La Contabilidad (guía De Estudio) (1)

UNIVERSIDAD DEL ZULIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA PÚBLICA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ASIGNATURA CONTABILIDAD I

PROFESORES: ALVAREZ, ROMER

CHAVEZ, BELKIS

FERRER, MA. ALEJANDRA

GÓMEZ, ODA

RODRIGUEZ, ANDREINA

LEAL, MIRAIDY

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CONTENIDO PROGRAMÁTICO MÓDULO I. LA CONTABILIDAD 1. Las Organizaciones 1.1. Definición 1.2. Características 1.3. Clasificación 1.3.1. De acuerdo al Patrimonio 

Pública

 Privada 1.3.2. De acuerdo a la Actividad 

Comerciales



Industriales

 De servicios 1.3.3. De acuerdo al Tamaño 

Pequeñas y Medianas (Pymes)

 Grandes 1.3.4. Según el Régimen Jurídico 

Compañía Anónima



Cooperativas



Sociedades de Responsabilidad Limitada

 Sociedades Civiles 1.3.5. De acuerdo al Sector Productivo 

Primaria



Secundaria

 Terciaria 1.4. Relevancia de la Información Contable en el Proceso Administrativo 1.5. Relación Organización – Entorno 2. La Contabilidad 2.1. Definición como Disciplina de Estudio 2.2. Evolución Histórica de la Contabilidad 2.3. Clasificación 2.4. El Sistema de Información Contable 2.4.1. Definición 2.4.2. Elementos que integran el Sistema de Información Contable (SIC) 2.4.3. Etapas del SIC 2.4.4. Objetivos del SIC 2.5. Conceptos Básicos de Contabilidad 2.5.1. La Cuenta 2.5.2. La Ecuación Fundamental de la Contabilidad 2.5.3. Teoría de la Partida Doble 2.5.4. Teoría del Cargo y el Abono

3 2.5.5. Efectos de las transacciones en los grupos de la Ecuación Fundamental de la Contabilidad. 2.5.6. Clasificación de las Cuentas Patrimoniales o Reales 2.5.7. Clasificación de las Cuentas Nominales o de Resultados 2.5.8. Análisis de Transacciones 2.5.9. Procedimientos de Reclasificación y Reverso 2.6. Estados Financieros 2.6.1. Definición 2.6.2. Estructura de los Estados Financieros Básicos 2.6.2.1. Identificación 2.6.2.2. Cuerpo principal 2.6.2.3. Notas a los Estados Financieros 2.6.3. Estados Financieros Básicos 2.6.3.1. Balance General o Estado de Situación Financiera 2.6.3.2. Estado Integral de Resultados 2.7. Código de Cuentas 2.7.1. Características 2.7.2. Diseño

4 1. LAS ORGANIZACIONES

Para comenzar el estudio de éste módulo, es importante definir el ámbito en el cual se aplica la Contabilidad, ya que no es posible comprender su origen y desarrollo sin vincularlo a la actividad económica. La actividad económica, es aquella actividad desarrollada por el hombre que, partiendo de unos recursos escasos susceptibles de usos alternativos, busca la satisfacción de

las

necesidades

humanas.

(Aguirre y col., 2010).

En todas las épocas, han existido organizaciones cuya finalidad es la producción de bienes y servicios útiles para el hombre; estas organizaciones consideradas en sentido amplio y creadas por el hombre para el desarrollo eficiente de las actividades económicas son lo que también denominamos empresas.

1.1 DEFINICIÓN

Son un grupo social compuesto por personas, tareas y administración, que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno.

Es un ente social creado intencionalmente por una o más personas con un interés común, para el desarrollo de una actividad o proyecto de negocios y el logro de determinados objetivos mediante la combinación óptima de recursos humanos, tecnológicos, materiales y financieros. B. Chávez

1.2 CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES Con respecto a las organizaciones vamos a mencionar algunas de sus características que influyen a su vez sobre la aplicación de la contabilidad en estos entes:

5 a. Son Sistemas Abiertos, ya que interactúan con su entorno, es decir, se relacionan con personas y organizaciones en el ambiente externo, recibiendo de estas insumos para el desarrollo de la actividad seleccionada y enviando a estas los bienes, servicios o contribuciones sociales que la organización ofrece.

Esta interacción tiene a su vez

relación directa con la aplicación de la contabilidad pues esos entes con los que cualquier organización interactúa se convierten, en momentos determinados y con objetivos específicos, en usuarios de la información contable de la organización.

b. Son Dinámicas, es decir, están en constante cambio y evolucionan en el tiempo, en función a su vez de los cambios que se generan en el entorno, algunos teóricos del área administrativa utilizan para explicar esta característica la analogía de compararlas con un ser humano en el sentido de que nacen, crecen, se reproducen y en un momento determinado pueden morir. Debemos entender, entonces, que las organizaciones no se estancan sino que por el contrario canalizan sus procesos siempre hacia el crecimiento y el cumplimiento de etapas.

Esta evolución en el tiempo influye sobre la contabilidad que se aplica en la

organización pues el sistema de información contable tendrá que adaptarse a los cambios internos de la entidad y responder a las necesidades de información de quienes dirigen la misma.

c.

Tienen una Estructura interna estratificada de poder y control,

ya que cada

miembro de la organización ocupa una posición específica en la estructura interna de la entidad, es decir, cumple con una función que debidamente coordinada con la función de cada uno de los otros miembros contribuye al logro de los objetivos de la organización como un todo,

y por supuesto,

cada función tiene debidamente definidos su grado de

responsabilidad así como de autoridad y supervisión de los procesos. En este sentido los procedimientos establecidos para la recopilación de la información contable deben ajustarse a esta estructura y a las diferentes funciones definidas en el organigrama de la organización.

6 d. Poseen una Cultura propia, ya que cada organización tiene la libertad de definir su propia misión, visión y además sus políticas, normas y procedimientos, básicamente en función del estilo de gestión de quienes la dirigen.

En relación con esta característica

debemos entender que las políticas, normas y procedimientos contables nacen a su vez a partir de estos grandes criterios.

e.

Las organizaciones definen Objetivos cambiantes o flexibles por cuanto estos se

relacionan directamente con los cambios, requerimientos y necesidades del entorno con el cual interactúa la organización. El entorno define en que medida la organización debe revisar y ajustar sus metas periódicamente para responder a las exigencias del ambiente externo. A medida que la organización reorienta sus objetivos los procedimientos contables deben ajustarse a los cambios que se generen en los procesos de la entidad.

Es importante señalar, que estas características presentadas son sólo algunas de las que pueden señalarse con respecto a las organizaciones. En la asignatura del pensum de estudios denominada “Fundamentos de Administración” ubicada en el segundo semestre estudiarán con mucho más detalle este y otros temas vinculados a las organizaciones. Nuestro objetivo en este primer módulo instruccional de la cátedra “Introducción a la Contabilidad” es efectuar un bosquejo de lo que son las organizaciones como forma de iniciar el estudio de la teoría contable.

1.3 CLASIFICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES A las organizaciones las podemos clasificar en base a los siguientes criterios: 1.3.1

De acuerdo al patrimonio.

1.3.2

De acuerdo a la actividad.

1.3.3

De acuerdo al tamaño

1.3.4

Según el Régimen Jurídico.

1.3.5

De acuerdo al sector productivo.

7 1.3.1 De acuerdo al patrimonio: Debemos entender por patrimonio el conjunto de recursos materiales y financieros con los que la organización desarrolla sus actividades,

entonces dependiendo de quién aporta esos

recursos para la constitución de la organización, estas pueden ser:

PÚBLICAS

PRIVADAS

SON AQUELLAS EN LAS QUE EL PATRIMONIO ES PROPIEDAD DEL ESTADO.

SON AQUELLAS EN LAS QUE EL PATRIMONIO ES PROPIEDAD DE PARTICULARES.

EJEMPLOS: • ALCALDÍA • LUZ • CORPOELEC EJEMPLOS: • MOVISTAR • DRCTV • URBE

1.3.2 De acuerdo a la actividad. Es tal vez la diferenciación más conocida o más mencionada cuando se habla de organizaciones y está en función del tipo de proceso que desarrollan y del producto que ofrecen al entorno, según estos aspectos tenemos:

COMERCIALES

SON EMPRESAS QUE SE DEDICAN A LA COMPRA Y VENTA DE PRODUCTOS TERMINADOS.

INDUSTRIALES

SON LAS QUE SE DEDICAN A TRANSFORMAR LA MATERIA PRIMA EN PRODUCTOS TERMINADOS.

DE SERVICIOS

SON LAS QUE BUSCAN PRESTAR UN SERVICIO PARA SATISFACER LAS NECESIDADES DE LA COMUNIDAD.

EJEMPLOS: • FARMATODO • MAKRO • LIBRERÍA EUROPA

EJEMPLOS: • CERVECERIA REGIONAL • CEMENTOS CATATUMBO

EJEMPLOS: • SEGUROS CATATUMBO • TRANSPORTE DE DOCUMENTOS Y BIENES. • HIDROLAGO.

1.3.3 De acuerdo al tamaño Desde este punto de vista para definir el tamaño de una organización se deben considerar variables como el monto de su capital (patrimonio), el volumen de operaciones, el número de

8 personas que laboran en la misma e incluso el tamaño de la infraestructura física donde se desarrollan las actividades. En función de estos aspectos las organizaciones se dividen en:

PEQUEÑAS

EJEMPLOS: • FERRETERIA URDANETA • PANADERIA LA CONGA • AUTOS LIBRES CATATUMBO

MEDIANAS

EJEMPLOS: • FARMACIAS SAS • TIENDAS ENNE • LIBRERÍA EUROPA

GRANDES

EJEMPLOS: • MICROSOFT • POLAR • MONACA

1.3.4 Según el Régimen Jurídico  Compañía Anónima. La compañía anónima, es aquella en la cual las obligaciones sociales están garantizadas por un capital determinado y en la que los socios no están obligados sino por el monto de su acción. (Código de Comercio Venezolano, 2009)

 Cooperativas. Las cooperativas son asociaciones abiertas y flexibles, de hecho y derecho cooperativo, de la Economía Social y Participativa, autónomas, de personas que se unen mediante un proceso y acuerdo voluntario, para hacer frente a sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales comunes, para generar bienestar integral, colectivo y personal, por medio de procesos y empresas de propiedad colectiva, gestionadas y controladas democráticamente. Las cooperativas podrán conformarse y funcionar con un mínimo de cinco asociados. (LEY ESPECIAL DE ASOCIACIONES COOPERATIVAS, 2001)

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 Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL). Según Escoto (2004), es una entidad que tiene más de un socio, su responsabilidad es limitada, es decir, que sus dueños responderán únicamente con sus aportes. El aporte de los socios se denomina cuotas de capital; para traspasarlas a otros deben estar de acuerdo el 100% de los socios.

Por su parte, el Código de Comercio Venezolano establece que, una compañía de responsabilidad limitada es aquella en la cual las obligaciones sociales están garantizadas por un capital determinado, dividido en cuotas de participación, las cuales no podrán estar representadas en ningún caso por acciones o títulos negociables.  Sociedades Civiles. El contrato de sociedad es aquel por el cual dos o más personas convienen en contribuir, cada uno con la propiedad o el uso de las cosas, o con su propia industria, a la realización de un fin económico común. Las sociedades civiles adquieren personalidad jurídica y tienen efecto contra terceros desde que se protocoliza el respectivo contrato en la Oficina Subalterna de Registro Público de su domicilio. (Código Civil Venezolano, 1995)

1.3.5. De acuerdo al sector productivo. La actividad económica de un país se puede dividir en tres grandes sectores: primario, secundario y terciario.

 Sector Primario. En este grupo de empresas se incluirían las empresas extractivas (mineras, pesqueras, agrícolas, ganaderas y forestales).

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 Sector Secundario. En este sector se encuadra a todas las empresas que transforman los productos obtenidos en el sector primario y también fabrican nuevos productos (textil, industria, farmacéutica, petroquímica, eléctrica, siderúrgica, etc.).

 Sector Terciario. En este sector se encuadran las empresas de servicios, tales como bancos, compañías de seguros, hospitales, servicios públicos y las empresas comerciales dedicadas a la compraventa.

1.4 RELEVANCIA DE

LA INFORMACIÓN

CONTABLE

EN

EL

PROCESO

ADMINISTRATIVO. Dentro de las organizaciones, surge un sin fin de información que debe ser manejada por todos sus miembros, desde el nivel estratégico hasta el nivel operativo, para poder llevar el proceso de toma de decisiones de una manera saludable. Dicha información puede generarse de la interacción que existe entre todos los elementos internos y externos que se interrelacionan y que afectan a toda la organización.

Las organizaciones cuentan con recursos materiales e inmateriales, esfuerzo humano (físico e intelectual). La administración, de alguna manera, intenta combinar esos elementos de la mejor manera posible para lograr el cumplimiento de los objetivos de la organización, pasando por cada una de las funciones del proceso administrativo que implica planificar, organizar, ejecutar y controlar dichos recursos para optimizar su uso. Dicha combinación

11 genera una importante información contable y útil para la alta gerencia y que servirá de apoyo a la toma de decisiones. En tal sentido, según Koontz (2004) la información contable cobra importancia en cada una de las etapas del proceso administrativo, ya que los dirigentes deben enjuiciar las causas y los efectos de la gestión de la empresa, como punto de partida para tomar numerosas decisiones en el proceso de administrar los eventos de la entidad, de manera que sean consecuentes con las tendencias de comportamiento en el futuro y que puedan predecir su situación económica y financiera e incrementar los niveles de eficiencia, eficacia y productividad dentro de la empresa. A continuación, se mencionan y explican brevemente cada una de las funciones del proceso administrativo y como la información contable puede estar vinculada a cada una e ellas. La planeación es la primera función administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuales son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planeación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y que orden. La organización como función de la gestión empresarial se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su administración; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno. La organización es una actividad básica de la administración que sirve para agrupar y estructurar todos los recursos (humanos y no humanos), con el fin de alcanzar los objetivos predeterminados. La dirección, que sigue a la planeación y a la organización, constituye la tercera función de la gestión empresarial. El papel de la dirección es poner a funcionar la empresa y dinamizarla. Se relaciona directamente con la manera de alcanzar los objetivos a través de las personas que conforman la organización empresarial; se refiere a las relaciones interpersonales de los administradores en todos los niveles de la organización y de sus respectivos subordinados. El control es la función del ciclo administrativo que se encarga de medir y corregir el desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos. La esencia del control radica en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los objetivos o resultados deseados.

12 La toma de decisiones es una parte del proceso de solución de problemas: la parte que trata de seleccionar el mejor camino entre dos o más opciones, la respuesta dada a un problema determinado, la solución adoptada ante un hecho o fenómeno, la acción de resolver o solucionar una indeterminación. Las decisiones abarcan un amplio espectro, donde se incluyen, soluciones operativas, elaboración de planes, preparación de programas de acción, diseño de políticas y establecimiento de objetivos, entre otros, por tanto la toma de decisiones dentro de la gestión empresarial es un programa de acciones, expresado en forma de directivas para la solución de un problema presentado y precisamente uno de los elementos que intervienen en el proceso de toma de decisiones es la Información. Los análisis económicos y financieros constituyen una herramienta que permiten que las transacciones comerciales, económicas y financieras que realiza una empresa y que se encuentran plasmadas en la contabilidad, como información financiera, sirva de base a la gerencia para tomar decisiones oportunas y eficientes dentro de la gestión empresarial y en ello interviene la información que brindan los estados financieros. Veamos esquemáticamente la relación entre la información contable y las funciones del proceso administrativo:

1.5 RELACIÓN ORGANIZACIÓN - ENTORNO Es importante comprender que el entorno tiene una estrecha relación con todo lo que se hace en una organización, puesto que existen elementos tanto internos como externos que afectan el proceso de toma decisiones, el proceso administrativo-contable, el diseño

13 organizacional, el cambio organizacional, etc., ya que implica una continua adaptación al medio para aprovechar las oportunidades que éste presente, o bien, combatir las amenazas que de él surjan. Igualmente, el entorno donde se desenvuelven la gran mayoría de las organizaciones obliga a sus miembros a incrementar la flexibilidad operativa y adaptarse con rapidez a los cambios con el fin de lograr sus objetivos eficientemente. Los grandes retos con que las organizaciones se enfrentan exigen que los dirigentes empresariales se encuentren en una constante búsqueda de nuevas maneras de administrar sus empresas en aras de enfrentar la competencia y sintonizarse con la magnitud y velocidad de los cambios que en ella ocurren. Cada vez que los administradores realizan planes en pro de la organización, deben considerar las necesidades y deseos de los miembros de la sociedad externa a ella, así como las necesidades de recursos materiales, tecnológicos, humanos financieros y otros requerimientos que provienen del ambiente que lo rodea. Específicamente, toda la información contable generada dentro de una organización referente al uso de sus recursos y la manera en que se obtienen, pueden afectar directa e indirectamente a su entorno, como por ejemplo: proveedores, competencia, clientes, accionistas, estado, inversionistas, comunidad, entidades bancarias, clientes.

14 2.

LA CONTABILIDAD 2.1. DEFINICIÓN COMO DISCIPLINA DE ESTUDIO Debemos comenzar esta parte explicando que la contabilidad se puede estudiar desde dos

puntos de vista: Como disciplina del conocimiento y como sistema de información, el objetivo de estudio de esta cátedra es el segundo por lo tanto con respecto al primero sólo vamos a presentar el siguiente cuadro que muestra la ubicación de la contabilidad en el cuadro general de las disciplinas del conocimiento:

DISCIPLINA DE ESTUDIO

SISTEMA DE INFORMACION

UBICACIÓN DE LA CONTABILIDAD DENTRO DEL CUADRO GENERAL DE LAS DISCIPLINAS

FILOSOFÍA (El saber de los fundamentos últimos) Lógica FORMALES

Matemática

Física CIENTIFICAS

BÁSICAS

Química Biología

DISCIPLINAS DEL CONOCIMIENTO

FACTICAS NO BÁSICAS

Ciencias Tecnológicas (CONTABILIDAD y otras) Ciencias Sociales Ciencias Humanas

NO CIENTIFICAS

Artesanales, gimnásticas, artísticas, mecánicas o técnicas similares.

Fuente: “ Sistemas de Información Contable 2 “. Elsa de Fernández

15 A continuación podemos detallar algunas definiciones de La Contabilidad por diferentes autores. En primer término AGUIRRE D. JUAN y col. (2010), la define como: “Una ciencia instrumental que se ocupa de sistematizar y generalizar los métodos contables, al tiempo que investiga la consecución de otros nuevos.” Igualmente, el mismo autor, la define como una técnica que registra las operaciones realizadas por las empresas a fin de reflejar una imagen fiel de su patrimonio, situación financiera y de sus resultados económicos. Por otra parte, HERNANDO DIAZ (2001) presenta la siguiente definición: “ La contabilidad puede definirse como el sistema de información que permite identificar, clasificar, registrar, resumir, interpretar, analizar y evaluar, en términos monetarios, las operaciones y transacciones de una empresa “. El INSTITUTO AMERICANO DE CONTADORES PUBLICOS la define como: “ El arte de registrar,

clasificar

y resumir en forma

significativa y en términos de

dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados “. La definición un poco más amplia del INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS, A. C., es la siguiente: La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad. Por último la vigente DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD No. 0, emitida por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, define a la contabilidad así: La contabilidad debe ser considerada tanto como una actividad de servicio como un sistema de información y una disciplina descriptiva y analítica. Cualquiera de las acepciones o descripciones que se adopte de la contabilidad debe contener las cuatro bases que la definen: 1) la naturaleza económica de la información 2) medida y comunicada referente a 3) entidades económicas de cualquier nivel organizativo, presentada a 4) personas interesadas en formular juicios basados en la información y tomar decisiones sirviéndose de dicha información. Entonces, podemos decir que, la contabilidad es:

16 Una técnica que se utiliza para registrar, ordenar, clasificar y resumir todas las transacciones o sucesos cuantitativos que afectan a una empresa, expresadas en unidades monetarias.

2.2. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA CONTABILIDAD La historia de la contabilidad y de su técnica está ligada al desarrollo del comercio, la agricultura y la industria. Desde que comenzó el comercio de bienes, se buscó la manera de conservar el registro de las transacciones y de los resultados obtenidos en la actividad comercial. Los arqueólogos han encontrado en las civilizaciones del Imperio inca, del Antiguo Egipto y de Roma variadas manifestaciones de registros contables, que de una manera básica constituyen un registro de las entradas y salidas de productos comercializados y del dinero. La utilización de la moneda fue importante para el desarrollo de la contabilidad, ya que no cabía una evolución semejante en una economía de trueque. Las prácticas contables más o menos evolucionadas habituales en el mundo antiguo desaparecieron, debido a la casi completa desaparición del comercio en Europa en los siglos posteriores a la caída del Imperio romano. La contabilidad tuvo que desarrollarse partiendo de cero, especialmente al compás del auge comercial, que tuvo su primer gran impulso con las Cruzadas. De grandes órdenes militares, la de los Templarios y la de los caballeros teutónicos, desarrollaron durante los siglos XII y XIII sistemas de contabilidad perfeccionados, influidos probablemente por las prácticas de los comerciantes libaneses con los que ambas órdenes tuvieron contacto en sus inicios. Los caballeros teutónicos trasladaron su actividad a las regiones bálticas y allí mantuvieron contacto con las ciudades comerciales de la Liga Hanseática. Esta Liga desarrolló con profecía la contabilidad de factor, es decir, la del comisionista que debe rendir cuentas a su comitente. En tanto que los mercaderes italianos presentaron mayor atención a una contabilidad de carácter patrimonial, más adaptada al contrato del comerciante sobre sus empleados. Las repúblicas comerciales italianas y los Países Bajos serían durante los últimos siglos de la Edad Media las regiones europeas en que la vida comercial iba a ser más intensa. Como consecuencia natural, la práctica contable iría desarrollando nuevos métodos en estos países, y sería sobre todas estas repúblicas italianas donde había de surgir la moderna contabilidad. De los primitivos memoriales, en los que los comerciantes anotaban sin ningún orden particular las diversas operaciones que precisan recordar posteriormente, se fue evolucionando poco a poco hacia un sistema contable de partida simple, a medida que gran número de anotaciones necesarias aconsejó a los comerciantes y prestamistas ir desglosando del memorial diversas

17 cuentas, en las que anotaban grupos de operaciones poseedoras de alguna característica común, tales como ir referenciadas a una determinada mercadería o bien a una misma persona. El modo de llevar a cabo las anotaciones fue perfeccionándose cada vez más y originó el progresivo desarrollo de ciertas reglas prácticas, hasta que en un momento determinado con exactitud por los historiadores apareció en la zona de influencia económica italiana el método de la partida doble. La Partida Doble tuvo su origen probablemente en la región de la Toscana antes de finales del siglo XIII, el ejemplo más antiguo de su uso son las cuentas públicas de la ciudad de Génova del año 1340. En el siglo XV, parece ser que los banqueros y comerciantes toscanos disponían de una técnica contable tan desarrollada o más que la empleada por los venecianos, y diferente en algunos puntos importantes de la de estos, Sin embargo fue la contabilidad a la veneziana la que impuso, gracias a la imprenta, que permitió su difusión antes que ninguna otra. El primer autor del que tenemos noticia que estableció claramente el uso del método de la partida doble fue Benedetto Cotrugli (en eslavo, Kotruljevic) Raugeo, nacido en la actual Dubrovnik en Croacia, entonces una ciudad comercial adriática del área de influencia veneciana, llamada Ragusa. Cotrugli residió en Nápoles gran parte de su vida, y fue comerciante y consejero de Fernando I de Aragón. Enumera algunas reglas generales para contabilizar las operaciones comerciales, pero en conjunto las referencias del Raugeo a la contabilidad del comerciante son incompletas. El libro de Cotrugli tardó casi ciento quince años en ser llevado a la imprenta, lo que, unido al carácter incompleto de su exposición, impide que pueda adjudicar a su autor en la historia de la contabilidad un papel comparable al de Luca Pacioli. El trabajo de este último fue impreso y conocido muchos años antes, aunque escrito con posterioridad al del Raugeo. Según Pacioli las anotaciones en el libro diario constan de dos partes claramente diferenciadas: una comenzando con la palabra Por (el Debe del asiento contable) y la otra con la palabra A (el Haber del asiento contable), antecedente del modelo de asiento contable tradicional. Dado que en aquella época no era costumbre la utilización del balance de situación, sólo describe los usos en la elaboración del balance de comprobación de sumas y saldos, que era utilizado al agotarse las páginas del libro mayor. Estas anotaciones eran efectuadas bajo las normas de la partida doble, la cual Pacioli aseguraba que él solo enseñaba, lo cual ya se ejecutaba mucho antes por los mercaderes. La partida doble asegura que por cada aumento del activo (en el debe) hay un aumento en las cuentas del pasivo y capital (dentro del haber). Asimismo, habiendo una disminución en las cuentas del activo (dentro del debe), hay igualmente una disminución en las cuentas del pasivo y capital (dentro del haber), así efectuándose las normas de la partida doble.

18 El estudio sistemático de la historia de la contabilidad comienza a mediados del siglo XIX, los italianos fueron los pioneros en la elaboración de teorías más o menos científicas basadas en la relación entre contabilidad y administración empresarial. Las principales escuelas, iniciadas a principios del XIX fueron las siguientes La Escuela Lombarda de Francesco Villa, que aborda la elaboración de teorías más o menos científicas, distinguiendo entre la técnica y la ciencia y elaborando un conjunto de principios económico-administrativos. Francesco Villa. Nacido en Milán en 1801, ha sido considerado el padre de la moderna contabilidad italiana. La mecánica de la teneduría de libros es, para este autor, un simple instrumento utilizado por la contabilidad, ciencia de Contenido y ambiciones mucho más amplios, que se integra como parte fundamental en el complejo organizativo de la empresa. Los “Elementi” de Villa se dividen en tres partes, cuya enumeración ya nos permite calibrar la “modernidad” de su autor: Conceptos económico-administrativos, De la Teneduría de libros y de sus aplicaciones más usuales, y finalmente Organización administrativa y revisión de cuentas. En sus “Elementi”, Villa desarrolló un estudio sistemático y profundo de la empresa desde el punto de vista de la organización, la división del trabajo, los objetivos perseguidos, y los principios administrativos que deben orientar la manera de llevar los libros. Publicó el autor milanés muchas otras obras, no sólo sobre temas contables. Murió en el año 1884. La escuela Toscana. Marchi, Cerboni y Rossi. En el año 1867 apareció en Prato una obra que había de hacer célebre a su autor, Francesco Marchi (1822-1917). En ella se atacaba duramente a la doctrina de la escuela cincocuentista, seguidora del método de Degranges, que durante más de medio siglo había dominado la escena de los estudios de teoría contable en Europa. Desde el punto de vista de Marchi son cuatro las clases de personas interesadas en la vida de la empresa: el administrador, el propietario, los consignatarios y los corresponsales. Las cuentas se dividen en dos grupos: las de propietario, por un lado, y las cuentas que deben abrirse a los consignatarios y corresponsales, por otro. Después de Marchi apareció gran número de autores que configuraron la escuela toscana. Entre todos ellos descolló Giuseppe Cerboni. La escuela Personalista de Giuseppe Cerboni: En su obra "Primi saggi di logismografia", proponía un nuevo sistema contable. La logismografía está emparentada con la doctrina de la personificación de las cuentas, pero visto desde un punto de vista jurídico, en la que el hecho contable crea una relación contable entre personas, naturales o jurídicas que se anota, utilizando una cuenta para cada una de las personas

19 implicadas. Según Cerboni, la contabilidad debe contemplar, antes que la actividad económica de la empresa, los actos de sus órganos administrativos, con el objeto de ejercer un control sobre ellos. Fabio Besta: El impulsor de la escuela veneciana, Fabio Besta, La Escuela Controlista de Fabio Besta, define el patrimonio como un conjunto de bienes o fondo de valores, analizándolo desde el punto de vista económico y las cuentas son los medios de representación de los elementos que componen el patrimonio. Para Besta, la contabilidad aspira a ser la ciencia del control económico. La contabilidad debe encaminarse a la medición del patrimonio económico que a su vez no tiene porqué coincidir con el concepto jurídico del patrimonio. La escuela de Economía Hacendal, de Gino Zappa. Zappa opina que la finalidad de la unidad económica es obtener rédito y que toda la problemática contable debe quedar subordinada a la determinación del mismo. Escuela Patrimonialista de Vicenzo Masi. Creador de la escuela patrimonialista fue quien configuró finalmente los alcances del paradigma de beneficio económico, al señalar que “la contabilidad tiene por objeto el estudio de los fenómenos patrimoniales, sus manifestaciones y su comportamiento y trata de disciplinarlos con relación a determinado patrimonio de empresa”. De acuerdo con este paradigma las generalizaciones simbólicas se basan en los conceptos de renta y valor para la medición del patrimonio, la partida doble evolucionada a una dualidad de la empresa en marcha se constituye en el patrón metodológico de medición, las técnicas y procedimientos se seleccionan en función a su correlación y uniformidad con los conceptos fundamentales, y el sistema contable refleja adecuadamente la realidad económica y suministra uni-direccionalmente la información suficiente a los usuarios potenciales. Como valores compartidos se encuentran la búsqueda de la verdad económica: el cálculo del beneficio y de la situación patrimonial, sin importar quien la recibe y por qué. Ejemplares: aparece un nuevo conformante financiero, el patrimonio, por tanto la mejor medición y representación posible de la situación patrimonial y del beneficio fueron fines de la regulación Contable.

2.3. CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD: 2.3.1. Macrocontabilidad Según Aguirre y col. (2010), se define como la contabilidad encaminada al conocimiento de las magnitudes macroeconómicas, es decir, a la determinación en cifras de la situación económica

20 de un país. También denominada contabilidad nacional y presenta tanto las medidas reales de las variables macroeconómicas tales como la producción y el ingreso, como un marco conceptual en el que se relacionan unas magnitudes con otras. Igualmente, pone en manifiesto las relaciones existentes entre tres variables macroeconómicas fundamentales: Producción nacional, Ingreso nacional y Gasto nacional.

2.3.2. Microcontabilidad Se define como la contabilidad aplicada a unidades económicas individuales, bien sean personas físicas o sociedades, también denominada contabilidad de empresas. (Aguirre y col, 2010). La contabilidad de empresas desempeña funciones que pueden estar agrupadas en tres tipos principales: 1. Determinación del patrimonio y resultados de la empresa, función a la cual corresponde a la contabilidad financiera. 2. Análisis de costos, que corresponde a la contabilidad administrativa o gerencial. 3. Elaboración de presupuestos, propia de la contabilidad presupuestaria.

En esta asignatura, el enfoque está dirigido a la micro-contabilidad, específicamente, al estudio de la contabilidad financiera aplicada en entidades económicas para el registro, clasificación y resumen de las transacciones económicas realizadas en un periodo, así como la presentación de la información contable en los dos estados financieros principales.

Algunas diferencias entre la Macrocontabilidad y la Microcontabilidad son: MACROCONTABILIDAD Determina

magnitudes

MICROCONTABILIDAD

económicas

abstractas: Producto Nacional Consumo, Balanza Comercial.

muy Bruto,

Acumula hechos contables concretos fácilmente reconocibles tales como: compras, ventas.

Atribuye muy poca importancia al estudio patrimonial. Determina los flujos económicos

Determina tanto el patrimonio de la empresa como los resultados obtenidos en un

financieros.

determinado período de tiempo.

Establece

sus

cálculos

para

períodos

generalmente anuales, por la complejidad de

Estudia

períodos de tiempo relativamente

cortos.

sus fuentes estadísticas de información.

Fuente: Aguirre y col. (2010)

21 Gráficamente, podemos observar la división de la Contabilidad de la siguiente manera:

CONTABILIDAD

MICRO-CONTABILIDAD

MACRO-CONTABILIDAD

CONTABILIDAD DE EMPRESAS

CONTABILIDAD CONTABILIDAD FINANCIERA DE COSTOS

PLANNING Y PRESUPUESTOS PERIÓDICOS

CONTABILIDAD NACIONAL Y REGIONAL

CONTABILIDAD DE BALANZA DE PAGOS

CONTABILIDAD DEL INPUTOUTPUT

CONTABILIDAD DE FLUJO DE FONDOS

Fuente: Aguirre y col. (2010)

La contabilidad conforme al uso de la información, los autores la clasifica en Contabilidad Financiera y Contabilidad Administrativa, tal y como se muestra en el siguiente esquema:

INFORM ACION CONTABLE

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA O GERENCIAL

ES LA INFORMACION CONTABLE GENERADA PARA USO EXCLUSIVO DE LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN, ES DECIR, PARA USO INTERNO.

CONTABILIDAD FINANCIERA

ES LA INFORMACION CONTABLE GENERADA POR SOLICITUD DE PERSONAS O ENTIDADES CON LOS QUE LA ORGANIZACIÓN INTERACTUA EN EL ENTORNO ES DECIR PARA USO EXTERNO.

A continuación presentamos un cuadro comparativo de estos dos conceptos:

22 CONTABILIDAD ASPECTOS

FINANCIERA

Respecto a la Ley

En base obligatorias

a

las

Global

Usuarios

Externos terceros)

Temporalidad

Reporta hechos pasados de

NIIF No

se

sigue

normativa

alguna

Análisis de la empresa

Característica

ADMINISTRATIVA

Detallado (Directivos

la Precisa y formal

y Internos (Directivos y responsables de la empresa) Enfocada hacia el futuro Rápida y aproximada

información Reglas

Rígidas

Flexibles

Fuente: Contabilidad Analítica (Dr. José Álvarez López

Estos aspectos serán explicados en temas posteriores de manera que al finalizar el contenido de la asignatura tendrás una visión más amplia que te permitirá entender con mayor claridad esta comparación.

2.4. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE 2.4.1 Definición. Expresamos ya que el objeto de estudio de esta asignatura es la contabilidad estructurada como un SISTEMA DE INFORMACIÓN en la organización, ahora bien debemos comenzar por definir el término “Sistema”: “ES UN CONJUNTO DE ELEMENTOS, ENTIDADES O COMPONENTES QUE SE CARACTERIZAN POR CIERTOS ATRIBUTOS IDENTIFICABLES QUE TIENEN RELACION ENTRE SI, Y QUE FUNCIONAN PARA LOGRAR UN OBJETIVO COMUN “. F. CATACORA (1996)

23 El concepto de sistema según señala F. CATACORA (1996) es ampliamente utilizado en diversas situaciones relacionadas con los negocios, refiriéndose generalmente a todos aquellos elementos que soportan y ayudan a la toma de decisiones acertadas en las organizaciones. El mismo autor señala que una empresa u organización es considerada también un sistema puesto que recibe y genera información que es procesada o utilizada por algunas personas o entidades para el logro de sus objetivos y que los sistemas que soportan las decisiones de negocios deben garantizar que las decisiones tomadas por los gerentes tengan un mínimo margen de error. El Sistema de Información Contable (SIC) representa “Aquel que suministra información significativa sobre la riqueza de una unidad económica en un momento determinado, y sobre la renta que ha generado en un período, al objeto de facilitar la toma de decisiones”. (García Castellví y col. 2008). Asimismo, para Meigs y Meigs ( 1995), un sistema d información contable es “ el conjunto de métodos,

procedimientos

y

recursos utilizados por una entidad para seguir

la huella de las

actividades financieras y resumirlas en forma útil para quienes toman las decisiones. Por su parte, Alcarria (2009) define el sistema de información contable como un conjunto de métodos, procedimientos y recursos materiales y humanos que una entidad utiliza para llevar a cabo el registro de sus actividades económicos y para elaborar información detallada o sintetizada, de manera que sea útil a aquellos que tienen que tomar decisiones. Podemos definir entonces al SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE (SIC) como:

Es el conjunto de elementos que se integra para la recopilación, procesamiento, almacenamiento y generación de información cuantitativa sobre las operaciones de una organización de manera resumida y útil para los diferentes usuarios con el objetivo de facilitar el proceso de evaluación de la entidad y la toma de decisiones. B. Chávez

El sistema de información contable (SIC) de cada organización puede tener características particulares dependiendo de si está diseñado específicamente para la entidad en función de su estructura y del tipo de actividad que desarrolla,

en este caso la organización debe tener la

posibilidad económica de pagar por un diseño propio que obviamente se ajustará de manera más apropiada a sus necesidades de información. En otros casos las organizaciones, sobre todo las

24 pequeñas que carecen de recursos financieros para esto,

tienen la posibilidad de adquirir

paquetes computarizados estándar que comercializan las grandes firmas especializadas en el área de informática y que son aplicables a cualquier tipo de empresa para la generación de la información cuantitativa básica atendiendo a la teoría en el área contable que por supuesto debe ser la base para el registro, procesamiento y generación de información de este tipo. En cualquier caso el SIC de la organización debe cubrir las necesidades básicas de información de la gerencia.

2.4.2. Elementos del Sistema de Información Contable (SIC) Todo sistema de información contable, se compone tanto de elementos humanos, profesionales de la contabilidad y personal administrativo, como de elementos materiales tales como las instalaciones, los equipos utilizados (despachos, ordenadores, impresoras, etc.). También se precisarán documentos fuentes justificativos de las operaciones contables (facturas, recibos, resúmenes bancarios, etc.) y disponer de métodos y procedimientos para su captación, análisis, registro y archivo.

Justificantes

Medios materiales

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Personal

Informes

Procedimientos

Normativa Contable

Fuente: Alcarria José ( 2009)

El sistema de información contable (SIC) esta conformado por los conceptos, principios, normas, procedimientos y formatos que se emplean en la recopilación y registro, los programas y equipos tecnológicos que procesan los datos, los convierten en información significativa y los distribuyen a los diferentes interesados y el recurso humano que tiene definidas claras responsabilidades durante todas las etapas del proceso. B. Chávez

25 A continuación, gráficamente, se muestra en términos generales como opera un Sistema de Información Contable:

ENTRADA

DATOS DE LAS TRANSACCIONES:

COMPROBANTES DE DIARIO CON BASE EN LA TEORIA DE LA PARTIDA DOBLE Y CON EMPLEO DE LAS CUENTAS.

• •

•

PROCESO

SALIDA

PROCESAMIENTO DE LOS DATOS:

INFORMACION CONTABLE:

ORGANIZACIÓN OPERACIONES ARITMETICAS ALMACENAMIENTO

LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR • MAYORES AUXILIARES • ESTADOS FINANCIEROS • REPORTES ESPECIALES • •

2.4.3. Etapas del Sistema de Información Contable. Es importante destacar que, en cualquier sistema se identifican tres etapas: Entrada, proceso y salida. En el caso específico del Sistema de Información Contable (SIC) vamos a describir que se hace en cada una de estas:



Etapa de ENTRADA En esta primera fase se alimenta al sistema, por medio del equipo automatizado que

apoya técnicamente al proceso, con los datos correspondientes a las operaciones que la organización realizó en un periodo determinado (día, semana, mes) estrictamente en orden cronológico, es decir, según la fecha en la que se realizó cada transacción. Para poder verificar no sólo la fecha sino todas las características de cada operación es importante que cada una genere un documento fuente, es decir, un documento que físicamente evidencie las transacciones realizadas y los valores monetarios relacionados con cada una de ellas, pues esto,

a su vez,

es la base para efectuar el análisis del efecto contable y la

determinación del registro correspondiente.

El registro se materializa en un documento

denominado “Comprobante de Diario” y para efectuar el registro se deben aplicar conceptos que presentaremos en la siguiente unidad del programa (Módulo II) : Cuentas y teoría de la partida doble. Debemos señalar además que cuando se utilizan computadoras para el procesamiento de los datos se debe considerar la limitación que aun tienen estas herramientas en cuanto al lenguaje que entiendeny les permite cumplir con su función, los

26 equipos computarizados manejan y funcionan en base a lo que se denomina “Lenguaje Binario” basado en la utilización de diferentes combinaciones de dígitos del 0 al 9. A estos efectos cada una de las cuentas que se empleen en la organización para el registro cuantitativo de las actividades que ésta realiza debe estar identificada además de con un nombre, con un código particular que la diferencie del resto de las cuentas y que permita entonces al sistema la recepción, procesamiento, almacenamiento y recuperación de los datos,

este código también debe presentarse en el comprobante de diario.

Por último

debemos explicar que cada comprobante de diario tiene que estar debidamente soportado por el documento fuente que avala la operación que se va a registrar.



Etapa de PROCESO En esta fase el sistema, representado físicamente por el equipo computarizado que se

utiliza en la empresa, se encarga de organizar los diferentes datos que ha recibido según los comprobantes de diario que se procesen y de efectuar operaciones aritméticas con los valores monetarios correspondientes a cada registro contable que ingresa al sistema, lo que implica que cada cuenta de las que se afectan en dichos registros aumentan o disminuyen su valor según las características de cada operación.

Finalmente el sistema debe tener la

capacidad de almacenar todos los datos y resultados brindando la facilidad archivos

con

esos

de generar los productos finales del SIC, de acuerdo a las necesidades de

información de quienes dirigen la organización y de quienes requieren en momentos determinados evaluar la situación financiera de la misma.



Etapa de SALIDA En esta última fase el sistema de información contable genera los productos

finales, es decir, toda la información cuantitativa de cada periodo. Estos productos tienen nombres y características de forma diferentes, en primer lugar, se generan los principales registros contables denominados “Libro Diario” y “Libro Mayor”, a partir de este segundo se generan los que se denominan “Mayores Auxiliares”. Luego con la información registrada en los libros que hemos mencionado se preparan y generan

27 del sistema los que se denominan “Estados Financieros”, estos últimos son los productos que genera el SIC para uso externo es decir para las personas y entidades del entorno con el que interactúan la entidad cuando estos los solicitan para evaluar la situación financiera de la empresa. Los productos que mencionamos en primer lugar así como cualquier reporte especial que la gerencia de la organización requiera para medir el cumplimiento de la planificación establecida,

son básicamente para uso

interno, es decir, para uso de miembros de la entidad en el propósito de dirigirla hacia el éxito.

2.4.4. Objetivos del Sistema de Información contable (SIC) Los objetivos del Sistema de Información contable (SIC) están estrechamente relacionados con los usuarios de la información y la determinación de las necesidades de información de dichos usuarios. Estos son:  ASEGURAR LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS. Controlar el registro de todas y cada una de las operaciones de la organización y su correspondiente presentación en los estados financieros.  EFECTUAR EL ADECUADO REGISTRO Y PROCESAMIENTO DE LAS OPERACIONES. Mediante el cumplimiento de normas y procedimientos aprobados por la gerencia de manera que exista consistencia en el tratamiento contable de las situaciones recurrentes y de características similares.  PRESENTAR LA INFORMACIÓN FINANCIERA EN FORMA CONFIABLE. Los informes deben resumir de manera razonable la situación de la organización para un periodo a una fecha determinada en base a la aplicación de Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) o bien con base en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).  GARANTIZAR QUE LA INFORMACIÓN SEA ÚTIL Y OPORTUNA. Considerando que la información financiera es una de las principales herramientas que conlleva a la efectividad y eficacia de las decisiones que se toman en relación con la organización.

28 2.5.

CONCEPTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD

2.5.1. LA CUENTA En punto anterior se explicó lo que representa la contabilidad como sistema de información y las etapas en el funcionamiento de este sistema,

es importante recordar que en la etapa de

ENTRADA, hicimos referencia a algunos elementos que permiten el ingreso de los datos de las operaciones al sistema, uno de esos elementos mencionados fue precisamente LAS CUENTAS, estas son las que permiten materializar el efecto contable de las diferentes transacciones que efectúa la organización y que tienen un efecto económico sobre los recursos de la entidad, podemos definir una cuenta de la siguiente manera :

ES EL FORMATO EN EL QUE SE REGISTRAN EN FORMA CLARA, ORDENADA Y COMPRENSIBLE LOS AUMENTOS Y DISMINUCIONES QUE SUFREN LOS VALORES DE LOS CONCEPTOS PATRIMONIALES O ECONOMICOS, EN CADA OPERACIÓN QUE LA ORGANIZACIÓN REALIZA. H. DIAZ (2001)

Debemos entender por conceptos patrimoniales: Activo, Pasivo y Patrimonio, y por conceptos económicos se hace referencia a Ingresos y Egresos, todos estos términos se definirán más adelante en este mismo módulo. Toda organización emplea un conjunto de cuentas para el registro contable del efecto económico de las operaciones que realiza. No existe un número específico de cuentas para todas las organizaciones, en cada caso el número total de cuentas que emplea una entidad depende de sus características en cuanto a: tamaño, tipo de actividad, volumen de operaciones, distribución geográfica, etc. Continuando con la explicación de “La Cuenta”, CATACORA

(2009), menciona que

“Podemos definir la cuenta como la mínima unidad de registro de la cual dispone una entidad para reflejar los cambios en su situación financiera o de resultados. La cuenta para la contabilidad representa el medio con el cual se controlan todas las transacciones que genera una operación.” El mismo autor explica que una transacción es: todo intercambio de valores, en el cual se da y se recibe algo, se asigna y se otorga algún valor a otra parte y que el estudio de todos los intercambios de valores por medio de las cuentas es fundamental para entender la lógica del proceso contable.

TRANSACCION CONTABLE ES TODA OPERACIÓN REALIZADA POR LA ORGANIZACIÓN QUE TIENE UN EFECTO ECONÓMICO O FINANCIERO DE AUMENTO O DISMINUCIÓN DEL VALOR DE LOS RECURSOS DE LA ENTIDAD.

29 2.5.1.1. ESTRUCTURA En cualquier cuenta pueden identificarse las siguientes partes o elementos : a.

Nombre o título de la cuenta.

b.

Columna o sección del DEBE.

c.

Columna o sección del HABER.

d.

Saldo operativo de la cuenta.

Gráficamente se emplea el formato de una “T” para explicar la estructura de una cuenta, CATACORA (2009), representa a una cuenta de la siguiente manera:

NOMBRE DE LA CUENTA

COLUMNA DEL DEBE

DEBE

HABER

XXX XXX XXX

XXX XXX XXX

XXX

XXX

TOTAL DE DEBITOS

COLUMNA DEL HABER

TOTAL DE CREDITOS

a. Nombre o Título de la cuenta. Toda cuenta debe tener un nombre que la identifique y la diferencie de las otras cuentas utilizadas en el proceso contable de una organización. Este nombre además se relaciona con las características de las transacciones que a ella afectarán, por ejemplo: Hoy en día es normal que las empresas utilicen los servicios de las entidades bancarias para el resguardo del dinero en efectivo, por lo cual cada vez que la entidad recibe dinero, en una operación posterior se envía ese dinero al banco lo que se denomina: depósito bancario en la cuenta de la empresa, y de igual manera cuando la organización tiene que hacer un pago toma dinero del que está disponible en el banco, entregando a quien debe recibir el pago un documento denominado “Cheque” que al presentarse ante el banco representa una orden de pago que se convierte en efectivo para el beneficiario, debemos entender entonces que la cantidad total de dinero que la empresa tiene depositada en la entidad bancaria cambia (aumenta o disminuye) con cada operación de depósito o pago de cheque, el nombre que identifica, entonces, a la cuenta que registra estos movimientos en la cuenta corriente de la empresa es “BANCO”.

30 b. La Columna o Sección del DEBE. Es siempre el lado o sección a la izquierda en el formato de “T” empleado para representar gráficamente la estructura de una cuenta, el término “Debe” proviene históricamente de los primeros conceptos definidos en los orígenes de la contabilidad y se ha mantenido en el tiempo, sin embargo, el significado inicial de este término que nació en idioma italiano se ha quedado pequeño por los cambios que históricamente ha sufrido la dinámica económico-comercial a nivel mundial y el sistema de información contable de las organizaciones actuales con estructuras y procesos mucho más complejos que los de aquella época, por lo cual en la era actual este término “Debe” no tiene un significado exacto e importante, simplemente se ha asumido y así debemos entenderlo, como el nombre que identifica a la sección izquierda en la estructura de una cuenta. En la sección del Debe de una cuenta se registran los valores monetarios de las transacciones que contablemente la afectan, dependiendo de las características de las operaciones y del saldo por naturaleza de la cuenta, concepto que explicaremos en siguiente punto de este tema. Es importante explicar que a los valores monetarios registrados en la sección del DEBE, se les denomina indistintamente “DEBITOS” o “CARGOS”.

c. La Columna o Sección del HABER. Representa siempre la sección a la derecha en el formato de la estructura de una cuenta, al igual que en el caso del “Debe”, este término “Haber” no tiene un significado exacto e importante, simplemente se ha asumido y así debemos entenderlo, como el nombre que identifica a la sección derecha en la estructura de una cuenta, en la cual se registran los valores monetarios de las transacciones que afecten las cuentas según las características de las operaciones y el saldo por naturaleza de las mismas.

A los valores monetarios

registrados en la sección del HABER, se les denomina “CREDITOS” o “ABONOS”.

DEBE

HABER

TERMINOS IMPORTANTES: DEBITAR O CARGAR: Acción de registrar el valor monetario de una transacción en la columna del DEBE de una cuenta. ACREDITAR O ABONAR: Acción de registrar el valor monetario de una transacción en la columna del HABER de una cuenta.

31 d. Saldo de la cuenta. El último elemento en la estructura de una cuenta se denomina SALDO, y es el producto de los valores monetarios de las transacciones, es decir, débitos y créditos (cargos y abonos) registrados en la cuenta en un periodo determinado, más específicamente vamos a definir este elemento como:

2.5.1.2. SALDO OPERATIVO DE LA CUENTA

SALDO OPERATIVO DE UNA CUENTA

ES LA DIFERENCIA ENTRE LA SUMATORIA TOTAL DE LOS DEBITOS O VALORES CARGADOS A LA CUENTA Y LA SUMATORIA TOTAL DE LOS CREDITOS O VALORES ABONADOS A LA CUENTA. Para determinar el “SALDO OPERATIVO “ de una cuenta el procedimiento a aplicar es el siguiente :

PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR EL SALDO OPERATIVO DE UNA CUENTA

1. CALCULAR Y REFLEJA AR EL TOTAL DE LA SECCION DEL DEBE: SUMANDO TODOS LOS VALORES DEBITADOS O CARGADOS A LA CUENTA.

2. CALCULAR Y REFLEJA AR EL TOTAL DE LA SECCION DEL HABER: SUMANDO TODOS LOS VALORES ACREDITADOS O ABONADOS A LA CUENTA.

3. DETERMINAR LA DIFERENCIA ENTRE LOS TOTALES: EFECTUANDO UNA RESTA ENTRE EL TOTAL DEL DEBE Y EL TOTAL DEL HABER.

4. REFLEJAR LA DIFERENCIA EN LA SECCION CORRESPONDIENTE: COLOCANDO LA DIFERENCIA DEBAJO DEL MAYOR TOTAL ENTRE AMBOS.

32 

Tipos de Saldo Operativo. Al aplicar este procedimiento podemos obtener tres resultados diferentes, pues

existen tres tipos de saldo operativo:

SALDO OPERATIVO DEUDOR

ES EL RESULTADO CUANDO LA SUMATORIA DE LOS DEBITOS O CARGOS ES MAYOR A LA SUMATORIA DE LOS CREDITOS O ABONOS.

Ejemplo: : CUENTA “ A “

TOTAL DE DEBITOS

SALDO OPERATIVO DEUDOR

DEBE

HABER

18.500 35.000 24.500 50.000 1.000

11.200 14.300 26.800 30.000 2.200

129.000

84.500

44.500

TOTAL DE CREDITOS

En este caso tal y como lo indica la definición el total de los movimientos registrados en la sección del DEBE, es mayor al total de los movimientos o transacciones registradas en la sección del HABER, por lo tanto la diferencia se refleja al final de la sección del Debe pues a ella corresponde el mayor total entre ambas, es decir: En términos generales al mayor valor se le resta el total de la otra columna y la diferencia se refleja al final de la columna a la que corresponde el valor más alto como una diferencia que queda disponible para ser revelada contablemente.

33

SALDO OPERATIVO ACREEDOR

ES EL RESULTADO CUANDO LA SUMATORIA DE LOS CREDITOS O ABONOS ES MAYOR A LA SUMATORIA DE LOS CARGOS O DEBITOS.

Ejemplo: CUENTA “ A “

TOTAL DE DEBITOS

DEBE

HABER

28.000 15.400 11.100 32.600 8.100

31.900 20.300 12.400 42.600 12.200

95.200

119.400

TOTAL DE CREDITOS

24.200

SALDO OPERATIVO ACREEDOR

En este segundo caso, el total de los movimientos o transacciones registradas en la columna o sección del HABER, es mayor al total de los valores registrados en la columna del DEBE, por lo tanto la diferencia corresponde a la columna del Haber, se refleja al final de la misma y se dice que la cuenta tiene un saldo operativo Acreedor.

34 SALDO OPERATIVO CERO

ES EL RESULTADO CUANDO LA SUMATORIA DE LOS DEBITOS O CARGOS ES IGUAL A LA SUMATORIA DE LOS CREDITOS O ABONOS.

Ejemplo: : CUENTA “ A “

TOTAL DE DEBITOS

DEBE

HABER

34.200 27.100 15.400 21.000 18.500

10.900 25.300 32.500 40.000 7.500

116.200

116.200

TOTAL DE CREDITOS

SALDO OPERATIVO CERO ó CUENTA SALDADA

En este último ejemplo, el total de los movimientos o transacciones registradas en la columna o sección del DEBE, es igual al total de los valores o transacciones registradas en la sección del HABER, por lo tanto al aplicar el procedimiento ya presentado, la diferencia entre ambas es “0”, en este caso se coloca una doble línea debajo de los totales para indicar que la cuenta tiene saldo operativo cero o como también se puede decir, la cuenta está SALDADA.

35 APLICACIÓN PRÁCTICA

Determine el saldo operativo de cada una de las siguientes cuentas, identificando el tipo de saldo en cada caso:

CUENTA “ A “

CUENTA “ B “

DEBE

HABER

DEBE

HABER

12.300 8.200 26.500 30.000 19.600 22.200

19.100 21.400 14.300 42.700 25.000 33.300

10.550 21.280 56.420 5.100 35.690 12.840

13.800 38.300 19.700 20.080 21.500 28.500

Tipo de Saldo ______________

CUENTA “ C “

Tipo de Saldo ______________

CUENTA “ D “

DEBE

HABER

DEBE

HABER

34.560 15.900 44.100 26.250 38.640 52.950

6.600 37.150 18.800 26.430 32.720 41.100

8.000 15.000 34.000 28.000 46.000 55.000

6.000 24.000 15.000 39.000 20.000 13.000

Tipo de Saldo ______________

Tipo de Saldo ______________

36 CUENTA “ E “

CUENTA “ F “

DEBE

HABER

DEBE

HABER

22.500 46.650 31.420 17.300 12.200 8.400 5.200 14.100

37.350 29.210 18.670 3.500 55.800 47.750 34.400 41.950

11.500 7.140 23.280 37.410 49.900 17.350 28.930 5.550

4.900 33.500 26.420 44.640 38.350 5.000 14.600 13.650

Tipo de Saldo ______________

CUENTA “ G “

Tipo de Saldo ______________

CUENTA “ H “

DEBE

HABER

DEBE

HABER

31.300 47.280 26.560 34.420 19.940 22.750 18.470 25.000

43.870 24.700 36.600 28.840 35.960 41.950 39.600 24.830

52.450 10.820 25.630 18.740 21.900 48.810 35.550 30.800

16.820 20.400 32.550 9.200 25.150 11.750 14.220 23.150

Tipo de Saldo ______________

Tipo de Saldo ______________

37 2.5.1.3. SALDO POR NATURALEZA DE LAS CUENTAS Este concepto está relacionado con el efecto de registrar las transacciones en alguna de las dos secciones de una cuenta: Debe o Haber, hay que entender que no puede ser igual, es decir, no puede tener el mismo efecto un registro en el Debe que un registro en el Haber de cualquier cuenta, existen diferencias en el efecto que se logra por cada una de las secciones o columnas y precisamente esa diferencia es la que explica este concepto:

SALDO POR NATURALEZA DE UNA CUENTA

ES EL QUE NACE CON LA CUENTA Y DETERMINA POR QUE SECCION: DEBE o HABER, EL VALOR DE LA CUENTA AUMENTA.

Debemos entender que al definir por cual de las dos secciones el valor de la cuenta AUMENTA, el efecto por la otra sección es el contrario, es decir, de DISMINUCIÓN. Ahora bien, a partir de este concepto se identifican dos grandes grupos de cuentas:

LAS CUENTAS CON SALDO POR NATURALEZA DEUDOR

SON AQUELLAS CUYO VALOR AUMENTA CUANDO RECIBEN DEBITOS O CARGOS Y DISMINUYE CUANDO RECIBEN CREDITOS O ABONOS.

DEBE

HABER

38

LAS CUENTAS CON SALDO POR NATURALEZA ACREEDOR

SON AQUELLAS QUE AUMENTAN SU VALOR CUANDO RECIBEN CREDITOS O ABONOS Y DISMINUYEN SU VALOR CUANDO RECIBEN DEBITOS O CARGOS.

DEBE

HABER

Antes de pasar al siguiente punto es importante señalar que el concepto de SALDO POR NATURALEZA, es fundamental en el proceso de análisis del efecto contable de las transacciones y para la posterior determinación del registro contable a efectuar como lo ejemplificaremos más adelante, por ahora, lo básico es poder identificar las características de cada uno de los dos grupos de cuentas.

RESUMEN Una cuenta desde que nace pertenece a uno y sólo a uno de estos dos grupos y siempre tiene este comportamiento o característica que hemos explicado, es decir, que una cuenta con saldo por naturaleza deudor, jamás va a aumentar su valor al recibir abonos o créditos y una cuenta con saldo por naturaleza acreedor, nunca aumentará su valor al recibir cargos o débitos. CUENTA CON SALDO POR NATURALEZA DEUDOR Su valor aumenta por el DEBE y disminuye por el HABER. CUENTA CON SALDO POR NATURALEZA ACREEDOR Su valor aumenta por el HABER y disminuye por el DEBE.

39 2.5.1.4. TIPOS DE CUENTAS Las cuentas que se emplean en el proceso contable de una organización se dividen en varios grupos con características muy particulares que definiremos a partir de presentar la siguiente clasificación: 1. Cuentas Reales o Patrimoniales. 2. Cuentas Nominales o de Resultados. 3. Cuentas Complementarias o de Valuación. 4. Cuentas de Orden.

1. Cuentas Patrimoniales o Reales. “Son aquellas que representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio . . . que además forman parte de la ecuación contable, tienen duración permanente y su saldo (operativo) siempre representa un valor tangible “. (DIAZ, 2001: 15). Tienen la característica especial de que su saldo final al cierre de cada ejercicio contable, se traslada automáticamente al siguiente como saldo inicial de las cuentas para el ejercicio contable que comienza.

Estas cuentas se presentan como grupo en un mismo estado financiero que recibe el nombre de “Balance General o Estado de Situación Financiera”

y será definido

posteriormente. Se clasifican a su vez en:

CUENTAS REALES O PATRIMONIALES

CUENTAS DE ACTIVO

CUENTAS DE PASIVO

CUENTAS DE PATRIMONIO

ESTADO FINANCIERO: BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

EJERCICIO CONTABLE ES EL PERIODO DE TIEMPO ESTABLECIDO PARA LA ACUMULACIÓN DE LA INFORMACIÓN CUANTITATIVA DE LAS OPERACIONES REALIZADAS POR LA ORGANIZACIÓN PARA LA DETERMINACIÓN, AL CIERRE DEL MISMO, DEL RESULTADO DE LAS ACTIVIDADES.

40 a. Cuentas de ACTIVO. Según CATACORA (2009), el ACTIVO representa el conjunto de todos los bienes y derechos que posee una organización, se entiende por bienes a aquellos elementos tangibles que pueden ser medidos, por ejemplo: efectivo en caja, efectivo en bancos, equipo de oficina, edificaciones, vehículos, etc. y por derechos aquellos elementos propiedad de la empresa que se generan en el desarrollo de su ciclo comercial de los cuales se espera algún beneficio económico como las cuentas por cobrar generadas en las ventas a crédito de bienes o servicios que están soportadas sólo por la factura de venta emitida al cliente y los efectos por cobrar que se generan también en las operaciones de ventas a crédito de bienes o servicios pero que son derechos soportados por la factura emitida y además por documentos de exigibilidad legal como letras de cambio (giros) o pagares que el cliente firma a favor de la organización y que ofrecen a esta una mayor garantía del cobro o conversión del derecho en dinero. El mismo autor plantea que “Las partidas del Activo son la base sobre la cual se sustenta la solidez financiera de una empresa. Dependiendo de su composición, cuantía y su relación con los pasivos, se determina si una compañía tiene una buena o mala situación financiera. Las partidas del Activo contribuyen en forma individual y conjunta a la generación de ingresos”.

Las cuentas de Activo tienen SALDO POR NATURALEZA DEUDOR, es decir que su valor aumenta por el DEBE y disminuye por el HABER.

DEBE

AUMENTAN

HABER

DISMINUYEN

41

BIENES

ACTIVO Es el conjunto de DERECHOS

• CUENTAS POR COBRAR • EFECTOS POR COBRAR

CONTABLEMENTE SE IDENTIFICA COMO CUENTA POR COBRAR A TODO DERECHO DE LA EMPRESA QUE TIENE COMO UNICO SOPORTE UNA FACTURA NORMAL POR VENTA O PRESTACION DE SERVICIOS A CREDITO.

CUENTA POR COBRAR FACTURA DE VENTA A CREDITO

DOCUMENTO DE EXIGIBILIDAD LEGAL

EFECTO POR COBRAR FACTURA DE VENTA A CREDITO CONTABLEMENTE SE IDENTIFICA COMO EFECTO POR COBRAR A TODO DERECHO DE LA EMPRESA QUE TIENE COMO SOPORTE ADEMAS DE UNA FACTURA UN PAGARE O LETRA DE CAMBIO (GIRO) ES DECIR UN DOCUMENTO DE EXIGIBILIDAD LEGAL.

b. Cuentas de PASIVO. Las cuentas de Pasivo representan todas las deudas o compromisos contraídos por la organización y vigentes a una fecha determinada con terceras personas. CATACORA (2009), expresa que “Las cuentas de pasivo representan todas las obligaciones reales o contingentes, las cuales exigen que en una fecha futura se pague una suma de dinero, se preste un servicio o se entregue un bien”. Podemos mencionar como ejemplos de pasivos las cuentas o efectos por pagar, los préstamos bancarios, las deudas con los trabajadores por prestaciones sociales, vacaciones o utilidades y las acumulaciones

42 de gastos efectuados por la empresa que aun no se han cancelado, es decir, que implican una salida futura de efectivo.

Las cuentas de Pasivo tienen SALDO POR NATURALEZA ACREEDOR, es decir que su valor aumenta por el HABER y disminuye por el DEBE.

DEBE

DISMINUYEN

HABER

AUMENTAN

CUENTAS DE PASIVO

DEUDAS REALES

• • •

CUENTAS POR PAGAR EFECTOS POR PAGAR PRESTAMOS POR PAGAR

CUENTA POR PAGAR

DEUDAS ESTIMADAS

PASIVOS LABORALES: • PRESTACIONES SOCIALES • VACACIONES • UTILIDADES

EFECTO POR PAGAR

CONTABLEMENTE SE IDENTIFICA COMO CUENTA POR PAGAR A TODA DEUDA DE LA EMPRESA QUE TIENE COMO UNICO SOPORTE UNA FACTURA NORMAL POR COMPRA O RECEPCION DE SERVICIOS A CREDITO.

CONTABLEMENTE REPRESENTA TODA TODA DEUDA DE LA EMPRESA QUE TIENE COMO SOPORTE ADEMAS DE UNA FACTURA UN PAGARE O LETRA DE CAMBIO (GIRO) ES DECIR UN DOCUMENTO DE EXIGIBILIDAD LEGAL.

OPERACIONES A CREDITO ABIERTO

OPERACIONES A CREDITO DOCUMENTADO

43 c. Cuentas de PATRIMONIO. Por PATRIMONIO, debemos entender al conjunto de los siguientes tres conceptos: CAPITAL SOCIAL, que se define como el valor de los bienes o recursos representados en dinero o elementos materiales, aportados por los accionistas al constituir la organización, por otra parte los RESULTADOS, positivos o negativos de las operaciones de la organización, los resultados positivos se denominan contablemente UTILIDADES y se obtienen cuando las entradas de dinero o ingresos totales del ejercicio son mayores a las salidas de dinero o egresos totales del mismo periodo. Los resultados negativos de las operaciones se denominan PERDIDAS y se producen cuando es mayor el total de los egresos del periodo (salidas de dinero) al total de los ingresos registrados (entradas de dinero) para el ejercicio contable en referencia, por último de estos resultados, cuando son positivos, se generan además las RESERVAS, que representan separaciones de un parte de las utilidades de cada período para propósitos específicos definidos previamente por los propietarios de la organización.

ELEMENTOS DEL PATRIMONIO VALOR MONETARIO TOTAL DEL

CAPITAL

CONJUNTO DE RECURSOS O BIENES APORTADOS POR LOS PROPIETARIOS AL CONSTITUIR LA ENTIDAD.

SEPARACIÒN DE UNA PARTE DE

RESERVAS

LOS RESULTADOS POSITIVOS (UTILIDADES) DE CADA EJERCICIO CONTABLE PARA PROPÓSITOS ESPECIFICOS

INGRESOS

SUPERAVIT

EGRESOS

RESULTADOS

GANANCIAS O PÉRDIDAS OBTENIDAS POR LA ORGANIZACIÒN EN LAS OPERACIONES DE CADA PERIODO CONTABLE.

POSITIVO o NEGATIVO

GANANCIAS AUN NO DISTRIBUIDAS O PAGADAS A LOS ACCIONISTAS.

44 Las cuentas de Patrimonio tienen SALDO POR NATURALEZA ACREEDOR, es decir que su valor aumenta por el HABER y disminuye por el DEBE.

DEBE

DISMINUYEN

HABER

AUMENTAN

.2. Cuentas Nominales o de Resultados. Estas cuentas son las que permiten presentar los diferentes conceptos de INGRESOS (ENTRADAS DE DINERO) obtenidos o causados durante cada ejercicio contable y los conceptos de EGRESOS (SALIDAS DE DINERO) efectuados o causados durante ese mismo lapso de tiempo, para efectuar la comparación entre el total de ambos y determinar el resultado de las operaciones de la empresa para cada ejercicio contable, ese resultado puede ser POSITIVO, cuando el total de Ingresos o entradas de dinero registradas contablemente es mayor al total de Egresos o salidas de dinero, es NEGATIVO en caso contrario, es decir, cuando el total de Egresos es mayor al total de Ingresos:

INGRESOS

EGRESOS

ENTRADAS DE EFECTIVO OBTENIDAS O CAUSADAS.

SALIDAS DE EFECTIVO EFECTUADAS O CAUSADAS.

RESULTADO UTILIDAD

PERDIDA

45 PERDIDA

UTILIDAD

ES EL RESULTADO CUANDO LOS INGRESOS DEL EJERCICIO SON MAYORES A LOS EGRESOS

ES EL RESULTADO CUANDO LOS INGRESOS DEL EJERCICIO SON MENORES A LOS EGRESOS

El siguiente autor expresa que las cuentas nominales “Son las que tienen su origen en las operaciones del negocio, determinando aumentos o disminuciones del patrimonio en razón de las utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio correspondiente.” (DIAZ, 2001: 15). Por otra parte y de manera similar CATACORA (2009), plantea que estas cuentas son las que registran los incrementos del patrimonio por efecto de los ingresos y las disminuciones ocasionadas por los costos o egresos de cada periodo. Las Cuentas Nominales poseen la característica de que su saldo operativo final, al cierre del ejercicio, debe quedar en cero, por lo cual en ese momento mediante un procedimiento contable específico se saldan todas las cuentas de ingresos y egresos de manera que al inicio del siguiente ejercicio su saldo inicial es “0”. La razón para dar este tratamiento contable a las cuentas nominales es que ellas registran los conceptos de ingresos y egresos que a su vez sólo tienen como objetivo la determinación del resultado positivo o negativo en las operaciones de un ejercicio contable, es decir, que en cada ejercicio se genera información particular y única de ese periodo sobre los ingresos y egresos en las operaciones de la organización que no tienen nada que ver con los conceptos generados en el ejercicio anterior o los que se generarán en el siguiente. En relación con los ingresos es necesarios explicar que se pueden identificar entradas de dinero de dos tipos:

INGRESOS INGRESOS PRINCIPALES

ENTRADAS DE DINERO GENERADAS POR LA ACTIVIDAD PRINCIPAL DE LA ORGANIZACIÓN

INGRESOS SECUNDARIOS

ENTRADAS DE DINERO GENERADAS POR OTRAS ACTIVIDADES REALIZADAS POR LA ORGANIZACIÓN

46 EJEMPLOS: INGRESOS PRINCIPALES

INGRESOS SECUNDARIOS

VENTAS DE BIENES O SERVICIOS AL CONTADO O A CRÉDITO

- ALQUILER DE INMUEBLES - INTERESES RECIBIDOS POR INSTRUMENTOS FINANCIEROS - INTERESES O BENEFICIOS GENERADOS POR INVERSIONES

En cuanto a los

EGRESOS,

se deben entender de forma general como SALIDAS DE

DINERO, pero de este concepto amplio se derivan contablemente dos más específicos:

EGRESOS GASTOS SALIDAS DE DINERO PARA LA COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS QUE SE HAN CONSUMIDO O SE VAN A CONSUMIR EN UN CORTO PERIODO DE TIEMPO POR CONCEPTOS QUE NO SE RELACIONAN DIRECTAMENTE CON LOS INGRESOS PRINCIPALES DE LA ORGANIZACIÓN

Alquileres Publicidad Sueldos y Salarios Artículos de limpieza Mantenimiento vehículos Papelería y útiles de oficina

COSTOS DESEMBOLSOS EN LOS QUE INCURRE LA ORGANIZACIÓN PARA ADQUIRIR LOS BIENES QUE COMERCIALIZA Y QUE DIRECTAMENTE SE VAN A REFLEJAR EN EL PRECIO DEL PRODUCTO Y EN LA GENERACIÓN DE LOS INGRESOS PRINCIPALES ESTE VALOR SE RECUPERA CON LA VENTA DE LOS BIENES A LOS CLIENTES.

Materia prima Mano de Obra Gastos sobre compras de materia prima Mantenimiento maquinaria

47 Este conjunto de cuentas está conformado por los siguientes conceptos:

CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADOS

INGRESOS OPERACIONALES

GASTOS OPERACIONALES

COSTOS

OTROS INGRESOS

En un punto siguiente de este mismo módulo se retomará el estudio de las CUENTAS NOMINALES o DE RESULTADOS para explicar algunos aspectos con más detalle.

3. Cuentas Complementarias o de Valuación Estas cuentas son las que reflejan el valor en libros de un bien u obligación. REDONDO (1998) lo explica de esta manera:

La contabilidad proporciona valores contables. Lo ideal sería que los valores contables fuesen iguales a los valores reales, con lo cual la información contable mostraría la situación real de un ente en una fecha determinada pero esto está en contraposición con el principio contable del costo, el cual sostiene: el costo será la base para el registro de la adquisición de bienes, servicios o cualquier otro factor de producción y ese mismo costo deberá ser la base para su valuación mientras no se vendan, consuman o de alguna otra forma pasen a poder de otra entidad diferente a la que los adquirió. Estas cuentas entonces según explica CATACORA (1998) “Representan una disminución al saldo de las cuentas a las cuales valúan o complementan. Las de valuación de utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo y las complementarias, para mostrar el valor según libros o la distribución del costo histórico.” Aunque este último autor citado sólo hace referencia a las cuentas complementarias o de valuación de Activos,

debemos señalar que los tres grupos de cuentas patrimoniales que

presentamos anteriormente pueden utilizar el concepto de cuentas complementarias o de valuación, de esta manera tendremos entonces :

48 CUENTAS COMPLEMENTARIAS O DE VALUACION

CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO

CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE PASIVO

CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE PATRIMONIO

Las cuentas Complementarias o de Valuación tienen una característica muy particular y es que tienen saldo por naturaleza contrario al de la cuenta que complementan es decir que:

TIENEN SALDO POR NATURALEZA ACREEDOR

CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO

AUMENTAN POR EL HABER Y DISMINUYEN POR EL DEBE

TIENEN SALDO POR NATURALEZA DE UDO R

CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE PASIVO

CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE PATRIMONIO

AUMENTAN POR EL DEBE Y DISMINUYEN POR EL HABER

TIENEN SALDO POR NATURALEZA DE UDO R

AUMENTAN POR EL DEBE Y DISMINUYEN POR EL HABER

49 Las cuentas de ACTIVO, tienen por naturaleza

“Saldo Deudor” por lo tanto las cuentas

complementarias de activo tienen saldo por naturaleza contrario al de las cuentas de activo, es decir, que tienen entonces “Saldo por naturaleza Acreedor” lo que significa que AUMENTAN por la sección del HABER y disminuyen por la sección del DEBE. Las cuentas de PASIVO y

PATRIMONIO,

tienen por naturaleza

“Saldo Acreedor”

de

manera que las cuentas complementarias de estos grupos tienen por naturaleza saldo contrario, es decir, que tienen “Saldo por naturaleza Deudor” lo que significa que AUMENTAN por la sección del DEBE y disminuyen por la sección del HABER. Esta característica explicada se debe a que estas cuentas tienen como propósito mostrar el valor contable o valor en libros de algunas partidas cuando estas se presentan en la estructura del estado financiero que hemos identificado con el nombre de Balance General o Estado de Situación Patrimonial.

En este informe se reflejan las cuentas de activo,

pasivo o patrimonio con sus

correspondientes complementarias de la siguiente manera :

CUENTA DE ACTIVO

1.

XXXX

CUENTA COMPLEMENTARIA

2.

(XXX)

3.

XXXX

Los números (1-3) se colocaron como referencia para la explicación, en primer lugar (1) se presenta el saldo operativo a una fecha determinada de la cuenta de activo, pasivo o patrimonio, luego (2) inmediatamente debajo se presenta la cuenta complementaria de esta partida de activo, pasivo o patrimonio, tal y como lo observan el saldo operativo de esta cuenta se presenta entre paréntesis debido a que el siguiente paso es efectuar una operación de resta entre el saldo de la cuenta y el saldo de su complementaria, la línea debajo del saldo de la complementaria indica la operación aritmética que se realiza entre ambas, por último (3) el resultado de esa sustracción se refleja a nivel de la fila de la cuenta complementaria en una segunda columna. En la siguiente unidad se explicarán ejemplos concretos de cuentas de este tipo en cada uno de los grupos de cuentas patrimoniales.

4. Cuentas de Orden Según lo define REDONDO (1998), estas cuentas son las que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de la organización. Catacora, señala al respecto :

50 Las cuentas de orden son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero que de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentadas al pie del Balance General, las deudoras debajo del total del Activo y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra. (CATACORA, 1998: 32)

CUENTAS DE ORDEN

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

SE REFLEJAN AL FINAL DE LA SECCIÓN DEL ACTIVO

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

SE REFLEJAN AL FINAL DE LA SECCIÓN DE PASIVO Y PATRIMONIO

2.5.2. LA ECUACIÓN FUNDAMENTAL DE LA CONTABILIDAD También denominada “Ecuación Patrimonial” es una expresión matemática que representa la estructura o posición financiera de la organización en un momento dado, y según señala CATACORA (2009), “ Surgió como una herramienta necesaria para medir los cambios en los tres elementos básicos de los estados financieros: activos, pasivos y el patrimonio ”. La Ecuación fundamental de la Contabilidad en su forma más simple se expresa:

ACTIVO

=

PASIVO

+

PATRIMONIO

Es importante mencionar que algunos autores en vez de utilizar el término “Patrimonio” emplean como sinónimo el de “Capital Contable“ para identificar al tercer elemento de esta ecuación considerando su misma composición : Capital Social, Resultados y Reservas.

51 Sobre la ecuación patrimonial DIAZ señala: En el lado izquierdo de la ecuación figuran todos los recursos o propiedades que posee la empresa para el desarrollo de su objeto social y en el lado derecho, la participación de los proveedores, acreedores y los propietarios del negocio. Debe existir un perfecto equilibrio entre las propiedades y los derechos de los dueños y de terceros. El Activo representa todos los recursos y propiedades que posee la empresa para el desarrollo de sus operaciones; dinero en efectivo, terrenos, edificios, maquinarias y deudas a favor de la empresa. El Pasivo está conformado por todas las obligaciones que posee la empresa o negocio con terceros; cuentas por pagar, documentos por pagar, impuestos por pagar, hipotecas por pagar, etc. El Patrimonio representa el derecho que poseen los propietarios en los activos de la empresa; es entonces la diferencia entre lo que se tiene y lo que se debe, muestra lo que es de los dueños. (DIAZ, 2001: 40) En la explicación de este autor se debe destacar que la ecuación fundamental de la contabilidad debe reflejar en todo momento el equilibrio financiero de la organización representado por la igualdad entre los dos lados o secciones de la expresión. CATACORA (2009), identifica la primera expresión de la Ecuación Patrimonial como la “Teoría de la Entidad “ puesto que explica que los recursos de la entidad son independientes de los recursos de sus dueños o propietarios y por ello se presenta la ecuación en los términos de la dualidad económica :

RECURSOS =

FUENTES

El mismo autor señala que dada la primera expresión de la Ecuación Patrimonial se pueden derivar de ésta, dos más:

PATRIMONIO = ACTIVO PATRIMONIO

-

PASIVO

Esta segunda expresión se relaciona con la “Teoría de la participación propietaria” que destaca la participación de los dueños o el total de los activos netos de la organización después de cubrir sus pasivos.

PASIVO

=

ACTIVO

-

PATRIMONIO

Esta tercera expresión sólo representa una posibilidad desde el punto de vista matemático que resulta útil para analizar las operaciones de la entidad.

52 APLICACIÓN PRÁCTICA

A continuación se presenta un ejemplo con algunas cifras no muy elevadas: ACTIVO =

15.200 Bs.

PASIVO =

8.250 Bs.

PATRIMONIO =

6.950 Bs.

La ecuación patrimonial en este caso sería entonces: 15.200 = 8.250 + 6.950 Ahora se van a ejemplificar tres situaciones diferentes donde sólo se dispone de dos de estos datos: a. Si dispone de los siguientes datos: ACTIVO =

?

PASIVO =

8.250 Bs.

PATRIMONIO =

6.950 Bs.

Cómo se podría determinar el valor del Activo?

Tomando la ecuación original y sumando el valor de los elementos que se conocen en el ejemplo, el resultado sería entonces:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO ACTIVO = 8.250 + 6.950 ACTIVO = 15.200 Bs.

b. En esta situación se conoce que : ACTIVO =

15.200 Bs.

PASIVO =

8.250 Bs.

PATRIMONIO =

?

Cómo se determina el valor del Patrimonio?

53

Despejando de la ecuación original el elemento incógnita que en este caso es el patrimonio, la ecuación quedaría expresada: PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO PATRIMONIO = 15.200 - 8.250 PATRIMONIO = 6.950 Bs.

c. En esta última situación se presentan los siguientes datos : ACTIVO = PATRIMONIO = PASIVO =

15.200 Bs. 6.950 Bs. ?

Cómo se determina el valor del Pasivo?

Efectuando el despeje del elemento que se desconoce, la ecuación sería: PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO PASIVO = 15.200 - 6.950 PASIVO =

8.250 Bs.

Es importante señalar que estas operaciones pueden hacerse con los datos disponibles de dos de los elementos partiendo del principio de que esta igualdad que expresa la ecuación patrimonial debe cumplirse en todo momento pues refleja el equilibrio en la estructura financiera de la organización.

54

INTÉNTALO TU!

En los siguientes casos determina el valor del elemento desconocido: a.

Si dispone de los siguientes datos: ACTIVO =

15.000

PASIVO =

6.500 Bs.

PATRIMONIO =

?

Cómo se podría determinar el valor del Patrimonio?

= = b. Si dispone de los siguientes datos: ACTIVO =

22.500

PATRIMONIO = PASIVOO =

16.250 Bs. ?

Cómo se podría determinar el valor del Pasivo?

= =

2.5.2.1. ELEMENTOS DE LA ECUACIÓN FUNDAMENTAL DE LA CONTABILIDAD Para comprender mejor la ecuación se deben retomar los conceptos presentados en el punto anterior sobre los conceptos de: ACTIVO, PASIVO y PATRIMONIO:

ACTIVO

CONJUNTO DE BIENES Y DERECHOS

=

PASIVO

CONJUNTO DE DEUDAS REALES O ESTIMADAS

+

PATRIMONIO

CAPITAL RESERVAS Y RESULTADOS

55 Antes de pasar a la aplicación práctica de identificación de los elementos de la ecuación, es importante explicar un aspecto que normalmente confunde en relación con los recursos que conforman el concepto de CAPITAL, como elemento a su vez del PATRIMONIO.

EL CAPITAL ES EL CONJUNTO DE TODOS LOS APORTES RECIBIDOS DE LOS PROPIETARIOS O ACCIONISTAS EXPRESADO EN SU VALOR MONETARIO TOTAL, NO SE PUEDE HABLAR DE CAPITAL O PATRIMONIO SI VISUALIZAMOS CONTABLEMENTE ESOS ELEMENTOS DEL CONJUNTO POR SEPARADO O INDIVIDUALMENTE.. CUANDO NOS REFERIMOS A UN ELEMENTO QUE FUE ENTREGADO A LA ORGANIZACIÓN COMO APORTE DE CAPITAL DEBEMOS ENTENDER QUE INDIVIDUALMENTE ESE ELEMENTO POR SUS CARACTERÍSTICAS VA A REPRESENTAR CONTABLEMENTE UN ACTIVO DE LA ENTIDAD, PUES YA SE MENCIONÓ QUE LOS APORTES DEBEN SER EN DINERO O EN BIENES MATERIALES QUE SE PUEDAN INCORPORAR A LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA. SOLO QUE AL SER ENTREGADO COMO APORTE DE CAPITAL, SU VALOR MONETARIO SE SUMA AL

VALOR DE LOS OTROS RECURSOS QUE CONFORMAN EL CAPITAL QUE TENÍA HASTA ESE MOMENTO LA ORGANIZACIÓN, PERO DESPÚES DE CONSIDERAR ESTE PROCEDIMIENTO, DESDE EL PUNTO DE VISTA CONTABLE,

EL APORTE PASA A FORMAR PARTE DE LOS

ACTIVOS Y CUALQUIER CAMBIO O EFECTO DE AUMENTO O DISMINUCIÓN DE SU VALOR DEBE REFLEJARSE CONTABLEMENTE COMO UN EFECTO SOBRE EL ACTIVO DE LA EMPRESA.

EL VALOR DEL APORTE SE SUMA AL APORTE DE CAPITAL

PATRIMONIO 400.000 Bs.

VALOR 400.000 Bs.

ACTIVO EL BIEN APORTADO SE INCORPORA AL 400.000 Bs.

56 APLICACIÓN PRÁCTICA

Lea las siguientes situaciones enunciadas y clasifíquelas contablemente marcando con una X, según su consideración de que constituyen para la empresa “ B ”, ACTIVO,

PASIVO

PATRIMONIO :

No.

DESCRIPCION

1

Efectos por cobrar por ventas a crédito de mercancías. Aporte por Seguro Social Obligatorio pendiente de pago al IVSS. Fondo de efectivo disponible en el Banco A para el pago de pensiones y jubilaciones al personal. Deuda con el Banco B por intereses sobre préstamos. Valor del equipo de oficina propiedad de la organización. Monto de la Reserva Legal.

2 3 4 5 6

9

Acciones de participación en el capital de otra empresa. Efectivo disponible en el fondo para desembolsos menores (Caja chica). Préstamo por pagar al Banco del Río.

10

Nómina del mes pendiente de pago.

11

Monto de los aportes efectuados por los accionistas al constituir la organización. Existencia de productos en el almacén, disponibles para la venta. Anticipos sobre vacaciones solicitados por el personal. Estimación del compromiso con el personal por concepto de prestaciones sociales. Pérdida en operaciones en el ejercicio contable pasado. Cuentas por pagar con los proveedores de la organización. Monto del IVA cobrado por ventas de mercancías pendiente de pago al Seniat. Derechos por cobrar a los clientes por ventas de

7 8

12 13 14 15 16 17 18

mercancías a crédito. 19

Póliza de seguros cancelada por anticipado.

20

Vehículos propiedad de la entidad.

21

Utilidades acumuladas no distribuidas todavía entre los accionistas.

ACTIVO

PASIVO

PATRIM.

o

57 No.

DESCRIPCION

ACTIVO

22

Casa vacacional propiedad de la empresa.

23

Efectivo disponible en cuenta corriente en el Banco Zulia. Efectos por pagar a proveedores por compras a crédito de mercancías. Utilidad en operaciones en el ejercicio contable pasado.

24 25

PASIVO

PATRIM.

INTÉNTALO TU!

A partir del siguiente listado de situaciones de la empresa ¨EMCI, C. A ¨, clasifique cada una según representen Activo (A), Pasivo (P), o Patrimonio (Pat) y luego construya la Ecuación Patrimonial verificando el cumplimiento de la igualdad:

No.

SITUACIONES

1

Valor total del mobiliario y equipo de oficina disponible en la empresa.

2

3

4

5

6

7 8 9 10

Total de los aportes que efectuaron los propietarios al constituir la empresa. Monto que deben a la empresa sus clientes por ventas a crédito soportadas por facturas. Deuda con las empresas de servicios públicos. Dinero disponible en cuenta corriente en el Banco Libertador. Utilidades en operaciones de ejercicios anteriores que no se han distribuido entre los accionistas. Impuestos por pagar a la fecha. Derecho de cobertura de póliza de seguros cancelada por anticipado. Monto que la empresa debe a los proveedores de mercancías. Monto de la Reserva Legal a la fecha.

MONTO Bs.

25.650

50.000

12.480

4.230

22.500

15.850 3.800

4.220 11.980 6.000

A

P

Pat

58 No.

SITUACIONES

11

Mercancía almacenada en la empresa disponible para la venta.

12

13

14

15

16

MONTO Bs.

Efectivo disponible en las oficinas de la empresa. Total de lo adeudado por los clientes a la empresa por ventas a crédito soportadas con letras de cambio o giros. Vehículos empleados por el gerente y el vendedor de la empresa. Prestaciones Sociales acumuladas a la fecha. Deuda con el Banco Millonario por préstamo recibido.

A

P

Pat

16.780

3.650

5.460

24.760

8.620

10.400

17

Monto de Reserva Estatutaria.

2.500

18

Honorarios profesionales por pagar.

2.120

ECUACION PATRIMONIAL: TOTAL ACTIVO = TOTAL PASIVO = TOTAL PATRIMONIO =

ACTIVO

= = =

PASIVO

+ +

PATRIMONIO

59 

LA ECUACIÓN FUNDAMENTAL EN SU FORMA MAS COMPLETA En la primera parte de este punto se presentó la ecuación fundamental de la contabilidad o

ecuación patrimonial en su forma original y más sencilla, que expresa:

ACTIVO

=

PASIVO

+

PATRIMONIO

De esta expresión inicial se puede derivar otra ecuación con cinco elementos en vez tres, de la siguiente manera:

a. El primer paso es sustituir el elemento “Patrimonio” por sus tres componentes y la expresión se convierte en :

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + RESERVAS + - RESULTADOS

b. Luego se sustituye el elemento “Resultados”

por los dos conceptos que permiten

determinar este valor :

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + RESERVAS + INGRESOS - EGRESOS

c. A continuación el elemento “Egresos” que se expresa con signo negativo se debe convertir en positivo pues cuando se registran contablemente conceptos considerados como egresos no se registran como cifras negativas;

se registran y acumulan como

valores positivos que al final del ejercicio se totalizan para confrontar con el total de los ingresos y determinar si el resultado en las operaciones fue utilidad o pérdida . Para convertir este elemento en positivo se traslada a la sección izquierda de la ecuación:

ACTIVO + EGRESOS = PASIVO + CAPITAL + RESERVAS + INGRESOS EGRESOS d. Por último se sustituyen los términos “Capital” y “Reservas” por el concepto más amplio del grupo de cuentas que incluye a ambos: el grupo de “Patrimonio”

60 De esta manera queda la expresión final y más completa de la “Ecuación Fundamental de la Contabilidad”, en la que se presentan los cinco grandes grupos de cuentas que intervienen en el proceso contable de cualquier organización:

ACTIVO + EGRESOS = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS EGRESOS

Es importante explicar de manera general que en el proceso contable de toda organización se manejan estos cinco grupos de cuentas: un grupo de cuentas de Activo y un grupo de cuentas de Egresos que son los miembros de la sección izquierda de la ecuación y los grupos de cuentas de Pasivo, Patrimonio e Ingresos que conforman la sección derecha de la expresión. El propósito de esta ecuación más amplia es el mismo explicado con la ecuación en su forma más simple; demostrar el equilibrio en la estructura financiera de la organización mediante el cumplimiento de la igualdad entre los elementos de ambos lados o secciones de la expresión. A continuación, para completar la presentación de los elementos que integran la ecuación recordemos la explicación de lo que representan los INGRESOS y los EGRESOS:

INGRESOS

EGRESOS

ENTRADAS DE EFECTIVO OBTENIDAS O CAUSADAS.

SALIDAS DE EFECTIVO EFECTUADAS O CAUSADAS.

De igual manera en cuanto a los INGRESOS es importante explicar que:

NO TODA ENTRADA DE DINERO GENERA UN REGISTRO CONTABLE CON EFECTO SOBRE LOS INGRESOS.

61 En cada operación donde se presente una entrada de dinero se debe analizar la situación o elemento que como contrapartida esta originando la recepción de ese dinero en la organización.

ANALISIS DEL EFECTO CONTABLE DE LA RECEPCIÓN DEL DINERO ENTRADA DE DINERO

CUANDO SE RECIBE REPRESENTA CONTABLEMENTE UN ACTIVO DE LA EMPRESA.

POR OTRO LADO SE DEBE EXPLICAR CONTABLEMENTE LA RAZÓN POR LA CUAL SE ESTA RECIBIENDO EL DINERO EJEMPLO: GENERACIÓN DE LOS INGRESOS PRINCIPALES O SECUNDARIOS DE LA ORGANIZACIÓN.

Contablemente se registra un efecto de aumento sobre los INGRESOS de la organización cuando se realiza una operación en la que la empresa esta obteniendo efectivo o creando un derecho de cobro posterior (cuenta por cobrar o efecto por cobrar) por una cantidad de dinero que ha producido en su ciclo operativo, es decir, a través del desarrollo de su actividad principal o bien en el desarrollo de actividades secundarias, después de cumplir con ciertos esfuerzos operativos y financieros para concretar, por ejemplo, la venta a los clientes de los bienes que comercializa.

IMPORTANTE SE ENTIENDE CONTABLEMENTE COMO INGRESO, EL DINERO QUE LA EMPRESA PRODUCE EN EL DESARROLLO DE SU ACTIVIDAD PRINCIPAL (VENTA DE BIENES O SERVICIOS) O BIEN EN ACTIVIDADES SECUNDARIAS.

NO TODO DINERO QUE RECIBE LA ORGANIZACIÓN SE EXPLICA COMO UN INGRESO YA QUE LA CAUSA DE LA OBTENCIÓN DE ESE DINERO PUEDE SER OTRA DIFERENTE A LAS MENCIONADAS.

INGRESOS =

ENTRADA DE DINERO (ACTUAL O FUTURA)

ENTRADA DE DINERO

NO SIEMPRE REPRESENTA INGRESO

62 APLICACIÓN PRÁCTICA

Identifica marcando con una “X” cuales de las siguientes situaciones representan ejemplos de conceptos de ingresos desde el punto de vista contable:

No.

SITUACIONES

01

Dinero disponible en cuenta corriente del Banco Zulia.

02

Monto total de las ventas de mercancías a los clientes.

03 04

Monto registrado a la fecha por alquiler de un inmueble a otra empresa Cuentas por cobrar a los clientes por ventas a crédito.

05

Efectivo recibido por préstamo del Banco La Plata.

06

Dinero recibido como intereses sobre instrumentos financieros.

07

Dinero entregado como aporte por un nuevo accionista

08

Valor total de lo recibido por intereses sobre inversiones

INGRESOS

De igual manera es importante explicar en cuanto a los EGRESOS que:

NO TODA SALIDA DE DINERO GENERA UN REGISTRO CONTABLE CON EFECTO SOBRE LOS EGRESOS.

EGRESOS = SALIDA DE DINERO (ACTUAL O FUTURA)

SALIDA DE DINERO

NO SIEMPRE REPRESENTA UN EGRESO

En cada operación donde se presente una salida de dinero se debe analizar la situación o elemento que como contrapartida esta originando el desembolso de ese dinero para la organización. ANALISIS DEL EFECTO CONTABLE DEL DESEMBOLSO DE DINERO

SALIDA DE DINERO

CUANDO SE CANCELA REPRESENTA CONTABLEMENTE UNA DISMINUCIÓN DEL ACTIVO DE LA EMPRESA.

POR OTRO LADO SE DEBE EXPLICAR CONTABLEMENTE LA RAZÓN POR LA CUAL SE ESTA CANCELANDO EL DINERO EJEMPLOS: PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS, COMPRA DE ARTICULOS DE OFICINA, PAGO DE NOMINA, ETC.

63 Contablemente se registra un efecto de aumento sobre los EGRESOS de la organización cuando se realiza una operación en la que la empresa esta desembolsando efectivo o creando un compromiso de pago posterior (cuenta por pagar o efecto por pagar) por el valor de bienes o servicios que requiere para el desarrollo de su actividad o ciclo operativo.

IMPORTANTE SE ENTIENDEN CONTABLEMENTE COMO EGRESOS ALGUNOS CONCEPTOS QUE EXPLICAN LAS SALIDAS DE DINERO QUE LA EMPRESA DEBE EFECTUAR PARA EL DESARROLLO DE SU ACTIVIDAD PRINCIPAL. NO TODAS LAS SALIDAS DE DINERO GENERAN EFECTO CONTABLE SOBRE LOS EGRESOS, DEPENDE DE LAS CARACTERISTICAS DE LA OPERACIÓN EN CADA CASO.

APLICACIÓN PRÁCTICA

Identifica marcando con una “X” cuales de las siguientes situaciones de salida de dinero representan ejemplos de conceptos de egresos:

No.

SITUACIONES

01

Monto pagado a la fecha por artículos de limpieza.

02

Cancelación de préstamo al Banco Millonario.

03

Monto pagado por alquiler de un inmueble.

04

Efectivo cancelado en compra al contado de un vehículo.

05

Pago de los sueldos y salarios al personal.

06

Valor de lo cancelado a la fecha por publicidad y propaganda.

07

Efectivo cancelado a un proveedor por deuda del mes pasado.

08

Total de lo cancelado por concepto de aportes al IVSS

EGRESOS

64 APLICACIÓN PRÁCTICA

A partir del siguiente listado de situaciones de ¨ABC, C. A.¨,

construya la ecuación

fundamental de la contabilidad clasificando inicialmente cada situación según representen para la empresa: Activo (A), Pasivo (P), Patrimonio (Pat), Ingreso (I) ó Egreso (E): No

Situaciones

1

Préstamo por pagar al Banco Milenium.

2

Monto cancelado a la fecha por reparación y mantenimiento de equipos de oficina. Total de las cuentas por cobrar a clientes por ventas a crédito. Utilidad del ejercicio contable anterior aun no distribuidas entre los accionistas. Monto total facturado a la fecha por los servicios prestados a clientes. Total de lo cancelado a la fecha por servicios públicos. Fondo de efectivo disponible en el banco para la cancelación de pensiones y jubilaciones al personal. Sueldos por pagar al personal administrativo. Total del efectivo recibido por la organización en alquiler de espacios internos. Reserva para la ampliación de la edificación. Valor del mobiliario propiedad de la organización. Total de lo cancelado a la fecha por mantenimiento de áreas verdes. Prestaciones sociales acumuladas por el personal. Valor total de los aportes efectuados por los accionistas al constituir la organización. Total cancelado por la publicidad y propaganda. Dinero depositado en las cuentas bancarias de la organización.

3 4 5 6 7

8

9 10 11 12 13

14 15 16

Bs. 10.000

4.600 11.000 15.000 45.000 7.400

6.250 2.500

3.500 5.000 12.000 3.000 7.500

60.000 5.000 40.000

17

Deuda pendiente con los proveedores.

6.500

18

Total de lo cancelado a la fecha por intereses sobre préstamos. Valor de la edificación de la organización.

2.250

19

65.000

A

P

Pat

I

E

65 No

Situaciones

Bs.

20

Monto de lo que la organización ha recibido por intereses moratorios cobrados a clientes.

A

P

Pat

I

E

1.500

ECUACION PATRIMONIAL: TOTAL ACTIVO = TOTAL PASIVO = TOTAL PATRIMONIO = TOTAL EGRESOS = TOTAL INGRESOS = ACTIVO

+

EGRESOS

+

=

PASIVO

+

=

PATRIM.

+

+

INGRESOS

+

=

RESUMEN La “Ecuación Fundamental de la Contabilidad”, se puede expresar de dos maneras, en su forma más simple:

ACTIVO

=

PASIVO

+

PATRIMONIO

Y en su forma más completa, incluyendo los cinco grandes grupos de cuentas que se emplean en el proceso contable de cualquier organización:

ACTIVO + EGRESOS = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS EGRESOS En cualquiera de los casos esta ecuación representa la expresión matemática del equilibrio que, en todo momento, debe existir entre los elementos de la estructura financiera de una organización, explicado matemáticamente por el cumplimiento de la igualdad entre los dos lados de la ecuación. La igualdad que expresa esta ecuación siempre se debe cumplir y se cumple automáticamente cuando no se cometen errores en el análisis y registro de las transacciones realizadas por la organización. Cuando no se cumple esta igualdad es necesario revisar el registro contable de todas las operaciones para identificar posible errores y corregirlos.

66 2.5.3. LA TEORIA DE LA PARTIDA DOBLE Es una de las reglas básicas para el registro contable de las transacciones que efectúa la organización y se orienta a mantener el equilibrio perfecto de la ecuación patrimonial analizando el efecto de aumento o disminución que debe registrarse en las cuentas dependiendo, en cada caso, de las características de la operación. Esta teoría según ROMERO (2010) establece que:

TEORIA DE LA PARTIDA DOBLE CADA OPERACIÓN O TRANSACCIÓN CELEBRADA POR UNA ENTIDAD DEBE REGISTRARSE CONSIDERANDO TANTO LA CAUSA COMO EL EFECTO, POR LO TANTO SE AFECTAN CUANDO MENOS DOS CUENTAS QUE PUEDEN AUMENTAR O DISMINUIR SEGÚN LAS CARACTERISTICAS DE LA OPERACIÓN.

CAUSA CUENTA 1 o

EFECTO CUENTA 2 o

Esta explicación hace referencia a los “Registros Contables Simples” donde las características de la operación ameritan sólo el efecto sobre dos cuentas, en otros casos para transacciones más complejas que afectan más de dos cuentas se habla de “Registros Contables Compuestos”. De acuerdo a lo que establece esta teoría en cada operación que la organización realiza se deben identificar para su correspondiente registro contable esas dos cuentas (Operaciones Simples) que representan la causa y el efecto de la transacción en la estructura financiera de la empresa. También puede hablarse de “El doble efecto de cada transacción”, para no complicar conceptualmente la identificación exacta de cual es la causa y cual el efecto. Es importante entender que no se puede efectuar el registro contable de una operación afectando sólo una cuenta, siempre se deben identificar cambios en por lo menos dos cuentas. Esos cambios pueden ser de aumento en ambas, de disminución en ambas o en una de aumento y en la otra de disminución, las características específicas de cada operación definirán el tipo de efecto en cada caso.

67 CARACTERISTICAS DE LA OPERACIÓN

EFECTO 1 1

EFECTO 2

CUENTA 1

CUENTA 2

o

o

POSIBILIDADES CUENTA 1

CUENTA 2

AUMENTA

AUMENTA

DISMINUYE

DISMINUYE

AUMENTA

DISMINUYE

DISMINUYE

AUMENTA

La "partida doble" como técnica contable obedece a los siguientes criterios: 1. Correspondencia: quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor; 2. Reciprocidad: no hay deudor sin acreedor y viceversa; 3. Equivalencia: todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale; 4. Consistencia: todo valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta; 5. Confrontabilidad: las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan.

Para ejemplificar la aplicación de la teoría de la partida doble se deben recordar las definiciones de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Egresos presentadas anteriormente y luego visualizar de nuevo la ecuación fundamental de la contabilidad en su forma completa:

ACTIVO + EGRESOS = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS

Además, debido a que se comenzarán a presentar ejemplos de transacciones es necesario adelantar la explicación del criterio que se emplea para el registro contable de los ingresos y egresos, denominado “Base de la Causación o Devengo”.

68 REGISTRO CONTABLE DE LOS INGRESOS Y EGRESOS

BASE DE CAUSACIÓN O DEVENGO

INGRESOS

EGRESOS

SE REGISTRAN EN EL MOMENTO EN QUE SE CONCRETA LA OPERACIÓN

SE REGISTRAN EN EL MOMENTO EN QUE SE CONCRETA LA OPERACIÓN

QUE DA ORIGEN A LA RECEPCIÓN DEL DINERO O A LA CREACIÓN DE UN

QUE DA ORIGEN A LA SALIDA DEL DINERO O LA CREACIÓN DE UN

DERECHO PARA COBRO POSTERIOR DEL EFECTIVO.

COMPROMISO PARA PAGO POSTERIOR DEL EFECTIVO.

EL REGISTRO SE EFECTÚA EN EL MOMENTO EN QUE SE CAUSA EL CONCEPTO

En conclusión, independientemente de que la ENTRADA DEL DINERO o la SALIDA DEL DINERO, se den en una operación posterior, el concepto de INGRESO o de EGRESO se registra contablemente cuando se concreta la operación que lo causa y en el mismo registro se explica contablemente mediante la contrapartida o cuenta que acompaña a la de ingreso o a la de egreso que el dinero será recibido o cancelado posteriormente, en una operación futura. Es necesario a continuación para visualizar claramente la aplicación de la TEORIA DE LA PARTIDA DOBLE, retomar lo que se explicó en el punto anterior:

No siempre que en una operación hay entrada de dinero se afectan contablemente los INGRESOS, el primer efecto de toda operación en la que la organización recibe dinero es AUMENTO DEL ACTIVO, el segundo efecto va a depender de la razón por la que se esta recibiendo ese dinero.

69

1ER. EFECTO

AUMENTO DE ACTIVO

A

2DO. EFECTO

I

SE VENDEN MERCANCÍAS AL CONTADO

DISMINUCIÓN DE ACTIVO

A

AUMENTO DE PASIVO

P

SE RECIBE PAGO DE CLIENTE POR VENTA A CREDITO DEL MES PASADO SE RECIBE DINERO EN CALIDAD DE PRÉSTAMO

AUMENTO DE CAPITAL

C

CAUSACIÓN DE UN INGRESO

SE RECIBE APORTE EN DINERO DE UN NUEVO ACCIONISTA

No siempre que en una operación hay salida de dinero se afectan contablemente los EGRESOS, el primer efecto de toda operación en la que la organización desembolsa dinero es DISMINUCIÓN DEL ACTIVO, el segundo efecto va a depender de la razón por la que se esta desembolsando ese dinero.

1ER. EFECTO DISMINUCIÓN DE ACTIVO

A

2DO. EFECTO CAUSACIÓN DE UN GASTO

G

SE COMPRAN AL CONTADO ARTÍCULOS DE OFICINA Y PAPELERÍA.

AUMENTO DE ACTIVO

A

SE COMPRA AL CONTADO EQUIPO DE COMPUTACIÓN.

DISMINUCIÓN DE PASIVO

P

SE CANCELA CON CHEQUE DEUDA CON UN PROVEEDOR

70 APLICACIÓN PRÁCTICA 1

A partir de estas explicaciones y de retomar los conceptos que integran la ecuación fundamental de la contabilidad podemos mencionar varios ejemplos de transacciones para tratar de identificar en cada caso el doble efecto, reflejado claro está, en términos generales, es decir, no podemos aún identificar las cuentas especificas que se afectan en cada operación, pues este es un tema de estudio posterior,

pero si podemos identificar a nivel de que GRUPO de los que

conforman la ecuación se refleja dicho efecto como punto de partida para entender la lógica con la que opera la contabilidad para el registro de las transacciones.

NOTA En esta primera parte no se considerará el valor monetario de la operación, sólo se analizarán las características de la misma para aprender a identificar los efectos económicos en cada caso y dichos efectos serán expresados sobre los GRUPOS de la ecuación.

EJEMPLOS DE TRANSACCIONES: En cada uno de los casos se sugiere identificar y subrayar las dos palabras claves que nos ayudarán a determinar el doble efecto de la operación:

a.. Se adquiere a crédito 30 días un equipo de computación : Si se efectúa la compra a CREDITO significa que la empresa esta asumiendo una DEUDA, y los compromisos que asume la empresa con terceras personas pasan a ser parte del PASIVO incrementando el total de deudas que a la fecha tenía la organización. El efecto entonces es:

PASIVO Si lo que se compra es un EQUIPO DE COMPUTACIÓN, este representa un bien tangible que la empresa va a utilizar en sus operaciones por un tiempo indefinido, es decir, que va a formar parte de su ACTIVO, lo que significa que el monto total del activo de la organización se incrementa cuando incorporamos este nuevo elemento, de tal manera que el segundo efecto es :

ACTIVO

71 b.. Se recibe aporte en efectivo de un nuevo accionista de la empresa: En primer lugar identificamos el término APORTE, así denominamos a los bienes o recursos que los accionistas o dueños entregan para conformar el CAPITAL de la empresa y debemos recordar que el capital forma parte del elemento PATRIMONIO en la ecuación fundamental de la contabilidad, por lo tanto este nuevo aporte aumenta el PATRIMONIO que tenía hasta este momento la entidad, el efecto es :

PATRIMONIO La segunda palabra clave es EFECTIVO, es decir, dinero en moneda de curso legal, este efectivo que pasa a ser propiedad de la organización se convierte en un bien para ella, o sea en un ACTIVO y como lo estamos recibiendo el efecto es que aumenta la cantidad de dinero que la empresa tenía hasta ese momento:

ACTIVO c.. Se compran al contado, artículos de papelería y útiles de oficina. Debido a que la compra es de contado, significa que hay un desembolso de Dinero, este es un elemento de ACTIVO, al efectuar el pago disminuye la cantidad de efectivo propiedad de la organización:

ACTIVO

Se compran artículos de papelería y útiles de oficina, que aunque son bienes materiales se consumen en cortos períodos de tiempo, de tal manera que Considerando esta característica se identifican y registran contablemente como GASTOS (EGRESOS) de la organización.

EGRESOS

d. Se recibe en efectivo el pago de la cuota de alquiler de un inmueble arrendado a otra empresa (No existe registro previo del derecho): La entrada del dinero recibido por concepto de alquiler del inmueble incrementa el monto del efectivo propiedad de la organización y el dinero que ésta posee es parte del grupo de ACTIVOS, por lo tanto el efecto es:

ACTIVO

72 Cuando la empresa alquila un inmueble que no utiliza en el desarrollo de su actividad principal, esta desarrollando una actividad secundaria para la obtención de dinero adicional, el efectivo generado por esta vía se registra como un INGRESO y como no hay un registro previo en este momento se causa y se registra el efecto de:

INGRESOS

e. Se cancela con cheque a su vencimiento la compra del equipo de computación registrada en la transacción a : Si la empresa esta CANCELANDO, es decir, pagando, debemos entender que hay una salida de efectivo, el dinero ya lo identificamos como un elemento de ACTIVO, al utilizar parte del dinero propiedad de la empresa para efectuar un pago la cantidad total de efectivo disponible disminuye, el efecto es:

ACTIVO En este caso la palabra VENCIMIENTO nos debe indicar que la empresa ya tiene registrada una deuda o compromiso por este concepto, es decir, que tenemos registrado un PASIVO, que en este momento al ser cancelado desaparece y causa una disminución del pasivo total de la organización, el efecto es:

PASIVO

f.. Se compra de contado un lote de mercancías para su posterior venta : Al efectuar una operación de CONTADO la organización esta pagando al momento el valor monetario de lo que adquiere e independientemente de lo que esta comprando, esto representa una salida de efectivo, es decir, una disminución del dinero propiedad de la empresa, el efecto es :

ACTIVO Las MERCANCÍAS, representan bienes para la organización que luego le permitirán el desarrollo de su actividad principal de comercialización de dichos productos, cada vez que la empresa compra mercancías está incrementando el valor total de sus ACTIVOS incorporando este elemento, el efecto es:

73

ACTIVO En este último ejemplo de transacción debemos destacar que el efecto se relaciona sólo con el grupo de ACTIVO, con mayor grado de detalle en el análisis tenemos que entender que se afectan dos cuentas diferentes pero ambas pertenecen a este grupo y cuando esa es la situación vamos a adelantar que el efecto necesariamente tiene que ser que una cuenta de activo aumenta y la otra, también de activo, disminuye, no pueden ambas cuentas afectarse en el mismo sentido, es decir, que ambas aumenten o ambas disminuyan pues en ese caso estaríamos afectando el equilibrio de las dos secciones de la ecuación fundamental de la contabilidad, ya que no se cumpliría la igualdad entre ambas. Más adelante en este mismo módulo profundizaremos en cuanto a los cambios que se generan en la ecuación por efecto del registro de las transacciones que la organización realiza.

g. Se venden mercancías a crédito según factura a 30 días: Al efectuar una venta de mercancías la organización esta realizando su actividad principal por lo tanto el valor de dinero que se causa en la operación y que el cliente pagará en una operación posterior pasa desde este momento a formar parte de los INGRESOS de la entidad, el efecto entonces es:

INGRESOS

Debido a que la operación se efectúa a crédito contablemente se registra una cuenta por cobrar al cliente que representa un derecho para que la organización reclame posteriormente el cobro del mismo, es decir, la conversión en dinero, este derecho soportado por la factura de ventas emitida al cliente pasa a formar parte del ACTIVO de la entidad, el efecto es:

ACTIVO

EN ESTE ÚLTIMO EJEMPLO DE TRANSACCION ES IMPORTANTE EXPLICAR LOS SIGUIENTE: LAS OPERACIONES DE VENTAS DE MERCANCÍAS NO SON OPERACIONES SIMPLES CON EFECTO SOBRE DOS (02) CUENTAS, EN REALIDAD SON OPERACIONES COMPLEJAS CON EFECTO SOBRE POR LO MENOS TRES (03) CUENTAS,

ADEMAS EL REGISTRO Y LAS

CUENTAS QUE SE AFECTAN VARÍA SEGÚN EL SISTEMA DE INVENTARIO QUE EMPLEE LA ORGANIZACIÓN, CONTENIDO QUE SE TRATARÁ EN UN PUNTO POSTERIOR. SIN EMBARGO PARA COMENZAR DESDE ESTE MOMENTO A EJEMPLIFICAR EL MANEJO DEL CONCEPTO DE

74 INGRESOS PRINCIPALES, ESTE TIPO DE OPERACIONES SE VAN A SIMPLIFICAR Y POR AHORA SOLO SE IDENTIFICARAN LOS SIGUIENTES EFECTOS:

VENTA DE MERCANCÍAS AL CONTADO: AUMENTO DEL ACTIVO --------------- ENTRADA DE DINERO AUMENTO DE LOS INGRESOS

VENTA DE MERCANCIAS A CRÉDITO: AUMENTO DEL ACTIVO ---------- REGISTRO DE UNA CUENTA POR COBRAR AUMENTO DE LOS INGRESOS

LA SALIDA DE LA MERCANCÍA DEL ALMACEN REPRESENTA UNA DISMINUCIÓN DEL ACTIVO PUES CUANDO ESTOS PRODUCTOS SE COMPRAN A LOS FABRICANTES O PROVEEDORES SE REGISTRAN COMO BIENES DE LA EMPRESA. ESTE EFECTO NO SE VA A TOMAR EN CUENTA EN ESTA PRIMERA PARTE DEL CONTENIDO, SE CONSIDERARÁ POSTERIORMENTE CUANDO SE PRESENTEN OTROS CONCEPTOS QUE SE MANEJAN EN EL REGISTRO CONTABLE DE ESTAS SITUACIONES.

RESUMEN Lo importante es entender que no se puede efectuar el registro contable de una operación afectando sólo una cuenta, siempre se deben identificar cambios en por lo menos dos cuentas. Esos cambios pueden ser de aumento en ambas, de disminución en ambas o en una de aumento y en la otra de disminución, las características específicas de cada operación definirán el tipo de efecto en cada caso.

75 APLICACIÓN PRÁCTICA 2

En los ejemplos de transacciones presentados a continuación determine según la

TEORÍA

DE LA PARTIDA DOBLE, que grupos de la ecuación contable se afectan, indicando con una flecha el tipo de efecto:

AUMENTO o DISMINUCIÓN

TRANSACCIONES 1.

Se adquieren equipos de oficina a crédito según factura No. 43065.

ACTIVO

2.

INGRESOS

EGRESOS

=

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

EGRESOS

=

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

EGRESOS

=

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

Se cancela con cheque la deuda por la compra a crédito de equipos de (transacción No. 1).

ACTIVO

6.

PATRIMONIO

Se recibe en efectivo el aporte de un nuevo accionista.

ACTIVO

5.

PASIVO

Se adquieren artículos de limpieza al contado, cancelando con cheque.

ACTIVO

4.

=

Se venden mercancías de contado, recibiéndose el pago en efectivo.

ACTIVO

3.

EGRESOS

EGRESOS

=

PASIVO

PATRIMONIO

oficina

INGRESOS

Se registra para su posterior pago el servicio eléctrico del mes.

ACTIVO

EGRESOS

=

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

76 7.

Se adquiere de contado cancelando con cheque, una fotocopiadora.

ACTIVO

8.

=

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

Se venden mercancías a crédito 30 días según factura No. 25100.

ACTIVO

9.

EGRESOS

EGRESOS

=

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

Se registra para su cobro posterior el alquiler de un local de la organización en el C.C Maralago, arrendado a otra empresa.

ACTIVO

10.

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

EGRESOS

=

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

Se cancelan en efectivo a los accionistas las utilidades en operaciones del ejercicio pasado.

ACTIVO

12.

=

Se compran a crédito artículos de oficina y papelería.

ACTIVO

11.

EGRESOS

EGRESOS

=

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

Una cuenta por pagar se convierte en un efecto por pagar con la firma de un giro a 60 días por la deuda.

ACTIVO

13.

EGRESOS

=

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

Un cliente cancela a la empresa su deuda por venta a crédito del mes pasado.

ACTIVO

EGRESOS

=

PASIVO

PATRIMONIO

14. Se recibe con cheque el pago del alquiler del local en el C.C Maralago, registrado (transacción No. 9).

INGRESOS

previamente

77 ACTIVO

15.

EGRESOS

=

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

Se entregan como donación mercancías del inventario a la ¨Fundación de Amigos del Niño con Cáncer ¨.

ACTIVO

EGRESOS

=

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

2.5.4. LA TEORIA DEL CARGO Y EL ABONO Se debe comenzar por explicar que este concepto esta muy relacionado con “La Teoría de la Partida Doble “ y en cierta forma es difícil encontrar el límite entre ambas, se puede considerar que la teoría del cargo y el abono toma como punto de inicio la teoría de la partida doble y la complementa especificando de que manera se deben reflejar contablemente la causa y el efecto que determina la primera, específicamente este teoría establece que:

TEORIA DEL CARGO Y EL ABONO CUANDO SE REGISTRA CONTABLEMENTE UNA TRANSACCION SE AFECTAN POR LO MENOS DOS CUENTAS: UNA SE DEBITA O CARGA Y LA OTRA SE ACREDITA O ABONA POR EL MISMO VALOR PARA MANTENER EL EQUILIBRIO DE LA ECUACION PATRIMONIAL.

CARGO CUENTA 1 o

ABONO CUENTA 2 o

Se puede decir que la teoría de la partida doble se aplica para el proceso de análisis del efecto de las transacciones y la del cargo y el abono para materializar contablemente el registro de ese efecto en las cuentas correspondientes.

78 También es importante recalcar lo que establece la teoría en el sentido de que nunca el registro contable de una operación simple puede combinar dos débitos o cargos o bien dos créditos o abonos,

necesariamente debemos efectuar un movimiento de cada tipo:

una

cuenta recibe un débito y la otra recibe un crédito, por el mismo valor monetario para no afectar la igualdad de las dos secciones de la ecuación patrimonial.

Cuando se registran operaciones complejas que afectan más de dos cuentas, lo importante en función de esta teoría es verificar que el valor total de los débitos o cargos es exactamente igual al valor total de los créditos o abonos.

TEORIA DEL CARGO Y EL ABONO

SALDO POR NATURALEZA

En la determinación del tipo de movimiento que cada cuenta debe recibir tenemos que retomar el concepto de “SALDO POR NATURALEZA”, explicado en punto anterior de esta misma unidad, dicho concepto nos permite establecer sin ninguna duda que cuenta recibe el DEBITO o CARGO y que cuenta recibe el CREDITO o ABONO según el análisis previo del efecto, es decir de si es AUMENTO o DISMINUCIÓN en el valor de la cuenta. Para visualizar la aplicación de la TEORÍA DEL CARGO Y EL ABONO sobre los grupos de la ecuación contable es necesario explicar el saldo por naturaleza de cada uno de los grupos de cuentas que la integran:

ACTIVO + EGRESOS = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS EGRESOS SALDO POR NATURALEZA DEUDOR

SALDO POR NATURALEZA ACREEDOR

El siguiente cuadro resume el saldo por naturaleza de los cinco grupos de la ecuación:

GRUPO

SALDO POR NATURALEZA

ACTIVO

DEUDOR

PASIVO

ACREEDOR

PATRIMONIO

ACREEDOR

EGRESOS INGRESOS

DEUDOR ACREEDOR

DEBE

HABER

79 APLICACIÓN PRACTICA

Los mismos ejemplos de transacciones que presentamos para efectuar la “APLICACIÓN PRÁCTICA 1” de la teoría de la partida doble vamos a retomarlos para visualizar el complemento del análisis, es decir, la determinación del tipo de movimiento: DEBITO o CREDITO, que han de recibir las cuentas de los grupos que se afectan una vez que en esa primera práctica ya identificamos dichos efectos: Aumento o Disminución. EJEMPLOS DE TRANSACCIONES a.

Se adquiere a crédito 30 días un equipo de computación. En este caso habíamos determinado que el efecto es:

ACTIVO

=

PASIVO

Ahora debemos determinar para dar cumplimiento a la

“Teoría del Cargo y el

Abono”, cual de estos dos grupos recibe el Débito y cual recibe el Crédito. Para esto debemos analizar el saldo por naturaleza de cada uno: Las cuentas del grupo de Activo tienen por naturaleza saldo “Deudor” esto significa que:

DEBE

HABER

Si en este caso el efecto que debemos registrar en el Activo es de AUMENTO, la pregunta es, visualizando el esquema de cuenta anterior: Debemos registrar un Débito o un Crédito ?, si observamos bien la flecha de aumento tal y como lo señala el círculo, esta ubicada en la sección del Debe, pues la característica de las cuentas de saldo por naturaleza deudor como las del grupo de Activo, es que los aumentos se registran por la sección del “Debe” y las disminuciones por la sección del “Haber”. En este caso entonces:

ACTIVO

RECIBE EL DEBITO

El segundo efecto que determinamos dando cumplimiento a la teoría de la partida doble es sobre el grupo de cuentas del PASIVO, que tiene por naturaleza saldo Acreedor, es decir, que:

80 DEBE

Si el segundo efecto es de

HABER

AUMENTO

en el grupo de Pasivo,

al visualizar el

esquema que gráficamente explica el comportamiento de estas cuentas nos preguntamos : Debemos registrar un Débito o un Crédito ?, tenemos que concluir que para registrar un efecto de aumento debemos afectar la cuenta específica de Pasivo por la sección del “Haber”, como lo identifica el círculo, pues la característica de las cuentas con saldo por naturaleza acreedor es que aumentan cuando reciben créditos o abonos.

En este caso

entonces:

PASIVO

RECIBE EL CREDITO

El análisis completo del efecto de la primera transacción y que es la base para la materialización del registro contable correspondiente es: TR. No.

GRUPO ACTIVO

EFECTO PASIVO

AUMENTO

X

1

b.

DISMINUC.

X X

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

X

X

X

Se recibe aporte en efectivo de un nuevo accionista de la empresa. En este caso habíamos determinado que el efecto es :

ACTIVO

=

PATRIMONIO

Como ya lo mencionamos en el análisis de la transacción anterior las cuentas de Activo, tienen por naturaleza saldo “Deudor”, es decir que:

DEBE

HABER

81 En este segundo ejemplo de transacción el primer efecto que determinamos fue de AUMENTO en el Activo, aplicando el mismo procedimiento vamos a visualizar el esquema anterior para determinar si en este caso la cuenta de activo debe recibir un Débito o un Crédito para lograr registrar contablemente el efecto de incremento en el valor de la cuenta, como lo señala el círculo para registrar un efecto de aumento en una cuenta con saldo por naturaleza “Deudor”, el registro debe efectuarse por la sección del “Debe”, es decir, que debemos debitar o cargar el valor monetario de la respectiva transacción, o sea que:

ACTIVO

RECIBE EL DEBITO

En este caso el segundo efecto que determinamos es sobre el grupo de PATRIMONIO, las cuentas de este grupo tienen por naturaleza saldo “Acreedor”, lo que significa que :

DEBE

HABER

El efecto de esta transacción sobre el grupo de Patrimonio es un AUMENTO, por lo tanto al observar el esquema

podemos fácilmente determinar que la cuenta debemos

afectarla por la sección del “Haber” para materializar el efecto de incremento que en las cuentas de saldo por naturaleza acreedor causa el registro de Créditos o Abonos, de esta manera tenemos que:

PATRIMONIO

RECIBE EL CREDITO

El análisis completo del efecto de la segunda transacción y que es la base para la materialización del registro contable correspondiente es:

TR. No.

GRUPO ACTIVO

EFECTO

PATRIMONIO

X 2

AUMENTO X

X

X

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

X X

Después de concluir el proceso de análisis del efecto contable de cada transacción se sugiere verificar que hemos identificado un débito o cargo y un crédito o abono, si se trata de transacciones de registro contable simple como las que hemos ejemplificado, recordemos

82 que no podemos definir dos débitos o dos créditos, necesariamente debemos identificar un movimiento de cada tipo, esto nos permite estar seguros de que estamos cumpliendo con la teoría del cargo y el abono y por consiguiente de que no vamos a afectar el equilibrio de la ecuación patrimonial.

c. Se compran al contado artículos de papelería y útiles de oficina. En este caso habíamos determinado que el efecto es:

ACTIVO

=

EGRESOS

Como ya lo mencionamos en el análisis de la transacción anterior las cuentas de Activo, tienen por naturaleza saldo “Deudor”, es decir que :

DEBE

HABER

En este ejemplo de transacción el primer efecto que determinamos fue de DISMINUCIÓN en el Activo,

aplicando el mismo procedimiento vamos a visualizar el

esquema anterior para determinar si en este caso la cuenta de activo debe recibir un Débito o un Crédito para lograr registrar contablemente el efecto de disminución. Como lo señala el círculo para registrar un efecto de disminución

en una cuenta con saldo por naturaleza

“Deudor”, el registro debe efectuarse por la sección del “HABER”, es decir, que debemos acreditar o abonar el valor monetario de la respectiva transacción, o sea que:

ACTIVO

RECIBE EL CREDITO

En este caso el segundo efecto que determinamos es sobre el grupo de EGRESOS, las cuentas de este grupo tienen por naturaleza saldo “Deudor”, lo que significa que:

DEBE

HABER

83 El efecto de esta transacción sobre el grupo de Egresos es un AUMENTO, por lo tanto al observar el esquema podemos fácilmente determinar que la cuenta debemos afectarla por la sección del “DEBE” para materializar el efecto de incremento que en las cuentas de saldo por naturaleza deudor causa el registro de Cargos o Debitos, de esta manera tenemos que:

EGRESOS

RECIBE EL DEBITO

El análisis completo del efecto de esta transacción y que es la base para la materialización del registro contable correspondiente es: TR. No.

GRUPO ACTIVO

EFECTO

EGRESOS

AUMENTO

DISMINUC.

X 2

d.

MOVIMIENTO DEBITO

X X

X

CREDITO X

X

Se recibe en efectivo el pago de la cuota de alquiler de un inmueble arrendado a otra empresa (No existe registro previo del derecho): En este caso habíamos determinado que el efecto es:

ACTIVO

=

INGRESOS

Como ya lo mencionamos en el análisis de la transacción anterior las cuentas de Activo, tienen por naturaleza saldo “Deudor”, es decir que :

DEBE

HABER

En este ejemplo de transacción el primer efecto que determinamos fue de AUMENTO en el Activo, aplicando el mismo procedimiento vamos a visualizar el esquema anterior para determinar si en este caso la cuenta de activo debe recibir un Débito o un Crédito para lograr registrar contablemente el efecto de aumento. Como lo señala el círculo para registrar un efecto de aumento en una cuenta con saldo por naturaleza

“Deudor”,

el registro debe

efectuarse por la sección del “DEBE”, es decir, que debemos debitar o cargar el valor monetario de la respectiva transacción, o sea que :

84 ACTIVO

RECIBE EL DEBITO

En este caso el segundo efecto que determinamos es sobre el grupo de INGRESOS, las cuentas de este grupo tienen por naturaleza saldo “Acreedor”, lo que significa que:

DEBE

HABER

El efecto de esta transacción sobre el grupo de Ingresos es un AUMENTO, por lo tanto al observar el esquema podemos fácilmente determinar que la cuenta debemos afectarla por la sección del “HABER” para materializar el efecto de incremento que en las cuentas de saldo por naturaleza acreedor causa el registro de Créditos o Abonos, de esta manera tenemos que:

INGRESOS

RECIBE EL CREDITO

El análisis completo del efecto de esta transacción y que es la base para la materialización del registro contable correspondiente es: TR. No.

GRUPO ACTIVO

EFECTO

INGRESOS

AUMENTO

X

DISMINUC.

X

2

X

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

X

X

X

e. Se cancela con cheque a su vencimiento la compra del equipo de computación. En este caso habíamos determinado que el efecto es:

ACTIVO

=

PASIVO

El primer efecto que podemos identificar es sobre el grupo de Activo y como ya hemos señalado este grupo de cuentas tiene por naturaleza saldo “Deudor”, es decir que:

DEBE

HABER

85 El efecto sobre el grupo de Activo es de DISMINUCIÓN y dado el comportamiento de las cuentas con saldo por naturaleza deudor como es el caso de las cuentas de este grupo, para registrar contablemente el efecto de disminución del valor de la cuenta tal y como lo podemos visualizar en el esquema debemos efectuar el registro por la sección del “Haber” , de tal manera que en este caso:

ACTIVO

RECIBE EL CREDITO

El segundo efecto es sobre el grupo de

Pasivo,

recordemos entonces que las

cuentas de este grupo tienen por naturaleza saldo “Acreedor”, lo que significa que:

DEBE

HABER

Identificamos que el efecto sobre el grupo de Pasivo es de DISMINUCIÓN y para poder registrar contablemente este efecto debemos afectar la cuenta por la sección del “Debe” como nos permite visualizar el esquema anterior en función del comportamiento de este tipo de cuentas que disminuyen su valor al recibir débitos o cargos, es decir que en este caso:

PASIVO

RECIBE EL DEBITO

El análisis completo del efecto de la transacción y que es la base para la materialización del registro contable correspondiente es: TR. No.

GRUPO ACTIVO

EFECTO PASIVO

X 3

AUMENTO

MOVIMIENTO

DISMINUC.

DEBITO

X X

X

CREDITO X

X

Es importante señalar que en el proceso de análisis del efecto y registro de las transacciones no es relevante el orden en que el se analicen las características de la operación,

podemos comenzar indistintamente por cualquier grupo,

lo realmente

fundamental es que se efectúe correctamente el proceso de determinación del grupo (y la cuenta especifica como se estudiará en la siguiente unidad del programa) que se afecta, el tipo de efecto y el tipo de movimiento que cada grupo recibe para registrar contablemente la situación que produce cada operación en la estructura financiera de la organización. En la siguiente asignatura del eje contable del pensum de estudios, “Contabilidad II”, se estudiarán

86 las características de forma a las que deben atender los registros contables de las operaciones en el denominado “Libro Diario” en el cual si esta establecido teóricamente el orden de las cuentas al materializar el registro en función del movimiento que reciben: primero se reflejan los débitos y luego los créditos.

f.

Se compra de contado un lote de mercancías para su posterior venta. En este caso habíamos determinado que el efecto es:

ACTIVO

=

PASIVO

+

PATRIMONIO

Ya habíamos determinado que esta transacción tiene la característica particular de que solo afecta al grupo de Activo, concretamente a dos cuentas diferentes pero ambas pertenecientes a este mismo grupo y que tienen por naturaleza saldo “Deudor”, lo que significan que se comportan de la siguiente manera:

DEBE

HABER

En este caso debemos entender que una cuenta de activo AUMENTA y otra cuenta también de activo DISMINUYE, visualizando el esquema del comportamiento de este tipo de cuentas podemos concluir que tipo de movimiento debe recibir cada una:

LA CUENTA DE ACTIVO QUE AUMENTA

RECIBE EL DEBITO

LA CUENTA DE ACTIVO QUE DISMINUYE

RECIBE EL CREDITO

El análisis completo del efecto de la transacción y que es la base para la materialización del registro contable correspondiente es:

87 TR.

GRUPO

No.

ACTIVO

AUMENTO

X

X

4

EFECTO

MOVIMIENTO

DISMINUC.

DEBITO

CREDITO

X

X

X

X

g. Se venden mercancías a crédito según factura a 30 días: En este caso habíamos determinado que el efecto es:

ACTIVO

=

INGRESOS

Las cuentas de Activo, tienen por naturaleza saldo “Deudor”, es decir que:

DEBE

HABER

En este ejemplo de transacción el primer efecto que determinamos fue de AUMENTO en el Activo, aplicando el mismo procedimiento vamos a visualizar el esquema anterior para determinar si en este caso la cuenta de activo debe recibir un Débito o un Crédito para lograr registrar contablemente el efecto de aumento. Como lo señala el círculo para registrar un efecto de aumento en una cuenta con saldo por naturaleza

“Deudor”,

el registro debe

efectuarse por la sección del “DEBE”, es decir, que debemos debitar o cargar el valor monetario de la respectiva transacción, o sea que :

ACTIVO

RECIBE EL DEBITO

En este caso el segundo efecto que determinamos es sobre el grupo de INGRESOS, las cuentas de este grupo tienen por naturaleza saldo “Acreedor”, lo que significa que:

DEBE

HABER

El efecto de esta transacción sobre el grupo de Ingresos es un AUMENTO, por lo tanto al observar el esquema podemos fácilmente determinar que la cuenta debemos afectarla por la sección del “HABER” para materializar el efecto de incremento que en las

88 cuentas de saldo por naturaleza acreedor causa el registro de Créditos o Abonos, de esta manera tenemos que:

INGRESOS

RECIBE EL CREDITO

El análisis completo del efecto de esta transacción y que es la base para la materialización del registro contable correspondiente es: TR.

GRUPO

No.

ACTIVO

EFECTO

INGRESOS

AUMENTO

X

MOVIMIENTO

DISMINUC.

DEBITO

X

2

X

CREDITO

X

X

X

IMPORTANTE Se debe verificar después de definir el efecto de cada operación y las características del registro contable, que se han combinado, en el caso de operaciones simples, un débito y un crédito dando cumplimiento a la “Teoría del Cargo y el Abono”. También es importante revisar todo el proceso

de

análisis

para

estar

seguros

de

haber

interpretado

correctamente los datos de la transacción y el efecto sobre la situación financiera de la organización.

Podemos resumir este proceso que hemos explicado y ejemplificado de la siguiente manera: PROCESO DE ANALISIS DEL EFECTO CONTABLE DE LAS TRANSACCIONES

1.

Leer detenidamente los datos de la operación.

2.

Identificar dos palabras claves en la información de la transacción.

3.

Relacionar los conceptos con los grupos de la ecuación.

4.

Determinar que grupos de la ecuación se afectan.

5.

Determinar el tipo de efecto: Aumento o Disminución.

6.

Identificar el saldo por naturaleza de los grupos que se afectan.

7.

Determinar el movimiento que debe recibir cada grupo: Débito o Crédito.

8.

Verificar el proceso y el cumplimiento de la Teoría del Cargo y el Abono.

89 EXPLICACIÓN PRÁCTICA A partir de las siguientes transacciones completa el cuadro que se presenta y en cada caso:    

Analiza las transacciones. Identifica los grupos de cuentas que se afectan. Indica si el efecto es de aumento o disminución. Determina los movimientos que deben recibir los grupos de cuentas que se afectan : Débito o Crédito (Recuerda el cumplimiento de la teoría de la partida doble).

Ejemplo: Se cancela con cheque factura de compra a crédito al proveedor ¨B¨.

GRUPO DE CUENTAS Pasivo

EFECTO AUMENTO DISMINUC. X

Activo

REGISTRO DEBITO CREDITO X

X

X

OPERACIONES: 1. Se compran mercancías a crédito 30 días. GRUPO DE CUENTAS

EFECTO AUMENTO DISMINUC.

REGISTRO DEBITO CREDITO

2. Se efectúa venta de mercancías a crédito firmando el cliente un pagaré. GRUPO DE CUENTAS

EFECTO AUMENTO DISMINUC.

REGISTRO DEBITO CREDITO

3. Se cancela con cheque giro firmado por la empresa a favor de un proveedor. GRUPO DE CUENTAS

EFECTO AUMENTO DISMINUC.

REGISTRO DEBITO CREDITO

4. Al vencimiento se cobra en efectivo a un cliente venta a crédito realizada el mes pasado. GRUPO DE CUENTAS

EFECTO AUMENTO DISMINUC.

REGISTRO DEBITO CREDITO

5. Se calcula el monto de los sueldos y salarios del mes para su posterior pago.

90 GRUPO DE CUENTAS

EFECTO AUMENTO DISMINUC.

REGISTRO DEBITO CREDITO

6. Se incorpora un nuevo socio entregando su aporte en efectivo. GRUPO DE CUENTAS

EFECTO AUMENTO DISMINUC.

REGISTRO DEBITO CREDITO

7. Se venden mercancías al contado recibiéndose el pago en efectivo. GRUPO DE CUENTAS

EFECTO AUMENTO DISMINUC.

REGISTRO DEBITO CREDITO

8. Se paga en efectivo la compra de artículos de limpieza.

GRUPO DE CUENTAS

EFECTO AUMENTO DISMINUC.

REGISTRO DEBITO CREDITO

9. Una cuenta por pagar se convierte en un giro a 45 días.

GRUPO DE CUENTAS

10.

EFECTO AUMENTO DISMINUC.

REGISTRO DEBITO CREDITO

Las utilidades en operaciones acumuladas se emplean para aumentar el capital de la organización.

GRUPO DE CUENTAS

EFECTO AUMENTO DISMINUC.

REGISTRO DEBITO CREDITO

91

INTÉNTALO TU!

En cada una de las siguientes transacciones efectúe el proceso de análisis del efecto contable sobre los grupos de la ecuación patrimonial: TRANSACCIONES

1. Se adquieren mercancías a crédito según letra de cambio a 60 días. TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

1 2. Se recibe efectivo y dos vehículos como aporte de un nuevo accionista. TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

2

3. Se compran de contado artículos para el cafetín. TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

3

4. Se cancela con cheque el servicio eléctrico del mes pasado previamente registrado. TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

4

5. Se venden mercancías al contado recibiéndose el pago en efectivo.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

92 TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

5

6. Se depositan en la cuenta bancaria los cheques y el dinero disponible en la caja principal. TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

6

7. Se compran a crédito papelería y útiles de oficina. TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

7

8. Se registra para su posterior cobro la cuota de alquiler de un local comercial arrendado a otra empresa. TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

8 9. Se retira un accionista al que se le cancela con cheque el monto de su participación (No existe registro del compromiso). TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

9 10. Se venden mercancías a crédito firmando el cliente un giro a 30 días. TR. No.

10

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

93 11. Se recibe dinero en calidad de préstamo por parte del Banco América. TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

11 12. Se cancelan con cheque a los accionistas las utilidades en operaciones acumuladas a la fecha (No existe registro del compromiso). TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

12 13. Se registra la nómina del mes para su posterior pago. TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

13 14. Se cobra mediante transferencia bancaria la cuota de alquiler registrada en la transacción No.8 TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

14 15. Se cancela de contado con cheque factura por mantenimiento de las áreas verdes. TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

15 16. Se recibe pago del cliente por la venta de mercancías registrada en la transacción No. 10. TR. No.

16

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

94 17. Una cuenta por cobrar a un cliente se convierte a su vencimiento por solicitud de un nuevo plazo de crédito en un giro a 45 días. TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

17 18. Se crea una reserva tomando el 20% de las utilidades acumuladas a la fecha. TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

18 19. Se cancela con cheque el valor de las mercancías compradas en la transacción No. 1. TR. No.

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

19 20. Se registra para su posterior pago factura por reparación del aire acondicionado central. TR. No.

20

EFECTO GRUPO

AUMENTO

DISMINUC.

MOVIMIENTO DEBITO

CREDITO

95 2.5.5. EFECTOS DE LAS TRANSACCIONES EN LOS GRUPOS DE LA ECUACIÓN FUNDAMENTAL DE LA CONTABILIDAD. En un punto anterior de este módulo se presentó la definición de cada uno de los conceptos que integran la ecuación, es importante recordarlos para explicar a continuación a partir de esta expresión los efectos en la ecuación fundamental de la contabilidad del registro contable de las transacciones que efectúa la organización, dependiendo en cada caso de las características específicas de la operación

ACTIVO + EGRESOS = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS EGRESOS Para explicar este punto debemos comenzar por recordar los conceptos que presentamos anteriormente relacionados con la “Teoría de la Partida Doble” y la “Teoría del Cargo y el Abono” , puesto que ambas constituyen la base para la determinación del registro contable de las transacciones conjuntamente con el concepto de “Saldo por naturaleza”.

TEORIA DE LA PARTIDA DOBLE

TEORIA DEL CARGO Y EL ABONO

SALDO POR NATURALEZA

REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES

Ahora bien el efecto de las operaciones se refleja sobre algunos de los cinco grupos de cuentas de la ecuación fundamental de la contabilidad, de hecho se afectan en la mayoría de los casos dos de estos grupos y una cuenta en cada caso, es decir, por lo menos dos cuentas que pueden aumentar o disminuir y donde una se debita o carga y la otra se acredita o abona por el mismo valor para mantener el equilibrio de la ecuación fundamental. En esta oportunidad se explica como deben ser los efectos en los grupos de la ecuación para no alterar la igualdad entre sus dos lados:

96 ACTIVO + EGRESOS =

PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS

Al momento de analizar el efecto de las transacciones en la ecuación nos podemos encontrar con tres posibles situaciones: 1. Que la transacción solamente afecte a los grupos de cuentas que están en la sección izquierda de la ecuación fundamental. 2. Que la transacción solo afecte a los grupos de cuentas que están en la sección derecha de la ecuación. 3. Que la transacción afecte grupos de cuentas que están a ambos lados de la ecuación.

Vamos a analizar a continuación cada una de esas situaciones por medio de algunos ejemplos de transacciones:

CUANDO LA TRANSACCIÓN SOLO AFECTA LOS GRUPOS DE CUENTAS QUE ESTAN EN LA SECCION IZQUIERDA DE LA ECUACION

ACTIVO + EGRESOS =

PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS

EJEMPLOS: Transacción No. 1: Se adquieren de contado artículos de limpieza cancelando con un cheque.

EFECTO

ACTIVO + DEBITO

EGRESOS = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS A LOS EGRESOS

GRUPO DE CUENTAS EGRESOS ACTIVO

CREDITO

EFECTO AUMENTO DISMINUC. X X

AL ACTIVO

REGISTRO DEBITO CREDITO X X

97 Transacción No. 2: Se compra de contado un máquina fotocopiadora cancelando con un cheque.

EFECTO

ACTIVO + EGRESOS = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS DEBITO

A LA CUENTA DE ACTIVO QUE AUMENTA

CREDITO

A LA CUENTA DE ACTIVO QUE DISMINUYE

GRUPO DE CUENTAS ACTIVO

EFECTO AUMENTO DISMINUC. X

ACTIVO

REGISTRO DEBITO CREDITO X

X

X

CONCLUSIÓN Si observamos las flechas que nos indican el tipo de efecto en cada uno de los grupos podemos concluir que este debe ser inverso entre las dos cuentas, es decir, que si una cuenta aumenta la otra cuenta que se afecta, independientemente de a que grupo pertenece, tiene necesariamente que disminuir para no afectar el valor monetario total que se obtiene al sumar el valor total del Activo y el valor total de los Egresos manteniéndose de esta manera igual el valor de la sección de la izquierda y el equilibrio de ésta con el valor total de la sección de la derecha. La determinación del tipo de movimiento que cada una de las cuentas debe recibir recordemos que se hace aplicando el concepto de saldo por naturaleza.

COMO DEBE SER EL EFECTO DE LAS CUENTAS SI LA OPERACIÓN SÓLO AFECTA EL LADO IZQUIERDO DE LA ECUACIÓN?

UNA CUENTA AUMENTA LA OTRA CUENTA DISMINUYE

98 CUANDO LA TRANSACCIÓN SOLO AFECTA LOS GRUPOS DE CUENTAS QUE ESTAN EN LA SECCION DERECHA DE LA ECUACION

ACTIVO + EGRESOS =

PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS

EJEMPLOS: Transacción No. 1: Se decide el pago a los accionistas de las utilidades acumuladas a la fecha dentro de 3 meses.

EFECTO

ACTIVO + EGRESOS =

DEBITO

PASIVO +

AL PATRIMONIO

GRUPO DE CUENTAS PASIVO

PATRIMONIO + INGRESOS

CREDITO

EFECTO AUMENTO DISMINUC. X

PATRIMONIO

AL PASIVO

REGISTRO DEBITO CREDITO X

X

X

Transacción No. 2: Mediante transferencia bancaria se cancela a un accionista que se retira el monto equivalente a su participación en el capital de la organización.

EFECTO

ACTIVO + EGRESOS =

DEBITO

AL PATRIMONIO

GRUPO DE CUENTAS PATRIMONIO ACTIVO

PASIVO +

PATRIMONIO + INGRESOS

CREDITO

EFECTO AUMENTO DISMINUC. X X

AL ACTIVO

REGISTRO DEBITO CREDITO X X

99 CONCLUSIÓN En este segundo caso cuando el efecto de la transacción se refleja sólo en los grupos de cuentas que están a la derecha de la ecuación, tal y como lo indican las flechas el efecto, igual que en la situación explicada anteriormente, debe ser inverso entre ambas cuentas, si una cuenta aumenta, el efecto en la otra cuenta debe ser de disminución para no alterar el valor total de la sección de la derecha y por consiguiente la igualdad con el valor total de la sección de la izquierda de la ecuación.

COMO DEBE SER EL EFECTO DE LAS CUENTAS SI LA OPERACIÓN SÓLO AFECTA EL LADO DERECHO DE LA ECUACIÓN?

UNA CUENTA AUMENTA LA OTRA CUENTA DISMINUYE

CUANDO LA TRANSACCIÓN AFECTA GRUPOS DE CUENTAS QUE ESTAN EN AMBAS SECCIONES O LADOS DE LA ECUACION

ACTIVO + EGRESOS =

PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS

EJEMPLOS: Transacción No. 1: Se compra a crédito equipo de computación para el departamento de Ventas.

EFECTO

ACTIVO + EGRESOS =

PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS

100 DEBITO

AL ACTIVO

GRUPO DE CUENTAS ACTIVO

CREDITO

EFECTO AUMENTO DISMINUC. X

PASIVO

AL PASIVO

REGISTRO DEBITO CREDITO X

X

X

Transacción No. 2: Se venden mercancías a crédito 30 días según factura No. 3322456.

EFECTO

ACTIVO + EGRESOS =

DEBITO

PASIVO + PATRIMONIO +

AL ACTIVO

GRUPO DE CUENTAS ACTIVO INGRESOS

CREDITO

EFECTO AUMENTO DISMINUC. X

INGRESOS

A INGRESOS

REGISTRO DEBITO CREDITO X

X

X

Transacción No. 3: Se compran artículos de limpieza a crédito 30 días según factura No. 890

EFECTO

ACTIVO +

EGRESOS =

DEBITO

GRUPO DE CUENTAS EGRESOS PASIVO

A EGRESOS

PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS

CREDITO

EFECTO AUMENTO DISMINUC. X X

AL PASIVO

REGISTRO DEBITO CREDITO X X

101 CONCLUSIÓN A través de estos tres ejemplos de transacciones podemos visualizar que cuando las operaciones afectan grupos de cuentas a ambos lados de la ecuación el efecto debe ser en el mismo sentido, es decir, que si la cuenta de la sección izquierda aumenta, la cuenta de la sección derecha también debe aumentar para que el nuevo valor total de ambos lados sea exactamente igual y se mantenga el equilibrio de la ecuación. De igual manera si la cuenta de la sección izquierda disminuye también debe ser de disminución el efecto en la cuenta de la sección derecha para no alterar la igualdad entre ambas.

COMO DEBE SER EL EFECTO DE LAS CUENTAS SI LA OPERACIÓN AFECTA AMBOS LADOS DE LA ECUACIÓN?

LAS DOS CUENTAS AUMENTAN O LAS DOS DISMINUYEN

2.5.5.1. CAMBIOS EN LOS VALORES DE LA ECUACIÓN FUNDAMENTAL. En el punto anterior se explicó el efecto del registro de transacciones en la ecuación fundamental de la contabilidad sin considerar valores monetarios, a continuación lo presentaremos asignando como ejemplo valores no muy elevados a cada uno de los grupos de la ecuación y a las operaciones para visualizar con mayor precisión lo relacionado con los cambios que se dan en la ecuación después del registro de cada operación y constatar como en cada caso después de reflejar el efecto de la misma sobre los grupos debemos seguir cumpliendo con la igualdad entre las dos secciones de la expresión.

PROCEDIMIENTO: 1. Consideramos una ecuación inicial como ejemplo de la situación financiera que servirá de punto de partida para el registro de cada transacción. 2. Se presentará la información de cada transacción para su análisis y en función de las características se determinarán los dos efectos.

102 3. En el cuadro resumen del análisis se reflejan los grupos que reciben los efectos de la operación. 4. Se identifican los movimientos (debito o crédito) a recibir por cada grupo y se señalan en el cuadro resumen. 5. Se construye la nueva ecuación contable que surge después de registrar cada operación de la siguiente manera: 

Se refleja primero el valor de los grupos que no se afectan por la operación.



Se calcula el nuevo valor total de los grupos que si se afectan, tomando el valor de la ecuación inicial y sumando el valor de la operación si el efecto es de aumento o restando el valor de la operación al valor inicial si el efecto es de disminución.

6. Se verifica el cumplimiento de la igualdad de la ecuación sumando los dos valores de la izquierda y los tres valores de la derecha. . EJEMPLO: ECUACIÓN INICIAL

ACTIVO + 8.500

EGRESOS

=

1.500

=

2.400

10.000

=

10.000

+

PASIVO

+

PATRIMONIO +

+

5.000

+

INGRESOS 2.600

A partir de esta ecuación ejemplo y de los valores para cada grupo de cuentas vamos a ejemplificar el registro de algunas operaciones, para cada ejemplo vamos a tomar los valores de la ecuación inmediatamente anterior :

TRANSACCIÓN 1 Se adquieren de contado artículos de papelería por 800 Bs. cancelando con un cheque.

Se presentará la información de cada transacción para su análisis y en función de las características se determinarán los dos efectos:

EFECTO:

AUMENTO DE LOS EGRESOS (GASTOS) DISMINUCIÓN DEL ACTIVO

COMO SE AFECTA SOLO EL LADO IZQUIERDO DE LA ECUACIÓN LOS EFECTOS DEBEN SER UNO DE AUMENTO Y UNO DE DISMINUCIÓN PARA NO ALTERAR LA IGUALDAD DE LA ECUACIÓN

En el cuadro resumen del análisis se reflejan los grupos que reciben los efectos de la operación:

103 Efecto / Grupos

Activo

AUMENTO

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

X

DISMINUCIÓN

X

DEBITO CREDITO VALORES

=

TOTALES

=

Se identifican los movimientos (debito o crédito) a recibir por cada grupo y se señalan en el cuadro resumen: Efecto / Grupos

Activo

AUMENTO

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

X

DISMINUCIÓN

X

DEBITO

X

CREDITO

X

VALORES

=

TOTALES

=

Se construye la nueva ecuación contable que surge después de registrar cada operación de la siguiente manera: 

Se refleja primero el valor de los grupos que no se afectan por la operación:

Efecto / Grupos

Activo

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

VALORES

=

2.400

5.000

2.600

TOTALES

=

10.000

AUMENTO

X

DISMINUCIÓN

X

DEBITO

X

CREDITO



Egresos

X

Se calcula el nuevo valor total de los grupos que si se afectan, tomando el valor de la ecuación inicial y sumando el valor de la operación si el efecto es de aumento o restando el valor de la operación al valor inicial si el efecto es de disminución:

EGRESOS =

1.500 Bs. + 800 Bs. =

2.300 Bs.

ACTIVO

8.500 Bs. - 800 Bs. =

7.700 Bs.

=

104 Efecto / Grupos

Activo

AUMENTO DISMINUCIÓN

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

=

2.400

5.000

2.600

X X

DEBITO

X

CREDITO

X

VALORES

7.700

2.300

TOTALES

Se verifica el cumplimiento de la igualdad de la ecuación sumando los dos valores de la izquierda y los tres valores de la derecha:

Efecto / Grupos

Activo

AUMENTO DISMINUCIÓN

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

2.300

=

2.400

5.000

2.600

10.000

=

10.000

X X

DEBITO

X

CREDITO

X

VALORES

7.700

TOTALES

ES IMPORTANTE VISUALIZAR COMO DESPUÉS DE REGISTRAR CONTABLEMENTE CADA OPERACIÓN CAMBIAN ALGUNOS VALORES DE LA ECUACIÓN, ESPECIFICAMENTE EL VALOR TOTAL DE LOS GRUPOS QUE SE AFECTAN, PERO LA IGUALDAD SIEMPRE SE DEBE CUMPLIR Y VERIFICAR.

TRANSACCIÓN 2: Se compra a crédito una máquina fotocopiadora por 2.000 Bs. Se presentará la información de cada transacción para su análisis y en función de las características se determinarán los dos efectos:

EFECTO:

AUMENTO DEL PASIVO AUMENTO DEL ACTIVO

COMO SE AFECTAN AMBOS LADOS DE LA ECUACIÓN LOS EFECTOS DEBEN SER IGUALES PARA NO ALTERAR LA IGUALDAD DE LA ECUACIÓN, EN ESTE CASO LOS DOS SON DE AUMENTO.

105 En el cuadro resumen del análisis se reflejan los grupos que reciben los efectos de la operación: Efecto / Grupos

Activo

AUMENTO

X

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

X

DISMINUCIÓN DEBITO CREDITO VALORES

=

TOTALES

=

Se identifican los movimientos (debito o crédito) a recibir por cada grupo y se señalan en el cuadro resumen: Efecto / Grupos

Activo

AUMENTO

X

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

X

DISMINUCIÓN DEBITO

X

CREDITO

X

VALORES

=

TOTALES

=

ANTES DE CUMPLIR CON ESTE PASO ES NECESARIO ENTENDER QUE LA ECUACIÓN A CONSIDERAR PARA LOS CAMBIOS EN LOS VALORES ES LA RESULTANTE DEL REGISTRO DE LA TRANSACCIÓN ANTERIOR QUE REPRESENTA LA SITUACIÓN FINANCIERA ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN:

ACTIVO + 7.700

+

EGRESOS

=

PASIVO

2.300

=

2.400

10.000

=

10.000

+ +

PATRIMONIO + 5.000

+

INGRESOS 2.600

Se construye la nueva ecuación contable que surge después de registrar cada operación de la siguiente manera: 

Se refleja primero el valor de los grupos que no se afectan por la operación:

106 Efecto / Grupos

Activo

AUMENTO

X

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

5.000

2.600

X

DISMINUCIÓN DEBITO

X

CREDITO

X

VALORES

2.300

TOTALES 

= =

Se calcula el nuevo valor total de los grupos que si se afectan, tomando el valor de la ecuación inicial y sumando el valor de la operación si el efecto es de aumento o restando el valor de la operación al valor inicial si el efecto es de disminución:

PASIVO

=

2.400 Bs. + 2.000 Bs. =

4.400 Bs.

ACTIVO

=

7.700 Bs. + 2.000Bs. =

9.700 Bs.

Efecto / Grupos

Activo

AUMENTO

X

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

5.000

2.600

X

DISMINUCIÓN DEBITO

X

CREDITO VALORES

X 9.700

2.300

TOTALES

=

4.400

=

Se verifica el cumplimiento de la igualdad de la ecuación sumando los dos valores de la izquierda y los tres valores de la derecha: Efecto / Grupos

Activo

AUMENTO

X

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

5.000

2.600

X

DISMINUCIÓN DEBITO

X

CREDITO VALORES TOTALES

X 9.700

2.300

=

4.400

12.000

=

12.000

ES IMPORTANTE VISUALIZAR COMO DESPUÉS DE REGISTRAR CONTABLEMENTE CADA OPERACIÓN CAMBIAN ALGUNOS VALORES DE LA ECUACIÓN, ESPECIFICAMENTE EL VALOR TOTAL DE LOS GRUPOS QUE SE AFECTAN, PERO LA IGUALDAD SIEMPRE SE DEBE CUMPLIR Y VERIFICAR.

107

INTÉNTALO TU!

A partir de la siguiente ecuación contable, registre el efecto de cada una de las transacciones ejemplificadas a continuación, indicando que grupos de cuentas varía, el tipo de movimiento que deben recibir (débitos o créditos) y modificando los valores de la ecuación inicial según el monto de cada operación para la verificación del cumplimiento de la igualdad de la ecuación:

ACTIVO + 10.000

EGRESOS

=

PASIVO

+

3.800

=

3.400

+

13.800

=

13.800

+

PATRIMONIO + 6.200

+

INGRESOS 4.200

TRANSACCIONES 1. Se recibe aporte en efectivo de un nuevo accionista por 5.000 Bs. Efecto / Grupos

Activo

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

AUMENTO DISMINUCIÓN DEBITO CREDITO VALORES

=

TOTALES

=

2. Se venden mercancías al contado según factura No. 1050 por 2.500 Bs., se recibe el pago con cheque. Efecto / Grupos

Activo

Egresos

=

AUMENTO DISMINUCIÓN DEBITO CREDITO VALORES

=

TOTALES

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

108 3. Se cobra en efectivo la deuda de un cliente de 1.400 Bs. por venta a crédito del mes pasado. Efecto / Grupos

Activo

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

AUMENTO DISMINUCIÓN DEBITO CREDITO VALORES

=

TOTALES

=

4. Se compran a crédito dos impresoras y un equipo de computación por 4.000 Bs. Efecto / Grupos

Activo

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

AUMENTO DISMINUCIÓN DEBITO CREDITO VALORES

=

TOTALES

=

5. Se cancela con cheque cuenta pendiente con un proveedor por 2.000 Bs. Efecto / Grupos

Activo

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

AUMENTO DISMINUCIÓN DEBITO CREDITO VALORES

=

TOTALES

=

6. Se registra la nómina del periodo para su posterior pago por 3.500 Bs. Efecto / Grupos

Activo

Egresos

=

AUMENTO DISMINUCIÓN DEBITO CREDITO VALORES

=

TOTALES

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

109 7. Se compran de contado mobiliario de oficina por 1.600 Bs., se cancela con cheque. Efecto / Grupos

Activo

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

AUMENTO DISMINUCIÓN DEBITO CREDITO VALORES

=

TOTALES

=

8. Se cancela con cheque factura por mantenimiento del jardín por 600 Bs. Efecto / Grupos

Activo

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

AUMENTO DISMINUCIÓN DEBITO CREDITO VALORES

=

TOTALES

=

10. Una cuenta por pagar por 2.800 Bs. se convierte en un efecto por pagar por solicitud al proveedor de un nuevo plazo de crédito. Efecto / Grupos

Activo

Egresos

=

Pasivo

Patrimon.

Ingresos

AUMENTO DISMINUCIÓN DEBITO CREDITO VALORES

=

TOTALES

=

Esperamos que la presentación de estos ejemplos de transacciones y del efecto desde el punto de vista contable sobre los grupos de cuentas de la ecuación te proporcionen una idea muy clara de la importancia de efectuar el proceso de análisis de las operaciones de una manera muy cuidadosa considerando todas las variables que hemos definido para efectuar correctamente el registro contable correspondiente a cada una de estas situaciones en función de sus características y en términos generales, desarrollar el proceso contable de la organización con la efectividad que requiere la cuantificación de las actividades de la entidad para la posterior presentación de la información de manera clara y precisa a los usuarios tanto internos como externos.