Taller Semana 3-endesa Procedimiento Auditorias Internas

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE CALIDAD

Código: SGC-AI-D1 Fecha Aprobación: Marzo 15 de 2011

PROCEDIMIENTO: AUDITORIAS INTERNAS

ENDESA S.A.

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APRENDIZ:

RAFAEL SEGUNDO GRANADOS PARRA

EMAIL:

[email protected]

FECHA:

01/04/2011

CODIGO CURSO:

ISO 9001:2008: AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD - 229454

1.

OBJETIVO

Establecer el procedimiento para realizar las auditorías internas en la empresa ENDESA S.A., con el fin de evaluar y verificar que las actividades diarias de calidad, control interno y riesgos operacionales cumplan con lo planeado según los requisitos del SGC ISO 9000:2001 así como evaluar la eficiencia y efectividad de los procesos del Sistema de Gestión Integrado. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplicará en todos los procesos de la empresa ENDESA S.A., identificados en el Sistema de Gestión Integrado. 3.

SOPORTE NORMATIVO Y DE REFERENCIA.   

4.

Norma ISO 9000:2001 Procedimiento para el control de no conformidades. Procedimiento de acciones correctivas y preventivas

RESPONSABLE

El profesional universitario (Gerente del Sistema de Gestión Integrado) es responsable de preparar el Programa de Auditoria, hacer el Informe consolidado de Auditoria, identificar los responsables de procesos y seleccionar los auditores para monitorear y verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas. El líder del proceso auditado es responsable de analizar las causas y elaborar el Plan de acción de las acciones correctivas y preventivas y designar responsables para ejecutarlas. Los auditados son responsables de entregar la información requerida por los auditores. Los auditores internos son responsables de cumplir con lo estipulado en este procedimiento, es decir, efectuar desde la planificación de la auditoria hasta el monitoreo para el cierre de las no conformidades detectadas, así como apoyar al auditado para el fortalecimiento del proceso auditado. 5.

CONDICIONES GENERALES

5.1

Generalidades  La persona asignada para realizar una auditoria, no debe tener responsabilidad directa sobre el proceso auditado, para asegurar la objetividad de los resultados.  Si se asigna más de un auditor, se debe nombrar un auditor líder.

NOMBRE Y FIRMA CARGO

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Se debe establecer un programa de auditorias en donde quede determinado por lo menos una auditoria interna a cada uno de los procesos en el año. Criterios

 5.2

El programa de auditoría en ENDESA S.A., se planifica tomando en consideración: 1. El resultado de las últimas auditorías realizadas, (Internas y Externas). 2. El estado de las acciones preventivas y correctivas, teniendo en cuenta el seguimiento a las acciones determinadas con relación a su implementación eficiente. 3. La importancia de los procesos, teniendo en cuenta como mínimo :  Auditoria a procesos estratégicos y de apoyo.  Auditoria a procesos misionales, los cuales tienen mayor incidencia en el servicio al cliente externo. 5.3

Requisitos que debe cumplir un auditor en ENDESA S.A.   

6.

Ser funcionario particular que ejerza funciones privadas en ENDESA S.A., y que cuente con las competencias para desarrollar las Auditorías Internas. Los particulares contratados, con las competencias para desarrollar las auditorías internas, y/o externas. Tener formación en calidad, mediante diplomado; formación de auditor interno de calidad y/o especialización en gerencia y auditoría de la calidad. DEFINICIONES

              

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad detectada u otra situación indeseable Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Para ENDESA S.A. son “Oportunidades de Mejoramiento” Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria Auditoria de calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria Programa de la auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Criterios de auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. Cliente de la auditoria: Organización o persona que solicita una auditoria Auditado: Organización, o área de la organización, que es auditada Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes

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7.

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

N

Responsable

 

 

Actividad

Flujograma

 

Observaciones  

1

Profesional Seleccionar al grupo auditor, universitario (Gerente conforme a competencias   del S.I.G.C) laborales

Listado auditores con competencias

2

Proyectar el programa de Profesional auditoría y someterlo a revisión universitario (Gerente   y aprobación del Comité del S.I.G.C.) Operativo

Proyecto Programa de auditoria

Revisar, ajustar y aprobar el   programa de auditoria

Proyecto Programa de auditoría aprobado

3

4

Comité de Calidad

Reunir al grupo auditor para   Profesional definir lineamientos, directrices, universitario (Gerente reinducir y entregar las del S.I.G.C.) auditorias conforme al programa para su ejecución.

 

  5

6

7

Auditores

Preparar la (s) auditoría (s)

Auditores

Desarrollar la auditoria e informar las conclusiones de la misma al auditado

Auditores

Elaborar y comunicar el informe de auditoría al auditado, verificando la eficacia de acciones correctivas de las no conformidades anteriores, si las hay.

 

NOMBRE Y FIRMA CARGO

¿Se cumple Auditoria?

el

Plan

        Informe de auditoria

de

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N

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Actividad

Versión: 1 Página 4 de 14 Flujograma

Observaciones

Auditado

Efectuar el plan de acción de las   acciones correctivas y preventivas y ejecutarlo, diligenciando los formatos SGCAC-D1 de acciones correctivas y preventivas

Ver procedimiento acciones correctivas y preventivas y registro.

9

Auditores

Efectuar seguimiento y apoyar al auditado hasta el cierre de las no conformidades del proceso auditado, conforme a lo   establecido en el registro de acciones correctivas y preventivas (formato SGC-SACD1)

 

10

Auditores

Verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas,   en la siguiente auditoría

 

8

11

Profesional Evaluar la competencia de los universitario (Gerente   auditores del S.I.G.C.)

Ver procedimiento Evaluación de competencia laboral

12

Preparar informe consolidado Profesional de las auditorías internas y universitario (Gerente efectuar verificación de la   del S.I.G.C.) eficacia de las acciones desarrolladas

Informe consolidado de auditorías internas

13

8.

REGISTROS

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IDENTIFICACIÓN No. 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Código Nombre Formato SGC-AI-P01- Formato F01 Programa Auditorias internas de calidad SGC-AI-P01- Formato F02 para la Selección del Equipo Auditor SGC-AI-P01- Formato F03 Plan de Auditoria interna de calidad SGC-AI-P01- Formato F04 Listas de chequeo de auditorias de calidad SGC-AI-P01- Formato F05 Actas (Reunión de apertura y de Cierre) de auditorias de calidad No Aplica Evidencias de auditoria (Opcional) SGC-AI-P01- Formato de F06 informe de auditoria SGC-AI-P01- Formato F07 Evaluación Desempeñ o Equipo de auditoria de calidad SGC-AI-P01- Plan de F08 Mejoramien to

 

ALMACENAMIENTO

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PROTECCION

TRD

Lugar Archivo Oficina Dirección Administrativ a

Medio De Responsable Archivo De Archivarlo Impreso Secretaria Ejecutiva

Tiempo de Disposición Retención Final 2 años Archivo Central

Oficina Dirección Administrativ a

Impreso

Secretaria Ejecutiva

2 años

Archivo Central

Oficina Dirección Administrativ a

Impreso

Secretaria Ejecutiva

2 años

Archivo Central

Cualquier Dependencia

Impreso

Líder Auditoria

2 años

Eliminar

Secretaria Ejecutiva

2 años

Archivo Central

Líder Auditoria

2 años

Eliminar

Secretaria Ejecutiva

2 años

Archivo Central

Impreso

Secretaria Ejecutiva

2 años

Archivo Central

de Impreso

Secretaria Ejecutiva

2 años

Archivo Central

Comité Calidad

de Impreso

Cualquier Dependencia Comité Calidad

de Impreso

Oficina Dirección Administrativ a

Comité Calidad

Impreso

Lista de verificación de Auditorias. Informe de Auditoría Interna de la Calidad.

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   9.

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Programa de Auditorias. Plan de Auditoria. Planes de mejoramiento continuo del S.G.I.

ANEXOS

Anexo 1. Flujograma Procedimiento de Auditoria Interna de Calidad. Anexo 2. Formato SGC-AI-P01-F01, Programa Auditorías Internas de Calidad. Anexo 3. Formato SGC-AI-P01-F02, Selección del Equipo Auditor. Anexo 4. Formato SGC-AI-P01-F03, Plan de auditoria interna de calidad. Anexo 5. Formato SGC-AI-P01-F04, Listas de chequeo auditorias de calidad. Anexo 6. Formato SGC-AI-P01-F05, Actas (reunión de apertura y cierre) auditorias de Calidad. Anexo 7. Formato SGC-AI-P01-F06, Informe de Auditoria. Anexo 8. Formato SGC-AI-P01-F07, Evaluación Desempeño Equipo de auditorias de Calidad. Anexo 9. Formato SGC-AI-P01-F08, Plan de Mejoramiento. Anexo 10. Modelo Oficio notificación Equipo Auditor.

10. CONTROL DE CAMBIOS Versión Vigencia 1

Obsoleto

2

Obsoleto

NOMBRE Y FIRMA CARGO

Identificación de los cambios Se realizaron cambios en la descripción de actividades del proceso y responsables Se ajustó el objetivo, soporte normativo, criterios, responsable, requisitos que debe cumplir un auditor en ENDESA S.A. y las actividades del proceso

Responsable Gerente del Sistema de Gestión Integrado Gerente del Sistema de Gestión Integrado

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MEMORANDO DE: Dirección Administrativa PARA: Planeación estratégica, Mejoramiento

del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad, Comunicación Institucional, Gestión Humana, Auditoría Interna, Gestión Tecnológica, Adquisición de Bienes y Servicios y Gestión Financiera y Presupuestal. Fecha: 01 de Agosto de 2.008 Con el fin de verificar el cumplimiento del manual de calidad por parte de los empleados se dará inicio a la aplicación de la norma ISO 9001:2000 en su punto 8 Auditoria Interna de Calidad, le solicito la colaboración, respeto y suministro de toda la información concerniente a su puesto de trabajo a los auditores encargados para que la realización de esta auditoria sea eficaz y eficiente ya que esto es un paso para seguir escalando en nuestro objetivo de una empresa con calidad, es de anotar que este trabajo no implica juzgamiento del personal, solo se basara en hacer las recomendaciones sobre los procesos en las que se presentan fallas con el único objeto de corregirlos. Cordialmente, Rafael Granados Parra Director Administrativo

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Documento No Controlado INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD Proceso(s) Auditado(s):

Planeación estratégica, Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad, Comunicación Institucional, Gestión Humana, Auditoría Interna, Gestión Tecnológica, Adquisición de Bienes y Servicios y Gestión Financiera y Presupuestal. 1. INFORMACIÓN GENERAL Auditoría Fecha de 1 01 No. inicio Auditor Líder: José Julián

Equipo Auditor: Auditados:

Planeación Estratégica Mejoramiento del SIGC Comunicación Institucional Gestión Humana Auditoría Interna Gestión Tecnológica Adquisición de Bienes y Servicios Gestión Financiera y Presupuestal

Informe No. Fecha:

15

09

1 2008

Fecha de

08 2008 12 09 2008 cierre Mahecha Gutiérrez José Julián Mahecha Gutiérrez, Daisy Patricia Vargas Vera, Marta Elena Lizarazo, Claudia Patricia Villegas, Wilfredo Rincón, Nombre

Cargo

Edgar Leonardo Cárdenas

Director de Unidad

Edgar Leonardo Cárdenas

Director de Unidad

Jaime Zarate Saab

Director de Unidad

Andrea Carrasco Ramírez Harold Iguarán Ballesteros Antonio Barrera Martínez

Directora de Unidad Director de Unidad Director de Unidad

Julio Aldana Castaño

Director de Unidad

Ángel Alfredo Iguarán Arana

Director de Unidad

2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA OBJETIVO

Verificar la conformidad del sistema de gestión de calidad con los requisitos de la ISO 9001:2000 y evaluar el grado de implementación en sus procesos ALCANCE

Procesos de: Planeación estratégica, mejoramiento del sistema integrado de gestión y control de la calidad, comunicación institucional, gestión humana, auditoría interna, gestión

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tecnológica, adquisición de bienes y servicios y gestión financiera y presupuestal. 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD 3.1. RESULTADO DETALLADO NO.

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

1.

Se evidenció que no todos los empleados del nivel operativo auditados conocían la política y los objetivos de calidad, mapa de proceso y generalidades del S.I.G.C. No se encontró documentado el Listado Maestro de Documentos Externos y Normatividad, el cual debe permitir la identificación de documentos externos. Se encontró que el Listado Maestro de Documentos Externos del proceso está desactualizado, por ejemplo no se tiene identificado el Plan Sectorial de Desarrollo. No se encontraron disponibles en la Página Web de ENDESA S.A. para consulta de los clientes que hacen parte del SIGC, los siguientes documentos: Tablas de Retención Documental, Formatos de Acciones Correctivas y Preventivas; además para el proceso de Gestión Humana, no se tenía disponibles procedimientos, indicadores, y formatos; Gestión Tecnológica y Gestión Financiera y Presupuestal los formatos.

2.

3.

4.

NOMBRE Y FIRMA CARGO

PROCESO

NC

Planeación Estratégica

OBS

X

CRITERIOS DE AUDITORÍA

5.3 d)

Comunicación Institucional Planeación Estratégica

X

Comunicación Institucional

Comunicación Institucional

4.2.3 f)

X

X

4.2.3 f)

4.2.3 d)

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NO.

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

PROCESO

5.

En la Resolución Interna numero 80 del 10 de Octubre de 2007 del proceso Gestión Financiera y Presupuestal citan en el LMDEN como Dependencia emisora la Gestión Financiera y Presupuestal y en el memo de elaboración aparece la Dependencia Contaduría; se dificultó la búsqueda de la evidencia porque en este listado no aparece sitio de consulta. No todos los registros del proceso de Gestión Tecnológica aparecen en la tabla de retención documental (requerimiento de soporte e inventario de software). La actividad “actualizar inventarios” del procedimiento para administrar y soportar infraestructura tecnológica y comunicaciones tiene asignado un responsable que no corresponde. Se evidenció que no se han implementado campañas o estrategia de divulgación en la Entidad para dar a conocer el S.I.G.C. desde el proceso de Comunicación Institucional La caracterización del proceso de adquisición de bienes y servicios está desactualizada, puesto que le falta incluir el indicador “cumplimiento contractual”.

Gestión Financiera y Presupuestal

X

4.2.3 d)

Gestión Tecnológica

X

4.2.4

Gestión Tecnológica

X

4.2.1 d)

6.

7.

8.

9.

NOMBRE Y FIRMA CARGO

Comunicación Institucional

Adquisición de bienes y servicios

NC

OBS

X

CRITERIOS DE AUDITORÍA

5.5.3

X

4.2.3 b)

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NO.

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

PROCESO

10. Se encontró para el proceso de Gestión Financiera y Presupuestal que los cuatro indicadores están clasificados como de eficiencia y eficacia. 11. Se encontró que el proceso de mejoramiento del S.I.G.C. no cuenta con el procedimiento para realizar seguimiento y medición a la satisfacción del cliente, tal como lo tiene definido la caracterización. 12. No se conocen los controles que se deben implementar frente a los documentos obsoletos del S.I.G.C. 13. Se encontró que para el proceso de Comunicación Institucional no se tiene definido indicadores de eficacia. 14. No se encontraron calculados y analizados los indicadores de los procesos de Planeación Estratégica, Mejoramiento Continuo y Adquisición de Bienes y Servicios (Cumplimiento Contractual). 15. No está claramente definida la responsabilidad y la forma de conservación y actualización de los registros (Hojas de Vida) que evidencian el cumplimiento de los requisitos de educación, formación, habilidades y experiencia)

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Versión: 1 Página 11 de 14 NC

OBS

CRITERIOS DE AUDITORÍA

Gestión Financiera y Presupuestal

X

8.2.3

Mejoramiento Continuo

X

8.2.1

Comunicación Institucional

X

4.2.3 g)

Comunicación Institucional

X

8.2.3

Planeación Estratégica, Mejoramiento Continuo, Adquisición de Bienes y Servicios

X

8.4

Gestión Humana

X

6.2.2 e)

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NO.

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DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

PROCESO

16. No se evidencia el registro de las competencias de los Auditores Internos de Calidad. 17. Cuatro de los Auditores formados en marzo de 2007, no cumplían con las competencias establecidas para los Auditores Internos de Calidad.

Auditoría Interna Auditoría Interna

Versión: 1 Página 12 de 14 NC

OBS

X

CRITERIOS DE AUDITORÍA

8.2.2

X

8.2.2

NC: No conformidad, OBS: Observación.

3.2. CONCLUSIONES

3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5

Es importante la puntualidad y asistencia, por parte de los responsables de los procesos, durante la Auditoría y en las reuniones de apertura y cierre, como evidencia del compromiso con la implementación, mantenimiento y mejoramiento del S.I.G.C. Dar estricto cumplimiento a las disposiciones planificadas para el control de los documentos internos del S.I.G.C. (revisión, aprobación, publicación, divulgación, implementación). Aunque se han adelantando actividades de divulgación en algunas Dependencias, estas no se han realizado integralmente para el S.I.G.C. Para la realización de las Auditorías Internas se requiere mejorar la planeación en lo que se refiere a la preparación tanto de Auditores como de Auditados. Aunque apenas finalizó la etapa de diseño, se refleja el inicio de la implementación del S.I.G.C.

3.3 FORTALEZAS

3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4

Se observó un avance significativo en la implementación del proceso de Gestión. En los Procesos auditados en la Dirección Administrativa, se encontró pleno conocimiento de la política y objetivos del S.I.G.C. y adecuados mecanismos de socialización a través de videos, folletos, cartillas y carteleras. El S.I.G.C. presentó Indicadores de Eficiencia y Efectividad. Se cuenta con una herramienta que permitirá la consulta de la documentación del S.I.G.C. de todos los Clientes y demás Usuarios.

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4. RESPONSABLES AUDITOR LIDER NOMBRE

APROBADO POR NOMBRE RESPONSABLE DEL PROCESO

José Julián Mahecha Gutiérrez

Edgar Leonardo Cárdenas Jaime Zarate Saab Gladys Virginia Guevara Puentes Andrea Carrasco Ramírez Harold Iguarán Ballesteros Antonio Barrera Martínez Julio Aldana Castaño Ángel Alfredo Iguarán Arana

FECHA INFORME

15 Septiembre 2008

Anexo 5. Formato SGC-AI-P01-F04, Listas de chequeo auditorias de calidad

LISTA DE CHEQUEO PARA EL DESARROLLO DEL DIAGNÓSTICO DE LA SEGURIDAD FISICA EN LAS INSTALACIONES DE LA OFICINA DE COMPUTO DE LA EMPRESA ENDESA S.A. (Recuerde que se marca SI cuando el elemento está correctamente establecido para reflejar una fortaleza de control interno y NO en caso contrario)

Aún cuando se han dejado sólo dos columnas para verificar la existencia o detección de evidencias de cumplimiento de cada requisito en ocasiones, la respuesta ó valoración podría ser matizada en un campo anexado nominado como “Observaciones” cuando se aprecien indicios o evidencias no suficientes pero que manifiestan cierto nivel de cumplimiento del requisito. SI NO 1.- El área de servidores contiene solamente el equipo relacionado directamente con informática y sus sistemas de ayudas ambientales. 2.- Está el área de servidores situado lejos de interferencias electromagnéticas 3.- La carga sobre el piso del área de servidores está en el margen permitido por la capacidad de peso del edificio. 4.- Tiene el área de servidores el área mínima establecida según la cantidad de áreas de trabajo que soporta para garantizar que los equipos tengan la debida ventilación y acceso. NOMBRE Y FIRMA CARGO

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de de

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5.- Tiene el área de servidores un sistema de control del ambiente apropiado. 6.- Está el sistema de control del ambiente conectado a una fuente de alimentación alterna en caso de que falle el fluido eléctrico. 7.- Se mantiene el área de servidores en un rango de temperaturas permitidas. 8.- Se mantiene el área de servidores con una humedad relativa permitida. 9.- Los materiales con que está construido el piso del área de servidores poseen características antiestáticas. 10.- Tiene el área de servidores una altura mínima adecuada. 11.- Tiene el área de servidores una salida de emergencia identificada. 12.- Existe una alarma para detectar ingreso de materiales magnéticos

NOMBRE Y FIRMA CARGO

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