Ap01-aa1-ev04-levantamiento-mapa-procesos (reparado)[4] (autoguardado)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Formato para Desarrollo de Evidencia

Programa de formación titulada Nombre de proyecto formativo Actividad de proyecto Actividad de aprendizaje Resultado(s) de aprendizaje Nombre de la evidencia Tipo de evidencia (marcar con X) Descripción de la evidencia Producto entregable

Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información. Diseño y construcción de software a la medida para el sector empresarial. AP1. Determinar las especificaciones funcionales del sistema de información.

Fase del proyecto IDENTIFICACIÓN formativo AA1.Diagnosticar mediante la recolección y análisis de información el estado actual de una organización, teniendo en cuenta su mapa de procesos para identificar las necesidades del cliente. 22050100601. Elaborar mapas de procesos que permitan identificar las áreas involucradas en un sistema de información, utilizando herramientas informáticas y las tics, para generar informes según las necesidades dela empresa. Levantamiento del mapa de procesos del sistema en desarrollo.

Conocimiento

Producto

X

Desempeño

Elaboración del mapa de procesos y la caracterización de los mismos para el sistema de información en desarrollo. - Mapa de procesos - Caracterización de cada proceso - Diagrama de flujo de cada proceso

Criterios de evaluación

Elabora el mapa de procesos de la empresa, determinando los puntos críticos a mejorar, siguiendo normas y procedimientos técnicos. Aplica técnicas de análisis de procesos, para definir requerimientos de información en un sistema de la empresa, siguiendo la metodología establecida. Define o redefine procesos asignados aplicando principios y técnicas de definición y modelamiento de procesos, de acuerdo con los estándares definidos y con las prácticas propuestas por el modelo de calidad. Identifica y describe, en un sistema de información dado, los datos de entrada, procesamiento de los datos e información generada, según necesidades del cliente.

Instrumento de Lista de evaluación (marcar chequeo con X)

X

Rubrica

Otro (cuál)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Formato para Desarrollo de Evidencia

Evidencia Levantamiento del mapa de procesos del sistema en desarrollo DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA. Apoyándose en la plantilla de caracterización de procesos suministrada (plantilla_caracterizacion_de_procesos) haga el levantamiento de los procesos de la empresa u organización de su proyecto con base en las técnicas aprendidas en el objeto de aprendizaje: “Mapa de Procesos” y las técnicas de recolección de datos vistas en los materiales del programa.

LO QUE DEBE CONTENER LA EVIDENCIA (PARTES DEL INFORME O PASOS) A continuación las pasos a seguir para la presentación de la evidencia: Paso 1: Descargue la hoja o pestaña electrónica plantilla_caracterizacion_de_procesos dispuesta en plataforma en el enlace de entrega de evidencia. Paso 2: En la hoja o pestaña “mapaProcesos” haga la diagramación del mapa procesos de la empresa. Asigne a cada proceso un número consecutivo iniciando en uno para su posterior referenciación. La estructura del mapa se muestra a continuación:

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Formato para Desarrollo de Evidencia

Paso 3: En la hoja o pestaña “caracterizacionProcesoX” (La X corresponde al consecutivo que asignó a cada proceso) diligencie la información solicitada para cada proceso identificado en la hoja “mapaProcesos” de acuerdo con las definiciones revisadas en el objeto de aprendizaje que se resumen a continuación: No

Campo

Descripción

Macro proceso

Identificar si el proceso es estratégico, misional o de apoyo.

1.1

Nombre del proceso

Aislar un conjunto de actividades asignándole un nombre que sea incluyente y permite identificar el dueño del proceso.

2.1

Responsable

Dueño o líder del proceso.

2.2

Objetivo

Finalidad del proceso en cuestión.

2.3

Alcance

Límites del proceso en términos de actividades.

1

Identificar las actividades que contribuyen a la transformación. Planificación. Ejecución. Procedimientos. 3

Verificación.

( Identificar actividades Realimentación o “actuar”. ) Corrección. Acciones correctivas. Acciones preventivas. Acciones de mejora.

4

Proveedores

Organización o persona que suministra un bien o servicio.

5

Entradas

Materiales, documentos, datos, formularios diligenciados, información necesarios para ejecutar ciertas acciones o para ser transformados y generar las salidas.

6

Salidas

Productos, servicios, documentos, datos, bienes, informes generados como consecuencia de las acciones ejecutadas en el desarrollo del proceso.

7

Cliente

Organización o persona que recibe un producto: bien o servicio

8

Recursos

Elementos como Equipos, servicios, personas, hardware, software, bases de datos que intervienen en el proceso sin ser transformados.

9

Controles

Monitoreo de parámetros, auditorías, verificaciones, supervisión, ensayos, procedimientos, documentados y necesarios para confrontar el estado de entradas y salidas o para comprobar la ejecución de actividades.

La plantilla suministrada ya cuenta con estos campos para que el aprendiz los diligencie con la información levantada de la empresa en estudio.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Formato para Desarrollo de Evidencia

Paso 4: En la hoja “diagramaFlujoProcesoX” (Para la X use el mismo valor que utilizó en el paso 2) haga el diagrama de flujo del proceso caracterizado, de acuerdo con los conceptos revisados como se muestra a continuación: _

Paso 5: Repita los pasos 4 y 5 para cada proceso levantado en la hoja “mapaProcesos”. PRODUCTO(S) ENTREGABLE(S) Hoja electrónica construida a partir de la plantilla suministrada con el mapa de procesos, caracterización y diagrama de flujo de cada proceso, teniendo en cuenta: ● ● ●

Inventario o mapa de todos los procesos levantados y analizados. Diagrama de flujo de cada proceso. Caracterización de cada proceso de acuerdo a la estructura suministrada en la plantilla.

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Formato para Desarrollo de Evidencia

La evaluación de la presente evidencia se hará teniendo en cuenta las variables y criterios de evaluación establecidos en el instrumento de evaluación específico para esta evidencia, es importante su lectura para mayor comprensión de lo requerido. Nombre instrumento de evaluación: IE-AP01-AA1-EV04-Levantamiento-Mapa-Procesos. FORMA DE ENTREGA Debe enviar el archivo a través de la plataforma virtual en el área correspondiente indicada por el instructor encargado. Al momento de realizar la entrega tenga en cuenta los siguientes pasos: Ingrese al menú principal de la plataforma y ubique el área de “Actividades” e ingrese al enlace “Fase Identificación”, posteriormente acceda a la carpeta de la Actividad de Proyecto correspondiente, y haga entrega de la evidencia. En caso de dificultades comuníquese oportunamente con el instructor a cargo. Pasos para enviar evidencia: • Clic en el título de la evidencia. • Clic en Examinar mi equipo y buscar el archivo previamente guardado. • Dejar un comentario al instructor (opcional). • Clic en Enviar.

1. Mapa de procesos de “ECOTIENDA AL GRANEL”

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Formato para Desarrollo de Evidencia

2. Caracterización Macro proceso 1 No 1

Campo

Descripción

Macro proceso 1

Este macro proceso es estratégico, permitirá hacer estudio de mercado y mejoras de operación interna de la tienda.

1.1

Nombre del proceso

-

SAC Y FIDELIZACION. (satisfacción con el producto y servicio, recolección de datos)

2.1

Responsable

El líder del proceso será el cajero de la tienda.

2.2

Objetivo

Se busca documentar al menos el 90% de la información de contacto de los compradores. Se habilitara un correo o espacio en la página web para que funcione como buzón de sugerencias.

2.3

Alcance

Este proceso documentara al menos el 90% de los datos de contacto de los compradores como número de contacto, correo y nombre completo, para así poder comunicarles a los compradores las ofertas que hay en la tienda. Se habilitara un correo o espacio en la página web para que los compradores puedan dejar sugerencias y así conocer sus necesidades nuevas y satisfacción con los productos.

3

Procedimientos.

Identificar las actividades que contribuyen a la transformación.

( Identificar actividades El cajero deberá solicitar la información de contacto al comprador y

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Formato para Desarrollo de Evidencia

)

cada vez que se registre un número de identificación nuevo el pos solicitara el nombre, numero de celular y correo electrónico El comprador desde la página web o por correo electrónico podrá sugerir necesidades, bienes o servicios y así poder hacer mejoras.

4

Proveedores

Los compradores serán quienes facilitaran esta información.

5

Entradas

La entrada de esta información serán los formularios que llenara el cajero con los datos de los compradores. Las plantillas de satisfacción que llenaran los compradores sobre los productos y servicios que adquieren.

6

Salidas

La recolección de estos datos nos facilitara la divulgación de productos ofertados y nuevos servicios que se ofrecerán en la tienda. La opinión de los compradores nos permitirá mejorar los servicios y productos que se ofrecerán.

7

Cliente

Será cada persona que quiera adquirir un producto o servicio de la tienda.

8

Recursos

Se usara el sistema pos (computador) para recolectar la información de los compradores y crear la base de datos, el cajero de la tienda será el principal recolector de esta información y el buzón de sugerencias web o correo electrónico.

9

Controles

Se verificaran los datos recolectados para la distribución de información hacia los compradores y se monitorearan los comentarios de los compradores para mejorar o mantener un producto.

-

Diagrama de flujo SAC y fidelización:

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Formato para Desarrollo de Evidencia

3. Caracterización Macro proceso 2: No 1

Campo

Descripción

Macro proceso 2

Este macro proceso es de apoyo, permitirá llevar el control de los productos.

1.1

Nombre del proceso

-

Sistema de inventarios (gestión de productos, ingreso y salida).

2.1

Responsable

El responsable de este proceso es el administrador de la tienda.

2.2

Objetivo

Permitirá gestionar el ingreso y salida de productos permitiendo conocer la cantidad existente o faltante de cada uno.

2.3

Alcance

Límites del proceso en términos de actividades. Permitirá un control financiero (pérdidas y ganancias) y control de inventarios (entradas y salidas), además de almacenar

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Formato para Desarrollo de Evidencia

alfabéticamente o per secciones. Identificar las actividades que contribuyen a la transformación.

Procedimientos. 3

El encargado imprimirá la plantilla de inventario, realizara un conteo físico, se hace ingreso del conteo al sistema para que identifique la diferencia con el inventario.

Se hará un inventario general mensualmente y otro cada semana ( Identificar actividades a los productos que más roten ) Si se llegan a evidenciar faltantes o sobrantes se podrá tomar acciones correctivas. En la recepción de pedidos se deberá verificar la cantidad de los productos que llegan e ingresarlos al sistema.

4

Proveedores

Agricultores, viveros, empresas ecológicas que suministren productos de aseo, empresas artesanales.

5

Entradas

Ingreso y salida de facturas, plantillas de inventarios, existencias y diferencias.

6

Salidas

Productos, servicios, documentos, datos, bienes, informes generados como consecuencia de las acciones ejecutadas en el desarrollo del proceso.

7

Cliente

Organización o persona que recibe un producto: bien o servicio La organización que usara el sistema es la tienda ecotienda al granel

8

Recursos

El administrador de la tienda es la persona encargada de gestionar el inventario, usara el sistema implementado en el pos.

9

Controles

Este sistema facilitara tener la información extraída de los inventarios para llevar el control y hacer supervisión del manejo de los productos en la tienda.

-

Diagrama de flujo Gestión de inventarios:

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Formato para Desarrollo de Evidencia

4. Caracterización Macro proceso 3: No 1

Campo

Descripción

Macro proceso 3

Este sistema es de apoyo, ya que facilitara al cajero conocer los productos que están ofertados y aplicara el descuento automáticamente. El comprador podrá visualizar los productos ofertados desde la página web.

1.1

Nombre del proceso

Gestión de oferta. (facilitar al usuario la consulta o visualización de los productos ofertados)

2.1

Responsable

El líder de este proceso es el administrador de la tienda y el comprador, estos personajes son quienes interactúan con los productos.

2.2

Objetivo

Facilitar al comprador ver los productos ofertados, facilitar al cajero la aplicación de descuentos automáticos a los productos.

2.3

Alcance

El comprador podrá ver desde la página web los productos que se ofertan en la tienda.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Formato para Desarrollo de Evidencia

Se podrá conocer la disponibilidad de los productos ofertados. El pos automáticamente aplicara el descuenta que se oferte según la duración que se programe. Actualización de precios, aplicación y publicación de ofertas Procedimientos. 3

Las ofertas se aplicaran automáticamente cada vez que se registre una venta en el pos.

( Identificar actividades Cada vez que se suba una oferta al pos se aplicara a la página ) web también, facilitando su divulgación. Se verificara en el pos que la actualización de las ofertas sea efectivas.

4

Proveedores

El sistema de clientes suministrara la información de los productos que se deben ofertar.

5

Entradas

Serán los informes generados por la gestión de clientes, recolección de datos y las encuestas de satisfacción de productos.

6

Salidas

Se aplicaran las ofertas a los productos que mejor acogida tangan por los compradores.

7

Cliente

Este sistema va dirigido directamente hacia los compradores, para incentivar el consumo de los productos.

8

Recursos

Se utilizara el sistema pos para aplicar ofertas y publicarlas en la página web, estas ofertas serán aplicadas según la información que se obtenga del sistema de gestión de clientes, esta base de datos nos dirá cuáles son los productos que deberían ser ofertados.

9

Controles

Se verificara que las ofertas sean aplicadas correctamente en el pos, según la información recolectada en las bases de datos y estudios de producto y así asegurar la distribución adecuada de los productos.

-

Diagrama de gestión de oferta:

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Formato para Desarrollo de Evidencia