Control De Documentos: Procedimient O

UNIVERSIDAD ANTENOR ORREGO DE TRUJILLO Facultad de Ingeniería Civil

Capitulo VI - Plan de Gestión Integrada

PROCEDIMIENTO DE GESTION INTEGRADA CONTROL DE DOCUMENTOS

PGI-01 Revisión:

0

Fecha:

01/10/18

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PROCEDIMIENT O

CONTROL DE DOCUMENTOS REV. 0 CODIGO: PGI01

COPIA Nº

:

ASIGNADA A

:

NOMBRE ELABORADO

Victor Hugo Cruzado D. Encargado de Gestion

Plan de Gestión Integrada para la Mejor. y Rehab. Desv. Motil a Desv Chota

FIRMA

FECHA

19.10.2018

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Capitulo VI - Plan de Gestión Integrada

APROBADO Esta copia controlada es para uso interno del Proyecto Mejor. y Rehab. Desvio Motil a Desv. Chota. La persona a la que le ha sido asignada, es responsable de su conservación y no tiene autorización para reproducción.

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1. OBJETO El objetivo de este procedimiento es definir la metodología para la elaboración, aprobación, distribución, revisión y modificación de los documentos que soporta el Sistema de Gestión de Integrado. 2. ALCANCE Este procedimiento es de cumplimiento obligatorio y aplica desde el planeamiento del proyecto hasta su cierre, y alcanza a todos los documentos relacionados con la ejecución del proyecto: Instrucciones Técnicas de Trabajo, Plan para Emergencias, Expediente Técnico del Proyecto (memorias, estudios, planos y especificaciones técnicas). 3. REFERENCIAS ¾ Norma Internacional ISO 9001:2000, Sistemas de Gestión de Calidad Requisitos (Requisito 4.2.3). ¾ Norma Internacional OHSAS 18001:1999, Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional - Requisitos (Requisito 4.4.5). ¾ Norma Internacional ISO 14001:2004, Sistemas de Gestión Medio Ambiental - Requisitos (Requisito 4.4.5). 4. DEFINICIONES

4.1. Estructura documental del plan de gestión integrada del proyecto Conjunto de documentos que sustenta la operatividad del plan de gestión integrada.

NIVEL 1

PLAN DE GESTION INTEGRADA

NIVEL 2

PROCEDIMIENTOS DE GESTION INTEGRADA ESTANDARES INSTRUCCIONES TECNICAS DE TRABAJO

NIVEL 3

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PROGRAMA DE INSPECCIONES

PLAN PARA EMERGENCIAS

NIVEL 4

REGISTROS

Fig. Nº 38: Estructura Documental del Plan de Gestión Integrada del Proyecto

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4.2. Copia controlada Documento que pertenece al plan de gestión integrada y se identifica a través de un sello de COPIA CONTROLADA en la portada o carátula del documento vigente. En la carátula se indica además, el nombre del documento, número de la revisión, código, número de la copia y el nombre del Área o Departamento de la Obra a la que ha sido asignada. Nota: No se debe fotocopiar los documentos con el sello de COPIA CONTROLADA, para evitar el uso de documentos obsoletos.

4.3. Documento de origen externo Es cualquier documento de origen externo relacionado directamente con el proyecto (Planos, Especificaciones, Normas técnicas, Normas legales, etc.). Estos documentos deben ser controlados.

4.4. Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Todo registro tiene carácter preventivo.

4.5. Responsable del documento Persona que elabora un documento por iniciativa propia o por encargo del Gerente de Obra.

4.6. Controlador de Documentos (“Document Control”) Persona designada por el Gerente de Obra para la recepción y envío de documentos externos, y la distribución de documentos internamente. 5. EJECUCION 5.1. Elaboración y aprobación de documentos La elaboración de un documento estará a cargo de una persona o de un grupo de personas. Antes de su emisión, deberá contar con las firmas de los responsables para las dos etapas: • Elaboración, a cargo del Responsable del documento. • Aprobación, a cargo del Gerente de Obra. 5.2. Distribución de copias controladas Aprobado un documento del nivel 1, 2 y 3 por el Gerente de Obra, el Controlador de Documentos, procede a su emisión y distribución de acuerdo a la Matriz de Control de Documentos (PGI-01-01). El Controlador de Documentos ordena el número de copias necesarias de acuerdo al listado, las numera, las identifica como copias controladas y las distribuye. Adicionalmente los documentos serán archivados en un file general para el uso de todo el personal (condicionado a “sólo lectura”).

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El Controlador de Documentos llevará también el estado de la revisión de los documentos de acuerdo a la Matriz de Control de Documentos (PGI-01-01). 5.3. Revisión, modificación y actualización de documentos Durante su uso algún Ingeniero o Maestro de Obra puede proponer modificaciones al documento original, comunicándole por escrito al Gerente de Obra, quien a su vez lo entrega al Responsable del documento. El Responsable del documento analiza la modificación propuesta y de considerarla procedente la introduce en el documento y emite la siguiente revisión para su aprobación (correspondiendo la revisión 0 al documento original y luego de ser aprobada cualquier modificación se convierte en revisión 1, 2 y así sucesivamente). Modificado el documento, se emite una nueva edición del mismo, que debe llevar en lo posible las firmas de las mismas personas que revisaron y aprobaron el documento original. El Controlador de Documentos registra el nuevo estado de revisión del documento, e identifica los cambios introducidos a la nueva revisión en los casos que crea necesario. El Controlador de Documentos distribuye la nueva edición del documento a todos los poseedores del mismo incluidos en el registro PGI-01-01, y recupera los documentos obsoletos al momento de entregar un documento actualizado. 5.4. Disponibilidad de documentos Las personas que reciban los documentos son responsables del adecuado archivo de las copias que le sean asignadas debiendo asegurarse que las versiones pertinentes se encuentran disponibles en los puntos de uso y que las mismas sean legibles y fácilmente identificables. 5.5. Recepción de documentos de origen externo del proyecto El Controlador de Documentos recibe los documentos externos relacionados directamente con el proyecto, los identifica y controla su recepción en el registro Control de Documentos de Origen Externo (PGI01-02). Todo documento externo debe ser registrado con nombre y fecha del documento, nombre de la persona que lo recibe y fecha de recepción. 5.6. Envió de documentos a clientes o proveedores El Controlador de Documentos por orden del Gerente de Obra, envía documentos relacionados directamente al proyecto a clientes o proveedores, y controla su envío en el registro denominado Transmittal (PGI-01-03). 5.7. Archivo

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El Jefe de Ingeniería de obra es responsable de conservar los originales de los documentos relacionados directamente al proyecto durante su plazo de ejecución. Los documentos estarán archivados mediante sistemas prácticos de consulta y ordenados bajo un criterio definido. 6. RESPONSABILIDADES 6.1. Gerente de Obra • Aprobar el documento antes de su emisión y distribución. •

Designar a las personas que recibirán copia de un documento del proyecto.

6.2. Jefe de Ingeniería • Administrar correctamente el archivo de los documentos relacionados directamente al proyecto. • Vigilar que se identifiquen las modificaciones introducidos en los documentos. 6.3. Jefe de Gestión de Calidad • Revisar las Instrucciones Técnicas de Trabajo del proyecto y dar su VºBº antes de su aprobación por el Gerente de Obra. 6.4. Jefe de Seguridad y Medio Ambiente • Revisar el Programa de Capacitación e Inspección y Plan de Emergencias y dar su VºBº antes de su aprobación por el Gerente de Obra. 6.5. Controlador de Documentos • Recibir y enviar documentos relacionados al proyecto, y registrarlo. • Distribuir las copias controladas. • Llevar el control del estado de revisión de los documentos. 6.6. Responsable del documento • Analizar el documento en caso se proponga una modificación. 7. ANEXOS 7.1. Registros •

Matriz de Control de Documentos

(PGI-01-01)

•

Control de Documentos de Origen Externo

(PGI-01-02)

•

Transmittal

(PGI-01-03)