Administracion De Proyectos

Etapas de la Administración de un Proyecto Victor Martinez Riquelme.

Universidad Arturo Prat Sede Victoria Administración de proyectos 07 de julio de 2014 Javier Muñoz A.

El mundo está cambiando a velocidades inusitadas y las organizaciones deben reaccionar rápidamente abordando proyectos que las ayuden a alcanzar nuevos objetivos. En este contexto se necesita una metodología ordenada, sistemática y rigurosa para administrar los proyectos que se enfrentan cada día. El adecuado conocimiento y la correcta aplicación permiten crear un ambiente de trabajo propicio y con menor variabilidad para obtener resultados efectivos. Además incluye metodologías de la gestión de empresas a nivel superior, como la gestión estratégica, responsabilidad social, liderazgo, organización, control de gestión y manejo político, entre otros. El propósito es saber leer los signos de los tiempos y desarrollar capacidades para dar respuesta a los desafíos de esta época.

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Índice Introducción ........................................................................................................................................ 2 Etapas de la Administración de un Proyecto ...................................................................................... 3 1: Inicio ............................................................................................................................................ 3 2: Planeación ................................................................................................................................... 3 3: Ejecución ..................................................................................................................................... 3 4: Control......................................................................................................................................... 4 5: Conclusión ................................................................................................................................... 4 Administrando la administración ........................................................................................................ 5 Administración del Tiempo ............................................................................................................. 5 Modelo PERT-CPM ...................................................................................................................... 6 La carta Gantt .............................................................................................................................. 7 Administración de los Costos del Proyecto ..................................................................................... 8 Administración de la Adquisición del Proyecto............................................................................... 8 Administración de la Comunicación ................................................................................................ 9 Administración de los RRHH de un Proyecto ................................................................................ 10 Administración de la Calidad del Proyecto ................................................................................... 11 Administración del Presupuesto del Proyecto .............................................................................. 12 Administración de los Cambios de un Proyecto............................................................................ 13 Conclusión ......................................................................................................................................... 14 Fuentes de Referencia....................................................................................................................... 15

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Introducción La administración de proyectos es la disciplina del planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporal diseñado a producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definido (normalmente limitado en tiempo, y en costos o entregable), que es emprendido para alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio positivo o agregar valor. La naturaleza temporal de los proyectos se contrapone con las operaciones normales de cualquier organización, las cuales son actividades funcionales repetitivas, permanentes o semipermanente. El primer desafío para la gestión de proyectos es alcanzar la meta del proyecto y los objetivos dentro de las limitantes conocidas. Las limitantes o restricciones primarias son el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto. El desafío secundario, y el más ambicioso de todos, es optimizar la asignación de recursos de las entradas necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos. Hasta 1900 los proyectos eran gestionados por arquitectos creativos, ingenieros y maestros mayores de obra. Fue en los años 1950 que las organizaciones comenzaron a aplicar en forma sistemática herramientas y técnicas de administración de proyectos a proyectos muy complejos. Como disciplina, la administración de proyectos desarrolló varios campos de aplicación, entre las cuales se encuentra la construcción civil, la ingeniería, la defensa pesada. Los dos precursores de la gestión de proyectos son Henry Gantt, llamado el padre de las técnicas de planeamiento y control, quien es famoso por el uso del diagrama de Gantt como herramienta en la gestión de proyectos y Henri Fayol por la creación de las cinco funciones de gestión que son el pilar del cuerpo de conocimiento relacionados con proyectos y programas de gestión. Tanto Gantt y Fayol fueron estudiantes de las teorías de Frederick Winslow Taylor sobre la organización científica. Su trabajo es el precursor de diversas herramientas de gestión de proyectos modernas y la asignación de recursos.

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Etapas de la Administración de un Proyecto La administración de un proyecto procura siempre aprovechar el máximo de los recursos, mediante su utilización eficiente y obtener un resultado eficaz. Sus principales funciones se engloban en planeación, organización, dirección y control, las cuales se distribuyen en 5 etapas fundamentales: 1. Inicio 2. Planeación 3. Ejecución 4. Control 5. Conclusión

1: Inicio    

Es la definición del proyecto. Definir las metas y objetivos a alcanzar. Decidir cuáles son las principales tareas. Determinar los recursos, identificar riesgos y restricciones.

2: Planeación

Es la definición clara y precisa de objetivos (y las actividades que se ejecutarán para lograrlos), de manera que se logre una meta final. La meta puede ser la solución de un problema o condición diferente al estado actual.     

Define el alcance, los recursos y el tiempo requerido. Listado de tareas y actividades que llevarán a cabo y quien las ejecutara para cumplir las metas del proyecto. Secuencia de actividades y costos asociados. Desarrollo de un calendario y presupuesto. Conseguir que el plan sea aprobado por los involucrados.

3: Ejecución Esta consiste en conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas, en otras palabras puesta en marcha del proyecto. 

Registrar el avance del proyecto, comparando datos actuales con los estimados originalmente.

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  

Revisar los recursos, el alcance y los factores de tiempo para balancear las prioridades. Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir. Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

4: Control Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.    

Vigilar las desviaciones del plan. Emprender acciones correctivas. Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados. Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes de ser necesario.

5: Conclusión     

Reconocimiento de logros y resultados. Cierre de las operaciones. Aprendizaje de la experiencia del proyecto. Revisión del proceso y resultados. Redacción del informe final.

Conociendo los aspectos generales de la administración de proyectos podremos hondar más en cada punto expuesto, con su importancia y mecanismos necesarios para un óptimo desempeño.

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Administrando la administración Cada proyecto debe de administrar cada uno de los aspectos que a este se le asocien, pero la administración de proyectos podríamos enfocarla mayoritariamente en el uso efectivo y eficaz de los recursos de los cuales se disponen, de los cuales el tiempo, el personal y el dinero son recursos que hay que administrar. Podemos subdividir la administración de los recursos de la siguiente forma:        

Administración del Tiempo Administración de los Costos del Proyecto Administración de la Adquisición del Proyecto Administración de la Comunicación Administración de los RRHH de un Proyecto Administración de la Calidad del Proyecto Administración del Presupuesto del Proyecto Administración de los Cambios de un Proyecto

Cabe destacar que las diversas administraciones expuestas se engloban en las etapas de un proyecto. Administración del Tiempo

El tiempo es un recurso que debe utilizarse de forma muy precavida ya que en el radica el cumplimiento con fechas de entrega y adquisiciones. En este momento es cuando a cada actividad ya definida se le asocia un tiempo de duración. Existen dos herramientas que nos ayudan a organizar los tiempos de una manera eficaz y ordenada, el modelo PERT-CPM y la carta Gantt.

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Modelo PERT-CPM

El modelo PERT-CPM preliminarmente necesita una matriz que enlista las actividades con sus tiempos de ejecución (pesimista-probable-optimista), junto con su actividad predecesora de la siguiente forma como ejemplo:

Después de calcular el tiempo esperado con la formula presentada, se puede generar un diagrama que nos permitirá encontrar el camino crítico (tiempo de duración) y poder calcular la probabilidad de cumplir con los plazos establecidos mediante una distribución normal de probabilidades, el diagrama (que no tiene relación con la matriz anteriormente expuesta) se representaría de la siguiente forma:

Esto nos ayudara a administrar el tiempo y estimar la probabilidad de cumplir con los plazos.

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La carta Gantt

La gráfica Gantt es un método basado en la representación de las actividades en función del tiempo en unos ejes de coordenadas. En el eje de ordenadas se representan las actividades, y en el eje de abscisas se representan los tiempos de ejecución. La duración de cada actividad se representa mediante barras horizontales. Esta gráfica permite verificar el grado de cumplimiento en la ejecución de las actividades.

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Administración de los Costos del Proyecto

Esta etapa consiste en asignar a cada actividad su costo asociado, ya sean compras, sueldos, materiales, pagos de servicio, etc. Cada costo debe de ser cotizado y/o estudiado de forma cuidadosa, ya que con ello nos permitirá conocer con certeza cuales son los gastos asociados al proyecto. En otras palabras es cotizar y valorar todas las actividades con valor monetario, previo análisis de mercado y realizar un informe detallando la actividad con su costo fijo y costos variables de ser así (si es que la actividad se cancela a través del tiempo). Se precisa aplicar cuatro procesos para la gestión de costes del proyecto. Estos procesos se presentan a continuación y son los siguientes: 1- Evaluación de Recursos. Identificación de qué recursos y las cantidades a usar a lo largo del tiempo para realizar las actividades del proyecto. 2- Estimación de Costes. Estimación del coste de todos los recursos necesarios para realizar el proyecto. 3- Presupuesto de Costes. Distribución del coste total entre los diferentes paquetes de trabajo. 4- Control de Costes. Gestión de todas las desviaciones y cambios producidos en el presupuesto de costes del proyecto.

Administración de la Adquisición del Proyecto

La administración de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto, o sea, proveedores. Como la adquisición de insumos y/o materiales es ajeno al proyecto, o sea, no podemos controlarlo directamente es necesario administrarlo para ajustar los tiempos y costes de cada compra, estos los llevamos a cabo con 4 procesos: 1- Planificar Las Adquisiciones. Consiste en documentar las decisiones de compra, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles proveedores y los tiempos de entrega de cada uno de ellos.

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2- Efectuar Las Adquisiciones. Consiste en obtener respuestas de los proveedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato el cual cumpla con los criterios de selección definidos previamente 3- Administrar Las Adquisiciones. Consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario. 4- Cerrar Las Adquisiciones. Es el proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto, implica verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables.

Administración de la Comunicación Las comunicaciones tienen por objeto asegurar recopilación, distribución, almacenamiento y disposición de la última información del proyecto. Esto proceso permiten la necesaria comunicación de ideas e información a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Todas las partes interesadas en el proyecto deben estar preparadas para enviar y recibir comunicaciones de acuerdo con las instrucciones pertinentes. Se estudian aquí los procesos requeridos para asegurar, de forma apropiada y puntual, la generación, recepción, distribución, almacenamiento y disposición de la última información del proyecto. Se precisa aplicar cuatro procesos para la gestión de las comunicaciones del proyecto, estos son los siguientes:

1- Planificación de las Comunicaciones. Define la información y comunicaciones necesarias para los participantes en el proyecto, identificando quién la precisa, cuándo la necesita y cómo debe serle proporcionada. 2- Distribución de la Información. Envío de la documentación del proyecto a los participantes en el mismo de forma adecuada y en el momento previsto. 3- Información de Progreso. Recopilación y diseminación de la información de progreso del proyecto entre los participantes, incluyendo el informe de situación, la medición del avance y la evolución previsible del proyecto. 4- Cierre Administrativo del Proyecto. La preparación, recopilación y diseminación de la información que formaliza la finalización de una fase o todo el proyecto.

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También cabe destacar las necesidades de cada parte como qué información precisa cada uno; cuándo la necesita y cómo le será proporcionada. Este proceso se realiza al inicio del proyecto, pero debe ser revisado regularmente para evaluar su aplicabilidad o adaptarlo a las circunstancias cambiantes del proyecto.

Administración de los RRHH de un Proyecto

El establecimiento de un plan adecuado, permite asegurar que todos los recursos humanos necesarios para el proyecto son consistentes con los objetivos técnicos y de plazo de ejecución del proyecto, y han sido considerados en el presupuesto de coste aprobado. Se precisa aplicar tres procesos para la administración de los recursos humanos a asignar al proyecto. Estos procesos son los siguientes: 1- Planificación Organizativa. Identificación, documentación y asignación de funciones, responsabilidades y dependencias. 2- Asignación del Personal. Preparación del plan de asignación de los recursos humanos necesarios y su plan de incorporación y desincorporación al proyecto. 3- Desarrollo de Equipo. Desarrollo de las capacidades individuales y de equipo para perfeccionar el rendimiento del proyecto y la formación del personal. Este proceso se realiza al inicio del proyecto, pero debe ser revisado regularmente para conseguir que la organización esté siempre adaptada a las circunstancias cambiantes del proyecto. Las necesidades de comunicación entre las partes interesadas en el proyecto hacen que el proceso esté ligado muy estrechamente con la planificación de las comunicaciones, que son muy dependientes de la estructura organizativa adoptada. Las funciones (quién hace qué) y responsabilidades (quién decide qué) deben ser definidas y asignadas a las partes interesadas en el proyecto, así como su posible variación a lo largo del tiempo, de acuerdo con las necesidades del proyecto.

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Administración de la Calidad del Proyecto

La administración de la calidad es necesaria para asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades para las que fue emprendido. Estos procesos afectan tanto a la gestión del proyecto como a los productos del mismo. Estos procesos son los siguientes: 1- Planificación de la calidad. Comprende la identificación de la normativa de calidad aplicable al proyecto y la determinación del modo de cumplir con sus requisitos. Este proceso es fundamental durante las fases de planificación y debe ser ejecutado. 2- Aseguramiento de la Calidad. Comprende todas las actividades sistemáticas y planificadas implementadas en el sistema de la calidad, para asegurar que el proyecto cumple con los requisitos de calidad aplicables. Estas actividades pueden ser realizadas, en todo o en parte, por el equipo del proyecto, por los responsables de la unidad organizativa en que se encuadre la gestión del proyecto, por el Cliente, por una organización externa y por la Dirección de Calidad. 3- Control de la Calidad. Comprende el seguimiento de los resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen con la normativa de calidad aplicable e identificar vías para la eliminación de las causas que provocan resultados insatisfactorios. Afecta tanto a los entregables de proyectos como a las propias actividades de desarrollo y de gestión de éste. Cuando se habla de cumplir con los estándares de calidad, se refiere a las normativas de calidad establecidas por estándares internacionales y dichos estándares (o los más conocidos) son los siguientes: - ISO-9001. Modelo para el aseguramiento de la calidad en el diseño, el desarrollo, la producción, la instalación y el servicio postventa. - PECAL-110. Requisitos OTAN de Diseño/Desarrollo y Producción.

aseguramiento

de la Calidad para el

- PECAL-150. Requisitos OTAN de aseguramiento de la Calidad para el desarrollo del Software.

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Administración del Presupuesto del Proyecto

El presupuesto de un proyecto es la suma total de dinero asignado con el propósito de cubrir todos los gastos del proyecto durante un periodo de tiempo específico. El fin de la administrar el presupuesto es controlar los costos del proyecto dentro del presupuesto aprobado y entregar las metas esperadas del proyecto esto consiste en una serie de tareas y pasos diseñados para ayudar a manejar los costos del proyecto, estos pasos son:

1- Definir el Presupuesto. Consiste en estimar el presupuesto requerido para cumplir las actividades del proyecto. Se deben asignar todos los costos a las actividades del proyecto, y a todos los aspectos del mismo, incluyendo el costo del recurso humano interno y externo, equipo, viajes, materiales e insumos, todos deben ser incorporados. El presupuesto tiene que ser mucho más detallado y más preciso de lo que fue en la propuesta del proyecto. En el caso que el proyecto empiece con un presupuesto contratado, tendrá que revisar las suposiciones hechas durante la etapa de la propuesta del proyecto y verificar que lo acordado en el alcance pueda ser logrado en el presupuesto asignado.

2- Ejecutar el Presupuesto. Es la acción de autorizar los gastos aprobados en el presupuesto del proyecto, el proyecto inicia entonces con las actividades que conlleven a la contratación del personal, compra de equipos, materiales y servicios, todo de acuerdo al plan de adquisiciones del proyecto. Este paso se da después de que el presupuesto ha sido aprobado y el proyecto está autorizado para iniciar sus actividades según el plan del mismo. En este instante, el departamento financiero de la organización y el inversionista establecen el cronograma de desembolsos que colocarán los recursos financieros en una cuenta bancaria disponible para el proyecto.

3- Controlar el Presupuesto. El monitoreo y control del presupuesto del proyecto aseguran que solo los cambios apropiados del proyecto sean incluidos en el presupuesto aprobado, que la información acerca de los cambios autorizados sea comunicada y que las acciones correctivas sean tomadas por el personal a cargo. El control del presupuesto es el proceso por el cual los costos o gastos incurridos en el proyecto son formalmente identificados, aprobados y pagados.

4- Actualizar el Presupuesto. Las actualizaciones al presupuesto se originan de los cambios aprobados. Para la mayoría de proyectos los cambios requieren ser aprobados por el inversionista, en algunos casos el inversionista puede dar al proyecto un pequeño

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porcentaje que el proyecto puede utilizar para cubrir modificaciones pequeñas del presupuesto. En otros casos el inversionista puede tener limitaciones estrictas para permitir cambios en el presupuesto, por ejemplo el inversionista puede especificar que cualquier gasto no autorizado del proyecto no será cubierto por el inversionista, dejando a la organización con la responsabilidad de absorber esos gastos. Los cambios provienen de causas externas al proyecto y que pueden limitar las actividades o el trabajo que se necesita realizar. Problemas de índole social, político o algún otro evento crítico puede causar la cancelación de las actividades del proyecto, en este caso el gerente del proyecto puede requerir que los fondos originalmente presupuestados para las actividades sean re asignados a otra actividad que el proyecto puede ejecutar. Otros cambios provienen del inversionista, quien puede reducir el presupuesto original del proyecto o cambios causados por fluctuaciones de divisas que impactan los fondos disponibles para el proyecto.

Administración de los Cambios de un Proyecto

El control de cambios es una actividad paralela al desarrollo del proyecto que responde a eventos que surgen del mismo, sea por requerimientos propios del proyecto o por mejoras o correcciones detectadas por el mismo equipo del proyecto. Se describe de manera independiente de los demás procesos de la metodología pues puede ser aplicada indistintamente a proyectos en marcha o proyectos ya implementados, y porque es necesario resaltar su importancia y no relegarla como una actividad posterior al desarrollo, sino reconocerla como una actividad que debe estar definida, presente y es crítica desde el inicio del proyecto. La gestión de cambios es el proceso de monitorear y controlar los cambios del proyecto de acuerdo con las especificaciones establecidas en el plan del proyecto. Al gestionar los cambios, se podrá: • Reducir el impacto de los cambios al proyecto • Identificar nuevos riesgos y problemas como resultado de los cambios introducidos • Asegurar que los cambios no afecten la capacidad para obtener los objetivos del proyecto • Controlar el costo del cambio al proyecto La gestión de cambios se compone de procesos, roles y documentos para monitorear y controlar los cambios que se presenten en el proyecto.

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Conclusión Cuando se habla de administración de proyectos la mayoría lo entiende como la subdivisión de tareas entre diversas partes, lo cual podría llegar a pensar que el cumplimiento de dichas tareas concretara en proyecto, pero, no alejado de la realidad esto se cumple pero no con eficiencia y eficacia. La administración de proyectos se encarga de planificar, programar y controlar todos los aspectos de un proyecto, sus recursos, tanto como el tiempo, el capital, el personal, la información, insumos y/o materiales. No obstante muchos también le atribuyeran un alto costo por el simple hecho de “administrar” pero, administrar los costos nos conllevara a disminuir los gastos incurridos mientras se ejecuta el proyecto, administrar las comunicaciones nos permitirá una esencial fluidez de la información informando a quien se debe en el momento oportuno lo que tenga que conocer, administrar las adquisiciones nos brindara una oportuna compra de los materiales y/o insumos necesarios para la ejecución del mismo y de forma oportuna, ni anticipada ni tardía sino que puntual, administrar el presupuesto nos asegura una buena circulación de los recursos monetarios al igual que las adquisiciones de forma oportuna, administrar la calidad nos permitirá cumplir con las normativas vigentes y estándares que la sociedad amerita, o en otro lado, asignarle valor agregado a nuestros productos o servicios, administrar los cambios del proyecto es algo fundamental puesto que le da un poco de flexibilidad al proyecto que le permitirán poder adaptarse mientras se ejecuta a los diversos cambios de ende social, político, económico entre otros, que son ajenos o externos a la administración del proyecto, administrar el personal está dirigido a obtener los recursos humanos calificados y aptos para cada función que el proyecto necesite en todas sus etapas de ejecución, puesto que, un costurero no puede desempeñar de forma idónea el trabajo de un albañil, por último y de suma importancia, administrar el tiempo, el tiempo es un enemigo a vencer, puesto que siendo un recurso disponible no está en nuestras manos controlarlo, pero si, podemos administrar el perfecto uso de este, controlando los tiempo que tarda cada actividad en realizarse, la cronología de las actividades y un tiempo estimado de duración del proyecto. El administrar un proyecto y administrar sus recursos nos permitirá responder muchas de las interrogantes que se generan al momento de crear un proyecto, el ¿Qué? ¿Cómo? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quién? y el ¿Porque?. Todo aquello nos permite gestionar los recursos de forma óptima y utilizarlos de forma eficiente para así cumplir nuestras metas de forma eficaz.

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Fuentes de Referencia http://www.monografias.com/trabajos-pdf4/administracion-proyectos/administracionproyectos.pdf http://www.eoi.es/wiki/index.php/GESTI%C3%93N_DE_COSTE_EN_PROYECTOS_en_ Gesti%C3%B3n_de_proyectos http://www.eoi.es/wiki/index.php/GESTI%C3%93N_DEL_TIEMPO_EN_PROYECTOS_ en_Gesti%C3%B3n_de_proyectos http://www.eoi.es/wiki/index.php/GESTI%C3%93N_DEL_ALCANCE_en_Gesti%C3%B3 n_de_proyectos http://www.itson.mx/publicaciones/pacioli/Documents/no64/14ala_planeacion_de_tiempos_y_costos_como_estrategia_de_un_proyecto.pdf http://www.curso-gestion-proyectos.com/2007/05/gestin-de-adquisiciones-delproyecto.html http://www.oocities.org/w_peart/GerenciaDeOperaciones/Administraciondeltiempoenelpro yecto.htm http://office.microsoft.com/es-es/project-help/objetivo-de-la-administracion-de-proyectosadministrar-costos-y-el-presupuesto-HA101951699.aspx http://www.gestionsocial.org/archivos/00000830/PM4DEV.1.pdf http://www.claseejecutiva.cl/diplomados/administracion_de_proyectos.html http://www.degerencia.com/articulo/administracion_de_proyectos http://www.uv.mx/investigacion/files/2013/03/Fondos_ManualAdministracionProyectos.pd f http://www.uclm.es/profesorado/jmpascual/MANUAL%20DE%20TEORIA%20PROYEC TOS%20EN%20INGENIERIA/T%2010%20ADMON%20DE%20PROYECTOS/LECCIO N%2010%20%20INTRODUCCION%20A%20LA%20ADMINISTRACION%20DE%20P ROYECTOS.pdf