Organizar Eventos Empresariales

250 HORAS



ORGANIZAR EVENTOS DE MANERA RESPONSABLE, TENIENDO EN CUENTA LA CONFORMACIÓN DE COMITÉS, LA COORDINACIÓN DE LAS RESPONSABILIDADES DE LOS DIFERENTES COMITÉS, DE ACUERDO CON EL TIPO DE EVENTO Y LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES..

 Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la organización.

•

Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el propósito, objetivo, plan, protocolo, los medios de divulgación las políticas de la organización

•

.

Es un agasajo que se le brinda a una persona o entidad, en el caso de las empresas siempre realizan cuando hay un motivo especial, como:  El ascenso de un alto ejecutivo de la compañía  Cumpleaños del gerente  Cena de negocio  Aniversario de la empresa

Eventos sociales Religiosos Culturales Deportivos Políticos Empresariales Académico Tecnológicos

•Nacimientos. •Cumpleaños. •Casamientos. •Aniversarios. •Fiestas Benéficas. •Desfiles. •Fiestas de Egresados. •Fiestas de Grupos de Pertenencia. •Fiestas de despedida. • Eventos infantiles. •Despedida de solteros.

• Fiestas de Reencuentro. •Fiestas de 15 y 18 años. •Fiestas Comunitarias organizadas por Entidades Civiles. •Pequeñas sorpresas. • Fiestas de fin de año. • Fiestas privadas. • Fiestas temáticas ( halloween, tropical y disfraces, entre otros).

Bautismo. Santoral. Retiros Religiosos. Convivencias. Estadías de descanso. Cursillos religiosos. Capítulos. Campamentos religiosos. Ceremonias

religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios). Comunión. Casamiento. Navidad. Pascuas. Jubileo.

Festivales. Actos Culturales. Conmemoraciones. Cocktail. Espectáculos artísticos. Muestras de arte. Inauguraciones de Centros Culturales. Fiestas de Colectividades.

Presentación de un libro. Presentación de una Obra. Exposiciones. Congresos. Ferias. Concursos. Mesas de debate Eventos callejeros

Torneos. Competencias. Panamericanos. Intercolegiales. Campeonatos interempresarios. Clases abiertas. Mundiales.

Lanzamiento de Campaña. Nombramiento de Funcionarios. Debates. Congresos. Cierre de campaña. Reuniones de trabajo. Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas. Eventos a beneficio. Inauguraciones. Firmas de Acuerdo Actos

Conmemorativos. Viajes políticos. Recepciones diplomáticas. Distinciones. Entrega de premios, diplomas. Homenajes y Reconocimientos. Cenas de Gala. Conferencias de prensa.

Ferias Cumbres Congresos. Convenciones. Exposiciones, tradeshows y Showrooms. Seminarios. Lanzamientos de productos. Conferencias de Prensa. Workshops. Visita de Extranjeros a la Empresa. Inauguraciones. Aniversarios de Empresa.

Family Day. Cenas de fin de año. Fiestas tema. Desayunos, Almuerzos y Cenas de trabajo. LLuvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad). Encuentras de negocios. Fiesta de Logros de Objetivos. Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas. Eventos de

integración. Outdoors. Concientización de Nuevos Objetivos. Kick Off y Lanzamiento de Planes. Eventos Recreativos. Jornadas de Capacitación. Asunción o cambio de Autoridades

Inicio de ciclo. Cierre del ciclo. Fiestas Patrias. Torneos y Encuentros Deportivos. Festivales. Kemesses. Ferias. Certámenes.

Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados. Reunión de exalumnos. Aniversario de la Institución. Fiesta de Graduación.

Lanzamiento de productos Innovaciones

Hacia lo cual se dirige el evento (fines hacia lo cuales se dirige las actividades del evento) Predomina la elegancia en el vestir Decoración

Los objetivos se ubican en: ALTA GERENCIA

EJECUTANTES

DIRECCIONES OPERATIVAS

 Previsión  Planeación  Ejecución Dirección Control  EVALUACIÓN

Saber a quién o a quienes va dirigido el evento Imita el estilo de su empresa Decoración escogida con tacto y diplomacia Tener en cuenta la jerarquía de los invitados Visto bueno de sus superiores antes del día del evento

Acepte las criticas Delegue algunas responsabilidades Escoja el personal que le va ha colaborar en la organización Tenga en la agenda los teléfonos, celulares y direcciones de las personas encargadas (comidas, bebidas, espectáculo entre otras) Asegurar las cotizaciones

• Reunión formal que comparten intereses

CONVENCIONES

similares ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos y que convergen en una fecha y lugar determinado para tratar asuntos de interés común y tomar decisiones.

• Una o varias reuniones, en las cuales un

SEMINARIOS

selecto grupo de ponentes con reconocido dominio en sus áreas, aportan sus conocimientos y experiencias ante uno o varios grupo que comparten sus intereses por el tema.

• Reunión periódica que nuclea a miembros de una asociación,

CONGRESO

organización o entidad para debatir cuestiones previamente asignadas. Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados. Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.

•

SIMPOSIOS

Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito e abordar materias de su particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el público, una vez finalizada la actividad, posea una visión integrada de la materia tratada.

• Son encuentros donde los

JORNADAS

asistentes participan activamente con los profesionales disertantes. Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o workshops.

• Participan todos los presentes de una reunión. Generalmente

FOROS

constituye la parte final de simposios o mesas redondas. Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas supervisando las intervenciones y los tiempos.

•Reunión enfocada a propiciar el

PANEL

intercambio de opiniones y conceptos por parte de los integrantes del presidio y responden a temas específicos de sus ponencias en el auditorio participante, controlado y guiado por un presidente.

•Reunión a larga distancia, que gracias a

TELECONFERENCIA O VIDEO CONFERENCIA

la tecnología permiten que expertos situados en diferentes lugares y sin desplazarse puedan a través de línea telefónica, ofrecer su punto de vista o impartir una conferencia o un curso.

DEBATE

•Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, entre otras. Discusión grupal e informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y modera el debate. Ideal para grupos pequeños 15 personas. aprox.

PLANEACIÓN

Ordenamiento coordinado de todas los elementos que van ha ser parte del evento.

Definir objetivos: El fin que se persiga con la realización del mismo

Programación académica y social

Duración

posibles actividades culturales y sociales que se realizarán

6 meses (nacional)

Preparación Cronograma

Número de asistentes Se debe fijar un tope máximo de participan tes

Reunir personas con identidad de intereses Intercambiar puntos de vitas, temas específicos

Los encargados de la organización: son las personas responsables directamente de la ejecución del evento. Los encargados de la pate académica o técnica: conferencista Los asistentes o receptores: es a quien va dirigido todos los esfuerzos ; estos son los participante o invitados

1.

Estructuraciones de acciones y funciones, la asignación de jerarquía y el establecimiento de pautas para lograr los objetivos determinados, con la máxima eficacia y ahorro de recurso humano, materiales y económicos.

2.

Determinación del camino que se tomará y lo que se hará conjuntamente con las acciones cronológicas de trabajo para lograr los objetivos señalados.

3.

Determinación de los parámetros fundamentales que guiarán el trabajo de organizaciones.

1. El comité de administración: Mesa principal Micrófonos Sonido Fax Computadores Mesas sillas C.D.

Papelografos Medios audiovisuales Equipo de proyección Elementos de oficina Inscripciones Entre otras. 2. Comité académico:  Contactos con los conferencistas, ponentes  Alojamiento

3. Comité de Relaciones Públicas: Promoción Divulgación Atención directa a los participantes Debe constituir internamente subcomité Promoción y divulgación: es el encargado de promover el evento, de enviar a los sitios estratégicos los afiches, folletos (fecha, sede, objetivos, programa académico, programa social, expositores, tarifas, dirección de la inscripción, fecha máxima de confirmación)

Inscripciones:

Ubicado en lugar visible Suficiente espacio Distintos puestos de trabajo como lo exija el mismo (por delegaciones, regiones o grupos por letras en orden alfabético)

Escarapela y materiales: Nombre completo del participante Procedencia (empresa, ciudad) y cargo Carpeta con todo lo relativo al evento Circular de bienvenida Memorias de las conferencias Programación académica y social Actividades sociales Guías turísticas y de espectáculos

Recepción y Alojamiento:

Reservaciones hoteleras Confirmaciones de los asistentes Recepción en el aeropuerto Confirmación de fecha y hora de llegada Transporte Ubicaciones en los respectivos hoteles

Transporte:

Coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y personal en general que forme parte del evento: Contratación de vehículo Transporte colectivo para asistentes Prever sitio de parqueadero

Acto sociales: Corresponde la coordinación del programa social general del evento, incluye:  

  

Instalación y clausura Actos culturales, visitas a sitios turísticos y refrigerios Menú Contratar la animación Mantener contacto con los subcomité

Presidente de la República: Excelentísimo señor presidente Cardenal: Su eminencia Obispo: Excelentísimo señor obispo Embajadores: Excelentísimo señor Embajador ministros Cónsules: señor Ministro ó señor cónsul Autoridades militares: Mayor General Santiago Betancourt

Diplomático Empresarial Académico Social Militar Religioso

PERSONALES

MASIVOS

GREMIOS

SECTORES ECONÓMICOS

Evento social

 El

lugar: Salón de fiestas Jardín al aire libre Restaurantes Sala de juntas

Los invitados no pueden ser más de 25 no menos de 20. Compruebe el vino (almacén o estanco) Preparar el hielo Los refrescos Mezcladores

Para que el encargado del bar sirva las bebidas necesarias, algunos mezcladores: Jugo de piña Jugo de tómate Jugo de naranjas Jugo de toronjas Limones Agua natural o mineral Refrescos de diferentes sabores Dos bolsas de hielo cada dos horas NOTA: delegando colaboradores de confianza

Se recomienda comprar cinco botellas para cada veinte personas. Contratar meseros que en gran parte, serán los responsables del éxito de la recepción. Se recomienda servir un solo tipo de vino (tinto, rosado o blanco), sidra o vino espumoso, champaña, de igual forma puede ofrecerse diferentes bebidas. Los bocadillo pueden ser sencillo, carnes frías con queso de diferentes tipos y galletas finas.

Los canapés o bocadillos dulces son indicados para ahorrarte un plato fuerte y cerrar el evento con broche de oro. SE DEBE TENER EN CUENTA: El mantel Copas espléndidas Vajilla espectacular

La mesa no se debe llenar con demasiados elementos Distribuye estratégicamente: saleros, pimenteros, vinagretas, mantequilla. Flores de tamaño reducido y bajitas; se pueden usar centros de mesas plata, porcelana, cristal.

La iluminación: cambiar el color o bien iluminarlo integralmente con luz negra o solo las mesas, lo importante es mostrar lo que queremos mostrar y resaltar las bondades del lugar.

Es muy importante saber con el dinero que se puede contar para la elaboración de un evento. El costo total del eventos y el valor de las inscripciones se determinara con bases a los presupuestos:

Salones de conferencias Salones para actos sociales Material impresos para distribuir los asistentes Invitados especiales Alquiler de recursos físicos Una vez conocidos los costos, se puede tener una aproximación del valor total. Adicional para imprevistos y gastosvarios.

POR SU ATENCIÓN MUCHAS GRACIAS