Nivel Básico - Intermedio: Módulo 2: Edición De Libros Y Hojas De Cálculo

NIVEL BÁSICO-INTERMEDIO Módulo 2: Edición de libros y hojas de cálculo

MICROSOFT EXCEL 2019 Nivel Básico-Intermedio

Índice MÓDULO 2: EDICION DE LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO ............................................ 1 Objetivos ........................................................................................................................ 1 Contenido ....................................................................................................................... 1 Manejo de Libros ............................................................................................................ 1 Edición del contenido de una celda ................................................................................ 1 Inmovilización de paneles............................................................................................... 2 Edición del contenido de una celda ................................................................................ 2 Inserción de comentarios................................................................................................ 3 Ordenación y filtrado de datos ........................................................................................ 3 Inserción de imágenes ................................................................................................... 3 Formato de celdas .......................................................................................................... 5 Color de relleno y bordes................................................................................................ 6 Formatos de números .................................................................................................... 7 Estilos de celdas ............................................................................................................ 8 Formato condicional ....................................................................................................... 8

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MÓDULO 2: EDICION DE LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO Objetivos • Conocer el manejo de los libros de Excel 2019. • Dar formato a las celdas de la hoja de cálculo. • Ejercitar los conocimientos de edición de libros.

Contenido • • • • • • • •

Manejo de Libros. Edición del contenido de una celda. Inmovilización de paneles. Inserción de comentarios. Edición y filtrado de datos. Inserción de imágenes. Formato de celdas. Formato condicional.

Manejo de Libros Un Libro es un archivo que contiene las de hojas de cálculo las cuales a su vez contienen las celda, filas y columnas. Una Hoja de Cálculo contiene los espacios donde se introducen los datos, estos se llaman celdas y se nombran por la letra de la columna y el número de la fila.

Edición del contenido de una celda Puede cambiar el nombre de una hoja para personalizar la descripción o tener mejor idea del contenido: • •

Posicionamos el cursor sobre la pestaña de la hoja a la cual se le cambiará el nombre. Hacemos click en el botón de la derecha del ratón y seleccionamos la opción "Cambiar nombre"

Además de cambiar el nombre de la hoja, tiene otras opciones para personalizar el libro actual: • • • •

Insertar una hoja nueva. Mover de lugar la hoja o copiarla. Ver el código VBA de la hoja en caso que usemos Macros. Proteger la hoja para evitar modificaciones.

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Cambiar el color de la etiqueta de la hoja.

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Ocultar la hoja o Mostrarla si está oculta.

Inmovilización de paneles En ocasiones es necesario inmovilizar una sección de una hoja, ya sea porque necesitamos ver los títulos de una lista de datos de captura o los nombres de personas o clientes. Podemos inmovilizar Filas, columnas o ambas al mismo tiempo.

Edición del contenido de una celda Para cambiar el contenido de una celda debe seleccionarla previamente (convertirla en la celda activa), luego tiene tres opciones: • •

Escribir directamente sobre la celda seleccionada si se desea sustituir todo lo escrito. Pulsar sobre la línea de entrada para activarla y corregir lo escrito. Efectuar un doble clic sobre la celda activa.

En algunos momentos, para incluir textos largos o dar una presentación especial, puede convertir varias celdas adyacentes en una sola. Para conseguirlo se deben seleccionar las celdas que se van a unir y se acude al botón Combinar y centrar en la sección Alineación de la ficha de Inicio. Una vez combinadas se pueden tratar como una sola celda.

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Inserción de comentarios Se pueden insertar comentarios o notas en una celda determinada. Esto es útil cuando varias personas acceden a un mismo libro de Excel o bien si no se quiere olvidar algún hecho concerniente a los datos de esa celda.

Ordenación y filtrado de datos Selecciona la celda deseada y busca en la ficha Revisar el botón de Nuevo comentario. En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se ordenarán algunos de los datos. Incluso puedes establecer tus propios criterios de orden.

Inserción de imágenes Excel 2019 le permite ingresar Archivos de Imágenes dentro de la Hoja de cálculo. Para agregar el archivo abra la ficha Insertar y elija Imágenes. Al hacerlo se presenta una ventana emergente para navegar en las carpetas. Ubique la imagen y presione Insertar. Si en el grupo Ilustraciones, presiona el botón de Formas, dispondrá de un catálogo amplísimo de flechas, elipses, polígonos, diagramas de bloques y muchas más.

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Para insertar una de ellas basta señalarla, con lo que el puntero del ratón cambia a una pequeña cruz que le invita a extender la forma con el botón izquierdo pulsado. Una vez insertada puede cambiar su aspecto. Selecciónela y presione el botón derecho del ratón o a la barra superior de herramientas para elegir rellenos, sombras, texturas, líneas o añadido de textos.

Existe toda una gama de formas complejas llamadas SmartArt, que permiten diseñar diagramas circulares, jerárquicos, lineales, entre otros. Tienen gran fuerza visual y son útiles en informes o resúmenes. Siga el mismo camino de Insertar – Ilustraciones y ahora elige SmartArt.

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Los WordArt son rótulos estilizados que puede incluir en su Hoja de cálculo. Causan un efecto llamativo o agradable para resaltar Títulos o asuntos de interés. Selecciónelos en la Cinta Insertar / Texto / WordArt

Formato de celdas Llamaremos Formato de celda o rango de celdas al conjunto de opciones que constituyen su forma de presentación en pantalla y que no afectan a su contenido. A los formatos de celda también se accede pulsando con el botón derecho y eligiendo Formato de celdas... en el menú contextual.

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Color de relleno y bordes Es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un grupo de celdas, para lograrlo selecciona un rango de celdas y usa el botón de relleno de color. Si usa la flecha de grupo abrirá el catálogo de colores, en el que se puede seguir profundizando para elegir Más colores… e incluso personificarlos dando los componentes RGB. Los bordes también son sencillos de quitar o poner, use el botón de Bordes. También acceda con la flecha de grupo y obtendrá todas las modalidades y comandos de bordes.

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Formatos de números Puede haber celdas en las que los números se presentan con uno o dos decimales, igualmente otras estarán expresadas en monetario y otras en porcentaje. Existirán celdas que expresen fechas y horas, entre otros. Veremos a continuación los diferentes formatos de los números: General: No se fija un formato numérico específico y se deja a Excel que elija el más adecuado. Número: Posee número de decimales y separador de miles. Si abre la ventana clásica, desplegará otra opción: la forma de presentar los números negativos, lo cual es muy útil en modelos de tipo financiero. Moneda: Si define el formato de una celda como moneda, el programa la elegirá según la región geográfica que esté definida en su equipo. Si abre la ventana clásica podrá elegir otras monedas. Fecha: Tiene la posibilidad de elegir fecha corta (numérica) o fecha larga, con palabras como miércoles o enero. Porcentaje: Convierte el número de la celda en porcentaje. Hay que advertir que el verdadero valor almacenado es el “tanto por uno”. Por tanto, si se multiplica una celda por otra en forma de porcentaje, se calcula automáticamente el porcentaje de la primera celda sin tener que dividir entre 100. Fracción: Expresa el valor como un fraccionario; o bien, como número mixto si es el caso. Este formato puede realizar redondeos si Excel lo requiere. Científica: La notación científica es del tipo exponencial 1,26E+12 Texto: Convierte el número en texto sin valor de cálculo. Personalizada: Para añadir una palabra, unidad o símbolo a una cantidad numérica debe alterar su código con este formato. Puede incluir colores u otras especificaciones.

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Estilos de celdas Excel tiene muchos estilos de celda predefinidos que puede usar. Estos estilos le permiten realizar varios cambios de formato a las celdas a la vez. Por ejemplo, puede agregar un color de relleno y cambiar el color de texto al mismo tiempo.

Formato condicional El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones.

Resaltar celdas Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de formato condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de diálogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.

Superiores e inferiores Podemos realizar análisis rápidos de la información para obtener las tendencias básicas dentro de un rango.

Barras de datos Formato prediseñado que establece diferentes longitudes de barra de color en la celda dependiendo de su contenido.

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Escalas de color Establece diferentes colores para el fondo de la celda en dependencia de su contenido con el fin de destacar valores altos o bajos.

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Conjunto de íconos Establece una simbología en base al contenido de la celda. Es muy recomendable para informes.

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