Gokoan - Tema 2.11

Auxiliar Administrativo del Estado. Bloque 2

Tema 2.11 Correo electrónico: conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones.

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL ESTADO Tema 2.11. Bloque 2 © 2020 GoKoan Education S.L. Todos los derechos reservados Se autoriza el uso exclusivo de este documento a Miriam Ramírez Martín - [email protected] Versión de PDF 2.3 Ni la totalidad ni parte de esta obra puede reproducirse, alterarse, modificarse o transmitirse por ningún procedimiento electrónico o mecánico, incluyendo fotocopia, grabación magnética o cualquier tipo de almacenamiento de información o sistema de recuperación sin autorización de GoKoan. Se autoriza el acceso, visualización y consulta de esta obra exclusivamente al adquirente de la misma para su uso estrictamente personal. Queda expresamente prohibido el uso del ejemplar por cualquier tercero no autorizado por GoKoan, así como cualquier utilización del contenido con fines comerciales por parte del adquiriente o un tercero sin la expresa autorización de GoKoan, lo cual incluye especialmente cualquier reproducción, modificación, copia, explotación, distribución, comunicación pública, transmisión, envío, reutilización, publicación, tratamiento o cualquier otra utilización o fijación total o parcial, en cualquier modo, medio o formato actualmente conocido o que se invente en el futuro, bien desde el original o desde una copia autorizada, sea la fijación provisional o permanente para alguna de las finalidades aquí previstas y que, en definitiva, sean contrarias a las normas en materia de derechos exclusivos de explotación correspondientes a GoKoan en materia de Propiedad Intelectual, siendo perseguibles de conformidad con lo previsto en la legislación vigente. GoKoan y los autores participantes en la obra no aceptarán responsabilidades por las posibles consecuencias ocasionadas a las personas naturales o jurídicas que actúen o dejen de actuar como resultado de alguna información contenida en esta publicación, sin una consulta profesional previa. En caso de erratas y actualizaciones, GoKoan podrá publicar la pertinente corrección o actualización.

Índice de contenidos . . .CONCEPTOS . . . . . . . . . . . . .ELEMENTALES . . . . . . . . . . . . . . .Y. FUNCIONAMIENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. . . . . . . . . . . . . . . 1. .1.1. . . . Correo . . . . . . . electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. . . . . . . . . . . . . . . . . .EL . . .ENTORNO . . . . . . . . . .DE . . . TRABAJO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. . . . . . . . . . . . . . . 2. .2.1. . . . Partes . . . . . . .y. funciones . . . . . . . . . . del . . . .gestor . . . . . .del . . . correo . . . . . . .electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. . . . . . . . . . . . . . . . . .ENVIAR, . . . . . . . . RECIBIR, . . . . . . . . . RESPONDER . . . . . . . . . . . . . Y. .REENVIAR . . . . . . . . . . .MENSAJES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8. . . . . . . . . . . . . . . 3. .3.1. . . . Creación, . . . . . . . . . .redacción .........y . . envío . . . . . .de . . .mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8. . . . . . . . . . . . . . . .3.2. . . . Leer . . . . .un . . .correo . . . . . . electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9. . . . . . . . . . . . . . . .3.3. . . . Respuesta . . . . . . . . . . .del . . .correo . . . . . . .electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 ................ . . .REGLAS . . . . . . . . DE . . . .MENSAJE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 ................ 4. . . . . Impresión . . . . . . . . . . de . . .correos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 ................ 4.1. .4.2. . . . Filtrado . . . . . . . .de . . .mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 ................ .4.3. . . . Creación . . . . . . . . . de . . .reglas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 ................ . . .LIBRETA . . . . . . . . .DE . . .DIRECCIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 ................ 5. .5.1. . . . Agregar . . . . . . . . contactos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 ................ . . .PERSONALIZACIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Y. .USO . . . . .DE . . .PIES . . . . .DE . . . FIRMA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 ................ 6.

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Tema 2.11

CONCEPTOS ELEMENTALES Y FUNCIONAMIENTO

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Empezaremos en primer lugar, para poder situar el tema, con la definición de algunos términos que nos serán de utilidad a la hora de estudiar este tema. Correo electrónico o email

Nos referimos en este caso a la mensajería que podemos enviar y recibir de otra persona a través de la red de Internet.

CC

Este término se refiere a "copia". Con esta función podemos enviar el correo electrónico con copia a otro destinatario.

CCO

Con esta abreviatura nos referimos a "copia oculta". Esta función nos sirve para enviar el correo electrónico con copia oculta a otro destinatario.

POP3

Protocolo para recibir mensajería a través del correo electrónico.

SMTP

Protocolo para enviar mensajería a través del correo electrónico.

Emoticonos SPAM Adjuntar (Attach)

Son útiles para poder mostrar de una manera más sencilla y gráfica lo que queremos expresar en los correos electrónicos. Término para referirnos al correo no deseado. Función útil para adjuntar archivos y enviarlos a otro usuario.

1.1. Correo electrónico Aquí veremos el funcionamiento del correo electrónico. Empezaremos explicando el proceso que hay que seguir para enviar un correo electrónico: Primero deberemos centrarnos en el mensaje que queremos enviar a través del correo electrónico. Es imprescindible la dirección del destinatario al que queremos remitir el mensaje, el concepto o asunto, que servirá de guía al receptor para saber de qué trata el mensaje que le enviamos, y el cuerpo del mensaje, que es el contenido con lo que queremos enviar. Si queremos enviar una copia del mensaje, cabe destacar que podemos hacer servir la función "CC" o "CCO" si queremos que la copia sea oculta. El protocolo para enviar correos electrónicos es el SMTP, por tanto el mensaje se tramitará mediante este servidor. Este protocolo es la forma de comunicar nodos entre sí, utilizando un mismo lenguaje para evitar la incompatibilidad entre los mismos. Después de haber localizado el destino, el servidor POP3, es el encargado de que el correo electrónico llegue al destinatario que hemos indicado. Generalmente, los correos electrónicos se remitirán y recibirán mediante un gestor de correos, que es el que nos va a permitir hacer algunas funciones como guardar los mensajes, ordenarlos y buscarlos. También podremos configurar varias cuentas de correo electrónicos, revisarlas, contestarlos y otras funciones relacionadas, sin necesidad de acceder a la web de cada una de nuestras cuentas de correo electrónico. Este gestor tiene la finalidad de facilitar nuestra relación con el correo electrónico, ya que al permitir configurar nuestras cuentas de correo en un único programa, sin tener que ir a cada una de sus webs para revisarlos o enviarlos, ni tendremos que poner cada contraseña en cada una de las mismas. Así podremos funcionar de una manera más eficaz y sencilla. Es importante tener en cuenta que para enviar correos electrónicos es imprescindible saber la dirección, que constará de tres elementos: El nombre: Es el nombre que utiliza el destinatario dentro de su dominio o sistema para poder ser reconocido.

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1. Conceptos elementales y funcionamiento

Tema 2.11

@: Este símbolo lo encontraremos también en todas las direcciones de correo electrónico. Es útil para indicar que la dirección corresponde a un correo electrónico. Dominio: Se refiere al nombre del servidor donde pertenece la cuenta de correo electrónico. El correo electrónico tendrá la siguiente estructura: [email protected]

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2. El entorno de trabajo

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Tema 2.11

EL ENTORNO DE TRABAJO

En este apartado nos vamos a ocupar del entorno de trabajo. Es importante saber que tenemos a nuestra disposición multitud de gestores de correo electrónico que nos van a facilitar la interactuación con el mismo. Va a ser mucho más sencillo desarrollar tareas como organizar correos, algo que va a hacer nuestra tarea mucho más cómoda. Destacamos aquí el gestor de correos electrónicos más común en el entorno de trabajo, que es el Outlook, que es el programa de organización ofimática y cliente de correo electrónico que viene integrado en e0l paquete Office. Por esa razón, este es el gestor que tomaremos para explicar el funcionamiento del mismo, observaremos las distintas opciones de funcionamiento.

2.1. Partes y funciones del gestor del correo electrónico A continuación vamos a ocuparnos de las diversas partes y funciones que podemos identificar en el gestor de correo electrónico "Outlook", que tienen por finalidad hacer más sencilla y eficaz nuestra relación con el mismo. Podemos encontrar las siguientes partes: Ventanas Aquí podemos ver la ventana de arranque del gestor de correo electrónico.

Panel de Exploración En este apartado vamos a poder ver la parte del programa en la que se encuentra en ese momento. Aquí podemos ver y cambiar de apartado, encontrando "correo", "calendario" y "tareas". En el apartado correo encontramos los mensajes de correo electrónicos ordenados en diferentes carpetas, diferenciando entre mensajes enviados y mensajes recibidos.

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2. El entorno de trabajo

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Barras de Título y Herramientas En este apartado podemos ver de manera sencilla y gráfica en qué apartado estamos trabajando, además de situar herramientas de gestión relativas al correo electrónico. Barra de Información En la barra de información podemos consultar qué acciones se están llevando a cabo en ese momento.

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3. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes

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Tema 2.11

ENVIAR, RECIBIR, RESPONDER Y REENVIAR MENSAJES

Seguidamente, nos vamos a ocupar de las diferentes opciones que podemos encontrar en el gestor de correo electrónico. De manera más concreta, vamos a abordar cómo podemos enviar, recibir, responder y reenviar mensajes de correo electrónico.

3.1. Creación, redacción y envío de mensajes Es importante saber cómo poder redactar y enviar mensajes a través del correo electrónico. Para ello vamos a tomar, como antes, el gestor de correo electrónico Outlook como referencia para la siguiente explicación. Para la redacción y envío de mensajes en el gestor de correo electrónico Outlook, en primer lugar vamos a seleccionar el apartado "Nuevo correo electronico" que se encuentra en la pestaña "Inicio" de la parte superior de la ventana de Outlook. Esta opción nos va a remitir a una pantalla en la que vamos a poder redactar el mensaje que queremos enviar.

En esta pantalla podemos identificar varios apartados importantes. Para...: En este apartado vamos a escribir la dirección de correo electrónico a la que queremos remitir nuestro mensaje. CC: Esta función se utiliza en los casos en los que queramos enviar copia de nuestro correo a otro destinatario. Por tanto, en este campo deberemos indicar la dirección del destinatario de la copia. CCO: La diferencia con la función explicada hace un momento, en este caso la copia será oculta. Asunto: Este apartado está pensado para hacer más fácil al receptor saber de qué va a tratar el cuerpo del mensaje. Debemos tener en cuenta que cabe la posibilidad de que si no ponemos nada en el concepto "Asunto", nuestro mensaje puede ser remitido a la bandeja de correo no deseado.

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3. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes

Tema 2.11

El cuerpo del correo electrónico es donde se debe contener el grueso del mensaje. En este apartado podemos redactar el mensaje que deseamos que llegue al receptor. Al redactar el mensaje, tenemos la opción de cambiar el formato del mismo. Otra de las opciones importantes a tener en cuenta en el momento de la redacción del correo electrónico es la de adjuntar los distintos archivos que queremos que el receptor acceda. 1. En un nuevo mensaje, una respuesta o en un mensaje enviado, si queremos adjuntar un archivo, deberemos seleccionar la opción Adjuntar archivo que se encuentra en el apartado "Incluir" de la pestaña "Mensaje". 2. Seleccionaremos el archivo de una de la siguientes ubicaciones: 1. Elementos recientes. Donde encontraremos los doce archivos más recientes que hayamos trabajado. Estos pueden estar o bien en el equipo, en OneDrive, SharePoint u otra biblioteca de documentos online. Simplemente deberemos seleccionar el archivo que queramos adjuntar. 2. Explorar sitios web. Estas incluyen OneDrive, sitios de SharePoint u otras como una biblioteca de documentos del grupo a la que hemos tenido acceso antes. Seleccionamos una de las ubicaciones, y se nos abrirá una nueva ventana para que podamos seleccionar los datos que queremos adjuntar. 3. Examinar este archivo. Esta opción nos permite abrir una ventana donde podremos elegir un archivo contenido en el equipo. 3. Si seleccionamos un archivo en el equipo local o la biblioteca de documentos del grupo, se adjunta una copia del archivo al correo electrónico. 4. Si nos encontramos en un entorno de empresa, todos los usuarios de la organización pueden editar el archivo que hemos adjuntado. Pero también podemos cambiar los permisos seleccionando la flecha de la derecha del nombre del archivo, que desplegará un menú con varias opciones de permisos. 1. La organización va a poder editar los permisos, permitiendo que todos los usuarios de la organización puedan modificar el archivo. 2. La organización va a poder editar los permisos, de forma que permita a todos los usuarios de la organización leer el archivo, pero no modificarlo. 3. También podemos decidir si queremos que los destinatarios del correo electrónico puedan modificar el archivo. 4. Por último, podremos editar los permisos de forma que permitamos que los destinatarios del correo electrónico puedan leer el archivo, pero no modificarlo. Por otra parte, los signos de flechas roja y azul de la barra de herramientas van a ser útiles para definir nuestras prioridades de envío; distinguiendo la flecha roja para los que sean prioridad alta, y las azules para las que sean de prioridad baja. Cuando nuestro mensaje esté redactado, con el asunto definido y hayamos indicado la dirección de nuestro destinatario, podremos enviarlo seleccionando la opción Enviar. También puede surgir la necesidad de guardar el mensaje que queremos enviar mientras estamos redactándolo. Para estos casos vamos a utilizar la opción de Borrador. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: 1. Primero iniciaremos la sesión de correo electrónico. 2. Comenzaremos a redactar un mensaje nuevo, tal y como hemos explicado antes. 3. Ahora seleccionaremos la opción Guardar. Esta opción la encontraremos en la barra superior. 4. Ahora, nuestro correo se habrá guardado en la carpeta titulada Borradores con el contenido que hemos creado hasta ese momento, conservando también el destinatario y asunto que hayamos indicado. 5. Para salir de la redacción actual, vamos a utilizar la opción Cancelar. Esta opción no va a eliminar el correo de la carpeta de borradores, de manera que en el momento oportuno podremos volver al mismo.

3.2. Leer un correo electrónico Es importante saber cómo podemos leer un correo electrónico que nos han remitido. Para poder encontrarlo deberemos acceder al apartado de Bandeja de entrada de nuestro correo, donde aparecerán, de manera ordenada, los mensajes que nos han enviado a esa dirección. Una vez localizado el correo que deseamos leer, solo debemos poner el cursos sobre el mismo y hacer doble clic sobre el mismo.

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3. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes

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En la Bandeja de entrada también vamos a poder encontrar otras funciones de ordenación de los mensajes que nos han remitido. Por ejemplo vamos a poder archivar un mensaje de la siguiente manera: 1. Primero debemos seleccionar cuál es el mensaje que queremos archivar. 2. Buscaremos la función Archivo. Si queremos acceder a los mensajes que han sido archivados, podemos hacerlo seleccionando en Carpetas, buscando el apartado Archivo. Otra de las funciones que vamos a encontrar en la Bandeja de entrada es la opción de limpiar la misma de correos electrónicos no deseados (SPAM). Esta función nos permite eliminar de manera automática todos los mensajes entrantes de un remitente, conservar solo el correo más reciente o eliminar mensajes de correo con más de 10 días de antigüedad. La manera de realizar esta función es la siguiente: 1. Seleccionar el mensaje del remitente cuyos mensajes queramos eliminar. 2. Buscar en la barra de menús la opción Limpiar. 3. Podemos seleccionar qué hacer con los mensajes del remitente que hemos elegido. Por último, podemos Mover los correos electrónicos para guardarlos en una carpeta específica y hacer así más fácil la tarea de búsqueda y ordenación de los mismos. 1. Deberemos elegir un mensaje de correo electrónico que provenga del remitente específico para que todos los mensajes del mismo se guarden en la carpeta que deseemos. 2. Buscamos la opción Mover a > Mover todo el correo electrónico de... 3. Seleccionamos ahora Mover a < Seleccionar carpeta > y seleccionamos la carpeta donde queremos que se guarde. 4. Seleccionamos el botón Aceptar > Mover todo.

3.3. Respuesta del correo electrónico Ahora pasamos a explicar cómo responder un correo electrónico. Una vez leído el mensaje de correo electrónico, puede surgir la necesidad de responderlo. Para ello, deberemos utilizar la opción Responder que encontraremos en la misma pantalla en la parte superior. Esta opción nos posibilitará la respuesta de ese mensaje, permaneciendo en la parte inferior una copia del correo al que deseamos responder.

En la pantalla a la que accedemos para poder leer el correo electrónico que nos han enviado, también vamos a encontrar, junto al comando Responder, otra opción muy útil como es Responder a todos, que nos va a hacer más sencilla la tarea de enviar un correo a todos los destinatarios del correo inicial. Cabe señalar que al responder un mensaje, los datos adjuntos no se van a incluir. En el caso de que queramos que aparezcan, se podrán agregar manualmente. Por último, cuando queramos enviar el mensaje a alguien diferente al remitente original y todos los demás destinatarios que encontramos en Para, CC(copia) y CCO (copia oculta), seleccionaremos el comando Reenviar. Debemos tener en cuenta que cuando se reenvía un mensaje, el mismo va a incluir todos los datos adjuntos del mensaje original. Además, podremos agregar datos adjuntos adicionales al mensaje.

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4. Reglas de mensaje

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REGLAS DE MENSAJE

Ahora nos ocuparemos de definir las reglas de mensaje, para una mejor organización de las bandejas de entrada que podemos crear en nuestro gestor de correo electrónico. Vamos a estudiar la manera de organizar de manera más sencilla y eficiente los mensajes de correo electrónico en las distintas bandejas de mensaje que encontramos en Outlook. Distinguimos varias bandejas: 1. Bandeja de Entrada: Aquí van a ir depositándose todos los mensajes que llegan a nuestra dirección de correo electrónico. 2. Bandeja de Salida: En este apartado vamos a poder encontrar, de manera temporal, los mensajes que van a ser enviados, hasta que el envío se haga efectivo por parte del servidor. 3. Elementos Enviados: Donde se guardan los correos electrónicos que han sido enviados. 4. Borrador: Esta bandeja ya la hemos estudiado anteriormente. Es útil para guardar copias de los mensajes de correo electrónico que aún no hemos acabado de redactar, algo que nos va a permitir seguir redactándolo más tarde. 5. Correo Electrónico no deseado: Donde guardamos los correos que no se necesitan. Outlook almacena en esta carpeta los correos que considera SPAM. 6. Elementos eliminados: En esta bandeja vamos a poder encontrar los correos que hemos eliminado, donde se guardarán hasta que el sistema los elimine definitivamente, algo que se produce cada cierto tiempo. Estas carpetas son las que se crean de manera predeterminada por el gestor de correo electrónico, pero también podemos crear otras carpetas, en función de nuestras necesidades de organización. Solo tenemos que situarnos en la parte de organización donde encontramos las distintas carpetas, y con el menú contextual del ratón añadir una nueva carpeta. También encontramos el comando Organizar que nos va a permitir configurar la organización de los correos de nuestra bandeja de entrada.

4.1. Impresión de correos En el caso en el que necesitemos imprimir algún correo, también tenemos esta posibilidad. La capacidad de imprimir los mensajes electrónicos va a depender de la versión de Outlook que estemos utilizando. En cualquier versión va a ser posible imprimir el mensaje que deseemos. Pasamos a explicar cómo podemos imprimir las páginas que deseemos: 1. Primero deberemos abrir el mensaje cuyo contenido queremos imprimir. 2. Después, buscaremos la pestaña Archivo, y seleccionaremos Imprimir > Opciones de impresión. Además, también podremos llegar a la ventana donde podremos configurar las opciones de impresión directamente con la combinación de teclas Ctrl+P 3. Elegiremos las opciones de impresión que se adecuen de mejor manera a nuestras necesidades. 4. En Imprimir se nos plantea la opción de imprimir todo el mensaje, o imprimir solo una página o páginas específicas, en cuyo caso escribiremos cuales son las seleccionadas. 5. Seleccionaremos el botón Imprimir. También nos puede surgir la necesidad de imprimir las páginas seleccionadas con la vista de explorador. 1. En primer lugar, con el mensaje abierto, en la ficha mensaje, en el grupo mover, seleccionaremos acciones y seguidamente haremos clic en Ver en el explorador. 2. Tenemos la opción de ver la vista previa del mensaje que nos disponemos a imprimir. Solo debemos seleccionar en vista previa de impresión. 3. Ahora seleccionaremos la opción Imprimir, que se encuentra en la barra de herramientas.

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4. Reglas de mensaje

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4. En este paso debemos elegir la página o páginas que deseamos imprimir. En intervalo de páginas, seleccionaremos el botón páginas y seguidamente escribiremos los números de las páginas que corresponden a las que son de nuestro interés. 5. Aquí podemos elegir las diferentes opciones de impresión. 6. Seleccionaremos el botón imprimir. Por último, también podemos imprimir una sección de un mensaje. Explicamos a continuación el procedimiento a seguir para llevar a cabo esta tarea: 1. Abrimos, en primer lugar, el mensaje de correo electrónico que deseemos. Buscamos la ficha mensaje, en el grupo mover y seleccionaremos en Otras acciones, y después en Ver en explorador. 2. En el propio mensaje, seleccionaremos la sección deseada. Seleccionaremos la parte que nos interesa imprimir directamente en la ventada del exploración, no en la ventana de vista previa de impresión. 3. Ahora, en la barra de herramientas del explorador, seleccionaremos la flecha junto al botón Imprimir y, seguidamente, en Imprimir. 4. En Intervalo de páginas, haremos clic en selección y, después en Imprimir.

4.2. Filtrado de mensajes La opción de filtrado de mensajes puede ser muy útil para organizar nuestra bandeja de entrada, y encontrar lo que necesitemos en cada momento de una manera más sencilla y eficaz. Algunas de las opciones de filtrado de los mensajes nos va a permitir realizar acciones tan útiles como la identificación del correo no deseado o establecer reglas mediante las cuales los mensajes se copien en las carpetas creadas con este fin. Como opción predeterminada, el filtro de correo electrónico no deseado se establece en Sin filtrado automático, pero esto podemos modificarlo de la siguiente manera: 1. Primero, seleccionaremos Inicio > Eliminar grupo > deseado > Opciones de correo electrónico no deseado. 2. Elegiremos ahora el nivel de protección que deseamos. Cabe destacar que cuanto más alto sea el filtro de protección, más posibilidades habrán de que algunos mensajes se identifiquen como correo no deseado y se guarden en la carpeta Correo no deseado. Estos son los distintos niveles de protección que encontramos en Outlook. 1. Sin filtrado automático. Esta opción es la que se establece de manera predeterminada por nuestro gestor de correo electrónico. En esta opción, los mensajes se examinan igualmente, usando los nombres de dominio y las direcciones de correo electrónico en la lista de remitentes bloqueados 2. Bajo. Esta opción es óptima si no recibimos muchos mensajes de correo electrónico no deseado o solo queremos filtrar los mensajes de correo no deseado más obvios. 3. Alto. Esta opción de filtrado nos va a ser útil si recibimos un gran número de mensajes de correo no deseado, pero no deseamos restringir los mensajes de los remitentes incluidos en las listas seguras. 4. Solo listas seguras. En este caso, este nivel de protección nos va a filtrar todos los mensajes que no sean de alguien que se encuentre en la lista de remitentes seguros o no a una lista de distribución de correo en la lista de destinatarios seguros. Es muy recomendable revisar cada cierto tiempo la bandeja de correo no deseado para evitar que ningún mensaje que no sea correo no deseado, pero que haya sido clasificado como tal, se quede sin leer. También podemos eliminar los mensajes no deseados, en vez de almacenarlos en la bandeja de correo no deseado. Para esta función, podemos configurar Outlook para que lo haga directamente, teniendo en cuenta que si algún mensaje que no debería estar en correo no deseado se encuentra en esta carpeta, se borrará igualmente. Explicamos ahora la manera en la que vamos a poder configurar esta opción: 1. En correo haremos clic en Correo no deseado >Opciones de correo electrónico no deseado.

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4. Reglas de mensaje

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2. En la pestaña Opciones, activaremos la casilla Eliminar permanentemente el correo sospechoso de ser no deseado, en lugar de moverlo a la carpeta Correo no deseado.

4.3. Creación de reglas La creación de reglas en nuestro gestor de correo electrónico, en este caso Outlook, nos va a permitir establecer condiciones para mover o copiar los correos electrónicos recibidos o enviados para almacenarlos en alguna de las carpetas creadas por nosotros. Esto nos va a facilitar la gestión de los correos electrónicos. Para esto debemos seguir los siguientes pasos: 1. Haremos clic en la pestaña Archivo. 2. En el panel derecho seleccionaremos en Administrar reglas y alertas. 3. En el cuadro Regla y alertas de la pestaña Reglas de correo electrónico, seleccionaremos Nueva regla. 4. En iniciar desde una regla en blanco, seleccionaremos en Aplicar regla a los mensajes que reciba o en Aplicar regla a los mensajes que envíe y seguidamente haremos clic en Siguiente. 5. En el Paso 1: seleccionar condición, debemos elegir las condiciones que queremos que se correspondan con los mensajes para que se les aplique la regla. 6. En el Paso 2: editar una configuración de regla, seleccionaremos en un valor subrayado para cualquier condición agregada, especificaremos su valor y haremos clic en Siguiente. 7. En el Paso 1: seleccionar una o varias acciones, activamos la casilla de verificación de realizar una acción personalizada. 8. En el Paso 2: edite la descripción de la regla, haremos clic en una acción personalizada. © 2020 GoKoan Education S.L. Se autoriza el uso exclusivo a: Miriam Ramírez Martín - [email protected]

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4. Reglas de mensaje

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9. En el cuadro Seleccionar acción personalizada, en Elija la acción que se vaya a realizar, haremos clic en una acción. 10. Para cambiar la acción predeterminada, seleccionaremos la opción Cambiar. 11. Seleccionaremos el botón Aceptar para volver al Asistente para reglas y seguidamente, seleccionaremos Siguiente. 12. En el Paso 1:seleccionar excepciones, elegiremos alguna excepción a la regla y seleccionaremos Siguiente. 13. En el Paso 2: editar una configuración de regla, haremos clic en un valor subrayado para cualquier excepción agregada y especificaremos su valor, y seguidamente seleccionaremos Siguiente. 14. En el Paso 1: especifique un nombre para esta regla, deberemos escribir un nombre. 15. En Paso 2: configurar las opciones de regla, seleccionaremos las casillas de las opciones que deseemos. 1. Para ejecutar esta regla para los mensajes que estén en Bandeja de entrada, seleccionaremos Ejecutar esta regla ahora en mesnajes que ya se encuentren en el "Bandeja de entrada". 2. La nueva regla estará automáticamente activada. Si queremos desactivarla, deberemos desmarcar la casilla Activar esta regla. 3. En el caso en el que queramos aplicar esta regla a todas las cuentas de correo electrónico vinculadas a Outlook, marcaremos la casilla Crear esta regla en todas las cuentas. 16. Ahora seleccionaremos Finalizar.

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5. Libreta de direcciones

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LIBRETA DE DIRECCIONES

La libreta de direcciones es otra herramienta que nos va a ser de mucha utilidad para organizar y ordenar nuestros correos electrónicos. Podremos seleccionar las direcciones de correo electrónico que más utilicemos y añadir información y datos de los usuarios que nos interese. De esta manera, vamos a poder acceder a las direcciones que hemos seleccionado a partir del nombre del usuario, de forma que va a ser mucho más sencillo escribir un correo electrónico a alguien sin tener que recordar la dirección. Además también vamos a poder crear listas de distribución de mensajes de correo electrónico. Para ver nuestra libreta de direcciones deberemos seguir los siguientes pasos: 1. En el apartado Inicio, en el grupo Buscar, seleccionamos Libreta de direcciones. 2. En la lista de la Libreta de direcciones, elegiremos la libreta de direcciones que deseemos. También podemos crear una carpeta en contactos y, después, convertir la carpeta en libreta de direcciones de la siguiente manera: 1. Seleccionamos la pestaña contactos que podemos encontrar en la parte inferior de la pantalla de Outlook. 2. En mis contactos, seleccionaremos con el botón derecho en la carpeta contactos, y seguidamente, seleccionaremos nueva carpeta.

3. En el cuadro de diálogo crear nueva carpeta, pondremos nombre a nuestra carpeta, haremos clic en el botón aceptar. 4. Para asegurarnos de que la carpeta que hemos creado está disponible como una libreta de direcciones, seleccionaremos con el botón secundario en la nueva carpeta y, después, seleccionaremos en propiedades. 5. Haremos clic en la ficha Libreta de direcciones de Outlook y asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico está seleccionada.

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5. 5. Libreta de direcciones

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FOTO PROPIEDADES OUTLOOK PESTAÑA MOSTRAR LA CARPETA COMO LIBRETA DE DIRECCIONES DE CORREO ELECTRÓNICO 6. Podemos asegurarnos así de que la nueva carpeta de contactos aparece como una libreta de direcciones. En la bandeja de entrada, seleccionaremos en la pestaña Inicio > Libreta de direcciones. En el apartado Libreta de direcciones, veremos que la libreta de direcciones que hemos creado aparece en la lista Libreta de direcciones.

5.1. Agregar contactos Hay varias manera posibles de agregar un contacto donde es posible guardar información del mismo. Para agregar un contacto a partir de un mensaje de correo electrónico, vamos a tener que seguir los siguientes pasos: 1. Abrir el mensaje, donde encontraremos en nombre de la persona. 2. Seleccionaremos el nombre que nos interese (puede encontrarse en el Desde:, Para:, CC o CCO:. 3. Automáticamente se abrirá una ventana donde deberemos rellenar la información que deseamos guardar.

4. Por último, haremos clic en Guardar. También tenemos la posibilidad de guardar un contacto desde cero, sin necesidad de que nos haya enviado un mensaje. Deberemos seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionaremos en el icono Usuarios situado en la parte inferior de la pantalla.

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5. Libreta de direcciones

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2. En el apartado archivo, seleccionaremos el icono Nuevo contacto, o con Ctrl+N Para crear un contacto de otra carpeta de Outlook, también podemos seleccionar Ctrl+Mayús+C. 3. Indicaremos el nombre y otra información que queramos que se encuentre en el contacto. 4. Si queremos crear otro contacto, deberemos seleccionar Guardar y nuevo. En el caso en el que deseemos agregar otro contacto de la misma compañía, deberemos la fecha junto a Guardar y nuevo y, seguidamente, seleccionaremos en la opción contacto de la misma compañía. 5. Para terminar, solo debemos seleccionar Guardar y cerrar. Encontramos además otras maneras de agregar contactos: Importar contactos desde un archivo .csv o .pst. Obtener contactos desde Excel. Utilizando el Asistente para importar y exportar para recuperar información de contacto guardada en un Excel, como .xlsx o .xls.

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6. Personalización y uso de pies de firma

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PERSONALIZACIÓN Y USO DE PIES DE FIRMA

El pie de firma del correo electrónico es aquel mensaje final que se muestra en todos tus correos con la finalidad de dar a conocer tu información de contacto, tanto personal como laboral. Por lo tanto, en el pie de firma, normalmente, muestras información sobre ti y/o tu empresa como, por ejemplo: Nombre y Apellidos. Página Web de la empresa. Dirección física. Teléfono de contacto. Logo de la empresa. Cargo en la empresa. Cear el pie de firma del correo electrónico: 1. Abrir un mensaje de correo nuevo. 2. Dentro del menú mensaje, seleccionar firma > firmas.

3. Pinchar en firma para editar y elegir nuevo; cuando se abra el cuadro de diálogo "nueva firma", escribir un nombre para esta firma. 4. En editar firma, redactar la firma, pudiendo cambiar el estilo y el formato, añadir tablas, bordes, viñetas...

5. Elegir firma predeterminada, configurando las siguientes opciones para la firma: © 2020 GoKoan Education S.L. Se autoriza el uso exclusivo a: Miriam Ramírez Martín - [email protected]

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6. Personalización y uso de pies de firma

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5. Cuenta de correo electrónico: Marcar aquella cuenta a la que queramos asociar la firma. Mensajes nuevos: Con esta opción, podemos añadir de forma automática la firma a todos los mensajes nuevos. Respuestas o reenvíos: Con esta opción, podemos añadir de forma automática la firma a todos los mensajes que nos lleguen como respuesta a otros o a los reenvíos. 6. Al terminar de configurar la firma, hay que pinchar en Aceptar para guardar la firma y volver al mensaje que estábamos redactando. Agregar un logotipo o una imagen a la firma También podemos agregar una imagen o logotipo a nuestra firma, para ello, hay que: 1. Abrir un mensaje nuevo y seleccionar firma > firmas. 2. En el cuadro que aparece, seleccionar firma para editar y, posteriormente, la firma que queremos modificar (de entre las creadas). 3. Seleccionar el icono de imagen y luego Insertar. Después podemos modificar su tamaño, ubicación... e, incluso, bloquear la relación de aspecto. 4. Al terminar de configurar la firma, hay que pinchar en Aceptar. Insertar manualmente una firma Si en las opciones de "mensajes nuevos" y "respuestas o reenvíos" del menú de firma no hemos seleccionado una firma para añadirla automáticamente a todos, podemos añadirla de forma manual en cada uno de los correos: 1. Pinchando en la pestaña mensaje y seleccionando firma cuando estamos redactando el correo electrónico. 2. Eligiendo en el menú emergente la firma que se quiere añadir (de entre todas las creadas). En el siguiente enlace pueden verse los pasos descritos en formato de vídeo explicativo: ver vídeo. https://www.microsoft.com/es-es/videoplayer/embed/RWffDZ?pid=ocpVideo0-innerdivoneplayer&postJsllMsg=true&maskLevel=20&market=es-es

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