Tema 4-2

Excel 2010 OPOSICIONES A LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA · 2019

Avenida San Francisco Javier 22, Primera Planta Módulo 14 – 41018 Sevilla [email protected] | [email protected]

Contenido 1

Concepto de hoja de cálculo ..................................................................................................................... 8

2

Entorno de trabajo .................................................................................................................................... 8 2.1

Partes de la ventana .......................................................................................................................... 8

2.2

Estructura del área de trabajo ........................................................................................................... 9

2.3

Vistas.................................................................................................................................................. 9

2.4

Desplazamientos ............................................................................................................................. 10

2.4.1

Barra de desplazamiento ......................................................................................................... 10

2.4.2

Teclas ....................................................................................................................................... 10

2.4.3

Ir a una celda ........................................................................................................................... 11

2.4.4

Cambiar de hoja....................................................................................................................... 11

2.5

Introducir información .................................................................................................................... 11

2.5.1

Texto ........................................................................................................................................ 11

2.5.2

Número .................................................................................................................................... 12

2.5.3

Fecha........................................................................................................................................ 13

2.5.4

Cálculos .................................................................................................................................... 13

2.6

Borrar y modificar celdas................................................................................................................. 13

2.7

Otras hojas ....................................................................................................................................... 13

2.7.1

Cambiar nombre ...................................................................................................................... 14

2.7.2

Color de etiqueta ..................................................................................................................... 14

2.7.3

Mover ...................................................................................................................................... 14

2.7.4

Copiar....................................................................................................................................... 14

2.7.5

Eliminar .................................................................................................................................... 14

2.7.6

Insertar .................................................................................................................................... 15

2.8

Inmovilizar paneles .......................................................................................................................... 15

2.9

Dividir área de trabajo ..................................................................................................................... 16

2.10

Seleccionar celdas............................................................................................................................ 16

2.10.1

Adyacentes .............................................................................................................................. 16

2.10.2

No adyacentes ......................................................................................................................... 17

2.10.3

Filas .......................................................................................................................................... 17

2.10.4

Columnas ................................................................................................................................. 17

2.10.5

Todo ......................................................................................................................................... 17

2.11

Usar plantillas .................................................................................................................................. 18

2.12

Series de datos................................................................................................................................. 18

Pág. 2

2.12.1

Series de texto ......................................................................................................................... 18

2.12.2

Series numéricas ...................................................................................................................... 19

2.13

Comentarios .................................................................................................................................... 20

2.13.1

Crear ........................................................................................................................................ 20

2.13.2

Modificar ................................................................................................................................. 20

2.13.3

Eliminar .................................................................................................................................... 21

2.14

Rangos ............................................................................................................................................. 21

2.14.1 3

4

5

Imágenes ................................................................................................................................................. 22 3.1

Prediseñadas ................................................................................................................................... 22

3.2

De archivo ........................................................................................................................................ 23

3.3

Herramientas de imagen ................................................................................................................. 23

Hipervínculos ........................................................................................................................................... 24 4.1

Crear ................................................................................................................................................ 24

4.2

Modificar ......................................................................................................................................... 24

4.3

Eliminar ............................................................................................................................................ 24

Fórmulas .................................................................................................................................................. 25 5.1

Crear fórmulas ................................................................................................................................. 25

5.2

Modificar fórmulas .......................................................................................................................... 25

5.3

Copiar fórmulas ............................................................................................................................... 25

5.3.1

Adyacentes .............................................................................................................................. 26

5.3.2

No adyacentes ......................................................................................................................... 26

5.3.3

Tipos de pegado....................................................................................................................... 26

5.4 6

Nombre de rangos ................................................................................................................... 22

Tipos de referencias ........................................................................................................................ 27

Funciones ................................................................................................................................................. 28 6.1

Sintaxis de una función .................................................................................................................... 28

6.2

Crear y modificar funciones básicas ................................................................................................ 29

6.2.1

Suma ........................................................................................................................................ 29

6.2.2

Promedio ................................................................................................................................. 29

6.2.3

Max .......................................................................................................................................... 29

6.2.4

Min........................................................................................................................................... 30

6.2.5

Contar ...................................................................................................................................... 30

6.3

Lista de funciones ............................................................................................................................ 30

6.4

Ayuda de las funciones .................................................................................................................... 31

Pág. 3

7

Buscar Objetivo........................................................................................................................................ 32

8

Formato de hoja de cálculo ..................................................................................................................... 33 8.1

Números .......................................................................................................................................... 35

8.2

Fuente .............................................................................................................................................. 36

8.3

Alineación ........................................................................................................................................ 37

8.4

Bordes .............................................................................................................................................. 38

8.5

Relleno ............................................................................................................................................. 40

9

Formato condicional ................................................................................................................................ 40

10

Opciones de impresión ........................................................................................................................ 42

10.1

Márgenes ......................................................................................................................................... 43

10.2

Orientación del papel ...................................................................................................................... 44

10.3

Tamaño de impresión ...................................................................................................................... 44

10.4

Alineación de la hoja de cálculo ...................................................................................................... 45

10.5

Encabezados y pies .......................................................................................................................... 45

10.6

Hoja.................................................................................................................................................. 47

10.7

Área de impresión ........................................................................................................................... 48

10.8

Vista previa de salto de página ........................................................................................................ 48

10.9

Imprimir ........................................................................................................................................... 49

11

Trabajar con varias hojas y libros ........................................................................................................ 50

11.1

Crear un grupo de hojas .................................................................................................................. 50

11.2

Fórmulas con referencia a otras hojas ............................................................................................ 50

11.3

Fórmulas con referencia a otros libros ............................................................................................ 50

11.4

Vínculos ........................................................................................................................................... 51

12

Proteger ............................................................................................................................................... 51

12.1

Desbloquear celdas ......................................................................................................................... 51

12.2

Proteger hoja ................................................................................................................................... 52

12.3

Proteger libro................................................................................................................................... 52

13

Gráficos ................................................................................................................................................ 53

13.1

Insertar gráficos ............................................................................................................................... 53

13.2

Partes de un gráfico ......................................................................................................................... 54

13.3

Herramientas de gráficos ................................................................................................................ 54

13.3.1

Ficha Diseño............................................................................................................................. 55

13.3.2

Ficha Presentación................................................................................................................... 56

13.3.3

Ficha Formato .......................................................................................................................... 57

Pág. 4

13.4

Opciones avanzadas ........................................................................................................................ 57

13.5

Imprimir un gráfico .......................................................................................................................... 58

14

Trabajar con listas................................................................................................................................ 58

14.1

Concepto de lista en Excel ............................................................................................................... 58

14.2

Ordenación ...................................................................................................................................... 59

14.2.1

Simple ...................................................................................................................................... 59

14.2.2

Compleja .................................................................................................................................. 60

14.3

Filtro................................................................................................................................................. 61

14.3.1

Normal ..................................................................................................................................... 61

14.3.2

Opciones adicionales ............................................................................................................... 63

14.3.3

Los diez mejores ...................................................................................................................... 64

14.3.4

Ordenar desde los filtros ......................................................................................................... 64

14.4

Subtotales ........................................................................................................................................ 65

14.4.1

Agregar subtotales................................................................................................................... 66

14.4.2

Niveles de esquema................................................................................................................. 67

14.4.3

Quitar subtotales ..................................................................................................................... 68

Nota previa al uso de funciones en Excel 2010 ............................................................................................... 69 15

Funciones de FECHA Y HORA ............................................................................................................... 70

15.1

AHORA ............................................................................................................................................. 70

15.2

HOY .................................................................................................................................................. 70

15.3

DIA ................................................................................................................................................... 70

15.4

MES .................................................................................................................................................. 70

15.5

AÑO.................................................................................................................................................. 70

15.6

HORA ............................................................................................................................................... 70

15.7

MINUTO ........................................................................................................................................... 70

15.8

SEGUNDO......................................................................................................................................... 70

15.9

DIAS.LAB .......................................................................................................................................... 70

15.10

DIA.LAB ........................................................................................................................................ 70

15.11

FECHA .......................................................................................................................................... 70

15.12

NSHORA ....................................................................................................................................... 70

15.13

DIASEM ........................................................................................................................................ 70

16

Funciones de TEXTO ............................................................................................................................ 71

16.1

CONCATENAR .................................................................................................................................. 71

16.2

IGUAL ............................................................................................................................................... 71

Pág. 5

16.3

ENCONTRAR..................................................................................................................................... 71

16.4

IZQUIERDA ....................................................................................................................................... 71

16.5

ESPACIOS ......................................................................................................................................... 71

16.6

DERECHA.......................................................................................................................................... 71

16.7

VALOR .............................................................................................................................................. 71

16.8

MAYUSC ........................................................................................................................................... 71

16.9

MINUSC............................................................................................................................................ 71

16.10

NOMPROPIO ................................................................................................................................ 71

16.11

EXTRAE ......................................................................................................................................... 71

16.12

LARGO .......................................................................................................................................... 71

16.13

REPETIR ........................................................................................................................................ 71

16.14

TEXTO........................................................................................................................................... 71

17

Funciones LÓGICAS .............................................................................................................................. 72

17.1

SI ...................................................................................................................................................... 72

17.2

Y ....................................................................................................................................................... 72

17.3

O ...................................................................................................................................................... 72

18

Funciones MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS ............................................................................... 72

18.1

ABS ................................................................................................................................................... 72

18.2

ENTERO ............................................................................................................................................ 72

18.3

POTENCIA ........................................................................................................................................ 72

18.4

RAIZ .................................................................................................................................................. 72

18.5

REDONDEAR .................................................................................................................................... 72

18.6

PRODUCTO ...................................................................................................................................... 72

18.7

SIGNO .............................................................................................................................................. 72

18.8

NUMERO.ROMANO ......................................................................................................................... 72

18.9

REDONDEA.PAR ............................................................................................................................... 73

18.10

REDONDEA.IMPAR....................................................................................................................... 73

18.11

TRUNCAR ..................................................................................................................................... 73

18.12

MULTIPLO.INFERIOR .................................................................................................................... 73

18.13

MULTIPLO.SUPERIOR ................................................................................................................... 73

18.14

RESIDUO ...................................................................................................................................... 73

18.15

SUMAR.SI ..................................................................................................................................... 73

19 19.1

Funciones ESTADÍSTICAS ..................................................................................................................... 73 CONTAR ........................................................................................................................................... 73

Pág. 6

19.2

CONTAR.BLANCO ............................................................................................................................. 73

19.3

CONTAR.SI ....................................................................................................................................... 73

19.4

CONTARA ......................................................................................................................................... 73

19.5

MEDIANA ......................................................................................................................................... 73

19.6

MODA .............................................................................................................................................. 74

19.7

VAR .................................................................................................................................................. 74

19.8

PROMEDIO ....................................................................................................................................... 74

19.9

K.ESIMO.MAYOR.............................................................................................................................. 74

19.10 20

K.ESIMO.MENOR ......................................................................................................................... 74

Funciones de INFORMACIÓN............................................................................................................... 74

20.1

ESBLANCO ........................................................................................................................................ 74

20.2

ESNUMERO ...................................................................................................................................... 74

20.3

ESTEXTO ........................................................................................................................................... 74

20.4

ESERROR .......................................................................................................................................... 74

21

Funciones de BÚSQUEDA Y REFERENCIA............................................................................................. 74

21.1

BUSCARV.......................................................................................................................................... 74

21.2

BUSCARH ......................................................................................................................................... 74

21.3

COINCIDIR ........................................................................................................................................ 75

21.4

INDICE .............................................................................................................................................. 75

22

Funciones FINANCIERAS ...................................................................................................................... 75

22.1

PAGO................................................................................................................................................ 75

22.2

PAGOINT .......................................................................................................................................... 75

22.3

PAGOPRIN ........................................................................................................................................ 75

23

Tipos de errores en Excel..................................................................................................................... 75

23.1

#¡N/A! .............................................................................................................................................. 75

23.2

#¡REF!............................................................................................................................................... 75

23.3

#¡NUM! ............................................................................................................................................ 75

23.4

#¿NOMBRE? .................................................................................................................................... 75

23.5

#¡DIV/0! ........................................................................................................................................... 75

23.6

#¡VALOR! ......................................................................................................................................... 76

23.7

#¡NULO! ........................................................................................................................................... 76

Pág. 7

1 Concepto de hoja de cálculo La principal función de una hoja de cálculo es hacer operaciones con datos numéricos. Si bien es cierto que un programa como Excel que maneja y gestiona hojas de cálculos tiene otras funciones incorporadas como tratamiento de bases de datos, elaboración de gráficos estadísticos y muchas herramientas más que iremos viendo a lo largo de este manual. La misión de una hoja de cálculo es crear plantillas donde el usuario elabore las fórmulas que se van a aplicar a los datos. Estas fórmulas se elaboran una sola vez para que se puedan reutilizar tantas veces como se quiera, es decir, una vez que la plantilla está creada el usuario se limita a modificar los datos y a observar como los resultados se recalculan de nuevo. Esta es la gran diferencia con una calculadora. En una calculadora las fórmulas y operaciones se realizan cada vez sin embargo en una hoja de cálculo sólo se crean la primera vez con lo que están pensadas para procesos repetitivos, es decir, a lo mejor no merece la pena crear una hoja de cálculo para hacer una nómina, pero sí se hace necesario si me voy a dedicar a menudo a calcular nóminas.

2 Entorno de trabajo La interfaz de Excel es muy parecida al resto de herramientas de Office 2010 salvo que el área de trabajo es una cuadrícula muy grande con filas y columnas, a diferencia de Word por ejemplo que es un papel (A4).

2.1 Partes de la ventana 1.- Barra de título: Aparece en nombre del archivo, así como el nombre del programa

2.- Barra de herramientas de acceso rápido: Sirve para tener de manera inmediata los comandos que se usen más frecuentemente. Es una barra personalizable donde el usuario podrá añadir o quitar comandos con ayuda del desplegable que aparece a su derecha. El logo de Excel tiene comandos de gestión de la ventana del Sistema Operativo donde se ejecuta el programa.

3.- Cinta de opciones: Compuesta por Fichas, grupos y comandos

4.- Cuadro de nombres: Sirve para ver el nombre de la celda o grupo de celdas que tienes seleccionado. También te ayuda a ir a la ubicación deseada.

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5.- Barra de fórmulas: Desde ella podrás ver, introducir o modificar cualquier contenido de una celda, no solamente las fórmulas. Desde la versión 2007 esta barra de fórmulas es extensible con ayuda de la flecha de la derecha.

6.- Área de trabajo: Es la cuadrícula que aparece en el centro de la pantalla dividida en filas y columnas. Igualmente aparecen las barras de desplazamiento, horizontal y vertical. 7.- Hojas: En la parte inferior del área de trabajo aparecen las diferentes hojas del libro

8.- Barra de estado: Aparece en la parte inferior de la pantalla mostrando información diversa. Se puede personalizar con botón derecho del ratón para decidir que opciones se muestran y cuáles no. En la parte derecha de la barra de estado se ubican las diferentes vistas y el zoom.

2.2 Estructura del área de trabajo El área de trabajo de Excel es un plano dividido en filas y columnas. Hay 16.384 columnas nombradas con letras (hasta la columna XFD) y 1.048.576 filas nombradas con números. La intersección de una columna y una fila se le llama celda y se nombra con la letra y el número (A7 por ejemplo). Este conjunto de celdas forma una hoja. Un archivo de Excel puede tener muchas hojas que aparecen como pestañas en la parte inferior. En caso de que haya más hojas de las que quepan en una vista de Excel se puede usar los botones de desplazamiento de hojas.

Por todo esto a un archivo de Excel se le llama libro (conjunto de hojas).

2.3 Vistas Excel 2010 dispone de 3 vistas. Vista Normal, vista Diseño de página y Vista previa de salto de página. La vista Diseño de página, modifica la interfaz de las celdas para mostrarnos los márgenes de página y el área de encabezados.

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1 Encabezados de columna, 2 Encabezados de fila y 3 Reglas de margen.

Para cambiar de vista se puede hacer en la parte inferior derecha, en la barra de estado

También se puede cambiar de vista en la ficha Vista, grupo Vistas de un libro. Ahí incluso encontrarás la Vista pantalla completa y las Vistas personalizadas.

En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior, lateral e inferior de la hoja de cálculo, además de un espacio azul entre las hojas. Las reglas lateral y superior ayudan a ajustar los márgenes. Es posible mostrar y ocultar las reglas según convenga (puedes hacer clic en Regla, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Vista). Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en la hoja de cálculo antes de imprimirla. Es fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. A medida que escribes en la nueva área de encabezados y pies de página en la parte superior o inferior de la página, se abre la ficha Diseño con todos los comandos que necesita para crear los encabezados y pies de página.

2.4 Desplazamientos 2.4.1 Barra de desplazamiento Como se ha visto anteriormente existen unas barras de desplazamientos horizontales y verticales para acceder a las distintas celdas. 2.4.2 Teclas Usando las teclas podemos seguir el siguiente cuadro: 1. Métodos de desplazamiento

Método Flechas del cursor Tab May+Tab

Acción Se desplaza a la celda superior, inferior, izquierda y derecha Celda de la derecha Celda de la izquierda Pág. 10

Ctrl+Inicio Ctrl+Fin AvPág RePág Atl+AvPág Alt+RePág Ctrl+AvPág Ctrl+RePág

Celda A1 Última celda rellena Una pantalla hacia abajo Una pantalla hacia arriba Una pantalla hacia la derecha Una pantalla hacia la izquierda Cambia a la siguiente hoja Cambia a la hoja anterior

2.4.3 Ir a una celda Para ir directamente a una celda en concreto debes usar el cuadro de nombre de Excel. Allí escribes en nombre de la celda (por ejemplo, AB150) a la que quieres ir y después de dar a Intro Excel te lleva.

2.4.4 Cambiar de hoja En la tabla “1. Métodos de desplazamiento” se observa que puedes cambiar de hoja usando las teclas Ctrl+AvPág y Ctrl+RePág. En cualquier caso, siempre se podrá usar el ratón para ir a la hoja deseada haciendo clic.

2.5 Introducir información La información que se puede introducir en Excel puede ser muy diversa, sin embargo, para que Excel lo interprete como quieres hay que seguir ciertas reglas que se ven a continuación. 2.5.1 Texto Cuando se introduce información en una celda y Excel por defecto lo alinea a la izquierda de la misma significa que lo ha interpretado como texto. Al escribir en una celda debes aceptar la información cambiando de celda (con un Intro, por ejemplo) o usando el botón introducir que aparece a la izquierda de la barra de fórmulas.

Por el contrario, si quieres anular el texto que se está escribiendo antes de cambiar de celda debo usar la tecla Esc o el botón Cancelar que se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas.

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2.5.1.1 Autocompletar Mientras escribo texto en celdas de la misma columna Excel lo vigila por si se parece a algo ya escrito en esa columna. En ese caso nos ofrece una sugerencia para que aceptes o la ignores y sigas escribiendo. A este proceso se le llama autocompletar.

2.5.1.2 Elegir de la lista Otra manera de seguir introduciendo datos en una columna es ir a la siguiente celda a la última y dar con botón derecho del ratón. Aparece la opción Elegir de la lista desplegable. Es este caso Excel nos mostrará una lista con todo lo que llevamos escrito en esa columna sin repeticiones y en orden alfabético. De esta forma podremos hacer clic en la entrada deseada.

2.5.2 Número Para introducir cantidades numéricas y que Excel lo entienda como tal hay que tener la precaución de no acompañar la cantidad de ningún carácter adicional. Es decir, no debo escribir en la misma celda 125 km porque esto sería interpretado como texto y no podrás en un futuro hacer operaciones con ese número, de hecho, quedaría alineado a la izquierda. Para introducir decimal usarás la coma (,) del teclado normal o el punto del teclado numérico. En cualquier caso, quedará una cantidad como 35,27. Te debes asegurar que queda alineada a la derecha de la celda.

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2.5.3 Fecha Las fechas también deben ser interpretadas como tal para que Excel pueda hacer cálculos posteriores con ellas. También deben quedar por defecto alineadas a la derecha. Para ello Excel admite que se le escriba de muchas maneras, pero las más usadas son con barras (/) o guiones (-) no siendo necesario tener que escribir los ceros por delante de los días o los meses (por ejemplo 3/5/09 o 3-5-09). En caso de que el formato que quede no sea de tu agrado tendrás la posibilidad de cambiarlo. Se verá en el punto 8 de estos apuntes. 2.5.4 Cálculos Los cálculos (fórmulas y funciones) se realizan comenzando con el signo =. Lo interesante de una hoja de cálculo es usar los nombres de cada celda y no números concretos para hacer cualquier operación. De esta forma las operaciones quedan abiertas a cualquier modificación posterior. La filosofía de una hoja de cálculo consiste en no operar con cifras sino con las celdas que contienen esas cifras. Por ejemplo =A7+B5 en lugar de 15+30. Un cálculo también puede comenzar por el signo + y Excel le pondrá automáticamente el signo =. En los capítulos 5 y 6 de estos apuntes se desarrolla el tema de las fórmulas y las funciones.

2.6 Borrar y modificar celdas El contenido de una celda se puede borrar con la tecla suprimir. Si quieres sustituir el contenido de una celda por otro no hay por qué borrarlo antes, simplemente se escribirá encima y quedará reemplazado al salir de la celda. Si lo que necesitas es hacer modificaciones en el contenido de una celda, pero no borrarlo lo puedes hacer usando la barra de fórmulas o la tecla F2 o haciendo doble clic en la celda a modificar. Hay que tener en cuenta que una celda alberga un contenido, pero también un formato. La tecla suprimir sólo borra el contenido, pero queda el formato de la celda. Esto puede ser beneficioso para futuras entradas en esa celda, pero también puede llegar a ser un problema. Para borrar el formato de una celda o borrar la celda por completo (de formato y contenido) puedes usar el desplegable Borrar del grupo Modificar de la ficha Inicio, eligiendo Formatos o Todo según se desee.

2.7 Otras hojas En la versión 2010, un libro de Excel comienza por defecto con 3 hojas, aunque esto se puede modificar desde la ficha Archivo, Opciones de Excel, categoría General. Según Microsoft el número de hojas que puede tener un libro como máximo irá en función de la memoria disponible y los recursos del sistema.

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2.7.1 Cambiar nombre Puedo cambiar el nombre de una hoja haciendo doble clic en la pestaña, con botón derecho sobre la pestaña y cambiar nombre. 2.7.2 Color de etiqueta Igualmente puedo cambiar el color de la solapa de cada hoja con botón derecho del ratón y color de etiqueta. 2.7.3 Mover Las hojas se pueden mover libremente (siempre que el libro no esté protegido) haciendo clic y arrastrando las pestañas de las hojas. Otra forma sería dando con botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja y eligiendo Mover o Copiar. De esta forma incluso se podría mover a otro libro que esté abierto en ese momento.

2.7.4 Copiar Para crear una copia idéntica de una hoja se usa el método visto en el punto anterior, pero marcando la opción de Crear una copia.

2.7.5 Eliminar Con botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja podrás eliminar una hoja de cálculo con todo su contenido o desde el desplegable “Eliminar” del grupo “Celdas” de la ficha Inicio.

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2.7.6 Insertar Lo puedes hacer desde el desplegable Insertar del grupo Celdas de la ficha Inicio o con botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja y eligiendo Insertar. En este último caso habrá que elegir la opción de Hoja de cálculo antes de dar a aceptar. En cualquier caso, la hoja queda insertada a la izquierda de la que había seleccionada.

Si por el contrario necesitas añadir hojas nuevas bastará con hacer clic en la hoja siguiente a la última (aparece con una estrella amarilla)

2.8 Inmovilizar paneles Cuando se trabaja con listados amplios en las hojas de cálculo a menudo ocurre que se pierde la cabecera de la tabla por la parte superior de la pantalla. Igualmente, si la tabla es muy amplia hacía la derecha ocurre que las primeras columnas de la izquierda pueden perderse de vista, perdiendo información significativa. Para poder fijar filas, columnas o las dos puedes usar el desplegable Inmovilizar paneles del grupo Ventana de la ficha Vista. Excel fijará desde la celda seleccionada hacia arriba y hacia la izquierda con lo que previamente tienes que colocar como celda activa la que mejor convenga para este propósito.

En la siguiente imagen se observa que para que Excel fije la fila 4 y la columna A te ubicas previamente en la celda B5:

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Para volver al estado normal de nuevo entras en el mismo desplegable y aparecerá Movilizar paneles.

2.9 Dividir área de trabajo En ocasiones puede ser útil tener a la vista distintas zonas de la hoja de cálculo que se encuentren distantes. La pantalla de Excel se puede dividir en 2 o 4 zonas para que en cada una de ellas se muestre la información necesaria. Para ello se utiliza el comando “Dividir” del grupo “Ventana” o también puedes usar el ratón colocándote encima o a la derecha de las barras de desplazamiento.

De esta forma se consigue visualizar como aparece en la figura siguiente:

2.10 Seleccionar celdas 2.10.1 Adyacentes Para seleccionar varias celdas contiguas, bastará con colocar el ratón en el centro de la primera celda a seleccionar y arrastrar hasta la última celda del bloque. También puedes usar las teclas May+ teclas del cursor.

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2.10.2 No adyacentes Si el grupo de celdas se encuentran separadas habrá que seleccionar el primer grupo como se indica en el paso anterior y marcar el resto con la tecla Ctrl pulsada.

2.10.3 Filas Para seleccionar filas completas en Excel bastará con marcar el número de la fila.

2.10.4 Columnas Marcando la letra de la columna.

2.10.5 Todo Para seleccionar todo el contenido de una hoja de cálculo hay que hacer clic en la intersección entre filas y columnas, en la parte superior izquierda.

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2.11 Usar plantillas Para comenzar a realizar una hoja de cálculo puedes partir de cero o basarte en alguna de las plantillas que Excel nos ofrece. Para acceder a ellas debes ir a la ficha Archivo y seleccionar en “Nuevo” del menú lateral de opciones. A partir de ahí podrás buscar plantillas en “plantillas disponibles” (es decir, que están instaladas o “Mis plantillas” que las ha creado previamente el usuario), y sobre todo en la categoría de “Plantillas de Office.com”. Esta última opción contiene (siempre que tengas conexión a internet en ese momento) cientos de plantillas elaboradas por la comunidad de Microsoft categorizadas de manera que constantemente se están actualizando y añadiendo a la lista.

2.12 Series de datos A menudo querrás escribir una serie de elementos en celdas contiguas que estén relacionados entre sí y que lleven un orden concreto, por ejemplo, los días de la semana o una numeración del 1 al 31. De esta forma nos encontramos con series de texto o series numéricas. 2.12.1 Series de texto Para hacer series de texto te basta con escribir un elemento de la serie (por ejemplo, Septiembre) en una celda y arrastrar del “controlador de relleno” situado en la esquina inferior derecha de la

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celda. Se puede arrastrar tanto hacia abajo como hacia la derecha. Excel trae por defecto 4 series de texto. Los días de la semana enteros y abreviados, y los meses del año enteros y abreviados (lun, mar, mie, lunes, martes, miércoles, ene, feb, mar, enero, febrero, marzo, …). En Excel 2010 y versiones posteriores, haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas > General > Modificar listas personalizadas.

2.12.2 Series numéricas Para que Excel te ayude a crear cualquier tipo de serie numérica (números y fechas) hay que escribir los datos de las 2 primeras celdas para que Excel evalúe la diferencia que hay entre las 2 y continúe con la serie. Por ejemplo, si quieres una serie de años de 5 en 5, comenzando por 1950 habría que escribir en una celda 1950 y en la siguiente 1955. De esta forma seleccionando las 2 y tirando del controlador de relleno de la segunda Excel continúa la serie de 5 en 5. Igualmente se puede aplicar a fechas.

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2.13 Comentarios Los comentarios son etiquetas aclaratorias que se le pueden colocar a las celdas que se desee. Cuando una celda contiene un comentario apenas se advierte porque se ve en la esquina superior derecha una pequeña marca roja. Al acercar el ratón Excel te muestra el contenido del comentario y al separar el ratón desaparece. Para hacer que un comentario esté todo el tiempo visible sin necesidad de acercar el ratón podrás dar con botón derecho del ratón sobre la celda que contiene el comentario y elegir la opción de “Mostrar u ocultar comentarios”.

2.13.1 Crear Para crear un comentario en una celda lo puedes hacer con botón derecho del ratón sobre la celda y elegir Insertar comentario, o también usando el grupo Comentarios de la ficha Revisar

2.13.2 Modificar Cuando un comentario ya está creado y quieres cambiar su contenido das con botón derecho del ratón sobre la celda y eliges Modificar comentario o el botón correspondiente del grupo comentarios.

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2.13.3 Eliminar Para borrar un comentario se puede hacer con botón derecho en la celda y eliminar comentario, desde la opción Eliminar del grupo Comentarios de la ficha Revisar o desde las opciones de borrado de la ficha Inicio.

2.14 Rangos Un rango en Excel es un grupo de celdas contiguas o separadas. Un rango se describe como la primera celda del rango, dos puntos y la última celda del rango. Normalmente los rangos por sí solos únicamente indican una selección, así que suelen usarse como argumentos de funciones, es decir, para poder hacer una operación a un bloque de celdas. Ejemplos de rangos pueden ser los siguientes:

Un rango también puede estar formado por grupos de celdas que estén separados entre sí. Para poder seleccionar bloques de celdas separados se ha de seleccionar el primer bloque y a continuación con la tecla control pulsada hay que ir seleccionando el resto de los bloques. Para unir varios bloques en el mismo rango se usa el punto y coma (;).

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2.14.1 Nombre de rangos A veces puede resultar más cómodo darle un nombre natural a un rango, es decir, en lugar de hacer referencia a un rango de 100 celdas como B5:B105 podríamos llamarlo simplemente con la palabra GASTOS o cualquier otra. De esta forma sería más fácil de recordar donde están los datos. Por ejemplo, en la pantalla siguiente hay unos datos en el rango B2:B10. Cada vez que tengas que seleccionar esos datos habrá que hacerlo con el ratón o cada vez que haya que sumar esos datos habrá que incluir el rango de la siguiente forma =SUMA(B2:B10) Pues bien, si a ese rango (B2:B10) le llamas HORAS podrás seleccionarlo de forma más cómoda o incluso podrás hacer la misma suma de la siguiente manera =SUMA(HORAS). ¿Cómo puedo asignar a un rango un nombre? Para ello habrá que seleccionar el rango, escribir dentro del cuadro de nombres el nombre que deseas y dar a Intro. A partir de ahora podré seleccionar el rango cada vez que quiera simplemente con desplegar la flecha que aparece en el cuadro de nombres y podré hacer referencia a todas las celdas de un rango dentro de una función con solo escribir su nombre de rango =SUMA(HORAS).

3 Imágenes 3.1 Prediseñadas Son imágenes que Excel ofrece cuando el usuario introduce alguna palabra de búsqueda. Las imágenes se buscan en colecciones locales (las tiene Excel instaladas) y en colecciones web (es una galería de miles de imágenes que hay en la web oficial de Microsoft office) siempre que haya conexión a internet.

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Para acceder a ellas hay que ir a la ficha Insertar y elegir el comando Imágenes Prediseñadas del grupo Ilustraciones.

En cualquier caso, se habilita el panel de tareas imagen.

3.2 De archivo Son imágenes que el usuario tiene almacenadas en el disco duro o en cualquier soporte. Se accede a ellas a través del comando Imagen dentro del grupo Ilustraciones.

3.3 Herramientas de imagen Cuando se inserta una imagen en la hoja de cálculo y se selecciona Excel muestra una ficha adicional llamada Formato bajo “Herramientas de imagen”. Con ella se podrá modificar algunas de las propiedades de dicha imagen.

Esta nueva ficha consta de los grupos Ajustar, Estilos de imagen, Organizar y Tamaño.

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4 Hipervínculos Un hipervínculo permite que cuando el usuario haga clic en una celda le enlace con otro archivo o página web.

4.1 Crear Para crear un hipervínculo basta con que te coloques en la celda en cuestión e ir a la ficha Insertar, grupo Vínculos y pulsar en el comando Hipervínculo.

También puedes dar con botón derecho del ratón sobre la celda deseada y usar la opción “Hipervínculo”. En cualquier caso, se nos presentará el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

Desde esta pantalla podrás elegir el archivo al que quieres ir (puede ser de Excel o no) o teclear la web en el apartado Dirección en la parte inferior de la pantalla. Una vez que se acepte podrás acercar el ratón a la celda en cuestión y tras aparecer un dedo podrás enlazar con otro archivo o página web al hacer clic.

4.2 Modificar Para cambiar la dirección del enlace asociado al hipervínculo bastará con hacer clic con botón derecho del ratón sobre la celda y elegir Modificar hipervínculo.

4.3 Eliminar Igualmente, con botón derecho del ratón sobre la celda podremos eliminar el hipervínculo con el comando Quitar hipervínculo.

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5 Fórmulas Una fórmula es cualquier operación más o menos compleja que hagas con los datos que contienen las celdas. Lo realmente útil es hacer operaciones con celdas y no con datos concretos, es decir, en lugar de multiplicar 5 por 7 multiplicarás A2 por A3 teniendo en cuenta que en la A2 está el valor 5 y en la A3 está el valor 7.

5.1 Crear fórmulas Una fórmula en Excel comienza con el signo igual (=) y a continuación la operación usando celdas y operadores aritméticos. Los operadores aritméticos que se usan son: Operador Operación + Suma Resta * Multiplica / Divide % Porcentaje ^ Exponente De esta forma una fórmula quedaría como =A7*B12-H2

5.2 Modificar fórmulas Cuando creas una fórmula y pulsas en Intro en la celda aparece el resultado de la misma. Para poder ver o modificar la fórmula habrá que seleccionar la celda e ir a la parte superior, a la barra de fórmulas:

Desde la barra de fórmulas podrás hacer cualquier modificación de la operación y volver a pulsar Intro para aceptar el cambio o Esc para cancelarlo. Otra forma de modificar el contenido de la fórmula sería haciendo doble clic en la celda o usando la tecla F2.

5.3 Copiar fórmulas Cuando se trata de hacer varias fórmulas iguales, pero cambiando la fila o la columna no hay por qué hacerlas de una en uno, sino que Excel ofrece la posibilidad de copiarlas. Se puede usar para ello varios métodos en función de si las celdas están seguidas o separadas.

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5.3.1 Adyacentes Cuando las celdas a las que quiero copiar la fórmula se encuentran seguidas o adyacentes a la fórmula original se puede usar el control de relleno para arrastrar la fórmula tal y como aparece en la figura:

5.3.2 No adyacentes En el caso de que quieras llevar una fórmula a otra celda que no se encuentre a continuación de la original podrás copiar y pegar. Al usar esta técnica Excel adapta la fórmula al nuevo lugar donde se pegue:

5.3.3

Tipos de pegado Como has visto al pegar una fórmula, Excel de forma predeterminada, no copia el valor de la celda, sino que adapta la operación. A veces no querrás actuar así y te interesará más que se copie el valor, el formato o muchas otras opciones. Para poder elegir tendrás que copiar la fórmula original y usar el desplegable del comando Pegar (Ficha Inicio, grupo Portapapeles). De esta forma Excel te ofrecerá varios tipos de pegado.

Si necesitas ver más opciones tendrás que entrar en el cuadro de diálogo de Pegado especial eligiendo la opción “Pegado especial” del mismo desplegable anterior:

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También se puede al mismo cuadro de diálogo dando con botón derecho del ratón en la celda que se va a pegar y eligiendo la opción correspondiente a Pegado especial. Otra manera sería pegando normal y desplegando las opciones de pegado que Excel te ofrece:

5.4 Tipos de referencias Tal y como se ha visto Excel adapta cualquier fórmula a su nueva posición. Es decir, si en una celda tienes la fórmula =A5+B5 y te la llevas a la celda inferior la fórmula cambiará a =A6+B6. Esto es debido a que las referencias a las celdas son relativas cuando haces una fórmula. A veces te interesará que esto no pase, es decir, en ocasiones querrás que cuando copias una fórmula que hace referencia a unas celdas éstas no varíen su referencia y sigan apuntando a las mismas celdas. A esto se le conoce como referencias absolutas y se consigue fijando la celda con los signos de dólar ($). En la siguiente fórmula =$C$1-C4 la referencia a C1 es absoluta mientras que la referencia a C4 es relativa. Para poder poner los signos de $ en una celda puedes usar la tecla F4 mientras estás escribiendo la fórmula. En la siguiente imagen se observa como para calcular lo que se ahorra cada mes en función de un ingreso fijo se ha usado una fórmula donde se fija la referencia a la celda C1 para que no cambie cuando se arrastre la fórmula hacia abajo:

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Por último, cabe destacar que además de una referencia relativa (A7) o una referencia absoluta ($A$7) también existen en Excel referencias mixtas que es cuando sólo se fija la columna(letra) de la celda o cuando sólo se fija la fila(número) de la celda ($A7, A$7). También se consigue con la tecla F4 pulsándola varias veces mientras se escribe una fórmula.

6 Funciones Una función es una operación predefinida más o menos compleja que Excel aplica con sólo escribir el nombre de la función. En ocasiones para hacer cálculos más complejos no te hará falta tener conocimiento de dichos cálculos porque Excel lo hará por ti. Por ejemplo, sabes que para calcular la media de unas cifras bastará con sumarlas todas y dividirlas por el número de elementos. Pues bien, no sería necesario saber esto puesto que Excel dispone de la función PROMEDIO que ya se encarga de hacerlo con solo indicarle cuales son las cifras a las que quieres calcular la media. Posiblemente si hablas con un experto financiero y le preguntas qué cuanto te saldría a pagar un préstamo de 60.000 euros con un interés del 7% y en 10 años, él haría una serie de cálculos más o menos complejos (cálculos que desconocemos la mayoría) y nos diría el resultado. Pues bien, esto no es necesario puesto que Excel dispone de una función (en este caso es la función PAGO) que con solo indicarle esas 3 variables te lo calcula (por cierto, sale a pagar 696,65 euros todos los meses).

6.1 Sintaxis de una función Excel contiene ciento de funciones divididas por categoría, unas más complejas que otras, pero todas siguen la misma sintaxis. Para hacer una función se debe comenzar por el signo =, a continuación, va el nombre de la función y entre paréntesis van una serie de argumentos separados por punto y coma (;). Los argumentos son las variables que la función necesita para devolver un resultado, en el caso de la función PAGO necesita que le des un argumento con el interés, otro argumento con el número de plazos y otro con la cantidad solicitada. Dependiendo de la función requerirá más o menos argumentos, incluso hay funciones que no tienen argumentos. =NOMBRE_FUNCIÓN(Arg1; Arg2; Arg3; …)

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6.2 Crear y modificar funciones básicas Excel contiene cientos de funciones muchas de ellas complejas. Las funciones que se exponen a continuación se consideran de uso frecuente y suelen tener un solo argumento que es el rango de valores al que se aplica la función. 6.2.1 Suma Para sumar un rango de valores se utiliza la función SUMA indicando como único argumento un rango de celdas: =SUMA(rango) Para la función suma Excel dispone del comando Autosuma ubicado en la ficha Inicio, grupo Modificar desde el que podremos hacer la operación con un clic.

6.2.2 Promedio Para calcular la media de un rango de valores se utiliza la función PROMEDIO indicando como único argumento un rango de celdas: =PROMEDIO(rango). Desde el desplegable del botón Autosuma también se puede acceder a dicha función.

6.2.3 Max Para calcular el valor máximo de un rango de valores se utiliza la función MAX indicando como único argumento un rango de celdas: =MAX(rango). Al igual que el promedio y la suma también hay una opción para la función MAX en el desplegable del botón Autosuma.

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6.2.4 Min Para calcular el valor mínimo de un rango de valores se utiliza la función MIN indicando como único argumento un rango de celdas: =MIN(rango). También hay una opción en el botón Autosuma. 6.2.5 Contar Para contar el número de celdas rellenas por valores de un rango se utiliza la función CONTAR indicando como único argumento un rango de celdas: =CONTAR(rango). Igualmente se puede acceder desde el desplegable del botón Autosuma (Contar números)

6.3 Lista de funciones Para acceder a la lista de funciones que tiene Excel puedes ir por varios caminos. - A través del botón “fx” ubicado a la izquierda de la barra de fórmulas.

-

Desplegando el botón de Autosuma y eligiendo “Más funciones”

-

En la ficha Fórmulas está el grupo Biblioteca de funciones donde Excel agrupa todas las funciones a través de distintas categorías (financieras, lógicas, fechas y horas, …). En ese mismo grupo está el botón “Insertar función” desde el que se accede de nuevo al cuadro de diálogo de “Insertar función”

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Por un método o por otro Excel muestra el cuadro de diálogo Insertar función donde aparece un listado de funciones organizadas por categoría:

Si la función que quieres realizar no la conoces demasiado bien te puede llevar a error intentar escribirla directamente. Para ello sería recomendable buscarla en la lista de funciones de Excel y una vez encontrada pulsar en aceptar. Excel te mostrará un asistente donde te pedirá uno a uno los argumentos que esa función requiere con una breve explicación de cada uno de ellos:

6.4 Ayuda de las funciones Si con la breve descripción de cada argumento no tienes suficiente siempre podrás acudir a la opción “Ayuda sobre esta función” que aparece en la lista de funciones o en el asistente de cualquier función:

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Al elegir “Ayuda sobre esta función” Excel te mostrará unos apuntes detallados con la sintaxis, argumentos, observaciones y ejemplos de la función:

7 Buscar Objetivo La dinámica de Excel suele ser crear fórmulas para que cuando un usuario introduzca datos en las celdas de las variables Excel muestre el resultado de la operación en la celda donde programas los cálculos. Pues bien, en muchas ocasiones vas a necesitar el proceso contrario. En el ejemplo siguiente lo habitual es escribir el número de horas trabajadas y el precio por hora para que Excel con una multiplicación calcule el total a pagar.

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¿Qué ocurriría si quieres hacer el problema al revés?, es decir, ¿y si sabes lo que quieres ganar y quiero que Excel me calcule las horas que necesito trabajar? ¿Y si sé el resultado que quiero obtener y quiero que Excel me calcule una variable? La cuestión es que en la celda B5 no puedo escribir porque hay una fórmula. Para ello se utiliza la herramienta “Buscar Objetivo”. El objetivo es que la celda B5 valga 500 euros, ¿Cuánto tiene que valer la celda B2?, es decir, si quiero ganar 500 euros, ¿Cuántas horas tengo que echar? La herramienta “Buscar objetivo” se encuentra en la ficha Datos. En el grupo Herramientas de datos hay un desplegable en el comando “Análisis Y si”, allí encontrarás la opción “Buscar objetivo”. Aparecerá un cuadro de diálogo donde debes rellenar los datos como aparecen en la siguiente imagen:

Al aceptar el cuadro de diálogo Excel muestra una pantalla con el resultado que si se vuelve a aceptar lo mostrará en la hoja de cálculo:

8 Formato de hoja de cálculo Cuando una hoja de cálculo funciona llega la hora de mejorar su aspecto visual. Para ello podrás cambiar el formato tanto de los números, como de los textos, fondos, líneas, etc… En la ficha Inicio hay varios grupos dedicado a este fin: Fuente, alineación y número.

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Si con las opciones que aparecen en estos grupos no fuera suficiente puedes entrar en el cuadro de diálogo de “Formato de celdas” entrando en el “Iniciador de cuadros de diálogos” de cada uno de ellos (Esquina inferior derecha de cada grupo)

Otra forma de abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas es dando con botón derecho en la celda y eligiendo Formato de celdas. Otra forma de acceder al mismo cuadro de diálogo sería desplegando el botón Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio o con el atajo de teclas Ctrl+1.

En cualquiera de los casos Excel mostraría el siguiente cuadro desde donde acceder a las distintas pestañas:

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8.1 Números Puedes cambiar la apariencia de las cantidades indicando el número de decimales que quieres ver, el formato de la moneda, qué aspecto deberá tomar en caso de cantidades negativas, etc. Para ello dispones del botón Formato contabilidad del grupo Número.

También puedes usar Porcentual y Estilo Millares

Por último, respecto a los números con decimales podrás usar los botones de Aumentar decimales y Disminuir decimales del grupo Número:

Los formatos numéricos más utilizados están disponibles en el desplegable del grupo número:

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Si necesitas ver todas las opciones posibles en cuanto al formato numérico puedes entrar en el cuadro de diálogo de Formato de celdas:

8.2 Fuente En la ficha Inicio, grupo Fuente hay opciones comunes a Word para cambiar el tipo de letra, tamaño de fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado, color de fuente, incluso Bordes y Rellenos:

Al igual que antes también están disponibles estas opciones desde el cuadro de diálogo de Formato de Celdas, pestaña Fuente:

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8.3 Alineación En la ficha Inicio grupo Alineación están todas las opciones necesarias para ubicar en la posición correcta cualquier información introducida en la celda. Dentro de una celda hay 9 alineaciones posibles combinando las 3 horizontales y las 3 verticales.

Desde este grupo también es posible cambiar la dirección del texto desplegando las opciones del comando “Orientación”

Cuando se necesita que varias celdas formen una sola puedes usar la opción de “combinar”. En el desplegable del comando “Combinar y centrar” tienes varias posibilidades:

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Si escribes demasiado texto en una celda el contenido ocupará espacio de la celda de la derecha. Sin embargo, si quieres que el texto se vaya expandiendo hacia abajo haciendo que crezca la altura de la fila (mientras se respeta el ancho de ésta) puedes elegir la opción de “Ajustar texto”

Si necesitaras más opciones de las que contiene el grupo Alineación puedes ir al cuadro de diálogo de Formato de celdas, pestaña Alineación:

8.4 Bordes Las líneas de la cuadrícula de Excel no se imprimen por defecto. Desde la ficha Diseño de página, grupo Opciones de la Hoja podrás indicar que se impriman. Cualquier línea de borde que necesites que se imprima tendrás que indicarlo en el botón de bordes del grupo Fuente (ficha Inicio). Si no tienes suficiente con las opciones que salen por defecto al desplegar el comando Bordes, podrás elegir la opción “Más Bordes” al final del desplegable:

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Desde el cuadro de diálogo de Bordes podrás elegir el estilo de línea (gruesas, finas, punteadas, dobles, …), el color y el lugar:

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8.5 Relleno Los rellenos se usan para dar un fondo de color a las celdas seleccionadas. Se hace a través del botón Color de relleno del grupo Fuente. Igualmente se puede acceder al cuadro de diálogo de Formato de Celdas y ver más opciones en la pestaña

Relleno. A su vez el cuadro de diálogo Relleno dispone de otros desplegables (Color de Trama y Estilo de Trama) desde donde puedes rellenar las celdas de rayas, puntos y varios símbolos más.

9 Formato condicional Hasta ahora cualquier formato que hayas aplicado a celdas son fijos, es decir, sabes dar a una celda color, negrita, bordes, …. Con el formato condicional puedes conseguir que una celda tome un formato u otro en función del valor que tenga dicha celda. De esta forma podrás hacer destacar sólo aquellas celdas que decidas y de un vistazo rápido poderlas localizar. Imaginemos una lista de calificaciones donde quieres destacar aquellas que estén por debajo de 5 de color rojo y aquellas que estén por encima de 8 de color verde. En este caso se aplicarán 2 reglas de formato condicional. Para ello habrá que seleccionar las celdas a las que quieres dar formato condicional e ir al comando “Formato condicional” ubicado en el grupo Estilos de la ficha Inicio. El comando Formato Condicional dispone de multitud de posibilidades.

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Desde la opción de “Resaltar reglas de celdas” podrás elegir condiciones del tipo Mayor que, menor que, … Esta es la parte que más se usa sobre todo para destacar celdas que están por encima o por debajo de cierto valor.

El formato condicional en la versión 2010 de Excel dispone de varias utilidades más:

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10 Opciones de impresión A la hora de imprimir una hoja de cálculo requiere de unos ajustes previos. No es tan simple como por ejemplo en Word puesto que el área de trabajo de Excel no está dividida en páginas, en Excel se trata de un plano muy extenso tanto de ancho como de alto. Es justo en el momento de imprimir cuando Excel intenta repartir la información por los distintos papeles (A4 por defecto) en los que quepa. Esa distribución de la información no siempre queda a gusto de los usuarios. Para ello Excel dispone del grupo “Configurar página”, “Ajustar área de impresión” y “Opciones de la hoja” ubicados en la ficha Diseño de página.

Si con las opciones que aparecen a la vista no fuera suficiente puedes acceder al cuadro de diálogo de “Configurar página” haciendo clic en el iniciador de cuadro de diálogo de cualquiera de los grupos anteriores

En cualquier caso, se accede al cuadro de diálogo desde el que puedes acceder a las mismas opciones de los grupos anteriores y algunas más. El cuadro de diálogo consta de las pestañas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página y Hoja. Pág. 42

10.1 Márgenes Para modificar los márgenes puedes usar el comando “Márgenes” del grupo Configurar página y elegir de entre 3 modelos ofrecidos o la última configuración personalizada. Desde la opción Márgenes personalizados se abre el cuadro de diálogo Configurar página. En la pestaña Márgenes también puedes configurarlos.

También te encuentras 2 opciones para centrar el contenido en la hoja tanto horizontalmente como verticalmente.

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10.2 Orientación del papel El mismo grupo de antes tiene el comando Orientación con las posibilidades Vertical y Horizontal

Desde el cuadro de diálogo encuentras la pestaña “Página”. Ahí podrás cambiar también la orientación.

10.3 Tamaño de impresión Cuando decides imprimir te puedes encontrar con que el contenido es demasiado grande o demasiado pequeño. En cualquier caso, dispones de la posibilidad de aumentar o disminuir dicho contenido de tamaño usando 2 herramientas. Por un lado, puedes graduar el zoom usando la opción Escala, en el grupo Ajustar área de impresión.

Dentro del cuadro de diálogo Configurar página también se puede ajustar la escala en la pestaña Página

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Por otro lado, otra forma de cambiar el tamaño, sobre todo cuando sea muy grande el contenido y quieras reducirlo, es ajustar el contenido a un número de páginas en concreto. Por ejemplo, si al imprimir te das cuenta que ocupa 3 páginas a lo ancho y 2 a lo alto (en total 6 páginas) puedes indicar a Excel que lo ajuste a 2 páginas a lo ancho por 1 a lo alto (en total 2 páginas). En este caso Excel reducirá el zoom lo suficiente como para que quepa en las páginas indicadas. Esta operación la puedes realizar a través de los comandos Ancho y Alto del grupo Ajustar área de impresión.

…o en el cuadro de diálogo de Configurar página, pestaña Página:

10.4 Alineación de la hoja de cálculo Como se ha visto en el punto 10.1 en la pestaña márgenes dispones de 2 opciones.

10.5 Encabezados y pies Desde el cuadro de diálogo “Configurar página” tienes la pestaña “Encabezado y pie de página”. Desde ahí podrás configurar un encabezado que saldrá en la parte superior de todas las páginas o un pie que se mostrará en la parte inferior de todas las páginas igualmente.

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Para ello tendrás que usar los botones de “Personalizar encabezado…” o “Personalizar pie de página…”

Al entrar en cualquiera de ellos se nos mostrará una pantalla con 3 cuadros blancos: Sección izquierda, sección central y sección derecha, ya sea del encabezado o del pie.

En cualquiera de los cuadros podrás escribir tanto texto como pulsar en cualquiera de los botones para que genere algún campo:

Botón

Acción Fuente Inserta número de página Inserta número de páginas totales Inserta la fecha Inserta la hora Inserta la ruta del archivo

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Inserta el nombre del libro Inserta el nombre de la hoja Inserta una imagen Formato de la imagen Este método para crear encabezados y pies está disponible en cualquiera de las vistas, pero si activas la vista Diseño de página (ver punto 2.3 de estos apuntes) podrás crear encabezados y pies con simplemente escribir en la parte superior o inferior de la página. Desde ese momento se activa una ficha nueva (Ficha Diseño) desde donde acceder a todos los comandos necesarios para trabajar con encabezados y pies.

Estando en la vista normal, también se puede acceder a estas opciones yendo a la ficha Insertar, grupo Texto, comando “Encabezado y pie de página”

10.6 Hoja En la pestaña Hoja del cuadro de diálogo “Configurar página” puedes cambiar varias opciones. Cabe destacar el orden de las páginas. Al tratarse de una hoja de cálculo la información puede ser muy extensa hacia la derecha o hacia abajo por eso hay que indicarle a Excel alguna de las 2 opciones, que primero imprima hacia abajo y luego a la derecha o al revés:

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Por otro lado, puedes indicar que se repita una fila de la hoja de cálculo en la parte superior de cada página. Esto es útil cuando la información es extensa hacia abajo y quieres que se repita la cabecera de cada columna en la parte superior. Igualmente ocurre si la información es muy extensa hacia la derecha y quieres que alguna columna se repita en la parte izquierda de cada papel:

Esto último se puede indicar también desde la ficha Diseño de página en el comando Imprimir Títulos del grupo Configurar página:

Por último, de nuevo en la pestaña Hoja, también puedes indicar que se impriman las líneas de división de Excel y algunas opciones más como indica la siguiente imagen:

10.7 Área de impresión A veces necesitarás que Excel se centre en el momento de imprimir en un área concreta. Es decir, no interesa imprimir toda la información sino parte de ella. Para ello puedes seleccionar el rango y establecer un área de impresión desde el desplegable de Área de impresión (Establecer área de impresión). Para dejar la impresión normal, puedes usar la otra opción que aparece en el desplegable (Borrar área de impresión)

10.8 Vista previa de salto de página En Excel a veces es complicado hacernos una idea de cuánto va a caber en cada página cuando la información es extensa. Para ello Excel dispone de una vista desde la que tener una panorámica global de la información. Esta vista se llama “Ver salto de página” (Ver punto 2.3 de estos apuntes). La información aparece dividida por líneas azules discontinuas e indicando de fondo el número de página que le corresponde a cada parcela. Esas líneas azules se pueden desplazar con nuestro ratón para obligar a que imprima más o menos cantidad de información en cada página.

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10.9 Imprimir En la ficha Archivo, debemos seleccionar la opción Imprimir del menú lateral. El área central de la página nos mostrará las opciones relacionadas con la impresora y una vista previa del documento. Una vez configurado, solo tendremos que darle al botón Imprimir.

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11 Trabajar con varias hojas y libros Ya has visto que un archivo de Excel 2010 (un libro) aparecen por defecto 3 hojas, pero se pueden insertar más. La hoja que está al frente (la que está seleccionada) aparece de color blanco.

11.1 Crear un grupo de hojas Pues bien, en ocasiones necesitarás hacer alguna operación común a varias hojas, es decir, puedes hacer que si escribimos en una hoja se “calque” en las demás, si quieres borrar datos de una hoja que se borre de las demás, si cambias el formato de unas celdas de una hoja que esto ocurra en otras, etc… Para ello debes formar un grupo de hojas. Esto se consigue haciendo clic en las distintas hojas con la tecla control pulsada. En la imagen siguiente se ha creado un grupo de hojas con la hoja1, hoja3 y hoja4:

En estos casos aparece en la barra de título la palabra “grupo” entre corchetes.

Desde este momento todo lo que hagas en una hoja se estará “calcando” al resto de hojas seleccionadas. Para quitar el grupo bastará con hacer clic en cualquier hoja que no esté seleccionada (en nuestro ejemplo sería la hoja2). En caso de que todas estén seleccionadas habrá que hacer clic en cualquiera que no esté activa.

11.2 Fórmulas con referencia a otras hojas Cuando se trabaja con varias hojas a veces necesitarás hacer cálculos con celdas que no estén en la hoja activa sino en otras hojas. Cuando escribes la fórmula =A5*B2 estás indicando que la celda A5 y B2 están en la hoja activa. Pero ¿cómo hacer una fórmula que multiplique la celda A5 de la hoja actual por la celda B2 de la Hoja2? Para indicar que una celda se encuentra en otra hoja hay que anteponer el nombre de la hoja al de la celda separando con un signo de exclamación. Nuestro ejemplo quedaría como =A5*Hoja2!B2

11.3 Fórmulas con referencia a otros libros Además de hacer cálculos con celdas de otras hojas puedes usar celdas de otros archivos (otros libros). Para ello no sólo hay que anteponer el nombre de la hoja a la celda con signo de exclamación, sino que además hay que poner delante de todo ello la ruta del archivo y el archivo entre corchetes. Supongamos que quieres multiplicar la celda A5 de nuestra hoja activa por la celda B2 de la Hoja2 de un libro que se llama enero2013. Supongamos también que ese libro se encuentra en el disco C: y en una carpeta llamada contabilidad, pues bien, la fórmula quedaría como sigue: =A5*’C:\Contabilidad\[enero2013.xls]Hoja2’!B2 Afortunadamente no hay que escribir a mano la fórmula si no se desea porque usando el método de hacer clics en las celdas Excel captura toda la información.

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11.4 Vínculos Desde el momento en que se usan fórmulas que implique a celdas de otros libros dichos libros quedan vinculados, es decir, nuestro libro actual tendrá que buscar la información en otros libros y actualizar los datos. Cuando tienes abierto un libro puedes comprobar si tiene vínculos con otros yendo la ficha Datos, grupo Conexiones y entrando en el comando “Editar vínculos”

Desde el cuadro de diálogo que aparece tendrás la posibilidad de realizar varias acciones que nos permitirán actualizar los valores, abrir el archivo vinculado e incluso romper el vínculo.

12 Proteger Las hojas de cálculo contienes celdas con fórmulas que a veces querrás proteger para no estropear el funcionamiento normal del archivo. La cuestión es que Excel no tiene la capacidad de proteger sólo algunas celdas, sino que tiene la opción de protegerlo todo. Lo interesante es que antes de protegerlo todo puedes decidir que celdas quedarán libres.

12.1 Desbloquear celdas Antes de proteger una hoja de cálculo y que todas las celdas queden inutilizables puedes marcar sólo aquellas que deseas que queden desbloqueadas, normalmente las variables. Para ello seleccionas las celdas que quieres poder modificar y entras en el cuadro de diálogo de Formato de celdas. (Ver punto 8 de estos apuntes). En la pestaña Proteger quitas la señal a la opción “Bloqueada”.

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Esta opción es indiferente realizarla si después no se pretende proteger toda la hoja.

12.2 Proteger hoja Para proteger una hoja de cálculo y que no se pueda tocar en ninguna celda o sólo en aquellas que se desmarcó la opción de Bloqueada es necesario ir a la ficha Revisar, grupo Cambios y hacer clic en el comando “Proteger Hoja”

En el cuadro de diálogo que aparece podrás poner una contraseña de manera opcional (si no la pones cualquiera podrá desproteger la hoja) y además podrás habilitar algunas opciones antes de proteger como por ejemplo permitir que cambien el formato de nuestra hoja, permitir que inserten filas, etc…

Para desproteger una hoja de cálculo verás que el comando ha cambiado a “Desproteger Hoja”, si se le puso anteriormente contraseña en este momento nos la pedirá.

12.3 Proteger libro Cuando se protege un libro queda bloqueada la estructura del libro (no se podrá mover las hojas de sitio, así como eliminarlas, cambiarle el nombre o insertar hojas nuevas) o incluso también el tamaño de la ventana (no se podrá cambiar el tamaño de la ventana del libro ni maximizar o minimizar).

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Esta función se realiza desde la ficha Revisar, grupo Cambios y desplegando “Proteger Libro”. Hay que elegir la opción “Proteger estructura y ventana”.

13 Gráficos Excel es la herramienta adecuada para realizar gráficos estadísticos sobre cualquier rango de datos numérico. Lo importante es seleccionar el rango que se quiere representar incluyendo los datos numéricos y las etiquetas de los mismos (cabecera de filas y columnas):

13.1 Insertar gráficos Una vez seleccionados los datos correctamente debes ir a la ficha Insertar y del grupo Gráficos elegir el modelo que desees. Para ver todos los tipos de gráficos disponibles en Excel 2010 puede hacer clic en el iniciador de cuadros de diálogo ubicado en la parte inferior izquierda del grupo Gráficos.

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Una vez elegido el Tipo de gráfico y el subtipo Excel creará de forma automática un gráfico con las opciones por defecto.

13.2 Partes de un gráfico Depende de donde coloques el ratón dentro del gráfico verás que aparece el nombre de ese elemento, es decir, todos los objetos de un gráfico tienen un nombre y para verlo te bastará con pasar el ratón por encima de él.

13.3 Herramientas de gráficos Una vez creado el gráfico Excel muestra en la cinta de opciones unas “Herramientas de gráficos” donde aparecen 3 fichas: Diseño, Presentación y Formato. Mientras mantengas seleccionado el gráfico dispondrás de esas herramientas, en cuanto hagas clic fuera del gráfico desaparecerán.

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Cualquier modificación que necesites hacer al gráfico la podrás encontrar en cualquiera de estas 3 fichas.

13.3.1 Ficha Diseño

Esta ficha contiene los grupos Tipo, Datos, Diseño de gráfico, Estilos de diseño y Ubicación. En el grupo Tipo podrás cambiar de tipo de gráfico e incluso guardar el gráfico que tienes hecho con un tipo más para poder utilizarlo más adelante.

Un gráfico normal consta de Categorías y Series. Las categorías son cada elemento que se encuentra en el eje x (de hecho, al eje x se le llama eje de categorías). Las series son cada elemento que se encuentra en la leyenda. En el ejemplo del gráfico de la imagen anterior se aprecia que hay 5 categorías (Sevilla, Málaga, …) y 3 series (Enero, Febrero, …). Pues bien, desde el grupo Datos se puede intercambiar estos dos conceptos de modo que las series pasen a ser categorías y viceversa. Lo puedes hacer con el comando “Cambiar entre filas y columnas”.

Destaca también el grupo “Diseños de gráficos”. Desde este grupo podrás elegir de entre varios modelos que tiene Excel para modificar el aspecto del gráfico, siempre dentro del mismo tipo de gráfico que hayas elegido, es decir, si haces un gráfico circular los diseños de gráfico serán adaptados a gráficos circulares. Cambian cosas como la posición de la leyenda, título del gráfico, etiquetas de series, …

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Si lo que te interesa es cambiar la combinación de colores y los efectos puedes usar el grupo “Estilos de Diseño”.

Por último, el grupo “Ubicación” te permite colocar el gráfico en otra hoja.

13.3.2 Ficha Presentación

Desde esta ficha podrás modificar y configurar cualquier parte del gráfico. Desde el grupo “Etiquetas” puedes cambiar la ubicación del título del gráfico, añadir etiquetas a los ejes, cambiar la ubicación de la leyenda, añadir rótulos a las series e incluso crear una tabla con los datos debajo del gráfico. Interesa también saber que el grupo “Ejes” está pensado para configurar cualquier aspecto de los ejes incluido la escala de los mismos

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13.3.3 Ficha Formato

Esta ficha está pensada para cambiar aspectos estéticos sobre cada elemento del gráfico.

13.4 Opciones avanzadas Has visto que puedes modificar cualquier aspecto de un gráfico utilizando las opciones que Excel ofrece en sus 3 fichas de “Herramientas de gráficos”. Pues bien, otra manera de modificar las partes de un gráfico es dando sobre el elemento en cuestión con botón derecho del ratón y eligiendo “Dar formato a…” De esta manera si haces clic con botón derecho sobre la leyenda verás la opción “Formato de leyenda”, si das con botón derecho sobre un elemento del eje x del gráfico verás “Dar formato a eje” y así con cualquier parte del gráfico (ver punto 13.2 de estos apuntes).

En cualquier caso, te permite acceder a un cuadro de diálogo con muchas más opciones categorizadas por una serie de temas que aparecen en la parte izquierda.

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13.5 Imprimir un gráfico A la hora de imprimir un gráfico tienes que decidir si imprimirlo junto con los datos o en una hoja aparte. Para imprimir un gráfico junto con los datos hay que seleccionar una celda cualquiera (no seleccionar el gráfico) y actuar de manera normal, es decir, como se explica en el tema 10.

En cambio, si en lugar de seleccionar una celda marcas el gráfico al imprimir éste saldrá en una página apaisada dedicada sólo al gráfico:

14 Trabajar con listas En Excel es relativamente cómodo trabajar con tablas de datos, es decir, se puede aprovechar la cuadrícula de Excel para elaborar tablas y poder manipularlas sacando todo el partido posible a la información.

14.1 Concepto de lista en Excel Para elaborar una lista o tabla en Excel debes tener una cabecera con los nombres de los campos y debajo todos los datos asegurándote de no dejar filas o columnas vacías, es decir, toda la tabla debe mantener un aspecto compacto (puede haber celdas vacías) para que Excel la identifique como tal. Excel 2010 dispone de la ficha Datos con todos los accesorios destinados a trabajar con tablas de datos.

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14.2 Ordenación 14.2.1 Simple Para ordenar una lista o tabla por un campo (por una columna) debes seleccionar una celda cualquiera de esa columna. En la ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar encontraras los comandos “Ordenar de A a Z” y “Ordenar de Z a A”

Excel ordenará toda la tabla por el campo seleccionado sin necesidad de marcar la tabla completa.

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14.2.2 Compleja Al ordenar una tabla por una columna se desordena por otra. Sin embargo, si quieres ordenar por varios campos (primero por uno, luego por otro, …) debes colocarte en cualquier celda dentro de la tabla e ir al comando “Ordenar” del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos.

A partir de ahí se abrirá el cuadro de diálogo de Ordenar desde donde podrás ir agregando varios niveles de ordenación (hasta 64). Por ejemplo, la imagen siguiente muestra las opciones para ordenar una tabla por Región y luego por Totales. Observa el botón “Agregar nivel” y la opción de “Mis datos tienen encabezados”, esta última indica a Excel que la primera fila de la tabla debe tomarse como cabecera, es decir, como nombres de campos.

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En ocasiones querrás ordenar por algún otro criterio que no sea el orden alfabético o numérico, por ejemplo, según los meses del año. En caso de que ordenes una lista de meses por el criterio normal no quedaría bien puesto que abril va antes que enero según el orden alfabético. Para ordenar una lista por otro criterio (por ejemplo, por los meses del año) debes ir de nuevo al cuadro de diálogo Ordenar, desplegar los “Criterios de ordenación” y elegir Lista personalizada:

A partir de ahí podrás elegir el criterio de ordenación que necesites, en nuestro caso los meses del año

14.3 Filtro A menudo querrás sacarle partido a la tabla que hayas creado en Excel. Una de las herramientas más cómodas de usar y a la vez más útiles son los filtros que usa Excel. Cuando filtras una tabla haces visible sólo las filas que te interesan y el resto quedan ocultas. 14.3.1 Normal Para hacer un filtrado normal te colocarás en cualquier celda de la tabla y harás clic en el comando Filtro del grupo Ordenar y filtrar. Desde ese momento se activan unas pequeñas flechas a la derecha de cada cabecera de la tabla.

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Esas flechas las podrás usar para filtrar. En el ejemplo si quieres quedarte sólo con los registros (filas) cuya categoría sea “Piña Exótica” desplegarás la fecha de Categoría. Aparecen todas las categorías que hay en esa columna, ordenadas alfabéticamente y sin repeticiones. A continuación, puedes poner y quitar las marcas que te interesen. Por ejemplo, puedes desmarcar la opción de (Seleccionar todo) y marcar solo la de “Tofu uperizado”.

El resultado es que nuestra lista sólo muestra los registros que querías.

Se observa que la flecha del campo por el que has filtrado (en nuestro caso Categoría) aparece con el signo del filtro (un embudo), indicando que se ha filtrado por Categoría. Para quitar el filtro y dejar la lista con todos los registros visible de nuevo podrás desplegar la flecha del embudo y elegir Seleccionar todo o la opción “Borrar filtro de …”

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A veces puede que una lista o tabla esté filtrada por más de un campo (aparecen varios embudos). En estos casos es quizá más rápido hacer clic en el comando “Borrar” del grupo Ordenar y filtrar. De esta forma se desactivan todos los filtros a la vez sin necesidad de ir uno por uno.

14.3.2 Opciones adicionales A veces necesitarás filtrar una tabla, pero usando operadores de comparación, es decir, puede que tengas que usar comparaciones del tipo “menor que”, “mayor o igual que”, … En estos casos tendrás que usar las opciones adicionales que Excel muestra para filtrar cada campo. Si el campo es de tipo número Excel mostrará “Filtros de número”, si es de tipo texto mostrará “Filtros de texto” e igualmente con las fechas:

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14.3.3 Los diez mejores Otra utilidad que tienen los autofiltros es la posibilidad de elegir los valores mayores o menores de una columna. Aunque la herramienta se llame “Diez mejores” es engañoso porque igualmente sirve para las cantidades más altas o las más bajas y se pueden sacar más o menos de diez. Si por ejemplo necesitas sacar las 5 cantidades menores de la columna del primer trimestre (Trim 1), desplegarás la flecha de su columna > Filtros de número y elegirás “Diez mejores”. En el cuadro de diálogo que aparece puedes hacer lo siguiente:

Esto dará como resultado las 5 filas con los valores más altos en el primer trimestre:

14.3.4 Ordenar desde los filtros En el punto 14.2 de estos apuntes has visto maneras de ordenar. Pues bien, resulta que los filtros permiten también la posibilidad de ordenar una tabla desde ellos. Al desplegar las flechas de los campos aparecen las

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opciones de “Ordenar de A a Z”, “Ordenar de menor a mayor” y “Ordenar de más antiguos a más recientes” dependiendo de si el campo es de texto, número o fecha respectivamente.

Cuando una tabla queda ordenada por un campo a través de los filtros se aprecia una pequeña flecha apuntando hacia arriba o hacia abajo en función de si se ordena ascendente o descendente.

14.4 Subtotales Cuando se ordena una tabla por un campo todos los valores de ese campo que sean iguales quedan juntos, es como si se agrupara por ese campo. Por ejemplo, al ordenar nuestra tabla por el campo Cliente queda agrupada la tabla por clientes:

Aprovechando que las categorías están agrupadas se podrían totalizar cada grupo. Por ejemplo, podríamos sumar los pedidos de cada trimestre para cada cliente. Para realizar estos Subtotales hay que seleccionar cualquier celda de la tabla e ir al comando “Subtotal” del grupo Esquema (ficha Datos)

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En el cuadro de diálogo que aparece debes elegir las siguientes opciones:

Te daría el siguiente resultado:

Hay que tener en cuenta que antes de subtotalizar por un campo debe estar la tabla ordenada por ese campo. 14.4.1 Agregar subtotales Si quieres añadir más subtotales a los que ya están (por ejemplo, añadir a las sumas unas medias) irás al mismo cuadro de diálogo. En el cuadro de diálogo podrás elegir la nueva operación (por ejemplo, promedio) pero hay que desmarcar la opción de “Reemplazar subtotales actuales”:

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De esta manera se acumulan los subtotales a los ya estaban hechos:

14.4.2 Niveles de esquema Cuando se crean subtotales Excel esquematiza de forma automática la tabla, Se observa en la parte izquierda de la tabla como Excel ha creado unos niveles de esquema para cada grupo:

Si pulsas en cada uno de los signos menos que aparecen irás comprimiendo cada grupo de forma que sólo se muestren los totales de cada grupo y se oculte el detalle. Los signos menos se transforman en signos más de forma que al pulsarlos vuelve a desplegar el detalle de cada grupo, algo parecido a lo que ocurre con las carpetas de Windows.

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Pues bien en la parte superior del esquema hay unos números que indican los distintos niveles de esquema. Haciendo clic en los distintos números podrás elegir a qué nivel mostrar la información en pantalla. 14.4.3 Quitar subtotales Los subtotales están pensados para resumir información numérica de una lista (tabla). Se suelen sacar conclusiones con ellos incluso se pueden imprimir, pero de nuevo hay que dejar la tabla original. Para quitar los subtotales y dejar la tabla como estaba hay que ir al cuadro de diálogo “Subtotales” y hacer clic en el botón “Quitar todos”:

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Nota previa al uso de funciones en Excel 2010 En la primera versión de Microsoft Excel 2010 se modificaron los nombres de algunas funciones. Luego, mediante el SP1 (Service Pack 1) se volvieron a los nombres originales. La conversión se hará automáticamente. Por ejemplo, si en Excel 2010 sin SP1 usas la función CONSULTAV, cuando abras ese documento en versiones anteriores (o si actualizas al SP1) la función se convertirá automáticamente en BUSCARV (y a la inversa también).

EXCEL 2010 sin SP1 CONSULTAV CONSULTAH MED RECORTAR VALFECHA VALHORA SIERROR CAR TIEMPO ND

EXCEL 2010 con SP1 BUSCARV BUSCARH EXTRAE ESPACIOS FECHANUMERO HORANUMERO SI.ERROR CARACTER NSHORA NOD

Para el examen, únicamente nos centraremos en las funciones con SP1 instalado. Sería conveniente que comprobaras que tu software tiene dicha actualización. Puedes verificarlo en la opción Ayuda de la ficha Archivo. El número de versión de Office 2010 Service Pack 1 (SP1) es la 14.0.6029.1000 o posterior

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15 Funciones de FECHA Y HORA 15.1 AHORA Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Sintaxis: =AHORA(). Es importante ver que esta función no tiene argumentos.

15.2 HOY Devuelve la fecha actual del sistema. =HOY(). Esta función tampoco tiene argumentos.

15.3 DIA Nos devuelve el día de una fecha. La sintaxis es =DIA(Fecha)

15.4 MES Devuelve el mes de una fecha. =MES(Fecha)

15.5 AÑO Nos devuelve el año de una fecha. La sintaxis es =AÑO(Fecha)

15.6 HORA Devuelve la parte de la hora de una hora, minutos y segundos. La sintaxis es =HORA(horario)

15.7 MINUTO Devuelve la parte de los minutos de una hora, minutos y segundos. =MINUTO(horario)

15.8 SEGUNDO Devuelve la parte de los segundos de una hora, minutos y segundos. =SEGUNDO(horario)

15.9 DIAS.LAB Calcula los días laborables entre dos fecha quitando los sábados, domingos y un rango de fechas festivas. =DIAS.LAB(fecha inicio; fecha final;[festivos])

15.10 DIA.LAB Calcula una fecha final después de sumar a una fecha inicial un nº de días laborables. =DIA.LAB(fecha inicio; nº días laborables;[festivos])

15.11 FECHA Convierte 3 números en formato DD/MM/AAAA. La estructura de la función es =FECHA(año; mes; día)

15.12 NSHORA Construye un horario (hh:mm:ss) partiendo de 3 valores. =NSHORA(horas; minutos; segundos)

15.13 DIASEM Devuelve un número del 1 al 7 que indica la posición del día de la semana. La sintaxis sería =DIASEM(fecha; [tipo de calendario]). En el tipo de calendario podemos poner un 2 si queremos que tome el calendario que empieza en lunes. Se puede poner un 1 si queremos que el calendario empiece en domingo.

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16 Funciones de TEXTO 16.1 CONCATENAR Une diferentes elementos de texto en uno solo. Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas. La sintaxis es =CONCATENAR(texto1;texto2;…) Otra forma de obtener el mismo resultado que con la función concatenar sería utilizando =A1&” “&A2

16.2 IGUAL Realiza la comprobación de si 2 valores son exactamente iguales. Esta función sólo devuelve verdadero o falso. =IGUAL(texto1;texto2;…)

16.3 ENCONTRAR Nos devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de texto. La estructura es =ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto; Nº de posición inicial).

16.4 IZQUIERDA Extrae por la izqda un nº determinados de caracteres. =IZQUIERDA(Texto;[Nº de caracteres])

16.5 ESPACIOS Elimina los espacios sobrantes de un texto. =ESPACIOS(Texto)

16.6 DERECHA Extrae por la dcha un nº determinados de caracteres. =DERECHA(Texto;[Nº de caracteres])

16.7 VALOR Devuelve el valor numérico de un texto. =VALOR(Texto)

16.8 MAYUSC Convierte a mayúsculas. =MAYUSC(Texto)

16.9 MINUSC Convierte a minúsculas. =MINUSC(Texto)

16.10 NOMPROPIO Convierte la primera letra en mayúscula de cada palabra. =NOMPROPIO(Texto)

16.11 EXTRAE Extrae la parte central de un texto. =EXTRAE(Texto; posición inicial; Nº de caracteres)

16.12 LARGO Calcula el nº de caracteres de un texto. =LARGO(Texto)

16.13 REPETIR Repite un texto un nº de veces determinado. =REPETIR(Texto; Nº de veces)

16.14 TEXTO Aplica un formato determinado a un valor. =TEXTO(valor; formato)

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17 Funciones LÓGICAS Funciones que nos permiten preguntar sobre el valor de otras celdas y actuar según la respuesta obtenida.

17.1 SI La función SI nos permite realizar una pregunta lógica con dos posibles resultados: Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida. La sintaxis es =SI(pregunta lógica; acción en caso verdadero; acción en caso falso). Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Se pueden utilizar operadores de comparación para hacer la pregunta (=,>,<,>=,<=,<>)

17.2 Y Esta función suele usarse conjuntamente con la función SI. Nos permite realizar varias preguntas en lugar de solo una. Se realizará el argumento situado en la parte Verdadero del SI cuando todas las respuestas sean verdaderas. Es decir la función Y devuelve verdadero si todas las preguntas devuelven verdadero. La sintaxis es =Y(pregunta1;pregunta2;…)

17.3 O Igual que la función Y pero devuelve verdadero en el caso de que cualquiera de las preguntas devuelva verdadero. La sintaxis sería =O(pregunata1;pergunta2;…)

18 Funciones MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS 18.1 ABS Devuelve el valor absoluto de una cantidad. =ABS(número)

18.2 ENTERO Redondea un nº hasta el entero inferior más próximo. =ENTERO(número).

18.3 POTENCIA Devuelve el resultado de elevar un número a su potencia. =POTENCIA(nº; potencia)

18.4 RAIZ Devuelve la raíz cuadrada de un nº. =RAIZ(nº)

18.5 REDONDEAR Redondea un nº al nº de decimales especificado. =REDONDEAR(nº; nº de decimales).

18.6 PRODUCTO Multiplica todos los números de un rango. =PRODUCTO(rango de datos)

18.7 SIGNO Devuelve un 1 si el número es positivo, -1 si es negativo y 0 si el número es cero. =SIGNO(número)

18.8 NUMERO.ROMANO Devuelve el número romano de un valor. =NUMERO.ROMANO(valor)

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18.9 REDONDEA.PAR Redondea un valor al siguiente entero par. Los positivos se redondea hacia arriba y los negativos hacia abajo. =REDONDEA.PAR(valor)

18.10 REDONDEA.IMPAR Redondea un valor al siguiente entero impar. Los positivos se redondea hacia arriba y los negativos hacia abajo. =REDONDEA.IMPAR(valor)

18.11 TRUNCAR Corta un número en los decimales indicados, NO redondea. =TRUNCAR(valor; decimales)

18.12 MULTIPLO.INFERIOR Redondea hacia abajo al siguiente múltiplo del argumento cifra significativa. Valor y cifra significativa deben tener el mismo signo. =MULTIPLO.INFERIOR(valor; cifra significativa)

18.13 MULTIPLO.SUPERIOR Redondea hacia arriba al siguiente múltiplo del argumento cifra significativa. Valor y cifra significativa deben tener el mismo signo. =MULTIPLO.SUPERIOR(valor; cifra significativa)

18.14 RESIDUO Devuelve el resto de dividir dividendo entre divisor. =RESIDUO(dividendo; divisor)

18.15 SUMAR.SI Suma los valores del rango-suma que cumplen ciertas condiciones en rango-criterio. =SUMAR.SI(rangocriterio; "criterio"; rango-sumar)

19 Funciones ESTADÍSTICAS 19.1 CONTAR Cuanta el nº de celdas que contienen números. =CONTAR(rango)

19.2 CONTAR.BLANCO Cuenta el nº de celdas vacías dentro de un rango. =CONTAR.BLANCO(rango)

19.3 CONTAR.SI Cuenta las celdas de un rango que coinciden con la condición especificada en el criterio. =CONTAR.SI(rango; criterios)

19.4 CONTARA Cuenta el nº de celdas no vacías de un rango. =CONTARA(rango)

19.5 MEDIANA Devuelve el valor central de un conjunto de valores =MEDIANA(rango)

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19.6 MODA Devuelve el valor que más se repite en un conjunto de celdas. =MODA(rango)

19.7 VAR Calcula la varianza de una muestra de valores. =VAR(rango)

19.8 PROMEDIO Devuelve la media aritmética de un rango. =PROMEDIO(rango)

19.9 K.ESIMO.MAYOR Devuelve el número que está en la posición k más alto. =K.ESIMO.MAYOR(rango; k)

19.10 K.ESIMO.MENOR Devuelve el número que está en la posición k más bajo. =K.ESIMO.MENOR(rango; k)

20 Funciones de INFORMACIÓN 20.1 ESBLANCO Devuelve verdadero si una celda está vacía. =ESBLANCO(celda)

20.2 ESNUMERO Devuelve verdadero si una celda contiene un valor numérico. =ESNUMERO(celda)

20.3 ESTEXTO Devuelve verdadero si una celda contiene un texto. =ESTEXTO(celda)

20.4 ESERROR Devuelve verdadero si una celda contiene un error (de los 7 tipos de errores que hay en Excel, ver punto 10). La sintaxis es =ESERROR(celda)

21 Funciones de BÚSQUEDA Y REFERENCIA Son funciones que se utilizan para localizar valores dentro de una hoja de cálculo.

21.1 BUSCARV Esta función nos permite buscar un valor en la primera columna de una tabla. Una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener. Es decir, le damos un dato para que lo localice y nos devuelva otro de la tabla. Por ejemplo damos el dni de una persona y nos da su teléfono porque la función localiza el dni dentro de una tabla y busca dentro de la misma fila la columna del teléfono. La sintaxis es =BUSCARV(Valor que se desea buscar en 1ª columna de la tabla; Tabla que contiene los datos; Columna que contiene el dato que se desea obtener; Ordenado)

21.2 BUSCARH También existe =BUSCARH(valor que se desea buscar en la 1ª fila de la tabla; Tabla que contiene los datos; Fila que contiene el dato que se desea obtener; Ordenado)

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21.3 COINCIDIR Devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una columna. =COINCIDIR(Valor buscado; Rango de columna;0)

21.4 INDICE Devuelve el contenido de la celda que se encuentra en una posición dentro de una columna. =INDICE(RANGO DE COLUMNA; Posición)

22 Funciones FINANCIERAS 22.1 PAGO Calcula la mensualidad de un préstamo indicando la cantidad que se pide, el interés y el número total de cuotas. Esta función devuelve una cifra negativa y con formato de moneda. =PAGO(Interés en porcentaje y dividido entre 12; Nº total de plazos; Cantidad solicitada; Valor final; tipo)

22.2 PAGOINT Calcula la parte de interés de una mensualidad en un periodo determinado. Esta función devuelve una cifra negativa y con formato de moneda. =PAGOINT(Interés%/12; Periodo; Nº de plazos; Cantidad)

22.3 PAGOPRIN Calcula la parte de capital principal de una mensualidad en un periodo determinado. Esta función devuelve una cifra negativa y con formato de moneda. =PAGOPRIN(Interés%/12; Periodo; Nº de plazos; Cantidad)

23 Tipos de errores en Excel En Excel pueden aparecer 7 tipos de mensajes de error al crear una fórmula o función

23.1 #¡N/A! Este error aparece cuando una función de búsqueda o referencia no encuentra ninguna coincidencia exacta en la tabla. El valor buscado no existe en dicha tabla.

23.2 #¡REF! Este error se muestra cuando un fórmula o función hacen referencia a una celda que ya no existe. Ocurre a veces cuando eliminamos filas o columnas y había fórmulas que hacían referencia a ellas. No se encuentra la referencia.

23.3 #¡NUM! Se produce cuando ingresamos algún valor no numérico como un argumento de una función que Excel espera que sea un argumento numérico.

23.4 #¿NOMBRE? Este error se obtiene cuando se escribe mal el nombre de alguna función.

23.5 #¡DIV/0! Excel muestra este error si se intenta hacer una división entre cero. Ocurre también cuando se usa la función promedio y el rango está vacío.

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23.6 #¡VALOR! Parecido al error NUM. En este caso se obtiene el error cuando el argumento utilizado en alguna función es de tipo diferente al que Excel se espera.

23.7 #¡NULO! Este es muy poco frecuente, se suele dar cuando se utilizan mal los rangos dentro de las funciones, no se usan de forma adecuada los puntos y comas (;) o los dos puntos (:) a la hora de configurar los rangos. Por último cabe destacar que a veces aparece una celda rellena de almohadillas (#######). Esto ocurre cuando la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar el resultado o bien cuando contiene una fecha inválida.

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