Procedimiento Para El Control De Documentos

CODIGO: ROR-PSC-001

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Cargo:

Cargo:

Cargo:

Firma:

Fecha: Firma: Dic 2017

Firma:

Fecha: Dic 2017

Fecha: Dic 2017

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HOJA DE APROBACIÓN

APROBACIÓN POR RORANCA NOMBRE JULIO GASCON

CARGO COORD, DE CALIDAD

FIRMA

FECHA

CARLOS TINEO

GTTE DE CONST E INGENIERIA

CARGO

FIRMA

FECHA

CARGO

FIRMA

FECHA

APROBACIÓN POR HQC: NOMBRE

APROBACIÓN POR P.S.S.A.: NOMBRE

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INDICE 1.

OBJETIVO. .................................................................................................................. 4

2.

ALCANCE. .................................................................................................................. 4

3.

RESPONSABILIDAD. ................................................................................................. 4

4.

DEFINICIONES ........................................................................................................... 4

5.

PROCEDIMIENTO ....................................................................................................... 4

6.

MATERIALES Y EQUIPOS ....................................................................................... 10

7.

REFERENCIA............................................................................................................ 10

8.

REGISTROS.............................................................................................................. 10

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1. OBJETIVO. El objeto de este procedimiento es describir los pasos a seguir y condiciones necesarias para el Control de Documentos. 2. ALCANCE. Establecer los requisitos necesarios para controlar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

También con el uso de este procedimiento se puede

facilitar el control de los cambios en los mismos.

3. RESPONSABILIDAD. Los Coordinadores y Líderes de los departamentos, son los responsables de ejecutar este procedimiento y el Coordinador de Calidad es el responsable de hacer cumplir, controlar y mantener el mismo. Es responsabilidad del Coordinador

de Calidad al momento de la entrega o

distribución de este documento, hacer una inducción a través de una charla explicativa de todo lo concerniente a la ejecución del mismo y tratar cualquier duda que pueda surgir. Es responsabilidad de cada uno de los Coordinadores y Líderes departamentos la distribución de

de los

todos los documentos de origen externo

al

personal relacionado con los mismos o al área que así lo requiera.

4. DEFINICIONES Documento: Información y su medio de Soporte. 5. PROCEDIMIENTO NORMAS GENERALES: 1. 2.

Elaborar El Manual de Calidad, siguiendo los lineamientos de la Norma COVENIN ISO 10013: 2002. Escribir el contenido de los procedimientos, manuales, planes e instructivos, con letra tipo Arial 12.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS 3.

4.

5.

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Se considera como identificación única de un documento: El Código, Nº de revisión y fecha de revisión. Por lo que se puede encontrar en el Sistema Documentos con el mismo nombre. Los documentos manuales y electrónicos (procedimientos, formatos, manuales, etc.), deben contener un Código, N° de Revisión y Fecha de Revisión. Con la finalidad de que sean fácilmente identificables. Los documentos manuales deben resguardarse bajo techo, en lugares frescos y libres de humedad, con la finalidad de que permanezcan legibles.

6.

Los documentos electrónicos permanecen legibles:



En Oficina: Se respaldan en el Almacenamiento electrónico. En Obra: Se respaldan en Cd o computador.



REVISIÒN: 0

servidor, CD, o Dispositivos de en

particiones

del disco

del

7.

Controlar todos los documentos externos como por ejemplo: Normas, especificaciones técnicas, procedimientos, etc.

8.

El control de documentos es realizado por cada Coordinador o líder del departamento y supervisado por el Coordinador de Calidad.

1.

ESTRUCTURA DE UN DOCUMENTO:

1.1. Descripción del encabezado: 1.1.1. IDENTIFICACIÓN O LOGOTIPO DE LA EMPRESA. 1.1.2. TITULO: En este espacio se coloca el nombre del documento. 1.1.3. REVISION N°: Se coloca la cantidad de veces que ha sido revisado el documento. 1.1.4. FECHA DE REVISIÓN: Se coloca la última fecha de revisión de documento. 1.1.5. N° DE PÁGINA: Se anota el número de página. 1.1.6. CÓDIGO DEL DOCUMENTO: Los dígitos que corresponden a los caracteres que integran el código son Diez: XXX – XXXX-XXX Primer y segundo digito y Tercer Digito: ROR Identifican a la empresa: Servicios y Construcciones Roranca, CA

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El Cuarto Digito Indica el Tipo de Documento: P: Procedimiento El Quinto, Sexto y Séptimo digito: Departamento o Sección. Por Ejemplo: DIR= Dirección ADM = Administración OPE = Operaciones SHA= Seguridad, Higiene, Ambiente SGC= Gestión de Calidad MEC = Calidad disciplina Mecánica ELE= Calidad Disciplina Eléctrica CIV=Calidad Disciplina Civil INS= Calidad Disciplina Instrumentación TLC=Telecomunicaciones RHH = Recursos Humanos TAL = Taller ALM = Almacén ADC = Administración de Contrato. STE = Sala Técnica. LI C= Licitaciones. PLA = Planificación. MAT= Materiales PRO= Procura Octavo y Noveno y decimo digito: Número Correlativo de identificación. 1.1.17 CÓDIGO DEL FORMATO: Los dígitos caracteres que integran el código son Nueve:

que

corresponden a

los

XXX – XXXX-XX Primer y segundo digito y Tercer Digito: ROR Identifican a la empresa: Servicios y Construcciones Roranca, CA

El Cuarto Digito Indica el Tipo de Documento: F: formato

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El Quinto y Sexto digito: Departamento o Sección. Por Ejemplo: DI= Dirección AD = Administración OP = Operaciones SH= Seguridad, Higiene, Ambiente SG= Gestión de Calidad ME = Calidad disciplina Mecánica EL= Calidad Disciplina Eléctrica CCI=Calidad Disciplina Civil IN= Calidad Disciplina Instrumentación TL=Telecomunicaciones RH = Recursos Humanos TA= Taller AL = Almacén AD = Administración de Contrato. ST = Sala Técnica. LI = Licitaciones. PL = Planificación. MA= Materiales PR= Procura Séptimo, octavo y noveno digito: Número Correlativo de identificación.

1.2. Descripción del recuadro de firmas: Estas firmas son las del personal que intervino en la elaboración del documento.

1.2.1. 1.2.2. 1.2.3.

PREPARADO POR: En esta área colocar la fecha, el nombre y firma de la persona que elaboro el documento. REVISADO POR: Es esta área colocar la fecha, el Nombre y la firma de la persona que revisa el documento. APROBADO POR: En esta área colocar la fecha y la firma de los Directores o Gerentes de Operaciones, encargados de aprobar todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y la firma del Gerente de Proyecto en los documentos generados en Obra.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS 2.

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CONTENIDO DE UN PROCEDIMIENTO:

2.1. CONTROL DE CAMBIOS. 2.2. INDICE 2.3. OBJETO: Define la razón por la cual se ha emitido el procedimiento. 2.4. ALCANCE: Específica las áreas de la empresa involucradas en el procedimiento. 2.5. RESPONSABILIDAD: Se indica el personal de la empresa, responsable de la ejecución, cumplimiento y mantenimiento del procedimiento. 2.6. DEFINICIONES: Colocar el concepto de las palabras no comunes, si aplica. 2.7. PROCEDIMIENTO: Enumerar en forma secuencial todos los pasos necesarios para efectuar el trabajo. 2.8. REGISTROS: Colocar los Registros que serán generados al aplicar el Procedimiento. 3.

ESTRUCTURA DE LOS PLANES:

3.1. El Plan de la Calidad se realizará utilizando la Norma ISO 10005:2005. 3.2. El Código que se utilizará en los Planes de Calidad, es de la siguiente manera: PC = Plan de Calidad.

3.3. El Plan de Inspección y Ensayo se realizará utilizando la Norma ISO 10005:2005. 3.4. El Código que se utilizará en los Planes de Inspección y Ensayo, es de la siguiente manera: PIE = Plan de Inspección y Ensayo.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS 4.

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CAMBIO DE LOS DOCUMENTOS:

4.1. Los documentos (procedimientos, formatos, manuales y planes, etc.) controlados deben ser actualizados si se realiza algún cambio o modificación. 4.2. Las razones de los cambios son registrados en la documento, en la tabla Control de Cambios.

primera página del

4.3. Al detectarse la necesidad de un cambio en algún documento realizar la corrección de las páginas que serán modificadas y enviarlo al personal responsable de su aprobación. 4.4. Es firmado en señal de aprobación, en caso contrario es devuelto para su corrección. 4.5. Luego de aprobarse el cambio, se actualiza el status de los procedimientos en las LISTAS MAESTRAS DE DOCUMENTOS, del departamento. 4.6. Los documentos OBSOLETOS son destruidos, para evitar su uso de manera inadvertida. 4.7. En el caso de no requerirse cambios en los documentos, estos serán revisados cuando sea necesario por el Departamento emisor con la finalidad de proceder a su actualización. 5.

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS:

5.1. Con el fin de evitar el uso de documentos obsoletos, cada Departamento dispone de las Listas Maestras de Documentos Internos Código:ROR-LDM01 en la cual se identifica, el estado actual de todos los documentos. 5.2.

Cada coordinador o líder del departamento es el encargado de controlar los documentos internos y externos asociados a su área.

5.3.

Los documentos internos se controlan de la siguiente manera:

5.3.1. Declarar en la Lista Maestra de Documentos Internos, los documentos vigentes de cada departamento. 5.3.2. Si es necesario distribuir éstos documentos, para que se encuentren en los sitios donde serán aplicados, el coordinador o líder del departamento debe declarar en la Lista Maestra el destino, la fecha de entrega y el N° de copias entregadas

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5.3.3. Los documentos distribuidos son sellados por el líder o coordinador del departamento con la frase DOCUMENTO CONTROLADO. 5.3.4. En cada lista maestra, Colocar el cargo responsable por Departamento.

5.4.

Los documentos externos deben se identifican declarándolos, en el formato: LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS: ROR-LMD0, colocar el nombre del documento, la fecha de emisión del documento, ente emisor y si el documento está vigente o no, en caso de que no este vigente, colocar la causa en las filas destinadas para las observaciones.

5.5.

Si el documento externo debe ser distribuido, declararlo en la Lista Maestra de Documentos externos utilizando las columnas: Destino, Fecha de Entrega, N° de Copias, Firma de Recepción.

5.6.

El registro debe estar firmado por el Coordinador o Líder del departamento. En cada lista maestra de Documentos Externos, colocar el cargo responsable por Departamento.

6. MATERIALES Y EQUIPOS N/A

7. REFERENCIA Especificaciones técnicas del cliente Planos aprobados para construcción suministrados por el cliente Norma ISO 9001: 2008 Norma ISO 10005: 2005

8. REGISTROS ROR-LMD “LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS”