Técnicas Auditoria

TÉCNICAS DE AUDITORÍA

NORMA ISO 19011:2011

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OBJETIVOS  Identificar las etapas de auditoría.

 Proporcionar el conocimiento necesario de los métodos y técnicas de auditorías internas.  Brindar entrenamiento mediante talleres prácticos, que les permita participar y conducir eficientemente auditorías internas.

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GENERALIDADES DE AUDITORÍA  Norma ISO 19011:2011.  Definición de auditoria.

 Importancia de las auditorias internas.  Principios de auditoria.

 Tipos de auditoria.  Etapas de la auditoria.

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CONCEPTO DE AUDITORÍA

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. ISO 19011:2011

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TIPOS DE AUDITORÍA AUDITORÍA DE PRIMERA PARTE (INTERNA) Definición:  Una auditoría realizada por la organización a sus propios sistemas y procedimientos. Objetivo:  Asegurar el mantenimiento, desarrollo y mejora del sistema integrado de gestión. Requisitos:  ISO 9001:2015 - 9.2 © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED

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AUDITORÍA DE SEGUNDA PARTE Definición:  Una auditoría realizada por la organización a sus proveedores y sub-contratistas. Objetivo:  Para determinar la aptitud de los proveedores.  Para valorar el desempeño de los proveedores.  Para asegurar la habilidad de los proveedores.

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AUDITORÍA DE TERCERA-PARTE (EXTERNA) Definición:  Una auditoría realizada por un organismo independiente a la organización. Objetivo:  Para determinar si el SIG de la organización ha sido establecido, documentado, implementado y mantenido de acuerdo con una norma específica.

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PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

 Integridad.

 Presentación ecuánime.  Debido cuidado profesional.  Confidencialidad.  Independencia.  Enfoque basado en la evidencia.

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INTEGRIDAD

“El fundamento de la profesionalidad” La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar. El Auditor se encuentra sujeto a estrictos códigos de conducta.

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PRESENTACIÓN ECUÁNIME

“La obligación de informar con veracidad y exactitud”.

Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.

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DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL “La aplicación de diligencia y juicio al auditar”.

Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria.

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CONFIDENCIALIDAD

El auditor debe tener discreción en el uso y protección de la información a la que tenga acceso durante la auditoria.

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INDEPENDENCIA

“La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría”.

Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados sólo en la evidencia de la auditoría.

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ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIA “El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático”.

La evidencia de la auditoría es verificable. Está basada en muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante un período de tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED

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ETAPAS DE LA AUDITORÍA PREPARACIÓN

PROGRAMACIÓN

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

Proceso de auditoría

EJECUCIÓN

INFORME © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED

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DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD DE LA AUDITORÍA Consideraciones a realizar:  La información suficiente y apropiada para planificar la auditoría.  La cooperación adecuada del auditado.  El tiempo y los recursos adecuados.

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PROGRAMA DE AUDITORÍAS

“Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico”.

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PROGRAMA DE AUDITORÍA

ISO 9001:2015 – 9.2

El programa de auditorias se deben planificar, establecer, implementar y mantener por la organización, con base en los resultados de las valoraciones de riesgo de las actividades de la organización, y en los resultados de las auditorias previas.

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DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Incluyen:  La determinación del grado de conformidad del sistema de gestión o de parte de él, con los criterios de auditoría.  La evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales.  La evaluación de la eficacia del sistema de gestión para lograr los objetivos especificados.  La identificación de áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

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PROGRAMA DE AUDITORÍA

Objetivos de un programa de auditoria: Siempre debe determinarse cual es el objetivo de la auditoria. Ejemplos:  Verificar la conformidad con los requisitos contractuales del cliente xxxx.



Verificar el cumplimiento de los requisitos de la normas .



Verificar la capacidad del proveedor XXX.



Contribuir a la mejora continua de los sistemas de gestión.

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PROGRAMA DE AUDITORÍA Alcance El alcance de una auditoria interna

debe definirse con

relación a: 

Los

procesos

a

ser

auditados

/

unidades

organizacionales. 

Sitios

geográficos,

plantas,

sucursales,

si

la

organización dispone de varios sitios de operación (multi-sitio). 

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Verificación de requisitos de las normas.

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PROGRAMA DE AUDITORÍA

Contenido de un programa de auditorias: 

Alcance: Procesos / áreas/ departamentos/ sucursales.



Fechas.



Duración.



Equipo auditor.



Criterios de la auditoria.



Objetivos de la auditoria.

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DEFINICIÓN DE LOS CRITERIOS DE AUDITORÍA Incluyendo:  Normas aplicables.  Políticas.  Procedimientos.  Directivas, manuales del fabricante(s).

 Regulaciones nacionales e internacionales aplicables.  Legislación.  Requisitos de la o las normas a auditor.  Requisitos contractuales.

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IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS EN LA EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAS RIESGO

EVALUACIÓN

MEDIDA DE CONTROL – EFICACIA

Comunicación ineficaz del programa.

Riesgo mediano

- Envío temprano y verificación de recibo.

No logro de los objetivos del programa.

Riesgo crítico

- Entrenamiento apropiado de auditores. - Elaboración oportuna y adecuada de planes de auditoria. - Listas de verificación revisadas por el auditor líder.

Interferencia con las actividades productivas.

Riesgo mediano

- Coordinación previas con los responsables de los procesos operacionales.

Riesgo físico para los auditores.

Riesgo alto

- Capacitación previa en control de riesgos. - Evaluación competencias en seguridad.

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DESIGNACIÓN DEL LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR

 Se debe establecer en cada auditoría un líder del equipo auditor.

 Será el canal de comunicación con los auditados.  Tiene la máxima autoridad entre los miembros del equipo auditor.

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SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR Consideraciones:  Los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoría.  La competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditoría.  Los requisitos legales, reglamentarios, acreditación/certificación, según sea aplicable.

contractuales

y

de

 La necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor con respecto a las actividades a auditar y de evitar conflictos de intereses.  La capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente.  El idioma de la auditoría y la comprensión de las características sociales y culturales particulares del auditado. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED

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COMPETENCIA GLOBAL DEL EQUIPO AUDITOR

Debe incluir:

 La identificación de los conocimientos y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoría.  La selección de los miembros del equipo auditor de tal manera que todo el conocimiento y las habilidades necesarios estén presentes en el equipo auditor. Si no es posible cubrir estas competencias, se debe incluir a un Experto Técnico.

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LÍDER DEL EQUIPO Responsabilidades:  Toma la decision final.  Preparación del plan de auditoria.  Asignación de las funciones al equipo.

 Revisar los documentos de trabajo.  Representar al equipo durante las reuniones de apertura y cierre.  Reporta los hallazgos (No Conformidades y Observaciones).

 Entregar el informe de auditoria.

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MIEMBROS DEL EQUIPO Responsabilidades:  Revisar toda la información relevante.  Preparar los documentos de trabajo.

 Cumplir con los requisitos de la auditoria.  Llevar a cabo las tareas asignadas.  Reportar deficiencias y hallazgos de la auditoría al líder del equipo.  Cooperar y brindará soporte al líder del equipo.

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CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN AUDITOR  Amable y profesional.  Puntual.  Vestimenta apropiada.

 Preparado.  Honesto.  Cortés.

 Paciente.  Interesado.  Buen Receptor.  Sin temor a ser el tipo malo.  Con capacidad de comunicación: verbal y escrita.

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PLAN DE AUDITORÍA

“Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría”.

ISO 19011:2011

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PROPÓSITO DEL PLAN DE AUDITORÍA 1. Asegurar que los objetivos de la auditoría se cumplirán. 2. Asegurar que los recursos necesarios para la auditoría estén presentes.

3. Asegurar que el sistema se audita de forma integral. 4. Establecer los acuerdos entre el equipo auditor y los auditados.

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REVISIÓN DOCUMENTAL Documentos:  Documentación y registros relevantes del SIC.  Reportes de auditorías previas. Propósito:  Familiarizar a los auditores con los procesos a ser auditados.  Trazar un plan de auditoría.  Desarrollar una lista de verificación.

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PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO LISTA DE VERIFICACIÓN Para:  Asegurar que auditoría.

se cumplan los objetivos y el alcance de la

 Asegurar que cada parte de la auditoría es concluida.  Proporcionar una guía para el auditor.

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LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Ventajas  Ayuda a la preparación.  Indica la duración de la auditoría.  Ayuda para controlar la profundidad y ritmo de la auditoría.

 Ayuda a asegurar que todos los puntos planeados son cubiertos.  Es un medio para registrar las respuestas de los auditados. Desventajas  Puede limitar la iniciativa y el análisis.  Áreas importantes pueden ser omitidas. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED

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LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Considerar

 Los procedimientos relevantes.  Los documentos en uso.  Registros.  Requisitos de las normas a auditar.

 Requerimientos legales.

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REUNIÓN DE APERTURA

Propósito:  Confirmar el plan de auditoría.  Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría.  Confirmar los canales de comunicación.  Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

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COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA Necesaria para:  Intercambio de información entre auditores.  Informar los progresos de la auditoría y cualquier inquietud al auditado.  Informar las potenciales no conformidades oportunamente.  Cualquier inquietud situación que afecte la ejecución de la auditoría.  Acordar las visitas a partes específicas de las instalaciones de la organización.  Asegurarse de que las reglas concernientes a los procedimientos relacionados con la protección y la seguridad de las instalaciones son conocidos y respetados por los miembros del equipo auditor. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED

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EVIDENCIA DE AUDITORÍA

“Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables”. NOTA: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. ISO 19011:2011

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RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

 La información debe:  Recopilarse mediante un proceso de muestreo apropiado.  Ser pertinente a los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría.  Ser verificable para que se constituya en evidencia de auditoría.  Ser registrada. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED

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EL PROCESO DE LA EVIDENCIA

Fuentes de Información

Información Recopilación por muestreo y verificación

Evidencia de Auditoría Evaluación frente a los Criterios de auditoría

Hallazgo de Auditoría Revisión

Hallazgo de Auditoría Conclusiones de Auditoría

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EJECUCION Búsqueda y recolección de información:

La auditoria en sitio consiste en buscar, recolectar información de los procesos y actividades de la organización. Esto se hace a través de entrevistas, lecturas, observaciones y análisis. Las fuentes de información son:  Entrevistas con empleados y personas.  Revisión de documentos.  Análisis de registros.  Observación de actividades.  Bases de datos informáticas. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED

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EJECUCION Metodologías.  Usar la lista de verificación como guía.  Entrevistar las personas adecuadas.  Quien es responsable/ quien hace.  Hacer las preguntas en forma adecuada.  Verificar las respuestas.  Tomar notas en forma corta, pero legibles y reproducibles.

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EJECUCIÓN TÉCNICAS DE ENTREVISTAS •

Salude.

• • • • • • • • •     

Verifique el cargo y nombre de la persona. Observe el entorno. Sea cortés y respetuoso al preguntar. Escuche atentamente al auditado. No pierda el tema de la auditoria. Haga preguntas claras, entendibles y comprensibles. Alterne las miradas al entrevistado y a la toma de notas. Observe lenguaje corporal del entrevistado. Utilice preguntas abiertas. Solicite explicación de las situaciones. Exprese en otra forma la pregunta si no es bien entendida. Pregunte sobre el tema hasta tener la certeza y comprensión suficiente. Infórmele al auditado de las evidencias encontradas. Agradezca al auditado.

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EJECUCIÓN

CONTROL DE LA AUDITORÍA  Permanecer seguro.  Administrar el tiempo adecuadamente asignado.  No exceder los tiempos (horarios) planeados de auditoria.  No dejarse conducir o engañar.

 Ser detallista y eficiente.  Evitar apartarse del tema.

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EJECUCIÓN ACTITUDES A EVITAR COMO AUDITOR  Ser controvertido.  Ser negativo, indisciplinado.  Ser crítico.  Caer en disputas.

 Discutir personalidades.  Comparar al auditado.  Ser sarcástico.

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EJECUCIÓN

TÁCTICAS DEL AUDITADO  Pérdida de tiempo.  Manejar al auditor.  La “situación inesperada”.

 Probar la fortaleza del carácter del auditor.  Respuestas limitadas.  Engañar al auditor.

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REUNIÓN DE REVISIÓN DE HALLAZGOS

La revisión incluirá:

 Una revisión de la lista de verificación  Definición de los hallazgos (no conformidades y observaciones) por parte de los auditores con las evidencias correspondientes

 Solicitud de acciones correctivas (SAC´s)

 Observaciones © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED

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HALLAZGOS DE AUDITORÍA

 Conformidad

 No Conformidad

 Observación

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REVISIÓN DE HALLAZGOS En esta etapa se clasifican los hallazgos de cumplimiento o incumplimiento. Hallazgos de la auditoria: “Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría”. Finalizada la verificación del sistema de gestión de la calidad, el equipo auditor debe determinar el grado de cumplimiento de las evidencias recolectadas frente a los criterios de auditoria. Los hallazgos de incumplimiento se clasifican en no conformidades © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED

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REDACCIÓN DE HALLAZGOS DEBEN SER:  Claros, Concisos y sin ambigüedades.  Deben evidenciar la situación identificada.  No deben reflejar opiniones o juicios personales.  No se debe manifestar como una orden.  Debe ser aceptada por el líder del proceso auditado.

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NO CONFORMIDAD Puede ser una FALLA en:  El cumplimiento de una norma.

 La implementación de un proceso u otro requisito documentado  La implementación de un requisito legal o contractual

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HALLAZGOS DE NO CONFORMIDAD MÁS COMUNES  Documentos internos o externos no controlados.

 Registros de no integrados al sistema.  Objetivos del sistema no divulgados y/o sin medición.

 Competencias del recurso humano no evaluadas, formación suministrada no requerida y sin evaluación.

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HALLAZGOS DE NO CONFORMIDAD MÁS COMUNES

 Ambiente de trabajo no utilización de dotación exigida para la labor a realizar.  Procesos sin medición, ni seguimiento de acción correctiva.  Dispositivos de medición no integrados al sistema.

 No conformidades por auditorias internas sin cierre eficaz.  Acciones correctivas sin apoyo de la gerencia.

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REDACCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

REDACCIÓN DE HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO, NO CONFORMIDAD

Siempre lleva una negación al inicio, intermedia o al final. Ejemplo:

*No se evidencio...(Escriba la situación de actual) cumple (escriba la situación deseada), a continuación describa el requisito incumplido.

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EJEMPLO DE UNA REDACCIÓN DE NO CONFORMIDAD

REDACCIÓN DE NO CONFORMIDAD

Se evidenció que en el proceso de talento humano no se han definido las competencias para el cargo de jefe de compras, el perfil de cargo no define la formación, ni la educación. Lo anterior incumple el requisito 7.2a de la norma ISO 9001: 2015 que determina que la organización debe definir las competencias necesarias de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED

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REDACCIÓN DE LA OBSERVACIÓN

REDACCIÓN DE HALLAZGOS DE OBSERVACIÓN Siempre se inicia con un verbo en infinitivo ejemplo:

*Asegurar..... (Escriba la situación de mejora) *Garantizar....(Escriba la situación de mejora)

*Fortalecer.... (Escriba la situación de mejora)

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EJEMPLOS DE REDACCIÓN DE OBSERVACIONES REDACCIÓN DE OBSERVACIONES  Evaluar la conveniencia del indicador de gestión del proceso de direccionamiento gerencial, ya que su cálculo se realiza por promedio, lo cual puede cubrir los reales resultados parciales y solo centrarse en el resultado consolidado final.

 Mejorar la metodología determinada para obtener la información relativa a la percepción del cliente respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización.

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REUNIÓN DE CIERRE

 Presidida por el líder del equipo auditor.  Debe contarse con la presencia de la gerencia del auditado y los responsables de las áreas auditadas.

 Debe generarse un registro de la asistencia a la reunión.  El propósito es presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditoría.  Asegurarse que el auditado comprende los hallazgos y las conclusiones.  El grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoría.  La eficaz implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión.

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CONCLUSIONES DE AUDITORÍA

Las conclusiones de la auditoría pueden tratar aspectos tales como:

 El grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoría.  La eficaz implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión.  Las recomendaciones que considere adecuadas el equipo auditor, para la mejora del mismo.

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CONTENIDO DEL INFORME DE AUDITORÍA 

Objetivo y alcance.



Integrantes del equipo auditor.



Personal auditado.



Identificar la documentación de referencia evaluada.



Resumen de las evidencias recolectadas.



Destacar las fortalezas.



Observaciones y No conformidades.



Indicar el motivo por el cual se llegó a omitir algún elemento (cuando aplique).



Detalles de las acciones de seguimiento para la próxima auditoria.



Lista de distribución del informe de auditoria.



Conclusiones.

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INFORME DE LA AUDITORÍA

¿Qué no incluir en el informe de la auditoría? 

Opiniones subjetivas.



Información confidencial.



Crítica hacia individuos.



Declaraciones ambiguas.



Observaciones o no conformidades no mencionadas durante la reunión de cierre.

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ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Posterior a la auditoria se deben verificar las acciones correctivas implantadas para eliminar las causas de las no conformidades evidenciadas. “La dirección responsable del área que este siendo auditada debe asegurarse de que se analizan las correcciones y se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación”.

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ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO  Programación de la auditoría de seguimiento.  Designar auditor líder o integrantes del equipo auditor y proceso que será auditado.

 Fecha de realización de la auditoría.  Hora de inicio y fin de la auditoría.  Número del reporte y de solicitudes de acción correctiva (SAC´s) a auditar.  Fecha de vencimiento de las SAC y estado de avance.

 Fecha re-programada de auditoría (cuando sea aplicable). © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED

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MÉTODO DE SEGUIMIENTO Y CIERRE El auditor debe: 

Revisar la documentación.



Visitar el área auditada.



Auditar la evidencia de la implementación.



Verificar la efectividad de la acción.



Registrar los detalles.



Firmar la SAC.

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REGISTROS DE AUDITORÍA  Programa de auditoría.  Plan de auditoría.  Listas de verificación.  Informes de auditoría.

 Solicitudes de acción correctiva y/o preventiva.  Observaciones u oportunidades de mejora.  Calificaciones del o los auditores.

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GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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