La Communication Dans Les Groupes

La communication dans les groupes 

« Être humain » = appartenir à des groupes (famille, parti, équipe…)

1. Définition  Le groupe est un système organisé Composé d’individus Partagent : - des normes, - des besoins, - des buts.

interagissent de manière à influencer mutuellement leurs attitudes et leurs comportements

2. Typologie des groupes  Groupe Formel Informel Fonctionnel De tâches et de projets Groupe d’intérêts ou d’amitié

Explication Il est créé intentionnellement dans le but d’accomplir une tâche précise. Ex : Service marketing Ce sont des alliances qui ne sont pas structurées par l’organisation. Ex : Equipe de foot de l’entreprise Il ressemble au groupe formel. C’est la direction qui le structure. Il a fonction organisationnelle. Ex : service financier Il est établi pour une tâche particulière (but précis Ex : comité d’organisation d’un évènement Partagent les mêmes valeurs, croyances, objectifs, ont des besoins semblables. Ex : syndicat

Il existe d’autres types de groupes : restreint (primaire), secondaire (groupement)

3. Fonctions des membres du groupe et leadership  On distingue 3 styles de leadership : Style autocratique :leader impose sa volonté, ses valeurs ou ses décisions

Style « laissez faire » : sans leader véritable et parfois sans direction et sans but précis

Style démocratique : Chaque décision est discutée avant d’être soumise à un vote. Chacun peut y exprimer ses idées et peut participer aux prises de décisions, sans être jugé ou blâmé.

4. Mode de collaboration et de décision dans le groupe 41. La collaboration interprofessionnelle Elle se concrétise par un processus d’interaction entre les acteurs, entre les acteurs et la structure

42. Mode de décision dans le groupe

• La règle extérieure :  vote, tirage au sort… • Le mode unilatéral  : une seule personne à décider autoritairement pour tout le monde. • Le consensus, • La négociation.

5. La dynamique du groupe et ses facteurs de cohésion

Dans un groupe, il y a influence mutuelle → une certaine cohésion.

Plusieurs facteurs influent sur la cohésion du groupe : 51. L’homogénéité : Partage d’intérêts, de valeurs et de croyances 52. L’accord sur les buts : Plus il y a d’entente des membres sur les buts, plus il y a de cohésion dans le groupe. 53. Le nombre de membres : Si groupe restreint : plus de cohésion, car chacun peut s’exprime 54. La communication : La qualité de la communication peut se mesurer par la fréquence des interactions..

Plus les membres interagissent, plus le groupe est cohérent. Mais, la communication de groupe comporte un certain nombre de pièges. Les types de mauvaise écoute font référence à des comportements naturels mais qu’il serait préférable d’éviter :

Manque de communication Problèmes affectifs Attitudes négatives Tentatives de prise de pouvoir La fausse écoute La mise en vedette L’écoute sélective L’écoute fuyante L’écoute défensive L’écoute piégée

Ecoute défectueuse « dialogue de sourds », consensus artificiel Recherche systématique d’attention ou de sympathie en posant de fausses questions. Manque de respect, jugements indirects, retraits… Agression, blocage systématique, influence excessive d’un ou de plusieurs individus, l’opposition rivale On à une personne qui pense complètement à autre chose en ayant l’air attentive à tout ce que l’on dit Elle peut hocher la tête, elle peut avoir un contact visuel et même répondre quelque fois mais sans rien retenir de ce qu’on lui dit. La personne monopolise la conversation. Elle essaie de se placer au centre de la conversation plutôt que d’écouter l’autre. Le récepteur ne répond qu’à une partie du message, celle qu’il juge d’un certain intérêt. Sinon, le reste du temps, elle ne faut pas attention à ce que l’on dit Cette écoute est pratiquée quand le sujet de la conversation embarrasse les interlocuteurs, qui cherchent à mener le sujet de la conversation vers autre chose. Cette écoute aussi utilisée quand le sujet de la conversation est jugé ennuyeux Ce type d’écoute se repère quand une personne réagit vivement à un sujet banal. Elle perçoit ce message comme menace Consiste à suivre la conversation dans le seul but de recueillir des arguments pour pouvoir réfuter par la suite ce qui a été dit.

6. Prise de parole devant un groupe

Tout professionnel amené à prendre la parole devant un auditoire doit s'adapter aux différents contextes de prise de parole : séminaires, colloques, débats ...

7. Les réunions de groupe  • C’est un moyen de communication orale favorisant les contacts, les échanges, la réflexion, la prise de décision entre les différents membres. • Il existe différents types de réunions qui sont fonction de l’objectif que l’on veut atteindre.

Les types de réunions :

Réunion D’information

D’intégration

D’échange et de discussion De résolution de problèmes

Intérêt

Exemple

Faire passer une information structurée

Réunion hebdomadaire conduite par le chef de service

Faire passer une information structurée pour informer et procéder ensuite à des échanges de type informel

  Réunion d’accueil d’un nouveau collaborateur  

Echanger des informations en petits groupes (informer, réfléchir, proposer) Résoudre en commun un problème précis (informer, réfléchir, proposer, décider)

Les réunions informelles entre collègues, les groupes d’expression Les cercles de qualité, les techniques de créativité

71. Style d’animation :

Le rôle de l’animateur d’une réunion est primordial. Il doit faciliter et orienter les discussions vers l’objectif qu’il cherche à atteindre. Selon l’objectif de cette réunion, l’attitude de l’animateur sera différente.

Animateur direct

L’animateur intervient seul pour apporter les informations

Réunion descendante pour faire passer des messages de la direction vers les salariés

Animateur non direct

L’animateur distribue la parole pour faire remonter les informations

Réunion ascendante pour faire remonter des informations des salariés vers la direction

Animateur collaboratif

Tous les participants sont sur un Réunion où l’objectif prioritaire est pied d’égalité. Ils peuvent de favoriser les échanges et les s’expliquer librement et participer échanges d’idées. au débat.

Animateur semi-direct

L’animateur dirige l’organisation de la réunion, mais n’intervient pas sur le contenu des idées

Réunion où l’objectif est de favoriser l’échange sur un sujet précis

72. Préparation d’une réunion : 721. La préparation du sujet :

Il faut répondre à 2 questions : quel est l'objet de la réunion

"de quoi va-t-on parler ? » Ex.: augmentation des ventes.

l'objectif de la réunion

"dans quel but va-t-on parler ? " moyen d'augmenter les ventes.

Ex.: trouver un

 Le sujet de la réunion sera donc présenté sous forme : interrogative, ou d'un problème à résoudre. • Exemple : - Problème de régression des ventes - Comment augmenter les ventes ? • Cet ordre du jour est ensuite communiqué aux participants par l'intermédiaire de la convocation (voir annexe).

EXEMPLE DE CONVOCATION A UNE REUNION.

CARVEN

Casablanca, le 12 novembre 2016

Beauté A Monsieur le Directeur Technique Amine Naciri Objet : Réunion d’échange Monsieur le Directeur, Nous vous demandons d’assister à la réunion de concertation qui aura lieu mardi 28 novembre à partir de 15 heures à la grande salle de réunion et dont l’ordre du jour :   « Opportunité de la mise en place du Télétravail dans l’entreprise »   Seront présents à cette réunion tous les directeurs.   Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, nos sincères salutations.   Le Directeur des Ressources Humaines

7.2.2 Préparation par les participants :

l'animateur doit préparer sa réunion :  regrouper les faits, les informations, les chiffres... qui aideront à mieux comprendre de quoi il s'agit. Cette recherche pourra permettre d'affiner la formulation du sujet : ex.: "Comment augmenter les ventes de 12 % ?"  choisir les questions à traiter et leur ordre   préparer les questions qui pourraient faire avancer la réunion

7.2.2 Préparation par les participants :

Plusieurs dispositions possibles : Rappel : le meilleur réseau de communication est le réseau tous circuits : il faut favoriser la disposition spatiale qui permet un tel réseau de communication. La salle La disposition des tables La salle doit présenter les caractéristiques Principe général = permettre à suivantes : chacun de communiquer avec        + une dimension adaptée : ni trop tout le monde. petite, ni trop grande        + éviter toute distraction de l'attention Les participants doivent donc : (absence de troubles venant de l'extérieur,        + se voir de portables, de décorations qui        + s'entendre détourneraient l'attention)          + privilégier le confort : bonne acoustique, éclairage naturel

Disposition spatiale des participants à une réunion Type de dispositions   Table carrée ou rectangulaire   Table en U ou en T

Commentaires Table carrée :   réseau de communication majoritairement linéaire. Exclusions des personnes en bout de table Table rectangulaire : les écrans sont encore plus épais Table en U :   permet la circulation de l'animateur. Tout le monde se voit Table en T :   réseau linéaire en haut de la table certains se tournent le dos

 

Ces tables facilitent les échanges conviviaux. Elles permettent de voir tout le monde.

Tables rondes ou ovales

Le 2ème exemple montre une table spéciale conçue pour faciliter au maximum les échanges et pour marquer la place de l'animateur.

 Disposition "classe d'école"

Eventuellement pour des réunions d'information. Certains sont proches de l'animateur, d'autres plus éloignés. Inenvisageable pour un groupe de discussion.

  C'est la disposition des négociations frontales, de type syndicats-patrons. Disposition face à face Il y a 2 porte-parole, pas d'animateur.

Le matériel (le préparer avant la réunion)

Vidéoprojecteur  : Plus d'images, moins d'échanges

Diapositives : Très professionnelles, moins interactives

Tableau papier : Plus spontané, moins précis

7.3 Conduite d’une réunion :

On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.

Avant la réunion Opportunité de la réunion Périmètre de la réunion

Avant toute chose, la raison d’être de la tenue d’une réunion doit être mûrement réfléchie: Quel est l’objectif de la réunion ?

Nombre et qualité des participants : Il est souhaitable de réunir un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Durée : la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures. Ordre du jour : Il s’agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de réunion libre à une date où les participants sont disponibles. La Date et réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance, afin de réservation de permettre l’envoi des invitations et des convocations aux participants dans la salle des délais décents. La salle devra notamment être choisie en fonction des places assises, de sa dimension et sa forme de la salle, de la présence d’ordinateurs, d’Internet et de moyens audiovisuels. Convocation Diffuser les convocations à l’ensemble des participants en précisant des notamment l’ordre du jour , le lieu ainsi que l’heure de début et de fin de participants la réunion.

Pendant la réunion Tour de table   Désignation d’un rapporteur

Il permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant. Il est souhaitable de « désigner un volontaire » pour la rédaction du compterendu.

Pour les réunions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission, Circulation il est nécessaire de faire circuler une feuille d’émargement afin de permettre d’une feuille aux services financiers de valider les frais de déplacement. d’émargement (de présence)

Rappel de l’ordre du jour

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler brièvement l’ordre du jour de la journée, le temps imparti sur chaque sujet et les intervenants. Les points importants de l'ordre du jour devront préférentiellement être abordés en début de réunion, où la concentration est maximale et afin de ne pas risquer de les traiter rapidement en fin de réunion.

Date de la prochaine réunion

S’il s’agit d’une série de réunion, il peut être opportun de profiter de la présence des participants pour convenir d’une date commune pour la tenue de la ou des réunion (s) suivante (s).

Après la réunion Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu « à chaud », directement suite à la réunion, car les notes prises au cours de la réunion font appel à la « mémoire à moyen terme ». Le compte-rendu doit notamment faire apparaître les points Rédaction du suivants : - Objet de la réunion, compte - date de la réunion, rendu - participants (et excusés) ordre du jour, - résumé de chaque point de l’ordre du jour, - relevé de décisions Le compte-rendu doit être diffusé à l’ensemble des participants, pour validation. Diffusion du Après un délai de l’ordre d’une semaine, si des propositions de compte modifications ont été faites. rendu Le compte-rendu final devra être à nouveau envoyé à l’ensemble des participants.

8. L’exposé

Comment s’y préparer ?

La règle d’or Avant l’exposé

Pendant l’exposé 3 étapes

Après l’exposé

81. Avant l’exposé Le support écrit en vue de l’oral

 Le fonds Préparer le contenu sujet à délimiter  plan provisoire  recherche d’informations 

Rédiger le plan final conclusion  développement  introduction 

La forme

 Résumer les idées sur fiches, diaporamas  Illustrer le travail

 Répartir l’intervention entre les membres

Quels supports audio-visuels ?

• Préparer les documents visuels ou sonores • Vérifier et m’entraîne avec le matériel disponible

Maîtriser le non-verbal

• Les mouvements, les gestes, les expressions de visage sont un atout • Ne pas lire intégralement les notes • Ne pas apprendre par cœur le texte

S’entraîner à gérer le temps

• Répéter oralement l’exposé - seul devant une glace - avec un parent ou un camarade

• Vérifier particulièrement - le rythme de parole - le temps imparti

82. Pendant l’exposé Avant la prise de parole

• Vérifier - les lieux - le matériel - les accessoires

• Bien respirer pour maîtriser le trac

La prise de parole en public  Objectif : capter l’auditoire

Donner des repères à l’auditoire - donner des consignes - énoncer le sujet de façon précise - annoncer le plan clairement - utiliser une phrase d’accroche

Fixer l’attention

 Répéter les idées principales  Faire des transitions  Respecter des pauses  Coordonner le discours et les documents d’illustration

83. A la fin de l’exposé Ne pas oublier • Indiquer les sources (références) • Solliciter les questions ou les commentaires • Répondre brièvement et précisément aux questions • Satisfaire la curiosité

Prévoir une évaluation

• 2 critères essentiels - le fonds - la forme • L’évaluation peut être écrite ou orale • Noter les points positifs et les points négatifs

Merci pour votre attention