Cuadro Comparativo Conceptos Del Proceso Administrativo

UNIDAD 1. EMPRESAS Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS. CUADRO COMPARATIVO. ELEMENTOS

PLANEACIÓN El estudio y selección de alternativas sobre pronósticos de operaciones futuras. Fijación del curso concreto al cual se ha de seguir, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de CONCEPTOS operación para realizarlo, y la determinación del tiempo y números para su realización.

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PRINCIPIOS

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Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable. Objetividad y cuantificación: Debe basarse en datos reales Flexibilidad: Establecer márgenes de holgura que permitan afrontar imprevistos. Unidad: Todo debe estar integrado a un plan general.

ORGANIZACIÓN La división lógica, óptima y ordenada de trabajos y responsabilidades, para alcanzar los pronósticos definidos por la planeación (Autor, año). Ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del gripo social.

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OBJETIVO: Se deben tener relación con los objetivos y propósitos de la empresa. ESPECIALIZACIÓN: Limitación de una persona en una sola actividad. (Eficiencia y destreza.) JERARQUÍA: Centros de autoridad donde emane la comunicación para lograr los planes.

DIRECCIÓN La responsabilidad absoluta sobre la coordinación de recursos humanos y de capital de una empresa, para satisfacer en forma óptima al cliente, al accionista y al personal que la integra, en forma continua y perdurable. Etapa del proceso administrativo, también llamado ejecución, comando o liderazgo, (al dirigir es cuando se ejercen más representativamente las funciones administrativas, de manera que todos los dirigentes pueden considerarse administradores.)  COORDINACIÓN DE INTERÉS: eficiencia en tanto se encamine hacia los logros de los objetivos de la empresa.  IMPERSONALIDAD DE MANDO: Se refiere a la autoridad y su ejercicio (el mando), surge como necesidad de organización.  SUPERVISIÓN DIRECTA: Apoyo y comunicación que debe proporcionar el

CONTROL Establecimiento de sistemas que permitan detectar errores, desviaciones, causas y soluciones, de una manera expedita y económica.

EQUILIBRIO: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. DE LOS OBJETIVOS: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.

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Cambio de estrategias: La empresa deberá cambiar su curso de acción a través de los años.

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PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: a cada grado de responsabilidad le corresponde un grado de autoridad. UNIDAD DE MANDO: Determinar un centro de autoridad y decisión para cada función. DIFUSIÓN: deberán ser publicadas la obligaciones de cada puesto que cubre responsabilidad y autoridad AMPLITUD O TOMA DE CONTROL: Límite en cuanto al número de subordinados que deberán reportar a un ejecutivo. COORDINACIÓN: Las unidades dela organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. CONTINUIDAD: La organización requiere mejorarse, mantenerse dependiendo las condiciones del medio.

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dirigente a sus subordinados. VÍA JERÁRQUICA: importancia de respetar la comunicación establecida por la organización formal. RESOLUCIÓN DEL CONFLICTO: indica la necesidad de resolver conflictos que surjan durante la gestión administrativa. APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO: Ver el lado positivo del conflicto, ya que ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

DE LA OPORTUNIDAD: El control, para que sea eficaz, ser oportuno, es decir, debe de aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. DE LAS DESVIACIONES: Todas las variaciones o desviaciones que se presenta en relación con los planes deben de ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

COSTEABILIDAD: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. DE EXCEPCIÓN: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo

DE LA FUNCIÓN CONTROLADA: La función controladora por ningún motivo de comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. 

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 ETAPAS

Políticas: Criterios y  DIVISIÓN DEL TRABAJO: lineamientos generales Separación y delimitación de que hay que observar en las actividades (Mayor la toma de decisiones. precisión, eficiencia, mínimo esfuerzo.) Presupuesto: Esquema 1. Jerarquización: disposición de escrito de tipo general y/o una organización por orden de especifico que determina rango, grado o importancia. por anticipado en términos cuantitativos 2. Departamentalización: División y agrupación de las funciones y (Monetarios) actividades en unidades con base Pronósticos. a su similitud. 2.1. Secuencia de la departamentalización: 2.1.1. Listar funciones de empresa 2.1.2. Agruparlas en orden jerárquico. 2.1.3. Clasificarlas 2.1.4. Asignar actividades a cada uno de los departamentos.

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TOMA DE DECISIONES: es la elección de un curso de decisión entre varias alternativas.  Definir el problema  Analizar el problema  Evaluar las alternativas  Elegir entre alternativas  Aplicar la decisión INTEGRACIÓN:  El hombre adecuado para el puesto adecuado: Los hombres que desarrollen una función, deberán cumplir los requisitos para desempeñarlo.  Provisión de elementos necesarios: Cada personal deberá

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ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES: Un estándar es una unidad de medida que sirve como modelo ó patrón sobre el cual se efectúa el control.  Rendimiento de beneficios: Es la utilidad que obtenemos de comparar ésta con la inversión de capital necesaria para llevar a cabo el proceso productivo.  Posición en el mercado: Estándares que se utilizan para determinar la aceptación de algún producto lanzado al mercado, en base al proceso de

2.1.5. Especificar la relación de autoridad, responsabilidad y obligaciones. 2.1.6. Establecer líneas de comunicación e interacción. 2.2. Tipos de departamentalización: De acuerdo con la situación específica de cada empresa. 2.2.1. Funcional: Agrupación de actividades analógicas según su función primordial. 2.2.2. Por productos: Dedicada a la fabricación de diversas líneas de productos. 2.2.3. Geográfica: Sectores alejados físicamente (División de una empresa en zonas regionales) 2.2.4. Clientes: Interés primordial es servir a los distintos compradores. 2.2.5. Por procesos o equipos: El proceso o equipo sirve para crear unidades departamentales (Tornos, Fresadoras. etc)

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contar con los elementos necesarios para hacer frente a las necesidades del puesto. La importancia de la introducción adecuada: indica que al ingresar una persona a una empresa, de él dependerá su adaptación al ambiente de la empresa.

Motivación: Conducir o mover a la acción. Comunicación: Proceso por el cual se transmite y se recibe información en un grupo social. Liderazgo supervisión: vigilar o guiar a los subordinados de tal forma que realicen adecuadamente sus actividades.

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comercialización para tal efecto. Productividad: Se aplica tanto en el área de producción como en todas las áreas que conforman la empresa, se obtiene en base al estándar horas-máquina, horas-hombre. Calidad del producto: Se establece para verificar la superioridad referente a la calidad de nuestro producto en comparación con la competencia. Desarrollo del personal: Estándar enfocado al elemento humano, concerniente a su desenvolvimiento en la empresa, en base a los programas de desarrollo.

2.2.6. Secuencial: Empresas que trabajan por turnos, sin interrupción. 3. Descripción de actividades funciones y obligaciones: Consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades para llevar a cabo un trabajo.  COORDINACIÓN: Nace de la necesidad de sintonizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea.

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Evaluación de la actuación: Determina los límites de productividad del elemento humano en la empresa. MEDICIÓN DE RESULTADOS: Como su nombre lo indica, en ésta etapa se van a medir los resultados contra lo ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los estándares. CORRECCIÓN: Los controles tienden a conducir a la acción correctiva, cuando detectamos fallas, debemos verificar donde está el mal, cómo sucedió, quien es el responsable y así tomar las medidas de corrección pertinentes. RETROALIMENTACIÓN: Es el proceso mediante el cual, la información que se obtiene en el control se

ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. 

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Métodos cuantitativos: Investigación operaciones

de

Técnicas de ingeniería económica:   

Valor presente Análisis de recuperación Tasa interna de retorno

TÉCNICAS 

Métodos Cualitativos:       

Delfos Tormenta de ideas Técnicas de juego Grupos T Puntos fuertes y puntos débiles Oportunidades riesgo y medios Cadena de fines y medios.

ORGANIGRAMAS: Son representaciones graficas de la estructura formal de una organización. Existen tres formas para su representación, vertical, horizontal, circular y mixto. Estos a su vez se clasifican en:  Por su objetivo:  Estructurales: Muestran estructura administrativa de la empresa.  Funcionales: Unidades, relaciones y funciones de departamentos.  Especiales: destacados por alguna característica.  Por su área:  Generales: Representan toda la organización.

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Sistemas de información: comprende todos aquellos medios por el cual el administrador envía información y datos. Control de recursos humanos: su función es evaluar la eficacia en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal. Control de finanzas: proporciona información de la situación financiera de la empresa. Control de mercadotecnia: se refiere a al evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor.

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN:  Contabilidad  Auditoria: Financiera y Administrativa  Presupuestos  Informes  Formas  Archivos memorias GRAFICAS DIAGRAMAS  proceso, procedimientos, Gantt, etc. ESTUDIO DE MÉTODOS  Tiempos y movimientos estándares MÉTODOS CUANTITATIVOS  Redes  Modelos matemáticos  Investigaciones de operaciones  Estadística  Cálculos probabilísticos

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Departamentales: representan la organización de un departamento o sección. Por su contenido:  Esquemáticos: Contiene los órganos principales.  Analítico: Más detallados y técnicos.

MANUALES: Información acerca de la organización de la empresa. De acuerdo su contenido pueden ser de políticas, departamentales, bienvenida, organización, procedimientos, técnicas y puestos.  Formato e índice de manuales: Su contenido se divide de acuerdo a una clasificación primaria del tema, índice, objetivos, fecha de emisión y vigencia, nombre de la

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Programación dinámica  REPORTES E INFORMES: Existen múltiples tipos de reportaje e informes; básicamente pueden clasificarse en: 

Informes de control que se utiliza para el control directo de las operaciones.  Reportes de información que presentan datos mas extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes. 1.-Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones. 2.-Concentración sobre las excepciones. Debe revelar indicadores importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes. 3.- Claridad y concisión. Los informes muy largos, detallados y genéricos, originan confusión y desatención por parte de quien los recibe. Informes de las operaciones:

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persona quien elaboro el manual, instrucciones, redacción clara concisa, clara, complementarse con graficas Manuales de organización: detalles más importantes de la organización. Contienen objetivos generales, políticas generales, glosario de términos administrativos, nombres de área o departamentos, procedimiento de organización, responsabilidades, funciones, cartas de organización, descripción de puestos y actividades, instrucción, objetivos del manual e historia de la empresa. Manuales departamentales: Objetivos generales de la empresa, políticas y normas generales, carta de organización general, reclamación de

Informes de control: Usados para el control directo de las operaciones Reportes de información. Utilizados para planeación y determinación de normas. Informes sobre la apreciación de renglones: Informes de actividad individual. Coincidiendo el renglón y la responsabilidad. Informes de actividad conjunta: Renglones bajo responsabilidad conjunta. Informes estáticos. Limitaos a un análisis de la fortaleza financiera y de la estructura con la fecha dad. Informes dinámicos: Informes de control financiero. Miden la condición financiera real contra la condición planeada. Informes de cambio y de condición financiera. Resumen y analizan

aspectos de coordinación, descripción de puestos, grafica de procesos. 

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DIAGRAMAS DE FLUJO: Representa simbólica y gráficamente la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades.  Importancia: Registran y transmiten sin distorsiones, sintetizan las actividades, informa y controla el cumplimiento de las actividades, fomenta la comunicación formal entre los empleados, elimina el retraso de actividades.  Tipos de diagramas: Lineales o verticales, representa las actividades de arriba hacia abajo. DIAGRAMAS DE PROCESO: Representación gráfica que muestra la sucesión de pasos en que consta un procedimiento.

cambios en la condición financiera durante un periodo dado. 4.-Complementarse con presentaciones graficas, audio visuales y verbales. 5.- Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente 6.- Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea necesario contar con información oportuna y periódica. 7.-Evaluacion de la información. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información.  FORMAS Son elementos indispensables para la transmisión y registro de datos relativos las actividades que se desarrollan en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan de las empresas que van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una póliza de contabilidad.

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FORMAS: Información formal de los que acontece en una empresa. CARTA DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO: Técnica que sirve para analizar los puestos de trabajo de un departamento o sección para mejorar la estructura.

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Facilitan la transmisión de información a la vez que sirven para registrar adecuadamente las operaciones. Al diseñar las formas es conveniente observar los siguientes lineamentos: Aprovechamiento adecuado de los espacios Claridad y concisión Uniformidad de diseño Diseñar un diagrama de control de formas Diseñar un catalogo de formas Diseñar solo las necesarias (evitar papeleo excesivo) Asegurarse de que los asuntos y las actividades importantes se registren adecuadamente Que el costo de su implantación se justifique Control interno Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son: La obtención de información La protección de los activos de la empresa.