Estándar N°16 - Gestión Documental

   Estándar N° 16  Gestión Documental 

INDICE 1.

Objetivo y Alcance

3

2.

Definiciones

4

3.

Responsabilidades

5

4.

Ciclo de Vida de Documentos

6

5.

Formatos de Archivos

8

6.

Tipos de Documentos

9

6.1 Administrativos

9

6.2 Técnicos

9

7.

Formatos de Documentos

10

8.

Aplicación Códigos DET

11

9.

Solicitud de Códigos de Documentos

13

10. Emisión de Documentos

24

11. Almacenamiento de Documentos

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OBJJETIVO

1  OBJETIV VOS Y  ALCANC CES 

Proveeer a la Gereencia de Proyyectos de la D División El Teeniente (GPR RO) de una herram mienta quee defina eexpectativas, alcances y respoonsabilidades,, la cual, permita geestionar la documentación relacionada al ámbito administ rativo y técniico para el desarrollo de los proyeectos Preinveersionales e Inversionalees en materrias de gestión docum mental. Estabblecer los principios parra la GPRO O que sirvann de apoyo y contriibuyan a faciilitar la impleementación de la gestión documental en Proyeectos.

ALC CANCE El preesente docum mento aplica a todas las acctividades relaacionadas conn la Gestión Documenttal de la Gereencia de Proyyectos que see incluyan enn la Carteera de Proyecctos vigente de la GPRO, independiennte del ciclo de vida de proyectoos en que se encuenttren. (Perfil, Prefactibilidaad, Factibbilidad e Inverrsional)

Estabblece el mecaanismo de alm macenamientoo, distribuciónn y conservación de loss documentoss generados y además de los formatos de documenttos a utilizzar.

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MATRIZ DEFINICIONES Descripción Origen

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Tipos de Documentos Administrativos

DEFINICIONES 

Tipos de Documentos Técnicos

Códigos DET

Clave DET

N° Correlativo

Centro Documental SharePoint GPRO

Definición Corresponde a la unidad desde donde se origina el documento. Son todos aquellos que se generan en el desarrollo del proyecto y los cuales tienen una relación específica con la gestión administrativa del proyecto y de las direcciones. (Actas, Carta, Informes Administrativos, Minuta de Reunión, Nota de Envío, Nota Interna, Presentación). Son todos aquellos que se generan en el desarrollo del proyecto y los cuales tienen una relación específica con el funcionamiento de Plantas, Equipos, etc. (Bases, Criterios de Diseño, Especificación Técnica, Informe Técnico, Memoria de Cálculo, Manual, Procedimiento Instructivo, Norma, Orden de Servicio, Plan, Plano, Programa, Registro, Protocolo o Listado). Se refiere a como los documentos administrativos y técnicos serán ordenados, según su origen y tipo de documento, además de su número correlativo único. Combinación de letra y números para clasificar los documentos técnicos para una posterior búsqueda. Además de conformar el título de estos y normalizar los nombres de los lugares, equipos y elementos. (SSY-MAN-14466). Corresponde al número propio de cada documento, que lo genera automáticamente el Centro Documental SharePoint GPRO. Corresponda a plataforma tecnológica en la cual se solicitan y almacenan los documentos de solicitados por los usuarios de la GPRO.

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RES SPONSAB ILIDADES S

3 3  RESSPONSA ABILIDAD DES 

El Ceentro Documental (SharePoint) de Geerencia de P Proyectos es la platafforma tecnolóógica de almaccenamiento y custodia de los documenttos asociaados a los proyectos y estudios quue ejecuta la Gerencia de Proyeectos, permitiendo la búsqqueda y obteención de la información en formaa expedita y segura. El Diirector de Proyectos es el responsaable o a quien delegue de aseguurar que la doocumentaciónn elaborada y asociada a loos proyectos en sus distintas etapaas del ciclo Invversional se eencuentre disponible para los usuarrios de la División El Teniente. Adem más debe prom mover entre ssu equipo de trabajo buennas prácticas en materria de gestiónn de documennto a lo largo dde su vida acctiva y que lueego se maantengan, cusstodien y connserven durannte el tiempo que sean útiles a la organización y, más tardde, para la cconsulta de otras entidaddes externnas dentro dee la División E El Teniente . Debe garantizar quue los docum entos generaados o recibidos en su ámbbito de acctuación son auténticos, a íntegros y fiables, conservann la información de coontexto necesaria y puedenn servir comoo prueba de laa actividad dee la organnización y proporcionar apooyo en auditorias.

5 

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Cicl o de Vidaa de Docuumentos

4  4 CICLO DE VIDA A  DOCUMENTO OS

6 

Crearr: Corresponnde a la génnesis del doocumento como tal, el qque pretennde informar y/o registrarr cualquier tipo de inform mación para sser incorpporado en el Centro C Docum mental GPRO O. Captu urar:  Correspponde a la eetapa en la ccual los docuumentos que se encueentran en form mato papel see convierten en una imageen digital fiel de los mismos, lo quee comúnmentee llamamos esscaneo de doocumentos. Almaacenar:  Una vez efectuadda la Capturaa de los doccumentos, esttos debenn ser almacennados (guardaados) en el C Centro Docum mental GPRO de tal forrma que los usuarios u pued an acceder a ellos en form ma instantáneaa y simulttánea, resguaardando la confidencialidadd de la información. Versiionamiento: En el caso d e los Documeentos Técnicoos, éstos debben ser guardados g primero en Veersión B, lo ccual implica que deben sser revisaados por la innstancia correespondiente ppara luego seer guardados en Versióón 0, que corrresponde a laa definitiva. Indexxación:  Esta etapa apuntaa a la clasificaación que se debe realizarr al momeento de almaccenar los doccumentos seggún sea el tipoo de documennto y especialidad. mentos apuntta a la obtencción de reporttes Gestiión:  La Gestión de Docum u/o innformes quee se desprennden del maanejo de la documentación almaccenada en el Centro Docuumental GPR RO en todas ssus formas, ppor ejempplo documentos emitidos vv/s documentoos creados.

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Distribuir:  La distribución de los documentos corresponde al destino al cual se requiere dirigir el documento, es decir, apunta a los destinatarios de los mismos. Publicar:  Corresponde a la etapa en la cual los documentos se encuentran totalmente disponibles para ser consultados desde el Centro Documental GPRO por cualquiera de los usuarios que lo requiera, ya sea documentos Administrativos y/o Técnicos.

4  CICLO DE VIDA  DOCUMENTOS

Búsquedas:  Corresponde a la etapa en la cual los usuarios rastrean algún tipo de documento dentro del Centro Documental, en el cual se encuentran almacenados todos los documentos, de diferente índole. Retención:  Corresponde a la etapa en la que se debe dejar cautivos los documentos almacenados en el Centro Documental GPRO. Los documentos de tipo contable deben mantenerse archivados físicamente durante 5 años además de mantenerse digitalizados.

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Arcchivos dee Almaceenamien to Las siguientes s taablas muestraan los difereentes tipos dde formatos de archivvos de almaceenamiento deel Centro Docuumental SharrePoint GPRO O: DO OCUMENTO

5 5 

Administrativo

FO ORMATO OS DE  AR RCHIVOSS  DO OCUMENTO

FORMATO O

EXTENSIÓN N

TTexto con form mato

*..doc, *.docx

H Hoja de Cálcuulo

*..xls, *.xlsx

P Presentación

*..ppt, *.pptx

Im magen

*..jpg, *.png,*.tiff

D Documento Poortable

*..pdf

FORMATO O

EXTENSIÓN N

TTexto con form mato

*..doc, *.docx

H Hoja de Cálcuulo

*..xls, *.xlsx

P Presentación

*..ppt, *.pptx

D Documento Poortable

*..pdf

C Comprimidos

*..zip

V Video

*..mp4,*.avi, *..wmv

P Programa

*..mpp

M Modelo 3D

*..dwg, *.ipt

Técnicos

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Iden ntificaci ón de Doocumenttos Las siguientes s tabblas muestrann los diferentees tipos de ddocumentos qque se geeneran y almacenan en el C Centro Docum mental ShareP Point GPRO: TIPO

6 

Adm ministrativo

TIIPOS DE  DOCUMEENTOS  TIPO

Técnicos T

DOC CUMENTO Actas Cartas Notas Interrnas Informes A Administrativoss Minutas Notas de E Envío Presentacioones

DOC CUMENTO Bases Criterios dee Diseño Especificacción Técnica Informe Téécnico Memoria dee Cálculo Método Manual, Prrocedimiento, Instructivo Norma Orden de S Servicio Plan Programa, Registro, Protocolo o Listado Maquetas 33D Plano

CODIG GO CENTRO DOC CUMENTAL ACT CAR NI INF MIN NEV PRES

CODIG GO CENTRO DOC CUMENTAL BAS CDI ESP INF MEM MET MPI NOR ODS PLN PRP M3D PLA

9 

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Tipo os de Do ocumenttos de Usso Recu rrentes La Gerencia G de Proyectos P co nsta con disstintos tipos dde formatos de docum mentos tanto administrativvos como téccnicos para sser utilizados al interioor de la organnización. Estoos documentoos se encuenntran publicaddos y dispponibles en Biblioteca Doocumental dee Formatos G GPRO en porrtal web SharePoint S dee la Gerencia de Proyectoss.

7  FO ORMATO OS DE  DOCUMEENTOS 

Entre otros podemos enumerar:: • Informes. • Actas. • Cartas. • Presentaciones. • Notas Internas. • Notas de Envío. E • Minutas. • Planos.

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Cod dificació n de Doccumentoos Todos loss documentoss administrativvos y técnicoss generados een cualquiera de las fases de un proyeccto desarrollaado por la Gerencia de Prooyectos tiene un código únnico asociado,, este se com mpone según eel tipo de documento y seggún el origen de d quien soliccita al sistemaa dicho códigoo. Los códiggos se componen de la siguuiente maneraa. Documen nto Administtrativo

8  CODIGO OS DET 

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GPRO – [ORIGEN] [ – [TIPO [ DOCUM MENTO] – N°° CORRELATTIVO Ejemplo Código C Nota Interna: GPRO O – DGS – NII – 1020. Documen nto Técnico GPRO – [TIPO [ DOCUMENTO] – N°° CORRELATTIVO. Ejemplo Código C Plano:: GPRO – PLA A – 1021. En tabla adjunta a se dettalla la compoosición de loss códigos segúún su tipo: TIPO O

Administrrativo

Técnicco

DOC CUMENTO Actas Cartas Notas Internas Informees Administrativos Minutass Notas de d Envío Presenntaciones Criterioos de Diseño Especifficación Técnicaa Informee Técnico Memorria de Cálculo Métodoo Manual, Proceddimiento, Instructtivo Norma Orden de Servicio Plan Program ma, Registro, Protocoolo o Listado Maquettas 3D Plano

CODIFICA ACIÓN DET

ALMACENA AMIENTO

G GPRO-[ORIGEN]-ACT-N° G GPRO-[ORIGEN]-CAR-N° G GPRO-[ORIGEN]-NI-N° G GPRO-[ORIGEN]-INF-N° G GPRO-[ORIGEN]-MIN-N° G GPRO-[ORIGEN]-NEV-N° G GPRO-[ORIGEN]-PRES-N° G GPRO-[ORIGEN]-CDI-N° G GPRO-[ORIGEN]-ESP-N° G GPRO-[ORIGEN]-INF-N° G GPRO-[ORIGEN]-MEM-N° G GPRO-[ORIGEN]-MET-N° G GPRO-[ORIGEN]-MPI-N° G GPRO-[ORIGEN]-NOR-N° G GPRO-[ORIGEN]-ODS-N° G GPRO-[ORIGEN]-PLN-N° G GPRO-[ORIGEN]-PRP-N° G GPRO-[ORIGEN]-M3D-N° G GPRO-[ORIGEN]-PLA-N°

CENTTRO DOCUMENTAL POINT SHAREP GPR RO

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DOC CUMENT TOS ADM MINISTRA ATIVOS 9.1 Notas N Internaas A conntinuación se detalla los paasos para soliccitar una Notaa Interna. • Ingresar a Portal de Dirrección y seleeccionar la opción de solicittud de Documentos Notas IInternas.

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9 9  SOLLICITUD DE  COD DIGOS D DE  DOC CUMENT TOS  •

Ingresar laa informaciónn solicitada een formulario de solicitud de código de Nota Interna..

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•

Luego de Ingresar la infformación sollicitada en forrmulario sistem ma emitirá un mensaje de iinformación qque el código solicitado se ha generado correctamentte además deel envío vía eemail del código mento. del docum

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9 9  SO OLICITUD D DE  CO ODIGOS DE  DO OCUMEN NTOS 

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9.2 Documentos Administrativ A vo A coontinuación se s detalla loos pasos paara solicitar un documennto Admiinistrativo. • Ingresar a Portal de Dirrección y seleeccionar la opción de solicittud de Documentos Administrativos.

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9 9  SO OLICITUD D DE  CO ODIGOS DE  DO OCUMEN NTOS  •

Ingresar laa informaciónn solicitada een formulario de solicitud de código de Documentos Administrativvos. o Tíítulo: debe seer la misma deescripción que llevara el o doocumento en ssu portada.

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o Tipo Documennto: Seleccioonar dentro dee la lista de tipo dee documento eel formato de este (Ver Punto 6)

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9 9  SO OLICITUD D DE  CO ODIGOS DE  DO OCUMEN NTOS 

o Exxtensión: Seeleccionar la oopción el form mato de archivo enn el cual se almacenara (Veer Punto 5)

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•

Luego de Ingresar la información solicitada een formulario el e un m mensaje de información que el código sistema emitirá solicitado se ha generaado correctam mente ademáás del envío vvía c del doccumento. email del código

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9 9  SO OLICITUD D DE  CO ODIGOS DE  DO OCUMEN NTOS 

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DOC CUMENT TOS TEC NICOS T 9.3 Documentos Técnicos A conntinuación se detalla los ppasos para soolicitar codificaación DET paara un doocumento. Esttos documenttos solo puedden ser soliciitados dentro de los sittios de Proyecctos. • Ingresar a Portal de Dirrección y lueggo ingresar a S Sitio de API.

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9 9  SO OLICITUD D DE  CO ODIGOS DE  DO OCUMEN NTOS  •

Ingresar a Portal de AP PI y seleccionnar la opciónn de solicitud de Documenttos Técnicos.

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•

9 9  SO OLICITUD D DE  CO ODIGOS DE  DO OCUMEN NTOS 

Ingresar laa informaciónn solicitada een formulario de solicitud de código de Documentos Técnicos. o Tíítulo: debe sser la mismaa descripción que llevara el doocumento en ssu portada. o Tipo Documennto: Seleccioonar dentro dee la lista de tipo dee documento eel formato de este (Ver Punto 6) o Esspecialidad: Disciplina een el cual, el documennto geenerado estarrá asociado paara su aplicacción. o Reevisión: Reggistrar la trazzabilidad del documento en suus distintas veersiones. o N°° Documentoo Externo: C Código asociaddo al entregable poor parte de laa Empresa Coolaboradora qque desarrollaara el documento. o Exxtensión: Seleccionar la oopción del form mato de archivo enn el cual se almacenara el documento (V Ver Punto 5). o Cllave: Compueesta para registrar y asociaar el documennto más específicaamente para aasí poder connsultar de form ma más específica .

o Co ontrato: Reggistro de E Empresa Colaboradora qque elaabora el docuumento. (Parra asociar el documento a la EE ECC esta debe estar ingresada en plataform ma ShharePoint)

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•

Luego de Ingresar la información solicitada een formulario el e un m mensaje de información que el código sistema emitirá solicitado se ha generaado correctam mente ademáás del envío vvía c del doccumento. email del código

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9  SOLICITU UD DE  C CODIGOSS DE  D DOCUMEENTOS 

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9.4 Planos A conntinuación se detalla los ppasos para soolicitar codificaación DET paara un doocumento. Esttos documenttos solo puedden ser soliciitados dentro de los sittios de Proyecctos. • Ingresar a Portal de Dirrección y lueggo ingresar a S Sitio de API.

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9  SOLICITU UD DE  C CODIGOSS DE  D DOCUMEENTOS 

• •

Ingresar a Portal de AP PI y seleccionnar la opciónn de solicitud de Planos.

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•

9  SOLICITU UD DE  C CODIGOSS DE  D DOCUMEENTOS 

Ingresar laa informaciónn solicitada een formulario de solicitud de código de Planos. o Tíítulo: debe sser la mismaa descripción que llevara el Plano en su documento en ssu portada. o Tipo Documennto: Por defeccto viene seleeccionado Plaano (V Ver Punto 6) o Esspecialidad: Disciplina een el cual, el documennto geenerado estarrá asociado paara su aplicacción. o Reevisión: Reggistrar la trazzabilidad del documento en suus distintas veersiones. o N°° Documentoo Externo: C Código asociaddo al entregable poor parte de laa Empresa Coolaboradora qque desarrollaara el plano. o Exxtensión: Seleccionar la oopción del form mato de archivo enn el cual se almacenara el documento (V Ver Punto 5). o Cllave: Compueesta para registrar y asociaar el documennto más específicaamente para aasí poder connsultar de form ma más específica .

o Co ontrato: Reggistro de E Empresa Colaboradora qque elaabora el docuumento. (Parra asociar el documento a la EE ECC esta debe estar ingresada en plataform ma ShharePoint)

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•

Luego de Ingresar la información solicitada een formulario el e un m mensaje de información que el código sistema emitirá solicitado se ha generaado correctam mente ademáás del envío vvía c del doccumento. email del código

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9  SOLICIT TUD DE  CODIGO OS DE  DOCUM MENTOS 

Nota: Para P la elaboración de planoss CONSULTAR R los siguientees documentoss publicados enn biblioteca documeental GPRO: • Norma paraa la preparación n de Planos [GP PRO-NOR-212331]. • Procedimiento para el desarrollo de Plan os Topográficoos [GPRO-PRO-28911]. • Manual de Procedimientos P s para el Controol y Clasificacióón de Planos [S SSY-MAN-144666].

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DOC CUMENT TOS TEC CNICOS

ADMINIS STRATIV VOS

Y

A conntinuación see detalla los pasos para la emisión de documenttos adminnistrativos y técnicos t para ser almacennados en Cenntro Documenntal ShareePoint GPRO. •

Ingresar a Centro Docuumental GPRO O. 23

10 0  EM MISION DE  DO OCUMENTOS 

•

En la seección Docuumentos parra emisión, seleccionar el documentoo a emitir.

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•

Seleccionaar la opción Ver Propiedaades, la cual, nos llevara al formulario de la Metadaata del docum mento.

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10 

•

Seleccionaar la opción E Emitir Documeento.

•

Seleccionaar botón Exa minar, luego buscar el arrchivo a emitir y seleccionaar botón de Em mitir Documento.

EEMISION N DE  D DOCUMENTOS 

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•

Luego de la emisión deel documentoo el sistema aarrojara mensaje de emisiónn del docume nto.

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10 1   EMISIO ON DE  DOCUM MENTOSS 

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EST TRUCTUR RA DOC CUMENT TOS

D DE

ALLMACEN NAMIENTTO

El ceentro Documeental está ccompuesto poor 1 Carpetaa principal y 3 Subcaarpetas las cuales c almaceenan la documentación geenerada por las distinttas áreas de la Gerencia dde Proyectos.

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11 1 

La Suubcarpeta dennominada Áreeas almacenaa la documenntación asociaada a las direcciones actuales a de la Gerencia de Proyectos.

ALLMACEN NAMIENT TO  DEE DOCUM MENTOSS 

La Subcarpeta S denominada d Históricos almacena la documentación asociaada a las direecciones históóricas de la Gerencia de Prroyectos.

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La Subcarpeta S denominada d Proyectos almacena la documentación asociaada a los Proyectos gennerados en laa Gerencia dde Proyectoss y segúnn su Año de Cartera. C

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11  A ALMACEENAMIEN NTO  D DE DOCU UMENTO OS