen) – izračunava bilo koji stepen broja; koren broja računajte kao stepen oblika 1/x. =LN(broj), =LOG10(broj), =LOG(broj;osnova) – izračunava logaritam broja sa osnovom broja e, 10 ili sa drugim osnovama. =SIN(broj), =COS(broj), =TAN(broj), =ASIN(broj), =SINH(broj), ... – postoje osnovne trigonometrijske funkcije, inverzne trigonometrijske funkcije i hiperboličke funkcije. =LCM(broj;broj;...), =GCD(broj;broj;...) – izračunava najmanji zajednički sadržalac, odnosno najveći zajednički delilac dva ili više brojeva. =TRUNC(broj;broj_dec) – odseca decimalni deo broja na zadati broj decimala; ako nema drugog argumenta, podrazumeva se celobrojni deo. =ROUND(broj;broj_dec), =ROUNDDOWN(broj;broj_dec), =ROUNDUP(broj;broj_ dec) – zaokrugljuje broj na najbliži ceo broj, prvi ceo broj bliži nuli i prvi ceo broj dalje od nule, respektivno. Ako je drugi argument negativan boj, prelazi se na celobrojni deo: funkcija =ROUND(broj;-2) zaokrugljuje broj na stotine. =CEILING(broj;osnova), =FLOOR(broj;osnova) – povećava, odnosno smanjuje broj na najbliži ceo broj koji je umnožak zadate osnove. Na primer, funkcija =CEILING(141;15) daje rezultat 150. =FLOOR(141;15) je 135. =RAND() – daje slučajan broj u intervalu (0, 1). Funkcija se koristi kao generator pseudoslučajnih brojeva. Slučajni celi broj izme-

40

PC

mart 2008

Svrha funkcija u grupi Financial je izračunavanje raznih parametara kao što su anuiteti, interesne stope, broj rata i slično. One su malo složenije za upotrebu, jer za njihovo razumevanje morate poznavati razne metode iz oblasti bankarstva (mada se ponekad čini da naše banke ne koriste ove iste tehnike). Zato predstavljamo samo dve funkcije iz ove grupe, mogu vam makar okvirno poslužiti ako imate neke finansijske planove. Prva funkcija izračunava visinu rate prema zadatoj visini kamate, broju rata i visini glavnice. =PMT(kamata;broj_rata;početni_dug; preostali_iznos)

Sintakse finansijskih funkcija su prilagođene američkom bankarskom sistemu, pa ćemo na primeru razjasniti njihovu sintaksu. Recimo, ako hoćete da podignete kredit na 500.000 dinara na pet godina sa godišnjom kamatom od 12%, napišite: =PMT(12%/12;60;-500000)

i rezultat će biti 11.122,22 Din. Neka vas ne zbuni negativan broj: u zapadnom knjigovodstvu je normalno da se dug tako beleži. Deljenje kamate sa 12 je potrebno jer funkcija radi sa mesečnim iznosom kamate koji se preračunava na godišnju posebnim iterativnim procesom, čuvajući potrebnu preciznost proračuna. Funkcija može da se koristi i da biste utvrdili dinamiku štednje. Recimo, želite da za pet godina uštedite 750.000 dinara, uz kamatu na oročenu štednju od 3% godišnje. Napisaćete: =PMT(3%/12;60;0;750000)

i dobiti iznos od 11.601,52 dinara koje treba mesečno da odvojite da biste postigli ovaj

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

cilj. Broj će biti iskazan kao negativan, dakle kao odbijanje od vaše zarade. Nula u zapisu funkcije se odnosi na početni iznos štednje; ako već imate neku ušteđevinu koju ćete odmah oročiti, umesto nule upišite tu vrednost. Sledeća funkcija izračunava mesečnu kamatu na osnovu broja perioda uplate i iznosa glavnice duga: =RATE(broj_perioda;visina_rate; početni_dug;preostali_iznos;tip)

Recimo, ako vam banka predloži da četiri godine uplaćujete po 5.000 da biste otplatili kredit od 200.000 (mada se kod nas banke još uvek ne cenjkaju na ovaj način), pogledajte kolika je to kamata: ako napišete =RATE(48;5000;-200000), dobićete vrednost 0,77%, što je prosečna godišnja kamata od 9,24%. Ako vas interesuje kako ekonomski razvijeni svet barata novcem, pogledajte kako rade funkcije NPER, IRR, NPV i druge. A u slučaju da već imate iskustva u baratanju finansijskim funkcijama, napominjemo da je ova grupa značajno proširena u aktuelnoj verziji, kao i da su poboljšane iterativne metode koje povećavaju preciznost međurezultata.

Funkcije za rad sa tekstom Zahvaljujući skupu funkcija u paleti Text, moguće je izvršiti mnogobrojne manipulacije tekstom: povezivanje, promenu veličine slova, promenu dela teksta, pretvaranje teksta u broj i obrnuto, itd. Pogledajmo kako rade neke od funkcija iz ove grupe. =LEFT(tekst;br_zn), =RIGHT(tekst;br_ zn), =MID(tekst;mesto;br_zn) – ove funkcije vraćaju od zadatog teksta deo u zadatoj dužini na levoj strani, na desnoj strani ili u sredini počev od zadatog mesta, respektivno. =LEN(tekst) – vraća broj znakova u tekstu. =FIND(kriterijum;tekst;početak) – nalazi mesto znaka koji je kriterijum u tekstu, počevši sa pretragom od znaka koji je označen kao početak. Na primerima:

=FIND("o";"Microsoft";6) – vraća broj 7 („prvo o iza šestog znaka“) =MID(A1;FIND(" ";A1;1)+1;LEN(A1) -FIND(" ";A1;1)+1) – uvek vraća drugu reč ako u A1 postoje dve reči razdvojene razmakom. =LOWER(tekst) , =UPPER(tekst) , =PROPER(tekst) – sve znakove teksta prevodi u mala slova, u velika slova ili u prva velika i ostala mala slova, respektivno. =EXACT(tekst;tekst) – poredi tekstualni sadržaj u dve ćelije, uvažavajući razliku između velikih i malih slova, i vraća logičku vrednost TRUE ili FALSE. =VALUE(tekst), =TEXT(broj;format) – prva funkcija pretvara tekst u broj, a druga pretvara broj u tekst, u zadatom formatu. Na primerima: =VALUE("1"&","&"23") – vraća broj 1,23 =TEXT("12345,67";"# ##0,000") – vraća tekst "12 345,670"

Funkcije za rad sa datumima i vremenom Funkcije u grupi Date & Time se koriste kada je potrebno od nekih parcijalnih podataka formirati datum ili kada treba pripremiti ovakve podatke za kasnije operacije. Neke funkcije smo već pomenuli (WEEKDAY, TODAY, NOW). Ne zaboravite: Excel interno beleži datume kao cele brojeve u rastućem nizu počev od 1. januara 1900. godine. Vreme u toku dana se beleži kao decimalni deo celog broja, gde jedan sekund iznosi 1/86400. =HOUR(vreme), =MINUTE(vreme), =SECOND(vreme) – funkcije vraćaju broj koji odgovara satu, minutu i sekundi za odabrani zapis vremena. =DAY(datum), =MONTH(datum), =YEAR (datum) – funkcije vraćaju broj koji odgovara danu, mesecu ili godini za odabrani datum. =DATE(godina;mesec;dan) – formira datum od elemenata zadatih brojem ili referencom. =DATEVALUE(datum_kao_tekst) – vraća redni broj dana počev od 1. januara 1900; npr, redni broj za 1. mart 2008. je 39508. Argument mart 2008

PC

41

PC SPECIJALNI DODATAK

funkcije mora biti uveden kao tekst, recimo pod navodnicima; ako je to referenca sa realnim datumskim podatkom u A1, onda upotrebite mali manevar: =DATEVALUE(TEXT(A1;"d.m.y")).

Logičke funkcije Uz pomoć funkcija u grupi Logical može se ostvariti, u izvesnom smislu reči, programiranje rezultata na radnom listu, uslovljeno zatečenm sadržajem. Ove funkcije obrađuju logičke pojmove i kombinuju ih prema pravilima Bulove algebre. Tri funkcije vraćaju rezultate TRUE ili FALSE u zavisnosti od iskaza: =AND(iskaz1;iskaz2;...) – TRUE ako su svi iskazi tačni. =OR(iskaz1;iskaz2;...) – TRUE ako je barem jedan iskaz tačan. =NOT(iskaz) – vrednost suprotna od vrednosti iskaza. Setite se da implikacija može da se interpretira kao =AND(iskaz1;NOT(iskaz2)). Funkcija IF je logička funkcija koju smo već pomenuli (primer koji rešava deljenje nulom) i verovatno ćete je često koristiti. U zavisnosti od vrednosti iskaza, funkcija vraća jedan od dva predviđena rezultata; ako nedostaju drugi ili treći argument, oni se menjaju podrazumevanim rezultatom TRUE ili FALSE, respektivno. Sintaksa funkcije je sledeća: =IF(uslov;rezultat_ako_je_tačno; rezultat_ako_je_netačno)

Excel 2007 uvodi i novu logičku funkciju IFERROR, koja će lakše poslužiti za presretanje raznih grešaka na radnom listu. Budete li koristili ovu funkciju, izgubićete kompatibilnost sa ranijim verzijama Excel-a.

Funkcije za pronalaženje i reference Namena funkcija u grupi Lookup & Reference je višestruka: uglavnom ih koristite kada je potrebno da indirektno referencirate neki sadržaj ili kada na osnovu sadržaja treba da nađete neku adresu.

42

PC

mart 2008

=COLUMN(ref), =ROW(ref) – ove funkcije daju brojeve koji odgovaraju rednom broju kolone, odnosno reda navedene reference. Ako je referenca opseg od više ćelija, biće vraćen broj leve kolone, odnosno gornjeg reda. =INDIRECT(ref;stil) – vraća vrednost iz adrese koja je napisana kao tekst u ćeliji navedenoj referencom. Recimo, ako se u ćeliji A1 nalazi broj 1234, a u ćeliji B2 nalazi tekst "A1", funkcija =INDIRECT(B2) vraća vrednost 1234. =CHOOSE(indeks;arg1;arg2;....) – indeks, koji treba da bude broj od 1 do 29, bira argument koji po redu odgovara indeksu. Na primer, ako se u A1 nalazi datum 20.3.2008, sledeća funkcija će ispravno dati rezultat „čet“: =CHOOSE(WEEKDAY(A1;2);"pon";"uto";"sre"; "čet";"pet";"sub";"ned")

Statističke funkcije Excel je moćan alat za statističke analize. Kada se osnovnoj grupi funkcija u paleti More Functions > Statistical dodaju i one iz programskog dodatka Analysis ToolPak, Excel staje rame uz rame sa mnogo skupljim specijalizovanim programima ove namene. Neke od funkcija u ovoj grupi ćete verovatno često koristiti, a proverite sami desetine funkcija koje su zasnovane na statističkim raspodelama, regresijama, trendovima, itd. =AVERAGE(opseg), =MAX(opseg), =MIN(opseg) – ove funkcije daju prosečnu, maksimalnu, odnosno minimalnu vrednost u opsegu, respektivno. =COUNT(opseg), =COUNTA(opseg), =COUNTBLANK(opseg) – ove tri funkcije daju broj numeričkih vrednosti, broj svih nepraznih ćelija i broj svih praznih ćelija u zadatom opsegu, respektivno. =COUNTIF(opseg;kriterijum) – daje broj ćelija u opsegu koje zadovoljavaju vrednost zadatu kriterijumom. =SUMIF(opseg;kriterijum;opseg_za_sabiranje) – funkcija uslovnog sabiranja; nad datim opsegom se definiše kriterijum, a odgovarajuće

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

odabrane vrednosti u opsegu za sabiranje čine zbir. Da bi bilo jasnije, evo primera. U koloni A su obeležja uzoraka (npr. slova A, B, C), a u koloni B su date količine. Ako hoćete da saberete sve količine uzorka C, napisaćete: =SUMIF(A2:A99;"C";B2:B99)

Ako želite da saberete samo brojeve veće od 100, napisaćete: =SUMIF(B2:B99;">100";B2:B99)

Neke od funkcija iz ove grupe su tek uvod u „veliku“ statistiku: =STDEV(opseg), =VAR(opseg) – ove funkcije izračunavaju vrednost standardne devijacije, odnosno varijanse uzorka, ignorišući sve nenumeričke vrednosti opsega. =TREND(poznati_y;poznati_x;novi_x) – iz relacije skupa poznatih vrednosti (veličine u opsegu poznati_y su u funkciji opsega veličina poznati_x) i nove zadate vrednosti x, izračunava novu vrednost prema funkciji linearnog trenda y=ax+b.

mart 2008

PC

43

PC SPECIJALNI DODATAK

Štampanje

O

pšte odredbe o štampanju smo obradili u uvodnom priručniku o zajedničkim osobinama sistema Microsoft Office 2007. Ipak, Excel je karakterističan program po tom pitanju, jer strukture kojima baratate nisu uvek baš „prijateljski nastrojene“ prema prezentaciji na papiru. Dabome, postoje posebne opcije pomoću kojih možete dobiti atraktivne štampane rezultate i mi ćemo se u ovom odeljku posvetiti nekima od njih.

Da biste pripremili radni list za štampu, kada god je moguće, organizujte podatke po dužini, vertikalno i u više redova, a ne po širini. Postoje razvijene opcije štampe tabela koje su jako velike u obe dimenzije, ali tome pribegavajte samo kada drugačije nije moguće. Da biste lakše razumeli kako će vaš sadržaj biti odštampan, vreme je da uvedemo i dva posebna prikaza koja su posvećena tom poslu; jedan od njih ima određena funkcionalna svojstva, a drugi je novost u programu – to je puni WYSIWYG oblik prikaza buduće papirne stranice dok postoji redovna interakcija na radnom listu.

44

PC

mart 2008

Da biste pregledali podrazumevane opcije preloma koje program vidi, uđite u režim pregleda preloma radnog lista komandom View > Workbook Views > Page Break Preview (takođe, postoji dugme u statusnoj liniji). Radni list će biti zumiran na nešto sitniji ispis, a pojaviće se plave linije koje određuju ivica budućih stranica. U pozadini sadržaja, vide se sivi tekstovi Page 1, Page 2,... već u zavisnosti od količine zatečenih podataka. U ovom režimu, radni list je i dalje aktivan, pa možete nastaviti da radite u njemu (zumirajte ga na 100%). Ukoliko je potrebno, vucite mišem plave linije preloma u bilo kom smeru, čime ćete promeniti granice preloma, možda i po cenu promene relativne veličine ispisa na nekoj od odštampanih stranica. Tipičan problem u praksi je samo jedna kolona koja ostaje „siroče“ u štampi, kao što se vidi na slici; taj problem ćete brzo rešiti povlačenjem vertikalne plave linije udesno. U tom slučaju, sadržaj štampe će se proporcionalno umanjiti tako da širinom ceo stane na jedan list papira. Ne morate ceo radni list uputiti na štampanje: možete to ograničiti na bilo koji opseg podataka. Obeležite opseg koji želite da odštampate, pa ga komandom Page Layout > Page Setup > Print Area > Set Print Area proglasite jedinim aktivnim područjem za štampanje na radnom listu. Ovo podešavanje ćete ukinuti susednom komandom Clear Print Area u istoj paleti. Ako nemate previše sadržaja na radnom listu, isti efekat ćete postići ako u režimu pregleda preloma štampe privučete sve krajnje plave linije željenom sadržaju, tako da zona štampanja ostane jedina uokvirena i svetla, dok će ostali deo biti zasivljen. Ako želite da poništite sve ručno menjane linije koje predstavlja-

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

ju prelome stranica, to ćete najlakše učiniti komandom Page Layout > Page Setup > Breaks > Reset All Page Breaks; nebitno je u kom režimu prikaza se nalazi radni list u tom času. Precizan utisak o mogućim rezultatima na papiru dok još uvek radite na radnom listu steći ćete ako prebacite prikaz na Page Layout (grupa View > Workbook Views ili dugme u statusnoj liniji). Ovaj prikaz je prikladan i zato što predstavlja najjednostavniji način da definišete opcije zaglavlja i podnožja štampane stranice. Primetićete da obe zone raspolažu sa po tri polja u kojima kontrolišete sadržaje. Kada kliknete u bilo koje od tih polja, pojaviće se kontekstualna kartica Header & Footer Tools na glavnoj traci; uvereni smo da ćete se na tom mestu lako dalje snaći i bez naših daljih preporuka. Posao u zaglavlju ili podnožju ćete završiti prostim klikom mišem na bilo koju ćeliju radnog lista. Poslednja odbrana protiv omaški u štampanju je uobičajena: pregledajte pripremljeni materijal na ekranu u režimu prikaza pre štampanja. Opciju Print Preview ćete pokrenuti komandom Office > Print > Print Preview. Cela radna površina programa ustupa mesto prozoru za pregled pre štampanja; centralno mesto za-

uzima slika prve štampane stranice. Ako ovih stranica ima više, među njima se možete kretati tasterima PageUp i PageDown na tastaturi ili dugmadima Next Page i Previous Page u glavnoj traci. Polje za potvrdu Show Margins određuje vidljivost linija margina i označivače granica kolona na listu. Hvatajući označivače mišem, možete direktno menjati širinu margina; ako pomerite neko obeležje kolone, akcija će se odraziti i na polazni radni list, menjajući širinu kolone. Ako ste zadovoljni rezultatom, komandom Print možete odmah pokrenuti štampanje. Ako želite da uspostavite precizniju kontrolu, otvorite dijalog Page Setup. Pregled pre štampanja ćete zatvoriti pritiskom na taster Esc ili klikom na dugme Close Print Preview. Dijalog Page Setup možete takođe otvoriti pokretačem dijaloga u grupi Page Layout > Page Setup. Dijalog sadrži nekoliko kartica u kojima menjate sve ključne parametre, ukoliko to već niste učinili pomoću neke od očiglednih komandi na glavnoj traci. Uzgredna napomena: izmenjeni parametri štampanja se uvek pamte isključivo samo za pojedini radni list, a ne za celu radnu svesku. Ako želite da promenite iste parametre na više radnih listova odjednom, prethodno ih obeležite kao grupu. mart 2008

PC

45

PC SPECIJALNI DODATAK

Na prvoj kartici dijaloga postavljate osobine stranice u štampi: osim položaja stranice, ovde je važna opcija podešavanja razmere. Možete zadati tačnu razmeru ispisa na papiru u zadatom procentu; recimo, ponekad je potrebno da ceo izveštaj podesite tako da stane na tačno određeni broj stranica po dužini i širini. Ako, recimo, želite da štampa bude široka strogo jedan list, a ne znate tačno koliko će stranica zauzeti, u opciji Fit to zadajte 1 page(s) wide, a u polje tall slobodno postavite neki vrlo veliki broj (npr. 999); inače, slične opcije imate u grupi Page Layout > Scale to Fit. Opciono podesite format papira i kvalitet štampanja, a ako planirate da numerišete zaglavlja stranica, na dnu kartice dijaloga možete odabrati početni broj ako treba da je različit od 1. Druga kartica dijaloga je namenjena definisanju posebnih margina, što je početna vrednost za njihov položaj onako kao ste to videli u pregledu pre štampanja. Na raspolaganju su četiri polja za unos glavnih margina i dva polja za postavljanje odstojanja zaglavlja štampe od ivice papira, a unutar margine. Vodite računa da margine zaglavlja i podnožja budu dovoljno manje od glavnih margina, jer u protivnom se može desiti da zaglavlje bude odštampano preko nekog podatka. Stavke grupe Center on page možete podesiti samo ovde: odnose se na mogućnost vertikalnog i vodoravnog poravnanja manjeg sadržaja u odnosu na ivice papira. Pošteno govoreći, kartica Header/Footer je postala anahrona zahvaljujući ranije opisanim, novim opcijama kontrole zaglavljem i podnožjem u režimu prikaza Page Layout. Ako baš insistirate na starom obliku kontrole, onda pratite dijaloge ispod dugmadi Custom Header i Custom Footer... Četvrta kartica Sheet obra-

46

PC

mart 2008

đuje posebne elemente štampanja radnog lista. Ovi elementi utiču na postavke prema zatečenom sadržaju radnog lista i zato je vrlo poželjno da ih pregledate pre prvog štampanja. Opcija Print Area radi isti posao kao i ranije opisana komanda; ako je polje prazno, podrazumeva se štampanje celog radnog lista. Opcija Print titles radi posao sličan alatki za zamrzavanje okana na radnom listu: možete definisati kolone na levoj strani i redove na vrhu koji će se odštampati na svakom listu, kako bi se videla potrebna zaglavlja u dugom izveštaju. U stavci redova unesite raspon u prostom obliku, npr. 1:1 ili 3:4, a u stavci kolona slično, npr. A:A, B:C i slično. U grupi opcija Print postavićete dodatne uslove izgleda odštampanog sadržaja. Uključenjem opcija Gridlines i Row and column headings, štampi se dodaju linije mreže radnog lista i matična zaglavlja radnog lista, pa na papiru dobijate nešto vrlo nalik prikazu na ekranu. Opcija Black and white varira između štampanja u boji ili sivim tonovima sa opcijom prostog crno-belog ispisa. Opcija Draft quality ubrzava štampanje tako što obara kvalitet ispisa grafičkih elemenata i linija. Konačno, odaberite opcije ispisa komentara iz radnog lista na papir, kao i način štampanja sadržaja ćelija koje sadrže kôd greške. Smer štampanja stranica po prednosti jedne od dimenzija je u opštem slučaju nevažan, ali ipak možete odlučiti o tome ako je to bitno zbog numerisanja. Komandom menija Office > Print > Print ili prečicom Ctrl+P otvorićete poznati dijalog za opcije štampanja. Jedini karakteristični element ovog dijaloga je grupa Print what, gde možete iskoristiti sve posebne opcije opsega štam-

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

panja: osim aktivnog radnog lista (sa ili bez definisane oblasti štampanja), možete odlučiti da na štampač uputite samo privremeno obeleženi opseg ćelija (Selection). Druga opcija upućuje sadržaj cele radne sveske na štampač; možda je bolje da to izbegnete, da ne biste izgubili kontrolu nad nekim problemom koji u toku dugog štampanja prekasno uočite. Najzad, ponuđena je i opcija štampanja samo eksplicitno definisane tabele, što je element o kome ćemo govoriti u sledećem priručniku. Polje za potvrdu Ignore Print

Areas je novo u Excel-u 2007, a očigledno služi za jednokratno ignorisanje ručno postavljenih preloma i definisanih zona za štampanje. Preostaje još samo preporuka da uvek ispitate moguće rezultate neposredno pre upućivanja na štampač: i dijalog Print sadrži dugme za poziv pregleda pre štampanja. I to bi bilo sve zasad: u sledećem nastavku naše serije priručnika o sistemu Microsoft Office 2007, otkrićemo vam pravu snagu Excel-a 2007 kao vrhunskog analitičkog alata.

mart 2008

PC

47