Gestion Riesgo

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SESIÓN 9 Gestión de Proyectos Gestión del Riesgo

© Luciano Silva Alarco, 2018. Curso de Maestría en Ingeniería Industrial. Gestión de Proyectos. Material de enseñanza. Lima: Pontificia Universidad Católica del Perú.

Objetivos de Aprendizaje • Comprender el riesgo y la importancia de una buena gestión del riesgo del proyecto. • Discutir los elementos de la planificación de la gestión de riesgos y el contenido de un plan de gestión de riesgos. • Enumerar las fuentes comunes de riesgos en los proyectos de tecnología de la información (TI). • Describir el proceso de identificación de riesgos y crear un registro de riesgos. • Discutir el análisis cualitativo de riesgo y explicar cómo calcular los factores de riesgo, crear matrices de probabilidad/impacto y aplicar la técnica del “Top Ten Risk Item Tracking” para clasificar los riesgos. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Objetivos de Aprendizaje • Explicar el análisis cuantitativo de riesgos y cómo aplicar los árboles de decisión, la simulación y el análisis de sensibilidad para cuantificar los riesgos. • Proporcionar ejemplos de la utilización de diferentes estrategias de planificación de la respuesta al riesgo para abordar tanto los riesgos negativos como los positivos. • Discutir cómo controlar los riesgos. • Describir cómo el software puede ayudar en la gestión de riesgos del proyecto. Profesor: Luciano Silva Alarco

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La Importancia de la Gestión de Riesgos del Proyecto

• La gestión de riesgos de proyectos es el arte y la ciencia de identificar, analizar y responder al riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en el mejor interés de cumplir con los objetivos del proyecto. • La gestión de riesgos a menudo se pasa por alto en los proyectos, pero puede ayudar a mejorar el éxito de los proyectos al ayudar a seleccionar buenos proyectos, determinar el alcance del proyecto y desarrollar estimaciones realistas. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Estudios Demuestran la Necesidad de Mejorar la Gestión de Riesgos del Proyecto

• Un estudio de Ibbs y Kwak muestra que el riesgo tiene la calificación de madurez más baja de todas las áreas de conocimiento. • Una encuesta similar se llevó a cabo con empresas de desarrollo de software en Mauricio, Sudáfrica, en 2003, y la gestión de riesgos también tuvo la madurez más baja. • El estudio de KLCI muestra los beneficios de las siguientes buenas prácticas de gestión de riesgos de software Profesor: Luciano Silva Alarco

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Madurez de la Gestión de Proyectos por Grupo Industrial y Área de Conocimiento Engineering/ Telecommuni Knowledge Area Construction cations

Information Systems

Hi-Tech Manufactu ring

Scope

3.52

3.45

3.25

3.37

Time

3.55

3.41

3.03

3.50

Cost

3.74

3.22

3.20

3.97

Quality

2.91

3.22

2.88

3.26

Human Resources

3.18

3.20

2.93

3.18

Communications

3.53

3.53

3.21

3.48

Risk

2.93

2.87

2.75

2.76

Procurement

3.33

3.01

2.91

3.33

Profesor: Luciano Silva Alarco

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Beneficios de las Prácticas de Gestión de Riesgos de Software

Fuente: Kulik y Weber, Grupo de Investigación KLCI Profesor: Luciano Silva Alarco

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Actualidad • Muchas personas en todo el mundo sufrieron pérdidas financieras cuando varios mercados financieros cayeron en el otoño de 2008, incluso después de que el Congreso de Estados Unidos aprobara el proyecto de ley de rescate de 700 000 millones de dólares. • Según una encuesta mundial de 316 ejecutivos de servicios financieros, más del 70 % de los encuestados creía que las pérdidas derivadas de la crisis crediticia se debían en gran medida a que no se habían abordado los problemas de gestión del riesgo. • Los sectores bancario y de seguros de todo el mundo gastaron alrededor de 78 600 millones de dólares en tecnologías y servicios de información sobre riesgos en 2015, cifra que aumentó a 96 300 millones de dólares para 2018. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Riesgo Negativo

• Los diccionarios definen el riesgo como "la posibilidad de pérdida". • El riesgo negativo implica entender los problemas potenciales que podrían ocurrir en el proyecto y cómo podrían impedir el éxito del proyecto. • La gestión de riesgos negativos es como una forma de seguro; es una inversión. Profesor: Luciano Silva Alarco

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El Riesgo Puede Ser Positivo • Los riesgos positivos son los que tienen que ver con que podrían suceder cosas buenas; a veces llamadas oportunidades. • Una definición general de riesgo del proyecto es una incertidumbre que puede tener un efecto negativo o positivo en el cumplimiento de los objetivos del proyecto. • El objetivo de la gestión de riesgos del proyecto es minimizar los posibles riesgos negativos y, al mismo tiempo, maximizar los posibles riesgos positivos. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Mejores Prácticas • Algunas organizaciones cometen el error de abordar únicamente los riesgos tácticos y negativos al realizar la gestión de riesgos del proyecto. • David Hillson, (www.risk-doctor.com) sugiere superar este problema ampliando el alcance de la gestión de riesgos para abarcar tanto los riesgos estratégicos como las oportunidades de crecimiento, a lo que se refiere como gestión integrada de riesgos. • En un artículo de 2014, Hillson describió la importancia de las buenas relaciones de trabajo, especialmente entre el patrocinador del proyecto y el gerente del proyecto. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Utilidad de Riesgo • El apetito de riesgo o tolerancia de riesgo es la cantidad de satisfacción o placer que se recibe de una recompensa potencial. • El apetito aumenta a un ritmo decreciente para las personas que son reacias al riesgo. • Aquellos que buscan el riesgo tienen una mayor tolerancia al riesgo y su satisfacción aumenta cuando hay más beneficios en juego. • El enfoque neutral con respecto al riesgo logra un equilibrio entre el riesgo y el resultado final. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Función de Utilidad de Riesgo y Preferencia de Riesgo

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Procesos de la Gestión de Riesgos del Proyecto

• Planificación de la gestión de riesgos: Decidir cómo abordar y planificar las actividades de gestión de riesgos para el proyecto. • Identificación de riesgos: Determinar qué riesgos pueden afectar a un proyecto y documentar las características de cada uno de ellos. • Realización de análisis cualitativos de riesgos: Priorización de los riesgos en función de su probabilidad de ocurrencia e impacto. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Procesos de la Gestión de Riesgos del Proyecto • Realización de análisis cuantitativos de riesgos: Estimación numérica de los efectos de los riesgos en los objetivos del proyecto. • Planificar las respuestas al riesgo: Tomar medidas para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas al cumplimiento de los objetivos del proyecto. • Control de riesgos: Monitoreo de riesgos identificados y residuales, identificación de nuevos riesgos, ejecución de planes de respuesta a riesgos y evaluación de la efectividad de las estrategias de riesgo a lo largo de la vida del proyecto. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Resumen de Gestión de Calidad del Proyecto

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Planificación de la Gestión de Riesgos

• El resultado principal de este proceso es el plan de gestión de riesgos, un plan que documenta los procedimientos de gestión de riesgos a lo largo de un proyecto. • El equipo del proyecto debe revisar los documentos del proyecto y entender los enfoques de riesgo de la organización y del patrocinador. • El nivel de detalle variará según las necesidades del proyecto. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Temas Tratados en un Plan de Gestión de Riesgos

• Metodología • Funciones y responsabilidades • Presupuesto y calendario • Categorías de riesgo • Probabilidad e impacto del riesgo • Tolerancias revisadas de los interesados • Rastreo / seguimiento • Documentación de riesgos Profesor: Luciano Silva Alarco

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Planes de Contingencia y Planes de Emergencia, Reservas para Contingencias • Los planes de contingencia son acciones predefinidas que el equipo del proyecto tomará si ocurre un evento de riesgo identificado. • Se desarrollan planes alternativos para los riesgos que tienen un alto impacto en el cumplimiento de los objetivos del proyecto, y se ponen en práctica si los intentos de reducir el riesgo no son efectivos. • Las reservas o provisiones para imprevistos son definidos por el patrocinador del proyecto o la organización para reducir el riesgo de sobrecostes o excesos en el cronograma a un nivel aceptable. • Las reservas de la gerencia son fondos que se utilizan para riesgos desconocidos que NO forman parte de la línea base de costos sino que SON parte del presupuesto y de los requisitos de financiamiento. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Fuentes Comunes de Riesgo en los Proyectos de Tecnología de la Información

• Varios estudios muestran que los proyectos de TI comparten algunas fuentes comunes de riesgo. • El Grupo Standish desarrolló una hoja de puntuación de potencial de éxito de TI basada en los riesgos potenciales. • Otras categorías más amplias de riesgo ayudan a identificar los riesgos potenciales. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Hoja de Puntuación de Potencial de Éxito de TI Success Criterion

Relative Importance

User Involvement

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Executive Management support

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Clear Statement of Requirements

15

Proper Planning

11

Realistic Expectations

10

Smaller Project Milestones

9

Competent Staff

8

Ownership

6

Clear Visions and Objectives

3

Hard-Working, Focused Staff

3

Total

100

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Categorías Amplias de Riesgo

•Riesgo de mercado •Riesgo financiero •Riesgo tecnológico •Riesgo de las personas •Riesgo de estructura/proceso Profesor: Luciano Silva Alarco

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¿Qué Ha Salido Mal? • En una encuesta realizada en 2013, la gestión de riesgos era una alta prioridad, pero sólo el 66 % de las empresas dijeron que a menudo la incorporaban en sus decisiones de planificación estratégica. • Los incidentes de las aerolíneas causan preocupación, especialmente cuando toma muchas vidas: el choque de Germanwings en 2015 causó 150 muertes, supuestamente debido al mal estado mental del copiloto, y respondieron de inmediato implementando la regla de que dos personas deben estar en la cabina en todo momento y están considerando cambios en las pruebas médicas y psicológicas para los pilotos. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Estructura de Desglose de Riesgos

•Una estructura de desglose de riesgos es una jerarquía de categorías de riesgo potencial para un proyecto. •Similar a una EDT pero utilizado para identificar y categorizar los riesgos. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Ejemplo: Estructura de Desglose de Riesgos

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Posibles Condiciones Negativas de Riesgo Asociadas con Cada Área de Conocimiento

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Identificar Riesgos • La identificación de riesgos es el proceso de comprender qué eventos potenciales pueden dañar o mejorar un proyecto en particular. • Otra consideración es la probabilidad de descubrimiento (más adelante en el proyecto). • Las herramientas y técnicas de identificación de riesgos incluyen: • • • •

Lluvia de ideas (Brainstorming) La técnica Delphi Entrevistas Análisis FODA

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Brainstorming • La lluvia de ideas es una técnica mediante la cual un grupo intenta generar ideas o encontrar una solución para un problema específico acumulando ideas espontáneamente y sin juicio. • Un facilitador experimentado debe realizar la lluvia de ideas. • Tener cuidado de no usar en exceso o utilizar mal la lluvia de ideas. • La literatura en psicología muestra que los individuos producen una mayor cantidad de ideas trabajando en solitario que a través de una lluvia de ideas en pequeños grupos cara a cara. • Los efectos grupales a menudo inhiben la generación de ideas.

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Técnica Delphi

• La técnica Delphi se utiliza para obtener un consenso entre un panel de expertos que hacen predicciones sobre desarrollos futuros. • Proporciona información independiente y anónima sobre eventos futuros. • Utiliza repetidas rondas de preguntas y respuestas escritas y evita los efectos de sesgo, que pueden darse en los métodos orales, como la lluvia de ideas. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Entrevistas

• Entrevistar es una técnica utilizada para recopilar información en conversaciones cara a cara, por teléfono, por correo electrónico o por mensajería instantánea. • Entrevistar personas con experiencia en proyectos es una herramienta importante para identificar riesgos potenciales. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Análisis FODA

•El análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) también se puede utilizar durante la identificación de riesgos. •Ayuda a identificar los riesgos generales negativos y positivos que se aplican a un proyecto. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Registro de Riesgos • El resultado principal del proceso de identificación de riesgos es una lista de riesgos identificados e información adicional necesaria para comenzar a crear un registro de riesgos. • Un registro de riesgos es: • Un documento que contiene los resultados de varios procesos de gestión de riesgos y que a menudo se muestra en una tabla o formato de hoja de cálculo. • Una herramienta para documentar eventos de riesgo potenciales e información relacionada.

• Los eventos de riesgo se refieren a eventos específicos e inciertos que pueden ocurrir en detrimento o mejora del proyecto. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Contenido del Registro de Riesgos

• Un número de identificación para cada evento de riesgo. • Un rango para cada evento de riesgo. • El nombre de cada evento de riesgo. • Una descripción de cada evento de riesgo. • La categoría bajo la cual recae cada evento de riesgo. • La causa de cada riesgo. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Contenido del Registro de Riesgos • Triggers para cada riesgo; los factores desencadenantes son indicadores o síntomas de eventos de riesgo real. • Posibles respuestas a cada riesgo. • El propietario del riesgo o la persona que se responsabilizará de cada riesgo. • La probabilidad de ocurrir y el impacto de cada riesgo. • El estado de cada riesgo. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Ejemplo: Registro de Riesgos

No .: R44 Clasificación: 1 Riesgo: nuevo cliente Descripción: nunca antes habíamos hecho un proyecto para esta organización y no sabemos mucho sobre ellos. Una de las fortalezas de nuestra compañía es construir buenas relaciones con los clientes, lo que a menudo lleva a proyectos posteriores con ese cliente. Podríamos tener problemas para trabajar con este cliente porque es nuevo para nosotros. • Categoría: riesgo de personas • Etc. • • • •

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Realizar Análisis de Riesgo Cualitativo • Evaluar la probabilidad y el impacto de los riesgos identificados para determinar su magnitud y prioridad. • Las herramientas y técnicas de cuantificación de riesgos incluyen: • Matrices de probabilidad / impacto • El seguimiento de los 10 principales items de riesgos. • Juicio experto. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Matriz de Probabilidad / Impacto • Una matriz o diagrama de probabilidad / impacto enumera la probabilidad relativa de que un riesgo ocurra en un lado de una matriz o eje en un gráfico y el impacto relativo de que el riesgo ocurra en el otro. • Enumerar los riesgos y luego etiquetar cada uno como alto, mediano o bajo en términos de su probabilidad de ocurrencia y su impacto. • También se pueden calcular los factores de riesgo: • Números que representan el riesgo general de eventos específicos en función de su probabilidad e impacto. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Ejemplo: Matriz de Probabilidad / Impacto

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Gráfico que Muestra Tecnologías de Alto, Medio y Bajo Riesgo

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Seguimiento de los 10 Principales Riesgos • El Top Ten Risk Item Tracking es una herramienta cualitativa de análisis de riesgos que ayuda a identificar los riesgos y mantener un recordatorio de los riesgos a lo largo de la vida de un proyecto. • Establecer una revisión periódica de los diez principales items de riesgo del proyecto. • Enumerar el ranking actual, el ranking anterior, el número de veces que aparece el riesgo en la lista durante un período de tiempo y un resumen del progreso realizado en la resolución de dicho elemento de riesgo. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Ejemplo: Seguimiento de los Diez Items de Riesgo más Importantes

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Lista de Vigilancia

• Una lista de vigilancia es una lista de riesgos que son de baja prioridad, pero aún se identifican como riesgos potenciales. • El análisis cualitativo también puede identificar los riesgos que deben evaluarse sobre una base cuantitativa. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Actualidad

• La historia del Titanic es conocida en todo el mundo, y el 15 de abril de 2012, la gente reconoció el centésimo aniversario del hundimiento del Titanic. • Un artículo reciente en la Biblioteca Virtual de PMI explica cómo evitar "el factor Titanic" en sus proyectos mediante el análisis de la interdependencia de los riesgos. • Por ejemplo, la probabilidad de que ocurra un evento de riesgo podría cambiar si se materializa otro, y la respuesta a un evento de riesgo podría afectar a otro. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgo • A menudo se realiza después del análisis de riesgo cualitativo, pero ambos se pueden hacer conjuntamente. • Los proyectos grandes y complejos que involucran tecnologías de vanguardia a menudo requieren un extenso análisis cuantitativo de riesgos. • Las principales técnicas incluyen: • Análisis del árbol de decisión • Simulación • Análisis de sensibilidad Profesor: Luciano Silva Alarco

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Árboles de Decisión y Valor Monetario Esperado (VME) • Un árbol de decisión es una técnica de análisis de diagramación utilizada para ayudar a seleccionar el mejor curso de acción en situaciones en las que los resultados futuros son inciertos. • El valor monetario estimado (VME) es el producto de una probabilidad de evento de riesgo con el valor monetario del evento de riesgo. • Se puede dibujar un árbol de decisión para ayudar a encontrar el VME. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Ejemplo: Valor Monetario Esperado (VME)

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Simulación • La simulación usa una representación o modelo de un sistema para analizar el comportamiento esperado o el rendimiento del sistema. • El análisis de Monte Carlo simula el resultado de un modelo muchas veces para proporcionar una distribución estadística de los resultados calculados • Para usar una simulación Monte Carlo, se debe tener tres parámetros (muy probable, pesimista y optimista) más los valores de probabilidad que representan cada uno de ellos. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Pasos para el Análisis Monte Carlo 1. Evaluar el rango para las variables que se consideran. 2. Determinar la distribución de probabilidad de cada variable. 3. Para cada variable, seleccionar un valor aleatorio basado en la distribución de probabilidad 4. Ejecutar un análisis determinista o una pasada a través del modelo. 5. Repetir los pasos 3 y 4 muchas veces para obtener la distribución de probabilidad de los resultados del modelo. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Ejemplo: Resultados de Simulación Monte Carlo para el Cronograma del Proyecto

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¿Qué Ha Salido Bien? • Excel es una herramienta común para realizar análisis de riesgos cuantitativos. • General Motors utiliza la simulación para pronosticar sus ingresos netos, predecir los costos estructurales y los costos de compra de los vehículos, y determinar la sensibilidad de la empresa a los diferentes tipos de riesgo • Procter & Gamble lo usa para modelar el riesgo cambiario (moneda). • La simulación también se puede usar en proyectos ágiles. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Análisis de Sensibilidad • El análisis de sensibilidad es una técnica utilizada para mostrar los efectos de cambiar una o más variables en un resultado. • Por ejemplo, muchas personas lo usan para determinar qué pagos mensuales recibirán diferentes tasas de interés o períodos del préstamo, o para determinar puntos de equilibrio en base a diferentes suposiciones. • El software de hoja de cálculo, como Excel, es una herramienta común para realizar análisis de sensibilidad. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Ejemplo: Análisis de Sensibilidad Para Determinar el Punto de Equilibrio

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Planificación de Respuestas al Riesgo

• Después de identificar y cuantificar los riesgos, se debe decidir cómo responder a ellos. • Cuatro estrategias principales de respuesta para riesgos negativos: • Evitar el riesgo • Aceptar el riesgo • Transferir el riesgos • Mitigar el riesgos Profesor: Luciano Silva Alarco

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Estrategias Generales de Mitigación de Riesgos para Riesgos Técnicos, de Costos y Cronograma

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Estrategias de Respuesta para Riesgos Positivos

•Explotar el riesgo. •Compartir el riesgo. •Mejorar el riesgo. •Aceptar el riesgo.

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Riesgos Residuales y Secundarios

• También es importante identificar los riesgos residuales y secundarios. • Los riesgos residuales son los riesgos que quedan después de que se hayan implementado todas las estrategias de respuesta. • Los riesgos secundarios son el resultado directo de implementar una respuesta de riesgo. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Controlar Riesgos • Implica ejecutar el proceso de gestión de riesgos para responder a eventos de riesgo y garantizar que la vigilancia de riesgo sea una actividad continua realizada por todo el equipo del proyecto a lo largo de todo el proyecto. • Los workarounds son respuestas no planificadas a los eventos de riesgo que deben realizarse cuando no hay planes de contingencia. • Los principales resultados del control de riesgos son: • Información de rendimiento laboral. • Solicitudes de cambio. • Actualizaciones del plan de gestión del proyecto, otros documentos del proyecto y activos del proceso de la organización. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Uso de Software para Facilitar la Gestión de Riesgos del Proyecto

Los registros de riesgos se pueden crear en un archivo simple de Word o Excel o como parte de una base de datos. Un software de gestión de riesgos más sofisticado, como las herramientas de simulación de Monte Carlo, ayudan a analizar los riesgos del proyecto. Se puede adquirir complementos para Excel y MS Project (add-ins) para realizar simulaciones. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Resultados de la Buena Gestión de Riesgos del Proyecto

• A diferencia de la gestión de crisis, una buena gestión de riesgos de proyectos a menudo pasa desapercibida. • Los proyectos bien gestionados parecen ser fáciles, pero se necesita mucho trabajo para llevar a cabo un proyecto bien. • Los gerentes de proyecto deben esforzarse por hacer que sus trabajos parezcan fáciles y reflejar los resultados de proyectos bien gestionados. Profesor: Luciano Silva Alarco

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Resumen • La gestión de riesgos del proyecto es el arte y la ciencia de identificar, analizar y responder al riesgo durante la vida de un proyecto y en el mejor interés de cumplir los objetivos del proyecto. • Los principales procesos incluyen: • • • • • •

Planificar la gestión de riesgos Identificar los riesgos Realizar el análisis cualitativo de riesgos Realizar el análisis cuantitativo de riesgos Planificar las respuestas a los riesgos Controlar los riesgos

Profesor: Luciano Silva Alarco

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¿Preguntas?

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