Sistemas De Gestión Empresarial

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Sistemas de Gestión Empresarial

Antonio Oliver

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Capitulo 1. Identificación de Sistemas ERP-CRM 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Introducción. Conocimientos básicos de gestión empresarial. Evolución informática de la gestión empresarial. ¿Qué es un ERP?. Revisión de los ERP actuales. ¿Qué es un CRM?. Revisión de los CRM actuales. Arquitectura de un sistema ERP-CRM. Configuración y pruebas del SSOO.

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1.-Introducción • La gestión empresarial a evolucionado a lo largo de los años. • Para elegir un sistema de gestión empresarial tenemos que tener una visión global de la empresa y entender sus componentes y procesos.

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2.-Conocimientos Básicos de Gestión Empresarial A la hora de crear o desarrollar una empresa hay que tener en cuenta una serie de elementos. • Primero, tener claro un proyecto empresarial y su evolución a medio y largo plazo. • Segundo, tener en cuenta el tamaño de la empresa y como tiene que crecer. • Tercero, disponer de herramientas de análisis efectivas. • Cuarto, el cliente será el objeto principal de la producción.

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Componentes básicos de la gestión empresarial La división de una empresa se puede hacer a diferentes niveles, tanto físicos como conceptuales. Subsistemas de una empresa: • Estrategia: plan coherente que integra los principales objetivos, políticas y una secuencia de acción. Para poder planificar una buena estrategia hay que considerar los siguientes conceptos:

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Misión: propósito para el que se ha creado la empresa.
Visión : imagen futura de nuestra empresa.
Valores: reglas y fundamentos que regulan el comportamiento de las personas.

• Gestión de personal: conjunto de actuaciones con las que favorecemos la dependencia entre los objetivos de la empresa y los de desarrollo personal. • Finanzas: engloba todo lo relacionado con los flujos de capital. Hay que tener información detallada para conseguir el mejor rendimiento de los recursos financieros. Actividades de la gestión financiera:





Análisis y previsión de resultados. Localización de fuentes de financieras e inversiones. Creación de políticas de créditos a clientes Realización de la contabilidad empresarial.

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• Marketing y Operaciones: Gestión de compra-venta de productos y su promoción. • Innovación: Hay que innovar los productos.

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Planificación y Gestión del Personal Todas las tareas en las que los empleados de una empresa están relacionados.





Selección de personal Formación durante la vida laboral Desarrollo de sus capacidades y habilidades Asignación a puestos de trabajo

La gestión se puede realizar desde dos puntos de vista radicalmente opuestos:
Gestión por competencias. Definir competencias

Diseñar perfiles Analizar competencias personales

Implementar

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• Gestión por objetivos. Planificar

Seguimiento: Seguimiento Análisis de desviación Confirmación o modificación de objetivos

Evaluar: Medidas de actuación personal Asignación retribución variable Necesidades formativas Promoción y plan de carrera

Cuadro de mando de la gestión de personas (CMI): el cuadro de mando integral es un sistema administrativo que surgió como herramienta de medición, pero ha evolucionado hacia un modelo de comunicación sobre la visión que se tiene de la empresa, mostrando información de cómo los empleados consiguen los objetivos establecidos en el plan estratégico.

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Marketing y Ventas Detectar las necesidades de los usuarios para encontrar productos que satisfagan sus necesidades, realizar el abastecimiento y la promoción de artículos.  Análisis de mercado: Investigación fáctica Investigación de actitudes  Trasmitir información al publico, buscando fidelización.

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Plan Estratégico Refleja la situación deseada de la empresa a medio plazo. Para que sea valido necesitamos definir las siguientes características: • Campo de actividad: conjunto de productos y mercados a los que va dirigido. • Vector de crecimiento: en que mercados se van a distribuir que productos y como. • Ventaja competitiva: conjunto de características diferenciadoras de nuestra empresa frente a las demás.

• • • •

Efecto sinérgico: Objetivos: Políticas y conductas internas: Acciones a seguir:

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Etapas del plan estratégico

Interno de la organización Fijación de los fines Revisión anual

Análisis Externo, de la competencia

Definición de la estrategia

Programación Presupuesto Control

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La Gestión de Operaciones Engloba el proceso productivo en si mismo. Dentro de la gestión de operaciones podemos distinguir diferentes áreas en nuestra empresa:

• • • • •

Dirección de operaciones. La función de compras. El sistema de producción. La logística. Planificación y control de la cadena de suministros.

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Dirección de Operaciones La dirección de operaciones es la función que gestiona toda la producción. La estrategia general de empresa es imprescindible y cada área debe tener la suya. Se definirá una estrategia de operaciones en la que se concretaran las decisiones: • Estructurales: capacidad de producción, localización de centros, diseño del proceso, gestión de compras, etc. • Infraestructurales: recursos humanos, calidad, planificación y control, así como organización y búsqueda de nuevos productos.

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Función de compras. • Características y procesos necesarios para un abastecimiento adecuado a nuestra empresa. • Cambio conceptual en el desarrollo de productos: centrado en los productos ofertados a un modelo centrado en el cliente. • Corto ciclo de vida de los productos. Evolución en los modelos de compras: • Proveedores locales y precios anuales • Negociación de precios frecuentes y cambio de proveedores • Modelo de socios

16 La función de compras se implementa en una cadena de suministros que estará formada por todas las empresas necesarias para crear el producto final. Tipos de suministro: • JIT (justo a tiempo): en pequeñas cantidades y frecuentemente, en función del consumo real, no de estimados o planificados. • VMI (gestión por proveedor): el proveedor suministra cuando crea necesario en función de la información que le facilite el cliente. • Con aplazamiento: en donde el proveedor demora hasta la petición del pedido la finalización de sus productos. • Por orden de compra planificada (MRP): se basa en previsiones de venta y niveles de stock.

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El Sistema de Producción Han ido evolucionando según su la capacidad tecnológica. Así podemos distinguir: • Producción artesanal: Hasta principios siglo XX. Calidad de los productos muy elevada. Productos a medida. Costes muy elevados. • Producción masiva: Costes bajos. El servicio ofertado es bueno. Dejando de lado la calidad y la flexibilidad. • Producción ajustada: finales siglo XX.. Se basa en crear pequeños lotes de productos. Se produce solo cuando lo solicita el cliente, en el momento y calidad que se requiere, a un coste mínimo, reduciendo stocks, retrasos y costes totales. Para este sistema de producción aparecen las siguientes implementaciones:  Arrastre (pull): a la hora de abastecernos reemplazamos solo lo consumido en el proceso siguiente.  Empuje (push): se basa en previsiones de demanda, producción estimada, eficiencia, calidad, etc. Este modelo llevara a una acumulación de stock superior en previsión de los errores.  Aplazamiento: Se trasladan algunas operaciones de producción al almacén de distribución.

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La distribución de los recursos en la propia planta productiva debe ser ordenado. El movimiento de los artículos a través del centro de producción puede añadir retrasos y complejidad organizativa, si no se realiza una meticulosa planificación de la secuencia de producción. Por ultimo, se hará una organización secuencial y lineal del movimiento de los elementos a través de la planta, logrando una mejor visibilidad de los mismos y un mejor mantenimiento .

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Logística. Conjunto de organizaciones y medios que se realizan para el proceso de distribución. Se tiene que desarrollar una estrategia logística. El desarrollo del sistema de distribución tendrá que estar enfocado al cliente. La logística ha sufrido variaciones en su implementación según cambiaba el modelo de empresa. Así podemos encontrar la siguiente evolución: • Inicial: externa y supletoria a la empresa. • Integración funcional: se organiza en conjunto la logística y la gestión de procesos productivos. • Integración interna: todos los procesos se integran en torno a la cadena de suministros. • Integración externa: se crea una red de empresas que colaboran juntas

En la creación de la logística atenderemos a la optimización del flujo de material por la red de distribución(trasporte y almacenaje) y a los recursos necesarios para realizar la distribución.

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Planificación y control de la cadena de suministros Una buena planificación nos acerca a nuestros objetivos y una malo nos hará fracasar. Una buena planificación debe ser flexible, ya que si nuestras previsiones no son acertadas, el reajuste debe ser inmediato adaptándose a la nueva situación en el menor tiempo posible. Para adaptarse, la información de la empresa debe fluir desde donde se produce hasta la toma de decisiones rápidamente. El mecanismo mas eficaz hoy en día es utilizar un sistema de información.

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Sistemas de gestión de operaciones. Una vez establecida la previsión de demanda tenemos que organizar nuestra capacidad productiva, los gastos de producción y el stock de materias primas. Para establecer las guías de la estrategia existen dos métodos, ambos indican lo que hay que fabricar y en que momento: • Sistema de punto pedido, analiza en cada momento el nivel de stock y una vez alcanzado un mínimo prefijado lanza una orden de reposición. Para que sea funcional la demanda debe ser estable. • Plan maestro de producción, predice la demanda futura. Para realizar correctamente este mecanismo hay que tener en cuenta la capacidad de producción y los tiempos de entrega mínimos

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Planificación de la cadena de suministro. Para la toma de decisiones en una planificación es imprescindible la información detallada, actualizada y precisa de la cadena de producción. La información no debe ser muy abundante si no la mínima necesaria para tomar una decisión acertada y rápida. Los principales objetivos de esta planificación es calcular la capacidad productiva por unidad de tiempo, el numero de recursos(personas, maquinaria, etc) la cantidad de trabajo extra y el stock disponible a lo largo de toda la producción.

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Una vez planificado , hay que gestionar el stock de materiales para alcanzar los objetivos. El stock determina el numero de recursos disponibles para la fabricación de los productos. Para hacer una gestión adecuada del stock debemos determinar los siguientes conceptos: • Dimensión del lote, necesidades de un producto en un momento determinado de la producción o numero de ítems comprados conjuntamente • Costes de mantenimiento, preparación y pedido, costes de almacenaje, tasas y seguros, costes administrativos, etc. • Posición del stock, elementos disponibles. • Punto o nivel de stock, momento en el que obligatoriamente lanzaremos una orden de compra de recursos. • Stock de seguridad, cantidad mínima para cubrir variaciones al alza

24 Existen diferentes modelos para implantar la gestión de stock: • Modelos de cantidad fija de pedido, los niveles de stock deben mantenerse actualizados. • Modelos de periodificación fija de tiempo, los niveles de stock se comprueban cada cierto tiempo. • Modelos de demanda dependiente, uso de un sistema informático MRP

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El Entorno de la Empresa Esta formado por todos los elementos y factores externos a la empresa que pueden influir en su funcionamiento. Se pueden distinguir dos tipos de factores: • Macroentorno: afectan de forma global a todas las empresas.
Factores tecnológicos
Factores jurídicos
Factores demográficos
Factores socioculturales
Factores económicos
Factores políticos

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• Microentorno: Afectan de forma individual a nuestra empresa.
Los proveedores
Los clientes
Los intermediarios
Los competidores

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3.-Evolución en la Informática de Gestión Empresarial • Década de los 60:
Aplicaciones gestión contabilidad.
Facilidades administrativas: facturas, pagos y cobros.
Últimos años, gestión de stocks.
Primeros sistemas informáticos empresariales llamados ICS (Inventory Control System) controlaban tanto los stocks de productos como los de consumo.

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• Década de los 70.
Primer sistema de gestión empresarial reconocido, el MRP (Material Requirement Planning), se basa en la planificación y adquisición de los materiales de forma automática. Para desarrollar su cometido utiliza tres elementos claves: el plan maestro de producción (MPS/PMP) que detalla los productos, los componentes necesarios y en que momento se necesitan. La lista de materiales (BO) y los registros de inventarios (FRI)
Se utilizan ficheros para guardar la información.
Se reducen los niveles de inventario.

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• Década de los 80.
Aparición del PC : se incorporan nuevas capacidades de gestión.
MRPII: optimiza todo el sistema de producción, añadiendo al MRP la gestión de la planta de producción y de la distribución
Bases de datos relacionales para guardar la información, aumentando la productividad.
Las empresas se deslocalizan y se incorporan a los sistemas de gestión la telecomunicaciones para tener los datos actualizados y sincronizados.
Es característico de este modelo la poca integración entre los diferentes subsistemas de la empresa.

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• Década de los 90.
Sistemas de gestión llamados ERP, integra los procesos productivos mas importantes de la empresa: distribución, contabilidad, finanzas, gestión de recursos humanos, gestión de proyectos, gestión de inventario, servicio y mantenimiento, transporte.
Hace uso de las nuevas comunicaciones y mecanismos como son las redes, pasando a un modelo descentralizado (cliente-servidor), optimiza toda la información interna de la empresa.

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• Década del 2000.
Evolución al ERP II.
Engloba toda la cadena de negocio, optimizando el funcionamiento de la empresa y las relaciones con su entorno.
Se añaden la relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de la cadena de suministros (SCM)
Migra de la estructura cliente-servidor a una estructura en red WEB, donde el acceso puede ser a través de un navegador de internet.

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• Actualidad. El modelo de negocio de las empresas desarrolladoras de software basadas en la implantación de este producto ha cambiado a un modelo de servicios. SE proporciona un servicio de gestión de empresa integral con diferentes opciones en función de las necesidades. Entre los procesos productivos que se han incorporado aparecen los siguientes:
Gestión empresarial de proyecto (EPM): coordinación de un conjunto de actividades para realizar una serie de productos en tiempos determinados y con características establecidas.
Gestión de la vida del producto (PLM) : desde la innovación hasta su retirada.
Gestión de la relación con proveedores (SRM)
Gestión de relación con los clientes (CRM)
Gestión de la cadena de suministros (SCM): permite minimizar costos y tiempos en la distribución de los materiales
Gestión de las relaciones con los socios (PRM)
Gestión del conocimiento (KM): dar valor a la información recogida de la empresa para una toma de decisiones mas adecuada, identificando y distribuyendo la información de forma efectiva.
Gestión de la inteligencia del negocio (BI): conjunto de estrategias, herramientas y procedimientos para la recogida de la información empresarial.
Gestión del e-commerce: integrar en el sistema la venta de productos a través de medios electrónicos y móviles.
Gestión de venta virtual (POS, TPV)

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4.- ¿Qué es un ERP? El nombre ERP son las siglas de Enterprise Resource Plannig (Planificación de los recursos empresariales) Los sistemas ERP son sistemas informáticos modulares que ayudan a la empresa en general y a la toma de decisiones en particular, además de compartida y veraz la información en tiempo real. La evolución de los ERP ha proporcionado a la empresa los siguientes beneficios: Información unificada que fluya a través de los procesos, organizada en tablas estáticas y tablas dinámicas con las herramientas necesarias para relacionar la información de forma eficiente en un proceso de análisis y decisión.

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Actualmente el ERP integra todos los procesos internos y externos de la gestión, cubriendo las necesidades de la pequeña (pyme) y gran empresa en procesos unificados. Un ERP actual necesita gestionar procesos de comercio electrónico, gestión de clientes, gestión de la cadena de suministros, gestión de relaciones con proveedores, inteligencia de negocio, base de conocimiento, gestión de relaciones con socios y el ciclo de vida de un producto.

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5.- Revisión de los ERP actuales Existen en el mercado diferentes soluciones ERP.

Según beneficios: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

SAP Oracle Sage Microsoft Infor Kronos Totvs Lawson Software

Según clientes: 1. 2. 3. 4. 5.

Microsoft (83000 clientes) Infor (70000) Epicor (20000) Oracle (37000) Sap (35000)

Entre los sistemas libres mas importantes nos encontramos con los siguientes: Openbravo, Openerp y Opentaps, entre otros

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SAP Producto creado en Alemania en los años 70. Sap presenta soluciones para todo tipo de empresas y de cualquier tamaño, mediante varios productos: • SAP Business Suite. Diseñado para empresas medianas y grandes. Esta diseñado para apoyar los procesos de finanzas, fabricación, aprovisionamiento, ventas , servicio, gestión de cadena de suministro y recursos humanos. • SAP Business One. Diseñado para la pequeña empresa. La implantación se hace rápidamente. Incluye gestión de contabilidad y finanzas, gestión de almacén y producción, gestión de relaciones con el cliente, gestión de compras y operaciones y gestión de informes. • SAP Business All-in-One. Solución completa e integral para las empresa. Arquitectura modular en la que el cliente la adapta a sus necesidades. Como base incorpora ERP, CRM, BI, funcionalidades especificas del sector empresarial. • SAP Business ByDesign. Software integral basado en la nube

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ORACLE La empresa nace a finales de los 70 para desarrollar productos de base de datos. A partir del 2005 incorporo empresas relacionadas con los sistemas empresariales para competir con SAP El producto integral que ofrece es JD Edwards Enterprise One que incluye toda la lógica necesaria para la gestión integral de la empresa.

Microsoft A partir del 2001 absorbió varias empresas de software dedicadas al desarrollo de ERP y diseño un producto denominado Microsoft Dynamics. El producto a crecido para dar soporte a la mediana empresa y se denomina Dynamics Nav.

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OpenBravo Erp de origen español con gran implantación. Este producto basa su negocio en dos proyectos, uno desarrollado por la comunidad de licencia libre y otro propietario. Utiliza una arquitectura cliente-servidor basada en java. También distribuye una solución capaz de gestionar un punto de venta para cualquier empresa hostelera o comercial, denominada Openbravo POS. OpenErp. Es el ERP OpenSource con mayor cantidad de módulos libres que se pueden incorporar. Arquitectura cliente-servidor. El servidor esta escrito en lenguaje Python

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Elección de nuestro software ERP Tendremos en cuenta los siguientes factores: • • • • • • •

De soporte a todas las áreas que necesita la empresa. Sea fácil de utilizar. Haga uso de los estándares establecidos. El proceso de migración y adaptación sea fácil y rápido. Integración con otros sistemas. Proporcione informes y análisis. Seguridad que implemente.

A nivel técnico: • Posibilidad de utilizar el hardware y software que ya posee la empresa. • El S.O. que utilice. • Las bases de datos obligatorias en la implementación. • La experiencia y nivel de implantación de la plataforma. • Tiempo necesario en la formación.

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Características del sistema ERP Los sistemas ERP disponen de tres rasgos básicos: • Modularidad • Integración • Adaptabilidad

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Beneficios del sistema ERP • Control sobre la actividad de los diferentes departamentos de la empresa. • Mejora los diferentes procesos de la empresa • Reducción de inventario • Establecer las bases del comercio electrónico • Explicitar el conocimiento • Reducción del tiempo del ciclo • Eliminación de la redundancia de datos.

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Riesgos del sistema • Inflexibilidad. Un cambio en la organización implica una modificación en el ERP • Periodos largos de implementación • Alcanzar los beneficios estratégicos. • Estructura jerárquica. La centralización de la información puede ser una dificultad en la forma de operar de alguna empresa. • Costes indirectos. A los costes de una implementación hay que sumar los costes de licencias anuales. • Resistencia a cambios por parte de los usuarios • Dificultad para integrar la información de otros sistemas de información

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6.- ¿Qué es un CRM? El nombre CRM son las siglas de Customer Relationship Management (Gestión de las relaciones con los clientes). El cliente es la parte central y todos los procesos irán destinados a que este consiga una mayor satisfacción en su relación con nuestra empresa. Están implicados sobre todo los departamentos de ventas, marketing y atención al cliente). Un CRM esta formado por dos partes una se encarga de la lógica operacional, realizar tareas y la segunda, lógica analítica cuya función es analizar la información existente para tomar ventaja de ella.

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7.- Revisión de los CRM actuales Los CRM actuales se pueden dividir en dos categorías, aquellos que están integrados en un sistema ERP y los exclusivos.

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Capitulo 2. Instalación y Configuración 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Tipos de licencia software. Tipos de instalación. Organización por capas. Requerimientos Hardware y software de los ERP. Instalación de un sistema ERP-CRM Ejemplo de uso. Características de los módulos funcionales. Administración básica y configuración. Configuración para una pyme española.

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1.- Tipos de licencia software Todo producto industrial se desarrolla bajo un contrato entre el creador y el comprados. Cuando hablamos de software este se denomina “Licencia”. El tipo de licencia bajo el que se distribuye un software nos marcara las posibilidades de uso, modificación y distribución que nos permite legalmente.

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Clasificación de licencias atendiendo al grado de libertad que proporcionan al usuario:  Código cerrado: Las restricciones que se imponen al usuario son numerosas.  Código Abierto. Casi no hay restricciones. Estas se pueden dividir en dos grandes grupos. • Permisivas. No imponen ningún tipo de limitación en cuanto al uso, modificación y distribución del software. • Robustas. Existen ciertas limitaciones. Lo normal es que no podamos lucrarnos con las modificaciones. Estas se subdividen en dos grupos:
Fuertes Un software derivado tiene que ser distribuido bajo la misma licencia (GNU, GPL…)
Débiles. El software derivado se dispensa igual que el original, pero las obras escritas derivadas podrán tener otra licencia distinta.( Mozilla public licence, open source licence)

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Clasificación del software según la licencia con que se distribuye:  Software libre: implica el acceso al código fuente y , la posibilidad de modificación y adaptación del mismo a nuestras necesidades como mínimo.  Software propietario: dependerá de la licencia las facilidades que tengamos.

Clasificación según el coste del software:  Freeware: Sin coste  Payware o comercial: tiene coste.  Shareware: sin coste pero con limitación temporal

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2.- Tipos de instalación. Organización por capas  Monopuesto : se instala todo el software en un único ordenador . Solo tiene acceso el usuario de dicho sistema. Este tipo de instalación seria factible en un entorno de desarrollo o aprendizaje, nunca en entornos productivos por su inoperancia, su nula flexibilidad y los problemas que generaría en empresas en la s que gestión estuviera distribuida.  Cliente-Servidor: Instalamos los datos y la gestión de los mismos en un ordenador, pudiendo acceder al control y administración desde diferentes puntos, instalando en estos una aplicación cliente con la que al ordenador servidor.  Cliente-Servidor web: Se instalan los datos y la aplicación en un servidor web, se accederá utilizando cualquier navegador instalado en el cliente.  SaaS Se utiliza el modelo anterior pero el servidor reside en una empresa externa encargada de gestionar el software y el mantenimiento del sistema

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Tipos de instalación de OpenERP • Instalación en Windows:





ALL-In_One (para instalación en monopuesto) Server (Instalación en servidor) GTK Client (instalación en terminales clientes) Web Client (instalacion en el servidor para acceso vis web)

• Sources:
Server
Client
Web Client

• Debian/ubuntu
Server
GTK Client

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Versiones disponibles de OpenERP • Estable: es la versión actual del software, la que se recomienda instalar en entornos productivos con bajas cargas de trabajo y recursos propios para la administración del sistema. Su mantenimiento es de ciclo corto, se producen actualizaciones cada seis meses de media. • Desarrollo: se incluyen los últimos avances, no esta depurada. Nunca se utilizara esta versión en un entorno productivo, solo para aprendizaje o pruebas. • Estable LTS: cada año y medio de media sale al mercado una versión que se mantendrá durante un ciclo largo de vida, varios años, evitando de esta manera actualizaciones y aportando estabilidad a la empresa.

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Tipos de entornos informáticos en la empresa

▫ Entorno de desarrollo: ▫ Entorno de explotación ▫ Entorno de pruebas

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Requerimientos de Hardware y software de los ERP-CRM Este programa tiene unos requerimientos mínimos muy bajos de funcionamiento, siendo el factor mas importante la configuración de la base de datos. (leer en el libro la respuesta dada por la comunidad OpenErp a un usuario que realizo esta pregunta) A la hora de instalar la base de datos hay que tener en cuenta los siguientes factores:  Numero de conexiones simultaneas.  Memoria instalada  Espacio de almacenamiento estimado