Pg-09 Control De Documentos

CONTROL DE DOCUMENTOS

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Ivonne Palomino Diaz

Gonzalo Rojas Gamarra

Jossue Cruz Rojas

Eduardo Cossio Chirinos

Implementador SIG

Coordinador SIG Senior

Jefe de Mejora Continua

Gerente General

Fecha: 15/06/19

Fecha: 16/06/19

Fecha: 16/06/19

Fecha: 24/06/19

TABLA DE CONTENIDO

1.

OBJETIVO ............................................................................................................... 3

2.

ALCANCE ................................................................................................................ 3

3.

REFERENCIAS LEGALES Y OTROS ........................................................................... 3

4.

DEFINICIONES ........................................................................................................ 3

5.

RESPONSABLES ...................................................................................................... 5

6.

PROCEDIMIENTO ................................................................................................... 5

7.

FORMATOS .......................................................................................................... 13

8.

IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS ...................................................................... 13

9.

HISTORIAL DE REVISIONES.................................................................................... 13

10.

ANEXOS ................................................................................................................. 13

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para el control documentario de la empresa INCIMMET y las empresas que forman parte del grupo empresarial EXC GROUP. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los documentos que forman parte de la empresa INCIMMET S.A. y las empresas del grupo empresarial EXC GROUP. 3. REFERENCIAS LEGALES Y OTROS • Ley 29783 y su modificatoria • D.S. 005-2012-TR y su modificatoria • D.S. 024-2016 –EM • DS-023-2017-EM Modificatoria del Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería • Norma ISO 45001:2018 • Norma ISO 14001:2015 • Norma ISO 9001:2015 • Norma ISO 26000 4. DEFINICIONES • • •

• •

Documento: Información y su medio de soporte. Documento Interno: Documento originado dentro de la organización. Documento Externo: Documento originado fuera de la organización, cuya información es pertinente incluir en el sistema de control documentario. Ejemplos: Hojas de Datos de Seguridad de Materiales (MSDS), manuales de equipos e instrumentos, normativas técnicas o legales, otros Proyecto: Actividades comerciales u operativas realizadas contractualmente por la empresa INCIMMET en una unidad minera. Procedimiento Corporativo: Documento escrito que contiene la descripción de actividades aplicables a un proceso determinado, cuyo alcance implicará a todas las empresas del grupo, son elaborados en la Sede Central.

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• • • •

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Procedimiento de Gestión: Documento escrito que contiene la descripción de actividades aplicables a un proceso determinado cuyo alcance implicará a una empresa específica del grupo, son elaborados en la Sede Central. Procedimiento de Proyecto: Documento escrito que contiene la descripción de actividades aplicables a un proceso determinado que se lleva a cabo en un proyecto (Unidad Minera). Diagrama de Procesos: Representación gráfica de un proceso de manera que se esquematice paso a paso las actividades dentro del mismo. Copias Controladas: Todos aquellos documentos que se distribuye bajo control, para asegurar su correcta utilización y evitar el uso de documentos en versiones no vigentes. Se encuentra incluido en el Listado Maestro de Documentos y está sujeto a una permanente actualización. Copias No Controladas: Son copias de los documentos del SIG que circulan dentro de la empresa y no tienen ningún tipo de control o validez legal, ya que se entregan para otros fines de comunicación. Directriz: Norma o conjunto de normas e instrucciones que se establecen o se tienen en cuenta al proyectar una acción o un plan. SharePoint: Plataforma que consolida la información documentada de los distintos procesos de las empresas del grupo. AD: Alta Dirección. Formato: Documento impreso/electrónico debidamente identificado y codificado (si aplica) que presenta campos en blanco para colocar resultados. Documento en el que se consignan datos como resultado de una verificación o control, convirtiéndose de esa manera en un registro. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Estándar de Trabajo/Seguridad: Modelos, pautas y patrones que contienen los parámetros y los requisitos mínimos aceptables de medidas, cantidad, calidad, valor, peso y extensión establecidos por estudios experimentales, investigación, legislación vigente y/o resultado del avance tecnológico, con los cuales es posible comparar las actividades de trabajo, desempeño y comportamiento industrial. Es un parámetro que indica la forma correcta de hacer las cosas. Responde a la pregunta ¿Qué hacer? Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro (PETS): Documento escrito que contiene la descripción especifica de la forma como llevar a cabo o desarrollar una tarea de manera correcta desde el comienzo hasta el final,

• •

dividida en un conjunto de pasos consecutivos o sistemáticos. Resuelve a la pregunta, ¿Cómo hacer el trabajo/tarea correcta? SIG: Sistema Integrado de Gestión (Seguridad y Salud ocupacional, Calidad, Medio Ambiente y Responsabilidad Social). Supervisión: Línea de mando intermedia – Alta, el cual incluyen a todos aquellos cargos que tienen responsabilidad legal sobre el personal bajo su mando y operaciones.

5. RESPONSABLES • • • • • •

•

Gerente General Garantizar la aplicación del presente documento en toda la Organización. Gerentes de Unidad de Negocio Asegurar la aplicación del presente documento en sus unidades de negocio. Supervisión y Responsables de Procesos/Áreas Cumplir y hacer cumplir lo establecido en el presente procedimiento. Jefe de Mejora Continua Revisar y aprobar el presente documento Coordinador SIG Senior Cumplir y hacer cumplir lo establecido en el presente procedimiento. Implementador SIG / Analista de Organización y Métodos Elaborar, actualizar, difundir y controlar la documentación perteneciente a INCIMMET S.A. Colaborador de la Organización Aplicar lo establecido en el presente procedimiento.

6. PROCEDIMIENTO Niveles de documentos La documentación tiene los siguientes niveles: Nivel 1 2 3 4 5

Tipo de Documento Estrategia (misión, visión, valores) Política, Objetivos Reglamentos, Códigos, Protocolos Directrices Manual SIG

6 7 8

Programas, Planes Estándares/Procedimientos/PETS/Instructivos/Diagramas de Procesos, informes, listas Formatos, Listas, Cronogramas, Boletines, Plan de Trabajo, Ficha Técnica, Cronograma, Flujograma, Diagrama, Plano, Esquema, Organigrama

6.1. Establecimiento de documentos internos Todo colaborador de la Organización deberá elaborar o solicitar la actualización y/o eliminación un documentos o formatos en la plataforma del SharePoint cuando: 1. Exista la exigencia del cliente, legal u otro compromiso asumido por la organización. 2. Exista la necesidad de incluir o excluir actividades o controles en sus procesos para optimizar la practicidad de la aplicación de estos. 3. Existan documentos o formatos tanto internos como externos que no sean necesarios para la Organización. 4. Resultados de revisiones por parte del área SIG. El colaborador genera el documento en la plataforma del SharePoint, pasa por un flujo de revisión de la jefatura directa y del SIG para ser finalmente aprobado por la gerencia de su área/ Gerente General. Se valida y verifica el contenido y la codificación es asignada por la plataforma. 6.2. Elaboración, Revisión, Actualización y/o Aprobación de documentos Internos La documentación se elabora o modifica a partir de la necesidad identificada en el área o en los procesos, según los criterios establecidos. El flujo de elaboración, revisión, actualización y/o aprobación es realizada según los niveles de responsabilidad establecidos en la tabla No 1, los que están predeterminados en el SharePoint. Una vez aprobado el documento mediante el SharePoint, las áreas responsables del SIG deberán completar las firmas físicas de Elaboración, Revisión 1, Revisión 2 y Aprobación con los respectivos responsables, para luego escanear y cargar el documento (hoja) con firmas al SharePoint, antes de que el documento sea difundido al personal.

Para los formatos como un caso especial de documentos, se determina que no llevarán firmas, estos al ser cargados al SharePoint siempre estarán anexados a un procedimiento (gestión, corporativo o de proyecto), de esta manera, cuando un procedimiento pase por revisión y aprobación, los formatos anexados estarán siendo revisados y aprobados respectivamente. Además, estos documentos se incluirán automáticamente en la lista maestra de documentos, apenas sean aprobados. Se permite elaborar ciertos documentos y formatos que por exigencia del cliente son implementados. Estos documentos serán incluidos por el SharePoint en la Lista de Documentos Internos o Lista de Documentos Externos según provengan. Tabla No.1: Niveles de Responsabilidad Documentario Documento

Elaborador

Estratégico (Misión, visión y Valores)

Gerente General

Políticas / Reglamentos

Gerencias o Jefaturas de áreas

Directrices

Gerencias o Jefaturas de áreas

Objetivos y Programas Corporativos / Planes / Manuales

Procedimiento Corporativo

Colaborador / Jefatura de área / SIG/ Analista de Organización y Métodos Colaborador / Jefatura de área / SIG/ Analista de Organización y Métodos

Revisor 1

Revisor 2

Aprobador

Directorio

Presidente del Directorio

Gerente de área / Unidad de Negocio / Proyecto

Gerente General / presidente del Directorio

Encargados SIG/ Analista de Organización y Métodos/Jefatura de mejora Continua

Gerente de área / Gerente Unidad

Gerente General / presidente del Directorio

Encargados SIG/ Analista de Organización y Métodos/Jefatura de Mejora Continua

Gerencias o Jefatura de área

Gerente General

Encargados SIG/ Analista de Organización y Métodos/Jefatura de mejora Continua

Gerencias o Jefatura de área / Gerente de Unidad de Negocio

Gerente General

Encargados SIG/ Analista de Organización y Métodos/Jefatura de mejora Continua Encargados SIG/ Analista de Organización y Métodos/Jefatura de mejora Continua

Procedimiento de Gestión

Procedimiento de Proyectos

Estándares Operativos /Instructivos Operativos / Formatos/Diagra mas de Proceso/ Manuales / Informes/ Otros Estándares SSOMA / PETS / Instructivos SSOMA / Formatos Por Unidad Minera

Colaborador / Jefatura de área / SIG/ Analista de Organización y Métodos Colaborador / Jefatura de área / SIG/ Analista de Organización y Métodos

Colaborador / Jefatura de área / SIG/ Analista de Organización y Métodos

Jefatura de área / Supervisor de Área con participación de los trabajadores

Encargados SIG/ Analista de Organización y Métodos/Jefatura de mejora Continua

Gerencias o Jefatura de área

Gerente General/ Gerencia de área o proyectos

Encargados SIG/ Analista de Organización y Métodos/Jefatura de mejora Continua

Gerentes/ Residentes o jefaturas de área.

Gerente de Proyectos / Unidad de Negocio

Encargados SIG/ Analista de Organización y Métodos/Jefatura de mejora Continua

Jefaturas de área

Gerente de áreas / proyecto / Unidad de Negocio

Encargados SIG/ Analista de Organización y Métodos/Jefatura de mejora Continua/ Gerentes de Áreas

Gerente, Superintendent e o jefe de SSOMA

Gerente / Residente de Proyecto / Gerente General

NOTAS: •

• •

Todo documento que se encuentre dentro del alcance del Sistema Integrado de Gestión deberá ser elaborado, revisado, actualizado y aprobado mediante el SharePoint. Cualquier otro documento asociado a temas legales que no esté mencionado en la tabla 1, se regirá su establecimiento según la norma específica aplicable. Cualquier otro documento no mencionado en la tabla 1, asociado puede ser elaborado, revisado, actualizado y aprobado según lo indicado en el procedimiento que lo genera, requisito legal aplicable, requisito del cliente, requisito interno propio de cada sede o unidad.

6.3. Identificación de los Documentos La identificación de los documentos internos (incluyendo los formatos) se basa en: Logo de la Organización según corresponda, Titulo, Código, fecha de vigencia.

Versión y páginas (Ver Anexo 1). En el caso de documentos especiales como Políticas, Mapas, Misión-Visión, Reglamentos, entre otros se identificarán con el Logo de la Organización, fecha de vigencia y/o Versión del Documento, nombre del documento según corresponda. 6.4. Presentación, Estructura y Codificación Documentos Internos La presentación, estructura y codificación se ceñirán a lo establecido en el Anexo 1. Los documentos pueden sufrir modificaciones en estructura y contenido dependiendo si nuestro cliente así lo exige o por las condiciones propias de cada unidad minera para documentos del proyecto o externos respectivamente. La estructura de cada tipo de documento se encuentra configurada en el SharePoint de acuerdo a la empresa, área, proceso, tipo de documento, versión y vigencia, lo que facilitará la elaboración del documento siguiendo su estructura respectiva. 6.5. Identificación de cambios documentos internos Para el caso de empresas, que cuenten con un Sistema Integrado de Gestión o no, los procedimientos de gestión, corporativos, de unidad minera, los estándares de trabajo, procedimientos escrito de trabajo seguro, instructivos y demás aplicables, los cambios se identifican en el mismo documento mediante su descripción en la sección “identificación de cambios”. El SharePoint cambia la versión del documento cada vez que el documento es actualizado. Estos cambios serán identificados y solicitados en la plataforma por los dueños del proceso, revisados por los jefes de área y el SIG y aprobados finalmente por la gerencia respectiva, de acuerdo a la Tabla Nro 1. En caso el cliente requiera que la identificación de los cambios se efectúe de otra forma, esta será considerada para su aplicación. 6.6. Control de la legibilidad, distribución y acceso a documentos internos Cuando el documento es aprobado, la plataforma del SharePoint actualiza la “INCPC-MC-01-F-01 Lista Maestra de Documentos Internos” para cada empresa de EXC GROUP.

El Coordinador SIG, implementador SIG y/o Analista de Organización y Métodos coordinan con los responsables de los procesos y/o áreas, para asegurar la legibilidad y disponibilidad de los documentos internos para lo cual: A. Legibilidad (de origen) El personal involucrado en la elaboración, revisión y aprobación son los responsables de asegurar la legibilidad de la información de los documentos. B. Legibilidad (evitar daños) Los responsables de proceso y/o área son los encargados de asegurar que los documentos que se encuentre en físico se mantengan en buenas condiciones y los virtuales cumplan con el backup respectivo. En caso de que los documentos en físico presenten deterioro por el uso frecuente, deben solicitar el cambio al Coordinador SIG, implementador SIG y/o Analista de Analista de Organización y Métodos. C. Distribución de documentos internos vía electrónica Los documentos aprobados serán almacenados por el SharePoint según corresponda en formato no editable. Cuando un documento es aprobado, el SharePoint envía un correo a los responsables de los procesos informando de la creación y aprobación de un nuevo documento. Los usuarios del SharePoint podrán conocer y estar al tanto de la generación y/o actualización de la documentación, con accesos restringidos de acuerdo a cada usuario. Los responsables SIG podrán tener acceso a todos los documentos corporativos en modo lectura, para el seguimiento y control respectivo. D. Distribución de documentos impresos: •

Cuando se requiera distribuir copias físicas (impresas) de documentos, el SharePoint emitirá copias con el sello de “COPIA CONTROLADA‟ de acuerdo con los “puntos de distribución (área, locación, sección, otros)” que sean solicitados. Así mismo, la plataforma del SharePoint registrará el número de copia en el formato “INC-PC-MC-01-F-03 Lista de Distribución de Documentos” correspondiente a cada empresa, de ser una distribución manual, se usará el

formato en físico y debe incluirse la firma del responsable del proceso y/o área donde se distribuye el documento. •

Cuando se estime necesario, se hará la entrega del documento a través de una carta o memorando u otro documento, con indicaciones sobre las responsabilidades inherentes al recibir una copia controlada de algún documento de la empresa.

•

Todo documento impreso / electrónico que no presente el sello de copia controlada, se considerará “COPIA NO CONTROLADA”. Para ver la revisión vigente de este y otros documentos se deberá consultar la plataforma documentaria del SharePoint. NOTA: ▪ Se considerará la aplicación del sello de copia controlada a todo documento corporativo exceptuando a las cartillas, enmicados, trípticos, dípticos en temas SIG, Políticas, entre otros que se realicen como medio de publicidad para beneficio del SIG. Así mismo para la entrega a cada colaborador del reglamento de SSO, RIT, Código de Ética y Buena Conducta. ▪ Para el caso de la entrega a cada supervisor/capataz de los PETS y ESTANDARES de trabajo, la plataforma del SharePoint considerará el formato de distribución “INC-PC-MC-01-F-04 Distribución de Estándares, PETS e Instructivos”.

6.7. Seguridad y Protección de Documentos Para la seguridad y protección de los documentos electrónicos o digitales en el SharePoint, se cuenta con un control de accesos a usuarios administrado por TI, además se realiza una copia de seguridad (Back Up) mensualmente para salvaguardar la información. 6.8. Control de Documentos Obsoletos Medio Físico: Cuando la versión distribuida en físico reemplace a una versión anterior el portador del documento deberá devolver la copia no válida la cual se identificará con un sello que indica OBSOLETO en todas sus páginas. Este documento puede ser conservado para evitar su uso inadvertido cuando sea

requerido por tema legal u otro compromiso o en su defecto será eliminado manualmente. Medio Digital: Cuando la versión creada o actualizada reemplaza una versión anterior, el SharePoint guardará la versión anterior dentro de un histórico de documentos. 6.9. Revisión Periódica La frecuencia de revisión y/o actualización de la documentación se ejecutará de acuerdo con la tabla 2 y/o cuando las necesidades lo exijan (ver ítem 6.2). Tabla N 2: Revisión periódica de documentos DOCUMENTO

FRECUENCIA DE REVISION

Visión, Misión, Valores

1 vez cada 5 años

Políticas

1 vez al año

Objetivos y programas

1 vez al año

Reglamentos Procedimientos Corporativos Procedimientos de Gestión Procedimientos de Proyecto Estándares de Trabajo PETS Instructivos Planes Formatos Diagramas de Proceso Otros

Según sea necesario o la legislación lo requiera. Según sea necesario/ Según requiera el usuario Según sea necesario/ Según requiera el usuario/ 1 vez al año para procedimientos de gestión SSOMA Según sea necesario/ Según requiera el usuario 1 vez al año 1 vez al año 1 vez al año 1 vez al año Según sea necesario/ Según requiera el usuario Según sea necesario/ Según requiera el usuario Según sea necesario/ Según requiera el usuario

6.10. Control de Documentos Externos Los documentos externos serán aquellos que provienen de manera externa a la empresa INCIMMET y según sea el caso, a las demás empresas del grupo EXC, ya sea emitidas por clientes, entidades del estado, normas/estándares internacionales u otros reconocidos como tal por cada empresa del grupo EXC. Estos documentos también son incluidos por la plataforma del SharePoint en el formato INC-PC-MC-01-F-02 Lista Maestra de Documentos Externos, correspondiente a cada empresa, el cual debe considerarse el proceso y tipo de documento. Dicha Lista de Documentos Externos es actualizada cada vez que se apruebe un documento externo en el SharePoint. Cuando se realicen cambios de versión por actualización del documento, el sistema automáticamente reemplazará la anterior por la nueva versión, Colocando el documento anterior en una lista de históricos. Nota: Para INCIMMET se regirá de acuerdo con lo establecido por su Sistema Integrado de Gestión. 7. FORMATOS - Formato “INC-PC-MC-01-F-01 Lista Maestra de Documentos Internos”. - Formato “INC-PC-MC-01-F-02 Lista Maestra de Documentos Externos”. - Formato “INC-PC-MC-01-F-03 Lista de Distribución de Documentos” - Formato “INC-PC-MC-01-F-04 Distribución de Estándares, PETS e Instructivos” - Formato “INC-PC-MC-01-F-05 Modelo de Instructivo” 8. IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS No Versión 01

Descripción del cambio Documento inicial

9. HISTORIAL DE REVISIONES No Revisión 01

Descripción Documento inicial

Fecha de Aprobación 24/06/19

10. ANEXOS Anexo 1: Presentación y Estructura de los Documentos Internos.

La plataforma del SharePoint mantiene una estructura por cada tipo de documento, el cual considera las siguientes especificaciones: General: De preferencia escrito con tipo de letra Nexa light, Nexa Bold y/o calibri. Se utilizan a discreción los tamaños de la letra, según las necesidades de diseño y presentación. Encabezados: Los documentos pueden tener el siguiente encabezado:

D

C

REGLAMENTO……………… MANUAL……………………… PLAN………………………… PROGRAMA…………………… PROCEDIMIENTO …….…………… ESTÁNDAR…………………… FORMATOS (COLOCAR NOMBRE DIRECTAMENTE) U.M: XXXX

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Código: INC-PCMC-01 F. Vigencia: 24/06/19 Versión: 01 Página: 1 DE 18

B

Leyenda: -

-

A: Logo de la Empresa o del Grupo. B: Solo aplica para documentos propios de cada Proyecto/Unidad Minera C: Tipo del Documento. Para los formatos colocar el título directamente. D: El código es asignado por la plataforma del SharePoint de acuerdo a la información ingresada, según los criterios descritos en los cuadros 1, 2 ,3, 4, 5, 6, 7 y 8. E: Es la fecha que entra en vigor el documento, una vez aprobado. F: Todas las versiones iniciales comienzan de 01. Si el documento no sufre ningún cambio luego de la revisión, entonces la versión no cambia, se mantiene. G: Número de página del documento. Nota: • La codificación que identifique la plataforma del SharePoint dependerá de la información ingresada por la persona responsable de la elaboración del documento.

E

F

G

•

En el caso de los Procedimientos, Manuales, Reglamentos, Planes, PETS, Estándares el ítem E y F son la vigencia de los documentos mas no del formato o plantilla.

Codificación: Para la codificación de los documentos se debe tomar en cuenta: Cuadro 1: Estructura de la codificación La estructura de la codificación de los documentos se dará de la siguiente manera: AAA – BBB – CCC – DDD – EEE – FFF – ( YYY – ZZZ ) AAA Abreviatura de la empresa BBB Abreviatura del tipo de Documento CCC Abreviatura del Área DDD Abreviatura de la Sub Área (solo aplica a MSUB y MSUP) EEE Abreviatura de Proceso (Solo aplica a OPERACIONES) FFF Número correlativo del documento YYY Abreviatura del tipo de Documento Anexo a un Procedimiento ZZZ Número correlativo del Documento Anexo a un Procedimiento

EXG INC EXQ EXA GER EXE EXT

Cuadro 2: Abreviatura de la Empresa - (AAA) EXC GROUP INCIMMET EXC EQUIPOS EXC ADMINISTRACION GER PERU EXC ENERGIA EXC TRADING

Cuadro 3: Abreviatura del tipo de documento – (BBB) ABREVIATURA NOMBRE DEL DOCUMENTO DIR Directriz MA Manual PL Plan PROG Programas ES Estándar PETS Procedimiento escrito de trabajo seguro IF Informe

IT PC PG PP

Instructivo Procedimiento Corporativo Procedimiento de Gestión Procedimiento de Proyecto

Cuadro 4: Abreviaturas del AREA – (CCC) ABREVIATURA NOMBRE DEL ÁREA GAF Administracion y Finanzas CDA Cadena de Abastecimiento COM Gestión Comercial GT Gestión del Talento ET Estudios Técnicos GG Gerencia General GAM Gestión de Activos y Mantenimiento MC Mejora Continua MSUP Minería Superficial MSUB Minería Subterránea SSOMA Seguridad, Salud Ocupacional Y Medio Ambiente Nota: Las abreviaturas pueden sufrir cambios por exigencia legal. Cuadro 5: Abreviatura de la Sub Área (solo aplica a MSUB y MSUP) – (DDD) ABREVIATURA NOMBRE DE LA SUB ÁREA ADM Administracion ALM Almacén BS Bienestar Social MANT Mantenimiento MC Mejora Continua OT Oficina Técnica OPE Operaciones MC Mejora Continua SSOMA Seguridad, Salud Ocupacional Y Medio Ambiente Cuadro 6: Abreviatura de Proceso (Solo aplica a OPERACIONES) - EEE ABREVIATURA NOMBRE DEL PROCESO CBO Cable Bolting

RHI

Relleno Hidráulico

VOL

Voladura

GEO

Geomecánica

PRE

Preparación y Desarrollo

SAX

Servicios Auxiliares

EXP

Explotación (Breasting)

PIQ

Mantenimiento de Piques

OC

Obras Civiles

OPR

Obras Provisionales

HAB

Habilitación de Accesos Temporales

PER

Perfilado de Taludes en terraplén

REH

Rehabilitación de la Alcantarilla

CON

Construcción de Alcantarilla en Demasías

OBP

Obras de Protección y Encauzamiento Aguas Arriba

OBE

Obras de Encauzamiento Aguas Abajo

SOS

Sostenimiento

CHI

Chimenea

OBA

Obras Ambientales

RB

Raiseboring

EXC

Excavaciones

ITP

Instalación de Tuberías en Pasta

CMU RF

Construcción de Muros Rock Fill

Nota: Los Procesos solo son considerados para codificar documentos que pertenecen al sub-Área de Operaciones de INCIMMET (si existe la necesidad de crear más abreviaturas de Proceso por el tipo de Proyecto, comunicar al Área MC – SIG para las coordinaciones y creaciones respectivas en SHAREPOINT).

Cuadro 7: Abreviatura del tipo de documentos Anexos a un Procedimiento – (YYY) ABREVIATURA NOMBRE DEL DOCUMENTO PTR Plan de Trabajo F Formato LT Lista FT Ficha Técnica CRO Cronograma FLU Flujograma DIA Diagrama PLA Plano ESQ Esquema ORG Organigrama Nota: Estos documentos serán codificados de manera manual por los usuarios (No son codificados por el SharePoint), enlazándolos siempre a un Procedimiento (PC, PG, PP) determinados en la Sede Central y los Proyectos. Estos Documentos serán anexos cargados de manera obligatoria al SharePoint vinculados al procedimiento de origen.

Cuadro 8: Documentos sin codificación Código Observación

Documento Estratégico (Misión, visión y N.A. Se identifica por su nombre Valores) Políticas, Reglamentos, Códigos, N.A. Se identifica por su nombre y/o versión. Protocolos, Guías, Boletines. Nota: Estos documentos así no cuenten con códigos establecidos, deben registrarse en las Listas Maestras de la Sede Corporativa y Proyectos.

Documento Procedimientos Corporativos de Administración y Finanzas

Cuadro 9: Ejemplos de codificación de documentos Código Ejemplo EXA: EXC ADMINISTRACION (empresa) PC: Procedimiento Corporativo (tipo EXA-PC-GAF-FFF de documento) GAF: Administración y Finanzas (área)

Formato de Proyecto

INC-PP-MSUB–OPE-CBOFFF – F - ZZZ

PETS

INC-PETS-MSUB–OPEVOL-ZZZ

Cronograma de Inspección

INC-PG-SSOMA-FFF-CROZZZ

FFF: Numeración correlativa del procedimiento corporativo INC: INCIMMET PP: Procedimiento de Proyecto MSUB: Minería Subterránea (área) OPE: Operaciones (sub área) CBO: Cable Bolting (Proceso) FFF: Numeración correlativa del procedimiento de Proyecto F: Formato ZZ: Numeración correlativa para el formato INC: INCIMMET (empresa) PETS: Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro (tipo de documento) MSUB: Minería Subterránea (área) OPE: Operaciones (sub área) VOL: voladura (Proceso) ZZZ: Número correlativo del PETS. INC: INCIMMET (empresa) PG: Procedimientos de Gestión (tipo de documento) SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (Área) FFF: Numeración correlativa del procedimiento de Gestión CRO: Cronograma (tipo de documento anexo). ZZZ: Numeración correlativa del Cronograma.

Tabla de contenido: En la segunda página de cada documento se presenta la tabla de contenido, según el documento que corresponda: POLITICAS / DIRECTRICES 1.- LOGO DE LA ORGANIZACIÓN 2.- TITULO DE LA POLITICA 3.- BREVE INTRODUCCION 4.- LUGAR, FECHA Y AÑO.

PROCEDIMIENTOS GESTION /CORPORATIVO/PROYECTO 1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- REFERENCIAS LEGALES Y OTROS 4.- DEFINICIONES 5.- RESPONSABLES

5.- FIRMAS: presidente del Directorio y Gerente General 6.- VERSION (parte inferior central)

ESTANDARES DE TRABAJO/SSOMA 1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS 4.- ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR 5.- RESPONSABLES 6.- REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACION 7.- FRECUENCIA DE INSPECCIONES 8.- EQUIPO DE TRABAJO 9.- REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA 10.-ANEXOS INSTRUCTIVOS 1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- REFERENCIAS LEGALES Y OTROS 4.- DEFINICIONES 5.- RESPONSABLES 6.- PROCEDIMIENTO 7.- FORMATOS 8.- IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS PETS (PROCEDIMIENTO ESCRITO DE TRABAJO SEGURO) 1.- PERSONAL 2.- EQUIPO DE PROTECCIÓN DE PERSONAL 3.- EQUIPOS/HERRAMIENTAS/MATERIALES 4.- REQUISITOS 5.- RIESGOS POTENCIALES 6.- PROCEDIMIENTOS 7.- RESTRICCIONES 8.- CONTROL DE CAMBIOS 9.- ANEXOS

6.- PROCEDIMIENTO 7.- FORMATOS 8.- IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS 9.- HISTORIAL DE REVISIONES 10.-ANEXOS PLANES 1.- INTRODUCCIÓN 2.- OBJETIVO 3.- ALCANCE 4..- REFERENCIAS LEGALES Y OTROS 5.- DEFINICIONES 6.- RESPONSABLES 7.- DESCRIPCIÓN DEL PLAN 8.- DOCUMENTOS RELACIONADOS 9.- IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS 10.- ANEXOS DIAGRAMAS DE PROCESO 1.- DIAGRAMA DE PROCESO

ATS (ANALISIS DE TRABAJO SEGURO) Formato en base al ANEXO 11 – D.S 024-2016-EM 1.- PERSONAL EJECUTOR 2.- FIRMAS DEL PERSONAL EJECUTOR 3.- EPP 4.- EQUIPOS Y HERRAMIENTAS 5.-PASOS DE LA TAREA 6.- PELIGROS 7.- RIEGOS POTENCIALES 8.- MEDIDAS PREVENTIVAS 9.- RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO 10.- FIRMAS DE SUPERVISION DE TRABAJO / AREA 11.- FECHA DE LA ACTIVIDAD ANALIZADA

Nota: El contenido de los documentos podrá variar si existe un requisito legal asociado, por un requisito del cliente o requerimientos internos.