Foro Automatizacion De Procesos Bpm.docx

FORO AUTOMATIZACION DE PROCESOS BPM A continuación realizo mi aporte correspondiente al foro de discusión:

1. Realizar una investigación sobre aplicaciones de Automatización de Procesos de Negocio (BPM por sus siglas) en compañías u organizaciones donde se hayan presentado problemas e inconvenientes por el incorrecto manejo o administración de los procesos. ENTIDAD SUPERSOCIEDADES La Superintendencia de Sociedades, en adelante Supe sociedades, es una entidad pública de especialidad técnica, anexa al Ministerio de Comercio Industria y Turismo, que se encarga de inspeccionar, vigilar y controlar (IVC) a las sociedades mercantiles comerciales, así como empresas unipersonales, en los aspectos jurídicos, contables, económicos, administrativos y financieros. La Superintendencia de Sociedades no cuenta con un proceso de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias - PQRS correctamente modelado ni automatizado que le facilite la a la entidad, la administración, control y seguimiento a los trámites radicados en la dependencia de atención al ciudadano, ocasionando así la pérdida de información, incumplimiento en los tiempos de respuesta, poco control en la gestión y seguimiento de cada trámite o PQRS de una manera eficiente. Indicado lo anterior, se evidencia y se destaca un error en la suma de los porcentajes debido a que supera el 100%, es claro que la persona que realizó el informe cometió el error en el momento en que intentó generar la información a partir de cálculos en los documentos Excel que maneja el proceso. Un documento Excel no tiene controles ni restricciones de este tipo, lo que se mitigaría con una herramienta que permita analizar y monitorear la gestión de la información de forma segura y confiable, permitiendo mejorar el servicio al ciudadano, entregando datos y cifras reales, permitiendo a la alta dirección tomar decisiones oportunas y basadas en información real, mejorando la implementación de estrategias y planes de mejora que impactarían positivamente a toda la entidad. A partir de lo anterior, se ha consultado en otras entidades donde se puede evidenciar la implementación de un sistema de información de PQRS, y se ha identificado que han integrado el proceso de PQRS, con el gestor documental, bajo metodología BPM desde la definición del proceso, incluyendo controles y firmas digitales, etapas establecidas dentro del proceso que permiten evidenciar la trazabilidad de todas las solicitudes o requerimientos, quejas, reclamos, peticiones, o derechos de petición, para dar una respuesta oportuna al ciudadano, indistintamente del canal de comunicación que el ciudadano seleccione. Esto se pudo evidenciar en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en sus respectivas páginas web. VENTAJAS: podemos determinar que En la observación que se realizó acerca del funcionamiento del proceso de PQRS y la relación con el sistema de información implementado en estas dos entidades, se pudo evidenciar que los resultados han sido satisfactorios, en la medida en que el sistema genera alertas para el cumplimiento de las fechas límite de respuesta, las firmas digitales auspician un ambiente seguro en la comunicación que recibe el ciudadano y se puede llevar el proceso de forma transversal, sin utilizar documentos en formato físico los cuales son susceptibles de pérdidas o daños en la información perjudicando al

ciudadano. Todas estas medidas aseguran el cumplimiento de la respuesta al ciudadano, de forma oportuna, ahorrando tiempos, optimizando recursos humanos y contribuyendo con el medio ambiente en la optimización del papel usado. ARRAM CONSULTORES En ARRAM contamos con un equipo con amplia experiencia, una  metodología propia y la más alta tecnología para el cálculo, diseño y gestión de los proyectos. Esto garantiza la fiabilidad en los resultados, una buena precisión en los diseños, así como una gran seguridad en la gestión económica, en la planificación y en la ejecución de los mismos. Apostando por la innovación y especialización, guardando un cuidadoso equilibrio entre un impecable funcionamiento y la necesidad de notoriedad y diferenciación. La empresa cuenta con retrasos en el cierre del procedimiento, no posee control de la información y adicional cuenta con una baja efectividad del recurso humano, teniendo en cuenta esto se aplica la Automatización de Procesos de Negocio por medio del aplicativo Aura Portal, que permitió automatizar sus indicadores y controlar los procesos de forma sencilla y eficaz. VENTAJAS: Podemos determinar que al implementar la plataforma Aura Portal obtuvimos optimización en las diferentes fallas presentadas anteriormente lo que permite contar con información en línea que permite realizar análisis de mercado y de los sectores, reducción de tiempos de atención, mejora de procedimientos, integración de procesos, técnicos y para el personal de administración para la gestión oportuna y por ultimo control en el versionamiento de documentos. MINISTERIO DEL INTERIOR DE COLOMBIA El Ministerio del Interior de Colombia (MinInterior) es un organismo del Poder Ejecutivo a nivel central. Se encarga de la coordinación general de las políticas de participación ciudadana, descentralización, ordenamiento territorial, asuntos políticos y legislativos, orden público (junto al Ministerio de Defensa Nacional), procesos electorales, minorías étnicas, población desplazada, comunidades religiosas, población LGBTIQ, derechos humanos, entre otros asuntos. El Ministro del Interior es designado por el presidente de la República, y ocupa el primer lugar en el orden de precedencia ministerial y de los departamentos administrativos. Es conocido en los medios periodísticos como el "Ministerio de la Política" por su directa relación con el Congreso y los partidos políticos. Para este caso el ministerio contaba con una coordinación de actividades de manera manual, falta de gestión documental, las necesidades se realizaban de manera presencial ocasionando gastos de recursos y tiempo en desplazamiento. El gran volumen de registros sin automatización no permitía conocer la trazabilidad del proceso ni dar información precisa. Al aplicar la Automatización de Procesos de Negocio permitió gestionar y auto web matizar procesos y subprocesos, compartir documentación relacionada con reglas de juego, asignación de actividades, arquitectura web, restructuración de procesos, generación de reportes y monitoreo.

VENTAJAS: La implementación muestra resultados favorables articulando actividades, optimizando el uso de recursos, integración de personal, procesos y tecnología, agilidad y flexibilidad en la gestión de los diferentes procesos, reducción en el número de pasos en el desarrollo de actividades y los procedimiento lo que permite disminución en tiempos de respuesta y aumento en la calidad, monitorización en tiempo real, control y trazabilidad de los procesos y el uso de firmas digitales como mecanismo de seguridad. Con lo anterior podemos concluir que la implementación de Automatización de Procesos de Negocio no solo permite la optimización de procesos sino que también contribuye al mejoramiento continuo de cualquier tipo de empresa y su recurso humano. Como los procesos representan cadenas de valor que a menudo trascienden los límites de departamentos funcionales e incluso de negocios dispares, BPM inicia importantes cambios en la arquitectura y la práctica de la gestión empresarial. BPM integra los procesos, y eso tiene consecuencias sobre las formas en que las personas se comunican. Los comportamientos son diferentes, y eso tiene consecuencias sobre los roles, la descripción del puesto de trabajo y los incentivos.

-          ¿Por qué la investigación se relaciona con la inteligencia de negocios? BPM aúna todas las dimensiones de negocio, y permite nuevos niveles de participación y colaboración entre equipos, especialmente entre el personal de negocio y los del TI. BPM fomenta mejoras rápidas, incrementales, al tiempo que se alcanzan rápidamente niveles de estabilidad y rendimiento de los procesos. BPM es la disciplina central (incluyendo las herramientas y las técnicas) que conecta a empresas y organizaciones fomentando el rendimiento de los procesos operacionales con efectividad, transparencia y agilidad. -          ¿Cuáles son las dificultades a las que usted cree se debieron enfrentar los actores del caso? Considero que las dificultades presentadas pudieron ser específicamente en el acondicionamiento en la implementación de la Automatización de Procesos de Negocio tanto para los procesos de la empresa como para el recurso humano de la misma, así como también no tener acceso al funcionamiento interno de las herramientas, es difícil que el modelo propuesto entienda qué es una PQRS y la pueda clasificar correctamente sin generar reprocesos. -          ¿Cómo cree que se podría solucionar el problema investigado? Dado lo anterior, se ha identificado que esta propuesta de Modelo de Proceso de PQRS, permite optimizar los recursos y procesos por medio de la integración e involucramiento de las diferentes de áreas responsables, haciéndolas partícipes de la gestión transversal de la entidad; también se ha identificado que permite la eliminación de reprocesos provocados por información incompleta, mejorando la productividad de cada una de las áreas, por medio de la asignación de tiempos de atención a los requerimientos y monitoreo de los procesos. Teniendo en cuenta lo anterior, se puede resaltar que el modelado de un proceso bajo metodología BPM, definido, estructurado y parametrizado adecuadamente, beneficia tanto al ciudadano, como a la entidad; lo que la ayudaría entre otros, a la

aplicación de procesos de innovación en la prestación de su servicio, para cumplir con metas y objetivos de manera transparente favoreciendo la implementación, ejecución, medición y optimización de los procesos de negocio. De esta manera, los ciudadanos como personas naturales o Jurídicas, que tengan un PQRS de un servicio brindado por la Supersociedades, puedan acceder a un sistema electrónico completo, que les genere confianza; y de otro lado, la entidad pueda gestionarlo en la mayor brevedad posible. Fuentes de referencia:

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https://www.arram.net/es/corporativo/quienes-somos https://repository.usergioarboleda.edu.co/bitstream/handle/11232/1101/Implem entaci%C3%B3n%20de%20un%20sistema%20de%20informaci%C3%B3n%20para %20la%20integraci%C3%B3n%20de%20los%20procesos.%20TIC.pdf? sequence=1&isAllowed=y https://accedacris.ulpgc.es/bitstream/10553/17254/4/0723878_00000_0000.pdf https://www.mininterior.gov.co/ http://www.konradlorenz.edu.co/images/publicaciones/suma_digital_sistemas/b pm.pdf https://javeriana.edu.co/biblos/tesis/ingenieria/Tesis188.pdf https://www.supersociedades.gov.co/SitePages/Inicio.aspx