Ordonnancement Pilotage Coordination

IIIIII-

Présentation de la société « Coordination du Nord » Projets étudiés durant le stage Etude de la réalisation des missions OPC III-1- Présentation d’une mission OPC III-2- Etudes préliminaires d’une mission OPC III-3- Préparation du chantier III-4- Exécution des Travaux III-5- La phase « fin de chantier »

III-1- Présentation d’une mission OPC III-1-1- Définition L’ordonnancement, la coordination et le pilotage ont pour objet :

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Pour l’ordonnancement et la planification, d’analyser les tâches élémentaires portant sur les études d’exécution et les travaux, de déterminer leurs enchaînements ainsi que leur chemin critique par des documents graphiques et de proposer des mesures visant au respect des délais d’exécution des travaux et une répartition appropriée des éventuelles pénalités Pour la coordination, d’harmoniser dans le temps et dans l’espace les actions des différents intervenants au stade des travaux et, le cas échéant, de présider le collège interentreprises d’hygiène et de sécurité Pour le pilotage, de mettre en application, au stade des travaux et jusqu’à la levée des réserves dans les délais impartis dans le ou les contrats de travaux, les diverses mesures d’organisation arrêtées au titre de l’ordonnancement et de la coordination.

III-1-2- En quoi consiste la mission OPC ? Nous pouvons utiliser le terme de facilitateur pour désigner le pilote. Il participe à la clarification de toutes les difficultés rencontrées au cours du chantier et aide à leurs résolutions. Dans cette partie, nous voulons démontrer pourquoi il est nécessaire d’avoir un « pilote » dans son équipe, puis décrire sa mission tout d’abord sur un chantier en général, puis l’expliquer dans notre secteur d’activité qui est la restauration collective III-1-2-1-Quel est l’intérêt de faire appel à un pilote ? Il est rare de voir, de nos jours, un chantier se terminant en temps et en heures comme prévu initialement. Les chantiers vivent, ils sont imprévisibles ! En fait, les retards peuvent s’accumuler et nuire à l’ouvrage, pour des raisons diverses tel que les études d’avant projet et d’exécution qui sont souvent bâclées, soit par manque de temps, soit par manque de coordination. Ce défaut de coordination se retrouve après sur le terrain, chaque entreprise travaillant suivant son plan de charge, selon ses propres intérêts, sans se préoccuper de l’intérêt même du chantier. A nos yeux ressortent deux principaux facteurs qui amènent une nécessité de coordonner : - Assurer la bonne exécution de l’ouvrage - La multiplicité des intervenants  Assurer la bonne exécution de l’ouvrage Lorsque plusieurs entreprises travaillent ensemble pour réaliser un même ouvrage, on retrouve souvent des problèmes de communication entre elles. Chaque entreprise doit rester informée de l’avancement du chantier, donner aux autres entreprises les informations indispensables et de s’assurer de leur bonne exécution. C’est dans ce cadre que va intervenir le spécialiste OPC pour animer et coordonner cette communication interne.

 La multiplicité des intervenants

La nécessité de la coordination s’impose aussi par le fait que l’organisation d’un chantier s’est beaucoup transformée au fil du temps, par l’apparition de nouveaux intervenants constituants l’équipe de maîtrise d’œuvre (bureau d’étude, économiste, consultant, programmistes, contrôleur technique…) et par la complexité et l’importance de plus en plus grandissante des projets à réaliser. L’intervention d’un professionnel de l’OPC, au vu de tous ces différents facteurs qui, en s’accumulant et s’amplifiant de ce fait, l’ont rendu nécessaire voire obligatoire. C’est parce que chaque entrepreneur n’ayant pas une vision globale du chantier, et dans le but de diminuer les conséquences de ces problèmes que la mission spécifique de l’OPC a été crée. III-1-2-2-Comment se traduit l’OPC sur un chantier L’OPC sur un chantier est couramment désigné comme étant le chef d’orchestre : il doit en effet tout savoir, tout voir du chantier et assurer la coordination des entreprises entre elles. Sur un chantier, l’OPC peut se résumer à ceci : D’une manière très générale, l’OPC se doit de mener à bien sa mission en termes d’exécution et en termes de conseil envers une maîtrise d’ouvrage qui est considérée comme « non-sachant »  En termes de conseil car : Il faut expliquer et accompagner jusqu’au bout et même pendant l’année qui suit le parfait achèvement, la maîtrise d’ouvrage en lui donnant des conseils techniques, du conseil sur la pérennité de l’ouvrage, du conseil sur la gestion économique de l’outil  En termes d’exécution car : En fonction du type de contrat de l’OPC, il peut intervenir dés la phase conception ou n’intervenir qu’au commencement des travaux. Il est bien sur conseillé de faire intervenir l’OPC dés la phase conception pour une meilleure connaissance du projet et anticiper au mieux les risques. La mission OPC va consister à organiser le chantier mais aussi la mise en œuvre de la cuisine en élaborant le calendrier prévisionnel des travaux ; il coordonne chaque lot pour que les choses soient faites dans les règles de l’art en respectant une durée initialement donnée. Il répertorie les intervenants et propose l’organigramme du chantier. Il établit le processus de circulation et de diffusion des documents. Il organise le chantier avec la collaboration du coordonnateur SPS et veille à la bonne entente entre les entreprises Enfin, il assiste la maîtrise d’œuvre pendant les opérations de réception et de levée de réserves, qu’il aura au préalablement programmées III-1-2-3-Les professions qui exercent l’OPC Autrefois et pendant longtemps assumée par l’architecte, la mission OPC est aujourd’hui assurée par d’autres intervenants. Aucune contrainte de diplôme, de formation, de qualification et règlementation n’étant imposée, cette fonction à été assimilé par beaucoup d’entreprises. Le choix du responsable OPC appartient au maître d’ouvrage et peut confier cette mission, en fonction de la nature du marché et de sa complexité à : - Une entreprise générale - La maîtrise d’œuvre - Le service technique de la maîtrise d’ouvrage - Une tierce personne

 L’entreprise générale Lors d’une procédure dite « en marché unique », une seule entreprise est retenue pour s’assurer de la réalisation complète de l’ouvrage. Elle est donc tenue d’assurer la coordination entre ses propres sous-traitants et ses propres travaux. La mission OPC lui revient de fait. L’entreprise générale est considérée comme la seule responsable du chantier et donc de tout désordre arrivant sur le chantier. Elle doit donc veiller au bon déroulement des opérations en temps et en heures  La maîtrise d’œuvre Lors de travaux traités en marchés séparés, la mission OPC, fait partie de la mission de base dans le marché de la maîtrise d’œuvre. Le maître d’œuvre peut en assurer lui-même la responsabilité ou la sous-traiter à une tierce personne (généralement un spécialiste OPC). Il est certes logique de confier la mission OPC à son concepteur, mais la complexité actuelle des chantiers, en particulier pour le second œuvre (ventilation, béton…), demande une présence quasi-journalière de l’OPC. C’est pourquoi nous retrouvons en général, la mission OPC confié à la maîtrise d’œuvre seulement pour de petites opérations.  La maîtrise d’ouvrage par l’intermédiaire de son service technique Le service technique du maître d’ouvrage public ou privé peut avoir la responsabilité de cette mission. Dans cette configuration, il faut faire attention de bien définir le contenu et les limites des prestations afin de les préciser aux autres intervenants. D’autre part le maître d’ouvrage est le décideur et doit, pour assumer cette fonction, prendre une certaine distance et bien faire la différence entre ses missions en qualité de maître d’ouvrage et d’OPC.  Une tierce personne Le recours à une tierce personne pour cette mission, présente l’avantage majeur d’être indépendant face aux autres intervenants, puisque directement missionné par la maîtrise d’ouvrage. Cependant, ce recours est plus adapté pour les opérations complexes, et peut ne présenter qu’un faible intérêt pour les petites opérations. Pour cette personne il est fortement recommandé de passer le marché suffisamment tôt dans l’opération d’investissement. C'est-à-dire dés la phase « Étude », avant la consultation des entreprises. Afin qu’il puisse bien prend connaissance du projet et de toute ses complexités, de participer à l’élaboration du dossier de consultation des entreprises, de planifier au mieux les différentes tâches des travaux. Deux personnes peuvent se voir assigner la mission OPC dans cette configuration : - L’OPC spécialisé - Un bureau d’étude  Un OPC spécialisé D’après nos recherches, aucune formation ni de diplôme existe pour se déclarer OPC. Néanmoins il est admis, dans la profession, qu’il faut un minimum de connaissances et de compétences techniques pour pouvoir piloter correctement un chantier. Les OPC exerçant cette mission, aujourd’hui, sont d’horizons différents et issus de formations différentes (ingénieurs, architectes, DUT, BTS, …) Les OPC spécialisés font, le plus souvent parti d’un organisme indépendant spécialisé, d’un bureau d’étude polyvalent, intégré à un cabinet d’architecture.  Un bureau d’étude

Les bureaux d’études techniques ont la possibilité de remplir la fonction d’Ordonnancement, de Pilotage et de Coordination. Ce cas ne peut marcher que dans des situations où l’on se retrouve sur de petits chantiers avec très peu de corps d’état à gérer et dont le principal se trouve être celui dont le bureau d’étude est spécialisé. III-2- Etudes préliminaires d’une mission OPC La mission OPC est utile, voire indispensable dès les premières phases d’un projet. Il joue un rôle en établissant des règles et procédures dès le début, dans le but d’aider les autres intervenants à terminer le projet dans les délais impartis et donc de les aider à tenir leurs engagements en termes de leur marché. Sa fonction d’OPC, pendant cette phase, le rend apte à coordonner et planifier les différentes études, à animer les réunions ou cellules de synthèses. Mais il va apporter aussi ses conseils par une analyse préalable du chantier et dans la rédaction des clauses techniques particulières et/ou générales, pour mettre en évidence des technicités particulières qui entraînent de fait un phasage du chantier particulier. III-2-1- L’analyse préalable du chantier L’agent OPC va jouer un rôle important dés le début de sa mission. Il va en premier lieu visiter, étudier et analyser le site et son environnement, afin de rechercher les contraintes de chantier (accès au chantier, stationnement, l’emprise du chantier sur la voirie, sur les réseaux…) Pendant la phase conception, il aura pour mission de : - D’analyser les technologies du projet, pour organiser précisément le chantier en fonction de phasages spécifiques - D’animer et de participer aux réunions de mise au point entre la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre, et de d’officialiser systématiquement chaque réunion soit par courrier soit par un compte rendu de réunion. - De prendre contact avec les services techniques de la Ville, les concessionnaires, etc… afin de s’assurer de l’environnement - De préparer et de suivre les dossiers d’autorisations liés aux installations III-2-2- La planification des études et des démarches Le rôle du pilote est, dans cette partie de planifier les études, les démarches de la phase conception. - Avant projet sommaire, avant projet définitif, dépôt du permis de construire, projet, dossier de consultation des entreprises, remises des offres, analyse des offres, signature des marchés, notification, envoi de l’ordre de service. Il va ensuite faire le suivi du calendrier de ces études, assurer la coordination et le suivi entre ces différents intervenants, contrôler les délais de rendu des documents, effectuer les relances et proposer des actions correctives si besoins. La coordination et la contrainte du délai pour les études, amène une gestion normale du projet, et une certaine rigueur. Toutes les études font l’objet d’un graphique qui les hiérarchise dans le temps. Certaines s’enchaînent et aboutissent sur une seule et même étude comme l’élaboration du programme. Elles sont toutes définies dés le début pour former un ensemble cohérent. III-2-3-La rédaction des documents composant le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

Lors de cette étape, le projet est arrêté. La mission de l’agent OPC consiste à rédiger les pièces suivantes : - Un calendrier, qui est à joindre avec les éléments de la consultation. Ce calendrier doit être succinct mais suffisamment précis pour permettre aux différentes entreprises de répondre à l’appel d’offre et de pouvoir planifier leurs charges de travail en conséquence - Un organigramme qui présente hiérarchiquement les différents intervenants du chantier. Il précisera aussi la fonction de chacun et les relations entre eux. - Un schéma dit « circuit de diffusion des documents » indiquant à qui remettre les plans et documents d’études, les délais de visa,… - La présentation du projet de plan d’installation de chantier - Une aide et participation à la rédaction des clauses liées aux délais, aux pénalités, aux intempéries et à l’organisation du chantier. - L’élaboration du plan d’hygiène et de sécurité du chantier Il doit entre autre, conseiller le maître d’ouvrage sur les procédures d’appel d’offre (le pilote doit donc maîtriser le code des marchés publics). Pour finir, il participe à l’analyse des offres des entreprises afin de vérifier leur délai d’exécution et rédige un rapport. III-3- Préparation du chantier Lors du démarrage d’un chantier, s’échangent énormément d’informations et de documents entre les entreprises, la maîtrise d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage. L’objectif du pilote est de consigner et de garder toutes traces de ces échanges. Il doit pouvoir à tout moment retrouver la trace des dernières mises à jour transmises ainsi que la date de leurs validations, etc … et doit veiller à la bonne communication interentreprises. Il va exercer son rôle de pilote, de coordonnateur et d’ordonnanceur dans les deux étapes de cette phase qui sont : - Les formalités préalables au démarrage du chantier - Les planifications des travaux III-3-1-Les préalables au chantier Dès la notification des marchés, le pilote va réunir toutes les entreprises et les intervenants pour une mise au point, ainsi que vérifier la situation avec les concessionnaires. Il va par la suite faire afficher le permis de construire, et faire installer le panneau de chantier comportant les différents logotypes de tous les acteurs du projet. Il va planifier le calendrier des études des corps d’état ainsi que la date de leurs validations : c'est-à-dire qu’il va demander à ce que l’on remette aux personnes concernées les plans d’exécutions, les réservations, les visas, les fiches techniques des matériaux et matériels. Il veille enfin à ce que les entreprises aient bien fait les démarches administratives, et aient pris connaissances des plans des autres corps d’états. III-3-1-Les planifications des travaux Il va tout d’abord, en accord avec le maître d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage, décider d’un jour pour les réunions hebdomadaires, ainsi que la planification de la remise des échantillons et prototypes. Afin de vérifier les dire et études des corps d’état, le pilote doit connaitre le projet (d’où l’intérêt de le faire intervenir dès la phase conception) dans les moindres détails, en effet il est important de définir quel lot doit la fourniture, la pose de tel matériel, pour établir les responsabilités de chacun.

Il va ensuite élaborer le planning général du chantier avec les entreprises et le faire signer par les entreprises pour le rendre contractuel, afin de s’en servir en cas de litiges. Le pilote ne pourra ordonnancer les tâches qu’à la réception des informations transmises par les entreprises grâce à une fiche d’enquête qu’il leur remet. Les informations concernent les effectifs des entreprises qui seront présentes, sur les délais de fabrications, les délais d’approvisionnements, les délais d’exécutions,… L’OPC va alors pouvoir établir le planning de façon très précise par zones de travaux en fonction des délais de fabrication, et va pouvoir planifier les dates de commande afin d’une éventuelle relance des entreprises. Certaines entreprises rallongent volontairement leurs délais afin d’anticiper éventuellement des retard et ainsi éviter des pénalités, le rôle de l’OPC est de vérifier les délais indiqués et de les faire corriger si cela lui semble être trop important. D’où l’importance pour le pilote d’avoir une connaissance parfaite de tous les corps d’état et de leur tâche à effectuer.  Les méthodes d’élaboration de planning : Dans la pratique, l’OPC utilise deux méthodes pour l’élaboration du planning : - La méthode PERT - La méthode GANTT Cependant la méthode la plus employée, est le planning de GANTT, car plus lisible et rapidement compréhensible par n’importe quel intervenant. III-4- Exécution des Travaux L’OPC va exercer, dans cette phase, tout son talent de chef d’orchestre. En effet il veille à ce que son chantier se déroule selon son planning et ses phasages, et si besoin met à jour le nouveau calendrier en fonction des contraintes survenues et en assure la diffusion auprès de tous les intervenants. La tenue du journal de chantier, dans lequel sont consignés les incidents et les problèmes du chantier, est rédigé par l’OPC pour le compte de la maîtrise d’œuvre, il suit bien sur l’avancement du chantier et analyse les responsabilités de chaque entreprise par rapport aux retards constatés entrainant des pénalités. Il doit par ailleurs une assistance, à la maîtrise d’ouvrage, dans la gestion financière en mettant en place et la tenue d’un tableau de suivi de situations des travaux et de l’état des travaux et l’état des travaux supplémentaires relatifs à chaque entreprise. Son rôle est aussi de relancer les entreprises afin qu’elles réalisent leurs taches dans les délais impartis, soit par téléphone, compte rendu de chantier, fax, mail, lettre (éventuellement en recommandé avec accusé de réception) et demande par conséquent au maitre d’ouvrage d’appliquer les sanctions qui s’impose. Enfin, l’aspect le plus important de cette phase, est que l’agent OPC organise, anime les réunions de chantiers, dans lesquelles se décident et se règlent les aléas du chantier. III-4-1-Les réunions de chantiers et leurs comptes rendu : Au fur et à mesure de l’avancement du chantier, en règle générale une fois par semaine, des réunions de chantiers sont organisées et animées par l’OPC. Elles consistent à pointer l’avancement du chantier, les éventuelles difficultés rencontrées, les litiges, et permet ainsi d’assurer la coordination entre les entreprises. A la suite de cette réunion, l’OPC organise la visite du chantier pour voir les points précis à régler.

Chacune des réunions ont un ordre du jour qui est traité en priorité. Elles font l’objet d’un compte rendu dans lequel tout doit être consigné, tel que les remarques des entreprises, les discussions tenues au cours de celle-ci, l’ordre du jour à traiter lors de la prochaine réunion, les retards et absences des entreprises. Ce compte rendu est ensuite diffusé à l’ensemble des intervenants. Bien que non contractuel, le compte rendu de réunion est reconnu par la jurisprudence et peut servir en cas de litige, d’où la nécessité de noter un maximum d’éléments afin qu’il soit le plus complet possible. III-4-2-Quel est l’intérêt de participer aux réunions pour l’entrepreneur ? Ces réunions vont permettre à chaque entrepreneur de : - Expliquer les difficultés qu’il rencontre - Permettre de résoudre ses problèmes et d’obtenir une meilleure organisation Sa présence à chacune des réunions, lui permet aussi de s’opposer aux arguments des autres entrepreneurs ou par la maîtrise d’œuvre sur la mauvaise exécution de son travail ou encore dans le retard qu’il aurait pris. Une absence à une réunion peut être sanctionnée par des pénalités. Ces pénalités sont consignées dans le compte rendu de chantier, mais ne sont appliquées que si la maîtrise d’ouvrage le décide. III-4-3-Chaque entrepreneur se doit de vérifier le contenu de chaque compte rendu : Une fois le compte rendu diffusé à l’ensemble des intervenants, l’entrepreneur se doit de vérifier son contenu et de faire les observations qu’il juge nécessaire, pour qu’elles soient prises en compte lors de la prochaine réunion, dans le but d’une meilleure communication et de faire avancer le chantier. III-5- La phase « fin de chantier » Pour clôturer un chantier, l’OPC doit également rédiger un rapport de fin de travaux, dans lequel il va, entre autre, déterminer les responsabilités respectives des entreprises dans les retards, pour permettre à la maîtrise d’ouvrage, si elle le souhaite, de faire appliquer les pénalités. Mais Il va aussi participer à l’organisation et à la collecte des différents DOE, nécessaire pour la maintenance du nouvel ouvrage. En général, sur une fin de chantier l’OPC part «à la chasse aux DOE », car beaucoup d’entreprises le rendent en retard ou incomplet. Durant l’année qui suit la réception, qui est appelé année de garantie de parfait achèvement, L’agent OPC doit rester à disposition de la maîtrise d’ouvrage afin de relancer les corps d’état au cas où un vice caché serait découvert. III-5-1-La planification de la « fin de chantier » Lors de la planification de la « fin de chantier » l’OPC va en fait établir le calendrier et organiser les visites préalables à la réception, en accord avec le maître d’œuvre. Concernant cette réception, il planifie de même les essais des matériels, les réceptions techniques, ainsi que la programmation des levées de réserves et organise de ce fait leur suivi en tenant informé le maître d’œuvre. Il va mettre en place le plan de nettoyage et le démontage du chantier, en définissant un délai d’exécution. Puis la planification de « fin de chantier » se concrétise par la programmation et l’organisation des opérations précédant la mise en exploitation des ouvrages, par

l’établissement du calendrier de mise en service, de formation aux utilisateurs, assurances, contrats de maintenance… III-5-2-La réception La réception est l’acte par lequel la maîtrise d’ouvrage déclare accepter les travaux qui ont été réalisés avec ou sans réserves, elle consiste en fait à la remise des clés du bâtiment au maitre d’ouvrage et nécessite trois phases : - Les OPR ou opérations de pré réception - La remise du Procès Verbal de réception avec réserves - La réception finale La date de réception est le point de départ des responsabilités et des garanties.  Les OPR – Opérations de Pré Réception Le pilote décide avec l’accord du maître d’œuvre de lancer cette phase, quelques semaines avant la date de livraison. Il vaut mieux lancer cette phase deux ou trois mois avant la livraison afin de préparer cette opération au mieux et d’anticiper point par point les éventuels incidents qui pourrait survenir. Durant cette phase d’OPR, l’OPC avec le maître d’œuvre organise les visites de chantier et établissent la fiche d’OPR. Sur cette fiche est indiqués tous les travaux que les entreprises ont à leurs charges de terminer, à reprendre ou à réaliser avant la date de livraison finale. C’est ce que l’on appelle une réserve, c'est-à-dire une non-conformité au CCTP. L’OPC va alors s’assurer de l’avancement des travaux de reprises, et effectuer les relances nécessaires. Au cours de ces travaux de reprises ou de finitions, l’OPC et la maîtrise d’œuvre vont lever les réserves, c'est-à-dire signifier qu’une entreprise à bien réalisé les tâches qu’on lui a demandées de faire pour être conforme au CCTP ou aux exigences de la maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage.  Les PV (Procès verbaux) de réception avec réserves A L’issue de la visite de pré réception, est délivré un deuxième procès verbal de réception mentionnant les réserves et les travaux à réaliser. L’entrepreneur à la réception de ce procès verbal, se doit de réaliser les opérations et travaux de finition qu’on lui impose de faire. Dans le cas contraire, les travaux peuvent être refusés par le maître d’ouvrage, l’entrepreneur prend alors le risque de voir confier les travaux à une autre société et à ses frais.  Les PV de réception finale Dans tous les chantiers, c’est à la maîtrise d’ouvrage de procéder à la réception de l’ouvrage, assisté par la maîtrise d’œuvre. Lors de cette réception, un procès verbal de levée de réserves est notifié à l’entrepreneur, qui stipule l’acceptation des travaux effectuées par la maîtrise d’ouvrage. Si toutefois, quelques réserves sont émises, il reste à l’entrepreneur un an pour réaliser les finitions. A partir de cette date, le procès verbal engendre quatre effets : - L’exonération de l’entrepreneur : c'est-à-dire que le maître d’ouvrage accepte dans l’état où se trouve le bâtiment. On dit que l’entrepreneur s’exonère des vices apparents de la construction, mis à part de ceux signalés sur le procès verbal de réception - Le point de départ de trois garanties : garantie de parfait achèvement, la garantie biennale de bon fonctionnement des équipements et la garantie décennale pour tout dommage qui compromettrait « la solidité de l’ouvrage ou qui, l’affectant dans un de ses éléments constitutifs ou l’un de ses éléments d’équipements, le rendrait impropre à sa destination »

- Le transfert de garde ou de responsabilité, qui est transféré de la maîtrise d’œuvre à la maîtrise d’ouvrage qui se trouve désormais responsable du bâtiment (sécurité, vols, dégradations…), de la passation des contrats de maintenance et le gardiennage - Enfin, la réception déclenche le paiement définitif des intervenants et donc le règlement du solde du marché