Microsoft Office Aplikacije U Poslovanju

Ekonomski fakultet u Sarajevu Katedra za menad`ment i informacione tehnologije

MICROSOFT OFFICE APLIKACIJE U POSLOVANJU

Sarajevo, 2004.

Naziv djela: MICROSOFT OFFICE APLIKACIJE U POSLOVANJU Izdanje: prvo Godina izdanja: 2004. Glavni urednik: dr Milo{ TRIFKOVI], Dekan Urednik: dr Hasan MURATOVI] Izdava~: Ekonomski fakultet u Sarajevu Recenzenti: dr Hasan MURATOVI]; dr Nedjeljko BILI] Autori: dr Zlatko LAGUMD@IJA dr Nijaz BAJGORI] dr Aida HABUL mr Zlatan [ABI] mr Savo STUPAR Tarik ZAIMOVI] Kemal KA^APOR Dragan IVANOVI] Tihomir VESELINOVI] Lektor: Rade MARKOVI] Fotografija i grafi~ki dizajn: Adnan HAD@I] Tehni~ko ure|enje i obrada: Samira SALIHBEGOVI] [tampa: Arch Design d.o.o Za {tampariju: Esad ^ESOVI] CIP - Katalogizacija u publikaciji Nacionalna i univerzitetska biblioteka Bosne i Hercegovine, Sarajevo 004.91/ .94 (075.8) (076) MICROSOFT office aplikacije u poslovanju / [autori Zlatko Lagumd`ija ... [et al.]. Sarajevo : Ekonomski fakultet, 2004. - 343 str. : ilustr. ; 24 cm ISBN 9958-605-60-0 1. Lagumd`ija, Zlatko COBISS.BH-ID 13318918 Mi{ljenjem Federalnog ministarstva obrazovanja, nauke, kulture i sporta broj 04-15-2708-2/04 od 25.06.2004. godine, publikacija je proizvod iz ~lana 19. ta~ka 10. Zakona o porezu na promet poizvoda i usluga na ~iji se promet na pla}a porez na promet proizvoda

KRATAK SADR@AJ KNJIGE

1.

MS Word ........................................................................................................5

1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci ..................................................9 Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja ........................................34 Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje ..........................................60 Kori{tenje programa MS Word - Tabele ........................................................87

2.

MS Excel ......................................................................................................105

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5.

Uvod - Istorijat Excela i spred{it tehnologije ..............................................109 Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji ........................................113 Analiza podataka pomo}u Excela ................................................................138 Primjeri............................................................................................................162 Napredno kori{tenje Excela ..........................................................................172

3.

MS Outlook ................................................................................................185

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.

Uvod u kori{tenje programa MS Outlook ..................................................189 Elektronska po{ta (e-mail) ............................................................................194 Kontakti ..........................................................................................................201 Calendar - Vremensko planiranje ..................................................................216 Tasks - Zadaci ................................................................................................221 Pode{avanje (Setup) mail accounta ..............................................................224

4.

MS PowerPoint ..........................................................................................229

4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5.

Kreiranje prezentacija u PowerPointu ..........................................................233 Rad sa prezentacijama u PowerPointu ........................................................238 Ure|ivanje prezentacije u PowerPointu ......................................................246 Dodavanje elemenata stranicama u PowerPointu........................................255 Prikazivanje prezentacije u PowerPointu......................................................263

5.

MS Project ..................................................................................................267

5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

Tipi~no kori{tenje u pripremi i vo|enju projekata ......................................271 Po~etak rada sa Projectom............................................................................274 Osnovne komande i pode{avanje Projecta ..................................................280 Vrste prikaza i {tampanje ..............................................................................292

6.

MS Access ....................................................................................................297

6.1. 6.2. 6.3. 6.4.

Baze podataka ................................................................................................301 Izrada baze podataka ....................................................................................305 Izdvajanje informacija i alati za filtriranje ....................................................323 Kreiranje jednostavnog izvje{taja ..................................................................331

MICROSOFT WORD

DETALJAN SADR@AJ

1. MS Word 1.1. Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci ..........................9 WORD EKRAN I KONTROLA POGLEDA ......................................................9 Naslov i traka menija ................................................................................10 Traka alata ................................................................................................11 Pogledi na dokument ................................................................................12 Statusna traka ..........................................................................................13

EDITOVANJE TEKSTA ....................................................................................13 Kursor i kucanje teksta ............................................................................14 Paragraf ....................................................................................................16 Osnovne operacije editovanja....................................................................19

FONT - PRVI KORAK FORMATIRANJA ........................................................25 [ta je to font?............................................................................................25 Kako se mijenja font?................................................................................26 Promjena veli~ine i stila fonta....................................................................27 Kopiranje vrste, veli~ine i stila fonta ..........................................................27

SNIMANJE TEKSTA NA DISK ......................................................................28 Spa{avanje sa novim imenom ..................................................................28 Otvaranje postoje}eg dokumenta..............................................................31 Spa{avanje sa istim imenom ....................................................................31

REZIME............................................................................................................32

1.2. Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja..............34 U^ITAVANJE UKUCANOG TEKSTA ............................................................34 OSOBINE STRANICE ....................................................................................36 Margine ....................................................................................................37 Veli~ina papira ..........................................................................................37

FORMATIRANJE PARAGRAFA ......................................................................38 Promjena fonta ........................................................................................38 Poravnanje ................................................................................................39 [irina paragrafa i prva linija......................................................................39 Razmak izme|u paragrafa ......................................................................40 Vrijeme je za Save ....................................................................................43 Naslov (jo{ o paragrafu i fontovima) ........................................................44

UMETANJE SLIKE ..........................................................................................49 Smanjenje i uve}anje pogleda na dokument ............................................49 Umetanje slike u tekst ..............................................................................50

[TAMPANJE DOKUMENTA ..........................................................................54 Vrijeme je za jo{ jedan Save ......................................................................54 Kontrolni pregled prije {tampanja ............................................................54 I, kona~no, tekst na papiru ......................................................................56

REZIME ..........................................................................................................58

1.3. Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje ..................60 PRIPREMNE RADNJE ....................................................................................60 STILOVI ............................................................................................................61 Osnovno formatiranje................................................................................62 Formiranje stila ........................................................................................65 Primjena stila ............................................................................................67 Modificiranje stila ....................................................................................67 Organizujte stilove ....................................................................................70

STRANI^ENJE ................................................................................................74 Kontrola preloma stranica ........................................................................75 Brojevi stranica ........................................................................................77 Razli~iti formati stranica ..........................................................................80 Na kraju opet {tampanje..........................................................................85

REZIME ..........................................................................................................85

1.4. Kori{tenje programa MS Word - Tabele ..................................87 PRIPREMNE RADNJE ....................................................................................87 TABELE ............................................................................................................89 Umetanje prazne tabele ..........................................................................89 Popunjavanje tabele..................................................................................90 Formatiranje tabele ..................................................................................91 Manipulacija redovima, kolonama i }elijama ..........................................100

REZIME ..........................................................................................................103

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

9

1. MICROSOFT WORD

1.1. Kori{tenje programa MS Word – Prvi koraci U ovoj lekciji }ete se upoznati sa osnovama stvaranja i obrade kompjuterskog teksta. Svoje prve korake }ete napraviti u tekst procesoru Microsoft Word. Za{to ba{ u tom programu? Ako radite na personalnom kompjuteru, na raspolaganju vam je “more” programa za pisanje tekstova. Svi su oni namijenjeni za istu stvar, za pisanje i obradu teksta, i zato su uglavnom veoma sli~ni. Kada savladate jedan program, veoma brzo mo`ete po~eti koristiti neki drugi. Va{ je izbor koji }ete koristiti. Me|utim, vjerovatno }ete biti “osu|eni” na barem jedan program: Microsoft Word for Windows (u nastavku }emo ga zvati jednostavno MS Word ili samo Word). To je tekst procesor koji je ubjedljivo najpopularniji i zbog toga jednostavno morate znati osnovne operacije u Wordu. Ako ga i ne koristite, ve}ina ljudi oko vas ga koriste i ~esto }ete dobijati tekstove napisane u Wordu. Morate ih barem znati pro~itati, a vrlo vjerovatno i korigovati. Iz ovih razloga }emo u~iti kako se kompjuterski tekst stvara i obra|uje upravo pomo}u programa MS Word. Koristi}emo verziju programa MS Word 2003, ali odmah da na po~etku napomenemo da su na~ini rada sa tekstom koje }ete nau~iti sa tom verzijom programa uglavnom veoma sli~ni i primjenjivi i na druge verzije Worda. Mo`da neke stvari druga~ije izgledaju ili se na neznatno druga~iji na~in rade, ali principi obrade teksta koje }ete ovdje nau~iti potpuno su primjenjivi na gotovo sve novije verzije programa MS Word. Kre}emo sa prvom lekcijom. U ovoj lekciji }ete malo kuckati tekst. Nau~i}ete osnovna pravila kucanja teksta, kako da popravljate gre{ke u kucanju i kako da manipuli{ete ukucanim tekstom. Usvoji}ete va`ne pojmove kao {to su paragraf i font. Na kraju }ete nau~iti i kako se spa{ava na disk ono {to ste ukucali. Napravi}ete svoj prvi Word dokument!

WORD EKRAN I KONTROLA POGLEDA Pokrenite program Word for Windows. On se, naravno, pokre}e kao i svi drugi programi. Otvori}e se jedan prozor, koji izgleda sli~no ovome:

10

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

MICROSOFT WORD

Slika 1-1: Word ekran

Ovako izgleda Word ekran. To je prozor kao i svi drugi i na njemu su mogu}e standardne operacije: restoriranjem veli~ine mo`ete imati Word na ekranu tako da ne zauzima cijeli ekran, maksimiziranjem mo`ete dobiti Word preko cijelog ekrana, a minimiziranjem ga mo`ete privremeno “skloniti” sa ekrana, ali tako da ostane aktivan. [ta vidimo na ovom ekranu? Naslov i traka menija Na samom vrhu se nalazi naslovni dio prozora u kojem pi{e “Microsoft Word” i “Document1”. Tekst “Document1” je ime dokumenta kojeg trenutno obra|ujete. Po{to ste tek “u{li” u Word, on je otvorio jedan prazan dokument kojeg je nazvao “Document1”. Ovo,

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

11

naravno, mo`ete promijeniti, {to }emo nau~iti kasnije. Na naslovnom dijelu se nalaze i tri standardna dugmeta kojima se ostvaruju operacije minimiziranja, restoriranja i zatvaranja programa. Ispod ta tri dugmeta nalazi se jo{ jedno dugme “X”. Pomenuta gornja tri dugmeta se odnose na cijeli prozor u kojem je Word, a donje dugme “X” samo na dokument koji obra|ujete. Ako ga kliknete, zatvori}ete samo dokument koji obra|ujete, ali ne i cijeli program Word. Dakle, mo`ete zamisliti da se “unutar” Worda nalazi jo{ jedan prozor u kojem je va{ dokument. Ispod naslova se nalazi traka menija. Svaka od pobrojanih rije~i na toj traci predstavlja grupu komandi koje mo`ete koristiti. Do grupe komandi se dolazi tako {to jednostavno kliknete na jednu od rije~i i otvori se meni koji sadr`i komande. Izlaz iz nekog od menija posti`ete tako {to kliknete negdje u dokument ili ponovo na rije~ kojom ste i otvorili taj meni. Koje je zna~enje konkretnih komandi i kako se one koriste, u~i}ete postepeno. Nije potrebno da odmah znate sve komande. Traka alata Ispod trake menija se nalaze trake alata. Alati su predstavljeni “dugmadima” na koja treba da kliknete ako ho}ete da pokrenete neki od alata. Neki alati nisu ni{ta drugo nego skra}eni put da do|ete do neke od komandi iz menija, a postoje i neki koji se ne mogu na}i u menijima. Slika traka alata data u ovom praktikumu se mo`da ne poklapa sa slikom koju ste dobili na svom kompjuteru. To je zbog toga {to Word daje mogu}nost kontrole traka alata – koje }e biti vidljive, a koje ne. Tu kontrolu imate u meniju “View”. Kliknite na njega, a zatim izaberite komandu “Toolbars…”. Rije~ Toolbar se sa engleskog jezika mo`e prevesti upravo kao traka alata ili traka za alate. Dobi}ete ne{to sli~no kao na slici 1-2. Tu su pobrojane trake alata koje su vam na raspolaganju. Pored onih koje su trenutno vidljive stoji kva~ica. Klikom na ime trake alata (npr. “Standard”) uklju~ujete ili isklju~ujete tu traku. Koje su trake alata bitne? Standard je traka sa alatima za standardne operacije. Formatting je traka sa alatima za formatiranje teksta. Drawing je traka sa alatima za crtanje. Tables and Borders je traka sa alatima za crtanje tabela i kontrolu uokvirivanja teksta i sli~no. Ostale su vam manje bitne. Na prvoj slici su uklju~ene prve tri navedene trake. Standard je prva odozgo, Formatting druga, a traka Drawing je pri dnu ekrana.

12

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

MICROSOFT WORD

Slika 1-2: Trake alata

Poku{ajte uklju~iti ili isklju~iti neke od alata. Trake alata su korisne, ali ne pretjerujte sa brojem alata koji su vidljivi jer time gubite na prostoru. Neka budu vidljivi samo oni koje naj~e{}e koristite. Obavezno ostavite vidljivim trake Standard i Formatting. Pogledi na dokument Ispod traka alata se nalazi prostor u kojem je dokument. Taj prostor je ograni~en linijarom, sa gornje i lijeve strane, na kojem se nalaze oznake centimetara koje vam poma`u da se prostorno orijenti{ete u dokumentu. Linijar mo`ete uklju~iti i isklju~iti pomo}u komande “Ruler” na meniju “View”. Savjetujemo vam da ostavite linijar uklju~enim, jer je on veoma koristan. Dokument je na po~etku predstavljen jednom velikom bijelom povr{inom koja predstavlja prazan papir po kojem treba da pi{ete. Word nudi vi{e razli~itih pogleda na va{ dokument. Pogled koji je dat na prethodnoj slici naziva se “Print Layout” i prikazuje dokument onako kako

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

13

}e i izgledati kada se od{tampa, dakle kao list papira. Druge poglede mo`ete dobiti iz menija “View”, a za sada su najinteresantniji: Normal – prikazuje dokument kao tekst na bijeloj povr{ini, ali ne vidite granice lista papira. Web Layout – prikazuje dokument kao Internet Web stranicu. Naime, pomo}u Worda mo`ete praviti i Web stranice za Internet. U tom slu~aju }ete koristiti ovaj pogled. Reading Layout – prikazuje dokument u boljoj formi za ~itanje. I u ovom prikazu mo`ete upisivati ili mijenjati tekst, ali je on pogodniji ako samo ~itate tekst. Outline – prikazuje dokument u skra}enom obliku tako da vam omogu}i, naprimjer, prikaz samo naslova bez teksta. Ovo je dobar pogled ako ho}ete da vidite strukturu dokumenta. Full Screen – sakrije sve pomo}ne elemente sa ekrana i prika`e dokument preko cijelog ekrana. Izlazak iz ovog na~ina rada se posti`e pritiskom na tipku <Esc> ili klikom na mali prozor koji se pojavi u dnu ekrana, a na kojem pi{e “Close Full Screen”. Poigrajte se malo pogledima da vidite kako izgledaju. Za po~etak vam preporu~ujemo pogled “Print Layout” jer on daje pogled na dokument koji je najsli~niji onome {to }ete dobiti na papiru. Statusna traka To je otprilike sve {to vidite na ekranu. Na samom dnu se nalazi jo{ jedna traka koja se zove statusna traka. Ona daje informacije o dokumentu i stanju u kojem se Word nalazi. Od svega {to na toj traci pi{e, najva`nija informacija se nalazi sasvim lijevo, a to je broj strane u dokumentu na kojoj se trenutno nalazite (“Page 1”). Pored nje dalje pi{e “Sec 1” {to je broj sekcije u dokumentu, ali vam to za sada uop}e nije va`no (savjet: nemojte odmah u~iti sve o Wordu – u~ite postepeno samo ono {to vam treba). U nastavku pi{e “1/1” i to zna~i “prva strana od ukupno jedne strane”. Kada bi pisalo “2/9”, to bi zna~ilo “druga strana od ukupno devet strana”. Dakle, drugi broj je tako|er va`na informacija – on predstavlja ukupan broj strana dokumenta. Toliko o onome {to vidite na ekranu i o kontroli toga {to vidite. Vrijeme je da uradite ne{to konkretno.

EDITOVANJE TEKSTA Za razliku od ma{ine za kucanje, Word vam omogu}ava da popravljate ono {to kucate. Mo`ete obrisati gre{ke u kucanju, “{etati” slobodno kroz tekst i prepravljati ga, kopirati dijelove teksta i jo{ mnogo toga {to vam poma`e da {to br`e napi{ete tekst. Sve ovo se zove editovanje teksta. Pomo}u editovanja stvarate tekst, mada ga jo{ ne uobli~avate (ne dajete veli~inu slova,

14

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

MICROSOFT WORD

ne poravnavate tekst i sli~no). Kona~no uobli~avanje teksta se posti`e formatiranjem teksta, a i to }emo nau~iti. Kursor i kucanje teksta Ve} smo rekli da veliki bijeli prostor na ekranu predstavlja prazan papir na koji kucate tekst. Na tom prostoru }ete primijetiti jednu malu uspravnu liniju koja “blinka”, a iza nje neki ~udan znak. Za sada zanemarite taj ~udni znak, ~ak i ako ga nema iza male uspravne linije. Uspravna linija koja “blinka” zove se kursor i pokazuje vam mjesto na koje mo`ete kucati tekst. Kursor je dakle veoma va`an i uvijek morate znati gdje je. Zato on i “blinka” da bi vam skrenuo pa`nju na sebe. Kucanje teksta Jednostavno po~nite sa kucanjem. Evo jedan mali tekst koji vam mo`e poslu`iti za vje`bu: Obi~no se smatralo da je visoka renesansa smijenila ranu renesansu isto tako prirodno i neizbje`no kao {to podne smjenjuje jutro. Smatralo se da su veliki majstori XVI vijeka – Leonardo, Bramante, Michelangelo, Raffaello, Giorgione i Tizian – imali iste ideale kao i njihovi prethodnici, ali da su ih oni tako potpuno izrazili da su njihova imena postala sinonim za savr{enstvo.

Kako kucate? Naravno, to znate, a ono {to je mo`da novo jeste sljede}e: Tipka mijenja tip slova kojima kucate. Ako se na ekranu pojavljuju mala slova i pritisnete , po~e}e se pojavljivati velika slova. Ako jo{ jednom pritisnete , pojavljiva}e se opet mala. Naravno, kuca}ete malim slovima, a samo ponekad vam trebaju velika. Da ne biste stalno pritiskali , “privremeni” prelazak na velika slova dobijete pritiskom na jednu od tipki <Shift>. Dr`ite pritisnutu tipku <Shift> i istovremeno pritisnete slovo koje ho}ete da ukucate. Ako su “namje{tena” velika slova, <Shift> ima obrnutu funkciju – privremeno dobijate mala slova. Prelazak u novi red se posti`e pritiskom na tipku <Enter> (ili na nekim tastaturama). Nemojte prelaziti u novi red osim ako to ba{ `elite. Word }e umjesto vas praviti prelaze u novi red kada tekst do|e do ivice stranice. Ako pogre{no ukucate neko slovo, obri{ite ga tipkom . Tipka bri{e slovo koje je ispred kursora.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

15

Ako ste naknadno primijetili da ste ne{to pogre{no ukucali, mo`ete se na}i u nedoumici – tipkom mo`ete obrisati slovo koje je ispred kursora i onda ukucati ispravno slovo, ali kursor je sada na kraju teksta, a gre{ka je mnogo ranije napravljena. Dakle, treba dovesti kursor iza slova koje je pogre{no ukucano, da bi se mogla upotrijebiti tipka . Kako se to radi? Pozicioniranje kursora Najjednostavniji na~in pomjeranja kursora je pomo}u strelica na tastaturi. Jednostavno priti{}ite strelice gore, dole, lijevo ili desno i vidje}ete da se kursor pomjera po tekstu. Dovedite ga tamo gdje ho}ete. Ako je tekst veliki, kori{tenje strelica je neprakti~no – treba mnogo pritisaka na strelice da se kursor dovede na `eljeno mjesto. Tu }e vam pomo}i sljede}e tipke: dovede kursor na po~etak reda. <End> dovede kursor na kraj reda. ili <PageUp> pomjeri kursor za jednu stranicu prema gore. ili <PageDown> pomjeri kursor za jednu stranicu prema dole. Drugi, veoma ~esto prakti~niji na~in pozicioniranja kursora je pomo}u mi{a. Pomjerajte mi{a i vidje}ete da se po ekranu pomjera jedan malo druga~iji kursor – ne “`miga”. To je pokaziva~ mi{a. Dovedite ga na mjesto gdje ho}ete postaviti “pravi” kursor i kliknite mi{em. Kursor }e se pozicionirati na to mjesto. Pokaziva~ mi{a ne pokazuje mjesto gdje se kuca tekst; to je jednostavno znak koji pokazuje gdje pomjerate mi{a. Primijeti}ete da, kada iza|ete iz prostora dokumenta, pokaziva~ mi{a se pretvara u strelicu. Nemojte pobrkati pokaziva~ mi{a sa kursorom – ako samo dovedete pokaziva~ mi{a negdje u tekst i po~nete kucati, tekst se ne}e pojaviti na tom mjestu, nego tamo gdje je kursor teksta. Tekst se uvijek pojavljuje tamo gdje je kursor. Kada budete popravljali gre{ke, dove{}ete kursor iza slova koje je pogre{no, tipkom }ete obrisati to slovo i jednostavno ukucati ispravno slovo. Primijeti}ete da se ispravno slovo “umetne” u tekst tamo gdje je kursor. Ako nastavite kucati, i taj tekst se ume}e u postoje}i tekst tamo gdje je kursor. Tako se dodaje novi tekst unutar postoje}eg. Pritiskom na tipku , to }e se promijeniti. Kucanjem }e se pojavljivati tekst “preko” postoje}eg; poni{ti}e postoje}i. Pazite! Stari tekst je tada izgubljen. Ponovnim pritiskom na tipku vrati}ete se na staro stanje: kucanjem se ume}e tekst. Kad smo ve} kod popravljanja gre{aka, evo jo{ jednog na~ina da obri{ete jedno slovo. Pritiskom na tipku , obrisa}ete slovo koje je iza kursora. Dakle, birajte ono {to vam je jednostavnije u tom trenutku: ili .

16

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

MICROSOFT WORD

Paragraf [ta je to paragraf? Vratimo se sada na onaj ~udni znak koji smo na po~etku spomenuli. On izgleda kao ~udno slovo P naopa~ke i vjerovatno ste primijetili da jedan uvijek stoji na kraju teksta i ne mo`ete ga obrisati. To je oznaka kraja paragrafa. [ta je to paragraf? U Wordu je paragraf ne{to veoma sli~no paragrafu ili pasusu koje ste vi|ali u knjigama ili novinama. Paragrafi su dijelovi teksta koji su na neki na~in odijeljeni me|usobno. Na po~etku, u praznom tekstu, postoji jedna oznaka kraja paragrafa, dakle jedan paragraf. Kada kucate, sav tekst se nalazi u tom jednom paragrafu sve dok ne pritisnete tipku <Enter> (ili ). Tada se pojavi jo{ jedna oznaka kraja paragrafa. Sada ih je dva. Zna~i da pritiskom na tipku <Enter> otvarate novi paragraf i po~injete kucati tekst u tom novom paragrafu. Dakle, dok god Word sam prelazi u novi red, jo{ uvijek ste u istom paragrafu, tek kada pritiskom na tipku <Enter> “nasilno” pre|ete u novi red, otvorili ste novi paragraf. Dakle, mo`e se re}i da je za Word paragraf sve ono {to je izme|u dva “nasilna” prelaska u novi red, odnosno, izme|u dva pritiska na tipku <Enter>. Za{to je va`no razumjeti {ta je to paragraf? Zato {to Word cijeli dokument posmatra kao niz paragrafa i sve {to radite sa editovanjem ili formatiranjem teksta uglavnom se odnosi na paragrafe, a ne na tekst u cjelini. Ako ne znate gdje vam zavr{ava jedan, a po~inje drugi paragraf, ima}ete problema da shvatite {ta se de{ava sa tekstom u toku ve}ine operacija koje budete radili. Oznaka kraja paragrafa vam mo`da izgleda ru`no na ekranu, ali je veoma korisna upravo iz tog razloga – vidite granicu izme|u paragrafa. Ako ba{ insistirate na tome da se oznake kraja paragrafa ne vide na ekranu, mo`ete to posti}i pomo}u menija “Tools”. Izaberite komandu “Options” i dobi}ete prozor kao na slici 1-3. U njemu se nalazi jedanaest kartica koje dobijate klikom na zaglavlje kartica, u vrhu prozora. Ovim karticama pode{avate pona{anje Worda u odnosu na razne aspekte. Kliknite na zaglavlje kartice “View”. Ona slu`i za pode{avanje pona{anja Worda u odnosu na prikaz unutar dokumenta. Od svega {to vidite, za sada je bitno sljede}e: Drawings – Da li }e biti vidljive slike i crte`i u dokumentu? Pa naravno, re}i }ete. Ipak, ako imate kompjuter koji nije ba{ jake procesne mo}i, nekad je mudro isklju~iti ovu opciju, jer }e onda kompjuter biti br`i u obradi teksta, po{to ne mora stalno da prikazuje i slike. Text Boundaries – Da li }e biti vidljive granice teksta? U principu ne treba da pi{ete “po cijelom listu papira”. Treba da ostavite ne{to praznog prostora uz ivice papira (margine). Ako je ova opcija uklju~ena, Word }e vam pokazati granice do kojih pi{ete kao tanke, ta~kaste linije.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

17

Slika 1-3: Word Opcije

Tab Characters – Da li }e Tab biti vidljiv? Tab je znak koji zamjenjuje nekoliko praznih znakova. Njega nekad koristite za uvla~enje i poravnavanje teksta, a i za neke druge svrhe. Ukucate ga tipkom . Po{to on mijenja vi{e praznih mjesta, to nekad mo`e biti zbunjuju}e jer nismo sigurni da li je neki prazan prostor “popunjen” praznim znakovima ili Tabovima. Stoga je dobro da ovaj znak bude vidljiv. Kada ka`emo “vidljiv” mislimo na to da je Tab vidljiv samo na ekranu, kao pomo}ni prikaz da vam je jasno da tu stoji Tab. On nije vidljiv na papiru. Paragraph Marks – Da li su oznake kraja paragrafa vidljive? To je opcija zbog koje smo do{li do ove kartice. Ovom opcijom uklju~ujete / isklju~ujete vidljivost oznaka kraja paragrafa. Ve} smo rekli da je to veoma korisno, iako ne izgleda lijepo. I sve ostale opcije imaju svoju funkciju, ali nam za sada nisu bitne. Preporu~ujemo vam konfiguraciju uklju~enih / isklju~enih opcija kako je to dato na prethodnoj slici.

18

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

MICROSOFT WORD

Ne treba da vas brine {to vam dokument na ekranu ne izgleda ba{ onako kako biste htjeli da bude na papiru. Pomo}ne oznake kao {to su Tab, kraj paragrafa i granice teksta, vidljive su samo na ekranu. Ne}e biti od{tampane na papir. Spajanje i razdvajanje paragrafa Pogledajmo sada kako mo`ete spajati ili razdvajati paragrafe. Ovo je va`no jer to ~esto radite – razdvajate tekst u vi{e paragrafa ili spajate tekst iz vi{e paragrafa u jedan. Kako se to radi? Vrlo jednostavno. Potrebno je samo da stvarate ili bri{ete oznake kraja paragrafa. Word posmatra oznaku kraja paragrafa kao sasvim obi~no slovo: mo`ete ga obrisati kao i svako drugo slovo, a mo`ete ga i “ukucati”, tako {to pritisnete tipku <Enter>. Ako ste ukucali tekst za vje`bu, na ekranu imate ne{to sli~no ovome: Ako brišete sa pozicionirajte se ispred

Ako brišete sa pozicionirajte se na po~etak slijede}eg reda

Slika 1-4: Spajanje dva paragrafa - postupak

Vide se tri oznake kraja paragrafa {to zna~i da tu postoje tri paragrafa. Tekst je slo`en u dva paragrafa, a tre}i paragraf je “prazan” – izme|u druge i tre}e oznake kraja paragrafa nema nikakvog teksta. Ako ho}emo da spojimo tekst u jedan paragraf, jednostavno treba da obri{emo prvu oznaku za kraj paragrafa jer ona razdvaja tekst u dva paragrafa. Prvi na~in je da do|emo kursorom ispred oznake kraja paragrafa i pritisnemo tipku (ona bri{e znak iza kursora). Drugi na~in je da kursorom do|emo iza oznake kraja paragrafa. To mo`e biti zbunjuju}e. Ne mo`ete do}i bukvalno

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

19

iza tog znaka, jer on “odsijeca” red teksta, i iza tog mjesta “nema ni~ega” u nastavku reda. Pozicija koja je iza oznake kraja paragrafa je, ustvari, prva pozicija u sljede}em redu. Postavite kursor na po~etak sljede}eg reda i pritisnite tipku . Oznaka kraja paragrafa }e biti obrisana jer bri{e prethodni znak. ^im ga obri{ete, dva paragrafa }e biti spojena u jedan. Bilo koji na~in brisanja da ste upotrijebili, dobi}ete tekst koji izgleda otprilike ovako:

Slika 1-5: Spajanje dva paragrafa - rezultat

Sada je tekst u jednom paragrafu. Jednostavno ga mo`ete opet razdvojiti u dva paragrafa. Pozicionirajte kursor na mjesto gdje ho}ete da napravite razdvajanje i pritisnite tipku <Enter> (“nasilan” prelazak u novi red). Pojavi}e se nova oznaka kraja paragrafa i tekst }e biti razdvojen u dva paragrafa. Primijeti}ete da Word odmah preslo`i tekst tako da ima nove prelaze u novi red unutar paragrafa. Poigrajte se malo sa ovim. Razdvojite tekst u mnogo paragrafa, a onda ga vratite na ona dva koja ste imali na po~etku. Osnovne operacije editovanja Word je mnogo bolji od obi~ne ma{ine za kucanje zbog toga {to omogu}ava popravljanje gre{aka u kucanju i mnoge druge “igre” sa tekstom. Dok stvarate tekst, odnosno, dok ga editujete, na raspolaganju su vam mnoge operacije editovanja koje vam poma`u u tome. Da vidimo koje su to osnovne operacije.

Markiranje teksta Markiranje teksta je ozna~avanje teksta sa kojim ho}ete ne{to da uradite. Ovo }ete veoma ~esto raditi. Gotovo uvijek kada ho}ete da ne{to uradite sa dijelom teksta, morate ga prvo markirati

20

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

MICROSOFT WORD

da bi Word znao na koji dio teksta se odnosi operacija koju primjenjujete. Zato je prva i osnovna operacija editovanja teksta upravo markiranje teksta. Tekst se mo`e markirati na vi{e na~ina. Markiranje pomo}u mi{a je jednostavno, ali tra`i malo preciznosti: dovedete pokaziva~ mi{a na po~etak dijela teksta koji ho}ete da markirate, pritisnete lijevo dugme mi{a i ne pu{tate ga, prevu~ete mi{em preko teksta koji ho}ete da markirate, i pustite lijevo dugme mi{a. Vidje}ete da je tekst “prefarban” u crno. To je oznaka da je taj dio teksta markiran. Markiranje pomo}u tastature se izvodi ovako: Dovedete kursor na po~etak dijela teksta koji ho}ete da markirate. Pritisnete tipku <Shift> i dr`ite je pritisnutu. Strelicama ili drugim tipkama za pomjeranje kursora dovedete kursor do kraja dijela teksta koji markirate. Pustite tipku <Shift>. Tekst je opet ozna~en tako {to je obojen u crno. Bilo da ste radili mi{em ili tastaturom, rezultat je potpuno isti: tekst je markiran. To bi u na{em tekstu moglo izgledati ovako:

Markirani tekst

Slika 1-6: Markiranje teksta

Ono {to je bitno za markiranje je i sljede}e: Mogli ste po}i i od kraja teksta, pa vu}i mi{a ili pomjerati kursor do po~etka. Bitno je da pre|ete preko teksta “u jednom potezu”, nije bitno u kojem smjeru. Dakle, niste mogli krenuti od sredine, pa i}i malo naprijed, malo nazad.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

21

Ne mo`ete markirati razdvojene dijelove teksta. Markirani tekst uvijek mora biti jedna cjelina. Nikad ne zaboravite da Word posmatra tekst kao neprekinut niz znakova. Ako krenete sa prevla~enjem od jednog mjesta u tekstu i povu~ete mi{a ili pomjerite kursor direktno u drugi red, naprimjer, dole, vidje}ete da se prethodni red zacrnio do kraja, a red na kojem ste sada od svog po~etka do mjesta gdje je kursor. To je zato {to Word ne mo`e markirati dijelove teksta, a vi ste prakti~no presko~ili dio teksta. Word je onda markirao tekst u nizu sve od mjesta gdje ste po~eli, pa do mjesta gdje ste pomjerili pokaziva~ mi{a. ^im pomjerite kursor (kliknete mi{em negdje u dokument ili pritisnete neku od tipki za pomjeranje kursora), postoje}e markiranje se poni{ti. Budite pa`ljivi; ako pritisnete neko slovo, markirani tekst }e nestati, a umjesto njega }e se pojaviti to slovo. Ovaj “fenomen” }emo objasniti malo kasnije. Premje{tanje teksta ^esto }ete imati potrebu da premjestite dio teksta na drugo mjesto. Kako se to radi? Markirajte dio teksta koji ho}ete da premjestite. Pritisnite kombinaciju <X>. Tekst }e nestati sa ekrana. Dovedite kursor na mjesto gdje ho}ete da smjestite tekst koji je upravo nestao.

1. Markiramo Giorgione, zarez iza njega i jo{ jedno prazno mjesto. Sve ovo treba premjestiti da bismo opet imali lijepo nabrajanje.

2. Pritisnemo <X> i markirani tekst nestane.

3. Postavimo kursor ispred imena Raffaello, jer ho}emo Giorgionea ispred njega.

Obratite pa`nju na ovaj mali znak koji se pojavio

4. Pritisnemo i tekst se umetne na to mjesto

Slika 1-7: Premje{tanje teksta

22

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

MICROSOFT WORD

Pritisnite kombinaciju . Naprimjer, ho}emo da u spisku slikara Giorgione bude ispred Raffaella. [ta se, u stvari, desilo? Kada smo pritisnuli kombinaciju <X>, markirani tekst nije nestao, on je premje{ten, tj. privremeno sklonjen na neko drugo mjesto. To drugo mjesto se zove bafer (Windowsi ga zovu Clipboard). Bafer nije u na{em tekstu, on je negdje u memoriji kompjutera i ne vidimo ga. Kada smo pritisnuli kombinaciju , tekst je iz bafera preba~en nazad u na{ tekst. Ali, mi smo u me|uvremenu premjestili kursor na drugo mjesto, tako da je tekst iz bafera preba~en na drugo mjesto. Tako smo izveli premje{tanje teksta. Dakle: <X> – prebacuje markirani tekst u bafer – ume}e tekst iz bafera na mjesto gdje je kursor Zapamtite ove dvije kombinacije, treba}e vam veoma ~esto. Obratite pa`nju jo{ i na jedan mali znak koji se “sam od sebe” pojavio kada ste umetnuli tekst. To je znak pomo}u kojeg mo`ete birati opcije kopiranja. Ako ga zanemarite i jednostavno nastavite da kucate tekst ili ako pritisnete tipku <Esc>, on }e nestati. Me|utim, ako kliknete na njega mi{em, dobi}ete ove opcije:

Slika 1-8: Opcije kopiranja

Za sada su bitne samo prve dvije: Ako izaberete prvu (Keep Source Formatting – eng. Zadr`i formatiranja sa izvora), tekst koji je premje{ten zadr`ava osobine koje je imao prije premje{tanja (veli~inu slova, boju itd.); Ako izaberete drugu (Match Destination Formatting – eng. Uklopi se u formatiranje destinacije), tekst koji je premje{ten automatski poprima osobine sve osobine teksta koji se

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

23

ve} nalazi na tom mjestu. Ovo mo`e biti veoma zgodno jer Word onda automatski “uklopi” cijeli tekst da izgleda isti, odnosno ne morate ni{ta popravljati. Kopiranje teksta Probali smo premjestiti dio teksta. Mogu}e je i kopirati dio teksta. Evo kako se to radi: Markirate dio teksta koji ho}ete da kopirate. Pritisnete kombinaciju . Naizgled se ni{ta ne desi. Postavite kursor na mjesto gdje ho}ete kopiju markiranog teksta. Pritisnete kombinaciju . Na mjesto kursora se umetne kopija markiranog teksta. Ako ho}ete jo{ kopija, jednostavno ponavljate prethodna dva koraka onoliko puta koliko je potrebno. [ta se ovdje desilo? Kada ste pritisnuli kombinaciju , kao da se ni{ta nije desilo. To nije ta~no. Markirani tekst je iskopiran u bafer. Dakle, sli~no kombinaciji <X>, samo {to tekst nije nestao - nije premje{ten nego iskopiran u bafer. Ostalo je jasno. Isto kao i kod premje{tanja, koristili smo kombinaciju da kopiramo tekst iz bafera na mjesto gdje je kursor. Primijetili ste da to mo`ete uraditi koliko god ho}ete puta. Dakle, kombinacija ne isprazni bafer, nego samo iskopira njegov sadr`aj na mjesto gdje je kursor. Tekst ostaje i dalje u baferu. Primje}ujete koliko je bafer va`an. Ponovimo zato ono {to je najbitnije: – kopira markirani tekst u bafer, <X> – prebacuje markirani tekst u bafer, – ume}e tekst iz bafera na mjesto gdje je kursor. Tekst koji je u baferu ostaje tamo sve dok ga ne zamijenite nekim drugim dijelom teksta pomo}u kombinacija <X> ili . Zapamtite dobro ove kombinacije - one se ~esto koriste, ne samo u Wordu, nego i u ve}ini drugih programa koji rade na Windowsima. Ako vam se ~ini komplicirano pritiskati dvije tipke odjednom, postoji i drugi na~in da se to uradi, mada }ete vremenom shvatiti da je upravo pritiskanje kombinacija najbr`e. Drugi na~in da uradite ove tri operacije jeste kori{tenje komandi iz menija Edit. Kliknite na meni Edit i dobi}ete izbor vi{e komandi me|u kojima }ete prepoznati ove tri:

24

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

MICROSOFT WORD

Prebaci u bafer Kopiraj u bafer Kopiraj iz bafera

Slika 1-9: Komande za rad sa baferom

To je jo{ jedan na~in da uradite istu stvar: Kliknete mi{em na meni Edit i onda povu~ete mi{a nadole do komande koju ho}ete i onda jo{ jednom kliknete. Obratite sada pa`nju jo{ i na prve dvije komande menija Edit. One su tako|e va`ne, naro~ito prva. Prva komanda, Undo sa skra}enicom , poni{tava rezultat zadnje operacije koju ste napravili. Ovo je veoma va`no i nemojte to zaboraviti. Naprimjer, ako ste gre{kom izbrisali mnogo teksta, bez panike – ne}ete ga morati ponovo kucati. Ne radite ni{ta drugo nego odmah pritisnite kombinaciju i tekst }e se vratiti – poni{ten je rezultat zadnje operacije – operacije brisanja. Ako ste u me|uvremenu jo{ ne{to radili, onda brisanje ne}e biti zadnja operacija, pa ne}e vratiti obrisani tekst. U principu, ako nastavite pritiskati , poni{tava}e se rezultati predzadnje operacije, onda one prije nje itd. Ovo ima svoje ograni~enje, pa ne}ete mo}i unedogled poni{tavati operacije unazad. Najbolje vam je da ra~unate da imate pravo na jednu gre{ku, maksimalno dvije. Druga operacija, Repeat sa skra}enicom , radi suprotno – ponavlja zadnju operaciju. Ovo nekad mo`e biti veoma zgodno, mada se ne koristi ~esto. Zapamtite: – Poni{tava rezultat zadnje operacije. Nau~ili ste ve} nekoliko komandi. Idemo dalje sa operacijama editovanja. Brisanje teksta Nau~ili ste kako se bri{e jedno slovo: tipka bri{e slovo ispred kursora, a tipka bri{e slovo iza kursora. Ako treba da obri{ete pet stranica teksta, brisanje slovo po slovo o~igledno nije pravi na~in. Evo kako se bri{e ve}a koli~ina teksta: Markirate dio teksta koji ho}ete da bri{ete. Pritisnete tipku

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

25

Jednostavno, zar ne? Mo`ete pritiskom na jednu tipku da obri{ete tekst koji ste kucali tri dana. Prema tome, oprez sa ovom komandom. U svakom slu~aju, nikad ne zaboravite (komanda Undo); ako “zabrljavite”, ona vas mo`e spasiti. Zamjena teksta Zamijeniti tekst drugim tekstom ve} znate: obri{ete stari (to znate) i onda ukucate novi (i to znate). Nekad je zgodan i ovaj na~in: Markirate dio teksta koji treba zamijeniti. Jednostavno po~nete kucati novi tekst. ^im pritisnete prvo slovo, markirani tekst nestane (ovo smo ve} spomenuli i rekli da }emo kasnije objasniti). Ovaj “nestanak” markiranog teksta mo`e nekad biti i nezgodan. De{ava se da, nakon {to markirate dio teksta, slu~ajno pritisnete neku tipku iako niste htjeli da markirani tekst zamijenite. Bez panike, opet je tu spasonosni Undo; samo pritisnite i sve }e vratiti u prvobitno stanje. Ako vam se ovo ~esto de{ava i smeta vam, mo`ete re}i Wordu da se ne pona{a tako. Pokrenite komandu Options u meniju Tools. Izaberite karticu Edit (sje}ate se ovih kartica – one govore Wordu kako da se pona{a “na du`e staze”). Na toj kartici isklju~ite opciju “Typing Replaces Selection”.

FONT – PRVI KORAK FORMATIRANJA Sve {to ste do sada nau~ili odnosi se na editovanje teksta, tj. na osnovne postupke koji vam poma`u da stvarate tekst. Za sada ni{ta niste nau~ili o tome kako da date oblik tekstu – kako da ga poravnate, slo`ite ljep{e, pove}ate ili smanjite slova i sli~no. Word vam omogu}ava sve to i mnogo vi{e u cilju sre|ivanja teksta tako da bude {to ~itljiviji, jasniji i ljep{i. Postupci koje koristite da biste to postigli nazivaju se formatiranje teksta. Prvi korak u formatiranju teksta je manipulacija fontovima. [ta je to font? Font je vrsta slova. Mo`da je preciznije re}i i da je font vrsta pisma koje koristite. U ovom priru~niku uo~avate razli~ita slova: neka su sa malim kva~icama na krajevima linija, neka su vi{e “ravna” itd. Ovisno od dijela teksta (da li je to glavni tekst, naslov, tekst ispod slike i sli~no), koristi}ete razli~ite fontove. Nemojte mije{ati font (vrstu slova) sa njihovom veli~inom i stilom. Font u razli~itoj veli~ini mo`e malo druga~ije izgledati. Stil fonta se posti`e primjenom razli~itih efekata:

26

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

MICROSOFT WORD

Bold – podebljana, masna slova, Italik – uko{ena slova, Underline – podvu~ena slova. Svaki font mo`e poprimiti malo druga~iji izgled primjenom ovih efekata ili njihovom kombinacijom (naprimjer, mo`ete slova u~initi istovremeno i podebljanim i zako{enim), ali njegove bazne osobine, tj. vrsta pisma ostaje ista. Kako se mijenja font? Kada ukucate neki tekst, mo`ete ga promijeniti u bilo koji font koji postoji na va{em kompjuteru. Evo kako se to radi:

1. Markirajte dio teksta 2. Kliknite na ovu malu strelicu 3. Pomo}u kliza~a i strelica, pomjerajte se kroz spisak dok ne ugledate font koji tra`ite. 4. Kliknite na font koji ste tra`ili

Slika 1-10: Izbor fonta

Isti postupak }ete primijeniti i ako ho}ete samo da nastavite kucati tekst u drugom fontu. U tom slu~aju ne markirate nikakav tekst, a nakon izbora novog fonta, tekst }ete kucati u tom fontu od mjesta gdje se u trenutku promjene nalazio kursor. Sam postupak je veoma jednostavan. Na spisku su abecedno poredani nazivi fontova koji su ve} prikazani onako kako }e biti od{tampani, tako da odmah mo`ete vidjeti kako }e otprilike izgledati tekst.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

27

Promjena veli~ine i stila fonta Veli~inu fonta mijenjate sli~no mijenjanju vrste fonta. Odmah desno, pored prozor~i}a za vrstu fonta, stoji prozor~i} za veli~inu fonta. Kliknete na malu strelicu pored i dobijete spisak veli~ina, a mo`ete i ukucati broj koji ho}ete. Ti brojevi ne ozna~avaju milimetre, centimetre ili ne{to sli~no. Oni ozna~avaju pointe, tj. male ta~kice od kojih su sastavljena slova. Ne morate se mnogo zamarati razmi{ljaju}i o tome kakve su to ta~kice i kolike su. Veoma brzo }ete nau~iti koja veli~ina slova vam odgovara za koju primjenu. Ovdje vam samo mo`emo dati savjet koji mo`ete, a ne morate usvojiti: granica normalne ~itljivosti teksta je veli~ina 10, normalnim vrijednostima se smatraju veli~ine 11 i 12, a ve}a slova se uglavnom koriste za naslove i sli~no. Ovo ovisi i od vrste fonta, tako da }ete morati malo sami eksperimentisati. Stil fonta mijenjate sa tri dugmeta koja se nalaze pored ku}ica za izbor imena i veli~ine fonta. To su dugmad na kojima pi{e “B”, “I” i “U”. Ako je uklju~eno dugme B, font }e biti Bold – podebljan, dugme I – font }e biti uko{en, a dugme U – podvu~en. Za promjenu veli~ine i stila va`i isto kao i za promjenu vrste fonta: markirate tekst i promijenite mu te osobine ili ne markirate ni{ta, pa u nastavku od pozicije kursora kucate sa novom veli~inom ili stilom. Kopiranje vrste, veli~ine i stila fonta Ako u tekstu morate ~esto mijenjati osobine fonta, to mo`e biti neprakti~no. Naprimjer, u tekstu nagla{avate neke rije~i promjenom stila (podebljate ih ili ukosite) – tada morate mijenjati stil ili ~ak i font kad god nai|ete na takvu rije~. To mo`e smetati jer ste pri kucanju koncentrisani na zna~enje teksta. Mogu}e rje{enje je da kucate normalno, a onda se na kraju jednog poglavlja ili neke druge cjeline vratite i promijenite stil nekih rije~i. Ni ovo ne bi bila ba{ neka u{teda vremena da ne postoji alat za kopiranje stila. Evo kako mo`ete br`e promijeniti stil vi{e dijelova teksta: Promijenite vrstu, veli~inu i stil fonta na jednoj rije~i ili dijelu teksta. Postavite kursor negdje u taj tekst. Kliknete na dugme na kojem je nacrtana ~etka: Prevu~ete pokaziva~em mi{a (koji se sada promijenio i isto ima malu ~etku) preko nekog drugog teksta. Tekst poprimi sve osobine onog prvog. Ponovo kliknete na ~etku i ponavljate postupak sa svim dijelovima teksta koje ho}ete promijeniti.

28

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

MICROSOFT WORD

Dakle, ~etka “pokupi” sve osobine fonta sa mjesta gdje se nalazi kursor (vrstu, veli~inu i stil fonta) i onda taj stil “prema`e” preko drugog teksta. Time u{tedite mnogo poteza mi{em.

SNIMANJE TEKSTA NA DISK Kao vje`bu ste ukucali mali tekst i malo se poigrali s njim. Sve {to ste radili nalazi se u memoriji kompjutera. Kao {to znate, memorija zahtijeva napajanje da bi mogla ~uvati svoj sadr`aj. Ako biste sada isklju~ili kompjuter, sve {to ste uradili do sada propalo bi. Memorija bi izgubila napajanje i sve bi se pobrisalo. Da biste permanentno spasili tekst koji ste ukucali, morate ga snimiti na neki od diskova na va{em kompjuteru. Ovo se obi~no u `argonu zove “spa{avanje teksta na disk”. Spa{avanje sa novim imenom Tekst koji ste kucali za sada nema ime. U vrhu Wordovog ekrana vjerovatno stoji ime “Document1”. To je privremeno ime koje je Word automatski dodijelio va{em tekstu. Sada }emo spasiti tekst na disk i dodijeliti mu ime. Time }emo na disku formirati novi dokument (u stvari, nova datoteka) sa tim imenom u kojem }e se nalaziti na{ tekst. Prvi korak je sljede}i: Kliknite na meni File i izaberite komandu Save As… Otvori}e se jedan prozor pomo}u kojeg dajete instrukcije Wordu kako }e spasiti tekst:

Slika 1-11: Dijalog za spa{avanje teksta na disk

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

29

Prvo treba da odredite gdje }e tekst biti spa{en. Dakle, Odaberite folder u koji }ete spasiti tekst. To radite u prozor~i}u pored kojeg pi{e “Save in:”. Kliknete na malu strelicu pored njega i otvori se prozor u kojem je djelimi~no prikazana struktura foldera na va{em kompjuteru. Foldere birate tako {to kliknete na njih. U glavnom prozoru }e se prikazati sadr`aj izabranog foldera. Naprimjer, izaberite disk C: i folder Temp na njemu. Time ste Wordu rekli da tekst ho}ete spasiti u taj folder. Sljede}i korak je: Dajte ime tekstu, odnosno dokumentu u koji }e biti spa{en. Kliknite u prozor~i} pored kojeg pi{e “File name:” i jednostavno ukucajte ime koje ho}ete, npr. Moj prvi tekst. Standardna ekstenzija koju imaju Wordovi dokumenti je “.doc”. Mo`ete je ukucati, a i ne morate, Word }e sam dodati ekstenziju, ako niste ukucali nikakvu. Kako Word zna koju ekstenziju treba da doda? Ispod prozor~i}a u koji kucate ime dokumenta nalazi se prozor~i} pored kojeg pi{e “Save as type: “. On odre|uje kojeg }e tipa biti dokument koji spa{avate. U njemu inicijalno pi{e “Word Document (*.doc)”, {to zna~i da }e tekst biti spa{en u dokument koji je Wordov dokument i ima}e ekstenziju “.doc”. Eto kako Word zna koju ekstenziju da doda. Ovdje nije samo stvar u ekstenziji. Ako promijenite tip dokumenta, su{tinski }ete promijeniti ono {to spa{avate. Tekst koji vidite na ekranu je samo tako prikazan od strane Worda. Stvarni dokument ima u sebi, pored teksta koji vidite, zapis o svim osobinama tog teksta, fontovima, poravnanjima itd. Razni programi te stvari zapisuju na razne na~ine. Ako tekst spasite kao Word dokument, sve ovo }e se zapisati tako da to Word mo`e “razumjeti” i pravilno prikazati tekst na ekranu. Neki drugi program to ne}e mo}i u~initi. Zato, ako ho}ete da pomo}u Worda kasnije ~itate tekst koji spa{avate, morate ga spasiti kao Word dokument. Kliknete li na strelicu pored pomenutog prozor~i}a, vidje}ete jo{ mnogo drugih mogu}nosti koje su vam na raspolaganju. Za sada vam one ne trebaju. Mo`da }e vam nekad zatrebati mogu}nost “Plain Text (*.txt)” koja spa{ava tekst kao “~isti tekst”. Ako ovako spasite tekst, izgubi}ete sve informacije o formatiranju teksta (font, poravnanja, razmake itd.), tj. spasi}ete samo ~isti tekst. Ovo vam je nekad potrebno. Naprimjer, {aljete nekom tekst i niste sigurni da taj neko ima Word na raspolaganju i da }e mo}i pro~itati tekst koji ste mu poslali. U tom slu~aju je bolje da taj neko mo`e pro~itati ono {to je bitno – ono o ~emu tekst govori – formatiranje je onda manje bitno. Sada }ete ostaviti tip dokumenta kao Word dokument i time ste zavr{ili sa davanjem instrukcija kako da se tekst spasi. Nakon toga:

30

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

MICROSOFT WORD

Kliknete na dugme “Save”. Word onda spasi tekst na disketu. Da ste se predomislili, mogli ste kliknuti na dugme “Cancel” i ni{ta se ne bi desilo, jednostavno biste se vratili u obradu teksta. Po{to je va{ dokument mali, vjerovatno ne}ete ni primijetiti da se ne{to desilo. Ako spa{avate ve}e dokumente, to mo`e potrajati nekoliko sekundi, pa budite strpljivi. U statusnoj liniji }e se pojaviti mala traka koja se lagano popunjava. To je indikacija dokle je Word stigao sa spa{avanjem – kada se traka popuni do kraja, dokument je spa{en. Ako tekst spa{avate sa komandom “Save As”, Word formira novi dokument na disku u koji smje{ta va{ tekst. Ako je u folderu u koji ga spa{avate ve} postojao dokument sa istim imenom, Word ne}e znati {ta da radi – da li da zamijeni postoje}i dokument novim ili ne. Pojavi}e se ovakva poruka:

Slika 1-12: Dijalog za razrje{enje konflikta istog imena

Ako izaberete „Replace existing file“, dokument koji spa{avate snimi}e se preko postoje}eg na disku. Dakle, izgubi}ete sadr`aj postoje}eg. Ovo mo`e biti opasno jer tako mo`ete izgubiti rezultat vi{ednevnog rada. Zato vas Word i upozorava ovom porukom prije nego {to spasi tekst. Ako izaberete opciju „Save changes with a different name“, Word }e vas ponovo vratiti u dijalog za izbor imena da dokumentu date neko drugo ime. Tre}om opcijom mo`ete spojiti dva dokumenta tako da }ete prihvatiti promjene iz jednog od njih. Ova opcija je relativno slo`ena i pogre{nim kori{tenjem mo`e dovesti do gubitka dijela teksta. Savjetujemo vam da je, za sada, ne koristite. Budite oprezni kada vam se pojavi ova poruka. Ako niste sigurni da li stvarno ho}ete da spasite tekst “preko” postoje}eg, pritisnite .

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

31

Zapamtite: Tekst morate spasiti na disk, ako ho}ete da bude na raspolaganju i kasnije. Kada prvi put spa{avate tekst, morate to raditi komandom “Save As…”, da biste mu dali ime. Ako na disku ve} postoji dokument sa istim imenom koje ste dali tekstu koji spa{avate, “Save As” }e uni{titi postoje}i dokument. Ovime ste spasili tekst na disk i sada mo`ete da se odmorite od prve vje`be. Sada mo`ete i da iza|ete iz Worda (komanda “Exit” u meniju “File”); tekst je na disku i mo`ete ga otvoriti kad budete to htjeli. Kako se otvara tekst koji ve} postoji na disku? Otvaranje postoje}eg dokumenta Ova operacija je veoma jednostavna. Nakon {to pokrenete Word, iz menija File pokrenete komandu Open. Otvori}e se veoma sli~an prozor onome koji ste ve} upoznali kod spa{avanja dokumenta. Zato se ne}emo mnogo zadr`avati na detaljnijim obja{njenjima: Kliknete na meni File. Kliknete na komandu Open. Provjerite da li prozor~i} “Files of Type:” prikazuje Wordove dokumente. Ako ne prikazuje, postavite to. Postavite se na folder gdje se nalazi dokument kojeg otvarate. Dokument }e se pojaviti u spisku u glavnom prozoru. Kliknete na dokument kojeg otvarate. Kliknete na dugme “Open”. Jo{ jednom ponavljamo: obavezno provjerite da li “Files of Type:” prikazuje Wordove dokumente. U glavnom ekranu }e se prikazivati samo dokumenti koji imaju ekstenziju koja je postavljena u tom prozor~i}u. Ako je tu postavljeno ne{to drugo, ne}ete vidjeti Wordove dokumente (ekstenzija .doc) iako mo`da postoje na folderu koji ste postavili u prozor~i}u za postavljanje foldera. Spa{avanje sa istim imenom Kada ste prvi put spa{avali dokument, morali ste mu dati ime. To je sasvim jasno. Kasnije obi~no i dalje radite na tom dokumentu i onda opet ho}ete da ga spasite. Bilo bi veoma

32

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

MICROSOFT WORD

neprakti~no kada biste mu opet morali davati ime. On ve} ima svoje ime i sve {to ho}ete jeste da ga ponovo spasite na disk jer ste napravili neke promjene. Tada }ete dokument spa{avati komandom Save iz menija File. Samo kliknete na tu komandu i Word spasi dokument na disk, u isti folder i pod istim imenom. Ovo treba ~esto raditi dok stvarate neki tekst i zbog toga je za ovu komandu predvi|ena zgodna skra}enica <S>. Dok radite na dokumentu, on se nalazi u memoriji kompjutera. Ako nestane struje i kompjuter se ugasi, izgubi}ete sve {to ste imali na ekranu. Isti je rezultat i ako se kompjuter iz nekog razloga “zaglavi”, {to se de{ava ponekad. Tada }ete ga morati resetovati i opet }ete izgubiti sve sa ekrana. Samo ako spasite dokument na disk, nestanak struje ili zaglavljivanje kompjutera ne}e uzrokovati njegov nestanak. Zato poslu{ajte ovaj savjet: Nakon {to ukucate jedan paragraf, spasite prvi put dokument komandom “Save As…”. Nakon svakog ukucanog paragrafa pritisnite <S>. Ovo nije te{ko pritisnuti (veoma brzo vam to i u|e u naviku, pa i ne znate da ste pritisnuli), a u slu~aju problema izgubi}ete u najgorem slu~aju jedan paragraf ukucanog teksta.

REZIME U prvoj lekciji obrade teksta uradili ste prve korake u Wordu. Nau~ili ste osnovne pojmove o onome {to vidite na ekranu. Za ve}inu “dugmi}a” i komandi jo{ uvijek ne znate ~emu slu`e, ali barem znate {ta je to. Nau~ili ste i {ta je to kursor, ~emu on slu`i i kako se razlikuje od pokaziva~a mi{a. Probali ste kucati jedan mali tekst. To je vjerovatno i{lo malo te{ko i sporo. Nemojte se uzrujavati zbog toga, kucanje je ne{to {to se u~i postepeno i potrebno je malo vremena da steknete odre|enu brzinu. Nije vam potreban daktilografski kurs, solidno }ete se sna}i i sa manje od deset prstiju. U prvoj vje`bi ste nau~ili najva`niji pojam u Wordu: Paragraf. “Njegovo veli~anstvo Paragraf” }ete i dalje veoma ~esto susretati i ako ba{ niste sigurni {ta je to, vratite se odmah na poglavlje o paragrafu i vje`bajte jo{ malo spajanje i razdvajanje paragrafa. Uo~ili ste da su osnovne operacije editovanja veoma jednostavne. Skra}enice , <X> i vam se mo`da ~ine te{ke za zapamtiti, ali ima ih samo tri: koristite ih {to ~e{}e i veoma brzo }ete ih zapamtiti. U svakom slu~aju, nemojte zaboraviti famoznu skra}enicu koja vas spa{ava od vas samih.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Prvi koraci

33

Prve korake u formatiranju teksta ste napravili igraju}i se sa fontovima. Ve} ste u stanju da u~inite izgled teksta groznim mije{aju}i razne fontove, njihove veli~ine i stilove. Budite umjereni, cilj igre sa fontovima je da se tekst u~ini ~itljivijim i ljep{im, a ne da poka`ete ~itaocu kakve sve fontove ima va{ kompjuter. Na kraju ste spasili tekst (kakav je ve} ispao nakon igranja s njim) i time ga u~inili dugotrajnijim. Dok god ne spasite tekst na disk, ne mo`ete ra~unati da ga imate. Dobro prou~ite poglavlja o spa{avanju teksta – to je veoma va`no. Spremni ste da se uhvatite uko{tac sa pravim formatiranjem teksta. U narednoj lekciji o obradi teksta vas o~ekuje osnovno gradivo o formatiranju i kad savladate tu vje`bu, bi}ete ve} spremni da napravite pravi tekst “koji-li~i-na-ne{to”. Zato }emo vas u toj lekciji nau~iti i kako se {tampa tekst jer smo ubije|eni da }ete napraviti tekst kojeg se ne}ete stidjeti.

34

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

MICROSOFT WORD

1.2. Kori{tenje programa MS Word – Osnove formatiranja U ovoj lekciji stvarate pravi dokument. Nema vi{e “neodgovornog” igranja sa tekstom. On mora biti ~itljiv i lijepo izgledati. Ne}ete morati kucati tekst jer smo vam pripremili jedan na pomo}noj disketi ili CD-u. Nau~i}ete gotovo sve o formatiranju paragrafa, kako da poravnate tekst, da razdvojite paragrafe i kako da uvu~ete prvu liniju. Ponovo }emo se malo vratiti na fontove i vidje}ete da sa fontovima mo`ete mnogo toga posti}i. Ubaci}ete ~ak i jednu ilustraciju u tekst i usput nau~iti kako se u tekst ubacuju okviri sa neovisnim tekstom. Na kraju }ete i od{tampati tekst. Uostalom, Word i u~ite zbog toga: da pravite tekstove na papiru.

U^ITAVANJE UKUCANOG TEKSTA U prvoj vje`bi ste ukucali oko 7 redova teksta. Sada ste ve} pravi majstori u kucanju, pa nema potrebe da to jo{ vje`bamo. Zato smo vam na radnoj disketi ili CD-u pripremili ve} ukucane tekstove sa kojima se mo`ete igrati. Tekstovi su ukucani kao “~isti tekst” (sje}ate se toga iz prve lekcije, to su dokumenti sa ekstenzijom .txt). Prema tome, ostaje ne{to posla i za vas – ~isti tekst nema nikakvo formatiranje.

1. Kliknite na meni Insert.

2. Ako se meni ne otvori do kraja, kliknite na komandu potpunog otvaranja menija 3. Kliknite na komandu File...

Slika 1-13: Pokretanje komande za ubacivanje postoje}eg teksta u dokument

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

35

Za potrebe ove lekcije na disketi ili CD-u postoji tekst koji se zove v2.txt. Njega treba da ubacite u Word prije nego {to nastavimo sa vje`bom. Kako se to radi? Prvo treba da otvorite Word (to ve} znate). Kada ste otvorili Word, on je automatski otvorio novi dokument koji je prazan i koji se privremeno zove “Document1”. Postavite pogled na “Print Layout” (sje}ate se: u meniju View). Sada }emo u taj prazni dokument ubaciti ve} ukucani tekst sa diskete ili CD-a. Ovime pokre}ete dijalog za izbor postoje}eg teksta kojeg `elite ubaciti u dokument kojeg trenutno obra|ujete:

1. U folderima izaberite disketu ili CD, ovisno od toga {ta ste dobili uz priru~nik

2.Izaberite tip dokumenta Text Files 3.Izaberite dokument v2.txt i kliknite na dugme Insert

4.Pojavi}e se jo{ jedan prozor... zanemarite ga i samo kliknite na OK

Slika 1-14: Dijalog za ubacivanje postoje}eg teksta u dokument

Onaj mali prozor koji se pojavio nakon {to ste kliknuli na dugme OK vas pita kakvu konverziju treba primijeniti (koji tip dokumenta treba prilagoditi Wordu). Po{to ste ovo ve} rekli (u pitanju je ~isti tekst – Text Files), samo kliknete opet na OK i sve }e biti u redu. Ovo ste sasvim sigurno dobro uradili. U dokumentu se pojavila gomila teksta koji veoma ru`no izgleda. Ali, da prvo razjasnimo {ta smo upravo uradili. Word omogu}ava da se u jedan dokument ubaci neki drugi dokument. To ne mora biti ~isti tekst, kao u prethodnom slu~aju.

36

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

MICROSOFT WORD

Mo`ete u jedan Wordov dokument ubaciti cijeli drugi Wordov dokument (“pokupi}ete” ga tako {to }ete promijeniti “Files of Type: “ u Wordove dokumente). Ovo se ne mora raditi odmah na po~etku rada, kao {to smo to mi upravo uradili. To mo`ete uraditi bilo kad. Dokument }e se umetnuti na mjesto gdje se nalazi kursor. Mi smo primijenili ovaj “{tos” i tako ubacili ve} ukucani tekst sa diskete. Sada ne moramo ni{ta kucati; odmah se mo`emo igrati sa ovim tekstom. Ono {to odmah primje}ujete na ekranu (pored toga da tekst grozno izgleda) jeste to da se ne nalazite na po~etku teksta, nego na kraju. Po~etak vjerovatno ne vidite. Pomjerite se na po~etak teksta kliza~em koji Slika 1-15: Ciljni izgled dokumenta se nalazi sasvim desno na ekranu. Primijeti}ete da se cijeli tekst pomjera. Tako pregledate ve}e tekstove. Isto tako }ete primijetiti da pomjeranje ekrana kliza~em ne uti~e na poziciju kursora. Kako god da se pomjerate sa kliza~em, kursor ostaje gdje jeste, ustvari se samo pomjera va{ pogled na tekst. Zapamtite ovo! Sada vidite da se radi o tekstu koji govori o Leonardu da Vinciju. U ovoj vje`bi }emo nau~iti kako da taj tekst dobije otprilike izgled kao na slici 1-15 (~ak ima i ilustraciju, koja je ovdje umanjena i ba{ se i ne vidi dobro).

OSOBINE STRANICE Potrudi}emo se da napravimo tekst koji }e li~iti na onaj koji je dat na prethodnoj slici. Prva stvar koju moramo uraditi jeste da odredimo osobine stranica, odnosno listova papira na kojima je tekst. Iz menija File pokrenite komandu Page Setup… Dobi}ete prozor koji ima tri kartice. Osnovne osobine stranice se odre|uju sa prve dvije kartice i sada }emo dati obja{njenje kako se to radi.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

37

Margine Kartica Margins odre|uje margine teksta. Margina je razmak od ivice papira do teksta. Prve ~etiri ku}ice su jasne: Top odre|uje gornju, Bottom donju, Left lijevu, a Right desnu marginu. Jednostavno kliknete na neku od ku}ica i ukucate vrijednost koju ho}ete. Mala digresija: Ovdje vidite da su margine odre|ene u centimetrima. Mo`da }e se pojaviti mjere u anglosaksonskoj jedinici – in~ima. To mo`ete promijeniti ako odete u meni Tools, pokrenete komandu Options, a onda na kartici General promijenite opciju Measurement Slika 1-16: Odre|ivanje margina i orijentacije papira Units u centimetre. Nemojte zaboraviti da nakon toga kliknete na dugme OK. Vra}amo se na karticu Margins. Gutter je razmak sa lijeve strane koji ostavljate za uvezivanje papira. Mo`ete ga ostaviti da bude nula, a postaviti malo ve}u lijevu marginu. Gutter mo`e biti postavljen lijevo (Left) ili gore (Top), zavisno od toga gdje ho}ete uvezivanje papira (ku}ica Gutter position: ). Ako u ku}ici Multiple Pages: izaberete Mirror Margins, postavili ste lijeve i desne margine na parnim i neparnim stranicama kao u ogledalu. To }ete koristiti kada {tampate dokument dvostrano, pa vam uvijek treba ve}a unutra{nja margina zbog uvezivanja. Primijeti}ete da su se ku}ice za lijevu i desnu marginu sada promijenile u Inside i Outside; dakle, unutra{nja i vanjska margina, jer lijeva i desna sada nemaju smisla. Na ovoj kartici postavljate i orijentaciju papira. Dva isklju~uju}a dugmeta, Portrait i Landscape odre|uju orijentaciju papira, uspravno ili polo`eno, respektivno. Za sada nam ni{ta drugo nije bitno na ovoj kartici. Veli~ina papira Idu}a kartica je kartica Paper. Pomo}u nje postavljate veli~inu papira.

38

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

MICROSOFT WORD

U prvoj ku}ici, Paper Size, postavljate jednu od standardnih veli~ina papira. Mi obi~no koristimo papir standardne veli~ine A4. To obavezno postavite, jer vam se ina~e {tampa~ mo`e ~udno pona{ati. Ako vam je papir potpuno nestandardan, ispod te ku}ice mo`ete egzaktno postaviti njegove dimenzije, tj. {irinu i visinu. Nakon {to ste uspje{no postavili parametre stranice kako ho}ete, kliknite na dugme OK i vrati}ete se u tekst. Nemojte nikada zaboraviti postaviti parametre stranice. To je uvijek prvi posao u ure|ivanju teksta. Nema mnogo smisla ure|ivati tekst tako {to }ete Slika 1-17: Postavljanje veli~ine papira davati oblik i veli~inu slova, pomjerati redove, stranice i sli~no, a onda promijeniti, npr. veli~inu papira na kojem }e se taj tekst {tampati – onda }ete morati sve ponovo ure|ivati. Obavezno na po~etku rada sa bilo kojim dokumentom postavite barem parametre koje smo ovdje pobrojali.

FORMATIRANJE PARAGRAFA Promjena fonta Prva korekcija koju treba da uradimo jeste da promijenimo font. To smo ve} nau~ili, pa ne bi trebalo da bude te{ko. Ozna~ite cijeli tekst. Ovo mo`ete da uradite mi{em ili tastaturom, kako ste ve} nau~ili. Postoji i bolji “{tos”. Pritisnite skra}enicu i tekst u cijelom dokumentu }e biti markiran. Isti efekat se dobije i sa Edit…Select All. Sada izaberite neki font. Izaberite ili ukucajte veli~inu fonta 12.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

39

Kliknite negdje u tekst da poni{tite markiranje. Sada tekst malo bolje izgleda, ali jo{ uvijek ni blizu onoga {to ho}emo da postignemo. Poravnanje Pogledajmo ciljni tekst (ono {to `elimo da napravimo). Uo~avamo da je tekst poravnat sa obje strane. Na{ tekst je poravnat samo lijevo. To moramo promijeniti. Poravnanje je osobina paragrafa. Paragraf mo`e biti poravnat ulijevo, centralno, udesno ili na obje strane. Poravnanje paragrafa posti`ete sa ova ~etiri dugmeta: - Poravnanje ulijevo - Centralno poravnanje - Poravnanje udesno - Poravnanje i lijevo i desno Po{to je poravnanje osobina paragrafa, kada pritisnete jedno od ova ~etiri dugmeta, Word mora znati na koji paragraf se to odnosi. Word }e poravnati: a) paragraf na kojem se nalazi kursor ili b) ako je dio teksta markiran, sve paragrafe u kojima postoji markiranje. Ovo je pravilo ozna~avanja paragrafa i zapamtite ga. Ono se ne odnosi samo na poravnavanje. Ako mijenjate bilo koju osobinu paragrafa, promijeni}e se osobine onih paragrafa koji zadovoljavaju ovo pravilo. Poigrajte se malo sa poravnanjem. U na{em tekstu, prvi paragraf sadr`i samo ime Leonardo da Vinci. Dovedite kursor na drugi paragraf koji sadr`i vi{e teksta. Isprobajte sva ~etiri dugmeta za poravnanje i gledajte {ta se de{ava na ekranu. Vidje}ete da se mijenja samo drugi paragraf. Po{to mi ho}emo da nam cijeli tekst bude poravnat i lijevo i desno, markirajte cijeli tekst sa . Tako }ete sigurno obuhvatiti sve paragrafe – pravilo b). Nakon toga kliknite dugme koje }e poravnati tekst sa obje strane.

[irina paragrafa i prva linija Sada tekst ve} dosta bolje izgleda. Vrijeme je za naredni korak.

40

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

MICROSOFT WORD

Tekst se “protegao” kroz cijeli prostor od lijeve do desne margine. Takav nam i treba, ali morate znati da to ne mora biti tako. Paragraf mo`e biti uvu~en sa lijeve ili desne strane. Dakle mo`e biti u`i, ako vam se to svi|a, tj. ne mora i}i od margine do margine.

Gornja sa lijeve strane odre|uje uvla~enje prve linije paragrafa.

Donja sa lijeve strane odre|uje uvla~enje ostalih linija u paragrafu.

Kvadratna odre|uje uvla~enje cijelog paragrafa (prva linija ostaje na istoj relativnoj udaljenosti od ostalih linija).

Desna odre|uje uvla~enje paragrafa sa desne strane.

Slika 1-18: Postavljanje uvla~enja paragrafa i prve linije

Isto tako, obi~no vam je potrebno da prva linija u paragrafu bude druga~ija od ostalih (naj~e{}e malo uvu~ena). Sve ovo se veoma jednostavno postavlja pomo}u malih “zaka~ki” koje mo`ete vidjeti na linijaru sa slike 1-18. Naravno, ovo se opet sve odnosi na paragrafe prema navedenom pravilu za ozna~avanje paragrafa. Postavite kursor na drugi paragraf i poigrajte se malo sa mijenjanjem uvla~enja paragrafa. Ovo }e mo`da i}i malo te{ko jer je potrebna dobra preciznost po{to su zaka~ke male. Potrudite se da {to preciznije kotrljate mi{a. Nakon {to ste se poigrali sa drugim paragrafom, vratite ga u prvobitno stanje. Vrijeme je da dalje radimo na ure|ivanju teksta. Mi ho}emo tekst od margine do margine, dakle onako kako je i bilo, ali sa malo uvu~enom prvom linijom u svim paragrafima. Markirajte cijeli tekst sa i uvucite malo gornju lijevu zaka~ku. Sve prve linije u svim paragrafima }e se malo uvu}i. Razmak izme|u paragrafa Kada smo uvukli prve linije, sada ve} malo bolje raspoznajemo paragrafe. Ali, to jo{ uvijek nije dovoljno. Razmak izme|u paragrafa je isti kao i razmak izme|u linija teksta, {to ~ini tekst napornim za ~itanje. Taj razmak treba malo pove}ati. To ipak ne}ete mo}i uraditi dugmadima ili linijarom. Mora}ete pokrenuti jednu komandu iz trake menija. Iz menija Format pokrenite komandu Paragraph… Otvori}e se jedan veoma va`an prozor, kao {to je prikazano na slici 1-19.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

41

Ovo je prozor koji odre|uje sve osobine paragrafa. Vidjeli smo koliko je paragraf va`an – gotovo svaka interven-cija na tekstu se svodi na intervenciju nad paragrafom. Zato }emo se malo vi{e zadr`ati na ovom prozoru i dobro ga pojasniti. Dobro isprobajte i {to bolje zapamtite parametre u ovom prozoru jer pomo}u njih mo`ete da ostvarite ve}inu svojih `elja vezanih za formatiranje teksta.

Jo{ o formatiranju paragrafa: Indents and Spacing Prva kartica je kartica Indents and Slika 1-19: Postavljanje osnovnih osobina paragrafa Spacing. Ku}ica Alignment koja se nalazi u vrhu je najjednostavnija. Ona odre|uje poravnanje paragrafa, a to smo ve} nau~ili. Ima iste funkcije kao i dugmad sa kojima smo do sada radili (Left, Centered, Right i Justified, zna~i redom: lijevo poravnanje, centralno, desno i obostrano – tekst je poravnat sa obje strane). Prostor ozna~en za Indentation slu`i za odre|ivanje uvla~enja teksta. To ste ve} radili sa zaka~kama na linijaru. Primijetili ste kako to mo`e biti te{ko. Va`nije je to {to je rad sa linijarom neprecizan. Ovdje mo`ete precizno, u milimetar postaviti uvla~enja. Prve dvije ku}ice, Left i Right su vjerovatno jasne, u pitanju je uvla~enje sa lijeve i sa desne strane u odnosu na marginu. Tre}a ku}ica iznad koje pi{e Special odre|uje uvla~enje prve linije u paragrafu. Ako izaberete (None), prva linija }e biti ista kao i ostale. Ako izaberete First Line, prva linija }e biti uvu~ena u odnosu na ostale, a ako izaberete Hanging, prva linija }e biti izba~ena u odnosu na ostale (engl. hanging – visiti). Koliko }e prva linija biti uvu~ena ili izba~ena u odnosu na ostale, odre|ujete u ku}ici pored, iznad koje pi{e By. Drugi prostor je ozna~en sa Spacing i on se odnosi na odre|ivanje raznih razmaka. Prve dvije ku}ice, Before i After, odre|uju koliko }e praznog prostora biti ispred i iza paragrafa, respektivno. To je upravo ono zbog ~ega smo i do{li na ovu karticu – htjeli smo da malo razdvojimo paragrafe me|usobno. Vrijednosti se ne daju u centimetrima ili in~ima, nego u pointima, odnosno ta~kicama. U principu, mo`ete ukucati cm umjesto pt i dobi}ete razmak u centrimetrima, ali vam to veoma rijetko treba. Tipi~an razmak izme|u dva paragrafa je 6 pt.

42

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

MICROSOFT WORD

Jedan savjet! Vodite ra~una da se dva paragrafa grani~e tim praznim prostorom. Ako prvom paragrafu date da prazan prostor iza njega bude, npr. 6 ta~kica, a onom koji dolazi iza njega da mu prazan prostor ispred bude, npr. 9 ta~kica, ukupan prazan prostor izme|u ta dva paragrafa }e biti 15 ta~kica. Dakle, sabiraju se. Po{to paragrafi uvijek dolaze jedan iza drugog (nema ni{ta izme|u njih), obi~no ne dajete vrijednosti za prostor iza njih (After) nego samo za ispred njih (Before) koji ima vrijednost koliki ho}ete da bude ukupni razmak izme|u paragrafa. Sa prostorom iza (After) obi~no vi{e osvajate naslove ili neke druge specifi~ne paragrafe. Ku}ica Line Spacing odre|uje razmak izme|u linija unutar paragrafa. Opcije Single, 1.5 Lines i Double postavljaju taj razmak na jednostruki, “jedno-i-po-struki” i dvostruki. Opcija At Least zna~i da razmak mora biti najmanje onoliko ta~kica koliko je to postavljeno u ku}ici koja je pored (At). Opcija Exactly ka`e da razmak mora biti ta~no onoliko ta~kica koliko je postavljeno u ku}ici At. Opcija Multiple postavlja razmak na {irinu jednostrukog razmaka pomno`enog sa brojem navedenim u ku}ici At (naprimjer, 4 zna~i „~etverostruki“). I jo{ o formatiranju paragrafa: Text Flow Druga kartica odre|uje pona{anje paragrafa u odnosu na strani~enje: Ovdje su bitna ~etiri prekida~a: Uklju~eni Keep with Next ka`e Wordu da ne smije prelomiti stranicu izme|u paragrafa kojem sada odre|ujemo osobine i onog koji slijedi iza njega. Ovo je veoma zgodno da postavite kod paragrafa koji su naslovi da vam se ne bi desilo da imate naslov poglavlja na samom kraju stranice. Uklju~eni Keep Lines Together ka`e Wordu da ne smije prelomiti stranicu unutar tog paragrafa, tj. sve linije paragrafa moraju biti zajedno, na istoj stranici. Ovo je zgodno da se stavi, naprimjer, za tekst koji je ispod neke slike. Uklju~en prekida~ Page Break Before ka`e Wordu da prije tog

Slika 1-20: Postavljanje osobina paragrafa u odnosu na strani~enje

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

43

paragrafa uvijek prelomi stranicu. To, u stvari, zna~i da ho}ete da taj paragraf uvijek bude prvi na stranici. I ovo je isto koristan automatizam jer ga mo`ete, npr. uklju~iti za naslove glavnih poglavlja u tekstu za koja ho}ete da uvijek po~inju od nove stranice. Prekida~ Widow/Orphan Control malo ~udno zvu~i, pa smo ga ostavili za kraj. “Widow” na engleskom zna~i udovica, a “orphan” siro~e. Dakle, to bi zna~ilo kontrola udovica i siro~i}a. [ta bi to moglo biti? Vjerovatno ste vi|ali u nekim knjigama ili ~asopisima paragrafe kod kojih se samo jedan red nalazi na jednoj strani, a svi ostali redovi na drugoj strani. To ru`no izgleda i umanjuje ~itljivost teksta. Izraz widow (udovica) koristi se za red koji je sam na jednoj strani, a ostatak paragrafa se nalazi na narednoj. Sli~no, izraz orphan (siro~i}) koristi se za red koji je sam na jednoj strani, a ostatak njegovog paragrafa se nalazi na prethodnoj strani. Ako uklju~ite ovaj prekida~, Word }e voditi ra~una da ne prelomi nezgodno stranicu, tako da paragraf nema ni udovica ni siro~i}a. I ovo je veoma koristan automatizam i bilo bi dobro da svi paragrafi imaju uklju~enu ovu opciju. Kona~no: Razmak izme|u paragrafa Sada, kad smo mnogo toga novoga nau~ili o formatiranju paragrafa, vratimo se kona~no na ono {to smo zapo~eli. Treba da napravimo malo ve}i razmak izme|u paragrafa u na{em tekstu. Zbog ove “sitnice” smo se upetljali u pri~u o mnogim drugim stvarima. Ipak, pri~a je veoma korisna i dobro je savladajte. Pomenute dvije kartice se ~esto koriste i morate ih poznavati. Sada znate da pove}ate razmak izme|u paragrafa. Markirajte cijeli tekst (opet ) da biste “uhvatili” sve paragrafe. Iz menija Format pokrenite komandu Paragraph… i u ku}ici Before ukucajte koliki ho}ete da bude razmak (broj ta~kica). Uobi~ajena vrijednost je 6 ta~kica. Kliknite na dugme OK i vrati}ete se u tekst. Sada kliknite bilo gdje u tekst da poni{tite markiranje i vidje}ete da je tekst mnogo ~itljiviji. Prakti~no smo zavr{ili sa formatiranjem glavnog teksta. Ostalo je jo{ da uredimo naslov teksta i da ubacimo sliku Leonarda da Vincija. Vrijeme je za Save Uredili smo glavni tekst i ve} smo dosta posla uradili. [ta ako sada nestane struje? Mora}emo sve ponovo. Zato je najbolje da sada spasimo dokument na disk, pa da onda nastavimo sa radom. Ovo je prvo spa{avanje, dakle radimo sa komandom “Save As”: Pokrenemo komandu Save As iz menija File. Postavimo foldere na disketu ili negdje na disk.

44

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

MICROSOFT WORD

Provjerimo da li je ku}ica Save As Type postavljena na Word dokumente. Ako nije, postavimo i to. Ukucamo ime dokumenta u ku}icu File Name. Primje}ujete da je Word automatski dao ime tekstu “Leonardo da Vinci”. Nije on ba{ toliko pametan da shvati da tekst govori o Leonardu. Word jednostavno pokupi ono {to pi{e u prvom paragrafu i predlo`i to kao naslov. U prvom paragrafu pi{e upravo “Leonardo da Vinci”, i to nam i odgovara. Dakle, mo`ete to ostaviti kao ime ili ga mo`ete i promijeniti ako vam se ne svi|a. Kliknemo na dugme Save i malo pri~ekamo dok Word spasi dokument. Sada je dokument spa{en na disk ili disketu – mo`emo nastaviti sa radom. Naslov (jo{ o paragrafu i fontovima) Dokument smo “dotjerali” na pristojnu razinu ~itljivosti. Po~etak dokumenta bi trebao da izgleda otprilike ovako:

Slika 1-21: Izgled djelimi~no formatiranog teksta

Vidimo da je i naslov formatiran kao i drugi paragrafi. To, naravno, nije odgovaraju}e za naslov. Naslovi treba da budu uo~ljiviji, odnosno druga~ije formatirani. Naslov “Leonardo da Vinci” je jedan paragraf i na njega mo`emo primijeniti sve {to smo nau~ili. Dakle, kliknite na njega i promijenite formatiranje. Naprimjer, mo`ete uraditi sljede}e: Ukinite uvla~enje prve linije jer je to besmisleno za ovakav naslov. Postavite da naslov bude centriran ili poravnat udesno (po `elji).

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

45

Sada bi trebalo da ga u~inimo i ve}im i druga~ijim. Dakle, treba mijenjati font (vrstu i veli~inu). Sada }emo nau~iti jo{ o formatiranju fontova. Puno formatiranje fonta Mijenjamo font u naslovu. Da bismo mijenjali font, prvo moramo da markiramo tekst za koji mijenjamo font. Dakle, markirajte cijeli prvi paragraf. To znate da uradite. Evo jo{ jedan zgodan {tos: Cijeli paragraf markirate, ako negdje na njega brzo i uzastopno tri puta kliknete. Usput da ka`emo i ovo: Ako brzo kliknete dva puta na rije~, markira}e se cijela rije~. Probajte i vje`bajte malo ove dvije skra}enice. Veoma su prakti~ne i korisne. Dakle, na jedan od mnogih na~ina koje znate, markirajte cijeli prvi paragraf („Leonardo da Vinci“). Ako ho}emo da dobijemo vi{e mogu}nosti za formatiranje fonta od onih koje imamo u trakama alata, pokrenu}emo komandu Font… iz menija Format. Primje}ujete kako idemo uvijek na meni Format kada ho}emo da koristimo naprednije mogu}nosti formatiranja. Sasvim logi~no, zar ne? A i komande imaju logi~an naziv: Format … Font… zna~i “ho}u da mijenjam format fonta”. Slobodno istra`ujte i eksperimeni{ite sa menijem Format, pratite logi~na imena i uputstva; mnogo }ete i sami nau~iti. Kada pokrenemo pomenutu komandu, dobi}emo jo{ jedan va`an prozor kao na slici 1-22. On se sastoji od tri kartice. Da vidimo {ta sve tu ima. Prva kartica Font odre|uje osobine fonta u tekstu koji je markiran. Tri najuo~ljivije ku}ice, Font, Font Style i Size, mijenjaju osnovne osobine fonta, vrstu, stil i veli~inu. To ve} znamo Slika 1-22: Dijalog za formatiranje fonta

46

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

MICROSOFT WORD

da uradimo pomo}u traka alata. Me|utim, ovdje imamo jedno dodatno olak{anje. U malom prozor~i}u desno, dole (Preview) mo`emo odmah vidjeti kako }e otprilike izgledati font sa zadatim parametrima. Iznad prozor~i}a Preview stoji {est prekida~a pomo}u kojih mo`ete da fontu date jo{ neke interesantne osobine: Strikethrough – prekri`ena slova, npr. ovo su prekri`ena slova Superscript – podignuta slova, npr. m2, gdje je broj 2 u Superscriptu Subscript – spu{tena slova, npr. X3, gdje je 3 u Subscriptu Hidden – skrivena slova, postoje, ali se ne vide – mo`da nekom i to treba? Small Caps – sva su slova velika, ali su “prava” velika malo ve}a, zgodno za naslove (pazite, nisu slova stvarno velika, nego su samo tako prikazana), naprimjer, BOSNA I HERCEGOVINA. All Caps – sva su slova velika, ali nisu stvarno velika, nego su tako prikazana. Jo{ dva efekta mo`ete posti}i sa ku}icama na sredini kartice: Font color – mo`ete i obojiti slova. Naravno, ako vam je {tampa~ crno-bijeli, ovo i nema nekog smisla. Underline style – isto podvu~ena slova, ali sada imate mogu}nost da ih podvu~ete na razne na~ine: jednostruko, dvostruko, isprekidano… Kada ove efekte iskombinujete sa vrstom, stilom i veli~inom fonta, doista mo`ete posti}i gotovo sve {to vam padne na pamet. Ali, isto tako, mo`ete od teksta napraviti ne{to {to je sve, samo ne ~itljiv tekst. Budite umjereni u kori{tenju formatiranja fonta. Ponavljamo, cilj formatiranja je da tekst bude ~itljiv i jasan, a ne da poka`ete {ta sve znate da uradite sa Wordom.

Slika 1-23: Formatiranje fonta - razmak izme|u slova

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

47

Druga kartica se zove Character Spacing sa slike 1-23. Ona omogu}ava kontrolu horizontalnog i vertikalnog polo`aja slova u liniji. Ku}ica Spacing odre|uje razmak izme|u slova. Ako je postavite na Normal, razmak }e biti “normalan” za neku vrstu fonta. Ako je postavite na Expanded ili Condensed, razmak izme|u svakog slova }e biti uve}an, odnosno smanjen za onoliko ta~kica koliko je to navedeno u ku}ici By. Ovako mo`ete {iriti ili “nabijati” slova u tekstu. Naprimjer: o v o s u r a { i r e n a s l o v a ovo su skupljena slova

Ku}ica Position odre|uje vertikalni polo`aj slova u odnosu na liniju. Opet je Normal ne{to {to je “Normalno”, a Raised i Lowered podi`u, odnosno spu{taju slova u odnosu na liniju. Naravno, ovakvo ne{to vam rijetko treba, ali vam vertikalno pozicioniranje mo`e itekako pomo}i u nekim situacijama. Eto, sada znate sva{ta da uradite sa fontovima. Ve} ste ozna~ili naslov, pa uredite ga malo pomo}u svega ovoga. Ivice i sjen~enje paragrafa Sada smo namjestili font i naslov izgleda mnogo ljep{e. Mo`da mo`emo i jo{ da ga uljep{amo. Naprimjer, podvla~enjem ili uokvirivanjem. Paragraf mo`emo podvu}i, uokviriti ili osjen~iti na razne na~ine. Evo kako to mo`ete uraditi: Kliknite na dugme koje se nalazi sasvim desno na traci alata za formatiranje. Dobi}ete mogu}nost da pokrenete sljede}e komande:

Paragraf }e imati liniju po gornjoj, donjoj, desnoj ili lijevoj ivici

Ako ovo dugme kliknete na vi{e susjednih paragrafa, izme|u njih }e biti prikazana jedna linija

Klikom na ovo dugme ubacujete jednu horizontalnu liniju na mjesto gdje je kursor. Word }e na tom mjestu otvoriti novi paragraf u koji }e ubaciti tu liniju

Kliknete li ovdje, cijeli paragraf }e biti uokvire

Slika 1-24: Ivice paragrafa

48

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

MICROSOFT WORD

Sve ovo i jo{ mogu}nosti mo`ete dobiti i iz menija Format, u komandi Borders and Shading… Istra`ivanje svih mogu}nosti ove komande vam ostavljamo za samostalnu vje`bu. Obratite pa`nju na karticu Shading. Da malo pojasnimo {ta zna~i sve ovo. Paragrafu mo`ete ozna~iti ivice i tako naglasiti neki tekst. Isto tako mo`ete u~initi da pozadina teksta ne bude bijela nego osjen~ena ili sa nekim uzorkom. Kartica Shading daje mnogo mogu}nosti. Mo`ete posti}i interesantne efekte. Poku{ajte! Mogu}nosti kombinovanja su beskrajne. Primijetite sljede}e: Ako nije markiran nikakav tekst, linije koje uokviruju tekst i pozadina su osobine paragrafa. Ako jeste, onda ovo sve mo`ete primijeniti i na markirani tekst, samo u donjoj desnoj ku}ici iznad koje pi{e Apply to: izaberite opciju „Text“. Da se vratimo na na{ tekst. Ovo sve smo nau~ili da bismo uljep{ali na{ naslov. Naprimjer, mo`ete uraditi sljede}e: Kliknite na naslov (ozna~ite taj paragraf da bi se sve {to radimo odnosilo na njega). Dugmetom otvorite alate za davanje ivica paragrafu, kako smo to prethodno objasnili. Kliknite na dugme za dodjeljivanje donje linije paragrafu. Poravnajte paragraf udesno (dugme za poravnanje udesno). Ovo uop}e nije te{ko i veoma brzo to mo`ete uraditi. Ovakva sitna intervencija je bitno promijenila izgled naslova i on bi sada trebalo da izgleda otprilike ovako:

Slika 1-25: Formatiran naslov

Sveukupne intervencije kojima je postignut ovakav izgled naslova su: Font je promijenjen u Tahoma, u stilu Bold, veli~ine 18, Paragraf je poravnat udesno,

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

49

Ispred paragrafa nema praznog prostora, a iza je 12 pt, Paragraf je podvu~en linijom. Gotovo sve ovo mo`ete da brzo uradite ku}icama i dugmadima sa traka alata. Samo za prazan prostor ispred i iza paragrafa morate u}i u meni Format i komandu Paragraph… Poigrajte se malo sa svim ovim i napravite sebi naslov onako kako vam se svi|a. Sada smo rije{ili i naslov. Ostalo je jo{ da ubacimo ilustraciju.

UMETANJE SLIKE Word omogu}ava ubacivanje slika u tekst na veoma jednostavan na~in. Da biste to uradili, morate na disku imati pripremljenu sliku. Kako se pripremaju i storiraju slike na kompjuteru nije predmet ovog kursa. Za sada je sve {to trebate da znate o tome to da je slika tako|er jedna datoteka na disku. Kada ubacujete sliku u tekst, ubacujete tu datoteku. Za potrebe ove vje`be, na disketi ili CD-u koje ste dobili uz ovaj priru~nik imate ve} pripremljenu sliku jednog od Leonardovih autoportreta u datoteci “Leonardo.jpg”. Ekstenzija .jpg je jedna od ekstenzija koje ozna~avaju da se u datoteci nalazi slika. Ima jo{ mnogo ekstenzija koje se koriste za ozna~avanje datoteka za slikama (to su, ustvari, oznake razli~itih formata u kojima su snimljene te slike). One koje se naj~e{}e susre}u su sljede}e: .gif, .tif, .bmp i .pcx. Prije nego nastavimo sa umetanjem slike, moramo jo{ ne{to nau~iti, a to je jo{ jedna kontrola pogleda na dokument. Smanjenje i uve}anje pogleda na dokument Dok ste radili sa tekstom, primijetili ste da ne vidite cijeli tekst i to iz prostog razloga {to je ekran obi~no isuvi{e mali da bi cijeli tekst stao na njega. Kroz tekst ste mogli “{etati” pomjeranjem kursora ili kori{tenjem kliza~a sa desne i donje strane prozora u kojem je tekst. Ovo je sasvim normalna situacija: Vidljiv je samo dio teksta na kojem trenutno radite. Nekad vam treba i druga~iji pogled na tekst, a nekad treba da vidite odjednom ve}e cjeline teksta. To je upravo sada slu~aj. Ho}ete da ubacite ilustraciju u svoj tekst i bilo bi dobro da vidite cijelu stranicu teksta da biste imali bolji osje}aj i bolju kontrolu mjesta gdje }e se slika ubaciti. U tom slu~aju vam nije bitna ~itljivost teksta. Bolje je da nekako “smanjite” tekst da biste na ekran mogli staviti cijelu stranicu, bez obzira na to {to tako smanjen tekst ne}e biti ~itljiv.

50

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

MICROSOFT WORD

To radite pomo}u ku}ice za kontrolu veli~ine pogleda na dokument, koja se nalazi desno gore, u prvoj traci sa alatima. Kliknete na malu strelicu koja je pored ku}ice i dobijete ove mogu}nosti: Procenat. Ako izaberete, npr. 200%, tekst }e biti duplo ve}i nego u prirodnoj veli~ini. Tada }e i duplo manje teksta stati na ekran. Ako izaberete, npr. 25%, tekst }e biti umanjen na ~etvrtinu prirodne veli~ine i vidje}ete mnogo vi{e teksta, ali }e on vjerovatno biti potpuno ne~itljiv. Page Width }e postaviti takav procenat da bude vidljiva cijela stranica po {irini. Slika 1-26: Opcije veli~ine Text Width }e postaviti takav procenat da bude vidljiv pogleda na dokument cijeli tekst po {irini (do margina). Whole Page }e postaviti takav procenat da bude vidljiva cijela stranica. Two Pages }e postaviti takav procenat da istovremeno budu vidljive dvije stranice. Kada otvorite ovu ku}icu, mo`ete i direktno ukucati procenat koji ho}ete ako vam nijedna od ponu|enih mogu}nosti ne odgovara. Poigrajte se malo sa ovim da malo osjetite efekte koji se posti`u. Nemojte zaboraviti, promjena veli~ine pogleda na dokument ne uti~e na stvarni sadr`aj dokumenta. Ona samo mijenja na~in na koji je dokument prikazan na ekranu. Stvarne veli~ine slova i svega ostalog ostaju iste, i u prirodnoj veli~ini (onako kako }e ispasti na papiru) ih mo`ete vidjeti ako izaberete procenat 100%. Ove mogu}nosti }ete ~esto koristiti, a sada vam trebaju da malo osmotrite cijelu stranicu i razmislite gdje biste mogli dodati sliku. Umetanje slike u tekst Sliku mo`ete direktno umetnuti u tekst. Evo kako se ubacuje slika koja je ve} pripremljena u nekoj datoteci: Postavite kursor na mjesto gdje ho}ete da ubacite sliku. U na{em slu~aju, to mo`e biti, naprimjer, kraj prvog paragrafa. Iz menija Insert pokrenete komandu Picture… i podkomandu From File (sasvim jasno, Insert Picture From File zna~i upravo „ubaci sliku iz datoteke“).

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

51

I onda, “na op{te iznena|enje”, otvori se prozor kao na slici 1-27. Ovo vam vjerovatno izgleda poznato. Veoma li~i na prozor za definisanje umetanja datoteka u kojima su tekstovi. Pa, naravno! Umetanje slike doista i jeste ne{to veoma sli~no; to je umetanje kompletne datoteke u tekst. Zato su vam idu}i koraci vjerovatno ve} sasvim jasni: U ku}ici Look in: postavite folder iz kojeg ho}ete da “pokupite” datoteku. U ovom slu~aju }ete se postaviti na disketu ili CD koji ste dobili uz priru~nik. U ku}ici Files of Type postavite koji tip datoteka (odnosno koji tip slika) ho}ete da vidite. Najbolje je da postavite opciju All Pictures, jer }e ona u postavljenom folderu izlistati sve datoteke za koje Word zna da su slike.

Slika 1-27: Dijalog za ubacivanje slike u tekst

U prozoru na sredini dobi}ete spisak slika koje se nalaze u postavljenom folderu i zadovoljavaju uslov dat u Files of Type. Ako po nazivu ne mo`ete da prepoznate sliku, kliknite kontrole pogleda na datoteke (dugme lijevo od dugmeta Tools – gore desno). Problem mo`ete rije{iti na vi{e na~ina. Naprimjer, mo`ete izabrati pogled Thumbnails i umjesto imena datoteka, bi}e prikazane male sli~ice koje odgovaraju sadr`aju pojedinih datoteka. Slike }e biti prikazane umanjeno i mo`da nejasno, ali }e to vjerovatno biti dovoljno dobro da prepoznate ono {to tra`ite. Drugi na~in je da izaberete opciju Preview. Prozor }e se podijeliti na dva prozora. U desnom prozoru }e

52

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

MICROSOFT WORD

Word “nacrtati” otprilike ono {to se nalazi u datoteci iz lijevog prozora na koju kliknete jednom. U na{em slu~aju nema dileme, na disketi ili CD-u se nalazi samo jedna slika. Kad prona|ete sliku koju tra`ite, treba da kliknete na nju i onda na dugme Insert. Nakon ovoga, Word }e umetnuti sliku na mjesto gdje se nalazi kursor. Vjerovatno }e rezultat izgledati sli~no kao na slici 1-28. Vidite da je slika ispravno uba~ena u tekst, na mjesto gdje se tada nalazio kursor. Me|utim, njeno pomjeranje po tekstu je veoma ograni~eno. Mo`ete je pomjerati samo zajedno sa tekstom. Tako|er, slika je veoma lo{e „uklopljena“ u tekst. Bilo bi bolje da tekst mo`emo nekako „natjerati“ da ide oko slike. Evo kako to mo`emo posti}i. Kliknemo na sliku desnim prekida~em na mi{u. Pored pokaziva~a mi{a }e se otvoriti jedan meni. Izaberite opciju Format Picture..., a kada se otvori prozor, izaberite karticu Layout:

Slika 1-28: Slika uba~ena u tekst

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

53

Slika 1-29: Odre|ivanje pona{anja slike u odnosu na tekst

Pomo}u ove kartice mo`ete odrediti pona{anje slike u odnosu na tekst. Vidimo da je inicijalno izabrana opcija In line with text, {to zna~i da je slika unutar teksta. Ona se u tom slu~aju pona{a kao jedno slovo. To ve} imamo i ne svi|a nam se. Izabra}emo opciju Square ili Tight ~ime }emo „natjerati“ tekst da ide okolo slike. Kada izaberemo jednu od ove dvije opcije, Ako `elite rotirati sliku, "zgrabite" mali zeleni kru`i} iznad slike. Pomjerajte ga i slika }e rotirati.

Ako `elite pomjerati sliku, pritisnite lijevi prekida~ mi{a negdje u sredini slike, dr`ite ga pritisnutog (“zgrabite” sliku). Pomjerajte mi{a i slika }e se pomjerati po ekranu. “Spustite” sliku tamo gdje `elite tako {to }ete otpustiti lijevi prekida~ mi{a.

Ako `elite mijenjati visinu slike, "zgrabite" mali kru`i} na sredini gore ili dole i pomjerajte ga po ekranu. Sli~no i za {irinu slike, samo treba da "zgrabite" kru`i} koji je u sredini lijevo ili desno

Ako `elite proporcionalno mijenjati veli~inu slike, pa`ljivo "zgrabite" mi{em jedan od malih kru`i}a koji se nalaze na uglovima slike. Pomjerajte mi{a i slika }e mijenjati veli~inu.

Slika 1-30: Manipulisanje slikom unutar teksta

54

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

MICROSOFT WORD

posta}e aktivne i opcije u donjem dijelu kartice (Horizontal alignment) pomo}u kojih mo`emo da postavimo polo`aj slike na stranici. Naprimjer, izaberemo li opciju Right, slika }e zavr{iti uz desnu marginu. Sada nam jo{ preostaje da sliku pove}amo i pomjerimo na mjesto na kojem `elimo da bude. Kombinovanjem ovih poteza postavite sliku u tekst onako kako vam se svi|a. Poku{ajte ga u~initi sli~nim ciljnom tekstu sa po~etka ove lekcije. Napravili ste svoj prvi tekst koji doista lijepo izgleda. Zaslu`io je da se od{tampa. Sada }emo nau~iti kako se to radi.

[TAMPANJE DOKUMENTA Vrijeme je za jo{ jedan Save Poprili~no smo se “namu~ili” dok smo uredili tekst o Leonardu. Doista ne bi bilo lijepo da se ne{to nepredvi|eno desi, pa da moramo cijeli posao raditi ponovo. Dodu{e, ve} smo jednom spasili tekst na disketu, tako da bi nam propao samo posao koji smo radili nakon toga. Ipak, i toga ima dosta, pa jo{ jednom spasite tekst. Ovaj put ne treba davati ime dokumentu (to smo uradili kada smo ga prvi put spa{avali). Dovoljno je da pritisnete <S> i dokument }e biti spa{en pod istim imenom i na isto mjesto (na disketu). Ve} smo jednom rekli da tekst treba ~esto spa{avati. Bilo bi dobro da usvojite i ovo pravilo: Prije {tampanja obavezno spasite tekst. Pona{anje kompjutera u kombinaciji sa {tampa~em nekad mo`e biti nepredvidivo. Sasvim su mogu}i problemi, “zaglavljivanja” i sli~no. Zato bi bilo dobro da obavezno praktikujete primjenu ovog pravila. Kontrolni pregled prije {tampanja Word je WYSIWYG tekst procesor. WYSIWYG zna~i “What You See Is What You Get“, odnosno: “ono {to vidi{, to }e{ i dobiti“. To zna~i da se Word “trudi” da na ekranu prikazuje {to sli~niju sliku dokumenta onoj kakva }e biti kada se on od{tampa. Ipak, Word to ne uradi ba{ savr{eno. Ono {to vidite na ekranu veoma je sli~no onome {to }ete dobiti na papiru, ali ne potpuno isto. Tu su i kontrolni znaci (npr. oznaka kraja paragrafa) i pomo}ni elementi (npr. oznake margina) koji se ne {tampaju, tako da ono {to vidite sasvim sigurno nije potpuno isto onome {to }ete dobiti na papiru. Zato bi bilo dobro kada biste mogli prije {tampanja dobiti sliku dokumenta kakav }e biti na papiru. Word i to omogu}ava, i to se zove Print Preview ili kontrolni pregled prije {tampanja. Ovaj pregled mo`ete dobiti na dva na~ina:

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

55

Pritiskom na dugme ili pokretanjem komande Print Preview iz menija File. Bilo {ta od ovog da uradite, dobi}ete pogled Preview koji bi za na{ dokument mogao izgledati kao na slici 1-31. Ovdje je dokument prikazan upravo onako kako }e i biti od{tampan. Nema kontrolnih i pomo}nih znakova, a fontovi su sli~niji onome {to }ete dobiti na papiru. Mo`ete vidjeti gotovo cijelu stranicu, kao {to je to na slici 1-31, ili mo`ete uve}ati pogled:

Slika 1-31: Kontrolni pregled prije {tampanja

Dovedete pokaziva~ mi{a negdje na dokument. Pokaziva~ mi{a se pretvori u “lupu”, tj. “pove}alo”, sa znakom + unutra. Ako kliknete mi{em, taj dio dokumenta se uve}a, a znak + se pretvori u znak -. Ako sada opet kliknete mi{em, pogled se “odmakne”, pa opet vidite gotovo cijelu stranicu. Tako {to postavite procenat uve}anja / smanjenja u ku}ici predvi|enoj za to. Postoji jo{ komandi koje mo`ete koristiti i to vam ostavljamo da sami istra`ite.

56

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

MICROSOFT WORD

Ako kliknete na dugme na kojem je naslikan {tampa~ (sasvim lijevo gore), dokument }e biti od{tampan. Ako kliknete na dugme Close, vra}ate se u editovanje dokumenta. Nemojte da vas zbuni to {to dokument i cijeli Wordov prozor izgledaju sli~no kao i normalan prozor: Kada pregledate dokument prije {tampe, ne mo`ete vr{iti nikakve korekcije na njemu. Ako ste uo~ili neku gre{ku, morate se prvo dugmetom Close vratiti u editovanje dokumenta. Za{to je va`an kontrolni pregled dokumenta prije {tampanja? Kao prvo, kompjuteri, izme|u ostalog, slu`e i za smanjenje potro{nje papira (mada se ~ini da to ba{ i nije tako). Nema potrebe da ne{to {tampate (to traje i pravi tro{kove) da biste uo~ili lapsuse i druge gre{ke – iz kontrolnog pregleda }ete imati bolji pogled na dokument jer vas ne optere}uju kontrolni i pomo}ni elementi u tekstu. Kontrolni pregled ne daje potpuno identi~nu sliku dokumenta. Ipak }ete nekada morati od{tampati dokument da biste uo~ili neke finese. Naprimjer, ve}ina fontova dobije neznatno druga~iji izgled kada se dobije na papiru (ili se barem ljudskom oku ~ini da je to tako, {to je u principu isto). Mora}ete malo eksperimentisati sa {tampanjem dok ne steknete osje}aj koji je font (vrsta, stil i veli~ina) dobar za koju namjenu. I, kona~no, tekst na papiru Sada je sve spremno za {tampanje.

Slika 1-32: Dijalog za {tampanje

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

57

[tampanje pokre}ete skra}enicom

ili komandom Print… iz menija File. Kada to uradite, dobi}ete prozor koji je sli~an slici 1-32. Poznavanje opcija na ovom prozoru mo`e vam izuzetno olak{ati `ivot. Pa, da vidimo onda {ta tu sve ima, a {ta je bitno: U vrhu je ime {tampa~a. Va{ kompjuter mo`e biti prilago|en da radi sa vi{e razli~itih {tampa~a. Tu birate na kojem }ete {tampati dokument. Ako kliknete na dugme Properties dobi}ete mogu}nost pode{avanja nekih parametara {tampa~a. Ti parametri su razli~iti za razli~ite {tampa~e. U svakom slu~aju, ne zaboravite provjeriti da li je veli~ina papira uskla|ena sa veli~inom papira definisanom u dokumentu (sje}ate se: u Page Setup). Naprimjer, ako ste u Page Setup postavili papir A4, a u osobinama {tampa~a je neki drugi format, naprimjer, Letter, {tampa }e biti ura|ena u formatu Letter. Grupa opcija Page Range defini{e {ta se {tampa: All – {tampa}e se cijeli dokument, Current Page – {tampa}e se stranica na kojoj se trenutno nalazi kursor, Selection – {tampa}e se samo dio teksta koji je markiran, Pages – {tampa}e se samo stranice koje navedete u prozor~i}u desno od ovog dugmeta. Navodite pojedina~no brojeve stranica ili raspone stranica i sve to odvajate zarezima. Naprimjer, ako navedete “2,3,5-8,10” {tampa}e se 2, 3, 5, 6, 7, 8, i 10. stranica. Opcija Number of Copies odre|uje broj kopija koje }e biti od{tampane. Prekida~ Collate odre|uje da li }e kopije biti {tampane po redu, jedna po jedna, ili }e prvo biti od{tampane sve prve stranice, pa onda sve druge stranice itd. (ovo se odnosi samo na one koje ste lijevo naveli da se uop{te {tampaju). U donjem desnom uglu je ku}ica Print: koja odre|uje da li }e biti {tampane sve stranice koje ste naveli, samo parne (Even) ili samo neparne (Odd). Ovo }ete koristiti ako {tampate dvostrano. Prvo }ete od{tampati neparne stranice, onda okrenuti papir u {tampa~u, a onda od{tampati parne stranice sa druge strane. Slika 1-33: Opcije {tampanja

58

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

MICROSOFT WORD

Dugme Options… vam nudi jo{ mogu}nosti. Ako kliknete na njega, dobi}ete prozor kao na slici 1-33. Ovo je, ustvari, jedna od kartica komande Options… iz menija Tools. Po{to ova komanda odre|uje pona{anje Worda “na du`e staze”, vodite ra~una o tome da sve {to promijenite ne}e va`iti samo za dokument koji trenutno {tampate, nego }e se Word i dalje nastaviti pona{ati u skladu sa onim {to ste uklju~ili ili isklju~ili na ovoj kartici. Nemojte to zaboraviti jer vas mo`e iznenaditi pona{anje Worda kada budete kasnije {tampali neki drugi dokument. Od svega {to vidite, za sada su vam bitna dva prekida~a: Ako uklju~ite Reverse Print Order, Word }e {tampati dokument u obrnutom redoslijedu, po~ev od zadnje strane prema prvoj. Ovo je veoma korisna mogu}nost ako imate {tampa~ koji izbacuje papire koje {tampa tako da preko prve strane do|e druga itd. Ako ne {tampate “naopa~ke”, mora}ete ru~no preslo`iti, npr. 50 stranica teksta. Prekida~ Background Printing treba dr`ati uklju~enim ako ne primje}ujete neke bitne probleme u brzini rada kompjutera. Ako je on uklju~en, Word }e pripremiti tekst za {tampu, poslati ga {tampa~u i dozvoliti vam da dalje radite dok {tampanje traje. U suprotnom }ete morati ~ekati da se {tampanje zavr{i da biste nastavili sa radom. Sada treba da {tampate tekst koji ste pripremili. On ima samo jednu stranicu, pa ve}ina ovih mogu}nosti nema nekog smisla. Vjerovatno je sve ve} pode{eno kako treba. Provjerite samo da li su dobro izabrani {tampa~ i format papira u Properties. Kliknite na dugme OK i sa~ekajte malo. [tampanje je relativno spor proces, pa budite strpljivi. Ako vam se u~ini da to predugo traje, nemojte ponovo slati dokument na {tampu - provjerite prvo sve ostalo (da li je {tampa~ uklju~en i priklju~en na kompjuter, da li ima papira u njemu i sli~no), prije nego to uradite. I time ste zavr{ili sa drugom vje`bom. Imate na papiru svoj prvi dokument napisan u Wordu. Sada malo pogledajte kako to izgleda na papiru i uporedite sa onim {to vidite na ekranu (u normalnom pogledu i u Print Preview). Po~nite pamtiti sitne razlike. Time po~injete da sti~ete iskustvo koje }e vam sasvim sigurno trebati.

REZIME U prvoj lekciji o kompjuterskom tekstu napravili ste prve korake u Wordu. Odmah vam je bilo jasno da to nije dovoljno, da ste se samo upoznali sa osnovnim pojmovima, ali da ni{ta korisno jo{ uvijek ne znate napraviti. U ovoj lekciji ste nau~ili “prave stvari”!

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Osnove formatiranja

59

Sada znate da i stare, ve} ukucane tekstove mo`ete iskoristiti tako {to }ete ih “uvu}i” u Word i dodatno obraditi. Umetanje datoteka vam omogu}ava i spajanje vi{e dokumenata. Nau~ili ste i nove “igre” sa fontovima. Sada mo`ete posti}i skoro sve {to vam padne na pamet. Formatiranje paragrafa ste savladali gotovo u potpunosti. Po{to se tekst sastoji od paragrafa i ni~eg drugog, ovime ste prakti~no stekli dovoljno znanje da napravite sasvim dobre tekstove. Vidjeli ste da je ubacivanje slike u tekst sasvim jednostavna operacija. Sad kad znate ovu mogu}nost, ilustracije za vas vi{e nisu tajna. Kona~no ste nau~ili i kako da iz “te kutije” izbacite tekst na papir, {to naj~e{}e i jeste cilj. Vidjeli ste da vam Word daje razne mogu}nosti kontrole {tampe, tako da ni to nije nikakav problem. Vjerovali ili ne, ako ste dobro savladali prve dvije lekcije, ve} mo`ete potpuno samostalno raditi u Wordu. Ono {to ste ve} nau~ili sasvim je dovoljno da zadovolji gotovo sve svakodnevne potrebe. To vam mo`da i ne izgleda tako na prvi pogled. Re}i }ete: “Kada se sve sabere i oduzme, nau~ili smo samo nekoliko pojmova i operacija”. Ali, pisanje teksta na kompjuteru i jeste tako jednostavno. Doista i koristite samo nekoliko koncepata i operacija. Ako niste profesionalac koji pravi novine ili ~asopise, rijetko vam trebaju druge mogu}nosti. Zapamtite ovo: Kombinovanjem onoga {to ste do sada nau~ili mo`ete mnogo da postignete. U Wordu ne postoji komanda: “Ho}u veliki i lijepi naslov!”. Kompjuter ne ~ita va{e misli, nego vam samo nudi niz jednostavnih operacija koje vi treba da kombinujete. Kao {to ste vidjeli, “veliki i lijepi naslov” se dobija kombinovanjem samo nekoliko jednostavnih operacija nad fontom i paragrafom. Ovo uop}e ne zna~i da vam nisu potrebne naredne lekcije o obradi teksta. Kroz njih }ete jo{ uvje`bati ono {to ste nau~ili i usvojiti jo{ neke dobre “{tosove”. U~enje Worda ne}ete zavr{iti ni tada. Ono nema kraja; svaki dan }ete uo~avati nove i bolje mogu}nosti. Po~nite odmah; krenite u tre}u lekciju.

60

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

MICROSOFT WORD

1.3. Kori{tenje programa MS Word – Stilovi i strani~enje U ovoj lekciji }ete jo{ uvje`bati i malo pro{iriti svoje znanje o formatiranju fonta i paragrafa. Upozna}ete veoma mo}nu alatku: stilove. Stilovi }e vam omogu}iti da formatirate kompletne paragrafe ili dijelove teksta u samo par poteza, veoma brzo i efikasno. U ovoj lekciji }ete se prvi put susresti sa tekstom koji je du`i od jedne stranice i mora}ete nau~iti osnovne pojmove o strani~enju i numerisanju stranica. Nau~i}ete i malo vi{e od samo osnovnih pojmova.

PRIPREMNE RADNJE Sada ste ve} majstori u obradi teksta. Brzo }ete napraviti osnovne pripremne radnje za tre}u vje`bu: u~itavanje ukucanog teksta sa diskete i njegovo osnovno formatiranje. Idemo odmah na posao: U|ite u Word. Otvori}e se prazan dokument sa privremenim imenom “Document1”. Ubacite u dokument pripremljen tekst sa diskete ili CD-a kojeg ste dobili uz priru~nik. Tekst predvi|en za ovu vje`bu se zove “v3.txt”. Znate kako se to radi, ali da ponovimo: Meni Insert Komanda File… Postavite se na disketu ili CD. Tip dokumenta postavite na Text Files. Kliknete na v3.txt. Zatim kliknite na OK. Postavite parametre stranice. Postavite margine i veli~inu papira A4. Uradite osnovno ure|enje teksta: Markirajte cijeli tekst pomo}u . Izaberite neki font. Postavite veli~inu fonta na 12 ta~kica. Kliknite negdje u tekst da se poni{ti markiranje i pomo}u kliza~a se pomjerite na po~etak teksta. Uradite prvi Save: Meni File

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

61

Komanda Save As… Postavite se na disk ili disketu. Tip dokumenta treba da bude Word Documents. Ukucajte ime dokumenta koje ho}ete. Kliknite na OK. Po~etak teksta bi sada trebao da izgleda otprilike ovako:

Slika 1-34: Inicijalni izgled teksta

STILOVI U jednom pogledu na po~etak teksta mo`ete vidjeti da su u pitanju pametne izreke vjerovatno pametnih ljudi. Cilj ove vje`be je da uredimo taj niz izreka tako da budu zgodne za ~itanje. Iako smo promijenili font i malo ga pove}ali, sasvim se jasno vidi da je tekst te`ak za ~itanje. Nejasno je gdje po~inje, a gdje zavr{ava jedna izreka, da li je autor izreke rekao onu koja je iznad ili ispod njegovog / njenog imena, a i sve skupa, tekst je poprili~no “dosadan” kada se pogleda. Sada }emo se potruditi da to sve promijenimo. O~ito se moramo malo igrati sa paragrafima i fontovima. Na po~etku treba da se koncentri{emo na jednu izreku, recimo prvu. Uredi}emo nju, a onda }emo to {to smo postigli {ablonski primijeniti i na ostale izreke.

62

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

MICROSOFT WORD

Osnovno formatiranje Prva dva paragrafa Dakle, kre}emo od prvog paragrafa. To je prva izreka. Razmi{ljamo. Kao prvo, ~ini se da je {irina teksta prevelika. Mora}emo paragraf malo uvu}i sa obje strane. I font je prevelik; smanji}emo ga. Po{to je u pitanju paragraf gdje je izreka, razmi{ljamo i o ostalim izrekama koje slijede. One dolaze iza imena autora prethodne izreke. Mora}emo ga nekako odvojiti od njega, da bi bilo jasno da to nije izreka tog autora. To mo`emo posti}i razmakom izme|u paragrafa ili linijama. Isto tako bi mo`da bilo dobro da su slova izreke uko{ena, a ime autora podebljano. I tako dalje, i tako dalje… Sva ovakva razmi{ljanja se ti~u dizajna teksta. Ovo nije priru~nik koji vas u~i dizajnu. Mi vas u~imo kako da koristite Word, a za dizajn }ete morati potra`iti priru~nik, knjigu ili savjet nekih druga~ije kvalifikovanih autora. Zato mo`ete prihvatiti na{e sugestije ili ne. U svakom slu~aju, vodite ra~una i o estetici i o funkcionalnosti. Tekst treba da bude i ~itljiv i lijep. Kada razmi{ljate o dizajnu mo`e vam pomo}i i eksperimentisanje. Jednostavno probajte ono {to vam je palo na pamet. Sje}ate se skra}enice ? Sasvim je jednostavno poni{titi neku operaciju ako vam se njen rezultat ne svi|a. Kada kona~no osmislite osnovni dizajn, realizujte ga. Prakti~no znate sve {to je potrebno. Evo {ta smo mi napravili sa prva dva paragrafa:

Slika 1-35: Formatirana prva dva paragrafa

Kako dobijate ovakvo ne{to: Markirajte cijeli prvi paragraf povla~enjem mi{a, strelicama ili trostrukim brzim klikom na paragraf. Promijenite font. Ovdje je primijenjen Times New Roman, veli~ina 11, stil Italic.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

63

Komandom Format…Paragraph… formatirajte prvi paragraf: Uvla~enje sa lijeve i desne strane po jedan centimetar. Prva linija nije druga~ija, dakle Special postavite na (None). Razmak ispred paragrafa i iza paragrafa ostavite na 0. Poravnanje postavite na Justified (poravnato sa obje strane). Markirajte cijeli drugi paragraf (ime prvog autora). Promijenite font. Ovdje je primijenjen Times New Roman, veli~ina 12, stil Bold. Formatirate paragraf: Postavite isto uvla~enje sa obje strane po jedan centimetar. Prva linija tako|er ne treba da bude druga~ija (uostalom, i ima samo jedna linija). Razmak ispred paragrafa ostavite da bude 0, a razmak iza paragrafa postavite na 24, tako da se odvoji od naredne izreke. Poravnanje postavite da bude desno (Right). Sve ovo znate sami da uradite – formatirali ste prva dva paragrafa: prvi citat i prvog autora. Proba i prve korekcije Sada je vrijeme da vidimo kako }e to izgledati kada na isti na~in formatiramo jo{ dva paragrafa: idu}i citat i autora.

Slika 1-36: Formatirana jo{ dva paragrafa

64

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

MICROSOFT WORD

Ponovite sve jo{ jednom, ali ovaj put sa naredna dva paragrafa. Neka budu identi~ni kao i prva dva: Vidimo da je ime autora nekako isuvi{e spojeno sa izrekom. To nije bilo ba{ tako uo~ljivo na prvoj izreci jer je posljednji red kra}i, ali se na narednoj lijepo vidi da je ime autora nekako

Slika 1-37: Korigovano formatiranje paragrafa

„nagurano“ ispod izreke. To mo`emo popraviti ako na paragrafu gdje je autor postavimo da je razmak ispred njega, npr. 6 pt. To isto uradimo za oba paragrafa sa imenima autora. Dobi}emo otprilike ovakav izgled teksta: Sad je ve} malo bolje. Naravno, mo`da se ne}ete slo`iti sa ovim mi{ljenjem, ali, ponavljamo, mi vas ne u~imo dizajnu. Evo ~emu vas u~imo: Kroz dosada{nji rad na formatiranju prva ~etiri paragrafa sigurno ste uo~ili da nam metoda formatiranja sa kojom smo po~eli da radimo i nije ba{ mnogo pametna: Da bi se jedan paragraf formatirao, potrebno je uraditi nekoliko operacija. Kada je u pitanju samo jedan paragraf, to nije stra{no. Me|utim, ako ho}ete da napravite jo{ jedan sa istim formatiranjem, morate sve to ponoviti. Ako imate mnogo paragrafa sa istim formatiranjem, definitivno se ne “isplati” toliko puta ponavljati iste poteze. Pogledajte koliko citata i koliko imena autora ima u na{em tekstu. Trebalo bi nam izuzetno mnogo vremena da to sve uredimo na isti na~in. A i bilo bi veoma dosadno. Kada ponavljate poteze da biste dobili isto formatiranje u vi{e paragrafa, sasvim je vjerovatno da }ete pogrije{iti, ne{to }ete zaboraviti ili druga~ije napraviti. Onda ti paragrafi ne}e biti identi~no formatirani.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

65

Ako naknadno uo~ite da neki element formatiranja nije dobar (kao {to je to bio slu~aj sa imenom autora u na{oj vje`bi), mora}ete sve do tada formatirane paragrafe korigovati. U na{oj vje`bi je to sre}om bio slu~aj samo sa dva paragrafa. Ali, zamislite da formatirate nekoliko desetina paragrafa i onda se predomislite po pitanju, npr. razmaka izme|u redova – sve }ete paragrafe morati ponovo formatirati, jedan po jedan. U drugoj vje`bi ste nau~ili da mo`ete markirati vi{e paragrafa i onda ih zajedni~ki formatirati (“odjednom”). Tada ovi problemi nisu mnogo izra`eni. Me|utim, kao {to znate, markirati mo`ete samo vi{e paragrafa koji su u nizu jedan iza drugog. To je rijetko slu~aj. Na{ tekst je upravo dobar primjer za to. Kada bismo mogli markirati sve izreke, mogli bismo ih odjednom, zajedni~ki formatirati. Ali, to nije mogu}e jer se izme|u svake dvije izreke nalazi paragraf sa imenom nekog autora. Ovi problemi su tipi~ni za obradu teksta na kompjuteru. I mi ih upravo sada imamo. Sljeduje nam mukotrpan, spor i dosadan posao da bismo formatirali tekst koji je pred nama. ^ini se da smo se malo “zaglavili” sa tekstom koji je na prvi pogled izgledao vrlo jednostavan za formatiranje. Sre}om, Word vam nudi veoma elegantno i prakti~no rje{enje: stilove. Formiranje stila U ~emu je tajna stilova? Sve elemente formatiranja koje ste primijenili nad jednim paragrafom mo`ete “zabilje`iti” negdje u kompjutersku memoriju i kasnije se jednostavno pozvati na njih. Skup elemenata formatiranja nekog paragrafa naziva se stil tog paragrafa. Zapamtite taj stil i kasnije samo ka`ete Wordu: “Neka paragraf bude u tom stilu!”, i Word sve sam uradi. Kako }ete to napraviti? Prvo morate formirati stil, odnosno re}i Wordu da ga “zapamti”. Formatirate neki paragraf onako kako ho}ete da stil izgleda. To smo ve} uradili sa prvim i drugim paragrafom. Prakti~no smo definisali dva stila: stil teksta koji je citat i stil teksta koji je ime autora. Postavite kursor negdje u paragraf koji je u stilu kojeg ho}ete da formirate. Postavite ga na prvi paragraf u na{em tekstu, na prvu izreku. Iz menija Format pokrenete komandu Styles and formatting… Na desnoj strani ekrana }e se otvoriti prozor kao na slici 1-38.

66

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

Ako bismo jednostavno kliknuli na jedan od stilova koji su u spisku, cijeli paragraf na kojem je kursor poprimio bi sve osobine tog stila (font, poravnanje, razmake itd.). Me|utim, ono {to mi ho}emo jeste da formiramo novi stil u kojem }emo zapamtiti sve osobine paragrafa kojeg smo upravo formatirali. Treba da kliknemo na dugme New Style. Dobi}emo prozor kao na slici 1-39. U ku}icu Name: ukucajte ime koje ho}ete da date va{em novom stilu. Stil mora imati ime da ga razlikujete od ostalih stilova. Naprimjer, mo`ete ukucati Izreka. Kliknite na dugme OK i formirali ste novi stil. Word je sada pod imenom Izreka zapamtio sve elemente formatiranja prvog paragrafa (jer je na njemu bio kursor).

MICROSOFT WORD

Pomo}u dugmeta New Style formirate novi stil

Ovdje imate spisak svih stilova koji su ve} pripremljeni i mogu se koristiti. Imena stilova su ve} prikazana otprilike kako stil izgleda. Jednostavno kliknete na stil koji ho}ete i tekst paragrafa na kojem je kursor poprimi}e oblik tog stila.

Slika 1-39: Prozor za manipulaciju stilovima

Slika 1-38: Izbor stila

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

67

Sve ono {to smo namje{tali (font, poravnanja, linije, sjen~enja …) sada ima zajedni~ko ime: Izreka. Obratite pa`nju na desni prozor. Kada ste kliknuli na OK, u njemu se, na spisku stilova, pojavio stil Izreka. Evo nas nazad u tekstu. Naizgled se ni{ta nije promijenilo. Promjena je nevidljiva: Imamo formiran novi stil unutar na{eg dokumenta. Sada bismo ga mogli i iskoristiti. Primjena stila Po{to smo formirali stil Izreka, sada ga mo`emo primijeniti na sve izreke u tekstu. Ovo treba da uradite i sa prvom izrekom na osnovu koje smo i formirali stil, mada smo posao oko nje ve} zavr{ili. To morate da uradite da bi Word “znao” da je i ta izreka u istom stilu kao i ostale. Ve} smo rekli kako primjenjujete stil: Kliknete na paragraf kojem ho}ete da promijenite stil. Otvorite prozor sa spiskom stilova (sada je ve} otvoren, ali ako nije, onda izaberite Format...Styles and formatting...) Pomo}u kliza~a prona|ite stil koji `elite izabrati – poredani su po abecedi. Kliknete na taj stil (u na{em slu~aju je to Izreka). Svi elementi formatiranja se automatski primijene na paragraf na kojem je kursor. Gotovo trenutno paragraf se potpuno promijeni i dobije izgled koji ste `eljeli. Sada jednostavno treba da idete od izreke do izreke, na jednu po jednu postavite kursor i izaberete stil Izreka. Sve }e poprimiti isti izgled. Isti postupak primijenite i na paragrafe sa imenima autora: Kliknite na prvi paragraf sa imenom autora (onaj koji smo ve} uredili). Formirajte novi stil prema njemu (neka se zove Autor). Na sva imena autora primijenite stil Autor. Kada ste zavr{ili sa ovim poslom, tekst je sada dobio sasvim novi izgled. Pregledajte ga malo. Umanjite pogled i sagledajte cjelinu. Poku{ajte malo da ga pogledate i u pogledu Print Preview. Modificiranje stila Sada imamo sasvim lijepo ure|en tekst, gotovo spreman za {tampu. Tekst bi trebao biti dug ne{to vi{e od dvije stranice. Ovisno od margina koje ste postavili, kao i ostalih parametara

68

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

MICROSOFT WORD

formatiranja, mogu}e je da je stao na dvije stranice, a mogu}e je da imate manji dio teksta koji je “pre{ao” na tre}u stranicu. Nama se upravo to desilo. Imamo samo malo teksta na tre}oj stranici. U pitanju su ~etiri izreke. Bilo bi dobro kada bi i one stale na drugu stranicu, pa da imamo sveukupno dvije stranice pune teksta. Kako da to izvedemo? Sje}ate se koliki smo razmak postavili izme|u autora i naredne izreke? Bile su u pitanju 24 ta~kice i to je osobina stila Autor (razmak iza paragrafa). To je poprili~no veliki razmak i mogao bi se malo smanjiti. Ako iznad svake izreke malo smanjimo taj razmak, ukupna du`ina teksta }e se smanjiti i mogu}e je da }e sve stati na dvije stranice. Ho}emo li i}i redom i smanjivati ove razmake iznad svake izreke (Format…Paragraph…)? Naravno ne. Pa imamo stilove! Svaki autor je u stilu Autor i treba da izmijenimo stil, a ne svaki paragraf zasebno. Kada izmijenimo neku osobinu stila, svi paragrafi koji su u tom stilu automatski se promijene tako da poprime tu novu osobinu. Upravo zbog ove ~injenice je dobro raditi sa stilovima. U svakom trenutku se mo`ete predomisliti i promijeniti neki stil – cijeli tekst }e se automatski korigovati. Sada }emo smanjiti razmak o kojem smo pri~ali: Prona|imo stil Autor u spisku stilova na desnoj strani ekrana (ako je kojim slu~ajem prozor sa spiskom stilova „nestao“ sa ekrana, jednostavno ga vratimo nazad komandom Format ...Styles and formatting…) Pokaziva~ mi{a postavimo na ime stila Autor. Pojavi se mala strelica sa desne strane. Kliknemo na nju i dobijemo meni sa slike 1-40. Izaberite opciju Modify... Pomo}u nje }emo mijenjati osobine stila. Dobi}ete prozor kao na slici 1-41. Vidimo da ovdje mo`emo promijeniti ime stila i neke osnovne njegove osobine, kao {to su vrsta i veli~ina slova, poravnanje itd. Direktno u ovom prozoru ne mo`emo promijeniti ba{ sve osobine stila. Ako na prozoru nema ne{to {to biste htjeli promijeniti, treba da Slika 1-40: Meni stila kliknete na dugme Format, dole lijevo. Upravo u na{em primjeru, mi ho}emo da precizno postavimo razmak iza paragrafa, a to ne vidimo na ovom prozoru. Dakle,

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

69

Slika 1-41: Prozor za modifikaciju stila

kliknemo na dugme Format. U spisku koji se otvorio prepoznajemo elemente formatiranja koje smo do sada nau~ili: Font i Paragraph. Ima i nekih koje jo{ ne poznajemo. Dakle, mo`emo promijeniti sve osobine stila. Sada mijenjamo element Paragraph, pa izaberite njega sa spiska. Otvori}e se dobro poznati prozor za formatiranje paragrafa. Tu lijepo vidimo da je razmak iza paragrafa postavljen na 24 ta~kice. Smanjite ga na 14 ta~kica. Kliknete na OK u prozoru za formatiranje paragrafa. Kliknete na OK u prozoru za modifikaciju stilova. Svi prozori se redom zatvaraju, a kada zatvorite zadnji, cijeli tekst se promijeni u skladu sa promjenom koju ste napravili. Svi autori dobiju manji razmak ispred i iza, odnosno, cijeli tekst se skrati. Vratimo se sada za trenutak na meni stila. Vidimo da je prva opcija „Select All 25 Instance(s)“. Pomo}u ove opcije mo`emo selektovati sve paragrafe koji su u tom stilu. Ovo je nekada veoma korisno. Naprimjer, mo`emo selektovati sve autore iz na{eg teksta i onda ih

70

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

MICROSOFT WORD

kopirati na drugo mjesto u dokumentu ili ~ak i u drugi dokument. Sje}ate se da smo rekli kako ne mo`emo selektovati paragrafe „na preskok“. Vidimo sada da ipak mo`emo, ali pod uslovom da su u istom stilu. I druge dvije opcije su korisne. Opcija Delete je zgodna ako pretjeramo sa brojem stilova, pa nam spisak postane nepregledan. Zapamtite: Opcija Delete bri{e stil, a ne tekst koji je u tom stilu. Stil }e nestati iz spiska, ali }e tekst koji je u tom stilu ostati, mada neformatiran. Ako kliknete na opciju „Update to Match Selection“, stil }e poprimiti sve osobine paragrafa u tekstu na kojem je kursor. Eto zgodnog na~ina da promijenite sve osobine stila. U tekstu formatirate paragraf kako vam se svi|a i onda samo kliknete na ovu opciju. Stil }e poprimiti te osobine, a i svi ostali paragrafi koji su u tom stilu promijeni}e svoje osobine. Kroz vje`bu smo iskoristili mogu}nost izmjene stila da bismo malo skratili tekst. Ova mogu}nost je mo}na alatka i mo`ete je koristiti i za razne druge svrhe. Ako ne formatirate tekst stilovima, nemate ovu mogu}nost, kao ni sve ostale prednosti stilova. Zato se trudite da uvijek koristite stilove. Neka nijedan paragraf u va{em tekstu ne bude bez primijenjenog stila. Ako razmislite o ovom savjetu, ono {to }ete se odmah upitati jeste sljede}e: Ipak je potreban odre|eni napor da se formiraju i primijene stilovi. Ako imam jednostavan i mali tekst, br`e }u ga urediti bez stilova. Ima i za to lijeka. Odmah }emo ga upoznati u narednom poglavlju. Organizujte stilove Kako iskoristiti postoje}e stilove? Stilovi koje ste formirali rade}i u nekom dokumentu pridru`eni su samo tom dokumentu. Kada otvorite novi dokument, brzo }ete uo~iti da u njemu nema stilova koje ste formirali. Dakle, treba sve ponovo – ponovo osmisliti i napraviti stilove. Ovo nije dobro jer tro{i vrijeme i nije korisno sve uvijek ponovo raditi kad god zapo~injete rad na novom dokumentu. Postoje stilovi paragrafa koja ~esto koristite. Naprimjer, glavni tekst, naslovi i podnaslovi su vam isti u ve}ini dokumenata koje pravite. Trebalo bi da ve} znate jedno rje{enje ovog problema. Razmislite. Ako niste sigurni kakvo je rje{enje, sada }emo ga pojasniti. Sve {to }emo pobrojati ve} znate, pa prema tome i sami ste mogli do}i do rje{enja. Sje}ate se savjeta sa kraja druge lekcije: Nema magi~nih formula za rje{enje problema - kombinujte jednostavne operacije koje znate da biste rije{ili slo`enije probleme. Evo kako mo`ete iskoristiti ve} napravljene stilove:

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

71

Otvorite dokument u kojem su ve} formirani stilovi (File…Open…). Komandom File…Save As… spasite dokument pod novim imenom. Pobri{ete sve iz tog dokumenta. Sada u Wordu imate ~ist, prazan dokument, sa novim imenom, ali koji je zadr`ao sve stilove iz prvobitno otvorenog dokumenta. Sada u taj dokument mo`ete pisati novi tekst i u njemu primjenjivati stilove koje ste ve} jednom napravili. Budite pa`ljivi: Budite sasvim sigurni da ste prvo spasili dokument pod novim imenom (sa Save As…), pa tek onda pobri{ite cijeli njegov sadr`aj. Dakle, mo`ete koristiti stilove iz drugog dokumenta, ali je potrebna ovakva jedna “gimnastika”, koja u slu~aju nepa`nje mo`e uni{titi va`an dokument. Na svu sre}u, postoji bolji i manje opasan na~in da se stilovi u~ine prenosivim u druge dokumente. Mo`ete kopirati stilove iz dokumenta u dokument. Kopiranje stilova iz dokumenta u dokument Idemo odmah na konkretne probleme: Imate formirane stilove u jednom dokumentu, a ho}ete da ih imate u nekom drugom dokumentu. Ho}ete neke stilove da imate u svim dokumentima. Evo kako to uradite: Otvorite dokument u kojem imate formirane stilove. Pokrenite komandu Tools … Templates and Add-Ins. Kliknite na dugme Organizer… (dole lijevo). Otvori se prozor kao na slici 1-42. Ovo je prozor za organizovanje stilova. Funkcioni{e veoma jednostavno. Lijeva i desna strana su sli~ne. Lijevo su prikazani stilovi dokumenta koji je otvoren i iz kojeg }ete ih kopirati. Desno su prikazani stilovi dokumenta u koji ih kopirate. Izme|u su dugmad za manipulaciju: Copy – Kopira ozna~eni stil sa lijeve strane na desnu. Delete – Obri{e ozna~eni stil. Rename... – Promijeni ime ozna~enom stilu.

72

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

MICROSOFT WORD

Slika 1-42: Prozor za organizovanje stilova

Vidite da u lijevom donjem prozor~i}u pi{e ime dokumenta “Izreke.doc (Document)”; to je na{ dokument u kojem smo formirali stilove Izreka i Autor. Desno je otvoren dokument “Normal.dot (global template)”. Ovo nije obi~ni dokument. To je tzv. „template“ dokument, odnosno “{ablon” koji se mo`e primijeniti za formiranje novog dokumenta. Ovo sve nije sada toliko bitno, bitno je da zapamtite: Normal.dot je {ablon koji se primjenjuje na sve nove dokumente koje otvarate. Ako u njega iskopirate neki stil, taj stil }e biti na raspolaganju u svim novim dokumentima koje otvorite. Dakle, kliknete na neki stil (npr. Autor) u lijevom prozoru, a zatim kliknete na dugme Copy. Stil }e se iskopirati u Normal.dot i bi}e na raspolaganju u svim novim dokumentima. Ovime smo rije{ili drugi problem. Odmah da napomenemo: Ne pretjerujte sa brojem stilova u Normal.dot. Tu kopirajte neki stil tek kada se uvjerite da ga doista ~esto koristite u svim dokumentima. To su stilovi, npr. “normalan tekst”, naslovi i podnaslovi, slike i sli~no. Ako se ne budete tako pona{ali, odnosno ako budete kopirali “sve i sva{ta” {to vam se u tom trenutku svidjelo, veoma brzo }ete do}i u situaciju da vam svaki novi dokument ima stotinjak stilova. Primjena stila }e biti ote`ana jer }e spisak stilova biti veliki. U takvoj situaciji nemate mnogo koristi od stilova. Ako pravite nekoliko sli~nih dokumenata i ho}ete da oni imaju iste stilove, ali ne}ete da to bude u Normal.dot, mora}ete primijeniti drugi, ali sli~an postupak.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

73

Naprimjer, ho}ete da i dokument “Leonardo da Vinci”, koji ste napravili u prethodnoj vje`bi ima na raspolaganju stil Autor. To ba{ i nema nekog smisla, ali }emo to prihvatiti u cilju vje`banja kopiranja stilova. Desno treba da kliknete na dugme Close File da zatvorite Normal.dot. Na istom dugmetu sada pi{e Open File… Kliknete na njega i onda na standardan na~in izaberete dokument u koji ho}ete da kopirate stilove. Izaberite “Leonardo da Vinci.doc” sa diska (ili kako ste ga ve} nazvali u drugoj vje`bi). Sada prozor izgleda ovako:

Slika 1-43: Razmjena stilova izme|u dva dokumenta

Lijevo je tekst o izrekama, a desno tekst o Leonardu. Sada prebacujete stilove iz lijevog dokumenta u desni: Kliknete na stil kojeg ho}ete da prebacite, npr. Autor. Kliknete na dugme Copy. Primijeti}ete da je prebacivanje mogu}e u oba smjera. Samo kliknite na neki stil sa desne strane i vidje}ete da se smjer dugmeta Copy obrnuo. Kada zavr{ite sa kopiranjem, zatvorite dokument koji je desno, opet na dugme Close File. Word vas pita:

74

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

MICROSOFT WORD

Slika 1-44: Spa{avanje promjena u dokumentu

Da li `elite da spasite promjene u dokumentu? Niste ni{ta promijenili u tekstu, ali jeste u sveukupnom dokumentu: dodali ste mu nove stilove. Kliknite na Yes i u tom dokumentu }e kasnije postojati stilovi koje ste spasili. Ako i niste zatvarali dokument, pri zatvaranju prozora za organizovanje stilova sljeduje vam ovakvo pitanje. Ako ste kopirali iz desnog u lijevi dokument, Word vas ne}e ovo pitati. To je zato {to je “lijevi” dokument ve} otvoren u Wordu i podrazumijeva se da radite u njemu, odnosno da vi imate kontrolu kada }e biti ra|en Save. Kada spasite dokument, spasi}ete i nove stilove. Da ponovimo najva`nije: Pomo}u komande Tools … Templates and Add-Ins... Organizer… mo`ete kopirati stilove iz dokumenta u dokument. Ako kopirate stilove u specijalni dokument “Normal.dot”, stilovi }e biti na raspolaganju u svim novootvorenim dokumentima. Ne kopirajte previ{e stilova u Normal.dot. Kopirajte samo one za koje se iskustveno pokazalo da ih doista i koristite u ve}ini svojih dokumenata.

STRANI^ENJE Sada je dokument spreman za {tampu. Ili ba{ i nije? Jeste tekst spreman za {tampu, ali nije i cijeli dokument. Nedostaju brojevi stranica. Ako dokument ima vi{e stranica ({to je i naj~e{}i slu~aj), mora}ete prije {tampe provjeriti strani~enje dokumenta i vjerovatno dodati brojeve stranica. Word pravi strani~enje dokumenta automatski, ali ipak morate provjeriti kako je on to uradio. Ovaj korak ne smijete presko~iti prije {tampanja. Odvojite malo vremena za to jer vam kasnije mo`e u{tediti mnogo vremena. Ako naknadno vidite da stranice nisu dobro prelomljene, mora}ete ponovo {tampati sve od mjesta gre{ke, pa do kraja dokumenta (po Marfijevom zakonu, to mjesto je obi~no ve} na prvoj ili drugoj stranici).

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

75

Kontrola preloma stranica Prije {tampe dokumenta sa vi{e stranica obavezno provjerite gdje je Word prelomio stranice. Word je “ma{ina”, tj. radi automatski kako mu se ka`e da radi. Prema tome, on ide redom i otvara nove stranice na mjestima gdje tekst vi{e ne mo`e da stane na neku stranu. To mo`e nekada biti na nezgodnom mjestu. Naprimjer, evo {ta se nama desilo u na{em dokumentu o izrekama:

Slika 1-45: Lo{ prelom stranice

Na prvoj stranici je nestalo prostora na najnezgodnijem mogu}em mjestu: iza izreke Edith Wharton, tako da je ime autora (Edith Wharton) zavr{ilo na po~etku nove stranice. [ta sad? Moramo nekako to dvoje spojiti: ili skupiti malo tekst na prvoj stranici da napravimo prostora za “Edith Wharton” ili ga jo{ vi{e ra{iriti da i njenu izreku “izguramo” na drugu stranicu. Ima vi{e na~ina da ovo postignete. Prazan tekst Najjednostavnije je da ispred izreke Edith Wharton pritisnete nekoliko puta tipku <Enter>, odnosno da ubacite nekoliko praznih paragarafa, tako da “izgurate” izreku na drugu stranu. Ovo jeste najjednostavniji na~in, ali istovremeno i najlo{iji. To je pristup: “Dr`i vodu dok majstori odu”. Privremeno ste rije{ili svoj problem, ali ako steknete naviku da uvijek tako rje{avate probleme, kasnije mo`ete u}i u jo{ ve}e probleme.

76

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

MICROSOFT WORD

Budete li ovako strani~ili svaki tekst, ubrzo }ete uo~iti da to nije dobro. Ako naknadno korigujete tekst (sasvim normalna i veoma ~esta situacija), do}i }e do daljnjeg pomjeranja preloma stranica jer dodajete ili bri{ete tekst. Tada }e vam se “prazan” tekst pomjeriti i na}i se mo`da u sredini neke stranice. Opet }e vam se vratiti problem strani~enja, a sada }ete imati i dodatni problem: morate “pohvatati” gdje se sve pomjerio prazan tekst i brisati ga. Osim u rijetkim izuzecima, nemojte nikad korigovati strani~enje praznim tekstom. Nasilan prekid stranice Word prelomi stranicu tamo gdje “mora”, kada nema vi{e prostora. U tekst mo`ete postaviti prelom stranice gdje ho}ete “nasilno”, tako {to }ete Wordu re}i: “Neka se stranica prelomi ovdje, bez obzira da li “ti misli{” da to treba ili ne!”. Postavite kursor na mjesto gdje ho}ete prelom stranice. Iz menija Insert pokrenete komandu Break (slika 1-46) Uklju~ite prekida~ Page Break (prelom stranice). Kliknete na OK. Umetnu}e se prelom stranice. Nasilan prelom stranice mo`ete posmatrati kao specijalni znak umetnut u tekst. On je znak kao i svaki drugi, dakle mo`ete ga obrisati na isti Slika 1-46: „Nasilno“ umetanje na~in kao i svaki drugi. Zato, ako ho}ete da poni{tite nasilan preloma stranice prelom stranice, postavite kursor na po~etak druge stranice (one iza preloma) i pritisnite . Obrisali ste specijalni znak za prelom isto kao i svaki drugi, postavili ste kursor iza njega i pritisnuli Backspace. Nasilan prelom stranice mo`ete pridru`iti i paragrafu kao njegovu osobinu. Sje}ate se kartice Line and Page Breaks za formatiranje paragrafa? Ako uklju~ite prekida~ Page Break Before, uvijek }e se ispred tog paragrafa prelomiti stranica, odnosno, on }e uvijek po~injati na novoj stranici. Naprimjer, ovo je veoma korisno pridru`iti glavnim naslovima u tekstu, tako da glavna poglavlja ili odjeljci teksta uvijek po~inju na novoj strani. Ovakav na~in kontrole preloma stranice je bolji od prethodnog, ali isto tako nije ba{ primjenjiv u svakoj situaciji. Koristi}ete ga samo na mjestima gdje vam treba prelazak na novu stranicu u svakom slu~aju, bez obzira na eventualne kasnije korekcije na tekstu. Dakle, za na{ konkretan problem to nije dobro rje{enje; mogu}e je dodavanje novih izreka, a nije nam

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

77

potreban “prelom prije Edith Wharton” u svakom slu~aju. Za{to bi Edith Wharton bila ne{to posebna u odnosu na druge? Tra`imo i dalje pravo rje{enje. Widow/Orphan kontrola Ovo smo ve} nau~ili. Paragrafi sa uklju~enom ovom opcijom se ne}e prelamati tako da im se samo jedan red na|e na prethodnoj ili sljede}oj stranici. Samo smo se podsjetili ovoga, mada to nema nikakve veze sa na{im problemom. Na{ problem je nezgodan prelom izme|u dva paragrafa, a ne unutar jednog. Uvezivanje paragrafa Na kartici Page Break Before ste ve} nau~ili i mogu}nost Keep with Next. Sada je kona~no vrijeme i da je primijenite. Ona ka`e: “Neka paragraf uvijek bude zajedno sa narednim paragrafom”. To nam upravo i treba! Neka svaka izreka uvijek bude zajedno sa narednim paragrafom: sa autorom te izreke. Ovo je pravo rje{enje na{eg problema! Modifikujte stil Izreka (Format… Styles and Formatting… postavite pokaziva~ mi{a na stil Izreka i kliknete na strelicu pored, pa izaberete… Modify... Format… Paragraph). Neka stil Izreka ima uklju~en prekida~ Keep with Next. Word }e uva`avati ovaj uslov pri automatskom prelamanju stranica i problemati~na situacija nezgodnog preloma se jednostavno ne mo`e ni desiti. Ovo je rje{enje: “Bolje sprije~iti, nego lije~iti”, i sasvim je jasno da je to bolje od onog prvog slogana (o majstorima). Najva`nije o strani~enju Upoznali ste vi{e na~ina kontrole strani~enja. Zapamtite najva`nije: Obavezno kontroli{ite strani~enje prije {tampanja. Nemojte korigovati strani~enje dok ne zavr{ite sa formatiranjem teksta. Naknadne korekcije }e vam opet “ispomjerati” tekst i uni{titi trud. Kontroli{ite i korigujte manuelno strani~enje tek kada potpuno zavr{ite sa pisanjem teksta. Nema najboljeg na~ina manuelne korekcije strani~enja. Nau~ite vi{e na~ina i koristite onaj koji je najprimjereniji datoj situaciji. Brojevi stranica Sada imate sre|en tekst koji je fino istrani~en. Bilo bi dobro da stranice budu i numerisane. Ni{ta lak{e, re}i }ete, na prvu stranicu ukucam broj 1, a na drugu broj 2. Jeste jednostavno rje{enje, ali je potpuno pogre{no: {ta ako se dodaju nove izreke, pa se ti brojevi “malo

78

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

MICROSOFT WORD

pomije{aju”, {ta ako tekst ima 146 stranica – ho}ete li sve brojeve kucati jedan po jedan i jo{ mnogo drugih pitanja. Ne treba da sami kucate brojeve stranica. Word vam omogu}ava automatsko ubacivanje brojeva stranica, tako da ne morate brinuti o tome. Obi~no se brojevi stranica stavljaju u vrhu ili dnu stranice, odnosno u Header i Footer stranice. Pa, da prvo pojasnimo {ta je to. Header i Footer Header je zaglavlje stranice, ono {to se nalazi na svakoj stranici iznad teksta. Footer je podno`je stranice, ono {to se nalazi na svakoj stranici ispod teksta. Dakle, imamo mi svoje rije~i za ovo, zaglavlje i podno`je, ali koristimo engleske izraze jer se ~esto susre}u i op}eprihva}eni su. Bitna osobina ova dva elementa je njihovo ponavljanje na svakoj stranici. Ono {to stavite u Header i Footer automatski }e se ponavljati na svakoj stranici. Kako defini{ete to {to }e se ponavljati? Kliknete na meni View. Pokrenete komandu Header and Footer. Promijeni se pogled na dokument. Cijeli tekst bude siv i slabo ~itljiv, a pojavi se jedan prozor:

Dugme za prelaz sa Headera na Footer i obrnuto

Dugme za umetanje broja stranice

Slika 1-47: Kontrola Headera i Footera

U gornjem dijelu stranice je isprekidanim linijama uokviren Header. U taj prostor ukucate {ta ve} ho}ete da se pojavljuje u zaglavlju svake stranice. To je sasvim normalan tekst, tj. mo`ete ga formatirati kao i svaki drugi (fontovi, poravnanja, paragrafi…).

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

79

Ako kliknete na dugme za prelaz sa Headera na Footer u prozor~i}u koji se pojavio, Word }e vas postaviti u prostor za definisanje Footera. Opet ukucate ono {to ho}ete da se pojavljuje u podno`ju svake stranice. Istim dugmetom mo`ete da se opet vratite u Header i obrnuto. Kliknete na dugme Close i vratite se u normalnu obradu teksta. Vidje}ete sada da se iznad gornje i ispod donje margine vidi tekst koji ste dali za Header i Footer. Dakle, Header i Footer se nalaze unutar margina i nisu sastavni dio glavnog teksta. Umetanje broja stranice Broj stranice mo`ete umetnuti bilo gdje u tekst. Naj~e{}e ga ume}ete u Header i Footer, pa }emo nau~iti kako se to radi. Postavite pogled Header and Footer u meniju View. Kucate tekst u Header i / ili Footer za koji ho}ete da se vidi na svakoj stranici. Pozicionirate kursor na mjesto gdje ho}ete da bude broj stranice i kliknete na dugme za umetanje broja stranice u prozor~i}u za kontrolu Headera i Footera. Umetne se broj stranice. Ovaj broj stranice nije obi~ni tekst, mada mu mo`ete mijenjati standardne osobine: mo`ete ga markirati i odrediti mu font, veli~inu i sli~no. Primijeti}ete da ga ne mo`ete obrisati sa Backspace ili Delete. Ako ho}ete da ga obri{ete, markirajte ga i pritisnite . Ovaj znak }e na svakoj stranici biti druga~iji: pretvori}e se u broj te stranice. To je upravo ono {to smo htjeli da postignemo. Ubacimo, naprimjer, broj stranice u Footer na{eg dokumenta izme|u dvije crtice (koje jednostavno ukucamo kao i svaki drugi tekst) i centrirajmo to (obi~no poravnavanje paragrafa):

Slika 1-48: Ubacivanje broja stranice u Footer

Eto, tako se ubacuje broj stranice na svaku stranicu. Ni{ta stra{no, zar ne? Stvar se malo komplikuje ako imamo ve}e prohtjeve (normalno). U narednom poglavlju }emo to malo razmotriti.

80

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

MICROSOFT WORD

Razli~iti formati stranica Najjednostavniji Headeri i Footeri su oni koji su isti na svim stranicama u dokumentu. To ste nau~ili u prethodnom poglavlju. U malo ve}im dokumentima mo`ete imati malo komplikovanije zahtjeve i to ne samo za Headere i Footere nego i za cijeli format stranice. Tipi~ni zahtjevi su sljede}i: Ho}u druga~iju prvu stranicu. Ovo je ~est slu~aj, jer je prva stranica obi~no naslovna i na njoj ne treba da se vidi, naprimjer, broj stranice. Ho}u da parne i neparne stranice imaju druga~ije Headere i Footere. I ovo je sasvim normalan zahtjev. Naprimjer, ako {tampate dokument dvostrano, dobro bi bilo da brojevi stranica ne budu lijevo i desno, nego uvijek na vanjskoj strani. To zna~i da su Headeri i Footeri na parnim i neparnim stranicama druga~iji. Ho}u da razli~iti dijelovi dokumenta imaju razli~ite Headere i Footere. Vjerovatno ste vi|ali u knjigama razli~ita zaglavlja iznad razli~itih poglavlja. I ovo je mogu}e posti}i u Wordu. Ho}u razli~ite margine i orijentacije stranica u razli~itim dijelovima dokumenta. Razli~ita poglavlja tra`e razli~ite margine, a u tekstu vam se mo`e, naprimjer, desiti da imate potrebu da samo jedna stranica bude polo`ena (za prikaz neke tabele, slike i sli~no). Sada }emo nau~iti kako sve ovo mo`ete posti}i. Razbijanje dokumenta u sekcije Dokument mo`ete podijeliti u sekcije. U principu se ta podjela ne vidi, ali Word zna da tu postoje nekakve odvojene cjeline. Za svaku sekciju imate mogu}nost definisanja razli~itih formata stranica. Tako mo`ete bolje kontrolisati izgled stranica, {to }ete nau~iti u narednim poglavljima. Za sada samo treba da nau~ite kako se dokument dijeli u sekcije. Postavite kursor na mjesto gdje ho}ete da napravite prekid – da od tog mjesta po~ne nova sekcija. Pokrenete komandu Break… iz menija Insert. Mo`ete definisati prekid sekcije na ~etiri na~ina: Next Page. Sekcija po~inje od idu}e strane. Napravi}e se prekid stranice i tekst iza kursora }e po~eti na novoj strani i u novoj sekciji. Continuous. Sekcija po~inje u nastavku. Word }e jednostavno smatrati da nova sekcija po~inje od mjesta gdje je kursor, a ne}e prelamati stranice.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

81

Even Page. Sekcija po~inje na idu}oj parnoj strani. Opet se ume}e prekid strane, ali ako se kursor ve} nalazi na parnoj strani, umetnu}e se dva prekida strane (prakti~no jedna potpuno prazna strana) da bi nova strana i nova sekcija zapo~eli na parnoj strani. Odd Page. Sekcija po~inje na idu}oj neparnoj strani. Sli~no pona{anje teksta kao u prethodnom slu~aju, ali sa neparnim stranama. Po{to je ovo jednostavno, po`eljno je da ve}e dijelove teksta dijelite uvijek u sekcije, pa makar vam se na prvi pogled u~inilo da to nije potrebno. Tekst razdijeljen u sekcije (po poglavljima ili sli~no) je zgodniji za kontrolu izgleda stranica. Postavljanje razli~itih formata stranica Pretpostavljate gdje se ovo namje{ta: u meniju File, komandom Page Setup. Jednu mogu}nost ste ve} nau~ili. U kartici Margins mo`ete postaviti margine kao u ogledalu (Mirror Margins) za dvostrano {tampanje. Tada }ete imati mogu}nost definisanja razli~itih Headera i Footera na parnim i neparnim stranicama, ali samo ako promijenite jo{ jedan parametar na kartici Layout.

Slika 1-49: Postavljanje razli~itih formata stranice

82

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

MICROSOFT WORD

Taj parametar vam daje mogu}nost definisanja razli~itih Headera i Footera na parnim i neparnim stranicama (prekida~ Different Odd and Even). Ako uklju~ite i prekida~ ispod njega (Different First Page), ima}ete mogu}nost definisanja razli~itog Headera i Footera na prvoj stranici. Pazite, pojam prva stranica se odnosi na prvu stranicu u sekciji, a ne u dokumentu. Ono {to je veoma bitno u ovom prozoru jeste na {ta se odnose svi ovi parametri. Na ovoj kartici, ali i na druge dvije (Margins i Paper) imate jednu ku}icu pored koje pi{e Apply To. Ovo je veoma va`na ku}ica. Evo koje mogu}nosti vam ona nudi: This Section. Primijeni parametre na sekciju gdje je trenutno kursor. Zna~i, mo`ete imati jednu sekciju sa uspravnim papirom A4, a jednu sa polo`enim, obje mogu imati razli~ite margine itd. Vidite kako je va`no dijeliti dokument u sekcije. Ako dokument nije podijeljen u Slika 1-50: Opcije na koje se sekcije (ima samo jednu sekciju), ne}ete ni vidjeti ovu odnose osobine stranice mogu}nost jer nema smisla. This Point Forward. Primijeni parametre od stranice gdje je trenutno kursor pa nadalje. I ovo je veoma korisno. Tako mo`ete imati razli~ite formate stranica, a da ne dijelite dokument u sekcije. Whole Document. Primijeni parametre na cijeli dokument. Kod jednostavnijih dokumenata obi~no ovo koristite. Sve stranice su iste. Podjela dokumenta u sekcije i kombinovanje ~etiri razli~ite kartice za razli~ite sekcije (kao i mogu}nost postavljanja razli~ite prve stranice u sekciji) otvaraju vam fascinantne mogu}nosti. Dokument mo`e sasvim druga~ije izgledati u razli~itim svojim dijelovima i to sve automatski. Samo razmislite i na|ite pravu kombinaciju – gotovo sve svoje ideje mo`ete realizovati. Postavljanje razli~itih Headera i Footera Sada kad znate podijeliti dokument u sekcije i odabrati mogu}nost razli~itih prvih (na prvoj stranici sekcije), parnih i neparnih Headera i Footera, mo`ete u dokumentu i postaviti razli~ite Headere i Footere. Postavljate ih na sli~an na~in kao i do sada – prelazite u pogled Header and Footer u meniju View i dobijete mali kontrolni prozor~i} kao na slici 1-51. Sada }emo upoznati i novu dugmad na ovom prozor~i}u. Pomo}u njih mo`emo postavljati razli~ite headere i footere. Najva`nija dva su sljede}a:

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje Dugme "pre|i na prethodni Header/Footer

83

Dugme "pre|i na naredni Header/Footer"

Dugme za povezivanje Headera/Footer

Slika 1-51: Manipulacija razli~itim Headerima i Footerima

Pre|i na prethodni header / footer. Pre|i na naredni header / footer. Pomo}u ova dva dugmeta do|ete do prethodnog ili narednog razli~itog headera ili footera. Sada }emo malo pojasniti {ta to zna~i “prethodni” i “naredni”. Zamislimo da smo dokumentu postavili ovakve parametre: Razli~iti parni i neparni headeri / footeri ({tampa se dvostrano). Dokument je podijeljen na dvije sekcije. U obje sekcije je prva strana druga~ija. Ovakav dokument ima vi{e razli~itih headera i footera, koji se redom pojavljuju na ovim stranicama: Prva strana prve sekcije. Parne strane prve sekcije. Neparne strane prve sekcije. Prva strana druge sekcije. Parne strane druge sekcije. Neparne strane druge sekcije. Dakle, imamo {est “tipova” stranica i za svaku od njih mo`emo postaviti razli~ite headere i footere. Ako nam se kursor nalazio na prvoj stranici dokumenta, kada u|emo u pogled View…Header and Footer, ima}emo mogu}nost da definiramo header i footer prve stranice prve sekcije.

84

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

MICROSOFT WORD

Da bismo do{li do sljede}eg tipa stranice (u na{em slu~aju, parne strane prve sekcije) moramo kliknuti na dugme „Pre|i na naredni header / footer“. Pa onda opet pre|i na naredni, za sljede}i tip stranice itd. Suprotno dugme, pre|i na prethodni, “vozi” nas u drugom smjeru. U podru~ju headera i footera Word }e nam napisati o kojem tipu stranice se radi. U prethodnom primjeru smo imali prvi tip stranice na po~etku, pa je Word prikazao:

Slika 1-52: Header prve stranice prve sekcije

gdje “First Page Header - Section 1” zna~i upravo “header prve strane u prvoj sekciji”. Ako kliknemo na dugme za prikaz narednog, dobi}emo:

Slika 1-53: Header parnih stranica prve sekcije

gdje lijepo pi{e “header parne strane prve sekcije”. “[etaju}i” po razli~itim headerima i footerima, za sve tipove stranica mo`emo postaviti razli~ite headere i footere. Jo{ jedno dugme je ovdje va`no. To je dugme za povezivanje Headera i Footera koje ima zna~enje “isti kao prethodni”. Ako stoji uklju~eno, taj tip stranica }e imati isti header, odnosno footer kao i prethodni tip stranica. Ako je isklju~eno, onda to nije slu~aj.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

85

Sve ovo vam se mo`da ~ini malo komplikovano. Vremenom }ete nau~iti kako da kombinujete ove mogu}nosti. Zato nemojte sada ovo sve pamtiti; zapamtite samo da je to mogu}e, a kada vam stvarno i zatreba, konsultuje ponovo priru~nik i veoma brzo }ete rije{iti problem. Za na{ dokument iz vje`be ni{ta od ovoga ne treba. To je veoma jednostavan dokument kojem su sve stranice iste (ima ih samo dvije) i ve} smo za njih definisali jedan jednostavan footer: On ima samo broj strane. Prema tome, zavr{ili smo sa tre}om vje`bom i mo`emo od{tampati dokument. Na kraju opet {tampanje Ovdje nema ni{ta novo da se obja{njava - sve ste ve} nau~ili. Ne zaboravite prvo malo pregledati dokument sa Print Preview, a zatim ga od{tampajte. Zavr{ili ste i ovu vje`bu. ^estitamo!

REZIME U tre}oj vje`bi ste uredili tekst koji se sastoji od niza izreka sa imenima autora. Dok ste ure|ivali prvu izreku i ime njenog autora, ponovili ste stvari koje ste nau~ili u drugoj vje`bi. To se prije svega odnosi na formatiranje fonta i paragrafa. Dobro je {to ste ovo jo{ jednom ponovili i pro{irili svoje znanje o tome. Formatiranje paragrafa i fonta su naj~e{}e operacije i svakodnevno }ete ih koristiti. Ove operacije su najva`nije i morate ih usvojiti tako da vam postanu rutina. Kada ste zavr{ili formatiranje prva dva paragrafa, brzo ste shvatili da }e formatiranje ostalih paragrafa na isti na~in biti isuvi{e dugo. Word nudi elegantno rje{enje: stilove. Nau~ili ste kako se kreiraju i koriste stilovi. Pomo}u stilova ste rije{ili konkretan problem sa tekstom iz vje`be. Ono {to je va`nije od toga, nau~ili ste kako jednom kreirane stilove mo`ete koristiti u svim svojim dokumentima. Kori{tenje stilova izuzetno olak{ava rad sa tekstovima, a i tjera vas da budete sistemati~ni i dosljedni u dizajnu izgleda teksta. Jo{ jednom }emo ponoviti: Uvijek koristite stilove. Neka ni jedan paragraf ne bude bez primijenjenog stila. Ovo je bio prvi dokument koji ima vi{e od jedne strane. Nau~ili ste kako se automatski numeri{u strane. To je bilo veoma jednostavno izvesti na dokumentu iz vje`be. Iako smo brzo razrije{ili konkretan problem numeracije dokumenta iz vje`be, ipak smo se malo du`e zadr`ali na toj tematici. Nau~ili ste kako se mogu razli~ito dizajnirati razli~ite stranice u dokumentu. Ovo vam otvara izvanredne mogu}nosti dizajna cijelog dokumenta. Mada nismo to sve probali u vje`bi (jer nije imalo smisla za na{ dokument), nemojte zaboraviti mogu}nosti koje ste nau~ili.

86

Kori{tenje programa MS Word - Stilovi i strani~enje

MICROSOFT WORD

Na kraju ste od{tampali dokument. “Ispao je kako je ispao”, a ako vam se ne svi|a, razmi{ljajte o grafi~kom dizajnu. Tu je problem. Vi{e nemate problema sa kontrolom Worda. Nau~ili ste sve {to je trebalo da mo`ete efikasno i veoma lijepo dizajnirati dokumente. Sada je samo stvar va{eg ukusa i ma{te kako }e to izgledati. Ve} ste pravi majstori u Wordu. Obradite jo{ i ~etvrtu vje`bu, koja }e vas nau~iti kako se prave tabele u Wordu, i definitivno ste spremni za jedan sasvim novi na~in uredskog rada.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Tabele

87

1.4. Kori{tenje programa MS Word – Tabele U ovoj lekciji }ete nau~iti kako se prave tabele. Word va`i kao jedan od najboljih tekst procesora kada je u pitanju rad sa tabelama. Tabele vjerovatno ~esto koristite i ova vje`ba }e vam biti veoma korisna.

PRIPREMNE RADNJE Idemo u ~etvrtu vje`bu u obradi teksta. Ovaj dio znate. Brzo uradite osnovne pripremne operacije: Pokrenite Word i u dokument ubacite sa diskete tekst koji je pripremljen za ~etvrtu vje`bu. Tekst se zove v4.txt. Napravite osnovno formatiranje teksta da bude ~itljiv. Markirajte cijeli tekst (Ctrl-A), izaberite font i postavite ga na veli~inu 11 ili 12 ta~kica. Kliknite negdje na dokument da poni{tite markiranje. Da pogledamo sada {ta tu pi{e. Tekst koji ste u~itali je tipi~no poslovno pismo. Firma LATROS – Lanac trgovina „Osmijeh“ odgovara na ponudu Tvornice obu}e „Cokula“. Ime i adresa LATROS-a su u vrhu, zatim je tu broj protokola i datum, a u nastavku je adresa primaoca (firma i ime {efa komercijalne slu`be). Nakon toga ide tijelo pisma u kojem }ete zamijetiti da nedostaje tabela:

Tu o~ito nedostaje tabela sa predstavljenom mjese~nom dinamikom

Slika 1-54: Tekst u kojem nedostaje tabela

88

Kori{tenje programa MS Word - Tabele

MICROSOFT WORD

Za sada zanemarite to {to nedostaje tabela – to je upravo ono {to }emo napraviti u ovoj vje`bi. Da li je pismo korektno sa stanovi{ta pravila poslovne korespondencije i da li je napisano po standardima na koje ste navikli, tako|e zanemarite. To sada nije bitno. Kao {to vas u prethodnoj vje`bi nismo u~ili dizajnu, tako vas ni u ovoj vje`bi ne}emo u~iti pravilima poslovne korespondencije. U~imo vas kori{tenju Worda. Sa stanovi{ta kompjuterske obrade teksta, pismo za sada doista „grozno“ izgleda i vjerovatno vam ne bi palo na pamet da tako ne{to po{aljete svom poslovnom partneru. Zato }emo sada to malo da uredimo. Uradite sami osnovno ure|enje teksta. Na kraju stoji prostor za potpis direktora. Umjesto teksta „ime i prezime“ mo`ete ukucati svoje ime i prezime (vje`bajte malo editovanje teksta).

Slika 1-55: Inicijalno ure|enje teksta

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Tabele

89

Iskoristite znanje iz prethodnih vje`bi. Poravnajte paragrafe. Neka slova u~inite ve}im i uo~ljivijim (npr. adrese). Napravite malo razmaka izme|u paragrafa. Poku{ajte ime firme LATROS u~initi velikim i uo~ljivim, da bude ure|eno tako da li~i na memorandum firme. Ne}emo vam mnogo sugerisati konkretna rje{enja; uredite tekst kako vi mislite da bi poslovno pismo trebalo izgledati. Ako ste zavr{ili sa osnovnim ure|enjem, dokument bi mogao da izgleda otprilike kao na slici 1-55. Uradite sada prvi Save. Dajte ime dokumentu i spasite ga na disk ili disketu. Spremni ste za ~etvrtu vje`bu.

TABELE Ako malo bolje pogledate {ta pi{e u pismu, vidje}ete da u tekstu nedostaje tabela. Baratanje sa tabelama je osnovna tema ~etvrte vje`be. Tabele su vam ~esto potrebne i morate znati kako da ih pravite, popunjavate i formatirate. Mo`e se slobodno re}i da je Word jedan od najboljih tekst procesora kada je u pitanju rad sa tabelama. Idemo redom. Prvo {to treba da znate je kako se kreira tabela u tekstu. Umetanje prazne tabele Prvo }emo na mjestu predvi|enom za tabelu napraviti jednu praznu tabelu. Zamislimo da su u na{em primjeru u pitanju tri modela cipela i dinamika prikazana u 12 mjeseci jedne godine. Dakle, treba nam tabela sa tri reda i 12 kolona, plus po jedan red i kolona za naslove. Zamislimo da ho}emo da napravimo ne{to ovakvo:

Slika 1-56: Primjer tabele

Prvo }emo napraviti praznu tabelu, a onda u nju ukucavati tekst. Ovo je naj~e{}i na~in pravljenja tabele. Ovo je veoma prirodno jer smo navikli na to: na papiru uvijek imamo ve}

90

Kori{tenje programa MS Word - Tabele

MICROSOFT WORD

nacrtanu tabelu koju onda popunjavamo. Evo kako se to radi sa Wordom: Postavite kursor na mjesto gdje ho}ete da umetnete tabelu. Kliknete na meni Table. Pokrenete opciju Insert ...Table… Dobijate prozor za kreiranje tabele: Defini{ete broj redova i kolona. U na{em slu~aju imamo 13 kolona (12 mjeseci, plus jedna za naslove) i ~etiri reda (tri modela obu}e plus jedan red za naslove) Eventualno izaberete predefinisani format dugmetom AutoFormat. Ovom opcijom mo`ete birati predefinisane formate tabela. U na{em primjeru to ne}emo raditi – dakle, nakon {to ste ukucali broj redova i kolona, kliknite jo{ samo na OK i ... ...evo je prazna tabela, spremna za popunjavanje.

Slika 1-57: Prozor za kreiranje tabele

Tabela je bez posebno nagla{enih linija i formatiranja. Nju morate pored popunjavanja i formatirati, a i to }emo uskoro nau~iti. Da vidimo sada kako se popunjavaju }elije tabele. Popunjavanje tabele U }elije tabele se kuca tekst. To je obi~ni tekst kao i svaki drugi. Jednostavno postavite kursor unutar }elije i kucate, editujete i formatirate tekst kako ste to ve} i nau~ili. Sva “pravila igre” va`e i dalje: fontovi, razmaci, poravnanja, razmak izme|u paragrafa, stilovi itd. ^ak i slike mo`ete ubacivati. Ukucajte na{ tekst iz primjera: u prvi red ukucajte „MODEL“ i brojeve mjeseci; u prvu kolonu, ispod rije~i „MODEL“, ukucajte nazive modela; u }elije tabele ukucajte cijene – sve kako je dato u primjeru. Primijeti}ete da se tekst pona{a kao da su mu margine u stvari granice }elije. ^ak se i linijar promijenio u tom stilu. Dakle, ograni~eni ste na }eliju i Word “lomi” redove tako da odr`i tekst unutar }elije.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Tabele

91

Kada kucate tekst unutar neke }elije i pravite nove redove teksta, primje}ujete da }elija postaje sve “vi{a” tako da se vidi cijeli tekst. Kako }elija postaje sve vi{a, tako se isto mijenja i cijeli red u kojem je ona – cijeli red, tj. sve }elije u njemu postaju isto tako visoke. Naravno, red je red, a ne “talas”, uvijek je iste visine. Zato vodite ra~una o ovome – nemojte kucati previ{e teksta u neku }eliju koja je “uska”. Da bi tekst stao u nju, }elija postaje sve vi{a, a ostale }elije koje su u istom redu ostaju uglavnom prazne. Naprimjer, ovo je lo{e:

Dimljeni sir “Hopland”, proizveden 1996. godine, uvoznik… …

Masno}a 12%

Cijena 8,00

…

…

Ako se ve} tekst u prvoj koloni ne mo`e skratiti, onda bi se ovo moralo urediti pro{irenjem prve kolone, tako da bude “ni`a”, eventualno umanjenjem fonta i sli~nim intervencijama. A, to je ve} formatiranje tabele. Vrijeme je da i to nau~ite. Formatiranje tabele Formatiranje tabele je ure|ivanje njenog izgleda. Ure|ujete izgled teksta unutar }elija i izgled same tabele (dimenzije redova i kolona, vrstu i debljinu linija, osjen~enje }elija itd.). Ure|enje, odnosno, formatiranje teksta unutar }elija je sasvim normalno formatiranje teksta i to ste ve} nau~ili. Da vidimo kako se ure|uje sama tabela. Markiranje dijelova tabele Kao i u obradi teksta, po~injemo s markiranjem. Morate Wordu re}i na koje dijelove tabele }e se odnositi va{e komande i zato morate znati kako da markirate te dijelove tabele. Markiranje cijelog reda izvodite tako {to pomjerite pokaziva~ mi{a lijevo, ispred tog reda i onda samo jednom kliknete lijevim dugmetom mi{a. Cijeli red se markira. Ako ho}ete markirati vi{e redova odjednom, uradite isto, samo ne otpu{tajte klik mi{a – dr`ite lijevu tipku pritisnutu, a pokaziva~ mi{a povla~ite prema gore ili dole. Kako prelazite ispred redova, tako se oni markiraju. Kada „prevu~ete“ preko svih redova koje ste `eljeli markirati, otpustite klik mi{a. Ostanu markirani redovi. Za markiranje cijele kolone pa`ljivo postavite pokaziva~ mi{a iznad te kolone, na samu gornju ivicu tabele, tako da se on pretvori u malu, crnu strelicu koja pokazuje prema dole. Tada

92

Kori{tenje programa MS Word - Tabele

MICROSOFT WORD

kliknete jednom i cijela kolona se markira. Sli~no redovima, mo`ete markirati i vi{e kolona odjednom. Dakle, isto kao da markirate jednu kolonu, samo sada kliknemo i dr`imo kliknuto – kolona se markira. Sada pa`ljivo prevu~emo pokaziva~ mi{a preko tabele udesno ili ulijevo. Kako prevla~imo mi{a preko kolona, one se jedna po jedna markiraju. Kada otpustimo klik mi{a, ostaju markirane kolone. Cijelu tabelu markirate tako {to postavite kursor bilo gdje u tabelu, otvorite meni Table i pokrenete komandu Select ... Table. Cijela tabela se markira. Primijeti}ete u meniju Select... jo{ tri komande: Column, Row i Cell, odnosno, selektuj kolonu, selektuj red i selektuj }eliju. Misli se na kolonu, red ili }eliju u kojima se nalazi kursor. Eto jo{ jednog na~ina da se markiraju kolona i red. Markiranje dijela tabele radite sli~no markiranju teksta. Dovedete pokaziva~ mi{a do }elije od koje po~injete markiranje. Pomjerate ga prema lijevom gornjem uglu }elije dok ne dobije oblik strelice. Pritisnete lijevo dugme mi{a i ne otpu{tate ga. Prevu~ete mi{em preko }elija koje markirate. ]elije se oboje u crno. Otpustite lijevo dugme mi{a. Markiranje dijelova tabele je va`no. Ve}ina operacija formatiranja se odnosi samo na dijelove tabele koji su markirani. Izmjena dimenzija redova i kolona Prva operacija formatiranja tabele je izmjena dimenzija redova i kolona. Kada tek kreirate tabelu, redovi i kolone gotovo po pravilu nisu odgovaraju}ih dimenzija. Pogledajte tabelu u na{em tekstu. Nakon {to ste ukucali nazive modela i brojeve, tabela bi mogla izgledati otprilike ovako:

Slika 1-58: Inicijalno kreirana tabela

Primje}ujemo da je prva kolona malo preuska. Trebalo bi je pro{iriti tako da su nazivi modela malo vi{e udaljeni od ostalih }elija u tabeli. Evo kako se to radi:

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Tabele

93

Pazite da u tabeli ne postoji ni{ta markirano. Ako postoji, poni{tite to. Ovo je veoma va`no, a za{to – objasni}emo kasnije. Pa`ljivo namjestite pokaziva~ mi{a negdje na granicu izme|u prve i druge kolone. Kada se pokaziva~ mi{a pretvori u znak koji li~i na ovaj: , pritisnite lijevo dugme mi{a i ne otpu{tajte ga. Pomjeranjem mi{a lijevo i desno odre|ujete novu poziciju granice izme|u prve dvije kolone. Na `eljenoj poziciji otpustite lijevo dugme mi{a. Pomjeranjem granice izme|u kolona udesno, prakti~no mo`ete pro{iriti prvu kolonu. Pomjerite je udesno. Primijeti}ete da vam Word ne dozvoljava da je pomjerate koliko ho}ete, tj. mo`ete je pomjeriti samo donekle. Pustite je tu, i pomjerite je ponovo. Ako granicu izme|u prve i druge kolone pomjerite dva puta, vjerovatno }ete dobiti rezultat sli~an ovome:

Slika 1-59: Rezultat {irenja prve kolone

Primje}ujete da je prva kolona veoma dobra, ali je zato druga kolona u „o~ajnom“ stanju. Toliko je uska da broj 400 nije mogao stati u jedan red, pa se zbog toga tre}i red pro{irio i „uni{tio“ izgled cijele tabele. Sada bismo trebali da pro{irimo i drugu kolonu. Ali, to }e vjerovatno „uni{titi“ tre}u kolonu. Onda }emo morati i nju popraviti, i tako dalje. Mnogo posla, a rezultat mo`da i ne}e dobro izgledati. Naime, mi ho}emo da pro{irimo samo prvu kolonu, a da sve ostale budu jednake {irine. U stvari, gubitak prostora koji imamo zbog pro{irenja prve kolone treba podjednako rasporediti na sve ostale kolone, tako da tabela ostane iste ukupna {irine, a sve kolone osim prve da budu malo u`e, ali me|usobno jednake. Budemo li ovo ru~no

94

Kori{tenje programa MS Word - Tabele

MICROSOFT WORD

radili, kolonu po kolonu, vjerovatno }emo negdje pogrije{iti i neka od kolona }e ostati druga~ije {irine. Onda }emo je opet morati popravljati, pa onda popravljati i sve kolone desno od nje i tako unedogled – vrlo brzo se jedna jednostavna `elja (pro{iriti malo prvu kolonu) mo`e pretvoriti u pravu no}nu moru. Sre}om, za ovo postoji jedan mnogo jednostavniji i br`i na~in. Ovakva operacija je relativno ~esta i dizajneri Worda su mislili na to. Evo kako mo`emo popraviti situaciju sa prethodne slike: Obilje`imo sve kolone osim prve – to smo nau~ili – markiranjem vi{e kolona:

Slika 1-60: Markirane sve kolone osim prve

Nakon toga izaberemo opciju Table... AutoFit... Distribute Rows Evenly:

Slika 1-61: Komande za „uklapanje“ {irina kolona

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Tabele

95

Sve ozna~ene kolone dobiju istu {irinu, a tabela ostaje iste ukupne {irine:

Slika 1-62: Kolone formatirane na jednaku {irinu

To je upravo ono {to smo i `eljeli posti}i. Meni AutoFit je interesantan. Eksperimenti{ite sa njegovim opcijama. Naprimjer, opcija AutoFit to Contents }e automatski odrediti koliko kolona mora biti {iroka tako da sadr`aj naj{ire }elije bude ta~no uklopljen u kolonu. Ovo je nekada veoma zgodna opcija jer omogu}ava da se tabela sama prilago|ava sadr`aju }elija. Da objasnimo sada za{to je bilo bitno da ni{ta u tabeli ne bude markirano u toku prethodne operacije. Ako je dio tabele markiran, onda se promjena {irine kolona odnosi samo na taj markirani dio. Ovo je veoma va`no. Poku{ajte da uradite korake sa slike 1-63. Sada vidite da ne moraju sve }elije u redu biti iste {irine. Svaka mo`e biti razli~ita. Ovo mo`e biti veoma korisno. Na ovaj na~in mo`ete 1. Markirajte samo jedan dio tabele napraviti doista zanimljive kombinacije. Ali, morate biti i pa`ljivi. Lako mo`ete napraviti i zbrku. Ako ho}ete izmjenu {irine cijele kolone, 2. Pomjerite granicu ne smijete postaviti pokaziva~ mi{a na granicu izme|u dvije kolone koje su kolona koje su markirane. Najbolje je da, za markirane svaki slu~aj, uvijek prvo poni{tite markiranje. Sada tabela bolje izgleda, mada redovi 3. Poni{tite sada djeluju malo “stisnuti”. Visinu redova markiranje tako {to }ete kliknuti tako|er mo`ete promijeniti “razvla~enjem” negdje drugo u tekst. Kao pomo}u mi{a, pa to uradite ako mislite da je rezultat, promijenjena je potrebno. Ovo je rijetko potrebno. U principu {irina samo markiranih kolona je visina reda odre|ena njegovim sadr`ajem. Ona se automatski mijenja kako mijenjate Slika 1-63: Formatiranje dijela tabele

96

Kori{tenje programa MS Word - Tabele

MICROSOFT WORD

tekst unutar }elije. [to je vi{e prostora potrebno po vertikali, to }e red biti vi{i (odre|uje se prema najvi{oj }eliji u redu). Formatiranje teksta unutar tabele O ovome ne moramo mnogo pri~ati. Gotovo sve ve} znate. Formatiranje teksta unutar tabele je isto {to i formatiranje “obi~nog” teksta. Sa tekstom unutar }elija mo`ete uraditi sve {to i sa glavnim tekstom u dokumentu. Vodite ra~una o sljede}em: Tekst je ograni~en unutar }elije. Zamislite granice }elije kao margine teksta. Visina }elije zavisi od teksta. Ukucate li vi{e teksta, pove}ate li font ili razmake izme|u i unutar paragrafa, pove}a}ete visinu }elije, odnosno reda. Markirate li }eliju, markirali ste i tekst u njoj. Dakle, markiranjem dijelova tabele, markirate i tekst koji se nalazi u tim dijelovima. Na markirani tekst mo`ete standardno primjenjivati operacije editovanja i formatiranja. Idemo sada malo urediti tekst u na{oj tabeli: Markirajte cijelu tabelu. Postavite font i veli~inu fonta kako vam se svi|a. Postavite ispred i iza paragrafa prazan prostor od po 1 pt (Format…Paragraph…). Tako }e redovi biti vi{i i ne}e biti zbijeni. Markirajte sve osim prve kolone. Postavite poravnanje na centralno. Markirajte samo prvi red. Postavite stil fonta Bold. Markirajte samo prvu kolonu. Postavite stil fonta Bold. Sada tabela izgleda otprilike ovako:

Slika 1-64: Tabela sa formatiranim tekstom

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Tabele

97

Prvi red i prva kolona su malo nagla{eni, a redovi nisu zbijeni. Obratite sada pa`nju na ~udne znakove koji se nalaze u svakoj }eliji: . To su oznake kraja }elije. Kao {to paragraf ima oznaku svojeg kraja, tako i }elija ima sli~nu oznaku. Ove oznake se ne vide na papiru (provjerite to na Print Preview) i slobodno ih zanemarite. Vratite se sada malo nazad i pogledajte primjer tabele od kojeg smo po~eli. Njega poku{avamo sve vrijeme da napravimo. Na{a tabela sada ve} veoma li~i na njega. Postoji jo{ jedna razlika: linije izme|u }elija nisu iste. Mi za sada imamo sve linije iste, {to tabelu ~ini poprili~no „dosadnom“. Vrijeme je da u na{oj tabeli korigujemo i linije. Formatiranje granica (linija) izme|u }elija Linije kojima su ocrtane }elije mo`ete postaviti kako vam se svi|a: tanke, debele, isprekidane, dvostruke ili da ih nema. To radite komandom: Format…Borders and Shading… Markirate dio tabele kojoj defini{ete linije. Pokrenete komandu Format…Borders and Shading… Dobi}ete ovakav prozor: Izbor vrste linije

Unutra{nje vodoravne linije unuter markiranog dijela

Gornja vanjska linija markiranog dijela

Predefinirani uzorci Unutra{nje uspravne linije unutar markiranog dijela Desna vanjska linija markiranog dijela Izbor debljine linije Lijeva vanjska linija markiranog dijela Na {ta se odnosi formatiranje

Donja vanjska linija markiranog dijela

Kose linije

Slika 1-65: Komande za odre|ivanje vrste linija u tabeli

98

Kori{tenje programa MS Word - Tabele

MICROSOFT WORD

Obratite pa`nju na sljede}e elemente: Sa lijeve strane imate predefinisane uzorke – samo ih kliknete i ozna~eni dio tabele }e dobiti taj izgled. U sredini prozora birate vrstu i debljinu linije. Radi orijentacije, zapamtite da se debljina linije od tri ~etvrtine „pointa“ smatra za neku vrstu „normalne linije“. Manje od toga se smatra „stanjenim“, a vi{e „podebljanim“ linijama. U svakom slu~aju, provjerite kako to izgleda na va{em {tampa~u, a naravno, {ta vam doista treba zavisi}e i od konkretne situacije. Dole, desno imate jedan izbornik koji je veoma va`an. Njime birate na {ta se odnosi formatiranje. Ozna~ili ste dio tabele. Ako ovdje izaberete „Cell“, sve operacije }e se odnositi na }elije koje su ozna~ene. Me|utim, izaberete li „Paragraph“, sve linije }e se primjenjivati na paragrafe unutar }elija, {to je sasvim razli~ito. Izaberete li „Text“, sve }e biti primijenjeno na kompletan tekst unutar }elija, a izaberete li „Table“, onda }e se sve primijeniti na cijelu tabelu, bez obzira na to {to ona nije cijela ozna~ena. Kada je u pitanju formatiranje linija u tabeli, sugeri{emo vam da ovu opciju stalno dr`ite na „Cell“, a jasno ozna~avate dijelove tabele na koje se postavljanje linija odnosi. U gornjem desnom uglu su male sli~ice kojima, u stvari, postavljate ili ukidate linije: Kliknete li na malu sli~icu za postavljanje „gornje vanjske linije markiranog dijela tabele“, postavi}ete samo gornju liniju cijelog markiranog dijela. Ona }e biti onakva kako je to definisano lijevo – u izboru vrste i debljine linije. Kliknete li je jo{ jednom – ukinu}ete je. I obrnuto. Sli~no va`i i za „donje vanjske“, „lijeve vanjske“ i „desne vanjske“ linije. 1. Markirajte cijelu tabelu i pokrenite komandu Format...Borders and Shading...

2. Promijenite debljinu linije na "jedan i po" point

4. U~inite to isto sa svim "vanjskim" linijama

3. Kliknite na dugme za postavljanje "gornje vanjske linije". Kliknete li jednom, gornja vanjska linija }e nestati. Kliknete li jo{ jednom, pojavi}e se, ali }e ovaj put biti deblja - bi}e debela "jedan i po" point

Slika 1-66: Ure|enje cijele tabele

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Tabele

99

Kliknete li na malu sli~icu za postavljanje „unutra{nje vodoravne linije markiranog dijela tabele“, postavi}ete liniju koja }e se pojavljivati izme|u redova koji su markirani. Sli~no va`i i za „unutra{nje uspravne“ linije – to su linije izme|u kolona koje su markirane. Ovo }e biti malo jasnije ako odmah prakti~no probamo postaviti linije tabele iz na{eg teksta. Prvo ure|ujemo tabelu u globalu kao na slici 1-66. Ovako dobijamo tabelu koja i dalje ima sve linije, ali su joj vanjske linije podebljane. Sada podebljamo liniju ispod prvog reda kao na slici 1-67.

2. Promijenite debljinu linije na "jedan i po" point

1. Markirajte samo prvi red i pokrenite komandu Format...Borders and Shading...

3. Pogledajte kako su skicirane linije. Lijeva, gornja i desna vanjska linija prvog reda su deblje, ali donja nije. To je zato {to su gornja, lijeva i desna vanjska linija cijele tabele istovremeno i gornja, lijeva i desna vanjska linija prvog reda, ali donja linja prvog reda je, ustvari, unutra{nja linija tabele - zato je ona ostala tanja. Kliknite sada na dugme za postavljanje "donje vanjske linije". Po{to je markiran samo prvi red, donja vanjska linija markiranog dijela je, ustvari, linija izme|u prvog i drugog reda. Kliknete jednom, donja vanjska linija }e nestati. Kliknete li jo{ jednom, pojavi}e se, ali }e ovaj put biti deblja - bi}e debela "jedan i po" point.

Slika 1-67: Podebljanje linije ispod prvog reda

Na isti na~in podebljamo i desnu liniju prve kolone. Markiramo prvu kolonu i postavimo joj vanjsku desnu liniju da bude deblja. Sada jo{ treba da „ukinemo“ vodoravne linije unutar tabele kao na slici 1-68. Kona~no, tabela bi trebalo da izgleda nekako kao na slici 1-69. Primje}ujete da se jo{ uvijek vide neke horizontalne linije izme|u brojeva, iako smo te linije upravo ukinuli. Ako su te linije veoma tanke i ta~kaste, ne treba da se brinete zbog toga. To su samo pomo}ne linije koje ozna~avaju granice redova; one se ne}e vidjeti na papiru. Na File... Print Preview... pogledu mo`emo vidjeti kako }e to sve skupa izgledati kada se od{tampa. Trebalo bi da veoma li~i na predlo`ak od kojeg smo krenuli, a to nam i jeste bio cilj.

100 Kori{tenje programa MS Word - Tabele

MICROSOFT WORD

1. Markirajte samo dio tabele sa brojevima i pokrenite komandu Format... Borders and Shading...

2. Jednostavno jednom kliknite na dugme za postavljanje "unutra{nje vodoravne linije". Time }ete obrisati sve unutra{nje vodoravne linije unutar markiranog dijela

Slika 1-68: Brisanje unutra{njih vodoravnih linija

Slika 1-69: Kona~no formatirana tabela

Napomena: Istom komandom, Borders and Shading, i na isti na~in (markiranjem dijelova tabele), mo`ete postavljati osjen~enje }elija. Ovo vam ostavljamo za samostalnu vje`bu. Manipulacija redovima, kolonama i }elijama Brisanje sadr`aja }elija Sadr`aj }elija je tekst. Bri{ete ga na standardan na~in, kako ste to nau~ili u prvoj vje`bi. Ako ho}ete da odjednom „ispraznite“ ve}i dio tabele, to br`e mo`ete uraditi tako {to }ete markirati taj dio tabele i pritisnuti . Ovim ne}ete izbrisati }elije, redove ili kolone nego njihov sadr`aj. Brisanje cijelih redova i kolona Ovo je sada ne{to drugo. Ne bri{ete sadr`aj nego cijele redove ili kolone (naravno, i njihov sadr`aj). Cijeli red ili kolona se obri{e ovako:

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Tabele 101

Postavite kursor u }eliju koja je u tom redu ili koloni. Iz menija Table pokrenete komandu Delete … Dobijate ove opcije:

Slika 1-70: Opcije za brisanje dijelova tebele

Opcije imaju sljede}e zna~enje: Table }e obrisati cijelu tabelu (korisna opcija, ali oprezno s njom). Columns }e obrisati cijelu kolonu u kojoj je }elija na kojoj je kursor. Rows }e obrisati cijeli red u kojem je }elija na kojoj je kursor. Cells... }e brisati }elije koje su ozna~ene (ako izaberete ovu opciju, pojavi}e se jo{ jedan mali prozor pomo}u kojeg odre|ujete pona{anje ostalih }elija nakon {to ove ozna~ene obri{ete – Shift Cells Left i Shift Cells Up – obrisa}e se ozna~ene }elije, a ostatak }elija }e se pomjeriti lijevo, odnosno, gore. Ne preporu~ujemo vam da koristite ove mogu}nosti, jer tako mo`ete dobiti poprili~no „zbr~kanu“ tabelu koju je te{ko kontrolisati. Dodavanje novog reda i nove kolone Ako ste se „prera~unali“, pa niste u tabeli predvidjeli dovoljan broj redova ili kolona, jednostavno mo`ete dodati novi red ili kolonu. Postavite kursor u tabelu. Iz menija Table pokrenete komandu Insert ... Dobijate sljede}e mogu}nosti: Columns to the Left – ume}e se nova kolona lijevo od kolone u kojoj je kursor, Columns to the Right – ume}e se nova kolona desno od kolone u kojoj je kursor,

102 Kori{tenje programa MS Word - Tabele

MICROSOFT WORD

Slika 1-71: Umetanje novih redova i kolona

Rows Above – ume}e se novi red ispod reda u kojem je kursor, Rows Below – ume}e se novi red iznad reda u kojem je kursor. Spajanje i razdvajanje }elija ^esto ste vi|ali ovakve tabele: Prva godina I-III

IV-VI

VII-IX

Druga godina X-XII

I-III

IV-VI

VII-IX

X-XII

Kako se posti`e da neke }elije budu {ire od drugih? Kako to da prvi red ima samo dvije }elije, a ostali redovi po 8 }elija? Sve ovo mo`ete napraviti spajanjem i razdvajanjem }elija. Spajanje }elija je operacija kojom od vi{e }elija napravite jednu. Razdvajanje }elije je operacija kojom jednu }eliju razbijete na vi{e }elija. Spajanje }elija uradite ovako: Markirate vi{e }elija koje ho}ete da spojite. Iz menija Table pokrenete komandu Merge Cells.

MICROSOFT WORD

Kori{tenje programa MS Word - Tabele 103

Jednostavno, zar ne? Vodite ra~una o ovome: Sadr`aji }elija se tako|er spoje. Tekstovi iz }elija se spoje u sadr`aj novonastale }elije i budu razdvojeni oznakom kraja paragrafa. Razdvajanje }elija uradite ovako: Markirate }elije koje ho}ete razbiti na vi{e }elija. Iz menija Table pokrenete komandu Split Cells… Dobijete prozor~i}, kao na slici 1-72, u kojem vas Word pita na koliko }elija ho}ete da razbijete markirane }elije. Ovdje dajete koliki broj kolona i redova ho}ete da Slika 1-72: Razdvajanje }elija imate ukupno na kraju. Naprimjer, ako ste ozna~ili dvije }elije u jednom redu, a izaberete ~etiri kolone i jedan red – obje }elije }e se „prepoloviti“ po sredini okomito i dobi}ete ~etiri }elije u istom redu. Da ste stavili dva reda – dobili biste osam }elija u istom prostoru kojeg su zauzimale prve dvije originalne }elije – one bi bile „prepolovljene“ i horizontalno i vertikalno. Poigrajte se malo sa ovom opcijom dok ne shvatite kako ona funkcionira. Kada koristite ove mogu}nosti, budite kasnije oprezni sa mijenjanjem polo`aja granica izme|u kolona. Tabela se nekada mo`e „~udno“ pona{ati. Mo`ete do}i u situaciju kada vi{e mi{em ne mo`ete da popravite stvar. Op}enito, {to komplikovanija tabela, to vi{e problema u formatiranju mo`ete o~ekivati. Ovime ste zavr{ili i ~etvrtu vje`bu. Ostaje vam da jo{ od{tampate dokument i vidite kako to sve skupa izgleda na papiru.

REZIME U ovoj lekciji ste upoznali tabele. Word je veoma mo}an tekst procesor kada je u pitanju rad sa tabelama. Kroz vje`bu ste nau~ili ve}inu operacija sa tabelama. Odmah vam mo`emo re}i da sve ovo morate jo{ mnogo puta vje`bati. Rad sa tabelama jeste jednostavan (zato se za Word i ka`e da je dobar za rad sa tabelama), ali zahtijeva malo prakse, uvje`banost preciznog rada sa mi{em i rutinu u izboru komandi. Ubije|eni smo da vam sve to ne}e predstavljati problem. Veoma brzo }ete biti u stanju da brzo kreirate komplikovane tabele.

104 Kori{tenje programa MS Word - Tabele

MICROSOFT WORD

Ve} nakon prve dvije vje`be bili ste u stanju da samostalno radite u Wordu. Sada, kada ste zavr{ili sa tre}om i ~etvrtom vje`bom, slobodno se mo`e re}i da imate i vi{e nego {to je potrebno znanja u kori{tenju kompjutera za stvaranje i obradu teksta. Ako se ne mislite profesionalno baviti tim poslom, za va{e svakodnevne potrebe su ove ~etiri vje`be i vi{e nego dovoljne. Sada vam samo ostaje da koristite kompjuter i Word u svome radu. Ne budete li ga koristili svakodnevno, mo`e se slobodno re}i da ste samo gubili vrijeme u~e}i Word. Prave efekte i „blagodeti“ ove tehnologije mo`ete osjetiti samo koriste}i je svakodnevno, sti~u}i lagano sve bolju uvje`banost i u~e}i nove mogu}nosti kojih je bezbroj. Ovo nije kraj, ovo je po~etak. Samo naprijed, vrijedno ste radili i trud }e se sigurno isplatiti!

MICROSOFT PROJECT

DETALJAN SADR@AJ

5. MS Project 5.1. Tipi~no kori{tenje u pripremi i vo|enju projekata ............271 ZA[TO BA[ PROJECT? ..................................................................................271 POKRETANJE PROJECTA ............................................................................272

5.2. Po~etak rada sa Projectom ............................................................274 PROJEKT: KUPITI AUTO ..............................................................................274 Prvo: upoznajmo se sa projektom ..........................................................274 Pokrenimo Project ..................................................................................274 Odredite linkove izme|u zadataka ..........................................................277 Zadatak "Istra`iti tr`i{te" je promijenio po~etni datum ..........................278 Spa{avanje projekta ................................................................................279

5.3 Osnovne komande i pode{avanje projecta ............................280 DESNI DIO PRIKAZA GANTT CHART ......................................................280 PROJEKT "IZGRADNJA KU]E" ..................................................................280 Zadatak ima podzadatke ........................................................................284 Komanda "New Task" ............................................................................286 Trajanje zadatka koji ima podzadatke ....................................................287 Postavljanje linka na zadatak koji ima podzadatke..................................288

BRISANJE ZADATKA ....................................................................................288 SPLIT TASK ....................................................................................................289 UPOTREBA KOMANDE "GO TO" ..............................................................290 PODE[AVANJE NERADNIH DANA ............................................................291

5.4 Vrste prikaza i {tampanje ................................................................292 RAZLI^ITI POGLEDI NA PROJEKT ............................................................292 Prikaz Kalendar ......................................................................................292 Prikaz Network Diagram ........................................................................292

[TAMPANJE ..................................................................................................293 KOMANDA "REPORTS" ................................................................................294

MICROSOFT PROJECT

Tipi~no kori{tenje u pripremi i vo|enju projekata 271

5. MICROSOFT PROJECT

5.1. Tipi~no kori{tenje u pripremi i vo|enju projekata Upravljanje projektima – Project Management – je skup metoda, tehnika i alata koji koristi sve raspolo`ive informacije za planiranje i upravljanje radom na projektu u svrhu dostizanja poslovnih ciljeva usmjerenih na poslove, resurse i vrijeme. Dobro upravljanje ne garantuje uspjeh svakog projekta, ali lo{e upravljanje projektom naj~e{}e garantuje njegov neuspjeh. Da biste efikasno upravljali projektom, neophodno je da imate pravi softverski alat za to. Korisnici ~esto koriste programe za tabelarne prora~une, kao {to je Excel, ili programe za crtanje, kao {to je Visio, da bi Slika 5-1: Project prikazali neku listu zadataka. To su programi koje ne treba Management isklju~iti iz upravljanja projektima, ali, da biste zaista bili uspje{ni, potreban vam je program koji mo`e da “razmi{lja”. Pravi program za to je Microsoft Project 2003, u nastavku jednostavno Project.

ZA[TO BA[ PROJECT? Zamislite da imate 500 zadataka u nizu. Za po~etak ve}ine zadatka je preduslov da se zavr{i jedan ili nekoliko prethodnih. Recimo da jedan od njih promijeni svoj po~etni datum. Project }e da obradi podatke i izra~una datum po~etka i zavr{etka zadataka koji zavise od onoga koji je promijenio svoj po~etni datum, i to vode}i ra~una o neradnim danima, kao {to su vikendi. Ovo je samo jedan od primjera {ta Project mo`e da uradi za vas. Ipak, ne treba zaboraviti da ni najbolji alat za upravljanje projektima na svijetu nikada ne mo`e da zamijeni ~ovjeka.

272 Kreiranje prezentacija u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

POKRETANJE PROJECTA Project se pokre}e preko menija Start, klikom na ikonu “Microsoft Office Project 2003”. Nakon pokretanja, otvorit }e se jedan prozor koji izgleda sli~no ovome:

Slika 5-2: Ekran Projecta

[ta vidimo na ovom ekranu? Kao i kod ostalih programa Microsofta, na samom vrhu se nalazi naslovni dio prozora u kojem pi{e “Microsoft Project – Project 1”. Po{to smo pokrenuli Project, on je otvorio prazan dokument kojeg je nazvao “Project 1”. Naravno, ispod naslova vidimo traku menija, a zatim traku alata. Ako se slika trake alata koju vidite na prethodnoj slici mo`da ne poklapa sa slikom koju ste dobili na ra~unaru, mo`ete je podesiti u traci menija “View”. Kliknite na taj meni, a zatim izaberite komandu “Toolbars”. Provjerite da li su uklju~eni alati: “Standard”, “Formating”, “Task Pane” i “Project Guide”. Alat “Project Guide”, za razliku od ostalih alata, ima svoj prozor koji zauzima dosta prostora na ekranu. Da ne bi dolazilo do zabune, prikazat }emo ga na sljede}oj slici:

MICROSOFT PROJECT

Tipi~no kori{tenje u pripremi i vo|enju projekata 273

Project Guide je sli~an ~arobnjaku koji mo`ete da koristite kada pravite ili fino pode{avate plan projekta. Najva`niji dio prozora, radni prozor, naziva se prikaz. Project ima vi{e vrsta prikaza, ali obi~no radite samo sa jednim ili dva prikaza u jednom trenutku. Prikazi se koriste da biste unosili, a`urirali, analizirali i prikazivali informacije o va{im projektima. Prikaz koji vidimo kada pokrenemo Project je prikaz Gantt Chart kojeg mo`ete vidjeti na sljede}oj slici: Prikaz Gantt Chart se dijeli na dva dijela. U lijevom dijelu mo`ete unositi zadatke i informacije o zadacima, dok u desnom dijelu prikaza stoji vremenski plan.

Slika 5-4: Prikaz Gantt Chart

Slika 5-3: Prozor Project Guide

274 Po~etak rada sa Projectom

MICROSOFT PROJECT

5.2. Po~etak rada sa Projectom PROJEKT: KUPITI AUTO Vrijeme je da uradite ne{to konkretno. U sljede}oj vje`bi, “Projekt – kupiti auto”, upoznat }emo se sa osnovama rada Projecta. Pa, krenimo! Prvo: upoznajmo se sa projektom Da bismo kupili auto, moramo uraditi ~etiri zadatka: istra`iti tr`i{te, urediti finansije, izabrati auto i kupiti auto. Kada zavr{imo prvi zadatak, tj. istra`imo tr`i{te, imat }emo informacije na osnovu kojih }emo urediti finansije, tj. obezbijediti kredit i izabrati auto, tj. potpisati ugovor. Ova dva zadatka mogu da se odvijaju u isto vrijeme, ali ne mogu po~eti dok se ne zavr{i prvi zadatak. Kada se zavr{e ova dva zadatka – dakle, obezbijedili smo kredit i potpisali ugovor – mo`emo kupiti auto. Kupovina auta ujedno predstavlja i zavr{etak projekta. Pretpostavimo da za istra`ivanje tr`i{ta trebamo najvi{e sedam dana. U dogovoru sa bankom, saznali smo da }e nam trebati najvi{e deset dana da uredimo finansije. Da bismo odabrali tip i model vozila, pretpostavimo da nam treba najvi{e pet dana, dok }e kupovina auta trajati jedan dan. Sada imamo informacije koje su nam potrebne da mo`emo da upravljamo projektom kupovine auta. Pokrenimo Project Pokrenite Project kako je ranije opisano. Sada mo`emo unijeti zadatke.

Ako `elite poništiti unos, kliknite ovdje 3. Kliknite ovdje

2. Kliknite ovdje i ukucajte ime zadatka

1. Kliknite mišem u polje gdje unosite zadatak da biste ga osjen~ili i odabrali za unos

Slika 5-5: Unos zadatka

MICROSOFT PROJECT

Po~etak rada sa Projectom 275

Slika 5-6: Uneseni zadaci za kupovinu auta

Gdje se zadaci unose? Zadaci se unose u prikazu Gantt Chart u }elijama kolone ozna~enoj kao “Task name” – ime zadatka. Slika 5-5 pokazuje kako se unosi prvi zadatak. Ostala tri zadatka unesite na isti na~in kako je obja{njeno na prethodnoj slici. Zadatke unosite od vrha prema dole i nemojte preskakati redove, jer }e Project i prazan red posmatrati kao neki zadatak. Kada zavr{ite, trebate dobiti ekran kao na slici 5-6. Sada je potrebno da Projectu ka`emo koliko koji zadatak traje. Vrijeme u danima se unosi u sljede}u kolonu, tj. Duration. Primijetit }ete da je Project za svaki na{ zadatak odredio po 2. Pojavit }e se strelice gore-dole jedan dan. Mi to mo`emo promijeniti tako {to 1. Mišem kliknuti u red }emo uraditi kao na slici 5-7. gdje `elimo promijeniti vrijeme trajanja Klikom mi{a na strelicu gore pove}at }emo vrijeme trajanja zadatka za jedan dan, dok }emo klikom na strelicu dole smanjiti vrijeme za jedan dan. Dakle, kliknite mi{em na strelicu gore {est puta. Vrijeme trajanja zadatka “istra`iti tr`i{te” je postavljeno na sedam dana. Slika 5-7: Vrijeme trajanja zadataka

276 Po~etak rada sa Projectom

MICROSOFT PROJECT

Postavite vrijeme trajanja i za ostala tri zadatka: “urediti finansije” – deset dana, “izabrati auto” – pet dana, “kupiti auto” – 1 dan. Na{ projekt sada izgleda ovako:

Dodite mišem ovdje i, dr`e}i tipku, pomi~ite miša lijevodesno kako biste pomjerili granicu.

Koristite ovaj kliza~ da biste prikazali ostale kolone

Slika 5-8

Ako koristite kliza~ koji je prikazan na prethodnoj slici, mo`ete vidjeti i ostale kolone. Primijetit }ete da je Project kao po~etno vrijeme svih zadataka (pogledajte kolonu “Start”) odredio teku}i datum koji je postavljen na va{em ra~unaru. U koloni “Finish” se vidi da je Project sam izra~unao datume zavr{etaka zadataka na osnovu prethodno postavljene du`ine trajanja pojedinih zadataka.

Project je svakom zadatku odredio jedinstven broj

Slika 5-9

MICROSOFT PROJECT

Po~etak rada sa Projectom 277

Odredite linkove izme|u zadataka Kolona “Predecessor” slu`i da se odredi koji je zadatak preduslov nekom zadatku. Ako ka`emo da zadatak ne mo`e po~eti dok se ne zavr{i neki drugi, re}i }emo da izme|u njih postoji link. U na{em primjeru, zadatak “Urediti finansije” se ne mo`e po~eti izvr{avati dok se ne zavr{i zadatak “Istra`iti tr`i{te”. Da biste to rekli Projectu, uradite sljede}e:

1. Obratite pa`nju da je Project obilje`io zadatak "Istra`iti tr`ište" brojem "1"

2. Kliknite mišem ovdje i ukucajte broj "1"

Slika 5-10: Zadatak “Istra`iti tr`i{te” ima link na zadatak “Urediti finansije”

Zadatak “Izabrati auto” ne mo`e po~eti dok se ne zavr{i zadatak “Istra`iti tr`i{te”. Kliknite na spoj kolone “Predecessors” i reda zadatka “Izabrati auto”, i ukucajte “1”. Zadatak “Kupiti auto”, obilje`en brojem 4, ne mo`e po~eti dok se ne zavr{e dva zadatka koje je Project obilje`io brojevima 2 i 3. Dakle, sada kao preduslov za po~etak zadatka “Kupiti auto” predstoji izvr{enje dva zadatka. Na spoj reda “Kupiti auto” i kolone “Predecessors” }emo unijeti brojeve zadataka koji predstavljaju preduslov, ali tako da brojevi budu odvojeni simbolom “;”. Zna~i, ukucajte “2;3”. Na sljede}oj slici prekontroli{ite da li ste dobro unijeli brojeve u kolonu “Predecessors”. Pogledajte kolonu “Start”. Project je promijenio po~etne datume onih zadataka koji su uslovljeni izvr{enjem nekog drugog zadatka. Tako zadatak “Istra`iti tr`i{te” zavr{ava 9.3.2004.

Slika 5-11

278 Po~etak rada sa Projectom

MICROSOFT PROJECT

godine, a Project je odredio da zadaci “Urediti finansije” i “Izabrati auto” po~inju 10.3.2004. godine. Zadatak “kupiti auto” po~inje 24.3.2004. godine zato {to zadatak “Urediti finansije” zavr{ava 23.3.2004. godine. Zadatak “Istra`iti tr`i{te” je promijenio po~etni datum Odlu~ili ste odgoditi zadatak “Istra`iti tr`i{te” za petnaest dana. [ta sada? 1. Kliknite mišem ovdje da bi se pojavila strelica desno

2. Kliknite mišem na strelicu

3. Kliknite mišem na novi po~etni datum

Slika 5-12: Promjena datuma po~etka zadatka

Project je automatski promijenio po~etne datume ostalih zadataka. Pogledajmo to na sljede}oj slici:

Slika 5-13

Ako se desi da neki od ostalih zadataka promijene svoj po~etni datum, mo`ete ga promijeniti na isti na~in. Project vodi ra~una o linkovima izme|u zadataka. U desnom dijelu prikaza Gantt Chart mo`ete vidjeti kako je Project prikazao na{e zadatke u vremenu.

MICROSOFT PROJECT

Po~etak rada sa Projectom 279

Koristite ovaj kliza~ da biste se pomicali po datumima

Slika 5-14: Prikaz zadataka u vremenu

Na gornjoj slici obratite pa`nju na to da je Project vodio ra~una o neradnim danima, tj. vikendima, tako da zadaci traju onoliko radnih dana koliko smo odredili u koloni “Duration”. Spa{avanje projekta Vrijeme je da spasimo na{ projekt na disk. Projekt se spa{ava ili ponovo otvara isto kao i u ostalim programima Microsofta. Odaberite komandu “Save” iz menija “File”, pa u dijelu “File Name” ukucajte ime projekta “Kupovina auta” i zatim kliknite na Save.

280 Osnovne komande i pode{avanje projecta

MICROSOFT PROJECT

5.3 Osnovne komande i pode{avanje Projecta DESNI DIO PRIK AZA GANTT CHART U narednoj lekciji nau~it }emo kako zadati du`inu zadatka, promijeniti po~etni datum i odrediti link zadataka, i to koriste}i mi{a u desnom dijelu prikaza Gantt Chart. PROJEKT “IZGRADNJA KU]E” Projekt “Izgradnja ku}e” smo pojednostavili da bismo kroz njega mogli vje`bati osnovne radnje u Projectu. Krenimo! Nakon {to ste spasili prethodni projekt, zatvorite ga odabirom komande “Close” iz Kliknite na "Blank Project" menija “File”, a zatim pokrenite novi: odaberite komandu “New” iz menija “File” ili kliknite na traku alata, na dugme, ako ste koristili komandu “New” iz menija “File”, u prozoru alata “Project Guide” prikazat }e se ova slika: Slika 5-15 Ukucat }emo zadatke projekta “Izgradnja ku}e” kako vidite na slici 5-16.

Slika 5-16

Zadatak “Kopanje temelja” traje tri dana. Postavimo vrijeme trajanja ovog zadataka, koriste}i ovaj put mi{a u desnom dijelu prikaza Gantt Chart.

MICROSOFT PROJECT

Osnovne komande i pode{avanje projecta 281

Uradite sljede}e:

1. Kliknite lijevom tipkom miša i dr`ite je

Project je prikazao informacije o zadatku

2. Dr`e}i pritisnutom lijevu tipku miša, povlacite desno dok...

... u informacionom dijelu ne vidite 3 dana.

Slika 5-18: Postavimo vrijeme trajanja zadatka koriste}i mi{a

Vje`bajte i odredite vrijeme trajanja ostalih zadataka: zidanje sedam dana, postavljanje krovne konstrukcije tri dana, postavljanje vrata jedan dan, postavljanje prozora dva dana, postavljanje izolacije tako|e dva dana kao i fasadiranje. Zadatak “Zidanje” ne mo`e po~eti dok se ne zavr{i zadatak “Kopanje temelja”. Uradite kao na slici 5-19.

1. Pozicionirajte miš na zadatak "Kopanje temelja" 2. Kliknite lijevom tipkom miša i dr`ite je

Slika 5-19a: Odredite link koriste}i mi{a

282 Osnovne komande i pode{avanje projecta

MICROSOFT PROJECT

3. Povucite lijevu tipku miša na zadatak "Zidanje" i pustite je Projekt je prikazao informacije o ovisnosti zadataka

Slika 5-19b: Odredite link koriste}i mi{a

Project je postavio link kao {to mo`emo da vidimo na slici 5-20.

Slika 5-20

Na slici 5-21 vidite pregled zadataka koji trebaju da se zavr{e da bi drugi mogli da po~nu. Vje`bajte tako {to }ete pro~itati sliku i sami postaviti linkove.

Slika 5-21

Ako ste uspjeli, pogledajte kolonu “Predecessors” na slici 5-22 i usporedite je sa va{om. Sada }emo nau~iti kako nekom zadatku promijeniti vrijeme po~etka, koriste}i mi{a u desnom dijelu Gantt Charta. Recimo da zadatak “Zidanje”, iz nekog razloga, ne mo`e po~eti prije 9. marta.

MICROSOFT PROJECT

Osnovne komande i pode{avanje projecta 283

Slika 5-22

Uradite kao na slici 5-23. Pojavit }e prozor “Planning Wizard”. Za{to?

1. Pozicionirajte miš na zadatak "Zidanje"

2. Kliknite lijevom tipkom i, dr`e}i je, pomi~ite miša desno dok... ...u informacionom dijelu ne vidite 9. mart kao po~etak

Slika 5-23: Promjena datuma po~etka zadatka koriste}i mi{a

Mi smo postavili link izme|u zadataka “Kopanje temelja” i “Zidanje”. Samim tim, Project je odredio po~etni datum za zadatak koji upravo pomi~emo. Prozor “Planing Wizard” pokazuje da zadatak “Zidanje” sada ne po~inje ta~no dan nakon zavr{etka zadatka “Kopanje temelja” i omogu}ava nam sljede}i izbor: Pomakni zadatak “Zidanje” tako da po~inje u utorak, 9. marta, i izbri{i link, Pomakni zadatak “Zidanje” tako da po~inje u utorak, 9. marta, i zadr`i link,

284 Osnovne komande i pode{avanje projecta

MICROSOFT PROJECT

Odustani, nemoj pomicati zadatak. Mi }emo re}i Projectu da pomakne zadatak “Zidanje” i zadr`i link na sljede}i na~in:

1. Kliknite mišem ovdje

2. Izaberite OK Ako uklju~cite ovu kvakicu, Project vam ne}e više postavljati ovo pitanje

Slika 5-24: Prozor “Planning Wizard”

Project }e zadatak “Zidanje” postaviti da po~inje 9. marta i zadr`at }e link:

Slika 5-25

Zadatak ima podzadatke Pretpostavimo da `elimo dodati zadatak koji se sastoji od jednog ili vi{e podzadataka. Na{em projektu “Izgradnja ku}e” }emo dodati novi zadatak “Zavr{ni radovi” koji ima dva podzadatka: “Kre~enje” i “Postavljanje parketa”.

MICROSOFT PROJECT

Osnovne komande i pode{avanje projecta 285

Kako unijeti podzadatke? Unesite ih na na~in kako smo to do sada nau~ili, i to tako da prvo unesete zadatak, a zatim, odmah ispod, njegove podzadatke. Zatim uradite sljede}e:

1. Kliknite na podzadatak.

Slika 5-26

Slika 5-27

2. Odaberite Outline>Indent iz menija Project ili kliknite na traku alata, na dugme

.

Project }e zadatak “Kre~enje” postaviti kao podzadatak zadatku koji se nalazio ispred njega – “Zavr{ni radovi”. (Slika 5-28) Project je ispred zadatka “Zavr{ni Primijetit }ete da je Project radovi” dodao znak “-”. On ozna~ava dodao znak "-" ispred zadatka "Završni radovi" da taj zadatak ima podzadatke. Znak “-” ozna~ava da je zadatak otvoren, tj. Project prikazuje njegove podzadatke. Klikom mi{a na znak “-”, on se pretvara u znak “+” koji ozna~ava da podzadaci ne}e biti prikazani. Klikom na znak “+” ponovo prikazujete podzadatke zadatka. Sada kliknite na zadatak “Postavljanje parketa” i njega postavite kao Slika 5-28 podzadatak na isti na~in.

286 Osnovne komande i pode{avanje projecta

MICROSOFT PROJECT

Ako ste gre{kom zadatak postavili kao podzadatak, kliknite mi{em na komandu “Outdent” iz menija “Project>Outline” ili na traku alata, na dugme . Ako va{ podzadatak ima svoje podzadatke, ukucajte ih na isti na~in, samo {to sad podzadatak posmatrate kao “zadatak”. Recimo da zadatak “Kre~enje” ima dva podzadatka: “Nabavka materijala” i “Nano{enje kre~a”. Komanda “New Task” Mi }emo ova dva podzadatka unijeti ispod zadatka “Kre~enje”. Kako? Kliknite mi{em na zadatak “Postavljanje parketa”, Izaberite komandu “New Task” iz menija “Insert” ili na tastaturi pritisnite tipku “Insert”. Project }e ubaciti prazno mjesto ispred zadatka “Postavljanje parketa” kao na slici 5-29.

Slika 5-29

Ukucajte zadatak “Nabavka materijala” u prazno mjesto koje je Project napravio i zatim kliknite na dugme na traci alata.

Sada je Project dodao znak "-" ispred zadatka "Kre~enje"

Slika 5-30

MICROSOFT PROJECT

Osnovne komande i pode{avanje projecta 287

Ponovite prethodna tri postupka i zadatak “Nano{enje kre~a” dodajte kao podzadatak zadatka “Kre~enje”. Sada postavite da zadatak “Postavljanje parketa” traje pet dana i pogledajte sljede}u sliku:

Obratite pa`nju kako je Project obilje`io zadatak "Završni radovi" i zadatak "Kre~enje"

Slika 5-31

Trajanje zadatka koji ima podzadatke Kliknite mišem ovdje da biste Primijetit }ete na slici 5-30 da zadatak pokušali promijeniti vrijeme trajanja zadatka "Završni radovi" “Zavr{ni radovi” traje jedan dan. Nakon {to smo na slici 5-31 zadatak “Postavljanje parketa” promijenili na pet dana, Project je automatski i trajanje zadatka “Zavr{ni radovi” postavio na pet dana. Pogledajte sliku 5-32. Slika 5-32 Project ne}e dopustiti da promijenite vrijeme trajanja zadatka “Zavr{ni radovi” zato {to on ima podzadatke. Dakle, Project automatski ra~una trajanje zadatka koji ima podzadatke. Va`no je znati da, ako ste odredili trajanje zadatka prije nego {to ste tom zadatku postavili podzadatke, Project }e nakon postavljanja podzadataka vrijeme trajanja zadatka prilagoditi vremenu koje odgovara podzadacima.

288 Osnovne komande i pode{avanje projecta

MICROSOFT PROJECT

Postavljanje linka na zadatak koji ima podzadatke Naravno, zavr{ni radovi ne mogu po~eti dok se ne postave vrata, prozori i izolacija. Postavite linkove kako smo nau~ili, tako da zadatak “Zavr{ni radovi” ne mo`e po~eti dok se ne zavr{e zadaci postavljanja prozora, vrata i izolacije. Na sljede}oj slici }ete vidjeti da Project vodi ra~una o svim podzadacima zadatka na koji ste postavili link:

Slika 5-33

BRISANJE ZADATK A @elite obrisati zadatak “Fasadiranje”? Uradite sljede}e.

1. Kliknite mišem na zadatak kojeg `elite obrisati 2. Odaberite iz menija komandu "Delete Task"

Slika 5-34: Brisanje zadatka

Zadatak }e biti obrisan.

MICROSOFT PROJECT

Osnovne komande i pode{avanje projecta 289

SPLIT TASK Pretpostavimo da je zadatak “Zidanje” po~eo 9. marta, kako je i planirano. Ali, 11. marta je po~ela padati jaka ki{a i zidanje se nije moglo nastaviti do sljede}eg ponedjeljka. U tom slu~aju nam mo`e pomo}i komanda “Split Task”. Pogledajmo kako: Odaberite komandu “Split Task” iz menija “Edit” ili kliknite na dugme na traci alata.

1. Pozicionirajte miš ovdje da biste...

... vidjeli datum 11.03.

2. Kliknite lijevom tipkom miša i, dr`e}i je, pomi~ite desno dok...

...u informacionom dijelu ne vidite 15. mart kao po~etak

Slika 5-35: Komanda “Split Task”

Na sljede}oj slici mo`ete vidjeti ta~kice kojima je Project ozna~io da zadatak miruje u tim danima:

Slika 5-36

290 Osnovne komande i pode{avanje projecta

MICROSOFT PROJECT

Odvojeni dio zadatka koji po~inje od 15. marta se mo`e pomjerati tako {to }ete do}i mi{em na njega, pritisnuti lijevu tipku i pomjerati mi{a lijevo-desno. Ako `elite ponovo spojiti zadatak tako da nema prekida, uradite sljede}e

2. Dr`e}i lijevu tipku pritisnutom, povucite miša skroz lijevo do kraja prvog dijela zadatka

1. Pozicionirajte miša na odvojeni dio zadatka

Slika 5-37

UPOTREBA KOMANDE “GO TO” Ako se ne mo`ete sna}i i kretati kroz dokument, naro~ito onda kada imate projekt sa preko stotinu zadataka i koji se prote`e na vi{e mjeseci, imate na raspolaganju komandu “Go To”. Odaberite komandu “Go To” iz menija “Edit” da bi se pojavio sljede}i prozor: 3. Izaberite OK i Project }e pre}i na datum koji ste odabrali.

1. Kliknite na padaju}u strelicu da bi se pojavio kalendar

2 Odaberite `eljeni datum

Slika 5-38: Prozor “Go To”

U polje “ID:”, koje vidite na prethodnoj slici, mo`ete upisati broj zadatka na koji `elite pre}i. U tom slu~aju, kada izaberete OK, Project }e pre}i na zadatak pod brojem kojeg ste ukucali.

MICROSOFT PROJECT

Osnovne komande i pode{avanje projecta 291

PODE[AVANJE NERADNIH DANA Do sada smo vidjeli da je Project vikende posmatrao kao neradne dane. Project nam omogu}ava da, osim vikenda, postavimo i druge dane kada se ne radi na projektu. Pretpostavimo da je 10. mart praznik i da se taj dan ne radi. Uradite sljede}e: Odaberite komandu “Change Working Time” iz menija “Tools”, Kada se pojavi sljede}i prozor, postupite ovako:

1. Kliknite na datum koji `elite da postavite kao neradni 2. Odaberite neradno vrijeme

3. Kliknite OK

Slika 5-39: Postavite datum kada se ne radi na projektu

Obratite pa`nju na sljede}u sliku:

1. Srijeda, 10. mart, je neradni dan i formatiran je sivom bojom kao vikendi

Slika 5-40

292 Vrste prikaza i {tampanje

MICROSOFT PROJECT

5.4. Vrste prikaza i {tampanje RAZLI^ITI POGLEDI NA PROJEKT Upoznali ste se sa prikazom Gantt Chart. Na po~etku smo rekli da Project ima vi{e vrsta prikaza, a sada }emo da pogledamo jo{ dva prikaza: Prikaz Kalendar Da biste dobili prikaz kalendara, izaberite komandu “Calendar” iz menija View. Pojavit }e se sljede}i prozor:

Slika 5-41: Prikaz Calendar

Nazivi zadataka pojavljuju se u danu kada su planirani da zapo~nu, a ako je trajanje zadatka du`e od jednog dana, njegov naziv }e se protezati preko vi{e dana. Prikaz Network Diagram Izaberite komandu “Network Diagram” iz menija “View”. Da biste se ponovo vratili u prikaz Gantt Chart, izaberite komandu “Gantt Chart” iz menija “View”.

MICROSOFT PROJECT

Vrste prikaza i {tampanje 293

Koristite kliza~e da biste vidjeli razlicite dijelove ovog prikaza

Slika 5-42: Prikaz Network Diagram

[TAMPANJE [tampanje mo`ete vr{iti kori{tenjem komande “Print” iz menija “File”. U zavisnosti od toga koji je prikaz trenutno na ekranu, Project }e taj prikaz od{tampati. Ako je aktivan prikaz Gantt Chart, na papiru }ete dobiti izgled sli~an ovome na sljede}oj slici:

Slika 5-43

294 Vrste prikaza i {tampanje

MICROSOFT PROJECT

Ako je aktivan prikaz Calendar, on }e i biti od{tampan. Odaberite komandu “Print Preview” iz menija “File” da biste vidjeli kako }e prikaz Calendar izgledati na papiru.

KOMANDA “REPORTS” Project je alat koji je dizajniran upravo da biste uz pomo} njega {tampali razne izvje{taje koji }e vam pomo}i za vrijeme upravljanja projektom. Gdje se ti izvje{taji nalaze? Odaberite komandu “Reports” iz menija “View”. Pojavit }e se prozor na kojem mo`ete izabrati Slika 5-44: Prozor Reports grupu izvje{taja koju ho}ete da vidite. Ako `elite da vidite izvje{taje grupe Overview, dvostruko kliknite mi{em na nju i otvorit }e se prozor:

Slika 5-45: Prozor Overview Reports

Odaberite izvje{taj i dvostruko kliknite na njega da ga Project prika`e. Izvje{taj “Critical Tasks” izgleda ovako:

MICROSOFT PROJECT

Slika 5-46

Vrste prikaza i {tampanje 295

MICROSOFT POWERPOINT

DETALJAN SADR@AJ

4. MS PowewPoint 4.1. Kreiranje prezentacija u PowerPointu ......................................233

KREIRANJE PREZENTACIJE POMO]U ^AROBNJAKA ..........................233 KREIRANJE PREZENTACIJE POMO]U [ABLONA ..................................236 KREIRANJE PREZENTACIJE OD SAMOG PO^ETKA ..............................237

4.2. Rad sa prezentacijama u PowerPointu ....................................238

PROMJENA PRIKAZA ..................................................................................238 POMICANJE IZ STRANICE U STRANICU ................................................240 PRIKAZ COLOR/GRAYSCALE......................................................................241 URE\IVANJE TEKSTA ..................................................................................243 PROMJENA NIVOA STRUKTURE ................................................................243 PONOVNO URE\IVANJE SPISKOVA I ODLOMAKA ................................244 URE\IVANJE OBJEKATA ............................................................................244

4.3. Ure|ivanje prezentacije u PowerPointu ..................................246

STVARANJE STRANICE PROFESIONALNOG IZGLEDA ..........................246 DODJELJIVANJE VE] DIZAJNIRANOG [ABLONA PREZENTACIJI ........246 UPOTREBA PRIKAZA SLIDE LAYOUT ........................................................247 BRISANJE STRANICE ..................................................................................250 URE\IVANJE POMO]U OPCIJE SLIDE MASTER ....................................251 PONOVNO URE\IVANJE STRANICA U PRIKAZU SLIDE SORTER ......252 PONOVNO URE\IVANJE STRANICA U PROZORU OUTLINE ..............253

4.4. Dodavanje elemenata stranicama u PowerPointu ............255 DODAVANJE OKVIRA ZA TEKST................................................................255 DODAVANJE NENUMERISANOG SPISKA ................................................256 DODAVANJE CLIP ARTA ..............................................................................257 DODAVANJE TASTERA ZA AKCIJU ............................................................260 DODAVANJE ELEMENATA STRANICAMA U POWERPOINTU ..............260 DODAVANJE HIPERVEZE URL (ADRESA NA INTERNETU) ..................262

4.5. Prikazivanje prezentacije u PowerPointu ..............................263 PRIKAZIVANJE STRANICA U PRIKAZU ONSCREEN ..............................263 NADZOR NAD PRIKAZOM STRANICA ....................................................263 SKRIVANJE STRANICA ................................................................................265 PODE[AVANJE OPCIJA PRIKAZA STRANICA ..........................................265

MICROSOFT POWERPOINT

Kreiranje prezentacija u PowerPointu 233

4. MICROSOFT POWERPOINT 2003

4.1. Kreiranje prezentacija u PowerPointu U ovoj vje`bi nau~it }ete kako napraviti prezentaciju u PowerPointu pomo}u ~arobnjaka AutoContent, te pomo}u {ablona. Nau~it }ete i kako napraviti prezentaciju od samog po~etka.

KREIRANJE PREZENTACIJE POMO]U ^AROBNJAK A Sa PowerPointom mo`ete stvoriti nevjerovatan, profesionalno dizajnirani prezentacijski materijal u samo nekoliko minuta. ^arobnjak }e vas voditi kroz svaki korak, a brojni obrasci

Slika 4.1: Ovako izgleda ekran kada pokrenete PowerPoint

234 Kreiranje prezentacija u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

olak{at }e stvaranje `eljenog dizajna. Sa ~arobnjakom AutoContent mo`ete odabrati vrstu prezentacije koju `elite stvoriti (strategija, prodaja, trening, izvje{taj, javljanje lo{e vijesti ili osnovnu prezentaciju) i PowerPoint }e kreirati profesionalno dizajniranu prezentaciju. Postoje dva na~ina pokretanja ~arobnjaka AutoContent: Ako ste tek pokrenuli PowerPoint, pojavit }e se ekran (slika 4.1). Izaberite File>New i pojavit }e se Task Pane New Presentation (slika 4.2) sa tri opcije: New, Templates i Recently used templates. U podru~ju New izaberite From AutoContent wizard. Da biste kreirali novu prezentaciju na osnovu ve} postoje}e, izaberite opciju From existing presentation, iz popisa odaberite ime prezentacije i tada kliknite na dugme Create New ili dva puta kliknite na ime postoje}e prezentacije. Sada, kada ste pokrenuli ~arobnjaka AutoContent, slijedite naredne korake da biste kreirali prezentaciju:

Kliknite za kreiranje prezentacije od samog po~etka Kliknite za kreiranje prezentacije na osnovu šablona Kliknite za kreiranje prezentacije uz pomoæ ~arobnjaka Otvaranje postoje}e prezentacije

1. Kliknite Next. 2. U sljede}em dijalo{kom okviru (slika 4.3) odaberite vrstu prezentacije koju `elite kreirati. Kliknite na dugme kategorije da biste prikazali vrstu Slika 4.2: Task Pane New prezentacije za odabranu kategoriju. Presentation Iz spiska odaberite vrstu prezentacije i kliknite Next. 3. U sljede}em prozoru odaberite na~in na koji `elite upotrijebiti prezentaciju i kliknite Next. 4. U sljede}em prozoru utipkajte ime prezentacije. 5. Ako `elite podno`je na svakoj stranici, utipkajte tekst podno`ja u prozor za tekst Footer. 6. Ako ne `elite prikazati opcije Date Last Update i / ili Slide Number, isklju~ite ih klikom na kvadrati}u za potvrdu.

MICROSOFT POWERPOINT

Kreiranje prezentacija u PowerPointu 235

Kliknite na ovo dugme da biste prikazali sve vrste prezentacija u isto vrijeme.

Slika 4.3: Izaberite tip prezentacije klikom na dugme da biste prikazali spisak vrsta prezentacija za taj tip ili kliknite dugme All da biste prikazali sve vrste prezentacija

7. Kliknite Next i zatim Finish. ^arobnjak AutoContent }e kreirati prezentaciju. U prozoru Outline/Slides kliknite na broj stranice da biste pre{li na tu stranicu (slika 4.4). Podru~je Outline/Slides Prva stranica

Podru~je Slide

Kliknite da biste se kretali kroz stranice Podru~je Notes

Slika 4.4: Prikaz Normal ima tri odvojena dijela ekrana, {to omogu}ava rad na razli~itim dijelovima prezentacije istovremeno na jednom mjestu

236 Kreiranje prezentacija u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

Slika 4.4. prikazuje prezentaciju u prikazu Normal koji se sastoji od tri odvojena prozora, pa istovremeno mo`ete raditi na razli~itim dijelovima prezentacije. Vi{e o prikazima slijedi malo kasnije. ^arobnjak AutoContent koristi tekst koji zasad zamjenjuje onaj koji }ete unijeti u prezentaciju. Jednostavno ga odaberite i ukucajte stvarni tekst da biste zamijenili postoje}i tekst.

KREIRANJE PREZENTACIJE POMO]U [ABLONA Sa {ablonima PowerPointa imate mnogo bolju kontrolu nad stilom prezentacije. Moramo napomenuti da lo{ dizajn mo`e uni{titi rad na prezentaciji. [abloni PowerPointa izvla~e najbolje iz dizajna i omogu}avaju izbor slike koja odgovara va{im informacijama. Upotrijebite sljede}e korake da biste kreirali prezentaciju pomo}u {ablona: 1. Odaberite File>New. Prikazat }e se Task Pane New Presentation. 2. Ako `elite upotrijebiti {ablon, kliknite na opciju From design templates. 3. Klikom na `eljeni {ablon, odaberite {ablon u jednom od tri kategorije {ablona: Apply a design template, Recently used ili Available for use, da biste vidjeli njegov efekat u podru~ju Slide (slika 4.5). PowerPoint }e stvoriti prezentaciju temeljenu na tom {ablonu (obrascu). Klikom na {ablon Additional Design Template, instalirat }ete dodatne {ablone sa instalacijskog CD-a Microsoft Officea, a klikom na Design Template on MS Office Online, pozvat }ete Internet lokaciju sa koje mo`ete izabrati neke od ponu|enih {ablona (slika 4.6). 4. U prozoru Task Pane umjesto Slide Design izaberite Slide Layout, te izaberite jedan izgled stranice od nekoliko ponu|enih iz ~etiri kategorije (slika 4.6).

Kako dodavati stranice? Stranice mo`ete dodavati u {ablon prezentacije klikom na dugme Insert>New Slide na alatnoj traci. Na taj na~in

Slika 4.5: PowerPoint sadr`i odli~an izbor profesionalno dizajniranih prezentacija

MICROSOFT POWERPOINT

Kreiranje prezentacija u PowerPointu 237

otvorit }ete dijalo{ki okvir New Slide gdje mo`ete odabrati izgled stranice u Slide Layout u prozoru Task Pane.

KREIRANJE PREZENTACIJE OD SAMOG PO^ETK A Nakon rada s ~arobnjakom i obrascima mo`da ne}ete `eljeti brinuti o bojama i razli~itim izgledima. Ipak, ako vam je potrebna neka neobi~na stranica ili vam se ne svi|a niti jedna od ponu|enih, mo`ete pokrenuti formu na praznoj stranici upotrebom sljede}ih koraka: 1. Otvorite meni File i odaberite New; u tre}em prozoru (Task Pane) PowerPointa pojavit }e se New Presentation. 2. Kliknite na opciju Blank Presentation. Slika 4.6: Dodatni i Online {abloni 3. Odaberite jednu od opcija u podru~ju Apply slide layout. U ovoj vje`bi ste nau~ili kako kreirati prezentaciju pomo}u ~arobnjaka AutoContent i {ablona (obrasca) prezentacije. Nau~ili ste i kako kreirati prezentaciju od samog po~etka.

238 Kreiranje prezentacija u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

4.2. Rad sa prezentacijama u PowerPointu U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako se kretati po prezentaciji i kako ure|ivati tekst. Nau~it }ete kako promijeniti nivo strukture i ponovo urediti odlomke.

PROMJENA PRIK AZA Osnovni prikaz, Normal, sadr`i tri prozora i omogu}ava istovremeni rad na razli~itim dijelovima prezentacije bez promjene i prebacivanja izme|u prikaza (slika 4.7). U prozoru Outline/Slides radite na strukturi, kreirate naslove i ponovo ure|ujete nenumerisane spiskove, odlomke (pasuse) i stranice (slajdove). U prozoru Outline/Slides, na kartici Slide radite na promjenama u jednoj stranici, dok u prozoru Notes ukucavate bilje{ke. Opcija odabiranja razli~itih prikaza omogu}ava lak{i rad na odre|enim poslovima ure|ivanja. Da biste promijenili prikaz, kliknite dugme u lijevom donjem uglu ekrana da biste otvorili meni View i odabrali `eljeni prikaz. Prikaz Outline – Prozor Outline/Slides zauzima veliki dio ekrana pa imate mnogo vi{e mjesta za rad na strukturi prezentacije. Prikaz Outline dobivate kada kliknete na karticu Outline prozora Outline/Slides. Upotrijebite ga kada `elite ponovo ure|ivati nenumerisane spiskove, odlomke ili stranice. Uklju~ujete ga sa View>Normal i klikom na karticu Outline, a isklju~ujete klikom na dugme Close (x) ili klikom na karticu Slides u prozoru Outline/Slides. Prikaz Slides – Kada kliknete na karticu Slides, prozor Outline/Slides se cijeli pretvara u prikaz Slides i prikazuje minijaturne izglede stranica. Prikaz Slide je sastavni dio prikaza Normal i uklju~en je uvijek kada i prikaz Normal, a prozor Slide zauzima najve}i dio ekrana pa imate mnogo vi{e mjesta za rad na samoj stranici. U ovom prikazu mo`ete utipkavati tekst, umetati crte`e, zvukove i filmove, stvarati hiperveze i dodavati animacije. Za br`i prelazak iz prikaza u prikaz (Outline ili Slides), kliknite na odgovaraju}i jaha~ (karticu) `eljenog prikaza u vrhu lijevog prozora kao {to je prikazano na slici 4.7.

MICROSOFT POWERPOINT

Kreiranje prezentacija u PowerPointu 239

Prikaz Slides Prikaz Outline

Prozor Slide

Prozor Outline/Slides

Prikaz Slide Sorter Prozor Notes

Prikaz Normal Prikaz Slide Show

Slika 4.7: U prikazu Normal mo`ete raditi na svim dijelovima prezentacije

Zatvaranje prozora Outline/Slides Prikaz Outline

Odabrana stranica

Prikaz Slides

Slika 4.8: Prikaz Slides (minijaturni slajdovi u prozoru Outline/Slides) dobivate klikom na karticu Slides

240 Kreiranje prezentacija u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

Prikaz Slide Sorter – Prikazuje se 12 stranica u isto vrijeme, pa je dobar izbor kada je potrebno ponovo ure|ivati stranice ili dodavati prelaze izme|u stranica prezentacije. Ako ste uklju~ili prelaze, animacije i vremenske sekvence u prezentaciju, ovaj je prikaz dobar za pregled. Prikaz Notes Page – U ovom prikazu prozori (podru~ja) Slide i Notes dijele ekran na dva jednaka dijela. Upotrijebite ovaj prikaz kada stvarate i ponovo pregledavate bilje{ke (pomo} za vrijeme prezentacije). [to su prelazi, animacije i vremenske sekvence? Prelaz je na~in pomicanja na sljede}u ili prethodnu stranicu. Cover Down je najpopularniji prelaz, a njime se nova stranica smje{ta na vrh stare. Animacija mo`e biti dodana da biste odre|ene elemente stranice prikazali na odre|eni na~in. Na primjer, Fly From Top pomi~e svaki element iz spiska s vrha stranice koji nije numerisan na njegovo mjesto u stranici. Vremenska sekvenca je razdoblje izme|u prikaza dviju stranica. Ovom prikazu nisu dodijeljeni ni dugme niti kartica, pa zato na meniju morate izabrati View>Notes Page.

POMICANJE IZ STRANICE U STRANICU Ure|ivanje prezentacije mo`e biti zamorno ako ne znate kako se brzo pomaknuti iz stranice u stranicu. Metode koje }emo ovdje navesti dostupne su u svim prikazima, osim u prikazu Slide Sorter. U ovom prikazu kliknite stranicu da biste je odabrali – tanki rub je prikazan oko odabrane stranice. U prikazima Normal, Outline, Slide i Notes Page upotrijebite sljede}e korake: Kliknite ikonu Slide (ikona desno od imena stranice ili broja stranice) da biste odabrali stranicu. Povucite kliza~ vertikalne trake za skroliranje dok se `eljeni broj stranice ne prika`e (prikaz na slici 4.9), i zatim otpustite tipku mi{a. Odmah ispod vertikalne trake za skroliranje kliknite Previous Slide ili Next Slide ili pritisnite tipke Page Up ili Page Down.

MICROSOFT POWERPOINT

Kreiranje prezentacija u PowerPointu 241

Broj i naslov slajda Kliknite i povucite kliza~ vertikalne trake za skroliranje

Prethodna stranica Sljede}a stranica

Slika 4.9: Kada kliknete i povu~ete kliza~ vertikalne trake za skroliranje, prikazuje se obla~i} sa ispisanim brojem i nazivom stranice

PRIK AZ COLOR/GRAYSCALE U verziji PowerPoint 2000, opcija Slide Miniature prikazuje trenutno odabranu stranicu u malom prozoru u gornjem desnom uglu prozora PowerPointa (slika 4.10). Da biste prikazali prozor Slide Miniature, najprije ste morali pre}i u prikaz Black and White tako {to ste u meniju View odabrali opciju Black and White. Odabirom opcije Black and White automatski se uklju~ivao i prozor Slide Miniature. Tada ste morali odabrati View>Slide Miniature da biste uklju~ili-isklju~ili pomenutu opciju. Morali ste kliknuti na dugme Close na naslovnoj traci da bi se zatvorio prozor Slide Miniature. Prozor Slide Miniature je naro~ito koristan ako radite prezentaciju za dva razli~ita medija: naprimjer, prezentacija na ekranu i pode{avanje {tampe u crno-bijeloj tehnici. Ova opcija poma`e da vidite stranicu da ne biste uradili ne`eljene promjene u boji i na taj na~in dobili lo{e stranice pri ispisu u crno-bijeloj tehnici. U verziji PowerPointa 2003, umjesto prikaza Slide Miniature, postoji prikaz Color/Grayscale sa tri opcije (kao na slici 4.11). Posljednja opcija prikazuje teku}i slajd u crno-bijeloj tehnici, dok se minijaturni prikaz istog slajda u boji vidi u lijevom manjem prozoru, po{to prethodno kliknemo na karticu Slides u prozoru Outline/Slides.

242 Kreiranje prezentacija u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

Prozor slide u crno bijeloj boji

Prozor slide u minijaturi

Slika 4.10: Prozor Slide Miniature prikazuje pove}anu skicu trenutne stranice

Slika 4.11: Prikaz Color/Grayscale

MICROSOFT POWERPOINT

Kreiranje prezentacija u PowerPointu 243

URE\IVANJE TEKSTA Tekst u stranici mo`ete ure|ivati u prikazima Zatvaranje prozora Normal, te Outline i Slides kao podopcijama prikaza Outline/Slides Prikaz Outline Normal, a bilje{ke u prikazima Notes Page i Normal. Prikaz Slides Ako klikom na kri`i} zatvorite lijevi prozor Outline/Slides (slika 4.12), ponovo ga mo`ete otvoriti sa View>Normal. Da biste uredili tekst u stranici, kliknite u tekst da biste pomakli kursor na `eljeno mjesto i utipkajte tekst. Pritisnite tipku Delete da biste izbrisali znakove sa desne strane kursora, a tipku Backspace da biste izbrisali znakove sa lijeve strane. Slika 4.12. Zatvaranje i otvaranje prozora Da biste odabrali tekst, pritisnite i dr`ite lijevu tipku Outline/Slides mi{a i povucite ga preko `eljenog teksta. Ako `elite zamijeniti postoje}i tekst, jednostavno ukucajte novi preko odabranog. Ako `elite izbrisati tekst, pritisnite tipku Delete, a ako `elite pomicati ili kopirati odabrani tekst, kliknite na dugme Cut (premje{tanje) ili Copy (kopiranje) na alatnoj traci.

PROMJENA NIVOA STRUKTURE Va{a prezentacija je organizirana kao struktura u vi{e nivoa. Stranice su na najvi{em nivou, a njihov sadr`aj se nalazi nivo ispod. Neke stranice imaju vi{i podnivo (npr. nenumerisani popisi unutar istih takvih popisa). Uz pomo} tipke Tab je lako promijeniti nivo objekta u prikazu Normal ili Outline: U prozoru Outline/Slides prikaza Outline kliknite tekst i pritisnite tipku Tab. Isto tako, mo`ete kliknuti dugme Demote na alatnoj traci Outlining da biste objekt spustili jedan nivo ni`e u strukturi. U prozoru Outline kliknite tekst i pritisnite tipke Shift+Tab ili kliknite dugme Promote na alatnoj traci Outlining da biste objekt podigli za jedan nivo. Ako alatna traka Outlining nije prikazana, kliknite desnom tipkom mi{a na jednu od prikazanih alatnih traka (npr. alatnu traku Standard). Kada se pojavi meni, odaberite Outlining ili kliknite View>Toolbars> Outlining. Alatna traka Outlining se pojavljuje na lijevoj strani ekrana.

244 Kreiranje prezentacija u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

PONOVNO URE\IVANJE SPISKOVA I ODLOMAK A Dok radite u prikazu Normal ili Outline, mo`da }ete uvidjeti da odre|eni elementi moraju biti ponovo ure|eni. Jedan od najlak{ih na~ina ponovnog ure|ivanja teksta je kori{tenje dugmeta Move Up ili Move Down na alatnoj traci Outlining. Da biste pomakli element u vi{i nivo, odaberite ga i kliknite na dugme Move Up, a da biste element pomakli u ni`i nivo, kliknite na dugme Move Down. Kako povu}i odlomak? Mjesto ili nivo odlomka mo`ete brzo promijeniti povla~enjem odlomka gore, dolje, lijevo ili desno. Da biste pomakli odlomak, postavite pokaziva~ mi{a lijevo od odlomka dok strelica mi{a ne promijeni izgled u strelicu sa ~etiri glave. Tada pritisnite lijevu tipku mi{a i povucite odlomak na `eljeno mjesto.

URE\IVANJE OBJEK ATA Prikaz Slides omogu}ava jednostavan na~in ure|ivanja svih objekata na jednoj stranici, uklju~uju}i tekst i crte`e. Da biste ure|ivali objekat, dvostruko kliknite na njega. Naprimjer,

Slika 4.13: Dvostruko kliknite sliku ili neki drugi objekt da biste prikazali alate koji su vam potrebni za ure|ivanje

MICROSOFT POWERPOINT

Kreiranje prezentacija u PowerPointu 245

dvostruko kliknite na organizacijski dijagram da biste pokrenuli Microsoft Organization Chart u kojem mo`ete ure|ivati dijagram (Organization Chart nije instaliran s uobi~ajenom instalacijom Officea 2003. Vrlo lako je mo`ete instalirati na svoj ra~unar pomo}u instalacijskog CD-a Office 2003.). Na slici 4.13 je dvostruko kliknut objekt, i na taj na~in je otvoren dijalo{ki okvir Format Organization Chart gdje mo`ete uraditi promjene. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako prezentaciju prikazati u razli~itim prikazima, te kako se kretati po njoj. Nau~ili ste kako ure|ivati tekst, promijeniti nivo strukture i ponovo ure|ivati odlomke.

246 Ure|ivanje prezentacije u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

4.3. Ure|ivanje prezentacije u PowerPointu U ovoj vje`bi nau~it }ete kako stvoriti prezentaciju koja izgleda dosljedno i profesionalno.

STVARANJE STRANICE PROFESIONALNOG IZGLEDA PowerPoint instalirate sa mnogobrojnim profesionalno dizajniranim stranicama koje mo`ete upotrijebiti kao {ablone u svojoj prezentaciji. Tako|e, mo`ete dodijeliti jednu od tih stranica svojoj ve} kreiranoj prezentaciji da biste stranice u~inili vizuelno dosljednijima. [ablon je ve} dizajnirana stranica koju instalirate s PowerPointom. Kada odaberete {ablon, PowerPoint dodjeljuje {emu boja i osnovni izgled stranice svim stranicama u prezentaciji. Osnovne promjene u prezentaciji mo`ete uraditi na na~in opisan u sljede}em pasusu. Pokrenite opciju Slide Master. Slide Master zapravo nije stranica, ali izgleda poput nje. Ona postavlja mre`u u koju mo`ete unositi promjene koje }e se odraziti na sve stranice u prezentaciji. Naprimjer, ako crte` `elite prikazati na svakoj stranici prezentacije, smjestite ga u Slide Master umjesto da ga ubacujete u svaku stranicu.

DODJELJIVANJE VE] DIZAJNIRANOG [ABLONA PREZENTACIJI Bilo koji ve} dizajnirani {ablon mo`ete dodijeliti prezentaciji u bilo koje vrijeme, bez obzira kako izgleda originalno kreirana prezentacija. Upotrijebite sljede}e korake da biste promijenili {ablon: 1. Odaberite Format>Slide Design. Otvorit }e se tre}i (krajnji desni) prozor PowerPointa, a u dijelu tog prozora Apply a design template (slika 4.14) mo`ete izabrati jednu od tri opcije: Used in This Presentation ({ablon teku}e prezentacije), Recently Used (nedavno kori{teni {abloni) i Available For Use ({abloni koji su instalirani). 2. Kliknite na {ablon koji `elite upotrijebiti i on }e biti primijenjen na cijelu prezentaciju. 3. Ako `elite da se izabrani {ablon primijeni samo na selektirani slajd ili vi{e njih, u podru~ju Outline/Slides selektirajte `eljene stranice, kliknite na traku koja se pojavi u desnom dijelu izabranog {ablona, pa iz menija izaberite opciju Apply to Selected Slides (slika 4.15).

MICROSOFT POWERPOINT

Ure|ivanje prezentacije u PowerPointu 247

Šabloni koišteni u teku}oj prezentaciji

Nedavno korišteni šabloni Šabloni koji su Vam na raspolaganju

Slika 4.14: U podru~ju Apply a design template odaberite {ablon

UPOTREBA PRIK AZA SLIDE LAYOUT Ponekad {abloni ne omogu}avaju promjenu boje i dizajna prezentacije, pa zato morate izabrati naredbu Format>Slide Layout da vam pomogne u pode{avanju strukture pojedine stranice. Naprimjer, ako na jednoj stranici `elite i grafikon i sliku, u podru~ju Apply slide layout odaberite jedan od izgleda stranice koji }e ta dva elementa smjestiti na stranicu umjesto vas. Mogu}e je odabrati sljede}e kategorije izgleda stranice (slika 4.16): 1. Text Layouts (izgled teksta na slajdu) a. Title slide (naslov slajda) b. Title only (samo naslov)

Traka na desnom dijelu izabranog šablona

Primjena šablona na izabrane stranice

Slika 4.15 Primjena {ablona na izabrane stranice

248 Ure|ivanje prezentacije u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

c. Title and text (naslov i tekst) d. Title and 2-column text (naslov, i tekst u dvije kolone ) Samo 2. Content Layouts naslov Naslov 3. Text and Content Layouts slajda Naziv i 4. Other Layouts tekst Naziv i 2-kolonski Izabrani izgled stranice mo`ete primijeniti na ve} tekst postoje}u stranicu ili mo`ete stvoriti novu praznu stranicu sa elementima koji su smje{teni na svoja mjesta. Da biste izabrani izgled stranice primijenili na Slika 4.16: Neke od ve} kreiranu stranicu, uradite sljede}e: kategorija izgleda 1. U prozoru Outline/Slides izaberite stranicu koju stranice `elite promijeniti. 2. Odaberite Format>Slide Layout. Prikazat }e se Task Pane Slide Layout (slika 4.17). Ako je Task Pane (tre}i prozor glavnog ekrana PowerPointa) zatvoren, otvara se naredbom View>Task Pane ili Ctrl+F1, a ako je otvoren, zatvara se istom naredbom.

Task Pane Slide Layout

Stranica koju `elite promijeniti (odabrana stranica) Izgledi stranica

Slika 4.17: U prozoru Task Pane mo`ete odabrati jedan od izgleda stranice da biste promijenili dizajn svake pojedine stranice

MICROSOFT POWERPOINT

Ure|ivanje prezentacije u PowerPointu 249

3. Odaberite `eljeni izgled klikom mi{a na njega i PowerPoint }e primijeniti odabrani izgled na trenutnoj stranici. Ako `elite primijeniti `eljeni izgled na vi{e stranica, uradite sljede}e (slika 4.18): 1. Selektirajte pomenute stranice u prozoru Outline/Slides (5, 6. i 7. stranica iz primjera). 2. Izaberite njihov novi izgled u Task Pane>Slide Layout (Title and 2-Column Text).

Izgled izabrane stranice Izabrane stranice

Slika 4.18: Promjena dizajna vi{e stranica

3. Kliknite mi{em na traku uz desnu marginu izabranog izgleda. 4. Iz menija koji se tada pojavi izaberite Apply to Selected Slides. Da biste ubacili novu stranicu, uradite sljede}e: 1. U prozoru Outline/Slides izaberite mjesto u prezentaciji gdje `elite ubaciti novu stranicu tako {to }ete kliknuti na slajd iza kojeg `elite ubaciti novi slajd (naprimjer, na po~etni ili krajnji slajd prezentacije ili izme|u dvije stranice).

250 Ure|ivanje prezentacije u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

2. Na alatnoj traci kliknite dugme New Slide ili pritisnite tipke Ctrl+M ili, ako `elite, odaberite Insert> New Slide. Otvara se prozor (Task Pane) Slide Layout, ukoliko ve} nije bio otvoren (slika 4.19).

Izabrani izgled stranice Traka uz desnu ivicu izabranog izgleda stranice

Kreiranje nove stranice

Slika 4.19: Kreiranje nove stranice

3. Odaberite klikom mi{a jedan od ponu|enih izgleda stranice da biste stvorili novu stranicu sa `eljenim izgledom. Najbr`i na~in kreiranja nove stranice je pritiskanje tipki Ctrl+M i zatim klik mi{em na jedan od ponu|enih izgleda stranice.

BRISANJE STRANICE Izbrisati stranicu (stranice) mo`ete iz bilo kojeg prikaza. Odaberite stranicu i pritisnite Delete. Ako `elite izbrisati vi{e stranica, pritisnite tipku Ctrl i odaberite stranice koje `elite izbrisati. Pritisnite Delete. Ako ste gre{kom izbrisali stranicu koju niste `eljeli, vratite se na prethodno stanje naredbom Undo. Kliknite na dugme Undo na alatnoj traci ili pritisnite Ctrl+Z. Ako ste izbrisali vi{e stranica, naredba Undo }e ih sve ponovo prikazati u prezentaciji.

MICROSOFT POWERPOINT

Ure|ivanje prezentacije u PowerPointu 251

URE\IVANJE POMO]U OPCIJE SLIDE MASTER Svaka prezentacija sadr`i opciju Slide Master koja kontroli{e cijeli prikaz i izgled svake stranice. Slide Master sadr`i sve informacije formatiranja koje dolaze s {ablonom kao {to su boje i uzorci pozadine. Slide Master tako|e prikazuje gdje su elementi, koje ste upotrijebili pomo}u Slide Layouta, smje{teni u stranici. Upotrijebite sljede}e korake da biste promijenili postavke Slide Mastera: 1. Odaberite View>Master>Slide Master. Prikazuje se va{ Slide Master, kao na slici 4.20. 2. Uradite promjene u Slide Masteru (sve promjene koje mo`ete uraditi u obi~noj stranici mo`ete i u Slide Masteru). 3. Kada zavr{ite s radom, kliknite dugme Close da biste se vratili u prikaz Normal. Dva najva`nija elementa na opciji Slide Master su Title Area i Object Area za objekte AutoLayouta. Title Area sadr`i formate imena svake stranice: govori PowerPointu vrstu, veli~inu i boju koju }ete upotrijebiti za tekst u imenu svake stranice. Object Area sadr`i formate cjelokupnog teksta na stranici. Za ve}inu PowerPointovih {ablona Object Area pode{ava nenumerisane spiskove, uklju~uju}i vrstu ta~ke, kao i vrste stilova, veli~ine i tabove za svaki element u spisku.

Slika 4.20: Slide Master osigurava da sve stranice u prezentaciji budu vizuelno dosljedne

252 Ure|ivanje prezentacije u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

Uz podru~ja Title i Object, Slide Master mo`e sadr`avati informacije o pozadinskoj boji, rubovima, broju stranice, logotipu firme, objektima clip arta, te bilo koje ostale elemente koje `elite prikazati na svakoj stranici prezentacije. Slide Master se pona{a poput bilo koje druge stranice. Kada dodajete tekst, crte`e, rubove i ostale objekte u stranicu, imajte na umu da ove objekte mo`ete dodavati u Slide Masteru. Kada objekte dodajete u Slide Master, oni }e biti prikazani na svakoj stranici prezentacije.

PONOVNO URE\IVANJE STRANICA U PRIK AZU SLIDE SORTER Slide Sorter prikazuje umanjene verzije stranica u prezentaciji pa zato mo`ete vidjeti do 12 stranica u isto vrijeme. Upotrijebite sljede}e korake da biste ponovo ure|ivali stranice u prikazu Slide Sorter: 1. Pre|ite u prikaz Slide Sorter tako {to }ete kliknuti na dugme Slide Sorter View koji se nalazi na statusnoj traci (ili odaberite View>Slide Sorter). 2. Prona|ite stranicu koju `elite pomaknuti, kliknite na nju i povucite je na novo `eljeno mjesto. Dok vu~ete prikazuje se crta (prikaz na slici 4.21) koja ozna~ava novo mjesto stranice.

Slika 4.21: U prikazu Slide Sorter mo`ete ponovo ure|ivati stranice klikom na njih i povla~enjem na novo mjesto

MICROSOFT POWERPOINT

Ure|ivanje prezentacije u PowerPointu 253

Ako imate veliki broj stranica u prezentaciji, mo`da ne}ete mo}i vidjeti novo mjesto stranice na ekranu. Ne brinite; povucite stranicu u `eljenom smjeru i prikaz }e skrolirati u istom smjeru. Isto tako mo`ete kopirati stranicu u prikazu Slide Sorter. Jednostavno, dr`ite pritisnutu tipku Ctrl dok povla~ite stranicu. 3. Kada je okomita crta na `eljenom novom mjestu stranice, otpustite tipku mi{a. PowerPoint smje{ta stranicu na novo mjesto i podi`e susjedne stranice da bi napravio mjesta za novu stranicu.

PONOVNO URE\IVANJE STRANICA U PROZORU OUTLINE U prozoru Outline/Slides prikaza Normal i klikom na karticu Outline mo`ete vidjeti naslove i tekst koji je prikazan na svakoj stranici. U ovom prozoru mo`ete odabrati stranicu i poma}i je gore ili dolje u prezentaciji. Upotrijebite sljede}e korake: 1. Pre|ite u prikaz Normal, te u podru~ju Outline/Slides izaberite karticu Outline. 2. Birajte View>Toolbars, a zatim Outlining.

Pomicanje gore Pomicanje dole COLLAPSE ALL (prikaze cijele strukture) EXPAND ALL (su`avanje strukture)

Slika 4.22: Povucite odabranu ikonu ili kliknite tastere Move Up ili Move Down

254 Ure|ivanje prezentacije u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

3. Kliknite broj ili ikonu stranice s lijeve strane stranice koju `elite pomaknuti. PowerPoint }e ozna~iti (markirati) sadr`aj cijele stranice. Ako `elite umetnuti samo dio stranice, nemojte odabrati cijeli sadr`aj ve} samo dio koji vam je potreban i onda odabrani dio povucite na `eljeno mjesto. Kliknite i povucite stranicu gore ili dolje u strukturi. Ako `elite, mo`ete se slu`iti i tasterima Move Up ili Move Down koji se nalaze na alatnoj traci Outlining (slika 4.22). Kada je stranica na `eljenom novom mjestu, otpustite tipku mi{a (Budite pa`ljivi da ne biste ispustili stranicu u sredinu neke druge stranice. Ako vam se to ipak dogodi, odaberite Edit>Undo i poku{ajte ponovo.). @elite li sakriti strukturu prezentacije i prikazati samo naslove svih stranica, kliknite na taster Collapse All, koji se nalazi na alatnoj traci Outline (slika 4.22). Da biste se ponovo vratili na prethodno stanje, kliknite na taster Expand All. Tasteri Expand i Collapse imaju iste funkcije kao prethodno opisana dva tastera, s tom razlikom {to se odnose samo na odabranu stranicu. Taster Promote odabranom redu dodjeljuje vi{i nivo, a taster Demote ni`i. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti prezentaciju koja izgleda dosljedno i profesionalno.

MICROSOFT POWERPOINT

Dodavanje elemenata stranicama u PowerPointu 255

4.4. Dodavanje elemenata stranicama u PowerPointu U ovoj vje`bi nau~it }ete kako pobolj{ati svoju prezentaciju uz pomo} dodavanja elemenata.

DODAVANJE OKVIRA ZA TEKST Kao {to ste nau~ili u prethodnoj vje`bi, tekst mo`ete umetnuti u stranicu tako da zamijenite postoje}i tekst u {ablonu ili popunite odgovaraju}a polja izgleda izabranog opcijom Slide Layout. Ako `elite dodati tekst na stranicu, najprije morate stvoriti okvir za tekst. Tekst koji se nalazi u okvirima za tekst nije vidljiv u strukturi prezentacije. Osim toga, formati teksta iz {ablona i Slide Mastera ne primjenjuju se u okvirima za tekst. Da biste kreirali okvir za tekst, upotrijebite sljede}e korake: 1. Pre|ite u prikaz Normal, te birajte karticu Outline u podru~ju Outline/Slides. 2. Ako `elite prikazati okvir za tekst na novoj stranici, najprije umetnite stranicu. 3. Kliknite dugme Text Box koje se nalazi na alatnoj traci Drawing (ako ona nije prikazana na ekranu, birajte View>Toolbars>Drawing).

Ukucajte novi tekst

Hvataljke za tekst boks

Dugme za tekst boks

Slika 4.23: Prije uno{enja teksta na stranicu, morate otvoriti okvir za tekst

256

Dodavanje elemenata stranicama u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

4. Postavite pokaziva~ mi{a na mjesto gdje `elite prikazati gornji lijevi ugao okvira za tekst. 5. Pritisnite i dr`ite lijevu tipku mi{a te povucite mi{a udesno dok okvir za tekst ne dobije `eljenu {irinu. Otpustite tipku mi{a i prikazat }e se okvir za tekst u koji mo`ete unijeti jedan ili vi{e redova teksta (slika 4.23). 6. U okvir za tekst ukucajte tekst koji `elite prikazati. 7. Kada zavr{ite, kliknite bilo gdje izvan okvira za tekst da biste vidjeli kako }e tekst biti prikazan. Ako `elite pomaknuti i promijeniti veli~inu okvira za tekst, to }ete uraditi na sljede}i na~in: kada odaberete okvir za tekst, u svakom uglu }e se pojaviti hvataljka za promjenu veli~ine, kao i na sredini svakog njegovog ruba (slika 4.23). Postavite pokaziva~ mi{a na jednu od hvataljki i sa~ekajte. Kada se prika`e dvoglava strelica, kliknite i povucite da biste promijenili veli~inu okvira za tekst. Kada se prika`e strelica s ~etiri glave, kliknite i povucite mi{em okvir za tekst na drugo mjesto.

DODAVANJE NENUMERISANOG SPISK A Prema osnovnim postavkama, nova stranica koju stvarate je jednostavni nenumerisani spisak. Me|utim, mo`ete stvoriti nenumerisani spisak u okviru za tekst koji ste dodali stranici bez upotrebe opcije Slide Layout. Upotrijebite sljede}e korake da biste promijenili obi~an tekst iz okvira za tekst u nenumerisani spisak: 1. Kliknite u odlomak koji `elite promijeniti u nenumerisani spisak ili odaberite jedan ili vi{e odlomaka. 2. Odaberite Format>Bullets and Numbering. Prikazat }e se dijalo{ki okvir Bullets and Slika 4.24: U dijalo{kom okviru Bullets and Numbering odaberite stil, boju i veli~inu nenumerisanog spiska Numbering (slika 4.24).

MICROSOFT POWERPOINT

Dodavanje elemenata stranicama u PowerPointu 257

3. Odaberite sliku nenumerisanog spiska koji `elite upotrijebiti i kliknite OK. 4. PowerPoint mijenja odabrani tekst u nenumerisani popis. (Ako pritisnete tipku Enter na kraju odlomka s nenumerisanim spiskom, sljede}i odlomak }e tako|e biti nenumerisani spisak). U nenumerisanom spisku mo`ete pomicati elemente klikom na njih i povla~enjem mi{em na novo mjesto gore ili dolje u spisku.

DODAVANJE CLIP ARTA Microsoftova galerija clip arta (gotovih crte`a) je dostupna u svim aplikacijama Officea. Mo`ete vr{iti odabir iz mnogo kategorija sa stotinama slika. Osim toga, mo`ete se spojiti na Microsoftovu stranicu na World Wide Webu i kopirati na svoj ra~unar jo{ vi{e slika. Upotrijebite sljede}e korake da biste umetnuli sliku iz clip arta u stranicu prezentacije: 1. U prikazu Normal/Outline ili Normal/Slide prebacite se u stranicu u koju `elite umetnuti sliku. 2. Na alatnoj traci Drawing kliknite na dugme Insert Clip Art (na dnu ekrana), i pojavit }e se prozor Clip Art u podru~ju Task Pane (slika 4.25). On se sastoji iz 3 dijela. 3. U prvi dio Search for treba ukucati naziv kategorije iz koje `elimo ubaciti sliku (npr. Academic iz Clip Art biblioteke) ili naziv slike ili neku od klju~nih rije~i koje su pridru`ene svakoj slici. Klju~ne rije~i za svaku sliku mo`ete vidjeti ako desnim dugmetom mi{a kliknete na sliku prikazanu u prozoru koji minijaturno prikazuje sve slike koje zadovoljavaju postavljene kriterije, te iz padaju}eg menija izaberete Preview/Properties. 4. U drugom dijelu, Search in, treba otvoriti padaju}i meni, te izabrati neke od foldera (My Collection, Office Collection i Web Collection) ili sve. Kada su svi izabrani, u polju Search in }e stajati All Collections (uklju~en folder Ewerywhere), a ina~e Selected Collections. 5. Kada kliknete jednom na drugi kvadrati} ispred imena (u prvom je znak “+” ili “-”, {to zna~i zatvaranje ili otvaranje prikaza podfoldera klikom na znakove), onda mo`ete birati prikaz slika iz podfoldera tako {to }ete kliknuti dva puta na drugi kvadrati} ispred imena podfoldera. 6. Ako kliknete dva puta na drugi kvadrati} bilo kojeg foldera, taj kvadrati} se pretvara u sli~icu tri kvadrati}a (jedan ispod drugog) {to zna~i da ste izabrali prikaz svih slika iz tog foldera i pripadaju}ih podfoldera.

258

Dodavanje elemenata stranicama u PowerPointu

7. U tre}em dijelu prozora Clip Art, Result should be, staja}e All media file types, ako ste klikom na drugi kvadrati} ispred imena foldera uklju~ili prikaz svih slika iz foldera All media file types. 8. Ako ste birali neke od foldera Clip Arta – Photographs, Movies ili Sounds klikom na drugi kvadrati} ispred imena, u polju Result should be }e biti Selected media file types. 9. Nakon izabranih kriterija u tri polja prozora Task Pane Clip Art, potrebno je kliknuti dva puta na taster Go pored prvog polja, da bi se u prozoru ispod tih polja minijaturno prikazale slike koje zadovoljavaju postavljene kriterije.

MICROSOFT POWERPOINT

Naziv kategorije, naziv slike ili klju~na rijeè za tre`enu sliku Sve kategorije ili samo odabrane kategorije slika Slike sa svih medija (fotografije, klip art, filmovi, zvukovi)

Slika 4.25: Task Pane Clip Art

Dva puta kliknite za dodavanje slike iz Clip Art-a

Šablon stranice sa naslovom tekstom i Clip Art slikom

Slika 4.26: Ubacivanje slike iz Clip Arta

MICROSOFT POWERPOINT

Dodavanje elemenata stranicama u PowerPointu 259

10. Ako ste tek stvorili stranicu i odabrali {ablon Slide Layout sa ~uvarem mjesta za sliku, (Title, Text and ClipArt iz podru~ja Other Layouts), dvostruko kliknite na ~uvara mjesta (slika 4.26). Prikazat }e se dijalo{ki okvir Select Picture i sve kategorije slika (slika 4.27). Prozor ScreenTip sadr`i obja{njenje slike (naziv datoteke), veli~inu u pikselima i kilobajtima i tip slike (GIF, TIFF, JPG, WMF itd.). 11. Dvostrukim klikom na sliku (ili jednostrukim klikom na sliku, pa na dugme OK), odaberite sliku koju `elite umetnuti. Kada odaberete sliku, PowerPoint ume}e sliku na stranicu prezentacije i prikazuje Picture Toolbar (slika 4.28).

Slika 4.27: Prozor Select Picture

Slika 4.28: Kada odaberete sliku, prikazuje se obla~i} Screen Tip i paleta dugmadi (Picture Toolbar)

260

Dodavanje elemenata stranicama u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

Upotrijebite slike iz galerije Clip Arta kao pomo} pri ilustraciji va`nijih dijelova prezentacije. Kako premjestiti i promijeniti veli~inu slike? Da biste premjestili sliku, postavite pokaziva~ mi{a na objekt. Kada se prika`e strelica s ~etiri glave, kliknite mi{em i povucite objekt na `eljeno mjesto. Da biste promijenili veli~inu slike, odaberite objekt da biste prikazali hvataljke za promjenu veli~ine, zatim kliknite i povucite hvataljke na `eljenu veli~inu.

DODAVANJE TASTERA ZA AKCIJU Jedan mogu}i na~in pomicanja stranica prezentacije unaprijed ili unazad je pritiskanje tipki Page Up ili Page Down na tastaturi. Ova jednostavna metoda djeluje odli~no uz dva nedostatka: U pode{avanju za prezentacije koje }ete prikazati na sajmovima vjerovatno ne}ete `eljeti da posmatra~i imaju mogu}nost pristupa tastaturi. Ova metoda jednostavno kre}e od stranice do stranice bez mogu}nosti skoka na odre|enu stranicu ili skoka na po~etak ili kraj prezentacije. Da biste rije{ili ovaj problem, PowerPoint omogu}ava dodavanje tastera (dugmadi) za akciju na stranice. Tasteri za akciju su isti kao kontrole na CD playeru – omogu}avaju brzi skok na bilo koju stranicu, kretanje unatrag, kretanje unaprijed ili zaustavljanje prezentacije. Kako dobiti iste kontrole na svim stranicama? @elite li dodavati iste tastere za akciju na sve stranice prezentacije, upotrijebite opciju Slide Master. Da biste prikazali opciju Slide Master, odaberite View>Master>Slide Master.

DODAVANJE ELEMENATA STRANICAMA U POWERPOINTU Upotrijebite sljede}e korake da biste na stranicu dodali dugmad za akciju: 1. Prika`ite stranicu u prikazu Normal/Outline ili Normal/Slide. 2. U meniju Slide Show odaberite Action Buttons i zatim dugme iz palete koja je prikazana uz naredbu. Ako opcija Action Buttons nije prikazana u meniju, sa~ekajte nekoliko sekundi da se prika`e cijeli spisak naredbi u meniju. Naprimjer, `elite li kreirati dugme koje }e vas poma}i na sljede}u stranicu, odaberite dugme sa strelicom okrenutom prema desno (Slika 4.29).

MICROSOFT POWERPOINT

Dodavanje elemenata stranicama u PowerPointu 261

3. Pokaziva~ mi{a dobiva izgled krsti}a. Povucite mi{a da biste nacrtali okvir na stranici gdje `elite prikazati dugme. Kada otpustite tipku mi{a, prikazuje se dijalo{ki okvir Action Settings. 4. Odaberite vrstu akcije koju `elite da korisnik uradi Slika 4.29: Prozor Screen-Tips obja{njava svako dugme klikom na dugme. Naj~e{}e }ete odabrati Hyperlink To. Kompletan popis sadr`i sljede}e: a. None – Ni{ta. b. Hyperlink To – Stranica prezentacije, Internet veza, dokument na ra~unaru ili bilo {ta drugo. c. Run Program – Kada korisnik klikne na dugme, pokre}e se program. d. Run Macro – Ako snimite makro naredbu, klikom na dugme korisnik je pokre}e. e. Object Action – Ako ste prezentaciji dodijelili objekte, PowerPoint ih mo`e aktivirati uz pomo} klika na dugme. f. Otvorite padaju}i spisak vrste koju ste odabrali i odaberite ta~nu akciju (kao {to je Next Slide). Odaberete li Run Program, kliknite dugme Browse i prona|ite program koji `elite pokrenuti. g. (Mogu}nost) Ako `elite da klikom na dugme pokrenete neki zvu~ni zapis, odaberite opciju Play Sound i iz padaju}eg spiska odaberite zvu~ni zapis. h. (Mogu}nost) Ako `elite da se dugme animira kada ga korisnik klikne, ostavite potvr|enu opciju Highlight Click. i. Kliknite na OK i va{a dugmad se prikazuju na stranici.

Slika 4.30 prikazuje ~etiri dugmeta dodata stranici. U ovom slu~aju, dugmad su dodata uz pomo} opcije Slide Master, pa }e biti prikazani na svakoj stranici. Ovakva dosljednost korisniku daje osje}aj udobnosti i nadzora nad prezentacijom. Ne grupi{ite dugmad za akciju. Svako dugme za akciju mora biti poseban objekat na stranici. Ako ih grupi{ete, ne}e ispravno raditi.

262

Dodavanje elemenata stranicama u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

Po~etak Kraj Prethodna Sljede}a prezentacije prezentacije stranica stranica

Slika 4.30: Dugmad za kontrolu pomi~u korisnika na razli~ite stranice u prezentaciji

DODAVANJE HIPERVEZE URL (ADRESA NA INTERNETU) U prethodnom odlomku dodavali ste dugmad za akcije stranicama prezentacije i na taj na~in se pomicali od stranice do stranice. Uz pomo} dugmeta mo`ete dodijeliti i veze prema Web adresama. Naprimjer, na dnu svake stranice mo`ete postaviti dugme koje }e vas odvesti na po~etnu stranicu va{e firme. Recimo da ste kreirali prezentaciju koja se ve`e i na Web, te `elite dodati dugme Home uz pomo} kojeg }ete odmah pre}i na po~etnu stranicu va{e Web lokacije. Upotrijebite sljede}e korake: 1. Odaberite View>Master>Slide Master. 2. Odaberite Slide Show>Action Buttons. 3. Kliknite na dugme Home i povucite ga na mjesto u opciji Slide Master. 4. U dijalo{kom okviru Action Settings kliknite opciju Hyperlink To. 5. Otvorite padaju}i spisak Hyperlink To i odaberite URL. 6. U dijalo{kom okviru Hyperlink to URL utipkajte `eljeni URL. 7. Kliknite dva puta na OK kako biste zatvorili oba dijalo{ka okvira. Sada je vrijeme da isprobate svoju hipervezu. Provjerite da li ste spojeni na Internet, pregledajte stranicu u prikazu Slide Show i kliknite na dugme. Pokrenut }e se va{ Web pretra`iva~ i u~itavat }e se stranica sa odabrane Internet adrese. U ovoj vje`bi ste nau~ili kako pobolj{ati prezentaciju dodavanjem elemenata.

MICROSOFT POWERPOINT

Prikazivanje prezentacije u PowerPointu 263

4.5. Prikazivanje prezentacije u PowerPointu U ovoj vje`bi }ete nau~iti kako prikazati prezentaciju. Nau~it }ete kako nadzirati prikaz stranica, podesiti opcije prikaza stranica, sakriti stranice i ispisati elemente prezentacije.

PRIK AZIVANJE STRANICA U PRIK AZU ONSCREEN U bilo koje vrijeme mo`ete obaviti prethodni pregled prikaza stranica da biste vidjeli kako }e prezentacija u stvarnosti izgledati. Upotrijebite sljede}e korake da biste vidjeli prikaz stranica: 1. Otvorite prezentaciju koju `elite vidjeti. 2. Kliknite na dugme Slide Show na dnu prozora prezentacije ili odaberite Slide Show>View Show (ili pritisnite tipku F5). Prva stranica u prezentaciji bit }e prikazana preko cijelog ekrana. 3. U~inite jedno od sljede}eg da biste prikazali narednu ili prethodnu stranicu: Da biste prikazali sljede}u stranicu, kliknite lijevom tipkom mi{a ili pritisnite tipku Page Down. Isto tako, mo`ete pritisnuti tipku sa strelicom okrenutom prema desno ili gore. Da biste prikazali prethodnu stranicu, pritisnite tipku Page Up ili pritisnite tipku sa strelicom okrenutom prema lijevo ili dolje. Da biste zavr{ili prikazivanje, pritisnite tipku Esc.

NADZOR NAD PRIK AZOM STRANICA Za vrijeme prikazivanja stranica mo`ete uraditi mnogo vi{e od samog pomicanja po stranicama. Kada postavite pokaziva~ mi{a u donji lijevi ugao stranice, prikazuju se ~etiri dugmeta (slika 4.31). Kliknite na prvo dugme (strelica ulijevo) i vratit }ete se na prethodnu stranicu (ako ste na prvoj stranici, klikom na to dugme prikazuje se prazan ekran); klikom na ~etvrto dugme (strelica udesno) pomjerate se na narednu stranicu prezentacije; klikom na drugo dugme pojavljuje se meni kao na slici 4.32. Klikom na tre}e dugme, PowerPoint }e prikazati meni pre~ica s naredbama koje mo`ete upotrijebiti uz va{u prezentaciju. Isti meni, sa jednom dodatnom naredbom Pointer Options, mo`ete otvoriti i ako kliknete desnom tipkom mi{a bilo gdje na stranicu. Evo spiska i obja{njenja naredbi:

264 Prikazivanje prezentacije u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

Kliknite bilo gdje na stranici da biste dobili meni na slici

Kliknite lijevim dugmetom miša da biste dobili meni na slici

Slika 4.31: Sa ovim menijem mo`ete nadzirati prikaz stranica za vrijeme prezentacije

Naredbe Next i Previous omogu}avaju pomicanje sa stranice na stranicu (lak{e je promijeniti stranicu uz pomo} nekih drugih metoda). Naredba Last Viewed prikazuje posljednju ili prethodno prikazanu stranicu, prije teku}e, {to ne mora biti isto {to i naredba Previous. Teku}a stranica predstavlja trenutno prikazanu stranicu. Odaberite naredbu Go to Slide da bi dijalo{ki okvir ispisao sve stranice u prezentaciji sa brojem stranice i nazivom. Uz pomo} ove naredbe, jednostavno }ete se poma}i na bilo koju stranicu prezentacije. Naredba Screen otvara podmeni koji omogu}ava prikaz praznog bijelog ekrana (White screen), praznog crnog ekrana (Black screen), prikaz ili sakrivanje sadr`aja napisanog ili nacrtanog u toku prezentacije (Show/Hide Ink Markup). Ako izaberete Speaker Notes iz menija Screen, vidje}ete bilje{ke vezane uz tu stranicu. Kona~no, naredba Switch Programs, prikazuje taskbar liniju i omogu}ava pozivanje nekog drugog programa. Naredba Pointer Options (slika 4.32) omogu}ava odabir opcija za pokaziva~ mi{a. Opcije su Arrow (pokaziva~ u obliku strelice), Ballpoint Pen (Pokaziva~ u obliku loptaste ta~ke), Felt Tip Pen (pokaziva~ u obliku malo deblje loptaste ta~ke), Highlighter (pokaziva~ u obliku markera ili flomastera), Eraser (pokaziva~ u obliku gumice), Ink Color (omogu}ava

MICROSOFT POWERPOINT

Prikazivanje prezentacije u PowerPointu 265

izbor boje tinte koju ostavlja pokaziva~ povla~enjem mi{a), Erase All Ink on Slide (bri{e sve {to je dodatno napisano na slajdu), te Arrow Options (opcije za strelicu: Automatic, Visible i Hidden). Izvorno pode{enje je Automatic i prikazuje strelicu u ve}ini slu~ajeva. Dakle, mi{ mo`e slu`iti kao strelica za pokazivanje odre|enih dijelova stranice (Arrow) ili kao olovka za pisanje za vrijeme prezentacije – bilo komentara bilo zaokru`ivanja zanimljivih dijelova (Pen). Osim toga, u mogu}nosti ste odabrati boju za Slika 4.32: Pointer Options olovku ili pokazati / sakriti pokaziva~ mi{a. (Ako sakrijete pokaziva~ mi{a, desnim klikom mi{a bilo gdje na stranicu prikazat }ete meni i time mo}i ponovo prikazati pokaziva~ mi{a.) Naredba End Show vra}a prozor ure|ivanja stranica u PowerPointu.

SKRIVANJE STRANICA Kada planirate prezentaciju, nastojte predvidjeti pitanja ili probleme koji mogu nastati. Naravno, `elite biti spremni na odgovore i imati stranice koje vam mogu pomo}i. Tako kreirane stranice `elite sakriti sve dok vam nisu potrebne. Skrivene stranice su vidljive u svim prikazima osim u prikazu Slide Show. Pri ispisu prezentacije, skrivene stranice se ispisuju, ali po va{oj `elji ne moraju biti ispisane. Upotrijebite sljede}e korake da biste sakrili stranicu: 1. Odaberite stranicu koju `elite sakriti. 2. Odaberite Slide Show>Hide Slide (sa~ekajte nekoliko sekundi da se prika`e cijeli meni ako naredba Hide Slide nije vidljiva). 3. U prikazu Slide Sorter, broj skrivene stranice prikazan je na stranici sa crtom preko njega. 4. Ako `elite stranicu ponovo prikazati, odaberite skrivenu stranicu i odaberite Slide Show>Hide Slide. PODE[AVANJE OPCIJA PRIK AZA STRANICA Zavisno od vrste prikaza, mo`da }e vam se u~initi korisnim obaviti odre|ena fina pode{avanja po~etka prikaza, kao {to je prikazivanje u prozoru (osnovna postavka je preko cijelog ekrana) ili prikazivanje samo odre|enih stranica. Ove kontrole, kao i mnoge druge,

266 Prikazivanje prezentacije u PowerPointu

MICROSOFT POWERPOINT

prona}i }ete u dijalo{kom okviru Set Up Show (slika 4.33). Da biste otvorili dijalo{ki okvir, odaberite Slide Show>Set Up Show. U dijalo{kom okviru Set Up Show mo`ete uraditi jedno od sljede}eg: Odabrati brzinu prikaza prezentacije, Odabrati prikazuje li se prezentacija kontinuirano ili samo jednom (npr. ako se prezentacija primjenjuje na sajmovima, vjerojatSlika 4.33: Upotrijebite dijalo{ki okvir Set Up Show da biste PowerPointu dali instrukcije o na~inu prikaza stranica no }ete `eljeti da se kontinuirano ponavlja), Prikaz bez govora, ako ste snimili govornu pozadinu, Prikaz bez animacije, ako ste kreirali animacije, Prikaz svih stranica ili raspona stranica (raspon }ete unijeti u okvire From i To), Odabrati korisni~ki prikaz ako ste ga stvorili (da biste stvorili korisni~ki prikaz, kao {to je onaj koji sadr`i dijelove glavnog prikaza stranica, odaberite Slide Show>Custom Show), Odabrati pomicanje stranica ru~no ili preko zadatih vremenskih sekvenci koje }ete podesiti, Odabrati boju olovke, Odabrati gdje `elite prikazati prezentaciju, na primarnom monitoru ili vi{e monitora ili projektora. U ovoj vje`bi nau~ili ste kako prikazati prezentaciju. Nau~ili ste i kako nadzirati prikaz stranica, podesiti opcije prikaza stranica i sakriti stranicu.

MICROSOFT OUTLOOK

DETALJAN SADR@AJ

3. MS Outlook 3.1. Uvod u kori{tenje programa MS Outlook ..............................189 KAKO POKRENUTI OUTLOOK ..................................................................189 [TA JE OUTLOOK ........................................................................................192 Mail ........................................................................................................192 Calendar..................................................................................................193 Contacts ..................................................................................................193 Tasks ......................................................................................................193 Notes ......................................................................................................193

3.2. Elektronska po{ta (e-mail) ..............................................................194 KAKO POSLATI E-MAIL ................................................................................194 KAKO PROSLIJEDITI ILI DATI ODGOVOR NA E-MAIL ............................196 Odgovor na e-mail ..................................................................................196 Proslje|ivanje e-mail poruka ....................................................................197 KAKO POSLATI E-MAIL SA ATTACHMENTOM ........................................198

3.3. Kontakti ....................................................................................................201 DODAVANJE KONTAKTA ............................................................................201 IZMJENA KONTAKTA ..................................................................................205 KREIRANJE DISTRIBUCIONE LISTE ..........................................................207 ORGANIZOVANJE KONTAKTA....................................................................209 BRZO ADRESIRANJE E-MAILOVA ..............................................................211 GRUPNE PORUKE ........................................................................................213

3.4. Calendar - Vremensko planiranje ................................................216 KREIRANJE OBAVEZA..................................................................................216 MODIFICIRANJE OBAVEZA ........................................................................219 PRILAGO\AVANJE KALENDARA ..............................................................220

3.5. Tasks - Zadaci ........................................................................................221 KREIRANJE ZADATAKA ..............................................................................221 MODIFICIRANJE ZADATAKA ......................................................................222 Ozna~avanje zadataka kao zavr{enih......................................................223

3.6. Pode{avanje (Setup) mail accounta ..........................................224

MICROSOFT OUTLOOK

Uvod u kori{tenje programa MS Outlook 189

3. MICROSOFT OUTLOOK

3.1. Uvod u kori{tenje programa MS Outlook Donedavno su ljudi pamtili i na razli~ite papiri}e zapisivali svoje obaveze, kontakte i druge informacije. Oni bolje organizovaniji su koristili dnevne planere, adresare i rokovnike, i sve to nosili sa sobom. Danas, kao pomo} pri pam}enju obaveza i sastanaka na koje radije ne biste i{li, mo`da potrebnih adresa ljudi koje rijetko kontaktirate, poslova koje biste najradije odgodili dok se ne zaborave, i da ne biste imali stol zatrpan zadacima, pismima i rokovnicima ve} nakon nekoliko dana na poslu, mo`ete koristiti Microsoft Outlook for Windows (u nastavu teksta }emo ga zvati Outlook). Outlook je poseban program koji }e vam pomo}i da ostvarite komunikaciju putem e-maila (elektronske po{te) i da mo`ete bolje organizovati va{ radni dan i neophodne informacije za va{e obaveze. Outlook je poput elektronskog rokovnika u koji zapisujete svoje obaveze, kontakte, zadatke, sastanke itd.; i koji vas svaki put napominje da ne{to niste uradili ili ste trebali da uradite. Outlook nije jedini program sa ovom namjenom, ali je zasigurno jedan od najrasprostranjenijih i najpopularnijih. Iz ovih razloga }emo u~iti kako se {alje e-mail (elektronska poruka), zapisuju kontakti i organizuju sastanci i obaveze pomo}u Outlooka. Koristit }emo verziju programa Microsoft Outlook 2003 koja funkcioni{e identi~no kao i prethodne verzije, tako da sva pravila za rad nisu bitnije promijenjena, osim {to je vi{e prilago|en korisniku. linijaTaskbar

K AKO POKRENUTI OUTLOOK Program Outlook se mo`e pokrenuti na vi{e na~ina, a mi }emo pokazati dva. Prvi na~in je da kliknete na ikonicu MS Outlook koja se nalazi na liniji Taskbar (slika 3-1):

Ikona za pokretanje MS Outlooka

Slika 3-1: Pokretanje MS Outlooka

190 Uvod u kori{tenje programa MS Outlook

MICROSOFT OUTLOOK

Drugi na~in da pokrenete Outlook je da kliknete na dugme Start, potom odaberete Programs, zatim Microsoft Office i na kraju Microsoft Outlook 2003. Otvorit }e se prozor koji izgleda sli~no ovome (slika 3-2):

Naslovna traka radnog podru~ja

Naslovna traka

Traka menija

Alatna traka

Reading pane ili dio prozora za ~itanje poruka

Navigation pane ili prozor za navigaciju

Working pane ili radni prozor

Navigation pane ili prozor za navigaciju

Statusna traka

Slika 3-2: Prozor MS Outlooka

Ovako izgleda prozor MS Outlooka 2003. Prozor Outlooka, kao i ve}ina aplikacija u Windowsu, sadr`i traku naslova na kojoj pi{e Inbox – Microsoft Outlook. Prvi dio ovog teksta }e se mijenjati u skladu sa dijelom Outlooka u kojem se nalazite. Ova traka sadr`i tri dugmeta, : za minimiziranje, restoriranje i zatvaranje prozora. Pritiskom na dugme za minimiziranje ( „-“ ), uklanjamo prozor sa ekrana s tim da on ostaje i dalje aktivan. Dugme Restore slu`i da promijenimo veli~inu prozora tako da ne zauzima kompletan ekran. Kada kliknemo na dugme Restore, ono se pretvori u dugme za maksimiziranje pomo}u kojeg

MICROSOFT OUTLOOK

Uvod u kori{tenje programa MS Outlook 191

vra}amo ekran u prvobitnu veli~inu. Dugme X za zatvaranje programa }e ukloniti prozor sa ekrana, s tim da program vi{e ne}e biti aktivan. Na dnu prozora se nalazi statusna traka u kojoj trenutno pi{e „1 Item“. U ovoj traci }emo mo}i da dobijemo neke informacije u skladu sa onim {to radimo u tom trenutku. Trenutno nas Outlook informi{e da imamo jednu nepro~itanu poruku. Odmah ispod naslovne trake se nalazi traka menija. Traka menija se sastoji od nekoliko komandnih grupa (File, Edit, View, Go ...). Ispod trake menija se nalaze alatne trake. One predstavljaju skup dugmi}a koji simbolizuju naj~e{}e kori{tene komande. Neki od dugmi}a su skra}eni put za neku komandu iz trake menija, a neki su ~ak skra}eni samo za jednu od mogu}nosti komandi koje se nalaze u menijima. Srce prozora Outlooka ~ine 3 stvari: Working pane – dio prozora Outlooka koji }emo najvi{e da koristimo. Bez obzira u kojoj komponenti Outlooka se nalazili, ovaj dio prozora }e biti centar na{eg rada. Ako pregledavamo e-mailove, tu }emo vidjeti sve primljene ili poslane poruke, a ako pak `elimo da vidimo na{ raspored, tu }emo imati prikaz na{ih obaveza (dnevnih, sedmi~nih ili mjese~nih). Reading pane – dio prozora za ~itanje. Zavisno od toga koji e-mail odaberemo, u okviru ovog prozora prikazat }e se njegov sadr`aj. Prilikom prvog pokretanja Outlooka, Reading pane se pojavljuje samo u komponenti Mail. To je zato {to u drugim komponentama Outlooka on nema veliku primjenljivost, ali se mo`e upaliti kao opcija. Reading pane }ete pokrenuti, ugasiti ili promijeniti mu polo`aj (polo`aj ovog dijela prozora sa desne strane mo`e da se promijeni u polo`aj u donjem dijelu ekrana koji je imao u dosada{njim verzijama Outlooka) tako {to }emo I korak kliknuti u okviru trake II korak menija na grupu komandi View, potom na dugme Reading pane i odabrati III korak Right - polo`aj prozora jednu od opcija (slika 3-3). sa desne strane Bottom - polo`aj Navigation pane – dio prozora u dnu ekrana Off - gašenje prozora prozora u ~ijem su donjem dijelu smje{tene kratice za Slika 3-3: Reading Pane

192 Uvod u kori{tenje programa MS Outlook

pokretanje pojedinih komponenti Outlooka (slika 3-4). Klikom na Mail, Calendar, Contacts, Tasks ili Notes pokre}emo jednu od navedenih komponenti Outlooka. Ovo tako|e mo`emo posti}i ako kliknemo u okviru trake menija na grupu komandi Go – dobit }emo iste opcije. U gornjem dijelu ovog prozora Outlooka se nalaze osnovne komande za rad, zavisno od toga koju komponentu Outlooka izaberemo.

MICROSOFT OUTLOOK

Slika 3-4: Navigation Pane

[TA JE OUTLOOK Microsoft Outlook 2003 se koristi za upravljanje informacijama koje ste mogli zabilje`iti u nekoliko adresara, knjiga obaveza, planova, kao i za rad sa elektronskom po{tom (e-mail). Da bi vam pomogao pri planiranju i organizovanju, Outlook sadr`i sljede}e komponente: Mail Calendar Contatcts Tasks Notes Mail Ova komponenta prati sve aktivnosti vezane za slanje i primanje e-maila. Sastoji se od nekoliko foldera (slika 3-5): Inbox – u ovom folderu se nalaze e-mailovi koje smo primili. Slika 3-5: Inbox folder list Outbox – u ovom folderu se nalaze e-mailovi koji treba da se po{alju. Ako smo prikop~ani online na Internet, poruke u ovom folderu se zadr`avaju samo koliko je potrebno da budu poslane; me|utim, ako se na Internet konektujemo modemom, poruke u Outboxu }e stajati sve dok se ne konektujemo na Internet.

MICROSOFT OUTLOOK

Uvod u kori{tenje programa MS Outlook 193

Sent items – kada po{aljemo svoje e-mailove, njihove kopije mo`emo na}i u ovom folderu. Drafts – u ovom folderu se nalaze e-mailovi koje smo napisali, a nismo poslali ili / i e-mailovi ~iji tekst jo{ nismo zavr{ili. Deleted Items – u ovom folderu se nalaze svi obrisani e-mailovi. Calendar Ova komponenta Outlooka omogu}uje vremensko planiranje kako bi bez problema i razmi{ljanja mogli da pratimo svoj raspored. Koriste}i ovu opciju Outlooka, vremenom }ete prestati koristiti papirne kalendare. Prednost ovog kalendara je mogu}nost detaljnijeg kreiranja obaveza, zatim obaveza koje se ponavljaju u odre|enim vremenskim intervalima i mogu}nost takvog planiranja koje }e vas unaprijed upozoravati na sastanke ili obaveze. Contacts Ovo je elektronski adresar koji omogu}ava da unesene kontakte lak{e pronalazite, da ih lak{e mo`ete sortirati i pregledavati u razli~itim formatima, te ~ak pratiti aktivnosti u vezi sa odre|enim kontaktom. Tasks Vremenom }e se va{ raspored puniti i ~esto }ete imati jako puno sitnih zadataka. Da stvar bude kompliciranija, mo`da }ete poku{ati da planirate i svoje osobne i poslovne zadatke. Komponenta Tasks odra`ava popis zadataka. Tasks mo`ete postaviti tako da prikazuje podsjetnike ili da vas zvukom upozori na obaveze, tako da ih mo`ete obaviti na vrijeme. Notes U ovoj komponenti kreirate podsjetnike koji zamjenjuju rukom zapisane bilje{ke. Bilje{ke mo`ete ostaviti otvorene na radnoj povr{ini, organizirati ih unutar komponente Notes ili premjestiti informacije iz njih u druge Outlookove komponente.

194 Elektronska po{ta (e-mail)

MICROSOFT OUTLOOK

3.2. Elektronska po{ta (e-mail) K AKO POSLATI E-MAIL Kao prvo, kliknite opciju Mail, koju }ete prona}i u lijevom donjem uglu prozora Outlooka, u dijelu koji se zove Navigaton pane (slika 3-6). Time }ete pristupiti Outlookovoj komponenti za komunikaciju elektronskom po{tom. Pretpostavimo da trebate poslati kolegi kratki e-mail u kojem }ete ga pitati za raspored ispita. Kliknite na dugme New Mail Message koje se nalazi na alatnoj traci.

New Mail Message

Slika 3-6: Slanje e-maila

Otvorit }e se prozor Message poput ovog na slici 3-7. U okvir To unesite e-mail adresu osobe kojoj {aljete poruku. U na{em slu~aju ukucat }emo sljede}u e-mail adresu: [email protected]. Broj e-mail adresa koje }ete ukucati u ovu liniju nije ograni~en i ako `elite da po{aljete istu poruku na vi{e adresa, jednostavno ih unesite jednu za drugom razdvajaju}i ih znakom ta~ka-zarez i razmakom, npr. [email protected];

MICROSOFT OUTLOOK

Elektronska po{ta (e-mail) 195

Slika 3-7: Prozor New Mail Message

[email protected]. Ako `elite da po{aljete kopiju iste poruke na jo{ neku adresu, ukucat }ete je u okvir Cc. Opcija se koristi ako `elite da nekog informi{ete o va{oj komunikaciji, obi~no svoje nadre|ene. U okvir Subject }ete ukucati naslov poruke. Ako ne unesete naslov, prilikom slanja poruke pojavit }e se prozor koji }e vas upozoriti da to niste u~inili. Ako `elite da ta poruka ode bez naslova, kliknite na dugme Yes, a ako `elite to da ispravite i da unesete naslov poruke, kliknite na dugme No. Vratimo se pisanju e-maila. Poslat }emo poruku slijede}eg sadr`aja i izgleda. Unesite slijede}u adresu i tekst: To: [email protected] Subject: Rezultati ispitnog roka Kao tekst poruke unesite slijede}e: „Postovani kolega, Mozete li mi javiti kada ce biti rezultati januarskog ispita iz informatike? Pozdrav Tarik Zaimovic“ Prije nego {to krenete sa kucanjem e-maila, napomenut }emo da iz okvira u okvir mo`ete prelaziti ili pritiskaju}i tipku Tab ili da svaki put kliknete mi{em u okvir u koji `elite da unosite podatke.

196 Elektronska po{ta (e-mail)

MICROSOFT OUTLOOK

Kad smo zavr{ili unos teksta, izgled ekrana Message bi trebao biti kao na slici 3-8:

dugme Send

Slika 3-8: Prozor New Mail Message

Nakon toga kliknite na dugme Send i va{a poruka }e biti poslana.

K AKO PROSLIJEDITI ILI DATI ODGOVOR NA E-MAIL Odgovor na e-mail Recimo da ste dobili e-mail na koji imate obavezu da odgovorite. Kliknite na tu poruku, pa potom na alatnoj traci kliknite na tipku Reply. Ako je poruka adresirana na vi{e adresa i `elite da va{ odgovor dobiju svi koji su dobili ovaj e-mail, a ne samo po{iljalac tog e-maila, onda }ete kliknuti na Reply to All (slika 3-9).

Dugme Reply to All: ako `elite da vaš odgovor dobiju svi koji su dobili dati e-mail

Dugme Reply: ako `elite da vaš odgovor dobije samo pošiljalac

Slika 3-9: Dugme Reply

Nakon {to ste kliknuli na dugme Reply, pojavit }e se prozor Message izgleda kao na slici 3-10:

MICROSOFT OUTLOOK

Elektronska po{ta (e-mail) 197

Ovo je oznaka koja }e nam pomo}i da znamo da se radi o odgovoru na neki e-mail

Ovo su informacije o poruci koja je prethodila odgovoru

Slika 3-10: Prozor Reply Message

Adresa u okviru To bi}e automatski generisana, tako da ovdje nema potrebe da unosimo email adresu, osim ako `elimo da uklju~imo jo{ nekog u ovu komunikaciju. Kada ukucate tekst odgovora, kliknite na dugme Send. Proslje|ivanje e-mail poruka Da ste umjesto odgovora htjeli da proslijedite ovu poruku drugoj osobi, kliknuli biste na dugme Forward (slika 3-11). Nakon {to ste kliknuli na dugme Forward, pojavit }e se prozor Message kao na slici 3-12. Kod poruka koje `elite da proslijedite morate da ukucate e-mail adresu primaoca. Kod poruka koje se proslije|uju se ne unosi dodatni tekst, a ako se unosi, obi~no su to kratke fraze kao FYA (For Your Attention). Nakon {to unesete tekst, kliknite na dugme Send.

Dugme Forward: ako `elite da proslijedite dobijenu poruku

Slika 3-11: Dugme Forward

198 Elektronska po{ta (e-mail)

MICROSOFT OUTLOOK

FW: Ovo je oznaka za proslije|ene poruke

Ovo su informacije o poruci koja je prethodila odgovoru

Slika 3-12: Prozor Forward Message

K AKO POSLATI E-MAIL SA ATTACHMENTOM Jedna od velikih prednosti elektronske po{te je mogu}nost da uz elektronsku po{tu {aljemo datoteke. Recimo da `elimo poslati kolegi ili kolegama tekst koji je kreiran u Wordu. Kliknite na dugme New Mail Message. Unesite slijede}e adrese i tekst:

Slika 3-13: Prozor Message

MICROSOFT OUTLOOK

Elektronska po{ta (e-mail) 199 I korak

II korak

Slika 3-14: Insert > File

To: [email protected]; [email protected] Subject: Aprilski rok Kao tekst poruke unesite slijede}e: „Postovane kolege Prema dogovoru saljem vam u prilogu prijedlog termina za aprilski rok Pozdrav, Tarik Zaimovic“

I korak

II korak

Slika 3-15: Prozor Insert File

200 Elektronska po{ta (e-mail)

MICROSOFT OUTLOOK

Izgled ekrana Message nakon {to ste unijeli ove podatke bi trebao biti kao na slici 3-13. Kad ste zavr{ili sa unosom teksta i adresa, kliknite u okviru trake menija na grupu komandi Insert i odaberite opciju File (slika 3-14). Pojavit }e se dijalo{ki prozor Insert File (slika 3-15). Najprije kliknite na datoteku koju `elite da po{aljete uz e-mail, a potom na dugme Insert. Izgled ekrana Message bi trebao biti kao na slici 3-16:

Slika 3-16: Prozor Message

Ako ste sve dobro uradili, kliknite na dugme Send.

MICROSOFT OUTLOOK

Kontakti 201

3.3. Kontakti Tokom radnog dana, va{e aktivnosti uklju~uju i druge ljude, npr. prilikom slanja e-maila, planiranja sastanaka ili planiranja i pra}enja projekata. Iz tih razloga bilo bi dobro da imate neku bazu u koju biste mogli da unosite svoje kontakte. U okviru Microsoft Outlooka postoji komponenta Contacts – Kontakti. Ovo je elektronski adresar koji omogu}ava da unesene kontakte lak{e pronalazite, lak{e sortirate, pregledate u razli~itim formatima, te ~ak pratite aktivnosti u vezi sa odre|enim kontaktom. Za po~etak kliknite na dugme Contacts u Navigation Paneu ili kliknite na okviru trake menija na grupu komandi Go > Contacts. Prozor Outlooka bi trebao da izgleda kao na slici 3-17.

Vrste pogleda za kontakte

Radni prostor Outlookovog prozora Kontakti. Ovdje }ete vidjeti sve svoje unesene kontakte.

Slika 3-17: Prozor Contacts

DODAVANJE KONTAKTA Po~et }emo sa dodavanjem kontakta. Da biste dodali kontakt, kliknite na dugme New Contact (slika 3-18) na alatnoj traci (dugme New se nalazi na istom mjestu u svim Outlookovim komponentama; zavisno od toga u kojoj se komponenti nalazimo, tako se i namjena ovog dugmeta mijenja, npr. New Mail Message, New Contact, New Appointment ...)

202 Kontakti

MICROSOFT OUTLOOK

New Contact

Slika 3-18: Dugme New Contact

Pojavit }e se prozor Contact (slika 3-19). Unijet }emo slijede}e podatke: Full Name: Zlatan Sabic Job title: Asistent Company: Ekonomski fakultet u Sarajevu Business: +38733275900 Mobile: +38761275900 E-mail: [email protected]

Slika 3-19: Prozor Contact

Prilikom uno{enja, kroz prozor Contact se mo`ete kretati pomo}u tipke TAB ili klikaju}i mi{em u okvire u koje `elite da unesete podatke. Nakon {to ste unijeli ove podatke, izgled prozora Contact bi trebao biti kao na slici 3-20. Ako ste napravili neku gre{ku prilikom unosa, kliknite na to mjesto i jednostavno popravite gre{ku. Ako ste sve dobro unijeli, kliknite na dugme Save and Close. Prozor Outlooka bi trebao da izgleda kao na slici 3-21.

MICROSOFT OUTLOOK

Slika 3-20: Prozor Contact

Slika 3-21: Prozor komponente Contacts

Kontakti 203

204 Kontakti

MICROSOFT OUTLOOK

Za vje`bu ukucajte slijede}e kontakte na isti na~in. Full Name: Zlatko Lagumdzija Job title: Profesor Company: Ekonomski fakultet u Sarajevu Business: +38733275910 Mobile: +38761275910 E-mail: [email protected] Full Name: Dragan Ivanovic Job title: Asistent Company: Ekonomski fakultet u Sarajevu Business: +38733275901 Mobile: +38761275901 E-mail: [email protected] Full Name: Aida Habul Job title: Asistent Company: Ekonomski fakultet u Sarajevu Business: +38733275904 Mobile: +38761275904 E-mail: [email protected] Full Name: Tihomir Veselinovic Company: Ekonomski fakultet u Sarajevu Business: +38733275906 Mobile: +38761275906 E-mail: [email protected]

Full Name: Kemal Kacapor Job title: Asistent Company: Ekonomski fakultet u Sarajevu Business: +38733275902 Mobile: +38761275902 E-mail: [email protected] Full Name: Tarik Zaimovic Job title: Asistent Company: Ekonomski fakultet u Sarajevu Business: +38733275903 Mobile: +38761275903 E-mail: [email protected] Full Name: Savo Stupar Job title: Asistent Company: Ekonomski fakultet u Sarajevu Business: +38733275905 Mobile: +38761275905 E-mail: [email protected] Full Name: Nijaz Bajgoric Job title: Profesor Company: Ekonomski fakultet u Sarajevu Business: +38733275911 Mobile: +38761275911 E-mail: [email protected]

Nakon unosa ovih kontakata, prozor Outlooka bi trebao da izgleda kao na slici 3-22.

Slika 3-22: Prozor komponente Contacts

MICROSOFT OUTLOOK

Kontakti 205

IZMJENA KONTAKTA Vremenom, do}i }e do potrebe da promijenite odre|ene podatke u nekim kontaktima; recimo da je do{lo do promjene radnog mjesta, broja telefona ili e-mail adrese. Izmjene podataka u adresnim karticama je veoma lako uraditi. Recimo da je kod Kemala Ka~apora do{lo do promjene broja telefona. Dosada{nji brojevi telefona su 033 275 902 i 061 275 902, a novi su 033 275 920 i 061 275 920. Kliknite duplim klikom na adresnu karticu “Kemal Kacapor”. Pojavit }e se adresna kartica izgleda kao na slici 3-23:

Slika 3-23: Prozor Contact

Kliknite mi{em u okvire Business i Mobile i promijenite telefonske brojeve. Kada to uradite, kliknite na dugme Save and Close i izmjene u ovoj kartici bit }e spa{ene. Novi kontakt mo`ete dodati i tako {to }ete iskoristiti adresu po{iljaoca e-maila koja se nalazi u primljenom e-mailu. Kada duplim klikom otvorite primljeni e-mail, u prozoru se dobije ekran kao na slici 3-24. Klikom desnim dugmetom mi{a na ime po{iljaoca e-maila dobijamo padaju}i izbornik kao na slici 3-25.

206 Kontakti

MICROSOFT OUTLOOK

Slika 3-24: Prozor Message

Opcija za dodavanja imena i adrese pošiljaoca e-maila u kontakte Outlooka.

Slika 3-25: Prozor Message

Nakon odabira opcije Add to Outlook Contacts..., dobija se uobi~ajeni prozor za uno{enje novog kontakta prikazan na slici 3-21, sa poljima “Full name” te “E-mail”, sa ve} popunjenim podacima odabranog po{iljaoca.

MICROSOFT OUTLOOK

Kontakti 207

KREIRANJE DISTRIBUCIONE LISTE Desit }e se da }ete neke e-mailove stalno slati odre|enoj grupi istih ljudi. Da ne biste svaki put unosili sve e-mail adrese pojedina~no, prilikom slanja poruka mo`ete unutar kontakata kretirati distribucione liste. Distribucionu listu }ete kreirati tako {to }ete kliknuti na grupu komandi File, a potom na dugme New i izabrati opciju Distribution List (slika 3-26).

I korak II korak III korak

Slika 3-26: Pokretanje komande Distribution List

Pojavit }e se prozor Distribution List (slika 3-27):

Dugme Select Members

Okvir Name u koji ukucavate ime distribucione liste, u našem primjeru Katedra MIT

Slika 3-27: Prozor Distribution List

208 Kontakti

MICROSOFT OUTLOOK

U okvir Name ukucajte ime distribucione liste, npr. Katedra MIT. Potom kliknite na dugme Select Members. Pojavit }e se dijalo{ki okvir kao na slici 3-28:

I korak Ovdje kliknete dr`e}i tipku Ctrl da biste izabrali kontakte koje `elite da stavite u listu

II korak Dugme Members III korak Dugme OK

Slika 3-28: Dijalo{ki okvir – Select Members

Dr`e}i tipku Ctrl na tastaturi, mi{em kliknite na kontakte koje `elite da stavite u distribucionu listu. U na{em slu~aju, kliknite na sve kontakte u dijalo{kom okviru. Kad ste to uradili, kliknite na dugme Members, a potom na dugme OK. Poslije ovih koraka, prozor distribucione liste }e izgledati kao na slici 3-29. Ako ste sve ispravno uradili, kliknite na tipku Save and Close. Tako ste kreirali distribucionu listu koja }e se nalaziti me|u va{im kontaktima. Korisnost distribucionih listi }emo obraditi u jednom od narednih poglavlja.

MICROSOFT OUTLOOK

Kontakti 209

Slika 3-29: Prozor Distribution List

ORGANIZOVANJE KONTAKTA Vremenom }e se broj adresnih kartica u kontaktima pove}avati i bit }e sve te`e pronalaziti potrebne podatke. Da bi bilo lak{e koristiti kontakte i snalaziti se u njima, Outlook nudi nekoliko na~ina da ih pretra`ujete. U lijevom dijelu ekrana se nalazi opcija Current View – Trenutni pogled (slika 3-30). Postoji nekoliko na~ina da pregledavate svoje kontakte, a to su Address Cards, Detailed Address Cards, Phone List, By Category, By Company, By Location, By Follow-up Flag. Trenutno je pogled na va{e kontakte Address Cards. Ovu istu opciju }ete na}i ako kliknete na grupu komandi View, pa potom na Arrange Current View By, pa na Current View, gdje }e se pokazati gore nabrojane opcije pogleda na kontakte (slika 3-31). Slika 3-30: Current View

210 Kontakti

MICROSOFT OUTLOOK

III korak

I korak

II korak IV korak Klikom na neku od ponu|enih opcija, promijenit }ete pogled na vaše kontakte

Slika 3-31: Current View ako koristimo komande iz trake menija

Slika 3-32: Current View – Detailed Address Cards

Slika 3-33: Current View - Detailed Address Cards

Da biste promijenili pogled na va{e kontakte, kliknite, npr. na Detailed Address Cards koriste}i jedan od gore navedenih postupaka. Va{ ekran Outlooka bi trebao da izgleda otprilike kao na slici 3-32. Nisu se desile nikakve zna~ajnije promjene u izgledu, osim {to ste dobili vi{e informacija u kontaktima. Prije nego {to kliknemo na neki drugi pogled, pozicionirajte kursor mi{a na liniju sa desne strane va{ih kontakata tako da va{ kursor dobije izgled dvoglave strelice <-->. Lijevim klikom mi{a kliknite na tu liniju i dr`e}i tipku mi{a povucite u malo u desnu stranu. Time smo

MICROSOFT OUTLOOK

Kontakti 211

Slika 3-34: Current View – Phone list

dijelove kartica koji se nisu vidjeli u~inili vidljivim (slika 3-33). Kada ste to uradili, kliknite na opciju Phone List. Va{i kontakti }e izgledati otprilike kao na slici 3-34. Vremenom }e se pove}avati broj kontakata i ne}e svi mo}i Slika 3-35: Curret View – Phone list stati u prozor Outlooka. Da bi ih lak{e nalazili, sa desne strane ekrana Contacts se nalazi alfabetna traka. Klik na neko od slova alfabeta dovodi na po~etak skupine kontakata koji po~inju tim slovom (slika 3-35).

BRZO ADRESIRANJE E-MAILOVA

Slika 3-36: Navigation Pane

Ve}ina ljudi, rade}i sa e-mailom, ~esto {alje poruke ve}em broju ljudi. Veoma te{ko je pamtiti e-mail adrese svih ljudi sa kojima komunicirate, a mogu}nost da nekog izostavite prilikom slanja jedne poruke na vi{e adresa je velika. Iako Outlook ima mogu}nost da pamti adrese koje ste otkucali u okvirima To, kori{tenje popisa kontakata za slanje istog e-maila odre|enom broju ljudi je mnogo jednostavniji. Vratimo se na Outlookovu komponentu Mail. Ako ste zaboravili kako se to radi, kliknite na dugme Mail u Navigation Paneu (slika 3-36).

212 Kontakti

MICROSOFT OUTLOOK

Kliknite na dugme New Mail Message u okviru alatne trake. Pojavit }e se prozor Untitled Message u kojem kreirate va{e e-mailove (slika 3-37). Recimo da `elite da va{ e-mail dobiju tri osobe sa va{eg popisa kontakata. Kliknite na dugme To (I korak) u okviru i pojavit }e se dijalo{ki okvir Select Names:

I korak

II korak Dr`e}i tipku Ctrl, kliknite mišom na kontakte kojima `elite da pošaljete e-mail

III korak IV korak

Slika 3-37: Prozor Mesage i dijalo{ki okvir Select Names

Dr`e}i tipku Ctrl na tastaturi, kliknite tri kontakta. U na{em primjeru izabrat }emo sljede}e kontakte: Dragan Ivanovi}, Zlatan [abi} i Zlatko Lagumd`ija. Kad ste to uradili, otpustite tipku Ctrl, kliknite na dugme To u okviru dijalo{kog okvira Select Names (III korak), a potom na dugme OK. Kao naslov poruke i tekst poruke unesite slijede}e: Subject: Rezultati ispitnog roka Kao tekst poruke unesite slijede}e: „Postovane kolege Mozete li mi javiti kada ce biti rezultati januarskog ispita iz informatike? Pozdrav, Tarik Zaimovic“

MICROSOFT OUTLOOK

Kontakti 213

Ako ste sve uradili ispravno, va{ prozor Message bi trebao da izgleda kao na slici 3-38:

Dugme Send

Slika 3-38: Prozor Message

Kliknite na dugme Send da biste poslali poruku.

GRUPNE PORUKE Nekad }e se pojaviti potreba da konstantno istim ljudima {aljete e-mailove. U ovom slu~aju najbr`i i najlak{i na~in je slanje grupnih poruka. Iz tog razloga smo u odjeljku Kreiranje distribucione liste objasnili kako se prave distribucione liste, odnosno, grupe. Ponovo kliknite na dugme New Mail Message, pa na dugme To (I korak). Sada, umjesto da dr`ite tipku Ctrl i klikate na imena iz va{eg popisa kontakata, samo kliknite na distribucionu listu Katedra MIT. Poslije toga kliknite na dugme To (III korak), a potom na dugme OK (Slika 3-39). Unesite ponovo isti tekst i naslov poruke: Subject: Rezultati ispitnog roka Kao tekst poruke unesite slijede}e: „Postovane kolege Mozete li mi javiti kada }e biti rezultati januarskog ispita iz informatike? Pozdrav, Tarik Zaimovic“

214 Kontakti

MICROSOFT OUTLOOK

I korak

II korak Kliknite na grupu Katedra MIT

III korak IV korak

Slika 3-39: Prozor Message i dijalo{ki okvir Select Names

Izgled va{eg ekrana Message bi trebao biti kao na slici 3-40:

Slika 3-40: Prozor Message – grupno slanje poruka

MICROSOFT OUTLOOK

Kontakti 215

Kliknite potom na tipku Send. Ova poruka }e biti poslana na sve adrese koje smo uklju~ili u ovu distribucionu listu. U na{em slu~aju poruku }e dobiti Kemal Ka~apor, Ivanovi} Dragan, Zlatan [abi} i Zlatko Lagumd`ija.

216 Calendar - Vremensko planiranje

MICROSOFT OUTLOOK

3.4. Calendar – Vremensko planiranje Do{li smo do dijela u kojem planiramo na{e vrijeme i obaveze. Komponenta Calendar je kreirana da omogu}i vremensko planiranje kako biste bez gnjava`e mogli pratiti svoj raspored. Budete li je stalno koristili, ova komponenta mo`e u potpunosti zamijeniti papirne kalendare. Ovom komponentom Outlooka mo`ete kreirati detaljne obaveze i obaveze koje se ponavljaju, planirati sastanke i zahtijevati da vas unaprijed upozorava na obaveze.

KREIRANJE OBAVEZA Da bismo mogli da kreiramo svoje obaveze, moramo prvo u}i u Outlookovu komponentu Calendar. To }emo posti}i tako {to }emo kliknuti na dugme Calendar u okviru Navigation Panea (Slika 3-41).

Dugme New Appointment

Dan i datum planiranja ne~ega

Trenutno vrijeme

Dugme Calendar

Slika 3-41: Outlookova komponenta Calendar

Da biste kreirali obavezu, kliknite na dugme New Appointment. Pojavit }e se ekran Appointment (slika 3-42).

MICROSOFT OUTLOOK

Calendar - Vremensko planiranje 217

Okvir Okvir Location Subject

Vrijeme odr`avanja sastanka Reminder (Podsjetnik)

U ovaj dio Appointmenta se unose informacije u vezi sa datom obavezom

Slika 3-42: Ekran Appointment

U okvir Subject unesite naziv va{e obaveze, npr. „Sastanak Katedre“. U okvir Location ukucajte mjesto odr`avanja sastanka, recimo „sala MIT-a na drugom spratu“. Podesite vrijeme i datum po~etka sastanka – Start Time, recimo na 26. februar u 12:00 AM. To }ete uraditi klikom na dugme pored okvira za datum i vrijeme, a potom kliknite na odgovaraju}e vrijeme (slike 343 i 3-44). Datum zavr{etka sastanka, End Time, }e se automatski podesiti na isti datum tako da vama ostaje samo da promijenite vrijeme zavr{etka sastanka. U na{em slu~aju neka to bude 2:00 PM. Reminder je opcija koju }ete uklju~iti ako `elite da vas Outlook upozori na neku obavezu. U na{em slu~aju je ve} pode{en da nas upozori 15 minuta prije po~etka sastanka. Vrijeme prije upozorenja mo`ete podesiti na identi~an na~in kao {to ste podesili vrijeme sastanka.

Slika 3-43: Pode{avanje datuma

Slika 3-44: Pode{avanje vremena

218 Calendar - Vremensko planiranje

MICROSOFT OUTLOOK

Poslije une{enih informacija, prozor Appointment }e izgledati kao na slici 3-45:

Slika 3-45: Ekran Appointment

Ako ste sve ispravno unijeli, kliknite na tipku Save and Close. Kad do|e vrijeme za podsje}anje na obavezu, ugledat }ete okvir sa porukom (slika 3-46): Ako kliknete na dugme Dismiss, dat }ete komandu Outlooku da vas vi{e ne napominje na datu obavezu. Ako kliknete na dugme Open Item, otvorit }e se prozor Appointment. Klikanjem na dugme Snooze dat }ete komandu Outlooku da vas ponovo napomene na obavezu. U na{em slu~aju bi se to desilo za 5 min. Ovo vrijeme tako|e mo`ete promijeniti. Mo`e se desiti da na spisku obaveza bude vi{e obaveza. Klikanjem na dugme Dismiss All, dat }ete komandu Outlooku da vas ne napominje na obaveze koje su bile na spisku. Slika 3-46: Prozor Reminder

MICROSOFT OUTLOOK

Calendar - Vremensko planiranje 219

MODIFICIRANJE OBAVEZA Ponekad }ete trebati promijeniti neku obavezu, ispraviti pogre{ke ili pak a`urirati detalje. Da biste to uradili, kliknite na datum obaveze. U na{em slu~aju je to bio 26. februar u desnom uglu prozora Calendar (slika 3-47). Prozor Outlooka bi trebao da izgleda kao na slici 3-48: Dvostrukim klikom kliknite na obavezu. Pojavit }e se prozor Appointment. Recimo da se promijenilo vrijeme sastanka. Sastanak se sada odr`ava od 1:00 PM do 3:00 PM. Kada izvr{ite promjenu, kliknite na dugme Save and Close.

Ovdje kliknite na datum vaše obaveze

Slika 3-48: Prozor Calendar

Slika 3-47: Biranje datuma obaveze

220 Calendar - Vremensko planiranje

MICROSOFT OUTLOOK

PRILAGO\AVANJE K ALENDARA Da biste se lak{e snalazili u svojim obavezama i lak{e ih pregledali, komponenta Calendar se mo`e prilago|avati. Najjednostavniji i najefektivniji na~in prilago|avanja je kori{tenje ~etiri na~ina prikaza Calendara. Nalazi se na alatnoj traci pod nazivom Today/1 Day/5 Work Week/7 Week/31 Month (slika 3-49).

Slika 3-49: Na~ini prikaza

Naprimjer, kliknite na dugme 5 Work Week.

Slika 3-50: Prozor Calendar

MICROSOFT OUTLOOK

Tasks - Zadaci 221

3.5. Tasks – Zadaci Kako se va{ raspored bude punio, mogli biste imati problema sa izvr{avanjem brojnih dnevnih zadataka. Da stvar bude komplikovanija, mogli biste poku{ati da obavljate svoje osobne i poslovne zadatke. Za kreiranje efikasnog, ~itljivog i organiziranog popisa zadataka odsad mo`ete koristiti Outlookovu komponentu Tasks.

KREIRANJE ZADATAK A Da bismo mogli da kreiramo svoje obaveze, moramo prvo u}i u Outlookovu komponentu Tasks. To }emo posti}i tako {to }emo kliknuti na dugme Tasks u okviru Navigation Panea. Prozor komponente Tasks izgleda kao na slici 3-51:

Dugme New Task

Slika 3-51: Prozor komponente Tasks

Da biste kreirali svoj zadatak, kliknite na dugme New Task. Pojavit }e se prozor Task koji je skoro identi~an prozoru Appointment.

222 Tasks - Zadaci

MICROSOFT OUTLOOK

Kreiranje zadatka je identi~no kreiranju sastanka, s tim {to u okviru zadatka od potrebnih informacija unosimo Subject – ime zadatka, Due date – rok za izvr{enje zadatka, Start date – datum od kojeg treba da po~nemo sa izvr{enjem zadataka (ova opcija nije obavezna za unos), i po `elji mo`emo definisati da li da nas Outlook upozori na izvr{enje zadatka ili ne. Kao primjer zadatka unesite slijede}e podatke: Subject: Isprintati ispitne rezultate i oka~iti ih na oglasnu tablu Due date: 25. februar Reminder: podesite na 25. februar u 12:00 AM. Ako ste pravilno ovo uradili, prozor Task }e izgledati kao na slici 3-53:

Slika 3-53: Prozor Task

Da biste spasili va{ zadatak, kliknite na dugme Save and Close.

MODIFICIRANJE ZADATAK A Izmjenu zadatka mo`ete vr{iti na dva na~ina. Prvi na~in izmjene je da jednostavno kliknete na }eliju (Subject ili Due Date) zadatka u kojoj `elite da napravite promjenu. Zatim unesete promjenu i pritisnete tipku Enter na tastaturi (slika 3-54).

MICROSOFT OUTLOOK

Tasks - Zadaci 223

Slika 3-54: Prozor Tasks

Drugi na~in modificiranja zadatka je da duplim klikom kliknete na zadatak. Otvorit }e se prozor Task. Nakon uno{enja izmjena u zadatku, kliknite na tipku Save and Close. Ozna~avanje zadataka kao zavr{enih Dodavanje zadataka na popis je samo prvi korak. Ako `elite efikasno upravljati svojim vremenom, morate redovno a`urirati statuse svojih zadataka. Pretpostavimo da ste obavili zadatak ogla{avanja ispitnih rezultata. Jednostavno kliknite na potvrdni okvir u koloni Complete uz zadatak „Isprintati rezultate ispita i oka~iti na oglasnu tablu“ (slika 3-55a i 3-55b).

Slika 3-55a: Prozor Tasks

3-55b

Kada zadatak ozna~ite kao dovr{en, Outlook prikazuje kva~icu u potvrdnom okviru, mijenja boju fonta u sivu i kri`a tekst zadatka. Me|utim, ne bri{e zadatak sa popisa, tako da uvijek mo`ete provjeriti je li zadatak zaista zavr{en.

224 Pode{avanje (Setup) mail accounta

MICROSOFT OUTLOOK

3.6. Pode{avanje (Setup) mail accounta Da bismo bili u mogu}nosti da koristimo sve ove pogodnosti koje nam pru`a Outlook, moramo podesiti svoj mail account. Obi~no }ete pode{avanje Outlooka raditi pri prvom pokretanju, ali obzirom da su koraci isti, a zna~ajan broj korisnika koristi dvije ili vi{e mail adresa, u ovom poglavlju }emo objasniti kako se setuje Outlook mail account iz samog Outlooka. Da pojasnimo, Outlook podr`ava vi{e mail adresa i omogu}ava provjeravanje mail sa dva ili vi{e e-mail accounta istovremeno. Postupak dodavanja novog accounta je u ovoj verziji Outlooka prili~no pojednostavljen u odnosu na prethodne. Dok se nalazite u Outlookovoj komponenti Mail, kliknite na grupu komandi Tools, pa potom na komandu E-mail accounts (slika 3-56). Pojavit }e se dijalo{ki okvir E-mail accounts (slika 3-57). Kiknite na opciju Add a new e-mail account, a potom na dugme Next. Pojavit }e se naredni dijalo{ki okvir. Kliknite na dugme Add... Pojavit }e se slijede}i dijalo{ki okvir (slika 3-58). U ovom dijalo{kom okviru treba da izaberete koju vrstu e-mail servera koristite. Odaberite opciju POP3 i kliknite na dugme Next. Ovo je naj~e{}i oblik e-mail servera i koriste ga ve}ina Internet service providera u svijetu, uklju~uju}i BiHNet i sve ve}i privatni Slika 3-56: E-mail Accoutns provideri u BiH. Pored POP3 servera, najvi{e kori{tene vrste e-mail servera su Microsoft Exchange Server, koji prestavlja groupware sistem i radi samo kada postoji MS Exchange server instaliran u va{oj mre`i, te HTTP mail serveri koji ustvari predstavlju besplatne web-mail servise kao {to su Hotmail, Yahoo mail i drugi.

MICROSOFT OUTLOOK

Pode{avanje (Setup) mail accounta 225

Slika 3-57: Prozor Tasks

Slika 3-58: Prozor e-mail account

226 Pode{avanje (Setup) mail accounta

MICROSOFT OUTLOOK

Ove podatke dobijate od vašeg Internet service providera

Slika 3-59: Prozor e-mail account

Slika 3-60: Prozor e-mail account

MICROSOFT OUTLOOK

Pode{avanje (Setup) mail accounta 227

U ovaj dijalo{ki okvir unesite podatke koji su potrebni da biste mogli da koristite Outlook kao va{ e-mail browser. U okvire unesite slijede}e podatke (slike 3-59 i 3-60): Your Name: Ime i prezime Slijede}e podatke dobijate od Va{eg ISP-a: E-mail Address: [email protected] Incoming Mail Server (POP3): mail.efsa.unsa.ba Outgoing Mail Server (SMPT): mail.efsa.unsa.ba User Name: ime.prezime Password: va{u lozinku Kad ste zavr{ili sa unosom podataka, kliknite na dugme Test Account Settings. Koriste}i ovu opciju, vidjet }ete da li ste ispravno podesili svoj mail account. Prilikom testiranja pojavit }e se slijede}i dijalo{ki okviri. Kada se zavr{i provjera, pritisnite dugme Close. Ako ste sve dobro uradili prilikom pode{avanja, ekran za provjeru }e izgledati kao na slici 3-61.

Slika 3-61: Provjera pode{avanja e-mail accounta

Kada ste zavr{ili sa pode{avanjem e-mail accounta, kliknite na dugme Next i na slijede}em dijalo{kom okviru kliknite na dugme Finish (slika 3-62). Ovim ste zavr{ili pode{avanje e-mail accounta i podesili ste Outlook tako da ga mo`ete koristiti za primanje i slanje elektronske po{te.

228 Pode{avanje (Setup) mail accounta

MICROSOFT OUTLOOK

Slika 3-62: Prozor e-mail account

MICROSOFT EXCEL

DETALJAN SADR@AJ

2. MS Excel 2.1. Uvod - Istorijat Excela i spred{it tehnologije ........................109 2.2. Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji............113 Book (Workbook; Radna sveska) i Sheet (Worksheet; List - radni list) ....119 Elementi menija Excela............................................................................121 Meni File..................................................................................................121 [tampanje sadr`aja Excela......................................................................123 Meni Edit ................................................................................................124 Rad sa opcijom Fill (Popuna) ..................................................................126 Meni View ..............................................................................................127 Meni Insert..............................................................................................129 Meni Format ..........................................................................................130 Meni Tools ..............................................................................................134 Meni Data ..............................................................................................136

2.3. Analiza podataka pomo}u Excela ..............................................138 Rad sa formulama ..................................................................................138 Grafi~ko prikazivanje podataka (kreiranje dijagrama) ............................150 Upravljanje podacima u Excelu (Listovi i filtriranje podataka) ................155 Sortiranje ................................................................................................157 Filtriranje podataka ................................................................................158

2.4. Primjeri ......................................................................................................162 2.5. Napredno kori{tenje Excela ..........................................................172 Makroi ....................................................................................................172 Pivot tabele..............................................................................................173 Goal seek ................................................................................................174 Solver ......................................................................................................175 OLAP Cube i Excel kao BI klijenti ............................................................176 Predefinirana rje{enja (Templejti) ..........................................................177 Excel Add-Ins - Excel Add-Ons, Personal Productivity Tools......................179 ProForma firme Spreadware (www.spreadware.com) ............................179 Adarus Business Plan za Office firme Adarus (www.adarus.com) ..........180 Vulcan FinanceCalc firme VulcanSoft (www.vulcansoft.com)..................180 Vizuelni "What-If" alati ............................................................................181

MICROSOFT EXCEL

Uvod - Istorijat Excela i spred{it tehnologije 109

1. MICROSOFT EXCEL

2.1. Uvod - Istorijat Excela i spred{it tehnologije Prije pojave prvog spred{it programa1 (eng. Spreadsheet), krajem 70-ih i po~etkom 80-ih godina pro{log stolje}a, poslovne obrade su vr{ene na mainframe ili minicomputer ra~unarima na kojima su razvijani i instalirani odgovaraju}i programi. Ti programi su bili pisani u klasi~nim programskim jezicima - jezicima tre}e generacije (uglavnom COBOL), sa vrlo niskim nivoom participacije krajnjih korisnika. Promjene u zahtjevima korisnika, ~ak i one minorne, su iziskivale manje ili ve}e izmjene u samom programskom kodu. Takvi zahtjevi su postajali sve ~e{}i, imaju}i u vidu dinami~nost poslovanja i stalno rastu}e zahtjeve korisnika svih profila {to je, skoro po pravilu, stvaralo probleme na relaciji programeri - korisnici.

Slika 2-1: Prva verzija VisiCalca

1

Kao i kod ve}ine drugih informati~kih termina, i u slu~aju spred{it tehnologije ne postoji jedinstven i op{teprihva}eni prijevod na na{ jezik. Razli~iti termini se koriste, naprimjer: tabelarni prora~uni, tabelarne kalkulacije, spregnute tabele, matri~ni kalkulatori itd. Na{e je mi{ljenje da je svaki od ovih prevoda manjkav u smislu da ne iskazuje u potpunosti pravu su{tinu ove tehnologije. Stoga smatramo da je bolje koristiti jednostavno termin "spred{it", po istoj analogiji kako su se u na{em jeziku ve} udoma}ili termini kao {to su: kompjuter, hardver, softver i sl.

110 Uvod - Istorijat Excela i spred{it tehnologije

MICROSOFT EXCEL

Krajem 70-ih godina, Dan Bricklin2 i Bob Frankston su, najprije samostalno, a kasnije u okviru firme Software Arts razvili program VisiCalc (slika 2-1) koji se smatra prete~om spred{it programa. Bio je pisan u assembleru i instaliran na ra~unaru Apple II. Kasnije su nastali sli~ni programi za tada{nje operativne sisteme CP/M i DOS, dok je sljede}i zna~ajniji istorijski korak predstavljalo kreiranje programa Lotus 1-2-3 kojeg je razvila firma Lotus Development Corporation (Mich Kapor i Jonathan Sachs). Lotus je 1985. godine kupio firmu Software Arts, te je na taj na~in prestao dalji rad na VisiCalcu. Prva verzija Excela je razvijena u periodu 1984-85. na ra~unaru Apple Macintosh. Krajem 1987. godine je ura|ena DOS verzija ovog programa (Excel 2.0) za MS-DOS 3.0. Kada je Microsoft na tr`i{te operativnih sistema izbacio prvu verziju GUI-a (Graphical User Interface) operativnog sistema (Windows 3.0), krajem 1989. godine je Excel bio jedan od glavnih softverskih proizvoda za tu novu platformu OS-a. IBM je 1995. godine kupio Lotus i nastavio sa njegovim razvojem u okviru svojih Office/GroupWare paketa Lotus Notes i Domino. Excel je od 1985. godine, kada je objavljena verzija 1.0, do danas do`ivio zna~ajna pobolj{anja, uostalom kao i sve ostale Microsoft Office aplikacije.

Slika 2-2: Sadr`aj Officea 2003

2

Postoji ~ak i pri~a kako je Dan Bricklin na ideju o stvaranju jednog ovakvog softvera do{ao slu{aju}i predavanja iz Ra~unovodstva, odnosno posmatraju}i svog profesora kako neprestano bri{e stare i ispisuje nove brojeve nakon i najmanje rekalkulacije. Bricklin je bio MBA student na Harvard Business School.

MICROSOFT EXCEL

Uvod - Istorijat Excela i spred{it tehnologije 111

U svojim prvim verzijama, Office paket je sadr`avao ~etiri osnovne komponente: Word (obrada teksta), Excel (spred{it), Access (desktop sistem za upravljanje bazama podataka) i PowerPoint (prezentacijski softver), da bi, nakon uvo|enja Interneta, sredinom 90-ih godina, bili dodati komunikacijski softver i softver za upravljanje vremenom. Danas je Excel dio Microsoftovog Office paketa koji, u zavisnosti od verzije, sadr`i i do 14 razli~itih programa (slika 2-2), od Worda kao softvera za obradu teksta, do FrontPagea kao aplikacije za dizajn Weba i programa Visio koji spada u kategoriju alata CASE. Me|utim, treba re}i da Microsoft Office nije jedina opcija na podru~ju tzv. alata za pobolj{anje personalne produktivnosti u savremenim uredima (Personal Productivity Tools). Ovi integrirani setovi koji se jo{ nazivaju uredske ili office aplikacije se uglavnom koriste za podr{ku rada u savremenom uredskom poslovanju. Microsoft Office je danas najzna~ajniji i naj~e{}e kori{teni Office paket, dok se od ostalih u praksi mogu susresti sljede}i (slika 2-3)3. Lotus Smart Suite firme IBM sa osnovnim modulima: WordPro, Lotus 1-2-3, Approach, Freelance Graphics i Organizer. Corel Suite firme Corel sa komponentama: Word Perfect, Quattro Pro, Paradox i Corel Presentations. StarOffice firme Sun kao multiplatformski Office integrirani set koji se mo`e koristiti na vi{e platformi OS-a (Linux, Solaris ili Windows). Sadr`i sljede}e komponente: StarOffice Writer, StarOffice Calc, StarOffice Impress, StarOffice Draw i StarOffice Base.

www.ibm.com

www.corel.com Slika 2-3: Integrirani Office paketi

3

U okviru sadr`aja ovih uredskih paketa, spred{it aplikacije su boldirane.

www.sun.com

112 Uvod - Istorijat Excela i spred{it tehnologije

MICROSOFT EXCEL

Spred{it je softver koji se smatra jednim od revolucionarnih dostignu}a u razvoju informacijske tehnologije. Revolucionarnost se ogleda prije svega u tome {to ova vrsta programa omogu}ava krajnjim korisnicima rje{avanje odre|enih problema obrade podataka na ra~unaru i bez poznavanja programiranja i programskog jezika. Sastoji se od velike elektronske tabele koja, u zavisnosti od verzije, ima odre|eni broj redova i kolona i ~iji samo jedan mali dio korisnik vidi na ekranu. Korisnici mogu unositi numeri~ke ili tekstualne podatke u polja, kao i definirati razne formule i funkcije. Svako polje koje se nalazi u presjeku jednog reda i jedne kolone, naziva se jo{ i }elija (eng. cell). Najzna~ajnija pogodnost koju pru`aju spred{it programi su "what-if" analize (analize tipa "{ta-ako"). Ove analize su vrlo bitne u raznim podru~jima gdje se donose upravlja~ke odluke, npr. u finansijama, prodaji, marketingu, planiranju itd., zato {to omogu}avaju automatsko i trenutno prera~unavanje (rekalkulaciju) desetina, stotina, pa ~ak i hiljada pokazatelja u zavisnosti od promjene jednog ili vi{e parametara. Naj~e{}e kori{teni spred{it programi su: Excel, Lotus 1-23 i QuatroPro. Ove aplikacije imaju vrlo sli~an interfejs, kao {to se mo`e uo~iti na slici 2-4.

Excel

Lotus 1-2-3

Corel Quatro Pro Slika 2-4: Spred{it programi

MICROSOFT EXCEL

Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji 113

2.2. Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji Ono {to korisnik vidi kad pokrene Excel je aplikacijsko okru`enje GUI (Graphical User Interface) koje je vrlo sli~no drugim programima iz Office paketa (npr. Word), sa glavnim elementima kao {to su: Menu Bar, Toolbar, Document itd. Aplikacija je, kao i ostale aplikacije bazirane na Windowsu, razvijena u MDI tehnologiji (Multiple Document Interface). Me|utim, za razliku od Worda, gdje Document (jedan ili vi{e) predstavlja "papir uvu~en u pisa}u ma{inu", kod Excela je taj Document ustvari jedna ogromna elektronska tabela koja je bazirana na logici knjige (sveske ili radne sveske, engl. Book ili Workbook) i koja mo`e imati vi{e stranica ili radnih listova (Sheet ili Worksheet). Da bismo pokrenuli Excel, moramo selektirati ovaj program sa liste Programs (All Programs) koja se dobije nakon klika na dugme Start (slika 2-5a). Drugi na~in pokretanja ove aplikacije je da mi{em dva puta kliknemo na ikonu (shortcut) koju smo prethodno kreirali i

Slika 2-5a: Pokretanje Excela - Meni Start

114 Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji

MICROSOFT EXCEL

imamo je negdje na desktopu, a koja se odnosi na Excel. Tre}i na~in pokretanja Excela je dvostruki klik na bilo koju prethodno kreiranu Excel datoteku (slika 2-5b). Rezultat te aktivnosti je najprije pokretanje Excela, a potom otvaranje odnosne datoteke.

Slika 2-5b: Pokretanje Excela - Shortcut pristup

Nakon pokretanja programa, na ekranu dobijamo sliku 2-6. Na ovoj slici se u centralnom dijelu mo`e uo~iti elektronska tabela (njen gornji lijevi dio) pod nazivom Book1 koju Excel otvara po defaultu (automatski po pokretanju aplikacije). Korisnik mo`e istovremeno raditi sa

Slika 2-6: Excel - glavni ekran

MICROSOFT EXCEL

Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji 115

vi{e otvorenih knjiga (sveski), pri ~emu svaka sveska mo`e imati vi{e radnih listova - radnih stranica (Sheet1, Sheet2, Sheet3...), a maksimalno 16. Svakoj radnoj stranici odgovara jedna velika elektronska tabela sa poljima (}elijama) koja mogu da sadr`e brojeve, tekst, formule itd. Ukupan broj redova i kolona zavisi od verzije Excela (najnovija verzija Office Excel 2003 sadr`i 65536 redova i 256 kolona). Redovi su ozna~eni brojevima (od 1 do 65536), dok su kolone ozna~ene slovima (A, B, C… IV). Broj redova i kolona koje korisnik vidi zavisi i od veli~ine ekrana (npr. na prethodnoj slici je to 30 redova i 11 kolona, na 17" monitoru taj broj ide i do 46 redova i 19 kolona). Korisnik mo`e po potrebi koristiti sve }elije tabele, a ne samo one u gornjem lijevom uglu. Za ilustraciju, slika 2-7 prikazuje }eliju koja se nalazi u krajnjem donjem desnom uglu (presjek reda 65536 i kolone IV).

Slika 2-7: Posljednja }elija u Excel tabeli (donji desni ugao tabele)

Osnovni elementi Excel ekrana su: Naslovna traka (Title Bar) Traka menija (Menu Bar) Traka alata (Toolbar) Traka za formule (Formula Bar) Status Bar Prva traka na Excelovom prozoru zove se naslovna traka jer nam pokazuje ime programa koji je aktivan u prozoru (Microsoft Excel), kao i ikonu koja simbolizira taj program (lijevi dio

116 Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji

MICROSOFT EXCEL

trake). Grafi~ki simboli na desnom dijelu trake naslova se odnose na odre|ivanje veli~ine ekrana aplikacije (Minimize - krajnje smanjivanje, Maximize - maksimalno pove}anje / Restore vra}anje na prethodnu veli~inu, Close - zatvaranje aplikacije).

Slika 2-8: Naslovna traka

Druga traka je traka menija (slika 2-9) i sadr`i Excelov "padaju}i" meni koji slu`i za odabir raznih naredbi (opcija) koje se odnose na razli~ite operacije za kreiranje dokumenata u Excelu.

Slika 2-9: Traka menija

Tre}a traka na Excelovom ekranu je traka standardnih alata (Toolbar; slika 2-10). Svaki alat na toj traci je predstavljen odgovaraju}om slikom (ikonom) i izvr{ava odre|enu funkciju kada se na tu sliku klikne mi{em. Korisnik mo`e da dodaje i uklanja pojedine alate koriste}i opciju Customize (View>Toolbars>Customize). Excel ima tzv. defaultni skup standardnih alata (Standard Toolbar) koji sadr`i osnovne alate za rad sa radnim listovima (otvaranje, zatvaranje, editiranje radnih listova, printanje, slanje e-mailom itd.).

Slika 2-10: Traka alata

Naredbe koje su sadr`ane na traci menija i traci standardnih alata su grupirane prema vrsti operacija. Naprimjer, opcija File sadr`i sve naredbe za rad sa fajlovima (New, Open, Close,

MICROSOFT EXCEL

Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji 117

Save, Save As, Print itd.). Ove naredbe se pojavljuju na tzv. padaju}em meniju nakon {to korisnik klikne mi{em na opciju File. Nakon toga, korisnik pomjeri pointer (strelicu; pokaziva~) mi{a na naredbu koju `eli izvesti i klikne lijevom tipkom mi{a. Odabir odgovaraju}e operacije je mogu} i bez mi{a, samo sa tastaturom, tako da se koristi kombinacija tipke ALT i neke druge tipke (tipki). Naprimjer, ALT-F-O je kombinacija za otvaranje postoje}eg fajla, ALT-F-P slu`i za printanje fajla itd. U okviru trake standardnih alata, naredbe Excela su prikazane odgovaraju}im sli~icama, tj. ikonama koje izgledom podsje}aju na aktivnost koju lijevi klik mi{a na tu ikonu obavlja. Program inicijalno postavlja standardne trake alata, ali u Excelu postoji trinaest traka alata koje se po potrebi mogu postavljati i uklanjati iz prozora aplikacije (neke od njih su predstavljene na slici 2-11). Program automatski postavlja pojedine trake alata na ekran onog trenutka kada po~nemo raditi sa onim dijelom programa koji je podr`an tim alatima. Naprimjer, traka alata za grafikone se automatski prikazuje nakon po~etka rada s grafikonima. Trake alata koje nisu vi{e potrebne za daljnji rad mo`emo ukloniti sa ekrana.

Slika 2-11: Alati

118 Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji

MICROSOFT EXCEL

Ispod trake standardnih alata se nalazi traka alata za formatiranje (slika 2-12), nazvana po tome {to se ovi alati uglavnom upotrebljavaju za formatiranje }elija radne sveske i sadr`aja tih }elija. I ovdje postoji defaultni ili inicijalni set alata za formatiranje koji se pojavljuje po pokretanju aplikacije, ali koji korisnik mo`e mijenjati.

Slika 2-12: Alati za formatiranje

Traka formula (slika 2-13) prikazuje aktivnu }eliju i njen sadr`aj. Nalazi se na vrhu radnog podru~ja i mo`e biti u aktivnom ili neaktivnom modu (stanju). Neaktivna je kad prikazuje samo adresu i sadr`aj aktivne }elije, dok se kod aktivne vide jo{ tri simbola, a to su: Cancel (poni{tavanje unosa), Enter (potvrda unosa) i Function Wizard (pomo}nik za unos funkcija).

Slika 2-13: Traka formula

Unos podataka u odre|enu }eliju se vr{i njenom aktivacijom tako {to se na nju klikne lijevom tipkom mi{a. Aktivna }elija ozna~ena je na radnom listu debljim rubom, dok se referenca aktivne }elije prikazuje u Name Boxu na lijevom kraju trake formula. Kada aktiviramo traku formule, ili utipkamo znak "=" u bilo kojoj }eliji tabele, Excel automatski aktivira (uklju~i) grafi~ke simbole za Cancel, Enter i Function Wizard (fx) (slika 2-14).

Slika 2-14: Traka formula - aktiviranje nakon uno{enja simbola "="

Iza ovih simbola slijede znak "=" i slova (brojevi) koja se unose sa tastature. Nakon ukucavanja `eljenog teksta, pritisnemo tipku ENTER ili selektiramo neko novo polje u kojem `elimo raditi novi unos.

MICROSOFT EXCEL

Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji 119

Pokretanjem Excela se otvara nova radna knjiga (Book1) i smje{ta odmah ispod trake formula. Book1 je naziv koji Excel dodjeljuje toj novootvorenoj radnoj knjizi, s tim da se taj defaultni naziv mo`e pri prvom pohranjivanju fajla promijeniti. U dnu prozora se nalaze tabulatori za aktiviranje razli~itih listova u radnoj svesci (do {esnaest listova), horizontalna klizna traka ili Scroll Bar (traka za pomjeranje horizontalno ili lijevo-desno po radnom listu; slika 2-15).

Slika 2-15: Klizna traka

Traka na samom dnu prozora zove se traka stanja (Status Line; slika 2-16), jer pokazuje informacije o trenutnom stanju Excela.

Slika 2-16: Statusna linija

Na slici 2-17 je prikazan glavni interfejs Excela sa osnovnim komponentama: Book (Workbook; Radna sveska) i Sheet (Worksheet; List - Radni list) Radna sveska ili radna knjiga u Excelu je zapravo datoteka u kojoj se pohranjuju odre|eni podaci na kojima se definiraju i izvode odre|ene ra~unske operacije. Me|utim, kako svaka sveska mo`e sadr`avati vi{e listova, tako se i razli~ite vrste povezanih informacija mogu urediti u jednoj datoteci. Listovi (Sheet1, Sheet2, Sheet3…) se koriste za upisivanje podataka, teksta, formula i funkcija, odnosno, slu`e za razli~ite oblike izra~unavanja i analiza podataka. Na nekoliko radnih listova u okviru jedne ili vi{e radnih knjiga se mogu istodobno unositi podaci, izvoditi operacije nad tim podacima, kao i uspostavljati veze (linkovi) izme|u podataka koji se nalaze u razli~itim listovima (sveskama). Sli~no se mo`e raditi i sa ostalim formama podataka (tabele, grafikoni i sl.), koje se mogu smje{tati u iste ili razli~ite listove (knjige). Jedna od najzna~ajnijih mogu}nosti Excela je definiranje dinami~kih linkova (veza) izme|u razli~itih veli~ina (polja) unutar jednog ili izme|u razli~itih radnih dokumenata i / ili radnih knjiga. Pri tome, izmjena vrijednosti jedne

120 Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji

Traka formula Traka za formatiranje Traka menija (Formula Bar) (Formatting Bar) (Menu Bar)

Odabir funkcije (Insert Function)

Traka sa alatima (Tools Bar)

MICROSOFT EXCEL

Pomo} (Help)

Kolona (Column):I

Red (Row) :5

Polje-}elija (Cell):C24 Pokretne trake: horiz-vertik. (Scroll Bars)

Radni listovi (Sheet1, 2, 3 ...16)

Traka za crtanje (Drawing)

Prethodno kori{teni fajlovi i pomo} u kreiranju novog fajla

Statusna linija (Status Bar)

Slika 2-17: Excel - osnovne komponente

nezavisne veli~ine (polja) mo`e da rezultira automatskim izmjenama vrijednosti svih veli~ina koje na bilo koji na~in zavise od te veli~ine. Nazivi radnih listova se nalaze u donjem lijevom uglu (slika 2-17). Kao {to se mo`e uo~iti, radni listovi su u grafi~kom smislu predstavljeni kao klasi~ni listovi (odjeljci) u kartoteci, ~ime se `eli uspostaviti logika sa tradicionalnim na~inom pohranjivanja podataka na papirnim medijima. Excel ovim listovima dodjeljuje generi~ke nazive (Sheet1, Sheet2, Sheet3 itd.), s tim da se broj i naziv listova mo`e mijenjati. Naprimjer, ako `elimo promijeniti naziv radnog lista Sheet1, pozicioniramo pointer mi{a na naziv Sheet1 u dnu radne sveske, pritisnemo desnu tipku mi{a i na padaju}em meniju odaberemo opciju Rename (slika 2-18). Nakon toga, u polju naziva lista upi{emo `eljeni naziv.

MICROSOFT EXCEL

Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji 121

Slika 2-18: Opcija Rename za promjenu naziva radnog lista

Elementi menija Excela Sadr`aji menija File, Edit i View kod Excela su skoro identi~ni kao i kod Worda, pa se njima ovdje ne}emo detaljnije baviti. Navest }emo samo one detalje koji su specifi~ni za ovu aplikaciju. Meni File Meni File (slika 2-19) sadr`i opcije za upravljanje fajlovima koje kreira (koristi) Excel. Sli~no kao i kod Worda, i ovdje su na vrhu liste opcije New, Open i Close koje se koriste za

Slika 2-19: Meni File

122 Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji

MICROSOFT EXCEL

kreiranje nove datoteke (New), otvaranje postoje}e (Open) i zatvaranje ve} otvorene datoteke (Close). Opcije Save, Save As i Save As Web Page su iste kao i kod Worda, dok Save Workspace pohranjuje informacije o nekoj otvorenoj radnoj svesci (veli~ina ekrana, podru~ja za printanje, prikaz pode{avanja i sl.), ali ne pohranjuje samu radnu svesku. Opcija Permissions u meniju File se odnosi na kori{tenje modula Information Rights Management (IRM) koji je Microsoft implementirao u okviru Office 2003 paketa, a ti~e se odre|enih nivoa za{tite dokumenata u smislu neovla{tenog editovanja, proslje|ivanja (forwardovanja) i kopiranja fajlova. Postoji poseban IRM klijent program koji je potrebno instalirati da bi se koristila ova opcija. Selektiranjem opcije File Search (slika 2-20), u desnom dijelu ekrana se dobija prozor preko kojeg mo`emo potra`iti neku datoteku. Slika 2-20: Opcija File Search

Opcija Send To, sli~no kao i kod Worda, daje mogu}nost direktnog slanja dokumenta putem emaila, odnosno faxa.

MICROSOFT EXCEL

Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji 123

[tampanje sadr`aja Excela Na po~etku smo rekli da Excel, sli~no kao i Word, radi sa jednim ili vi{e dokumenata ~iji sadr`aj je, po potrebi, mogu}e dobiti i na papirnom mediju. Ako pogledamo na meni File, uo~it }emo opcije Print (slika 2-21), Print Preview i Page Setup.

Slika 2-21: Opcija Print

Na ovom ekranu mo`emo uo~iti jedan novi sadr`aj u odnosu na meni Print kod Worda, a to je modificirana opcija Print what u donjem lijevom uglu ekrana. Ovdje postoji mogu}nost odabira printanja ~itave radne sveske (Entire Workbook), aktivnog radnog lista (jednog ili vi{e njih) ili selektiranog dijela (Selection). Excel ima dodatnu funkciju Print Area koja se koristi za odre|ivanje podru~ja iz tabele kojeg `elimo printati. Selektiranje odre|enog podru~ja (Area) u okviru Excel tabele vr{imo tako {to mi{em kliknemo (lijevi klik) na gornji lijevi ugao tog podru~ja i prevu~emo ka donjem desnom dijelu tog podru~ja dok ne osvijetlimo sva polja koja `elimo printati. Potom odaberemo opciju Print Area>Set Print Area sa menija File. Nakon te radnje, uo~it }emo da je Excel "uokvirio" podru~je koje smo selektirali, {to zna~i da smo odabrali samo taj dio tabele za printanje. To mo`emo provjeriti odabirom opcije Print Preview, tako|er sa menija File, nakon ~ega dobijamo ekran koji prikazuje kako }e na{a tabela, odnosno podru~je koje smo odabrali, izgledati na papiru (slika 2-22). Ostali elementi opcije Print (pode{avanje formata papira, margina, zaglavlja i podno`ja, kvaliteta {tampe i sl.) su isti ili vrlo sli~ni opcijama u Wordu, te se njima ovdje ne}emo baviti.

124 Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji

MICROSOFT EXCEL

Slika 2-22: Print Preview

Pored ovih standardnih opcija, Excel sadr`i i neke dodatne elemente za printanje koji su bitni sa aspekta sadr`aja tabela. Tako, npr. u okviru ekrana Page Setup (slika 2-23) postoji opcija Sheet koja korisniku daje mogu}nost da definira neka dodatna svojstva u vezi printane verzije dokumenta ili njegovog dijela (npr. ako odaberemo opciju Gridlines, tabela }e biti isprintana sa izra`enim, tj. uokvirenim redovima i kolonama).

Slika 2-23: Page Setup

Meni Edit Excelov meni Edit je predstavljen na slici 2-24.

MICROSOFT EXCEL

Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji 125

Slika 2-24: Meni Edit

Za premje{tanje podataka unutar i izme|u radnih tabela (kompletno prebacivanje ili kopiranje sadr`aja) Excel koristi kombinaciju standardnih alatki Copy i Paste, odnosno Cut i Paste. Potrebno je jednostavno odabrati jednu ili vi{e }elija koje `elimo prebaciti na neku drugu lokaciju ili kopirati njihov sadr`aj. Nakon {to smo selektirali polje koje `elimo kopirati ili prebaciti na neko drugo polje, kliknemo na dugme Copy (Cut) i oko tog polja pojavit }e se crtice koje se pokre}u. Naredni korak je da kliknemo na po~etak }elije u koju `elimo da kopiramo (prebacimo) podatak. Potom pritisnemo tipku Enter ili kliknemo na desnu tipku mi{a i odaberemo opciju Paste sa menija, ~ime }e se podatak kopirati (prebaciti) sa prethodne lokacije. Drugi na~in koji se mo`e koristiti za premje{tanje sadr`aja je metod Drag-and-Drop. Mi{em selektiramo polje u kojem se nalazi podatak koju `elimo kopirati (prebaciti) u neko drugo polje. Pointer mi{a pomjerimo ka jednoj od ivica polja dok ne promijeni oblik u bijelu strelicu pra}enu malim kri`i}em u pozadini. Zatim kliknemo na lijevu tipku mi{a i, dr`e}i tipku pritisnutu, prevu~emo polje do `eljene lokacije (operacija Drag), a potom otpustimo lijevu tipku mi{a (Drop). Podatak je sa prethodne lokacije preba~en na novu. Ukoliko `elimo kopirati `eljeni podatak, to }emo uraditi na isti na~in, samo moramo prije operacije pritisnuti tipku Ctrl na tastaturi i dr`ati je sve vrijeme tokom operacije Drag-and-Drop. Ako se u nekoj }eliji nalaze podaci koji nam vi{e nisu potrebni, mo`emo ih vrlo jednostavno obrisati tako da odaberemo tu }eliju i pritisnemo tipku Delete na tastaturi.

126 Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji

MICROSOFT EXCEL

Najzna~ajnije razlike kod menija Edit su sadr`ane u opcijama Paste Special i Fill. Opcija Paste Special (slika 2-25) se koristi u slu~ajevima kada se `eli kopirati ne samo odre|ena numeri~ka vrijednost, ve} i kompletan sadr`aj koji uklju~uje i formule. Klikom na opciju Paste Special dobija se sljede}i ekran (slika 2-25):

Slika 2-25 Paste Special

Opcije Paste Special su naro~ito zna~ajne kod povezivanja odre|enih polja izme|u pojedinih radnih listova, odnosno radnih sveski. Pri tome, korisniku na raspolaganju stoje razli~ite opcije kopiranja: formula, vrijednosti, formata itd., dok opcija Paste Link omogu}ava tzv. dinami~ko povezivanje polja u smislu da svaka izmjena u polju koje se kopira, odnosno bilo kojem polju ~ija vrijednost je na bilo koji na~in sadr`ana u vrijednosti tog polja, rezultira izmjenom sadr`aja polja u nekom drugom listu ili radnoj svesci na koje je postavljen taj link. U primjeru 1 na kraju poglavlja je ilustrirana ova opcija Excela. Rad sa opcijom Fill (Popuna) U sastavu menija Edit, Excel sadr`i i opciju Fill koja spada u jednu od zna~ajnijih funkcija sa aspekta efikasnosti unosa podataka. Naprimjer, ako u neko polje unesemo po~etni mjesec, dan, ili neki broj, Excel mo`e popuniti ostatak reda (kolone) automatski. Slika 2-26 daje pregled opcija. Opcije Find and Replace i Go To (slika 2-27) se koriste za tra`enje odre|enih sadr`aja unutar tabele (Find), zamjenu sadr`aja (Replace), odnosno pomjeranje kursora na odre|enu lokaciju (Go To).

MICROSOFT EXCEL

Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji 127

Slika 2-26: Opcija Fill

Opcija Find and Replace se koristi preko sljede}eg dijalo{kog ekrana:

Slika 2-27: Find-Replace

Na ekranu su date opcije koje stoje na raspolaganju za tra`enje odre|enih elemenata unutar radnog lista, odnosno kompletne radne sveske. Meni View Meni View (slika 2-28) sadr`i razne opcije koje se odnose na prikaz radnog lista, formula bara, statusnog bara, zaglavlja i podno`ja, komentara, opcije full-screena, te raznih veli~ina (procenata) zumiranja. Ovaj padaju}i meni tako|er sadr`i opciju Toolbars preko koje se mogu uklju~ivati / isklju~ivati razne trake sa alatima. Ova opcija je predstavljena na slici 2-29.

128 Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji

Slika 2-28: Meni View

Slika 2-29: Izbor traka alata

MICROSOFT EXCEL

MICROSOFT EXCEL

Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji 129

Meni Insert Meni Insert (slika 2-30) sadr`i listu elemenata koji se mogu insertovati (ubaciti; umetnuti) na odre|enoj lokaciji u Excel tabeli. Ti elementi su: polja (Cells), red (Row), kolona (Column), radna sveska (Worksheet), grafikon (Chart), simbol (Symbol), prekid stranice (Page Break), funkcija (Function), ime (Name), komentar (Comment), slika (Picture), dijagram (Diagram), razli~iti tipovi objekata (Object) i Web-hiperlink (Hyperlink).

Slika 2-30: Meni Insert

Strukturu podataka u Excel tabeli mo`emo mijenjati umetanjem novih i brisanjem postoje}ih sadr`aja koji se nalaze u poljima (}elijama), odnosno redovima i kolonama. Nakon umetanja novih ili brisanja postoje}ih polja (kolona, redova), Excel automatski pomi~e susjedne }elije (redove, kolone) lijevo-desno ili gore-dole. Me|utim, treba napomenuti da je brisanje sadr`aja jedne ili vi{e }elija postupak kojim se bri{e sadr`aj, ali prazna }elija ostaje, kao i odnosni red i kolona. Umetanje (insertovanje) i brisanje sadr`aja su operacije koje su izvodive i bez gore predstavljenog menija. Selektiranjem odre|enog polja ili vi{e njih unutar radne tabele i klikom na desnu tipku mi{a dobije se lista opcija predstavljena na slici 2-31:

130 Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji

MICROSOFT EXCEL

Slika 2-31: Opcije desnog klika mi{a

Izborom opcija Insert i Delete, korisnik dobija novi ekran (slika 2-32) putem kojeg ga Excel pita {ta da radi, tj. u kojem pravcu }e da pomakne postoje}e redove ili kolone nakon ubacivanja novih redova (kolona) ili brisanja postoje}ih.

Slika 2-32: Opcije Insert i Delete

Meni Format Excel omogu}ava izbor standardnih opcija za formatiranje teksta i numeri~kih vrijednosti na sli~an na~in kao i u Wordu. Tip slova, stil, veli~ina, boldiranje teksta, opcija italic, podvla~enje teksta, liste sa brojevima i/ili bulletima, centriranje teksta, lijevo i desno poravnanje, opcije

MICROSOFT EXCEL

Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji 131

indenta, boja teksta, boja }elije (reda i / ili kolone) itd. se ne}e obrazlagati obzirom da su one detaljnije obra|ene u poglavlju o Wordu, odnosno, imaju}i u vidu ~injenicu da ve}ina korisnika Excel u~i nakon prethodno savladanog Worda. Formatiranje sadr`aja specifi~nih za Excel obavlja se izborom opcija na meniju Format (slika 2-33).

Slika 2-33: Meni Format

Razni oblici formata koji se odnose na polja (}elije) nalaze se na ekranu koji se dobije odabirom opcije Cells sa prethodne slike. U okviru ekrana Format Cells (slika 2-34) postoji ~itav niz opcija za formatiranje }elija u smislu poravnanja, fontova, bordera (granica }elije), za{tite sadr`aja }elije i sl. Tako|er, date su i razli~ite opcije formatiranja za numeri~ke vrijednosti }elija kao {to su: broj decimalnih mjesta, oznaka valute, format za datum i vrijeme itd. Posebni, padaju}i meniji su raspolo`ivi i za formatiranje reda (Row), kolona (Column) i ~itavog radnog lista (Sheet).

132 Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji

MICROSOFT EXCEL

Slika 2-34: Opcije formatiranja polja

Posebna vrsta formata, tzv. uslovno formatiranje (Conditional Formatting), je tako|er raspolo`ivo na meniju Format (slika 2-35).

Slika 2-35: Uslovno formatiranje

Ova opcija je naro~ito pogodna kod tabela u kojima se `ele ista}i odre|ene broj~ane vrijednosti. Naprimjer, u narednoj tabeli su prezentirani izdaci za telefon u ~etiri odjela neke firme. Pomo}u uslovnog formatiranja mo`e se definirati da se posebno istaknu polja sa

MICROSOFT EXCEL

Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji 133

odre|enom vrijedno{}u. U konkretnom slu~aju su crvenom bojom istaknuta ona polja tabele (oni odjeli) koji su u odre|enom mjesecu imali izdatke ve}e od 1.000 KM (slika 2-36).

Slika 2-36: Uslovno formatiranje - primjer 1

Ova tabela je rezultat primjene uslovnog formata definiranog na slici 2-37:

Slika 2-37: Uslovno formatiranje - primjer 2

Posebna kategorija formatiranja }elija je Autoformat (slika 2-38), opcija koja se tako|er nalazi na meniju Format. Ova opcija daje izbor tzv. templejta (obrazaca) za efikasnije ure|enje tabela.

134 Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji

MICROSOFT EXCEL

Slika 2-38: Autoformat

Meni Tools Padaju}i meni pod nazivom Tools sadr`i skup dodatnih funkcija, tj. alata koji stoje na raspolaganju za napredno kori{tenje Excela (slika 2-39). Tu spadaju sljede}e opcije: spelovanje teksta (Spelling), dijeljenje dokumenata (Sharing), forme za{tite (Protection), online kolaboracija (Online Collaboration), rad sa makroima itd.

Slika 2-39: Meni Tools

MICROSOFT EXCEL

Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji 135

Pored navedenih opcija, meni Tools sadr`i i neke tehnike za analizu podataka iz podru~ja operacionih istra`ivanja kao {to su Goal Seek, Scenarios ili Solver. Korisniku stoje na raspolaganju i dodatne tehnike za naprednu analizu podataka koje po pravilu ne dolaze po defaultnoj instalaciji Excela, ve} ih je neophodno instalirati (aktivirati) po potrebi. Ove tehnike, tj. alati, se instaliraju odabirom opcije Add-Ins na meniju Tools (slika 2-40).

Slika 2-40: Excel Add-Ins

Meni Tools sadr`i tako|er i stavke Customize (slika 2-41) i Options (slika 2-42), preko kojih se mogu vr{iti izmjene raznih oblika pode{avanja pri kori{tenju Excela.

Slika 2-41: Opcija Customize

136 Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji

MICROSOFT EXCEL

Slika 2-42: Tools > Options

Meni Data Meni Data (slika 2-43) sadr`i opcije za kori{tenje Excela kao sistema za upravljanje podacima. Podaci se organiziraju u okviru tzv. listi sa obilje`jima koja se koriste kod baza podataka (slogovi, atributi, karakteri, polja itd.) na kojima se primjenjuju odre|ene operacije karakteristi~ne za baze podataka. To su operacije sortiranja slogova, tra`enja i pretra`ivanja, filtriranja, validacije, reportinga i sl.

Slika 2-43: Meni Data

MICROSOFT EXCEL

Pokretanje Excela, osnovni elementi, ekrani i meniji 137

Meni Window (slika 2-44) sadr`i, pored ostalih, opciju Freeze Panes pomo}u koje se "zamrzavaju" redovi, odnosno kolone unutar radnog lista koje korisnik `eli obavezno imati na ekranu.

Slika 2-44: Meni Window

Meni Help (slika 2-45) sadr`i razne oblike pomo}i korisniku, bilo da se radi o lokalnom help fajlu koji se nalazi instaliran unutar Excela, ili online helpu sa Microsoftove Web stranice. Ovaj meni sadr`i i opcije Check for Updates, Activate Product, Detect and Repair i sl., a koje se odnose na aspekte aktiviranja programa nakon instalacije, instaliranja novih opcija, tj. verzija koje Microsoft postavlja na Web stranicu itd.

Slika 2-45: Help meni

138 Analiza podataka pomo}u Excela

MICROSOFT EXCEL

2.3. Analiza podataka pomo}u Excela Nakon {to smo prikazali osnovne ekrane i menije Excela ~ije je poznavanje neophodno za rad sa tom aplikacijom, sada mo`emo demonstrirati kori{tenje Excela u obradi podataka. Obzirom na to da su formule osnova bilo koje ra~unske operacije, neophodno je najprije upoznati se sa njihovim formatima i unosom, kao i upotrebom u kalkulacijama. Rad sa formulama Formule su skupovi instrukcija ~iji je osnovni zadatak izvo|enje operacija na podacima u tabeli. Svaka formula po~inje znakom jednakosti nakon kojeg slijedi oznaka elementa ili neka predefinirana funkcija. Naprimjer: =A5+A6 Sabiranje dva broja u poljima A5 i A6 =A5*B5 Mno`enje dva broja u poljima A5 i B5 =SUM(D3:D15) Funkcija za sumiranje numeri~kih vrijednosti u opsegu D3 do D15 =MAX(F5:F22) Funkcija za iznala`enje maksimalne vrijednosti brojeva u opsegu F5 do F22 =AVERAGE(C12:C122) Funkcija za iznala`enje prosje~ne vrijednosti brojeva u opsegu C12 do C122. Formula je, dakle, matemati~ki izraz koji, koriste}i adrese }elija, imena }elija, funkcije i operatore, izra~unava rezultat na osnovu argumenata (naj~e{}e su to numeri~ke vrijednosti) u }elijama radne sveske. Pored numeri~kih vrijednosti, formule sadr`e jedan ili vi{e operatora koji nazna~uju odre|ene operacije na podacima. Operatori specificiraju tip kalkulacije koja se izvodi nad podacima. Excel sadr`i ~etiri osnovna tipa operatora: aritmeti~ki operatori pore|enja tekstualni referencijalni operatori Aritmeti~ki operatori slu`e za izvo|enje osnovnih matemati~kih operacija na odre|enim vrijednostima. To su operacije sabiranja, oduzimanja, dijeljenja i mno`enja, zatim procentualne i eksponencijalne operacije (tabela 2-1).

MICROSOFT EXCEL

Aritmeti~ki operator + * / % ^

Analiza podataka pomo}u Excela 139

Zna~enje (primjer) Sabiranje (5+5) Oduzimanje (8-4); negacija (-1) Mno`enje (6*3) Dijeljenje (18/3) Procenat (10%) Eksponencijalni (3^2) Tabela 2-1: Aritmeti~ki operatori

Operatori pore|enja (tabela 2-2) ili komparacijski operatori omogu}avaju komparaciju vrijednosti. Ako je uslov zadovoljen, rezultat je TRUE (istina), a ako nije, onda je FALSE (nije istina). Operator pore|enja = > < >= <= <>

Zna~enje (primjer) Jednako (A1=B1) Ve}e od (A1>B1) Manje od (A1=B1) Manje ili jednako od (A1<=B1) Razli~ito (A1<>B1) Tabela 2-2: Operatori pore|enja

Tekstualni operatori omogu}avaju dodavanje (kombinovanje) teksta u cilju dobijanja novih konstrukcija. Tekst operator je znak &. Referencni operatori (tabela 2-3) definiraju opseg polja na kojima se izvode operacije. Referencni operator : ; space

Zna~enje (primjer) Operator opsega izme|u dvije reference (D3:D18) Operator koji kombinira dvije fizi~ki odvojene reference u jednu (npr. SUM(A2:A12;H2:H22)) Tzv. intersekcijski operator vra}a referencu koja je zajedni~ka za dvije reference (B7:D7 C6:C8) Tabela 2-3: Referencni operatori

140 Analiza podataka pomo}u Excela

MICROSOFT EXCEL

Formula izvodi operacije na operandima odre|enim redoslijedom. Formulu defini{e znak jednakosti (=) koji se uvijek nalazi na po~etku, a to je znak Excelu da sve ono {to slijedi nakon tog znaka tretira kao formulu. Iza njega slijede operatori koji odre|uju tip operacije i operandi na kojima se izvodi operacija. Redoslijed izvo|enja odre|enih operacija zavisi od samih operatora, a Excel ima definiran redoslijed primjene pojedinih operatora po prioritetu. Ako u formuli imamo vi{e operatora, Excel koristi prioritete za obradu po redoslijedu, kako je definirano tim prioritetima. Me|utim, ako koristimo dva operatora koji su istog nivoa prioriteta, Excel izvr{ava operacije po logici slijeva nadesno. Zagrade se mogu koristiti da se promijeni redosljed operiranja. Sintaksna pravila vrijede kao i u matematici. Konstante su one vrijednosti koje se ne dobijaju prora~unima ve} ih korisnik zadaje. Reference predstavljaju jedno polje ili skup polja u tabelama ~ije se vrijednosti koriste kao operandi u formulama. Mogu ozna~avati jedno polje ili kombinaciju polja uz pomo} gore navedenih referencnih operatora. Excel po defaultu koristi A1 referencni stil. To zna~i da se osnovna referenca sastoji iz oznake kolone i oznake reda u kojem se nalazi to polje. U osnovi imamo dvije vrste referenci: Relativne reference su zasnovane na pozicionoj relaciji u odnosu na polje u kojem se nalazi formula koja sadr`i tu referencu. Apsolutne reference. Formule se unose u polja kao i svaka druga numeri~ka ili tekstualna vrijednost. Uno{enje formula prikazat }emo na sljede}em primjeru. Na slici 2-46 je predstavljena datoteka "Primjer-formule", odnosno jedan njen dio. Prezentirani su podaci o prodaji nekog proizvoda po pojedinim kvartalima (Q1, Q2, Q3, Q4) i cijenama koje su ostvarene u odnosnom kvartalu. Da bismo izra~unali vrijednost prodaje (Prihod) po pojedinim kvartalima, koristit }emo formulu KOLI^INA x CIJENA. U polju C6 trebamo upisati formulu koja }e izra~unati prihod za prvi kvartal. Postupak je sljede}i: Kliknemo na polje C6 Utipkamo znak jednakosti (=) koji je neophodan za uno{enje svih formula Utipkamo C4*C5 Pritisnemo na tipku ENTER ili kliknemo na bilo koje drugo polje

MICROSOFT EXCEL

Analiza podataka pomo}u Excela 141

Slika 2-46: Primjer za izra~unavanje proizvoda

Uno{enje navedenih vrijednosti prikazuje se i u Formula baru. Nakon pritiska na tipku ENTER, u polju C6 se pojavljuje broj 5382, {to predstavlja rezultat mno`enja 234x23. Istu formulu, samo nad drugim vrijednostima (prodata koli~ina, cijena), koristit }emo za izra~unavanje prihoda u preostalim kvartalima. Da ne bismo ponovo utipkavali istu formulu, postoje}u }emo jednostavno kopirati u polja D6, E6 i F6. Excel ima tu dozu "inteligencije" da "shvati" da u kopiranim formulama treba koristiti koli~ine i cijene za taj kvartal. Zato }emo kopirati postoje}u formulu (prihod za Q1 iz polja C6) u preostala polja (prihodi za kvartale Q2, Q3 i Q4, a to su polja: D6, E6 i F6). Kopiranje mo`emo uraditi na sljede}i na~in: Lijevom tipkom mi{a kliknemo na polje C6, a potom pritisnemo desnu tipku i odaberemo opciju Copy. Potom kliknemo lijevom tipkom na polje D6, dr`imo je i selektiramo polja D6, E6 i F6. Otpustimo lijevu tipku, kliknemo na desnu i odaberemo opciju Paste. Excel }e kopirati formulu iz polja C6 i primijeniti je na konkretne vrijednosti koje se nalaze u kolonama D, E i F. Dobit }emo izra~unate vrijednosti prihoda za sva ~etiri kvartala. Ako u formuli imamo vi{e od jednog operatora, potrebno je da kreiramo slo`enu formulu. U slo`enoj formuli se prvo izvr{avaju operacije mno`enja i dijeljenja, a potom sabiranja i oduzimanja. Ako `elimo da se jedan dio slo`ene formule prvi izra~una u smislu prvenstva, trebamo taj dio staviti u zagradu. Excel }e sve {to se nalazi u zagradama izra~unati prije izvr{avanja ostalih operacija unutar formule. Tako }e, naprimjer, rezultat formule =A5+A10*B5 biti razli~it od rezultata formule =(A5+A10)*B5. Funkcije su predefinirane formule koje su kreirane da bi olak{ale izvr{avanje kompleksnih ra~unskih radnji. Tako, naprimjer, funkcija SUM izra~unava sumu (zbir) brojnih vrijednosti unutar zadatog opsega (reda ili kolone) koji je definiran u zagradi. Sli~no je obja{njenje funkcija MAX i MIN, koje imaju za cilj izra~unavanje maksimalne (minimalne) vrijednosti unutar jednog niza brojeva.

142 Analiza podataka pomo}u Excela

MICROSOFT EXCEL

Sa aspekta krajnjeg korisnika, kori{tenje ovih funkcija je vrlo jednostavno i ne zahtijeva nikakvo programersko znanje da bi se izra~unala suma nekog niza brojeva ili maksimalna (minimalna) vrijednost nekog niza brojeva. Funkcije, dakle, predstavljaju posebnu vrstu slo`enih formula koje izvode zadane operacije i kao rezultat daju odgovaraju}e vrijednosti. Neke funkcije su namijenjene za jednostavna izra~unavanja i u tom smislu one zamjenjuju niz repetitivnih operacija. Tako, naprimjer, funkcija SUM(M5:M15) izra~unava sumu (zbir) vrijednosti u definiranom podru~ju (M5:M15). Ona zamjenjuje ispisivanje formule za sabiranje koja bi se morala napisati u sljede}em formatu: "=M5+M6+M7+M8+M9+M10+M11+M12+M13+GM14+M15". Postoje, me|utim, mnogo slo`enije funkcije kao {to su statisti~ke i finansijske funkcije ili njihove kombinacije. Naprimjer: =IF(P10>4000;P10*25/100;P10*20/100) =IF(F9="I";(TODAY()-H9)*G9;0) =IF(MIN(D5:M5)=1;1;ROUND(AVERAGE(D5:M5);0)) Funkcije mogu kao argumente koristiti adrese raspona podataka (npr. F1:F18), imena raspona (npr. TRO[KOVI) ili samo broj~ane vrijednosti. Funkcije se mogu koristiti kao: Zasebne formule U kombinaciji s drugim funkcijama Kao dio slo`ene formule Kao dio makro naredbe Svaka funkcija sadr`i sljede}a tri elementa: Znak jednakosti (=) koji ozna~ava da slijedi funkcija (formula) Ime (naziv) funkcije (npr. SUM), sa ciljem da nazna~i koja vrsta operacije }e se izvr{iti Argumente funkcije (npr. opseg H5:H15), koji predstavljaju vrijednosti, odnosno adrese }elija na ~ije }e se vrijednosti funkcija aplicirati Excel sadr`i (podr`ava) preko 200 funkcija koje su klasificirane kao: Matemati~ke Finansijske Datum i vrijeme

MICROSOFT EXCEL

Analiza podataka pomo}u Excela 143

Statisti~ke Logi~ke Funkcije baze podataka Lookup & Reference Text Informacijske Matemati~ke i trigonometrijske funkcije (Math&Trig) - funkcije kao {to su: ABS (apsolutna vrijednost nekog broja), SIN (sinus), COS (cosinus), RAND (generiranje slu~ajnog broja), INT (integer ili cjelobrojna veli~ina), SQRT (kvadratni korijen broja), SUM (zbir numeri~kih vrijednosti), MIN (minimalni broj u okviru nekog opsega), MAX itd. Financijske funkcije (Financial) - funkcije iz podru~ja finansijske matematike koje se koriste u finansijskom menad`mentu. Neke od naj~e{}e kori{tenih finansijskih funkcija su: NPV (neto sada{nja vrijednost), FV (budu}a vrijednost), IRR (interna stopa rentabiliteta), PMT (otplate na kredite) itd. Funkcije datuma i vremena (Date & Time) - pru`aju mogu}nost kori{tenja veli~ina baziranih na vremenu u odre|enim kalkulacijama. Primjeri ovih funkcija su: DAY, NOW, DATE, TODAY. Statisti~ke funkcije (Statistical) - predstavljaju zna~ajnu pomo} u primjeni statisti~kih metoda i tehnika u obradi podataka. Excel podr`ava 70-ak najzna~ajnijih statisti~kih funkcija kao {to su: AVERAGE (prosje~na vrijednost), COUNT (broj pojavljivanja numeri~kih vrijednosti unutar nekog opsega), CORREL (koeficijent korelacije izme|u dva seta vrijednosti), STDEV (standardna devijacija), COVAR (kovarijansa), VAR (varijansa) itd. Logi~ke funkcije (Logical) - omogu}avaju kori{tenje logi~kih izraza i preduzimanja odre|enih operacija u odnosu na vrijednost odnosnog izraza (ta~no, neta~no). Naprimjer, jedna od naj~e{}e kori{tenih logi~kih funkcija IF ima sljede}i format: IF (tvrdnja, rezultat ako je tvrdnja istinita, rezultat ako je tvrdnja neistinita) gdje je tvrdnja logi~ki izraz koji testiramo (npr. IF A5>0), a preostala dva izraza su vrijednosti (formule, funkcije ili akcije) koje odgovaraju}e polje poprima u odnosu na to da li je prethodni logi~ki izraz ispunjen ili ne. Naprimjer, u polju A10 mo`emo upisati sljede}u funkciju: =IF(A8>0,A8+100, 0), koja zna~i sljede}e: ako je vrijednost polja A8 pozitivna (ve}a od nule), onda }e vrijednost polja A10 biti jednaka A8+100, a ako nije, tj. ako je manja ili jednaka nuli, onda }e vrijednost polja A10 biti 0.

144 Analiza podataka pomo}u Excela

MICROSOFT EXCEL

Funkcije za rad s bazama podataka (Database) - pru`aju mogu}nost efikasnog upravljanja podacima, odnosno kori{tenje Excela kao sistema za upravljanje bazama podataka. Ovo, naravno, ne zna~i da Excel mo`e zamijeniti jedan klasi~ni DBMS softver kao {to je, npr. Access, ali se mo`e koristiti za odre|ene aspekte upravljanja podacima. U tu svrhu se koriste funkcije kao {to su: DMAX, DMIN, DAVERAGE itd. i one nose nazive koji po~inju slovom D (otuda naziv D-funkcije - Dfunctions). Ve}ina ovih funkcija ima sljede}i format: FUNKCIJA (Baza_podataka, polje, kriterij) Naprimjer, funkcija DAVERAGE (baza_podataka, polje, kriterij) se mo`e koristiti za iznala`enje prosje~ne vrijednosti u nekoj bazi podataka prema zadatom kriteriju. Lookup & Reference funkcije (Funkcije za pretra`ivanje i referencne funkcije) - koriste se za pronala`enje odre|enih vrijednosti u radnim listovima. Naj~e{}e kori{tene su sljede}e funkcije: HLOOKUP, VLOOKUP, CHOOSE itd. Tekstualne ili funkcije koje se koriste u radu sa tekstom omogu}avaju rad sa tekstualnim nizovima koji se mogu nalaziti u formulama tako da je mogu}e prona}i odre|eni tekst, promijeniti veli~inu slova itd. Naprimjer, funkcija EXACT (text1, text2) upore|uje dva tekstualna niza i kao rezultat daje TRUE (istina) ako su oni identi~ni, a FALSE (pogre{no) ako to nije slu~aj. Informacijske funkcije ili funkcije koje daju informacije koriste se kada je potrebno odrediti tip podataka u poljima, naprimjer, da li neko polje sadr`i podatke ili je prazno. Sa aspekta korisni~kog interfejsa, kori{tenje funkcija u Excelu je vrlo jednostavno ali, treba napomenuti da je neophodno poznavati zna~enje tih funkcija (matemati~ke, statisti~ke, finansijske funkcije). Potrebno je znati, naprimjer, {ta predstavljaju i u koju svrhu se mogu koristiti statisti~ke funkcije trenda, regresije, kovarijanse, korelacije, ili finansijske funkcije neto sada{nje vrijednosti, budu}e vrijednosti, interne stope rentabiliteta i sl. Funkcije se insertuju (ume}u) odabirom opcije Function sa menija Insert (slika 2-47a), ili klikom na funkcijsku oznaku fx koja se nalazi na traci formula (slika 2-47b): Nakon te operacije, korisnik dobija dijalo{ki ekran u okviru kojeg mo`e odabrati funkciju koju `eli koristiti (slika 2-48):

MICROSOFT EXCEL

Analiza podataka pomo}u Excela 145

Slika 2-47a: Insertovanje funkcije sa menija Insert

Slika 2-47b: Insertovanje funkcije sa trake formula

Slika 2-48: Dijalo{ki ekran insertovanja funkcije

Excelov ekran Insert Function sa prethodne slike sadr`i pet osnovnih elemenata: 1. Polje Search for a function koje korisniku daje mogu}nost da, ukoliko ne zna, odnosno nije siguran koju funkciju koristiti, utipka kratak opis (brief description) onoga {ta `eli dobiti tom funkcijom. Naprimjer, korisnik `eli koristiti Trend kao statisti~ku

146 Analiza podataka pomo}u Excela

MICROSOFT EXCEL

funkciju, a nije siguran na koji na~in to uraditi. Dovoljno je da otipka trend u ovo polje i Excel }e sugerirati listu funkcija (slika 2-49):

Slika 2-49: Dijalo{ki ekran insertovanja funkcije - opcija Search

2. Polje "Or select a category:" u okviru kojeg se mo`e selektirati odgovaraju}a kategorija funkcija. 3. Polje "Select a function:" koje daje spisak funkcija koje pripadaju prethodno odabranoj kategoriji. Korisnik odabire funkciju koju namjerava koristiti. Nakon toga, Excel upisuje funkciju u polje koje je korisnik prethodno odabrao, i posebnim ekranom (slika 2-50) korisnika "pita" za argumente (opseg argumenata) za tu funkciju.

Slika 2-50: Argumenti funkcije

MICROSOFT EXCEL

Analiza podataka pomo}u Excela 147

4. Opis (obja{njenje) odabrane funkcije (slika 2-51) Ovo polje koje se nalazi ispod popisa funkcija sadr`i kratak opis (obja{njenje) selektirane funkcije.

Obja{njenje funkcije MAX

Slika 2-51: Dijalo{ki ekran insertovanja funkcije - zna~enje funkcije

5. Dodatna pomo} (Help on this function). Pored kratkog opisa funkcije, dodatni Help je mogu}e dobiti klikom na link "Help on this function". Excel evidentira listu funkcija koje su kori{tene u bli`oj pro{losti (Most Recently Used) i daje ih kao opciju u okviru ekrana Insert Function (slika 2-52):

Slika 2-52: Funkcije Most Recently Used

148 Analiza podataka pomo}u Excela

MICROSOFT EXCEL

U tabeli 2-4 su date naj~e{}e kori{tene funkcije u Excelu: Funkcija SUM AVERAGE AVERAGE MAX MIN COUNT

Format =SUM(A1:A10) =AVERAGE(F4:F19) =AVERAGE(F4:F19) =MAX(B4:B10) =MIN(B4:B10) =COUNT(G3:G18)

Opis Zbir (suma) vrijednosti niza brojeva Prosje~na vrijednost niza brojeva (u opsegu F4:F19) Prosje~na vrijednost niza brojeva (u opsegu F4:F19) Maksimalna vrijednost u nizu brojeva (numeri~kih vrijednosti) Minimalna vrijednost Ukupan broj numeri~kih vrijednosti u nizu

Tabela 2-4: Naj~e{}e kori{tene funkcije u Excelu

Funkcija SUM vr{i zbrajanje niza nekih vrijednosti. Format (sintaksa) ove funkcije je =SUM(opseg). Naprimjer, funkcija =SUM(A1:A10) }e izvr{iti zbrajanje numeri~kih vrijednosti unutar opsega A1:A10. Ako se polja koja ~ine taj opseg nalaze jedan pored drugog, ona se odvajaju dvota~kom (A1:A10). Me|utim, ako polja ~ije vrijednosti `elimo sabrati nisu jedno do drugog, onda se ona odvajaju zarezom (,). Naprimjer, opseg (F5:F9) sadr`i polja F5, F6, F7, F8, F9, dok format (B5:E5,F1) sadr`i polja: B5, C5, D5, E5, ali i F1. Procedura kori{tenja funkcije je sljede}a: 1. Kliknemo polje u kojem `elimo da imamo rezultat odre|ene sume. 2. Unesemo znak jednakosti (=). 3. Unesemo (utipkamo) ime funkcije koju }emo koristiti, a to je SUM (nije bitno da li koristimo velika ili mala slova). 4. Unesemo otvorenu zagradu. 5. Unesemo opseg vrijednosti ~iju sumu `elimo da izra~unamo. 6. Unesemo zatvorenu zagradu i pritisnemo Enter. U polju }e se prikazati izra~unata vrijednost sume. Umjesto klasi~nog kori{tenja funkcije SUM definiranog prethodno navedenim koracima, Excel omogu}ava njeno efikasnije kori{tenje. To je opcija AutoSum, koja se koristi tako {to se selektira ikona AutoSum sa Toolbar-a . ^im kliknemo na ikonu AutoSum, Excel }e poku{ati da definira opseg vrijednosti koji `elimo sumirati (slika 2-53), najprije iznad izabrane }elije za sumu, a ako tu nema numeri~kih vrijednosti, onda }e "sugerirati" vrijednosti koje se nalaze u poljima sa lijeve strane.

MICROSOFT EXCEL

Analiza podataka pomo}u Excela 149

Slika 2-53: Auto Sum funkcija

Na sli~an na~in se koriste i ostale funkcije, npr. MIN, MAX, AVERAGE itd. Kao primjer kori{tenja Excel finansijskih funkcija prikazat }emo interfejs koji slu`i za uno{enje podataka i izdavanje rezultata za finansijski pokazatelj Neto sada{nja vrijednost (Net Present Value - NPV). Dijalo{ki prozor za ovu funkciju je prikazan na slici 2-54.

Slika 2-54: Argumenti funkcije

Drugi primjer kori{tenja finansijskih funkcija odnosi se na izra~unavanje amortizacije za neko osnovno sredstvo (slika 2-55):

150 Analiza podataka pomo}u Excela

MICROSOFT EXCEL

Slika 2-55: Funkcija za izra~unavanje amortizacije osnovnog sredstva

U navedenom primjeru, u polje "Search for a function" ukucali smo "depreciation" (engleski termin za amortizaciju) i dobili pet funkcija koje odra`avaju razli~ite metode izra~unavanja amortizacije. Svaka od ovih funkcija ima definiran format unosa argumenata. Grafi~ko prikazivanje podataka (kreiranje dijagrama) Kreiranje grafi~kih prikaza podataka preko razli~itih formi dijagrama je postupak koji je tako|er maksimalno pojednostavljen (end-user-oriented). Korisniku je na raspolaganju tzv. Excel Chart Wizard, pomo}u kojeg se mo`e vrlo lako kreirati novi dijagram. Prije samog kreiranja, neophodno je definirati funkciju dijagrama, kome je namijenjen i {ta treba da prika`e. Objasnit }emo to na sljede}em primjeru.

Slika 2-56: Primjer za dijagram

MICROSOFT EXCEL

Analiza podataka pomo}u Excela 151

1. Najprije odaberemo skup podataka koji `elimo da prika`emo pomo}u nekog dijagrama. U na{em slu~aju su to podaci iz datoteke "Primjer-graph" (slika 2-56). 2. Kliknemo na ikonu Chart Wizard koja se nalazi na traci alata.

Slika 2-57a: Chart Wizard - korak 1

Slika 2-57b: Chart Wizard - korak 1

152 Analiza podataka pomo}u Excela

MICROSOFT EXCEL

3. Dobijemo ekran Chart Wizard - Step 1 of 4 (slika 2-57a) pomo}u kojeg odaberemo tip dijagrama. Na lijevoj strani su dati tipovi, tj. vrste dijagrama, dok su sa desne strane prikazane podvrste izabranog dijagrama.

Slika 2-58: Chart Wizard - odre|ivanje serije podataka - 1

Slika 2-59: Chart Wizard - odre|ivanje serije podataka - 2

MICROSOFT EXCEL

Analiza podataka pomo}u Excela 153

4. Potrebno je izabrati vrstu i podvrstu dijagrama. Opcija Press and Hold to View Sample daje korisniku mogu}nost da vidi kako njegovi podaci izgledaju na dijagramu (slika 2-57b). 5. Nakon selekcije odgovaraju}eg tipa dijagrama, kliknemo na dugme Next koje otvara novi ekran sa drugim korakom, potom ide tre}i i ~etvrti korak. U okviru ovih koraka Excel odre|uje sljede}e parametre bitne za ispis podataka u odgovaraju}oj formi dijagrama: Odre|ivanje serija podataka koje }e se prikazati na dijagramu - da li se radi o podacima iz redova ili iz kolona (korak 2). Opcije dijagrama (Chart Options, korak 3) u okviru kojih se mogu definirati elementi kao {to su: naslov dijagrama, naslovi koji dolaze na x-osu i y-osu, lokacija i format legende, nazivi podataka, da li uklju~iti prikaz samih podataka uz dijagram ili ne itd.

Slika 2-60: Chart Wizard - odre|ivanje serije podataka - 3

Lokacija dijagrama (Chart Location, korak 4) - opcija koja definira da li }e se dijagram prikazati na postoje}em ili u okviru novog Excel radnog lista. Slike (2-58 do 2-61) prikazuju ove ekrane i kona~ni izgled dijagrama. Nakon klika na dugme Finish dobijamo dijagram sa opcijama koje smo izabrali (slika 2-61).

154 Analiza podataka pomo}u Excela

MICROSOFT EXCEL

Slika 2-61: Kona~ni izgled dijagrama

Ukoliko korisnik `eli, vrlo lako mo`e promijeniti tip dijagrama. Za to je dovoljno selektirati postoje}i dijagram (lijevim klikom mi{a), a potom pritisnuti desnu tipku mi{a. Pojavljuje se ekran kao na slici 2-62. Sa ove liste opcija odaberemo, npr. Chart Type, i ponovo dobijemo ekran na kojem je mogu}e vr{iti izbor tipa dijagrama. Pored izgleda (tipa) dijagrama, mogu}e je vr{iti i druge izmjene sa prethodno prikazanog menija (format podloge Chart Area, podaci - Source Data, opcije dijagrama kao {to su: naziv dijagrama, nazivi za x i y osu, lokacija dijagrama itd.).

Slika 2-62: Odabir tipa dijagrama

MICROSOFT EXCEL

Analiza podataka pomo}u Excela 155

Upravljanje podacima u Excelu (Listovi i filtriranje podataka) Na po~etku poglavlja smo rekli da je Excel glavni predstavnik programa baziranih na spred{itu. Tako|e smo istakli da je Excel dio Microsoftovog integriranog paketa koji sadr`i desetak aplikacija za razli~ite aspekte obrade podataka. Dio tog paketa je i Access kao desktop sistem za upravljanje bazom podataka. Me|utim, i pored ~injenice da Microsoft u svom Office paketu ima takav alat koji se koristi za efikasno upravljanje podacima, Excel uklju~uje odre|ene elemente upravljanje podacima (Data Management). Na svom osnovnom meniju, Excel sadr`i opciju Data sa odgovaraju}im padaju}im menijem (slika 2-63) koji je u potpunosti posve}en upravljanju podacima.

Slika 2-63: Meni Data

Baza podataka je integrirana kolekcija logi~ki povezanih fajlova. Najosnovniji logi~ki element podatka je karakter (character), koji se sastoji od pojedina~nog alfabetskog, numeri~kog ili drugog simbola. Sljede}i vi{i nivo podatka je polje (field) koje se sastoji od kombinacije karaktera. Preciznije, polje predstavlja jedan atribut (karakteristika ili obilje`je) nekog entiteta (osobe, mjesta, stvari ili doga|aja). Skup svih polja ~ini slog (record), pri ~emu je mogu}e grupiranje srodnih polja u formu segmenta sloga (npr. segment "adresa" koji sadr`i polja: grad, ulica, broj). Skup svih slogova jednog entiteta ozna~ava se kao fajl (datoteka). Ako se ovakva organizacija podataka predstavi u formi tabele, redovi ili vrste te tabele predstavljaju slogove, kolone ozna~avaju atribute (obilje`ja), dok ~itava tabela predstavlja datoteku. Kao primjer mo`emo navesti organizaciju podataka o studentima na fakultetu / univerzitetu. U tom slu~aju, entitet o kojem se evidentiraju podaci je student koji ima vi{e

156 Analiza podataka pomo}u Excela

Broj indeksa

Prezime

Ime Grad

MICROSOFT EXCEL

Adresa Ulica

Pol

Smjer

Broj

Slika 2-64: Atributi za entitet "student"

atributa (obilje`ja) koji ga opisuju (npr. ime, prezime, adresa, pol, broj indeksa, smjer / odsjek, prosje~na ocjena itd.). Svaki od ovih atributa se implementira preko odgovaraju}eg polja. Skup svih polja (atributa) za jednog studenta naziva se slog, dok je skup svih slogova predstavljen fajlom ili datotekom. Postoje dvije osnovne vrste baza podataka: "flat file" i relacijske baze podataka. Kod "flat file" baza podataka sve informacije se pohranjuju u jednom fajlu ili tabeli, dok relacijska baza podataka pohranjuje informacije u serijama povezanih fajlova ili tabela. Pri tom treba imati u vidu da sistem za upravljanje bazom podataka sadr`i ne samo tabele, ve} i druge objekte koji slu`e za manipuliranje podacima iz tabela kao {to su: forme, upiti, izvje{taji i sl. Relacijske baze podataka predstavljaju vi{e logi~ki povezanih datoteka od kojih svaka ima definiranu strukturu. Najpoznatiji i naj~e{}e kori{teni softverski sistemi za upravljanje bazama podataka su: Oracle, Sybase, Informix, DB2, SQL Server i MySQL. Prvih pet proizvoda sa ove liste su komercijalni DBMS sistemi, dok je MySQL najpopularniji Open Source sistem za upravljanje bazama podataka. Ovi sistemi se obi~no isporu~uju sa alatima za razvoj aplikacija baziranih na DBMS konceptu kao {to su: Oracle Developer, PowerBuilder, C++ Builder itd. Navedeni sistemi predstavljaju tzv. server bazirane softvere sistema za upravljanje bazama podataka, {to zna~i da se instaliraju na mo}nim server ma{inama u client / server okru`enju. Postoje i tzv. PC-desktop verzije nekih od ovih sistema (npr. Oracle Light), mada se, kada je u pitanju desktop platforma Microsoft Access obi~no smatra standardom za desktop bazirani DBMS softver. Svi navedeni DBMS proizvodi su bazirani na tzv. SQL (Structured Query Language) standardu koji predstavlja meta programski jezik za operacije na bazama podataka. Kao osnovne

MICROSOFT EXCEL

Analiza podataka pomo}u Excela 157

operacije na bazama podataka se mogu navesti sljede}e: dodavanje slogova, brisanje slogova, tra`enje odgovaraju}eg sloga, pretra`ivanje baze podataka, sortiranje, povezivanje tabela itd. Excelova implementacija koncepta DBMS-a koristi jednostavne baze podataka kao baze kod kojih su svi podaci sadr`ani u jednoj tabeli. Naredbe koje se odnose na rad sa bazom podataka sadr`ane su u meniju Data. Excel podatke pohranjuje u obliku tabele ~iji se sadr`aj mo`e jednostavno pretvoriti u bazu podataka koriste}i odre|ena osnovna pravila: Podatke pohranjujemo u jednu tabelu, tj. radni list. Prvi red tako kreiranog lista treba sadr`avati atribute, odnosno nazive obilje`ja (kolone). Excel }e kasnije koristiti te nazive za efikasnije organiziranje podataka, pronala`enje podataka i kreiranje odre|enih izvje{taja. Redovi koji se nalaze ispod prvog retka koji sadr`i nazive atributa slu`e za uno{enje podataka u formi slogova. Ime polja mora biti jedinstveno za cijelu bazu. U polja se mogu unositi broj~ane vrijednosti, tekst i formule. Excel prilikom DB-operacija (npr. sortiranje i pretra`ivanje) dodjeljuje vrijednosti koja se dobije izra~unavanjem te formule. Itd. Ako su podaci organizirani kao baza podataka, Excel omogu}ava mnoge DB operacije, kao {to su: Primjenu formi kao GUI-baziranih oblika za jednostavno dodavanje, prikaz, ure|ivanje, pretra`ivanje i brisanje podataka organiziranih u slogove. Organiziranje podataka sortiranjem po abecedi, vrijednosti ili hronolo{ki, po rastu}em ili opadaju}em redoslijedu. Pronala`enje i prikaz podataka pohranjenih u bazi, a selektiranim (prona|enim) po jednom ili vi{e kriterija. Kreiranje zbirnih izvje{taja. Sortiranje Podaci pohranjeni u Excel bazi podataka su organizirani u slogove, prema prethodno navedenim pravilima. Redoslijed uno{enja slogova nije bitan, jer se on mo`e kasnije mijenjati operacijama sortiranja. Sortiranje slogova u tako definiranoj bazi podataka prema odre|enom kriteriju pobolj{ava preglednost podataka. Pri tom je mogu}e koristiti kriterije vi{e atributa (polja), npr.: PREZIME I IME, TERMIN, OCJENA itd. (slika 2-65).

158 Analiza podataka pomo}u Excela

MICROSOFT EXCEL

Elementi ekrana Sort su: Sort by - polje koje sadr`i listu atributa (naziva polja) iz tabele ~iji sadr`aj `elimo sortirati. To je prvi klju~ za sortiranje. Then by - polje (polja) sa preostalim obilje`jima koja predstavljaju tako|er kandidate za sor tiranje. Ascending - ozna~ava sortiranje po rastu}em redoslijedu. Descending - ozna~ava sortiranje po opaSlika 2-65: Dijalo{ki meni Sort daju}em redoslijedu. My data range has - odre|enje da li podaci imaju header-red ili ne. Options - dodatne opcije. Postupak sortiranja jedne Excel baze podataka sastoji se u sljede}im koracima: Klikom mi{a ozna~imo bilo koje polje iz baze koju `elimo sortirati. Selektiramo opciju Sort sa menija Data ili, ukoliko na Toolbaru imamo ve} postavljene ikone za sortiranje odaberemo odgovaraju}u, u zavisnosti od toga da li `elimo sortiranje po rastu}em ili opadaju}em redoslijedu. Na ekranu dobijemo Sort dijalo{ki ekran (prethodna slika) na kojem definiramo, tj. odaberemo odgovaraju}e opcije. Nakon selektiranja svih `eljenih opcija, kliknemo na dugme OK. Filtriranje podataka Filtriranje podataka koji se nalaze u Excel tabelama je dodatna opcija koja tako|er spada u tipi~ne operacije na podacima organiziranim u baze podataka. Filter je naziv za uslov preko kojeg se pretra`uje lista. Podaci koji zadovoljavaju taj uslov prikazuju se, dok se ostali ne prikazuju. Naprimjer, ako imamo listu studenata sa 10-ak atributa od kojih se jedan koristi da nazna~i godinu studija (vrijednosti polja su 1-4), filtriranjem mo`emo odabrati samo one studente koji su na ~etvrtoj godini. Excel ima dvije opcije (tehnike) za filtriranje podataka:

MICROSOFT EXCEL

Analiza podataka pomo}u Excela 159

Auto Filter Advanced Filter Ove tehnike se dobiju ako se odabere opcija Filter sa menija Data. Filtriranje }emo objasniti na primjeru jedne Excel tabele koja sadr`i podatke o ocjenama studenata na ispitinim rokovim u toku jedne {kolske godine (slika 2-66). U ovoj tabeli imamo sljede}a obilje`ja (atribute): PREZIME I IME, TERMIN i OCJENA.

Slika 2-66: Filtriranje podataka - izbor opcije

Nakon {to kliknemo na opciju Auto Filter, odnosno nakon {to je aktiviramo, u poljima u kojima se nalaze nazivi atributa (PREZIME I IME, TERMIN i OCJENA) pojave se simboli koji predstavljaju padaju}e menije (slika 2-67):

160 Analiza podataka pomo}u Excela

MICROSOFT EXCEL

Slika 2-67: Padaju}i meniji - izbor atributa filtriranja

Svaki od ova tri menija sadr`i listu svih vrijednosti koje taj atribut (obilje`je) poprima. Naprimjer, atribut ocjena sadr`i sljede}e vrijednosti: 6, 7, 8, 9, 10 (samo prolazne ocjene, po{to

Slika 2-68: Filtriranje podataka - primjer

se radi o spisku studenata koji su polo`ili ispit; slika 2-68). Odabirom odgovaraju}e ocjene dobit }emo spisak svih studenata koji su na ispitu dobili tu ocjenu. Ovo filtriranje mo`emo kombinovati i sa obilje`jem TERMIN. Naprimjer, mo`emo dobiti spisak svih studenata koji su polagali ispit 19.09.01. godine i koji su dobili ocjenu 10 (slika 2-69). U padaju}oj listi AutoFilter (slika 2-68) gdje odaberemo `eljenu vrijednost nalaze se i sljede}e opcije:

MICROSOFT EXCEL

Analiza podataka pomo}u Excela 161

Slika 2-69: Filtriranje podataka - primjer

All - opcija kojom se prikazuju svi podaci. Top10 - filter koji omogu}ava prikaz nekoliko najve}ih ili najmanjih vrijednosti. Custom - filter kojim se mo`e ograni~iti odre|ena vrijednost po kojoj }e se izvr{iti filtriranje. Ostali filteri predstavljaju vrijednosti }elija u koloni.

162 Primjeri

MICROSOFT EXCEL

2.4. Primjeri U nastavku dajemo nekoliko primjera preko kojih }emo ilustrirati primjenu nekih mogu}nosti Excela.

Primjer br. 1 - Osnovne formule i funkcije U prvom primjeru }emo demonstrirati primjenu osnovnih formula za izra~unavanje, funkcije SUM, kao i kombinacije funkcija Copy i Paste Special za kopiranje formula i sadr`aja izme|u radnih listova.

Slika 2-70: Primjer 1 - radni list 1

Datoteka (radna sveska) "PR1", radni list "Sheet1" (slika 270) sadr`i podatke o prodaji proizvoda P1, P2, P3, P4 u ~etiri prodavnice neke firme X, u nekom vremenskom periodu. U funkciji izrade sumarnog izvje{taja o prodaji proizvoda u sve ~etiri prodavnice, u okviru iste radne sveske, samo u radnom listu "Sheet2" formirana je sumarna tabela (slika 2-71). Vrijednost prodate robe se ra~una po formuli KOLI^INA x CIJENA. Tu formulu je potrebno unijeti samo jednom, npr. u polje E7 kao: =C7*D7, a zatim kopirati u ostala polja koja sadr`e vrijednost prodaje po pojedinim proizvodima. Ukupnu vrijednost prodaje za svaku prodavnicu }emo dobiti kori{tenjem funkcije SUM (AutoSum sa Toolbara).

MICROSOFT EXCEL

Slika 2-71: Primjer 1 - radni list 2

Slika 2-72: Primjer 1 - radni list 3

Primjeri 163

164 Primjeri

MICROSOFT EXCEL

Polje E7 u radnom listu "Sheet2" (vrijednost prodaje u prodavnici A) je direktno povezano sa poljem E11 iz lista "Sheet1". To je ura|eno preko kombinacija opcija Copy i Paste Special tako da: a) Najprije selektiramo polje E11 radnog lista Sheet1 b) Kliknemo desnu tipku mi{a c) Odaberemo opciju Copy d) Pointer mi{a pozicioniramo na polje E7 lista "Sheet2", kliknemo desnu tipku mi{a i odaberemo Paste Special e) Potom sa ekrana Paste Special odaberemo opciju Paste Link. f) U polju Formula Bar vidjet }emo sljede}i sadr`aj: =Sheet1!$E$11 To je oznaka da se radi o linku na polje (}eliju) E11 iz radnog lista Sheet1. Ovakva vrsta linka daje mogu}nost automatskog mijenjanja sadr`aja polja E7 (sumarna prodaja za prodavnicu A) kad god se promijeni bilo koji element (prodata koli~ina ili cijena nekog od ~etiri proizvoda u prodavnici A). Naprimjer, ako je u prodavnici A prodato jo{ 2 komada P3, nova vrijednost }e biti 6, odnosno, vrijednost prodaje P3 }e biti 54 KM, a ukupna vrijednost prodaje u prodavnici A je sada na nivou od 342 KM (polje E11). Na osnovu prethodno definiranog linka, automatski se promijeni vrijednost polja E9 (54), E11 (342), izvr{i se i rekalkulacija ukupne vrijednosti prodaje po prodavnicama (nova vrijednost je 1245), kao i vrijednosti prodaje po proizvodima. Slike 2-73 i 274 ilustruju te izmjene. Po istoj logici se vr{i izmjena sadr`aja u ostalim poljima kod kojih je pomo}u veze Paste Special uspostavljena veza izme|u polja iz radnog lista Sheet1 u radni list Sheet2.

Slika 2-73: Primjer 1 - Pove}anje prodaje proizvoda P3 u prodavnici A

MICROSOFT EXCEL

Primjeri 165

Slika 2-74: Rekalkulacija podataka u radnom listu Sheet2, na osnovu definiranih linkova

Sadr`aj polja E8 (ukupna prodaja u prodavnici B) je definiran sljede}im linkom na polje E19 iz lista Sheet1: =Sheet1!$E$19 Na sli~an na~in, sadr`aji polja E9 (vrijednost prodaje u prodavnici C) i E10 (vrijednost prodaje u prodavnici D) iz lista Sheet2 odre|eni su sljede}im linkovima na polja E27 i E34 iz lista Sheet1: E9: =Sheet1!$E$27 E10: =Sheet1!$E$34 Druga tabela, UKUPNO PO PROIZVODIMA (Sheet2) sa slike 7-74, sadr`i sumarne podatke po proizvodima, kao i obra~un dvije vrste poreza po razli~itim stopama. Polje E19 sadr`i sumarni podatak o prodaji proizvoda P1 u sve ~etiri prodavnice. Format funkcije SUM za taj podatak je sljede}i: =SUM(Sheet1!C7; Sheet1!C15; Sheet1!C23; Sheet1!C30) Ova funkcija sumira podatke o prodaji proizvoda P1 iz sve ~etiri prodavnice. Po istoj analogiji se ova funkcija primjenjuje i za ostala tri proizvoda. Tabela Sheet3 sadr`i dijagram koji prikazuje prodaju po proizvodima (slika 2-72).

166 Primjeri

MICROSOFT EXCEL

Primjer br. 2 - Logi~ke, tekstualne i vremenske funkcije Drugi primjer (slika 2-75) se odnosi na primjenu logi~kih, tekstualnih i vremenskih funkcija. Radi se o poslovanju videoteke i evidentiranju filmova, ~lanova, kao i obra~unu zadu`enja u zavisnosti od cijene kasete i vremenskog perioda (broja dana) kori{tenja filma. Na narednoj slici je prikazana lista filmova koji se na razli~itim medijima (VHS, DVD) nalaze u videoteci. Dati su podaci o: nazivu filma, mediju, `anru, re`iseru, statusu u smislu da li je film raspolo`iv ili je ve} izdat, cijeni iznajmljivanja po danu, datumu preuzimanja kasete (DVD-a), rednom broju ~lanske karte i iznosu u KM koji ~lan treba da plati.

Slika 2-75: Primjer 2 - osnovni podaci

U polju Status se mo`e uo~iti crveni trokuti} koji predstavlja komentar i daje obja{njenje simbola I i S (iznajmljen, slobodan). Iznos koji korisnik treba platiti dobije se na osnovu cijene po danu i datuma kada je film uzet iz videoteke. U tu svrhu se vrijednost polja I8 izra~unava koriste}i sljede}u formulu: =IF(F8="I";(TODAY()-H8)*G8;0) Obja{njenje ove formule je sljede}e: Ukoliko je (IF) vrijednost polja F8 jednaka I (iznajmljen), datum iznajmljivanja filma (H8) se oduzima od dana{njeg datuma (TODAY, datum kada se vr{i obra~un) i tako dobijeni broj dana

MICROSOFT EXCEL

Primjeri 167

mno`i sa vrijedno{}u iz polja G8 (cijena). Posljednji broj u zagradi (0) zna~i da ukoliko nije ispunjen uslov F8=I, tj. ako film nije izdat, nema se {ta ni obra~unavati i vrijednost duga je jednaka nuli. Takav je slu~aj sa filmovima UNDER SIEGE i JEREMIAH JOHNSON. Druga tabela u ovom primjeru nosi naziv ^lanovi i sadr`i podatke o ~lanovima videoteke (slika 2-76). Pored osnovnih podataka o ~lanovima videoteke (redni broj - ~lanska karta br., prezime i ime, adresa, broj li~ne karte i telefon), ova tabela sadr`i i kolonu IZNOS koja treba da izra~unava

Slika 2-76: Primjer 2 - radni list ^lanovi

iznos koji ~lan videoteke treba platiti nakon vra}anja filma. Formula, odnosno funkcija koja se koristi za to izra~unavanje u polju F9 je sljede}a: =SUMIF(Filmovi!J8:J17;1;Filmovi!I8:I17) Radi se o tzv. uslovnom sumiranju, gdje se na osnovu vrijednosti polja J8 do J17 iz radnog lista Filmovi (radi se o rednom broju ~lanske karte), vr{i sabiranje iz opsega I8:I17, u zavisnosti od broja ~lanske karte (1, 2, 3, 4, 5). Za ostala polja (F10-F13) va`it }e sljede}e funkcije, respektivno: =SUMIF(Filmovi!J8:J17;2;Filmovi!I8:I17) =SUMIF(Filmovi!J8:J17;3;Filmovi!I8:I17) =SUMIF(Filmovi!J8:J17;4;Filmovi!I8:I17) =SUMIF(Filmovi!J8:J17;5;Filmovi!I8:I17)

168 Primjeri

MICROSOFT EXCEL

Primjer br. 3 - Filtriranje Prethodnu datoteku mo`emo iskoristiti za demonstriranje opcija filtriranja (slika 2-77). Najprije uklju~imo opciju AutoFilter na na~in kako je obja{njeno u poglavlju o upravljanju podacima.

Slika 2-77: Primjer 3 - uklju~ivanje opcije filtriranja

Podatke u navedenoj tabeli mo`emo filtrirati prema `eljenom kriteriju. Naprimjer, ako u videoteku do|e ~lan sa zahtjevom da dobije spisak svih western filmova odabrat }emo taj atribut u koloni D (`anr) (slika 2-78).

Slika 2-78: Primjer 3 - Rezultat filtriranja po atributu "@anr" - vrijednost atributa - Western

MICROSOFT EXCEL

Primjeri 169

Na sli~an na~in mo`emo dobiti spisak filmova koje je uzeo, naprimjer, ~lan sa ~lanskim brojem 3 (slika 2-79).

Slika 2-79: Primjer 3 - Rezultat filtriranja po atributu "Redni broj ~lana", vrijednost=3

Primjer br. 4 - Kombinacija funkcija U ovom primjeru se radi o kori{tenju Excela za izra~unavanje prosje~nih ocjena kao i kona~nog uspjeha u~enika. U tabelu U~enici su uneseni podaci o ocjenama iz pojedinih predmeta za u~enike jednog razreda. Za svaki od predmeta se u redu 26, pomo}u funkcije AVERAGE mogu izra~unati prosje~ne ocjene. Tako|er, za svakog u~enika se izra~unava prosjek (kolona N), ali je glavni pokazatelj kolona O koja daje broj~anu vrijednost uspjeha u~enika (slika 2-80). Polje O5 (uspjeh za u~enicu Aganovi} Adisu) izra~unava se na osnovu sljede}e formule (koja uklju~uje i funkcije): =IF(MIN(D5:M5)=1;1;ROUND(AVERAGE(D5:M5);0)) Ovo zna~i sljede}e: Ako je minimalna vrijednost brojeva u opsegu D5:M5 (ocjene iz pojedinih predmeta) jednaka jedinici, onda je kona~ni uspjeh = 1 i ta vrijednost se upisuje u polje O5. Ako nije, tj. ukoliko je najmanja vrijednost u tom opsegu ve}a od 1 (u~enik nema ni jednu ocjenu 1), onda se izra~unava broj~ana vrijednost uspjeha u~enika pomo}u funkcije AVERAGE, i ta se vrijednost zaokru`uje na cijeli broj (ROUND). Na ovaj na~in se izra~unavaju uspjesi - prosje~ne ocjene za sve u~enike. Kolona P sadr`i opisne ocjene uspjeha u~enika. Za ovo se mo`e koristiti LOOKUP funkcija: =LOOKUP(O5:O24;$A$29:$A$33;$B$29:$B$33) Ova funkcija ima zadatak da na osnovu opisnih ocjena dodijeljenih (definiranih) prema broj~anoj vrijednosti uspjeha (u radnom listu U~enici ovi podaci su dati u donjem lijevom uglu) u odgovaraju}e polje kolone P upi{e odgovaraju}u ocjenu.

170 Primjeri

MICROSOFT EXCEL

Slika 2-80: Primjer 4 - Ocjene u~enika

Primjer br. 5 - Program za obra~un pla}a U primjeru broj 5 (slika 2-81) }emo pokazati kako se pomo}u Excela mo`e na vrlo jednostavan na~in napraviti program za obra~un pla}a u jednoj manjoj firmi. Primjer je hipoteti~ki, tj. na~in formiranja pla}a je baziran na nekim standardnim veli~inama koje se obi~no pojavljuju kod ovakvih obra~una. Ti atributi su: koeficijent odre|en na osnovu radnog mjesta, odnosno kvalifikacije, ukupna vrijednost koeficijenta (ove veli~ine ne moraju biti iste, a na jednostavan na~in se mogu dodati neke dodatne kategorije), vrijednost boda za taj mjesec, ukupno, radni sta` - godina, radni sta` - stopa, radni sta` u KM, ostali dodaci, bruto iznos, porez, neto pla}a, krediti i iznos za isplatu). Osnovni podaci kao {to su: koeficijent, broj godina radnog sta`a, ostali dodaci i iznos kredita se unose manuelno. Ostale vrijednosti se izra~unavaju na osnovu primjene odre|enih formula i / ili funkcija. a) Vrijednost boda je dovoljno unijeti samo jednom, na osnovu odluke rukovodstva za pojedini period, u polje F4. U polja E8 do E20 je unijeta fiksna referenca na polje F4 kao: =$F$4.

MICROSOFT EXCEL

Primjeri 171

Slika 2-81: Primjer 5 - Obra~un pla}a

b) Pla}a se izra~unava kao KOEFICIJENT x VRIJEDNOST BODA. c) Stopa radnog sta`a se izra~unava (obi~no na osnovu pravilnika ili zakona) po sistemu, npr. za svaku godinu po 0,6%, s tim da maksimalna stopa mo`e biti 20%, odnosno, po formuli =IF(G8*0,6<=20;G8*0,6; 20). d) Tako dobijena stopa se primjenjuje na vrijednosti u koloni F. e) Bruto pla}a (kolona K) se dobije kao =F8+I8+J8. f) Porez se obra~unava na bruto pla}u po sistemu da se primjenjuje, naprimjer, stopa od 25% ukoliko je pla}a ve}a od 1.000 KM, a 20% ako je pla}a ni`a od 1.000. To se definira formulom: =IF(K8>1000;K8*25/100;K8*20/100). g) Preostali elementi (NETO, ZA-ISPL) se izra~unaju jednostavnim oduzimanjem poreza, odnosno rate za kredit. h) Polja K22, K23, K24 sadr`e podatke o prosje~noj, maksimalnoj i minimalnoj pla}i, {to je dobijeno kori{tenjem funkcija AVERAGE, MAX, MIN.

172 Napredno kori{tenje Excela

MICROSOFT EXCEL

2.5. Napredno kori{tenje Excela U prethodnom dijelu su date osnove kori{tenja Excela. Kao i kod ostalih aplikacija, i kod Excela se mogu definirati nivoi znanja (osnovni, tj. po~etni, korisni~ki, napredni itd.) u zavisnosti od stepena kojim je korisnik ovladao. Zna~ajna osobina ove aplikacije je i u mogu}nosti integracije sa ostalim aplikacijama. Tako je mogu}e kombinovati Excel sa Wordom, Accessom, Visual Basicom, kao i mnogim drugim aplikacijama. Mi }emo u nastavku dati samo osnovne naznake dodatnih mogu}nosti koje stoje na raspolaganju kada se radi o ovoj aplikaciji. Makroi Makro (engl. Macro) predstavlja seriju komandi i / ili funkcija koje se mogu automatski izvr{avati kad god su potrebne. Ova funkcija Excela je od posebne koristi za automatiziranje odre|enih rutinskih (repetitivnih) operacija radi pobolj{anja efikasnosti unosa ili nekog aspekta obrade podataka. Opciju Makro pronalazimo na meniju Tools (slika 2-82). Za kreiranje novih makroa koristimo opciju Record New Macro:

Slika 2-82: Makro - meni

MICROSOFT EXCEL

Napredno kori{tenje Excela 173

Makro se kreira na sljede}i na~in: 1. Sa menija Tools odaberemo opciju Macro, a potom Record New Macro (slika 2-83). 2. Unesemo naziv makroa u polje Macro name. 3. Dijalo{ki ekran Record Macro ima i opciju za definiranje tzv. pre~ice (Shortcut key), naprimjer, Ctrl+M, {to nam omogu}ava da kasnije pritiskom na tipke Ctrl i M pokrenemo Slika 2-83: Dijalo{ki ekran za kreiranje makroa taj makro. 4. Uradimo sve operacije za koje smo planirali da taj makro sadr`i (npr. selektiranje, sortiranje, filtriranje, prebacivanje sadr`aja, kopiranje itd.). 5. Nakon definiranja svih operacija koje `elimo da budu u okviru makroa, kliknemo na opciju Stop Recording koja se nalazi na meniju Makro. Nakon definiranja makroa pod nazivom Macro1, jednostavnim pritiskom na Ctrl + M mo`emo pokrenuti makro koji }e odraditi sve operacije koje smo u njega uklju~ili. Pivot tabele Pivot tabele idu korak dalje u filtriranju podataka, a ova opcija se tako|er nalazi na meniju Data. Pogodne su za ekstrahovanje podataka, njihovo uparivanje i vizualno prikazivanje u

Slika 2-84: Kreiranje Pivot tabele - Wizard

174 Napredno kori{tenje Excela

MICROSOFT EXCEL

Slika 2-85: Kreiranje Pivot tabele - definiranje obilje`ja

slu~ajevima kada imamo zna~ajnu masu podataka u jednoj ve}oj tabeli. Ova tehnologija je, tako|er, korisniku na raspolaganju u obliku tzv. ~arobnjaka, koji olak{ava postupak kreiranja takvih tabela (slike 2-84 i 2-85). Goal seek Pomo}u Goal Seek analize je mogu}e raditi napredne "What-if" analize. Naprimjer, mogu se izra~unati odre|ene input veli~ine u zavisnosti od `eljenog rezultata. U navedenom primjeru

Slika 2-86: Goal Seek analiza

Slika 2-87: Goal Seek analiza - `eljena vrijednost otplate

MICROSOFT EXCEL

Napredno kori{tenje Excela 175

(slika 2-86), na osnovu finansijske funkcije PMT, Excel odre|uje veli~inu otplate, tj. rate u odnosnu na iznos zajma (15.000 EUR), period otplate (5 godina, 60 mjeseci) i kamatne stope (9%). Pomo}u Goal Seeka mo`emo na}i, npr. vrijednost kamatne stope, ako `elimo da rata bude na nekom `eljenom nivou, npr. 250 EUR (slika 2-87). Solver Excel uklju~uje tako|er i Solver - program za optimizaciju. Iako ovaj modul Excela nije u rangu profesionalnih solvera (softverskih rje{enja) koji se koriste u operacionim istra`ivanjima kao {to su, npr. LINDO, GAMS ili CPLEX, on ipak daje mogu}nost rje{avanja jednostavnijih problema iz podru~ja optimizacije. U sljede}em primjeru (slika 2-88), solver se koristi da bi se maksimizirala vrijednost profita (polje G13) mijenjanjem vrijednosti tromjese~nog bud`eta za reklamu (polja C10:F10), sa ograni~enjem da ukupan iznos bud`eta za reklamu bude 2.000 USD.

Slika 2-88: Primjer za Solver

Slika 2-89: Solver - setovanje parametara

176 Napredno kori{tenje Excela

MICROSOFT EXCEL

Odre|ivanje novih parametara vr{i se preko posebnog ekrana koji se dobije nakon {to odaberemo opciju Solver sa menija Tools (slika 2-89). Nakon klika na opciju Solve, Excel rje{ava postavljeni problem (slika 2-90) i daje novo rje{enje sa postavljenim ograni~enjima (maksimizira Profit, nova vrijednost je 8.850 USD, uz ograni~enje da ukupni tro{kovi reklame budu 2.000 USD).

Slika 2-90: Solver - novo rje{enje uz postavljeno ograni~enje

OLAP Cube i Excel kao BI klijenti Baze podataka koje su osnova savremenih aplikativnih rje{enja sadr`e podatke u odre|enim formatima. Me|utim, za poslovno odlu~ivanje su u velikom broju slu~ajeva neophodne manje ili vi{e slo`ene analize tih podataka. Naprimjer, bitan je podatak o neto dobiti u posljednjem tromjese~ju i njegova usporedba sa istim periodima u posljednjih pet godina. Tako|er, za rukovodstvo firme je bitno da znaju koji su proizvodi, kupci ili komercijalisti bili najprofitabilniji u nekom vremenskom periodu. Proces analiziranja podataka za dobijanje takvih vrsta informacija naziva se Business Intelligence. Ukratko, Business Intelligence sadr`i postupke i alate koji se koriste za pretvaranje podataka u informacije neophodne za kvalitetno dono{enje odluka. Cube predstavlja set podataka koji je organiziran i sa`et u multidimenzionalnu strukturu definiranu setom dimenzija (dimensions) i mjera (measures). On nam obezbje|uje mehanizam za jednostavno vr{enje upita nad podacima i veoma brz odziv zbog toga {to su podaci ve} sumirani i prekalkulirani. Da bi izgradili Cube mo`emo koristiti Analysis Services - serversku aplikaciju koja dolazi kao dodatna mogu}nost uz Microsoft SQL Server 2000. Krajnji korisnik koristi klijent-aplikaciju da se konektuje na Analysis Server i vr{i upit nad Cubeom. Excel se mo`e koristiti kao klijent za takvu vrstu analize podataka odnosno, Excel omogu}ava spajanje na servere koji sadr`e takve podatke (slika 2-91).

MICROSOFT EXCEL

Napredno kori{tenje Excela 177

Slika 2-91: Izbor izvora podataka za OLAP Cube

Predefinirana rje{enja (Templejti) Excel, u njegovoj osnovnoj instalaciji, uklju~uje i nekoliko templejta (predlo`aka) za ra~unovodstveno- finansijske analize, naprimjer, program za amortizaciju - otplatu zajma (slika 2-92).

Slika 2-92: Excel-templejt za plan otplate zajma

178 Napredno kori{tenje Excela

MICROSOFT EXCEL

Na osnovu ulaznih veli~ina (iznos zajma, kamatna stopa na godi{njem nivou, broj godina, po~etak otplate), ovaj Excel templejt izra~unava ne samo iznos mjese~ne otplate, tj. rate (Scheduled Payment), ve} daje i kompletan otplatni plan po mjesecima. Tako|er je mogu}e vidjeti koliki je iznos kamate u ukupnom dugu (u konkretnom primjeru to je 3.901,68 KM). Pored ovog templejta, na Microsoftovoj stranici, a i na Internetu generalno, se mo`e na}i veliki broj sli~nih rje{enja za razli~ita poslovna podru~ja: ra~unovodstvo i ra~unovodstveni

Slika 2-93: Templejt za Breakeven analizu

MICROSOFT EXCEL

Napredno kori{tenje Excela 179

reporting, finansije i finansijski menad`ment, marketing, upravljanje ljudskim resursima itd. Neka od ovih rje{enja su besplatna (freeware) i mogu se downloadirati i koristiti bez ograni~enja. Druga su, ili ~isto komercijalni softverski paketi sa cijenom od par desetina do par stotina dolara, ili se radi o shareware rje{enjima koja korisniku daju mogu}nost downloadiranja i kori{tenja neko vrijeme (npr. 15 dana), a potom se softver treba kupiti. Na slici 2-93 je prikazan jedan takav templejt koji se mo`e koristiti za tzv. Breakeven analizu. Excel Add-Ins - Excel Add-Ons, Personal Productivity Tools Ovu skupinu softverskih proizvoda - tzv. Excel dodaci i "Personal Productivity Tools" ~ine po pravilu mali softverski paketi, koji su cijenom vrlo pristupa~ni. Tako|er su vrlo user-friendly, tj. kreirani tako da su vrlo jednostavni za kori{tenje i mogu biti vrlo korisni u ra~unovodstvu, finansijama, marketingu itd. Neki od ovih alata su dodaci (Add-Ins) Excelu ili nekom drugom spred{itu, dok su ostali standardne, uglavnom aplikacije bazirane na Windowsu. Osnovna im je karakteristika da su kreirani za usko specijalizirana podru~ja primjene, te da su lak{i za kori{tenje i od samih spred{it programa. U nastavku dajemo prikaz nekih programa iz ove grupe. ProForma firme Spreadware (www.spreadware.com) ProForma je vrlo efikasan alat za kori{tenje u planiranju i predvi|anju finansijskih pokazatelja za period do 10 godina (slika 2-94). Tako|er se mo`e korisiti za izvr{avanje "what-if" analiza, cash flow analizu, automatsku konsolidaciju, obra~un amortizacije itd.

Slika 2-94: ProForma alat

180 Napredno kori{tenje Excela

MICROSOFT EXCEL

Adarus Business Plan za Office firme Adarus (www.adarus.com) Adarus Business Plan (slika 2-95) sadr`i skup prethodno kreiranih i formatiranih analiza i dokumenata, od kojih su neki i u formi tzv. wizarda za Excel i Word, koji se mogu koristiti u kreiranju poslovnih planova. Raspola`e sa ~etiri osnovna wizarda: Prodaja (Sales), Utro{ci

Slika 2-95: Adarus - Business Plan

(Expenses), Sredstva / zajmovi (Assets / Loans), i Poslovni plan (Business Plan). Na korisniku je samo da unosi podatke i odgovara na postavljena pitanja. Vulcan FinanceCalc firme VulcanSoft (www.vulcansoft.com) Vulcan FinanceCalc (slika 2-96) je vrlo pogodan finansijski kalkulator koji izra~unava 14 naj~e{}e kori{tenih finansijskih pokazatelja me|u kojima su: budu}a vrijednost, sada{nja vrijednost, anuiteti budu}e i sada{nje vrijednosti, amortizacija itd.

MICROSOFT EXCEL

Napredno kori{tenje Excela 181

Slika 2-96: Finansijski kalkulator

Vizuelni "What-If" alati Spred{it tehnologija je uvela koncept tzv. "what-if" analize, koja je od posebnog zna~aja za menad`ere i druge donosioce odluka. Ovaj tip analize se izvr{ava nad podacima koji su organizirani i prezentirani u tabelama (redovima i kolonama). Me|utim, u posljednjih 5-10 godina su, pored klasi~nih analiza baziranih na spred{itu, uvedeni i grafi~ki (GUI) bazirani programi koji omogu}avaju vizualno kori{tenje "what-if" analiza. Nazivaju se i DSS alatima (Decision Support Systems). To su programi orijentirani korisniku, a koji omogu}avaju analizu i modeliranje problema i procesa odlu~ivanja. Obi~no raspola`u sa skupom kvantitativnih tehnika, statisti~kih, matemati~kih i finansijskih rutina, tehnika umjetne inteligencije, sve sa ciljem omogu}avanja izgradnje kompleksnih modela poslovnog odlu~ivanja, a u funkciji izbora adekvatnih odluka. Prednost ovih programa u odnosu na Excel i ostale spred{it programe je u tome {to podr`avaju vizualno modeliranje, {to je sa aspekta krajnjeg korisnika - donosioca odluka posebno bitno. Najnovije verzije ovih alata su "Web-enabled", {to zna~i da ih je mogu}e koristiti i direktno iz Web browsera. To prakti~no zna~i da odre|eni model mo`e biti prethodno kreiran i instaliran na serveru, a korisnici ga mogu koristiti sa udaljenih lokacija. Izgradnja ra~unarskih modela odre|ene poslovne situacije ili problema je ustvari proces preslikavanja realne situacije u skup funkcija, varijabli, pravila, podataka i sl. i njegovo rje{avanje primjenom neke od raspolo`ivih tehnika ili metoda. Ovi modeli, ako su profesionalno izra|eni, mogu menad`erima dati odgovore na pitanja tipa: [ta }e se desiti sa dohotkom firme i

182 Napredno kori{tenje Excela

MICROSOFT EXCEL

profitabilno{}u ako pove}amo cijene za 10 posto? Koji }e biti udio na{e firme na tr`i{tu dobra XY ako pove}amo izdatke za reklamu i propagandu za 5 posto? Odgovori na ovako definirana pitanja su mogu}i i u okviru Excela, a ovdje je dodata bitna dimenzija vizualnosti. U daljem tekstu }emo prikazati osnovne mogu}nosti jednog od DSS alata - Decision Pro firme Vanguard Software (www.vanguardsw.com). Korisni~ki interfejs DecisionPro-a (slika 2-97) prevazilazi tipi~na spreadsheet ograni~enja u predstavljanju kompleksnih problema koriste}i hijerarhijsku logiku tzv. stabla odlu~ivanja. Sli~no spred{it logici, DecisionPro modeli su posebne mre`e korisni~ki definisanih formula. DecisionPro promovira kori{tenje kvantitativnih metode u menad`mentu kao {to su metode umjetne inteligencije, statisti~ke metode, metode operacionih istra`ivanja, metode simulacije itd. DecisionPro zamjenjuje spred{it pristup sa vizualnim interfejsom koji je zasnovan na hijerarhijskom konceptu. U nastavku su data dva primjera kori{tenja Decision Pro alata u finansijskom upravljanju. Prvi model ra~una tzv. stopu povrata (Return On Equity - ROE) za odre|enu firmu. Na modelu je mogu}e koristiti "what-if" analizu, npr. ako ukupna prodaja (Gross Sales) poraste za 5%, kako }e se to odraziti na ROE. Ili, mogu}e je i}i na odr`anje odre|enog ROE-a sa sni`avanjem tro{kova (Operating Expenses).

Slika 2-97: DecisionPro alat za vizualne "what-if" analize

MICROSOFT EXCEL

Napredno kori{tenje Excela 183

Drugi primjer daje prikaz mogu}nosti Decision Pro alata za predvi|anje (forecasting). Naprimjer, tabela sadr`i podatke o prodaji u posljednjih 24 mjeseca (slika 2-98). Ovi podaci se koriste za predvi|anje prodaje u narednih 10 mjeseci koriste}i razne tehnike predvi|anja.

Slika 2-98: Decision Pro - Forecasting

MICROSOFT ACCESS

DETALJAN SADR@AJ

6. MS Access 6.1. Baze podataka ......................................................................................301 [TA JE TO MICROSOFT ACCESS 2003? ....................................................301 Pokretanje Accessa i kreiranje baze podataka ........................................302

6.2. Izrada baze podataka ........................................................................305 IZRADA OGLEDNE BAZE U MICROSOFT ACCESSU EVIDENCIJA NARUD@BI ............................................................................305 NAPRAVIMO BAZU U MICROSOFT ACCESSU ........................................308 Prozor "Table Design" ............................................................................308 Odre|ivanje veli~ine polja........................................................................310 Postavljanje primarnog klju~a ..................................................................311 Spa{avanje tabele ....................................................................................311 Unos podataka u tabelu Klijenti ..............................................................312 Spremanje podataka na disk ..................................................................313 Nazad u "Table Design" ..........................................................................314 Uspostavljanje relacije izme|u tabela......................................................316 Unos podataka u tabelu Narud`be..........................................................317 Postavljanje "Lookupa" ............................................................................319

6.3. Izdvajanje informacija i alati za filtriranje ............................323 UPOTREBA KOMANDE "FIND" I FILTERA ................................................323 UPOTREBA QUERIJA (UPITA) ....................................................................324 Izrada queryja koji }e prikazati nazive firmi i njihove brojeve telefona ....324 Query na vi{e tabela ..............................................................................327 Postavljanje uslova u queryju ..................................................................328

6.4. Kreiranje jednostavnog izvje{taja ................................................331 ZA[TO KREIRATI IZVJE[TAJ? ......................................................................331 IZRADA IZVJE[TAJA BAZIRANOG NA TABELI ........................................331 KREIRANJE IZVJE[TAJA BAZIRANOG NA QUERYJU ............................333

MICROSOFT ACCESS

Baze podataka 301

6. MICROSOFT ACCESS

6.1. Baze podataka Danas ne mo`ete zamisliti firmu, banku ili neku organizaciju bez sistema koji im omogu}ava efikasno ~uvanje, stalno a`uriranje i pregled podataka sa kojima svakodnevno rade. Sistemi koji to omogu}avaju nazivaju se baze podataka. Microsoft Access 2003 (u nastavku jednostavno Access) je sistem namijenjen za upravljanje bazom podataka. Da bismo objasnili {ta je to baza podataka, uzet }emo za primjer fascikle koje se nalaze u registru. Jedna fascikla, obilje`ena nazivom “Klijenti”, sadr`avat }e listove papira i to tako da se na jednom listu nalaze detaljni podaci o klijentima, naziv, adresa, telefon, e-mail itd. Svaki list papira je obilje`en jedinstvenim brojem. Druga fascikla, obilje`ena nazivom “Narud`be”, sadr`avat }e listove papira i to tako da se na jednom listu nalaze podaci o narud`bi klijenta. Ali, umjesto da pi{emo naziv klijenta, adresu itd., mi }emo listove u fascikli narud`bi obilje`iti jedinstvenim brojem iz fascikle “Klijenti”. Tako, ako je u fascikli “Klijenti” “Osoba C” obilje`ena jedinstvenim brojem 14, list u fascikli “Narud`be” koji sadr`i podatke o ra~unu “Osobe C” }e isto tako biti obilje`en brojem 14. Po{to “Osoba C” mo`e da ima vi{e narud`bi, to zna~i da se u fascikli “Narud`be” mo`e na}i vi{e papira obilje`enih brojem 14, dok se u fascikli “Klijenti” mo`e na}i samo jedan papir obilje`en brojem 14. Baza podataka koristi isti princip rada, samo {to se informacije ne ~uvaju na papiru ve} u elektronskoj formi. Registar koji se pominje u ovom slu~aju predstavlja bazu podataka, fascikle predstavljaju tabele, a listovi papira slogove (eng. records). Zna~i, baza podataka predstavlja ure|en skup tabela i relacija izme|u njih.

[TA JE TO MICROSOFT ACCESS 2003? Access je sastavni dio paketa Office 2003 i, kao {to smo ve} nau~ili, omogu}ava nam da upravljamo bazama podataka. On predstavlja dobro rje{enje za baze manjeg ili srednjeg obima.

302 Baze podataka

MICROSOFT ACCESS

Maksimalna veli~ina baze podataka Access je 2 GB. Tako|e, Access toplo preporu~ujemo po~etniku u radu sa bazama podataka jer, kao {to }ete vidjeti u nastavku ove lekcije, uz njega se vrlo lako savladaju osnove baze podataka. Pokretanje Accessa i kreiranje baze podataka Sada }emo da napravimo prvu bazu podataka. Access }emo pokrenuti preko menija Start, klikom na ikonu “Microsoft Office Access 2003”. Nakon pokretanja, iz menija “File” izabrat }emo komandu “New”. Na desnoj strani Accessovog prozora dobit }ete prozor koji nam omogu}ava da napravimo praznu bazu podataka. Odabrat }emo komandu “Blank database”, tj. “Napravi praznu bazu podataka”, i pojavit }e se dijalog u kojem }emo u dijelu “File name:” ukucati naziv nove baze podataka: “PRVA BAZA”. Izabrat }emo komandu “Create”, tj. “Napravi”. Sljede}a slika pokazuje kako se pravi nova baza podataka.

1. Izabrati komand u "New"

2.Odabrati praznu bazu

3. Ukucati naziv baze

4. Odabrati "Create"

Slika 6-1: Kako napraviti novu bazu podataka

Ako ste dobili prozor prikazan na sljede}oj slici, ~estitamo; kreirali ste svoju prvu bazu podataka.

MICROSOFT ACCESS

Baze podataka 303

Prozor koji se pojavio (slika 6-2) naziva se prozor Database. On nam omogu}ava da kreiramo Tables (Tabele), Querije (Upite), Forms (Forme), Reports (Izvje{taje), Pages (Stranice), Macros (Makroe) i Modules (Module). Ako prozor “Database” zatvorite klikom na dugme “X” u gornjem desnom uglu, zatvorili ste bazu podataka. Mo`ete je Slika 6-2: Prozor Database ponovo otvoriti odabirom komande “Open” iz menija “File”. Prije nego krenemo u izradu baze podataka, objasnit }emo {ta je to {to nam prozor “Database” omogu}ava da kreiramo. Tabele Tabela je mjesto u kojem }e Access pohranjivati odre|ene podatke, kao {to su podaci o klijentima ili narud`bama. Naravno, upotrebljavat }emo odvojene tabele za odre|ene skupine podataka, {to ~ini bazu podataka efikasnijom i u velikoj mjeri elimini{e gre{ke koje se pojavljuju prilikom unosa podataka. Tako }emo podatke o klijentima staviti u jednu tabelu, a podatke o narud`bama u drugu. Svaka tabela ima svoje ime. Redovi tabele predstavljaju slogove (zapis; eng. record), a zaglavlje kolona predstavlja polja tabele. Queriji – upiti Queriji su upiti koji se baziraju na tabelama. U Accessu postoji vi{e tipova upita, a naj~e{}e se koristi upit “Select” pomo}u kojega se selektiraju samo oni podaci koji se tra`e iz tabele. Upiti se mogu iskoristiti kao izvor podataka za forme, izvje{taje, stranice ili druge upite. Da napomenemo da, pored upita “Select”, u Accessu postoji upit “Delete” koji bri{e podatke iz tabele na osnovu zadanog kriterija, dok upit “Update” modificira podatke u tabeli.

304 Baze podataka

MICROSOFT ACCESS

Forme Forme se mogu upotrijebiti za razne namjene. Preko formi se mogu unositi, pretra`ivati, brisati i a`urirati podaci u tabeli; mogu}e je otvoriti drugu formu ili otvoriti “Report” – izvje{taj. Va`no je napomenuti da je forma ono {to stoji izme|u krajnjeg korisnika i baze podataka. Reports – Izvje{taji Izvje{taje koristimo da bismo na monitoru ili na papiru (eng. hard copy) dobili tra`ene podatke. Prilikom izrade izvje{taja, odabiremo podatke koje `elimo da vidimo, a isto tako odre|ujemo font, boju i veli~inu, tako da mo`emo prikazati podatke onako kako `elimo da ih vidimo. Pages – Stranice “Data Access page” je specijalan oblik Web stranice uz pomo} kojeg mo`emo pregledati podatke ili raditi sa njima preko Interenta ili Intraneta – podaci su snimljeni u Accessovoj bazi. “Data Access pages” se, tako|e, mogu upotrijebiti da bi se pristupilo, recimo, tabeli ra|enoj u Microsoft Excelu. Macros – Makroi Makroi se sastoje od jedne ili vi{e akcija od kojih svaka radi neku operaciju, kao {to je otvaranje forme ili {tampanje izvje{taja. Makroi se koriste da se automatizuje niz akcija koje bi ina~e korisnik uradio korak po korak. Modules – Moduli Moduli se koriste za naprednije operacije na bazi podataka. Oni zahtijevaju programersko iskustvo, a jezik u kojem se pi{u je Visual Basic for Applications (VBA).

MICROSOFT ACCESS

Izrada baze podataka 305

6.2. Izrada baze podataka Prvi korak prilikom izrade baze podataka je odre|ivanje njene namjene. Potrebno je odrediti koje izvje{taje korisnici `ele da dobiju iz baze. Zna~i, odre|ujemo podatke koji trebaju da se ~uvaju u bazi podataka. Na osnovu toga odre|ujemo koje }e nam tabele biti potrebne, kao i polja u tim tabelama. Nakon izrade tabela odre|ujemo jedinstvena polja u njima, tj. primarne klju~eve (Primary Keys). Na osnovu primarnih klju~eva odre|uju se relacije me|u tabelama. Za svaku relaciju se mora znati koje tabele povezuje i preko kojih polja. Access ima dva osnovna tipa relacija izme|u tabela i to 1-1 (jedan na jedan) i 1-N (jedan na vi{e). Naravno, zadnji korak je realizacija baze u Accessu. Da ponovimo, prilikom izrade baze podataka potrebno je uraditi sljede}e korake: odrediti namjenu baze podataka, odrediti koje tabele treba da sadr`i baza, odrediti polja u tabelama, odrediti jedinstvena polja u tabelama, tj. primarne klju~eve (Primary Keys), kreirati relacije izme|u tih tabela, realizovati bazu u Accessu. Prilikom izrade baze podataka, za prvih pet koraka su potrebni samo papir i olovka, a tek zadnji, {esti korak, predstavlja stvarnu realizaciju baze u Accessu. Pa, da krenemo!

IZRADA OGLEDNE BAZE U MICROSOFT ACCESSU – EVIDENCIJA NARUD@BI Napomene za izradu baze Kroz primjer izrade baze podataka o evidencijama narud`bi }emo upoznati kako se pravi baza podataka u Accessu. Baza podataka koju }emo razviti – evidencija narud`bi – je samo dio jedne velike baze podataka koja mo`e da prati poslovanje neke firme, ali mi }emo ovu bazu posmatrati kao izolovan sistem da primjer ne bi bio previ{e te`ak za razumijevanje po~etniku. Sretno!

306 Izrada baze podataka

MICROSOFT ACCESS

Odredimo namjenu baze podataka U ovom koraku }emo utvrditi kakve izvje{taje, tj. mogu}nosti, baza podataka treba da pru`a. Na osnovu toga odre|ujemo koji podaci }e se ~uvati u bazi podataka, tj. koji su podaci potrebni da bi se dobili tra`eni izvje{taji. Mi }emo da odredimo {ta baza podataka – evidencija narud`bi – treba da sadr`i. Ona treba da sadr`i evidenciju klijenata firme i to sljede}e podatke: “Naziv firme”, “Kontakt osobu”, “Adresu”, “Telefon”, “Fax”,”E-mail” i “Mati~ni broj firme”. Tako|e, za svakog klijenta treba da se zabilje`i narud`ba. Jedna narud`ba treba da ima “Broj narud`be”, “Opis narud`be”, “Iznos”, “Valutu iznosa”, “Datum narud`be”, “Rok isporuke” i “Napomenu”. Jedan klijent mo`e da ima vi{e narud`bi. Baza podataka treba da u svakom trenutku mo`e da prika`e podatke o klijentu i njegovim narud`bama. Odredimo koje tabele treba da sadr`i baza Na osnovu analize namjene baze odredit }emo tabele koje baza treba da sadr`i. Naravno, mi mo`emo sve podatke staviti u jednu tabelu, ali u tom slu~aju }e se javiti ne`eljeno dupliranje podataka. Zato }emo odrediti dvije tabele: Klijenti i Narud`be. Tabela Klijenti }e sadr`avati podatke o klijentima, a tabela Narud`be evidenciju narud`bi za pojedinog klijenta. Odredimo polja u tabelama Tabeli Klijenti dodijelit }emo polja: “Naziv firme”, “Kontakt osoba”, “Adresa”, “Telefon”, “Fax”, “E-mail”, “MB firme”, a tabeli Narud`be polja: “Broj narud`be”, “Opis”, “Iznos”, “Valuta”, “Datum narud`be”, “Rok isporuke” i “Napomena”. Odredimo jedinstvena polja u tabelama, tj. primarne klju~eve (Primary Keys) Primarni klju~ u tabeli predstavlja polje po kome }e se svaki slog jedinstveno identifikovati u odnosu na drugi slog u tabeli. To zna~i da svi slogovi polja koje je progla{eno primarnim klju~em moraju imati razli~ite vrijednosti, obi~no broj~ane (npr: 1, 2, 3...). U tabeli Klijenti odredit }emo polje: “RB firme”, a u tabeli Narud`be polje: “RB narud`be” kao primarne klju~eve. Sada tabele izgledaju ovako:

MICROSOFT ACCESS

Tabela Klijenti RB firme (Primarni klju~) Naziv firme Kontakt osoba Adresa Telefon Fax E-mail MB firme

Izrada baze podataka 307

Tabela Narud`be RB narud`be (Primarni klju~) Broj narud`be Opis Iznos Valuta Datum narud`be Rok isporuke Napomena

Kreirajmo relacije izme|u tabela U ovom koraku defini{emo relacije izme|u tabela koje su kreirane. Kao prvo, moramo odrediti koji }emo tip relacije upotrijebiti. U na{em slu~aju, jedan klijent mo`e imati vi{e narud`bi, tako da }emo odabrati relaciju jedan na vi{e (1-N). Sljede}a slika prikazuje “Relationships”, tj. {emu baze podataka:

Slika 6-3: “Relationships” - [ema baze podataka

Dakle, mi smo primarni klju~ u tabeli Klijenti dodali kao strani klju~ u tabeli Narud`be i kreirali relaciju izme|u ove dvije tabele.

308 Izrada baze podataka

MICROSOFT ACCESS

NAPRAVIMO BAZU U MICROSOFT ACCESSU Ve} smo nau~ili kako kreirati bazu. Dakle, pokrenite Access i kreirajte bazu podataka pod nazivom “Evidencija narud`bi”. Pojavio se prozor “Database” baze podataka “Evidencija narud`bi” i sada mo`emo kreirati tabele. Kako kreirati tabelu?

2. Kliknuti na "New" 1. Mišem odabrati karticu "Tables" 3. Mišem odabrati "Design View"

4. Kliknuti "OK"

Slika 6-4: Otvaranje prozora Table Design

Prozor “Table Design” Otvorit }e se prozor koji se naziva “Table Design”. On se dijeli na dva dijela. Gornji dio sadr`i tri kolone. U prvu kolonu, ozna~enu kao “Field name”, unosimo imena polja. Druga kolona nam slu`i da iz padaju}eg menija odaberemo kojeg je tipa polje koje smo ukucali, a tre}a kolona predstavlja opis tog polja, tj. komentar. Ona nije obaveza za unos, ali je iskustvo pokazalo da je dobra praksa komentarisati svako polje. U donjem dijelu prozora, koje se naziva “Field Properties”, za svako polje odre|ujemo njegove parametre kao {to su veli~ina, format polja itd. Pa, da krenemo! Mi{em }emo se pozicionirati u prvo polje prve kolone i ukucati naziv polja “RB Firme”. Zatim }emo pritisnuti tipku ENTER da bi se prebacili u sljede}u kolonu, gdje }emo mi{em iz

MICROSOFT ACCESS

Izrada baze podataka 309

Da bi se pojavio padaju}i meni koji vidite na slici, kliknite ovdje!

Unosimo naziv polja, tip i opis

Ovdje mijenjamo parametre polja

Slika 6-5: Table Design

padaju}eg menija odabrati tip polja “AutoNumber”. Za{to ba{ “AutoNumber”, objasnit }emo kasnije. Kada smo odabrali tip polja, ponovo }emo pritisnuti tipku ENTER kako bi se prebacili u sljede}u kolonu u kojoj mo`emo unijeti opis polja, npr. “Ovo je primarni klju~”. Ponovo }emo pritisnuti tipku ENTER i sada smo pozicionirani u drugi red prve kolone. Sada }emo unijeti i ostala polja tabele Klijenti, s tim {to }emo za njih kao tip polja izabrati “Text”. Ostala polja su kako slijedi: “Naziv firme”, “Kontakt osoba”, “Adresa”, “Telefon”, “Fax”, “E-mail” i “MB firme”. Da objasnimo {ta predstavljaju naj~e{}e kori{}eni tipovi polja. Text – u polje se unose podaci koji sadr`e slova, brojke i druge znakove, kao {to su %, &, =, *, pri ~emu je najve}a dopu{tena du`ina 255 znakova, Memo – vrsta sli~na tekstu, ali u ovom slu~aju nismo ograni~eni na 255 znakova, Number – u polje se mogu unositi broj~ane vrijednosti, AutoNumber – Access automatski popunjava novo polje jedinstvenim rastu}im ili slu~ajnim brojem, Currency – upotrebljava se za unos valuta, Date/Time – u polje unosimo datum, vrijeme ili oboje, Yes/No – upotrebljava se za podatke koji mogu poprimiti samo dvije vrijednosti, npr. da / ne ili uklju~eno / isklju~eno.

310 Izrada baze podataka

MICROSOFT ACCESS

Odre|ivanje veli~ine polja Sada }emo da postavimo maksimalnu veli~inu, tj. da nau~imo kako se postavljaju parametri polja: U redu sa imenom polja kliknite na bilo koju kolonu tog polja tako da na lijevoj strani prozora “Design View” bude pozicioniran pokaziva~ . U dijelu “Field Properties” prikazat }e se parametri tog polja. Dakle, prika`imo parametre polja “Naziv firme” klikom mi{a na red tog polja. U okviru za tekst “Field Size”, izbri{ite postoje}i broj i unesite maksimalnu veli~inu polja. Mi }emo za polje “Naziv firme” izbrisati broj 50, a unijeti broj 15. Ponovite prethodna dva koraka da biste poljima odredili sljede}e veli~ine:

Kontakt osoba Adresa Telefon Fax Email MB firme

30 40 10 10 20 20

Tako|e, Access nam dopu{ta da odredimo i druge parametre polja kao {to su: Format – prikazuje brojeve ili datume u definisanom formatu, Decimal Places – odre|uje broj decimalnih mjesta, Default Value – vrijednost koja se automatski unosi u novi slog ako tu vrijednost nismo ve} unijeli ru~no, Validation Rule – pravilo koje se mora po{tovati prilikom uno{enja vrijednosti, npr. ako se u nekom polju ne smije pojaviti negativan broj ili jednak nuli, tada u ovo polje unosimo >0, Validation Text – tekst poruke koji }e da se ispi{e ukoliko se prilikom unosa ne po{tuje “Validation Rule”, Required – mo`emo ga postaviti na “No” i “Yes”; ako je “No”, polje nije obavezno za unos, a ako je “Yes”, Access }e zahtijevati obavezan unos tog polja, Indexed – ako ovaj parametar postavimo na “Yes”, Access }e indeksirati polje, {to zna~i da }e se sortiranje i pretra`ivanje po tom polju tabele ubrzati.

MICROSOFT ACCESS

Izrada baze podataka 311

Postavljanje primarnog klju~a Accessu moramo re}i koje }emo polje koristiti kao primarni klju~ kako bi nas sprije~io u slu~ajnom uno{enju istih vrijednosti za vi{e od jednog sloga u tom polju. Da bismo postavili primarni klju~, uradit }emo sljede}e: odabrat }emo polje koje `elimo za primarni klju~, tj. pozicionirat }emo pokaziva~ u polje “RB Firme”, Odabrat }emo komandu “Primary Key” iz menija “Edit” ili kliknuti na sli~icu iz trake alata. Simbol klju~a se pojavljuje sa lijeve strane imena polja, kao {to je prikazano na sljede}oj slici.

Simbol klju~a

Slika 6-6: Prikazuje simbol klju~a i pogled Table Design na{e prve tabele

Dobili smo pogled “Table Design” kao na slici 6-6, tako da }emo sada da tabelu spasimo pod imenom Klijenti. Spa{avanje tabele Dakle, odabrat }emo komandu “Save” iz menija “File”. Access }e nas pitati za naziv tabele i mi }emo u dijelu “Table Name” ukucati Klijenti i kliknuti na “OK”. Tabela }e biti spa{ena pod imenom Klijenti.

312 Izrada baze podataka

MICROSOFT ACCESS

Unos podataka u tabelu Klijenti Sada }emo nau~iti dodavati slogove. Sljede}a slika pokazuje kako }ete otvoriti tabelu za dodavanje slogova, tj. uraditi unos podataka.

Da biste dobili spisak tabela, kliknite ovdje

Prozor otvorene tabele

Da biste otvorili tabelu, dvostruko kliknite na nju Access sam popunjava polje tipa "AutoNumber"

Po~nimo unos prvog sloga tabele

Slika 6-7: Otvaranje tabele i unos prvog sloga

Dakle, Access je prikazao tabelu sa kolonama koje smo mi odredili u pogledu “Table Design”, i mo`emo po~eti sa unosom slogova. Izme|u polja se kre}ite koriste}i tipku TAB. Vidimo da Access sam popunjava polje “RB Firme” rastu}im brojevima, i da taj broj ne mo`emo promijeniti. Isto tako, Access ne}e dopustiti unos vi{e znakova u polje nego {to smo to odredili parametrom “Field Size” za to polje. Sljede}a slika detaljnije obja{njava prozor tabele.

Pokazuje nam u kojem se slogu trenutno nalazimo

Naziv tabele

Naziv polja

Kursor pozicioniran za unos podataka

Kliknite ovdje da biste zatvorili tabelu

Kliza~ kojim mo`emo prikazati dio tabele koji se trenutno ne vidi na ekranu

Ozna~ava gdje }e se pojaviti novi slog

Slika 6-8: Detaljnije o prozoru tabele

MICROSOFT ACCESS

Izrada baze podataka 313

U donjem lijevom uglu prozora tabele nalazi se navigacioni dio. Njega }ete ~esto koristiti, pa je zato neophodno dobro ga upoznati.

Na kojem se slogu trenutno nalazimo

Idi na prvi slog

Idi na zadnji slog Ukupan broj slogova

Jedan slog nazad

Jedan slog naprijed

Napravi novi slog

Slika 6-9: Navigacioni dio

Ukucajte barem deset slogova i eksperimenti{ite malo; kre}ite se po tabeli koriste}i navigacioni dio koji je obja{njen na slici 6-9, a isto tako se mo`ete kretati koriste}i mi{ ili tastaturu. Ako `elite da se kre}ete mi{em, jednostavno kliknite u slog na mjesto gdje `elite da pi{ete. Upotreba tastature je ~esto najbr`i na~in kretanja po tabeli. Naj~e{}e kori{tene tipke su: TAB – vodoravno za jedno polje, Strelice ulijevo i udesno – kada je polje ozna~eno, vodoravno za jedno polje; ina~e pomi~e kursor umetanja za jedan znak, Strelice gore i dole – vertikalno za jedno polje, Home – na prvo polje sloga u kojem se nalazimo, End – na zadnje polje sloga u kojem se nalazimo, Page Down – prema dole za jedan prozor slogova, Page Up – prema gore za jedan prozor slogova.

Spremanje podataka na disk Mislite li da je vrijeme da spremite svoj rad na disk? Ipak, to nije potrebno, jer Access preuzima brigu o tome. Za razliku od ve}ine aplikacija koje ~ekaju da im ka`ete da spreme ono {to ste ukucali, Access sprema podatke u novim ili izmijenjenim slogovima ~im se prebacite na neki drugi slog.

314 Izrada baze podataka

MICROSOFT ACCESS

Nazad u “Table Design” ^esto postoji potreba da se vratimo u “Table Design” neke tabele i promijenimo ne{to. Recimo, dodamo novo polje ili izbri{emo postoje}e. 1. Mišem Kako se vratiti u “Table odaberite tabelu Design”? Nau~ili ste se vratiti u 2. Kliknite na komandu “Table Design”, a sada idemo "Design" da napravimo preostalu tabelu – Narud`be. Kako smo Slika 6-10: Povratak u Table Design ranije nau~ili, otvorimo “Table Design” za novu tabelu. Zaboravili ste kako? Pogledajte sliku 6-4. Uspjeli ste i dobili prazan prozor “Table Design”. Po~nite unositi polja tabele Narud`be kako je prikazano u sljede}oj tabeli. Pazite da tipovi podataka koje birate budu kakvi su ovdje prikazani. Ime polja RB narud`be RB firme Broj narud`be Opis Iznos Valuta Datum narud`be Rok isporuke Napomena

Tip podatka AutoNumber Number Text Text Number Text Date/Time Date/Time Memo

Postavite veli~inu Upi{ite komentar Primarni klju~ Strani klju~ iz tabele Klijenti 6 255 2 -

Nemojte zaboraviti postaviti veli~inu za polja “Broj narud`be”, “Opis” i “Valuta”; ako se ne sje}ate kako, pogledajte podnaslov “Odre|ivanje veli~ine polja”. Polje “RB narud`be” postavite kao primarni klju~.

MICROSOFT ACCESS

Izrada baze podataka 315

Kada zavr{ite, trebate dobiti prozor koji izgleda ovako:

Slika 6-11: Izgled tabele Narud`be u Design View

Spasite va{u tabelu pod imenom Narud`be. Sada, u prozoru “Database” baze “Evidencija narud`bi”, pod karticom “Tables” postoje dvije tabele.

Slika 6-12: Prozor Database prikazuje dvije tabele

316 Izrada baze podataka

MICROSOFT ACCESS

Uspostavljanje relacije izme|u tabela Sada je potrebno Accessu re}i preko kojih polja }emo uspostaviti relaciju izme|u ove dvije tabele. Relacija (eng. relationship) se uspostavlja na sljede}i na~in: Izaberite komandu “Relationships” iz menija “Tools” ili kliknite na sli~icu iz trake alata, Access }e otvoriti prozor “Relationship” i prikazati dijalog “Show Table”. Slika 6-13: Dijalog Show Table Dvostrukim klikom mi{a prvo kliknite na Klijenti, a zatim na Narud`be, da biste ove tabele dodali u prozor “Relationship”, Odaberite komandu “Close” da biste zatvorili dijalog “Show Table”. Prozor “Relationships” sada }e izgledati kao na slici 6-14, a zatim uradite kao na slici 6-15

1. Do|ite mišem ovdje

2. Pritisnite lijevu tipku miša i dr`ite je pritisnutom

3. Dodite mišem ovdje i pustite tipku miša

Slika 6-14: Prozor Relationships

Slika 6-15: Uspostavljanje relacije izme|u polja

Pojavit }e se prozor koji daje osnovne informacije o kreiranoj relaciji. Na njemu je potrebno uraditi sljede}e:

MICROSOFT ACCESS

1. Klikom 2. Sada miša uklju~ite i uklju~ite preostale kvakicu dvije kvakice

Slika 6-16: Editovanje relacije

Izrada baze podataka 317

Linija pokazuje da je relacija napravljena

Slika 6-17: Prozor Relationships nakon kreirane relacije

Kliknite na dugme “Create” i va{a relacija je kreirana. Potrebno je zatvoriti prozor “Relationships”, a on }e nas pitati da li `elimo snimiti uspostavljenu relaciju. Mi }emo odabrati “Yes”. Unos podataka u tabelu Narud`be Otvorite tabelu Narud`be dvostrukim klikom na nju u prozoru “Database”. Pojavit }e se sljede}i prozor:

Slika 6-18: Otvorena tabela Narud`be

Unesimo nekoliko slogova u tabelu Narud`be.

318 Izrada baze podataka

MICROSOFT ACCESS

Access }e sam popunjavati polje “RB Narud`be” jedinstvenim, rastu}im ili slu~ajnim brojevima, a ne}e dozvoliti da unesete bilo koji broj u polje “RB Firme”. Taj broj mora da odgovara nekom broju iz polja “RB Firme” koje se nalazi u tabeli Klijenti. Pogledajmo nakratko tabelu Klijenti: Unesimo narud`bu za firmu “Trnoru`ica”.

Firma 'Trnoru`ica' je ozna~ena brojem 2 u polju "RB Firme"

Slika 6-19: Podaci uneseni u tabelu Klijenti

Broj 2 ozna~ava da se radi o firmi 'Trnoru`ica'

Slika 6-20: Unos narud`be za firmu “Trnoru`ica”

U polja za datume unosite podatke na sljede}i na~in: “dan.mjesec.godina”. Umjesto ta~ke mo`ete upotrijebiti i simbol kose crte (/). Ukoliko se desi da Access ne dopusti unos redoslijedom “dan, mjesec, godina”, morat }ete podesiti postavke za datum u kontrolnom panelu Windowsa. Sada }emo unijeti jo{ jednu narud`bu za firmu “Trnoru`ica” i tri narud`be za firmu “Pepeljuga”:

Slika 6-21: Unos jo{ ~etiri narud`be

MICROSOFT ACCESS

Izrada baze podataka 319

Dakle, ako `elimo unijeti vi{e narud`bi za jednu firmu, jednostavno u polje “RB Firme” ponovo ukucamo odgovaraju}i broj iz tabele Klijenti. Postavljanje “Lookupa” Ovo mo`da malo zbunjuje, jer morate da pamtite koji je broj neke firme kako biste unijeli narud`bu. Access ima rje{enje za to. Zatvorite tabelu Narud`be i vratite se u njen “Design view”. Kako se vratiti u “Design view”? Pogledajte sliku 6-10. Dakle, mi{em odaberite tabelu Narud`be, a zatim izaberite komandu “Design”. Pojavit }e se prozor “Design view”. Na njemu uradite sljede}e: 1. Kliknite ovdje da bi se pojavila "Field Properties" za polje "RB Firme" u donjem dijelu ekrana

2. Kliknite ovdje da bi se otvorila kartica "Lookup"

3. Kliknite u polje "Text Box" da bi se desno pojavila strelica nadole

4. Kliknite na strelicu

5. Odaberite "Combo Box"

Slika 6-22: Postavljanje Lookupa

Kartica “Lookup” je poprimila sljede}i izgled.

1. Kliknite ovdje da bi se pojavile tri ta~ke desno

Slika 6-23: Kartica Lookup

2. Kliknite na tri ta~ke

320 Izrada baze podataka

MICROSOFT ACCESS

Pojavio se dijalog “Show table”. Sa njim smo se sreli kada smo uspostavili relaciju me|u tabelama. Mi }emo odabrati tabelu Klijenti: Dvostruko kliknite na “Klijenti”, Odaberite komandu “Close” da biste zatvorili dijalog “Show Table”. Pojavit }e se sljede}i prozor koji se zove “Query Builder”:

Slika 6-24: Prozor Query Builder

U gornjoj polovici ekrana u okviru Klijenti su izlistana sva polja tabele “Klijenti”. Mi }emo uraditi sljede}e: U okviru “Klijenti” dvostruko kliknite na polje “Naziv firme”. Access }e polje “Naziv firme” prebaciti u prvu }eliju reda Field. Zatim dvostruko kliknite na polje “RB Firme” da biste to polje prebacili u drugu }eliju reda Field. Ako dvostruko kliknete na pogre{no polje, pritisnite tipku Delete i poku{ajte ponovo.

1. Upišite broj "2"

2. Upišite broj "1"

Slika 6-25: Kartica Lookup

MICROSOFT ACCESS

Izrada baze podataka 321

Zatvorite prozor “Query Builder”. Access }e pitati da li `elite snimiti to {to ste napravili. Kliknite na “Yes”. Vratili smo se na karticu “Lookupa”, pa uradimo kao na slici 6-25. Da bi bilo jasnije {ta je ura|eno, zatvorite “Design View” tabele. Naravno, na pitanje da li `elite snimiti promjene, odgovorite sa “Yes”. Sada otvorite tabelu Narud`be. Ako ste sve pa`ljivo uradili, vidi se sljede}e:

Slika 6-26: Izgled tabele Narud`be

Obratimo pa`nju na kolonu polja “RB Firme”. Umjesto brojeva koje smo ukucali u polje “RB Firme”, vidimo nazive firmi. To ne zna~i da je Access promijenio brojeve u nazive firmi. Access i dalje u polju “RB Firme” ~uva brojeve koje smo mi ukucali, ali na ekranu prikazuje nazive firmi iz tabele Klijenti koji odgovaraju tom broju.

2. Kliknite na 'Trnoru`ica'

1. Da biste unijeli novu narud`bu za firmu 'Trnoru`ica', kliknite na strelicu

Slika 6-27: Unos nove narud`be je olak{an

322 Izrada baze podataka

MICROSOFT ACCESS

Vratimo se na sliku 6-25. U koloni “Row Source” je Access ispisao tekst koji ozna~ava da smo iz tabele Klijenti izabrali polja “Naziv firme” i “RB firme”. Parametar “Bound Column” smo postavili na broj 2 da bismo rekli Accessu da u polju ~uva brojeve iz polja “RB Firme”, a parametar “Column Count” na broj 1 da bi Access na ekranu prikazao prvo polje koje smo izabrali u “Query Bilderu”, tj. “Naziv firme”. Sada, kada budemo unosili novi slog u tabelu Narud`be, ne moramo pamtiti koji broj ozna~ava firmu. Samo je potrebno izabrati naziv firme kako je prikazano na slici 6-27, a Access }e da se brine o tome koja firma je ozna~ena kojim brojem. Ovo se naziva “Lookup”. Firmu mo`ete izabrati i tako {to }ete u polju “RB firme” na tastaturi pritisnuti slovo “t”. Access }e sam ponuditi naziv “Trnoru`ica”. Pritisnite tipku TAB i odabrali ste firmu ’Trnoru`ica’. Otvorite tabelu Klijenti i unesite jo{ nekoliko firmi. Imena firmi koje unesete }e Access ponuditi prilikom sljede}eg unosa nove narud`be. Unesite jo{ nekoliko narud`bi da biste savladali unos. Ovakvim na~inom unosa narud`bi smo izbjegli gre{ke pri unosu firme, jer mo`emo unijeti samo firme koje se nalaze u tabeli Klijenti. Va`no je da se ne javlja dupliranje podataka kao {to su “Kontakt osoba”, “Adresa”, “Fax”, “E-mail” ili “MB firme”, jer ih ~uvamo samo u jednom slogu tabele Klijenti. Da smo sve ove podatke stavili u samo jednu tabelu, svaki put prilikom unosa narud`be morali bismo kucati “Adresu” itd. Dakle, sada vidimo prednosti toga {to smo podatke stavili u dvije tabele, a ne u jednu.

MICROSOFT ACCESS

Izdvajanje informacija i alati za filtriranje 323

6.3. Izdvajanje informacija i alati za filtriranje UPOTREBA KOMANDE “FIND” I FILTERA Do sada smo nau~ili kako kreirati bazu podataka i kako u nju unijeti podatke primjenom tabela. U sljede}oj lekciji }emo da nau~imo na~ine izdvajanja informacija primjenom jednostavne upotrebe komande “Find” i alata za filtriranje. Tako|e, nau~it }emo kreirati upit na jednu i na vi{e tabela. Komanda “Find” predstavlja najjednostavniji na~in tra`enja podataka za koje znate da postoje u bazi. Da bismo u tabeli Narud`be prona{li narud`bu sa brojem “05-04”, slijedite ove korake: Otvorite tabelu Narud`be. Odaberite komandu “Find” iz menija “Edit” ili kliknite na sli~icu iz trake alata da bi se prikazao sljede}i okvir za dijalog u kojem }ete:

1. Upisati broj narud`be koju tra`ite: "05-04"

3. Kliknuti ovdje

2. Kliknuti na strelicu i odabrati "Narud`be : Table", kako bi Access pretra`io sva polja

Slika 6-28: Upotreba komande Find

Access }e prona}i tra`eno polje. Pri radu sa tabelom, mo`ete se kori{tenjem filtera privremeno koncentrisati na neke slogove koji imaju ne{to zajedni~ko. Recimo da ho}emo u tabeli Narud`be prikazati sve slogove firme ’Pepeljuga’. Uradite sljede}e: Otvorite tabelu Narud`be, Kliknite u polje gdje pi{e ’Pepeljuga’,

324 Izdvajanje informacija i alati za filtriranje

MICROSOFT ACCESS

Odaberite komandu “Filter by Selection” iz menija “Record>Filter” ili kliknite na sli~icu iz trake alata. Access }e prikazati samo narud`be za firmu ’Pepeljuga’. Odaberite komandu “Remove Filter” iz menija “Record>Filter” ili kliknite na sli~icu , da bi se ponovo prikazali svi slogovi tabele.

UPOTREBA QUERIJA (UPITA) Pretpostavimo da `elimo popis svih firmi i brojeva telefona iz tabele Klijenti. Ne `elimo da vidimo podatke iz polja “RB Firme”, “Kontakt osoba”, “Adresa”, “Fax”, “E-mail” ni “MB firme” To }emo posti}i upotrebom querija. Pogledajmo prozor “Database”:

Kliknite ovdje da biste vidjeli popis tabela Kliknite ovdje da biste vidjeli popis querija

Slika 6-29: Prozor Database

Zna~i, u dijelu “Objects” prozora “Database”, klikom na “Queries” dobijamo popis querija. Po{to mi nemamo kreiran niti jedan query, Access }e nam ponuditi mogu}nost da ga napravimo. Izrada queryja koji }e prikazati nazive firmi i njihove brojeve telefona Kliknite na “Queries” u dijelu “Objects” prozora “Database”. Zatim odaberite komandu “New”, kao na primjeru kreiranja tabele.

MICROSOFT ACCESS

Pojavit }e se prozor kao na slici 6-30. Access }e prikazati dijalog “Show Table”. Dvostruko kliknite na Klijenti, da biste ovu tabelu izabrali i iz nje mogli koristiti podatke za novi query. Odaberite komandu “Close” da biste zatvorili “Show Table”. Pojavit }e se prozor koji izgleda ovako:

Izdvajanje informacija i alati za filtriranje 325

2. Kliknite na "OK"

1. Kliknite na "Design View"

Slika 6-30: New Query

Pomicanjem kliza~a mo`ete vidjeti sva polja

Slika 6-31: Izgled prozora Select Query

Ovaj prozor izgleda isto kao prozor koji smo koristili kada smo postavljali “Lookup”. Razlika je u tome da sada ovaj prozor koristimo da bismo odabrali polja koja }e da se pojave u na{em queryju. U okviru prozora “Klijenti” dvostruko kliknite na polje “Naziv firme”, da bi Access to polje prebacio u prvu kolonu reda Field. Zatim, kliza~em koji je prikazan na slici 6-31 prika`ite polje “Telefon”, kako biste ga prebacili u drugu kolonu reda Field.

326 Izdvajanje informacija i alati za filtriranje

MICROSOFT ACCESS

Prozor “Select Query” sada izgleda kao na slici 6-23. Sada }emo da spasimo query odabirom komande “Save” iz menija “File”. Access }e nas pitati za naziv queryja. Mi }emo u dijelu “Query Name:” ukucati naziv “Imena firmi sa telefonskim brojevima”. Zatvorite prozor “Select Query” i Access }e prikazati na{ query u prozoru “Database”. Da bismo vidjeli rezultat na{eg queryja, moramo ga otvoriti. To }ete uraditi na sljede}i na~in:

Uklju~ena kvakica ozna~ava da }e polje zaista biti prikazano

Slika 6-32: Prozor Select Query

2. Odaberite "Open" 1. Kliknite na query kojeg `elite otvoriti

Ponavljamo, ako Access nije prikazao vaš query, odaberite mišem karticu "Queries"

Slika 6-33: Otvaranje queryja

Rezultat na{eg queryja vidite na sljede}oj slici:

Slika 6-34: Dobijeni rezultat

MICROSOFT ACCESS

Izdvajanje informacija i alati za filtriranje 327

Access je prikazao sve nazive firmi sa telefonima koje imamo ukucane u tabeli Klijenti. Query na vi{e tabela Sada }emo napraviti ne{to slo`eniji upit. Ho}emo da prika`emo narud`be svih firmi u sljede}em obliku: “Naziv firme”, “Adresa firme”, “Broj narud`be”, “Iznos”, “Valuta”. Uradite sljede}e Kliknite na “Queries” u dijelu “Objects” prozora “Database”. Zatim odaberite komandu “New”, kao pri kreiranju pro{log queryja. Pojavit }e se prozor “New Query” kojeg smo upoznali na slici 6-30. Uradite isto kao pri kreiranju pro{log queryja, tj. odaberite “Design View”, a zatim “OK”. Pojavit }e se prozor “Show Table”. Dvostruko kliknite na Klijenti, a zatim na Narud`be, da biste mogli iz obje tabele koristiti podatke za query. Odaberite komandu “Close” da biste zatvorili “Show Table”. Pojavit }e se prozor koji izgleda ovako:

Access je prikazao relaciju koju smo ranije kreirali izme|u ove dvije tabele

Slika 6-35: Query na vi{e tabela

Sada }emo redom izabrati polja za koja ho}emo da ih Access prika`e u na{em queryju. U okviru Klijenti dvostruko kliknite na “Naziv firme”, a zatim na “Adresa”, U okviru Narud`be kliknite na “Broj narud`be”, zatim na “Iznos” i na kraju na “Valuta”.

328 Izdvajanje informacija i alati za filtriranje

MICROSOFT ACCESS

Access je ta polja redom dodao u donji dio ekrana, i sada prozor “Select Query” izgleda ovako:

Slika 6-36: Select Query

Spasite ovaj query pod imenom “Narud`be klijenti” i otvorite ga na na~in koji smo objasnili za prethodni query. Rezultat queryja }e izgledati ovako:

Slika 6-37: Rezultat queryja

Postavljanje uslova u queryju Recimo da `elite prikazati ovaj isti query, ali samo za jednu firmu, i to ’Pepeljuga’. Uradite sljede}e: Vratite se u “Design View” queryja

MICROSOFT ACCESS

Kada se pojavi sljede}i prozor, uradite kao na slici 6-39. U polje Criteria, u presjeku kolone “Naziv firme”, ukucajte ’Pepeljuga’. Kada iza|ete iz tog polja, Access }e naziv ’Pepeljuga’ staviti pod navodnike. Zatvorite query. Access }e pitati `elite li spasiti promjene; naravno, odaberite “Yes”. Ponovo otvorite query. Sada }ete vidjeti samo slogove koji se odnose na firmu ’Pepeljuga’.

Izdvajanje informacija i alati za filtriranje 329

1. Kliknite na query

2. Kliknite na "Design"

Slika 6-38: Design View queryja

Ukucajte naziv firme za koju ho}ete da prika`ete ovaj query

Slika 6-39: Postavljanje kriterija

Slika 6-40: Query prikazuje samo slogove firme ’Pepeljuga’

330 Izdvajanje informacija i alati za filtriranje

MICROSOFT ACCESS

U slu~aju da unesete nove narud`be za firmu ’Pepeljuga’, Access }e ih prikazati prilikom sljede}eg pokretanja ovog queryja. Dakle, query je vezan za tabele i prilikom svakog njegovog otvaranja, gleda koji se podaci nalaze u tabelama i na osnovu njih prikazuje rezultat. Ako `elite da query ponovo prika`e sve firme, vratite se u “Design View” queryja i izbri{ite “Pepeljuga”.

MICROSOFT ACCESS

Kreiranje jednostavnog izvje{taja 331

6.4. Kreiranje jednostavnog izvje{taja ZA[TO KREIRATI IZVJE[TAJ? Nau~ili smo na~ine izdvajanja podataka i njihovo pregledanje, ali su svi oni usmjereni na monitor. Izvje{taji, tj. kartica “Reports”, su namijenjeni ba{ za ispisivanje podataka na papir da bismo dobili “hard copy”. U sljede}oj lekciji }emo nau~iti kreirati izvje{taje u Accessu koriste}i “Report Wizard”. IZRADA IZVJE[TAJA BAZIRANOG NA TABELI Napravimo izvje{taj koji }e prikazati naziv firme, kontakt osobu, adresu i telefon iz tabele Klijenti. Uradite sljede}e:

2. Kliknuti na "New"

1. Mišem odabrati karticu "Reports"

3. Mišem odabrati "Report Wizard"

4. Kliknuti "OK"

Slika 6-41: Novi izvje{taj

Pojavit }e se prozor “Report Wizard”, u kojem uradite kao na slici 6-42. U dijelu ekrana “Available Fields” pojavit }e se popis polja tabele Klijenti.

332 Kreiranje jednostavnog izvje{taja

MICROSOFT ACCESS

Kliknite na polje “Naziv firme”, pa potom na komandu sa znakom strelice (>), kako biste ga premjestili u okvir “Selected Fields”. Ponovite postupak za polja “Kontakt osoba”, “Adresa” i “Telefon”.

1. Kliknite mišem ovdje da biste otvorili popis tabela i querija

2. Mišem odaberite tabelu Klijenti

Slika 6-42: Prozor Report Wizard

Ako ste neko polje gre{kom premjestili u “Selected Fields”, kliknite na njega, pa potom na komandu sa znakom obrnute strelice (<), kako biste ga vratili nazad. Kada zavr{ite sa odabirom polja, kliknite na “Finish”. Pojavit }e se izvje{taj kao na slici 6-43.

Ako `elite, ovaj izvje{taj mo`ete od{tampati koriste}i komandu “Print” iz menija “File”. Kada od{tampate izvje{taj, zatvorite ga. Pogledajmo na trenutak prozor “Database” na{e baze podataka “Evidencija narud`bi”. Na kartici “Reports” se pojavio izvje{taj pod nazivom “Klijenti”. Nemojte da vas zbunjuje to {to imamo tabelu pod istim imenom. Ako je potrebno ponovo pogledati izvje{taj, kliknite na njega i odaberite komandu “Preview” u gornjem lijevom dijelu prozora “Database”. Napomenimo da, ako unesemo nove slogove u tabelu Klijenti, oni }e se pojaviti u izvje{taju prilikom njegovog sljede}eg pregleda.

MICROSOFT ACCESS

Kreiranje jednostavnog izvje{taja 333

Slika 6-43: Prozor izvje{taja kreiranog Report Wizardom

Obratite pa`nju da se nalazimo na kartici "Reports"

Access je kreirao izvještaj pod nazivom "Klijenti"

Slika 6-44: Prozor Database, kartica Reports

KREIRANJE IZVJE[TAJA BAZIRANOG NA QUERYJU Sada }emo, ponovo koriste}i “Report Wizard”, napraviti izvje{taj baziran na queryju “Narud`be klijenti”. Uradite sljede}e: Otvorite prvi prozor “Report Wizarda” kako smo to uradili na slici 6-41.

334 Kreiranje jednostavnog izvje{taja

MICROSOFT ACCESS

Sa popisa tabela i querija odaberite query “Narud`be klijenti”, kako bi se u dijelu Odabrali smo query “Available Fields” prikazala "Narud`be klijenti" njegova polja. Kliknite na komandu sa znakom dvostruke strelice (>>), kako biste prebacili sva polja u okvir “Selected Fields”. Dobit }ete ovakav ekran kao na slici 6-45. Slika 6-45: Izvje{taj baziran na queryju Kliknite na “Next”. Query “Narud`be klijenti” je napravljen od dvije tabele. Na sljede}em prozoru Access pita po kojoj tabeli `elimo da vidimo podatke.

1. Odaberite klikom miša "by Klijenti" kako bismo Accesu rekli da podatke `elimo da vidimo po tabeli Klijenti.

Primijetit }ete list papira u kojem vidite kako }e izvještaj izgledati

2. Kliknite na "Next"

Slika 6-46: Izbor tabele

Pojavit }e se prozor u kojem mo`ete slogove izvje{taja grupisati prema bilo kojem od odabranih polja. Ako `elite da slogovi izvje{taja budu grupisani po nekom polju, kliknite na to polje, a zatim odaberite komandu “>”. Mo`ete odabrati nekoliko raznih grupisanja, i to u

MICROSOFT ACCESS

Kreiranje jednostavnog izvje{taja 335

`eljenom redoslijedu. Mi ne}emo praviti grupisanja na ovom izvje{taju, pa zato jednostavno klinite na “Next” da bi se pojavio sljede}i prozor:

Klikom ovdje promijenite redoslijed sortiranja po polju "Broj narud`be"

Kliknite ovdje da biste otvorili prozor Summary Options

Slika 6-47: Nastavak Report Wizarda

Na slici 6-47, iz padaju}eg popisa polja smo odabrali polje “Broj narud`be” da bismo rekli Accessu da po tom polju sortira slogove u izvje{taju. Mo`ete odabrati do ~etiri sortiranja. Kliknite na komandu “Summary Options” da biste otvorili prozor u kojem }emo uraditi kao na slici 6-48.

1. Uklju~iti kvakicu "Sum"

2. Izabrati "OK"

Slika 6-48: Access }e sumirati podatke po polju ’Iznos’

Kliknite na “Next “, i pojavit }e se prozor kao na slici 6-49.

336 Kreiranje jednostavnog izvje{taja

MICROSOFT ACCESS

2. Odaberite orijentaciju papira

1. Odaberite "Stepped"

3. Klinite na "Next"

Slika 6-49: Odabir izgleda izvje{taja

U sljede}em ~arobnjakovom okviru za odabir }ete biti upitani za odabir stila izvje{taja. Na popisu }e ih biti nekoliko. Kliknite na jedan od njih da vidite primjer njegovog izgleda. Kada na|ete odgovaraju}i, kliknite na “Next”.

1. Ukucati naziv izvještaja

2. Izabrati "Finish"

Slika 6-50: Zavr{ni prozor

Pojavit }e se prozor na kojem }ete uraditi kao na slici 6-50.

MICROSOFT ACCESS

Kreiranje jednostavnog izvje{taja 337

Slika 6-51: Izvje{taj baziran na queryju

Po{to je na slici 6-50 uklju~ena opcija “Preview the report”, Access }e prikazati izvje{taj: Primijetit }ete da u izvje{taju “report na query Klijenti narud`be” na kraju imate sumirani iznos kako pojedina~no tako i u totalu. To je zato {to smo na slici 6-48 uklju~ili kvakicu “SUM” i {to je u dijelu “Show” izabrano “Detail and Summary”. Sada u prozoru “Database” ove baze imate dva izvje{taja. Izvje{taj koji smo kreirali zavisi od queryja “Klijenti narud`be”, {to zna~i da su podaci na izvje{taju rezultat na{eg queryja, a znamo da rezultat queryja zavisi od podataka u tabelama. Dakle, kako se budu a`urirali podaci u tabelama, a`urirat }e se i na{ izvje{taj.