Atestat - Procesul Tehn In Activ Postala

MINISTERUL EDUCAŢIEI NAȚIONALE

COLEGIUL TEHNIC BUZĂU

PROIECT DE SPECIALITATE PENTRU CERTIFICAREA COMPETENŢELOR PROFESIONALE NIVELUL 4 DOMENIUL: ECONOMIC SPECIALIZAREA: TEHNICIAN ÎN ACTIVITĂŢI DE POŞTĂ

PROFESOR ÎNDRUMĂTOR: Ec. MATEI ADRIANA

Absolventă:

NEGOIŢĂ CRISTIANA LARISA

BUZĂU 2018

MINISTERUL EDUCAŢIEI NAȚIONALE

COLEGIUL TEHNIC BUZĂU

TEMA PROIECTULUI:

ETAPELE PROCESULUI TEHNOLOGIC ÎN ACTIVITATEA POŞTALĂ

BUZĂU 2018

2

CUPRINS

MINISTERUL EDUCAŢIEI NAȚIONALE..............................................................................1 ARGUMENT..............................................................................................................................4 CAPITOLUL I.............................................................................................................................5 PREZENTAREA PE SCURT A COMPANIEI NATIONALE....................................................5 POSTA ROMÂNĂ......................................................................................................................5 1.1. Sumarul serviciilor oferite de Poşta Română..............................................................5 1.2. Servicii suplimentare......................................................................................................6 CAPITOLUL II- PROCESUL TEHNOLGIC IN CAZUL.........................................................8 OBIECTELOR DE CORESPONDENTA...................................................................................8 2.1. Prezentarea obiectelor de corespondenta.....................................................................8 2.2. Expedierea si transportul trimiterilor postale.............................................................9 CAPITOLUL III........................................................................................................................11 PROCESUL TEHNOLOGIC IN CAZUL MESAGERIILOR..................................................11 3.1. Structura obiectelor de mesagerie...............................................................................11 CAPITLUL IV...........................................................................................................................13 PROCESUL TEHNOLOGIC IN CAZUL MANDATELOR....................................................13 4.1. Pregătirea locului de muncă........................................................................................13 4.2. Prezentarea mandatelor poştale interne.....................................................................14 4.3. Operaţiuni la sfârşitul programului de lucru............................................................19 4.4. Prelucrarea la sosire.....................................................................................................21 4.5. Achitarea mandatelor poştale interne........................................................................22 4.6. Trimiterea la păstrare..................................................................................................29 4.7. Încheierea şi expedierea conturilor.............................................................................30 4.8. Încheierea programului de lucru................................................................................30 BIBLIOGRAFIE.......................................................................................................................31 ANEXE.....................................................................................................................................32

3

ARGUMENT Compania Natoinala Poșta Română deţine un rol deosebit de important pe piaţa tranzacţiilor derulate între agenţii economici şi persoanele fizice, reţeaua poştală având capacitatea să asigure o mare parte a cerinţelor de comunicare, livrare de produse şi mărfuri, transferuri de fonduri băneşti etc. Decizia Poştei Române de a implementa unul dintre cele mai sigure sisteme informatice a fost determinată şi de competiţia acerbă pe unele segmente pe piaţă, această măsură ducând la extinderea paletei de servicii oferite clienţilor. Pe lânga serviciile tradiţionale, clienţii au acces la servicii noi, bazate pe cele mai noi tehnologii, precum: serviciile financiare interne şi externe (mandat on-line, mandat electronic, Western Union şi Eurogiro), E-post (asigură transmiterea de mesaje prin intermediul reţelei Internet, inclusiv de la căsuţe de e-mail la adrese poştale) sau Track&Trace (oferă clienţilor posibilitatea de a urmări electronic trimiterile poştale înregistrate). Extinderea reţelei de oficii poştale care operează în timp real a dus şi la încheierea de parteneriate cu instituţiile bancare sau de asigurări care activează pe piaţa autohtonă, companiile de telefonie fixă şi mobilă, dar şi cu administraţiile publice locale. Poşta Româna a dobândit o experienţă solidă în încasarea ratelor acordate de băncile partenere, a impozitelor şi a taxelor locale, a facturilor la utilităţi (electricitate, telefonie fixă şi mobilă, gaze) şi în încheierea asigurărilor RCA şi de locuinţe. In partea de inceput a lucrarii am prezentat informatii generale despre Compania Nationala Posta Romana, iar apoi etapele procesului tehnologic in activitatea postala. La inceputul lucrarii mele “Obiecte de corespondenta”, am facut o scurta clasificare a acestora si am prezentat modul de tratare al acestora de la prezentarea lor la ghisee si pana la remiterea lor la destinatie de catre factrul postal, am aratat cum se redacteaza adresa, am explicat modul de francare pe tip de trimitere, am descris modalitatile de ambalare, am enumerat indicatiile speciale ce pot fi aplicate obiectelor de corespondenta, am amintit neregulile ce se pot ivi si mdul de tratare al acestora. De asemenea am pus si problema trimiterilor care nu pt fi distribuite si tratarea acestora la locul de pastrare. Spre finalul lucrarii mele am enumerat normele de protectie a muncii la efectuarea diverselor operatii legate de primirea si distribuirea obiectelor de corespndenta. In final am anexat o parte din frmularele necesare salariatului postal pentru a inscrie toate trimiterile de obiecte de corespondenta in momentul prezentarii la ghisee a expeditorului.

4

CAPITOLUL I PREZENTAREA PE SCURT A COMPANIEI NATIONALE POSTA ROMÂNĂ CN Poşta Română SA este operatorul naţional din domeniul serviciilor poştale şi se află în proprietatea statului român, reprezentat de Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale (75 la sută din pachetul de acţiuni) şi Fondul Proprietatea (25 la sută din pachetul de acţiuni). Poşta Română îşi desfăşoară activitatea în domeniul comunicaţiilor poştale, obiectul principal de activitate fiind administrarea, dezvoltarea, exploatarea serviciilor de poştă şi colaborarea cu organizaţii similare străine în realizarea acestor servicii pe plan internaţional, în conformitate cu prevederile Ordonanţei nr. 31/2002 aprobată prin Legea nr. 642/2002 privind serviciile poştale şi a licenţelor ori autorizaţiilor acordate. Poşta Română participă pe piaţa liberă a serviciilor de poştă şi presă cu valoare adaugată în calitate de concurent şi desfăşoară şi alte activităţi colaterale, necesare realizării în condiţii de rentabilitate a obiectului său principal de activitate, respectiv comerţ exterior, aprovizionare, cercetare şi proiectare tehnologică şi informaţională, servicii medicale, învăţământ, social-culturale etc. Compania este organizată în opt direcţii regionale şi patru sucursale, respectiv: Fabrica de Timbre, Servicii Integrate, Servicii Financiare, Muzeul Naţional Filatelic. La nivelul întregii ţări există nouă centre regionale de tranzit. Poşta Română deţine în prezent o reţea de peste 5.500 de subunităţi poştale la nivel naţional, distribuind săptămânal peste 11 milioane de trimiteri poştale. Peste 750 de oficii poştale din totalul de 950 subunităţi poştale informatizate sunt incluse în VPN (Virtual Private Netwok). Reţeaua informatizată permite efectuarea de operaţiuni în condiţii optime de siguranţă, fiind utilizate sisteme informatice securizate şi reţele private de comunicaţii.

1.1. Sumarul serviciilor oferite de Poşta Română 1. Servicii de corespondenţă: Obişnuită (scrisori, cărţi poştale, imprimate); Curier rapid (Prioripost, Prioripost cu valoare declarată fixă, Prioripost factori, ultrapost); Specială (cecograme, e-post, postdata, postfax); Internaţională (simplă, sac 'M', curier rapid: EMS si SKY PAK).

5

2. Servicii de mesagerie: Internă (colete poştale, Prioripost marfa, ultrapost marfa, coletarie anunţată, postdata marfă); Externă (colete poştale internaţionale, EMS marfa, SKY PAK marfa). 3. Transferuri de bani: Intern (mandat poştal, mandat electronic(e-mandat), mandat on-line); Internaţional (mandat poştal internaţional, transferuri de sume Western Union, mandat Eurogiro, cecuri poştale). 4. Servicii de publicitate prin poştă (infadres, infadres plus, postmesager, postmesager plus). 5. Servicii de copiere, multiplicare documente 6. Servicii prestate in numele unei autorităţi de stat (achitare pensii, alocaţii preşcolare, alocaţii complementare, ajutoare de şomaj, alocaţii de stat pentru copii şcolari, impozite şi taxe locale). 7. Servicii prestate în numele unor firme o încasare tarif de utilizare a reţelei de drumuri naţionale şi eliberarea rovinietelor o încasare facturi (încasare facturi telefonice Romtelecom, Cosmote, Vodafone etc., încasare facturi gaze, încasare facturi electricitate, încasare facturi salubrizare.) o încasare şi distribuire abonamente presă

1.2. Servicii suplimentare La serviciile de corespondenţă, mesagerie, transferuri de bani şi publicitate prin poştă se adaugă o serie de servicii suplimentare care se execută la cererea expeditorilor în mod suplimentar faţă de caracteristicile serviciilor standard:

6

Recomandat

Asigură dovada depunerii trimiterii, distribuirea pe bază de semnătură cât şi o garanţie forfetară împotriva riscurilor de pierdere, furt, distrugere totală sau parţială a trimiterii.

Valoare

Asigură trimiterile în cazuri de pierdere, furt, distrugere totală sau parţială, pentru o suma egală cu valoarea declarată de expeditor, care nu poate depăşi valoarea reală a conţinutului trimiterii.

Ramburs

Constă în achitarea de către destinatar a contravalorii bunului care face obiectul trimiterii poştale, prin mandat poştal sau electronic. Este utilizat când expeditorul doreşte ca trimiterea să fie predată numai

Personal

destinatarului indicat. Este o dovadă a predării trimiterii, care se remite expeditorului pe cale

Confirmare

poştală cu semnătura destinatarului. Confirmarea electronică de predare

poştală

reprezintă o dovadă a trimiterii care se transmite expeditorului la adresa sa

de

primire

de e-mail sau la căsuţa sa de e-post deschisă la oficiul poştal. Asigură primirea de răspunsuri la corespondenţele expediate de clienţi, cu

Corespondenţa

încasarea taxelor la destinaţie.

răspuns Corespondenţa

Răspuns internaţional este serviciul prin care persoanele fizice sau juridice

comercială

pot lansa la nivel internaţional sondaje de piaţă la care solicită răspuns. Asigură preluarea ori predarea mecanizată a trimiterilor poştale de la/la

Factaj

domiciliul sau sediul expeditorului/destinatarului. Se aplică trimiterilor al căror conţinut se poate sparge, sfărâma, deforma,

Fragil

voluminos se aplică pentru trimiterile poştale interne care depăşesc 700 mm pe una dintre laturi, care prin forma lor nu se pot prelucra şi stivui la un loc cu celelalte obiecte sau care au volum disproporţionat în raport cu greutatea. Trimiterile se predau la sediul subunităţilor poştale la prezentarea

Post restant

destinatarului.

7

CAPITOLUL II- PROCESUL TEHNOLGIC IN CAZUL OBIECTELOR DE CORESPONDENTA Comunicare scrisă tiparită, imprimată sau înregistrată pe orice fel de suport material, care urmează să fie colectată, sortată, transportată şi livrată altfel decât electronic la adresa indicată de expeditor pe acest suport sau pe ambalajul acestuia; În această categorie se includ: scrisori, cărti poştale (simple, semiilustrate, ilustrate, felicitări), pachete mici şi aerogramme; Pe întreg fluxul tehnologic, trimiterile de corespondenţă din serviciul Standard circulă neînregistrate. Fazele procesului tehnologic pentru obiectele de corespondenta sunt prezentate in cele ce urmeaza.

2.1. Prezentarea obiectelor de corespondenta Obiectele de corespondenta se admit la prezentare numai daca indeplinesc simultan urmatoarele conditii: continut, ambalare, greutate, dimensiune, redactare a adresei. Conditia de continut: Se admit: comunicari, corespondenta, instiintari, circulare, invitatii, fotografii, pliante etc. Interdictii: acte, documente cu adrese multiple, documente imorale sau antidemocratice etc. Referitor la acte de procedura se admit: citatii; hotararii; extrase de sentinta; procese verbale; notificari. Conditii de ambalare: Scrisorile se prezinta in ambalaj inchis de catre expeditor pentru a nu se lua la cunostinta de continut. Obiectele de corespondenta care depasesc greutatea de 500 gr se leaga crucis cu sfoara de o singura bucata de catre expeditor. Fotografiile, CD-urile, discurile se ambaleaza astfel incat sa fie protejate, apoi se introduce in plicuri pe care expeditorul inscrie mentiunea corespunzatoare pentru a fi stampilate cu atentie. Actele de procedura circula ca foi volante. Conditia de greutate: Greutatea maxima admisa la obiectele de corespondenta este de 2 kg. Conditia de dimensiune: minim 90/141 mm, maxim 324/458 mm, suluri 600/900 mm. Conditia de redactare a adresei : Inscrierea adresei destinatarului si expesitorului se face fara stersaturi sau modificari astfel: -

nume si prenume destinatar sau denumirea institutiei (firma); 8

-

strada, numarul, blocul, scara, etaj, apartament, cod postal, localitatea, judetul, sectorul, tara.

-

2.2. Expedierea si transportul trimiterilor postale A. Predarea expeditiilor postale catre insotitori Prin expeditie postala se intelege totalitatea trimiterilor predate sau primite de la o unitate postala sau mijloc de transport. Salariatul postal insarcinat cu efectuarea schimbului de expeditie trebuie sa aiba asupra sa autorizatie eliberata de Directia Judeteana de Posta si Telecomunicatii respective care-l imuterniceste sa efectueze schimbul de expeditii (Anexa 9). Trimiterile postale se expediaza inchis sau deschis (introduse sau neintroduse in saci) Se expediaza inchis: a) toate obiectele de corespondenta si mandate; b) obiecte de mesagerii transportate cu avionul sau alt mijloc de transport la car insotitorul postal nu are spatiu amenajat in acest scop; c) obiecte de mesagerii cu defectiuni si insotit de un process verbal; d) obiecte de mesagerii trimise de Directia de Transporturi Postale Bucuresti pentru pastrare; e) obiecte de mesagrii externe. Se expediaza deschis: a) presa ambalata in saci sau impachetata, indifferent de mijlocul de transport folosit; b) obiectele de mesagerii indiferent de valoarea lor, insotite de salariatul postal. Este interzisa expedierea coletelor, gropurilor, caselor, gentilor colectoare, scrisorilor cu valoare si sacilor cu mesagerii externe prin mijloc de transport fara insotitor postal. Dupa prelucrare si verificarea expeditiei, oficiul primitor confirma telegrafic oficiului expeditor numarul de colete primite. Transportul coletelor si scrisorilor cu valoare declarata indiferent de valoare cu indicatia speciala ‘Avion’ se face numai in saci inchisi, fara insotitor postal. B. Schimbul de expeditii Schimbul de expeditii reprezinta ansamblul de predare-primire a expeditiilor intre unitatile postale si mijloacele de transport, intre mijloacele de transport, precum si intre unitatile postale. Schimbul de expeditii se efectueaza potrivit graficului orar la punctele si in termenii stability pentru fiecare mijloc de transport.

9

La sosirea mijlocului de transport, salariatul postal prezinta autorizatia de efectuare a schimbului si documentele de predare a expeditiilor. Scimbul de expeditie intre unitatea postala si mijlocul de transport se face astfel: a) se preda mijlocului de transport, lista de predare impreuna cu toate documentele; b) se primeste de la mijlocul de transport, expeditia si documentele respective; c) se prdau mijlocului de transport trimiterile adresate acestuia; d) se predau si se primesc documentele (copiile f. 16-a) prin care see confirma, prin semnatura, efectuarea schimbului de expeditie. Primirea si predarea expeditiilor postale se face in ordinea urmatoare: a) trimiteri cu presa; b) saci cu corespondenta si saci goi de schimb; c) gropuri, casete, genti colectoare, scrisori cu valoare, clete cu valare peste 3000 lei si saci cu colete externe. Dupa plecarea mijlocului de transport, salariatii postali care au efectuat schimbul procedeaza la verificarea trimiterilor, stabilind dupa caz pe cele ce nu au fost primite si respectiv predate, consumandu-le intr-un proces verbal. Se face schimb de telegrame de serviciu pentru reglementarea situatiei, iar in caz de nepotrivire se fac cercetari pe baza proceselor verbale intocmite. Expeditiile si trimiterile necorespunzatoare conditionate se refuza de mijlocul de transport; salariatul insotitor le inapoiaza, pentru reconditionare, unitatii de la care le-a primit, consemnand acestea pe lista f. 16-a. Dirigintele cerceteaza si stabileste cauzele si raspunderile. Predarea expeditiilor de la oficiul postal catre salariatul insotitor al mijlocului de transport si invers se face pe baza listei de predare f. 16-a intocmita in doua exemplare. Pentru toate schimburile de expeditii, salariatii institori ai mijloacelor de transport, precum si salariatii unitatilor care fac schimburi cu mijloacele de transport, intocmesc la sfarsitul cursei sau a zilei de lucru bilantul operatiilor de predare-primire. Bilantul se intocmeste pe lista de predare f. 16-a centralizatoare, separate pentru primiri si separate pentru predari. Pentru verificare, dirigintele sau imputernicitul sau semneaza bilanturile intocmite pe listele de predare f. 16-a, in locul rezervat pentru verificatr, inscriind data.

10

CAPITOLUL III. PROCESUL TEHNOLOGIC IN CAZUL MESAGERIILOR 3.1. Structura obiectelor de mesagerie Din categoria obiecte de mesagerie fac parte: 1. coletele; 2. scrisorile cu valoare declarata; 3. casetele si gentile colectoare; 4. sacii si pachetele cu presa. 1. Coletele sunt pachete ce contin diverse obiecte, cum ar fi: carti, imbracamite, alimente etc., cu exceptia substantelor inflamabile, explozive, corozive sau nocive. Greutatea coletului admisa maxima este de 15 kg. In cazul in care continutul care trebuie expediat nu se poate incadra in cele 15 kg admise se va proceda facandu-se mai multe colete, care sa nu depaseasca limita de 15 kg. Coletele se ambaleaza cu mare atentie, recomandandu-se folosirea cutiilor de carton cumparate de la mesageriile postale sau alte cutii bine ambalate si legate cu sfoara rezistenta. Pe pachet se mentioneaza cat mai clar adresa expeditorului si a destinatarului astfel incat sa reziste conditiilor de transport. Se mentioneaza de asemenea continutul pachetului. De exemplu: "Contine carti". Coletele sunt insotite de urmatorul act: 2. Scrisorile cu valoare declarata Acest fel de scrisori permit expedierea de plicuri sau ambalaje continand valori sub diferite forme: acte importante, manuscrise, fotografii, titluri de valoare emise de stat, bijuterii, ceasuri, stilouri etc. Greutatea maxima admisa pentru asemanea trimiteri este de 3 kg. Ele vor fi prezentate la Posta inchise si sigilate. Marimea valorii declarate se stabileste de expeditor. Pe plicul sau pachetul care contine obiecte de valoare se va mentiona: "Scrisoare cu valoare declarata de ... lei". 3. Casetele si gentile colectoare Se utilizeaza de catre institutiile financiare de specialitate (MINISTERUL FINANTELOR, BANCA NATIONALA a ROMANIEI etc.) pentru transportul de moneda metalica, bancnote, timbre, efecte postale etc. Agentii economici pot trimite incasarile proprii prin genti colectoare, fiind insa necesara aprobarea Postei. Atat plicurile cat si pachetele pot avea marcate pe ele mentiuni speciale, care presupun o taxare diferentiata in functie de serviciul suplimentar realizat. Aceste mentiuni speciale sunt:Recomandat;- Expres;- Par avion;- Confirmare de primire;- Confirmare de predare telegrafica. Utilizarea acestor mentiuni se face cu respectarea normelor Postei, in functie de cerintele firmei expeditoare.

11

4. Sacii si pachetele cu presa Ambalajele postale de uz intern folosite pentru expedierea valorilor, documentelor si trimiterilor de posta si presa sunt formate din: a) genti din panza rezistenta, prevazute cu un sistem mecanic de inchidere, destinate expedierilor de numerar si alte valori. Sigilarea gentii se face potrivit normelor de lucru stzbilite prin instructiunea de mesagerii; b) casete din lemn cu sistem de inchidere si sigilare pentru expedierea de numerar, valori si alte documente; c) lazi metalice din tabla cu sistem de inchidere si sigilare pentru expedierea marfurilor filatelice, a documentelor de exploatare cu valoare; d) saci din panza de prelata pentru expedierea trimiterilor si valorilor de posta si presa. 3.2 Norme referitoare la prezentarea obiectelor de mesagerie. Factori rurali primesc colete, genti colectoare, scrisori cu valoare avand in continut acte. Taxarea se face in functie de: -

felul trimiteri;

-

continut;

-

dimensiuni;

-

destinatie;

-

indicatii speciale.

Pentru expedierea unui obiect de mesagerie este necesara completarea unui buletin de expeditie f. 116, acesta este documentul care insoteste obiectul de mesagerie de la prezentare pana la eliberare. Este cmpus din doua parti: 1-corpul, 2-avizul.si se completeaza intr-un formular. Pentru expedierea unei scrisori sau cuti cu valoare declarata se mai completeaza si o nota de inventar f. 107 in doua exemplare; 1-se pune in plic, 2 - ramane la expeditor. Oficiantul executa urmatoarele operatii: 1. Primeste trimiterea cu buletinul de expeditie si nota de inventar; 2. verifica completarea corecta a spatiilr rezervate expeditorului in buletinul de expeditie si nota de inventar; 3. verifica daca indeplinesc conditiile de admitere la prezentare in ceea ce priveste aspectul, dimensiune, greutatea, valoarea, sigilarea. 4. verifica redactarea corecta si completa a adresei pe trimiteri si dcumente; 5. cantareste trimiterea si scrie pe institoare numarul de prezentare.

12

CAPITLUL IV PROCESUL TEHNOLOGIC IN CAZUL MANDATELOR Procesul tehnologic privind operaţiunile de prezentare şi achitare a mandatelor poştale se desfăşoară pe operaţiuni şi etape succesive de lucru, începând cu pregătirea locului de muncă, prezentarea mandatelor poştale interne, operaţiuni la sfârşitul programului de lucru, prelucrarea la sosire, achitarea mandatelor poştale interne, achitarea mandatelor poştale interne adresate titularilor de cont, iar dacă nu este posibil acest lucru, mandatele sunt trimise la păstrare, pană la închiderea şi expedierea conturilor şi închiderea programului de lucru.

4.1. Pregătirea locului de muncă Oficiantul înainte de începerea activităţii trebuie să îndeplinească următoarele sarcini: După prezentarea la serviciu şi semnarea condicii de prezenţă îmbrăcă uniforma de lucru şi participă la instructajul privind Securitatea şi Sănătatea; instructaj ce se realizează la începutul fiecărui trimestru. De asemenea tot la începutul fiecărui trimestru oficiantul participă la instructajul P.S.I. şi Protecţia Civilă, Verifică starea de securitate a sertarelor, a lăzilor de valori şi a casetelor, ia la cunoştinţă de noile ordini şi dispoziţii de serviciu, alimentează tuşiera atunci când este cazul. Schimbă data şi ora stampilei de zi şi verifică impresiunea acesteia. Pregăteşte locul de muncă cu rechizite, registre, nomenclaturi, dosare de ordine, circulare de serviciu şi instrucţiuni de serviciu. Ridică de la casierie sigiliul control mandate şi ale avansului de numerar şi semnează pentru avansul primit în condica f.55. Verifică integritatea de manipulare necesară destinatării manuale a activităţii atunci când programul informatic nu se poate derula din motive tehnice şi verifică starea de funcţionare a tehnicii de calcul. Anunţă, după constatare nefuncţionării tehnicii de calcul(calculator, cântar, imprimantă) dirigintele sau înlocuitorului acestuia pentru a fi semnalata personalului specializat şi înregistrează în condica de evenimente speciale data, ora şi defecţiunea constatată. Oficiantul face conectarea la sever(introduce user-ul login şi parola respectivă) şi accesează modul „oficiant”, iar dirigintele de poștă după deschiderea calculatorului se conectează la server, introduce parola şi accesează programul „Manager”. Selectează câmpul 13

„Iniţializare lunară de prezentare” şi accesează câmpul „Alocare” în vederea acordării numerelor de prezentare pentru fiecare operator, după care comandă tipărirea acestora. La final selectează câmpul „Exit” şi ieşirea din modul „Manager”. Dirigintele de poşta are ca sarcină și afişarea la loc vizibil a formularului „Mandat poştal”, precum şi modul corect de completare al acestuia. Verifică integritatea panourilor şi afişelor cu materiale publicitare destinate serviciului.

4.2. Prezentarea mandatelor poştale interne Prezentarea mandatelor bucată cu bucata Oficiantul are următoarele atribuţii: Informează expeditorul asupra condiţiilor de admitere la prezentare şi înmânează clientului spre completare: -

formularul de prezentare „Mandat poştal”;

-

confirmărea de primire(AR) doar atunci când se solicita acest serviciu suplimentar;

-

formularul „Date pentru identificarea prestaţiei” atunci când suma depăşeşte limitele dispuse de instrucţiuni.

Primeşte de la client formularele completate corespunzător, conform modelarului şi a sumei înscrise, după care verifică formularul de mandat poştal privind respectarea condiţiilor de admitere la prezentare. Verifică concordanța intre rubricile de pe corpul şi cuponul mandatului, inclusiv sumele înscrise în cifre şi litere, fără spaţii între cuvinte şi existenţa menţiunilor instrucţionale pentru cazurile destinatarilor internaţi în cămine, spitale sau penitenciare. Verifică înscrierea de către expeditor a serviciilor suplimentare dorite, în caz contrar se înscriu serviciile suplimentare solicitate. Verifică datele înscrise pe verso-ul cuponului mandatului în cazul mandatelor adresate în cont, anuează spaţiile goale şi barează sumele. Refuză admiterea la prezentare a formularelor de prezentare: -

editate electronic fără a avea aprobare CNPR/DRP în acest sens sau fără a respecta rubricile.

-

completate cu spaţii între cuvinte, ştersături, modificări, adaosuri sau completate combinat, cu cerneală şi pasta sau mai multe culori.

-

rupte, murdare, deteriorate.

14

Aplică în mod clar a stampila de zi şi semnează la locul prevăzut de formular, accesează modulul „Oficiant”(introduce parola, staţia de lucru) pentru accesarea(după caz) a aplicaţiilor, „Ghişeu informatizat” -” Serviciul Tradiţionale” -” Mandate”. Operează în calculator : -

tipul de mandate

-

suma care se expediază

-

serviciile suplimentare

-

denumirea destinatarului şi adresa acestuia

-

denumirea expeditorului şi adresa acestuia Înscrie pe corpul/cuponul mandatului poştal prezentat, numărul de prezentare generat

automat de aplicaţia informatică şi confirmă valoarea la locul prevăzut de formular pentru mandatele cu valoare peste cea prevăzută în instrucţiuni. Încasarea contravalorii tarifelor poştale aferente prestaţiei. Listează factura MAN, semnează factura, aplică stampila de zi şi înmânează factura clientului. Execută următoarele operaţiuni în căzul în care tipărirea facturii MAN este imposibilă sau imprimanta nu funcţionează corespunzător: -

informează dirigintele sau înlocuitorul acestuia

-

eliberează manual factura MAN în două exemplare

-

semnează factura MAN de către salariatul întocmitor şi de diriginte sau înlocuitorul

acestuia; -

înmânează originalul facturii MAN clientului;

-

înscrie notificarea în condica specială destinată serviciului pentru întocmirea manuală a facturii, care trebuie să cuprindă: numărul de prezentare al mandatului poştal, valoarea, destinatarul, expeditorul, precum şi descrierea anomaliei tehnice care a determinat eliberarea manuală a facturii;

-

păstrează facturile editate necorespunzător după anulare în condica specială destinată serviciului. Aplică stampila „După plecarea cursei” pe mandatele poştale prezentate după ora

limita de acceptare la prezentare la punctul de acces. Aplică sigiliul de control mandate pe mandatul poştal şi semnează la locul prevăzut de formular. Înscrie confirmărea la locul prevăzut de formular pentru mandatele poştale cu valoare peste limitele dispuse de instrucţiuni, semnează şi aplică sigiliul RO.

15

Transmite către DSF, prin telefon sau fax date referitoare la mandatele poştale interne prezentate cu o valoare mai mare decât limitele dispuse de instrucţiuni. Efectuează următoarele operaţiuni în cazul în care expeditorul solicita modificări privind numele, prenumele sau adresa destinatarului: -

solicită factura MAN de la expeditor;

-

solicită cerere privind modificările;

-

face menţiune despre cuprinsul cererii pe verso-ul facturii

-

aplică stampila de zi, şi încasează în numerar de la expeditor tariful pentru trimitere;

-

eliberează factura DIV din registrul de prezentare al trimiterilor e-post;

-

transmite dispoziţiile cerute de expeditor prin E-post;

-

înmânează originalul facturii DIV diverse clientului. Înmânează factura MAN către client. Prezentarea mandatelor în serie Oficiantul are următoarele atribuţii: Primește de la expeditor a borderoul f 103a întocmit în două exemplare şi mandatele

poştale aranjate în ordinea înscrierii lor în borderou. Verifică corecta întocmire a borderoului f 103a cu toate atribuţiile prevăzute în formular precum şi a existenţa semnăturilor şi stampilelor autorizate. Verifică formularul mandat poştal privind respectarea condiţiilor de admitere la prezentare și înmânează către client în vederea completării a formularului „Date pentru identificarea prestaţiei” - în cazul prezentării de mandate a căror valoare depăşeşte sumele prevăzute de instrucţiuni Verifică concordanța între rubricile de pe corpul şi cuponul mandatului, inclusiv sumele înscrise în cifre şi litere, fără spaţii între cuvinte. Verifică existenţa menţiunilor instrucţionale pentru cazurile destinatarilor internaţi în cămine, spitale sau penitenciare şi înscrierii de către expeditor a serviciilor suplimentare dorite, în caz contrar se înscriu serviciile suplimentare solicitate, dar și datele înscrise pe verso-ul cuponului mandatului în cazul mandatelor adresate în cont. Anulează spaţiile goale şi barează sumele și verifică concordanța intre valoarea fiecărui mandat înscrisă în cifre şi litere cu suma înscrisă expeditor, în cifre pe borderoul f.103a la poziţia respectivă. Refuză admiterea la prezentare a formularelor de prezentare: -

editate electronic fără a respecta rubricile formularului de mandat poştal.

16

-

completate cu spaţii între cuvinte, ştersături, modificări, adaosuri sau completate combinat, cu cerneală şi pasta sau mai multe culori.

-

rupte, murdare, deteriorate. Stabilește tarifele pe care le înscrie în borderoul f.103a sau verifică corectitudinea

acestora care au fost înscrise de expeditor. Adiţionează coloanele „Valoare depuneri” şi „Taxe” din borderoul f 103a și verifică corecta întocmire a situaţiei recapitulative în cazul în care borderoul f103a conţine mai multe pagini. În cazul clienţilor care achita valoarea mandatelor şi a tarifelor poştale numerar sau instrumente de plata efectuează următoarele operaţiuni: a) numerar: verifica şi numără suma în lei aferenta valorii mandatelor şi tarifelor poştale. b) instrumente de plata: -

solicitarea de la client a copiei ordinului de plată;

-

verificarea concordantei dintre suma înscrisă pe ordinul de plată, cea de pe borderoul f103a şi suma care trebuie încasata de la client;

-

verificarea corectitudinii contului şi existenţei stampilelor autorizate pe ordinul de plată;

-

solicitarea telefonică (la Serviciul Financiar-ului tutelar) a confirmării existenţei sumei în extrasul de cont sau pentru oficiile poştale informatizate ale D.R.P Bucureşti se verifică informatic în aplicaţia „Ordine de plată încasate în oficiile poştale”

-

înscrierea în registrul de evidenta a convorbirilor telefonice, datei, orei şi numelui salariatului poştal care a confirmat intrarea în cont a sumei

c) mixt (ex: în numerar pentru valoarea mandatelor poştale şi ordin de plată pentru valoarea tarifului poştal aferent prestaţiei) şi se aplică prevederile de pe punctul a) şi punctul b) simultan; d) cont avans: verificarea şoldului în lei din fisa de cont avans şi confruntarea lui, la momentul prezentării, cu suma totală în lei a valori mandatelor şi tarifelor poştale aferente din borderoul f 103a. Verifică concordanța totalului sumelor pentru depuneri şi taxe cu valoarea instrumentului de plată(în cazul prezentării cu ordin de plată) sau verifică numerarul, dacă plata se face pe loc, dar face şi verificarea valorii ordinului de plată plus verificarea numerarului în cazul în care plata este mixtă. Îndrumă depunătorii de mandate în numerar cu sume mari direct de la casierul oficiului (acolo unde există).

17

Eliberează chitanţa 14.4.1 pe numele oficiantului de la ghişeul de mandate și accesează opţiunea „Serie” al modulului „Mandate poştale”, conform manualului de operare. Introduce în baza de date numărul borderoului, primului şi ultimului număr de prezentare, valorile totale ale depunerilor, valorile totale ale tarifelor. Introduce numele sau denumirea expeditorului, a numărului de cont, bancă, adresa acestuia, CUI şi nr. din Registrul Comerţului. Selectează modalităţile de efectuare a plăţii (numerar, instrumente de plată sau mixt) și completează la rubrica „Număr de prezentare” din borderoul f 103a cu numărul de prezentare generat de aplicaţia informatică. Înscrie pe corpul sau cuponul mandatelor numărul de prezentare din borderoul f.103a. Aplică stampila „După plecarea cursei” pe mandatele prezentate, după plecarea ultimului mijloc de transport. Aplică sigiliul de control mandate pe mandatul poştal şi semnează la locul prevăzut de formular. Certifică toate exemplarele borderoului de prezentare f.103a prin completarea cu datele necesare a menţiunii „Eliberat factura de la nr... la nr... salariat poştal...” semnează şi aplică ștampilei de zi. Înmânează factura MAN generată de aplicaţia informatică împreună cu copia borderoului f.103a expeditorului. Înscrie pe verso-ul ordinului de plată numărul de prezentare al mandatelor, valorii depunerilor şi a tarifelor, semnează şi aplică stampila de zi. Înscrie confirmarea valorii mandatelor cu valoare pe limita prevăzută de instrucţiuni. Transmite către DSF prin telefon sau fax datele referitoare la mandatele poştale prezentate cu o valoare mai mare decât limitele dispuse de instrucţiuni. Efectuează următoarele operaţiuni în cazul în care expeditorul solicita modificări privind numele, prenumele sau adresa destinatarului: -

solicita factura MAN şi borderoul f.103a de la expeditor;

-

solicita cerere privind modificările;

-

face menţiune despre cuprinsul cererii pe verso-ul facturii şi aplică stampila de zi;

-

încasează în numerar de la expeditor tariful pentru o trimitere e-post;

-

eliberează factura DIV din registrul de prezentare al trimiterilor e-post;

-

transmite dispoziţiile cerute de expeditor prin e-post;

-

înmânează originalul facturii DIV clientului.

18

4.3. Operaţiuni la sfârşitul programului de lucru Oficiantul accesează modul „Situaţii” din aplicaţia „Ghişeu informatizat” sau „Mandat poştal”, selectarea câmpului „f.5 mandate” şi listarea registrului MAN (în două exemplare) şi a condicii f.20 pentru mandate prezentate. Preda mandatele poştale prezentate împreună cu condica f.20 şi registrul MAN pentru verificare. Verifică mandatele poştale sau borderourile f.103a privind modul de admitere la prezentare şi tarifare, precum şi a sumelor în lei care reprezintă valoarea mandatelor poştale prezentate. De asemenea verifică valabilitatea mandatelor prin efectuarea următoarelor operaţiuni: -

confruntă datele înregistrate în factură din registrul MAN dacă sunt identice cu datele de pe mandat (dacă numărul de prezentare de pe mandat corespunde cu numărul de pe duplicatul şi triplicatul registrului MAN, dacă valoarea înscrisă în cifre şi litere de pe cuponul şi corpul mandatului corespunde cu valoarea înscrisă în factura MAN).

-

verifică dacă mandatul este completat cu toate datele cerute de formular şi dacă sunt anulate spaţiile şi barate sumele;

-

verifică dacă pe mandat sunt aplicate stampilele şi sigiliile corespunzătoare, inclusiv semnătura lucrătorului poştal;

-

verifică dacă taxele au fost corect calculate;

-

confirmarea, semnarea şi aplicarea sigiliului cu sigla RO pe mandatele cu valoare peste cea prevăzută în instrucţiuni. Întocmeşte şi transmite către oficiul poştal de destinaţie a unui e-post, în cazul în care

se constată că numele destinatarului a fost introdus eronat în calculator de salariatul poştal. Semnează la rubrica verificator de pe formularul de mandate şi înscrierea în condica f.20 sau registrul MAN a menţiunii „verificat la nr... la nr...”, semnând şi înscriind data şi ora. Acteaza în acta lunară e exemplarului semnat al registrului MAN sau condicii f.20. Validează în calculator, conform aplicaţiei informatice ”Ghişeu informatizat”, condica f.20 verificată, selectarea câmpului ’’Exit” şi închide modulul ”Situaţii”. Sortează mandatele pe: -

mandate adresate persoanelor fizice(fără cont bancar)

-

mandate banca (adresate titularilor de cont). Formează şi etichetează legăturile cu mandatele banca separat pe:

-

regiunea proprie;

-

alte regiuni (separate pentru fiecare judeţ în parte). 19

Introduce legăturile cu mandatele adresate titularilor de cont, banca din regiunea proprie în sacul propriu adresat DRP-ului tutelar, sigilează şi etichetează corespunzător. Preda sacul propriu la cabină în vederea expedierii. Preda mandatele adresate persoanelor fizice (fără cont bancar) şi mandatele banca adresate titularilor de cont din alte regiuni pe bază de semnătură în registrul MAN. Primeşte mandatele adresate persoanelor fizice (fără cont bancar) şi mandatele banca adresate titularilor de cont din alte regiuni pe bază de semnătură în registrul MAN. Condiţionează mandatele în pachete şi le introduce în sacii cu trimiteri de corespondenţă adresaţi CRT-ului și leagă şi sigilează sacii. Întocmeşte lista de predare şi preda saci. Listează foaia de vărsământ, în dublu exemplar, din aplicaţia informatică” Ghişeu informatizat”. Verifică concordanta totalurilor din registrul MAN cu sumele înscrise în foaia de vărsământ. Înscrie monetarul şi a ordinele de plată (dacă este cazul) în foaia de vărsământ. Preda foaia de vărsământ, a registrului MAN sau borderoului f.103a pentru verificare. Verifică foaia de vărsământ, registrul MAN sau borderourile f.103a. Preda numerarul, ordinele de plată (atunci când este cazul a foaia de vărsământ) casierului Primeşte foaia de vărsământ şi verifică monetarul prin numărarea şi semnarea de primire. Casierul, după accesarea modulului Casier” și a câmpului ’’Incasări foi de vărsământ” validează foile de vărsământ, emite chitanţa 14-4-1. Preda copia de vărsământ şi a chitanţei 14-4-1. La final selectează câmpul ”Exit” şi iese din modul ”Casier”. Selectează câmpul” Decont bănesc”, cu opţiunile ’’Decont cumulat’’ pentru tipărirea acestora. Acteaza duplicatul foii de vărsământ şi a chitanţei 14-4-1 primite. Acteaza cele două exemplare din registrul MAN în acte separate. Preda la schimb sigiliul de control mandate prin înscrierea şi aplicarea lui în registrul MAN. Dirigintele accesează modulul Manager” şi selectează câmpul ’’Situatii” pentru verificarea activităţii operatorului.

20

Selectează câmpul” situaţii lunare” pentru vizualizarea sau tipărirea (după caz) a activităţii înregistrate de oficiant şi pe oficiu în perioada respectivă (lunar sau de la începutul lunii până la dată în care s-a accesat câmpul” situaţii lunare”). Selectează câmpul Exit” pentru ieşirea din modul manager.

4.4. Prelucrarea la sosire Oficiantul are următoarele atribuţii: Primeşte sacii cu corespondenţa şi mandate, deschide sacul, separă pachetele cu mandate de trimiterile de corespondenţă și ștampilează pe verso cu ştampila de zi a tuturor mandatelor poştale la locul indicat de formular. Predă toate mandatele sosite la diriginte sau înlocuitorului acestuia, verifică valabilitatea mandatelor și semnează în rubrica „A se achita” pentru mandatele bune de plată. Reţine de la achitare mandatele care nu respecta condiţiile de admitere conform normelor de lucru în vigoare și întocmește actele de neregulă BV sau PV după caz şi le înscrie în condica f.13. Expediază primele exemplare din actele de neregulă întocmite prin trimiteri de serviciu şi actează la nivelul oficiului ultimul exemplar, întocmind şi cererile de relaţii pentru mandatele reţinute de achitare. Înregistrează cererile de relaţii în condica de evidentă şi le transmite că e-posturi de serviciu și primește răspunsurile acestora tot prin e-posturi de serviciu Confruntă răspunsul cererilor de relaţii cu datele de pe mandat şi apoi i-a decizia de a achita sau nu mandatul. Verifică mandatele întârziate în condica de evidenta a mandatelor pe bază de proces verbal(f.56) şi dacă mandatul respectiv se găseşte înscris se anulează la achitare, motivându-se anularea acestuia, iar dacă nu se găsesc notări în f.56 se înscrie menţiunea ”A se achita” pe verso-ul mandatului. Întocmește actele de neregulă pentru mandatele anulate la achitare, şi înregistrate în f.13.și expediază prin trimitere de serviciu actul de nereguli întocmit împreună cu mandatul anulat în cazul în care acesta a fost achitat de oficiul de achitare sau de prezentare înscriind pe mandat numărul din situaţia f.10, iar dacă conturile au fost expediate acesta se va înainta la DSF. Reţine de la achitare mandatele cu valori mai mari decât cele prevăzute de instrucţiuni, pentru care solicita prin trimitere e-post sau confirmare telefonică de la oficiul de prezentare

21

pentru suma respectivă, notând pe verso-ul mandatului datele obţinute, și semnează la rubrica” A se achita”, înscriind data şi ora. Ataşează formularul ’’Date pentru identificarea prestaţiei” pentru mandatele cu valoare peste limita prevăzută de instrucţiuni, predă mandatele bune de plată în vederea achitării și cartează aceste mandate pe locuri de muncă Înregistrează şi predă mandatele pe locuri de muncă(căsuţe poştale, post restant, cabină, colectiv, banca) pe bază de semnătură în f.20.

4.5. Achitarea mandatelor poştale interne Operaţiuni preliminare achitării: Oficiantul cartarea mandatelor pe distanţe de distribuire. Deschiderea partidei fiecărui factor în f.55, înscriind numărul, valoarea şi indicaţiile speciale (AR, EC) ale fiecărui mandat. Centralizarea totalurilor de la partida fiecărui factor şi stabilirea necesarului de numerar. Deschiderea partidei oficiantului de la cabina în f.55- casierie şi înscrierea monetarului pe feluri de bancnote. Primirea-predarea numerarului prin numărare, pe bază de semnătură în f.55- casierie Înscrierea numerarului pe cupluri în partida fiecărui lucrător plătitor. Predarea mandatelor şi a numerarului pe bază de semnătură în f.55. La domiciliu: Primește mandatele şi numerarul pe bază de semnătură în f.55, numără banii primiţi şi mandatele care se cartează în ordine de parcurs a distanţelor. Identifică destinatarul prin verificarea actului de legitimare, predă mandatul, eventual formularul de AR şi a formularul” Date pentru identificarea prestaţiei” destinatarului, pentru a fi completate, oferind indicaţiile necesare. Primește mandatul, AR-ul şi formularul” Date pentru identificarea prestaţiei” dacă este cazul și verifică datele înscrise. Completează datele actului de legitimare şi semnează de predare pe mandat şi AR, detaşează cuponul mandatului, pregătește suma de plată prin numerar şi le predă către beneficiar. Întocmește unu aviz f.22 în cazul în care destinatarul nu a fost găsit la domiciliu şi îl depune la cutia de scrisori a acestuia.

22

Înscrie pe formularul mandat motivul neachitării, data şi semnătura salariatului, separă mandatele achitate de cele neachitate la înapoierea din teren. Stampilează mandatele achitate cu ştampila de zi, întocmește şi înscrie monetarul în foaia de vărsământ, predă mandatele şi foaia de vărsământ împreună cu restul de numerar. Primiește de la factorul poştal mandatele achitate şi neachitate, AR-urile, eventual formularele “Date pentru identificarea prestaţiei” și consultă condica f.55. Verifică respectarea formelor de achitare şi de motivare de pe fiecare mandat şi AR, eventual de pe formularul” Date pentru identificarea prestaţiei”, stabilind suma de înapoiat către factorul poștal şi primește banii prin numerar şi foaia de vărsământ. Lichidează cursa prin înscrierea în condica f.55 a numărului şi valorii mandatelor achitate şi a celor înapoiate şi întocmește monetarul pentru suma înapoiată de factor, semnând de predarea-primirea corectă a lichidării. Predă formularul mandat şi formularul ”Date privind identificarea prestaţiei” dirigintelui sau înlocuitorului ascestuia. Transmite prin fax sau telefon datele din formularul ”Date pentru identificarea prestaţiei”, ștampilează confirmările AR cu data achitării şi le înscrie în condica f.20, confirmă achitărea mandatelor cu EC şi le transmite prin aplicaţia informatică. Înregistrează în condica f.20 mandatel neachitate şi le predă la ghişeu, verifică mandatele neachitate din diverse motive (destinatar necunoscut, mutat de la adresa) şi motivează înapoierea acestora în urma consultării condicii de schimbări adrese, factorilor distribuitori şi înscrie motivul ’’La apelul factorilor, destinatarul necunoscut”. Identifică mandatele care urmează a fi înapoiate (destinatar necunoscut, expirat termen de păstrare) şi înscrie pe mandate litera I şi denumirea oficiului poştal de care aparţine expeditorul, după anularea în cruciş a adresei destinatarului. Identifică mandatele care urmează să fie reexpediate şi înscrie pe mandate litera R şi a noii adrese, după anularea vechii adrese cu linii orizontale. Înscrie în condica f.55 specială mandatele de înapoiat sau reexpediat, obţine de la diriginte sau împuternicit a aprobarea de înapoiere sau reexpediere. Întocmește o adresă de înaintare adresată oficiului de prezentare căruia se reexpediază mandatele, pentru a lua notă de acest lucru în registrul MAN la poziţia respectivă. Introduce adresa de înaintare într-un plic şi predă plicul în vederea expedierii, înscrie mandatele achitate în situaţia f.10 prin intermediul aplicaţiei informatice „E-post/E-mandat”.

23

La ghişeu: La ghișeu oficiantul primește mandatele pe bază de semnătură în condica f.20. și întocmeşte avizele f.22 pentru mandatele adresate la căsuţele poştale şi pentru cele adresate unor persoane din cămine, internate, etc. Ștampilează fiecare mandat cu data avizării și predă avizele la căsuţele poştale şi la cabină (pentru cămine, internate, etc) cu semnătură de primire în f.20. Întocmește reavizele f.22, și aplică stampila de zi şi semnează formularul mandat, predă reavizele înregistrate în f.20 la cabină pe bază de semnătura de predare pentru expediere. Cartează mandatele în ordine alfabetică şi le introduce în cartoteci la litera corespunzătoare. Verifică valorea mandatelor de plată şi stabilește valorea numerarului necesar, prin adiţionarea acestora, ridică numerarul prin f.55, cu înscrierea monetarului, pe feluri de bancnote. Identifică mandatul în baza avizului şi a actului de legitimare al beneficiarului, înmânând mandatul, eventual şi a formularului de AR destinatarului pentru a fi completate. Înmânează către client în vederea completări formularul ”Date privind identificarea prestaţiei” - în cazul prezentării de mandate a căror valoare depăşeşte sumele prevăzute de instrucţiuni. Primește formularele(Mandat, AR,” Date privind identificarea prestaţiei”), semnândule după verificarea datelor înscrise de client. Detaşează cuponul mandatului şi pregătește suma de plată și predă către destinatar a cuponul şi banii, prin numerar. Identifică mandatele care urmează a fi înapoiate(destinatar necunoscut, expirat termen de păstrare) şi înscrie pe mandate litera I şi a denumirii oficiului poştal de care aparţine expeditorul, după anularea în cruciş a adresei destinatarului. Identifică mandatele care urmează a fi reexpediate şi înscrie pe aceste mandate litera R şi noua adresă, după anularea vechii adrese cu linii orizontale. Înscrie în condica f.55 specială mandatele de înapoiat sau reexpediat, obţinând de la diriginte sau împuternicitul aestuia aprobrea de înapoiere sau reexpediere. Întocmește o adresă de înaintare adresată oficiului de prezentare căruia se reexpediază mandatele, pentru a lua notă de acest lucru în registrul MAN la poziţia respectivă. Introduce adresa de înaintare într-un plic şi predă plicul în vederea expedierii, înscriind mandatele achitate în situaţia f.10 prin intermediul aplicaţiei informatice „E-post/E-mandat”.

24

Achitarea mandatelor adresate titularilor de cont Se efectuează numai de către oficiile poştale abilitate, iar oficiantul are următoarele atribuţii Primește sacul cu mandate banca, deschide sacul şi stampilează pe verso cu ştampila de zi trimiterile mandatelor poştale la locul indicat de formular. Predă toate mandatele sosite la Diriginte sau Înlocuitor Verificarea valabilităţi mandatelor, semnarea în rubrica „a se achita” pentru mandatele bune de plată. Reţine de la achitare mandatele care nu respecta condiţiile de admitere conform normelor de lucru în vigoare și întocmește actele de neregulă BV sau PV după caz şi și înscrie în condica f.13. Expediază primele exemplare din actele de neregulă întocmite prin trimiteri de serviciu şi actează la nivelul oficiului ultimul exemplar. Întocmește cererile de relaţii pentru mandatele reţinute de la achitare și înregistrează cererile de relaţii în condica de evidentă. Transmite cererile de relaţii ca e-posturi de serviciu și primește răspunsurile de la cererile de relaţii, prin e-posturi de serviciu. Confruntă răspunsul la cererile de relaţii cu datele de pe mandat şi i-a decizia de a achita sau nu mandatul. Verifică mandatele întârziate în condica de evidență a mandatelor pe bază de proces verbal (f.56) şi dacă mandatul respectiv se găseşte înscris, se anulează la achitare, motivânduse în acest sens, iar dacă nu se găsesc notari în f.56, de înscrie menţiunea” A se achita” pe verso-ul mandatului. Întocmește actele de neregulă pentru mandatele anulate şi înregistrate în f.13. și expediază prin trimitere de serviciu actele de nereguli întocmit împreună cu mandatul anulat în cazul în care acesta a fost achitat de oficiul de achitare sau de prezentare înscriinduse pe mandat numărul din situaţia f.10, iar dacă conturile au fost expediate acesta se va înainta la DSF. Reţine de la achitare mandatele cu valori mai mari decât cele prevăzute de instrucţiuni, pentru care solicită(prin trimitere e-post de serviciu) de la oficiul de prezentare pentru suma respectivă, notează pe verso-ul mandatului datele obţinute și semnează la rubrica” A se achita”. Primește mandatele destinate titularilor de cont care îndeplinesc condiţiile de achitare și adiţionează sumele înscrise pe mandate.

25

Comunică către DRP-ul tutelar suma rezultată prin adiţionare, solicitând confirmarea existenţei necesarului de disponibil în contul DRP pentru acoperirea tuturor achitărilor. Prelucrează pentru achitare în banca numai mandatele a căror sumă rezultată din adiţionare corespunde disponibilului de numerar din cont – în cazul în care disponibilul din contul DRP nu este suficient restul mandatelor urmând a fii achitate a doua zi. Cartează mandatele pe bănci/judeţe și beneficiari/conturi și detaşează cupoanele de pe corpul mandatelor. Adiţionează sumele de pe cupoane şi introduce cupoanele în plic pentru fiecare număr de cont, împreună cu banda totalizatoare și înscrie pe plic următoarele date: -

denumirea completă a beneficiarului;

-

numărul de cont;

-

numărul de mandate (bucăţi);

-

valoarea totală a lor;

-

numărul dispoziţiei de plată borderou f.25 în care urmează să fie înscrise mandatele; Emite informatizat dispoziţia de plată a borderou f.25 pentru fiecare bancă sau filiala

plătitoare (inclusiv Trezorerie), pentru mandatele prevăzute a se înregistra bucată cu bucată, conţinând toate datele de plată solicitate a se înscrie pe ordinele de plata: -

denumirea şi contul IBAN al beneficiarului;

-

codul fiscal/codul unic de înregistrare al beneficiarului;

-

denumirea/numele expeditorului;

-

codul fiscal/codul unic de înregistrare al expeditorului;

-

codul obligaţiei bugetare;

-

caloare mandatului;

-

data de prezentare a mandatului; Emite informatizat dispoziţia de plată a borderoului f.25 pentru celelalte mandate care

nu necesită înregistrarea bucată cu bucată, prin cumularea mandatelor pe fiecare cont IBAN, înscriind: -

denumirea şi contul IBAN al beneficiarului;

-

codul fiscal/codul unic de înregistrare al beneficiarului;

-

numărul de mandate;

-

valoarea totală a mandatelor; Totalizează separat fiecare pagină, iar când dispoziţia de plată borderou are mai multe

pagini, recapitulează toate paginile ca numerar mandate şi valoare pe ultima pagină şi o totalizează pe acesta.

26

Înscrie totalul general obţinut din cifre şi litere atât pentru prima cât şi pentru ultima filă a dispoziţiei de plată borderou f.25 la care anexează banda totalizatoare. Emite formularul M4 de control pentru fiecare filiala bancară şi cont bugetar şi verifică concordanța, pentru fiecare beneficiar în parte, intre numărul de bucăţi şi valoarea înscrisă pe M4 şi pe plicurile cu cupoanele mandatelor. Întocmitorul semnează dispoziţia de plată borderou f.25, înscriind în clar numele oficiantului și predă întrega documentaţie(dispoziţii de plată borderou f.25, banda totalizatoare) dirigintelui oficiului sau înlocuitorului acestuia. Dirigintele verifică concordanța dintre totalul dispoziţiilor de plată borderou f.25 şi totalul stabilit iniţial pe banda totalizatoare a mandatelor sosite pentru achitare în bancă. Listează, semnează dispoziţii de plată – borderou f.25 şi aplică sigiliul cu sigla RO. Transmite dispoziţii de plată borderou f.25, imediat după întocmire şi perfectare, către Serviciul Financiar din cadrul DRP-ului tutelar, pe cale: -

informatică;

-

poştală, conform normelor în vigoare – a celor două exemplare din dispoziţia de plată borderou f.25 perfectate conform instrucţiunilor în vigoare. Transmite plicurile cu cupoanele aferente mandatelor către beneficiarii sumelor, la

sucursala/filiala bancară unde este deschis contul beneficiarului: -

pe cale poştală – conform normelor în vigoare;

-

prin salariat desemnat. Verifică semnăturile autorizate de pe borderourile f.25 primite pe cale poştală și

vizualizează dispoziţiile de plată – borderou f.25 transmise prin aplicaţia informatică şi confruntă informaţiile cu cele înscrise în dispoziţia de plată – borderou f.25 primită pe cale poştală. Generează fişierele cu ordinele de plată și înscrie numărul ordinului de plată emis pentru fiecare poziţie din borderoul f.25, în funcţie de bancă la care este deschis contul DRP din care urmează să se efectueze plata. Transmite electronic fişierele cu ordine de plată prin intermediul aplicaţiei multicash ale băncilor care au realizat interfaţă cu aplicaţia mandate-bancă și listează ordinele de plată într-un exemplar şi verifică dispoziţiile de plată-borderou f.25. Virează sumele din cont și verifică valorea platilor efectuate apărute zilnic în extrasele de cont, cu totalul dispoziţiilor de plată borderou f.25. Primește extrasul de cont şi a cupoanelor mandatelor respinse prin aplicaţia „multicash” datorită codurilor IBAN necorespunzătoare.

27

Transmite către oficiul poştal abilitat, pe cale poştală conform normelor în vigoare, la data primirii extrasului de cont a unei copii din dispoziţiile de plată borderou f.25 având înscrise sub semnătura şi stampila, numărul şi data extrasului de cont în care s-a efectuat plata, cu menţionarea poziţiilor respinse prin aplicaţia „multicash” datorită conturilor IBAN necorespunzătoare. Întocmeșt, semnează şi stampilează situaţiile cu mandatele respinse ulterior de către băncile beneficiarilor, în care se vor înscrie -

nr. mandat;

-

data şi subunitatea de prezentare;

-

valoare;

-

motivul respingerii;

-

nume expeditor;

-

numărul dispoziţiei de plată borderou f.25. Transmite către oficiul poştal abilitat pe cale poştală, conform normelor în vigoare,

situaţia cu mandatele respinse ulterior, la care s-au ataşat în prealabil şi cupoanele mandatelor aferente. Actează dispoziţiile de plată-borderou f.25 ataşate la extrasele de cont corespunzătoare și are în vedere primirea -

unei copii din dispoziţiile de plată-borderou f.25 având înscrise sub semnătura şi stampila, numărul şi data extrasului de cont în care s-a efectuat plata, cu menţionarea poziţiilor

respinse

prin

aplicaţia

„multicash”

datorită

conturilor

IBAN

necorespunzătoare, împreună cu cupoanele mandatelor respinse prin aplicaţia „multicash” datorită codurilor IBAN necorespunzătoare; -

situaţiei cu mandatele respinse ulterior, împreună cu cupoanele mandatelor aferente. Recuperează cupoanele respinse de la banca destinatarului, în cazul i care acestea nu

au sosit ataşate la dispoziţia de plată-borderou f.25/situaţie și întocmește duplicate pentru cupoanelor care nu au putut fi recuperate, în vederea înapoierii la expeditor. Confruntă totalurile mandatelor din fiecare dispoziţie de plată-borderou f.25, inclusiv după banda adiţionată, cu totalurile confirmate sau modificate și împerechează cupoanele mandatelor respinse la plată cu mandatul respectiv, înscriind pe fiecare motivul neachitării în vederea înapoierii către expeditor. Semnează şi aplică stampila „Aprob înapoierea” pe mandatele neachitate şi le înregistrează în condica f.55 specială.

28

Stampilează mandatele achitate pe verso cu ştampila de zi şi le cartează pe luni de prezentare înregistrând bucată cu bucata mandatele achitare, care au fost cartate pe luni de prezentate astfel: -

cu numărul de mandat;

-

cu numărul sigiliului control mandate;

-

cu valoarea mandatului. Listează în dublu exemplar situaţia mandatelor achitate pe luni de prezentare, numai

după ce s-a primit de la DRP- Serviciul Financiar - Trezorerie inclusiv situaţia mandatelor respinse ulterior. Certifică ultima filă a fiecărei acte f.10, a totalurilor generale a actelor din luna precedentă, prin aplicarea semnăturilor de „Întocmit”, „Casier”, „Diriginte”. Întocmește actele separate de f.10 original şi copie, pe luni de prezentare și înscrie numărul şi valoarea mandatelor achitate prin banca în decontul bănesc al zilei respective. Întocmește EC-urile pentru mandatele achitate având aceasta indicaţie și le predă împreună cu documentele în anexa pentru verificare şi semnare. Transmite informatic Scopurile, completează AR-urile cu date de achitare, le ștampilează și înscrie AR-urile în condica f.20 şi face predarea acestora la biroul de închideredeschidere pe bază de semnătură. Întocmește în dublu exemplar, semnează raportul de serviciu și formează pachetele de mandate achitate pe luni de prezentare, certificarea, etichetarea, legarea şi sigilarea lor. Întocmește raportu lunar de serviciu în două exemplare, ambalează mandatele şi situația f.10 pe luni de prezentare și întocmește buletinul de expediţie pentru fiecare colet care se expediază prin ghişeul de mesagerie al oficiului. Expediază coletele cu conținuturi prin ghişeul de mesagerie la OJP sau OJS- Control Ulterior și actează la nivelul oficiului copia raportului de serviciu.

4.6. Trimiterea la păstrare Oficiantul are următoarele atribuţii: Aplică stampila „Pentru păstrare” pe mandatele cu termenul de păstrare expirat, Înregistrează în borderoul mandatelor bucată cu bucata în două exemplare și obține aprobarea de a se înaintare pentru păstrare. Introduce originalul borderoului şi mandatelor în plic şi le expediează la D.S.F și anexează copia în borderoul f.55 special.

29

Face menționarea trimiterilor expediate la păstrare pe triplicatul facturii MAN, întocmește şi expediază adresa de înştiinţare pentru oficiul de prezentare.

4.7. Încheierea şi expedierea conturilor La încheierea şi expedierea conturilor oficiantul are următoarele atribuţii: Certifică pe ultima filă a situaţiei f.10 numărul şi valoarea acesteia la sfârşitul lunii, întocmeşte actele separate de f.10 original şi copie, pe luni de prezentare în dublu exemplar şi semnează raportul de serviciu. Formează pachetele de mandate achitate pe luni de prezentare, certifică, etichetează, leagă şi sigilează pachetele. Întocmeşte raportul lunar de serviciu în două exemplare, ambalează mandatele şi întocmeşte situaţia f.10 pe luni de prezentare şi buletinul de expediţie pentru fiecare colet care se expediază prin ghişeul de mesagerie al oficiului. Expediază coletele cu conturi prin ghişeul de mesagerie OJP/OZS- Control ulterior şi actează la nivelul oficiului copia raportului de serviciu.

4.8. Încheierea programului de lucru La încheierea programului de lucru oficiantul îndeplineşte următoarele situaţii: Verifică integritatea panourilor şi afişelor cu materiale publicitare destinate serviciului, asigură în fişete tarifele de taxe, nomenclaturi, instrucţiuni de lucru, dosare cu circulare noi, rechizite, imprimate şi registre facturi de numerar şi instrumente şi tot o dată asigura tehnica de calcul. Închide stampila de zi în fişet şi predă la casierie sigiliul de control mandate, aplicând şi înscriind în registrul F.5: data, ora, numele în clar şi semnătura. Închide şi verifică stărea de securitate a sertarelor, lăzilor, casetelor şi fişetelor, dezbracă uniforma de lucru şi semneză condica de prezenţa la plecare.

30

BIBLIOGRAFIE

1)

Valentina Capota, „Exploatarea serviciilor poştale” ~ Manual pentru clasa a XI a,

Editura Akademos Art, Bucuresti, 2007. 2)

Compania Naţională „Poşta Română” S. A. – Procesul tehnologic privind operaţiunile

de prezentare şi distribuire a trimiterilor postei de scrisori prin intermediul subunităților informatizate 3)

Compania Naţională „Poşta Română” S. A. – Instrucţiuni privind executarea

serviciului de mandate 4)

Compania Naţională „Poşta Română” S. A. – Procesul tehnologic privind operaţiunile de

prezentare şi achitare a mandatelor poştale interne prin intermediul subunitaţiolr informatizate 5) Internet: www.posta-romana.ro 6) Legislaţia poştala: Ordonanţa de guvern nr 31/2002

31

ANEXE

ANEXA 1 MANDAT POSTAL PENTRU PERSOANE FIZICE

32

ANEXA 2 MANDAT POSTAL PENTRU PERSOANE JURIDICE

33

ANEXA 3

34

ANEXA 4 BULETINUL DE EXPEDITIE

35