Ga_3 Informe_auditoria

FORMACIÓN VIRTUAL DE AUDITOR INTERNO ISO 9001:2015 GUÍA DE APRENDIZAJE No. 3

ELABORACIÓN INFORME DE AUDITORÍA INTERNA 1. OBJETIVO Conocer y desarrollar los elementos básicos para la elaboración de un informe de auditoría interna. 2. METODOLOGÍA 2.1. Descargue el archivo adjunto. 2.2. Lea atentamente las situaciones descritas. 2.3. Haciendo uso del conocimiento apropiado, elabore el informe de auditoría interna en el formato propuesto diligenciando todos los elementos relacionados en el documento. 2.4. Envíe oportunamente la actividad para ser evaluada.

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ESTUDIO DE CASO A continuación, se encuentra la narración de diversas situaciones presentadas durante la auditoría interna, para el análisis y la elaboración del informe de auditoría interna. En la verificación realizada, los auditores encontraron que ocho de las órdenes de ventas sólo tenían la cantidad de contenedores, las instrucciones de facturación y las de embarque. Cuando se le preguntó al líder de ventas cómo sabía qué tipo de contenedores se solicitaron, respondió: “lo tengo en mi memoria, pues siempre recuerdo lo que mis clientes quieren, de acuerdo con las conversaciones que tengo por teléfono”.  Mientras que estaban en el Proceso de Embarques y Recibos, los auditores revisaron los registros de quejas del cliente y devoluciones. Los registros de devoluciones indican que dos (2), de las diez (10) órdenes verificadas, se habían devuelto por haber sido los materiales equivocados. La revisión de los registros de quejas del cliente, muestran que se había recibido una queja, de las diez (10) órdenes, por envío del artículo equivocado. Los auditores también notaron que aproximadamente 30% de todas las órdenes embarcadas, se devolvían por una variedad de razones, incluyendo: fallas en especificaciones, daño durante el transporte, etc.  En el proceso de diseño, el auditor tomó un plano y pidió ver el plan de diseño para éste. El diseñador principal respondió que normalmente no tenían el personal necesario disponible para preparar y coordinar los planes del diseño y además “mi trabajo es diseñarlo, otro tiene que construirlo”. El equipo de auditores entonces pidió ver los procedimientos del diseño e instrucciones del trabajo; el diseñador principal respondió que: “debido a la carga de trabajo, no había tenido tiempo de escribir nada todavía”; el auditor líder preguntó: “¿cuántas personas trabajan en el proceso de diseño?”. La respuesta fue: “como resultado de un auge reciente en ventas, hay nueve diseñadores, un técnico de CAD, y un dependiente además del diseñador principal”. Por último, se le preguntó al diseñador principal cómo eran verificados los diseños nuevos, el diseñador pregunta al auditor el significado de verificación; el auditor reiteró su pregunta: “¿Se llevan a cabo revisiones del diseño, cálculos, comparaciones del diseño u otros métodos para asegurarse de que los resultados del diseño, satisfacen los requisitos de entrada del diseño?”, el diseñador principal manifestó que había estado en el negocio por veinte años y no había nada de malo con sus diseños.   Los auditores le preguntaron al líder de calidad que explicara el programa de auditoría interna de la compañía. El líder explicó que cada proceso se auditaba a ellos mismos mensualmente, entonces los resultados se los enviaban a él para su revisión. Al revisar los soportes el auditor evidencia la inclusión de 2 auditorías internas en el programa de la organización, registra en su lista de verificación la realización de auditorías internas a todos los procesos del SGC en el primer semestre. En el segundo semestre evidencia que no se incluyó el proceso de gestión de cambios ni control de producción, el responsable explica que estos procesos no se incluyeron en el segundo ciclo porque en las últimas dos auditorías no se detectó ninguna no conformidad; de igual forma usted evidencia realización de auditoría en julio 15 y octubre 30, usted pregunta: ¿cuántas no conformidades fueron encontradas?, el responsable indica que en julio se encontraron once (11) y en octubre trece (13), todas cerradas eficazmente, porque la alta dirección está muy comprometida. Usted revisa y observa que los problemas detectados durante el mes de octubre son los mismos del mes de julio, revisa en sus apuntes y confirma que son los mismos que aparecen en sus registros de lista de verificación. .

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El equipo de auditoría entonces preguntó si podrían visitar las áreas de manufactura. Se les condujo al área de ensamble de cajas y se entrevistaron con el gerente y este explica que: “cuando verifiquen el proceso de producción, no encontrarán al director de producción, ni a los dos operadores considerados fundamentales, debido a que fueron retirados por problemas de bajo desempeño”, usted pregunta: ¿cuánto hace que fueron retirados? Le responden que, desde hace tres meses, pues el personal es contratado a término fijo y no han sido reemplazados porque el jefe financiero aún no ha designado los recursos necesarios para tal fin. Usted escribe su comentario en su lista de verificación, luego pregunta: ¿Cómo se ha definido la competencia para el director de producción y operadores? el gerente le entrega unos documentos y explica que ha sido un trabajo muy bueno, realizado para definir las características de cada cargo. Después de revisarlos, sólo observa definidas las responsabilidades. Después realizaron un recorrido por el área de producción, el equipo de auditores solicitó revisar las instrucciones de trabajo usadas en el área, el gerente explicó que debido a que muchos de los trabajadores en esa área habían estado allí por veinte años o más, éstos no usaban instrucciones de trabajo, se acostumbra que los trabajadores más antiguos muestren la forma como se llevan a cabo las operaciones de ensamble a los trabajadores más nuevos. Se le preguntó al gerente si había rechazos de producto debido a la inexperiencia de los trabajadores nuevos, el gerente reconoció que era un problema, sin embargo, estaba demasiado ocupado para preocuparse con instrucciones de trabajo escritas. GERENTE Se auditará los procesos asociados a los requisitos de las partes interesadas, gestión comercial, diseño y desarrollo, producción y prestación del servicio, logística, Mantenimiento.

El auditor preguntó qué se hacía con el producto rechazado, el gerente señaló hacia un área amplia, donde se observaron apiladas un número indeterminado de cajas de diferentes clases, estando allí, uno de los trabajadores se acercó al sitio donde se encontraban las cajas, desarmó varias y tomó unas cuantas, el auditor notó que las cajas rechazadas no tenían ningún tipo de identificación. Una vez realizada esta actividad, se dirigen con el presidente de la organización a quien le preguntan acerca de la política de la calidad y su compromiso con respecto al SGC, el presidente contestó que todos sus trabajadores sabían que “la calidad es primero”, luego pregunta si existe un procedimiento que defina la comunicación de la política, el presidente menciona que había estado considerando poner unos letreros y carteles en la fábrica, pero no había tenido tiempo todavía. El auditor preguntó al presidente si tenía planes de contratar a los empleados necesarios para sostener el sistema de gestión de la calidad en la fábrica, el presidente preguntó, “¿qué empleados?”, el auditor contestó que varios de los líderes le habían informado al equipo de auditores que tenían necesidad de contratar a más empleados para poder mantener el sistema de gestión de la calidad; el presidente manifestó que nadie le había informado sobre ningún problema. El auditor le preguntó al presidente sobre qué discutían durante las revisiones por la dirección, el presidente respondió que nunca han realizado “revisiones”, él define para los líderes de la fábrica metas de ventas y objetivos de manufactura y ellos le informan de su progreso periódicamente. 

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INFORME DE AUDITORÍA INTERNA FECHA DE INFORME: 14 noviembre 2020

LUGAR:

CLASE DE AUDITORÍA:

CLIENTE DE LA AUDITORÍA:

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1ª___ 2ª___ 3ª_x__Parte OBJETIVO: Aplicar al sistema la norma ISO 9001 2015 con el propósito de verificar el cumplimiento de esta.

ALCANCE: Se auditarán los procesos asociados a los requisitos de área de ventas, diseño y desarrollo, Manufactura. LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR: Wendy Solano

EQUIPO AUDITOR:

CRITERIOS DE AUDITORÍA: ISO 9001 - 2015

PERSONAL AUDITADO: Líder de ventas, diseñador principal, Líder de calidad, Gerente, presidente.

HALLAZGOS El líder de ventas no realizo un debido proceso de documentar la información necesaria para llevar a cabo las ventas, debido a que no registro cuanto se debía a entregar a cada uno, por lo que llevo a recibir quejas de clientes y devoluciones por errores en los productos recibidos. Aunque el diseñador no contaba con un adecuado proceso documental, contaba con un personal suficiente para asumir su responsabilidad, podría deberse a que no conoce sus responsabilidades por no contemplarse dentro de su perfil de cargo en otra área de la empresa. Aunque el sistema de gestión de cambios no presento No conformidades en la primera auditoria no es razón suficiente para no incluirlo en la segunda ya que podrían presentarse no conformidades y pasarlas por alto, por otro lado, si las no conformidades se repiten en las dos auditorias es un indicador de que no se están cerrando eficazmente. El gerente de no cuenta con el personal suficiente ni las características necesarias para encontrar el personal tales como el perfil requerido, por otro lado, no cuenta con unas instrucciones de AI-ISO9001-2015 V1 – Julio 2018

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trabajo definidas por lo que puede producir No conformidades con el producto final para los clientes. Finalmente, el presidente no tiene información suficiente de la situación en la empresa por lo que desconoce la falta de personal necesario para cumplir las metas de la empresa. FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO: La empresa cuenta con el apoyo de la alta dirección para el desarrollo del sistema, Por otro lado, cuentan con la experiencia para la elaboración de sus productos y la credibilidad de sus clientes.

NO CONFORMIDADES: Documentación insuficiente de ventas No conformidades de los clientes No se encuentran los documentos necesarios para la asignación de tareas del personal. No se cuenta con el personal suficiente.

OBSERVACIONES: Se recomienda incluir los procesos no auditados y elaborar y recopilar la información necesaria para el desarrollo de las actividades, así como indicar el proceso de selección para el nuevo personal incluyendo sus responsabilidades, y programar nuevas auditorías.

FIRMA DEL LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR Wendy Solano Burgos

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