Memorandum, Adyenda, Katitikan Ng Pulong (1)

Filipino sa Piling Larang

PAGSULAT NG MEMORANDUM, ADYENDA, at KATITIKAN NG PULONG JAMMIE A. ESGUERRA Guro sa Filipino

MEMORANDUM o MEMO

Ang memo ay karaniwang isinusulat para sa mga taong nasa loob ng isang organisasyon o kompanya. Gayunman, may mga memo din na ipinapadala sa labas ng kompanya o organisasyon sa pamamagitan ng email o kaya telefax.

Gamit ng Memo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Paghingi ng impormasyon Pagkompirma sa kumbersasyon Pag-aanunsiyo ng mga pagbabago sa mga pulong Pagbati sa kasamahan sa trabaho Pagbubuod ng mga pulong Pagpapadala ng ma dokumento Pag-uulat sa pang-araw-araw na gawain

Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang sining. Dapat tandaan na ang memo ay hindi isang liham. Kadalasang ito ay maikli lamang na ang pangunahing layunin ay pakilusin ang isang tao sa isang tiyak na alintuntunin na dapat isakatuparan gaya halimbawa ng pagdalo sa isang pulong, pagsasagawa, o pagsunod sa bagong Sistema ng produksiyon o kompanya . Ito rin ay maaaring maglahad ng isang impormasyon tungkol sa isang mahalagang balita o pangyayari at pagbabago sa mga polisiya.

• Ayon kay Dr. Darwin Bargo sa kanyang aklatna Writing in the Discipline (2014), ang mga kakilala at malalaking kompanya at mga institusyon ay kalimitang gumagamit ng mga colored stationery para sa kanilang memo tulad ng sumusunod: - Puti – ginagamit sa mga pangkalahatng kautusan, direktiba, o impormasyon. - Pink o rosas – ginagamit naman para sa request o order na nanggagaling sa purchasing accounting department - Dilaw o luntian – ginagamit naman para sa mga memo na nanggaling sa marketing at accounting department

• Sa pangkalahatanayon din kay Bargo (2014), may tatlong uri ng memorandum ayon sa layunin nito. a. Memorandum para sa kahilingan b. Memorandum para sa kabatiran c. Memorandum para sa pagtugon

Katawan ng Memorandum o Memo • PAGSULAT NG PANIMULA 1. Ipakilalaang suliranin o isyu sa panimulang bahagi. Bigyan ang kinauukulan ng pahapyaw o pasilip sa konteksto sa likod ng aksiyong nais ipagawa sa kanila. Ito ang thesis statement ng memo, na siyang nagtataglay ng paksa at naglalahad kung bakit ito mahalaga. 2. Ilagay lamang ang impormasyong kailangan. Hindi ito dapat maging mahaba. Maging mapanghikayat tungkol sa ipinaliliwanag na problema upang maniwala at kamubinsi ang mambabasa. 3. Karaniwan ang haba ng panimula ay nasa ¼ kabuuang haba ng memorandum.

Pagsulat ng Buod • Ang ibinubuod sa isang memorandum ay ang pangunahing aksiyong nais ipagawa ng nagpapadala sa mambabasa. Nagtataglay ito ng ilang ebidensya bilang pansuporta sa mga rekomendasyong ibinibigay ng nagpapadala. Sa isang napakailing memo, hindi na kinakailangan ang buod; isinasama na ito sa pagtalakay na nasa gitnang bahagi nito.

Padron ng Memorandum

Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Memorandum 1. Makikita a letterhead ang logo at pangalan ng kompanya, intituyon, o organiayon gayun din ang lugar kung aan matatagpuan ito at minan maging ang bilang ng numero ng telepono. 2. Ang bahaging “Para a/Para Kay/Kina” ay naglalaman ng pangalan ng tao o mga tao, o kaya naman ay grupong pinag-uukulan ng memo.

3. Ang bahagi naming “Mula Kay” ay naglalaman ng pangalan ng gumawa o nagpadala ng memo. 4. A bahaging Peta, iwaan ang paggamit ng numero gaya ng 11/25/18 o 30/09/18. a halip ang buong pangalan ng buwan o ang dinaglat na alita nito tulad ng Nobyembre o Nob. Kaama ang araw at taon upang maiwaan ang pagkalito. 5. Ang bahaging Paka ay mahalagang maiulat nang payak, malinaw, at tuwiran upang agad maunawaan ang nai ipabatid nito.

6. Kadalaang ang “Menahe” ay maikli lamang ngunit kung ito ay iang detalyadong memo kailangang ito ay nagtataglay ng umuunod: a. itwayon – ditto makikita ang panimula o layunin ng memo. b. Problema – nakaaad ang uliraning dapat pagtuunan ng panin. Hindi lahat ng memo at nagtataglay nito. c. Oluyon – nagaaad ng inaaahang dapat gawin ng kinauukulan. d. Paggalang o Paaalamat – wakaan ang memo a pamamagitan ng pagppaalamat o pagpapakita ng paggalang.

Mga Halimbawa ng Memorandum

7. Ang huling bahagi ay ang “Lagda” ng nangpadala. Kadalaang inilalagay ito a ibabaw ng kanyang pangalan a bahaging “Mula kay”

AGENDA o ADYENDA

AGENDA o ADYENDA • Ayon kay Sudapraet (2014, ang adyenda ang nagtatakda ng mga pakang tatalakayin sa pulong. Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong adyenda ang isa sa mga susi sa matagumpay na pulong.

Kahalagahan ng Adyenda 1. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon: a. Paksang tatalakayin b. Mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa c. Oras na itinakda para sa bawat paksa 2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng pagkakasunud-sunod ng mga paksang tatalakayin at kung gaano katagal pag-uusapan ang mga ito.

3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak ang lahat ng paksang tatalakayin ay kasama sa talaan. 4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na maging handa sa mga paksang tatalakayin o pagdedesisyunan. 5. Ito ay nakatutulong nang Malaki upang manatiling nakapokus sa mga paksang tatalakayin sa pulong.

Mga Hakbang sa pagsulat ng Adyenda 1. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya naman ay isang e-mail na nagsasaad na magkaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong arw, oras, at lugar. 2. Ilahad ang memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibyan ng kanilang pagdalo o kung e-mail naman kinakailangang magpadala sila ng kanilang tugon.

• Ipaliwanag din sa memo na sa mga dadalo, mangyaring ipadala o ibigay sa gagawa ng adyenda ang kanilang concerns o paksang tatalakayin at maging ang bilang ng minute na kanilang kailangan upang pag-usapan ito. 3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang lahat ng mga adyenda o paksa ay napadala na o nalikom na. higit na magiging sistematiko kung ang talaan ng agenda ay nakalatag sa talahanayan o naka-table format kung saan makikita ang agenda o paksa, taong magpapaliwanag, at oras kung gaano ito katagal pag-uusapan.

• Ang taong naatasang gumawa ng agenda ay kailangang maging matalino at mapanuri kung ang mga isinumiteng agenda o paksa ay may kaugnayan sa layunin ng pulong. Kung sakaling ito ay malayo sa p[aksang pag-uusapan, ipagbigay-alam sa taong nagpadala nito na ito ay maaaring talakayin sa susunod na pulong. 4. Ipadala ang sipu ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o isang araw bago ang pulong. Bilang paalala ay muling ilagay rito ang layunin ng pulong, at kung kalian at saan ito gaganapin.

5. Sundin ang agenda sa paggawa ng pulong.

(Pagbibigay ng halimbawa ng Agenda) Nakasulat sa manila paper

Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Agenda

1.Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi ng mga adyenda. 2. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahahalagang paksa. 3. Manatili ng iskedyul ng adyendangunit maging flexible kung kinakailangan. 4. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa sipi ng adyenda. 5. Ihanda ang mga kinakailangang dokumento kasama ang adyenda.

KATITIKAN NG PULONG (Minutes of the Meeting)

Katitikan ng Pulong • Ang opisyal na tala ng isang pulong ay tinatawag na katitikan ngulong. Ito ay kalimitang isinasagawanang pormal, obhetibo, at komprehensibo o nagtataglay ng lahatng mahahalagang detalayeng tinalakay sa pulong. • Ito ang nagsisilbing opisyal at legal na kasulatan ng samahan, kompanya, o organisasyon na maaaring magamit bilang prima facie evidence sa mga legal na usapin o sanggunian para sa mag susunod na pagpaplano at pagkilos.

Pangunahing gampanin ng katitikan ng pulong ang sumusunod: 1. Nagsisilbi itong opisyal na tala hinggil sa nagpagpasyahan sa pulong. 2. Naidodokumento nito ang mga kapasyahanat responsibilidad ng bawat miyembro ng pulong. 3. Nagsisilbi itong paalala sa mga miyembro kung ano ang mga inaasahang Gawain na nakalatang sa kanila, gayundin ang mga takdan petsa na inaasahan nilang matapos ang Gawain. 4. Nababatid din kung sino-sino ang aktibo at hindi aktibong nakadadalo sa pulong. 5. Tumatayo bilang dokumentong batayan para sa susunod na pulong.

Pangunahing hakbang sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong 1. Paunang pagpaplano – ang isang planadong pulong ay nagdudulot ng mainam na resulta sa samahan at sa buong miyembro nito. Higit sa lahat, napapadali nito ang paraan ng pagtatala ng kalihim lalo at kung detalyadong naisasaayos ng tagapamuno ang hanay ng mga usapin. Upang matamo ang paunang pagpaplano, kinakailangang tukuyin ang mga usapin o agenda; haba ng pulong; oras; iskedyul; at lugar kung saan gagawin ang pagpupulong; mga usapin na bibigyan ng higit na payoridad; at mga inaasahang mosyon o pagpapasya.

2. Pagrerekord ng mga napag-usapan – bago simulant ang recording, alamin muna kung anoanong impormasyon o datos ang kinakailangang maitala. Tandaan, hindi lahat ng napag-usapan ay kailangang maging bahagi ng katitikan ng pulong, lalo na kung ang mga ito ay maliliit at hindi gaanong mahalagang mga ideya. Gayunman, sa pangkalahatan, ang katitikan ng pulong ay kakikitaan ng sumusunod na mga bahagi:

1. Iskedyul at oras ng pulong; 2. Talang mga dumalo, hindi nakadalo, nahuli, at naunang umalis; 3. Pagwawasto ng ginawa sa mga nakaraang katitikan ng pulong; 4. Resulta ng mga kapasyahang isinagawa; 5. Mga hakbang na isasagawa; 6. Mga usapin mula sa nakaraang pulong at mga bagong usapin; at 7. Iskedyul ng susunod na pulong.

3. Pagsulat ng napag- usapan o transaksyon – ang kalihim ang may tungkuling magtala ng katitikan. Sa sandaling atapos angpulong, mainam na maisulat niya agad ang impormasyon batay sa isinagawang recording upang sariwa pa sa alaala niya ang lahat ng impormasyon. Kailangang tiykaing naitala niya ang mahahalagang kapasyahan, mosyon, at mga dapat na maisagawa.

4. Pamamahagi ng sipi ng katitikan ng pulong – bilang opisyal na tagapagtala, bahagi ng responsibilidad ng kalihim ang pamamahagi ng katitikan ng pulong sa mga opisyal ng samahan. Bago itoisagawa,inaasahan na ito ay nalagdaan na niya at nabatid ng tagapamuno para a pagpapatibay ng kapulungan, ang pamamahagi ng sipi ay maraming pamamaraan gaya ng hard copy, e-copy, o shared copy gamit ang cloud-based tool.

5. Pag – iingat ng sipi o pagtatabi - isa rin ito sa maaaring responsibilidad ng tagapagtala – ang makapagtabi ng sipi bilang reperensya sa hinaharap. Makabubuti ito sa isang samahan upang mabalikan nila ang kasaysayan at pagunlad ng kanilang organisasyon.

21 Gabay para sa Mabisang Pagsulat ng Katitikan ng Pulong 1. Ihain ang mga usapin bago paman simulant ng nakaiskedyul na pulong. 2. Tukuyin ang pangunahing layunin ng pulong. 3. Ilatag ang mga usapin o agenda. 4. Piliin ang pinakamainam na metodo (laptop, notebook, recording, at iba pa) 5. Siguraduhing handa ang lahat ng kinakailangan. 6. Maglaan ng espasyo sa pagkuha ng mga detalye.

7. Itala ang lahat ng mga kalahok sa pulong. 8. Kilalanin ang lahat ng dadalo sa pulong, gayundin anh kanilang pangangailangan. 9. Bukod sa pangangailangan, mainamna gawing pamilyar ang sarili sa mga tanggapanna kanilang kinakatawan. 10. Gumawa ng template ng katitikan upang mapabilis ang proseso ng pagtatala. 11. Makinig nang may pag-iingat upang walang makaligtaang detalye.

12. Itamalamang ang katotohanan at iwasan ang pagkuha sa mga opinyong walang tiyak na batayan. 13. Gawing simple at malinaw ang pagkakasulat. 14. Maging tiyak. 15. Itala ang mga mahahalagang mosyon. 16. Itala rin ang mag hindi natapos na usapin, gayundin ang mga nabinbing talakayan. 17. Linawin ang iyong partisipasyon sa pulong.

18. Lagumin ang lahat ng mahahalagang detalye. 19. Sa oras na matapos ang pulong, gawin agad ang katitikan upang walang makaligtaang datos. 20. Basahing mabuti ang katitikan bagoito ipamahagi. Mainam na tiyak at tumpak ang lahat ng detalye gaya ng pangalan ng mga dumalo, pagpapasya, at mga mosyon. 21. Hingin ang aprubal ng tagapamuno ng pulong bago ito pamahagi.

Pormat ng Katitikan ng Pulong

Pagbibigay ng halimbawang kopya ng Katitikan ng Pulong (nasa bond paper)