Procedimiento De Control De Documentos

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS

PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINEAS ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS CONTRATO N° 4501392548 PROCEDIMIENTO DE GESTION “CONTROL DE DOCUMENTOS” N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROAC05-0000-001

0

07/04/2014 EMITIDO PARA CONSTRUCCION

CAG

POZA

CVE

B

19/03/2014 REVISION CODELCO

CAG

POZA

CVE

A

14/03/2014 REVISION INTERNA

CAG

POZA

CVE

FECHA

POR

REV.

APR.

REV

EMITIDO PARA

REV

CHESTA INGENIERIA N° DE PROYECTO EMPRESA DE INGENIERÍA

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CC-398-IT-PGC-01.01

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROAC05-0000-001

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS”

PROYECTO

SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINEAS ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA

TÍTULO

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” 1.

OBJETIVO

3

2.

ALCANCE

3

3.

DOCUMENTO DE REFERENCIA

3

4.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

3

5.

RESPONSABILIDADES

9

6.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

10

7.

CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

17

8.

REPORTES CONTROL DOCUMENTAL

17

9.

VIGENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN

17

10.

REVISIONES PERIODICAS

18

11.

CONTROL EDICIONES VIGENTES

18

12.

HISTORIAL DE REVISIONES

18

13.

ORGANIZACIÓN DE CONTROL DE DOCUMENTOS

19

14.

EQUIPOS Y MATERIALES

19

15.

ANEXOS

19

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS”

1.

OBJETIVO Definir y establecer el método para asegurar el control documental de CHESTA INGENIERÍA para llevar la trazabilidad del producto final, definir el estándar de trabajo para el control, distribución y archivo de los documentos técnicos, de construcción y de gestión, para verificar que se utilice la última revisión de estos documentos en la fabricación, construcción, instalación, montaje, pruebas e inspecciones realizadas en terreno.

2.

ALCANCE Proyectos de construcción y mantención cuyo mandante es la Vicepresidencia de Proyectos, específicamente el proyecto “Servicio de Operación y Mantención Línea Eléctrica” (Contrato N° 4501392548), el que origina, recibe, distribuye, controla y/o archiva documentos propios y externos.

3.

DOCUMENTO DE REFERENCIA  

 4.

VP-GC-SGC-PR-00002 “Conservación de Registros de Construcción”. SGP-GFCPM-SGC-PRO-001 “Procedimiento Control de Documentos en Terreno PRO-01 Gestión de la Documentación y Registros Rev.6 CHESTA INGENIERIA.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4.1CODELCO VP, ; Vicepresidencia de Proyectos de CODELCO. 4.2Documento: Información y su medio de soporte:

Se define documento a cualquiera de ellos que se utilice para ejecutar el proyecto y que deben ser retenidos como registro permanente. Los documentos oficiales son en copia dura con timbres. 4.3Documento Controlado:

Son los documentos vigentes, previendo el uso no intencionado de documentos obsoletos, para la realización de las actividades, según reflejo de la matriz de distribución y responsabilidades. 4.4Listado de Documentos Controlados (log):

Es el nombre del registro que contiene todos los nombres de los documentos controlados e indica la última revisión que está vigente.

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” 4.5Procedimiento:

Manera especificada de desempeñar un proceso. Su objetivo es especificar los pasos que el personal responsable deberá seguir para asegurarse de que se logren las políticas y prácticas de calidad. 4.6Instructivo de Trabajo:

Manera específica de desarrollar una actividad. Su objetivo es complementar un procedimiento, detallando más claramente los pasos a seguir para que el proceso cumpla con la calidad esperada. 4.7Registro:

Documento que proporciona prueba objetiva de actividades realizadas o de resultados. 4.8SGC:

Sistema de Gestión de Calidad de CHESTA INGENIERÍA S.A. 4.9SGDOC:

Sistema de Gestión de Documentos de CODELCO VP 4.10

Proveedor (Vendors):

Es el proveedor de un Equipo o material, o su representante, cuyos servicios se contratan para asesorar en las etapas del Proyecto en montaje y pruebas. 4.11

Copia Controlada

Una Copia Controlada, se define como una copia fiel del documento original y vigente 4.12

Copia No Controlada:

Una Copia No Controlada, es una copia de un documento específicamente solicitado u obtenido de forma electrónica o impreso desde una copia digital por algún usuario o fotocopiado. 4.13

Copia Sólo Para Información:

Una Copia Sólo de Información, se define como una copia de algún documento solicitado a control de documentos específicamente por algún usuario sólo para fines de planificación y revisión. Estos documentos no deben ser utilizados para construcción en terreno. Estos documentos son considerados documentos nocontrolados, y se estamparán con las palabras “SOLO PARA INFORMACIÓN” en rojo, para identificarlos de forma clara de los documentos controlados.

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” Los documentos serán entregados en copia física, los planos serán entregados en formato A3 y las copias en digital serán entregadas en editor de texto pdf, con la lectura “SOLO PARA INFORMACIÓN” en rojo en cada página. 4.14

Documento Nulo:

Corresponde a un documento de diseño que ha sido eliminado por el dueño del diseño, por cambios solicitados. El documento nulo que no ha sido firmado por la VP en cualquier revisión es eliminado. El documento nulo que si ha sido firmado por la VP quedará en custodia de Control Documento de CHESTA. 4.15

Documento Obsoleto:

Corresponde a un documento de diseño que ha sido superado por un documento emitido en nueva revisión. El obsoleto que no ha sido firmado por la VP en cualquier revisión es eliminado. El Documento obsoleto que ha sido firmado por la VP quedará en custodia de Control Documento de CHESTA. 4.16

Documentación Técnica:

Todos aquellos documentos de Ingeniería de Detalles e Ingeniería de Terreno que aportan e instruyen para la correcta construcción de las obras permanentes entre ellos: • Planos. • Especificaciones técnicas. • Criterios de diseño. • Memorias de cálculo. • NCD. • Estudios/cubicaciones. • Manuales. • Listados e informes técnicos. • Hojas de datos. • Informes del Proveedor. • Ingeniería del Proveedor. Ingeniería de Terreno: • SDI. • SCT • NCT. • Sketch de terreno. • Planos Red-Line. • Planos As-Built. • Planes contratistas. • Procedimientos e instructivos contratistas. • Bases técnicas terreno.

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” • Informes VP. • Informes contratistas.

4.17

Transmittal:

Corresponde a la nota de envío que acompaña a todos los documentos recepcionados y/o distribuidos por Control de Documentos y que debe ser devuelta firmada al originador. Debe existir un correlativo único que no se repite para cada transferencia de documentación desde o hacia VP con CHESTA INGENIERIA. - Transmittal de CHESTA a VP: ENVIADO - Transmittal de VP a CHESTA: RECIBIDO. 4.18

Certificado:

Documento que muestra resultados oficiales de ensayos extendidos por entidades externas y autorizadas para ello y que cuentan con toda la información de ubicación exacta, calibración, patrones y parámetros de la medición de muestras o ensayos. Al igual que los registros cumplen con el requerimiento de la demostración de trabajos realizados dentro de los parámetros de diseño. 4.19

Registro de Control de Documentos (LOG):

El Registro de Control de documentos es una base de datos resumida de los documentos de terreno de los proyectos. Este registro muestra la información clave de cada documento e incluirá como mínimo, número de archivo del documento, número de documento, título del documento, fecha de emisión o revisión, número de revisión, status de aprobación. Indica el N° de Transmittal enviado con fecha de entrega y el N° de Transmittal recibido con fecha de recepción (Anexo 1). 4.20

Documento de Cambio por Terreno:

Para los fines de este procedimiento, un documento de cambio interno por terreno se define como aquel documento que registre o autorice un cambio a algún documento existente de diseño. Los documentos de cambio interno serán incorporados por el ingeniero dueño del diseño en el documento de diseño. Cuando esto ocurra, el ingeniero de diseño hará referencia en el bloque de la revisión del documento de diseño a los documentos de cambio. Los documentos de cambio por terreno se registran en documentos internos SCT y NCT. 4.21

Solicitud de Cambio de Terreno (SCT):

Una SCT es un documento utilizado para solicitar un cambio desde terreno a Ingeniería de Proyecto que pueda afectar la intención del diseño original (que haya que hacer cálculo estructural o requiere definición por interferencia interdisciplinaria)

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” por lo tanto necesita de la aprobación de Ingeniería de Diseño antes de su implementación. A criterio del Gerente de Proyecto o en quien delegue la responsabilidad de Ingeniería de Terreno, se puede entregar cualquier cambio en una SCT. Este documento requiere de aprobación de los organismos autorizados del dueño del diseño para proceder. En ningún caso se utilizará un SCT para documentar violaciones a las especificaciones del proyecto, regulaciones, normas o requisitos legales. Nota: Todos los documentos de cambio y consulta, deberán estar inscritos y referidos en los planos o documentos afectados, mientras no llegue la nueva revisión del documento con su inclusión. 4.22

Solicitud de Información (SDI):

Es un documento utilizado para solicitar alguna aclaración de diseño, instrucciones suplementarias de ingeniería, de construcción; o documentos técnico-contractuales (Bases Técnicas). Otros motivos para generar una SDI pueden ser que la parte afectada descubra o perciba un conflicto, ambigüedad, error u omisión en los documentos técnicos o que esta parte posea un método alternativo o sustituto para proponer que no afecte de forma adversa la seguridad, calidad, costo o programa. La SDI no debe utilizarse como documento de cambio para documentos emitidos de diseño. Cuando la respuesta de alguna SDI implica algún cambio en el diseño, se emitirá un documento de cambio de diseño (NCD) y se hará referencia a este cambio dentro de la SDI. Este documento no puede ser utilizado como respaldo de mayor obra o trabajos adicionales. Nota: Todos los documentos de cambio y consulta, deberán estar inscritos y referidos en los planos o documentos afectados, mientras no llegue la nueva revisión del documento con su inclusión. 4.23

Plano Marcado en Rojo (Red Line):

A partir de un plano en revisión 0 o superior, se describe, en dibujo o como texto, una variación a un plano de diseño, el cual es generado por el constructor y es validado por la Ingeniería de Terreno. Los documentos Red Line no deben ser utilizados para documentar elementos instalados fuera de los requerimientos de los planos de ingeniería, especificaciones o requisitos contractuales, ej. Donde deberían generarse solicitudes de Cambio de Terreno (SCT) o Notificaciones de Cambio de Diseño (NCD). En cada Red Line debe hacer referencia al documento de cambio que lo afecta. Los cambios identificados en los Red Line deben ser incorporados en los As-Built generados por terreno. Los Red Line una vez validados mediante la firma de Ingeniería de Terreno, deben ser incorporados en los paquetes de construcción. En su última revisión debe estar firmado ´por el Jefe de Terreno CHESTA,

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” Administrador de Contrato CHESTA y el Supervisor de Terreno VP. 4.24

As-Built:

(Documentación Técnica de trabajos en última revisión tal cual como fueron construidos): Un documento As-Built es un documento que describe, en dibujo o como texto, una variación a un plano de diseño o documento técnico del proyecto. Al momento de la entrega, el documento As-Built muestra la Configuración y ubicación actual en terreno de la condición “como se instaló”. Los planos As-built son usados comúnmente para aquellos elementos, tales como instalaciones subterráneas, y muestran la ubicación exacta de una instalación diseñada o hecha en terreno o indica los elementos que no se muestran en detalle en los planos cuando Ingeniería de Diseño requiere de Ubicación As-Built de las instalaciones ruteadas en terreno. • Selección de terreno de las alternativas permitidas por los documentos de diseño. • Instalación de instalaciones temporales de construcción, infraestructura y servicios requeridos para la construcción del proyecto. 4.25

Planos As-Built y PLanos Red Line de Cambios Dirigidos por Ingeniería:

1. Los planos que NO sufran modificaciones y no se genere Red Line se debe mantener la revisión y colocar solo timbre As-Built, debe ser firmado por Administrador de Contrato CHESTA. 2. Los planos que SI sufran modificaciones (preparados a través de la dirección de un documento formal de cambio de diseño, así como una SCT, NCT, SDI, Informe de Deficiencia o Informe de No-conformidad) y se generen Planos Red Line se debe emitir en Z con un timbre As-Built y debe ser firmado por Administrador de Contrato CHESTA.

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS”

5.

RESPONSABILIDADES De acuerdo con la Tabla siguiente, Las responsabilidades relacionadas con la elaboración, revisión y aprobación de los documentos, según se detalla en el cuadro siguiente: ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTOS

CONTRATO

CONTRATO

ELABORACIÓN

Control Documentos

REVISIÓN

Jefe Calidad

Jefe de Unidad (Terreno, Sustentabilidad, Calidad, etc) Jefe de Sustentabilidad

APROBACIÓN

Administrador

AMBITO APLICACIÓN

CONTROL EDICIÓN, DISTRIBUCIÓN, ARCHIVO

De Administrador

Contrato Control Documentos

Contrato Control Documentos

INSTRUCCIONES DE TRABAJO ACTIVIDADES ESPECIFICAS Jefe De Terreno Jefe de Sustentabilidad

De Administrador Contrato Control Documentos

Encargado de Control Documentos: Carlos Aguilera G., de acuerdo a lo informado por carta contractual N°

De

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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Según Diagrama de flujo se establece la metodología basada en actividades previas, codificación y como darle forma a un documento

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Edición para Construcción: -

-

6.2

Para Construir es válida la Revisión Numérica, (Rev.0, Rev.1 etc) con estatus 1 (sin Observaciones), Eventualmente y por pocos días (5 días hábiles), se permite trabajar con Revisión Numérica y Estatus 2 (Con observaciones menores, el trabajo puede proceder sujeto a la incorporación de las observaciones

Edición de Ingeniería:

-

-

Para Construir es válida la Revisión Numérica, (Rev.0, Rev.1 etc) con estatus 1 (sin Observaciones), No está autorizado el trabajo en terreno para la documentación con Revisión Alfanumérica.

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6.3

Actividades Previas:

Al comienzo Jefe de Calidad del Contrato debe implementar los siguientes requisitos mínimos:  Establecer la infraestructura y organización de Control de Documentos.  Establecer los requisitos de distribución de documentos para el proyecto; tipos de documentos, organización interna y externa, n° correlativo de copias controladas, medios de distribución y almacenamiento, identificación de responsables en terreno, entre otros. Se utiliza el formato denominado “Log de Control de Documentos” (Anexo 1). El Listado de Entregables o Listado de Documentos del Contrato corresponderá a una planilla consignada como el primer documento codificado en el Log de Control de Documento (Anexo 1) y contendrá tres columnas que identifican a los responsables de las actividades de elaboración, revisión y aprobación interna de cada documento (ver Anexo 2). Una vez elaborada la Matriz de distribución de Documentos (Anexo 3). También se generará un “Registro de Firmas”, que debe ser incorporar tanto la firma larga como la abreviada (“mosca”) de los diferentes responsables del contrato (Anexo 4). Se establece que los documentos físicos obsoletos y nulos que no han sido firmados por VP serán eliminados. Se llevará un registro digital de documentos eliminados. Los documentos físicos firmados tienen carácter de documentos oficiales del proyecto, por lo que no se destruyen los documentos firmados. Y los documentos firmados nulos y obsoletos quedan en custodia de Control Documento. El Anexo N° 5 muestra el “Registro de Copias Controladas” que se debe llevar permanentemente actualizado por el responsable de Control Documentos CHESTA, incorporando la información de trazabilidad correspondiente a cada entrega por distribución de copias controladas. De acuerdo a puntos 4.12. y 4.13, los Documentos (planos) Nulos, son los que han sido por el dueño del diseño. Los Documentos (planos) Obsoletos, son aquellos que han sido superados por una revisión más reciente. Las copias físicas de Planos nulos y obsoletos serán eliminadas y se mantendrá una copia digital del documento, que no ha sido firmado por VP.

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Recepción y verificación de documentos recibidos por el Jefe de Calidad

Jefe de calidad recepciona un documento de la Supervisión, Jefatura, Oficina Técnica o Administración (ente generador u originador). La documentación que ingresa en Revisión Literal (A, B, C) se entrega en digital, versión nativa y pdf. La documentación que se emite para ingreso en el sistema de la VP en Revisión Numeral (0, 1, 2), se entregará en digital, formato nativa y pdf, además se entrega como documento físico, en papel firmado por los participantes de la edición; la copia física de los procedimientos y documentos de ingeniería, debe ser entregada en papel tamaño carta. Por su parte los planos impresos serán entregados en formato A1. Para el caso de Procedimientos e Instructivos que son generados por vez primera, éstos deben ser emitidos en Rev B y entregados al Control Documentos CHESTA para su emisión. Control Documentos CHESTA verifica y codifica según Capítulo 7 de este procedimiento. Control Documentos CHESTA lo incorpora en Transmittal para su entrega a la VP. Una vez recepcionado la respuesta de la VP, según status, la distribución es la siguiente: Si es status 1, entonces el Control Documento guarda el documento original y prepara documento para ser presentado en Revisión 0, este documento solo es para revisión de Codelco VP y no autoriza para construir Si es status 2, entonces jefe de calidad, entrega en digital la copia en Word y pdf que contiene las observaciones de VP al originador, para que las levante. El originador debe entregar el documento al Control Documentos CHESTA, quien verifica que las observaciones fueron levantadas e ingresa el documento en Rev 0, via Transmittal, para que el documento quede en status 1 o 2 luego de la revisión de VP. Debe ser debidamente ingresado al Log de Control de Documentos. Si es estatus 3, entonces jefe de calidad, entrega en digital, formato Word y pdf, que contiene las observaciones al originador para que las levante. El originador debe entregar el documento al jefe de calidad verifica que las observaciones fueron levantas e ingresa el documento en Rev C via Transmittal para que el documento quede en status 1 o 2. En los frentes de trabajo, sólo se pueden ejecutar tareas o actividades con procedimientos en Rev 0 (o superior) y status 1 o 2. De mismo modo, sólo se puede construir con planos en Rev 0. SI el documento presentado en Revisión numeral (0, 1, 2 o superior) es devuelto por CODELCO VP en estatus 1, el Control Documento guarda el original y distribuye tantas copias controladas en físico como corresponda según lo indicado en la matriz de distribución, con su respectivo timbre (Anexo 7) y se ingresa Registro de Copias Controladas (Anexo 5).

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” 6.3.2

Verificación de documentos de cambio:

Jefe de Calidad, debe verificar que los documentos de cambios asociados a los documentos recibidos, hayan sido incorporados en la nueva revisión antes de su distribución. Siempre debe mantenerse actualizada la Matriz de Distribución, modificándose constantemente, según la dinámica de la documentación así lo requiera. Los documentos de cambio son los siguientes: - NCT: Nota de Cambio en Terreno - SCT: Solicitud de Cambio en Terreno - SDI: Solicitud de Información - NCD: Nota de Cambio de Diseño Debido a la importancia de estos documentos que pueden modificar en cantidades y/o plazos algunas partidas del contrato, se debe ingresar cada Documento de Cambio a Gestión de Documento de VP (SGDOC). Se llevará un LOG de control, similar al indicado en Anexo 1 para control de documentos, para llevar una trazabilidad de las modificaciones durante el contrato. 6.3.3

Verificación de la existencia de documentos obsoletos o nulos:

Una vez realizada la verificación de documentos de cambio, Control Documentos CHESTA, debe verificar la existencia de documentos obsoletos o nulos, según la última recepción de documentos. Los documentos nulos u obsoletos son guardados digitalmente en Carpeta Identificado como Documento Nulos u obsoletos. Los documentos nulos u obsoletos en físico y que no estén firmados por VP, son destruidos. El Control Documentos, debe chequear cuantas copias tiene en el respectivo listado y a quien se le entregó. Debe retirarlas personalmente, eliminarlas y entregar la última versión. 6.4

Distribución de documentos en Terreno

La distribución de documentos considera las siguientes especificaciones: 6.4.1

Distribución de documentos revisados por ingeniería VP

Los documentos deben ser distribuidos de acuerdo a la Matriz de Distribución (ANEXO 3). - Documento original se identifica como aquel documento que tiene las firmas originales. - Si documento se distribuye como copia controlada, se debe registrar en “Planilla de Control de Copias Controladas” (ANEXO 4), el documento debe llevar estampado el timbre de “Copia Controlada”. - La distribución se hará en formato físico papel.

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” 6.4.2

Requisitos de distribución de planos y documentos de ingeniería en formato físico (papel):

Control Documentos CHESTA distribuirá copias de planos de ingeniería en formato físico (papel) en formato A1 en su última revisión, con el timbre “Copia Controlada “ , puesto que todos los planos y documentos que sean para construcción, deben llevar el timbre autorizado para construir (Anexo 7); o en formato A3 “Copia solo información ( Anexo 3C)” . Internamente no se utilizan timbre Nulos y Obsoletos ya que estos documentos físicamente son eliminados. Las copias que generen a partir de estos formatos físicos, se considerarán como COPIA NO CONTROLADA y pueden estar obsoletas. 6.4.3

Requisitos de distribución de planos y documentos de ingeniería en formato digital (pdf):

Con el fín de evitar un descontrol de la información y para cubrir las necesidades inherentes a la gestión documental, Control Documentos genera la Matriz de Distribución de CHESTA a objeto de distribuir las copias digitales de documentos de Ingeniería, en su última revisión, a los usuarios que aplican. Las copias que se impriman a partir de estos archivos, se considerarán como COPIA NO CONTROLADA y puede estar obsoleta. Cada documento llevará un timbre con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA” en cada página. 6.4.4

Ruteo de documentos que requieren revisión o respuesta

Control Documentos CHESTA debe identificar los documentos que requieren ser distribuidos para revisión y/o respuesta: • Para el caso de los documentos que requieren revisión como: Red Line(*), Planos de Ingeniería, Especificaciones Técnicas, Memorias de Cálculo, Fichas Técnicas, Manuales, Planos As-Built dirigidos por terreno, Planes de Calidad, Procedimientos o instructivos de Calidad o Seguridad, etc. Control de Documentos CHESTA, en Terreno, debe estampar cada documento con el timbre de revisión que corresponda (Anexo 7). (*) RED LINE, es un documento que es visado por el ITO VP al momento de una ejecución o cambio de construcción. 6.5

Documentos de Cambio

Los documentos de cambio son los siguientes: - SDI: Solicitud de Información - NCT: Nota de Cambio de Terreno - SCT: Solicitud de Cambio en Terreno - NCD: Notificación de Cambio de Diseño.

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” El control de SDI se llevará en LOG de Control SDI, donde se indican las SDI enviadas a VP, a través de un transmittal con correlativo único, contra las SDI respondida por VP, mediante transmittal, indicando fecha de respuesta. Es importante considerar el porcentaje de SDI enviadas/SDI Recibidas.

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” 7.

CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos llevarán dos codificaciones Codificación VP: Todos los documentos y registros, generados por las distintas áreas/disciplinas del proyecto, sean éstas internas o externas (Contratistas y Proveedores) a la organización VP, deben ser codificados según el Procedimiento DCVP-0000-VPGI-00000-PROGC02-0000-001 “Codificación de Documentos para proyectos”. Es responsabilidad de Jefe de Calidad dar cumplimiento a esta Codificación Se hará mención del estado de revisión en cada “Documento”, para ello se colocará una letra de un dígito, comenzando por letra A para la emisión “Original” cambiándola por letras consecutivas en distintas revisiones mientras no salga en vigencia. Una vez que sea Revisado el “Documento” y entre en vigencia tendrá Revisión 0 la cual irá cambiando con números correlativos, 1, 2, 3, en caso de existir modificaciones una vez operando. En el caso de las revisiones superiores a 0, se utilizará un triángulo que señala las modificaciones. En caso de ser “Documentos gráficos” (Pdf, Planos, etc.) las revisiones será la siguiente: Se inicia con Revisión B Una vez Revisado para construcción se inicia la revisión 0. Cualquier modificación posterior debe ser indicada en el mismo plano con lápiz rojo colocando la firma en el mismo que autoriza las modificaciones (red line). Una vez finalizado las modificaciones se realiza el levantamiento red line dando origen al plano as built. Cuando un plano es anulado la copia física se destruye y se registra en Log de documentos anulados, para mantener la trazabilidad, teniendo en cuenta que los documentos firmados por VP no se eliminan, si, si se trata de las copias controladas.

8.

REPORTES CONTROL DOCUMENTAL Control Documentos CHESTA debe emitir al menos semanalmente, el status de la documentación técnica recibida y revisada por el proyecto. Se indican en Anexo 5, con carácter de Copia Solo Información, timbre digital.

9.

VIGENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN Se declara que la documentación contenida en los archivos del Control Documentos CHESTA, se mantiene vigente de acuerdo a lo indicado, cuando corresponda, en cada uno de los documentos (encabezado de páginas) y en la totalidad de las entradas del Log de Control de Documentos. Cabe hacer presente, que las copias firmadas, sean éstas obsoletas o nulas serán segregadas según proceso, en la Oficina Técnica.

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS”

10.

REVISIONES PERIODICAS Una vez que un Procedimiento o Instrucción de trabajo está elaborado se revisa periódicamente para ver el estado. Si el documento en físico está en mal estado se elimina y se entrega una nueva copia. No es necesario guardar registro de esta actividad. El resguardo de la documentación original , durante toda la vigencia del proyecto, serán mantenidas bajo llave, bajo estricto control del Control Documento, en sus dependencias, los cuales, bajo ninguna circunstancia están disponibles para su uso.

11.

CONTROL EDICIONES VIGENTES Los documentos aplicables en proyecto, interior mina y la edición vigente de los mismos se identifican en planilla Log de control de documentos, si se identifica que una versión ha sido superada, el primero queda obsoleto y debe ser entregado al Control Documentos CHESTA o su representante en terreno, para la eliminación de documento obsoleto y registro en planilla de control de copias contraladas. El tratamiento de toda la documentación referida tanto a la Oficina Técnica, como a los puntos de trabajo, se especifica en la matriz de distribución. Se deja constancia que el representante en terreno del Control de Documentos CHESTA, en caso en que éste último no pueda ejercer directamente alguna de las labores propias de su responsabilidad, será el Jefe de Terreno en Turno.

12.

HISTORIAL DE REVISIONES Los documentos del tipo que describen metodologías o lineamientos deben tener una página de inicio, en la cual se describe el título, un cuadro con el historial de revisiones y emisiones. Tal como se muestra a continuación. “TITULO”

REV

FECHA

EMITIDO PARA

POR

REV.

APR.

En los casilleros de emisiones se debe identificar las iniciales de los nombres de quienes participan en la elaboración, revisión y aprobación del documento (ver Anexo N° 2), según se definen el listado de documentos en Log de Control de Documentos (Anexo N° 1).

REV

SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINAES ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA

CÓDIGO: N11DM43-I1-CHESTA0100000-PROAC05-0000-001 REV. 0 Vigencia: Febrero 2014 Página: 19 de 32

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” 13.

ORGANIZACIÓN DE CONTROL DE DOCUMENTOS La organización para Control de Documentos está compuesta por: -

Encargado de Control de Documentos (Control Documentos CHESTA), responsable del control de documentos y del ingreso de documentos a la VP

14.

Jefe de Terreno, responsable de la custodia de documentos en terreno

EQUIPOS Y MATERIALES En instalación de faenas: - Computador personal, papel, impresora - Planera formato A1 - Estante con candado para almacén de originales En Terreno - Planera formato A1 - Cajón con candado para almacén de Copias Controladas

15.

EDICIONES VÁLIDAS PARA CONSTRUIR Se distinguen 2 tipos de ediciones: - Revisión Literales, para Revisión CODELCO VP, esta edición no se debe imprimir y no debe estar en terreno por ningún motivo - Revisiones Numéricas: La cual es indicativa del “estado del registro”, es decir señala que la fase en la cual se encuentra el proyecto es la de construcción.

16.

ANEXOS Anexo 1: Listado de Documentos

Anexo 1: LOG de Control de Documentos Anexo 2: Identificación de responsables proceso emisión Anexo 3: Matriz de Distribución Anexo 4: Registro de Firma Autorizada Anexo 5: Registro de Distribución de Documentos Anexo 6: Registro de Copias Controladas Anexo 7: Timbres

SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINAES ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” Anexo 8: Transmital 00 - 4501393107 Obras Eléctricas Adicionales Interior Mina Anexo 9: SDI-CHESTA

OBRAS ELECTRICAS ADICIONALES INTERIOR MINA PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “Control de Documentos”

CÓDIGO: N11DM43-I1-CHESTA0100000-PROAC05-0000-001 REV. B Vigencia: Diciembre 2013 Página: 18

ANEXO 1: LOG DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Se indica el ítem, tipo de documento (Pla: Plano/Doc: Documento); el código y nombre del documento, Se indica la última revisión ingresada a VP (A, B, C-0, 1, 2) y el estatus de acuerdo a la revisión de VP (Estatus 1/2/3) En cada revisión se indica la fecha y el transmittal de ingreso (TT-0XX) de CHESTA a VP En cada revisión se indica la fecha y el transmittal de respuesta (ENV-0XX) de VP a CHESTA. Y se indica el estatus de la Revisión de VP. Para documento en revisión alfanumérica (A, B) - En caso que el estatus es 3 de la revisión B, se debe ingresar en Revisión C, se deben levantar las observaciones mayores - En caso que el estatus es 2 de la revisión B, se debe ingresar en Revisión 0, se deben levantar las observaciones menores - En caso que el estatus es 1 de la revisión B, se debe ingresar en Revisión 0 Para documento en revisión numeral (0, 1,…..) - Para documento de ingeniería, y procedimiento operativo, se puede construir en Estatus 1. - En Estatus 3 un documento de Ingeniería no está apto para Construir. - En Estatus 2 un documento operativo se puede operar, pero se deben levantar las observaciones a la brevedad.

SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINAES ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” Anexo 2: Listado de Documentos y firma de responsables

CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA Servicio de Operacion y Mantención Sistema Electrico Obras Tempranas CONTRATO N° 4501392548

ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Código Documento

Nombre Documento

N11DM43-I1-CHESTA01-00000 LSTMD05-0000-001

LISTADO DE PLANES Y PROCEDIMIENTOS

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PLNSE06-0000-001

PLAN DE PROTECCION AL MEDIO AMBIENTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-006

PROCEDIMIENTO MANEJO DE RESIDUOS PELIGROSOS Y NO PELIGROSOS

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROGM05-0000-001

PROCEDIMIENTO TRABAJO SEGURO TOPOGRAFIA

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-001

PROCEDIMIENTO CARGA Y DESCARGA DE POSTES

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PLNMA06-0000-003

PLAN DE EMERGENCIA

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PLNMA06-0000-002

PLAN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y SALUD OCUPACIONAL

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-004

PROCEDIMIENTO GESTION DEL CAMBIO

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-005

PROCEDIMIENTO IZAJE DE CARGA Y DESCARGA DE EQUIPOS

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-007

PROCEDIMIENTO AISLACIÓN Y BLOQUEO

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROMA06-0000-001

PROCEDIMIENTO SUSTANCIAS PELIGROSAS

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-009

PROCEDIMIENTO TRABAJO EN ALTURA

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS”

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-002

PROCEDIMIENTO TRABAJOS EN CALIENTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-012

PROCEDIMIENTO TRABAJO EN ESPACIO CONFINADO

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-013

PROCEDIMIENTO ESCALERAS ANDAMIOS Y PLATAFORMAS ELEVADAS

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-014

PROCEDIMIENTO HERRAMIENTAS DE MANOS

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-015

PROCEDIMIENTO EQUIPOS Y ELEMENTOS DE LEVANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PLNEL05-0000-001

PLAN MATRIZ MANTENIMIENTO LINEAS ELÉCTRICAS 13,8 KV

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PRGEL05-0000-002

PROGRAMA DE MANTENIMIENTO LINEAS ELÉCTRICAS 13,8 KV

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROCI05-0000-001

PROCEDIMIENTO MONTAJE Y CAMBIO POSTES DE HORMIGÓN ARMADO

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROCI05-0000-002

PROCEDIMIENTO EXCAVACIONES DE FUNDACIONES Y POSTES

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROCT05-0000-001

PROCEDIMIENTO HABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIÓN DE FAENA

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-001

PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN Y OPERACIÓN LD 13.8 KV

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-002

PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN DE LUMINARIA DE POSTES DE RED BT

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-003

PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN PUENTES DE DERIVACIÓN Y EMPALMES DE LD 13.8 KV

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-004

27

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-005

28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-006

PROCEDIMIENTO MEDICIÓN DE PARÁMETROS ELÉCTRICOS EN BAJA TENSIÓN PROCEDIMIENTO INSTALACIÓN AISLADOR TIPO RIÑONERA EN ESTRUCTURA DE MEDIA TENSIÓN 13.8 KV PROCEDIMIENTO CAMBIO DE FASE EN CABLES DE PODER

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-007

PROCEDIMIENTO TENDIDO Y FUSIÓN DE FIBRA ÓPTICA

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-008

PROCEDIMIENTO TENDIDO MECÁNICO CABLE MINERO

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-009

PROCEDIMIENTO PRUEBAS DE RESISTENCIA AISLACIÓN Y CONTINUIDAD

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-010

PROCEDIMIENTO TERMINACIONES PARA CABLES (MUFAS)

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-011

PROCEDIMIENTO PRUEBAS DE RESISTENCIA HI-POT Y RESISTENCIA DE LÍNEA

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-012

VACANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-013

VACANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-014

VACANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-015

VACANTE

SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINAES ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS”

38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-016

VACANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-017

VACANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-018

VACANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-019

VACANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-020

VACANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-021

VACANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-022

VACANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-023

VACANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-024

VACANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-025

VACANTE

N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PLNAC05-0000-001

PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINAES ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” Anexo 3: Matriz de Distribución

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OBRAS ELECTRICAS ADICIONALES INTERIOR MINA PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “Control de Documentos” Anexo 4: Registro de Firma Autorizada

CÓDIGO: N11DM43-I1-CHESTA0100000-PROAC05-0000-001 REV. B Vigencia: Diciembre 2013 Página: 25

OBRAS ELECTRICAS ADICIONALES INTERIOR MINA PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “Control de Documentos”

CÓDIGO: N11DM43-I1-CHESTA0100000-PROAC05-0000-001 REV. B Vigencia: Diciembre 2013 Página: 28

Anexo 5: Registro de Copias Controladas

Nota: En esta planilla queda registrado el documento firmado por VP, que es oficial del contrato, obsoleto que queda superado por una nueva versión y el nulo, estos documentos una vez retirados son resguardos por Control Documentos de CHESTA.

SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINAES ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” Anexo 6: Registro de Distribución de Documentos – Copias COntroladas

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SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINAES ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” Anexo 7: Timbres

RED-LINE Firma: _____________________ Fecha: _____________________

OBSOLETO Firma: _____________________ Fecha: _____________________

CÓDIGO: N11DM43-I1-CHESTA0100000-PROAC05-0000-001 REV. 0 Vigencia: Febrero 2014 Página: 30 de 32

SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINAES ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS”

AS BUILT Firma: _____________________ Fecha: _____________________

CHESTA INGENIERÍA S.A COPIA N°

______________________

REGISTRO:

______________________

FECHA

______________________

Firma:

______________________

COPIA CONTROLADA

CHESTA INGENIERÍA S.A NOTA DE CAMBIO _________________________ JEFE DE TERRENO ___________________ ADM. CONTRATO

____________________

CONTROL DOCUMENTOS _______________ SUPERVISOR VP

_____________________

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” Anexo 8: Transmital 00 - 4501393107 Obras Electricas Adicionales Interior Mina

SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINAES ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS” Anexo 9: SDI-CHESTA

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