Ejercicio Planificación Estratégica.docx

1.2: EJERCICIO PRÁCTICO CONTENIDOS Antes de comenzar un proceso de planificación estratégica es necesario realizar:



Un análisis breve del desempeño de su institución.



Un análisis breve del funcionamiento interno de su institución.



Un análisis breve del entorno de su institución.

Para ello se ha construido la siguiente guía de ejercicios que le permitirá abordar los contenidos mencionados y sintetizar la principal información que requiere manejar. Esta guía se divide en tres pasos consecutivos: a) Análisis Situacional; b) Análisis AFOD; y c) Análisis de Desafíos. Cada paso constituye un requisito del siguiente, por lo que le invitamos a desarrollarlos todos. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:



Identificar y priorizar en forma objetiva problemas de su organización.



Conocer las diversas técnicas existentes y su forma de adecuarlas al análisis de su organización, como vía de optimización de recursos, minimización de amenazas y aprovechamiento de oportunidades.



Aprendizaje de las diversas herramientas de evaluación de estrategias para el desarrollo de un proceso de planificación estratégica de calidad.

Primer Paso: El análisis situacional

El análisis situacional tiene por objetivo revisar la situación en la que se encuentra la institución, tanto con respecto al ambiente en el que se desenvuelve como en relación con su propio funcionamiento. A través de este “análisis situacional”, es posible obtener una serie de recursos que son importantes a la hora de definir los objetivos de la institución y la estrategia más adecuada para lograrlos. En este paso, usted se preguntará “¿Qué da resultado en nuestra institución?” La respuesta a la pregunta implica identificar el conjunto de factores que definen a su institución y que definen su desempeño actual, para ello se han definido una serie de preguntas que se deben responder como parte de este primer paso.



¿Qué hacemos? Es decir ¿Qué servicios presta nuestra institución?



¿Cuáles son los efectos esperados?



¿A quiénes presta este servicio?



¿A qué problemas críticos respondemos?



¿Qué capacidades tenemos (recursos humanos e infraestructura)?



¿Cuán somos eficaces y eficientes?



¿Cuáles son las expectativas de los usuarios del servicio?



¿Qué se ha priorizado en el presupuesto de los últimos 3 años?

Segundo Paso: El análisis AFOD Este paso implica describir y analizar ¿cómo afecta el contexto en que se desenvuelve la institución? y ¿cómo funciona el sistema interno de ésta? La revisión la realizará utilizando la herramienta analítica AFOD (en inglés SWOT), que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su organización, para examinar susFortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Este análisis consta de dos partes: una interna y otra externa.



La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su institución, aspectos sobre los cuales usted tiene algún grado de control.



La parte externa mira las oportunidades que se ofrecen y las amenazas que debe enfrentar su institución en el contexto en donde se desenvuelve. Aquí usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, (o riesgos) circunstancias sobre las cuales usted tiene poco o ningún control directo.

Tercer Paso: El análisis de Desafíos Este paso tiene por objetivo visualizar los elementos críticos de futuro que mejorarán el desempeño y consolidarán su institución. Las preguntas siguientes son indicativas del análisis que es necesario realizar y se sustentan en el trabajo de los pasos previos:



¿Qué cambios son necesarios de llevar a cabo en nuestra institución?



¿Cómo mejoraremos el desempeño?



¿Qué diferencia queremos hacer?



¿A qué elementos o factores críticos debemos responder?

Una vez contestadas las preguntas anteriores, se les sugiere mirar la siguiente matriz amenazas - oportunidades debilidades - fortaleza. Este es un instrumento de ajuste importante que ayuda a los gerentes a desarrollar cuatro tipos de estrategias:



Estrategias de fortalezas y debilidades FO,



Estrategias de debilidades y oportunidades DO,



Estrategias de fortalezas y amenazas FA,



Estrategias de debilidades y amenazas DA.

La matriz FODA para la formulación de estrategias.

OPORTUNIDADES‐O Anotar las oportunidades

AMENAZAS‐A Anotar las amenazas

FORTALEZAS‐F

DEBILIDADES‐D

Anotar las fortalezas

Anotar las debilidades

ESTRATEGIAS‐FO Anotar las fortalezas para aprovechar las oportunidades

ESTRATEGIAS‐FA

ESTRATEGIAS‐DO Superar las debilidades aprovechando las oportunidades

ESTRATEGIAS‐DA

Usar las fortalezas para evitar Reducir las debilidades y evitar las las amenazas amenazas

2.1 EJERCICIO PRÁCTICO CONTENIDOS

El tercer paso consiste en examinar el marco estratégico en el que se ubica su institución o programa (unidad, departamento). Lo más probable es que su institución tenga una visión y una misión. Si es así, este paso le dará la oportunidad de examinar dichas declaraciones y de ver si necesitan revisarse. Si no las tiene, este paso le dará la oportunidad de preparar declaraciones de la visión y la misión. En este módulo aplicaremos los conceptos de:



Misión



Visión



Objetivos Estratégicos

Para ello se ha construido la siguiente guía de ejercicios que le permitirá abordar los contenidos mencionados. Esta guía se divide en tres pasos consecutivos: a) Definición de Misión y Visión; y b) Definición de Objetivos Estratégicos y Estrategias. Cada paso constituye un requisito del siguiente, por lo que le invitamos a desarrollarlos todos. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE



Al término del módulo los alumnos deberán comprender y aplicar conceptos generales de planificación estratégica: visión, misión, objetivos estratégicos, estrategia, y su correspondiente desagregación en un plan de acción



Definir la visión y misión de la institución, departamento, programa o unidad de la que usted forma parte y establecer cómo se alinea ésta, a la misión y visión institucional. En el caso que constuya la visión y misión de una institución, entonces corresponderá verificar cómo se alínea con las prioridades sectoriales que se han definido en el país. Si no existe una misión y visión en la institución en que usted trabaja, entonces su trabajo será definirla y establecer cómo se alinea a él o los objetivos de política pública de su ámbito de trabajo.



Definir los objetivos estratégicos y estrategias del departamento, programa o unidad de la que usted forma parte y establecer cómo se alinea ésta, a la misión y visión institucional. En el caso de una institución, definir esos objetivos estratégicos y verificar su alineación con la políticas sectorial. Si no existe una misión y visión en la institución en que usted trabaja, entonces su trabajo será esbozar al menos 3 objetivos estratégicos y definir las estrategias.

Durante todo este proceso, usted ha identificado los momentos en que su institución se ha desempeñado óptimamente y ha imaginado un futuro ideal en el que usted se estaría desempeñando de esta forma todo el tiempo. Ha imaginado propuestas para el futuro que describen el aspecto que tendría su institución si estuviese trabajando bien. En general, ha estado conociendo a su institución mejor que antes y ha estado apreciando lo que es. Sobre la base de los antecedentes trabajados, el esquema de trabajo que seguiremos en este módulo es el siguiente:

ANTECEDENTES, Bibliografía complementaria:

Araya, E. (2005); Control de Gestión. Elementos Conceptuales. Apuntes de Cátedra Planificación. Escuela de Gobierno y Gestión Pública; Universidad de Chile. Bendlin, C. (2000); Curso de Planificación Estratégica; Presentación en Diapositivas David, F. (2003); Conceptos de Administración Estratégica; Editorial Pearson Prentice Hall, México. Orlich, J.M. Universidad para la Cooperación Internacional, UCCI. Nota Técnica Nº1

Primer Paso: Definición de Misión y Visión

En este paso, se le invita a definir la visión y misión del departamento, programa, unidad o institución de la que usted forma parte y establecer cómo se alinea ésta, a la misión y visión institucional, en el caso de una institución su alineación con la política sectorial. Si no existe una misión y visión en la institución en que usted trabaja, entonces su trabajo será definirla y establecer como se alinea a el/los objetivos de política

pública con el ámbito de trabajo de la institución. Basado en el desarrollo de los conceptos del Manual, capítulo IV, revise la misión de la organización en que usted trabaja y responda:

PARA LOS QUE TRABAJAN EN INSTITUCIONES QUE TIENEN MISION DEFINIDA:



¿Analice si la misión institucional que su institución ha definido es compatible con las respuestas que usted elaboró a las últimas preguntas del Módulo 2?

o los cambios necesarios de llevar a cabo en nuestra institución o las opciones para mejorar el desempeño institucional o las diferencias que creemos necesarias de hacer o los elementos o factores críticos a los cuales debe responder la institución 

Defina la misión del departamento, programa o unidad de la que usted forma parte.



Establezca cómo se alinea su misión a la misión institucional.

PARA LOS QUE TRABAJAN EN INSTITUCIONES QUE “NO” TIENEN MISION DEFINIDA:



Definir la visión y misión de la organización en que usted trabaja.



Establecer cómo se alinea la misión y visión definidas a el/los objetivos de política pública relacionados con el ámbito de trabajo de la institución.

Segundo Paso: Definición de Objetivos Estratégicos y Estrategias

Continuando con el desarrollo de los contenidos expuestos en el Manual, capítulo IV, se le invita en este a paso a definir los objetivos estratégicos y estrategias del departamento, programa o unidad de la que usted forma parte y para aquellos que no cuentan con misión en su organización, a esbozar los 3 objetivos estratégicos y definir las estrategias correspondientes En este módulo no se requiere un desarrollo detallado de las estrategias, solamente una descripción general.

PARA LOS QUE TRABAJAN EN INSTITUCIONES QUE TIENEN MISION DEFINIDA:



Defina los objetivos estratégicos programa o unidad de la que usted forma parte cuidando que éstos sean coherentes con la misión y visión definidas.



Defina la o las estrategias para lograr cada objetivo estratégico definido.

PARA LOS QUE TRABAJAN EN INSTITUCIONES QUE “NO” TIENEN MISION DEFINIDA:



Si no existe una misión y visión en la organización en que usted trabaja, entonces su trabajo será esbozar los 3 objetivos estratégicos principales para llevar a cabo la misión y visión definidas



Defina la o las estrategias para lograr cada objetivo estratégico definido en términos generales, dado que la evaluación de las mismas y su traducción en un plan de acción se realizará una vez que tengamos establecidos los indicadores y las metas que nos permiten monitorear y evaluar los resultados esperados.

BIBLIOGRAFÍA Manual del Curso, Capitulo IV

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA: Un Enfoque de Indagación. Serie de Manuales de Capacitación de CEDPA, The Centre for Development and Population Activities

Shack, Nelson. 2006. "Avanzando hacia la Cuantificación del Gasto Público en Materia de Reparaciones." Págs. 30‐40.

2.2 EJERCICIO PRÁCTICO CONTENIDOS Considerando que usted ha incorporado los siguientes conceptos: visión, misión, objetivos estratégicos, y estrategia,. Y que además ha complementado este aprendizaje con un trabajo práctico que incluyó



La definición de la visión y misión de su institución, departamento, programa o unidad de la que usted forma parte



La definición de los objetivos estratégicos y estrategias de la institución, departamento, programa o unidad de la que usted forma parte

Esta parte se ha diseñado para profundizar los contenidos relativos a:



Desarrollo y análisis de estrategias



Desarrollo del plan de acción



Definición de tipos de indicadores y metas

La siguiente guía de ejercicios que le permitirá abordar los contenidos mencionados.

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:

Al término del módulo los alumnos deberán:



Asociar objetivos estratégicos e indicadores a factores relevantes



Conocer los distintos tipos de indicadores



Identificar claramente la diferencia entre meta e indicador



Aplicar los conocimientos sobre indicadores

TRABAJO O EJERCICIOS:

Realice un breve ejercicio de planificación estratégica de una entidad que prefiera: Misión, Visión, Objetivos Estratégicos 1.- Seleccione para un Objetivo Estratégico tres indicadores que permitan monitorear su cumplimiento.

1. o

Para identificar los aspectos relevantes de medición vea la láminas a continuación

o

Revise además el ejercicio de Construcción de Indicadores de la Dirección Aeronáutica Civil que se adjunta al final del Manual.

o

La columna de aspectos relevantes a medir constituye sólo un referente para determinar que aspectos son adecuados para monitorear los resultados esperados en toda la cadena de Planificación Estratégica (solo hasta objetivos estratégicos), falta desarrollar la parte operativa que se realizará en clases.

Para cada factor releventa se deben definir los indicadores que lo midan directamente:

2.- Clasifique los siguientes indicadores según ámbito de control y de desempeño:

INDICADOR

Porcentaje de ejecución del presupuesto

AMBITO DE CONTROL Y DESEMPEÑO

.

Porcentaje de gasto en Recursos Humanos respecto de gasto total .

Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda

.

Metros de cuadrados construidos promedio por vivienda entregada .

Porcentaje de trabajadores sin calificación egresados de un programa de capacitación que consiguen un empleo permanente

.

Porcentaje de personas que no reinciden después de participar en . programa antidrogas

Tasa de variación de delitos

.

Porcentaje de gasto corriente respecto de gasto total

.

Porcentaje de productos entregados respecto de lo programado

.

Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado

.

Tasa de accidentes de aviación

.

Porcentaje de familias que superan la línea de pobreza

.

Porcentaje de licitaciones adjudicadas respecto de licitaciones totales

.

Porcentaje de condominios construidos que cuentan con infraestructura social (lugares para reuniones, parques, plazas, juegos para niños)

.

Porcentaje de familias que manifiestan satisfacción con la vivienda . entregada

3.- Si Ud. tuviera que decidir de un conjunto de indicadores para monitorear y evaluar su entidad que criterios utilizaría?

4.- Cuántos indicadores son necesarios para evaluar una institución

5.- Qué opina de incluir indicadores de impacto en el presupuesto anual de su entidad?

La Universidad de Valparaíso Nuestra Visión La Universidad de Valparaíso, como Universidad estatal aspira a ser una Institución:



De excelencia en la formación de personas, en la innovación y generación de conocimiento y en su gestión.



Pluralista y ampliamente participativa de todos sus estamentos.



Vinculada a la realidad de su entorno.



Que aporte desde la potenciación de su ubicación en la Región de Valparaíso, al desarrollo regional y nacional.



Socialmente responsable.



Referente en la Educación Superior en el ámbito nacional e internacional.

Nuestra Misión La Universidad de Valparaíso es una institución estatal, pública y autónoma, fundada en una larga tradición y se plantea como misión generar y difundir el conocimiento, cultivando las ciencias y tecnologías, las humanidades y las artes, a través del desarrollo de docencia de pre-grado, postgrado e investigación, entregando las competencias para formar los graduados, profesionales e investigadores que la sociedad requiere, en un marco de gestión de calidad y compromiso con el desarrollo regional y nacional. Los valores que la inspiran son la participación, la solidaridad, la equidad, la libertad, el pluralismo, el pensamiento crítico y el respeto a la diversidad.