Katitikan Ng Pulong

Katitikan ng Pulong

Mga Layunin Nabibigyang

-kahulugan ng isang katitikan ng pulong

Nakikilala ang layunin, gamit, katangian anyo ng mahusay na katitikan ng pulong

 

Natutukoy ang kahalagan ng pagsulat ng katitikan ng pulong



Natatalakay ang mga hakbang sa pagsulat ng katitikan ng pulong



Nasasaalang -alang ang etika sa binubuong katitikan ng pulong

Nakakasunod sa estilo at teknikal na pangangailangan ng katitikan ng pulong.



Ano nga ba ito ? 

Katitikan ng Pulong

Ito ay ang tala ng lahat ng napagisipan at napagkasunduan sa pulong.

Opisyal

na tala o record ng mahahalagang puntong napag-usapan sa pulong ng isang grupo o organisasyon.

 

ito ay tinatawag na minutes ang mahahalagang detalye lamang ang kailangang ilagay

Sa

pagsasagawa ng katitikan ng pulong, nililista ang mga pangalan ng dumalo sa pulong maging ang pangalan ng taong inaasahang kasama sa pulong.

Inererekord

ditto ang mga mga pinagusapan napagkasunduan at usaping natugunan .

Katangian ng Katitikan ng Pulong 

Pormal



Obhetibo



Organisado at sistematiko



Komprehensibo

Nagtataglay ng lahat ng mahahalagang detalyeng tinakay sa pulong



Kahalagahan ng Katitikan ng Pulong Nababalikan

ang mga napag-usapan o napagkasunduan sa pulong



Nalalahat ang mga mahalagang napagusapan lalo na kung hindi nakadalo

Naiiwasan

ang mga hindi napagkakaunawaan sa pagtatalo dahil nakatala ang mga napagkasunduan sa mga hindi dumalo

Kahalagahan ng Katitikan ng Pulong Nagiging

sanggunian o hanguan ng impormasyon para sa susunod na pulong.

Nakakapagpaalala

sa indibidwal kung ano ang papel o responsibilidad ng bawat isa sa mga proyekto.

Tandaan:

Ang

katitikan ng pulong ay kailangang mabasa ng mga kasapi ng isang organisasyon at pagtibayin. Kailangang ipasok ang pagwawasto kung mayroon man, bago ito pagtibayin.

Ang

katitikan ng pulong ay isang opisyal na dokumento. May matinding pananagutan ang sumulat nito na maging totoo sa kaniyang tinatala. Kailangan din niyang panindigan ang kaniyang sinusulat.

Mahahalagang Bahagi 1.

Heading

2.

Mga Kalahok o dumalo

3.

Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong

4.

Action items o usaping napagkasunduan

5.

Pagbalita o Patalastas

6.

Iskedyul ng susunod na pulong

7.

Pagtatapos

8.

Lagda

Heading 

Naglalaman ng Pangalan ng kompanya, samahan, organisasyon o kagawaran.  Ang petsa, ang lokasyon, at oras ng pagsisimula ng pulong. 

Mga Kalahok o Dumalo •

Nakalagay kung sino pagpapadaloy ng pulong.

ang

mangunguna

sa

•

Mga pangalan ng lahat ng mga dumalo, kasama ang mga panauhin.

Pagbasa at Pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong 

Dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng pulong ay nagpatibay o may mga pagbabagong isinagawa sa mga ito.

Action items o usaping napagkasunduan Kasama

sa bahaging ito ang mga di pa natapos o nagawang proyekto bahagi ng nagdaang pulong.

Dito

rin nakalagay kung sino ang mga taong nanguna sa pagtalakay ng isyu at maging ang desisyong nabuo ukol dito.

Sa

susunod ay ang halimbawa ng action items o usaping napagkasunduan

Lee Jong-suk

Pagbalita o Patalastas Hindi

ito laging makikita

Kung

mayroon pabalita o patalastas mula sa mga dumalo tulad halimbawa ng:

Suhestiyong

adyenda para sa susunod na pulong



ay maaring ilagay sa bahaging ito.

Iskedyul ng susunod na pulong •

Tinutukoy dito kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong.

Pagtatapos 

Nilalagay sa bahagi na ito kung anong oras nagwakas ang pulong

Lagda •

Mahalagang ilagay ang pangalan ng taong kumuha ng katitikan ng pulong at kalian ito isinumite.

ISANG HALIBAWA NG KATITIKAN NG PULONG

MGA DAPAT GAWIN NG TAONG NAATASANG KUMUHA NG KATITIKAN NG PU LONG

Ayon kay Bargo (2014) GAWAIN NG KUMUKUHA NG KATITIKAN NG PULONG:  Itala lamang ang mga naganap/napag-usapan.  Hindi kasali ang pagbibigayinterpretasyon o pagpapaliwanag.

 Ang mga mosyon at resolusyon ay dapat nakatala at kailangan basahin para masigurado na tama ang mga nakasulat.  ibuod ang mga mga impormasyon isulat lamang ang mga napagkasunduan tulad ng deadline.  Ihiwalay ang katotohanan mula sa opinion.

 Siguraduhin na ang mga mahahalagahang impormasyon ay nakatala tulad halimbawa ng mga sumusunod: anong uri ng pulong? Organisasyon, kailan oras, saan,, tagapamuno, pangunahing paksa, napag-usapan at napagkasunduan. Kung ito ay pormal na pulong tulad ng mga sa kompanya, ilagay dito ang pag-sang-ayon sa naunang pulong at resolusyon.



 

Maghanda ng listahan ng mga inaasahang dadalo sa pulong, maari rin namang magpaikot lang ng papel para doon isulat ang pangalan ng mga dumalo. Maging sigurado sa mga sasabihin. Iwasan ang pagkakamali sa pagtatala. Hanapin ang “gist” ng talakayan .

GAWAIN NG KUMUKUHA NG KATITIKAN NG PULONG: Hangga’t

maaari ay hindi participant sa nasasabi pulong.

Umupo

malapit sa tagapanguna o presider ng pulong.

May

sipi ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa pulong.

Handa

sa mga sipi ng adyenda katitikan ng nakaraang pulong.

at

GAWAIN PULONG:

NG

 Nakapokus

o

adyenda.



KUMUKUHA

nakatuon

NG

lamang

KATITIKAN

sa

NG

nakatalang

Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay nagtataglay ng tumpak at kumpletong heading.

 Gumamit

ng recorder kung kailangan, tulad ng notepad, laptop, computer, steno pad o shorthand. Maganda rin kung magkakaroon ng sound recording.

 Itala

ang mga mosyon o pormal na suhestiyon ng maayos.

 Gamitin

ang buong pangalan ng mga nagbibigay ng suhestyon.

Itala

ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng koponan.

Isulat

o isaayos agad ang mga datos na katitikan pagkatapos ng pulong. Tatlong uri o estilo ng pagsusulat ng katitikang ng pulong:  Ulat ng Katitikan  Salaysay ng Katitikan  Resolusyon ng Katitikan

Tatlong uri o estilo ng pagsusulat ng katitikang ng pulong: • Ulat

ng Katitikan- lahat ng detalyeng napag-usapan sa pulong

ay nakatala. Maging ang pangalan ng mga taong nagsalita o tumalakay ng paksa kasama ang pangalan ng mga taong sumangayon sa mosyong ginawa.

• Salaysay

ng Katitikan- nilalagay lamang ang mga

mahahalagang detalye ng pulong. Ang ganitong uri ng katitikan ay maituturing na isang legal na dokumento.

• Resolusyon

ng Katitikan- nakasaad dito ang lahat ng isyung

napagkasunduan ng samahan. Hindi inilalagay dito ang mga pangalan ng mga taong tumalakay , kadalasan makikita dito ang katagang “ Napagkasunduan o Napagtibay”.

Mga Dapat Tandaan sa Pagsasagawa ng Pulong

Dawn Rosenberg McKay EDITOR ng “The Everything Practice Interview Book” at ng “The Everything Get-a-job Book”.

Mahalagang malaman ang mga bagay na dapat gawin BAGO, HABANG at PAGKATAPOS.

Bago ang Pulong Magpasiya

kung anong paraan ng pagtatala ng katitikan ang iyong gagamitin.

Tiyaking

ang gagamitin mong kasangkapan ay nasa maayos na kondisyon.

Gamitin

ang adyenda para gawin nang mas maaga ang outline o balangkas. Maglaan ng espasyo para sa bawat paksa ito ay makakatulong upang mapabilis na maitala ang mga mapag-uusapan.

Habang Isinasagawa ang Pulong  Ipaikot

ang listahan ng mga taong kasama sa pulong at hayaang lagdaan ito ng bawat isa.  Kilalanin kung sino ang bawat isa upang maging madali sa iyo na matukot kung sino ang nagsasalita sa pulong.  Itala kung anong oras nagsimula at nagtapos ang pulong.

Habang Isinasagawa ang Pulong  Itala

lamang ang mahahalagang ideya or puntos.  Itala ang mga mosyon at suhestiyon, maging ang pangalan ng taong nagbanggit nito, gayundin ang mga sumang-ayon, naging resulta ng botohan at ang mosyong pagbobotohan o pagdedesisyunan pa sa sunod na pulong.  Itala kung anong oras natapos ang pulong.

Pagkatapos ng Pulong Gawin

o buoin agad ang katitikan ng pulong pagkatapos na pagkatapos habang sariwa pa sa isip ang lahat ng mga tinalakay.

Huwag

kalimutan itala ang mga pangalan ng samahan o organisasyon, komite, uri ng pulong (lingguhan, buwanan,taunan, o espesyal na pulong), at maging ang layunin nito.



Itala kung anong oras ito nagsimula at natapos.

Pagkatapos ng Pulong isama ang listahan ng mga dumalo at maging pangalan ng nanguna sa pagpapadoloy ng pulong. Ilagay ang “Isinumite ni”



basahing muli ang KP bago ito ipasa para sa pagwawasto. Maari ring ipabasa ito sa iba para malaman kung mayroong nakaligtaang punto.



ipasa ang sipi ng KP kinauukulan o sa tagapanguna.



Halimbawa ng isang gamitin uri ng katitikan ng pulong: •

Pangalan ng kagawaran, organisasyon o kompanya

•

Uri ng pagpupulong

•

Petsa, oras, lugar

•

mga dumalo(absent at present)

•

proceedings

1.

Call to order 2. corrections and approval of the previous minutes

3. Mga bagong pagpupulungan •

adjournment

•

recorded by( minute taker)

•

Noted by: ( tagapanguna)