Procedimiento Del Plan De Auditorias Internas

PROCEDIMIENTO PARA EL PLAN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

CÓDIGO PPAI. 01

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9000:2000

VERSIÓN 01/06/07

PROCEDIMIENTO PARA LA DOCUMENTACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NTC- ISO 9001 ANÁLISIS DE CASO APLICADO EN UNA EMPRESA COMERCIAL

PREPARADO POR: GONZALO NARVÁEZ BENJUMEA E-mail: [email protected] Página Web: gonabe.260mb.com

INSTITUTO TECNOLOGICO METROPOLITANO PROGRAMA ACADÉMICO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

MEDELLÍN, MAYO DE 2010 1 de 14

PROCEDIMIENTO DEL PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

CÓDIGO PPAI. 01

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008

VERSIÓN 01/10/07

1. OBJETIVO Establecer y documentar el procedimiento para llevar a cabo el plan de auditorías internas del sistema de calidad en los procesos clave de la compañía. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la realización de un Plan de Auditorias Internas de Calidad en cualquiera de las áreas administrativas, ventas, mantenimiento, compras, producción y calidad de la empresa. 3. GLOSARIO Los términos claves utilizados en las distintas auditorias internas de la empresa son: AUDITORIA: un examen de registros o actividades para verificar su exactitud, realizado por alguien distinto de las personas responsables del manejo de estos. AUDITADO: persona responsable del proceso de trabajo que es auditada. AUDITOR: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. AUDITORIA DE LA IMPLEMENTACIÓN: auditoria que se lleva a cabo para establecer si las prácticas actuales son conformes con el sistema de calidad documentado; también son referidas como auditorias de conformidad o auditoria de cumplimiento. ACCIÓN PREVENTIVA: acción que se propone o adopta para evitar que algo ocurra. ACCIÓN CORRECTIVA: acción planificada o tomada para impedir la recurrencia de errores identificados en la auditoria. COMPETENCIA: habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA: resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. DEBERÁ: una disposición que es obligatoria que se realice para mejorar el 2 de 14

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sistema de calidad. DEBERÍA: una disposición que es opcional, pero que es necesaria tenerla en cuenta para mejorar los registros o los procedimientos de trabajo. EVIDENCIA OBJETIVA: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. NO CONFORMIDAD MAYOR: la ausencia o el incumplimiento total de las disposiciones o requerimientos de una cláusula del sistema de gestión de calidad de la empresa. NO CONFORMIDAD MENOR: un fallo al cumplir un requerimiento de una cláusula del estándar, o un lapso observado en el cumplimiento de los registros de una cláusula del sistema de calidad. PROCESO: una secuencia de tareas que combina la utilización de personas, maquinas, métodos de trabajo, herramientas, entorno, instrumentación y materiales para convertir las entradas dadas o planificadas en salidas con valor agregado para la empresa y la satisfacción plena de los clientes. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS: procedimientos que se establecen formalmente en un medio reproducible como papel o medio electrónico para llevar a cabo las secuencias de un proceso o cumplir con los requerimientos del sistema de calidad de la empresa. PROGRAMA DE AUDITORIA: conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico. PLAN DE AUDITORIA: es el derrotero de las actividades propias de la auditoria y que deben tenerse en cuenta por el grupo auditor para el inicio, desarrollo y finalización de la auditoria. PLAN DE MEJORAMIENTO: disposiciones hechas para evitar el fallo, satisfacer las necesidades y expectativas del cliente y los objetivos de la organización.

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4. CONDICIONES GENERALES 4.1 PROPÓSITO DE LAS AUDITORIAS INTERNAS Las auditorias internas son el mecanismo con que cuenta la organización para identificar y registrar la información que permita controlar, retroalimentar y medir el estado actual (al momento de la auditoria) o el avance de la eficacia del sistema de gestión de calidad, control y seguridad implementado. (Norma NTC- ISO 19011). Con el fin de mantener la objetividad, buen ambiente, correcto desarrollo y logro exitoso de una auditoria interna la compañía ha establecido las siguientes recomendaciones al respecto: •

El auditor no debe tener ninguna responsabilidad sobre las actividades que va a auditar, es decir debe prevalecer siempre el concepto de la independencia.

•

El auditado debe ser el primero en conocer los resultados de la auditoria y el equipo auditor debe permitir que el auditado, tenga clara las condiciones sobre la cual fue auditado y que sean las observadas por el auditor.

•

Evitar conflictos personales; el auditor debe identificar, definir y atacar problemas o causas de los mismos y no personas.

•

El auditor no emite juicios paralelos a las situaciones o no conformidades encontradas, se debe manejar una versión clara y concreta.

4.2 PLAN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS El comité de calidad planifica el programa de auditorias internas y el director de calidad establece las fechas de realización y las publica en lugar visible. El programa de auditorias internas se realiza una vez al año, de ser necesario se programan otras auditorias, dependiendo de las circunstancias en los procesos o las inconsistencias identificadas en el servicio al cliente. Los hallazgos de las auditorias internas se registran en el formato único de registro y seguimiento de auditorias internas, empleando para tal fin el Formato FURSAC. (Ver anexo).

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Esta nueva versión reemplaza los formatos con los códigos RPA06: Plan de Auditorias, RPAC07: Lista de Verificación, RPAC08: Reporte de No Conformidad y Solicitud de Acción Correctiva, y el RPAC12: Gestión Para La Mejora. 4.3 PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS La programación de las auditorias se puede llevar a cabo considerando aspectos tales como: •

Programación de las auditorias por procesos, bien sea por auditorias de implementación o de seguimiento.

•

Programación de auditorias por capítulos o requisitos de la normas ISO 9001versión 2000.

•

Programación de auditoria para todo el sistema de gestión de calidad.

•

Programación de auditorias para evaluar proveedores o de servicio al cliente.

Adicionalmente un programa de auditorias internas se establece o varía teniendo presente consideraciones tales como: •

Detección de procesos que presentan debilidades (resultado de auditorias anteriores) o no conformidades mayores y repetitivas (por volumen, costo, incumplimiento total de requisitos, repetitividad o servicio deficiente al cliente).

•

Sugerencia por parte de los “auditores internos de calidad” de acuerdo a los resultados anteriores de la auditoria.

•

Solicitud de la gerencia, el director de calidad o el comité de calidad”

4.4 PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS Una vez se informe al auditor interno, este programa un plan para la ejecución de la auditoria, con base en la información que debe registrar en el formato mencionado anteriormente. En dicho formato se registra todos los aspectos concernientes a las auditorias internas, tales como: 5 de 14

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4.4.1 Objetivo y alcance de la auditoria. El objetivo establece cual es el propósito inicial de la auditoria interna (o sea que se pretende lograr con ella.) El alcance delimita la cobertura que va a tener la auditoria interna, en términos de: •

Procesos y procedimientos que cubre o en los cuales se va a adelantar la auditoria interna.

•

Los documentos que van a ser auditados y en qué términos (verificación, aplicación del plan de mejoramiento, o evidencia de lo implementado, etc.)

4.4.2 Personas involucradas en la auditoria interna. Es necesario determinar que personal va a estar involucrado en la auditoria interna considerando quien o quienes van a ser el personal auditor (equipo auditor) y quien va a ser el personal auditado (personas que van a ser entrevistadas, visitadas o que se requieran para adelantar la auditoria); también se puede determinar la asistencia de un personal invitado como observador (sin participación o intervención sobre la labor del equipo auditor). 4.4.3 Difusión del plan de Auditorias Internas. Una vez se encuentre estructurado el plan de auditorias internas y con un tiempo no inferior a dos semanas, el equipo auditor debe dar a conocer al personal “auditado”, en cabeza del dueño del proceso, cual va a ser el plan de auditoria. En caso de que el auditado requiera una modificación del plan, este debe dirigirse al equipo auditor, presentando su objeción y su propuesta para la modificación. 4.5 LISTA DE VERIFICACIÓN PARA LAS AUDITORIAS INTERNAS Antes de iniciar con el desarrollo de la auditoria, el equipo auditor debe revisar y conocer la documentación existente acerca del proceso, personal, que va a ser auditado; esto con el fin de que el equipo auditor afiance más su conocimiento de lo que va a auditar. El equipo auditor prepara una lista de verificación con los criterios de auditoria y aspectos principales que van a ser auditados y a quien (es). La lista es la herramienta para que el equipo auditor, una vez unifique todos los aspectos de la auditoria, los conserve y adelante la auditoria en plena conformidad con los criterios planteados desde la planificación por parte del equipo auditor.

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Para la elaboración de la lista de verificación, el equipo auditor debe hacer una revisión de los documentos definidos como referencia. El director de calidad debe entregar copia de los documentos respectivos a las distintas áreas o procesos auditados. 4.6 DESARROLLO DE LAS AUDITORIAS INTERNAS El éxito de la auditoria interna, garantiza no solo el principio de revisión de los sistemas de gestión sino la oportunidad de retroalimentar el sistema y sus integrantes con el fin de adelantar mejoras que permitan el eficaz funcionamiento y evolución de los sistemas de gestión. Para garantizar esta situación, la organización establece como principio elemental de la auditoria la imparcialidad en su desarrollo, la cordialidad entre el auditor y el auditado, el compromiso de parte de la alta gerencia y la selección de un equipo auditor confiable como precepto fundamental de esta actividad. 4.6.1 Reunión de apertura. La primera etapa de acercamiento del equipo auditor con el auditado es una reunión de apertura, en esta reunión se informa nuevamente y de manera general a todo el personal que interviene en la auditoria, se presentan los integrantes del equipo auditor, se confirma la disponibilidad de recursos, se atiende cualquier sugerencia o comentario relevante de último momento, si se requiere, se resuelve alguna duda con respecto al desarrollo de la auditoria, objeto y el alcance y por último se aclaran los términos de la auditoria (no conformidad, observación, criterios de auditoria, etc.). 4.6.2 Registrar hallazgos de la auditoria. A mediada que se vaya desenvolviendo la auditoria, el equipo auditor va registrando los comentarios acerca de lo detectado en el transcurso del trabajo de campo, como cualquier comentario (no conformidad, observación, conformidad, etc.). Como una buena practica de retroalimentación, en lo posible se intenta que el personal auditado concluya o visualice las no conformidades encontradas. 4.6.3 Finalización de las auditorias internas. Una vez el equipo auditor termine de realizar el trabajo de campo (recolección de evidencia, muestreo, entrevistas, etc.), analiza la información recolectada. Luego inicia un proceso de “selección “y clasificación de la información y define cual debe ser incluida en el informe final de la auditoria interna de calidad.

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4.6.4 Reunión de cierre de las auditorias. En esta reunión de cierre el equipo auditor se reúne con el personal auditado, con el fin de dar a conocer un balance de la auditoria, comunicar los aspectos por mejorar y los aspectos positivos y en términos generales informar acerca de las no conformidades que se encontraron en la auditoria. En esta reunión también se genera un espacio para que el auditado exprese su opinión acerca de como sintió durante el desarrollo de la auditoria, si cree que existió alguna consulta inadecuada por parte del equipo auditor o alguno de sus miembros, o si desea entregar alguna explicación acerca de una de las no conformidades. Las no conformidades se entregan al auditado máximo tres (3) días hábiles después de la auditoria. 4.7 INFORME FINAL DE LAS AUDITORIAS El equipo auditor realiza por escrito un informe final de los resultados de la auditoria; este informe se registra en el los formato respectivo, el cual debe ser firmado por el responsable directo del proceso de trabajo, el personal que participó de las auditorias, el director de calidad y el gerente de la empresa, este ultimo dará el Vo. Bo. Como señal que recibió y se enteró del informe de la auditoria. 4.8 SEGUIMIENTO Y CIERRE DE LAS AUDITORIAS El director de calidad debe hacer seguimiento y verificar el cumplimiento en los compromisos y fechas pactadas para la implementación de las acciones tendientes a eliminar las no conformidades. En caso de no encontrarse terminada la implementación de las acciones pertinentes, se plantea una nueva fecha de cumplimiento y se deja la anotación en el formato respectivo. Ver en el anexo A: metodología para desarrollar en informe de las auditorías internas en el Sistema de Gestión de Calidad

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4.9 AUDITORES INTERNOS DEL SISTEMA DE CALIDAD DE LA EMPRESA 4.9.1 Perfil de los auditores internos de calidad. Es responsabilidad del comité de calidad, adelantar la selección del personal que es candidato para ser auditor interno, de acuerdo con el siguiente perfil. •

Nivel Académico: •

Mínimo: bachillerato académico o técnico.

• Ideal: estudios tecnológicos, profesionales o en proceso de formación profesional (2 años). •

Formación: curso dictado por personal externo o interno a la organización, sobre requisitos “Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9000 versión 2000”. Mínimo 8 horas de asistencia.

•

Curso de auditor interno de calidad: dictado por un asesor externo.

•

Experiencia: la experiencia laboral no debe ser menor a los 5 meses en la organización; sin embargo puede ser considerado para auditor interno, aquel personal que teniendo menos de 5 meses de vinculación con la organización presenta experiencia anterior (en otras organizaciones) como auditor interno de calidad.

•

Habilidades: estas habilidades personales del auditor contribuyen en el éxito de la auditoria interna de calidad y de control.

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INICIO

Citar a reunión

Verificar asistencia. Leer acta anterior y presentar información recolectada

Analizar información. Definir planes y acciones Asignar tareas, Programar próxima reunión

Levantar acta de cada reunión. Legalizar en los 10 primeros días a su celebración

Envía copia de acta a los integrantes del comité de calidad

Archivar mensaje de confirmación de los integrantes del Comité de Calidad

TERMINA

Elaboró: Gonzalo Narváez Benjumea Director de Calidad

Revisó: Comité de Calidad Compañía

Firma

Firma

Fecha: junio de 07

Fecha: Octubre 24 de 2007

Aprobó: Gerente General

Firma

Fecha: octubre 24 de 2007

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ANEXO A: Metodología para desarrollar el informe de las auditorias internas INFORME DE LAS AUDITORAIAS INTERNAS Proceso o área de trabajo auditado: Responsables del proceso: Personal entrevistado: Auditor principal: Fecha de apertura auditoria: Lugar de apertura: Fecha de cierre auditoria: Lugar de cierre:

1. PLAN DE LA AUDITORIA 1.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA •

Verificar la implementación de los procedimientos del sistema de gestión de calidad con los criterios establecidos en la norma ISO 9001:2000, para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios que aplican a los servicios y productos que comercializa la empresa.

•

Analizar la documentación existente en el numeral 5.2 (Enfoque al cliente) y el numeral 7.2 (Procesos relacionados con el cliente), evaluando la eficiencia en la implementación de los formatos y los procedimientos relacionados con el cliente que aplican en los procesos auditados.

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•

1.2

Identificar acciones de mejoramiento potenciales en el sistema de gestión de calidad, en cuanto a la prestación del servicio y la satisfacción plena de los clientes de la empresa IMPLESEG LTDA. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Verificación de los procedimientos y el control de los registros de calidad relacionados con el cliente 1.3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual del sistema de calidad de la empresa, procedimientos y formatos utilizados para los registros relacionados con las cláusulas que aplican a la auditoria realizada. 2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1 DOCUMENTOS ANALIZADOS:

2.2 ASPECTOS FAVORABLES (Descripción de los aspectos más relevantes o las fortalezas identificadas durante la auditoria interna)

2.3 ASPECTOS DÉBILES (Descripción de las no conformidades identificadas en la auditoria y el nivel de estas, bien sea: Mayor o Menor)

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3.

PLAN DE MEJORAMIENTO

SE DEBERÁN APLICAR LAS SIGUIENTES ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ACTIVIDADES PROPUESTAS

RESPONSABLE

FECHAS INICIO TERMINACIÓN

FIRMA RESPONSABLE DEL PROCESO

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4. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

Fecha de Verificación

Acciones Adelantadas

Firma del Auditor

Firma del Director de Calidad

5. FIRMAS RESPONSABLES:

Firma del auditor principal

Firma responsable del proceso auditado

Vo. Bo. Director de Calidad

Vo. Bo. Gerencia General.

Elaboró: Gonzalo Narváez Benjumea Director de Calidad

Revisó: Comité de Calidad de la Compañía

Aprobó: Gerente General

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Fecha: Octubre 10/07

Firma

Fecha: Octubre 24 de 2007

Firma

Fecha: Octubre 24 de 2007