Alur Pengadaan Obat Dan Alkes Di Farmasi

ALUR PENGADAAN OBAT DAN ALKES DI RSU KARSA HUSADA BATU USER

1.

Kepala ruangan meminta / merencanakan permintaan paling akhir sebelum tanggal 28 bulan berjalan

Pejabat Pengadaan

IFRS Hari ke-1 (tanggal 2 : a. Rencana kebutuhan 1 bulan b. Surat pesanan oleh KI

1.

2. 3.

Rencana kebutuhan obat diketahui Kasi Yanmed / Koordinator Penunjang medis dan diserahkan ke PPK beserta lampiran stock obat. SP untuk satu bulan, berlaku 7-10 hari sejak tanggal penerbitan SP. KI menyerahkan copy SPK dan atau copy SP kepada Panitia Pemeriksa dan Penerima.

a. b.

1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9. 10.

PBF / Distr

Hari ke-4 : Distribusi SP (non epurchasing) Upload pesanan (e-purchasing)

Membagikan SP ke distributor pada senin s/d kamis. Koordinasi dengan PBF ttg ketersediaan barang. Menginformasikan kepada KI tentang ada tidaknya ketersediaan obat dan alkes. Berkoordinasi dengan KI untuk menentukan PBF pengganti jika PBF tertentu tidak dapat memenuhi pesanan, hasil akhir koordinasi ditentukan oleh PP. Menerima faktur dari distributor beserta kelengkapannya. Menjadwal di agenda pengadaan. Memproses berkas pengadaan untuk pembayaran. Menyerahkan berkas ke distributor dan kelengkapannya. Menyiapkan dokumen pengadaan lainnya. Menyerahkan dokumen pengadaan ke bagian keuangan.

Hari ke-4 : Info ketersediaan. a. b.

Hari ke-10 : Pengiriman

1.

2. 3. 4.

5.

6.

Menginformasikan pada PP bila tidak bisa memenuhi SP (sebagian / semua) 1-3 hari sejak SP diterima. Menghubungi PPHP yang sudah ditunjuk sebelum mengirim barang. Mengirimkan perbekalan farmasi paling lambat 10 hari setelah tanggal SP. Menyerahkan tagihan beserta faktur asli ke pejabat pengadaan maksimal 1 minggu setelah tanggal pengiriman barang. Mengambil kwitansi dan B.A. Pemeriksaan dan Penerimaan untuk ditandatangani pimpinan PBF maksimal 10 hari setelah menyerahkan tagihan dan faktur. Mengembalikan kwitansi dan B.A. Pemeriksaan dan Penerimaan yang sudah ditanda tangani pimpinan PBF maksimal 1 minggu setelah pengambilan berkas.

IFRS

Panitia Pemeriksa dan Penerima

1.

2. 3.

4.

5. 6.

a. b.

Hari ke-10 : Pemeriksaan. BAP Penerimaan.

Menerima dan memeriksa kesesuaian barang menyangkut nama obat/ alkes, jumlah, E.D, No Batch berdasarkan Surat Pesanan. Menandatangani faktur barang dan menggandakan copy faktur. Menyerahkan obat, alat kesehatan, faktur asli, berita acara pemeriksaan dan penerimaan pada pengurus penyimpan barang medis pada hari yang sama. Membuat B.A. Pemeriksaan dan penerimaan, menyerahkannya kepada pejabat pengadaan dan pengurus penyimpan barang medis pada hari yang sama saat barang diterima dan diperiksa. Mencatat dan menyimpan dokumen penerimaan. Membuat laporan rekapitulasi penerimaan bulanan setiap tanggal 28 bulan berjalan.

Hari ke-10 : Pemeriksaan. Penyimpanan.

DISTRIBUSI Hari ke 10-12

Penerimaan, Penyimpanan

1. 2. 3.

4. 5. 6. 7.

Memeriksa obat dan alkes . Melakukan pencatatan obat dan alkes Menandatangani BA pemeriksaan dan penerimaan jika sudah sesuai nama obat/alkes, jumlah,E.D, no Batch bersama PPHP. Mengelola penyimpanan obat dan alkes. Membuat laporan bulanan. Membuat laporan triwulan. Membuat laporan tahunan.

1. 2.

Mendistribusikan obat dan Alkes berdasarkan permintaan dari LPLPO. Menandatangani serah terima, mencatat, mendokumentasikan, pengeluaran obat dan Alkes.

Batu, Maret 2016 Kepala RSU Karsa Husada Batu Bagian Keuangan Hari ke-13 : Verifikasi dokumen (2 hari) Tandatangan Kepala RS (3 hari) Hari ke-20 : Pembayaran (melalui transfer)

dr. Tries Anggraini, M.Kes Pembina Tk. I NIP. 19640520 199002 2 001