Informe De Auditoria De Calidad

INFORME DE AUDITORIA DE CALIDAD

MERCADERIA JUSTO Y BUENO SEDE PRIMAVERA SUCURSAL OCAÑA, NORTE DE SANTANDER

NOVIEMBRE 2018

MERCADERIA “JUSTO Y BUENO”

En cumplimiento del programa de auditorías vigencia 2018, el cual establece como objetivos: realizar el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados para contribuir a la mejora del sistema de gestión de calidad de la entidad y prestar apoyo a la alta dirección para la toma de decisiones, se audita al supermercado “JUSTO Y BUENO” dependiendo del sistema de gestión de calidad.

OBJETIVOS Verificar el cumplimiento del objetivo de los procedimientos de la mercadería “JUSTO Y BUENO”, inspección de productos, procedimiento de manejo de proveedores y cumplimiento de controles internos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS -

Verificar el cumplimiento de inspección de productos Verificar el procedimiento de manejo con los proveedores Verificar el cumplimiento de los controles internos Realizar plan de mejoramiento con auditoria interna

ALCANCE Realizar seguimiento al área verificando los procedimientos y actividades, relacionados con los objetivos específicos, que aplican en la gestión de calidad, establecer el cumplimiento de los procedimientos, revisión y seguimiento al plan de mejoramiento y elaboración del informe final. La auditoría se realizó en el municipio de Ocaña en la sede primavera mercadería “JUSTO Y BUENO”.

CRITERIOS. -

Manual de procesos y procedimientos Informe de inspección de productos Informe de cumplimiento de los controles internos Plan de mejoramiento del proceso ISO 9001 sistema de gestión de calidad ISO 9004 gestión para el éxito sostenido de una organización

DOCUMENTOS

Recursos humanos Dentro de los recursos humanos evaluaremos el perfil de la persona auditada, es decir la persona encargada de llevar a cabo el trabajo en la mercadería “JUSTO Y BUENO” como sus conocimientos y habilidades, los cuales podemos mencionar como necesario que el auditado posea las siguientes cualidades:

CUALIDADES DEL AUDITADO: El proceso de la auditoria depende de la confianza del auditado, durante el control interno, los cuales deben tener la disposición de responder a los conocimientos y habilidades adquiridas mediante la audición, así como la información y experiencia del área auditada. Los auditados deben mantener y mejorar su competencia a través del desarrollo y habilidades que permitan la ejecución de la calidad del trabajo aplicando principios y procedimientos tales como: -

Conocimiento académico y experiencia del área de trabajo a cargo Interés en el área encargada de la empresa Conocimiento general de la empresa, así como mantener la confidencialidad y la seguridad de la información. Conocimiento y experiencia en contabilidad.

METODO DE AUDITORIA -

Revisión documental Entrevistas Listas de verificación Visita de campo Observación

AUDITADOS PROCESO LIDER DEL PROCESO Vigilancia y control MANUEL REYES Recursos administrativos y financieros ALEJANDRA PEREZ Seguimiento y control DANIEL ORTEGA

AUDITORES PROCESO RESPONSABLES DE AUDITORIA Vigilancia y control ANDRES HUERTAS – YOHANDER YAÑEZ Recursos administrativos y financieros ANDRES HUERTAS – YOHANDER YAÑEZ Seguimiento y control ANDRES HUERTAS – YOHANDER YAÑEZ

EVIDENCIAS

Cuestionario de cumplimiento de inspección de productos

N° 1.1

Empresa: mercadería “JUSTO Y BUENO” fecha: inicio2/10/2018 Fecha: terminación 6/11/2018 Objetivo: evaluar los procedimientos existentes en el área de inspección y control de productos VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO DE INSPECCIÓN DE PRODUCTOS N° PREGUNTA SI NO COMENTARIO BREVE 1 ¿existe una persona encargada de x distribuir la mercadería? 2 ¿disponen de personas que x verifiquen la fecha de calidad y de vencimiento de la mercadería? 3 ¿las N/C por devoluciones se x revisan en su condición, descripción y cantidad?

Cuestionario de verificación procedimiento manejo de proveedores N°1.2 Empresa: mercadería “JUSTO Y BUENO” fecha: 1/10/2018 Fecha: terminación 6/11/2018 Objetivo: evaluar el manejo, registro y control del efectivo en la compra y abastecimiento de la empresa VERIFICACIÓN PROCEDIMIENTO MANEJO DE PROVEEDORES N° PREGUNTA SI NO COMENTARIO BREVE 1 ¿existe control adecuado del x efectivo en los días de compra? 2 ¿disponen de documentos para el x registro y control del efectivo? 3 ¿elaboran informes mensuales del X efectivo utilizado? 4 ¿Todas las compras son efectuadas x a través de ordenes debidamente autorizadas?

Cuestionario de verificar el cumplimiento de controles internos N° 1.3 Empresa: mercadería “JUSTO Y BUENO” fecha: 1/10/2018 Fecha: terminación 6/11/2018 Objetivo: evaluar los métodos y técnicas de protección de archivos.

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE CONTROLES INTERNOS N° PREGUNTA SI NO COMENTARIO BREVE 1 ¿se han establecido x procedimientos para el control de archivos de información ? 2 ¿ejercen controles sobre el área de x almacenamiento de archivo para reducir el acceso no autorizado? 3 ¿se cuestionan adecuadamente los x archivos de información?

Equipo auditor:  ANDRES HUERTAS  YOHANDER YAÑEZ

VIGILANCIA Y CONTROL

FORTALEZAS

ASPECTOS POR MEJORAR

NO CONFORMIDADES

Cuentan con personal de distribuir la mercancía adecuadamente

Informar a la alta dirección la necesidad de vincular personal para el control de calidad del producto y tener más interés y preocupación por las labores vacías Dar mejor atención al cliente y prestar más atención a los mínimos detalles de las N/C para así informarlas y tomar las debidas acción correctivas o de mejora

No disponen de personal en el área que verifiquen la fecha de calidad y de vencimiento de la mercadería No revisan o prestan atención a las N/C por devoluciones en su condición, descripción y cantidad

RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

FORTALEZAS

ASPECTOS POR MEJORAR

Tienen un control Guardar los registros y facturas adecuado en el de compra tanto física como en momento de la computador para así tener un compra en control efectivo efectivo Reunirse cada mes para analizar y tener mejores oportunidades económicas Llevar a cabo el plan de control establecido en las recomendaciones y acciones de mejora propuestas, a través de autorización, control debidamente efectuado y registrado

NO CONFORMIDADES No disponen documentos para registro y control efectivo

de el del

No elaboran informes mensuales del efectivo utilizado Todas las compras no son efectuadas a través de ordenes debidamente autorizadas

SEGUIMIENTO Y CONTROL

FORTALEZAS se han establecido procedimientos para el control de archivos de información. se cuestionan adecuadamente los archivos de información ejercen controles sobre el área de almacenamiento de archivo para reducir el acceso no autorizado

ASPECTOS POR MEJORAR

NO CONFORMIDADES

RECOMENDACIÓNES Y ACCIONES DE MEJORA

RECURSOS ADMINISTRATIVOS, FINANCIERA Y CONTROL

CONCLUSIONES En resumen, en la auditoría de octubre de 2018 se presentaron 5 fortalezas, 5 aspectos por mejorar y 5 no conformidades.

NO CONFORMIDADES

ASPECTOS POR MEJORAR

FORTALEZAS

0

1

2

3

4

Serie 1

INFORME AUDITORIA INTERNA

NO CONFORMIDADES 33%

FORTALEZAS 34%

ASPECTOS POR MEJORAR 33% FORTALEZAS

ASPECTOS POR MEJORAR

NO CONFORMIDADES

5

6

FORTALEZAS PROCESO Vigilancia y control Recursos administrativos y financieros Seguimiento y control TOTAL

2017 1 0 3 4

2018 1 0 3 4

TOTAL 2 0 6 8

ASPECTOS POR MEJORAR PROCESO Vigilancia y control Recursos administrativos y financieros Seguimiento y control TOTAL

2017 2 3 0 5

2018 2 3 0 5

TOTAL 4 6 0 10

NO CONFORMIDADES PROCESO Vigilancia y control Recursos administrativos y financieros Seguimiento y control TOTAL

2017 2 3 0 5

2018 2 3 0 5

TOTAL 4 6 0 10

AVANCE DE CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO PROCESO Vigilancia y control Recursos administrativos y financieros Seguimiento y control

TOTAL

ACCION CORRECTIVA

TIPO DE ACCION ACCION PREVENTIVA

ACCION DE MEJORA

SITUACION ACTUAL ABIERTOS CERRADOS

0 1

0 0

2 2

1 1

1 2

80% 80%

0

0

3

0

3

100%

1

0

7

2

3

80%

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

CONCLUSIONES

Se evidenció que fue un proceso muy positivo el cual permitió tanto a auditores como a auditados presentar propuestas de mejoramiento en busca de la calidad en la mercadería “JUSTO Y BUENO”. Se evidenció que es necesario fortalecer los canales de comunicación interna. Cada uno de los líderes de proceso debe comprometerse con la presentación y ejecución de los planes de mejoramiento frente a las no conformidades y recomendaciones generadas, con el ánimo de optimizar procesos que permitan la mejora continua.