Control Interno Fondo Caja Chica.docx

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CONTROL INTERNO FONDO CAJA CHICA

1) Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de poco monto.

2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo.

3) Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos prenumerados de imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrega de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidará con los comprobantes. Los volantes provisionales no podrán permanecer mas de tres días en caja.

4) Los volantes de caja chica deberán ser firmados por la persona que aprueba el pago y por quien recibe el dinero. 5) Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica, toda la documentación justificativa por los pagos efectuados. 6) La documentación justificativa de los pagos por caja chica deberán cancelarse con un sello fechador con la inscripción “pagado” y a la fecha del desembolso. 7) Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del monto total del fondo. 8) El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre del custodia. 9) Los cheques de reposición deben indicar los números de los comprobantes que se reponen. 10) Está prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica. 11) Está prohibido el pago de sueldos a través del fondo de caja chica. 12) El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere la institución, y el custodia no debe tener acceso al efectivo recibido de los clientes u otro depósito. 13) Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del área donde se

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solicite el desembolso y por el encargado del área financiera. 14) No se permitirá el manejo de dos fondos de caja chica por una sola persona. 15) Cualquier cambio en el monto de caja chica debe realizarse mediante una comunicación del incumbente de mayor jerarquía. 16) Las políticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregadas por escrito al responsable del manejo de la misma. 17) Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolsos. 18) El encargado del fondo no debe tener acceso a los registros de contabilidad, relacionado con el manejo del efectivo. 19) El fondo de caja chica debe ser arqueado esporádicamente y sorpresivamente por el auditor interno o por cualquier otro departamento que sirva de control financiero. 20) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera y del auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles. REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA Y ENTREGA A RENDIR PARA OBRA Definiciones: * Fondo de Caja Chica: Fondo asignado a un empleado que le permite realizar gastos menores, imprevisibles, indispensables y urgentes, los que posteriormente son rendidos para su completa reposición. Estos gastos menores no deberán exceder el monto máximo fijado por la Administración Central. El fondo se mantiene hasta que termina el motivo que originó su solicitud. Se establece como “Fondo de Caja Chica” para una determinada obra, el equivalente a BS/.2,500.00 (Dos mil quinientos nuevos soles) * Fondo por Rendir: Fondo asignado a un empleado para que realice el pago de un gasto específico y para el cual le fue asignado el fondo. El Fondo será rendido posteriormente por el responsable realizando la devolución del excedente o solicitando la reposición de la diferencia cancelada. Metodología: * Fondo de Caja Chica:

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1. El solicitante deberá llenar la Solicitud de Apertura de Fondo de Caja Chica o Fondo Por Rendir debidamente autorizado por el Gerente de Proyecto. 2. Los Fondos de Caja Chica ya asignados, no podrán ser aumentados, si se requiere un monto mayor deberá cerrarse el fondo original y abrir uno nuevo, luego de cumplir los requisitos y verificaciones. 3. La Gerencia Administrativa dará su VºBº a la solicitud el depósito a la cuenta corriente del empleado. 4. Luego remitirá a Finanzas para que proceda con el pago depositando a la cuenta corriente del empleado. * Fondo Por Rendir: 1. El solicitante deberá llenar la Solicitud de Apertura de Fondo de Caja Chica o Fondo por Rendir debidamente autorizado por el Gerente de Proyecto. 2. Será Obligación del solicitante informar el motivo por el cual está solicitando el fondo. 3. La fecha en que se realizará la devolución, tiene como máximo 30 días para regularizar el fondo solicitado luego de cumplir los requisitos y verificaciones. 4. El giro del Fondo por Rendir se realizará mediante el depósito en la cuenta corriente del empleado. Utilización de los Fondos: Con cargo a este fondo se podrán atender gastos menores para satisfacer las necesidades aplicables a cada uno de los siguientes conceptos, siempre que no superen el 10% del fondo de caja chica (BS/.250.00). * Adquisición de suministros y materiales menores para obra; * Útiles de aseo y limpieza; * Elaboración de llaves y arreglos de chapas de puertas y escritorios; * Fotocopias, trabajos menores de imprenta y encuadernación de textos o documentos; * Combustibles para las maquinarias; * Movilizaciones terrestres, peajes, estacionamientos; * Pago de servicios de telefonía, fletes; * Compra de artículos de cafetería, refrigerios necesarios para reuniones de obra, estos gastos debidamente autorizados por el Residente de Obra; * Gastos de cena de obreros (trabajos nocturnos); * Gastos de medicamentos para el botiquín de obra; * Reembolsos por los gastos antes descritos; Ejecución de los Fondo Fijos y Fondos por Rendir: Cuando se realicen compras o el pago de obligaciones con el fondo fijo (caja chica), se efectuarán con proveedores que ofrezcan los bienes y/o servicios al menor costo y valor, y

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de la mejor calidad, dando preferencia a los proveedores calificados de la empresa. Se deberán dejar como constancia de los egresos las facturas y boletas de venta que cumplan con los requerimientos de la SUNAT, a los demás documentos que acrediten la procedencia del gasto. Toda factura o boleta de venta debe ser girada a nombre de Good Master Working. No serán aceptadas las facturas con nombres particulares o en blanco, o aquellas que hayan sido alteradas. Todos los comprobantes sin excepción deberán estar visados y aprobados por el residente de obra y el Gerente de Proyecto. Nota importante: Los Administradores de Obra solicitarán por primera y única vez su Fondo por Rendir (caja chica) por BS/. 2,500 nuevos soles. Posteriormente, recibirán una reposición de Fondo Fijo (caja chica) cuyo monto será el importe que han rendido. Una vez culminada la obra, el “saldo final del Fondo Fijo (caja chica)”, será depositado en la cuenta de Good Master Working, el mismo que se anexará como un comprobante más. Requisitos indispensables para las rendiciones: 1. No se aceptarán gastos mayores o iguales a BS/. 700 nuevos soles o su equivalente en dólares americanos por concepto de pago a proveedores. 2. No se aceptarán gastos respaldados con Recibos por Honorarios (RXH). 3. No se aceptarán gastos asociados con remuneraciones. 4. Todos los documentos presentados deberán cumplir con la Ley de Comprobantes de Pago. 5. Las facturas o cualquier otro documento incluido en las rendiciones deberán indicar claramente que se encuentra CANCELADA. No se aceptarán documentos sin cancelar. 6. Los documentos de gastos por consumo deberán tener adjunto el detalle de las personas que participaron en dicho consumo, Firmando en conformidad de los gastado. 7. Los documentos de gastos por viáticos y/o alojamiento deberán indicar el nombre de la(s) persona(s) que dio (dieron) uso al mismo. 8. Los gastos de movilidad se rendirán en el formato de movilidad, y no debe superar los BS/. 22 soles diarios según ley. Prohibiciones: Queda terminantemente prohibido: * La utilización de los Fondos Fijos (Caja Chica) en gastos ajenos a su específico fin (gastos derivados de la obra; préstamos a empleados, a otras personas ajenas a la institución o para gastos personales). * Adquisiciones de material existente en Almacén de Central; * Portar el Fondo Fijo (Caja Chica) fuera de obra, sino es con el fin de utilizarlo de acuerdo a lo que establece el Reglamento de Caja Chica; * Que el Administrador de Obra responsable del Fondo Fijo (Caja Chica), delegue su

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responsabilidad parcial o total a otros empleados; * Incluir en las rendiciones, recibos de caja por concepto de “anticipos y/o adelantos”, se rendirá una vez cancelado el total de la factura o comprobante. Administración de los Fondos: La Administración de los Fondos Fijos (Caja Chica), debe estar bajo responsabilidad exclusiva de los Administradores de obra. La Administración de los Fondos por Rendir será responsabilidad exclusiva del Responsable del Fondo. Monto del pago máximo El pago máximo a incurrir en gastos por medio del Fondo de Caja Chica, es de BBS/.250.00